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MANUAL DE

AUDITORÍA

INTERNA

Octubre 2008

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE QUITO

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Estructura Orgánica de la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

DIRECTORIO

Auditoría Interna

GERENCIA GENERAL

Dirección Jurídica

Gerencia Administrativa

Gerencia Financiera

Gerencia de Desarrollo Institucional

Gerencia Comercial

Gerencia de Operación y

Mantenimiento

Gerencia de Ingeniería

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Descripción de la estructura orgánica y funcional de la Empresa Metropolitana de Agua Potable y Alcantarillado

Según el Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q aprobado por el Directorio en sesión del 19 de diciembre del 2001, cuya acta fue conocida y aprobada en sesión del 28 de enero del 2002, la estructura orgánica funcional de la EMAAP-Q es la siguiente: D E P E N D E N C I A SIGLA CODIGO DIRECTORIO D 1000 COMITÉ TECNICO DC 1100 AUDITORÍA INTERNA DA 1200 GERENCIA GENERAL G 2000 COMITÉ DE COORDINACIÓN EMPRESARIAL GT 2010 COMITÉ DE AGUA NO CONTABILIZADA (CANC) GN 2060 Secretaría Técnica de ANC GNS 2061 DIRECCIÓN JURÍDICA GJ 2700 UNIDAD ASESORÍA LEGAL Y ADMINISTRATIVA GJL 2710 UNIDAD DE CONTRATACIÓN PÚBLICA GJC 2720 UNIDAD DE PROCESOS JUDICIALES GJP 2730 UNIDAD DE FORMALIZACIÓN DE LOS RECURSOS HÍDRICOS Y LEGALIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES GJF 2740 ASESORÍAS ESPECIALES GE 2020 COMUNICACIÓN SOCIAL GS 2030 PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL GP 2040 SECRETARÍA GENERAL GR 2050 Unidad Gestión Documentaria GRD 2051 Unidad Gestión Archivo GRA 2052

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D E P E N D E N C I A SIGLA CODIGO GERENCIA ADMINISTRATIVA GA 2100 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES GAS 2110 Unidad Mantenimiento y Servicios GASM 2111 Unidad Transportes GAST 2112 Unidad de Seguros GASE 2115 DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS GAA 2120 Unidad Adquisiciones GAAA 2121 Unidad Bodegas GAAB 2122 Unidad de Administración de Activos GAAC 2123 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS GAR 2130 Unidad Selección y Contratación GARS 2131 Unidad Escalafón GARE 2132 Unidad Nómina GARN 2133 Unidad Capacitación GARC 2135 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL GAI 2140 Unidad de Seguridad e Higiene del Trabajo GAIS 2141 Unidad de Bienestar Social GAIB 2142 Unidad de Salud Ocupacional GAIO 2143 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD FISICA Y RADIOCOMUNICACIONES GAF 2150 Unidad de Seguridad Física GAFS 2151 Unidad de Radiocomunicaciones GAFR 2152 GERENCIA FINANCIERA GF 2200 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GFC 2210 Unidad Contabilidad General GFCG 2211 Unidad Contabilidad de Costos GFCC 2212 Unidad Contabilidad de Proyectos GFCP 2213

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Unidad Contabilidad de Activos Fijos GFCA 2214 Unidad Inventarios GFCI 2215 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA GFP 2220 Unidad Programación GFPP 2221 Unidad Ejecución GFPE 2222 Unidad Evaluación GFPV 2223 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA GFT 2230 Unidad Control de Ingresos GFTI 2231 Unidad Control de Egresos GFTE 2232 Unidad Control de Garantías GFTG 2233 GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GD 2300 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL GDO 2310 DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN GDP 2320 DEPARTAMENTO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD GDC 2330 DEPARTAMENTO DE RECURSOS INFORMÁTICOS GDR 2340 Unidad Administración de Base de Datos y Sist. GDRA 2341 Unidad Geoprocesamiento GDRG 2342 Unidad Desarrollo de Sistemas de Información GDRS 2343 Unidad Redes y Comunicaciones GDRC 2344 GERENCIA DE INGENIERÍA GI 2400 UNIDAD EJECUTORA PROYECTO RIOS ORIENTALES GIR 2401 UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO AMBIENTAL (PRASA) GIS 2402 UNIDAD EJECUTORA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL NUEVO EDIFICIO (UECNE) GIN 2403

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UNIDAD EJECUTORA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA LINEA DE TRANSMISIÓN TANQUE PALLARES- TUMBACO-UEPATUM- GIL 2404 Unidad Técnica GILT 2405 Unidad Administrativa-Financiera GILA 2406 DEPARTAMENTO PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS GIP 2410 DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS GIE 2420 Unidad Agua Potable GIEA 2421 Unidad Proyectos de Agua Potable GIEP 2422 Unidad Alcantarillado GIEL 2423 Unidad Proyectos de Alcantarillado GIER 2424 DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN GIF 2430 Unidad Supervisión de Proyectos GIFP 2431 Unidad Valoración GIFV 2432 DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES TÉCNICAS GIC 2440 Unidad Especificaciones y Homologación Técnicas y Garantías de Calidad GICH 2441 Unidad Presupuesto Técnico y Costos Unitarios GICP 2442 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOLIDARIO GID 2450 DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO GIX 2460 Unidad Nuevos Créditos GIXN 2461 Unidad Créditos en Ejecución GIXC 2462 Unidad Créditos Ejecutados GIXE 2463 DEPARTAMENTO GESTIÓN AMBIENTAL GIA 2470 Unidad Gestión del Agua GIAA 2471 Unidad Ingeniería Ambiental GIAI 2472

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DEPARTAMENTO ACUÍFERO DE QUITO GIQ 2480 Unidad Técnica GIQT 2481 Hidrogeología GIQH 2482 GERENCIA COMERCIAL GC 2500 DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN SOCIAL GCP 2510 Unidad Gestión Comunitaria GCPG 2511 Unidad Educación Sanitaria GCPE 2512 DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE GCS 2520 Unidad Atención Personalizada GCSP 2521 Unidad Control de Servicios GCSC 2522 Unidad Recaudación GCSR 2523 DEPARTAMENTO DE CATASTRO Y FACTURACIÓN GCF 2530 Unidad Administración de Clientes y Estadística GCFA 2531 Unidad Consumo y Medición GCFC 2532 DEPARTAMENTO DE CARTERA Y COBRANZAS GCC 2540 Unidad Control de Cuentas GCCC 2541 Unidad Cobranzas GCCO 2542 Unidad Cortes y Reconexiones GCCR 2543 DEPARTAMENTO DE MICROMEDICIÓN GCM 2550 Unidad Planeamiento y Programación GCMP 2551 Unidad Laboratorio de Medidores GCML 2552 DEPARTAMENTO DE GRANDES CLIENTES GCG 2560 Unidad Administración y Desarrollo de Clientes GCGA 2561 Unidad Gestión de Servicios GCGG 2562 GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO GO 2600 DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA OPERATIVA GOI 2610 Unidad Mejoramiento Operativo GOIM 2611 Unidad Macromedición y Control de Calidad GOIC 2612 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ESPECIALES Y

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CONDUCCIONES GOS 2620 Unidad Sistema Papallacta Integrado GOSP 2621 Unidad Sistema Mica – Quito Sur GOSM 2622 Unidad Conducciones Occidentales GOSC 2623 Unidad Conducciones Orientales GOSR 2624 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN GOP 2630 Unidad Sistema Bellavista GOPB 2631 Unidad Sistema El Placer GOPE 2632 Unidad Sistema Puengasí GOPP 2633 Unidad Sistema El Troje GOPT 2634 Unidad Mantenimiento de Sistemas GOPM 2635 Unidad Sistemas Menores GOPN 2636 DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE GOD 2640 Unidad Distrito Norte Ciudad GODN 2641 Unidad Distrito Centro Ciudad GODC 2642 Unidad Distrito Sur Ciudad GODS 2643 Unidad Distrito La Mica Quito – Sur GODL 2643 a Unidad Distrito Nororiental rural GODO 2644 Unidad Distrito Noroccidental rural GODI 2644 a Unidad Distrito Centro Rural GODE 2645 Unidad Distrito Sur Rural GODU 2646 Unidad Agua No Contabilizada GODA 2647 Unidad Mantenimiento Electromecánico GODM 2648 Unidad Planta de Recubrimiento GODR 2649 DEPARTAMENTO DE SANEAMIENTO GOS 2650 Unidad Distrito Norte GOSN 2651 Unidad Distrito Centro GOSC 2652 Unidad Distrito Sur GOSS 2653 Unidad Mantenimiento de Colectores GOSM 2654 Unidad Laderas del Pichincha GOSP 2655

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DEPARTAMENTO DE CUENCAS HIDROGRÁFICAS GOC 2660 DEPARTAMENTO DE AGUA NO CONTABILIZADA GON 2670 Unidad Control de ANC GONC 2671 Unidad de Macromedición GONM 2672 Unidad de Evaluación y Optimización GONE 2655 Esta estructura, consideramos que no debe ser inamovible, pues por principio administrativo, será un ente en continuo desarrollo y consecuentemente sujeto a cambios convencionales, necesarios y oportunos.

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Presentación Mediante Ley No 2002-73 publicada en el suplemento del registro oficial Nº 595 del 12 de junio del 2002 se dicta la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, la misma que en sus artículos 2, 3 y 4 al referirse a su ámbito de aplicación incluye a la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, EMAAP- Q. Esta nueva Ley sustituye en parte a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, cambia significativamente su concepción, puesto que, básicamente considera de manera primordial las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental. El presente manual, a más de las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, incorpora procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad calificados sobre las normas ISO 9001 versión 2000. El artículo 14 de la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, señala como parte del control interno el establecimiento de una Unidad de Auditoría Interna en los organismos del Sector Público. Conceptualmente la Auditoría Interna es una unidad de consultoría y asesoría; es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las operaciones financieras, administrativas y la gestión de la empresa, como base para la prestación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección. La estructura orgánico - funcional de la EMAAP-Q , sitúa a la Unidad de Auditoría Interna en el nivel Asesor como un órgano de control de sus recursos económicos, materiales, humanos y ambientales dependiendo administrativamente de la Gerencia General y técnicamente de la Contraloría General del Estado.

Dr. Carlos Porras V. AUDITOR INTERNO DE EMAAP-Q

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Objetivo del Manual Ser una guía que permita la aplicación de procedimientos de auditoría en forma uniforme y ordenada orientando a los auditores para el cumplimiento disciplinado de sus actividades, verificando en forma objetiva y ética la observancia de la normativa vigente.

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Actualización En cumplimiento al Art.6 del Acuerdo 022 –CG de 23 de octubre de 2008, del Reglamento Sustitutivo sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las unidades de auditoría interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, publicado en el RO 461, de 6 de noviembre del 2008, este manual se encuentra sujeto a la actualización permanente, con el propósito de incluir en él los cambios que se produzcan, como resultado del desarrollo profesional, difusión y actualización de la normatividad y políticas que emita el Organismo Técnico encargado del Control. Los cambios que por necesidades administrativas surjan en la EMAAP-Q y otras políticas y normas que el Directorio de la Empresa crea necesario implantarlas por las circunstancias, así mismo deberán ser incorporadas. Con este propósito el personal de la Unidad de Auditoría Interna, anualmente se reunirá con el objeto de efectuar la revisión y actualización del Manual de Auditoría Interna y formular las reformas correspondientes.

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RELACIÓN DE SIGLAS EMAAP-Q. Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de

Quito. LOCGE Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado N.C.I. Norma de Control Interno P.A.G. Planificación de la Auditoría Gubernamental E.A.G. Ejecución de Auditoría Gubernamental I.A.G Informe de Auditoría Gubernamental CGE Contraloría General del Estado ISO International Standar Organization COSO Commitee Organizations Sponsoring RO Registro Oficial AI Auditoria Interna AA Auditoria Ambiental IAI Instituto de Auditores Internos SIC Sistema de Información Computarizada Art. Artículo TULAS Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundario

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CAPITULO I

BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

1.1. BASE LEGAL Y NORMATIVA

La Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de la ciudad de Quito, EMAAP-Q, fue constituida mediante Ordenanza Municipal 65 del 31 de diciembre de 1997, Art. I 413, publicada en Registro Oficial No.226, con domicilio en la ciudad de Quito, capital de la República del Ecuador, con personería jurídica de derecho público, patrimonio propio, autonomía administrativa, operativa y financiera. Se regirá por la Ley de Régimen Municipal, y demás disposiciones legales y reglamentarias. El artículo No.428 del Código Municipal Metropolitano de Quito establece que la Auditoría Interna formará parte del nivel asesor, de manera independiente. De acuerdo al Art.190 de la Ley Orgánica del Régimen Municipal establece que cada empresa pública municipal tendrá un Auditor designado por el Contralor General del Estado conforme a la ley. Para el cumplimiento de sus funciones la Unidad de Auditoría Interna se regirá por lo que disponen los artículos 14, 15, 16 y 17 de la Sección 2, Capitulo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.595 del 12 de junio del 2002 y su Reglamento publicado por Decreto Ejecutivo No.548 en Registro Oficial No.119 del 7 de julio del 2003 y del Reglamento Sustitutivo sobre Organización, Funcionamiento y Dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, según Acuerdo 022-CG, publicado en el Registro Oficial No.461 de 6 de noviembre del 2008 y en el Acuerdo 10-CG publicado en el registro oficial 355 del 9 de junio de 2008.

a) Acuerdo 10-CG emitido por el Contralor General del Estado, publicado en registro oficial RO 355 del 9 de junio de 2008, que contiene el reglamento sobre la presentación de informes de Auditoría Interna.

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b) Acuerdo 021-CG emitido por el Contralor General del Estado, el 30 de septiembre de 2008 y publicado en el R.O. 451 de 22 de octubre del mismo año, “Instructivo para el otorgamiento de copias de borradores de informes de Auditoría Externa y de Auditoría Interna.”

c) Guía de Auditoría de Obras Públicas emitido por la Contraloría General del Estado, mediante acuerdo No. 30, de 21 de noviembre del 2005, vigente desde el 01 de enero de 2006

d) Guía de auditoría de obras por administración directa emitida por la Contraloría General del Estado.

e) Informes de auditorias anteriores f) Ley Orgánica de Administración Financiera y Control (lo que esté

vigente). g) Manual General de Auditoría Gubernamental emitido con acuerdo 012

CG de 06 de junio de 2003 publicado en R.O 107 de 19 de junio de 2003

h) Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Vigente a partir del 12 de junio del 2002)

i) Manual de Auditoría Financiera Gubernamental emitido por la Contraloría General del Estado (vigente desde 27 de agosto del 2001)

j) Manual de Auditoría de Gestión emitido por la Contraloría General del Estado (vigente a partir del 22 de noviembre del 2001).

k) Manual de Auditoría Interna actualizado a noviembre de 2006 l) Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (Vigentes a partir

del 10 de octubre del 2002.) m) Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (Vigentes a partir del

10 de octubre del 2002.) n) Norma ISO 9001:2000 o) Normas propias del Código de Ética de los servidores de la Contraloría

General del Estado y del Auditor Gubernamental, que incluye el Código de Ética para los Auditores de la Contraloría General, de las Auditorías Internas Gubernamentales y de las Firmas Privadas de Auditorías Contratadas

p) Orden de Trabajo q) Plan anual de control r) Políticas para la elaboración del Plan Anual de Control s) Reglamento General de Bienes del Sector Público emitido por el

Contralor General del Estado, mediante acuerdo No. 025-CG del 3 de octubre del 2006, publicado en el R.O. No. 378 de 17 de octubre del mismo año.

t) Reglamento sustitutivo de responsabilidades emitido por el Contralor General del Estado, mediante acuerdo No. 026-CG del 12 de octubre del 2006, publicado en el R.O. No. 386 de 27 de octubre del mismo año.

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u) Guía para Auditoría Ambiental emitida por acuerdo o32-CG publicado en el registro oficial 424 del 26 de diciembre de 2006, con vigencia desde el 1 de enero de 2007.

1.2. POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Las políticas de la Unidad de Auditoría Interna, son líneas de acción que proporcionan orientaciones de carácter general para ejecutar la auditoría en forma eficiente, efectiva, económica, ecológica, ética y equitativa. Se observará en forma obligatoria las políticas de calidad establecidas por la norma ISO 9001. • La Unidad de Auditoría Interna se encuentra en el más alto nivel de

asesoría de la EMAAP-Q, depende técnicamente de la Contraloría General del Estado, orgánicamente del Directorio de la empresa y administrativamente de la Gerencia General.

• Para realizar el trabajo de auditoría y evaluación de la Institución, la

Unidad de Auditoría Interna será de carácter multidisciplinario.

• La Auditoría Interna ejecutará sus actividades de acuerdo a las normas internacionales y normas nacionales de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables al Sector Público.

• La Unidad de Auditoría Interna realizará Auditorías de Gestión y

Exámenes Especiales, de conformidad con lo establecido en el Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

• La Unidad de Auditoría Interna preparará el Plan Anual de Actividades

hasta el 30 de septiembre de cada año, el mismo que será conocido y analizado por los miembros de la Unidad y presentado a la Contraloría General del Estado, para su aprobación y luego puesto en conocimiento al Directorio de la EMAAP-Q.

• Los Auditores de esta Unidad mantendrán independencia respecto a la

operación o actividad auditada y no intervendrán en la autorización y aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales del área administrativa auditada.

• En el transcurso del examen se elaborará un informe de resultados

provisionales que contendrá recomendaciones para mejorar el control

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interno, especialmente y cualquier otra desviación que sea susceptible de mejora inmediata.

• Los informes resultantes de las auditorías o exámenes especiales

suscritos por el Jefe de la Unidad, serán enviados a la Contraloría General del Estado para su aprobación y posteriormente tramitados a las autoridades y los funcionarios relacionados con el examen.

• Para la determinación de responsabilidades, la Unidad de Auditoría

Interna enviará a la Contraloría General del Estado ejemplares de los informes en el término de 30 días, contados desde la fecha de la conferencia final, adjuntando la documentación probatoria de los hechos informados. (Acuerdo 022, emitido el 23 de octubre de 2008 y publicado en el R.O. 461 de 06 de noviembre del mismo año, Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que controla la Contraloría General del Estado).

• Presentar informes con recomendaciones a la administración de la

Empresa, que ayuden al cumplimiento de los objetivos institucionales. . Brindar asesoría a los diferentes niveles administrativos y al personal

que lo requiera. • Evaluar trimestralmente el cumplimiento de las metas y los objetivos del

plan estratégico en su fase operativa. • Propender al mejoramiento continuo del personal de la Unidad de

Auditoría Interna, mediante programas de desarrollo profesional y actualización.

• Promover la participación del personal de auditoria en actividades de

capacitación y docencia, para fortalecer el desarrollo de la Unidad de Auditoría Interna.

• Colaborar a los requerimientos de la Contraloría General del Estado en

los operativos que disponga.

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1.3 Estructura Actual de la Unidad de Auditoría Interna

Esta estructura contempla la aplicación del artículo 7 del Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, emitido con Acuerdo 022-GC.

AUDITOR INTERNO

SUPERVISORES 3

Secretaria

Conserje

AUDITOR 2 1

AUDITOR 3 2

AUDITOR 4 4

ESPECIALISTA 3 2

ESPECIALISTA 2 3

AUDITOR 1 4

AUDITOR 5 1

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1.4. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Objetivos Generales 1. Prestar servicios de consultoría interna a la organización, para lo cual se

requiere ver al auditado como un cliente. 2. Formular recomendaciones oportunas que generen alto valor agregado,

con el fin de mejorar el desempeño de las áreas auditadas. 3. Contribuir al fortalecimiento de los sistemas de control, de manejo de

riesgos y de gobierno corporativo. 4. Contribuir para que la administración cumpla con las disposiciones

legales, reglamentarias y normativas. 5. Apoyar el desarrollo de la cultura de Calidad Total y Mejoramiento

Continuo 6. Mejorar constantemente la productividad de auditoría Objetivos Específicos 1.-Realizar auditorías de gestión y exámenes especiales planificados e

imprevistos para evaluar la gestión operativa, administrativa, financiera, ambiental y técnica de la Empresa, en términos de costo, tiempo, legalidad, economía, efectividad, eficiencia y transparencia.

2.-Evaluar los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y

construcción de obras que la Empresa realice. 3.-Examinar las inversiones, utilización, administración y custodia de los

recursos institucionales. 4.-Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de

prevención internos para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la Empresa.

5.- Realizar el seguimiento del cumplimiento de recomendaciones

establecidas en informes de auditoría interna y externa de acuerdo al procedimiento 6.3.5 establecido en la Guía de Aplicación del Manual de

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Auditoría Interna de Calidad ISO 9001 y en cumplimiento del Art.92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

6.- Ayudar a la organización a identificar y evaluar significativas

exposiciones de riesgo. 7.- Promover el desarrollo profesional del personal de la Unidad de

Auditoría Interna a través de programas de capacitación y actualización.

1.5. ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Las actividades de la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q se desarrollarán mediante auditorías de gestión y exámenes especiales para evaluar las operaciones administrativas, ambientales y técnicas, aplicando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría. Así mismo se observarán las disposiciones legales constantes en los Art. 45 (Responsabilidad Administrativa Culposa), 53 (Responsabilidad Civil Culposa) y 66 (Indicios de Responsabilidad Penal) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. En el caso de análisis de Obras públicas se observará lo establecido en la Guía de Auditoría de Obras Públicas emitido por la Contraloría General del Estado mediante acuerdo No. CG - 030 del 21 de noviembre del 2005, los procedimientos definidos en el Manual de Auditoría Interna relativo al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 numeral 6.4, así como, la Guía para la ejecución de Obras Publicas por administración directa, emitida mediante acuerdo 031-CG del 01 de diciembre de 2006. Se observará la Guía de auditoría ambiental emitida por la Contraloría General del Estado, mediante acuerdo 032-CG del 01 de diciembre de 2006. Como resultado de las actividades de examen y evaluación se elaborarán informes para conocimiento del Directorio y de la Gerencia General que contengan recomendaciones para mejorar los procesos y administrar los riesgos.

1.6. FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA Corresponde a la Auditoría Interna de la EMAAP-Q cumplir las funciones establecidas en el Acuerdo 022, emitido el 23 de octubre de 2008 y publicado en el R.O. 461 de 06 de noviembre del mismo año, Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica

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de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que controla la Contraloría General del Estado. Por otro lado el Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q, ha establecido las siguientes funciones generales y específicas para la Unidad de Auditoría Interna: 1.6.1. FUNCIONES GENERALES 1. Efectuar auditorías de gestión a las diferentes unidades técnicas y

administrativas; 2. Efectuar auditorías y exámenes especiales autorizados por el Directorio,

Gerencia General y Contraloría General del Estado. 3. Promover mejoras en las actividades administrativo-financieras de la

Empresa a través de las recomendaciones pertinentes. 4. Cumplir el plan anual de control aprobado por la Contraloría General del

Estado. 1.6.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Planificar las labores de auditoría, supervisar su ejecución y controlar la

calidad de los informes. 2. Preparar los informes de auditoría, para la aprobación de la Contraloría

General del Estado. 3. Preparar los datos a ser procesados, relacionados con los trabajos e

información y competencia de Auditoría, contribuyendo a la integración del Sistema de Información Gerencial para lo cual deberá:

Mantener y actualizar los archivos magnéticos; Seleccionar la calidad y cantidad de información fuente, a ser procesada;

Notificar a las unidades respectivas los errores detectados para su corrección.

4. Realizar los operativos de control dispuestos por la Contraloría General

del Estado, el Directorio y la Gerencia General.

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1.7. ESTATUTO BÁSICO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

1.7.1. Definición Es el instrumento normativo fundamental que describe las actividades generales de la Auditoría Interna, así como las relaciones de dependencia con la Empresa y el Organismo Técnico encargado del Control. 1.7.2. Contenido La Unidad de Auditoría Interna es un órgano de control, aseguramiento y consulta de la organización que ayuda al cumplimiento de los objetivos de la empresa, con la facultad irrestricta de acceder directamente a toda la información, a fin de que su trabajo sea eficiente, efectivo y positivo, de acuerdo a las leyes vigentes. La Unidad de Auditoría Interna depende directamente del Directorio de la empresa, administrativamente de la Gerencia General y técnicamente de la Contraloría General del Estado. La actividad de la auditoría interna se orienta a ejecutar Auditorías de Gestión y Exámenes Especiales que constarán en el plan anual de control aprobado por la Contraloría General del Estado, de acuerdo a los artículos 14 y 17 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Para realizar auditorías y exámenes especiales no planificados será necesario que exista la autorización del Presidente del Directorio, el Gerente General y/o Contralor General del Estado. 1.7.3. Acceso a la información directa y sin restricción El auditor actuante solicitará la información mediante comunicación escrita y llevará un control de las comunicaciones enviadas y recibidas, de acuerdo a lo establecido en los Art.76 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. El Art.45 numeral 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece: “No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la colaboración requerida a los auditores gubernamentales y demás organismos de control y fiscalización;” y los funcionarios que no la faciliten o la retarden injustificadamente, estarán sujetos a la sanción prevista en el Art.46 de la misma ley.

