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ACUERDO No. 013 - CG

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

CONSIDERANDO:

Que, conforme lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 212 de la Constitución de la República del Ecuador, es función de la Contraloría General del Estado dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos;

Que, los artículos 7 numeral 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 32 de su Reglamento, estipulan que el Organismo Técnico de Control aprobará los manuales generales y especializados de auditoría;

Que, con oficio AI-08-067 de 25 de noviembre de 2008, la Auditora Interna del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC, remitió para aprobación de la Contraloría General del Estado el Manual Específico de Auditoría Interna;

Que, con memorando 86-DITNDA de 30 de marzo de 2009, el Director de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo, informa al Contralor General del Estado sobre la procedencia de aprobar el citado Manual, luego de que se han incorporado las observaciones formuladas con oficio 1960-DITNDA de febrero 3 de 2009, guardando conformidad con la normativa secundaria expedida por la Contraloría General del Estado, respecto a la ejecución del control posterior; y,

En ejercicio de las atribuciones que le concede el artículo 7 numeral 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

ACUERDA:

Artículo 1.- Aprobar el Manual Específico de Auditoría Interna del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC. Artículo 2.- Requerir a la Auditoría Interna del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC para que en forma sistemática, y en atención a la relación funcional y técnica que debe mantener con la Contraloría General, actualice periódicamente el Manual de Auditoría Interna, acorde con la nueva normativa que sobre la materia emita con posterioridad el Organismo Técnico de Control.

Artículo 3.- El Manual de Auditoría Interna del Consejo Nacional de Electricidad, CONELEC, entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Dado en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 8 de junio de 2009.

COMUNÍQUESE:

Doctor Carlos Pólit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

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CONSEJO NACIONAL DE ELECTRICIDAD-CONELEC

MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

Quito, marzo de 2009

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PRESENTACIÓN

El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado, expedido con Acuerdo 022-CG de 23 de octubre de 2008, en su Art. 6 se determina: “…Dependencia técnica de las Unidades de Auditoria de las entidades públicas .- Las Unidades de Auditoría Interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como integrantes del sistema de control interno, serán objeto de evaluación por parte de la Contraloría General del Estado. Su dependencia técnica consistirá principalmente en la aprobación de los informes y manuales específicos de Auditoría Interna,…“. Por lo tanto, se presenta este documento que sistematiza la planificación, ejecución y comunicación de los resultados de los exámenes de auditoría, basados en la normativa legal y reglamentaria emitida por la Contraloría General del Estado para el ejercicio de la auditoria gubernamental. La ejecución de labores de control por varios años, así como normas, procedimientos y manuales de auditoría y, otros específicos de auditoria interna; son el fundamento para que este documento constituya la principal fuente de apoyo del trabajo que debe cumplir el personal de Auditoría Interna del Consejo Nacional de Electricidad-CONELEC. Para el efecto, de manera especial se consideró la siguiente normativa: Constitución de la República del Ecuador, emitida por la Asamblea Constituyente

y, aprobada por Referendo de 28 de septiembre de 2008, publicada en Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre de 2008.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley 2002-73, publicada en el

Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Decreto Ejecutivo No. 584, publicado en el Registro Oficial No. 119 de 7 de julio de 2003.

Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, Acuerdo 026-CG, publicado en el Registro Oficial Nro. 386 de 27 de octubre de 2006.

Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental Aplicables y Obligatorias en las Entidades y Organismos del Sector Público Sometidas al Control de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 19-CG, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 6 del 10 de octubre de 2002.

Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, Acuerdo No. 016-CG, publicado en el Registro Oficial No. 407 de 7 de septiembre de 2001.

Manual de Auditoría de Gestión para la Contraloría General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Publico; Acuerdo No. 31-CG, publicado en el Registro Oficial No. 469 de 7 de diciembre de 2001.

Manual General del Auditoría Gubernamental, Acuerdo No.012-CG de 6 de junio de 2003, publicado en el Registro Oficial No. 107 de 19 de junio de 2003. En concordancia con lo dispuesto en el Art. 13 del Reglamento para la elaboración y presentación de informes de examen especial y memorando de antecedentes,

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realizados por las auditorías externas e internas, Acuerdo 010-CG de 15 de mayo de 2008.

Reglamento para la elaboración y presentación de informes de examen especial y memorando de antecedentes, realizados por las auditorías externas e internas, Acuerdo 010-CG de 15 de mayo de 2008, publicado en el Registro Oficial No. 355 de 9 de junio de 2008.

Reglamento para el Trámite General de Emisión y Distribución de Informes de

Auditoria Externa e Interna sin Responsabilidades, e Informes con Indicios de Responsabilidad Penal, Responsabilidad Administrativa y Responsabilidad Civil Culposa. Acuerdo No. 18-CG de 21 de julio de 2003, publicado en el Registro Oficial No. 142 de 7 de agosto de 2003.

Normas que regulan el otorgamiento de copias de borradores de informes de Auditoría Externa y de Auditoría Interna, Acuerdo No. 021-CG de 30 de septiembre de 2008, publicado en el Registro Oficial No. 451 de 22 de octubre de 2008.

Ley de Régimen del Sector Eléctrico, publicada en el Suplemento del Registro

Oficial No. 43 de 10 de octubre de 1996.

Reglamento General de la Ley de Régimen del Sector Eléctrico, Decreto Ejecutivo No. 2066 de 14 de noviembre de 2006, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 401 de 21 de noviembre de 2006.

Eco. Ana María Marroquín AUDITORA INTERNA

CONSEJO NACIONAL DE ELECTRICIDAD-CONELEC

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ÍNDICE GENERAL

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CAPÍTULO 1.- GENERALIDADES 1 1.1. INTRODUCCIÓN 1 1.2. BASE LEGAL 2 1.3. ASPECTOS GENERALES 2 1.3.1. Objetivo de la Auditoría Interna del CONELEC 2 1.3.2. Ejercicio de la Auditoría Interna del CONELEC 2 1.3.3. Alcance de la Auditoría Interna del CONELEC 3 1.3.4. Supervisión técnica 3 1.4. OBJETIVOS DEL MANUAL 3 1.5. MODALIDADES DEL EXAMEN 4 1.5.1. Examen especial 4 1.5.2. Auditoria Financiera 5 1.5.3. Auditoría de Gestión 6 1.5.4. Verificación preliminar 7 1.6. CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORIA 8 1.6.1. Asignación de personal 8 1.6.2. Consultas 8 1.6.3. Supervisión 8 1.6.4. Evaluaciones 8 CAPÍTULO 2.- DEL TALENTO AUDITOR 9 2.1. ATRIBUTOS DEL AUDITOR INTERNO 9 2.1.1. Requisitos mínimos 9 2.1.2. Independencia 9 2.1.3. Responsabilidad 10 2.1.4. Desarrollo profesional 10 2.2. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR INTERNO 10 2.3. ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DEL

CONELEC 12

2.3.1. Funciones de la Unidad de Auditoría Interna del CONELEC 13 2.3.1.1. Del Auditor Jefe 13 2.3.1.2. Del Auditor Supervisor 14 2.3.1.3. De los Auditores 15 2.3.1.4. De la Secretaria 16 CAPÍTULO 3.- ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA 17 3.1. CONTROL INTERNO 17 3.1.1. Definición 17 3.1.2. Componentes 17 3.1.2.1. Ambiente o entorno 17 3.1.2.2. Valoración del riesgo 18 3.1.2.3. Actividades de control 19 3.1.2.4. Información y comunicación 20 3.1.2.5. Actividades de supervisión. 20 3.1.3. Tiempos de control 21 3.1.3.1. Control previo 21 3.1.3.2. Control concurrente 21

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3.1.3.3. Control posterior 22 3.1.4. Métodos de evaluación 22 3.1.5. Objetivos de la evaluación 23 3.1.6. Categorías de controles 24 3.1.7. Relación de la evaluación del control con programas de trabajo. 25 3.2. MARCAS DE AUDITORÍA 25 3.3. EL RIESGO EN AUDITORÍA 27 3.3.1. Riesgo inherente 27 3.3.2. Riesgo de control 27 3.3.3. Riesgo de detección 27 3.3.4. Grados de riesgo y factores generalizados 28 3.3.5. Matriz para calificar los riesgos 28 3.4. ÍNDICES DE ACTIVIDAD 29 3.4.1. Indicadores financieros básicos 29 3.4.2. Índices presupuestarios 29 3.4.3. Índices de gestión 30 3.5. TÉCNICAS DE AUDITORÍA 31 3.5.1. Técnicas de verificación ocular 32 3.5.2. Técnicas de verificación verbal 32 3.5.3. Técnicas de verificación escrita 32 3.5.4. Técnicas de verificación documental 33 3.5.5. Técnicas de verificación física 33 3.5.6. Otras técnicas para auditoría de gestión 34 3.6. PAPELES DE TRABAJO 34 3.6.1. Generalidades 34 3.6.2. Aspectos básicos para su elaboración 35 3.6.3. Contenido básico 36 3.6.4. Optimización de los recursos en su elaboración 37 CAPÍTULO 4.- PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA 387 4.1. GENERALIDADES 38 4.1.1. Definición 38 4.1.2. Objetivo de la planificación 38 4.2. FASES DE LA PLANIFICACIÓN 38 4.2.1. Orden de trabajo 39 4.2.2. Oficio de notificación de inicio de examen 39 4.2.3. Planificación preliminar 39 4.2.3.1. Metodología 39 4.2.3.2. Elementos 40 4.2.3.3. Programa 41 4.2.3.4. Producto 42 4.2.4. Planificación específica 42 4.2.4.1. Generalidades 42 4.2.4.2. Elementos 43 4.2.4.3. Programa 44 4.2.4.4. Producto 45 4.3. PROGRAMAS BÁSICOS DE AUDITORÍA 45 4.3.1. Definición 45 4.3.2. Propósitos 45

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4.3.3. Responsabilidad 46 4.3.4. Flexibilidad y revisión 46 4.3.5. Coordinación de las actividades a través del programa 46 4.3.6. Preparación 47 4.3.7. Evaluación presupuestaria 47 CAPÍTULO 5.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 49 5.1. GENERALIDADES 49 5.2. PRUEBAS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA 50 5.2.1. Pruebas de control 50 5.2.2. Pruebas sustantivas 50 5.3. OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA 50 5.3.1. Examen y evaluación del control interno 51 5.3.2. El arqueo 51 5.3.3. La prueba selectiva 51 5.3.4. Los síntomas 51 5.3.5. Técnicas de auditoría asistidas por computadora (TAAC´s). 51 5.4. EL MUESTREO EN AUDITORÍA 53 5.4.1. Definición 53 5.4.2. Clases de muestreo 53 5.4.3. El riego de muestreo 53 5.4.4. El proceso de muestreo 54 5.4.5. Método de selección de la muestra 54 5.4.6. Ejecución del plan de muestreo 55 5.4.7. Evaluación de los resultados de muestreo 55 5.4.8. Documentación del procedimiento de muestreo 55 5.5. EL CONTROL INTERNO 56 5.5. 1. Definición y componentes del control 56 5.5.2. Evaluación del control interno 56 5.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA 56 5.6.1. Fundamentos de la evidencia 56 5.6.1.1 Física 57 5.6.1.2. Testimonial 57 5.6.1.3. Documental 57 5.6.1.4. Analítica 57 5.6.2. Evaluación de los hallazgos por componente 59 5.6.3. Evaluación de los hallazgos en el examen en conjunto 59 5.6.4. Errores acumulados y significativos 60 5.6.5. Evidencias adicionales 60 5.6.6. Características o atributos de los hallazgos 61 5.7. CONSIDERACIONES SOBRE OPERACIONES O RUBROS EXAMINADOS

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5.8. EVENTOS SUBSECUENTES 63 5.8.1. Revisión 63 5.8.2. Procedimientos para la identificación 63 5.9. DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 63 5.9.1. Documentar las fases de la auditoría 64 5.9.2. Productos de la ejecución del trabajo en auditoría 64 5.9.3. Documentación del examen 64

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5.9.3.1.Importancia 64 5.9.3.2. Estándares Básicos 65 5.9.3.3. Documentación de las fases de auditoria 65 5.9.3.4. Referencia cruzada 66 5.10. ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO 67 5.10.1. Clasificación 67 5.10.2. Índices de los papeles de trabajo 67 5.10.3. Estructura y contenido del archivo permanente 67 5.10.4. Estructura y contenido del archivo de planificación 68 5.10.5. Estructura y contenido del archivo corriente 69 CAPÍTULO 6.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 69 6.1. GENERALIDADES 69 6.1.1. Notificación de inicio del examen 70 6.1.2. Comunicación en el transcurso y al concluir el examen 71 6.1.3. Convocatoria a la conferencia final 72 6.1.4. Acta de la conferencia final 73 6.1.5. Tramite del informe 73 6.2. LIMITACIONES AL ALCANCE 73 6.3. EL INFORME DEL EXAMEN 73 6.3.1. Definición 73 6.3.2. Clases de informe 74 6.3.3. Requisitos y cualidades del informe 74 6.3.3.1. Concisión 74 6.3.3.2. Precisión y razonabilidad 74 6.3.3.3. Respaldo adecuado 75 6.3.3.4. Objetividad 75 6.3.3.5. Tono constructivo 75 6.3.3.6. Importancia del contenido 75 6.3.3.7. Utilidad y oportunidad 76 6.3.3.8. Claridad 76 6.3.4. Errores comunes en la preparación de un informe 76 6.3.5. Sugerencias para la redacción del informe 77 6.3.6. Responsabilidad de la elaboración del informe 78 6.3.7. Criterios para ordenar los resultados 78 6.3.8. Análisis o comentarios 79 6.3.9. Conclusiones 80 6.3.10. Recomendaciones 81 6.4. ESTRUCTURA DEL INFORME 82 6.4.1. Carátula 82 6.4.2. Índice 82 6.4.3. Relación de Siglas y abreviaturas utilizadas 82 6.4.4. Carta de presentación 82 6.4.5. Capítulo I – Información Introductoria 83 6.4.5.1. Motivo del Examen 83 6.4.5.2. Objetivos del examen 83 6.4.5.3. Alcance del examen 83 6.4.5.4. Base legal 83 6.4.5.5. Estructura orgánica 83 6.4.5.6. Objetivos de la entidad 84 6.4.5.7. Financiamiento o monto de los recursos examinados

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6.4.5.8. Funcionarios principales relacionados 84 6.4.5.9. Evaluación del Proyecto 84 6.4.6. Capítulo II – Resultados del Examen 84 6.4.7. Anexos del informe 85 6.5. ESTRUCTURA DE LA SÍNTESIS DEL INFORME 86 CAPÍTULO 7.- RESPONSABILIDADES 87 7.1. FUNDAMENTOS 87 7.2. DEFINICIÓN 88 7.3. CLASES 88 7.3.1. Responsabilidad por los sujetos 88 7.3.1.1. Responsabilidad principal 88 7.3.1.2. Responsabilidad subsidiaria 88 7.3.1.3. Responsabilidad directa 89 7.3.1.4. Responsabilidad solidaria 89 7.3.2. Responsabilidad por su objeto 89 7.3.3. Determinación de responsabilidades y seguimiento 89 7.3.3.1. Responsabilidad administrativa culposa 89 7.3.3.2. Responsabilidad civil culposa 90 7.3.3.3. Indicios de responsabilidad penal 91 7.4. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO DE ANTECEDENTES 91 CAPÍTULO 8.- SUPERVISIÓN 95 8.1. FUNDAMENTOS 95 8.1.1. Objetivos 95 8.2. GUÍA 96 8.2.1. Supervisión en la planificación preliminar 96 8.2.1.1. Objetivo 96

8.2.1.2. Procedimientos 97 8.2.2. Supervisión en la planificación específica 97 8.2.2.1. Objetivos 98 8.2.2.2. Procedimientos 98 8.2.3. Supervisión en la ejecución del trabajo 99 8.2.3.1. Objetivo 99 8.2.3.2. Procedimientos 99 8.2.4. Supervisión en la comunicación de resultados 100 8.2.4.1. Objetivo 101 8.2.4.2. Procedimientos 101 Resumen de la supervisión en el proceso de la auditoria 102 Hoja de Supervisión 103 CAPITULO 9.- INFORMACIÓN ANEXA 106 9.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL CONELEC 9.1.1. Funciones y facultades del CONELEC 107 9.2. ESTRUCTURA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN 108 9.2.1. Planificación de la Auditoria de Gestión 109 9.2.2. Herramientas utilizadas en la Planificación de la Auditoria de

Gestión 111

9.2.2.1. Indicadores 111 9.2.2.2. Indicadores de Gestión 113 9.2.2.3. Análisis FODA 116 9.3. ESTRUCTURA DE LOS EXÁMENES ESPECIALES 117

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9.3.1. Planificación Preliminar del Examen Especial 118 9.3.1.1. Consideraciones para la Planificación Preliminar del Examen Especial

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9.3.2. Planificación Específica del Examen Especial 120 9.3.2.1. Consideraciones en la Planificación Especifica del Examen Especial

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Métodos de evaluación de control interno 121 Calificación de riesgos de auditoria 122 Matriz de Riesgos 125 9.4. FLUJOGRAMAS 126 9.4.1. Símbolos utilizados en los Flujogramas 126 9.5. ESTRUCTURA DE ARCHIVOS DE PRODUCTOS DE LA AUDITORIA

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9.5.1. Archivo de Productos de Exámenes Especiales 127 9.5.2. Archivo de Productos de Auditoria 128 9.6. CUADRO COMPARATIVO DE LA PLANIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO DE CONTROL.

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CAPÍTULO 1

GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La Unidad De Auditoría Interna del Consejo Nacional de Electricidad-CONELEC, es la responsable de realizar el control posterior interno de todas las operaciones y actividades administrativas, financieras y de gestión que realice la Institución permitiendo el aseguramiento y consulta, como sinónimo de valor agregado y mejoramiento continuo de los procesos administrativos, financieros, legales operativos y estratégicos; gestión de riesgos, control y dirección de la entidad.

Para desarrollar con eficacia y eficiencia el proceso de control posterior interno, aplicando metodología actualizada, se estableció la necesidad de contar con un manual que sistematice la planificación, ejecución y comunicación de resultados de las auditorías, basado en la normativa legal y reglamentaria emitida por la Contraloría General del Estado para el ejercicio de la auditoría gubernamental, el mismo que contiene la descripción de los requisitos, técnicas, métodos y procedimientos a ser aplicados en la ejecución de las actividades de control.

El presente manual está organizado por capítulos identificados así:

Capítulo 1.- Generalidades, que trata sobre la base legal y normativa de la Unidad de Auditoría Interna; aspectos generales de la Auditoría Interna, objetivos del manual, modalidades del examen y control de calidad en la auditoría.

Capítulo 2.- Del Talento Humano Auditor, que se refiere a los atributos o características del auditor, el Código de Ética del Auditor Interno Gubernamental, la estructura orgánica y funcional de la Unidad de Auditoría Interna y las funciones específicas de los auditores y la secretaria de la Unidad.

Capítulo 3.- Elementos de la Auditoría, que enfoca los aspectos básicos del control interno, las marcas y técnicas utilizadas en el desarrollo de la actividad, el riesgo en auditoría, los indicadores o índices de la actividad y el uso de los papeles de trabajo.

Capítulo 4.- Planificación de la Auditoría, que reseña la definición y el objetivo de la planificación, así como los componentes de la planificación preliminar y la planificación específica, como pasos previos para la elaboración del plan y programas de auditoría.

Capítulo 5.- Ejecución de la Auditoría, que cita las pruebas a realizarse en el trabajo de campo para lograr la evidencia interna y externa suficiente, competente y pertinente, evaluación de los hallazgos, obtención de la documentación necesaria y su correspondiente archivo.

Capítulo 6.- Comunicación de Resultados, que describe los procedimientos a observar en la comunicación concurrente con el personal auditado, la elaboración y estructura de los informes de los exámenes de auditoría y el seguimiento a las recomendaciones formuladas a los niveles directivos, ejecutivos y operativos.

Capítulo 7.- Responsabilidades, que señala la obligación de reparar y satisfacer la pérdida causada, o la desviación ocasionada por acción u omisión en el desempeño de sus funciones por parte de un servidor público.

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Capítulo 8.- Supervisión, que estipula la habilidad para trabajar con personal sobre el que se ejerce autoridad, con el propósito de obtener mayor rendimiento, eficacia y el cumplimiento de objetivos y metas de la auditoría.

Capitulo 9.- Información Anexa, que presenta información adicional, facilitando al auditor alternativas o caminos a seguir en el proceso de la auditoría.

1.2. BASE LEGAL

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, expedida el 29 de mayo del 2002, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio del 2002, en sus artículos 14, 15, 16 y 17, regula el funcionamiento de las unidades de auditoría interna de gestión en las instituciones del Estado.

El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla la Contraloría General del Estado, que en su Art. 6 que trata sobre la “…Dependencia técnica de las Unidades de Auditoría de las entidades públicas…” entre otros aspectos establece que “… la dependencia técnica consistirá principalmente en… la aprobación de los informes y manuales específicos de Auditoría Interna,…”.

1.3. ASPECTOS GENERALES

1.3.1. Objetivo de la Auditoría Interna del CONELEC

Establecer el grado en que la Institución y sus funcionarios cumplen con sus atribuciones y deberes, según lo normado en las Leyes y más disposiciones secundarias.

De manera específica los objetivos son:

Examinar las operaciones administrativas, financieras y operativas en forma posterior a su ejecución.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativa aplicable en la ejecución de las operaciones y actividades desarrolladas por los funcionarios y empleados del CONELEC.

Evaluar la eficiencia, efectividad y eficacia en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Evaluar la gestión institucional a través del cumplimiento de la misión; políticas; y objetivos, metas y acciones institucionales estratégicas, así como del sistema financiero y el proceso y registro de las operaciones.

Formular recomendaciones dirigidas a mejorar la estructura de control interno, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión institucional y promover su eficiencia y eficacia operativa.

1.3.2. Ejercicio de la Auditoría Interna del CONELEC

La Auditoría Interna ejercerá los controles a su cargo, manteniendo independencia de criterio en las evaluaciones y exámenes ejecutados, sin intervenir en la autorización o aprobación de los procesos financieros, administrativos y operativos del CONELEC.

Los resultados de sus actuaciones serán comunicados a la máxima autoridad y titular de la Institución y a la Contraloría General del Estado. Las actuaciones de otras

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unidades administrativas, que ejerzan labores de control o evaluación, no serán tomadas como sustitutas de la auditoría gubernamental interna; sin embargo, sus resultados constituirán elementos de juicio en la ejecución de los exámenes.

1.3.3. Alcance de la Auditoría Interna del CONELEC

Comprende cualquier unidad, área, proyecto, programa, actividad, operación, transacción, rubro, cuenta o partida del CONELEC, sea de carácter administrativo, financiero u operativo correspondiente a un período determinado, para evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento legal para el logro de los objetivos institucionales, en el Capitulo 9 información Adicional para el auditor, se presenta la Estructura Orgánica del CONELEC para que el Auditor conozca el ámbito de su accionar de control Institucional.

Es práctico y efectivo, partir de una verificación preliminar de las áreas o actividades relevantes que ofrezcan mayores posibilidades de mejoras.

La auditoría no podrá modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios, en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando éstas hubieren definido la situación o puesto término a los reclamos de los particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor, de conformidad con la Ley.

1.3.4. Supervisión técnica

El trabajo realizado por el equipo de auditores, será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría, para asegurar la adhesión a las normas profesionales.

El Jefe de la Unidad, tendrá la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría, reciba la orientación que garantice la correcta ejecución del trabajo, el logro de los objetivos de cada examen y la debida asistencia y entrenamiento en su labor.

1.4. OBJETIVOS DEL MANUAL

Los principales objetivos son:

Sistematizar la realización del control posterior interno a través de la auditoría gubernamental y estandarizar la aplicación de sus procedimientos.

Proveer a los auditores internos de criterios y términos uniformes así como de metodología de trabajo, que les permita el desarrollo profesional en la auditoría, en términos de eficacia, eficiencia y economía.

Facilitar la aplicación de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (NEAG), expedidas por la Contraloría General del Estado.

Agilizar el proceso de los exámenes, con el objeto de que los informes lleguen a los usuarios con oportunidad, para que se constituyan en herramientas que permitan la toma de decisiones y disposición de acciones correctivas así como evitar la aplicación de lo señalado en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

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1.5. MODALIDADES DE EXAMEN

El control posterior interno a través de la auditoría gubernamental puede ejercerse mediante examen especial, auditoría financiera, auditoría de gestión, auditoría de aspectos ambientales y auditoría de obras públicas o de ingeniería. También se debe considerar la verificación preliminar.

El presente manual se refiere al examen especial, auditoría de gestión y verificación preliminar, aplicables a las actividades deL Consejo Nacional de Electricidad-CONELEC.

