manual de contabilidad básica

CONTABILIDAD:

Manual de Contabilidad Básica

Pamela Muñoz Zúñiga

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y GESTIÓN FINANCIERA

UTEM

material de apoyo 2013

INDICE

1.- Conceptos Generales ......................................................................................................... 3

Definición ........................................................................................................................... 3 Funciones............................................................................................................................ 3 Objetivo .............................................................................................................................. 4 La Contabilidad Como Sistema.......................................................................................... 4 Características de la Información Contable........................................................................ 4 Marco Conceptual .............................................................................................................. 5

2.- Inventarios......................................................................................................................... 7 Ecuación del Inventario...................................................................................................... 7 Teoría de Invariabilidad del Capital ................................................................................... 8

3.- La Cuenta .......................................................................................................................... 9 Tratamiento Contable de las “Cuentas”.............................................................................. 9 Conceptos: .......................................................................................................................... 9 Tecnicismo y “Clasificación” de las Cuentas................................................................... 10 Tipos de Cuentas .............................................................................................................. 10 Plan de Cuentas ................................................................................................................ 11

4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD .................................................................................. 12 Sistema Jornalizador......................................................................................................... 15 Sistema Centralizador....................................................................................................... 15 Informes Contables........................................................................................................... 18 Impuesto Al Valor Agregado (IVA)................................................................................. 23

INGENIERIA COMERCIAL 2

1.- Conceptos Generales Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión. Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad, centrará su enseñanza en el material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prácticos que deberá resolver. Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad, para luego hacer un breve paso por la documentación mercantil y bancaria que son los documentos que registran los hechos económicos históricos ocurridos en la empresa y que se consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente en los sistemas de contabilidad que llevará la institución. Seguidamente, se entregarán los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración, análisis e interpretación de Estados Financieros, finales, como son los Estados de Resultados de una empresa.

Definición LA CONTABILIDAD es una técnica auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organización. Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.

Funciones Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ej: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años. Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejm: Costo – beneficio. Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ej: Ver con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ej: Iva, Renta, Impuesto único, etc. Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejm: Salud, AFP, etc.


Objetivo 1. Proporcionar una imagen numérica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad

de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones. 2. Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de

decisiones. 3. Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

La Contabilidad Como Sistema Como ya señalamos, la función de la contabilidad, consiste en la medición y registro de las transacciones mercantiles que ocurren en una organización y, su objetivo, es entregar información financiera estructurada a los diversos usuarios de ella. Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.

Características de la Información Contable 1. Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales

(facturas, cheques, y otros) 2. Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de los

hechos.


3. Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.

4. Referida a un nivel: Elaborada según el destinatario. 5. Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta. 6. Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información.

Marco Conceptual El marco conceptual contable es el fundamento teórico que, a manera de constitución, guía el desarrollo de la regulación normativo-técnico de la profesión contable, utilizando un itinerario lógico deductivo que, a través de la inferencia, deriva desde los postulados superiores del entorno y los propios del sistema contable a los estándares contables asociados a finalidades concretas. Tua y Gonzalo (1988) establecen que un marco conceptual puede definirse como una aplicación de la teoría general de la contabilidad en la que, mediante un itinerario lógico deductivo, se desarrollan los fundamentos conceptuales en los que se basa la información financiera, al objeto de dotar de sustento racional a las normas contables. Para los autores seguir un itinerario lógico deductivo implica que cada uno de los escalones que prevé es congruente con los anteriores, lo que refuerza la racionalidad del producto final. Para Montes, Montilla y Mejía (2006), el marco conceptual se puede calificar como un sistema teleológico debido a que lo deben seguir los constructores y los usuarios de los estados financieros, unos en su proceso de confección, los otros en la utilización que hacen de los mismos para una adecuada toma de decisiones empresariales. Es así como, para la literatura, el marco conceptual representa la columna vertebral del proceso de normalización internacional y ya se aplica en más de un centenar de países en el mundo. Chile, por su parte, ha estandarizado paulatinamente su modelo contable local conforme a los lineamientos del sistema internacional, construyendo normativas a la luz de los preceptos de la formulación teórico-conceptual de la regulación de los International Accounting Standard (IAS) o International Financial Reporting Standard (IFRS), elaborados por el International Accounting Standards Committee (IASC), hoy International Accounting Standards Board (IASB), organismo líder en la emisión de estándares internacionales. Conforme al IASB, los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados y conocidos por usuarios externos de todo el mundo. A pesar de la similitud entre países, existen diferencias causadas por circunstancias de índole social, económica y legal, por consideraciones de diversos países respecto a las necesidades de diferentes usuarios de estados financieros al establecer regulaciones nacionales. En este sentido, el consejo del IASB opina que los estados financieros preparados para proporcionar información útil en la toma de decisiones de naturaleza económica, satisfacen las necesidades de la mayoría de los usuarios. La mayoría de ellos toman decisiones de índole económica, por ejemplo:

a. La decisión de cuándo comprar, vender, o mantener una inversión de capital. b. Evaluar la responsabilidad de la gerencia. c. Valorar la habilidad de la empresa para pagar y otorgar beneficios a sus empleados. d. Estimar la solvencia de la empresa por préstamos que le otorguen. e. Determinar políticas fiscales.


f. Establecer utilidades y dividendos para distribuir. g. Preparar y utilizar estadísticas nacionales de ingresos. h. Regular las actividades de la empresa.

El contenido del marco conceptual analiza secuencialmente una serie de elementos que le permiten a la literatura mencionada calificar el modelo como deductivo-normativo. Deductivo porque parte de elementos más generales para desarrollar estándares de aplicación al final. Teleológico porque se orienta a fines específicos de usuarios que utilizan los estados financieros. Tales elementos son:

a. La definición de la información financiera, en congruencia con las necesidades de los usuarios.

b. La formulación de dos hipótesis básicas, empresa en funcionamiento y devengo1. c. El establecimiento de requisitos o características cualitativas, necesarias para asegurar que

la información financiera cumpla sus objetivos. d. La definición de los conceptos que integran los elementos básicos de los estados

financieros: activos2, pasivos3 exigibles, fondos propios, gastos e ingresos. e. El establecimiento de los criterios de reconocimiento de estos elementos. f. Los criterios que pueden utilizarse en la valoración de tales elementos de los estados

financieros. g. Los criterios básicos que rigen el mantenimiento del capital y su incidencia en el concepto

de resultado. Los estados financieros forman parte del proceso de información financiera. Normalmente un conjunto completo de estados financieros comprende un balance de situación general, un estado de resultados, un estado de flujos de efectivo, un estado de cambios en el patrimonio y las notas a los estados financieros. Este marco tiene aplicación en todas las empresas industriales, comerciales o de negocios, públicas o privadas. La situación financiera de una empresa se ve afectada por los recursos económicos que controla, por su estructura financiera, por su liquidez y la solvencia; la información acerca de los recursos económicos controlados y su capacidad en el pasado de modificarlos permiten evaluar la posibilidad de generar efectivo; la información de la estructura financiera es útil para la predicción de necesidades futuras de préstamos; la liquidez hace referencia a la disponibilidad de efectivo en un futuro próximo, después de tener en cuenta el cumplimiento de compromisos financieros del período y la solvencia se refiere a la disponibilidad de efectivo a largo plazo para cumplir compromisos financieros. La información del desempeño, y en particular sobre su rendimiento, permite evaluar los cambios potenciales en los recursos económicos que probablemente puedan controlarse en el futuro; permite predecir la capacidad de generar flujos de efectivo en el futuro y determina la eficacia con que la empresa puede emplear recursos en el corto, mediano y largo plazo.

1 Devengar: En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como

derechos u obligaciones. Por lo general, en los sistemas contables se consideran éstos sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos.

2 Activo: Corresponde a todos los bienes y derechos que posee una empresa, susceptibles de ser valorados en dinero, tales como bienes raíces, instalaciones, vehículos, dinero, mercaderías, derechos de marca, patentes, cuentas por cobrar, entre otras. Las partidas que lo componen se clasifican según su disponibilidad y realización.

3 Pasivo: Cantidad total que una empresa adeuda a terceras personas, que representa los derechos que tienen los acreedores y los propietarios sobre su activo.


La información sobre los cambios en la posición financiera permite evaluar sus actividades de financiación, inversión y operación, en el período que cubre la información financiera. Origina la base para evaluar la capacidad de generación de efectivo y equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización de tales flujos de efectivo. En consecuencia, los estados financieros requieren una lectura en su conjunto, un solo estado financiero no suministra los elementos necesarios y suficientes para que sus usuarios tengan una comprensión íntegra y correcta de la situación de la entidad.

2.- Inventarios

Ecuación del Inventario Toda empresa se inicia con un inventario, denominado INVENTARIO INICIAL: “Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee la empresa, y con los que empieza su

actividad comercial”. Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL. Fórmula de la igual del inventario es:

Fórmula para calcular el Capital


Las deudas o PASIVO, pueden clasificarse en:

SIMPLES DOCUMENTADAS CON GARANTÍA 1) Legales: impuestos, 2) Imposiciones previsionales

1) Letras 2) Pagarés

Contrato con Garantía Hipotecaria.

