manual de contabilidad sage murano -...

Manual de ContabilidadSage Murano

Manual de ContabilidadManual de Contabilidad

Introducción

El programa Sage Excellence pretende ofrecer la posibilidad de alcanzar, como su propio nombre indica, un grado de excelencia en conocimientos de Sage Murano. Para ello, ponemos a tu disposición un completo manual de técnicas avanzadas en cada una de las áreas en las que te puedes examinar: contabilidad, gestión y nómina.

Este es un programa avanzado. No nos detendremos en conceptos básicos, si no que iremos directamente a temas muy puntuales. Alcanzar un nivel alto de conocimiento y uso de nuestra solución de gestión significa, no solo mejorar personalmente en el desarrollo de tu trabajo y en los resultados de éste, sino contar en tu currículum con una acreditación oficial del fabricante de software. Algo que, sin duda, aumentará tu valía como profesional.

Es este documento encontrarás una recopilación, organizada por temas, de funciones, habilidades y pequeños trucos para agilizar tu trabajo y tu día a día, para conseguir la máxima agilidad en el uso de Sage Murano, para alcanzar un nivel experto, la calificación de Excellence y su correspondiente acreditación.

Sin más preámbulos, te invitamos a comenzar. Estamos convencidos de que será un buen ejercicio de gran provecho para ti.

Índice

Configuración inicial de la empresa 1. Configurar la entrada de asientos2. Definir las cuentas contables

Teclas de acceso rápido

1. Alta de asientos desde teclado2. Ejecución de diferentes procesos desde el teclado

Reglas de estado, entidades y paneles1. Reglas de estado2. Entidades3. Paneles

Analítica básica para poder analizar los ingresos y gastos a través de informes y balances

1. Activar el tratamiento de campos analíticos2. Alimentar información analítica3. Consultas contables desglosadas analíticamente

Entrada de pantallas y asientos predefinidos

1. Diseño de pantallas de entrada de asientos2. Asientos predefinidos

Presentación de libros Pasos a Seguir en los Cierres y Aperturas de Contabilidad

1. Acumulados a cero y actualizar2. Revisar que no haya descuadres en contabilidad 3. Revisar que el resultado del ejercicio del Balance de

Situación cuadre con el resultado del ejercicio del Balance de Pérdidas y Ganancias

4. Renumerar facturas5. Renumerar Asientos6. Cierre contable7. Apertura Contable

Regularización de Existencias Una reflexión final

Manual de Contabilidad

Podremos informar si se debe contemplar el tratamiento de lotes. Se considera “lote” un artículo compuesto por otros (por ejemplo, un ordenador = CPU + monitor + mouse + teclado + impresora).

NOTA: solo se contempla la gestión de lotes, desde la entrada de Ofertas, Pedidos y Albaranes de clientes.

Configuración inicial de la empresaCONFIGURAR LA ENTRADA DE ASIENTOS

Dentro del bloque asientos, podemos configurar cómo trabajar por defecto desde la opción Entrada de Asientos Contables:

• Permitir descuadres: Permite / No permite / Avisa.

• Nuevo al cuadrar:

» Asiento nuevo manual: Para dar de alta un nuevo asiento manualmente, a través del icono

» Pregunta con defecto Sí: Siempre propone un nuevo asiento cuando el asiento que estamos dando de alta está cuadrado. El botón marcado por defecto es Sí.

» Pregunta con defecto No: Siempre propone un nuevo asiento cuando el asiento que estamos dando de alta está cuadrado. El botón marcado por defecto es No.

» Siempre cambia al cuadre: Se posiciona en un nuevo asiento cuando reconoce que el asiento que estamos dando de alta está cuadrado.

• Permitir importes negativos: Permite introducir o no importes con signo negativo en la entrada de asientos de contabilidad.

• Avisar en importes superiores: Avisa si introducimos importes superiores a la cantidad indicada. Si se deja en blanco, no avisa nunca.

• Aviso grabación automática: Nunca / mensaje defecto No / mensaje defecto Sí.

• Aviso Su factura nº utilizado: La aplicación comprueba si hay algún asiento contable que tenga el mismo valor en el campo Su factura nº para el proveedor y ejercicio actual. Avisa, pero deja continuar.


DEFINIR LAS CUENTAS CONTABLES

1. Definición de cuentas

Este apartado nos permite definir las cuentas (que se generan automáticamente en la entrada de asientos) correspondientes al IVA, retenciones, gastos por IVA no deducible, etc.

NOTA: Si pretendemos trabajar con distintas cuentas de IVA, en función del porcentaje con el que trabajemos (por ejemplo, tener cuentas distintas para el IVA repercutido o soportado al 10% o al 21%) deberemos dejar en blanco las casillas que hacen referencia a las cuentas de IVA repercutido y soportado, ya que en estos casos las cuentas de IVA deberemos introducirlas en el Mantenimiento de Tipos de IVA.

Haremos el mismo tratamiento con las cuentas de retención. Si queremos aplicar cuentas contables diferentes por cada tipo de retención, dejaremos en blanco las casillas de las cuentas de retención en el asistente de configuración, e introduciremos cuentas específicas de retención en el mantenimiento de tipos de retención.


2. Prefijos de cuentas

Permite parametrizar los prefijos de cuentas que usará la entrada de asientos, para detectar las cuentas que deben llevar IVA soportado o repercutido.

Teclas de acceso rápido ALTA DE ASIENTOS DESDE TECLADO

• Alt +▼ : Abre cualquier desplegable en Sage Murano.

• En la cuenta de cargo o cuenta de abono de la entrada de asientos, se puede poner la subcuenta o la descripción de la misma.

• Si ponemos un texto o un número, busca cuentas contables que comiencen así.

• Si ponemos % seguido del texto o número, busca cuentas contables que contengan ese texto o número.

• Esc: Para salir de la ventana con la lista de referencia de las cuentas, o para salir de la línea en la que estamos actualmente.

• Ctrl + D: Capturar el descuadre.

• Ctrl + R: Repetir el dato del campo de la línea anterior.

• Ctrl + T: Terminar el asiento (repite el comentario de la línea anterior y captura el descuadre).

• Ctrl + O: Cambiar cargo por abono.

• F4: Borrar asiento.