1.5.1. Examen especial

Verifica, estudia y evalúa aspectos limitados de una parte de actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, a través de un control posterior a su ejecución y que para lo cual podrá valerse de un equipo multidisciplinario, y aplicar técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas especificas, de acuerdo con la materia de examen; formulando el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones. El artículos 3 del Reglamento para la elaboración y presentación de informes de examen especial y memorando de antecedentes, realizado por las auditorías externas e internas (Acuerdo 010-CG de 15 de mayo de 2008), indica que “Como parte de la auditoría gubernamental, el examen especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa, y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicara la técnicas, y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas especificas, de acuerdo con la materia de examen y formulara el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.”, y en el artículo 4 se establece su estructura y contenido. Planificación Es la primera fase de los exámenes especiales y su concepción depende de la eficiencia eficacia y efectividad del logro de los objetivos mediante la utilización de los recursos necesarios. En esta etapa se consigue establecer la información necesaria, para definir la estrategia y termina con la determinación detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución, además que se deberá tener en consideración la finalidad del examen y el informe a emitir. “La planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes y a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencia necesaria aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad (CGE, Norma Ecuatoriana de Auditoría

Gubernamental P.A.G.2)

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Se divide en 2 etapas: Planificación Preliminar. Esta etapa determina un conocimiento e información general de la empresa y del proceso, cuenta o rubro a examinar, brindando una visión general. Planificación Específica. Se determina los procedimientos específicos a utilizar y la forma como se desarrollará el trabajo en las siguientes etapas, se fundamenta principalmente en la información obtenida en la planificación específica, y la evaluación del control interno. Ejecución Comienza con los procedimientos de los programas definidos en la etapa anterior, con el fin de desarrollar completamente los hallazgos, los mismos que contendrán: condición, criterio, causa y efecto que motivaron las desviaciones. Los hallazgos tendrán la evidencia, suficiente, pertinente y competente, que estará respaldada en los papeles de trabajo. Comunicación de resultados Es de suma importancia que el auditor se mantenga en constante comunicación con los funcionarios o empleados relacionados con el examen para que los o el funcionario al que se le haya detectado deficiencias pueda presentar los justificativos necesarios. En esta etapa también se elabora el borrador del informe para su lectura y comunicación a los funcionarios y ex funcionarios y responsables de las operaciones examinadas. Así podemos mencionar que la comunicación de resultados se realizará en el transcurso y al final de la auditoría, buscando que al llegar a la lectura del informe no surjan problemas de carácter conflictivo e insuperable. 1.5.2. Auditoría financiera

De conformidad con lo establecido en el inciso final del artículo 17 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, el Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, proceso y registros de determinadas cuentas. Sin embargo, se menciona la concepción de ésta auditoría, como dato informativo para el auditor.

Respecto a un período determinado, examina los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias, para dictaminar sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de la Institución, de acuerdo a disposiciones legales vigentes.

Concluirá con la elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán las opiniones correspondientes sobre los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio.

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El dictamen dejará constancia que los estados financieros, estén preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.

1.5.3. Auditoría de gestión

El Manual de Auditoría de Gestión expedido por a Contraloría General de Estado mediante Acuerdo 031-CG de 22 de noviembre de 2001, define como “…el examen sistemático y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponible; establecer los valores éticos de la organización y, el control de prevención de la afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades”.

Propósitos.- Entre los propósitos más importante tenemos:

- Determinar existencia de objetivos, mismos que deben ser realistas y coherentes; y verificar si la entidad alcanzó los mismos de una manera eficaz.

- Determinar la eficiencia de los métodos y procedimientos realizados por la organización

- Determinar la forma más económica de entregar los servicios, y establecer su verdadera utilidad

- Conocer las cusa de ineficiencia de la entidad, así como sus prácticas antieconómicas

Su resultado será la elaboración de un informe amplio, con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Objetivos.- Entre los objetivos más importante tenemos:

- Verificar el manejo eficiente, y económico de los recursos - Establecer el grado de cumplimiento de objetivos y metas - Promover que la gestión pública este enfocada hacia la eficiencia, efectividad y

economía

Planificación Es necesario determinar en primera instancia, un conocimiento de la unidad o área que se vaya a ser auditada, pudiendo así determinar una planificación, ejecución y consecución de los resultados a un costo y tiempo razonables. En la consecución de orientar los pasos a seguir, hacia el logro de los objetivos teniendo en cuenta las fases por desarrollar. Determinando los objetivos específicos y el alcance, además los parámetros y los índices de gestión apropiados, formando así una auditoría que evalué las fuerza y debilidad de la institución y las oportunidades de mejora de la entidad.

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Productos: Documentos e información para planificación Objetivos y estrategia general de auditoría Memorando de planificación Programas de Auditoría

Ejecución En esta etapa es donde se realiza propiamente la auditoría, es donde se desarrollan las pruebas necesarias para determinar la evidencia o hallazgos, y así sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes Productos: Papeles de Trabajo Hojas de resumen de hallazgos de cada componente

Comunicación de resultados Esta dado por la elaboración de un informe final, a más de los informes parciales, mismo que difiere por tener no solo los hallazgos negativos también los positivos, además, las conclusiones deberán contener los efectos económicos y los términos de eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de los recursos. Producto: Informe de Auditoría

Seguimiento Con posterioridad a la auditoría realizada, la Unidad de Auditoría Interna deberá realizar el seguimiento correspondiente Producto:

Cronograma de aplicación de recomendaciones

1.5.4. Verificación preliminar

Es el proceso de recopilación de información y verificación de hechos o denuncias ante requerimiento de autoridad competente, realizadas por el auditor quien presentará un informe que contendrá su opinión respecto a si amerita o no la ejecución de una acción de control.

De considerarse que es pertinente la realización de una acción de control, incluirá el alcance, el personal requerido, el tiempo estimado de ejecución y la oportunidad de su inicio; caso contrario, comunicará sus resultados a la autoridad que dispuso la verificación con conclusiones y sugerencias o recomendaciones que como asesoría

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constituyan una acción preventiva antes que coercitiva o reactiva para mejorar y desarrollar los controles internos.

En el Capitulo 9, numerales 9.2 a 9.2.2.3. Se presenta la estructura así como la planificación de la Auditoría de Gestión, las Herramientas que se utilizan en su Planificación; los indicadores de Gestión y el Análisis FODA.

1.6. CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORÍA

Su aplicación provee una seguridad razonable para el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas y disposiciones normativas de la Contraloría General del Estado, a fin de lograr una dirección, organización, ordenamiento y grados de decisión adecuados, en la práctica de los exámenes. En el proceso del examen especial y de auditoría, los distintos elementos de control de calidad se relacionan con las etapas de planificación, ejecución y comunicación de resultados.

1.6.1. Asignación de personal

Desde la planificación anual de control, se debe identificar al personal que se necesita para cada examen específico, sobre la base de los siguientes criterios:

No exista vinculación de carácter familiar ni conflicto de intereses con los funcionarios de la unidad, proyecto, proceso, operación, actividad, cuenta, rubro o partida a ser auditada; y,

Posea el grado de entrenamiento técnico y teórico suficiente, de acuerdo con las necesidades de lo planificado y programado.

La utilización de presupuestos estimados de tiempo para la ejecución de los exámenes, debe ser un estándar de control que será ejercido por los niveles de supervisión.

1.6.2. Consultas

El mantenimiento de una biblioteca tradicional o magnética, dotada de literatura suficiente para obtener referencias técnicas o de investigación, en especial emitida por el Organismo Superior de Control, constituye un elemento adicional para garantizar la calidad de los trabajos. En algunos casos es importante recurrir al criterio de unidades administrativas o funcionarios tanto de la propia entidad como de otras instituciones del Estado especializados en campos técnicos.

1.6.3. Supervisión

Esta función debe participar intensamente en la etapa de planificación, y proveer una dirección continua sobre la aplicación de procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, pruebas de auditoría y comunicación de resultados.

1.6.4. Evaluaciones

El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser periódicamente evaluado, por lo menos de manera semestral, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante los exámenes, y mejorar los estándares de rendimiento individual.

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Un proceso de evaluación periódico, permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.

CAPÍTULO 2

DEL TALENTO AUDITOR

2.1. ATRIBUTOS DEL AUDITOR INTERNO

Es el profesional que realiza una evaluación o examen independiente y objetivo, de las actividades que le corresponde ejecutar al CONELEC, observando las políticas y las normas de auditoría expedidas por la Contraloría General del Estado, para asegurar la calidad del resultado en sus labores de control interno posterior.

2.1.1. Requisitos mínimos

El auditor, poseerá la capacidad técnica y legal, el entrenamiento y la experiencia necesarios, para lograr los objetivos establecidos para cada examen.

El Auditor Jefe, garantizará el ejercicio efectivo de las funciones de su personal, por medio de la estricta observancia de las normas que rigen para la profesión y establecerá un programa de entrenamiento, capacitación, actualización y educación continua.

2.1.2. Independencia

Mantendrá absoluta independencia y objetividad, respecto de la actividad que le corresponde fiscalizar y estará libre de impedimentos personales y profesionales, para demostrar un comportamiento imparcial al ejecutar la auditoría. El Auditor Jefe, establecerá mecanismos para detectar impedimentos personales de los auditores y evitar:

Relaciones oficiales, profesionales, personales o financieras incompatibles.

Ideas preestablecidas sobre personas, grupos, entes u objetivos, así como responsabilidad previa en las decisiones de las unidades a examinar.

Prejuicios, incluyendo los derivados de convicciones políticas, sociales y profesionales.

Interés económico directo o indirecto.

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2.1.3. Responsabilidad

Será responsable por las opiniones que emita sobre los exámenes ejecutados, por el cumplimiento de las normas éticas y morales, por su desarrollo profesional y el cuidado al realizar el examen. Implica también actuar con diligencia profesional en el empleo de criterios, para determinar el alcance del trabajo, así como en la selección de métodos, técnicas, pruebas y procedimientos de auditoría y en el cumplimiento de los plazos establecidos para desarrollar cada una de las fases del trabajo. Lo significativo de las operaciones a examinar, deberá considerar:

Al planificar el trabajo.

Al programar los procedimientos.

Al decidir sobre los asuntos que revelará en el informe de auditoría.

El auditor identificará y registrará en sus papeles de trabajo deficiencias de control interno; insuficiencia de datos en los registros; operaciones erróneas, irregulares o no autorizadas; situaciones indicativas de fraude, gastos indebidos o ilícitos; pérdidas; ineficiencia o falta de probidad de los funcionarios de la Institución, entre otros hallazgos, en la ejecución de las actuaciones examinadas.

2.1.4. Desarrollo profesional

La capacitación continua contribuye a acumular mayores conocimientos, y permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas, por tanto es importante que los auditores:

Asistan a programas de entrenamiento.

Tengan acceso a la biblioteca magnética que contiene información técnica y actualizada, principalmente en materia de contabilidad y auditoría; y,

Reciban la instrucción adecuada durante la práctica de la auditoría.

2.2. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR INTERNO

En base a lo expedido por el Contralor General del Estado, mediante Acuerdo No. 34-CG del 24 de octubre de 2002, publicado en el Registro Oficial 697 de noviembre 5 del mismo año, se establece el Código de Ética del Auditor Interno Gubernamental, en los siguientes términos:

Cumplimiento del Código de Ética.- El Código de Ética deberá ser observado por el auditor; su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar. Honor.- El auditor, al que se le impute la comisión de un delito de acción pública, deberá facilitar la investigación para esclarecer su situación, a fin de dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo. Independencia.- El auditor mantendrá total independencia respecto de las áreas sujetas a su control, así como de las personas y actividades sometidas a su examen.

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El auditor debe esforzarse por guardar independencia de las áreas fiscalizadas y de los grupos interesados, y ser objetivo en el análisis de las cuestiones y los temas sometidos a su revisión. Reserva.- El auditor guardará reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, la utilizará solo para efectos previstos en la ley. Conducta del auditor.- La conducta del auditor deberá ser irreprochable en todo momento y circunstancia. Cualquier deficiencia en su conducta profesional o conducta inadecuada en su vida personal, perjudicaría su imagen e integridad, y la calidad y validez de su labor y puede, entonces, plantear dudas acerca de la fiabilidad y la competencia profesional de la Institución. La adopción y la aplicación del Código de Ética para los auditores del sector público, promueve la confianza en el auditor. Credibilidad y confianza.- Es fundamental que la Unidad de Auditoría Interna suscite credibilidad y confianza; para lograr tales atributos, el auditor deberá cumplir con las exigencias éticas de los valores encarnados en los conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia profesional. Integridad.- El auditor, durante su trabajo y en las relaciones con el personal de las áreas intervenidas, está obligado a observar las normas de conducta, tales como honradez e imparcialidad. Confidencialidad.- El auditor deberá ser prudente en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. No la utilizará para lucro personal, o de otra manera que fuere en detrimento de los legítimos objetivos del COMOLEC. Cordialidad y buena conducta.- En todo el proceso de la auditoría, el auditor deberá desempeñar sus tareas teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados; la necesaria eficiencia, eficacia y economía en la administración de los recursos, así como la continuidad del servicio de las áreas examinadas. En consecuencia, observará las reglas de la buena conducta con los servidores públicos y privados, sin poner en riesgo su independencia y probidad; evitará también cualquier exceso de atribuciones que genere un clima inadecuado para su labor. Expresión oral.- El auditor, en los actos que demanden su intervención oral, mantendrá un ánimo sereno sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o de ligereza. Objetividad e imparcialidad.- El auditor deberá ser objetivo e imparcial en toda labor que efectúe, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones deberán basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia. Neutralidad política.- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con respecto a las influencias políticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Secreto profesional.- La información obtenida por el auditor en el proceso de auditoría, no deberá revelarse a terceros, salvo para cumplir con los preceptos legales

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que correspondan a la Contraloría General y como parte de los procedimientos normales de la auditoría. Competencia profesional.- El auditor tiene la obligación de actuar profesionalmente en su trabajo, no deberá realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia profesional necesaria. Deberá conocer y observar las normas, las políticas, los procedimientos y las prácticas aplicables a la naturaleza de la auditoría, contabilidad y gestión financiera. Compromiso con la Institución y la Patria.- Las acciones del auditor serán orientadas hacia el desarrollo de una eficaz administración pública y al servicio de la comunidad. Para conseguir este objetivo, deberá comprometerse con los intereses del CONELEC, en salvaguarda del patrimonio público. Conflicto de intereses.- Cuando un auditor realice el examen en un área cuidará que su actuación no origine conflicto de intereses. En particular, el auditor deberá garantizar que dicho examen no incluya responsabilidades o facultades de gestión que correspondan a los directivos de la entidad fiscalizada. Rendición de cuentas.- El auditor deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones que afecten a la colectividad, y deberá someterse a la revisión y análisis de aquellas. Declaración patrimonial juramentada.- El auditor deberá presentar, al inicio, cuando haya variación de su patrimonio y al término de su gestión, la declaración patrimonial juramentada, de conformidad con los preceptos constitucionales y legales vigentes. Impedimento para ser auditor.- No podrá ser designado ni contratado como auditor quien, por su conducta irregular conocida de forma pública y notoria, o evidenciada por la presentación de pruebas, demuestre que su incorporación a la Unidad de Auditoría Interna o su permanencia en ella, de origen a presunciones de que su actividad sea incompatible con lo establecido en este Código. Beneficios no permitidos.- El auditor no deberá, en ningún caso, de modo directo ni indirecto, para sí ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones:

Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones.

Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que éste retarde o deje de hacer tareas relativas a sus funciones.

Sanciones.- La violación, debidamente comprobada, de lo establecido en el Código de Ética da lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la ley y en los reglamentos respectivos, y a la instauración de sumario administrativo.

2.3. ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DEL CONELEC

En atención a lo establecido en el Reglamento Sustitutivo sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, Capítulo II del Acuerdo 022-CG de 23 de octubre de 2008, sin afectar su independencia profesional, la Unidad de Auditoría Interna, es un nivel asesor y de apoyo al nivel ejecutivo y demás Direcciones

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y unidades administrativas del CONELEC, siendo su estructura de acuerdo al siguiente organigrama:

Organigrama de la Unidad de Auditoría Interna del CONELEC

2.3.1. Funciones de la Unidad de Auditoría Interna del CONELEC

Conforme lo normado en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, así como en el Reglamento Sustitutivo sobre la organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica de la Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla La Contraloría General del Estado (Art. 9 del Acuerdo 022-CG de 23 de octubre de 2008), las principales funciones de la Unidad de Auditoría Interna del CONELEC, son las siguientes:

2.3.1.1. Del Auditor Jefe

Coordinar la elaboración del plan anual de actividades de control, mediante la ejecución de auditorías de gestión y exámenes especiales y presentarlo al Contralor General del Estado, para su aprobación, hasta el 30 de septiembre de cada año.

Vigilar el cumplimiento del plan anual de control en los tiempos programados, considerando los exámenes dispuestos por el Contralor General del Estado, El Directorio o el Director Ejecutivo del CONELEC, organizando, dirigiendo, coordinando y controlando las actividades de la Unidad conjuntamente con el Auditor-Supervisor.

Suscribir los informes producto de los exámenes y verificaciones preliminares realizadas y, en un plazo máximo de 30 días laborables, después de la conferencia final, de comunicación de resultados, enviar a la Contraloría General del Estado para su aprobación, para luego remitir a la máxima autoridad

Conjuntamente con el Supervisor, elaborar y presentar semestralmente, a la Contraloría General del Estado y a las autoridades pertinentes, información de las actividades cumplidas por la Unidad, en relación con los planes operativos de trabajo.

CONSEJO NACIONAL DE ELECTRICIDAD, CONELEC

PRESIDENCIA

AUDITORÍA INTERNA

JEFATURA

AUDITORSUPERVISOR

AUDITORES

SECRETARÍA

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Facilitar mediante sus informes, que la Contraloría General del Estado, determine las responsabilidades administrativas y civiles culposas, así como lo indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en 39 de la Ley de la Contraloría General del Estado

Evaluar junto con el supervisor y los auditores, la eficacia del sistema de control interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables. El estricto cumplimiento de las metas, objetivos, políticas y procedimientos adoptados y el cumplimiento de las recomendaciones de la Contraloría General del Estado.

Informar al Directorio del CONELEC, los aspectos relevantes resultantes de su trabajo, recomendando la aplicación de métodos y procedimientos administrativos y financieros, que contribuyan al mejoramiento del control interno y a la eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de las operaciones y manejo de los recursos de la Institución.

Asesorar a la Dirección Ejecutiva y a las unidades administrativas que lo soliciten, en asuntos de su competencia, sin que la asesoría implique vinculación en la toma de decisiones.

Emitir las órdenes de trabajo para realizar los exámenes a nombre del jefe de equipo, que contengan: número, fecha, tipo de examen, rubros o áreas a examinar, alcance del examen, tiempo de ejecución, miembros del equipo y supervisor, de acuerdo con el plan anual de actividades de control e imprevistos autorizados por el Contralor General del Estado o la máxima autoridad de la Institución.

Disponer la realización de verificaciones preliminares de hechos o denuncias, ante requerimiento de autoridad competente, para determinar si amerita una acción de control o la asesoría para una acción preventiva.

Designar un auditor de su unidad para que observe la entrega recepción de recursos financieros y materiales, documentos e información entre servidores entrantes y salientes de la Institución.

Supervisar coordinadamente, la calidad de los exámenes y verificaciones preliminares efectuados, en las fases de planificación, ejecución, comunicación de resultados e informes hasta su aprobación y trámite.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, políticas, normas técnicas y demás regulaciones de la auditoría gubernamental.

Diseñar y mantener actualizado el Manual de Auditoría Interna, políticas, instrucciones y más disposiciones, necesarias para las actividades de control.

2.3.1.2. Del Auditor Supervisor

En Coordinación con el o la Jefe de la Unidad, elaborar del plan anual de actividades de control.

Cumplir el plan anual de actividades en los tiempos programados.

Con el Jefe de la Unidad, programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Unidad.

Con el Jefe de la Unidad, elaborar y presentar a las autoridades pertinentes, de manera semestral, la auto evaluación con los resultados de la gestión del control posterior interno.

Supervisar coordinadamente con el Jefe de la Unidad, la calidad de los exámenes y verificaciones preliminares efectuados, en las fases de planificación, ejecución, comunicación de resultados e informes hasta su aprobación y trámite.

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2.3.1.3. De los Auditores

Auditor Jefe de Equipo

Colaborar con el Jefe de la Unidad, en la preparación y auto evaluación del plan anual de actividades de control.

Realizar la planificación preliminar, incluidas las notificaciones de inicio del examen, y la específica con la presentación del memorando de planificación general del trabajo a ejecutar.

Elaborar los programas de auditoría con los objetivos y procedimientos a ser aplicados durante el examen.

Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoría, incentivando la participación activa de ellos, para el cumplimiento de los objetivos del examen.

Dirigir el trabajo de los auditores del equipo, tomando en cuenta el contenido de la orden de trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe.

Revisar las actividades del equipo, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, e informar al Jefe de la Unidad sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo.

Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoría y su alcance.

Elaborar el borrador del informe del examen en base a los papeles de trabajo, verificando que los resultados del estudio se encuentren respaldados con evidencia suficiente, competente y pertinente, requiriendo las aclaraciones que fueren necesarias, antes de presentar el informe correspondiente al Jefe de la Unidad.

Comunicar los resultados en el transcurso del trabajo, a los funcionarios, empleados y personas relacionadas con el examen, considerando la opinión de ellos para fortalecer sus comentarios y conclusiones, de tal manera que las responsabilidades y las recomendaciones finales sean aplicadas de manera adecuada y oportuna.

Efectuar las convocatorias y conferencia final de comunicación de resultados del examen con la suscripción de la correspondiente acta.

Revisar, corregir y complementar los archivos de papeles de trabajo, el contenido del informe del examen, síntesis y memorando de antecedentes de responsabilidades y sus anexos, con los aportes, explicaciones y justificaciones que se puedan obtener luego de la conferencia final de comunicación de resultados, para su entrega y trámite correspondiente al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

Auditores Asistentes u Operativos

Aplicar los programas de auditoría preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las directrices del Jefe de Equipo e instrucciones del Jefe de la Unidad.

Recopilar, ordenar y analizar la información y documentación interna y externa requerida y suministrada por el personal de la Institución y personas naturales y jurídicas vinculadas con el examen

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Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoría, utilizando la estructura y el orden definido para los papeles de trabajo, manteniendo éstos ordenados y completos mediante su referenciación e índices.

Cumplir los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, así como con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental y de encontrar dificultades, comunicarlas inmediatamente al Jefe de Equipo.

Sugerir procedimientos alternativos o adicionales, para promover la eficacia y eficiencia en las actividades de auditoría realizadas.

Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditoría, desarrollando los comentarios con todos los atributos de condición, criterio, causa y efecto, y analizarlos con el Jefe de Equipo.

Redactar con base de los papeles de trabajo y evidencias obtenidas, los comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final.

Actualizar o estructurar los archivos de papeles de trabajo permanente y corriente general y de análisis, que lo entregará al Jefe de Equipo para su revisión, corrección, complementación e integración completa de los resultados en el informe, síntesis y memorando de antecedentes de responsabilidades.

Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoría, así como observar el Código de Ética del Auditor Interno.

Informar de manera inmediata por escrito, al Jefe de Equipo y al Jefe de la Unidad sobre el acometimiento de cualquier falta grave, indicio de responsabilidad penal o hecho delictivo, que verificaren con ocasión del cumplimiento de sus labores.

2.3.1.4 De la Secretaría

Responsable de otorgar el servicio de secretariado y del adecuado tratamiento y control de la información recibida y enviada, manteniendo un archivo completo, codificado, actualizado y reservado; sus principales funciones son:

Asistir al Jefe de la unidad, en la tramitación de la correspondencia oficial, en la formulación de comunicaciones y demás documentos derivados de su función.

Administrar y actualizar el sistema de recepción, registro, despacho y archivo, de los documentos que se tramitan en la unidad.

Tramitar los pedidos de materiales y suministros de oficina, controlando su distribución.

Organizar la agenda de actividades diarias del Jefe de la Unidad.

Controlar la correcta utilización de las máquinas y equipos a su cargo.

Recibir y concertar llamadas telefónicas.

Reportar periódicamente al Jefe de la unidad, resúmenes sobre información recibida, despachada y pendiente.

2.3.2. Colaboración en la solución de problemas de la Institución

Como resultado de su trabajo, el auditor interno podrá proporcionar asesoría a los distintos funcionarios de las unidades examinadas. Su participación consistirá en plantear soluciones sin involucrarse en la gestión.

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CAPÍTULO 3

ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA

3.1. CONTROL INTERNO

3.1.1. Definición

Es un proceso aplicado por el Directorio y el resto de niveles jerárquicos del CONELEC, para proporcionar una razonable seguridad en la gestión y logro de los objetivos institucionales, principalmente en lo referente a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

El control interno es diseñado y ejecutado por el personal en cada nivel de la Institución, considerando, las políticas y los objetivos del CONELEC e implantando mecanismos de control a base de los reglamentos, manuales, instructivos y demás normativa interna.

En el Capitulo 9 se presenta la Estructura Orgánica del CONELEC, para que el Auditor visualice el ámbito de control que tiene en la entidad, (ver 9.1. y 9.1.1.)

3.1.2. Componentes

3.1.2.1. Ambiente o entorno de trabajo

Establece el tono de la gestión organizacional, influyendo en los métodos para supervisar el desempeño, la conciencia de control en el personal; constituye el fundamento de los otros componentes, proporcionando disciplina y actitud gerencial positiva.

Está constituido por los siguientes elementos:

Integridad y valores éticos, que corresponden a la forma en que deben conseguirse los objetivos, dando prioridad a las actividades, según las normas de conducta institucional impartidas por los directivos, para evitar tentaciones que puedan invitar al personal a realizar actos deshonestos o ilegales.