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1.7.4. Orden, disciplina y cumplimiento de las disposiciones legales El auditor deberá respetar los horarios institucionales, actuar con imagen de orden y disciplina y evitar lo que considere inadecuado e incorrecto. Los auditores desarrollarán su trabajo en el campo de actividades de los auditados, en lo posible, lo que permitirá estar en contacto permanente con ellos. Cumplirá con las disposiciones establecidas en el Art.90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y los Artículos del 20 al 25 de su Reglamento. Elaborar papeles de trabajo.- El auditor deberá procesar, en forma manual o con asistencia del computador, un conjunto de documentos y cédulas que contendrá la evidencia suficiente, competente y pertinente. El auditor manejará con el debido cuidado los papeles de trabajo y su contenido tendrá el carácter de reservado mientras se realice el examen, de acuerdo a lo que establece el Art.13 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades. El auditor como Jefe de Equipo tiene la obligación de reunir toda la documentación, numerarla, referenciarla y entregar a la Secretaria de la Unidad, luego de 30 días de haber sido aprobado por la Contraloría General del Estado, para su archivo. 1.7.5. Archivo de la documentación El archivo corriente debe mantenerse por lo menos hasta el inicio del nuevo examen a la misma área. Se mantendrá el archivo permanente de acuerdo al Marco Regulatorio Legal vigente. Previa a la iniciación de los exámenes se determinará las disposiciones que van a ser utilizadas durante el trabajo. El archivo permanente será controlado y actualizado por el nivel de supervisión con el apoyo del especialista legal. Se mantendrá un archivo magnético de papeles de trabajo y de los informes aprobados, estos últimos serán difundidos de acuerdo al Art.7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada en R.O 337 del 18 de mayo de 2004 y la responsabilidad de esta actividad estará a cargo del especialista en informática.

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1.7.6. Hallazgos de auditoría Los auditores elaborarán las hojas de hallazgos debidamente evidenciadas durante la realización del examen, éstas serán revisadas por el supervisor respectivo de acuerdo a lo prescrito en los procedimientos de la ISO 9001 versión 2000. En ellas se especificarán con claridad los atributos del hallazgo; condición, criterio, causa y efecto. En la misma hoja se incluirán la conclusión la recomendación y las opiniones de los auditados. 1.7.7. Comunicación de resultados La conferencia final de resultados se realizará de acuerdo a lo previsto en los Artículos del 25 al 27 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. De acuerdo a la disposición del inciso final del artículo 24 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se entregarán borradores de los informes a los auditados que lo soliciten previamente por escrito.

Las aclaraciones se receptarán dentro de los cinco días hábiles posteriores a la conferencia final de acuerdo a lo que establece el inciso tercero del Art.24 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

1.8. CÓDIGO DE ÉTICA PARA EL AUDITOR INTERNO GUBERNAMENTAL

El Instituto de Auditores Internos del Ecuador, ha emitido el Código de Ética, el mismo que ha sido adaptado por el Consejo de Administración de The IIA, el 17 de junio de 2000 en los siguientes términos:

“El propósito del Código de Ética es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna.

Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Es necesario y apropiado contar con un código de ética para la profesión de auditoría interna, ya que ésta se basa en la confianza que se imparte a

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su aseguramiento objetivo sobre la gestión de riesgos, control y dirección. El Código de Ética del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna, llegando a incluir dos componentes esenciales:

• Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna.

• Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos.

El Código de Ética junto al Marco para la Práctica Profesional y otros pronunciamientos emitidos por el Instituto, proveen orientación a los auditores internos para servir a los demás. PRINCIPIOS Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios:

Integridad La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio.

Objetividad Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.

Confidencialidad Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

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Competencia Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna. Reglas de conducta

1. Integridad Los auditores internos:

• Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.

• Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión.

• No participarán a sabiendas de una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización.

• Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

2. Objetividad

Los auditores internos:

• No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o que aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.

• No aceptarán nada que pueda perjudicar o que aparente perjudicar su juicio profesional.

• Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.

3. Confidencialidad

Los auditores internos:

• Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo.

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• No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización.

4. Competencia

Los auditores internos: • Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los

suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia.

• Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna.

• Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios”.

La conducta, la disciplina, la moral y la ética son valores que deben ser la base formativa y productiva del auditor interno de la EMAAP-Q, para lo que deberá observar y cumplir el código de ética.

1.9. NORMATIVA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

1.9.1. Normas para el ejercicio de la auditoría interna emitida por el Instituto de Auditores Internos Introducción La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Las actividades de auditoría interna son ejercidas en ambientes legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización. Si bien estas diferencias pueden afectar la práctica de la auditoría interna en cada ambiente, el cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna es esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. En el caso de que los auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos legales o de regulaciones, deberán

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cumplir con todas las demás partes y efectuar la correspondiente declaración. Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento están determinados por el auditor interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de aseguramiento: (1) la persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir el dueño del proceso, (2) la persona o grupo que realiza la evaluación, es decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza la evaluación, es decir el usuario. Los servicios de consultoría son por naturaleza consejos, y son desempeñados, por lo general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultoría están sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general, existen dos partes en los servicios de consultoría: (1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2) la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando desempeña servicios de consultoría, el auditor interno debe mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión. El propósito de las Normas es: 1. Definir lineamientos básicos que representen el ejercicio de la auditoría

interna tal como este debería ser. 2. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de

actividades de auditoría interna de valor agregado. 3. Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna. 4. Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organización. Las Normas están constituidas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre Desempeño, y las Normas de Implantación. Las Normas sobre Atributos tratan las características de las organizaciones y los individuos que desarrollan actividades de auditoría interna. Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de las actividades de auditoría interna y proveen criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño de estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeño se aplican a todos los servicios de auditoría interna en general, mientras que las Normas de Implantación se aplican a determinados tipos de trabajos.

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Hay un grupo de Normas sobre Atributos y sobre Desempeño. Sin embargo, podrá haber múltiples grupos de Normas de Implantación: un grupo para cada uno de los mayores tipos de actividades de auditoría interna. Las Normas de Implantación han sido establecidas para aseguramiento (A) y actividades de consultoría (C). NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 1000 Propósito, Autoridad y Responsabilidad El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo. 1000.A1 La naturaleza de los servicios de aseguramiento proporcionados a la organización debe estar definida en el estatuto de auditoría. Si los servicios de aseguramiento fueran proporcionados a terceros ajenos a la organización, la naturaleza de esos servicios también deberá estar definida en el estatuto. 1000.C1 La naturaleza de los servicios de consultoría debe estar definida en el estatuto de auditoría. 1100 Independencia y Objetividad La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. 1110 Independencia de la Organización El director ejecutivo de auditoría debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro de la organización que permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus responsabilidades. 1110. A1 La actividad de auditoría interna debe estar libre de injerencias al determinar el alcance de auditoría interna, al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados. 1120 Objetividad Individual Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar conflictos de intereses.

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1130 Impedimentos a la Independencia u Objetividad Si la independencia u objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento. 1130.A1 Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que hay impedimento de objetividad si un auditor interno provee servicios de aseguramiento para una actividad de la cual el mismo haya tenido responsabilidades en el año inmediato anterior. 1130.A2 Los trabajos de aseguramiento para funciones por las cuales el director ejecutivo de auditoría tiene responsabilidades deben ser supervisadas por alguien fuera de la actividad de auditoría interna. 1130. C1 Los auditores internos pueden proporcionar servicios de consultoría relacionados a operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables. 1130. C2 Si los auditores internos tuvieran impedimentos potenciales a la independencia u objetividad relacionados con la proposición de servicios de consultoría, deberá declararse esta situación al cliente antes de aceptar el trabajo. 1200 Pericia y Debido Cuidado Profesional Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional. 1210 Pericia Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La actividad de auditoría interna, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. 1210. A1 - El director ejecutivo de auditoría debe obtener asesoramiento competente y asistencia si el personal de auditoría interna carece de los conocimientos, las aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo. 1210. A2 El auditor interno debe tener suficientes conocimientos para identificar los indicadores de fraude, pero no es de esperar que tenga

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conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la detección e investigación del fraude. 1210. A3 Los auditores internos deben tener conocimiento de los riesgos y controles clave en tecnología informática y de las técnicas de auditoría disponibles basadas en tecnología que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Sin embargo, no se espera que todos los auditores internos tengan la experiencia de aquel auditor interno cuya responsabilidad fundamental es la auditoría de tecnología informática. 1210.C1 El director ejecutivo de auditoría no debe aceptar un servicio de consultoría, o bien debe obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de que el personal de auditoría carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para desempeñar la totalidad o parte del trabajo. 1220 Debido Cuidado Profesional Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la pericia que se esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El debido cuidado profesional no implica infalibilidad. 1220. A1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar:

El alcance necesario para cumplir los objetivos del trabajo. La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a

los cuales se aplican procedimientos de aseguramiento. La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos.

El costo de aseguramiento en relación con los potenciales beneficios.

1220. A2 Al ejercer el debido cuidado profesional el auditor interno debe considerar la utilización de herramientas de auditoría asistida por computador y otras técnicas de análisis de datos. 1220. A3 - El auditor interno debe estar alerta a los riesgos materiales que pudieran afectar los objetivos, las operaciones o los recursos. Sin embargo, los procedimientos de aseguramiento por sí solos, incluso cuando se llevan a cabo con el debido cuidado profesional, no garantizan que todos los riesgos materiales sean identificados.

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1220. C1 El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional durante un trabajo de consultoría, teniendo en cuenta lo siguiente:

Las necesidades y expectativas de los clientes, incluyendo la naturaleza, oportunidad y comunicación de los resultados del trabajo.

La complejidad relativa y la extensión de la tarea necesaria para cumplir los objetivos del trabajo.

El costo del trabajo de consultoría en relación con los beneficios potenciales. 1230 Desarrollo Profesional Continuo Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua. 1300 Programa de Aseguramiento de Calidad y Cumplimiento El director ejecutivo de auditoría debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada, para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización y a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas y el Código de Ética. 1310 Evaluaciones del Programa de Calidad La actividad de auditoría interna debe adoptar un proceso para supervisar y evaluar la eficacia general del programa de calidad. Este proceso debe incluir tanto evaluaciones internas como externas. 1311 Evaluaciones Internas Las evaluaciones internas deben incluir: Revisiones continúas del desempeño de la actividad de auditoría interna, y revisiones periódicas mediante auto evaluación o mediante otras personas dentro de la organización, con conocimiento de las prácticas de auditoría interna y de las Normas.

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1312 Evaluaciones Externas Deben realizarse evaluaciones externas, tales como revisiones de aseguramiento de calidad, al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización. 1320 Reporte sobre el Programa de Calidad El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los resultados de las evaluaciones externas al Consejo. 1330 Utilización de Realizado de Acuerdo con las Normas Se anima a los auditores internos a informar que sus actividades son "realizadas de acuerdo con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna". Sin embargo, los auditores internos podrán utilizar esta declaración sólo si las evaluaciones del programa de mejoramiento de calidad demuestran que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas. 1340 Declaración de Incumplimiento Si bien la actividad de auditoría interna debe lograr el cumplimiento total de las Normas y los auditores internos deben lograr el cumplimiento total del Código de Ética, puede haber casos en los cuales no se logre el cumplimiento total. Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la actividad de auditoría interna, debe declararse esta situación a la dirección superior y al Consejo. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO 2000 Administración de la Actividad de Auditoría Interna El director ejecutivo de auditoría debe gestionar efectivamente la actividad de auditoría interna para asegurar que añada valor a la organización. 2010 Planificación El director ejecutivo de auditoría debe establecer planes basados en los riesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dichos planes deberán ser consistentes con las metas de la organización.

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2010. A1 - El plan de trabajo de la actividad de auditoría interna debe estar basado en una evaluación de riesgos, realizada al menos anualmente. En este proceso deben tenerse en cuenta los comentarios de la alta dirección y del Consejo. 2010. C1 El director ejecutivo de auditoría debe considerar la aceptación de trabajos de consultoría que le sean propuestos, basado en el potencial del trabajo para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor, y mejorar las operaciones de la organización. Aquellos trabajos que hayan sido aceptados deben ser incluidos en el plan. 2020 Comunicación y Aprobación El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, a la alta dirección y al Consejo para la adecuada revisión y aprobación. El director ejecutivo de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos. 2030 Administración de Recursos El director ejecutivo de auditoría debe asegurar que los recursos de auditoría interna sean adecuados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan aprobado. 2040 Políticas y Procedimientos El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoría interna. 2050 Coordinación El director ejecutivo de auditoría debe compartir información y coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de aseguramiento y servicios de consultoría relevantes para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos. 2060 Informe al Consejo y a la Dirección Superior El director ejecutivo de auditoría debe informar periódicamente al Consejo y a la alta dirección sobre la actividad de auditoría interna en lo referido a propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño de su plan. El informe también debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de

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control, cuestiones de gobierno corporativo y otras cuestiones necesarias o requeridas por el Consejo y la alta dirección. 2100 Naturaleza del Trabajo La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado. 2110 Gestión de Riesgos La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribución a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control. 2110. A1 - La actividad de auditoría interna debe supervisar y evaluar la eficacia del sistema de gestión de riesgos de la organización. 2110. A2.- La actividad de auditoría interna debe evaluar las exposiciones al riesgo referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización, con relación a lo siguiente:

Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, Eficacia y eficiencia de las operaciones, Protección de activos, y Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.

2110. C1 Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben considerar el riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos significativos. 2110. C2 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización. 2120 Control La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua. 2120. A1 - Basada en los resultados de la evaluación de riesgos, la actividad de auditoría interna debe evaluar la adecuación y eficacia de los

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controles que comprenden el gobierno, las operaciones y los sistemas de información de la organización. Esto debe incluir lo siguiente:

Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, Eficacia y eficiencia de las operaciones, Protección de activos, y Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.

2120. A2 - Los auditores internos deben cerciorarse del alcance de los objetivos y metas operativos y de programas que hayan sido establecidos y de que sean consistentes con aquellos de la organización. 2120. A3 - Los auditores internos deben revisar las operaciones y programas para cerciorarse de que los resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos, y de que las operaciones y programas estén siendo implantados o desempeñados tal como fueron planeados. 2120. A4 Se requiere criterio adecuado para evaluar controles. Los auditores internos deben cerciorarse del alcance hasta el cual la dirección ha establecido criterios adecuados para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos. Si fuera apropiado, los auditores internos deben utilizar dichos criterios en su evaluación. Si no fuera apropiado, los auditores internos deben trabajar con la dirección para desarrollar criterios de evaluación adecuados. 2120. C1 Durante los trabajos de consultoría, los auditores internos deben considerar los controles compatibles con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de debilidades de control significativas. 2120. C2 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los controles obtenidos de los trabajos de consultoría en el proceso de identificación y evaluación de las exposiciones de riesgo significativas en la organización. 2130 Gobierno La actividad de auditoría interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno en el cumplimiento de los siguientes objetivos:

Promover la ética y los valores apropiados dentro de la organización.

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Asegurar la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño de la organización.

Comunicar eficazmente la información de riesgo y control a las áreas adecuadas de la organización.

Coordinar eficazmente las actividades y la información de comunicación entre el Consejo de Administración, los auditores internos y externos y la dirección.

2130. A1 La actividad de auditoría interna debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética. 2130. C1 Los objetivos de los trabajos de consultoría deben ser compatibles con los valores y las metas generales de la organización. 2200 Planificación del Trabajo Los auditores internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos. 2201 Consideraciones sobre Planificación Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar:

Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño.

Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable.

La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un cuadro o modelo de control relevante.

Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad.

2201.A1 Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organización, los auditores internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los objetivos, el alcance, las responsabilidades correspondientes y otras expectativas, incluyendo las restricciones a la distribución de los resultados del trabajo y el acceso a los registros del mismo.

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2201. C1 Los auditores internos deben establecer un entendimiento con los clientes de trabajos de consultoría, referido a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas, y demás expectativas de los clientes. En el caso de trabajos significativos, este entendimiento debe estar documentado. 2210 Objetivos del Trabajo Deben establecerse objetivos para cada trabajo. 2210. A1 Los auditores internos deben realizar una evaluación preliminar de los riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión. Los objetivos del trabajo deben reflejar los resultados de esta evaluación. 2210. A2 - El auditor interno debe considerar la probabilidad de errores, irregularidades, incumplimientos y otras exposiciones materiales al desarrollar los objetivos del trabajo. 2210. C1 Los objetivos de los trabajos de consultoría deben considerar los procesos de riesgo, control y gobierno, hasta el grado de extensión acordado con el cliente. 2220 Alcance del Trabajo El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo. 2220. A1 - El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros. 2220. A2 Si durante la realización de un trabajo de aseguramiento surgen oportunidades de realizar trabajos de consultoría significativos, deberá lograrse un acuerdo escrito específico en cuanto a los objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y otras expectativas. Los resultados del trabajo de consultoría deben ser comunicados de acuerdo con las normas de consultoría. 2220. C1 Al desempeñar trabajos de consultoría, los auditores internos deben asegurar que el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos acordados. Si los auditores internos encontraran restricciones al alcance durante el trabajo, estas restricciones deberán tratarse con el cliente para determinar si se continúa con el trabajo.

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2230 Asignación de Recursos para el Trabajo Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles. 2240 Programa de Trabajo Los auditores internos deben preparar programas que cumplan con los objetivos del trabajo. Estos programas de trabajo deben estar registrados. 2240. A1 - Los programas de trabajo deben establecer los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar información durante la tarea. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente. 2240. C1.- Los programas de trabajo de los servicios de consultoría pueden variar en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo. 2300 Desempeño del Trabajo Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. 2310 Identificación de la Información Los auditores internos deben identificar información suficiente, confiable, relevante y útil de manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo. 2320 Análisis y Evaluación Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones. 2330 Registro de la Información Los auditores internos deben registrar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo. 2330. A1 - El director ejecutivo de auditoría debe controlar el acceso a los registros del trabajo. El director ejecutivo de auditoría debe obtener aprobación de la dirección superior o de consejeros legales antes de dar a conocer tales registros a terceros, según corresponda.

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2330. A2 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer requisitos de custodia para los registros del trabajo. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u otros requerimientos. 2330. C1 El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas sobre la custodia y retención de los registros del trabajo, y sobre la posibilidad de darlos a conocer a terceras partes, internas o externas. Estas políticas deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación pertinente u otros requerimientos sobre este tema. 2340 Supervisión del Trabajo Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo, y el desarrollo profesional del personal. 2400 Comunicación de Resultados Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo. 2410 Criterios para la Comunicación Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción. 2410. A1 - La comunicación final de los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la opinión general y/o conclusiones del auditor interno. 2410. A2 Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo cuando se observa un desempeño satisfactorio. 2410. A3 Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la organización, la comunicación debe incluir las limitaciones a la distribución y uso de los resultados. 2410. C1 Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultoría variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.

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2420 Calidad de la Comunicación Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. 2421 - Errores y Omisiones Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos, el director ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las partes que recibieron la comunicación original. 2430 Declaración de Incumplimiento con las Normas Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea específica, la comunicación de los resultados debe exponer:

Las Normas con las cuales no se cumplió totalmente, Las razones del incumplimiento, y El impacto del incumplimiento en la tarea.

2440 Difusión de Resultados El director ejecutivo de auditoría debe difundir los resultados a las partes apropiadas. 2440. A1 - El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración. 2440. A2 A menos de que exista obligación legal, estatutaria o de regulaciones en contrario, antes de enviar los resultados a partes ajenas a la organización, el director ejecutivo de auditoría debe:

Evaluar el riesgo potencial para la organización. Consultar con la alta dirección y/o el consejero legal, según corresponda.

Controlar la difusión, restringiendo la utilización de los resultados. 2440. C1 El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultoría a los clientes. 2440. C2 Durante los trabajos de consultoría pueden ser identificadas cuestiones referidas a gestión de riesgo, control y gobierno. En el caso de que estas cuestiones sean significativas, deberán ser comunicadas a la dirección superior y al Consejo.

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2500 Supervisión del Progreso El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para supervisar la disposición de los resultados comunicados a la dirección. 2500.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento, para supervisar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas o que la dirección superior ha aceptado el riesgo de no tomar acción. 2500.C1 La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con el cliente. 2600 Decisión de Aceptación de los Riesgos por la Dirección Cuando el director ejecutivo de auditoría considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la organización, debe discutir esta cuestión con la alta dirección. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el director ejecutivo de auditoría y la alta dirección deben informar esta situación al Consejo para su resolución.

1.10. MANEJO DEL RECURSO HUMANO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.

Para el cumplimiento de sus funciones la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, ha sido establecida de la siguiente manera: 1.10.1. Ubicación orgánica A efectos de salvaguardar su independencia y de acuerdo al Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q, el mismo que fue aprobado por el Directorio en sesión del 19 de diciembre del 2001, cuya acta fue conocida y aprobada en sesión del 28 de enero del 2002, esta unidad se encuentra considerada en el nivel asesor al Directorio de la Empresa. 1.10.2. Dependencia La Unidad de Auditoría Interna depende orgánicamente del Directorio, administrativamente de la Gerencia General y técnicamente de la

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Contraloría General del Estado, por tanto la Empresa garantiza a la Auditoría Interna, en todo momento, el eficaz cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos para el debido desempeño de las funciones específicas:

1. Razonable delegación de autoridad por el Directorio de la EMAAP-Q, al amparo de lo dispuesto en leyes y reglamentos, para lo cual anualmente dispondrá de un estatuto básico.

2. Respaldo integral del Directorio de la Empresa y de la Gerencia General.

3. Adecuada y suficiente dotación de personal calificado e idóneo. 1.10.3. Nombramiento del personal de la unidad De acuerdo al Art.190 de la Codificación a la Ley Orgánica de Régimen Municipal, emitida el 05 de diciembre de 2005, el Auditor Interno será nombrado por el Contralor General del Estado y debe reunir los requisitos establecidos en las disposiciones legales vigentes. Los supervisores, auditores y el personal administrativo serán nombrados por el Gerente General, previa solicitud presentada por el Auditor Interno y su remoción estará sujeta a la Reglamentación pertinente. La Gerencia Administrativa coordinará las labores de selección y reclutamiento de acuerdo al mecanismo establecido para el efecto.

1.10.4. Cualidades del personal de Auditoría Interna

. Idoneidad Es el conjunto de habilidades y destrezas personales que reúne el auditor para efectuar su trabajo en forma adecuada. • Objetividad

1. Se orientará sus actividades hacia la evaluación imparcial de los hechos reales, evitando en todo momento entrar en el campo de la especulación, suposición u opinión subjetiva.

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2. Los Auditores Internos, emitirán sus informes con total independencia de criterio por lo que nada ni nadie deberá influir, directa o indirectamente, en su apreciación objetiva de los resultados, ni en las conclusiones y recomendaciones resultantes de su labor.

3. Los Auditores Internos tendrán la habilidad necesaria para analizar y

evaluar cada acto, proceso u operación, con el fin de contribuir al éxito de la Empresa.

4. En el ejercicio de sus funciones, los auditores internos analizarán cada

proceso en forma coordinada con la organización y el funcionamiento de la Empresa.

5. Los auditores internos mantendrán un enfoque pro-activo en sus

labores, poniendo énfasis en la formulación de recomendaciones con alto valor agregado para mejorar los procesos que conforman el sistema orgánico-funcional de la Empresa, minimizando su papel de crítico y motivador de sanciones por las desviaciones encontradas.

• Independencia

1. Los Auditores Internos mostrarán lealtad a la entidad, en todo lo

relacionado a sus actividades y mantendrán la independencia que asegure la imparcialidad del informe.

2. Los Auditores Internos de la EMAAP-Q, no participarán en labores de

auditoría de acuerdo a lo prescrito en la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental AG-06.

3. Los Auditores Internos de la EMAAP-Q, pondrán en conocimiento del

Jefe de la Unidad, cualquier situación en la que exista o pueda inferirse un conflicto de intereses derivados de las condiciones anotadas anteriormente, en tales circunstancias se procederá a separar del equipo de trabajo al o a los auditores involucrados, con el objeto de defender la objetividad e independencia del auditor.

4. Si por orden directa del Directorio o un representante del mismo

debidamente autorizado, se dispone un trabajo ajeno a las funciones de Auditoría que impliquen, inclusive, una actividad de operación directa, y que pueda inferirse como funciones incompatibles de auditoría, bajo ninguna circunstancia este auditor o auditores que actuaron en la forma

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antes mencionada, podrán efectuar un examen a las operaciones realizadas por ellos.

5. El personal de la Unidad de Auditoría Interna no intervendrá en las

actividades de operación administrativa, financiera y ambiental en cumplimiento del Art. 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

6. El hecho de que la Auditoría Interna formula recomendaciones en las

que se sugieran procedimientos diseñados por su personal, no afectará adversamente la evaluación posterior de los mismos. La implantación de procedimientos en los procesos administrativos, financieros, ambientales y de obras, no es función de Auditoría, y en todo momento el auditor evitará hacerlos.

1.10.5. Conocimientos, habilidades y disciplina Corresponde al Auditor Interno seleccionar adecuadamente su personal, para cumplir con los objetivos propuestos en las Auditorías y Exámenes para que produzcan los mejores resultados para la Empresa. Los auditores deben poseer los conocimientos y características especiales para efectuar la Auditoría en la EMAAP-Q, como: • Tener identificación plena con los objetivos primarios de la Empresa

planteados en el Plan Estratégico. • Sentido integral de la Auditoría Interna y de los propósitos de su

aplicación en la Empresa. • Conocimiento del Sistema Contable de la Empresa y sus normas

generales de operación. • Conocimiento de los sistemas informáticos, administrativos, operativos y

de apoyo de la Empresa. • Dignidad profesional • Moralidad intachable • Elevado concepto de la responsabilidad y disciplina • Discreción y reserva • Valor para informar honestamente la verdad sin reservas, en cualquier

circunstancia • Organización personal • Uniformidad en sus métodos de trabajo

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• Capacidad para razonar con lógica • Habilidad para el análisis • Objetividad y concisión en sus juicios e informes • Aptitud pro-activa • Precisión y exactitud en los detalles • Agilidad mental para describir errores • Facilidad de expresión oral y escrita • Iniciativa personal • Espíritu de superación • Tacto y cortesía en sus relaciones con los funcionarios y empleados de la

Empresa y personas que de una u otra manera tienen relación con la dependencia auditada.