• Ctrl + S: Borrar movimiento.

Desde la lista de referencia:

• Ctrl + N: Nuevo.

• Ctrl + A: Aceptar.

También desde el menú Procesos podemos ir al mantenimiento de la cuenta en la que estamos actualmente.

EJECUCIÓN DE DIFERENTES PROCESOS DESDE EL TECLADO

• Ctrl + F3: Filtrar la información.

• May + F5: Acceso a los acumulados de la cuenta en la que estamos actualmente.

• May + F6: Acceso a los mayores de la cuenta en la que estamos colocados.


REGLAS DE ESTADO

Sage Murano permite definir reglas de estado que nos permitirán identificar los registros de las listas de la aplicación con distintos colores, en base a diferentes criterios.

Ejemplo:

Mostramos en púrpura todos los efectos de cartera cuyo tipo de efecto es el recibo.

Para activar esta regla de estado, hemos hecho clic derecho en la lista y hemos seleccionado Definir regla de estado…

Estas reglas se pueden definir en cualquier lista de cualquier módulo de la aplicación. Para el usuario activo o para todos.

Una vez definida la regla de estado, aparecerá un mensaje preguntando si queremos guardar la regla para todas las empresas y todos los usuarios Sí o bien, solo para la empresa y usuario activos No.

Si creamos una regla que tiene dos condiciones y se cumplen las dos, la aplicación colorea el campo que cumpla con la 1º condición (ya que únicamente puede colorear cada registro de un solo tono).

Estas reglas no afectan a los informes (si se imprime, no se ven los colores), solo se visualizan por pantalla.

Reglas de estado, entidades y paneles Las reglas de estado se desactivan de la siguiente forma:


ENTIDADES

En Sage Murano se introduce un nuevo concepto: las Entidades.

Encontramos varias Entidades: Cliente (Código y Razón social), Cuenta contable, Empleado, Documentos, etc.

Estas Entidades nos permiten realizar acciones asociadas, por ejemplo:

En una lista o mantenimiento de clientes, si nos situamos encima de la cuenta contable del cliente y hacemos un clic con el botón derecho del ratón, accederemos al menú Plan de cuentas donde veremos distintas opciones:

En una lista o mantenimiento de cartera de efectos de cobro, si nos situamos encima del número de efecto y hacemos un clic con el botón derecho del ratón, accederemos al menú Cartera efectos de cobro, donde veremos distintas opciones

Desde la opción Consola de administración / Personalización / Entidades, podemos configurar el comportamiento de las Entidades definidas, así como crear nuevas Entidades.


El usuario introducirá los datos necesarios para configurar una nueva Entidad:

• Código entidad: Identificativo único por instalación.

• Tabla principal: Lista de tablas de la aplicación; identifica la tabla principal de la entidad.

• De usuario: Si se crea la entidad sin licencia de desarrollo, estará desactivado con el valor Sí por defecto.

• Nombre empresa: Descripción para el nombre de la empresa en el entorno empresa.

• Nombre de la entidad profesional: Descripción para entorno profesional.

• Condición: Si la tabla contiene varias entidades, la condición necesaria. Para facilitar el rendimiento, será un único campo, más condición, más valor.

• Valor: Valor del campo.

El usuario cumplimenta las tablas y campos asociados a la entidad.

NOTA: Si el código de Entidad ya existe, no se permite la grabación.

El usuario deberá introducir los datos necesarios en la pestaña Relaciones para configurar la tabla y campos asociados a la Entidad:

• Entidad: Relación con las tablas existentes en la aplicación.

• Campos origen: Se debe abrir la lista de campos de la tabla, de forma que se puedan seleccionar los campos que permitirán la ejecución de acciones.

• Campos buscar: Por defecto, se pondrán los campos que forman la clave principal de la tabla principal de la entidad, aunque se podrán modificar.

• Condición: Si se introduce, esta asociación funcionará únicamente si el registro desde el que se ejecuta la acción cumple la condición. Para facilitar el rendimiento, será un único campo (de la tabla seleccionada), más condición, más valor.

• Valor: Valor del campo.


En la siguiente pestaña Acciones el usuario introducirá los datos necesarios para configurar una nueva acción. Estas serán las que aparecerán en el submenú cuando hagamos clic derecho en un registro de esta entidad.

• Código acción: Identificativo único por entidad.

• Acción empresa: Nombre de la acción.

• Acción profesional: Nombre de la acción.

• Icono: Icono a utilizar (se escoge de la lista desplegable).

• Operación asociada empresa: Relación para seleccionar una operación existente en la aplicación en entornos de empresa.

• Operación asociada profesional: Relación para seleccionar una operación existente en la aplicación en entornos de profesional.

• Parámetros adicionales: Memo: Permite añadir parámetros adicionales al que se utilizará para la llamada a la operación.

• Activo: Sí / No. Por defecto, Sí.

En la siguiente pestaña Campos de búsqueda, por defecto se pondrán los campos que forman la clave principal de la tabla principal de la Entidad, aunque se podrán modificar.

Son los campos por los que buscará el Search de la parte superior derecha de la pantalla de Sage Murano.

Si vamos a Búsqueda avanzada, veremos en qué entidades busca, y en qué campos de cada entidad.

Se podrán exportar e importar las acciones por Entidad.

NOTA: Si se modifica una acción que no es de usuario sin licencia de desarrollo, quedará marcada cómo de usuario, de forma que no se modificará en las siguientes instalaciones del producto.


PANELES

Todas las listas de registros tienen la posibilidad de presentar a la derecha de la pantalla un panel, dividido en dos partes:

• Acciones principales: En la parte superior con opciones de búsquedas.

• Ver también: En la parte inferior con opciones relacionadas con la lista de registros en la que estamos actualmente, que nos permiten acceder muy rápidamente a las diferentes acciones a realizar sobre el registro.

Este panel se puede mostrar u ocultar con el siguiente icono:

Analítica básica para poder analizarlos ingresos y gastos a través de informes y balances. ACTIVAR EL TRATAMIENTO DE CAMPOS ANALÍTICOS

Desde la carpeta de Entorno genérico del asistente de configuración, nos situamos en Tamaño de campos. De los cinco campos analíticos con los que me permite trabajar Sage Murano, activamos los que necesitemos.