Estructura organizacional, que proporciona el marco en que se planifican, ejecutan, controlan y supervisan las actividades para la consecución de los objetivos de la institución; incluye la definición de las áreas clave de autoridad y responsabilidad y las vías adecuadas de comunicación.

Autoridad y responsabilidad, que comprende tanto la asignación para la ejecución de actividades de la Institución, como para el establecimiento de las relaciones de jerarquía y de las políticas de autorización. También se refiere al impulso que se da al personal, en forma individual o como equipo de trabajo, para que utilice su iniciativa en solucionar problemas, pero dentro de sus límites de autoridad.

Políticas de personal, que se refieren a las prácticas aplicadas en la administración del talento humano, que indican a los funcionarios y empleados los niveles de integridad, comportamiento ético y competencia que se espera de

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ellos; además, se relacionan con las acciones de contratación, orientación, formación, evaluación, asesoramiento, promoción y remuneración. En la valuación se considerará los siguientes aspectos.

La existencia de un código de ética o políticas relacionadas con prácticas profesionales aceptables; la forma como se dan las relaciones con funcionarios, proveedores u otras entidades; y la presión para alcanzar objetivos de rendimiento poco realistas.

La adecuada estructura de organización de la Institución; su capacidad de proporcionar información necesaria para gestionar sus actividades; la naturaleza de los riesgos aceptados por la organización; la frecuencia de contactos entre los niveles de alta dirección y de operación; y la oportuna atención de la dirección respecto a la presentación de la información financiera.

La asignación de responsabilidad y delegación de autoridad para lograr las metas y objetivos de la institución; el grado de conocimientos y experiencia de los directivos claves; clara definición de funciones operativas y requisitos reguladores; suficiencia de normas y procedimientos incluyendo la descripción de puestos de trabajo; y el número adecuado de personas para efectuar el proceso de datos y operaciones contables.

La vigencia de un manual de clasificación de puestos, que incluya la definición de tareas; el análisis de conocimientos y habilidades necesarias para la realización de un trabajo; las políticas y procedimientos adecuados para contratación, formación, promoción y remuneración de los empleados; existencia de un manual o reglamento interno de trabajo; y criterios idóneos para la selección del personal y la evaluación de su rendimiento.

3.1.2.2. Valoración del riesgo

Es la identificación de la institución, consiste en el análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos, a base de la cual se determina la forma en que los riesgos deben ser manejados.

Los riesgos afectan la habilidad de la institución para subsistir, mantener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva, así como la calidad global de sus servicios; no hay forma de reducir el riesgo a cero, por ello le compete a la administración determinar el nivel de riesgo aceptable. Los riesgos en el control interno, pueden surgir o cambiar por las circunstancias siguientes:

Por cambios en el entorno operativo o reglamentario.

El personal nuevo puede tener un enfoque diferente del control interno.

La incorporación de nuevas tecnologías en sistemas de información.

El crecimiento rápido, por expansiones importantes en las operaciones.

Nuevas actividades, cuando la Institución entra en áreas de negocios en que tiene poca experiencia.

Las reestructuraciones que pueden implicar reducción del personal, cambios en supervisión y segregación de labores.

Pronunciamientos contables, por la adopción de nuevos principios contables o su modificación, que pueden afectar en la preparación de estados financieros.

Este componente debe ser evaluado considerando los siguientes factores:

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Si los objetivos globales de la Institución se expresan clara y completamente, con la forma como se prevé conseguirlos; la eficacia con la que esos objetivos se comunican al personal y a la alta dirección; y, la vinculación y coherencia de las estrategias con esos objetivos.

La conexión de los objetivos por actividad con los objetivos globales y planes estratégicos de la Institución; coherencia entre los objetivos asignados a cada actividad con la relevancia y características específicas; idoneidad de los recursos en relación con los objetivos; identificación de los objetivos por actividad para la consecución de los objetivos generales; y participación en los objetivos, por quienes ocupan puestos de responsabilidad a todos los niveles y su grado de compromiso con la consecución de dichos objetivos.

Idoneidad de los mecanismos para identificar los riesgos externos e internos; identificación de los riesgos importantes que pueden incidir sobre cada objetivo relevante para las actividades; e integridad y relevancia del proceso de análisis de los riesgos, con la estimación de su importancia, la probabilidad de materialización y la determinación de acciones oportunas y necesarias.

La existencia de mecanismos para prever, identificar y reaccionar ante los acontecimientos y actividades rutinarias, que inciden para el logro de los objetivos globales y específicos; y la existencia de mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios, que pueden afectar a la Institución de una forma dramática y duradera, que exija a la alta dirección su intervención.

3.1.2.3. Actividades de control

Constituyen las políticas y procedimientos, que ayudan a asegurar que las directrices del CONELEC son llevadas a cabo. Estas actividades se efectúan en todos los niveles de la organización, y en todas sus funciones, comprendiendo una serie de acciones como aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de resultados operativos, la custodia y conservación de activos, la segregación de funciones, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos.

Entre los principales tipos de actividades de control tenemos:

Análisis efectuados por las Direcciones: Los resultados obtenidos se analizan comparándolos con los presupuestos, las previsiones, los resultados de ejercicios anteriores y de entidades similares, para evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.

Gestión directa de funciones por actividades: Los responsables de las diversas funciones o actividades, revisan los informes sobre resultados alcanzados.

Proceso de información: Se realiza una serie de controles para comprobar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones.

Controles físicos: Los activos físicos, las inversiones financieras, el efectivo en caja y bancos y otros activos, son objeto de protección y periódicamente se someten a constataciones y verificaciones físicas, cuyos resultados se comparan con la información contable.

Indicadores de rendimiento: Corresponde al análisis combinado de diferentes conjuntos de datos operativos o financieros, junto con la puesta en marcha de acciones correctivas.

Segregación de funciones: Para reducir el riesgo que se cometan errores o irregularidades, las tareas se reparten entre los empleados.

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En la evaluación se debe considerar las directrices establecidas por la Dirección Ejecutiva, para afrontar los riesgos relacionados con las operaciones de cada actividad importante, tomando en cuenta la relación de éstas con el proceso de evaluación de riesgos, y si son apropiadas para asegurar que las directrices se cumplan.

3.1.2.4. Información y comunicación

Representa la identificación, captura e intercambio de la información, en una forma y tiempo que permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades.

Deberá estar constituida por información de tipo operativa, financiera y de gestión, cuya calidad dependerá de un adecuado sistema de información integrado, preferentemente con consulta en línea, soportado por tecnología de punta tanto en informática como en telecomunicaciones.

La comunicación es inherente a los sistemas de información, relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos, que debe ser proporcionada a las personas que la necesiten, en la forma y el plazo oportuno, para la ejecución de sus responsabilidades de control y demás funciones. Se materializa en manuales de políticas, memorias, avisos, carteleras, anuncios, mensajes escritos, verbales o en video.

En la evaluación debe considerarse los siguientes aspectos:

La obtención de información interna y externa relacionada a los objetivos establecidos, oportunamente entregada a la gerencia; el suministro de información a las personas adecuadas, con el suficiente detalle y oportunidad; el apoyo de la Dirección Ejecutiva al desarrollo de los sistemas de información, entregando los recursos humanos y financieros necesarios; y la identificación y registro de todas las transacciones ocurridas, para que se presenten adecuadamente en los estados financieros, así como sus revelaciones correspondientes.

La comunicación eficaz al personal sobre sus funciones y actividades de control; la sensibilidad del titular de la entidad ante las propuestas del personal para mejorar la calidad de los servicios; la adecuada comunicación horizontal entre unidades administrativas; el nivel de apertura y eficacia en las líneas de comunicación con el público y terceros relacionados; y el seguimiento de los niveles directivos sobre las informaciones recibidas de los usuarios, de los organismos de control y de otras instituciones.

3.1.2.5. Actividades de supervisión

La vigilancia es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo, permitiendo al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y promueve su mejoramiento.

Es necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento mediante el seguimiento de las actividades de supervisión continuada, de evaluaciones periódicas o una combinación de las dos.

Se la efectúa durante la realización de las actividades diarias, en los distintos niveles de la entidad de manera separada; por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades; o mediante la combinación de ambas modalidades.

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Entre las actividades de supervisión continuada tenemos las siguientes:

Los titulares de áreas generales, comprueban que el sistema de control interno sigue funcionando, a través del cumplimiento de sus funciones de gestión.

Las comunicaciones recibidas de terceros, confirman la información generada internamente o señalan la existencia de problemas.

Una estructura adecuada y actividades de supervisión apropiadas, permiten comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes.

Los datos registrados por los sistemas de información se comparan con los físicos.

Los auditores internos y externos, periódicamente proponen recomendaciones encaminadas a mejorar los controles internos.

Los seminarios de información, las sesiones de planificación y otras reuniones, permiten a la gerencia obtener información importante respecto a la eficacia de los controles.

La evaluación requiere que se tome en cuenta los siguientes aspectos:

En la supervisión continuada: Si el personal cuando desarrolla sus actividades se entera del funcionamiento adecuado del control interno; la medida en que las comunicaciones de terceros corroboran la información interna o alertan sobre los problemas; comparaciones periódicas entre la información contable con los activos físicos; la receptabilidad de las recomendaciones de los auditores internos y externos; oportunidad de que en seminarios y otras reuniones provean a la dirección una opinión sobre el funcionamiento de los controles, encuestas periódicas al personal sobre el cumplimiento del código de conducta y las tareas de control críticas; y la eficacia de las actividades de la auditoría interna.

En la evaluación puntual: El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales del sistema de control interno; idoneidad del proceso de evaluación; si la metodología para evaluar el sistema es lógica y adecuada; y normal volumen y calidad de la documentación.

La comunicación de las deficiencias: Existencia de un mecanismo para recoger y comunicar cualquier deficiencia detectada en el control interno; idoneidad de los procedimientos de comunicación; e idoneidad de las acciones de seguimiento.

3.1.3. Tiempos de control

3.1.3.1. Control previo

Los funcionarios y empleados del CONELEC analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su propiedad, legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales.

3.1.3.2. Control concurrente

Los funcionarios y empleados del CONELEC, en forma continua inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se

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recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.

3.1.3.3. Control posterior

La Unidad de Auditoría Interna será responsable del control posterior interno, ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.

3.1.4. Métodos de evaluación

Los métodos más conocidos que se utilizan para la evaluación del control interno, son los siguientes:

Cuestionarios: Consisten en el diseño de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.

La respuesta afirmativa significa un punto óptimo en la estructura del control interno y la negativa indica una debilidad y un aspecto no muy confiable; se utiliza las siglas N/A cuando las preguntas, probablemente, no resulten aplicables. De ser necesario, se puede completar las respuestas con explicaciones adicionales, en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales, procurando obtener el mayor numero de evidencias. Posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

Flujogramas: Consiste en relevar y describir objetivamente, la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.

Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros métodos porque permite efectuar el relevamiento, siguiendo una secuencia lógica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto, y facilita la identificación o ausencia de controles. Para la preparación se debe determinar la simbología, diseñar el flujo grama y explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales.

En el Capitulo 9, numeral 9.5. se presenta más detalles de flujogramas.

Descriptivo o narrativo: Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema que se está evaluando, estas explicaciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y departamentos que intervienen en el sistema. El relevamiento se lo hace en entrevistas y observaciones de actividades, registros y documentos.

Matrices: Su uso conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de debilidades de control interno. Para su elaboración, previamente se completará un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de los

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funcionarios y empleados, y el tipo de funciones que desempeñan; y se efectuará una evaluación colateral de control interno.

Combinación de métodos

Ninguno de los métodos por sí solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicación combinada de éstos, ya sea el descriptivo con cuestionarios o los flujo gramas con cuestionarios. Para su selección es necesario considerar las ventajas y desventajas que tienen cada uno de ellos.

3.1.5. Objetivos de la evaluación

Comprender cada componente del control interno e identificar los factores de riesgo de fraude, utilizando un cuestionario que contendrá los factores de riesgo relevantes al control interno de la entidad y a la afirmación equívoca originada en fraude, que deberá aplicarse en la planificación preliminar. El cuestionario debe ser llenado por un auditor experimentado, con suficiente conocimiento sobre la entidad, para saber si los factores de riesgo del cuestionario están presentes y si debe considerarse factores adicionales.

Se indagará con personal seleccionado del área examinada, la comprensión del riesgo de fraude y si tienen conocimiento de que se hubiera cometido en contra o dentro de la Institución; esta información permite identificar factores de riesgo de fraude, que puede afectar a las evaluaciones de riesgos combinados y a la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.

En estas indagaciones un simple „NO‟ es insuficiente, se debe pedir que se describan las bases de sus respuestas; por ejemplo, qué procesos se utilizan para obtener seguridad razonable, de que no hay casos importantes de fraude; también puede averiguarse si hay unidades descentralizadas, tipos de transacciones, cuentas específicas, o categorías de estados financieros en que es probable existan factores de riesgo de fraude.

Evaluar la efectividad del control interno, que comprenderá las funciones del personal vinculado con las áreas específicas, para determinar si las responsabilidades están claramente establecidas; así como comprobar si los informes y reportes de gerencia son adecuados para propósitos de gestión y de control.

El auditor debe conocer en detalle los sistemas en que depositará su confianza, identificando sus puntos fuertes y débiles, determinando pruebas que permitan concluir que el funcionamiento del control es adecuado, brindando la evidencia y satisfacción de auditoría necesaria. Por lo tanto, el auditor debe realizar procedimientos tendentes a:

1. Relevar el sistema vigente, aplicando la técnica que resulte más efectiva y eficiente.

2. Identificar aquellos controles, en los que se depositará confianza de auditoría. 3. Determinar los procedimientos, que permitan comprobar el funcionamiento de

los controles antes identificados.

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4. Informar al titular de la entidad, sobre la ausencia de procedimientos o la existencia de controles que, funcionando mal, generen o posibiliten algún perjuicio en la Institución.

Comunicar los resultados de la evaluación del control interno a base de las Normas de Control Interno para el Sector Público, mediante informe de verificación preliminar cuyo contenido básico debe incluir los resultados obtenidos del estudio practicado al ambiente de control, los sistemas de información y procedimientos de control, señalando las deficiencias importantes en la estructura del control, tanto de su diseño como de su efectivo cumplimiento.

Es una ayuda positiva para la administración por parte del auditor, quien previamente deberá discutir los comentarios y recomendaciones con el personal involucrado, para asegurarse de la exactitud y la aplicación de los correctivos propuestos. La excepción para presentar el informe de control interno, para unidades pequeñas, será calificada y aprobada por el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

3.1.6. Categorías de controles

Los controles de una entidad para su estudio en las tareas de auditoría, se pueden dividir en:

Ambiente de control, que establece las condiciones en que operan el conjunto de los sistemas de información, contabilidad y control, contribuyendo a su confianza, es imprescindible conocerlo en la planificación preliminar. Comprende el enfoque hacia el control por parte de la dirección superior y la organización y estructura de la Institución.

Controles directos, que proporcionan satisfacción de auditoría, sobre la validez de las afirmaciones contenidas en los reportes e informes de carácter administrativo, financiero y operativo; están diseñados para evitar errores e irregularidades. En su análisis, tiene especial importancia identificar y comprobar aquellos que validan a las siguientes informaciones incluidas en dichos informes:

1. Controles del nivel directivo y ejecutivo, efectuados por la máxima autoridad de la organización, con individuos que no participan en el procesamiento de las operaciones; como por ejemplo, los controles presupuestarios. En general, se ejerce sobre las transacciones y reúne la evidencia del manejo adecuado del titular de la entidad sobre ellas.

2. Controles independientes, se refieren a todos los realizados por personas o secciones que no dependen del proceso de las transacciones, como las conciliaciones entre los registros, las inspecciones físicas, las confirmaciones especiales de saldos, las depuraciones de cuentas, entre otras.

3. Controles o funciones de procesamiento, que los ejecutan las personas participantes del propio proceso, o funciones incluidas en él, asegurando que todos los pasos se cumplan adecuadamente, para garantizar la integridad del procesamiento de las operaciones; como por ejemplo, la preparación de informes de recepción de bienes adquiridos, el depósito íntegro de cobranzas y la aprobación de los documentos de desembolsos antes de su pago.

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4. Controles para salvaguardar activos, que corresponde a la custodia y medidas de seguridad para resguardar y controlar la existencia física de los recursos financieros y materiales, el acceso irrestricto a los mismos y fijar límites de autorización para realizar determinadas operaciones; por ejemplo, las autorizaciones para retiro de fondos.

5. Controles generales, comprenden la organización divisional del ente o segregación de funciones, considerando la limitación de responsabilidades y los niveles de autoridad; claramente deben estar definidas y segregadas el inicio o decisión sobre las transacciones, su registro y la custodia de activos. En unidades pequeñas, el análisis de confianza se centrará en la forma como se han asignado los escasos recursos, y como participa la dirección superior en la supervisión de tareas.

3.1.7. Relación de la evaluación del control con programas de trabajo

Los procedimientos que tienden a verificar la vigencia y el correcto funcionamiento de los controles, son las denominadas pruebas de cumplimiento, que forman parte de los programas del trabajo de auditoría y su realización preferentemente debe efectuarse al inicio de la fase de ejecución del trabajo.

El alcance de las pruebas se medirá en función de la calidad de la documentación a revisar y los pasos a seguir si se detectan errores o irregularidades, en cuyo caso implicará que ese control no se cumple adecuadamente o no está vigente y por lo tanto deben modificarse los procedimientos de auditoría a emplear. En este caso, se tendría que modificar esa prueba de cumplimiento por otra de tipo sustantivo; por ello es importante realizar la prueba de estos controles, con anticipación a la fecha de cierre del período a auditar, ya que resultaría problemático detectar debilidades de control y no poder tomar acciones correctivas oportunas en el plan de auditoría, si estas pruebas son efectuadas con posterioridad a dicha fecha.

3.2. MARCAS DE AUDITORÍA

Son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor, para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen. El uso de marcas simples facilita su entendimiento. Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme, que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoría, y las anotadas a criterio del auditor, que para su comprensión requiere una leyenda de su significado junto al símbolo. Estos símbolos se registran en los papeles de trabajo, preferentemente deben ser escritos con lápiz de color rojo; los siguientes símbolos han sido aceptados como marcas uniformes:

Tomado de y/o chequeado con o comprobado

Para indicar la fuente de donde se ha obtenido la información, ya sea esta una cifra, un saldo, una fecha, un nombre. Ejemplo: tomado del mayor, chequeado con mayor, o tomado del acta de sesión de fecha.

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S Documentación sustentatoria

Para señalar que la evidencia documental que apoya o respalda una transacción u operación ha sido revisada por el auditor, determinando su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad. Ejemplo: la comprobación de un desembolso mediante la revisión de la nota de pedido de materiales, bienes o servicios, orden de compra, comprobante de pago, factura del proveedor e ingreso a bodega.

^ Transacción rastreada o indagada

Para mencionar que las transacciones o un grupo de ellas, han sido objeto de seguimiento desde un punto a otro, sin omisiones o interrupciones. En todos los casos, el auditor señalará en donde inicia y termina el seguimiento. Ejemplo: registro de un ingreso o desembolso desde los libros de entrada original, hasta su presentación en los estados financieros o viceversa.

Comprobado sumas o cálculos

Para revelar que un registro, informe, documento o comprobante, se ha sometido a la verificación de la exactitud aritmética de los totales y subtotales, verticales y/u horizontales. Ejemplo: comprobadas las sumas horizontales y verticales del rol de pagos.

Reejecución de cálculos

Para decir que las operaciones matemáticas, contenidas en un registro, informe, documento o comprobante, han sido efectuadas nuevamente por el auditor. Ejemplo: reejecutados los cálculos del Impuesto a la Renta del mes de diciembre o los cálculos del decimotercero sueldo.

Verificación posterior o analizado

Para mostrar que se ha verificado la regulación o registro de una transacción u operación, efectuada con posterioridad a la fecha del examen. Al cierre del ejercicio, normalmente quedan saldos pendientes de cobro, pago o liquidación, que requieren ser verificados posteriormente por el auditor. Ejemplo: ajuste propuesto por Auditoría Interna y registrado en alguna fecha.

C Circularizado

Para señalar en los detalles de cuentas por cobrar, anticipos, cuentas por pagar, otros activos, pasivos y operaciones, las personas, empresas o entidades a las que se han enviado cartas de confirmación de saldos.

¢ Confirmado

Se utiliza como complemento de la anterior y la raya oblicua indicará que se ha obtenido respuesta a la carta de confirmación de saldos, enviada por los auditores.

N No autorizado

Para mencionar la falta de autorización y/o aprobación de una transacción, desembolso, adquisición, comprobante, documentos, registro o informe por parte de los funcionarios responsables. Ejemplo: comprobante de pago no aprobado por el Director General Administrativo Financiero, transferencia de banco no autorizada por autoridad competente.

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Ø Inspección física

Para demostrar la existencia de recursos materiales y documentación, entre otros, que se coloca frente a determinados ítems del detalle o inventario, significará que esos activos han sido constatados o inspeccionados físicamente por el auditor, o las marcas frente a determinados ítems de un listado de documentos como garantías, pólizas, facturas por cobrar, especies valoradas, títulos de crédito, entre otros, significarán que esos documentos han sido examinados ocularmente por el auditor.

Conciliado

Para indicar que se ha establecido la relación exacta entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Ejemplo: la conciliación bancaria.

3.3. EL RIESGO EN AUDITORÍA

Es la posibilidad de que la información, operación o actividad sujeta a examen, contenga errores o irregularidades significativos, que no sean detectados durante la ejecución de la auditoría; en la evaluación a la estructura del control interno se pueden presentar los factores de riesgo siguientes:

3.3.1. Riesgo inherente

Son los potenciales errores o irregularidades en la información financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por la Institución.

Afecta directamente la cantidad de evidencia necesaria, para obtener satisfacción de auditoría suficiente que permita validar una afirmación de integridad, veracidad o valuación. Es un concepto que, si se utiliza debidamente, puede ayudar a optimizar las labores de auditoría. Se puede asignar eficientemente los recursos limitados de personal si se considera el riesgo inherente al planificar los trabajos de auditoría.

3.3.2. Riesgo de control

Está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativos de manera oportuna. Afecta la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en cierta medida su alcance; el riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de control de la entidad o del área que se examina. Si los controles son fuertes el riesgo que exista errores no detectados es mínimo, lo contrario si los controles son débiles.

Para determinarlo, el auditor debe evaluar el diseño de los controles y la efectividad con que estos operan, siendo importante conocer que si decide no evaluar determinados controles o después de evaluarlos concluye que no puede confiar en ellos, el riesgo de control debe fijarse en su máximo nivel.

3.3.3. Riesgo de detección

Existe al aplicar los programas de auditoría, cuyos procedimientos no sean suficientes para descubrir errores o irregularidades significativas. La combinación de los niveles

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de riesgo de control inherente y de control, proporciona la cantidad y calidad de los procedimientos de auditoría a aplicar; Si el riesgo de detección es bajo para los objetivos de un examen, será necesario obtener mayor evidencia de auditoría mediante la aplicación de procedimientos sustantivos.

3.3.4. Grados de riesgo y factores generalizados

La actividad de evaluación de los riesgos se la encuentra en la planificación preliminar y en la planificación específica, debiendo medirse el nivel de cada factor en cuatro grados posibles:

Mínimo (no significativo)

Bajo

Medio (moderado)

Alto

Además, es importante considerar algunos factores generalizados:

Determinar la confianza que tiene el nivel ejecutivo respecto al funcionamiento del sistema de control interno, por incumplimientos en los procedimientos normalizados, detección tardía o no de los errores o desvíos, poca experiencia del personal, sistemas de información no confiables.

Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen pública adversa, considerando la probabilidad de ocurrencia de fraudes, quejas del público, denuncias, errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones, barreras externas que afecten el accionar de la Institución.

Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas, principalmente por la rotación del personal, reorganizaciones en el funcionamiento del personal, crecimiento o reducción del personal, implantación de nuevos sistemas, alteraciones de tipo cultural.

Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que puedan pasar inadvertidos, debido a un ambiente de complejidad, originado fundamentalmente por la naturaleza de las actividades, el alcance de la automatización, la dispersión geográfica.

Medir la importancia del tamaño de la auditoría haciendo referencia al número de personas, de las áreas examinadas, volumen físico de la documentación e impacto social reconociendo que a mayor tamaño mayores riesgos.

Determinar la importancia que los niveles directivo y ejecutivo le asignan a la auditoría, otorgándole por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores internos.

Considerar la posibilidad de incurrir en errores o no detectarlos, según el tiempo de preparación y ejecución del examen que se haya planificado y utilizado verdaderamente.

3.3.5. Matriz para calificar los riesgos

La preparación de una matriz para calificar los riesgos, por componentes significativos, es obligatoria en el proceso de auditoría y debe contener como mínimo lo siguiente:

Componente analizado, comprende el sistema o actividad importante evaluado, determinando las afirmaciones a ser verificadas.

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Riesgos y su calificación, tanto del inherente como el de control (A=alto, M=medio y B=bajo), por cada una de las afirmaciones, con la justificación de su calificación.

Controles clave, identificación de los controles potenciales que proporcionen satisfacción de auditoría.

Pruebas de cumplimiento y sustantivas, detalle esquemático de los procedimientos prioritarios que deben incluirse como parte de los programas de auditoría.