Contrato con Garantía Prendaría

Teoría de Invariabilidad del Capital Según esta teoría, el Capital debe permanecer invariable a fin de determinar su incremento o disminución en el transcurso de un período operacional de la empresa. De esta forma, una empresa podrá comparar su Capital Inicial con el Capital Final y determinar si:

• Capital Inicial < Capital Final = Utilidad • Capital Inicial > Capital Final = Pérdida

Recordar: El Capital aumenta con las utilidades; disminuye con las pérdidas. Como el Capital no puede variar, se habilitan dos tipos de cuentas:

a) De pérdidas b) De ganancias.


3.- La Cuenta “Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.” Ejemplo: Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”. Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”

Tratamiento Contable de las “Cuentas” Se representa por una T. esquemática que tiene dos partes: DEBE y HABER: Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.

Conceptos:

a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos. b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos. c) La suma de los cargos se llama: débitos d) La suma de los abonos se llama: créditos e) La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo. f) Cuando los débitos son mayores, se llama saldo deudor. g) Cuando los créditos son mayores, se llama saldo acreedor h) Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está saldada


Tecnicismo y “Clasificación” de las Cuentas

a) Cuentas de Activo:

Cuando aumentan, se cargan, Cuando disminuyen, se abonan.

b) Cuentas de Pasivo: Cuando disminuyen se cargan Cuando aumentan, se abonan.

c) Cuentas de Resultado: Cuando hay pérdidas, se cargan Cuando hay ganancias, se abonan

GANANCIAS > PÉRDIDAS = UTILIDAD DEL EJERCICIO

GANANCIAS < PÉRDIDAS = PÉRDIDAS DEL EJERCICIO

Tipos de Cuentas


CUENTAS DE RESULTADO

Recordar

• Las cuentas de Activo, si tienen saldo, éste siempre será Deudor. • Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, éste siempre será Acreedor • Las cuentas de Pérdida, tendrán saldo deudor. • Las cuentas de Ganancias, tendrán saldo acreedor

Plan de Cuentas “Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice.” (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado). Requisitos del Plan de Cuentas

1) Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. 2) Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.


3) Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos

Ejemplo: 1.000 ACTIVO (La clase de cuenta) 1.100 Activo Circulante (El grupo) 1.110 Caja (La cuenta) Una sub.-cuenta

4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD Es un sistema de información administrativo, integrado por elementos materiales y normativos, que tienen por función transformar datos en información económica financiera. Los elementos materiales corresponden a las máquinas y equipos, documentos, comprobantes, libros, registros, etc. Los elementos normativos corresponden al cuerpo de doctrinas, normas y procedimientos establecidos para el funcionamiento integral del sistema. Son parte integrante de estos elementos normativos, tanto el Plan de Cuentas como el Manual de Cuentas, estudiados anteriormente. Basados en los principales registros que debe contener, podemos esquematizar a un sistema contable de la siguiente forma:

Libro Diario

Libro Mayor

Balance de Compro-bación y Saldos

Balance Tabular o

Compro-

bantes contables

de Ocho columnas

Estados Financieros - Balance General .- Estado de Resultados .- Estado de Flujo de Efectivo

Libro de Inventarios y Balances


Libro Diario Conocido también, como ‘libro de primera entrada’. En él, se deja una constancia cronológica, mediante el registro de asientos contables, de las operaciones que ha realizado una entidad. Consta de dos columnas: DEBE y HABER, las que al sumarlas, siempre deberán totalizar iguales, respondiendo al principio contable de la PARTIDA DOBLE. Las anotaciones que se registran en éste, se llaman ASIENTOS4 o PARTIDAS CONTABLES. Dentro de sus características se puede mencionar:

a) Numeración correlativa; fecha cronológica b) Cuentas deudoras (son las que registran “cargos”) c) Cuentas acreedoras (las que registran “abonos) d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber) e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra

Libro Mayor Conocido como “libro de segunda entrada”. Es el registro que contiene a las cuentas contables y, por tanto, en éste se agrupan las operaciones realizadas, traspasando a las cuentas respectivas, el movimiento contabilizado con anterioridad en el Libro Diario. Producto de la agrupación de transacciones, en las cuentas de mayor contenidas en este libro, se tiene para cada una de ellas, el Débito, el Crédito y el Saldo. Balance de Comprobación y de Saldos. Es una hoja de trabajo que se utiliza para verificar la correcta aplicación del Principio de la Partida Doble, tanto en el registro de los asientos en el libro diario, como en el posterior traspaso a las cuentas de mayor. Verifica, a través de una cuadratura matemática, si el total de cargos efectuados en el período, es igual al total de abonos registrados. Su formato es el siguiente:

Balance de Comprobación y de Saldos Saldos Código Cuenta Debito Crédito Deudor Acreedor

Caja 95.000 60.000 35.000 Vehículos 72.000 72.000 Capital 215000 215.000 Banco 60.000 60.000 Mercadería 48.000 48.000 Sumas 275.000 275.000 215.000 215.000

Balance Tabular Conocido, también, como Balance de Ocho Columnas o Balance Tributario, debido a que en el pasado se acompañaba a la declaración anual de impuestos. Tampoco corresponde a un Estado Financiero, sino que corresponde a una hoja de trabajo, que se determina a partir de la continuación del Balance de Comprobación y de Saldos. Consiste en separar y clasificar los saldos de las cuentas

4 Se define como la representación gráfica de la “Partida Doble”


que forman parte del Balance (Activo, Pasivo y Patrimonio), de aquellas que forman parte del Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias). A partir de la diferencia que se produce entre la suma de los saldos de las cuentas del Activo con la suma de los saldos de las cuentas de Pasivo y Patrimonio, se conoce el resultado del período, resultado que, necesariamente, debe concordar con el resultado que se obtiene al comparar la suma de los saldos de las cuentas que reflejaron ganancias con la suma de los saldos que reflejaron pérdidas en ese mismo período. NOTA:

a) Las primeras cuatro, valorizadas, corresponden al Balance de Comprobación y de Saldos (débitos, créditos, saldo deudor y acreedor). SUMAN IGUALES DE DOS EN DOS.

b) Las dos siguientes columnas, corresponden al Inventario, son: ACTIVO y PASIVO. Se registran en éstas los saldos correspondientes según sea el tipo De cuenta. SUMAN DESIGUALES.

c) Las dos últimas columnas, corresponden a RESULTADOS: PÉRDIDAS o GANANCIAS. Se registran aquí los saldos correspondientes. SUMAN DESIGUALES.

d) Se cuadra éste, determinando la diferencia entre ACTIVO y PASIVO y entre PÉRDIDAS y GANANCIAS, la que deberá ser igual.

Su formato es el siguiente:

Balance Tabular Saldo Balance Resultados Código Cuenta Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdida Ganancia

Sumas

Estados Financieros Son el medio a través de los cuales se entrega la información económica financiera, relativa a una empresa, a los distintos usuarios. Corresponden a un resumen estructurado de los hechos económicos ocurridos en una empresa en un período determinado. Los estados financieros básicos son: Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Libro de Inventarios y Balances En este libro, se registra el detalle de los recursos y las obligaciones con que la empresa inicia sus actividades comerciales y con los que termina al cierre de cada ejercicio contable anual. Es un libro en el que se registra, sólo una vez en el año cuando termina el ciclo contable, una copia detallada del Balance Final, contenido en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Dicho detalle final, constituyen los datos iniciales para el siguiente período, reanudándose, de esta manera, el ciclo contable.


Para efectos y objetivos de este curso y, basados en la secuencia del registro de las transacciones, clasificaremos a los sistemas de contabilidad en Sistema Jornalizador y Sistema Centralizador.

Sistema Jornalizador El Código de Comercio en su artículo 25 señala que: “Todo comerciante está obligado a llevar, para su contabilidad y correspondencia: a) Libro diario, b) Libro mayor o de cuentas corrientes y c) Libro de balances” Conocido como el sistema contable básico, consiste en el registro cronológico de las operaciones, a medida que se van realizando, en el Libro Diario y su posterior traspaso al Libro Mayor, desde el cual se obtienen los saldos de cada una de las cuentas, para la posterior confección del Balance de Comprobación y de Saldos, Balance Tabular y Estados Financieros. Esquemáticamente, la secuencia de registro bajo este sistema es la siguiente:

• Este sistema básico, es aplicable sólo a contabilidades de reducido movimiento ya que, como todas las operaciones deben ser registradas en el libro diario en forma cronológica, se dificulta la división del trabajo en el registro contable.

• Del mismo modo, su reducida aplicación práctica se explica, también, por la existencia de una serie de disposiciones de carácter legal, que obligan a las empresas a llevar registros auxiliares para el control de operaciones específicas como, por ejemplo, el control del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el control de las remuneraciones.