Tenemos que tener en cuenta que, si solo disponemos de licencia de contabilidad básica, los campos analíticos que más información nos van a proporcionar son Canal y Delegación, que los podemos utilizar de la manera que queramos.

Sección, Departamento y Proyecto están más pensados para el caso en que tengamos contratado el módulo Analítica. Pero, aunque no lo tengamos contratado, también podremos introducir en la entrada de asientos de contabilidad, y sacar un mayor filtrando por ellos. Incluso listar un diario en el que aparezcan esos datos. Pero no podemos sacar un balance de sumas y saldos, situación o pérdidas y ganancias, teniendo en cuenta la información almacenada en Secciones, Departamentos o Proyectos. Únicamente lo podemos hacer si tenemos contratado el módulo Analítica.

Tenemos que indicar si el código de estos campos va a ser numérico o alfanumérico y el tamaño que va a tener ese código (de 2 a 10 dígitos).


ALIMENTAR INFORMACIÓN ANALÍTICA

Para imputar un campo analítico a una cuenta contable dentro de un asiento, tenemos varias opciones:

1. Desde Mantenimiento del Plan de cuentas:

• Forzar analítica: Llevaría al mantenimiento de movimientos analiticos todos los movimientos en los que intervenga esta cuenta. (Solamente si tenemos contratado el módulo Analítica).

• Activar ventana de desglose: Abrirá automáticamente la ventana de desglose analítico, al introducir esta cuenta en un asiento. Permite repartir por importes o porcentajes el importe introducido. (Solamente si tenemos contratado el módulo Analítica).

Con la contabilidad básica podemos introducir campos analíticos fijos para una cuenta contable, para que sea interpretado como valor por defecto en la entrada de asientos. Podemos elegir entre varias opciones:

• No necesario informar: Podemos introducir o no el valor de ese campo analítico para esa cuenta en la entrada de asientos.

• Necesario informar: Entrada obligada. No dejará grabar el asiento hasta que no introduzca el valor para ese campo en esa cuenta contable.

• Valor fijo: Valor que recogerá por defecto.


2. Desde el propio asiento contable

Alimentando manualmente cualquiera de los cinco campos analíticos: Canal, Delegación, Departamento, Sección o Proyecto.

CONSULTAS CONTABLES DESGLOSADAS ANALÍTICAMENTE:

1. Acumulados: Permite consultar los acumulados por Canal o Delegación.


1.1. Mayores: Al acceder a los mayores desde el menú principal, podemos marcar el check de seleccionar campos de analítica, para que nos permita desglosar por Departamento, Sección o Proyecto además de por Canales y Delegaciones.

1.2. Diario: Permite sacar el diario general, desglosado por Canales y Delegaciones. También podemos sacar un informe del Diario, donde aparecen Departamentos, Secciones y Proyectos: Diario general (Diario y Analítica).


1.3. Balances de sumas y saldos, situación y pérdidas y ganancias:

Cualquiera de los tres balances que nos permite listar la aplicación puede aparecer desglosado por Canal, Delegación o Período.

Debemos elegir en esta pantalla del asistente que aparece Lanzar el balance, la manera en que queremos Ver los datos.

Aparecen como disponibles: Período, Canal y Delegación.

• Una vez situados en el campo en el que queremos agrupar la información, marcaremos la opción Roturas, para que los datos aparezcan agrupados por ese campo.

• Si marcamos la opción Detalle, aparecerán en líneas debajo de cada subcuenta el detalle del campo analítico.


• Si marcamos la opción Encolumnar, los datos aparecerán desglosados en columnas. Para ello primero tenemos que pasar a Detalle columna, y luego pasar al campo analítico correspondiente al bloque Detalle ya que, si no, la aplicación dirá que no se pueden Encolumnar dos campos a la vez.

Así veremos por cada cuenta contable tres lineas, mostrándonos el Debe, Haber y Saldo. Estas filas también se pueden filtrar desde el menú Opciones / Filtrar filas. Mostrándonos solo el saldo de las cuentas.


Entrada de pantallas y asientos predefinidos DISEÑO DE PANTALLAS DE ENTRADA DE ASIENTOS

Esta herramienta nos va a permitir diseñar una pantalla para entrar asientos o para consultarlos, en la cual podremos indicar qué bloques queremos utilizar y qué campos contables queremos incluir en cada uno de los bloques.

El diseño de una pantalla de entrada de asientos puede hacerse a través de un asistente que nos irá guiando o bien a través de un formato de diseño gráfico de la pantalla que nos permitiría ver la estructura de la pantalla.

Nosotros nos centraremos en ver el diseño de la pantalla a través del asistente.

Cuando entremos en la opción nos aparecerá la siguiente pantalla:

En esta segunda pantalla del asistente deberemos indicar qué bloques nos interesará visualizar en la pantalla, así como el nombre que queremos para cada bloque. El bloque Movimientos es obligatorio, razón por la cual no se deja desmarcar.

En el bloque de IVA, aparte del nombre, también nos dejará informar cuántas líneas de IVA vamos a querer visualizar, por si tuviéramos que entrar facturas con más de un tipo de IVA.

Pulsaremos Siguiente y pasaremos a la siguiente pantalla del asistente:

En esta pantalla indicaremos realmente qué es lo que queremos hacer, pudiendo elegir entre Crear un diseño nuevo, Modificar un diseño existente por si tuviéramos que hacer algún cambio, Copiar un diseño existente con otro nombre o bien Eliminar un diseño.

Si quisiéramos crear una pantalla nueva dejaríamos marcada la opción que aparece por defecto y pulsaríamos Siguiente:


En esta pantalla la aplicación nos pedirá que indiquemos cuáles de los campos disponibles queremos que aparezcan en el bloque Cabecera. Podremos modificar tanto el nombre del campo como su anchura.

Pulsando Siguiente aparecerán pantallas similares a esta, pero referidas a qué campos queremos incluir en el bloque Movimiento, en el bloque Factura y en el bloque IVA.

Al llegar al final, nos aparecerá la última pantalla del asistente a modo de resumen:

Esta pantalla nos indicará que hemos finalizado el diseño de una pantalla, y tendremos la posibilidad de crear un asiento predefinido para dicha pantalla (botón Diseño asientos predefinidos) o bien ver el diseño gráfico de dicha pantalla (botón Diseño gráfico).