En la pagina 125 se presenta un ejemplo de la estructura de la MATRIZ DE RIESGOS

3.4. ÍNDICES DE ACTIVIDAD

3.4.1. Indicadores financieros básicos

Su objetivo es medir la gestión financiera de una entidad, bajo ciertos parámetros y normas dictadas por la profesión, el auditor debe preparar ciertos índices financieros, cuyos resultados deben ser analizados y explicados, para que los usuarios del informe comprueben la información financiera de la entidad examinada y, de ser necesario, los directivos y ejecutivos tomen los correctivos correspondientes.

3.4.2. Índices presupuestarios

1. Eficacia

De los ingresos:

Monto Ejecución Presupuestario Ingresos / Monto Ingresos Estimados Óptimo: Tendencia del coeficiente hacia la unidad. De los egresos:

Monto Ejecución Presupuestaria Egresos / Monto Egresos Previstos Óptimo: Indicador tienda a la unidad.

De las metas presupuestarias:

Cantidad Meta Obtenida / Cantidad Meta Modificada Óptimo: Indicador creciente y positivo, al nivel de actividad y proyecto.

2. Eficiencia

Monto Ejecución Presupuestaria Egresos / Cantidad de la Meta Presupuestaria Obtenida Óptimo: Tendencia positiva, por cada meta.

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3. Solvencia financiera

Ingresos corrientes / Gastos corrientes Óptimo: Indicador superior a 1.

4. Autosuficiencia

Ingresos propios por servicios / Gastos totales de operación Óptimo: Indicador superior a la unidad.

5. Dependencia financiera

Ingresos por transferencias corrientes / Ingresos totales Óptimo: Indicador con tendencia decreciente.

6. Autonomía financiera

Ingresos propios / Ingresos totales. Óptimo: Índice tenderá a la unidad.

3.4.3. Índices de gestión

Se los define como la referencia numérica de tipo cualitativa, generada a partir de una o varias variables, que al compararse con un valor estándar interno o externo a la organización, muestra aspectos del desempeño de la unidad o área examinada. El uso de estos indicadores permite a la Auditoría medir:

La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.

Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia).

El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes de la Institución (calidad).

Todos estos aspectos, deben ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y las metas planteadas por la organización. Al evaluar o elaborar un indicador, es importante determinar si se dispone de información confiable y oportuna, que permita una comparación entre la situación real y referencias históricas, similares o programadas.

1. Economía

Es el uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas, al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado. Evalúa la capacidad de la Institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros, en el logro de su misión.

Costo servicio prestado / Costo estimado del servicio.

Gasto total de nómina / Total de funcionarios de planta

Total de contratación del período / Presupuesto de inversión aprobado

Gastos de capacitación / Total de personal de planta

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2. Eficiencia

Es la utilización racional de los recursos disponibles a un mínimo costo para obtener el máximo de resultado, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. Estos indicadores miden la relación entre la producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos utilizados para alcanzar ese producto, pero de manera óptima.

Superávit del ejercicio / Activos fijos revalorizados

Total de servicios prestados / Total de insumos (costos)

Costo total por servicio / Número total de usuarios atendidos

Cantidad de servicios / Total de beneficiarios de servicios ofrecidos

Tiempo programado actividad / Tiempo utilizado actividad

3. Eficacia

Es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, independientemente de los recursos utilizados para obtenerlos, relacionando los servicios o productos generados con los objetivos y metas programados.

Reclamos recibidos / Reclamos solucionados

Número de usuarios atendidos / Número potencial de usuarios

Tiempo requerido por servicio / Número de servicios prestados

Recursos utilizados / Recursos planteados

Gastos ejecutados / Gastos programados

4. Calidad

Es la adecuación de un producto o servicio, a especificaciones o estándares establecidos por autoridades competentes o de aceptación general, con aptitud para satisfacer las necesidades del cliente o usuario. Son elementos de la calidad la oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio; comodidad y cortesía en la atención a los usuarios. Su evaluación se realiza a través de encuestas a los usuarios, o, procesando información recibida a través de buzones de reclamos.

Número de reclamos / Total de casos atendidos

Total personas atendidas / Total personas solicitaron atención

Como indicadores directos se cita: tiempo de tramitación de beneficios; tiempo de espera en oficina de atención al público; velocidad de respuesta en atender cartas, llamadas o reclamos.

3.5. TÉCNICAS DE AUDITORÍA.

Constituyen métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor emplea a base de su criterio o juicio según las circunstancias, a fin de obtener la evidencia o información adecuada y suficiente, para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe. Durante la fase de planeamiento y programación, el auditor

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determina las técnicas a emplear, cuándo debe hacerlo y de qué manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría, al ser aplicadas, se convierten en los procedimientos de auditoría; se agrupan en:

3.5.1. Técnicas de verificación ocular

Comparación, es la relación que existe entre dos o más aspectos, para observar la similitud o diferencia entre ellos. El auditor puede utilizar ciertos índices de actividad en sus comparaciones; ciertos procedimientos de auditoría se fundamentan en la comparación de información, contra criterios aceptables.

Aplicable en la ejecución de la auditoría y en la comunicación de resultados.

Observación, es la verificación visual que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso, para examinar aspectos físicos, incluyendo la observación del flujo de trabajo, documentos o materiales.

Aplicable en la planificación preliminar y en la ejecución de la auditoría.

Rastreo, es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de un proceso a otro, para conocer y evaluar su ejecución.

Aplicable en la planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

3.5.2. Técnicas de verificación verbal

Indagación, es la obtención de información mediante averiguaciones o conversaciones directas, con funcionarios de las áreas auditadas o terceros, sobre operaciones o aspectos que no se encuentran documentados; sus resultados por sí solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

Aplicable en la planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

Encuesta, realizadas directamente para recibir de los funcionarios, información de un universo mediante el uso de cuestionarios, cuyos resultados posteriormente deben ser tabulados.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

3.5.3. Técnicas de verificación escrita

Análisis, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer su propiedad y conformidad, con criterios normativos y técnicos.

Aplicable en la planificación preliminar, ejecución de la auditoría y seguimiento de las recomendaciones.

Conciliación, significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta, entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes, pero originados del mismo tipo de operación.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

Confirmación, consiste en cerciorarse de la autenticidad de la información, que revela la unidad examinada, mediante la afirmación o negación escrita de una

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persona o institución independiente, que se encuentra en condición de conocer y certificar la naturaleza de la operación consultada.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

Tabulación, consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en área, segmentos o elementos examinados, que permitan llegar a conclusiones.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

3.5.4. Técnicas de verificación documental

Comprobación, constituye la verificación de la evidencia que sustenta una transacción u operación, respecto a la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. Al examinar la documentación de respaldo de las transacciones, el auditor debe cubrir los siguientes aspectos:

1. Obtener una seguridad razonable, respecto de la autenticidad del documento, manteniéndose alerta para detectar cualquier documento evidentemente fraudulento.

2. Examinar la propiedad de la operación realizada, para determinar si fue efectuada en los fines previstos para la Institución.

3. Tener la seguridad de que la operación fue aprobada mediante las firmas autorizadas e incluyan los documentos que las fundamenten, especialmente en lo relativo a la conformidad con el presupuesto y la norma aplicable.

4. Determinar si las operaciones fueron registradas correctamente. Aplicable en planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

Cálculo, consiste en la verificación de la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado, presentados en informes, contratos, comprobantes y otros documentos del sistema contable. Debe complementarse con otras pruebas para determinar la validez de las cifras revisadas.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

Revisión selectiva, es una breve o rápida revisión o examen, de una parte del universo de datos u operaciones, con el propósito de separar y analizar los aspectos que no son normales, que requieren atención especial y evaluación durante la ejecución de la auditoría.

Aplicable en la planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

3.5.5. Técnicas de verificación física

Inspección, involucra el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. En el momento de su aplicación requiere combinarse con otras técnicas como indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación. Aplicable en la ejecución de la auditoría.

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3.5.6. Otras técnicas de auditoría de gestión

Investigación, examina acciones, condiciones, acumulaciones y procesamientos de activos y pasivos, y todas aquellas operaciones relacionadas con éstos y con las administrativas, operativas y de gestión.

Aplicable en planificación preliminar, ejecución de la auditoría y seguimiento de recomendaciones.

Evaluación, es el proceso de arribar a una conclusión de auditoría a base de las evidencias disponibles.

Aplicable en todas las fases, especialmente en la comunicación de resultados.

Medición, consiste en medir la eficacia, economía, eficiencia y ética de la Institución, basándose en el uso de los indicadores de actividad.

Aplicable en la ejecución de la auditoría.

Síntomas, son los indicios de algo qué está sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un área crítica o problema y que le orienta para hacer énfasis en el examen de determinados rubros, áreas u operaciones, definiendo las técnicas a utilizarse y obtener la evidencia requerida.

Aplicable en planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

Intuición, es la capacidad de respuesta o reacción rápida manifestada por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos síntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo.

Aplicable en planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

Sospecha, es la acción de desconfiar de una información que, por alguna razón o circunstancia, no se le otorga el crédito suficiente; obliga a que el auditor valide dicha información y obtenga la documentación probatoria.

Aplicable en planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

Síntesis, preparación resumida de hechos, operaciones o documentos de carácter legal, técnico, financiero, administrativo o de otra índole.

Aplicable en planificación preliminar y ejecución de la auditoría.

3.6. PAPELES DE TRABAJO

3.6.1. Generalidades

Es el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos, elaborados u obtenidos por el auditor durante el curso del examen, producto de la aplicación de las técnicas y procedimientos que sirven de evidencia del trabajo realizado, sus conclusiones y de los resultados revelados en el informe del examen. Incluyen programas de trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la Institución y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.

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Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:

Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.

Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información.

Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad, a fin de no divulgar con antelación las responsabilidades que podrían dar lugar, por desviaciones detectadas en el curso del examen.

Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:

Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.

Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del manejo del área o rubro examinado.

Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero.

Constituir un elemento importante para la programación de exámenes posteriores.

Preparados con habilidad y destreza profesional, sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor.

Los papeles de trabajo son de propiedad de la Unidad de Auditoría Interna, que tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el lapso de cinco años y en un archivo pasivo por hasta veinticinco años. Los papeles de trabajo sólo pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

3.6.2. Aspectos básicos para su elaboración

Obedecerá a la objetividad en las apreciaciones, la concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de las fuentes de información utilizadas por el auditor. Su realización debe ser previamente programada para que contengan datos útiles que sustente el informe, evitando elaborarse papeles de trabajo innecesarios, pues disminuyen la calidad del conjunto de los mismos y se desperdician recursos materiales y humanos.

Aunque la cantidad, tipo y contenido variarán según las circunstancias, es conveniente incluyan los siguientes aspectos básicos:

Evidencia que los informes, reportes, documentos y demás información sobre la que se está examinando, estén conciliados con los registros y se encuentren formalmente emitidos.

Composición de los activos, pasivos y operaciones administrativas, financieras y operativas que figuren en los informes periódicos, incluida la información a través de notas que indique acerca de cómo se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones; es recomendable anotar en el caso de rubros, cuentas y partidas presupuestarias los saldos del ejercicio anterior, para su comparación y conclusión sobre su movimiento y saldos.

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Análisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingresos y gastos, considerando los valores presupuestados para a través de la comparación opinar sobre las desviaciones que hubieren.

Deben estar redactados claramente, evitando expresiones genéricas, señalando con amplitud pero en forma concisa el desarrollo y resultado de las técnicas o prácticas utilizadas. Por ejemplo, “revisado con documentos” deberá reemplazarse con “revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor, informe de recepción valorizado e informe de bodega, según sea el caso”.

Un papel de trabajo se considera que está completo, cuando incluye todos los datos e información que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe, y además cuando otro auditor, al revisarlo, llegue a conclusiones similares.

La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al máximo su cantidad. Algunas condiciones típicas a obviarse son:

La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones, que carecen de relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia del examen.

La inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, en cuyo caso debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de información.

3.6.3. Contenido básico

Nombre del área, unidad administrativa, rubro o actividad examinada, de acuerdo con los componentes determinados en la planificación.

Título o propósito del papel de trabajo.

Índice de identificación y ordenamiento.

Fecha de aplicación del o de los procedimientos de auditoría.

Referencia al procedimiento del programa de auditoría o la explicación del objetivo del papel de trabajo.

Descripción concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

Fuentes de información utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos.

Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables.

Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo.

Conclusiones a las que se llegaron, si corresponde.

Rúbrica e iníciales de la persona que lo preparó y la fecha de conclusión. Los documentos preparados por la entidad deben identificarse con ese título, la fecha de recepción y las iniciales del auditor que trabajó con esa información.

Evidencia de la revisión efectuada por el jefe de equipo y el supervisor.

El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores, constituye una guía útil y pueden ser objetos de mejora.

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3.6.4. Optimización de los recursos en su elaboración

Una parte relevante del tiempo programado en las fases de la planificación específica, está dirigida a la preparación de papeles de trabajo, que documenten las acciones y los resultados de gestión del área examinada. Es recomendable observar estas sugerencias:

Condiciones generales:

1. Diseñar programas de auditoría que incluyan sólo los procedimientos necesarios; 2. Coordinar el trabajo con el área examinada para evitar pérdidas de tiempo

mientras se espera que la información sea preparada; 3. Ordenar la aplicación de los procedimientos del programa y evitar interrupciones

en el trabajo; 4. Utilizar técnicas de auditoría asistidas por la computadora;

5. Repetir la preparación de correspondencia, incluyendo sólo los cambios y

correcciones menores; 6. Completar de inmediato los informes y memorando finales y no dejarlos para la

siguiente jornada; 7. Revisar el trabajo inmediatamente después de finalizado y no dejarlo para luego;

y 8. Utilizar computadoras, a fin de aumentar la eficiencia del trabajo.

Al preparar los papeles de trabajo:

1. Utilizar los informes y datos estadísticos de la Institución, en lugar de preparar resúmenes propios;

2. Hacer copias de las partes pertinentes de actas y acuerdos importantes, en lugar de extensos resúmenes;

3. Dejar espacios suficientes en los programas de auditoría, para agregar comentarios y procedimientos adicionales, en lugar de preparar otro papel de trabajo;

4. Preparar los papeles de trabajo como documentos finales, dejando espacios suficientes para las referencias, marcas y sobre todo para las conclusiones, evitando formular borradores de papeles de trabajo; y

5. Concluir respecto a los hallazgos de auditoría no significativos.

Utilizando el personal de la entidad:

1. Al obtener comprobantes, expedientes, contratos y otros documentos para ser inspeccionados;

2. Al preparar cartas, memorando e informes preliminares, excepto cuando hayan datos confidenciales; y

3. Al investigar las causas y el alcance de los errores observados durante la auditoría.

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CAPITULO 4

PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA

4.1. GENERALIDADES. La planificación comprende dos procesos, el de la planificación anual de las actividades de control, que de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 16 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se elabora y presenta hasta el 30 de septiembre de cada año al Contralor General del Estado para su aprobación, con base a las políticas y directrices que para su elaboración dispone la mencionada autoridad; y la planificación de cada examen a la que nos referimos a continuación.

4.1.1. Definición Es la primera fase del proceso y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva, imaginativa y considerar alternativas y seleccionar los métodos más apropiados para realizar las tareas; por tanto, esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo. Inicia con la obtención de información necesaria, para definir la estrategia a emplear y concluye con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución.

4.1.2. Objetivos de la planificación Consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. Siendo un proceso dinámico, que inicia al comienzo de las labores de auditoría, puede modificarse durante su ejecución.

4.2. FASES DE LA PLANIFICACIÓN

Cada examen, se divide en dos momentos distintos: la planificación preliminar y la planificación específica.

En la primera, se configura la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida; en la segunda, se definen los procedimientos específicos a aplicarse, por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado, por lo tanto, la etapa de planificación de la auditoría, demandará un esfuerzo adicional. Cuando se examine actividades realmente pequeñas, donde no justifique separar la planificación en preliminar y específica, el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna al emitir la orden de trabajo, instruirá para que el reporte de planificación sea único.

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4.2.1. Orden de trabajo

Para iniciar un examen, que se encuentre planificado o sea imprevisto, el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, emitirá la “Orden de trabajo” autorizando su ejecución y en la que se hará constar:

- Número de la orden de trabajo - Fecha - Tipo de examen - Unidad administrativa, rubro, cuenta, partida, área, proyecto, programa o

actividad a examinar - Alcance del examen - Si corresponde a un examen planificado o imprevisto autorizado - Nombres y denominaciones de los miembros del equipo de trabajo y del

supervisor - Tiempo estimado para su ejecución - Objetivos del examen e instrucciones específicas para su ejecución

La orden de trabajo determinará oficialmente que el equipo de trabajo se instale en la unidad a ser auditada, permitiendo que el Auditor Jefe de Equipo inicie la planificación.

4.2.2. Oficio de notificación de inicio examen

Oficio mediante el cual el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna comunica al titular de la entidad que se va a practicar el examen; por lo que en éste se señalará: la base legal de notificación del examen, el motivo, número y fecha de la orden de trabajo, el área rubro o unidad a examinar, el alcance y los objetivos generales del examen, la nómina de los miembros que integran el equipo, el supervisor, y se solicitará la colaboración necesaria para un desarrollo adecuado del trabajo.

4.2.3. Planificación preliminar

4.2.3.1. Metodología

Tiene el propósito de obtener o actualizar la información general y las principales actividades del área, unidad o rubro a examinar, para identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.

Esta fase se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

Para su ejecución, principalmente deben participar el supervisor y el jefe de equipo, eventualmente podrá intervenir otro miembro del equipo. Las principales técnicas que utiliza son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva, dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

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4.2.3.2. Elementos

Siendo el fundamento sobre el cual se basarán las actividades de la planificación específica y la auditoría en sí mismos, es importante el conocimiento de las actividades desarrolladas por la Institución y la unidad a examinar, conjuntamente con la evaluación de los factores externos que puedan afectar directa e indirectamente sus operaciones, principalmente de los elementos siguientes:

Conocimiento de la Institución, unidad o área a examinar, es importante contar con suficiente información para evaluar el desarrollo de sus actividades y los funcionarios que la operan; identificando de manera preliminar las transacciones de mayor riesgo, para formular un plan preliminar de auditoría y estructurar o actualizar el archivo permanente.

El conocimiento de trabajos de auditorías anteriores, así como la evidencia

obtenida, debe aprovecharse en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la labor. La acción más importante en este punto, es la preparación y aplicación del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios, para comunicarles sobre la ejecución del trabajo e identificar datos, hechos e información relevante.

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir, que ayudarán a identificar las áreas de riesgo potencial que podrían existir, a través de la visita del área, la observación de los procesos con la identificación de los más relevantes y la indagación sobre la naturaleza de sus principales operaciones. Entre los temas a considerar están, con respecto al área o rubro a examinar:

1. Visión y misión del CONELEC; 2. Objetivos generales y específicos de la Institución; 3. Funciones generales de cada unidad y los procedimientos establecidos

para el desarrollo de sus actividades; 4. Existencia de proyectos o macro tareas programadas; 5. Evaluación de los presupuestos operativos, de inversiones y financieros; 6. Filosofía y métodos de trabajo aplicados.

Identificación de las principales políticas y prácticas contables, presupuestarias, administrativas y de operación, que contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Las áreas de investigación son: 1. Los manuales existentes relacionados con los sistemas administrativos,

financieros y operativos; 2. Los cambios en las políticas institucionales; 3. Procedimientos para definir el corte de adquisiciones y recepción de

servicios, bienes y materiales; 4. Transferencias de fondos; y 5. Grado de autonomía o centralización de unidades operativas.

Análisis general de la información financiera, que permitirá identificar las áreas de alto o bajo riesgo, para enfocar el esfuerzo de auditoría, seleccionando sólo

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aquellas relaciones claves para la comprensión de los riesgos de la actividad y de la información de la Institución.

Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia para compararlos con resultados reales de operaciones y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, tratándose de un primer examen, el equipo de trabajo, conjuntamente con funcionarios de la Institución, desarrollará los indicadores básicos.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de información computarizado, consiste en conocer el ambiente del sistema de información de la entidad y área o rubro a examinar.

No es necesario que la información obtenida sea extremadamente detallada, sino suficiente para determinar el nivel computarizado, para el procesamiento de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones dependen del sistema computarizado; datos que pueden afectar las evaluaciones preliminares y el enfoque de la auditoría.

Entre los temas a considerar, se incluyen:

1. Organización del área informática institucional; 2. Plataforma tecnológica (equipos y programas base); 3. Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la

auditoría; y 4. Orientación proporcionada por la Guía de Auditoría Informática.

Evaluación de la estructura de control interno, que permite acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, identificando a los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, proyectos, programas, partidas), relevantes que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

Enfoque preliminar de auditoría, que consiste en definir la estrategia a aplicar para cada componente, basada en el análisis del ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitirá determinar el grado de confianza que se puede depositar en los controles existentes, en los sistemas de información y en la contabilidad de la institución; por tanto, su análisis permitirá concentrar la labor de auditoría total en aquellas áreas que presenten mayor riesgo, por estar expuestas a errores o irregularidades. En esta fase se evalúa el riesgo global de la auditoría, relacionado con la información financiera, administrativa u operativa, incluyendo la evaluación de riesgos inherente y de control para cada componente.

4.2.3.3. Programa

La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo del talento humano de auditoría y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias específicas de cada examen.

No debe ser un ejercicio extenso o detallado, sino un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y establecer un equilibrio adecuado de

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procedimientos; su desarrollo se basa en el conocimiento y análisis de los elementos de la planificación preliminar.

4.2.3.4. Producto

El producto obtenido permite calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo para lograr resultados de auditoría, contenidos en el reporte dirigido al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, que incluye la definición del enfoque global del examen y los componentes principales para realizar la evaluación del control interno.

El contenido básico del reporte, que debe ser conciso y oportuno, es el siguiente respecto al examen específico:

1. Antecedentes; 2. Motivo; 3. Objetivos; 4. Alcance; 5. Conocimiento de la entidad, área, rubro, proyecto, unidad u otro y su base

legal; 6. Principales políticas contables, administrativas, operativas o de gestión; 7. Grado de confianza de la información; 8. Sistema de información computarizado; 9. Punto de interés para el examen o problemas preliminarmente detectado; 10. Operaciones importantes identificadas; 11. Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores; 12. Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la

siguiente fase; 13. Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría; y 14. Determinación de materialidad e identificación de áreas o cuentas significativas

Los papeles de trabajo en la planificación preliminar se dividen en dos segmentos: uno referente a la administración del examen y otro para respaldar los resultados del trabajo; en cada caso, deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado.

En el Capitulo 9 numerales del 9.3. al 9.3.2.1. se presente un detalle de la estructura del examen especial; un esquema y consideraciones de la planificación preliminar.

4.2.4. Planificación específica

4.2.4.1. Generalidades

Esta fase define la estrategia a seguir en el trabajo, basada en la información obtenida durante la planificación preliminar. Tiene como propósitos principales evaluar el control interno, calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

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La aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de control, es el método empleado para obtener la información complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar un examen de auditoría.

Uno de los factores claves está en concentrar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo y en particular en las afirmaciones (aseveraciones o representaciones), donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentará sus conclusiones y recomendaciones.

Las técnicas de mayor aplicación son la entrevista, la observación, la revisión selectiva, el rastreo de operaciones, la comparación y el análisis.

La responsabilidad por la ejecución de la planificación específica está concentrada en el auditor interno jefe de equipo, pero en el caso de exámenes complejos es recomendable la participación de los miembros del equipo; y en determinados casos, de especialistas en disciplinas específicas.

4.2.4.2. Elementos

El programa de auditoría para la planificación específica, constituye una guía que permite aplicar los principales procedimientos respecto de los siguientes elementos generales:

No es necesario que todas las actividades detalladas en la planificación preliminar sean aplicadas a todos los componentes, debe considerarse el objetivo de auditoría previsto para cada componente. La planificación específica permite determinar sí:

1. Los componentes son de alto riesgo o muy significativos para el examen en su conjunto;

2. Los componentes han sido afectados por cambios significativos en los sistemas de información, contable y de control; y

3. Las modificaciones del plan son convenientes para la eficiencia del examen.

Recopilar la información solicitada en la planificación preliminar, para evaluar el riesgo inherente e identificar los controles.

Evaluación del control interno relacionado con el área o componente objeto del estudio, para acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, e identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de ejecución.

A base de los resultados de esta evaluación, los auditores determinarán la

naturaleza y alcance del examen, confirmarán la estimación de los requerimientos de personal, organizarán su trabajo, prepararán los programas específicos de la siguiente fase, y fijarán los plazos para concluir el examen y presentar el respectivo informe.

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Calificación del riesgo de auditoría sobre la base de los componentes determinados en la planificación preliminar, que deben ser analizados en detalle, considerando la evaluación de control interno. La evaluación implica la calificación de los riesgos inherente (posibilidad de errores e irregularidades), de control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte), de detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos) y otras clases de riesgo, en sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta la entidad.

Enfoque del examen y selección de la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría, considerando los resultados obtenidos al evaluar el control interno y los riesgos de auditoría, elementos que permiten al auditor precisar la naturaleza y alcance de las pruebas a aplicar, seleccionando los procedimientos de auditoría para cada componente.