• A estos registros obligatorios, se les da el carácter de auxiliares del Libro Diario, en los cuales, se registran las operaciones correspondientes de manera independiente de éste, facilitándose, de este modo, la división del trabajo.

Comprobantes de Contabilidad (Transacciones)

Libro Diario (Mediante Asientos)

Libro Mayor (Cuentas con

sus saldos sus Saldos)

Para que tengan validez legal, estos libros deben estar timbrados por el Servicio de Impuestos Internos. NOTA: Se prohíbe: Alterar el orden y fecha de las operaciones descritas, dejar espacios en blanco, hacer raspaduras o enmienda, borrar, arrancar hojas o alterar la encuadernación.

Sistema Centralizador A diferencia del Sistema Jornalizador, en este sistema, se establecen registros auxiliares del Libro Diario para operaciones o transacciones que son de carácter repetitivo en la empresa.


De este modo, el registro de las transacciones se efectúa, en forma cronológica, en los Libros Diarios Auxiliares establecidos, traspasándose o centralizándose periódicamente, generalmente, una vez al mes, al Libro Diario General, mediante un asiento contable resumen. Todas aquellas operaciones para las cuales no se ha establecido un registro auxiliar, se contabilizan directamente en el Libro Diario. Aún cuando la empresa puede establecer los registros auxiliares que se desprendan de sus particulares necesidades de información, los Diarios Auxiliares de utilización más frecuente son:

• Diario Auxiliar de Caja Para registrar el movimiento de efectivo de la empresa. • Generalmente, este registro se encuentra separado en ingresos y egresos. • Diario Auxiliar de Bancos. Para llevar un registro detallado de los cheques girados por la

empresa. • Diario Auxiliar de Compras Registro exigido por disposiciones del Servicio de • Impuestos Internos, para controlar el IVA involucrado en las compras que realiza la

empresa. • Diario Auxiliar de Ventas Registro exigido por disposiciones del Servicio de • Impuestos Internos, para controlar el IVA involucrado en las ventas que realiza la empresa. • Diario Auxiliar de Remuneraciones Registro de carácter legal establecido en el Código del

Trabajo. Esquemáticamente, la secuencia de registro en un sistema contable descentralizado es la siguiente:

Comprobantes de

Contabilidad (Transacciones)

Libro Diario(Mediante Asientos)

Libro Mayor (Cuentas con sus Saldos)

Diario auxiliar Caja

Diario auxiliar Caja Egresos

Diario auxiliar Bancos

Diario auxiliar Compras

Diario auxiliar Ventas

Otros que determine la

empresa


Características del Sistema:

a) Simplifica el registro contable. b) Si se usa un sistema manual implica división del trabajo. c) Las operaciones se asientan cronológicamente en los diarios auxiliares los que a final del

mes se centralizan en forma resumida en el diario general a través de asientos. Los libros varían según la naturaleza de la empresa debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar. La función y el diseño de los diarios auxiliares dependerán de la empresa que lo adopte, teniendo presente el número de operaciones y las necesidades de información que esta requiera. Base de Contabilización del Sistema Ejemplo: El 15/09 se hacen una compra al proveedor xy según Factura Nº 1234 por $2.050.000.- la

compra se cancela al contado el 20/09. 1.- A base de efectivo: Registra las operaciones tal cual como estas sean canceladas. ------------------------ 20 – 09-----------------------

Mercadería xxxx Compra Mds según Fac. Nº 1234 Caja xxxx

2.- A base de Acumulación: Contabiliza el compromiso y luego el pago ------------------------ 15 – 09-----------------------

Mercadería xxxx Compra Mds según Fac. Nº 1234 Proveedores xxxx

------------------------ 20 – 09----------------------- Proveedores xxxx Cancela Fac. Nº 1234

Caja xxxx En consideración a lo anterior en el sistema centralizador todas las operaciones se contabilizan como hechas al crédito y posteriormente para evitar la sobre posición de las cifras se regulariza el pago en los diarios auxiliares respectivos. Al adoptar el sistema centralizador los libros auxiliares obligatorios son:

• Libro Caja • Libro Compra • Libro Venta • Libro de Remuneraciones

Como puede observarse, la principal diferencia entre ambos sistemas, es que en el Jornalizador existe un único Libro Diario, en el cual, se registran todas las transacciones que realiza la empresa. En cambio, en el Centralizador se establecen registros Auxiliares del Libro Diario, en los cuales se


registran, primeramente, las transacciones, traspasándolas posteriormente al Libro Diario General, como un resumen en un asiento contable.