Si solo deseamos crear la pantalla, pulsaremos el botón de Finalizar.

Para ir esa pantalla que acabamos de crear, tanto en la entrada como en la consulta de asientos, habrá que ir al menú procesos y desde allí elegir la opción Selección diseño de entrada.


ASIENTOS PREDEFINIDOS

1. Diseño de asientos predefinidos

Esta opción nos va a permitir definir o diseñar asientos predefinidos basados en alguna de las pantallas que tenemos creadas. Es decir, siempre que creemos un asiento predefinido lo primero que nos va a pedir la aplicación va a ser el nombre de la pantalla a la cual va a quedar vinculado.

Para una misma pantalla se pueden crear tantos asientos predefinidos como queramos.

Esta opción permite crear un asiento predefinido ayudándonos de un asistente.

Cuando entremos en la opción nos aparecerá la siguiente pantalla:

En esta primera pantalla deberemos indicar en qué Diseño de entrada va estar basado el asiento predefinido y qué es lo que queremos hacer: Dar de alta un diseño de asiento nuevo, modificar uno existente, copiar uno existente con otro nombre o bien eliminar un diseño existente, así como establecer el ámbito de empresa a que afectará.

Vamos a suponer que quisiéramos dar de alta un diseño nuevo. Introduciríamos el nombre del diseño de entrada en la que estaría basado dicho asiento y pulsaríamos Siguiente.

En esta primera pantalla del asistente aparecerán los campos que hayamos incluido en el bloque Cabecera a la hora de crear la pantalla, y deberemos indicar para cada uno de los campos su forma de comportarse dentro del asiento predefinido a través del apartado tipo de entrada o bien definiendo una fórmula.

El apartado Tipo de entrada permite escoger entre tres valores:

• Automático: El cursor no se para y se rellena automáticamente.

• Manual Standard: El cursor se para y espera la introducción de datos.

• Manual cursor al final: El cursor se para y espera al final del valor del campo.

En el apartado Valor podremos informar el valor que queramos que aparezca en un determinado campo a la hora de ejecutar el asiento predefinido.


Dicho valor puede ser el resultado de una fórmula; para ello disponemos del botón Generar fórmula que nos permitirá definir una fórmula que quedará asociada al campo en cuestión. La pantalla de fórmula es la siguiente: En esta pantalla disponemos de tres bloques

relacionados entre ellos, de tal manera que podremos escoger qué tipos de campos o valores queremos visualizar para crear la fórmula. Podemos elegir entre Datos (campos contables), Funciones (de cálculo o de contabilidad) o bien Operadores (numéricos o alfanuméricos).

El botón de Verificar sintaxis comprueba que lo introducido sea correcto. Seleccionando el apartado de Datos, se presenta en la columna central una relación de los campos que pueden utilizarse y en la columna de la izquierda las líneas disponibles. También pueden utilizarse valores constantes.

La nomenclatura NombreCampo. NúmeroLínea indica que se asignará al campo actual el valor del campo NombreCampo de la línea NúmeroLínea.

Seleccionando el apartado de Funciones se presenta una lista de todas las funciones que se pueden introducir en una fórmula de cálculo, divididas en dos grupos: Cálculo y Contabilidad.

Seleccionando el apartado de Operadores se presenta una lista que contiene todas las posibles operaciones que se pueden procesar, por ejemplo, suma, resta, etc

Si queremos utilizar la opción de Generar fórmula en un campo tipo texto, como por ejemplo el Comentario, debemos tener en cuenta que el texto que quiera concatenar dentro de la fórmula debe ir entre comillas. Los operadores que podemos utilizar son los alfanuméricos.

Ejemplo:

Asignar en el campo de comentario de la línea actual el siguiente comentario:

Nuestra factura serie x factura n.

Donde el número de la línea es 2, x es el contenido del campo de serie y n es el contenido del campo Número factura.

En cambio, si queremos utilizar la opción de Generar fórmula en un campo tipo numérico, como por ejemplo el importe, los números que introduzcamos dentro de la fórmula no van entre comillas. Los operadores que podemos utilizar son los numéricos.


Ejemplo completo de un asiento predefinido de nóminas:

1. Elegimos un diseño de entrada que nos sirva para poder introducir un asiento de nóminas. En el ejemplo elegiremos el diseño de entrada Cargo / Abono / Comentario / Importe. Es un diseño de entrada que ya está creado por Sage Murano y que no tiene ni bloque de Factura ni bloque de IVA. Podremos elegir este diseño para cualquier tipo de asiento que no necesite introducir datos relacionados con las facturas.

2. En la siguiente pantalla, en los valores de los campos del bloque Cabecera, le indicamos que la fecha de entrada sea de introducción manual, para que pueda poner la fecha cada vez que ejecute el asiento predefinido. Es un dato que variará cada vez que se ejecute.

Ejemplo:

Asignar en el campo de importe de la línea actual el 20% del importe de la línea uno.

Una vez definido el comportamiento de cada uno de los campos de la primera pantalla del asistente, es decir, del bloque Cabecera, pulsaríamos el botón Siguiente y nos aparecería otra pantalla para informar los valores y comportamientos que tienen que asumir los campos que agregamos en su momento al bloque Movimientos, al bloque Factura y al bloque IVA.

Una vez informados todos estos datos pulsaríamos Finalizar y ya tendríamos creado el asiento predefinido.

En esta pantalla también tenemos una opción

que nos permite repetir la ejecución de la línea en la que estamos colocados tantas veces como queramos.

Por ejemplo, nos podría servir para introducir varios gastos en un mismo asiento.


3. Nuestro bloque de movimientos, en este ejemplo, tendrá 5 líneas.

La primera línea del bloque de movimientos tendrá la cuenta de cargo fija. El importe se introducirá manualmente a la hora de ejecutar el predefinido y el comentario pondrá el texto fijo: Nóminas del mes, pero el cursor quedará al final para que se termine de introducir el comentario con la descripción del mes correspondiente.