La selección de procedimientos se debe determinar basándose en el enfoque del examen, considerando la confianza en los procedimientos de auditoría sustantivos y los de cumplimiento. Por regla general, cuando el área examinada está bien organizada con sistemas confiables, resulta más efectivo obtener satisfacción de auditoría con evidencia de pruebas de cumplimiento, utilizándose el enfoque sustantivo cuando se considere que los controles son inadecuados o para fundamentar la confianza.

Al seleccionar los procedimientos de auditoría, se considerarán los siguientes factores:

1. Las afirmaciones correspondientes al componente; 2. La naturaleza y grado del riesgo inherente y de control del componente; 3. La naturaleza de los sistemas de la entidad y cualquier control clave

potencial identificado; 4. La confianza en la evidencia susceptible de ser obtenida; y 5. La eficiencia de los procedimientos de auditoría de los cuales se dispone.

En el momento de determinar las técnicas y herramientas de auditoría, se debe considerar los aspectos siguientes:

1. Si los procesos de la institución están automatizados; 2. El grado de dependencia de la entidad con los sistemas informáticos en

funcionamiento, y su relación con los componentes definidos en la auditoría;

3. Si existe un significativo volumen de transacciones; y 4. Si hay transformación de información mediante procesos informáticos.

Sobre la base de los numerales anteriores, se precisará la necesidad de aplicar o no las Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC‟s).

4.2.4.3. Programa

Se ejecutará mediante la aplicación del programa general de auditoría, que contendrá propósito, muestras a examinar, procedimientos de auditoría relacionados con la evaluación de control interno y los componentes identificados en el reporte de planificación preliminar.

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Los pasos que se ejecutan son el desarrollo de los Elementos de la Planificación Específica.

4.2.4.4. Producto

Acumula la información obtenida en la planificación preliminar y emite varios productos intermedios, fundamentales para la eficiente y efectiva ejecución de la auditoría. Los productos básicos elaborados al concluir la planificación específica, son:

Informe de la planificación específica, aprobado por el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, que contendrá lo siguiente:

1. Referencias de la planificación preliminar; 2. Objetivos específicos por áreas o componentes; 3. Resumen de los resultados de la evaluación de control interno; 4. Matriz de evaluación y calificación del riesgo de auditoría; 5. Recursos humanos necesarios; 6. Distribución de trabajo y tiempos estimados para concluir el examen; 7. Recursos financieros; y 8. Productos a obtenerse.

Papeles de trabajo de la planificación específica.

Para uso del área examinada, informe sobre la evaluación del control interno a emitirse durante la ejecución del examen. En el Capitulo 9, numerales 9.3.2. al 9.3.2.1. Se presenta un esquema u las consideraciones para la Planificación Especifica

4.3. PROGRAMAS BÁSICOS DE AUDITORÍA

4.3.1. Definición

El programa de auditoría es un enunciado lógico, ordenado y clasificado que sirve como guía de los procedimientos, que oportunamente se aplicarán durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada.

La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la utilización de los programas, que constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo.

4.3.2. Propósitos

Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo a cada componente, área o rubro a examinarse, siendo una guía que precisa la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría a efectuarse;

Responsabilizar a los miembros del equipo, por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendado;

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Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando olvidarse de aplicar procedimientos básicos;

Facilitar la revisión del trabajo al supervisor; y

Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.

4.3.3. Responsabilidad

La elaboración del programa de auditoría, es responsabilidad del auditor interno jefe de equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia. Será formulado en el campo, a base de la información previa obtenida del:

Archivo permanente y corriente general y de análisis;

Planificación preliminar;

Planificación específica; y

Otros datos disponibles

La responsabilidad por la ejecución del programa en el campo, la tiene el auditor jefe de equipo, quien se encargará de distribuir las labores, evaluando continuamente el avance del trabajo, efectuando las revisiones y ajustes según las circunstancias.

4.3.4. Flexibilidad y revisión

El programa de auditoría no es fijo, ciertos procedimientos planificados al ser aplicados, pueden resultar innecesarios según las circunstancias, por lo que debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes a juicio del auditor. En el desarrollo del examen, las modificaciones que se deban realizar a los procedimientos del programa, serán analizadas y discutidas, registrándose en la hoja de supervisión respectiva.

La modificación o eliminación de procedimientos es justificada por:

Eliminación o disminución de algunas operaciones y actividades;

Mejoras en los sistemas financieros, administrativos, operativos o de control interno; y

Pocos errores e irregularidades

4.3.5. Coordinación de las actividades a través del programa Según su magnitud, complejidad y características, la realización de un examen requiere la aplicación de procedimientos, por los miembros que conforman el equipo de auditoría, quienes tienen distinta experiencia; lo anterior, adicionado a la duración del trabajo por un período largo de tiempo, obliga al jefe de equipo a utilizar el programa de auditoría, como instrumento para facilitar la coordinación en la aplicación de los procedimientos preestablecidos

Los programas serán elaborados, con la seguridad que no se omiten procedimientos básicos e importantes, se evite la duplicación en la aplicación de los mismos, no se desarrollen prácticas que desvíen la naturaleza de su examen y se obtengan los resultados planeados.

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4.3.6. Preparación

El proceso de preparación, a partir de un listado seleccionado durante la planificación específica, implica la organización de dichos procedimientos en el orden más eficiente, indicando al personal qué debe hacer y determinar el alcance específico del trabajo.

Para la evaluación del control interno, los auditores serán instruidos sobre la forma de obtener la evidencia requerida, mediante la aplicación de las pruebas de cumplimiento y de observación, con sus resultados se decidirá confiar en dichos controles o en las funciones de procesamiento computarizado. Si se ha decidido confiar parcialmente o no, en los controles de algún sistema, será necesario incluir en los programas de auditoría las pruebas sustantivas que sean necesarias, en función a las debilidades identificadas en la evaluación del control.

El alcance de aplicación de cada procedimiento y el plan de muestreo seleccionado, deberá también ser parte del programa de auditoría; Los siguientes ciclos y rubros se los puede identificar como los más significativos en un examen a las operaciones financieras:

1. Ingresos, cuentas por cobrar y cobros; 2. Existencias (inventarios) de recursos materiales, su custodia, cuidado, uso y

mantenimiento; 3. Adquisiciones de bienes y servicios, cuentas por pagar y pagos; 4. Disponibilidades; 5. Inversiones; 6. Empréstitos y patrimonio; 7. Otros activos; 8. Otros pasivos; 9. Necesidad o requisición, selección, contratación, ejecución, informe, resultado

y utilidad o aplicación de lo contratado; y 10. Determinación de derecho al cobro.

4.3.7. Evaluación presupuestaria Consiste en el conjunto de procesos y análisis para determinar, sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos en un momento dado, comparando los ingresos y egresos, con las metas presupuestarias aprobadas en los presupuestos de apertura y modificado. Debe servir como una eficaz herramienta para la medición de la gestión presupuestaria institucional, siendo necesario fortalecer los procesos de análisis de la ejecución presupuestaria de ingresos, gastos y metas. Se la desarrolla a través de la aplicación de indicadores presupuestarios, para corregir las distorsiones y perfeccionar el diseño de los presupuestos, permitiendo brindar información eficaz y eficiente, fortaleciendo la toma de decisiones y optimizar el logro de los objetivos registrados en las metas presupuestarias. Sus principales objetivos son: 1. Determinar el grado de eficacia en la ejecución presupuestaria de los ingresos,

gastos y el nivel de cumplimiento, de las metas presupuestarias contempladas en las actividades y proyectos institucionales de cada año;

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2. Medir los resultados obtenidos, con relación a la ejecución presupuestaria de los gastos efectuados durante el período, en términos de eficiencia

3. Establecer e interpretar las desviaciones detectadas en la ejecución de ingresos y egresos, con la estimación de ingresos y la asignación de gastos;

4. Permitir una visión general de la gestión institucional con la generación de servicios a la comunidad; y

5. Formular recomendaciones para la adopción de medidas correctivas, para mejorar la gestión presupuestaria a futuro y la funcionalidad de los planes operativos.

Las etapas de evaluación a desarrollarse de manera secuencial; son:

Análisis y explicación de la gestión presupuestaria.- Se deberá comparar los presupuestos de apertura y modificado, con la ejecución de los ingresos, egresos y metas presupuestarias del período a evaluar. El análisis comprende:

1. La comparación de la ejecución presupuestaria de los ingresos (recursos

recaudados, captados y obtenidos), con las estimaciones del presupuesto de apertura, distribuido por los distintos conceptos de las fuentes de financiamiento y componentes de ingreso.

2. El cruce de la información entre los recursos recaudados, captados y obtenidos (al nivel de fuentes de financiamiento), con el presupuesto modificado.

3. La comparación de la ejecución presupuestaria de los egresos (compromisos realizados), con las previsiones establecidas en el presupuesto de apertura, en el ámbito de categoría del gasto, grupos genérico y específico del gasto.

4. El análisis comparativo de los compromisos realizados, por categoría del

gasto, grupos genérico y específico del gasto, con el presupuesto modificado.

5. El análisis entre las metas del presupuesto de apertura y el presupuesto modificado, respecto a las metas presupuestarias obtenidas.

Identificación de los problemas presentados.- Durante el proceso de análisis y explicación de la gestión presupuestaria, al nivel de actividad, proyecto e institución.

Determinación de medidas correctivas y sugerencias.- Para superar los inconvenientes o deficiencias observadas, durante el período evaluado, según los resultados de las etapas anteriores considerando las siguientes pautas:

1. Formular las correcciones al nivel de programa, partiendo de las metas

presupuestarias y componentes, luego por las actividades y proyectos, para posteriormente consolidar en el ámbito de subprogramas y programas.

2. Considerar tanto el aspecto presupuestario (comportamiento de la ejecución de ingresos y gastos), como lo extrapresupuestario que ha incidido directamente en la ejecución.

3. Analizar sobre la base de la información elaborada, la revisión de la estructura funcional utilizada, así como de las metas programadas durante el período, estableciendo el grado de realismo de las metas de apertura y

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de sus gastos estimados, para sugerir la supresión, fusión o creación de nuevas actividades, que contribuyan a reflejar con mayor precisión los resultados a lograr el año fiscal siguiente.

En todo proceso de evaluación presupuestaria, se analizará el grado de responsabilidad del nivel directivo en la gestión presupuestaria, considerando lo siguiente:

Ajuste del proceso de toma de decisiones a los resultados de la evaluación;

Presentación oportuna de reportes financieros y utilización de ellos en el proceso de toma de decisiones;

Evaluación de los ingresos, conteniendo el análisis y explicación de la ejecución de ingresos;

Evaluación de los gastos, de la ejecución presupuestaria;

Evaluación de las metas presupuestarias al nivel de actividad y proyecto, conteniendo el análisis y explicación de la ejecución de las metas presupuestarias, enumerando los problemas presentados y los correctivos propuestos; análisis que deberá conjugar el aspecto presupuestario con el plan operativo de la Institución;

Verificación de los sistemas de medición de resultados dispuestos por la entidad, para volúmenes de trabajo (actividad necesaria para el logro de resultados previstos), producto final (bienes o servicios resultantes de las actividades del proyecto) y realizaciones (resultados obtenidos en la ejecución del proyecto).

CAPÍTULO 5

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

5.1. GENERALIDADES

Durante la planificación específica fueron seleccionados los componentes a ser examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo.

En esta etapa es donde se ejecuta propiamente el examen, aquí se desarrollan los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria, en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente, pertinente y relevante) basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.

Se inicia con la aplicación de los programas específicos producidos en la fase anterior, continúa con la obtención de información, la verificación de los resultados, la

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identificación de los hallazgos, las conclusiones por componentes importantes y la comunicación a la administración para resolver los problemas.

En la etapa de ejecución, se pone en práctica el plan de auditoría y los procedimientos programados, a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la elaboración del informe.

5.2. PRUEBAS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Sustentándose en los resultados de la evaluación del control interno, el auditor define, prepara y ejecuta las pruebas de auditoría, que en síntesis corresponden a la selección de las técnicas y herramientas más adecuadas, que se aplicarán dentro de una serie de procedimientos para obtener los elementos de juicio pertinentes que permitan detectar, confirmar o delimitar, las posibles incidencias o consecuencias que se pueden presentar en la institución, por la ausencia o incumplimiento de ciertos procedimientos básicos y fundamentales, para el correcto funcionamiento del área auditada. En resumen, implica definir la naturaleza (qué tipos de prueba efectuar), el alcance (cuántas pruebas a efectuar) y el tiempo asignado (cuándo efectuar las pruebas), al desarrollo de los procedimientos de auditoría.

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoría, se denominan de control y sustantivas.

5.2.1. Pruebas de control

Están orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la existencia adecuada de los controles; éstas se dividen en:

Pruebas de cumplimiento, que permiten verificar el funcionamiento de los controles tal como se encuentran prescritos, aseguran o confirman la comprensión sobre los controles de la entidad; y

Pruebas de observación, que posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental.

5.2.2. Pruebas sustantivas Proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los saldos revelados en los informes financieros, administrativos, operativos y de gestión, e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analíticos, inspección de documentos de respaldo y de registros contables, observación física y confirmaciones de saldos.

5.3. OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Generalmente pueden ser confundidas con las técnicas, ya que sirven en auditoría como elementos auxiliares para control y obtención de evidencia.

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5.3.1. Examen y evaluación del control interno

Debe ser considerado como práctica antes que como técnica, aunque su ejecución implica la utilización de varias técnicas de auditoría.

5.3.2. El arqueo

Es contar el dinero y demás valores, relacionar los cheques presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable. En esta práctica es usual la aplicación de varias técnicas de auditoría para conseguir su objetivo, como la comparación, análisis, conciliación, confirmación, entre otras.

5.3.3. La prueba selectiva

Consiste en simplificar la labor total de medición o verificación, tomando una muestra típica del total; el cálculo de probabilidades puede utilizarse, para determinar cual debe ser el tamaño de la muestra o el auditor la precisará a base de su juicio profesional.

Normalmente, el volumen de las transacciones a comprobarse, se determina tomando al azar una muestra significativa de cada grupo de transacciones análogas, la cual puede aumentarse o disminuirse, según la eficacia del control interno y el grado de comprobación que considere suficiente el auditor, para satisfacerse sobre su opinión formada acerca de la situación encontrada.

Por ejemplo, el auditor selecciona para la prueba de auditoría un número de transacciones de tres meses al azar, como marzo, julio y octubre; si los resultados de estas pruebas son satisfactorios, no es necesario aplicar pruebas a otros meses, aparte de los análisis de las operaciones normales.

5.3.4. Los síntomas

Se los define como señales o indicios de una desviación; esta práctica puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de ciertos rubros, a partir de indicios preliminares. En el examen de cualquier operación, actividad, área, proyecto, rubro o transacción, el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas o prácticas; es imperativo que tenga la habilidad, juicio y prudencia de escoger las más efectivas, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un momento determinado.

Es el criterio profesional del auditor el que debe determinar la combinación más adecuada de estos instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza, para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que sean objetivas y profesionales.

5.3.5. Técnicas de auditoría asistidas por computadora (TAAC’s)

Responden a programas de computación usados por el auditor, como parte de sus procedimientos, para procesar la información que es significativa en su trabajo; permiten desempeñar varios procedimientos de auditoría, tales como:

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Analizar registros.

Determinar duplicados.

Encontrar cortes de secuencia numérica de un campo.

Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas.

Hacer operaciones, cálculos.

Comparar archivos.

Estratificar archivos.

Muestreo estadístico.

Resumir información.

Generar información.

Construir archivos de prueba.

Extraer información de un archivo.

Realizar análisis estadísticos.

Simular parte del sistema o el sistema completo.

Para ejecutar estos procedimientos se dispone de algunas alternativas como:

Paquetes o programas diseñados y elaborados por la entidad auditada, lo cual involucra una fase previa de definición de los requerimientos por parte del auditor, para establecer los datos que necesita obtener, aplicando criterios de selección, según los objetivos de la prueba que va a ejecutar.

Programas diseñados y elaborados por el auditor, mediante el uso de lenguajes de programación, lo que requiere de un alto nivel de conocimientos técnicos para desarrollar y ejecutar dichos programas.

Software de utilidad y servicio, son programas generalmente provistos por los fabricantes de aplicaciones, como es el caso de hojas electrónicas, editores de texto, bases de datos, entre otros, que facilitan la ejecución de procedimientos de auditoría como clasificaciones, extracción de datos (filtros), cálculos matemáticos, totales y subtotales, reportes, con la restricción de que no se pueden especificar más opciones que las propias de cada paquete.

Paquetes de auditoría específicos, tales como IDEA, ACL, FOCAUDIT, EASYTRIEVE, los cuales constituyen herramientas poderosas, que independientemente de la plataforma tecnológica utilizada por el área auditada, ofrecen opciones específicas para importar y exportar datos, analizar, estratificar, probar cálculos, aplicar muestreo estadístico, establecer rupturas de secuencias, registros duplicados, y realizar uniones de archivos que permiten cruzar información desde diferentes fuentes.

AutoAudit CGE, Es una Metodología de Auditoría Asistida por herramientas computacionales, diseñada para fortalecer a las Unidades de Auditoría de la CGE en su afán de de ampliar cualitativamente la cobertura del control , dotándoles de un moderno enfoque de auditoría con el uso de herramientas informáticas actualizadas y su correspondiente transferencia tecnológica y así, los auditores puedan realizar sus exámenes en el área financiera, evaluar los controles internos y la calidad de la información institucional.

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5.4. EL MUESTREO EN AUDITORÍA

5.4.1. Definición

Es el proceso de inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, a base del estudio de una fracción de esos elementos, llamada muestra; como norma general puede aplicarse:

En pruebas de cumplimiento de controles, que permitan obtener evidencias de auditoría, en cuanto al flujo de la documentación y sus controles inherentes.

En pruebas sustantivas, para verificar saldos y operaciones.

En pruebas de doble propósito, que comprueben tanto el cumplimiento de un procedimiento de control que proporcione evidencia documentada de su realización, como la razonabilidad de la cantidad monetaria registrada en las transacciones y saldos.

5.4.2. Clases de muestreo

Muestreo estadístico, utiliza las leyes de probabilidades con el propósito de lograr en forma objetiva:

1. Determinar el tamaño de la muestra; 2. Seleccionar la muestra; y 3. Evaluar los resultados.

Muestreo no estadístico, no prevé la estimación anticipada y objetiva del tamaño de muestra requerido ni la proyección o evaluación objetiva de los resultados de la muestra, se basa exclusivamente en el criterio del auditor, según sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional; su naturaleza es de carácter subjetivo.

5.4.3. El riesgo de muestreo

El auditor los deberá considerar en cada plan de muestreo, de tal forma que su diseño produzca una muestra de tamaño suficiente y utilice un método de selección, que obtenga una muestra representativa del universo y que responda a los objetivos de la auditoría.

El riesgo de rechazo incorrecto, que como resultado de los procedimientos de muestreo, erróneamente se concluye que no se puede confiar en los controles o que el saldo de un registro no es razonable, cuando en realidad los controles son confiables o los saldos son razonables.

El riesgo de aceptación incorrecta, que como resultado de los procedimientos de muestreo, se llega a la conclusión de que se puede confiar en los controles o que el saldo de un registro es razonable, cuando en realidad es todo lo contrario

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5.4.4. El proceso de muestreo

Para disminuir los riesgos de muestreo y riesgos de detección en la auditoría, se debe diseñar un plan de muestreo que produzca una muestra de tamaño suficiente, para reducir el riesgo a un nivel aceptable y utilizar un método de selección, que produzca una muestra representativa y responda a los objetivos del auditor.

Determinación de los objetivos, partiendo de lo que se quiere conseguir, las técnicas de muestreo que se utilicen deben ser consistentes con los objetivos de la prueba de auditoría; el muestreo es utilizado para proporcionar evidencia positiva o negativa: 1. Evidencia de control, o sobre transacciones, operaciones, actividades y

saldos específicos. 2. Evidencia sustantiva, a través del muestreo de atributos para calcular el

porcentaje de cumplimiento de los procedimientos de control interno y el muestreo de variables, utilizado en las pruebas sustantivas para probar la veracidad, propiedad y legalidad de las operaciones y recursos registrados.

Determinación del universo y de la unidad de muestreo, donde la determinación del universo es posterior a la determinación del objetivo de la prueba, en tanto que la unidad de muestreo son los elementos individuales que forman el universo.

Determinación del tamaño de la muestra, considerando los aspectos siguientes:

1. Debe ser aproximadamente similar en el muestreo estadístico y en el no estadístico;

2. Debe aumentar a medida que aumenta la importancia de la prueba; 3. Debe aumentar a medida que aumenta el error esperado del universo; 4. Debe disminuir a medida que aumenta el nivel de error aceptable del

universo; y 5. A mayor tamaño de la muestra, menor probabilidad de obtener

conclusiones incorrectas.

5.4.5. Método de selección de la muestra

Por probabilidades, donde todas las unidades del universo tienen la posibilidad de ser seleccionadas; los métodos más frecuentes son:

1. Selección al azar, tanto para las pruebas de atributos como de variables; las muestras se seleccionan sobre la base de un algoritmo para generar los números aleatorios.

2. Selección sistemática, escoge una de „n‟ unidades junto con el punto de partida de un intervalo inicial seleccionado al azar, el cual debe ser menor que el intervalo. Por ejemplo, se selecciona una muestra sistemática de 100 partidas de un universo de 10.000 y se decide usar como punto inicial el número 25, en este caso, el intervalo es cada 100 (10.000/100) el auditor selecciona cada cien a partir del 25.

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3. Selección por células, el universo se divide en células (intervalos) de igual

magnitud y se selecciona al azar un registro de cada célula, es decir, se combinan elementos de la selección al azar y de la selección sistemática.

Representativo, método no estadístico cuyas muestras se seleccionan según el criterio del auditor, esperándose que la muestra resultante sea representativa del universo. Los métodos más frecuentes son:

1. Selección específica, donde cada unidad de la muestra es determinada por algún criterio de juicio, como de valor monetario, posibilidad de error, entre otros;

2. Selección en bloques, de varias unidades en forma secuencial; y 3. Selección casual, cuando el auditor elige los registros de un universo sin

considerar el tamaño, fuente u otras características particulares.

5.4.6. Ejecución del plan de muestreo

El trabajo de auditoría detallado, es efectuado según los registros de muestreo que han sido seleccionados. En algunos casos, el auditor no podrá aplicar los procedimientos planificados, a las unidades de muestreo seleccionadas, a causa de documentos no utilizados, no localizados u otras situaciones; no obstante, para cubrir estas posibilidades, deberá investigarlas primeramente y luego seleccionar un número adicional de registros, para ser examinados en su reemplazo.

5.4.7. Evaluación de los resultados del muestreo

Una vez que los registros de la muestra han sido examinados, el auditor proyectará el resultado de las muestras hacia todo el universo y decidirá sobre la necesidad de ampliar o no el tamaño de la muestra.

5.4.8. Documentación del procedimiento de muestreo

El auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los papeles de trabajo que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripción del plan de muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la muestra, el seguimiento que se realizó de cada error, el número de unidades de muestreo que se examinaron, si los resultados se consideran aceptables o inaceptables y los resultados de la evaluación.

Cuando el muestreo se realiza mediante la utilización de herramientas informáticas, todos los reportes generados por estas deben también ser incluidos, como parte de los papeles de trabajo.

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5.5. EL CONTROL INTERNO

5.5.1. Definición y componentes del control interno

El control interno es un proceso diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables.

El control interno tiene cinco componentes interrelacionados que son aplicables a los exámenes a ejecutarse:

- El ambiente de control - La valoración del riesgo - Las actividades de control - La información y comunicación - La vigilancia o monitoreo

5.5.2. Evaluación del control interno

El auditor interno en el desarrollo del examen, obtendrá conocimiento suficiente de la base legal, planes de trabajo, organización, sistemas de trabajo computarizados, reglamentos, normas, entre otros, que le permitan establecer el grado de confiabilidad del control de la unidad sujeta a examen, así como también efectuar la planificación, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance, selectividad de la aplicación de los procedimientos sustantivos y preparar el informe con los resultados de la evaluación para ser presentada a las autoridades de la Institución.

En el Capitulo 9 numeral 9.4. se presenta los Métodos de Evaluación de Control Interno

5.6. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

5.6.1. Fundamentos

El hallazgo en auditoría, tiene el sentido de obtención y síntesis de información específica sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado, para que los resultados sean de interés a los funcionarios de la entidad.

Con la evidencia real obtenida durante la ejecución del examen, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si son suficientes, importantes, confiables y eficaces; de la evaluación se obtendrá conclusiones, para comprobar si los objetivos determinados han sido alcanzados. La evidencia constituye entonces el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del examen y se puede clasificar de la siguiente forma:

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5.6.1.1 Física

Se logra mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes, documentos y registros. Puede presentarse en forma de fotografías, gráficos, cuadros, materiales, entre otros.

5.6.1.2 Testimonial

La cual se obtiene de otras personas, mediante declaraciones en el transcurso del examen, con el propósito de comprobar la autenticidad de los hechos.

5.6.1.3 Documental

Consiste en la información elaborada y contenida en documentos tales como contratos, registros contables, facturas y aquellos internos generados por la administración; así como los externos que son generados fuera de la entidad.