• Sentido de puntualidad • Entusiasmo por su labor • Esmero en su apariencia personal • Mantener una relación fortalecida con sus compañeros de la Unidad 1.10.6. Cumplimiento de normas de conducta El personal de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, está obligado a observar estrictamente a más del presente marco normativo el código de ética del servidor municipal del Distrito Metropolitano de Quito, por tanto: 1. Velarán por los intereses fundamentales de la Empresa, con el mismo celo

y diligencia que lo harían en su lugar los funcionarios de máxima jerarquía de la Entidad.

2. Deberán ser honestos y objetivos al llevar a cabo sus deberes y

responsabilidades. Deberán actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular.

3. No deberán aceptar ningún dinero, regalo u otro beneficio de la

dependencia sujeta a examen, sus servidores o terceros. 4. Cumplirán su trabajo profesional y administrativo con el mayor celo y

diligencia, la debida oportunidad y al menor costo posible.

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5. No dedicarán el tiempo de su jornada de trabajo, ha realizar otro tipo de ocupaciones, negocios o actividades políticas.

6. Deberán guardar con reserva y utilizar con prudencia la información

obtenida durante el ejercicio de sus funciones. 7. Estarán obligados a informar honestamente la verdad, sin reservas, sobre

los resultados que obtuvieren al cumplir cualquier misión oficial para los que fueren designados.

8. Mantendrán constante comunicación con los servidores del área

examinada, dándoles oportunidad para presentar pruebas documentadas así como la información verbal pertinente; ello asegurará las conclusiones resultantes de la Auditoría y procurará la aplicación adecuada de las recomendaciones.

1.10.7. Relaciones humanas y comunicaciones

Los Auditores Internos por la naturaleza de sus labores, deberán observar una conducta ejemplar:

Mantendrán cordiales relaciones con el personal auditado con la debida independencia.

Tratarán con tino y cortesía a los servidores de la Empresa en cualquier nivel que estos se encuentren.

Mantendrán su presencia ética en todo momento, evitando actuaciones que pongan en duda su integridad social, personal y económica.

Supervisor Tareas 1. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de auditoría. 2. Revisar y aprobar el programa de auditoría elaborado por el Jefe de

Equipo. 3. Supervisar y evaluar las labores de los equipos de auditoría a través de

visitas frecuentes a las áreas o dependencias en donde se efectúa la Auditoría.

4. Revisar los papeles de trabajo elaborados por el personal de Auditoría. 5. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y más disposiciones

dictadas por la Empresa y la Contraloría General del Estado. 6. Vigilar el cumplimiento del código de ética profesional

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7. Determinar si el alcance y las evidencias obtenidas son suficientes para respaldar las conclusiones y recomendaciones.

8. Informar sobre el desarrollo del trabajo al Auditor Interno 9. Revisar hojas de apuntes de los hallazgos importantes. 10. Revisar el borrador del informe. 11. Asistir a los auditores, sobre técnicas y procedimientos en la ejecución de

la auditoría. 12. Dirigir y evaluar a los Auditores en el desarrollo de los trabajos. 13. Propiciar el desarrollo profesional de los Auditores y los Auxiliares. 14. Colaborar con el Centro de Capacitación de la Empresa en los programas

de desarrollo profesional. 15. Evaluar y opinar sobre los informes de Auditoría realizados tanto en la

Institución así como por las firmas privadas. 16. Coordinar con los funcionarios del área o dependencia bajo examen

durante el desarrollo de la auditoría. 17. Revisar las actividades diarias de los auditores.

Jefe de Equipo de Auditoría 1. Preparar y poner a consideración del Auditor Supervisor la planificación

preliminar y específica de la auditoría de gestión o examen especial a realizarse.

2. Dirigir y evaluar el equipo de auditoría durante el trabajo en el campo. 3. Distribuir entre los miembros del equipo el trabajo a efectuarse, según el

programa de auditoría originalmente aprobado. 4. Determinar con el Auditor Supervisor modificaciones en la planificación

preliminar y específica de la auditoría de gestión o examen especial. 5. Evaluar si la evidencia obtenida por los miembros del equipo es suficiente,

competente y pertinente para respaldar las conclusiones. 6. Preparar los informes como resultado de la planificación preliminar y

específica. 7. Preparar hojas de apuntes sobre los hallazgos obtenidos 8. Considerar procedimientos que de acuerdo a las circunstancias sean

necesarios 9. Preparar el borrador del informe que tenga conclusiones y

recomendaciones 10. Preparar la convocatoria a la conferencia final 11. Preparar el informe definitivo para la Contraloría General del Estado.

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12. Registrar las actividades diarias en el Sistema de Control de Trabajo de Auditoría Interna

Auditor Operativo Tareas 1. Formar parte de un equipo de auditoría 2. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de auditoría. 3. Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, durante el examen y

elaborar los papeles de trabajo. 4. Realizar pruebas sustantivas y revisiones de las actividades y

procedimientos realizados. 5. Evaluar Indicadores de gestión 6. Informar al jefe de equipo, sobre el desenvolvimiento de sus labores

durante el proceso de auditoría. 7. Sugerir al jefe de equipo cambio en los planes y programas de trabajo. 8. Participar en la observación de la toma de inventarios y la inspección de

activos fijos. Auxiliar Tareas 1. Formar parte de un equipo de Auditoría. 2. Colaborar en la elaboración del Plan Anual de auditoría. 3. Participar en exámenes especiales, obtener evidencia suficiente y

competente y pertinente, elaborar los papeles de trabajo y mantener información sobre el cumplimiento de programas.

4. Examinar los documentos que respaldan las operaciones registradas determinando su veracidad, corrección y legalidad.

5. Aplicar pruebas de cumplimiento en las operaciones y actividades examinadas

6. Registrar las actividades diarias en el Sistema de Control de Trabajo de Auditoría Interna

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CAPITULO II CONTROL INTERNO

2.1. CONCEPTOS Y ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

2.1.1. Concepto

De acuerdo al Art.9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado sobre concepto y elementos del control interno se define: El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para enfrentarlos. El sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y, la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. 2.1.2. Método COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras) Un método que se viene aplicando en la evaluación de control interno, mediante el cual, el funcionario pasa de responsable a ser actor de las mejoras en los Sistemas de Control, constituye un modelo completo de

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evaluación de todos los elementos de Control de las operaciones de una Institución. 2.1.3. Evaluación de Control Interno Enfoque Coso En la actualidad es preocupación de los organismos y entidades tanto del sector público como el privado reforzar los controles internos para evitar los actos de corrupción y fraude. Por ello se ha efectuado un importante y profundo estudio sobre el control interno denominado Informe COSO. Este estudio trata de las necesidades y las expectativas de los directores de empresa y otros interesados. Por lo que busca: • Establecer una definición común del control interno que responda a las

necesidades de las distintas partes. • Facilitar un modelo, sobre la base del cual las empresas y otras

entidades grandes o pequeñas, públicas o privadas y lucrativas o no, puedan evaluar sus sistemas de control y decidir como mejorarlos.

Las herramientas de evaluación que utiliza el método COSO son las siguientes: • Un conjunto de modelos de formularios organizados por componentes

del control interno, junto con otros para facilitar la recopilación de resultados, con el fin de realizar una evaluación global.

• Un manual de referencia diseñado para ayudar al evaluador a cumplir con la “Hoja de Evaluación del Riesgo y Actividades de Control”.

2.1.4. La norma PAG.-07 evaluación del control interno,

establece: El auditor gubernamental obtendrá la comprensión suficiente de la base legal, planes y organización, así como de los sistemas de trabajo e información manuales y computarizada, y establece el grado de confiabilidad del control interno de la unidad administrativa a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados de dicha evaluación para conocimiento de la administración de la unidad administrativa. El auditor evalúa la organización y los sistemas que se encuentren en funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio comprende las funciones del personal vinculado con las áreas específicas a evaluar;

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así como si los informes financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de gestión y de control. El estudio y evaluación del control interno se realizan a base del objetivo general de la auditoría y los objetivos específicos del examen, como se describe a continuación:

a) En la auditoría financiera y exámenes especiales se evaluarán los controles establecidos para proteger los recursos y la integridad de la información financiera; y,

b) En la auditoría de gestión se evalúan los sistemas y procedimientos

vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y económica, a fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.

El auditor obtiene evidencia acerca de la efectividad de los controles internos para:

a) Formarse una opinión acerca de la efectividad de los controles internos al término del período auditado. Y

b) Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento

durante el período auditado. El auditor emitirá el informe sobre la evaluación del control interno durante la ejecución de la auditoría, a fin de permitir la aplicación inmediata de las recomendaciones y la evaluación directa de su cumplimiento. La información y resultados que se obtengan en esta etapa, permite estructurar la matriz del riesgo de las áreas que definen el alcance de las pruebas a realizar. El auditor al evaluar el control interno, toma en consideración los componentes de este como: • Ambiente de Control Interno • Evaluación de Riesgo • Actividades de Control • Sistemas de Información y Comunicación • Actividades de Monitoreo o Supervisión. Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.

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2.1.5. Significado de los componentes de control interno 120 - 01 TITULO: AMBIENTE DE CONTROL

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:

Integridad y valores éticos Compromiso de competencia profesional Comité de auditoría Filosofía de dirección y estilo de gestión Estructura Organizativa Asignación de autoridad y responsabilidad; y, Políticas y prácticas de recursos humanos

120 - 02 TITULO: EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE CONTROL El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, así como con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de auto evaluación que practica la Dirección, será verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente,

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ejecutados, en las distintas áreas y niveles de la organización. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados; Identificación de los riesgos internos y externos; Gestión del cambio; y, Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.

120-03 TITULO: ACTIVIDADES DE CONTROL Se refiere a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Permiten la protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:

Tipo de actividades de control; Integración de las actividades de control con la evaluación de

riesgos; Controles sobre los sistemas de información; Necesidades específicas; y, Evaluación.

120-04 TITULO: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. La calidad y oportunidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. En el sector público el sistema integrado de información financiera se sustentará en una base de datos central y única, cuyo soporte será la informática y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad y deuda pública. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño. Los factores que conforman el sistema de información y comunicación son:

Estrategias y sistemas integrados de información. La calidad y oportunidad de la información.

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Comunicación e información interna. Comunicación e información externa. Medios de comunicación. Evaluación.

120 - 05 TITULO: ACTIVIDADES DE MONITOREO Y/O SUPERVISIÓN Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles o insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en el presente, no sólo en el pasado. De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades. Mediante la combinación de ambas modalidades. Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisión son:

Actividades de supervisión continua Evaluaciones puntuales; Comunicación de eficiencias; y, Evaluaciones

2.1.6. Herramientas de evaluación de los componentes de

control interno 2.1.6.1. Ambiente de Control Para evaluar el Ambiente de Control se deberá considerar los siguientes factores: Integridad y valores éticos.- El Auditor verificará que la máxima autoridad haya trasmitido a los empleados y funcionarios de la EMAAP-Q el mensaje sobre la obligatoriedad de mantener la integridad y valores éticos en todas sus actividades profesionales y personales y si el personal lo esta cumpliendo.

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Compromiso de competencia profesional.- El Auditor verificará que la máxima autoridad haya especificado el nivel de competencia profesional requerido para la realización de trabajos concretos, que permita la ejecución adecuada de los mismos. Comité de Auditoría.- La máxima autoridad de la EMAAP-Q, conformará un Comité de Auditoría cuya función principal será la de evaluar la gestión de la unidad de auditoría, determinando la eficiencia y oportunidad de sus informes, así como su calidad. La filosofía de la EMAAP-Q y el estilo de gestión.- Se verificará si existe la adecuada interacción entre la máxima autoridad y las diferentes dependencias y áreas de la EMAAP-Q que permita el cumplimiento de los objetivos institucionales. Estructura Organizativa.- Se verificará que exista una adecuada estructura organizativa que permita mantener canales adecuados de comunicación y flujo de información para lograr el control efectivo de las actividades de la EMAAP-Q Asignación de autoridad y responsabilidad.- Se analizará la estructura y dentro de ella se verificará que exista una adecuada asignación de responsabilidades, delegación de autoridad y establecimiento de políticas, que permita el seguimiento de los objetivos, actividades y funciones. Políticas y prácticas en materia de recursos humanos.- Se verificará que se hayan determinado políticas de calidad para el reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo del recurso humano, que permitan llevar a cabo los planes de la EMAAP-Q. 2.1.6.2. Riesgos de control El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, así como con la elaboración de estados

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financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de auto evaluación que practica la Dirección, será verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas y niveles de la organización. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: - Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados (Planificación

estratégica y operativa); - Identificación de los riesgos internos y externos; - Gestión del cambio; y, - Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio. La evaluación de los riesgos de control deberá considerar los siguientes factores: Objetivos generales de la EMAAP-Q.- Se verificará que la máxima autoridad haya establecido los objetivos generales de la EMAAP-Q, que incluyan los planes estratégicos y operativos para su cumplimiento. Riesgos internos y externos.- Se efectuará un análisis de los riesgos internos y externos relevantes en cada uno de los procesos y se proporcionará una base confiable para el tratamiento de los mismos. Gestión de Cambio.- Verificar que en la EMAAP-Q existan los mecanismos para adaptarse a los cambios económicos, tecnológicos y legales que se produzcan por el desarrollo de la Empresa.

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2.1.6.3. Actividades de control Se refiere a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Permiten la protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son: - Tipo de actividades de control (Orgánico funcional, instructivos,

reglamentos internos y externos, leyes, disposiciones legales, etc); - Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos; - Controles sobre los sistemas de información: - Necesidades específicas; y, - Evaluación Tipos de actividades de control.- Se verificará que el personal de todos los niveles de la EMAAP-Q cumpla con las actividades de control asignadas. Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos Se tendrá en cuenta si las actividades de control están relacionadas con el proceso de evaluación de los riesgos y si son apropiadas para asegurar que las directrices emitidas por la máxima autoridad se cumplan. Controles sobre los sistemas de información.- Se verificará que todos los sistemas de información, ya sea de naturaleza financiera, operativa, reglamentaria, administrativa, estén debidamente controlados. Necesidades específicas.- Para evaluar este componente se considerará la particularidad de la EMAAP-Q con respecto a sus objetivos, jerarquía, estructura y estrategias, así como también las ideas que sobre el control interno tengan sus servidores.

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2.1.6.4. Información y Comunicación Se considerarán los siguientes factores: • Información • Comunicación • Estrategias y sistemas integrados • Calidad y oportunidad de la información • Comunicación e información interna • Comunicación e información externa • Medios de comunicación El Auditor verificará que los sistemas de información y comunicación sean los adecuados a las necesidades de la EMAAP-Q, como también que su integridad, oportunidad y suficiencia, permitan cumplir al personal sus responsabilidades. 2.1.6.5. Actividades de monitoreo y/o supervisión Se considerarán los siguientes factores: Supervisión continua.- Se analizará hasta que punto el personal que ejerce supervisión sobre el desarrollo de las actividades normales, deja evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente. Evaluaciones puntuales.- Se verificará que todo el personal involucrado en los procesos efectúe evaluaciones sobre la eficacia del sistema, con la frecuencia y alcance que lo determine la evaluación de los riesgos y de los procedimientos de supervisión continua. Comunicación de las deficiencias de control interno.- Se verificará que las deficiencias de control interno sean comunicadas oportunamente a los niveles superiores correspondientes, para la adecuada toma de decisiones sobre medidas correctivas. 2.2. LA NORMA P.A.G - 08 MEMORANDO DE PLANEAMIENTO

DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL ESTABLECE:

El Memorando de Planeamiento, resume las decisiones más significativas del proceso de planeamiento de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías anteriores y actuales y

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aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada.

El auditor limitará la información que sea necesaria para formular el Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general de la auditoría.

El memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultado del proceso de planeamiento de la auditoría, dentro del cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y alcance de la auditoría. 2.3. LA NORMA P.A.G.- 09 COMPRENSIÓN GLOBAL DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS ESTABLECE:

En la fase de planeamiento, los auditores por si mismos o con asistencia de los especialistas de los Sistemas de Información Computarizados (SIC's), determinarán si los controles relativos al ambiente de los Sistemas de Información Computarizado (SIC's), son efectivos considerados en la evaluación del control interno.

El objetivo y alcance globales de una auditoría no cambia en un ambiente SIC's, sin embargo el uso de una computadora para el proceso de la información cambia el procesamiento, almacenamiento y comunicación de la misma. 2.4. NORMAS DE CONTROL INTERNO Constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia, economía, ecología, ética y equidad. Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente. 2.4.1. Características de las Normas de Control Interno Deben ser concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los sistemas de contabilidad gubernamental, presupuesto,

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tesorería, endeudamiento público y con otras disposiciones relacionadas con el control interno institucional. – Compatibles con los principios de administración, las Normas de

Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado y la Normativa de Contabilidad Gubernamental emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas.

– Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico. – Flexibles, ya que permiten su adaptación y actualización periódica de

acuerdo con las circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.

2.4.2. Descripción de las Normas de Control Interno Mediante acuerdo N°20- CG/ R.O/ Sup 6 de 10 de octubre 2002, la Contraloría General del Estado expidió las Normas de Control Interno que serán aplicadas en las entidades y organismos del sector público, las mismas que describimos a continuación: 100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Este grupo de normas constituyen los criterios básicos para mantener un efectivo y eficiente control interno en las entidades del sector público. 110 Fundamentos del Control Interno Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos públicos y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado. 120 Componentes del Control Interno El control interno consta de cinco componentes relacionadas entre sí, los que funcionan de manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y están integrados en el proceso de dirección. 130 Herramientas de Evaluación de los Componentes de Control

Interno Se presentan cinco herramientas de evaluación, una para cada componente del cont6rol interno; sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.

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140 Normas Gerenciales de Control Interno Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organización comparten responsabilidades en materia de control interno. Sin embargo, la responsabilidad de su implantación recae en los niveles de dirección y de la máxima autoridad de una entidad. 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL 210 Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental Su finalidad es lograr la obtención de información financiera confiable y oportuna. Con estas normas se busca que la contabilidad integre las operaciones financieras, produciendo reportes y estados financieros apropiados. 220 Normas de Control Interno para Presupuesto Tienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. 230 Normas de Control Interno para Tesorería Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorería, con el fin de lograr seguridad y razonabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada entidad, evitando riesgos en la gestión. 240 Normas de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas

por Cobrar Sirven para obtener información actualizada que permitan realizar el cobro oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad. 250 Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y

Bienes de Larga Duración Tienen que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro, control, protección y conservación de los bienes de larga duración.

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260 Normas de Control Interno para Deuda Pública Se orientan especialmente a velar por la confiabilidad de la información que administra el endeudamiento público, procurando mantener un mejor conocimiento y comprensión de este tipo de operaciones. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS Se refieren a los mecanismos que se aplicarán para la correcta administración de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeño de las funciones encomendadas al personal. 400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS Con estas normas se busca promover la correcta utilización de los sistemas computarizados que procesan la información que generan las entidades. 500 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE

INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS Están relacionadas con la ejecución de obras públicas, tratan de regular las acciones de contratación, ejecución, recepción y liquidación de obras, así como el correspondiente control de las obras construidas por administración directa.

2.5. INSTRUCTIVO GENERAL PARA LA FORMULACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

2.5.1. Formato La Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q ha diseñado un formato para la evaluación de control interno. (Ver Anexo 1).

2.5.2. Preparación del cuestionario de control interno El formulario contiene la siguiente estructura:

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1.- El encabezado que incluya: • Nombre de la empresa • Nombre del formulario • Número del papel de trabajo que tenga el cuestionario • Nombre del examen • Período • Nombre del entrevistado • Fecha • Preparado por • Revisado por • Fecha

2.- Aplicación:

• La primera columna para el ordinal de las preguntas • La segunda columna que será la más amplia para el contenido de las

preguntas • La tercera columna se dividirá en tres espacios para las respuestas con

las abreviaturas SI, NO y NA • La cuarta columna será para expresar los comentarios u observaciones

respecto de las respuestas a las preguntas formuladas, y • La quinta columna es la que referencia al papel de trabajo que le vincula

con la pregunta 3.- Al pie de cada hoja de formulario se ubican dos casillas donde se

identificará quien elaboró el cuestionario y quien lo revisó, su firma y la fecha correspondiente.

En la elaboración del cuestionario, se debe tomar conocimiento general de la dependencia a ser examinada, mediante una visita previa 2.5.3. Formulación de las preguntas

1. Se formularán los objetivos de evaluación al inicio del cuestionario orientados sobre las bases de sustentación legal y de control para lo que se requerirán los conocimientos de la Constitución y Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q y más normatividad reglamentaria

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interna y externa y las que fueren modificadas o introducidas con posterioridad.

2. Deberá tenerse en consideración la secuencia y orden lógico de las

preguntas tomando en cuenta los componentes del método COSO y procedimientos de revisión para la evaluación del Control Interno, es decir que se orientarán las preguntas en el sentido concluyente cerrado para la obtención de un resultado de una rutina o de una operación.

3. Aún cuando las respuestas sean positivas, será menester su

comprobación posterior a los resultados obtenidos mediante las pruebas de verificación en el campo.

En el caso de que exista un mayor número de respuestas negativas se considerará que el control interno no es suficientemente sólido.

4. Tratamiento específico del cuestionario como base sólida y

fundamental para el inicio de la investigación de las desviaciones de cumplimiento administrativo, financiero, reglamentario, legal, contable, etc., a efectos de probables determinaciones de responsabilidad.

2.5.4. Fundamentos para la estructuración del cuestionario de

Control Interno 2.5.4.1. Base Legal Incluye disposiciones legales de la creación de la EMAAP-Q, Plan Estratégico y Operativo, cumplimiento reglamentario relacionado con otras dependencias o entidades y más normativa interna y externa. 2.5.4.2. Estructura Orgánica y Funcional Se considerará el Orgánico - Funcional vigente.

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Niveles directivos o de decisión

Se tomará conocimiento de los niveles directivos o de decisión, con los respectivos nombres, título del cargo, tipo de información y documentación que maneja y suscribe, tiempo de servicio en el cargo.

Relación departamental Se tomará conocimiento sobre los funcionarios que están a cargo de determinados departamentos o secciones con nombres, instrucción, capacitación, entre otros. Se identificará a los Funcionarios encargados de custodia, autorización, registro de bienes y las correspondientes fianzas que mantiene la Empresa.

Unidades de asesoría Se conocerá las unidades de asesoría, sus funciones y los respectivos componentes de esas Unidades con nombres. 2.5.4.3 Financiamiento de la empresa Se tomará conocimiento del financiamiento de la empresa, presupuestos, fondos rotativos, sistema de transferencias fijas, entre otros. En cuanto a presupuesto se considerará el cumplimiento del ciclo presupuestario. 2.5.5. Revisión y corrección del cuestionario de Control Interno El cuestionario de control interno una vez elaborado por el auditor será revisado por el supervisor asignado, el mismo que de acuerdo a las circunstancias podrá suprimir algunas preguntas por considerarlas innecesarias y/o repetitivas, y también incluir las otras que en acuerdo entre el Auditor y el Supervisor se consideren.

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2.5.6. Aplicación del Cuestionario de Control Interno El cuestionario de Control Interno se aplicará a los servidores vinculados que están encargados del cumplimiento de los procedimientos, actividades y controles establecidos. Obtendrá las respuestas a las preguntas planteadas en el cuestionario y catalogará la validez del mismo, determinándose por la tendencia de respuestas positivas o negativas debiendo considerar un posible control interno eficiente cuando la proporción de respuestas afirmativas sea mayor a las negativas, sin embargo, será necesario hacer las pruebas de cumplimiento respectivas. 2.5.7. Evaluación de Control Interno Consiste en la calificación de los diferentes elementos de control interno que han sido considerados en el cuestionario. Esta evaluación es el fundamento para la elaboración de los programas de auditoría. 2.5.7.1. Informe de evaluación Una vez que ha evaluado el control interno, el jefe de equipo prepara el informe de evaluación de control interno, el mismo que es revisado por el supervisor y el auditor interno previa a su suscripción para la entrega al Gerente del Área examinada.

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CAPITULO III

3.1. LA PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA AUDITORIA INTERNA

La norma P.A.G.- 02 Planificación de la Auditoría Gubernamental, establece: La planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes y a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencia necesaria aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad. Al planificar el trabajo de auditoria se tendrá en cuenta la finalidad del examen, el informe a emitir, las características del ente sujeto a control y las circunstancias particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación incluyen: • Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implica el

diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de la auditoría. El auditor debe identificar los elementos claves de la administración a fin de obtener un conocimiento general de la organización.

• Comprensión de los sistemas de información administrativa, financiera y

de control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o programa por examinar, ayudará al auditor a identificar las áreas significativas y de riesgo potencial.

El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son documentos a través de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y de las políticas establecidas para alcanzarlos.

• Riesgo e Importancia Relativa.- Implica que el auditor debe aplicar

procedimientos analíticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo potencial.

• Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el

auditor debe obtener un grado suficiente de comprensión de las

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actividades de la entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque del mismo.

• Coordinación, dirección, supervisión y revisión.- Implica revisar el

esfuerzo realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditoría para establecer su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditoría.

La estructura de los planes guardará armonía con los objetivos y lineamientos de la planificación institucional de auditoria que será aprobada por la máxima autoridad de control. La naturaleza y el alcance del planeamiento, pueden variar según el tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento, visión, fines, metas y objetivos institucionales y de las actividades que ejecuta. La planificación de cada auditoría comprenderá la planificación preliminar que facilite un enfoque general de la auditoría y de la planificación específica dirigida a obtener una programación completa e integral del examen.