La segunda línea también tendrá fija la cuenta de cargo, el importe se introducirá manualmente, y repetirá el mismo comentario que hayamos introducido en la primera línea.

La tercera línea tendrá un valor fijo en la cuenta de abono. El importe se introducirá de manera manual y repetirá el comentario de la línea 1.

La cuarta línea tendrá un valor fijo en la cuenta de abono. El importe se introducirá de manera manual, y repetirá el comentario de la línea 1.

La quinta y última línea tendrá un valor fijo en la cuenta de abono, en el importe coge el descuadre del asiento (desde Generar fórmula, eligiendo en la primera columna Funciones, en la segunda, Contabilidad y en la tercera haciendo doble clic en descuadre), y repite el comentario de la línea 1.

Con esto habríamos completado el asiento predefinido.


2. Ejecución de un asiento predefinido

Para ejecutar un asiento predefinido deberíamos ir a la pantalla de Entrada de asientos y una vez allí pincharíamos en la opción de menú Opciones / Selección asiento predefinido y escogeríamos el asiento predefinido que quisiéramos ejecutar. En ese momento, la aplicación nos mostraría la pantalla a la cual hubiéramos vinculado el asiento predefinido y aparecería toda la estructura de dicho asiento y lo único que deberíamos hacer es ir completando los valores del asiento.

En la pantalla anterior vemos un ejemplo de ejecución de un asiento predefinido; en este caso se trata de un asiento Nóminas, es decir, un asiento predefinido que nos permita contabilizar las nóminas de los empleados.

Como vemos, aparece toda la estructura del asiento en pantalla a pesar de que el cursor lo tenemos en el primer campo del bloque Cabecera (Fecha asiento). A partir de aquí deberíamos ir clicando Intro, de tal manera que el cursor se iría parando en aquellos campos en los que tuviéramos que introducir algún tipo de dato, como sería por ejemplo en el campo Importe, o en el campo Comentario en el cual aparece el prefijo NÓMINAS DEL MES y que deberíamos completar, etc.

Dentro de la pantalla de entrada de asientos, en el menú Predefinidos, tenemos varias opciones de utilidad para cuando estemos trabajando con este tipo de asientos, como Desactivar la línea repetitiva o Desactivar el predefinido al finalizar.

Presentación de libros

El proceso de generación de libros en soporte magnético crea un archivo de Excel con los libros que debemos legalizar en el Registro Mercantil correspondiente, para posteriormente poder ser validados mediante la aplicación que generará las firmas digitales de cada uno de los libros a partir del fichero de Excel correspondiente.

Los pasos a seguir para poder generar los libros en soporte magnético serán los siguientes:

1. El primer paso será enviar a Excel aquellos libros que pretendemos legalizar (diario, balances, libro registro de IVA, etc.) y guardarlo con un nombre que nosotros elijamos.

2. Una vez exportados los libros a Excel, accederemos a la opción Operativa contable / Libros y diarios / Presentación de libros.

En esa pantalla la aplicación nos pedirá que indiquemos en qué carpeta queremos que nos deje guardados los libros, una vez que la aplicación los haya validado y les haya asignado las firmas digitales correspondientes, así como que indiquemos cuál es el libro (de la lista que nos muestra) que queremos legalizar.

Existen tres posibilidades:

• Personalizada: Valor por defecto. Este valor no genera estructura de subdirectorios donde se generan los libros de soporte magnético.

• Empresa / Ejercicio: Dentro del directorio seleccionado se genera una estructura de subdirectorios donde el primer nivel será directorio de empresa y dentro de cada empresa subdirectorios por ejercicio.

• Ejercicio / Empresa: Dentro del directorio seleccionado se genera una estructura de subdirectorios donde en primer nivel será el ejercicio y dentro de cada ejercicio subdirectorios por empresa.

NOTA: Todos los cambios aceptados afectan a todas las empresas.


La modificación de este valor afecta a todas las generaciones de libros en soporte magnético que se generan después de la modificación.

Una vez introducidos estos datos seleccionaremos el icono Entrada Libros

3. La aplicación abrirá la pantalla de Entrada Libros e introduciremos lo siguiente:

Seleccionaremos el icono de Alta para indicarle cuál es el libro que queremos legalizar, iremos al botón Buscar y le indicaremos dónde se encuentra guardado el libro en Excel que queremos legalizar.

Una vez localizado el libro, pulsaremos el icono de Aceptar y dicho libro aparecerá relacionado en la parte inferior de esta pantalla.

4. A continuación cerraremos esta pantalla y volveremos a estar en la pantalla inicial del punto 2.

5. Pulsaremos el icono de Generar para generar las firmas digitales. En este proceso se copian los libros seleccionados desde Entrada Libros al Directorio Destino, después de generar las firmas digitales y asignándoles el nombre de fichero según BOE. Al ejecutar dicho proceso se pedirá confirmación al usuario sobre la ejecución del mismo.

6. Iremos al icono Certificaciones lo cual nos permitirá imprimir en papel las certificaciones de las firmas digitales (esta hoja se debe imprimir y adjuntar junto con el CD que contendrá los libros a legalizar).

7. El último paso sería acudir al directorio donde la aplicación nos ha dejado guardados los libros a legalizar debidamente revisados y certificados y copiar todo el contenido de dicho directorio en un soporte magnético para su posterior presentación en el Registro Mercantil correspondiente.

NOTA: En la selección de ficheros, para incluirlos en la generación de los libros en soporte magnético, se ha incorporado la posibilidad de seleccionar ficheros en formato Excel, PDF y Word.

Se ha adaptado la generación del soporte digital para la presentación web según la especificación actual.


ACUMULADOS A CERO Y ACTUALIZAR

Este proceso deja a cero los acumulados de contabilidad comprendidos entre los límites de períodos y cuentas informados.

A continuación, acumula los movimientos comprendidos entre los mismos límites.

No se ejecutará el proceso si entre los límites de períodos informados hay algún período cerrado.

Para realizar el proceso, pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad / Operativa contable / Procesos auxiliares / Acumulados a cero y actualizar

Pasos a seguir en los cierres y aperturas de contabilidad Antes de realizar los cierres y la apertura de contabilidad, se tiene que haber realizado la distribución de resultados, es decir, tener hecho el asiento contable para que la cuenta de pérdidas y ganancias 129 sea 0.