5.6.1.4 Analítica

Se obtiene de analizar, examinar o verificar la información, el juicio profesional del auditor, acumulado a través de la experiencia que orienta y facilita el análisis.; si la evidencia contradice alguna decisión tomada durante la planificación, se considerará lo siguiente:

Observaciones de auditoría, cuando surgen evidencias contrarias a las afirmaciones de los informes de gestión o financieros o dudas respecto a la eficiencia y efectividad en la utilización de los recursos; por lo general se relacionan con las siguientes definiciones:

1. Los errores son por omisiones no intencionales, al realizar un paso de control, un cálculo matemático o fallas administrativas en los registros, en la aplicación de la normativa técnica y en las normas de control interno.

2. Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestión y financieros, tales como los errores deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o en el uso de los recursos de la entidad.

3. Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusión, los sobornos y otros pagos dudosos.

Causas que originan las observaciones, generalmente la causa fundamental está encubierta y su ubicación requiere persistencia y conocimiento. Si no se identifica la causa de una observación, se pone en peligro la auditoría al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. También debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la información a ser obtenida, mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditoría.

Implicaciones de las observaciones en la evidencia, las observaciones identificadas al obtener evidencia, se ubican en uno de los tipos siguientes:

1. Un desvío en la aplicación de una norma de control interno clave. 2. Un error matemático de una operación examinada, como parte de un

procedimiento de cumplimiento.

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3. No se espera que los controles claves aplicados en forma manual, funcionen siempre en forma efectiva; por lo tanto, al planificar la auditoría, debe considerarse un porcentaje de desvío en su aplicación. Realizado el trabajo, se debe verificar los desvíos mediante procedimientos de cumplimiento, para evaluar el desvío real y determinar si el porcentaje es aceptable.

4. La evaluación del porcentaje real de desvíos es un proceso que requiere aplicar el criterio profesional. Cuando los hallazgos se basan en una muestra representativa, el porcentaje de desvío encontrado es la evidencia más objetiva disponible y por lo general, debe considerarse como la mejor estimación del porcentaje de desvío más probable del universo que se trate.

5. Si el porcentaje de desvío más probable es inferior al previsto en la planificación, se concluirá en que los resultados respaldan la confianza anticipada en los controles claves. Pero si el desvío más probable resulta mayor, es posible que el porcentaje de desvío en el universo supere el que se estimó como aceptable y se considere la necesidad de:

Modificar el plan de muestreo para obtener la evidencia requerida mediante la aplicación de procedimientos sustantivos adicionales o sustentarse en la confianza que ofrecen controles.

Ampliar el alcance de los procedimientos de cumplimiento para determinar si la muestra original es representativa del universo.

1. Si se detecta un desvío en los controles no considerados clave, la evaluación del riesgo de control se verá afectada. Se modificará el plan de auditoría para obtener evidencia sustantiva adicional, si el nivel de satisfacción de auditoría que se planeó obtener es superior al que resulta de la evaluación del riesgo de control.

2. Cuando la aplicación de los procedimientos de auditoría, indica que existe una aparente debilidad en los sistemas de control, éste se evaluará cuidadosamente y se determinará su efecto en la auditoría.

3. Para cada observación identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la magnitud y los componentes afectados. El interés recae en conocer si estas situaciones, individual o globalmente, provocan errores significativos en los informes. La presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que éstas deben ser evaluadas al analizar la confianza en los controles.

4. Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los procedimientos de auditoría son los errores conocidos. Sin embargo, se debe estimar el error que sería identificado si se examinan todas las partidas del universo en lugar de examinar sólo una muestra de ellas. La estimación del error, incluyendo el error conocido, constituye el error más probable.

Incertidumbres y estimaciones, el riesgo de que los informes de gestión y financieros estén distorsionados, es mayor en el caso de operaciones y transacciones que involucran estimaciones o la aplicación de criterios técnicos, los cuales no son susceptibles de mediciones precisas; por lo tanto, la evidencia de auditoría debe utilizarse para determinar el rango de los montos razonables para tales estimaciones o criterios.

Ninguna estimación puede considerarse precisa con certeza absoluta; la estimación presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se

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encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimación de la entidad, no se considera un error.

5.6.2. Evaluación de los hallazgos por componente

Durante la planificación se establecen las fuentes de información que se consideran necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada componente. A base de los resultados alcanzados, deben definirse las conclusiones sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada.

Para determinar si la evidencia acumulada para un componente específico es competente y suficiente, depende del criterio aplicado. Esta decisión se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a los siguientes interrogantes: ¿Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes? ¿La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? ¿Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de las operaciones importantes examinadas? ¿Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros riesgos significativos? ¿Resulta suficiente la evidencia para reducir el “riesgo de error” a un nivel adecuadamente bajo?

5.6.3. Evaluación de los hallazgos en el examen en conjunto Los hallazgos se utilizan como herramienta de auditoría y se emplean en un sentido, se refirieren a las desviaciones identificadas durante el examen y se presentan en el informe correspondiente.

Cuando se evalúen los hallazgos de auditoría, debe considerarse si la información y las condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoría, continúan siendo apropiadas y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente información. En especial debe considerarse que:

La evidencia obtenida es suficiente, competente, pertinente, confiable y eficaz

La naturaleza y el nivel de las observaciones están de acuerdo con lo previsto en la planificación.

Al evaluar los resultados de auditoría en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas tanto en las conclusiones parciales, como en el trabajo desarrollado para cada componente. En general este proceso incluye:

Reevaluar la efectividad de la planificación específica del examen, particularmente la relevancia del riesgo, a base de la información obtenida durante la etapa de ejecución y en los informes de gestión y financieros examinados.

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Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoría obtenida o en las conclusiones determinadas para los componentes individuales; si se detectan, deben ser investigadas y resueltas.

Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de corrección o ajustes, cuando fuere apropiado.

Formular una conclusión sobre la auditoría global y su consideración para el informe.

5.6.4. Errores acumulados y su significado

El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos los componentes, será comparado con los criterios significativos considerados para los informes de gestión y financieros. Para facilitar este proceso, es conveniente resumir los errores en un solo lugar, preferentemente en la documentación que resume el examen.

Lo significativo debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes factores:

Los resultados de operación, tanto en valores como en volúmenes.

La situación financiera de la entidad.

Los componentes individuales que hayan sido auditados.

Las obligaciones contractuales definidas como índices financieros en convenios de préstamo u otros.

Al determinar los factores de significación para la entidad, como mínimo deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error más probable, del error conocido y del error estimado.

5.6.5. Evidencias adicionales

En el transcurso del examen, se puede encontrar nuevas evidencias que modifiquen las apreciaciones contenidas en los informes preparados por las diversas unidades administrativas y operativas de la entidad, proyecto o programas, sus causas pueden originarse en errores no intencionales, omisiones, interpretaciones equivocadas, irregularidades, errores deliberados o acciones ilegales. En estos casos, los auditores deben evaluar la distorsión de la información revelada y medir su efecto con el propósito de definir y calificar la intencionalidad de la acción, considerando las causas que la generaron y el grado en que puede afectar a la información examinada.

Deberá también identificarse si los controles clave aplicados en forma manual funcionan efectivamente y no fueron suficientes para evitar el error detectado, si existen implantados nuevos controles que eviten estas posibilidades, ya sean errores derivados de la acción humana o de procedimientos automatizados, si los procedimientos de supervisión no son suficientes.

La evaluación del porcentaje de desvíos será importante para concluir, que los resultados obtenidos estén respaldados adecuadamente por los controles clave existentes en los diversos sistemas; de lo contrario, podrá haber la necesidad de realizar las modificaciones que sean factibles al plan de auditoría o ampliar el alcance de las pruebas de cumplimiento y de observación, a fin de asegurar que la muestra examinada sea realmente representativa.

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5.6.6. Características o atributos de los hallazgos

Condición: Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción que está examinando, cuya información servirá para determinar si los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente, parcialmente o no se están cumpliendo.

Criterio: Es lo que debe ser, es decir parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada, que permiten la evaluación de la situación actual; los criterios pueden ser:

Leyes

Reglamentos

Instrucciones constantes en manuales, instructivos o procedimientos

Objetivos

Políticas

Normas

Opiniones independientes de expertos

Prácticas generalmente observadas

Otras disposiciones

Cuando no se han establecido criterios por escrito, se podrá emplear el sentido común y la experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados previamente, sean lógicos y suficientemente convincentes.

Efecto: Es el resultado adverso que se produce de la comparación entre la condición y el criterio respectivo; la importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el efecto.

Los efectos deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción, número de transacciones; sin embargo, también pueden presentarse en forma cualitativa, cuando por ejemplo la calidad de un servicio no es la más adecuada, y no guarda relación con parámetros o estándares definidos.

El efecto es importante, para que el auditor pueda persuadir a la administración sobre la necesidad de un cambio o acción correctiva que permita alcanzar las metas y objetivos institucionales, debiendo redactarse el informe del examen en términos comprensibles para los usuarios; puede reflejarse así:

Uso antieconómico o deficiente de los recursos humanos, materiales, financieros o tecnológicos.

Pérdida de ingresos potenciales.

Violación de disposiciones legales.

El trabajo no se está ejecutando conforme a la planificación o es ineficiente.

Gastos indebidos.

Informes o registros pocos útiles, poco significativos o inexactos.

Control inadecuado de recursos o actividades.

Presunciones de irregularidades y responsabilidades administrativas, civiles e indicios de penales.

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Causa: Es la razón fundamental por la cual se originó la desviación o es el motivo por el cual no se cumplió el criterio o la norma; la simple aseveración en el informe

de que existe la desviación, no proporciona todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinación de la causa o causas que originaron las desviaciones es de primordial importancia, porque sin ubicar e identificarla claramente, sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para eliminarla. Las causas pueden originarse por:

Falta de capacitación.

Deficiente comunicación.

Escaso conocimiento de los requisitos.

Negligencia o descuido.

Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.

Consciente decisión de desviarse de las normas.

Carencia de recursos humanos, materiales o financieros.

Ausencia de buen juicio o sentido común.

Falta de honestidad.

Irregular esfuerzo e interés suficientes.

Descuido en la supervisión adecuada.

Desinterés por la voluntad para cambiar.

Organización defectuosa.

Anormal delegación de autoridad.

Al momento de incluir las causas en los informes, se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y tener cuidado de no emitir juicio de valor. Los hallazgos deben ser redactados claramente, a fin de facilitar la identificación de cada uno de los atributos: condición, criterio, causa y efecto.

Conclusión y Recomendaciones: A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusión, que conduce a la formulación de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas.

5.7. CONSIDERACIONES SOBRE OPERACIONES O RUBROS EXAMINADOS

Una vez que se han aplicado todos los procedimientos de auditoría seleccionados para cada componente de la unidad, operación o rubro, se deberá realizar una revisión de los mismos, conjuntamente con las conclusiones obtenidas durante la ejecución del examen, prestando especial atención a las áreas determinadas importantes, identificadas en el plan de auditoría y asegurarse que durante la ejecución hayan sido consideradas en forma adecuada.

Las consideraciones que el auditor deberá realizar sobre el sujeto, objeto u operación examinada, una vez concluida la etapa de ejecución de la auditoría, son las siguientes:

Cumplen con los requisitos normativos y legales vigentes, exigidos por los organismos competentes.

Han sido realizadas de acuerdo con las políticas, objetivos y planes institucionales aplicados uniformemente.

Han sido considerados adecuadamente los hechos posteriores significativos.

La información administrativa, financiera y operativa es concordante con los informes presentados.

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Los resultados concuerdan con la apreciación sobre la entidad, proyecto o programa.

5.8. EVENTOS SUBSECUENTES

5.8.1. Revisión

Los eventos subsecuentes o hechos posteriores son transacciones, operaciones o actividades que ocurren con posterioridad a la fecha de alcance del examen hasta la conferencia final de comunicación de resultados o último día del trabajo en el campo. Los efectos de los hechos posteriores, generalmente son aplicados en el período en el que ocurren.

Los procedimientos de auditoría para identificar los hechos posteriores, deben ser aplicados después de la fecha del corte de cuenta y considerados en el próximo examen.

5.8.2. Procedimientos para la identificación

Antes de la conferencia final de comunicación de resultados, se deberá estudiar actas y resoluciones de los niveles directivo y ejecutivo e informes internos preparados por las unidades administrativas, financieras y operativas de la entidad.

Obtener explicaciones sobre hechos representativos que consten en las actas, resoluciones e informes internos.

Determinar decisiones, acciones, operaciones y actividades significativas.

Examinar adquisiciones y contrataciones por bienes y servicios importantes y restricciones.

Verificar litigios con pronunciamientos adversos para la entidad y otros procesos legales instaurados.

5.9. DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA.

Todos los documentos recopilados y preparados durante el examen, deberán ser organizados en los archivos permanentes y corriente, general y de análisis, respectivos, a fin de facilitar su acceso a la información contenida en dichos documentos. Esos archivos deben estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lógicos; es importante, al finalizar un trabajo de auditoría, contar con una documentación resumen que comprende el archivo corriente general del examen, cuyo contenido puede ser el siguiente:

Borrador del informe

Borrador de la síntesis del informe

Borrador del memorando de antecedentes

Notificaciones de inicio del examen con sus respuestas

Convocatoria de la conferencia final de comunicación de resultados

Acta de la conferencia final de comunicación de resultados

Hoja principal de trabajo

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Certificaciones

Orden de trabajo

Memorando de planificación del examen

Cambios o modificación a la planificación

Informe de evaluación del control interno

Resumen de temas significativo

Reportes u hojas de supervisión

Comunicaciones de resultados parciales y enviadas

Comunicaciones recibidas

Correos electrónicos enviados y recibidos

Otra documentación significativa

5.9.1. Documentar las fases de la auditoría

En la ejecución del trabajo, se utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los programas específicos, elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos deben documentarse en un expediente de papeles de trabajo, relacionados con la evidencia sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

5.9.2. Productos de la ejecución del trabajo de auditoría

Los productos principales de la fase de ejecución del trabajo, son:

Estructura del informe del examen, con referencia y respaldo en los papeles de trabajo.

Programa para comunicar los resultados del examen a las autoridades, funcionarios y empleados de la Institución y personas vinculados con el trabajo.

Borrador del informe, cuyos resultados serán comunicados.

Expediente de papeles de trabajo, organizado de acuerdo con los componentes examinados e informados.

Informes de supervisión técnica de la auditoría.

Expediente de papeles de trabajo de supervisión.

5.9.3. Documentación del examen

5.9.3.1. Importancia

Gran parte de la normativa técnica de auditoría está relacionada directamente con la documentación del examen o la elaboración de papeles de trabajo, cuyo propósito es evidenciar o sustentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

Es importante considerar que la evidencia de auditoría está referida a suficiencia, competencia y pertinencia técnica de los resultados obtenidos; por lo tanto, no es substituto de la evidencia legal. Los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos en los informes, en todos los casos, deben disponer de la evidencia necesaria para mantener los criterios presentados formalmente.

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5.9.3.2. Estándares básicos

La auditoría es un proceso continuo de acumulación de información documental, testimonial, analítica y física, relacionada con la verificación de las actividades desarrolladas por una entidad y el cumplimiento de las funciones y obligaciones de sus funcionarios y empleados, dirigidas a evaluar la eficiente utilización de los recursos, la efectividad en el logro de las metas y objetivos institucionales y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables, los siguientes criterios deberán aplicarse para documentar una auditoría, una vez definida la estructura de los papeles de trabajo, al iniciar el examen:

Planificación preliminar (PP)

Planificación específica (PE)

Ejecución del trabajo (ET)

Comunicación de resultados (CR)

Estructurar el contenido de los papeles de trabajo de cada una de las fases del proceso, considerando componentes relevantes que incluyan varias actividades relacionadas.

Utilizar de manera consistente los índices definidos para las fases y los componentes identificados, principalmente en la planificación específica y en la ejecución del trabajo.

Desglosar en varios expedientes por componentes la ejecución del trabajo, para facilitar el manejo de la información y la documentación de la auditoría al nivel de los integrantes del equipo.

Mantener expedientes independientes de las fases hasta concluir el examen, acumulando la información al preparar el informe y presentar los resultados a la administración de la entidad.

Agrupar los expedientes en legajos de información manejable, para archivos y consulta posterior.

Concluido el examen, proceder a numerar todos los papeles de trabajo, partiendo del expediente de administración de la auditoría y completarla con la ejecución del trabajo.

Mantener en forma separada el expediente de papeles de trabajo de la supervisión técnica aplicada durante el examen y su archivo junto a la documentación de la auditoría.

5.9.3.3. Documentación de las fases de auditoría

La metodología definida para la auditoría a base de la normativa técnica, prevé el cumplimiento de ciclos completos para concluir un examen, preferentemente en períodos separados que tengan un lapso intermedio para obtener información, documentos o datos para completar el examen.

Planificación preliminar.- Constituye un ciclo completo de trabajo que se inicia con la aplicación de un programa uniforme y los procedimientos relacionados, hasta la emisión de un reporte dirigido al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, comunicando las condiciones existentes para cumplir con los estándares definidos en la orden de trabajo y las limitaciones técnicas identificadas.

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Planificación específica.- De manera similar a la preliminar, constituye un ciclo completo que se inicia con la aplicación del programa de auditoría uniforme, que incluye cuatro elementos globales que orientan el trabajo:

Propósitos

Muestras a examinar

Procedimientos de auditoría

Fuentes de información

Incluye la evaluación del control interno de manera global, a través de los elementos ambiente de control y sistemas de registro e información, y en forma específica mediante los programas o cuestionarios específicos, sobre los procedimientos de control de los componentes determinados, al concluir la planificación preliminar.

Ejecución del trabajo y comunicación de resultados.- Para la estructuración de los papeles de trabajo, estas fases se consolidan. Los documentos y evidencias, que se produzcan luego de la presentación de los resultados de la auditoría en la conferencia final, están integrados en el grupo correspondiente a la ejecución del trabajo.

La ejecución del trabajo, por lo general, utiliza el mayor número de profesionales para aplicar los procedimientos detallados de auditoría y es procedente mantener una apertura, para facilitar la distribución de los componentes relacionados para examinarlos de manera individual, pero bajo los criterios de una estructura inicialmente propuesta a base de la programación específica del trabajo a realizar, como producto de la planificación específica.

Supervisión técnica.- En la auditoría se ha constituido en uno de los elementos fundamentales del trabajo ejecutado por el equipo o grupo de auditores y en una parte de la norma de auditoría generalmente aceptada, denominada planificación y supervisión de la auditoría.

La supervisión ha sido separada de la planificación y desarrollada como un proceso independiente que participa en paralelo, durante la ejecución de una auditoría, y que requiere documentar sus acciones, de manera similar a los que realiza el equipo, respecto a las actividades o transacciones examinadas.

5.9.3.4. Referencia cruzada

Tiene por objeto relacionar información importante contenida en un papel de trabajo, con respecto a otro. Una práctica común constituye la referencia entre los procedimientos de auditoría contenidos en los programas y los papeles de trabajo que lo respaldan, o la relación de la información contenida en los papeles de trabajo y las hojas de resumen de hallazgos.

La referencia cruzada es una práctica útil para relacionar información importante; sin embargo, debe evitarse la utilización en situaciones poco relevantes. La referencia se realizará mientras se desarrolla el trabajo, sin dejar esta actividad para el momento de preparar el informe de auditoría.

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5.10. ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO

5.10.1. Clasificación

La actividad profesional establece la necesidad de utilizar los siguientes archivos, para documentar la auditoría:

Archivo permanente.- Dirigido a mantener la información general de carácter permanente, como un punto clave de referencia para conocer la entidad y unidades, su misión básica, principales objetivos, disposiciones normativas internas y externas relativas al examen, procesos manuales e informáticos básicos, informes o productos que generan y principales recursos bajo su administración.

Archivo de planificación.- Orientado a documentar la etapa de planificación preliminar y específica de cada examen, de manera que se identifiquen claramente la naturaleza, alcance y objetivo del trabajo a ejecutar.

Archivo corriente.- Conducente a documentar la ejecución del examen, respondiendo a los lineamientos detallados en la planificación preliminar y en la específica. Se descompone en archivo general cuyo contenido se señaló en el numeral 5.9. y archivo de análisis que incluye el programa de auditoría específico, la cédula sumaria o resumen del objeto a examinar y los papeles de trabajo en orden a los procedimientos del programa de auditoría.

5.10.2. Índices de los papeles de trabajo

El índice tiene la finalidad de facilitar el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo, por parte de los auditores y otros usuarios, así como sistematizar su ordenamiento. Normalmente se escribirá el índice en el ángulo superior derecho de cada hoja.

En la sección pertinente a la estructura y contenido de los archivos para documentar la auditoría, se desarrolla la metodología definida para identificar los grupos, contenidos e índices a utilizarse en la auditoría.

5.10.3. Estructura y contenido del archivo permanente

El archivo permanente de papeles de trabajo, es la base para la planificación y programación de la auditoría. Esta condición hace necesario disponer de un archivo permanente, estructurado de tal manera que facilite la utilización de la amplia información acumulada.

El archivo permanente es la principal fuente de información, para ejecutar una auditoría. En la práctica de la auditoría, su ausencia o disponibilidad parcial es calificada como una de las principales causas negativas para ejecutar una auditoría eficiente.

La disponibilidad de un archivo permanente organizado, administrado, custodiado y actualizado, por la unidad de auditoría interna es esencial para el eficiente

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funcionamiento de la auditoría externa; y en el caso de instituciones que no cuenten con auditoría interna, la responsabilidad por la organización y mantenimiento del archivo permanente, corresponde a la unidad operativa de auditoría de la Contraloría General del Estado, según su ámbito de acción. Por ende, la responsabilidad primaria por la organización y manejo del archivo permanente, es competencia del Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

El archivo permanente de cada entidad pública será organizado a base de las actividades principales que desarrolle, así como de las funciones secundarias relevantes.

La importancia otorgada a la organización y manejo del archivo permanente, permite el desarrollo de una aplicación informática para facilitar la estructuración de la información y la utilización de las fuentes de datos disponibles, en una base de datos de fácil acceso.

La información contenida en el archivo permanente se actualizará de manera continua y obligatoriamente al menos una vez al año o semestralmente. La información corresponderá al último ejercicio terminado y en situaciones específicas a los dos o tres últimos períodos.

La documentación del archivo permanente activo será transferida al archivo inactivo, que mantendrá una estructura similar al archivo activo.

5.10.4. Estructura y contenido del archivo de planificación

Los papeles de trabajo acumulados, en la planificación de la auditoría, se organizarán en los siguientes segmentos, que serán integrados al concluir la auditoría:

Administración de la auditoría

Incluye los documentos preparados para programar, organizar, manejar y controlar el examen y el equipo de profesionales, la correspondencia recibida y remitida, no relacionada directamente con hallazgos específicos, el ordenamiento cronológico de los hechos y los reportes emitidos como producto de la auditoría en las diferentes fases del trabajo, corresponde al archivo corriente general.

Planificación de la auditoría

Planificación preliminar, el expediente estará integrado por el programa aplicado y los documentos organizados con la información obtenida en la fase.

Planificación específica, el expediente incluirá el programa de la planificación preliminar, que incluye la evaluación del control interno en los elementos ambiente de control y sistemas de registros e información, así como los programas, cuestionarios o diagramas específicos para evaluar los procedimientos de control y los papeles de trabajo, producto de su aplicación, incluso el plan específico de auditoría y el informe de evaluación de control interno.

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5.10.5. Estructura y contenido del archivo corriente

El archivo corriente está conformado por los legajos de papeles de trabajo, que contienen la información recopilada durante la fase de ejecución del trabajo y que constituyen el soporte de los resultados obtenidos de la auditoría. El archivo corriente estará constituido por papeles de trabajo de uso general, archivo general, y específico, archivo de análisis.

Papeles de trabajo de uso general, son aquellos que no están relacionados directamente con el componente, cuenta o actividad en particular, sino con el examen en su conjunto. Estos papeles de trabajo se mantendrán en un archivo temporal, mientras se realice el examen con el propósito de facilitar su uso y revisión, para luego archivarlos en el orden que se sugiere posteriormente.

Papeles de trabajo de uso específico, son aquellos que constituyen evidencias de los hallazgos relacionados con cada componente, cuenta o actividad en particular.

En el archivo corriente general y permanente se utilizará el índice numérico para referenciar los papeles de trabajo, mientras que el archivo corriente se referencia con índice alfanumérico. Una vez terminada la auditoría y completados los archivos de papeles de trabajo, estos serán numerados en forma consecutiva.

En el Capitulo 9, numeral 9.6 a 9.6.2. Presentamos información adicional sobre la Estructura de los Archivos de los Productos de la Auditoría

CAPÍTULO 6

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

6.1. GENERALIDADES

En el transcurso del examen, los auditores mantendrán constante comunicación con los servidores de la Institución, dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a revisión. La comunicación de los resultados se la considera como la última fase de la auditoría; sin embargo, debe ser ejecutada durante todo el proceso.

La importancia atribuida a la comunicación de los resultados, su oportunidad y discrepancias, se manifiesta en los artículos: 90 y 91 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 y 27 de su Reglamento.

“...En el transcurso de una auditoría o examen especial, los auditores gubernamentales mantendrán constante comunicación con los servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con la acción de control, dándoles oportunidad de presentar pruebas documentadas, así como información escrita relacionada con los asuntos sometidos a examen.