3.1.1. Planificación Anual de la Auditoría Mediante acuerdo 019-CG RO/ Sup. 6 de octubre 10 del 2002, la Contraloría General del Estado, expidió las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector público. La norma PAG-01 Planificación Anual de la Auditoría, establece: La Contraloría General del Estado a través de las unidades de auditoría, planificarán las actividades anuales de control, aplicando criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y evaluarán periódicamente su ejecución. En el caso de las entidades que cuenten con Unidades de Auditoría Interna, la planificación se efectuará de acuerdo a las prioridades institucionales, en coordinación con la Contraloría General del Estado. Para lo que la Contraloría General del Estado anualmente entrega a las unidades de auditoría Interna las correspondientes guías y políticas para la elaboración del plan anual de control. Los planes de auditoría serán flexibles a fin de permitir los cambios que se consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de los planes anuales guardarán armonía con los objetivos y políticas institucionales que apruebe la Contraloría General del Estado.

70

La planificación elaborada por la Contraloría General del Estado, mantendrá la coordinación necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditoría interna, para evitar desperdicio de recursos y duplicación de esfuerzos. Las jefaturas de las unidades de auditoría serán responsables de cumplir el plan anual de cada unidad. Además debe prever un período para efectuar exámenes imprevistos, debidamente autorizados. La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de las instituciones del sector público, planificarán sus exámenes concentrando sus esfuerzos, principalmente, en medir la eficacia de la gestión, evaluar la eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos públicos y el aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados. El Plan Anual de Control será enviado a la Contraloría General del Estado para su aprobación así como también se pondrá en conocimiento del Directorio y Gerente General de la EMAAP-Q. 3.1.1.1 Proceso de la Planificación Anual de la auditoría

gubernamental

1. El Auditor Interno recibe de la Dirección de Coordinación de Auditorias Internas de la Contraloría General del Estado las Políticas para la Elaboración del Plan Anual de Control.

2. Mediante circular solicita a los Gerentes de Área, los aspectos

que deben ser considerados para exámenes especiales y auditorías.

3. El Auditor Interno y Supervisor determinan las actividades que

van a ser objeto de auditorias y exámenes especiales.

4. Elaboran el Plan Anual de Control, utilizando los formularios proporcionados por la Contraloría General del Estado.

5. El Supervisor coordina con las Direcciones de Auditoría de

Empresas y de Control de Obras Públicas de la Contraloría General del Estado y deja constancia de este hecho en una Acta de Coordinación.

6. El Plan Anual de Control es enviado a la Contraloría General del

Estado para su aprobación, hasta el 30 de septiembre de cada año.

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7. El Auditor Interno pone en conocimiento del Directorio y Gerente General de la EMAAP-Q, el Plan Anual de Control, máximo al 31 de diciembre de cada año.

El Auditor Interno y Supervisor observarán lo establecido en la norma P.A.G-01 relacionada con la PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA AUDITORIA.

La norma P.A.G.- 03 Designación del equipo de Auditoría se expresa así:

Según el plan de auditoría establecido por cada una de las unidades de control y una vez aprobado por la máxima autoridad, tanto de la Contraloría General del Estado como de las unidades de Auditoría Interna de las instituciones del Estado, designarán mediante orden de trabajo escrita a los auditores responsables que se encargarán de efectuar el examen correspondiente, designando al jefe de equipo, al auditor supervisor y a los auditores operativos. En la Orden de Trabajo se dejará constancia de:

• Fecha de emisión

• La identificación de la institución o unidad administrativa a ser examinada

• El objetivo general del examen

• El alcance o período a ser examinado

• El tiempo determinado para realizar el trabajo, incluido la elaboración del informe correspondiente

• Si es necesario alguna instrucción específica

• Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe correspondiente y de ser procedente el respectivo memorando de antecedentes.

• Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo si el caso lo amerita, como consecuencia de la planificación preliminar.

De acuerdo a una política establecida por la CGE se elaborará el memorando de antecedentes con o sin responsabilidades

3.1.1.2 Designación del equipo de auditoría El Auditor Interno designa a través de la Orden de trabajo al equipo de Auditoría.

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El Auditor Interno y el Supervisor sobre la base de su experiencia y la disponibilidad del personal conforman los equipos de trabajo tomando en consideración los siguientes factores:

1. Nivel jerárquico establecido en el Distributivo de Personal de la

EMAAP-Q; y/o. 2. Experiencia del personal en labores de auditoría

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CAPITULO IV

DESARROLLO DE LA AUDITORIA FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 4.1. LA P.A.G. 04 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DISPONE: El supervisor de campo y el jefe de equipo de la auditoría a ejecutar son las personas encargadas de obtener la suficiente información orientada a validar el enfoque del examen. La planificación preliminar se inicia con la orden de trabajo, se elaborará una guía para la visita previa, con la cual se obtendrá información relacionada con el área examinada. Se efectuará una evaluación del control interno a fin de determinar el enfoque del trabajo a realizar. La información obtenida de esta fase proporcionará entre otras: - Conocimiento del área, proyecto o programa a examinar y su naturaleza

jurídica - Misión, visión, metas y objetivos del área a examinar - Conocimiento de las actividades principales y planes - Informe de avance o progreso y las evaluaciones realizadas por la

propia entidad, al cumplimiento de los planes estratégicos y operativos - Identificación de las políticas y prácticas administrativas y financieras - Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia

de los sistemas informáticos - Conocimientos de asuntos de mayor importancia que oriente al auditor

en la elaboración de los programas que serán aplicados posteriormente - Identificación de las fuentes y montos de financiamiento de sus

operaciones - Identificación de los funcionarios principales - Conocimiento de los principales indicadores de gestión preparados por

la EMAAP-Q

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El producto de la planificación preliminar se concretará en un informe o reporte que será puesto a consideración del Auditor Interno, informe que permite validar el enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles de trabajo respectivo. La excepción para presentar el informe de planificación preliminar se aplicará al tratarse de áreas. Ello no impide de que se realice la visita previa con el propósito de establecer el estado en que se encuentra las actividades de las áreas y determinar la oportunidad de efectuar las auditorias. La planificación preliminar en la auditoria es una fase que está dirigida a definir las principales áreas o componentes a ser examinados, con una evaluación general y específica. La planificación de auditoría comienza con la obtención de la información necesaria que permite definir una estrategia adecuada a ser empleada y concluye con la definición detallada de las tareas a realizar en las fases de ejecución. La planificación preliminar de la auditoria tiene como finalidad obtener un conocimiento general de la entidad o unidad sujeta a examen y documentar sus principales actividades sobre la base del objetivo de auditoria. En tal virtud se puede señalar que la planificación preliminar permite diseñar las estrategias importantes para lograr los resultados adecuados sobre las áreas críticas examinadas y proponer mejoras para que sean ejecutadas por los administradores a través de las acciones correctivas necesarias. En el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 versión 2000, en el numeral 6.3.1. Fase I Planificación Preliminar (ver Anexo del programa) Para definir el enfoque del examen habrá una reunión previa para ese fin. 4.2 PASOS DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

(6.3.1 del Manual de Auditoria Interna ISO 9001)

La planificación preliminar se inicia con la Orden de Trabajo

1. El Jefe de Equipo realiza el Oficio circular de notificación de inicio de examen a funcionarios responsables de la operación.

2. El Auditor Interno suscribe la notificación de inicio de examen para el

Gerente General; conforme a lo dispuesto al Acuerdo 010-CG y el

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Jefe de Equipo para los dignatarios, funcionarios, servidores y demás personas vinculadas con el examen de acuerdo al Art.21 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.- Formas de notificación del examen)

3. El Supervisor y Jefe de Equipo:

3.1 Elaboran la guía para la visita previa y, en cumplimiento a este

documento, el equipo visita las unidades para observar las actividades, operaciones y funcionamiento.(Guía de Visita Previa)

3.2. Revisan y actualizan el archivo permanente y corriente 3.3. Obtienen información y documentación del componente y

subcomponentes bajo examen.

3.4. Examinan y evalúan la visión, misión, objetivos, metas y FODA (Plan Estratégico y Plan operativo).

3.5. Toman conocimiento de los criterios, parámetros e indicadores

de gestión (Plan Operativo Anual). 3.6. Definen objetivos específicos y estrategia para la Auditoría. 3.7. Determinan los auditores y otros profesionales que integrarían

el equipo multidisciplinario.

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 4.3. LA P.A.G.-05 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL ESTABLECE: Se basa en la información obtenida en la planificación preliminar, que será completada con la definición de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la ejecución de la auditoría. La planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la gestión de la unidad administrativa a examinar con relación a los objetivos, metas y programas previstos. La evaluación del control interno es obligatoria para obtener información complementaria, evaluar y calificar los riesgos así como seleccionar los procedimientos que se aplicarán.

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Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase: - El objetivo de la auditoría y reporte del conocimiento del área a ser

examinada y evaluación del control interno. - Recopilación de información adicional de acuerdo con las necesidades. - Matriz para calificar los factores específicos de riesgo y definir el

enfoque de la auditoría, considerando los sistemas de información computarizada.

- Procedimientos de auditoría derivados de los resultados obtenidos en la evaluación del control interno.

La planificación específica permite identificar las actividades y procesos relevantes de la organización para ser examinados en la fase de ejecución, preparar en forma adecuada la evaluación del control interno y elaborar los programas de auditoria al detalle. En la planificación específica se consideraran los resultados de la evaluación del control interno para obtener la información correspondiente para calificar el riesgo de los componentes y subcomponentes de la entidad o unidad administrativa. Permitirá a si mismo la aplicación puntual de los procedimientos sustantivos de auditoria. 4.3.1. Pasos de la Planificación Específica

(Tomado del punto 6.3.2 del Manual de Auditoria Interna ISO 9001)

Consiste en la aplicación de los procedimientos sustantivos para obtener la evidencia necesaria en la ejecución de la auditoría e incluirá la evaluación del control interno y de los riesgos. Asimismo incluirá los resultados de la gestión del componente y subcomponentes auditados.

a. El Equipo de Auditoría revisa y analiza la información y

documentación recopilada.

b. Evalúa el Control Interno de cada componente utilizando “Cuestionarios de Evaluación de Control Interno”, flujogramas, descriptivas o combinados.

c. El Jefe de Equipo elabora el Memorando de Planificación, el

mismo que, previa la revisión del Supervisor, será puesto a consideración del Auditor Interno.

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d. El Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el Memorando de

Planificación, el mismo que es revisado y aprobado por el Auditor Interno.

e. El Jefe de Equipo elabora la “Matriz de Riesgos de

Auditoría” la misma que es revisada por el Supervisor.

f. El Jefe de Equipo prepara los “Programas de Auditoría”, la misma que es revisada por el Supervisor.

g. El Jefe de Equipo prepara la Carta de evaluación del Control

Interno, la misma que es revisada por el Supervisor y el Auditor Interno previa a la suscripción para la entrega al Gerente del área examinada.

h. Los auditores observarán las siguientes NORMAS

RELACIONADAS CON LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL:

i. P.A.G- 05 Planificación especifica de la auditoría

gubernamental ii. P.A.G- 06 Evaluación del riesgo iii. P.A.G- 07 Estudio y evaluación del control interno iv. P.A.G- 08 Memorando de planeamiento de la

auditoria Gubernamental v. P.A.G- 09 Comprensión global de los sistemas de

información computarizados (SIC S)

Así como considerarán las siguientes NORMAS DE CONTROL INTERNO para las áreas de:

N.C.I. 200 Administración Financiera Gubernamental; N.C.I. 300 Recursos Humanos; N.C.I. 400 Sistemas de Información Computarizados; N.C.I. 500 Inversiones en Proyectos y Programas;

4.3.2. Tareas típicas de la planificación especifica

Las tareas típicas de esta planificación son:

1.- Revisión y análisis de la información de la documentación obtenida

2.-Evaluación del control interno del área componente o subcomponente objeto del estudio

3.- Preparación de un detalle o memorando interno de la planificación

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El memorando de planeamiento, resume las decisiones más significativas del proceso de planeamiento de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada. (Ver Anexo No.2) El auditor limitará la información que sea necesaria para formular el Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general de la auditoría. El memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultados del proceso de planeamiento de la auditoría dentro del cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y alcance de la auditoría. 4.- Elaboración de los programas de auditoría.

4.3.3. Productos de la Planificación Específica Los principales productos de la planificación específica de la auditoría son: - Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance

previsto. - Plan de muestreo - Requerimientos de personal técnico o especializado, en la ejecución de

la auditoría. - Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen

ajustándose a lo establecido en la orden de trabajo. - Uso de técnicas de auditoría asistidas por computadora - Memorando de planeamiento - Papeles de trabajo de la fase. - Informe de evaluación al control interno para conocimiento del titular del

área examinada, con comentarios y recomendaciones. La planificación específica genera los siguientes resultados una vez que haya sido formulada:

• Objetivos generales y específicos de la auditoria por componentes y/o subcomponentes

• Alcance del trabajo relacionado con los objetivos

• Descripción de las actividades principales

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• Calificación del riesgo

• Programas específicos de auditoria

• Requerimientos de personal técnico y especializado

• Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen

ajustándose a la orden de trabajo

• Tiempo estimado del examen

• Aplicación y uso de técnicas de auditoría asistido por computadora

• Informe de evaluación resumido de control interno por componentes

4.4. EL RIESGO El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a los objetivos de la Empresa. Su evaluación implica la identificación, análisis y administración de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales de la EMAAP-Q. 4.4.1. La norma P.A.G.- 06 Evaluación del Riesgo establece: El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información administrativa, financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque de la auditoría y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará su criterio profesional y los métodos para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo. El riesgo, es la posibilidad de que la información o actividad sujeta a examen contenga errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecución. Estos riesgos pueden ser: Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la gestión administrativa y financiera, antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relación directa con el contexto global de una institución e incluso puede afectar a su desenvolvimiento. Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control interno incluyendo a la Unidad de Auditoría Interna, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afecta a la entidad como un todo, incide de manera directa en los componentes.

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Riesgo de detección.- Se origina al aplicar procedimientos que no son suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es decir que no detecten una representación errónea que pudiera ser importante. Como producto del conocimiento de la entidad y la evaluación del control interno, el supervisor y jefe de equipo elaborará un reporte para aprobación del jefe de la unidad de auditoría que emitió la orden de trabajo que permita determinar el enfoque final del examen a ejecutar. Para calificar los riesgos por componentes, se preparará una matriz que contenga, entre otros aspectos lo siguientes:

- Componente analizado - Riesgos y su calificación - Enfoque esperado de la auditoría (riesgo potencial) - Instrucciones para la ejecución de la auditoría

Esta actividad que practica la administración será verificada por los auditores internos, para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y los procedimientos hayan sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas o niveles de la organización. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: 1.- Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados 2.- Identificación de los riesgos internos y externos 3.- Gestión del cambio 4.- Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio En la identificación de los riesgos de la Empresa se debe considerar los siguientes factores:

a) Externos: Los avances tecnológicos las necesidades y expectativas de los clientes, la vigencia de nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales y los cambios económicos.

b) Internos: Los daños en los sistemas informáticos, la calidad de

empleados, los métodos de formación y motivación, los cambios de responsabilidades de los directivos, la naturaleza

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El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información administrativa como financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque de la auditoría y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará su criterio profesional y los métodos para evaluar los riesgos de auditoría y diseñar los métodos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo 4.4.2 Niveles de Riesgo

Los niveles de riesgo son considerados como una relación matemática respecto de la posibilidad del cumplimiento de los objetivos. Los mismos que son:

Nivel de Riesgo Factores del Riesgo Probabilidad de

Ocurrencia %

Bajo Pocos y no Importantes Mínima Hasta 30

Medio Significante e Importante Posible Hasta 60

Alto Muy significativo y muy Importante

Inminente Hasta 90

Ejemplo de aplicación: EMPRESA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE QUITO MATRIZ DE PONDERACIÓN COMPONENTE : Gerencia de Ingeniería SUBCOMPONENTE : Departamento de Fiscalización

FACTORES DE EVALUACIÓN PONDERACION CALIFICACIÓN 1.- Funciones establecidas en el Orgánico Funcional 10 5

2.- Experiencia en el área de Control de Obras de los Fiscalizadores

10 5

3.- Planificación Anual de Actividades 10 3

4.- Entrenamiento y capacitación del personal. 10 2

Suman.......................................... 40 15

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CP: Confianza Ponderada CT: Calificación Total PT: Ponderación Total

PTCP = %40

40100*15

40100*

==CT Confianza: medio

RP = 100 - CP = 60% Riesgo: medio

4.5. INDICADORES DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Indicador.- Es un parámetro que permite medir el alcance de una meta La planificación estratégica y operativa anual de la EMAAP-Q, se evaluará mediante la aplicación de indicadores de gestión en términos cuantitativos y cualitativos. Indicadores de gestión.- Se entiende a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores valoran las modificaciones de las características de la unidad de análisis establecida, es decir los objetivos institucionales y programáticos. Estos indicadores, en el caso de que los responsables no lo hayan establecido será necesario que la unidad de auditoría conjuntamente con los funcionarios elaboraren los indicadores que sean necesarios. 4.5.1. Tipos de Indicadores Los tipos de indicadores que serán utilizados por la EMAAP-Q: 4.5.1.1. Eficiencia Se define como el grado de eficiencia que viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o servicios prestados, y el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención, incluye además la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.

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Es la utilización racional de los recursos disponibles a un mínimo costo para obtener el máximo de resultado en igualdad de condiciones de oportunidad y calidad; miden los costos unitarios la productividad de los recursos utilizados por la EMAAP-Q, en un proyecto, programa, entre otros. Miden además la relación entre dos magnitudes: La producción física de un bien o un servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar los recursos de manera óptima. Objetivos de la eficiencia

Medir la oportunidad administrativa y operativa en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado.

Establecer el indicador principal de eficiencia que permite valorar los costos y beneficios de la Empresa.

Identificar los procesos Fórmula de la Eficiencia

USO REAL DEL RECURSO EFICIENCIA = ______________________________

COSTO ESTIMADO DEL RECURSO Ejemplo

Valor Pagado _____________________ Costo de Operación =

Valor total contratado

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4.5.1.2. Eficacia Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, o de objetivos, los cuales facilitan la valoración de los cambios en las variables socio - económicas propiciados por la acción institucional. Son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al subsistema de evaluación, permitiendo la valoración de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institución para resolver los problemas y necesidades del grupo y la región con quien se adelante el proyecto.

Fórmula de la Eficacia META ALCANZADA EFICACIA = _________________________________________ META FIJADA Ejemplo

Recursos recaudados EFICACIA = _________________________________________ Recursos presupuestados para recaudar

4.5.1.3. Impacto

Refleja el beneficio que recibe la comunidad del servicio que presta la EMAAP-Q.

Fórmula de Impacto VALOR DE LA INVERSIÓN IMPACTO = _________________________________

NUMERO DE HABITANTES

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4.6. ANALISIS F O D A El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la empresa y en diferentes unidades administrativas. Corresponde al análisis situacional de la empresa mediante el cual se determina: las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, cuyos resultados y ponderaciones correspondientes a cada diagnóstico se presentan mediante la utilización de la matriz FODA.

El análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.

• La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.

• La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo.

Para la determinación del análisis FODA, se pueden considerar las siguientes estrategias:

1. Fortaleza /Oportunidades. Esta consiste en el uso de las fortalezas para aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno.

2. Fortaleza /Amenazas. Plantea el uso de las fortalezas internas con la finalidad de evitar las amenazas.

3. Debilidades /Oportunidades. Esta estrategia indica que se deben vencer las debilidades aprovechando las oportunidades.

4. Debilidades /Amenazas. La estrategia a definir en estas condiciones intenta reducir a un mínimo las debilidades y evitar las amenazas. (Ver Anexo 3)

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EJEMPLOS FORTALEZAS (Interno) � Recurso humano calificado. � Buen ambiente de trabajo. � Capacitación continua del personal � Independencia y objetividad para realizar su actividad. DEBILIDADES (Interno) � Falta de espacio físico. . Falta de divulgación de disposiciones reglamentarias de la empresa. OPORTUNIDADES (Externo) � Plan Estratégico de la Empresa. � Respaldo de la Alta Dirección. � Marco normativo y legal referente a la actividad de Auditoría. . Apoyo de organismos relacionados con la actividad profesional. � Informes discutidos. AMENAZAS (Externo) � Influencia política. � Falta de Escalafón apropiado. . Falta de coordinación por parte de los Organismos Externos de Control. . Distribución jerárquica inadecuada del personal

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CAPITULO V

5.1. PROGRAMAS DE AUDITORÍA

5.1.1. La norma EAG-01 Programa de auditoría gubernamental establece:

El programa de auditoría constituye un conjunto de instrucciones para el personal involucrado en la auditoría y/ o examen especial, como un medio para el control de la ejecución apropiada del trabajo, contendrá los objetivos de la auditoría para cada área. El programa de auditoría proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoría llevadas a cabo. Así mismo mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del control interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si están funcionando de conformidad con lo establecido. Para cada auditoría gubernamental y examen especial se prepararán programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de auditoría detallados que deben referirse a las técnicas de auditoría específicas que se aplicarán, así como el personal encargado de su desarrollo. El auditor considerará las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y de control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proveer los procedimientos sustantivos. El auditor también incluirá los tiempos de pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad del personal y el involucramiento de otros auditores o expertos. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al jefe de equipo y supervisor. Los programas de auditoría contendrán: - Propósito de la auditoría - Las muestras que se han elegido para examinar - Los procedimientos que se emplearán - Las fuentes de información

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1) Objetivo Con el propósito de facilitar la correcta elaboración de los papeles de trabajo, que son el reflejo de los procedimientos aplicados en el examen, una correcta y oportuna supervisión dirigida al logro de los mejores resultados del examen y finalmente a un conocimiento práctico y preciso de las operaciones específicas o características de cada uno de los rubros o área que se examinen.

2) Identificación de los procedimientos y técnicas en los papeles de

trabajo Todos los procedimientos y técnicas aplicados durante el examen y que deben constar en el respectivo programa, deberán estar señalados e identificados en el correspondiente papel de trabajo; esto permite una mayor agilidad y facilidad en la elaboración del Informe, así como una supervisión adecuada; así mismo, en el programa se identificará con una referencia, el papel de trabajo en el que se encuentra el procedimiento aplicado.

3) Características del programa de auditoría

Los procedimientos que se incluyen en el programa, deberán ser expresados en tono imperativo, es decir, son prácticamente órdenes de trabajo específicas a efectuarse, así por ejemplo: Un procedimiento puede decir…" Cuente todos los fondos y valores en presencia del Custodio" Esta forma de expresión facilita enormemente el cumplimiento de las cuestiones del programa y evita divagaciones innecesarias. Consecuentemente el jefe de equipo y supervisor, al revisar los programas cuidará de este importante detalle. Es conveniente que el Jefe de equipo y supervisor, se contesten las siguientes preguntas, el procedimiento a ser aplicado es de utilidad, de lo contrario, será menester suprimirlo o cambiarlo por otro más efectivo. 4) Formato del programa

De acuerdo a las necesidades del examen la extensión de los procedimientos y técnicas incluidos en él, es variable; sin embargo, se tratará en lo posible que la forma externa sea uniforme, y así tendremos que en la parte superior, se ubicará la identificación del componente o subcomponente sometidos a examen y la fecha de iniciación del mismo.

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El personal de Auditoría Interna, deberá tomar en cuenta que ningún programa de Auditoría puede anticipar los problemas que se pueden detectar en el trabajo de investigación y prueba en el campo; por lo tanto, se deberán efectuar inclusiones, supresiones o cambios, con el respectivo visado del jefe de equipo o supervisor, según el caso. Estos programas también se los conoce como listados de verificación. (Ver Anexo 4).

Las instrucciones y procedimientos específicos obtenidos de la matriz de riesgos conformarán el programa de trabajo a los que se añadirá cualquier procedimiento que sea necesario durante la auditoría de gestión. Para la elaboración del programa de auditoría es necesaria la preparación de una matriz de riesgos

5.2. APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

El ejercicio del debido cuidado profesional de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas incluye la responsabilidad de ejecutar todos los procedimientos y pruebas de auditoría necesarios sobre la base del juicio profesional del Auditor que constan en el programa. Es de gran importancia que, durante el desarrollo del trabajo en el campo, el Auditor mantenga una comunicación continua y permanente con los funcionarios responsables del proceso examinado, tratando de mantenerlos informados respecto a su progreso, los problemas encontrados y especialmente respecto a las acciones correctivas que deben ser consideradas. Los asuntos importantes que pueden ser aclarados, subsanados, corregidos o ajustados, también deben comunicarse con el propósito de ofrecer a los funcionarios responsables la oportunidad de tomar las medidas correctivas necesarias antes de haber concluido el trabajo en el campo. En casos de que sean analizados asuntos que puedan generar indicios de responsabilidad penal se actuará de acuerdo a lo establecido en los Art.65 y 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, así como también observando las disposiciones contempladas en el Acuerdo 026-

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CG publicado en el registro oficial RO 386 del 27 de octubre del 2006, que expide el Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, Art. 42. 5.2.1. Pruebas de Auditoría • Pruebas de cumplimiento Esta clase de pruebas tienden a confirmar el conocimiento que el auditor tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la etapa de evaluación de control interno y a verificar su funcionamiento efectivo. A estas pruebas se les conoce también como de los controles, de funcionamiento o de conformidad. Las pruebas de cumplimiento en cuanto a su extensión o profundidad estarán supeditadas al resultado de la apreciación de las operaciones de control, a criterio del auditor. Como ejemplos podemos citar los siguientes: - Obtención de constancia de una adecuada segregación de las funciones

de autorización, registro y custodia. - Observación de los controles adecuados sobre ingresos y

recaudaciones - Comprobación de que los depósitos se efectúan en forma intacta e

inmediata - Verificación de la vigencia del control interno previo a los compromisos y

desembolsos - Revisión de las constancias documentadas de arqueos - Verificación de la preparación de conciliaciones bancarias mensuales • Pruebas sustantivas Tienen como objetivo comprobar la validez de los reportes emitidos por los componentes y subcomponentes de las áreas administrativas. Estas pruebas se aplican a procesos específicos a una fecha determinada, sobre la base del análisis de un conjunto de partidas seleccionadas denominada muestra, cuya extensión guarda relación con los resultados de la ejecución de las pruebas de cumplimiento, como ejemplos podemos citar: - Observaciones e inspecciones físicas

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- Verificación de la documentación sustentatoria - Verificación de los movimientos en efectivo. - Análisis de reportes emitidos por el componente sujeto a examen. - Comprobación de los depósitos. - Rastreo de las operaciones 5.2.2. Procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría Son los métodos prácticos de estudio, evaluación y análisis de la información que el auditor obtiene durante el examen. 5.2.2.1. Procedimientos de auditoría Son los pasos que el auditor ha incluido en el programa y que los va aplicar a fin de cumplir con el objetivo propuesto en el examen. Los procedimientos deberán ser claros, precisos y concretos, con ello su aplicación es fácil, correcta y se evita dudas. No será conveniente la utilización de procedimientos estandarizados por cuanto este método tiene la desventaja de limitar la creatividad del Auditor, y se los formulará en función del tipo de Auditoría que se realice. 5.2.2.2. Técnicas y prácticas de auditoría En la auditoría, es criterio profesional del auditor, la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más adecuadas que, le permitan la obtención de la evidencia, suficiente, competente, que le den una base objetiva y profesional que fundamente y sustente sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. -Técnicas de Auditoría Son métodos prácticos de investigación y prueba y de conocida aplicación cuyos resultados son de comprobada utilidad. Por su acción las Técnicas se clasifican en: Ocular, verbal, escrita, de revisión y combinada.