Este paso siempre se realiza cuando el saldo es positivo y se distribuyen los resultados a reservas, dividendos, remanente, etc.

1. Acumulados a cero y actualizar

2. Revisar que no haya descuadres en contabilidad

3. Revisar que el resultado del ejercicio del balance de situación cuadre con el resultado del ejercicio del balance de pérdidas y ganancias.

4. Renumerar facturas

5. Renumerar asientos. Se aconseja dejar el número de asiento 1 libre para la apertura.

6. Cierre contable

7. Apertura contable

Estos procesos se pueden realizar las veces que se quiera.

Recordar, si se hace cualquier modificación contable en el ejercicio 20XX, se debe realizar los cierres de 20XX y la apertura de 20X1 (el año siguiente al del cierre).

Además, se puede realizar un Asiento Contable con la Regularización de existencias. Hay que tener cuidado de no duplicar la regularización de existencias ya que también se puede realizar desde la opción Regulación de existencias desde Inventarios de la aplicación de Gestión.

NOTA: En las pantallas de ejemplo, el año en curso está modificado por 20XX correspondiendo XX a los dos últimos dígitos del ejercicio en curso. Recuerda que, en caso necesario, debemos sustituir esta información por el ejercicio en curso

Introducir los períodos inferior y superior sobre los que deseamos realizar el proceso.

Introducir los códigos de cuenta inferior y superior sobre los que deseamos realizar el proceso. Seguidamente, pulsar el botón de comando Siguiente y aparecerá la pantalla:


Esta pantalla permite seleccionar uno o varios canales o delegaciones para filtrar los datos del proceso. Se podrán filtrar dependiendo de la configuración de la empresa activa. En el caso de que la empresa no tenga Gestión de canales o Gestión de delegaciones no aparecerá esta opción para poder filtrarlos.

Para finalizar el proceso pulsar el botón de comando Finalizar.

REVISAR QUE NO HAYA DESCUADRES EN CONTABILIDAD

Acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Asientos contables / Descuadres.

Indicar el límite de fechas y pulsar el botón de comando Finalizar.

Si se muestran asientos (que serán los que estarían descuadrados), éstos han de cuadrarse haciendo doble clic o mediante el icono

Si no existen descuadres o persiste la diferencia entre balances:

• Acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Opciones auxiliares / Acumulados a cero y actualizar.

• Seleccionar los períodos a actualizar y pulsar el botón de comando Siguiente y Finalizar.


REVISAR QUE EL RESULTADO DEL EJERCICIO DEL BALANCE DE SITUACIÓN CUADRE CON EL RESULTADO DEL EJERCICIO DEL BALANCE DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

• Si el descuadre persiste, mirar si existen cuentas fuera de guía.

• Para buscar cuentas que estén fuera de guía, pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Balances / Guías de balances / Mantenimiento.

Al entrar en la opción se visualizará una ventana con todas las guías existentes. Seleccionar la guía con la que se desee trabajar.

Para seleccionar una guía pulsar sobre ella. Una vez seleccionada la guía, pulsar el botón de comando Aceptar.

Para visualizar las cuentas que no están incluidas en la guía de Balance, acceder al menú de la barra de herramientas Procesos / Cuentas fuera de guía.

Aparecerá la pantalla de Ver cuentas no definidas


Seguidamente, seleccionar la casilla de Cuentas con movimientos en el ejercicio activo para que aparezcan únicamente las cuentas que tienen saldo en ese ejercicio y pulsar el botón de comando Refrescar.

Las cuentas que muestra en la pantalla Ver cuentas no definidas son aquellas que no están incluidas en la guía y deben incluirse.

Aparecerán todas las cuentas que están fuera de la guía y que tienen saldo.

Si la guía es estándar debe realizarse una copia e incluir las cuentas en la copia de la guía.

Para realizar cualquier modificación a una guía de balance, se deberá previamente realizar una copia de las guías base de la aplicación.

PARA COPIAR Y MODIFICAR LA GUÍA

Pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Balances / Guías de balances / Mantenimiento.

Al acceder a esta opción, visualizará una pantalla con todas las guías existentes.

Seleccionamos la guía que deseamos copiar (pulsando sobre ella) y a continuación, pulsamos el botón de comando Guardar como…


Seguidamente aparecerá la pantalla de Guardar guía como …

• Código – Introducir un código alfanumérico de cinco caracteres (o menos), que identificará las distintas guías.

• Tipo – Introducir el tipo de guía según los diferentes tipos que propone la aplicación (si es Balance o Explotación)

• Nombre – Introducir el nombre de la nueva guía.

Seguidamente, pulsar el botón Aceptar y aparecerá la copia de la guía con el nuevo nombre.

Una vez copiada la guía, hay que seleccionarla y pulsar el botón de comando Aceptar.

Aparecerá la pantalla del mantenimiento de la guía.

Seleccionar la línea del balance donde deseemos añadir la cuenta mediante los iconos de la barra de Herramientas (parte superior de pantalla).

Para visualizar en modo lista (parte inferior de pantalla), pulsar el icono de la barra de Herramientas Lista

Pulsar el icono de la barra de Herramientas Insertar para agregar la cuenta (parte inferior de pantalla).

En la columna Código o Cuenta, añadir el prefijo o grupo de cuentas tal y como están los otros prefijos, por ejemplo, si añadimos 293*, esto añadirá a la línea del balance los saldos de todas las cuentas que empiecen por 293.

En la columna Operación, seleccionar la operación que tienen que realizar las cuentas de ese prefijo dentro de la guía.

En la columna Condición, seleccionar cuándo debe realizar la operación seleccionada.

En la columna Tipo de Importe, informar si será debe-haber o haber-debe en función de si la cuenta se añade en el activo o en el pasivo.

Realizadas todas las modificaciones, grabar los cambios pulsando la combinación de teclas Ctrl + A o bien pulsar el icono de la barra de Herramientas Aceptar cambios.


La aplicación enumera las facturas automáticamente de forma correlativa, pero es posible que en algún momento se precise renumerar todas o parte de las facturas entradas hasta ese momento, por ejemplo, a la finalización del ejercicio, o bien antes de proceder a la impresión de los libros oficiales.