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Los resultados provisionales de cada parte del examen se darán a conocer tan pronto como se concreten, con la siguiente finalidad:

a. Ofrecer la oportunidad para que se presenten justificativos debidamente fundamentados.

b. Hacer posible que los auditores gubernamentales dispongan durante el desarrollo del trabajo de campo, de toda la documentación y evidencia relacionadas con el examen.

c. Posibilitar que se presente información o evidencia adicional, en los términos y plazos establecidos en este reglamento.

d. Facilitar la implantación de las recomendaciones que, de conformidad con el artículo 92 de la Ley, deben ser aplicadas de manera inmediata y con carácter obligatorio por parte del titular y funcionarios responsables.”.

Las diferencias de opinión entre los auditores y servidores o ex servidores de la entidad, o terceros relacionados, serán resueltas, en lo posible dentro del curso del examen; de subsistir, en el informe constarán las opiniones divergentes.

Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia de la comunicación de resultados, con la suscripción de un acta.

Las disposiciones antes mencionadas, reconocen a la comunicación de resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo; y en la conferencia final y por escrito, a través del informe del examen que documenta formalmente los resultados del examen.

6.1.1. Notificación de inicio del examen

Para la notificación de inicio del examen, de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la conferencia final de comunicación de resultados, a las máximas autoridades o dignatarios, a los servidores que se encuentren desempeñando funciones así como a aquellos que hayan renunciado o salido de su cargo y a particulares relacionados con el examen, se procederá de conformidad con lo dispuesto en los artículos: 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; 20, 21, 22 y 23 de su Reglamento y 10 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, así como de acuerdo a lo dispuesto en las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental.

Con la emisión de la orden de trabajo (4.2.1.), el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, mediante oficio y por intermedio del auditor Jefe de Equipo, comunicara el inicio del examen a la máxima autoridad y/o al titular de la entidad, con el propósito de solicitando la colaboración y determinar la oportunidad de iniciar la actividad de control ordenada.

Mediante oficio suscrito por el Jefe de Equipo se notificara a dignatarios, funcionarios, servidores y terceros relacionados con el examen, así como a ex dignatarios, ex funcionarios, ex servidores y demás personas vinculadas con el examen, cuando se conozca su domicilio. Se solicitara que fijen domicilio para futuras notificaciones y ejerzan su derecho a la defensa por sí o por un representante con autorización escrita y proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes. De la notificación se dejara constancia, mediante la firma del destinatario.

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Cuando no se conozca su domicilio, o no sea localizado en el domicilio declarado, o se negaren a recibir la notificación o se trate de herederos. La notificación se hará mediante una publicación en el periódicos de la capital de la provincia donde haya trabajado, de no haber periódico en dicha ciudad se lo hará en el de la ciudad mas cercana o en uno de los periódicos de la ciudad Capital. Las notificaciones por la prensa podrán hacerse individual o colectivamente; y contendrán os nombres y apellidos, el numero de la cédula de ciudadanía y el cargo o relación mantenida con la entidad.

La notificación inicial se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la unidad o área examinada; en esta oportunidad, a más de recabar información, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares, para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas.

6.1.2. Comunicación en el transcurso y al concluir el examen

Con el propósito de que los resultados de un examen no generen situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, éstos serán comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos de auditoría.

En el transcurso del examen:

El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con el personal en forma tanto verbal como escrita.

En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrá en conocimiento de los niveles directivo y ejecutivo para que se tomen las decisiones y dispongan las acciones correctivas; luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones firmes, aún cuando no se haya emitido el informe final.

La comunicación de resultados, durante la ejecución del examen, tiene por finalidad:

Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones.

Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las evidencias que existan.

Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la conclusión de las labores de auditoría.

Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables, incluyendo la implantación de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisión del informe.

Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas.

Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos durante la ejecución del examen.

Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión, entre los auditores y los funcionarios de la entidad.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerarlo necesario, el auditor solicitará la opinión de las unidades de apoyo de la Contraloría General del Estado o de los organismos técnicos y legales competentes.

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Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere necesario participar a la entidad examinada, deberá comunicar de inmediato a los funcionarios vinculados, a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma oportuna.

La comunicación de resultados conviene que sea permanente y no se debe esperar la conclusión del trabajo o la formulación del informe final, para que la administración conozca de los asuntos observados por parte del auditor, éste deberá transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme, debidamente documentado y comprobado.

Al concluir el examen:

La comunicación de resultados al término del examen, se efectuará de la siguiente manera:

1. Se concluirá el borrador del informe que contendrá los resultados obtenidos a la terminación del examen, los cuales serán comunicados en la conferencia final por el Auditor Jefe de equipo a las autoridades, funcionarios y empleados de las unidades o áreas examinadas y a las personas vinculadas con el examen.

2. El borrador del informe al incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones producto del examen practicado, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor. Este borrador de informe es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial de auditoría.

3. En la conferencia final de comunicación de resultados y hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes a dicho acto, las discrepancias de criterio no subsanadas se podrán presentar documentadamente por parte de los servidores de la Institución y particulares, y se agregarán al informe de auditoría, si el asunto lo justifica.

4. Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final.

6.1.3. Convocatoria a la conferencia final

La convocatoria a la conferencia final de comunicación de resultados la realizará el Auditor Jefe de Equipo, mediante notificación escrita por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando lugar, día y hora de su celebración; participarán en la conferencia final:

La máxima autoridad y/o el titular de la entidad o su delegado;

Los servidores y ex servidores y quienes por sus funciones o actividades están vinculados con la materia objeto del examen;

Las personas particulares que tengan relación con los hallazgos de auditoría, de haberlas;

El Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, el Auditor Jefe de Equipo y los Auditores Operativos que intervinieron en el examen, y

Los profesionales o técnicos que hayan colaborado con el examen, de haberlos.

La dirección de la conferencia final estará a cargo del Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

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6.1.4. Acta de la conferencia final

Para dejar constancia de lo actuado, el Auditor Jefe de Equipo elaborará el acta de la conferencia final de comunicación de resultados que incluirá la información necesaria y las firmas de todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el Auditor Jefe de Equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento.

El acta se elaborará en original y una copia; el original se anexará al memorando de antecedentes y la copia se incluirá en los papeles de trabajo.

6.1.5. Tramite del informe

Después de los cinco días hábiles siguientes a la conferencia final de comunicación de resultados y luego de la revisión final, supervisión y control de calidad interno del informe del examen, su síntesis y el memorando de antecedentes de responsabilidades con sus respectivos anexos, en especial: orden de trabajo, notificaciones de inicio, convocatorias y acta de la conferencia final de comunicación de resultados, y documentos de soporte, se remitirá a la Contraloría General del Estado, para el control de calidad y aprobación. Una vez aprobado el informe por la Contraloría General del Estado, el último paso de la comunicación de resultados constituye su entrega oficial a la máxima autoridad y titular de la entidad así como a los funcionarios que deben cumplir con las recomendaciones.

6.2. LIMITACIONES AL ALCANCE

Cuando el alcance del examen se encuentre afectado, por limitaciones o restricciones impuestas por el área auditada, que impiden la aplicación de procedimientos de auditoría necesarios según las circunstancias; y si el alcance previamente determinado por el auditor, es limitado e impuesto por presión de tiempo, imposibilidad de obtener evidencia suficiente de algún asunto o información, documentación y registros inadecuados, deberá revelarse en el informe del examen. No hay motivo de limitación al alcance, cuando la revisión haya sido efectuada de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y se haya podido aplicar todos los procedimientos necesarios en las circunstancias.

La materialidad, generalidad o importancia está dada por la representatividad monetaria, pero hay que considerar criterios cualitativos y cuantitativos a efecto de determinar si la magnitud de una desviación es suficiente condición para señalar en el informe del examen una limitación al alcance. Dentro de esta excepción se incluye también el caso de revelación insuficiente o inadecuada de operaciones o hechos, considerando la omisión de información, falta de uniformidad e incertidumbre.

6.3. EL INFORME DEL EXAMEN

6.3.1. Definición

El informe del examen constituye el producto final del trabajo del auditor, en el que constan los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios

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vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión.

El auditor es responsable por el contenido de su informe; no obstante, la responsabilidad principal por la gestión administrativa, financiera y operativa, recae en los titulares de las áreas examinadas.

6.3.2. Clases de informe

Dependiendo de la relevancia de los hallazgos obtenidos durante el examen practicado, puede elaborarse las siguientes clases de informes:

Informe extenso.- Con los resultados significativos del examen a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Se utilizarán anexos al informe cuando sea estrictamente necesario y al mínimo posible; es recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo dentro de los comentarios o del texto del informe.

Informe breve.- Cuando los hallazgos del examen no sean relevantes ni se desprendan responsabilidades, los resultados se podrán tramitar mediante informe de verificación preliminar o de carta a gerencia, como una alternativa rápida de comunicación, con los mismos efectos legales, administrativos, técnicos y financieros de los Informes extensos.

6.3.3. Requisitos y cualidades del informe

En la preparación y presentación del informe, se deben considerar los elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. Los de mayor relevancia son:

6.3.3.1. Concisión

Los informes deberán incluir los resultados del examen y no contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones, que no concuerden claramente con las ideas expuestas. El exceso de detalles causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios; por lo tanto, deben evitarse los párrafos largos y complicados.

6.3.3.2. Precisión y razonabilidad

El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables; un desacierto pone en duda su validez.

Debe revelar hechos y conclusiones, corroborados con evidencia suficiente, competente y pertinente, debidamente documentados en los papeles de trabajo; con información suficiente sobre las conclusiones y recomendaciones, presentando los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada. Las

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conclusiones de auditoría deben ser claras, evitando dejar al usuario del informe la tarea de interpretarlas.

6.3.3.3. Respaldo adecuado

Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión y razonabilidad. No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes.

Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes, deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos.

6.3.3.4. Objetividad

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones deben ser presentados de manera veraz, objetiva e imparcial. Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada; el objetivo es producir informes equitativos o razonables. El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.

6.3.3.5. Tono constructivo

El tono de los informes debe provocar una reacción favorable a las conclusiones y recomendaciones, por lo que éstas se presentarán en forma clara y directa, evitando utilizar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida.

Con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar los procesos; el auditor debe enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones se presentarán con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado.

El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos deficientes, también incluirá información sobre los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensión de la auditoría.

6.3.3.6. Importancia del contenido

Los asuntos que se incluyen en el informe deben ser importantes, para justificar que se los comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes.

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Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados, deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas como cuantitativas; consecuentemente, entre otros asuntos, incluirá lo siguiente:

La necesidad de proporcionar información útil y oportuna, para ayudar a los responsables de la administración de la Institución.

La frecuencia con que ocurre una desviación o la falta de decisión de los directivos para tomar los correctivos necesarios, que permitan mejorar las áreas débiles.

6.3.3.7. Utilidad y oportunidad

El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo es estimular una acción constructiva, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidad de los usuarios.

La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado, puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión; por tanto, el auditor debe administrar la revisión con esa meta en mente.

6.3.3.8. Claridad

Significa que el informe puede ser leído y entendido con facilidad, no sólo por los funcionarios vinculados al examen, sino por cualquier otro usuario. La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir, a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada, principalmente cuando sea evidente que los destinatarios del informe carezcan de esos conocimientos. En el informe deben evitarse expresiones populares y errores gramaticales.

6.3.4. Errores comunes en la preparación de un informe

Los siguientes son los errores más comunes en la redacción del informe de auditoría:

La organización del informe es pobre:

Cuando el material no está organizado lógicamente. Cuando la información está fuera de orden, haciendo que el lector tenga que

saltar de párrafo en párrafo y deba leer el informe muchas veces para encontrarle sentido.

Cuando los comentarios no tienen un título lógico. Cuando el lector lee el índice y no puede figurarse el contenido y rumbo del

informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuración y lógica presentación del documento.

El lenguaje es poco claro: cuando el usuario no entiende lo que el auditor está tratando de comunicar, porque las frases, oraciones y palabras son poco evidentes y específicas.

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El problema puede ser la redundancia, el uso de clisés, de jerga o de términos

técnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas u otros problemas específicos; puede ser que la gramática sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario, quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe.

Material perdido: cuando el informe no contiene toda la información requerida para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omitido toda una sección del informe, sin embargo, lo más común es que estén incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna información necesaria se haya olvidado; esto causa un rompimiento en la lógica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas.

6.3.5. Sugerencias para la redacción del informe

Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, se requiere lo siguiente:

Piense antes de escribir: establezca el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada; haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar.

Resuma antes de escribir: prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco largo.

Escriba los reportes largos en párrafos cortos: la introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados. Este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final del examen, cuando se sienta presionado por la falta de tiempo.

Escriba imparcialmente: no deje que sus inclinaciones personales influyan en la redacción del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras de manera imparcial. Cualquier inclinación reduce la credibilidad de su trabajo; si emite su punto de vista en su labor, hágalo frontalmente.

Primer borrador: cuando ha concluido la redacción del borrador del informe, entregue al supervisor y esté preparado para aceptar una crítica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer modificaciones sin haber entendido por qué el cambio; si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.

Ponga cuidado en el orden y el contenido: la organización lógica y la presentación de los hallazgos, paso a paso, son los requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe; si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente satisfecho con su informe, seguramente es porque necesita una revisión.

Esté seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos: cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo; a primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente, al ver un documento que tenga sus páginas escritas sin errores aritméticos y que esté bien organizado. Una escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión respecto a la calidad del informe.

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Pensamiento claro y conciso: las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor; para lograr el éxito, organice sus ideas.

Escriba lo más simple posible: trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos; escriba párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del hallazgo; cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la institución, procure no transcribirlas íntegramente, incluya sólo lo más importante.

Prefiera usar los verbos en forma activa que en forma pasiva: los documentos son más interesantes y efectivos cuando se usa la voz activa. „La Institución provee servicios‟ es más objetivo que „Los servicios prestados por la Institución‟.

Use un castellano clásico y una sintaxis correcta: esté seguro que los sujetos y los verbos estén de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez.

Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema: elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

Evite abreviaciones y siglas: si va a usar una sigla, asegúrese que la primera vez que lo haga, esté incluido el término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general, las abreviaciones deben ser omitidas; su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras.

No use comparaciones implícitas: pocas cosas molestan más al lector que leer una comparación implícita o que se considere sobreentendida.

Use términos precisos: prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido como „varios‟, „unos cuantos‟. Esto es importante en la redacción del informe, donde una omisión implica una falta de información.

6.3.6. Responsabilidad de la elaboración del informe

La redacción del informe en borrador es responsabilidad del Auditor Jefe de Equipo, compartida con el Jefe de la Unidad y el Supervisor.

El Jefe de la Unidad o el Supervisor cuidarán que en el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a los funcionarios de las áreas examinadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solucionar los problemas y desviaciones encontradas.

El Jefe de la Unidad de asumirá la responsabilidad sobre la calidad del trabajo realizado y la oportunidad para emitir el informe, para lo cual establecerá procedimientos efectivos que garanticen la producción y entrega de dichos informes, dentro de los tiempos limites establecidos, con la finalidad de logar el cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

6.3.7. Criterios para ordenar los resultados

Los resultados del examen se deben ordenar atendiendo a las siguientes consideraciones:

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Importancia de los resultados: consiste en presentar el informe, dando prioridad a los hechos más significativos. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad.

Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a los específicos: una práctica para organizar los resultados del examen, es iniciar la comunicación con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con las actividades específicas.

Seguir el proceso de las operaciones: existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad.

Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas: esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones preliminar y específica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditoría.

Combinar los criterios expuestos: es posible combinar las alternativas señaladas, para lograr una presentación convincente de los resultados y obtener mayor colaboración de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.

6.3.8. Análisis o comentarios

Comentario es la descripción de los hallazgos que contienen condición, criterio, causa y efecto, o aspectos trascendentales encontrados en la ejecución del examen; se deben exponer en forma lógica y clara, ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones. Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviación que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida.

Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la naturaleza del o los hallazgo y guardará concordancia con los asuntos tratados; este título debe ser un breve resumen de la conclusión; a continuación se redactarán los comentarios que representan las observaciones del auditor con respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto con los razonamientos y/o análisis del auditor sobre estos últimos.

Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido; en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.

En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la trascripción de comunicaciones y oficios que tengan relación con los hallazgos; únicamente debe hacerse referencia a dichos documentos.

No se deben citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirán las posibles o potenciales responsabilidades.

De ser relevantes los hechos y puntos de vista de la entidad, se incluirán a continuación de los comentarios, identificándolos con subtítulos, si fueran extensos.

Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones.

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En el informe de auditoría, se presentarán únicamente los comentarios relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el transcurso del examen. Comentarios que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al enfoque del examen y puede ser por operaciones, rubros, actividades, partidas, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse.

6.3.9. Conclusiones

Las conclusiones del examen son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos, luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo auditado.

Las conclusiones en lo posible son cuantitativas y forman parte importante del informe del examen, generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes, que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades, cuando las haya y al establecimiento de acciones correctivas.

Las conclusiones son presentadas a continuación de los comentarios, en forma separada y podrán redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos.

En la conclusión no se repetirá lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo adecuado de redacción, que permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado.

Una parte del proceso de la auditoría es obtener conclusiones apropiadas redactadas con un estilo claro, conciso y expresado utilizando un lenguaje moderado, evitando textos que confundan al lector o dejando posibilidades de distinta interpretación. Sin conclusiones apropiadas, el trabajo es incompleto.

Las conclusiones del examen en su conjunto, deberán considerar que todo el trabajo planificado haya sido completado, el alcance de la auditoría planificado ha sido revaluado y modificado si las circunstancias así lo exigiere, las conclusiones referidas a los componentes individuales están debidamente respaldadas, de acuerdo a la normativa vigente y reflejan los efectos de cualquier hecho significativo posterior, cumpliendo con los requerimientos exigidos por la profesión.

Las conclusiones sobre la auditoría tienen como propósito preparar el informe a base de la evaluación de:

Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditoría aplicados.

Los hallazgos importantes de cada componente examinado.

Los hallazgos de la auditoría.

Si al evaluar los hallazgos de auditoría se concluye que el error u omisión acumulada supera el límite establecido para su significación, es necesario realizar lo siguiente:

Proponga las correcciones o los ajustes necesarios.

Amplíe el trabajo para obtener una mejor estimación del error u omisión más probable.

Incluya en el informe del examen las limitaciones pertinentes.

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Los miembros del equipo de auditoría son individualmente responsables, por las conclusiones preparadas sobre el trabajo que realizaron y los criterios aplicados. Se entiende que en la asignación de tareas a los miembros del equipo, éstos tienen la capacidad y la experiencia para evaluar los resultados obtenidos, a base de las pautas establecidas en la planificación y programación específicas.

Todas las conclusiones de auditoría, deben ser revisadas por un miembro experimentado del equipo y de mayor jerarquía a aquel que las preparó.

6.3.10. Recomendaciones

Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas opinadas por los auditores, que permiten a las autoridades de la entidad y unidad examinada, mejorar las operaciones o actividades con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones, se asignará a cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los comentarios; en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios y se presentarán en orden de importancia.

El informe del auditor contendrá recomendaciones objetivas, que permitan ser aplicadas de inmediato, tomando en consideración la relación costo/beneficio de cada una de ellas. No se deben incluir recomendaciones generales o abstractas, cuya aplicación demande estudios adicionales detallados o de difícil comprensión para los servidores involucrados.

Deben incluirse recomendaciones en los informes, únicamente cuando el auditor llegue a la conclusión de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias; no deberá recomendar medidas concretas, si no está completamente convencido de haber reunido toda la información necesaria para respaldar tales correctivos.

Las recomendaciones no se deben limitar a señalar las medidas correctivas sugeridas; consecuentemente, se debe explicar cómo lograr el cumplimiento de los objetivos y de las disposiciones legales. Para este efecto, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento.

El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y simples.

No se deben incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de sanciones. Dichas acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas.

En caso de que el auditor no pudiere formular las recomendaciones pertinentes, debido al alcance limitado del examen, o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y qué labor adicional se necesitará realizar para establecer las recomendaciones.

Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como „inmediatamente‟ o „sin demora‟ y cualquier otra expresión en tono impositivo, ya que tienden a generar resistencia.

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Las recomendaciones estarán dirigidas al titular de la Institución para que éste disponga u ordene al funcionario de la organización que debe ejecutar la acción correctiva, o a la autoridad responsable de implantarlas y de asegurar su cumplimiento cabal y efectivo.

No se debe recomendar el cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, manuales o instructivos; por el contrario, el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que permitan a la unidad examinada poner en práctica dicha recomendación.

No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del informe, después de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar confusión al usuario o lector del informe.

Las recomendaciones, una vez comunicadas al titular de la entidad y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; siendo objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado. (Art. 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado).

6.4. ESTRUCTURA DEL INFORME

La estructura básica de los informes estará directamente relacionada con la clase de examen: auditoría de gestión o examen especial, considerando mínimo los siguientes elementos:

6.4.1. Carátula

6.4.2. Índice

Constituye el detalle resumido del contenido del informe e incluirá títulos, subtítulos y el número de las páginas, para guiar al lector o usuario respecto del contenido del informe.

6.4.3. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas

Es un detalle de todas las siglas y abreviaturas utilizadas en la redacción del informe, en orden alfabético, a fin de que en el texto no se ponga el nombre completo de las mismas; sirve además para que el lector o usuario del informe se familiarice con ellas.

6.4.4. Carta de presentación

Dirigida al titular del nivel directivo y de la entidad, a quienes se le informa el resultado del examen practicado, citando principalmente la base legal o reglamentaria que facultó efectuar el mismo, el tipo de examen, el alcance, el fundamento técnico con el cual se realizó y las áreas o componentes auditados.

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La fecha de La carta, corresponderá a la de aprobación del informe realizada por la dirección de Coordinación de Auditorías Internas o la Dirección de Auditoría de Proyectos y Ambiental de la Contraloría General del Estado.

6.4.5. Capítulo I - Información Introductoria

6.4.5.1. Motivo del examen

Señala el número y fecha de la orden de trabajo, el área o rubro examinado, precisa si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de control correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado o por el Subcontralor General, o por disposición de la máxima autoridad del CONELEC, en cumplimiento a lo dispuesto en el inciso quinto del artículo 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; citando el número y fecha de tal autorización, así como las modificaciones si las hubiera.

6.4.5.2. Objetivos del examen

Se indicarán los objetivos generales que estarán en relación directa con la naturaleza del examen y los específicos establecidos en la planificación del examen.

6.4.5.3. Alcance del examen

Se expondrá la amplitud del trabajo realizado, con indicación de: período cubierto, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, operaciones o componentes examinados; procesos y actividades examinadas. En un párrafo informativo, se indicaran exámenes realizados por la Contraloría General del estado o por la Unidad de Auditoría Interna, que cubran parte del alcance del examen.

Se señalaran limitaciones al alcance, únicamente en los casos en que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de auditoría, sea por restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados.

6.4.5.4. Base legal

Se señalará la disposición legal en la que consta la creación o constitución de la Entidad y se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculaciones con la unidad administrativa, áreas, rubros, operaciones u otros componentes examinados y otras normas reglamentarias y las respectivas reformas.

6.4.5.5. Estructura orgánica

Se presenta la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoría.

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6.4.5.6. Objetivos de la entidad

Se señalaran los que constan en la Ley de Régimen del Sector Eléctrico, a fin de divulgar lo que la entidad pretende a través de sus unidades, áreas y actividades.

6.4.5.7. Financiamiento o monto de recursos examinados

Presentar el monto de los recursos financieros, materiales y tecnológicos examinados en el control realizado.

6.4.5.8. Funcionarios principales o relacionados

Identificando los nombres y apellidos, cargo y periodo de gestión de los funcionarios relacionados con el examen y si es del caso por el volumen de datos, hacer mención que el detalle se encuentra como anexo al informe.

6.4.5.9. Evaluación del proyecto

En los informes de exámenes a proyectos, como parte de la información introductoria, se incluirá la evaluación del proyecto, detallando el financiamiento del proyecto, los procesos de supervisión y fiscalización; los procesos de contratación, la descripción y el estado del proyecto.

6.4.6. Capítulo II – Resultados del Examen

En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros, áreas, operaciones, actividades u otros componentes examinados, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa.

Se empezara por el resultado del seguimiento de las recomendaciones formuladas en informes anteriores, tanto de la Contralorea General del Estado, de la propia Unidad de Auditoría, de auditorías de firmas privadas, relacionados con el examen. Deberá constar cada recomendación incumplida y la opinión de los funcionarios sobre la falta de cumplimiento. Cuando exista un número considerable de recomendaciones incumplidas, se presentarán en un detalle anexo al informe Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector.

A continuación, se revelaran las deficiencias de control interno, identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen.

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y se presentaran de acuerdo a la importancia de los hallazgos y a su materialidad; su redacción será clara correcta y objetiva, sin revelar procedimientos de auditoría. De ser posible serán complementados con gráficos, cuadros comparativos y explicaciones.

Los títulos de los comentarios identificaran claramente la naturaleza de los hallazgos y serán concordantes con los asuntos tratados. Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y

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contendrán aspectos relevantes y trascendentes detectados durante el examen. Su descripción será ordenada con lógica y claridad; no incluirán términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, sino precisando la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones, sin que éstas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación directa con ello.