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Técnicas de acción ocular

• Comparación

Se refiere a establecer la similitud o diferencia entre dos o más conceptos o hechos. Ejemplo: Establecer el cumplimiento de un procedimiento administrativo expresado en un Reglamento o norma con la aplicación real.

• Observación Es el examen ocular que se realiza para cerciorarse de ciertos hechos y circunstancias. Ejemplo: Observar la toma física de inventarios.

• Revisión selectiva Consiste en el examen ocular rápido para distinguir hechos u operaciones no Típicas o anormales. Ejemplo: Revisar una relación de desembolsos distinguiendo los de mayor significación por su monto.

• Rastreo Se refiere al seguimiento que se efectúa a una o grupo de transacciones de un punto a otro, ya sea del inicio a su culminación o viceversa. Ejemplo: Rastrear un documento de ingreso desde su origen hasta su registro en libros.

Técnicas de acción verbal

• Indagación Es la obtención de información mediante, pregunta averiguaciones o conversaciones, con personas involucradas en el examen.. Ejemplo: Inquirir sobre determinados procedimientos de control de personal que se han establecido y el cumplimiento de los mismos por parte de los empleados.

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Sobre esta técnica debemos aclarar que tiene una desventaja, pues, es necesaria evidenciarla documentadamente, cuando se trate de establecer responsabilidades.

Técnicas de acción por escrito Son aquellas que permiten obtener evidencias documentarias que son de gran valor en la práctica de la auditoría y dentro de ellas podemos citar:

• Análisis Conceptualmente quiere decir, separar un elemento en partes para formarse una opinión del mismo. Ejemplo: Analizar las partidas de ingreso y egreso de una cuenta Bancaria y plasmarla en un papel de trabajo adjuntando el documento analizado:

• Conciliación Se refiere a permitir que concuerden dos conjuntos de cifras relacionadas, los mismos que se encuentran separados físicamente. Ejemplo: Formular una conciliación bancaria.

• Confirmación o certificación Esta técnica trata de obtener la confirmación de hechos que se están examinando de una fuente distinta de la entidad bajo examen: Ejemplo: Confirmar los saldos deudores de cuentas por cobrar con los clientes utilizando el sistema de circularización. (Ver Anexo No. 5)

Técnicas de revisión Estas técnicas permiten al auditor poner en juego sus aptitudes y habilidades investigativas y dentro de estas podemos señalar las siguientes:

• Comprobación Consiste en examinar una operación o transacción fundamentando la evidencia que la apoya. Ejemplo: Comprobar si se efectúa un desembolso de dinero apoyado en un documento debidamente autorizado controlado y legalizado.

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• Computación Se refiere a la verificación de los cálculos matemáticos que se ha realizado en el sistema implantado en dicha área. Ejemplo: efectuar la sumatoria de las cuentas del activo, o también se pueden verificar los cálculos efectuados en la elaboración de los boletines de pago que realizan los empleados de la EMAAP-Q.

Técnicas de acción combinadas Son aquellas en que se utilizan en forma combinada las acciones. Siendo de amplia concepción, y dentro de ellas tenemos:

• Examinar Corresponde a la Investigación, Inspección y comprobación de la exactitud de los hechos. Ejemplo: esta técnica se la podría identificar con la Auditoría

• Totalizar Consiste en la verificación de los totales, subtotales items, y otros datos numéricos, ya sea horizontalmente o verticalmente. Ejemplo: aplicamos esta técnica cuando efectuamos la totalización de las cuentas por cobrar o por pagar por su antigüedad.

• Verificación Se refiere a probar fehacientemente y con exactitud los hechos, operaciones o transacciones. Ejemplo: Examinar los contratos y más documentos sobre un desembolso realizado para la construcción de un edificio. Algunas de las técnicas descritas tienen cierta similitud en su acción, sin embargo los resultados que se obtienen mediante su aplicación son diferentes, por lo tanto corresponde al Auditor, escoger adecuadamente para su integración en los programas de auditoría, pues algunos procedimientos

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descritos dentro de él, pueden contemplar la inclusión de una o varias técnicas de auditoría. 5.2.2.3. Prácticas Sanas de Auditoría En la auditoría se aplican prácticas como las siguientes:

Síntomas. Son los indicios de algo que está sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un área crítica o problema y que le orienta para que haga énfasis en el examen de determinados rubros.

Intuición. Es la capacidad de respuesta o reacción rápida manifestada

por auditores con experiencia ante la presencia de ciertos síntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo

Sospecha. Es la acción de desconfiar de una información que por

alguna razón o circunstancia no se le otorga el crédito suficiente, la sospecha obliga a que el auditor valide dicha información y obtenga documentación probatoria.

Síntesis. Preparación resumida de hechos, operaciones o documentos de carácter legal, técnico, financiero, administrativo o de otra índole.

Muestreo estadístico. Es la aplicación de los procedimientos de

auditoría a una proporción inferior al 100% de las operaciones de un proyecto, programa o actividad.

5.3. MUESTREO EN AUDITORÍA El auditor durante el examen obtiene, evidencia, suficiente y competente, para darle una base razonable, sobre la cual emitirá el informe. Los procedimientos de auditoría que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la Empresa, sino que se restringen a algunos de ellos, este conjunto de operaciones constituye una muestra. Es necesario que el equipo de auditoría de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la evaluación de control interno, defina el plan de muestreo acorde con el objetivo determinado.

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Al diseñar el plan de muestreo considerará los siguientes factores: Determinar el propósito de la prueba El universo de la muestra Los procedimientos de auditoría a aplicar El riesgo de los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error La selección del método del muestreo

5.3.1. Métodos de Muestreo El plan de muestreo obtenido como producto de la planificación específica de la auditoría es utilizado para la selección de un porcentaje o un valor representativo del universo a ser examinado, empleando métodos estadístico y no estadístico. Los métodos de muestreo estadístico incluyen las siguientes posibilidades de selección:

Al azar.- Cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de

selección

Sistemáticos.- Se escoge una de cada “n” unidades

Por células.- Cuando el universo de operaciones o actividades, son divididos en grupos de igual magnitud y se selecciona al azar una partida de cada célula.

Asistidos por computador.- Cuando el 95% del universo es

considerado a través de utilización de herramientas para análisis de datos (ACL)

Los métodos no estadísticos, carecen de la posibilidad de medir el riesgo del muestreo y son:

Selección.- De cada unidad de la muestra con base en algún criterio,

juicio o información, y Selección en bloques.- Consiste en escoger varias unidades en forma

secuencial.

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Para la elección entre el muestreo estadístico y no estadístico, se debe considerar que ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo. Es importante insistir que ambos métodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor, para el efecto podrá servirse de la información de la base de datos que dispone la empresa. El auditor Jefe de equipo dejará constancia del método de muestreo utilizado para el análisis respectivo. 5.4. PAPELES DE TRABAJO 5.4.1. La norma EAG-04 Preparación de Papeles de Trabajo en la

Auditoría Gubernamental, establece: El auditor gubernamental organizará un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicación de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son el vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del informe de auditoría. Por tanto, contendrán la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe. Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Técnico Superior de Control, de las unidades de Auditoría Interna y de las firmas privadas de auditoría contratadas, cuyos exámenes contaron con la autorización de la Contraloría General del Estado, que deben ser entregados oportunamente por parte del auditor. El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en los mismos.

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5.4.2. Finalidad de los papeles de trabajo Por la consideración e importancia que éstos tienen en la auditoría, los papeles de trabajo, deben formularse con la mayor claridad y nitidez posible cuidando que cumplan las siguientes finalidades: 1. Recopilar los saldos de las diferentes cuentas agrupándolas para efectos

de presentación posterior de los Estados Financieros. 2. Registrar la información fundamental relativa de la organización y

funcionamiento de la entidad o dependencia sujeta a examen. 3. Dejar constancia del trabajo realizado por el Auditor. 4. Dejar constancia de las explicaciones y juicios emitidos por la entidad sus

funcionarios y empleados y por terceros involucrados en el examen. 5. Indicar el juicio u opinión técnica y las conclusiones del auditor jefe de

equipo y de sus auxiliares y ayudantes en cada uno de los aspectos del trabajo.

6. Resumir la opinión técnica del auditor jefe de equipo y de sus superiores que revisen y autoricen en último término el informe acerca de la razonabilidad de los estados financieros o procedimientos administrativos analizados.

5.4.3. Contenido de los papeles de trabajo Por cuanto los papeles de trabajo constituyen el registro que ampara el informe, su contenido debe ser preparado con cuidado e incluirá la siguiente información importante: 1. Naturaleza general de las NIC, NEC, NIF seguidos por la entidad o

dependencia examinada y el sistema de control interno. 2. Un resumen de las cuentas en las que se incluyan los cambios más

importantes acontecidos durante el período sujeto a examen. 3. Los procedimientos de auditoría utilizados durante el examen, las razones

que ampararon los cambios importantes que se hubieren introducido en el alcance del mismo y las conclusiones que llegó en el transcurso del examen. De conformidad al literal f) del Art.2 del Acuerdo 029- CG publicado en el R.O No. 417 del 14 de diciembre de 2006, se requiere la autorización del Subcontralor General del Estado para modificar el alcance.

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5.4.4. Clases de papeles de trabajo El examen de auditoría exige la elaboración de diversos tipos o clases de papeles de trabajo dentro de los que podemos citar: • Cédulas o papeles informativos, descriptivos o de evaluación • Cédulas de resumen o sumarias • Cédulas de análisis o analíticas. • Otras cédulas o documentos obtenidos en el examen.

Cédulas descriptivas, informativas o de evaluación Son aquellas en las que el Auditor formula los resultados de sus evaluaciones, describe procedimientos, redacta los hallazgos descubiertos en el examen, en estas cédulas encontraremos la evaluación del Control Interno y la explicación de procedimientos aplicados durante el examen.

Cédulas de resumen o sumarias

Son aquellas que resumen el resultado de las cédulas analíticas de las operaciones de la misma naturaleza que han sido examinadas. (Ver Anexo No.6) 1. Esta cédula permite el registro de los ajustes y reclasificaciones de las

cuentas de mayor. 2. En esta cédula se expresa las conclusiones a las que se ha llegado en

relación con la respectiva sección de los estados financieros.

Cédulas de análisis o analíticas

Son aquellas que contienen el análisis, las evidencias y conclusiones a las que ha llegado el auditor respecto a las operaciones examinadas 1. Sirven para análisis de cuentas o composición de saldos, en la misma que

se plasman los procedimientos descritos en el programa o cualquier otro que en las circunstancias sea necesario.

2. Cédulas y listas preparadas por el personal de la entidad bajo examen y que son sujetas a un análisis por parte del auditor.

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Otras cédulas o documentos obtenidos en el examen

1. Confirmaciones y certificaciones que recibe el auditor en el curso del

examen. 2. Copias de documentos originales, escrituras, contratos, etc. Todas las cédulas deberán llenar los siguientes requisitos: 1. Nombre de la unidad examinada 2. Título de la cédula 3. Referencia (índice) 4. Fecha del examen 5. Iniciales del auditor que preparó la cédula o un sello que diga "Preparado

por el Auditor" cuando sea del caso. 6. Fecha en la que se completó o terminó la cédula. 7. Fuentes de información 8. Marcas o referencias de cruces de información o explicación de

procedimientos utilizados. 9. Firma de revisión. 10. Asientos de ajuste y reclasificación cuando sea del caso. 11. Comentarios de importancia del auditado que deben ser incluidos en el

informe. 5.4.5. Índices de los papeles de trabajo Los índices consisten en la identificación de cada papel de trabajo y se deben elaborar durante el transcurso del examen, de tal manera que facilite su ubicación inmediata, manteniéndose una correlación adecuada entre cédulas analíticas con sumarias y estas a su vez con las hojas principales de trabajo y programas de auditoría.

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5.4.6. Marcas y Referencias Son signos convencionales y distintivos que hace el Auditor para señalar y comentar sobre la prueba efectuada. Existen dos tipos de marcas: las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoría. Las otras, cuyo contenido es a criterio del Auditor, obviamente no tienen significado uniforme y para su comprensión requiere que junto al símbolo vaya una leyenda de su significado. Las marcas preferentemente deben ser escritas con lápiz de color, ya que su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo elaborados por el Auditor usualmente son hechos con lápiz. A continuación se sugiere un cuadro de marcas que podrían ser utilizadas en el trabajo del auditor.

MARCA SIGNIFICADO

Verificado en documentos de soporte y cruzado con registros contables

Cruzado con saldos de auxiliares en el sistema

Confirmado con terceros (otras fuentes de información)

Chequeo de cantidades con valores (según registros)

Verificado y cuadrada la operación matemática (+, -, x)

aa Verificado totales de control

Verificar diferencias encontradas

5.5. HALLAZGOS EN AUDITORÍA Es una situación relativa y relevante, sustentada en hechos y evidencias obtenidas en el examen. En la auditoría gubernamental tienen el sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una operación, proyecto, actividad y los resultados obtenidos deben ser de interés para los funcionarios de la entidad auditada. Se elaborarán hojas de hallazgos, en las que se incluirán en forma ordenada los asuntos de acuerdo a su importancia, en esta hoja se deberá referenciar a los papeles de trabajo correspondientes. Este método a más de ser una ayuda y guía para la redacción del informe es una herramienta valiosa para la supervisión.

a

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5.5.1. Contenido de las hojas de hallazgos.- Las hojas de hallazgos contienen una recopilación y síntesis de información especifica sobre un sistema, proceso, operación o actividad que se haya analizado y evaluado. Se incluye los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa, efecto, conclusiones y recomendaciones emitidas por el auditor y las opiniones vertidas por los auditados. 5.5.2. Atributos del hallazgo

Condición La condición se identifica como un error o irregularidad constatada.

Criterio

Es la norma aplicable en la operación que fue identificada, tales como; leyes, reglamentos, objetivos, políticas, entre otros.

Causa Son los motivos por los que se han producido las desviaciones errores o irregularidades y estas pueden ser: Por desconocimiento del entorno de la entidad, falta de capacitación y entrenamiento del personal, ausencia de comunicación de decisiones y políticas, desconocimiento de las normas, negligencia o descuido, deshonestidad, ausencia o ineficacia del sistema de control interno, falta o inadecuada supervisión

Efecto Es el resultado que produce la condición y puede ser: Inaplicabilidad de directrices, uso ineficiente de recursos, pérdidas de ingresos, gastos indebidos, riesgos sobre la protección de activos, pérdida de imagen institucional entre otros.

Conclusión

Es una opinión respecto del comentario sobre la causa y el efecto del hallazgo.

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Recomendación

Es la propuesta oportuna que permite agregar valor a los procesos que han sido analizados.

Puntos de vista de los auditados

Son las opiniones de los servidores de la entidad relacionados con el examen respecto de los comentarios expresados por el auditor.

HOJA DE HALLAZGOS PARA LA REDACCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORIA (Ver Anexo No.7)

5.6. SUPERVISIÓN

5.6.1. Definición de supervisión La Supervisión es el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejerce autoridad y provee conocimiento y experiencia, encaminada a obtener su máxima eficacia, en un esfuerzo coordinado para lograr el cumplimiento del trabajo. 5.6.1.1. La norma EAG-10 Supervisión de trabajo de auditoría gubernamental, establece: “LA SUPERVISIÓN EN LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD DEL TRABAJO” El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría y se dejará

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evidencia de la labor de supervisión desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y entrenamiento. 5.6.2. Características del Supervisor Las características que debe poseer un Supervisor de la EMAAP-Q son: 1. Conocimiento y habilidades suficientes, apoyadas en un título profesional a

nivel superior. 2. Poseer el conocimiento y las disciplinas requeridas para la actividad de

auditoría actualizada, para lo que deberá mantener relación permanente con organismos de la profesión que le provean de bibliografía y conocimientos modernos avanzados.

3. Asistir a cursos, seminarios, simposios entre otros, sobre la materia de auditoría. Por ningún concepto el Supervisor deberá eludir la asistencia a eventos de actualización y aún de aprendizaje.

4. Realizar la gestión de supervisión con suficiente objetividad, evitando el introducir en su trabajo, las acciones o pasiones personales que puedan dificultar su labor imparcial de juzgar el trabajo y la actividad de sus supervisados.

5. Guiar y dirigir los esfuerzos del equipo de trabajo hacia la consecución de metas y objetivos propios de la Unidad y la Empresa, incentivando hábilmente a los Auditores supervisados dentro del desarrollo profesional.

6. Conocer con profundidad suficiente los procedimientos y metodología de organización que la EMAAP-Q mantiene, relacionando la importancia de la gestión de auditoría.

7. Tener aptitudes de facilitador a efectos de orientar a los supervisados a realizar sus tareas y de esta manera preparar a los auditores para ocupar niveles de mayor responsabilidad.

8. Tener la suficiente entereza que les permita escuchar las opiniones de los supervisados, aun cuando estos fuesen equivocados, a la vez expresar ponderadamente su punto de vista, el mismo que tenga un elevado contenido de prudencia, conocimiento y enseñanza.

9. Tener una idea concreta de los volúmenes de trabajo que en determinadas circunstancias un auditor puede efectuar con el fin de evitar que el

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rendimiento sea insignificante o que se exija al auditor realice trabajos más de los que efectivamente puede hacerlos.

10. Poseer conocimientos suficientes de planificación con el fin de utilizar en las condiciones óptimas los recursos de la Unidad de Auditoría en beneficio de la Empresa.

11. Tener la habilidad suficiente para distribuir el trabajo de supervisión en las áreas o exámenes que le correspondan, tratando en todo instante de establecer prioridades para prestar su atención.

12. Poseer un pensamiento crítico y amplio sobre la forma de mejorar las actividades administrativas y financieras, a efectos de beneficiar económicamente a la Empresa.

5.6.3. Niveles de Supervisión De acuerdo a la estructura funcional de la unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, se han establecido los siguientes niveles de supervisión:

Nivel inferior de Supervisión Ejercido por el Auditor miembro de un equipo con relación al Auxiliar de auditoría que está efectuando determinadas labores de un examen.

Nivel medio de Supervisión Ejercido por el Auditor Jefe de Equipo, con respecto a los miembros del mismo.

Nivel alto de Supervisión Es el ejercido propiamente por los supervisores de la Unidad, es el nivel en el que se establecerán las pautas fundamentales para el desarrollo profesional de los supervisados.

Nivel superior de Supervisión Ejercido por el Auditor Interno con respecto de la gestión realizada por los supervisores, ésta es la última instancia de supervisión.

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5.6.4. Principios de la supervisión El enunciar estos principios, no quiere decir que sean de general aceptación en este ámbito, sino que sirven como una guía para efectuar esta función en la Unidad de Auditoría Interna. Consecuentemente de las prácticas utilizadas con buen juicio y criterio y que han dado los mejores resultados, podemos enumerar los siguientes:

Principio N° 1 “Es necesario que cada persona comprenda claramente lo que se espera de ella; debe enterarse cuanto antes de la tarea que va a desempeñar. Este principio hace mención a la necesidad de hacer conocer al personal de la Unidad de Auditoría Interna la importancia que así mismo tiene un miembro del personal de la Unidad. Además será necesario inteligenciar a los auditores del rol que éste tiene frente a sus compañeros, sus superiores y subalternos y la forma como serán estimulados sus esfuerzos. De esta manera se tendrá un personal siempre dispuesto a entregar sus mejores esfuerzos en beneficio de la Empresa”.

Principio N° 2 “El personal debe ser guiado técnicamente en la ejecución de sus labores. Este principio determina la necesidad ineludible de entregar los esfuerzos necesarios por parte de la supervisión en los campos detallados en los dos siguientes principios”.

Principio N° 3 “Con el fin de obtener la mayor colaboración del personal de la Auditoría Interna y en especial del nivel operativo (auditores y auxiliares), es necesario estimularlos personalmente, el estímulo moral que debe utilizar el supervisor respecto a sus colaboradores, consistirá en el reconocimiento de sus labores, cuando estas han sido cumplidas satisfactoriamente, y causará reacción si son enunciadas en público, ya que esta será una medida de efecto multiplicador”.

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Principio N° 4 “Una labor deficiente necesita una crítica constructiva. Si bien es cierto, un buen trabajo merece reconocimiento, es igualmente cierto que una labor deficiente debe ser tomada en cuenta, sin embargo será necesario que en este caso la crítica que merezca un mal trabajo deberá hacerla en forma reservada, ya que de no hacerlo así, se dará origen a que las demás personas que escuchen la crítica puedan tergiversarla, aumentarla, permitiendo la formación de un ambiente negativo e incompatible para una labor adecuada”. “Por lo tanto el supervisor deberá mantener a su gente actuando a la máxima capacidad posible sin embargo de encontrarse un trabajo deficiente, el supervisor conseguirá que lo realice mejor enseñándole y guiándole, evitando dar rienda suelta a su descontento. Siempre el Supervisor llevará en su mente que no es necesario exclusivamente encontrar al culpable, sino las razones que dieron origen al error a efecto de enmendarlo”.

Principio N° 5 “Dar a las personas la oportunidad de que demuestren que pueden aceptar mayores responsabilidades Es necesario que todos los supervisores aprovechen cualquier oportunidad para permitir que cada miembro del personal demuestre de lo que es capaz de hacer. El supervisor procurará en todo momento dar las oportunidades a los auditores para que incursionen en trabajos de mayor delicadeza y responsabilidad. Este principio es de gran trascendencia para componer un cuadro escalafonario en la Unidad de Auditoría Interna que sea ágil y que permita la sustitución de auditores que por razones internas o externas deban dejar sus funciones, es decir que en todo momento existirá el personal preparado para utilizar sus servicios sin menoscabo de la calidad del trabajo.”

Principio N° 6 “El supervisor utilizará habilidad y prudencia para estimular a sus auditores a que se enteren y conozcan permanentemente a través de lecturas específicas en las áreas de especialización, intercambiando ideas y experiencias de

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trabajo de auditoría y otros medios de difusión, que despierten el anhelo de aprender y estudiar. 1. Como obtener la ayuda del personal operativo:

Será necesario de que el supervisor conozca de las habilidades, cualidades, en fin de los conocimientos que poseen los auditores a sus órdenes, esto ayudará efectivamente para que el supervisor colabore mediante orientación y sugerencias de acuerdo al cúmulo de habilidades y conocimientos del auditor, lo que garantiza un ahorro de tiempo y una mayor eficiencia en las disposiciones impartidas. Permitirá utilizar los elementos más idóneos en la conformación de los equipos de trabajo.

2. Como tomar decisiones: Con el fin de adoptar decisiones adecuadas, es necesario que el Supervisor examine detenidamente los hechos que conforman el caso. El mantenerse en una decisión es estar seguro del conocimiento que tiene y es un medio seguro de crear la confianza en su personal.

3. Como hacer una crítica: Es muy importante que exista la crítica, cuando está orientada positiva y constructivamente, sin embargo el supervisor a de tener cuidado de efectuar las observaciones o críticas en forma oportuna y sin tratar de menoscabar la personalidad de quién es sujeto de ella. Cuando elogie a una persona el supervisor deberá hacerlo públicamente en lo posible, pero evitando que se encuentre presente una o varias personas que han sido objeto de censuras o reprimendas.

4. Como satisfacer agravios: Para estos casos el Supervisor tomará en consideración tres aspectos fundamentales:

• Obtener la evidencia suficiente sobre la queja de que se trate • Escuchar cuidadosamente la o las versiones de las partes

involucradas • Resolver la cuestión en forma inmediata y oportuna

Con estos tres elementos, la decisión será justa, imparcial y además comprendida por los interesados”.

Principio N° 7 “Los auditores han de trabajar en un medio ambiente saludable y seguro.

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Corresponde al supervisor requerir en los sitios que va a realizar el trabajo todas las facilidades y prudentes comodidades con el fin de que las actividades se desarrollen en un marco de cierta seguridad y confort. Un ambiente saludable y seguro entre otros elementos, garantizará un adecuado y confiable resultado en la gestión”. 5.6.5. Supervisión en la planificación “La actividad desarrollada por el Supervisor en esta fase se orientará a lo siguiente: 1. Revisar que el Plan específico del examen preparado por el jefe de equipo,

defina metas y objetivos propios del examen, de la Auditoría y de la unidad auditada.

2. Verificar que la planificación se sustente en información veraz, objetiva y de fuentes valederas.

3. Que el alcance del examen cubra los aspectos importantes y recurrentes en relación con los objetivos y metas planteadas.