Informes Contables Los informes contables corresponden a la corriente de salida del Sistema de contabilidad. Son el medio, a través de los cuales, se entrega información estructurada a los distintos usuarios de dicha información. Corresponden a un resumen de las transacciones efectuadas por una empresa durante un período determinado. Balance Es un informe de contabilidad de carácter estático que muestra la situación económica y financiera de una empresa a una fecha determinada. Consiste en la presentación de los saldos de las cuentas que integran el activo, el pasivo y el patrimonio de una empresa, a la fecha que se está informando. Es por ello, que el Balance es un informe de carácter estático. El Balance muestra la situación económica de la empresa, al presentar el detalle de los recursos económicos que ésta posee, para generar ingresos económicos en el futuro, lo cual, se visualiza en las partidas que conforman los activos. Muestra la situación financiera al relacionar los recursos de que dispone la empresa con las obligaciones que ésta tiene. En resumen, muestra los recursos que posee la empresa para generar ingresos económicos y para hacer frente a sus obligaciones, todo esto, referido a una fecha determinada. Como ejemplo, a continuación se muestra un Balance Horizontal o en forma de cuenta, donde se clasifican los recursos, desde los más líquidos por el lado del activo y, las obligaciones, desde las más exigibles por el lado del pasivo y patrimonio. Dada su característica de informe estático, es importante que, en el encabezamiento, se haga referencia clara a la fecha que se refiere dicho estado financiero.

COMERCIAL TOTORAL LTDA. Balance Al 31 de diciembre de 20XX

(Cifras en miles de $) ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO

Caja y Banco 2.800 Proveedores 4.200 Cuentas y Doctos x cobrar 14.000 Cuentas y Doctos x pagar 8.800 Mercaderías 7.200 Préstamo por pagar 6.400 Maquinarias 1.300 Capital 10.000 Edificio 6.700 Resultado del Ejercicio 2.600 Total Activo 32.000 Total Pasivo y Patrimonio 32.000


Estado de Resultados Es un informe de contabilidad, de carácter dinámico, que muestra ordenados sistemáticamente los saldos de las cuentas que han generado ganancias y pérdidas para la empresa, en un período de tiempo determinado. Si bien, en el Balance se conoce el resultado del ejercicio, éste se muestra sólo como una línea de dicho informe, donde se conoce cómo varió el aporte de los dueños a la empresa. Es en el Estado de Resultado donde se conoce, detalladamente, cuáles fueron los conceptos que generaron Ganancias y cuáles los que generaron Pérdidas. Como ejemplo, a continuación se muestra un Estado de Resultados, en forma de cuenta. Dada su característica de informe dinámico, que refleja el movimiento ocurrido en el ejercicio en los ingresos económicos y los gastos incurridos, es importante que en el encabezamiento se haga referencia clara al período que está referido.

COMERCIAL TOTORAL LTDA. Estado de Resultados

Desde el 1° de enero al 31 de diciembre de 20XX PÉRDIDAS GANANCIAS

Costo de ventas 24.600 Ventas 44.200 Gastos de Administración 18.500 Intereses ganados 5.600 Gastos financieros 4.200 Otros Ingresos 1.400 Impuesto a la Renta 1.300 Utilidad del Ejercicio 2.600 Totales 51.200 Totales 51.200

El Colegio de Contadores de Chile, en su Boletín Técnico N° 1, emitido en el año 1973 estableció, tanto para el Balance como para el Estado de Resultados, la condición de estados financieros básicos, por cuanto, en conjunto permitían conocer la situación financiera de una empresa. No obstante, a partir del año 1995, el mismo organismo, en su Boletín Técnico N°50, estableció la presentación de un nuevo estado financiero conocido con el nombre de Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Flujo de Efectivo Es un Estado financiero de carácter dinámico, que tiene por objetivo proveer de información relevante, acerca de los ingresos y egresos de efectivo (dinero) de una entidad o empresa, durante un período determinado. Esta información en conjunto con antecedentes revelados en los otros estados financieros, ayuda a los usuarios de esta información a:

• Evaluar la capacidad de una empresa para generar flujos de efectivo positivos • Evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones y repartir utilidades

en efectivo • Determinar las necesidades de efectivo externo • Identificar las partidas que explican la diferencia entre el resultado neto contable y el flujo

de efectivo neto relacionado con las actividades operacionales • Conocer los efectos que producen en la posición financiera de una empresa las actividades

de financiamiento e inversión que involucran efectivo y aquellas que no lo involucran.