Debe tener en cuenta que si trabaja con el módulo Gestión, NO podrá renumerar las facturas emitidas.

Para renumerar facturas pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Procesos auxiliares / Renumerador de facturas.

Opciones:

Tipo de facturas

Seleccionar si se desea renumerar las facturas Emitidas o Recibidas. El proceso es similar para ambas.

RENUMERAR FACTURASOpciones contador

La opción Actualizar contadores se presenta activada por defecto para que los contadores se actualicen tras la renumeración.

Si en el asistente de configuración tiene definido el contador de facturas por series, la opción Contador por series también estará activa por defecto. Si no, podrá marcarla para seleccionar la serie a renumerar (se activa el campo Serie en el apartado Datos iniciales de facturas emitidas/recibidas). Si está marcado Contador por series, el contador de facturas será individual por Serie.

Contadores

Muestra la información definida en el asistente de configuración.

Contador único: El contador será el mismo para todos los ejercicios de la empresa.

Contador por ejercicio: El contador de facturas empezará desde el cero con el cambio de ejercicio contable de la empresa.

Contador por año natural: El contador de facturas empezará desde cero con el cambio del año natural, con independencia del ejercicio contable.

Datos Iniciales de facturas emitidas/recibidas

Introducimos la Fecha inicial a partir de la que desea renumerar las facturas.

La Fecha final es un valor fijo y dependerá del tipo de contador seleccionado.

• Contador único. Fecha final = 31/12/20XX

• Contador por ejercicio. Fecha final = Último día del ejercicio

• Contador por año natural. Fecha final = Último día del año

Introducir Serie y Fact. Inicial a partir del cual desea renumerar, y Serie y Fact. Nueva, que sustituirá a la primera factura que encuentre a partir de la inicial.

Pulsar Siguiente si desea seleccionar algún Canal o Delegación concreto para renumerar o Finalizar para ejecutar el proceso.

NOTA: El proceso de renumeración es irreversible por lo que se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar dicha renumeración.


RENUMERAR ASIENTOS

Se recomienda dejar el número de asiento 1 libre para la apertura.

La aplicación va numerando los asientos de forma automática, pero es posible que en algún momento se necesite renumerar todos o parte de los entrados hasta ese momento.

Para renumerar los asientos pulse el icono y acceder a la opción Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Procesos auxiliares / Renumerador de asientos.

Algo muy importante es que el proceso de renumeración es irreversible por lo que se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar dicha renumeración.

Las opciones que presenta esta pantalla son las siguientes:

• Renumerar todo el ejercicio: Si se marca esta opción se renumeran todos los asientos del ejercicio activo. En caso de que esté marcada la opción de Numeración por canal y/o delegación, el proceso recalculará el nº de asiento para todos y cada uno de los canales y/o delegaciones.

• Cálculo automático asiento nuevo: Calcula o no automáticamente la numeración del primer asiento nuevo que corresponda. Si no marca la opción, podrá entrar la numeración del primer asiento nuevo directamente.

• Fecha inicial: Informar a partir de qué fecha se desea empezar a renumerar los asientos.

• Fecha final: Siempre es la fecha final del ejercicio.

• Asiento inicial: Introducir el número de asiento existente a partir del cual se debe empezar a renumerar. Si deseamos renumerar el ejercicio completo, marquemos la casilla de verificación Renumerar todo el ejercicio 20XX (siendo 20XX el ejercicio que corresponda).

• Asiento nuevo: Número de asiento nuevo que sustituirá al nº del primer asiento que se renumere.

• Renumerar por cuadre: Si marca esta opción se renumerará, dentro del mismo asiento y período, por cuadre de movimientos. Cuando se renumera de esta forma, la aplicación compara importes,

busca un movimiento y no le asigna un nuevo número de asiento hasta localizar uno o varios movimientos que los importes cuadren.

• Numeración por canal: Si está marcada la opción, permitirá informar el código de canal de los asientos que desea que se renumeren.

• Numeración por delegación: Si está marcada la opción, permitirá informar el código de delegación de los asientos que desea que se renumeren.

• Actualizar contadores: Si está marcada la opción, al finalizar el proceso, actualizará los contadores de asientos.

Antes de continuar con el proceso, el programa le presentará un mensaje parecido a este, donde le informará de los límites y opciones que ha elegido para la renumeración:


Si entre la fecha inicial y final del proceso, hay algún período cerrado, aparecerá el siguiente mensaje:

CIERRE CONTABLE

Para realizar el Cierre Contable, pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Asientos contables / Cierres y aperturas.

A través de esta opción de cerres y aperturas se pueden realizar los asientos de Cierre de ejercicio, Cierre de contabilidad y Cierre de patrimonio en un solo proceso.

El Cierre de ejercicio y Cierre de contabilidad se realizan de forma automática y tantas veces como se precise.

El Cierre de patrimonio salda los grupos 8 y 9, contra la cuenta de Patrimonio correspondiente, introducida en el Mantenimiento del plan de cuentas. Se realiza automáticamente al ejecutar el cierre de contabilidad.

Para realizar la repetición de cualquiera de los cierres es preciso abrir el período correspondiente al Cierre de ejercicio y/o contabilidad mediante el botón de comando Períodos.

Selecciones y límites:

• Selección por canales: Marcar la casilla de verificación para seleccionar los canales al realizar los cierres por canal.

• Procesar por código de divisa: Marcar la casilla de verificación si se trabaja con divisas para que la aplicación realice un movimiento de cierre para cada divisa.

• Selección por delegaciones: Marcar la casilla de verificación para seleccionar las delegaciones al realizar los cierres por delegación.

• Eliminar antes de procesar: Si con anterioridad ya habíamos realizado el proceso de cierre contable, marcamos esta casilla de verificación, para eliminar los asientos de cierre de ejercicio y de contabilidad existentes y los reemplazará por los nuevos que se están generando.

• Seleccionar empresas: Marcar la casilla para realizar el cierre contable para varias empresas. Muestra una pantalla para seleccionar las empresas a procesar.

Canales y delegaciones destino

Esta opción permite realizar el proceso en función de los canales o delegaciones con los que se ha trabajado.