4. Verificar que los recursos humanos, financieros y materiales requeridos para el examen sean adecuados en función del trabajo a ejecutarse.

5. Revisar el método de evaluación de Control Interno a ser aplicado en el examen y determinar que este aporte los resultados deseados.

6. Definir con claridad las actuaciones del Jefe de Equipo y los auditores en la planificación y valorar los resultados.

7. Dejar constancia en cada uno de los actos de revisión, vigilancia y supervisión que realice.”

8. Elaboración del Plan de Muestreo 5.6.6. Supervisión en el campo

1. El supervisor ingresará al Sistema de Control de Trabajos de Auditoría Interna para verificar las actividades realizadas por los auditores y el avance del trabajo de acuerdo al programa elaborado.

2. Participar con el Jefe de equipo y Auditores, en las entrevistas de campo

que deban efectuarse durante el examen con los auditados, con el objeto de impartir instrucciones, comunicar resultados parciales emergentes, borradores de informes y solicitar colaboración de los auditados.

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3. Verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en los programas y modificarlos, ampliarlos o recortarlos entre otros, siempre en coordinación con el Jefe de equipo.

4. Controlar asistencia, permanencia, puntualidad y comportamiento. 5. Verificar uso adecuado de marcas y referencias en los papeles de

trabajo. 6. Revisar y dejar constancia de ello en los papeles de trabajo para lo que

se contará con formularios diseñados para el efecto. (Ver Anexo No.8) 7. Conocer y autorizar las comunicaciones dirigidas a los funcionarios

auditados, observando las jerarquías existentes en la EMAAP-Q. 8. Conocer y discutir con el jefe de equipo, el contenido de los hallazgos,

las conclusiones y recomendaciones pertinentes. 9. Discutir y definir el establecimiento de responsabilidades de acuerdo con

el Capítulo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 10.Revisar las pruebas y evidencias que sustentan los comentarios y la

aplicabilidad de las recomendaciones generadas en el análisis y que consten en los papeles de trabajo.

5.6.7. Supervisión del Informe 1. Revisar el formato del informe en su estructura conforme a las

disposiciones establecidas en el acuerdo 10-CG de la Contraloría General del Estado, en las hojas de apuntes y sus partes fundamentales tales como: introducción, control interno y comentarios de los procesos examinados.

2. Revisar y discutir el contenido de los atributos o elementos del hallazgo, condición, causa, efecto, criterio, a fin de que ellos se encuentren incluidos en el comentario respectivo.

3. Revisar el contenido de los comentarios con el Jefe de equipo respecto de la forma y fondo en especial de la claridad, objetividad, concisión, veracidad y tono constructivo.

4. Verificar la coherencia entre comentarios, conclusiones y recomendaciones.

5. Verificar que se incluyan en el informe los puntos de vista de los funcionarios de la entidad, respecto del contenido del informe.

6. Comprobar que los anexos sean el mínimo indispensable. 7. Revisar la elaboración de la síntesis del informe.

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5.6.8. Manejo de los formularios de evaluación Una herramienta imprescindible del Auditor Supervisor constituye el formulario de evaluación del personal, pues en él radica la importancia de su función. El supervisor deberá ejercer el control de sus subordinados no solamente con el sentido de crítica, debe hacerlo bajo una tónica positiva, de allí que este documento no será un instrumento de presión para los auditores, sino más bien un elemento que ayude al desarrollo profesional de ellos, por cuanto, de la valoración de las diferentes aptitudes y actividades se servirá el supervisor para reorientar y enseñar a los subordinados. El formulario diseñado consta de las siguientes partes: • Identificación del documento • Relación de las características evaluadas, con sus respectivas casillas, que

permitan la valoración cuantificada en la aplicación y utilización de claves. • Firma del superior responsable a la fecha de la evaluación. Las

evaluaciones serán en forma periódica, y éstas serán incluidas en el manejo del Archivo Técnico

5.6.9. Manejo del archivo técnico Custodia y Archivo Los papeles de trabajo son de propiedad de la unidad de auditoría interna, la misma que tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo y pasivo de acuerdo a las disposiciones legales y normativas establecidas para el efecto; únicamente podrán ser exhibidos y entregados conforme lo establecen las disposiciones legales que rigen al respecto. Los papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases: Archivo permanente o continuo.- Este archivo contiene información de interés o utilidad para mas de una auditoría o necesarios para auditoría subsiguientes. La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el índice, el mismo que indica su contenido. La finalidad de este archivo es:

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Proveer de información normativa, legislativa y reglamentaria durante un periodo significativo, evitando de esta manera la utilización de tiempo y recursos en el levantamiento de este tipo de información y podrán ser utilizados en exámenes posteriores. Archivo Corriente.- En este archivo se guardará papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo varían de una auditoría a otra. Este archivo se divide a su vez en dos legajos o carpetas una con información general y la otra con documentación específica por componentes. a) Información general Visita previa y conocimiento de la entidad Información básica de conocimiento de la entidad Resultados de la evaluación preliminar de la estructura de control interno Componentes identificados en la entidad. b) Planificación del trabajo Memorando de planificación Informe de la auditoría anterior Informes de auditoría interna Memorando con sugerencias para las próximas auditorías c) Notas Importantes Notas recordatorias o guías de auditoría Notas del auditor sobre asuntos pendientes d) Revisión de papeles de trabajo Guía para la revisión de papeles de trabajo Hojas de supervisión Hojas de revisión del jefe de equipo e) Información importante de la entidad Contingencias

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Problemas legales y judiciales vigentes Actas y otros documentos de interés Correspondencia relacionada con la entidad f) Comunicación parcial de resultados Informe preliminar de control interno Puntos de vista de la entidad Actas de reuniones de trabajo g) Equipo multidisciplinario y presupuestos de tiempo Nómina del equipo multidisciplinario Distribución de trabajo Reportes detallados y resúmenes de tiempo h) Información financiera del período examinado Estados financieros preparados por el período examinado o cuentas relacionadas con el mismo. Información presupuestaria Resultados del análisis financiero y evaluación presupuestaria i) Información específica por componentes Componente A Programa de trabajo Resultado de la evaluación específica de control interno Papeles de trabajo elaborados por el auditor Documentación recibida de la entidad o de terceros Indicadores o parámetros utilizados con sus resultados Hojas resúmenes sobre hallazgos significativos Comunicaciones parciales de auditoría Componente B Componente carpetas personales de los auditores que la unidad de Auditoría mantenga.

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CAPITULO VI

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

6.1 BORRADOR DEL INFORME 6.1.1. La norma IAG-01 Borrador del Informe de Auditoría Gubernamental, establece: “Al completar el proceso de la auditoría se presentará un informe escrito que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes que tengan relación con la auditoría o examen especial. Para la comprensión integral del documento el informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo. El informe señalará los casos significativos identificados como el incumplimiento de leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el pronunciamiento y opinión de los funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditoría, manifestadas con relación a los resultados comunicados y a las medidas correctivas aplicadas por la administración durante el proceso de la auditoría. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentarán en orden de importancia de manera objetiva”. 6.1.2. La norma IAG-03 Convocatoria a la conferencia final,

establece: “Finalizado el estudio de los resultados del examen, se enviará la convocatoria para la lectura del borrador del informe, y se notificará por lo menos con 48 horas de anticipación indicando el lugar, día y hora de la reunión. En la conferencia final serán convocados y participarán las siguientes personas: • La máxima autoridad de la entidad examinada o su delegado. • Los servidores, y ex servidores y quienes por sus funciones o

actividades estén vinculados a la materia objeto del examen. • El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen. • El supervisor que actuó como tal en el examen.

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• El jefe de equipo de auditoría. • El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere. • El abogado que colaboró con el equipo que realizó el examen. Podrán también asistir otros funcionarios de la Contraloría designados por el Contralor. La conferencia final será presidida por el jefe de equipo o por el funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado. En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio se presentarán documentadamente en dicha diligencia o caso contrario en los tiempos y plazos previstos en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, los que se agregarán al informe si amerita su contenido. Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará un acta de conferencia final la que será firmada por todos los funcionarios asistentes. El contenido del acta será el siguiente:

• El nombre de la Entidad o Dependencia; • La fecha de la discusión del borrador; • El tipo o clase de examen que se ha practicado en esa Entidad o

Dependencia; Nombres y firmas de los que asisten a la discusión del borrador del informe

En caso que algún funcionario se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo dejará constancia del motivo de esta situación. Realizada la conferencia final, el auditor preparará el informe definitivo considerando los resultados obtenidos de las observaciones o justificaciones presentadas oportunamente por los funcionarios de la entidad con la finalidad de dejar constancia de las opiniones presentadasen la lectura del borrador del informe. Las explicaciones que tengan el suficiente sustento por parte de las personas involucradas en el examen pueden hacer cambiar las opiniones originalmente vertidas por el Auditor, el mismo que tendrá cuidado al redactar definitivamente el examen de divulgar las razones porque cambiaron los criterios.

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En todo caso, se observaran las disposiciones establecidas en el Art.23 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Se dará cumplimiento al acuerdo No. 19-CG, registro Oficial 152 de 21 de Agosto del 2003, emitido por el Contralor General del Estado, en lo relativo a la entrega de copias previa solicitud de los interesados (Ver manual del Sistema de Gestión de calidad ISO 9001, 6.3.4 paso 7 Fase de Comunicación de Resultados Anexo No. 22)

6.2. INFORME FINAL El objetivo de la auditoría interna es dar a conocer al Presidente del Directorio, al Gerente General de la EMAAP-Q, al Contralor General del Estado y a los auditados los resultados obtenidos del estudio realizado, a fin de que se de cumplimiento a las recomendaciones, y se adopten las medidas correctivas que permitan la incorporación de valor a los procesos de la empresa y la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias, especialmente las disposiciones contenidas en el Reglamento sobre la presentación de informes de Auditoría Interna emitido por el Contralor General del estado mediante acuerdo No.010- CG publicado en el Registro Oficial 355 del 9 de junio del 2008. 6.2.1. Estructura y contenido La estructura y contenido de los informes de auditoría de gestión se sujetará a lo establecido en el Manual de Auditoría de Gestión expedido por el Contralor General del Estado, mediante acuerdo 010-CG, publicado en el Registro Oficial 355 de 9 de junio de 2008. La estructura y contenido de los informes de exámenes especiales se sujetará a lo establecido en el acuerdo 010-CG publicado en el registro oficial 355 del 9 de junio de 2008. Los informes de exámenes especiales practicados a obras públicas se realizarán conforme a lo señalado en acuerdo 010-CG publicado en el RO 355 de 9 de junio de 2008.

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6.3. PROCESO DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS UTILIZADOS PARA AUDITORÍAS DE GESTIÓN Y EXÁMENES ESPECIALES (Numeral 6.3.4 del Manual de Auditoría del sistema de Gestión de Calidad ISO 9001)

1. El Jefe de Equipo elabora el Borrador del Informe el mismo que es

revisado por el Supervisor.

2. El Auditor Interno revisa el Borrador del Informe supervisado y dispone la realización de la conferencia final.

3. El Jefe de Equipo en conocimiento de la fecha de la conferencia final prepara la convocatoria y el Acta de Conferencia Final. El Auditor Interno suscribe la convocatoria para el Gerente General y el Jefe de Equipo para los demás convocados.

4. La Conferencia Final estará presidida por el Auditor Interno o su Delegado. Asistirán en forma obligatoria el Supervisor y el Jefe de Equipo, quien expondrá los resultados del examen.

5. El Jefe de Equipo recepta las firma de los asistentes a la conferencia final.

6. El Auditor Interno autorizará la entrega de una copia del Borrador del

Informe previo el pago del valor de las copias que se cancelará en la tesorería de la empresa, conforme a lo establecido en el Acuerdo 021-CG emitido por el Contralor General del Estado, el 30 de septiembre de 2008 y publicado en el R.O. 451 de 22 de octubre del mismo año, “Instructivo para el otorgamiento de copias de borradores de informes de Auditoría Externa y de Auditoría Interna.”

7. El Jefe de Equipo recibe los documentos y aclaraciones durante los cinco días laborables posteriores a la Conferencia Final, de acuerdo a lo prescrito en el Art. 24 del Reglamento a la LOCGE (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado), así como en el penúltimo inciso del artículo 4 del acuerdo 010-CG de la Contraloría General del Estado publicado en el Registro Oficial 355 del 9 de junio de 2008 en concordancia con la norma IAG-06. En ese mismo tiempo el Jefe de Equipo elaborará el Cronograma de Cumplimiento de Recomendaciones conjuntamente con los auditados y los comprometerá a su cumplimiento con la suscripción del documento.

8. El Supervisor y el Jefe de Equipo redactan el Informe Final, “Síntesis del informe” y “Memorando de Antecedentes” de acuerdo a los formatos establecidos en el Manual de Auditoría de Gestión emitido por la Contraloría General del Estado en el término

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de cinco días, a partir del siguiente día de la recepción de las aclaraciones por parte de los auditados y ponen en consideración del Auditor Interno.

9. El Auditor Interno revisa el Informe y en el término de cinco días entrega al Jefe de Equipo para la formulación de la versión final del mismo.

10.El Jefe de Equipo elabora la versión final del Informe que incluye las

Cartas de Envío y Presentación, la “Síntesis del informe” y el “Memorando de Antecedentes” de acuerdo a los formatos establecidos por la Contraloría General del Estado, y entrega a la Coordinadora de la Unidad en el término de cinco días quien a su vez elabora el oficio de trámite para la aprobación del informe a la Contraloría General del Estado, de acuerdo al Art. 17 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

11.Un ejemplar de esta versión final no aprobada por la Contraloría

General del Estado será entregado al Presidente del Directorio y otro al Gerente General de la Empresa conforme al Art.3 del Acuerdo 018-CG publicado en el Registro Oficial 142 de 7 de agosto de 2003.

12. Una vez elaborado la versión final del informe se envía a la

Contraloría General del Estado a través de la Coordinadora de la Unidad para su revisión y aprobación en cumplimiento Art.26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

13. La Contraloría General del Estado remite el oficio de aprobación y

autoriza la distribución a las autoridades y servidores vinculados con el examen.

14.La Secretaria de la Unidad prepara el memorando para la distribución

del informe a los servidores vinculados con el examen.

15. Los informes aprobados serán difundidos a través de la página web de la EMAAP-Q.

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6.4. EXÁMENES ESPECIALES El acuerdo No. 010-CG, emitido por el Contralor General del Estado el 9 de junio de 2008, establece que los informes de exámenes especiales se presentarán al Organismo Técnico encargado del Control, cuyo contenido es el resultado del análisis realizado a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones respetando las normas y procedimientos de la profesión y las disposiciones legales vigentes. (Ver Anexo 9). De conformidad al referido acuerdo, la estructura y contenido del informe de examen especial será la siguiente: 6.4.1. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME DE EXAMEN

ESPECIAL Estructura del Informe 1. Carátula. 1.Índice que contenga títulos y subtítulos 2.Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético) 3.Carta de presentación sin fecha (formato 1) 4.Informe que contendrá dos capítulos:

Capítulo I.- Información Introductoria Capítulo II.- Resultados del examen

5.Anexos

CAPITULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA

Motivo del examen Se señalará el nombre de la entidad examinada y el número y fecha de la orden de trabajo; además se precisará si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de control de la unidad de auditoría o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el número y fecha de tal autorización, así como las modificaciones si las hubiere. Para el caso de las auditorías internas, en los exámenes imprevistos, se señalará la autorización expresa del Contralor General o de la máxima autoridad de la institución, en cumplimiento de lo dispuesto en el inciso quinto del artículo 14 de la LOCGE.

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Objetivos del examen Se indicarán los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarán en relación directa con la naturaleza del examen; y, los específicos establecidos en la planificación del examen. Alcance del examen Se expondrá la amplitud del trabajo, esto es, lo realmente analizado y realizado, con indicación de: período cubierto, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas. Se indicará en un párrafo informativo, lo relacionado con exámenes realizados por la Contraloría General del Estado o por la Unidad de Auditoría Interna, que cubran parte del alcance de la intervención de Auditoría Externa. Limitación al alcance Se señalarán limitaciones únicamente en los casos en que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de auditoría ya sea por restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados. Base Legal Se señalará la disposición legal en la cual consta la creación o constitución de la entidad y sus reformas. Estructura Orgánica Se señalará la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción del examen. Objetivos de la entidad Se señalarán los que constan en la Ley de Creación, en el Reglamento Orgánico Funcional y Plan Estratégico, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o actividades. Monto de recursos examinados Se señalará el monto de los recursos analizados. Evaluación del proyecto En los informes de examen especial de ingeniería, como parte de la información introductoria, se incluirá la evaluación del proyecto, en la que se detallará: el

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financiamiento del proyecto, los procesos de supervisión y fiscalización; además, los procesos de contratación, la descripción y el estado del proyecto. Funcionarios relacionados Se identificarán los nombres, apellidos, cargo y período de gestión de los funcionarios relacionados con el examen y se presentará como anexo al informe.

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

En este capítulo se deberán desarrollar los comentarios de los cuales se desprendan hechos reportables sobre cada una de las áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes; procesos y actividades examinadas ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa; esto es: Se iniciará comentando sobre el incumplimiento de las recomendaciones formuladas en los exámenes especiales o auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado, por la unidad de auditoría Interna de la entidad examinada o por auditorías privadas, haciendo referencia concreta al informe o informes relacionados con el examen que se ejecuta. Deberá constar cada recomendación incumplida y la opinión de los funcionarios de la entidad sobre la falta de cumplimiento. Cuando exista un número considerable de recomendaciones incumplidas, se presentarán en un anexo al informe. A continuación, se revelarán las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentarán de acuerdo a la importancia de los hallazgos, a su materialidad y complementados con la utilización de gráficos, cuadros comparativos y explicaciones, de ser procedente; deben estar redactados con claridad, corrección y objetividad, sin revelar procedimientos de auditoría. Los títulos de los comentarios identificarán claramente la naturaleza de los hallazgos y guardarán concordancia con los asuntos tratados. Todos los comentarios deberán contener los atributos de condición, criterio, causa y efecto. Se narrarán los aspectos relevantes y trascendentes detectados durante el examen, descritos en forma ordenada, no incluirán los términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, sino que precisarán la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones que deben guardar relación directa con lo comentado.

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En los comentarios no constarán los nombres de funcionarios ni de personas naturales, sino únicamente la denominación del cargo o función que desempeña o desempeñó; en el caso de transcripciones, en lugar de los nombres, se pondrá tres puntos suspensivos. Tampoco se especificará la responsabilidad que podría derivarse del examen. Las opiniones de los funcionarios o de terceros, recibidas durante el desarrollo del examen, ya sea como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia, deben ser parte integrante del comentario. A continuación de la opinión de los funcionarios o de terceros, el auditor emitirá su opinión, señalando si lo que incluye en el informe, ratifica o rectifica el criterio de auditoría. Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental para que los resultados contenidos en el informe sean irrefutables. Los hechos posteriores a la fecha de corte de un período auditado que pueden tener efecto sobre los resultados de la auditoría, previo el análisis de su importancia y pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente, se presentarán con posterioridad a la conclusión, bajo el subtítulo: Hecho Subsecuente, cuando se relacione con el comentario; caso contrario se revelará al final del informe. Las conclusiones son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos; se estructurarán considerando por una parte la condición o la causa y por otra parte el efecto del hallazgo. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo realizado; se redactarán en forma separada y bajo el título de Conclusión. Las recomendaciones contribuirán a presentar soluciones para resolver los problemas o desviaciones identificados, estarán dirigidas a la autoridad responsable de implantarlas y de asegurar su cumplimiento inmediato. Se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como “inmediatamente” o “sin demora” y cualquier otra expresión en tono impositivo. No sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarán numeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentación bajo el título de Recomendación. Si del análisis se desprendieren hechos que ameriten la emisión de informes con indicios de responsabilidad penal, estos no formarán parte del informe general; sin embargo, al final del mismo, antes de la firma del Director, se incorporará un párrafo con el siguiente texto: Como resultado del análisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD de (nombre de la entidad), se emitió un informe independiente, de conformidad con los artículos 65 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

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Anexos del informe Contendrán información relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permita aclarar aspectos técnicos y sustentar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles. Se utilizarán anexos al informe cuando sea estrictamente necesario y al mínimo posible; es recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo dentro de los comentarios o del texto del informe. Serán, entre otros, los siguientes: -Anexo 1.- Nómina de funcionarios principales relacionados con el examen. -Anexo 2.- Recomendaciones incumplidas si el caso amerita. -Anexo 3.- Cronograma de aplicación de las recomendaciones: se elaborará en

cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental IAG-06 “Implantación de Recomendaciones” (formato 2)

-Otros anexos que se consideren necesarios. Art. 5.- Estructura del memorando de antecedentes.- El memorando de antecedentes es un documento interno dirigido al Director de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado , para el trámite se observarán los artículos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, no se debe incluir la fecha; contendrá en detalle las desviaciones u observaciones que constan en los comentarios del informe para que, a base de éstas, y en aplicación de lo dispuesto en el artítulo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se determine las responsabilidades a que hubiere lugar y se solicite las sanciones correspondientes. (Formato 3). El párrafo de introducción señalará el título del examen, identificación de la entidad, período analizado, número y fecha de la orden de trabajo y los artículos de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dependiendo de la clase de responsabilidad sugerida: Responsabilidad Artículo de la LOCGE

-Administrativa Culposa 45 -Civil Culposa y Orden de Reintegro 53 -Indicios de Responsabilidad Penal 65 -Indicios de Responsabilidad Penal evidenciados por la

Auditoría Interna 66

El orden de presentación de las responsabilidades será el siguiente: Responsabilidades administrativas culposas -Título del comentario -Descripción del hecho como consta en el informe

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-Después de cada comentario se identificará a los funcionarios o ex funcionarios relacionados con indicación de nombres y cargos y se señalará la inobservancia de las disposiciones legales y/o normativas.

-Se revelarán las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas.

-Finalmente se elaborará un cuadro de imposición de sanciones sugeridas. Responsabilidades civiles culposas Glosas -Título del comentario -Descripción de los hechos con la respectiva cuantificación del perjuicio económico. -Identificación de los responsables, con indicación de nombres y cargos, así como el

valor de la glosa, después de cada comentario en el que se indicará la razón por la cual es responsable; la inobservancia de disposiciones legales y/o normativas que ocasionaron perjuicio económico o patrimonial a la entidad. Nunca se señalará como incumplimiento las normas de control interno.

Órdenes de Reintegro – Pago Indebido Las responsabilidades civiles culposas que llegare a establecer el equipo de auditoría, se tramitarán vía “orden de reintegro” cuando existan “pagos indebidos”, esto es, cuando los desembolsos se hubieren realizado sin fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente; de no ser este el caso, se tramitarán vía “predeterminación o glosa”; y, se presentará en el memorando de antecedentes en el orden descrito para las glosas. INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL -Título del comentario -Descripción de los hechos con indicación del monto del perjuicio o cuantía determinada -Identificación de las personas que intervinieron en el hecho, con indicación de nombres

y cargos.

Art. 6.- Estructura de la síntesis del informe.- Concluida la actividad de control, el auditor jefe de equipo elaborará un breve resumen de los resultados principales del examen para conocimiento del Contralor General del Estado, observando la estructura establecida para el efecto. (formato 4) Art.7.- Informe con indicios de responsabilidad penal.- Cuando se tramite un informe independiente con indicios de responsabilidad penal, se adjuntará un memorando dirigido al Contralor General del Estado (formato 5) y contendrá lo siguiente:

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CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen Este párrafo se iniciará de la siguiente manera: Como parte del examen especial a (nombre de la entidad), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD, en cumplimiento de ( número y fecha de la orden de trabajo precisando si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de control de la unidad de auditoría o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el número y fecha de tal autorización, así como las modificaciones si las hubiere), se analizó el hallazgo de evidencias del indicio de responsabilidad penal por la comisión de un delito. Para el caso de las auditorías internas, en los exámenes imprevistos, se señalará la autorización expresa del Contralor General o de la máxima autoridad de la institución, en cumplimiento de lo dispuesto en el inciso quinto del artículo 14 de la LOCGE. Objetivos del examen Se indicarán los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarán en relación directa con la naturaleza del examen; y, los específicos establecidos en la planificación del examen. Alcance del examen Se expondrá la amplitud del trabajo, esto es, lo realmente analizado y realizado, con indicación de: período cubierto, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas. Se indicará en un párrafo informativo, lo relacionado con exámenes realizados por la Contraloría General del Estado o por la Unidad de Auditoría Interna, que cubran parte del alcance de la intervención de auditoría externa.

CAPÍTULO II

DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS

Este capítulo contendrá la descripción de los hechos con sus respectivos comentarios y conclusiones, identificando a los presuntos responsables con nombres, apellidos y cargo. Los comentarios deben redactarse en forma clara, directa y sencilla; se tendrá cuidado de que los indicios que se describen sean unívocos, concordantes entre sí, de tal manera que posibiliten establecer el nexo causal entre el hecho doloso y

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sus presuntos autores y a la vez la evidencia de elementos del delito que se trate. Además de identificar a los sujetos de responsabilidad, se especificará el monto al que asciende el perjuicio evidenciado, de haber lugar para ello. Los anexos que se adjunten al informe contendrán las evidencias que originaron el trámite de un informe especial con indicios de responsabilidad penal. Los documentos que se acompañen estarán debidamente certificados por el funcionario competente de la entidad auditada o de la que corresponda. Art. 8.- El informe con indicios de responsabilidad penal será suscrito por el Director de la unidad de control. Art. 9.- El informe general, el informe con indicios de responsabilidad penal, memorando de antecedentes y síntesis, serán remitidos a la Dirección de Planificación, Evaluación y Control de Calidad, Dirección de Coordinación de Auditorías Internas, Dirección de Auditoría de Proyectos y Ambiental o Direcciones Regionales, según corresponda, con los siguientes documentos: -Memorando en el que se indicará el número de ejemplares, páginas y anexos que se

envían. -Detalle en el que constará la relación de los funcionarios, ex funcionarios y terceros

notificados, convocados y asistentes a la conferencia final (formato 6) -Detalle en el que constará el resumen de las responsabilidades administrativas, civiles o

indicios de responsabilidad penal, con nombres, apellidos y cargos. (formato 7). Art. 10.- Información anexa al memorando de antecedentes y al informe independiente con indicios de responsabilidad penal: -Originales o copias certificadas de la documentación de respaldo. La certificación

constará en cada documento o grupo de documentos, según corresponda. -Opinión técnica -Informe jurídico del abogado de la unidad de control y/o de la Dirección Jurídica de la

Contraloría General del Estado. -Originales de las comunicaciones de notificación de inicio de examen (formato 8) y

detalle de recepción, o copias certificadas, de funcionarios y terceros participantes en el hecho.