Cierre de Cuentas Al cierre anual, al 31 de diciembre de cada año y, con posterioridad a la preparación del Balance y del Estado de Resultado, se debe proceder al cierre de las cuentas que se utilizaron en el ejercicio. Sabemos que las ganancias incrementan el aporte de los dueños a la empresa y que las pérdidas lo disminuyen. Por otra parte, sabemos también que el resultado del ejercicio corresponde a la comparación de los saldos que se verificaron en las cuentas de resultado ganancias con los saldos de las cuentas de resultado pérdida. Es decir, aun cuando, el resultado afecta al patrimonio, no está representado, hasta ahora, en una cuenta patrimonial. Por cuanto, el resultado es propio de cada ejercicio anual, las cuentas que lo determinan, deben iniciar el ejercicio siguiente saldadas, es decir, con sus saldos en cero. El cierre de las cuentas de resultados consiste en cargar por su saldo las cuentas que reflejaron ganancias en el período y abonar, por el monto de su saldo, las cuentas que reflejaron pérdidas, trasladando el resultado a la cuenta patrimonial Utilidad del Ejercicio o Pérdida del Ejercicio, según sea el caso. Para el cierre de las cuentas de resultado utilizaremos la cuenta puente Pérdidas y Ganancias, lo cual, visualizaremos en el siguiente ejemplo:

La empresa Distribuidora Canto Limitada le presenta, al cierre anual al 31 de diciembre de 20XX, los siguientes estados financieros para que le practique el cierre de las cuentas.

DISTRIBUIDORA CANTO LIMITADA Balance General

Al 31 de diciembre de 20XX Cifras en miles de $

ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO

Caja y Banco 3.800 Proveedores 2.700 Cuentas y Doctos x cobrar 4.100 Cuentas y Doctos x pagar 3.800 Mercaderías 3.600 Préstamo por pagar 6.400 Maquinarias 9.800 Capital 16.000 Edificio 10.700 Resultado del Ejercicio 3.100 Total Activo 32.000 Total Pasivo y Patrimonio 32.000

DISTRIBUIDORA CANTO LIMITADA

Estado de Resultados Desde el 1° de enero hasta el 31 de diciembre de 20XX PÉRDIDAS GANANCIAS

Costo de ventas 73.100 Ventas 84.600 Gastos de venta 9.200 Intereses ganados 5.400 Gastos administración 6.400 Otros Ingresos 3.700 Gastos financieros 1.900 Utilidad del Ejercicio 3.100 Totales 90.600 Totales 90.600


Con los datos anteriores procederemos, en primer término, al cierre de las cuentas de resultado pérdidas, utilizando como contracuenta la cuenta Pérdidas y Ganancias: ------------------- 31/12 -------------------- Pérdidas y Ganancias 90.600

Costo de ventas 73.100 Gastos de ventas 9.200 Gastos de administración 6.400 Gastos financieros 1.900

G: Para saldar las cuentas que reflejaron pérdidas en el periodo Al traspasar este asiento a las cuentas de mayor respectivas, veremos que el total de los costos y gastos del período, están ahora acumulados en la cuenta Pérdidas y Ganancias:

COSTO DE VENTAS GASTOS DE VENTAS S. D. 73.100 73.100 31/12 S.D. 9.200 9.200 31/12

GASTOS ADMINIST. GASTOS DE VENTAS S. D. 6.400 6.400 31/12 S.D. 1.900 1.900 31/12

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

31/12 90.600 Por el cierre de las cuentas de resultado ganancias, se registra el siguiente asiento: ------------------- 31/12 -------------------- Ventas 84.600

Ingresos financieros 5.400 Otros ingresos 3.700 Pérdidas y Ganancias 93.700

G: Para saldar las cuentas que reflejaron ganancias en el periodo Al traspasar este asiento a las cuentas de mayor, veremos que el total de los ingresos del período, se acumulan en la cuenta “Pérdidas y Ganancias”, donde ya se habían traspasado las pérdidas del período:


VEN TAS INGRESOS FINANCIEROS 31/12 84.600 84.600 S.A. 31/ 5.400 5.400 S.A.