• Si las casillas de verificación Mantener canal origen y/o Mantener delegación origen están marcadas, se realizará un cierre por cada canal y/o delegación que tengan saldo. Si las opciones están desactivadas informar el canal y/o delegación a procesar.

Utilización de los parámetros de contabilización

• Al marcar la casilla de verificación Seleccionar empresas se activan dos opciones:

• Igual para todas las empresas: Los parámetros de contabilización informados desde los botones de comando Parámetros de esta pantalla se utilizan para todas las empresas seleccionadas.

• Según la configuración de cada empresa: Al seleccionar esta opción se desactivan los botones de comando Parámetros ya que se utilizan los informados en cada empresa.

Cumplimentar los diferentes campos según proceda.


Cierres y apertura

Marcar las casillas de verificación de Cierre ejercicio y Cierre contabilidad.

Para realizar la impresión del asiento marcar la casilla de verificación Listado borrador.

Acceder al botón de comando Parámetros para configurar los valores que utiliza la aplicación al efectuar los asientos contables.

Ejemplo de la pantalla Parámetros del cierre de ejercicio:

APERTURA CONTABLE

La aplicación permite realizar el asiento de cierre de ejercicio, de cierre de contabilidad y de apertura del siguiente ejercicio en un solo proceso.

Para realizar la apertura contable deberá estar situado en el ejercicio anterior y pulsar el icono y acceder a la opción de menú Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Asientos contables / Cierres y apertura.

Aparecerá una pantalla donde deberá indicar qué deseamos realizar.

Marcar la casilla de verificación de Apertura Ejercicio 20XX. En el caso de que no estén realizados los cierres, también se podrán marcar.

NOTA: Si existen movimientos en el ejercicio nuevo no hay ningún problema en realizar dicho proceso.


Si trabaja con canales o delegaciones, deberá marcar la casilla de verificación Selección por canales o Selección por delegaciones para que antes de realizar el proceso aparezca una pantalla donde podrá seleccionar los canales o delegaciones que intervienen en el proceso de apertura.

Para poder realizar la apertura de varias empresas a la vez, deberá marcar la casilla de verificación Seleccionar empresas. Esta opción solo estará activa cuando las casillas de verificación Selección por canales y Selección por delegaciones estén desmarcadas.

Si con anterioridad ha realizado ya este proceso deberá marcar la casilla de verificación Eliminar antes de procesar para que la aplicación elimine los asientos antiguos y no se dupliquen.

Las opciones del apartado Canales y delegaciones destino, permiten realizar el proceso en función de los canales o delegaciones con los que se opere. Si las casillas de verificación Mantener canal origen o Mantener delegación origen están marcadas, se realizará una apertura por cada canal o delegación existentes, en caso contrario deberá informar en qué canal o delegación desea que se genere el asiento de apertura.

NOTA: Si al realizar la apertura, la casilla de verificación Apertura Ejercicio 20XX aparece inactiva, deberá acceder al botón de comando Períodos y en el período de apertura en la columna Cerrado seleccionar No.

Regularización de existenciasPara realizar automáticamente el asiento de regularización de existencias, acceder a Contabilidad y finanzas / Operativa contable / Aperturas y cierres del ejercicio / Regularización de existencias.

A través de esta opción se facilita la creación del asiento contable de regularización de existencias que se debe realizar a final del ejercicio para contabilizar la pérdida o beneficio que ha producido en las existencias.

En la primera pantalla el programa nos da los datos contables tales como Fecha asiento, Comentario y Documento y los datos analíticos que utiliza la empresa (Canal, Delegación, Actividad, Departamento, Sección y Proyecto).

Si activamos las casillas de verificación Contabilizar por canal / Contabilizar por delegación: el programa irá a buscar el saldo para cada cuenta por canal / delegación y nos propondrá el asiento detallado


En la siguiente pantalla informamos los importes de las existencias actuales.

A la pantalla siguiente la aplicación muestra las cuentas afectadas para la regularización de stock:

• Las cuentas 30.0 (Mercaderías) contra la cuenta 610.0.

• Las cuentas 31.0 (Materias primas) contra la cuenta 611.0.

• Las cuentas 32.0 (Elementos y conjuntos incorporables) contra la cuenta 612.0.

• Las cuentas 33.0 (Productos en curso) contra la cuenta 710.0.

• Las cuentas 34.0 (Productos semi-terminados) contra la cuenta 711.0.

• Las cuentas 35.0 (Productos terminados) contra la cuenta 712.0.

• Las cuentas 36.0 (Subproductos) contra la cuenta 713.0.

Si el usuario añade o elimina alguna cuenta contable, la próxima vez que utilice la regularización de existencias, la aplicación propondrá las cuentas que se utilizaron la última vez.

Deberemos introducir el valor a regularizar y al pulsar Finalizar el programa realizará el asiento contable correspondiente.

Una reflexión finalSi has acabado este manual, ya estás completamente preparado para realizar el Test de Autoevaluación. De esta manera conseguirás el grado de Excelencia en el uso de Sage Murano en Contabilidad.

Recuerda que el avance de las soluciones de gestión es continuo. Que se actualizan constantemente. Es importante, debido a esto, que permanezcas atento a todas las novedades que pueden aparecer. Tanto en el contexto legal como en el puramente funcional.

La formación es clave hoy en día para realizar un trabajo de calidad. En Sage disponemos de un amplio abanico de oferta formativa para cualquier miembro de tu empresa.

Te felicitamos por haber llegado hasta aquí y te deseamos mucha suerte con el Test de Autoevaluación.


Sage Spainc/Labastida 10-1228034 Madrid

Teléfono: 900 878 060E-mail: [email protected]

Sage alimenta el éxito de las empresas y sus comunidades en todo el mundo gracias al uso de la tecnología inteligente y a la imaginación de nuestros empleados. Sage ha reinventado el negocio y aporta energía, experiencia y tecnología para inspirar a nuestros clientes con el objetivo de que cumplan sus sueños. Trabajamos con un avanzado equipo de emprendedores, dueños de empresas, comerciantes, contables, socios y desarrolladores que impulsan la economía global. Sage es una empresa del FTSE 100 con 14.000 empleados en 24 países.

Para más información, visita www.sage.es

manual de contabilidad sage murano -...

Documents