-Originales de las convocatorias a la conferencia final (formato 9) y detalle de recepción o copias certificadas.

-Copias de las publicaciones por la prensa tanto de notificación de inicio de examen como de la convocatoria a conferencia final de resultados, en los casos en que se desconozcan los domicilios.

-Acta de conferencia final (formato 10) -Detalle de los sujetos de responsabilidad, con especificación clara y precisa de nombres

y apellidos completos, período de gestión, cargos, dirección domiciliaria, teléfono, ciudad, número de cédula de ciudadanía.

-Control de informe (formato 11)

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DISPOSICIONES GENERALES Art. 11.- Los estándares descritos a continuación serán observados de forma obligatoria a nivel nacional hasta que los Manuales de Auditoría o Guías Metodológicas que se encuentran vigentes, sean actualizados o modificados. Informe: -Tipo de letra Arial, tamaño 11 -Espacio interlineal 1.5 -Márgenes 3 centímetros por lado -La escritura de los valores monetarios debe ir seguida del signo USD, para señalar la

moneda de uso en el país y de tratarse de otra moneda se acogerá lo dispuesto en las Normas ISO e INEN. Se utilizará la coma (,) únicamente para separar la parte entera de la parte decimal; para la parte entera se hará una separación en grupos de tres cifras comenzando a contar desde la coma (,) decimal, mediante un espacio en blanco equivalente a un espacio de máquina o igual al ancho del símbolo cero, ejemplo: 12 384 789, 46

-Las palabras agudas, graves y esdrújulas, escritas en mayúsculas serán tildadas. -La carta de envío se elaborará en el papel impreso para el efecto, contendrá el texto del

modelo que se adjunta. -Los títulos de los comentarios, las palabras conclusiones y recomendaciones deben ir

con minúsculas y negrillas. -Los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno, serán puestos en

conocimiento de las autoridades a través de la Carta de Control Interno que será suscrita por el Director, Delegado, Auditor Interno o Jefe de la Unidad de Control.

-Las transcripciones se realizarán entre comillas, en letra cursiva, únicamente la parte pertinente, a renglón seguido y con sangría. Ejemplo:

“… El señor Contralor autorizó…” -Cuando en las transcripciones se corte parte del texto original (palabras, frases,

párrafos) se escribirá de la siguiente forma: Ej. Texto original: El señor Contralor con Acuerdo No. 19 emitió las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental.

“… El señor Contralor (…) emitió las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental…”.

-Los signos de puntuación utilizados serán: un punto y dos espacios para indicar que la transcripción es seguida; y, un punto y guión, para señalar que el texto corresponde a otro párrafo.

-Se utilizará (sic) para dar a entender que una palabra o frase empleada en ellos y que pudiera parecer inexacta, es textual.

-La carta de presentación no contendrá numeración ni fecha. -La página siguiente a la carta de presentación o envío, será la número 2, que irá

centrada en la parte inferior de la hoja. -Todas las páginas del informe, a partir de la carta de presentación, contendrán la rúbrica

del supervisor con el número de página en letras. -Se estandariza el diseño de la pasta del informe (formato 12) Art. 12.- Absolución de consultas.- Las dudas que se pudieren presentar en la aplicación del presente reglamento, serán absueltas por el Contralor General. Art. 13.- Deróganse la estructura y contenido del informe de examen especial, que consta en el Manual de Auditoría Gubernamental emitido con Acuerdo 012-CG de 6 de junio de 2003, el Reglamento sobre la presentación de los informes de Auditoría Interna, emitido con Acuerdo 006-CG de 20 de julio de 2004,

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promulgado en el Registro Oficial 392 de 4 de agosto de 2004 y las demás normas que se le opongan. DISPOSICION FINAL Este acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Dado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a COMUNIQUESE

Carlos Pólit Faggioni Contralor General del Estado

6.4.1.1 Se ejecutarán exámenes especiales por las siguientes razones: 1.- En cumplimiento al Plan Anual de Control 2.- Por disposición de las Máximas Autoridades de la EMAAP-Q 3.- Por denuncia 4.- Por disposición del Contralor 5.- En relación al Art.90 del Reglamento General Sustitutivo para el manejo y

administración de Bienes del Sector Público. 6.4.2. Proceso de ejecución de examen especial. Para la ejecución del examen especial se procederá de la siguiente manera: 1.- El Auditor Interno recibe de las diferentes áreas administrativas de la EMAAP-Q y de los Organismos externos de control las solicitudes para la realización de exámenes especiales 2.- El Auditor Interno solicita autorización al Gerente General la realización del examen especial en cumplimiento al quinto inciso del Art.14 de la LOCGE. 3.- El Auditor Interno conjuntamente con el Supervisor y Jefe de Equipo realizan una reunión de trabajo, para definir los objetivos y alcance del examen 4.- El Auditor Interno emite la Orden de Trabajo

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5.- El Jefe de Equipo designado elabora el Plan de Trabajo documento que una vez revisado por el supervisor será presentado al Auditor Interno para su aprobación 6.- El jefe de equipo evalúa el control interno mediante la aplicación de los cuestionarios elaborados para el efecto. 7.- El jefe de equipo elabora el programa de trabajo, el mismo que es presentado al Supervisor para su revisión 8.- El equipo de trabajo designado ejecuta los procedimientos establecidos en el programa de auditoría 9.- El Jefe de equipo elabora los papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes. 10.- El Jefe de Equipo elabora las “Hojas de Hallazgos” y el supervisor revisa y deja constancia en una “Hoja de Supervisión de trabajo” 11.- El Jefe de Equipo prepara la comunicación de resultados provisionales de conformidad al Art.90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y Art. 22 de su reglamento, la misma que es revisada por el Supervisor para la suscripción del Auditor Interno, concediéndoles a los auditados un término de cinco días para que presenten las correspondientes aclaraciones. 12.- El Jefe de Equipo y Supervisor recopilan y clasifican las “Hojas de Hallazgos” y definen la estructura del Informe.

13.- El Jefe de equipo elabora el borrador del informe con la asistencia del supervisor 6.5. CLASIFICACION DE RESPONSABILIDADES El Art.5 del mismo Reglamento clasifica las responsabilidades de la siguiente manera:

Por el objeto:

Administrativa culposa, Civil culposa e Indicios de responsabilidad penal

Y por los sujetos: Principal y subsidiaria así como Directa y Solidaria

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6.6. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES. De acuerdo a lo establecido en el Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y el Art. 28 de su Reglamento, se realizará el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías y exámenes especiales. 6.6.1. PASOS DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

1. El Auditor Interno, luego de 90 días de ser aprobado el informe por la Contraloría General del Estado dispone al auditor jefe de equipo que ejecutó el examen que inicie el “Seguimiento y control de las recomendaciones de auditoría”.

2. El Auditor designado, recaba de la administración los resultados de la

aplicación de las recomendaciones, de acuerdo al “Cronograma de cumplimiento aplicación de recomendaciones”. Para ejecutar esta actividad, el auditor utilizará dos horas diarias, dentro de su horario normal para que no interrumpa las tareas que esté efectuando. (Ver Anexo No.12 )

3. Recepta de los auditados la documentación que evidencie las

medidas correctivas tomadas y el cumplimiento de las recomendaciones y, evalúa sus resultados dejando constancia en los papeles de trabajo.

4. Prepara “Informe de seguimiento” y entrega al Supervisor asignado

utilizando el formato que ha sido elaborado para el efecto.

5. El Auditor designado y el supervisor entrega el “informe” al Auditor Interno para su revisión.

6. El Auditor Interno previa revisión suscribe el Informe y envía a la

Contraloría General del Estado para su aprobación.

7. El Auditor Interno remite fotocopias del Informe de Seguimiento aprobado a los involucrados en el examen.

Los auditores observarán la Fase V: Seguimiento, del Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos

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del Sector Público sometidos a su control, aprobado por el Contralor General del Estado mediante acuerdo No. 031. CG., del 22 de noviembre del 2001.

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Anexos

133

Anexo 1

Evaluación de Control Interno

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La Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q adopta el siguiente formato para evaluación de control interno.

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO NOMBRE DEL EXAMEN PERIODO:

ENTREVISTADO: FECHA:

Firma Fecha:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

N° PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS P/T SI NO NA 1

2

EMAAP Quito ISO

9001:2000

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Anexo 2

Memorando de Planificación Específica

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MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

AUDITORÍA DE GESTION A.................

1. MOTIVO DE LA AUDITORIA

La Auditoría de Gestión a ...................................., se realizará con cargo al Plan Anual de Control (Imprevistos) para el año 0000, de la Unidad de Auditoría Interna y en cumplimiento a la orden de trabajo No....... de .......... suscrita por el Auditor Interno de la EMAAP-Q.

2. RESULTADOS QUE SE OBTENDRAN DE LA AUDITORIA

Como producto final de esta auditoría se obtendrá lo siguiente: Informe, Memorando de Antecedentes, Síntesis del Informe y Cronograma de Actividades a efectuarse en relación a las recomendaciones formuladas, de acuerdo al Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 3. FECHAS DE INTERVENCION

AÑO MES DIA Orden de trabajo No........ Inicio de la Auditoría de Gestión Emisión del borrador del informe Comunicación de resultados Revisión y Aprobación Contraloría General del Estado

Emisión del informe Final de auditoría

4. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

El equipo de trabajo estará conformado por:

FUNCIONARIOS NOMBRES Y APELLIDOS Supervisor Jefe de Equipo Auditor Operativo Auditor Operativo Técnico Informático Ingeniero Civil Otros

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* Los profesionales que integran el equipo multidisciplinario prestarán su apoyo en el área de trabajo, hasta la fase de comunicación de resultados.

El trabajo se desarrollará sobre la base del Plan Estratégico elaborado por la Empresa para los períodos 200_ - 200_ , el Plan Operativo anual del ............ , así como del Reglamento Orgánico Funcional, las Normas de control Interno y más disposiciones vigentes relativas al tema. Si las circunstancias lo exigen se solicitará el apoyo de otros especialistas y/o Profesionales. 5.- DÍAS PRESUPUESTADOS Para el desarrollo de la auditoría de gestión se requerirá de xx días laborables, distribuidos en las siguientes fases:

FASES No. de días PERIODO

FASE I, Planificación Preliminar o Estratégica

Del........al..........

FASE II, Planificación Específica FASE III, Ejecución por Componentes o Subcomponentes.- Ejemplo: Componente Gerencia Administrativa Subcomponentes Dpto. Recursos Humanos: xx días Dpto. Nómina : xx días Dpto. Capacitación: xx días

FASE IV, Comunicación de resultados FASE V, Elaboración de cronograma de recomendaciones y seguimiento

6.- DESARROLLO DE LA AUDITORIA La Auditoría de Gestión se desarrollará considerando las siguientes fases:

FASE I: Planificación preliminar De conformidad con la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental PAG-04, en esta fase de realizará la revisión y actualización de los archivos permanente y corriente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores; una evaluación general del control interno con el fin de determinar el enfoque de la Auditoría a realizar; así como la recolección de la información y documentación básica del área o componente, obteniendo un conocimiento y comprensión cabal sobre:

138

• La visión, misión, los objetivos, metas, planes estratégicos y operativos, actividades principales

• Evaluaciones efectuadas al cumplimiento de los planes estratégicos y operativos

• Grado de dependencia de los sistemas informáticos. • Identificación de los funcionarios principales • Indicadores de gestión preparados por el área examinada

El producto final de esta fase se concretará en un informe o reporte que será puesto a consideración del Auditor Interno.(Este informe se exceptúa cuando se trata de componentes pequeños). FASE II: Planificación Específica De conformidad con la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental PAG-05, en esta fase de realizará el análisis de la información y de la documentación receptada en la fase anterior; la evaluación del control interno por componentes o subcomponente utilizando como método el Informe COSO (Normas de control interno 120-00 a 130-05) Como resultado de esta fase se presentará el Memorando de Planificación, documento que estará respaldado con los informes presentados por los integrantes del equipo multidisciplinario, en las áreas de su especialización, en el que se incluirá los siguientes productos:

• Programas de trabajo por componentes basados en el análisis de Riesgos respectivo.

• Carta de evaluación de control interno como comunicación parcial de resultados, para conocimiento del titular del componente analizado, con comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los riesgos analizados y la forma como mitigarlos y/o administrarlos.

7. ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN 7.1.- Información General del componente

En la presente auditoría de gestión se dará un enfoque a los resultados de la gestión de los administradores de los componentes.

Previo a la elaboración de la planificación estratégica, la Gerencia ................ha realizado un Análisis FODA, en el que se describen las fortalezas, oportunidades, así como las amenazas y debilidades, en las que se desarrolla su gestión.

Nuestra auditoría se enfocará hacia la evaluación de la economía, eficiencia y eficacia, ética, equidad y ecología de la gestión de la Gerencia......................sus operaciones y resultados, por tanto verificaremos el grado en que el área

139

examinada ha cumplido los objetivos preestablecidos y evaluaremos la gestión realizada para la consecución de sus objetivos y metas, con la ejecución de planes, programas , actividades, proyectos y operaciones, así como el impacto que ha tenido su gestión en el entorno social y económico. El Plan estratégico de la EMAAPQ, se encuentra debidamente aprobado y dispone de indicadores que permiten medir y evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos. Así mismo cada una de los componentes de la Gerencia de..................., han programado sus actividades en sus correspondiente segmentos de los planes operativos anuales. El Reglamento Orgánico Funcional de la EMAAP-Q, determina las unidades administrativas y describe las funciones generales y específicas de cada una de ellas. 7.2.- La Gerencia ................... constituye un área de apoyo a la Gerencia General de la EMAAP-Q y sus acciones están encaminadas a la consecución de los objetivos institucionales 7.2.1. Misión La Gerencia .................. tiene como misión..................................................................... 7.2.2. Visión La Gerencia .................tiene como visión...................................................................... 7.2.3. Objetivos

Objetivo Generales Objetivos específicos por cada uno de los componentes

7.2.4. Alcance

(Identificación de los componentes con su correspondiente período a examinarse)

7.2.5 Indicadores de gestión:

(Se deberá señalar los indicadores que existen en el componente auditado, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus lineamientos generales)

140

7.2.6. Estructura Orgánica De acuerdo con el Reglamento Orgánico Funcional la estructura de la Gerencia ............................, se encuentra integrada por los siguientes subcomponentes: ...................................... ......................................

7.2.7. Principales funcionarios

PERIODO DE ACTUACIÓN

NOMBRES Y APELLIDOS- FUNCIÓN DESDE HASTA

7.2.8. Financiamiento Según el Presupuesto codificado de la EMAAPQ, la Gerencia --------------

durante los períodos-----------dispuso de las siguientes partidas:------------------------------------------------------------.

7.2.9. Análisis FODA

Según el Plan Estratégico, cada componente elaboró su análisis FODA, cuya estructura es la siguiente:

Fortalezas: ............................ Oportunidades: .................................................... Debilidades: ........................................................ Amenazas .......................................................

141

8. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

La evaluación del control interno aplicado en la Gerencia .................. y sus dependencias, se efectuará considerando los cinco componentes que integran dicho control, de conformidad a lo establecido en las NTC 120.01 a la 103-05, los mismos que enunciamos a continuación:

• Ambiente de control • Evaluación de los riesgos de control • Actividades de control • Sistemas de información y comunicación • Actividades de monitoreo y/o supervisión

8.1. Ambiente de control En este componente evaluaremos los siguientes aspectos:

• Integridad y Valores Éticos (evidenciar la existencia del Código de conducta y ética)

• Compromiso de competencia profesional(evaluar resultados del desempeño, sanciones, faltas, hojas de evaluación, títulos, capacitación, entre otros)

• Filosofía de la Unidad administrativa y el estilo de gestión (Analizar las formas de gestión, realizar reuniones periódicas, entrevistas )

• Estructura organizativa - Manual de procedimientos y funciones - Infraestructura de la unidad administrativa

• Asignación de autoridad y responsabilidad (Cómo está delegando las funciones, verificar si se cumple el Orgánico Funcional, que existan niveles de autoridad)

• Políticas y prácticas de recursos humanos(Que existan políticas de reclutamiento de personal competente, criterios de retención y de promoción de empleados)

8.2. Evaluación de los riesgos de control Se evaluará los siguientes aspectos:

• Los objetivos( los que consten en el Plan Estratégico y operativo) • Identificación de los riesgos internos y externos (considerar el análisis

FODA) • Evaluación ( Se concentrará en los procesos utilizados por el componente

y el análisis de los riesgos)

142

Previo a la identificación de los riesgos de control se efectuará el análisis FODA del componente y subcomponentes y se procederá a la elaboración de las matrices de riesgos correspondientes.

8.2.1. Matriz de riesgos Análisis de los riesgos existentes en el componente y subcomponenetes Sobre la base de la evaluación del control interno existente en cada subcomponente, se determinan las diferentes matrices de riesgos, la misma que se presenta en el ANEXO 1 En las matrices de riesgo preparadas se hará referencia a los procedimientos de auditoría que deberán realizar para cada subcomponente siendo éstos de tipo flexible, es decir de acuerdo a las necesidades presentadas y podrán ser ampliados o modificados.

Con los procedimientos establecidos en la matriz de riesgos se formulará el

correspondiente Programa de trabajo, el mismo que se presentará como ANEXO 2 de este Memorando de Planificación de la auditoría de gestión

8.2.3. Indicadores de gestión del componente

Corresponden a las actividades de la administración considerando el comportamiento en el manejo de los recursos humanos y si en la actividad institucional se logró establecer el grado de eficiencia y eficacia en su administración.

Tomando como base las metas establecidas en el Plan Estratégico, se efectuará la evaluación del cumplimiento de estas, mediante los siguientes indicadores de gestión: ----------------------------------

--------------------------------- 8.3. Actividades de control Se evaluarán los siguientes aspectos:

• Tipo de actividades de control(Cumplimiento de: Orgánico Funcional, instructivos, reglamentación interna, externa, leyes, ordenanzas, otras disposiciones legales)

• Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos • Controles sobre los sistemas de información

143

• Necesidades Específicas • Evaluación

8.4. Sistema de información y comunicación Se evaluarán los siguientes aspectos:

• Calidad y oportunidad de la información • Flujo de información con los clientes internos y externos • Medios de comunicación • Gestión de la unidad de informática

8.5. Actividades de monitoreo y/o supervisión Se evaluarán los siguientes aspectos:

• Actividades de supervisión continua • Evaluaciones y seguimiento de las actividades de los subcomponentes

9. RESULTADOS QUE SE OBTENDRÁN EN LA PLANIFICACIÓN

ESPECÍFICA Al terminar la segunda fase de la auditoría de gestión, se emitirá el Memorando de Planificación el mismo que contendrá la matriz de riesgos, los programas de auditoría y la carta con la evaluación al sistema de control interno para conocimiento del Gerente de Área. 10. RECURSOS FINANCIEROS De requerirse algún trabajo fuera de la ciudad se solicitará el pago de viáticos, subsistencias, pasajes aéreos y terrestres para los miembros del equipo multidisciplinario que se encargará del análisis a las gestiones administrativas, financieras

Preparado por: ___________________ _______________________ Supervisor Jefe de Equipo

Aprobado por:

__________________ AUDITOR INTERNO DELA EMAAPQ

144

Anexo 3

Matriz de Evaluación de Riesgos de Auditoría

145

ANEXO 3

MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE AUDITORIA RECURSOS HUMANOS (solo es un ejemplo)

Análisis del Componente

Calificación de

Riesgos

Riesgo Potencial Pruebas de Auditoría

Procedimientos Instrucciones

Planificación en el área de recursos humanos

riesgo inherente Alto riesgo de Control Alto

Que la planificación no cumpla con lo establecido

Sustantiva - Verifique el cumplimiento de actividades importantes y funciones fundamentales de la administración: Planificación, Organización, Ejecución, Dirección y Control enfocadas al área de recursos humanos.

- Compruebe si dentro del marco de la planificación se ha establecido objetivos y metas de la unidad.

- Determine si las previsiones de personal responden a los objetivos y necesidades institucionales y si se ligan a los planes y programas institucionales.

- Solicite el orgánico funcional del área examinada

Reclutamiento y selección de personal de nómina y contratado

riesgo inherente Alto riesgo de Control Alto

Sustantiva - Verifique que el perfil del personal contratado, concuerde con el requerimiento del cargo.

- Establezca la necesidad de la contratación y la disponibilidad presupuestaria.

- Determine la idoneidad del personal reclutado.

- Solicite los expedientes individuales para evidenciar procedimientos de selección.

Clasificación y Valoración de puestos

riesgo inherente Medio riesgo de Control Medio

Cumplimiento - Verifique si la escala de remuneraciones del personal guarda relación con el nivel jerárquico, funciones y responsabilidad del puesto.

- Solicite el reglamento de clasificación y valoración de personal.

- Solicite el distributivo de sueldos y determine la existencia de niveles adecuados de remuneraciones y si obedecen a las escalas determinadas y aprobadas del CONAREM.

- Solicite si existe un cuadro de evaluación de trabajos e incentivos sobre el grado de cumplimiento de sus actividades.

Registro y control riesgo inherente Bajo riesgo de Control Medio

Cumplimiento - Verifique la existencia de medios de control de asistencia del personal.

- Verifique la existencia de normas y reglamentos para la inducción del personal reclutado para nómina y de contrato, así como para las movilizaciones y cambios administrativos.

- Verifique la existencia de expedientes actualizados por servidor, en los que conste información relacionada con vacaciones, permisos, faltas, atrasos, multas, cursos, seminarios, títulos, etc.

- Efectúe el seguimiento a los procesos administrativos desde el inicio al fin.

- Si existen cuadros estadísticos e informes, Verifique la existencia de medios de control de asistencia del personal.

- Verifique la existencia de normas y reglamentos para la inducción del personal reclutado para nómina y de contrato, así como para las movilizaciones y cambios administrativos.

- Verifique la existencia de expedientes actualizados por servidor, en los que conste

146

información relacionada con vacaciones, permisos, faltas, atrasos, multas, cursos, seminarios, títulos, etc.

- Efectúe el seguimiento a los procesos administrativos desde el inicio al fin.

- Si existen cuadros estadísticos e informes, determine su aplicabilidad

Capacitación y promoción

Riesgo inherente Bajo Riesgo de Control Bajo

Cumplimiento - Verifique la existencia de una base de datos relacionada con la capacitación del personal.

- Determine si los cursos y seminarios que recibió el personal obedece a las necesidades del servicio y profesionalización.

- Evalúe que los asensos y promociones, se hayan realizado de acuerdo a la normativa que para el efecto mantenga la Institución y si esta se cumple.

- Verifique si la capacitación es considerada para el desarrollo de

- Solicite el plan anual de capacitación y evalúe su cumplimiento por las Direcciones que integran el componente.

147

Anexo 4

Diagnóstico FODA

148

1= poco importante 2= importante 3= muy importante

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA DE GESTIÓN COMPONENTE: PERIODO:

DIAGNOSTICO FODA FORTALEZAS 1-3 % OPORTUNIDADES 1-3 %

DEBILIDADES 1-3 % AMENAZAS 1-3 %

149

Anexo 5

Programa de Auditoría

150

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO NOMBRE DEL EXAMEN: PERIODO A EXAMINARSE:

OBJETIVOS 1. 2. 3 N° PROCEDIMIENTOS REF. P/T NOMBRE DEL

AUDITOR FECHA

FECHA

Elaborado por:

Revisado por:

FORMATO DE PROGRAMA DE AUDITORIA EMAAP

Quito

ISO 9001:2000

151

Anexo 6

Solicitud de Confirmación

152

SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN

Quito, 22 de Octubre de 2007 Sr… DIRECTOR FINANCIERO Presente.- Distinguido Director: Nuestros auditores están llevando a cabo un análisis a la Cuenta……… y pretendemos obtener una certificación directa sobre la exactitud del importe a la fecha indicada. Sírvase comparar el saldo que se muestra a continuación con el de sus registros. En caso de existir diferencia se señalará en el mismo documento. Mucho agradeceremos que la contestación a la presente debidamente firmada se le envíe directamente a esta dirección, que consta al pie de la presente. Saldo en nuestros registros

Les saluda atentamente,

Dr. Carlos Porras Vasco AUDITOR INTERNO EMAAP-Q

Unidad que certifica

Firmado por Devolver esta confirmación a la oficina de Auditoría Interna Ubicada en la Av. Mariana de Jesús entre Italia y Alemania 5to. Piso del edificio matriz. Fono: 2501-380

153

Anexo 7

Cédula de Resumen

154

CEDULA DE RESUMEN TIPO DE AUDITORIA

AREA EXAMINADA

ALCANCE

ORDEN DE TRABAJO No.