OTROS INGRESOS PÉRDIDAS Y GANANCIAS

31/12 90.600 93.700 3 1/12 31/12 3.700 3.700 S.A. 3.100 S.A. Como se observa, el saldo de la cuenta transitoria Pérdidas y Ganancias, corresponde al resultado del ejercicio, el cual, hasta antes del cierre de las cuentas de resultado, estaba determinado por la diferencia entre los saldos de las cuentas de resultado ganancia y las de resultado pérdida. Corresponde ahora saldar esta cuenta transitoria y traspasar el resultado del ejercicio terminado a diciembre de 2001 al patrimonio. ------------------- 31/12 -------------------- Pérdidas y ganancias 3.100

Utilidad del Ejercicio 3.100 G: Para trasladar el resultado al patrimonio Por último y, para cerrar las cuentas de Balance, se cargan las cuentas de pasivo y patrimonio (incluyendo al resultado del ejercicio recién incorporado a una cuenta patrimonial) y se abonan las cuentas de activo. La contrapartida a este asiento de cierre será el primer registro del año siguiente, para de esta manera iniciar las actividades de ese nuevo período con los saldos de las cuentas que reflejan recursos y obligaciones. Entonces, el asiento de cierre es el siguiente: ------------------- 31/12 -------------------- Proveedores 2.700 Cuentas y Doctos por pagar 3.800 Préstamo por pagar 6.400 Capital 16.000 Utilidad del ejercicio 3.100

Caja y Banco 3.800 Cuentas y doctos por cobrar 4.100 Mercaderías 3.600 Maquinarias 9.800 Edificios 10.700

G: Para cerrar las cuentas de Balance


Impuesto Al Valor Agregado (IVA) IVA CREDITO FISCAL: cuando una empresa compra mercaderías tiene que pagar un precio que incluye el valor neto de la mercadería más el impuesto al valor agregado. Para reflejar en la contabilidad el IVA cancelado en las compras se utiliza la cuenta llamada IVA Crédito Fiscal. Esta es una cuenta de Activo, porque el IVA cancelado queda “a favor de la Empresa”,hasta que se haga la compensación con el IVA de las Ventas

PRECIO DE COMPRA = VALOR COMPRA NETO + 19% IVA IVA DEBITO FISCAL: cuando la empresa vende mercaderías tiene que cobrar al cliente un precio que incluya el valor de la mercadería más el Impuesto al valor agregado, para reflejar en la contabilidad el IVA de las ventas cobrado al cliente, se utiliza una cuenta llamada IVA Débito Fiscal. Esta es una cuenta de Pasivo, porque el IVA cobrado es un “valor adeudado al fisco”, hasta que se haga la compensación con el IVA de las compras.

PRECIO DE VENTA = VALOR VENTA NETO + 19% IVA Al cierre de cada mes las empresas tienen QUE COMPARAR EL IVA de las compras con el IVA de las ventas para declarar remanente o pago de Impuesto. IVA CRÉDITO MAYOR IVA DÉBITO: este caso se da cuando el impuesto de las compras supera al impuesto de las ventas. Como resultado se obtiene un IVA Remanente que se acumula y se traspasa para el mes siguiente, el IVA Remanente es una cuenta de Activo.

IVA REMANENTE = IVA COMPRAS > IVA VENTAS IVA DÉBITO MAYOR IVA CRÉDITO: este caso se da cuando el impuesto de las ventas supera al impuesto de las compras. Como resultado se obtiene un IVA a Pagar, el IVA a Pagar es una cuenta de Pasivo.

IVA A PAGAR = IVA VENTAS > IVA COMPRAS El IVA Remanente o IVA a Pagar se declaran en el formulario Nº 29 del SII, el que se paga a más tardar el día 12 de cada mes. (DL 825). Diario de Ventas

Fecha Cliente Rut Nº Factura Valor Neto 19% IVA Valor Total



----------------------- x ----------------------- Clientes xxxxx

Ventas xxxxxx IVA Débito Fiscal xxxx

(Centralización Diario Ventas) Diario de Compras

Fecha Proveedor Rut Nº Factura Valor Neto 19% IVA Valor Total ----------------------- x ----------------------- Mercaderías xxxxx IVA Crédito Fiscal xxxxx

Proveedores xxxxxx (Centralización Diario Compras)

a) Si Débito > Crédito = Pago de Impuesto

----------- 31/…. ------------ IVA Débito Fiscal xxxxx

IVA Crédito Fiscal xxxxx I VA por Pagar xxxxx Por ajuste de IVA ----------- 12/…. ------------ IVA por Pagar xxxxx

Caja / Banco xxxxx b) Si Crédito > Débito = Remanente Crédito Fiscal

----------- 31/…. ------------ IVA Débito Fiscal xxxxx Remanente Crédito Fiscal xxxxx

IVA Crédito Fiscal xxxxx Por ajuste de IVA al mes siguiente ----------- 31/…. ------------ IVA Débito Fiscal xxxxx

IVA Crédito Fiscal xxxxx Remanente Crédito Fiscal xxxxx

IVA por Pagar xxxxx

manual de contabilidad básica

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