No. CONTENIDO P/T 1 Conclusiones del hallazgo

Fecha Firma

Elaborado por:

Revisado Por:

155

Anexo 8

Hoja de Hallazgos

156

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DE EXAMEN:______________________________________________________ ÁREA EXAMINADA __________________________________ SUPERVISOR: _________________________________ AUDITOR: __________________________________

Referencia

P/T

Titulo del hallazgo:

Condición:

Criterio:

Causa:

Efecto:

Conclusión:

Recomendación:

Puntos de vista de funcionarios responsables:

Elaborado por:

Firma Fecha

Revisado por:

Firma Fecha

EMAAP Quito

ISO

9001:2000

157

Anexo 9

Hoja de Supervisión

158

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE- QUITO

AUDITORIA INTERNA

G

KWYRIUOW

CUMPLIMIENTO FECHA VISITA REVISIÓN DE INSTRUCCIONES Y/O

PROCEDIMIENTOS Si

No

Parc.

Observación

Firma Fecha

Aceptado por:

Visto Bueno

Supervisor

UNIDAD ADMINISTRATIVA AUDITORIA/ EXAMEN ESPECIAL: PERIODO: SUPERVISOR: AUDITOR:

HOJA DE SUPERVISIÓN DE TRABAJO

EMAAP Quito

ISO

9001:2000

159

Anexo 9

Modelo del Informe de Examen Especial

160

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA

POTABLE DE QUITO

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

UAI - 0014 - 2008

I N D I C E

Examen Especial, a la administración, custodia, distribución y consumo de materiales de las bodegas de los distritos de la EMAAP-Q por el período

comprendido entre 2006-01-02 y el 2007-12-31

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito

161

CONTENIDO

PÁG.

Carta de presentación

1

CAPITULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

1.1 Motivo del examen

2

1.2 Objetivos del examen

2

1.3 Alcance del examen

2 - 3

1.4 Base legal

3 - 4

1.5 Estructura orgánica

4

1.6 Objetivos de la entidad

4

1.7 Monto de recursos examinados

5

1.8 Nómina de funcionarios principales relacionados con el examen

5

CAPITULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN

2.1 Seguimiento de recomendaciones

6 – 10

2.2 Evaluación de control interno

11

2.2.1 Necesidad de conformación de bodegas en unidad perteneciente al

Departamento de Distribución de Agua Potable y en los tres Distritos de Saneamiento Distritos de Distribución de Agua Potable Departamento de Agua no Contabilizada Unidad de Mantenimiento Electromecánico Planta de Recubrimiento

Distritos de Saneamiento

11 - 20

162

Distrito Norte Distrito Centro Distrito Sur

2.2.2 Bodegas de los Distritos de Distribución de Agua Potable no están

incorporadas a la estructura orgáica de la EMAAP-Q.

21 - 22

2.2.2 Necesidad de mejoras en la administración de las bodegas de los

Distritos de Distribución de Agua Potable. Manual de Administración de Bodegas no se encuentra actualizado Personal tercerizado cumple funciones de bodeguero

22 - 24

2.2.4 Falta de instructivos internos para el manejo de materiales usados y

chatarra.

25 - 30

2.2.5 Acumulación de piezas especiales en patios de los Distritos de Agua

Potable y Departamento de Agua No Contabilizada.

30 - 33

2.3 Resultados específicos por bodegas.

33

2.3.1 Distritos de Distribución de Agua Potable.

33

2.3.1.1 Insuficiente adiestramiento de bodegueros y aistentes de materiales

en el manejo de sistema autorimatizado de inventarios.

33 - 34

2.3.2 Distritos de Saneamiento.

34

2.3.2.1 Recepción inicial y retiro de materiales sin la suscripción de actas de

entrega – recepción.

33 - 38

2.3.2.2 Los bodegueros de los Distritos de Sanemamiento no han llevado

registros para el control de todos los materiales que custodiaban. Distrito Norte de Saneamiento Distrito Centro de Saneamiento Distrito Sur de Saneamiento

38 - 43

2.3.2.3 Falta de cuidado de Bodeguero del Distrito Norte de Saneamiento

en protección de documentación de respaldo.

43 - 45

2.3.2.4 Insuficiente supervisión de los funcionarios responsables de los

Distritos de Saneamiento sobre la gestión de los bodegueros.

45 - 48

163

2.3.2.5 Análisis del movimiento de materiales en las bodegas de los

Distritos de Saneamiento. Distrito Norte de Saneamiento Distrito Centro de Saneamiento Distrito Sur de Saneamiento

48 - 55

Anexo: Nº 1 Nómina de funcionarios principales relacionados con el examen

164

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

AI Auditoría Interna

EMAAP-Q. Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito

GA Gerencia Administrativa

GD Gerencia de Desarrollo Institucional

GFCI Gerencia Financiera, Contabilidad, Control de Inventarios

GOA Gerencia de Operación y Mantenimiento, Saneamiento

GOA-DN Gerencia de Operación y Mantenimiento, Saneamiento – Distrito Norte

GOD Gerencia de Operación y Mantenimiento, Distribución

ISO 9001:2000

Norma Técnica Ecuatoriana para Sistema de Gestión de Calidad

KG Kilogramos

LOSCCA Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa

165

Quito, Señor Paco Moncayo Gallegos PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA EMAAP-Q. Y ALCALDE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO En su despacho Hemos efectuado el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el . AAAA-MM-DD Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Dios, Patria y Libertad Atentamente,

Dr. Carlos Porras Vasco AUDITOR INTERNO

DE LA EMAAP-Q

166

CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES

No. RECOMENDACIÓN No. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMB DICIEMBRE RESPONSABLES Al Presidente del Directorio Al Gerente General Al Auditor Interno Al Gerente Administrativo Al Gerente Financiero

167

MEMORANDO 14-MA-AI-2008 Para: Director de Responsabilidades Contraloría General del Estado De: Dr. Carlos Porras V. Auditor Interno de la EMAAP-Q Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades Fecha: Quito DM, C.C.:

El examen especial efectuado a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.) por el período comprendido entre el 2006-01-02 y el 2007-12-31, se realizó con cargo al Plan Anual de Control año 2008 de la unidad de Auditoría Interna y en cumplimiento a la orden de trabajo 03-OT-AI-2008 de 2008-01-14. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, 39, 45, 52, 53, 65, 66 y 67 (según corresponda) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, a continuación se detallan los hechos que a criterio de auditoría, ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal (según corresponda). I.RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS Título del comentario (Pág. Inf.) Descripción del hecho como consta en el informe, identificando los responsables después de cada comentario, en el que se indicará la razón por la cual es sujeto de la responsabilidad, mencionará la inobservancia de las disposiciones legales, no incluirá las conclusiones y recomendaciones. En estas responsabilidades se revelarán las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: leyes, reglamentos, manuales, instructivos, disposiciones administrativas y principalmente las normas de control interno. De conformidad con los artículos 45, numerales …….. y 46 de la LOCGE, a base de los hechos comentados, se sugiere el establecimiento de responsabilidades administrativas culposas, a las siguientes personas:

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

168

Sancion sugerida

Nombres, Apellidos y cargos

Periodo de Gestion

No. Respons. Administ.

Causales

Art. 45

R.M.U.

Usd No. R.M.U. Total USD

II. RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS Título del comentario (Pág. Inf.) Descripción de los hechos con la respectiva cuantificación del perjuicio económico; no incluirá las conclusiones y recomendaciones. Sujetos de responsabilidad por (valor total de glosa) USD: se identificará a cada responsable con el valor de la glosa que le corresponda y se señalará la razón por la cual es responsable, se indicará la inobservancia de las disposiciones legales y/o normativas que ocasionaron perjuicio económico o patrimonial a la entidad. Ej. Sr. NN, la glosa por ………..USD, por cuanto cobró en más el valor de los viáticos a ……al considerar 5 días cuando fueron autorizados únicamente 3. Inobservó ………. Sr. Nombre, Jefe de ………., responde solidariamente la glosa por ………..USD, por cuanto en su período de actuación liquidó en más el valor de los viáticos a ……al considerar 5 días cuando fueron autorizados únicamente 3. Inobservó ………. Ec. Nombre, Director …., responde solidariamente la glosa de ….USD, por cuanto en su período de actuación, autorizó ……………., sin considerar lo que dispone ……………….. Así sucesivamente con el resto de involucrados en el hecho. III.INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Descripción objetiva del indicio de conformidad con los artículos 65, 66 y 67 de la LOCGE, con indicación exacta de las personas que intervinieron en el hecho con indicación de nombres, apellidos, cargos y monto del perjuicio cuando sea procedente. Dr. Carlos Porras Vasco Auditor Interno de la EMAAP-Q

169

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO

SINTESIS DEL INFORME

1. Información de la unidad de control: Motivo del examen: Matriz Regional O/T No. Distrital Fecha Zonal Planificado Ciudad

Imprevisto

2. Período examinado Desde: Hasta: Meses: Años: 3. Área examinada Nombre del área examinada: Dirección: 4. Monto examinado USD: 5. Principales hallazgos del examen Ref. No. Pág. 6. Sujetos de responsabilidad

Nombres y Ref. No. Tipo de responsabilidad Valor USD cargos Resp.Mem. Admin. Civil Penal Parcial Total

SUMAN USD 7. Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas Penales USD Civiles (aclarar si es solidaria o subsidiaria USD Administrativas USD Total USD 8. Equipo actuante integrado por: Supervisor: Jefe de Equipo: Operativos: 9. Ciudad y fecha:

f.)………………………. Dr. Carlos Porras Vasco

Auditor Interno de la EMAAP-Q

170

MEMORANDO (siglas unidad de control) Para: Director de Responsabilidades Contraloría General del Estado De: Auditor Interno EMAAP-Q Asunto: Informe con indicios de responsabilidad penal Fecha: C.C.:

Como parte del examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD, se analizó (poner el hecho del que se desprenden indicios). Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Como resultado del análisis se desprenden indicios de responsabilidad penal, por lo que, en cumplimiento de los artículos 65 y 67 (*) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se emite el siguiente informe. Dr. Carlos Porras Vasco Auditor Interno EMAAP-Q (*) Cuando el indicio de responsabilidad penal sea evidenciado por las unidades de Auditoría Interna, se citará el artículo 66 en lugar del 65, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua

171

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO

Y AGUA POTABLE DE QUITO

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

RESUMEN DE DOCUMENTOS DE NOTIFICACIÓN, CONVOCATORIA Y ACTA

Auditoría o Examen Especial: Examen Especial, a la administración, custodia, distribución y consumo de materiales de las bodegas de los distritos de la EMAAP-Q Período: comprendido entre 2006-01-02 y el 2007-12-31

RESPALDOS ORD

NOMBRES Y APELLIDOS CARGOS INICIO CONV ACTA

1 . Juan Neira Carrasco Gerente General

X

2 Ing. Jorge Poveda Nájera Gerente de Operación y Mantenimiento

X

3 Econ. Marcelo Espinosa Gerente Financiero

X

172

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO

RESUMEN DE RESPONSABILIDADES

Auditoría o Examen Especial a: Período:

ADMINISTRATIVAS CIVILES PENAL No. NOMBRES Y

APELLIDOS

CARGOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

173

Oficio No. Sección:UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Asunto: Notificación inicio de examen Quito, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo de la máxima autoridad Nombre del área a examinar Presente. De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 20 de su Reglamento, notifico a usted, que la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, iniciará el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD. Los objetivos generales del examen son: − − Para esta acción de control el equipo de auditores estará conformado por los señores: Nombre, Supervisor, Nombre, Jefe de Equipo y Nombre, auditores; por lo que agradeceré disponer se preste la colaboración necesaria para la ejecución del trabajo indicado. Atentamente, Dr. Carlos Porras Vasco AUDITOR INTERNO DE LA EMAAP-Q

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

174

Oficio No. Sección:UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Asunto: Notificación inicio de examen Quito, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo desempeñado Nombre de la entidad Presente. De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 21 de su Reglamento, notifico a usted, que la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q, se encuentra realizando el examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD. Agradeceré enviar respuesta señalando nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria y número de teléfono, cargo y período de gestión, a nuestra oficina ubicada en la oficina 505 del quinto piso del Edificio Matriz de la EMAAP-Q. Atentamente, Nombre del Jefe de Equipo Unidad de Auditoría Interna

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

175

Oficio No. Sección:UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Asunto: Convocatoria a conferencia final Quito, Título académico o señor Nombres y apellidos Cargo desempeñado Nombre del área a ser examinada Presente. De mi consideración: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 23 de su Reglamento, convoco a usted a la conferencia final de comunicación de resultados del examen especial a (nombre del examen, por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD, realizado mediante orden de trabajo (número) de AAAA-MM-DD. Dicho acto se llevará a cabo en (lugar donde se realizará la lectura del informe), ubicado en (dirección),el día …. de … de …., a las 00h00, en caso de no poder asistir personalmente, agradeceré notificar por escrito, indicando el nombre, apellido y cargo de la persona que lo hará en su representación. Atentamente, Nombre del Jefe de Equipo Unidad de Auditoría Interna EMAAP-Q

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

176

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.).POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL AAAA-MM-DD Y EL AAAA-MM-DD.

En la ciudad de …………………, provincia de………………….., a los (poner fecha y año en letras), a las (hora en letras), los (as) suscritos (as): (nombres y apellidos de: auditor interno, supervisor y jefe de equipo), se constituyen en (poner lugar donde se llevará a efecto la lectura), con el objeto de dejar constancia de la Comunicación de Resultados del examen especial a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD que fue realizado de conformidad a la orden de trabajo (número) de AAAA-MM-DD. En cumplimiento del inciso final del artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se convocó mediante oficio circular (número) de AAAA-MM-DD, a los funcionarios, ex funcionarios y personas relacionadas con el examen, para que asistan a la presente diligencia. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe, se analizaron y discutieron los resultados del examen constantes en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado, las personas asistentes suscriben la presente acta en dos ejemplares de igual tenor.

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

FIRMA Y CC

177

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO

CONTROL DE INFORME

Auditoría o Examen especial a: Area Examinada Período:

TRÁMITE N° HOJAS

Hoja de control de informe Memorandos de entrega para revisión y trámite

INFORME Índice Carta de Presentación Capítulos del informe Anexos (adjuntos al informe)

SÍNTESIS MEMORANDO DE ANTECEDENTES

Criterio jurídico Detalle de Funcionarios Responsables Índice de responsabilidades Resumen de responsabilidades Indicios de Responsabilidad Penal Responsabilidades Civiles Culposas Responsabilidades Administrativas Culposas Resumen de documentos de comunicación de inicio,

convocatoria y acta

Notificación de Inicio Convocatoria a Conferencia Final Actas de Conferencia Final

Documentación de respaldo a las responsabilidades civiles culposas

Documentación de respaldo al indicio de responsabilidad penal

DirectorResponsable del control

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

178

Anexo 11

Modelo de Informe de Auditoría de Gestión

179

EMPRESA METROPOLITANA DE ALCANTARILLADO Y AGUA POTABLE DE QUITO

INFORME DE AUDITORÍA N°. ..- AI -

AUDITORÍA DE GESTIÓN

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PERIODO: DEL........AL..........

FECHA

Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable

180

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

Abreviatura Significado

EMAAP-Q Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito

NCI Normas de Control Interno

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ÍNDICE

CONTENIDO PÁG. Carta de Presentación

CAPITULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

1.1 MOTIVO DEL EXAMEN................................................................................................

1.2 OBJETIVOS DEL EXAMEN..........................................................................................

1.3 ALCANCE DEL EXAMEN ............................................................................................

1.4 BASE LEGAL ...............................................................................................................

1.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA..........................................................................................

1.6 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD......................................................................................

1.7 MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS.....................................................................

CAPITULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN

2.1 COMENTARIO 1...........................................................................................................

2.2 COMENTARIO 2...........................................................................................................

ANEXOS

Anexo 1(Nómina de Funcionarios Principales)...................................................................

Anexo 2...............................................................................................................................

182

Quito, DM. Señor PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA EMAAP-Q Y ALCALDE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Presente Hemos efectuado la auditoría de gestión a............................................., por el período comprendido entre el..... y el....Nuestra Auditoría se efectúo de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatoria en las entidades y organismos del sector público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la auditoría sea debidamente planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la información y documentación examinadas, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables. Para la ejecución de la auditoría se consideró como componente a la Gerencia de.............., con los siguientes subcomponentes:........................................... ...............................................................................................................................Los resultados más importantes se presentan a continuación:

• (Transcribir las conclusiones del informe).....................................................

• ...............................................................................................................................

• ...............................................................................................................................

Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad a lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio, por tal motivo hacemos de conocimiento de su autoridad, con el propósito que se digne impartir las disposiciones pertinentes al respecto. Atentamente, --------------------------- AUDITOR INTERNO DE LA EMAAP-Q

CP /rt /(siglas del auditor jefe de equipo)

183

AUDITORÍA DE GESTIÓN.....

CAPÍTULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA 1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA La auditoría de gestión a la Gerencia .....................de la EMAAP-Q., por el período comprendido entre el......... y el ................, se efectúo en cumplimiento al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditoría Interna de la EMAAP-Q., para el 2005 y de conformidad a la Orden de Trabajo Nº..... de ......, suscrita por el Auditor Interno. 1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Copiar los objetivos señalados en la Orden de Trabajo

1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA La Auditoría, cubrió la evaluación a la gestión cumplida por las Unidades Administrativas que conforman la Gerencia........ por el período comprendido entre el....... y el...... 1.4 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA La auditoría se orientó a evaluar la eficiencia de la gestión cumplida por la Gerencia... y las Unidades Administrativas que la conforman, en los aspectos relacionados con la economía en la utilización de los recursos disponibles, así como la gestión realizada para la consecución de objetivos y metas, mediante los planes estratégicos y operativos cuyos resultados son medibles por su calidad e impacto.

1.5 COMPONENTES AUDITADOS

Hemos auditado las siguientes unidades administrativas que conforman la Gerencia....:

(Ejemplo)

• Contabilidad • Presupuesto • Tesorería

184

1.6. INDICADORES UTILIZADOS Según el Plan Estratégico para los años........los servidores responsables de la gestión de la Gerencia...... y las unidades que la conforman, prepararon los indicadores y se utilizaron para medir el cumplimiento de sus objetivos, los mismos que se detallan a continuación.

INDICADORES DE GESTIÓN PREPARADOS POR LA GERENCIA.........

PROCESO META INDICADOR

*Fuente: Aseguramiento de Calidad, memorando N°..... de .......

185

CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD ( COMPONENTE ANALIZADO) La Gerencia....... y las dependencias que la conforman establecieron la misión, visión y funciones principales, según consta en ..........., en los siguientes términos: 2.1 MISIÓN 2.2 VISIÓN

2.3 FUNCIONES GENERALES 2.4 ANÁLISIS FODA

Fortalezas: Oportunidades: Debilidades: Amenazas: 2.5 BASE LEGAL Mediante Ordenanza Municipal N° 001, publicada en RO N° 226 del 31 de diciembre de 1997, se expidió el Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito. Según el artículo I. 413 del Código Municipal las Empresas Metropolitanas funcionan como personas jurídicas de derecho público, con autonomía administrativa, operativa y financiera. La auditoría de gestión se fundamentó en la siguiente normativa:

186

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley de Régimen para el Distrito Metropolitano de Quito Código Municipal

2.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA La Gerencia .... y sus Unidades Administrativas correspondientes se desarrollan de acuerdo a la siguiente estructura orgánica:

(Ejemplo)

2.6 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD Según el artículo I.423 del Código Municipal los objetivos de la EMAAP-Q., son los siguientes:

Prestar los servicios de agua potable y alcantarillado, para preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social de sus inversiones.

Cuidar el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las fuentes

hídricas del cantón Quito, así como integrar los proyectos de agua

GERENCIA GENERAL

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA INGENIERIA

Administración Presupuestaria

Contabilidad

Tesorería

Fiscalización

Estudios y Diseños

Contrataciones Técnicas

DIRECCIÓN JURÍDICA

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potable y alcantarillado dentro de los programas de saneamiento ambiental.

Para cumplir con su objetivo la EMAAP-Q se encargará, entre otros

aspectos, del desarrollo, operación y mantenimiento de los sistemas para producción, distribución y comercialización de agua potable, la recolección de aguas lluvias y, la conducción y tratamiento de aguas servidas.

2.7 FINANCIAMIENTO

La Gerencia...., durante el período examinado, financió sus actividades a base de las asignaciones establecidas en el presupuesto de la EMAAP-Q.

PARTIDA VALOR PRESUPUESTADO (USD.)

2.8 FUNCIONARIOS PRINCIPALES

NOMINA DE FUNCIONARIOS PRINCIPALES

PERIODO NOMBRES CARGO DESDE HASTA

# # Corresponde a la fecha de corte de las operaciones

188

CAPITULO III

RESULTADOS GENERALES

3.1 TITULO DEL COMENTARIO Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante el examen. HECHO SUBSECUENTE 3.2.- Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los funcionarios cuya gestión se examina, deben ir antes de la conclusión, con el respectivo subtítulo. CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN

189

CAPITULO IV

RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTE Presentación por cada uno de los componentes (A, B, C, D, etc) y /o subcomponentes, lo siguiente: COMPONENTE A 4.1 TITULO DEL COMENTARIO Sobre aspectos positivos de la gestión gerencial-operativa y de resultados, que determinen el grado de cumplimiento de las 5 “E” teniendo en cuenta: Condición, criterio, efecto y causa; Sobre las deficiencias determinando la condición, criterio, efecto y causa; también cuantificando los perjuicios económicos ocasionados, los desperdicios existentes, daños materiales producidos. HECHO SUBSECUENTE Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los funcionarios cuya gestión se examina, deben ir antes de la conclusión, con el respectivo subtítulo. CONCLUSIONES.-

Conclusión del auditor sobre los aspectos positivos de la gestión gerencial-operativa y sus resultados, así como del cumplimiento de las cinco “E”. Conclusión del auditor sobre el efecto económico y social producido por los perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias, prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general; y , a las causas y condiciones que incidieron en el incumplimiento de las 5 “E”.

RECOMENDACIONES.-

Constructivas y prácticas proponiendo mejoras relacionadas con la gestión de la Entidad auditada, para que emplee sus recursos de manera eficiente y económica, se realicen con eficiencia sus actividades o funciones; ofrezca bienes, obras o servicios de calidad con la oportunidad y a un costo accesible al usuario; y, que permita obtener resultados favorables en su impacto.

190

CAPITULO V

ANEXOS Anexos.- • Detalle o información que requiere anexos, similar a la auditoría tradicional. • Resumen de la Eficiencia, Eficacia y Economía, y la comparación de los

parámetros e indicadores de gestión. • Cronograma acordado con los funcionarios de la entidad para la aplicación

de recomendaciones y correctivos. Atentamente, ____________________________ AUDITOR INTERNO DE LA EMAAP-Q

191

Anexo 12

Seguimiento de Recomendaciones

192

AUDITORÍA A LA GESTIÓN DEL............................................................ AREA EXAMINADA: GERENCIA ........................................................... FECHA DE APROBACIÓN DEL INFORME: …………………………. FECHA DE AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR SEGUIMIENTO:..

No. TEXTO Pág. INF.

CUMPLIMIENTO O ALCANCE DE LA

RECOMENDACIÓN FIRMA

RESPONSABLE

A.- DIRIGIDAS AL....................

A. Título del Comentario

Trascripción de la recomendación

B. Título del Comentario

Elaborado por: Revisado por:

ANEXO No.1

CRONOGRAMA DEL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES

193

Anexo 13

Bibliografía

194

a. Constitución Política de la República del Ecuador b. Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades emitido por el

Contralor General del Estado mediante acuerdo No.026-CG de 12 de octubre de 2006, publicado en el Registro Oficial 386 del 27 de octubre del mismo año.

c. Norma ISO 9001:2000 d. Normas para el ejercicio de la auditoría interna, emitidas por el

Instituto de Auditores Internos (vigente a partir de enero-2002).

e. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Vigente a partir del 12 de junio del 2002)

f. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control ( lo que esté vigente)

g. Normas de Control Interno (Vigentes a partir del 10 de octubre del 2002.)

h. Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (Vigentes a partir del 10 de octubre del 2002.)

i. Manual de Auditoría de Gestión emitido por la Contraloría General del Estado (vigente a partir del 22 de noviembre del 2001.

j. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental emitido por la Contraloría General del Estado (vigente desde 27 de agosto del 2001)

k. Acuerdo 006 emitido por el Contralor General del Estado el 20 de julio del 2004, publicado en Registro Oficial No.392 de agosto 4 de 2004

l. Guía de Auditoría de Obras Públicas emitido por el Contralor General del Estado, mediante acuerdo No. 30, de 21 de noviembre del 2005, vigente desde el 01 de enero de 2006.

m. Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de Bienes del Sector Publico emitido por el Contralor General del Estado, mediante acuerdo No. 025-CG del 3 de octubre del 2006, publicado en el R.O. No. 378 de 17 de octubre del mismo año.

n. Acuerdo 008-CG-04, Reglamento sobre la organización, funcionamiento y dependencia de las unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, publicado en el R.O. 70 de 28 de abril de 2003.

o. Acuerdo 018-CG-03, Reglamento para el trámite general de emisión y distribución de informes de auditoría externa e interna sin responsabilidades, e informes con indicios de responsabilidad penal, responsabilidad administrativa y responsabilidad civil culposa, publicado en el R.O. 142 de 7 de agosto de 2003.

p. Acuerdo 019-CG-03, Normas que regulan el otorgamiento de copias de borradores de informes de auditoria externa y de Auditoría Interna, publicado en el R.O. 152 de 21 de agosto de 2003.

195

......………………………………………………

Este manual fue redactado, revisado y emitido por la Unidad de Auditoria Interna de la EMAAP-Q, hasta 24 de octubre del 2008 y enviado para la aprobación a la Contraloría General del Estado el 27 de octubre del mismo año.