No se incluirán los nombres de los funcionarios ni de las personas naturales, únicamente la denominación del cargo o función desempeñada. En el caso de transcripciones, en logar de los nombres, se pondrá tres puntos suspensivos; tampoco se especificaran las responsabilidades que podrían derivarse del examen.

Las opiniones de los funcionarios o de terceros, recibidas en el desarrollo del examen, sea como respuesta a requerimientos del auditor o por voluntad propia, deben ser parte de los comentarios, pero a continuación de esa opinión e auditor emitirá su opinión ratificando o rectificando el criterio de auditoría. Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor para fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental para que los resultados contenidos en el informe sean irrefutables.

Los hechos posteriores a la fecha de corte de un periodo examinado, con efectos sobre sus resultados, previo análisis de su importancia y pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente y se relacione con el comentario, se presentaran luego de la conclusión, bajo el subtitulo: Hecho Subsecuente, caso contrario se revelara al final del informe.

Las conclusiones son juicios del auditor que resumen el resultado de los hallazgos y establecen si los objetivos del examen han sido alcanzados, deben estructurarse considerando por una parte la condición o la causa y por otra el efecto del hallazgo. Deben ser redactados en forma separada y bajo el título Conclusión.

Las recomendaciones serán dirigidas al titular de la entidad o unidad que debe ejecutar la acción correctiva; no sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarán enumeradas en forma ascendente, de acuerdo con su presentación bajo el título Recomendación.

6.4.7. Anexos del informe

Son detalles de información adicional que aclaran aspectos técnicos y significativos de asuntos presentados en el informe; Son utilizados solo en casos estrictamente necesarios, siendo recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo dentro del texto del informe; entre otros serán los siguientes:

- NÓMINA DE FUNCIONARIOS PRINCIPALES Y EX FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL EXAMEN, QUE INCLUYE LOS NOMBRES COMPLETOS Y CARGOS, CON INDICACIÓN DEL PERÍODO EN EL QUE DESEMPEÑARON SUS FUNCIONES.

- RECOMENDACIONES INCUMPLIDAS, CON EL CRONOGRAMA DE SU APLICACIÓN QUE SE ELABORA EN CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ECUATORIANA DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL IAG-06 IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES (ver formato 2 del Acuerdo 10 –CG de 15 de mayo de 2008).

- MOVIMIENTO DE LOS RUBROS, CUENTAS O PARTIDAS ANALIZADAS (partiendo del saldo del último examen realizado o inicial, resumiendo los débitos o ingresos y créditos o egresos y estableciendo el saldo de registro a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones; y la presentación y descomposición del saldo final que

demostrará los recursos propios y los recursos ajenos de haberlos).

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6.5. ESTRUCTURA DE LA SÍNTESIS DEL INFORME

Como consta en el, Acuerdo 010-CG de 15 de mayo de 2008 (FORMATO 4)

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

SÍNTESIS DEL INFORME

1. UNIDAD DE CONTROL

AUDITORÍA INTERNA DEL CONSEJO NACIONAL DE ELECTRICIDAD-CONELEC

2. AUTORIZACIÓN Y MOTIVO DEL EXAMEN

- ÍRDEN DE TRABAJO - FECHA ORDEN DE TRABAJO: - ORIGEN DEL EXAMEN:

3. UNIDAD EXAMINADA: 4. INFORMACIÓN DEL EXAMEN: - TIPO DE EXAMEN: - PERÍODO EXAMINADO: DESDE: HASTA: - FINANCIAMIENTO O MONTO EXAMINADO: $ - ALCANCE DEL EXAMEN:

5. PRINCIPALES HALLAZGOS DEL EXAMEN

6. SUJETOS DE RESPONSABILIDAD (Resp.): (US$)

Nombres y Cargos Ref. N° Resp.del Memo

Tipo de Responsabilidad Valor $ Y

Total $ Administ. Civil Penal

7. RESUMEN DE MONTOS TOTALES DE RESPONSABILIDADES SUGERIDAS:

1. Penales: US$ 2. Civiles; aclarando si es solidaria o subsidiaria US$ 3. Administrativas: US$ 4. Total US$

8. EQUIPO DE TRABAJO: SUPERVISOR:

Jefe de equipo: Auditores:

9. CIUDAD Y FECHA:

f) JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

NOTA.- Para el trámite de aprobación de todos los informes de exámenes realizados, se adjuntará esta síntesis en el formulario diseñado para recopilar, simplificar y presentar información objetiva de los resultados obtenidos, para conocimiento del Contralor General del Estado.

Hallazgos Ref. (N° Pag. Del Inf.)

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CAPITULO 7

RESPONSABILIDADES

7.1. FUNDAMENTOS La Constitución de la República del Ecuador, señala los principales principios básicos que fundamentan las responsabilidades y son los siguientes:

Artículo 226.- “Las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal, ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en las Constitución y la Ley. Tendrán el deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos reconocidos en el Constitución.”

Artículo 227.- “La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación planificación, transparencia y evaluación.”

Artículo 233.- “Ninguna servidora ni servidor público estar exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente, por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos. Las servidoras o servidores públicos y los delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las instituciones del Estado, estarán sujetos a las sanciones establecidas por delitos de peculado, cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos y las penas correspondientes serán imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se iniciaran y continuaran incluso en ausencia de las personas acusadas. Estas normas también se aplicaran a quienes participen en estos delitos, aun cuando no tengan las calidades antes señaladas.”

De conformidad a lo establecido en el Art. 208, numeral 5. El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, emite informes que determinen la existencia de indicios de responsabilidad, formula las recomendaciones necesarias e impulsa las acciones legales que correspondan.

Art. 211.- La Contraloría General del estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos

Art. 212 numeral 2.- “Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la Fiscalía General del Estado.”

El Capitulo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento, trata sobre la Determinación de Responsabilidades, siendo necesario confrontar con lo señalado en este capítulo.

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7.2. DEFINICIÓN Responsabilidad es la obligación de reparar y satisfacer por uno mismo o por otro, la pérdida causada, el mal inferido o el daño irrogado, ocasionados por la culpa u otra causa. Siendo que, para efectos de auditoría los términos obligación y responsabilidad serán utilizadas en forma permanente, es necesario que se establezca una precisión conceptual que permita diferenciar el significado de cada uno, en razón de su connotación jurídica que se presenta en forma distinta. La obligación constituye el deber a cumplirse. La responsabilidad para efecto de auditoría, es la desviación ocasionada por la acción u omisión en la que incurren las personas durante el desempeño de sus funciones como servidores públicos. La responsabilidad se origina desde el momento en que los servidores públicos se posesionan de los cargos, y asumen obligaciones legales cuyo incumplimiento por acción u omisión acarrea responsabilidades, como forma de precautelar el orden administrativo. La acción es la actividad positiva realizada por el servidor. Se identifica al o los sujetos de responsabilidad por acción, cuando se determina que un hecho o acto administrativo es imputable por la ley o por las circunstancias que rodean al mismo. La omisión consiste en dejar de hacer algo que el servidor público está obligado por la ley, la distribución de funciones o las estipulaciones contractuales, entre otros. Esta puede ser intencional o culposa y se produce cuando existe el designio de obtener un resultado dañoso. La omisión culposa es equiparable con la culpa a base del Código Civil, que consiste en la falta de diligencia y cuidado que las personas emplean en sus negocios propios. 7.3. CLASES 7.3.1. Responsabilidad por los sujetos Según esta clasificación, se encuentran responsables principales y subsidiarios por una parte; y por otra, responsables directos y solidarios. Esta clasificación está definida así, por cuanto existen diversos grados de vinculación por parte de los servidores públicos en los actos administrativos y no será justo ni procedente establecer igual grado de responsabilidad a los que hayan intervenido en el proceso de un hecho.

7.3.1.1. Responsabilidad principal Es aquella en la que el sujeto de la misma, está obligado a dar, hacer o no hacer una cosa, por causa de la determinación de la responsabilidad. 7.3.1.2. Responsabilidad subsidiaria Recae sobre los funcionarios cuya acción culposa u omisión hubiere posibilitado el pago indebido; por lo tanto, queda obligado en caso de que el responsable principal incumpla lo suyo.

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7.3.1.3. Responsabilidad directa Es aquella que recae en primer lugar sobre la persona que, por razones de su cargo incumpla determinadas actuaciones u obligaciones y que por estas acciones u omisiones existieren perjuicios al Estado. 7.3.1.4. Responsabilidad solidaria Habrá lugar para establecer responsabilidad solidaria cuando dos o más personas han actuado en determinada toma de decisión, por lo que aparecieron como coautoras de la acción, inacción u omisión del perjuicio o irregularidad. 7.3.2. Responsabilidad por su objeto Los actos u omisiones atribuibles a los servidores públicos o terceros relacionados con la administración, constituyen la materia que puede dar lugar al establecimiento de la responsabilidad administrativa culposa, responsabilidad civil culposa e indicios de responsabilidad penal. En ellas se refleja el funcionamiento ilegal, perjudicial o doloso de los entes de la administración. 7.3.3. Determinación de responsabilidades y seguimiento La determinación de sanciones se realiza de acuerdo con lo previsto en los artículos 39, primer inciso, 47 y 48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. De manera particular el Art. 39 señala: “A base de los resultados de la Auditoría Gubernamental, contenidos en actas o informes, la Contraloría General del Estado tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal.” Cuando se trate de responsabilidades administrativas y civiles culposas establecidas por auditoría interna, previa determinación, la Contraloría General del Estado, examinara el cumplimiento de preceptos legales y normas de auditoría y procederá a determinarlas con la debida motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se procederá de acuerdo a lo previsto en los artículos 65, 66 y 67 de La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. “En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de responsabilidades, a mas de suficiente, competente y pertinente, reunirá los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.” “La Contraloría General del Estado efectuara el seguimiento de la emisión y cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas.” 7.3.3.1. Responsabilidad administrativa culposa Considerando lo establecido en el artículo 45 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, radica en la inobservancia, violación o incumplimiento de las disposiciones legales, atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les compete a los servidores públicos por razón de su cargo o por disposiciones contractuales. La determinación de la responsabilidad administrativa se realiza a

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base del análisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate. Existen varias causales por las que establecen responsabilidades administrativas y sanciones, como consta en el artículo 45 antes señalado y en los artículos 46 y 47 de la misma Ley. 7.3.3.2. Responsabilidad civil culposa De acuerdo a lo señalado en el artículo 52 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, radica en el perjuicio económico causado por la acción u omisión de los servidores públicos o de terceros, previo estudio del movimiento financiero, del proceso de contratación, de la ejecución de estudios o proyectos de obras públicas, o de las operaciones, áreas, actividades u otros componentes; sin tomar aquellas cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados perjudiciales directos o indirectos a los bienes y recursos públicos. La determinación de la responsabilidad civil culposa, es privativa de la Contraloría General del Estado, como resultados de la auditoria gubernamental, cuando se hubiere determinado perjuicio económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la acción u omisión culposa de los servidores públicos, o de las personas naturales o jurídicas de derecho privado, en los términos previstos por los incisos 1y 2 del artículo 53 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Respecto de terceros, entendiéndose a las personas naturales o jurídicas privadas, cuya responsabilidad civil culposa podría estar comprometida, cabe el establecimiento de glosas contra ellos, de manera solidaria, como consecuencia de su vinculación con los actos administrativos de los servidores públicos causantes del perjuicio.

Para el establecimiento del perjuicio económico, la ley determina dos tipos de responsabilidad civil culposa; como consta en el artículo 53, antes señalado:

1. Glosa de responsabilidad civil culposa.- “… que será o serán notificadas a la o

las personas implicadas sean servidores públicos o personas naturales o jurídicas de derecho privado, concediéndoles el plazo de sesenta días para que las contesten y presenten las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contraloría General del Estado expedirá su resolución; y,…”.

2. Orden de reintegro.- Es el requerimiento de pago inmediato que realiza el Contralor General del Estado por un desembolso indebido de recursos financieros, efectuados sin fundamento legal ni contractual y/o por error. En estos casos, se notifica a los sujetos de la responsabilidad, concediéndoles el plazo improrrogable de noventa días para que efectúen el reintegro. Sin perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la responsabilidad podrán solicitar a la Contraloría General del Estado la reconsideración de la orden de reintegro, para lo cual deberán expresar por escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarán las pruebas que correspondan. La Contraloría General del Estado se pronunciará en el plazo de treinta días contado a partir de la recepción de la petición y su resolución será definitiva, pero podrá impugnarse en la vía contencioso administrativa. Ejecutoriada la resolución administrativa o el fallo judicial, según el caso, si no se efectuare el reintegro, la Contraloría General del Estado dispondrá la emisión del título de crédito al organismo competente o lo hará por sí misma según lo dispuesto en el artículo 57 de esta Ley.

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7.3.3.3. Indicios de responsabilidad penal El indicio de responsabilidad penal tiene como fundamento el dolo, esto es, inferir daño u obtener ventajas ilícitas para sí o para otro, originando de esta manera un delito.

Los hechos o acciones que originan indicios de responsabilidad penal, están determinados en el Art. 257 del Código Penal, y en los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del enriquecimiento ilícito y por otros delitos señalados en las leyes pertinentes.. Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contraloría General del Estado.- Para el efecto, cuando por actas o informes y, en general por resultados de las auditorías o exámenes especiales practicados por servidores de la Contraloría General del Estado, se establezcan indicios de responsabilidad penal, se procederá de conformidad a lo establecido en el artículo 65 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y los artículos del 4 al 10 del Reglamento para el trámite general de emisión y distribución de informes de auditoría externa e interna sin responsabilidades , e informes con indicios de responsabilidad penal, responsabilidad administrativa y responsabilidad civil culposa , publicado en el Registro Oficial No. 142 de 7 de agosto de 2003, (Art. 42 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades). El indicio de responsabilidad penal, además de originar la acción penal correspondiente, da lugar a la indemnización del perjuicio económico causado.

El establecimiento del indicio de responsabilidad penal, en contra de un servidor público, no excluye la determinación de las correspondientes responsabilidades administrativas en contra del mismo, por parte del Organismo Superior de Control de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes. Indicios de responsabilidad penal evidenciados por la Auditoría Interna.- Como consta en el Articulo 66 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Estado, Si los hechos referidos en el segundo párrafo del numeral 7.3.3.3., “… fueren evidenciados por la unidad de auditoría interna, el jefe de la misma comunicará inmediatamente el particular a la Contraloría General del Estado y, en lo demás, se observará el procedimiento establecido…” en el artículo 65 de la mencionada ley. 7.4. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO DE ANTECEDENTES El memorando de antecedentes es un documento interno dirigido al Director de Responsabilidades de La Contraloría General del Estado. Contendrá un párrafo de introducción con el título del examen; identificación de la unidad, área u otro componente examinado; alcance del examen o periodo examinado, motivo del examen; número y fecha de la orden de trabajo; los artículos de La Ley Orgánica de La Contraloría General del Estado correspondientes, de acuerdo al tipo de responsabilidad sugerida: Administrativa Culposa Art.45, Civil Culposa Art.53 e indicios de penal Art.(s) 65, 66 y 67; y el trámite de éstas acuerdo con lo dispuesto en los

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artículos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades. El orden de exposición de los antecedentes de responsabilidades, será presentado de la siguiente forma:

RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS

- Titulo del comentario - Descripción de los hechos como consta en el informe - Identificación de los responsables, funcionarios y ex funcionarios relacionados,

con indicación de nombres y cargos, y la inobservancia de las disposiciones legales y/o reglamentarias en orden de importancia; así: leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas.

- Cuadro de imposición de sanciones sugeridas.

RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS:

Glosas de responsabilidades civiles culposas - Título del comentario - Descripción de los hechos con cuantificación del perjuicio económico - Identificación de los responsables, con indicación de nombres y cargos, así como

el valor de la glosa, indicando la razón por la cual es responsable

Ordenes de Reintegro – Pago Indebido

- Vía “orden de reintegro” se tramitaran aquellas responsabilidades civiles culposas, cuando se traten de pagos indebidos, esto es, cuando los desembolsos se hubieren realizado sin fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra o prestado el servicio, o lo hubiere cumplido parcialmente.

INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL

- Titulo del Comentario - Descripción de los hechos con indicación del monto del perjuicio o cuantía

determinada - Identificación de los responsables del hecho, con indicación de nombres y cargos - Detalle de acciones tomadas

A continuación presentamos la siguiente forma de Memorando de Antecedentes para el Establecimiento de Responsabilidades, considerada en el “REGLAMENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL Y MEMORANDO DE ANTECEDENTES, REALIZADOS POR LAS AUDITORÍAS EXTERNAS E INTERNAS” aprobado por la Contraloría General del estado mediante Acuerdo 010-CG de 15 de mayo de 2008, (formato 3):

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CONSEJO NACIONAL DE ELECTRIFICACION-CONELEC

Memorado N°………………….

PARA: NN. Director de Responsabilidades de la CGE

DE: NN. Jefe de la Unidad de Auditoría Interna

ASUNTO: Antecedentes para establecimiento de responsabilidades

FECHA: Quito, (fecha de aprobación del informe)

El examen especial efectuado a (cuenta, rubro, proceso, actividad, etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD, se realizó en cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna para el año 200_, y de conformidad con la orden de trabajo No. __________ de AAAA.MM.DD.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 14 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades; 45, 53 y 66 (cuando existan las tres clases de responsabilidades o según corresponda) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, a continuación se detallan los hechos que a criterio de auditoría, ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal (según corresponda) 1. RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CULPOSAS

Responsabilidad administrativa culposa N° 1 Titulo del comentario (Pág. del Inf.)

Descripción de los hechos como consta en el informe, identificando los responsables después de cada comentario, en el que se indicara la razón por la cual es sujeto de la responsabilidad, mencionara la inobservancia de las disposiciones legales, no incluirá las conclusiones y recomendaciones.

Se revelaran las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden leyes, reglamentos, normas de control interno, manuales, instructivos y disposiciones administrativas.

De conformidad con los artículos 45 numerales……..y 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, a base de los hechos comentados, se sugiere el establecimiento de responsabilidades administrativas culposas, a las siguientes personas:

NOMBRES, APELLIDOS Y CARGOS

PERIODO DE GESTION

No. RESPONS.

ADMINIST.

CAUSALES

ART. 45

R.M.U.

US$

SANCION SUGERIDA

No. R.M.U

TOTAL US$

104

2. RESPONSABILIDADES CIVILES CULPOSAS Titulo del comentario (Pág. del Inf.) Descripción de los hechos con la respectiva cuantificación del perjuicio económico, no se incluirán las conclusiones ni las recomendaciones. Sujetos de responsabilidad por US$ (valor total de la glosa: se identificar a cada responsable con el valor de la glosa que le corresponda y se señalara la razón por la cual es responsable, se indicara la inobservancia de las disposiciones legales y/o normativas que ocasionaron perjuicio económico o patrimonial a la entidad; ejemplo: Sr. N.N, la glosa por $..............., por cuanto cobro en mas el valor de los viáticos a (lugar), al considerar 5 días cuando fueron autorizados únicamente 3; inobservo lo dispuesto en …………. . Sr. N.N, Jefe de ……………. , responde solidariamente la glosa por $ ……………… , por cuanto en su periodo de actuación liquido en mas el valor de los viáticos a (lugar), al considerar 5 días cuando fueron autorizados únicamente 3 , inobservo lo señalado en ……………………. . Ec. N.N, Director de ………………… , responde solidariamente la glosa por $............. , por cuanto en su periodo de gestión, autorizo viáticos en mas , sin considerar lo que dispone el Art. ……………. . Así, sucesivamente con el resto de involucrados en el o los hechos. 3. INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Descripción objetiva del indicio de conformidad con los artículos 65, 66 y 67 de La Ley Orgánica de La Contraloría General del Estado, con indicación exacta de las personas que intervinieron en el hecho con indicación de nombres, apellidos, cargos y monto del perjuicio cuando sea procedente. f.) ------------------------------------------------

Jefe de la Unidad de Auditoría Interna del CONELEC

La información anexa al memorando de antecedentes, será la siguiente:

Copias certificadas de la documentación de respaldo Opinión técnica y/o jurídica, de ser indispensables Constancia de la notificación de inicio de examen Convocatoria a la conferencia final de comunicación de resultados Acta de la conferencia final comunicación de resultados Detalle de los sujetos de responsabilidad, con especificación clara y precisa de

nombres y apellidos completos, período de actuación, cargos, dirección domiciliaria, teléfono, ciudad, número de cédula de ciudadanía y lugar habitual de trabajo.

105

CAPITULO 8

SUPERVISIÓN

8.1. FUNDAMENTOS Es la habilidad para trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el máximo rendimiento y eficacia, a base del esfuerzo combinado, que permita cumplir con el trabajo asignado.

En el proceso del examen, la supervisión es la actividad encargada de participar activamente en sus aspectos más importantes, así como de vigilar el trabajo de auditoría realizado por los miembros del equipo, con el propósito de que se cumplan los objetivos y metas programadas.

La supervisión emite un juicio crítico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y proporciona a los miembros del equipo de auditoría, el entrenamiento necesario para ejecutar trabajos de mayor importancia. La supervisión es indispensable para la efectiva ejecución de cualquier examen y se ejerce en sentido vertical, por lo que se establecen los siguientes niveles:

Jefe de la Unidad.- Dirige, coordina y controla cada uno de los exámenes que con su autorización se ejecutan, y supervisa la calidad de los exámenes efectuados. Actúa con profesionalismo y verifica que los auditores procedan de igual manera.

Supervisor.- En el proceso del examen, actúa con profesionalismo y controla el desenvolvimiento profesional de los auditores integrantes del equipo, orientan y presta la asistencia técnica requerida para su desenvolvimiento así como para el cumplimiento efectivo de los programas de trabajo, desarrollo de hallazgos y elaboración del borrador del informe.

Revisa el contenido del borrador de informe, a base de los papeles de trabajo de aquellos hallazgos que por la importancia relativa ameritan este hecho, previo a la lectura del borrador del informe y para el trámite a la Contraloría General del Estado; comunicando previamente al o a la Jefe de la Unidad para los fines pertinentes.

Auditor Jefe de Equipo.- Distribuye y orienta el trabajo de los miembros del equipo; actúa con profesionalismo y controla el desenvolvimiento profesional del equipo; revisará el contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por aquellos miembros, y conjuntamente con el Supervisor en unos caso y con el Auditor Jefe de la Unidad si es necesario, revisara casos particulares solicitando aclaración de criterios.

8.1.1. Objetivos El trabajo realizado por el equipo de auditores, que será supervisado sistemáticamente y en forma oportuna, garantizará la correcta ejecución de la

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auditoría; por lo tanto, el ejercicio de control de calidad en los exámenes permitirá a la Unidad de Auditoría Interna, ofrecer una seguridad razonable respecto a la aplicación de políticas, procedimientos y técnicas que coadyuven el logro de los objetivos propuestos. El control de calidad de las labores de auditoría en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen realizado cumple con la normatividad vigente. Los objetivos que se alcanzarán con el ejercicio de supervisión, para lograr el éxito deseado en la realización de los exámenes, son los siguientes:

Optimizar el uso del tiempo, dirigiendo eficazmente al elemento humano y empleando adecuadas técnicas de supervisión, que estén de acuerdo con la calidad profesional de los miembros del equipo. Propiciar el adiestramiento y capacitación profesional, mediante seminarios, cursos y charlas en beneficio del personal de auditores, lo que permitirá el desarrollo profesional de los auditores. Lograr la máxima eficiencia, efectividad y economía en los trabajos programados, mediante la coparticipación en las tareas importantes, estimulando en el equipo de auditoría la producción de ideas e iniciativas en la realización de las labores. Conseguir que los exámenes especiales se desarrollen de conformidad con las normas y políticas de auditoría y más disposiciones normativas relativas a la profesión, emitidas por la Contraloría General del Estado. Proporcionar a los niveles directivos el suficiente grado de confiabilidad de los exámenes que se ejecuten y de los resultados.

8.2. GUÍA

La función de supervisión, constituye una actividad básica en el proceso de los exámenes especiales, por lo que es necesario incorporar en el presente manual el contenido de la Guía de Supervisión, en la que los profesionales que ejercen la función de Supervisión, describirán las acciones que cumplan en las diferentes fases del proceso de auditoría. 8.2.1. Supervisión en la planificación preliminar

De conformidad con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, respecto a la planificación preliminar, establece la obligatoriedad de que el supervisor, conjuntamente con el jefe de equipo al determinar el enfoque del trabajo, es indispensable diseñar una estrategia para el desarrollo del examen, mediante la obtención de información actualizada dirigida a validar el enfoque señalado.

En esta fase, el supervisor debe promover la eficiencia en el manejo de los recursos y el logro efectivo de las metas y objetivos, concretándose al final en un reporte de planificación preliminar, que es elaborado con el Auditor jefe de equipo y dirigido al Jefe de la Unidad, para la validación del enfoque global del examen. 8.2.1.1 .Objetivo.- Garantizar la calidad de la auditoría mediante la aplicación de una correcta y apropiada estrategia para diseñar el enfoque del examen.

107

8.2.1.2. Procedimientos.- Los principales procedimientos que debe realizar el supervisor en la planificación preliminar del examen, son:

Comprobar que la orden de trabajo guarde relación con el plan anual de control o con la autorización de la Contraloría General del Estado, de la máxima autoridad o titular de entidad para el caso de iniciar y real izar exámenes con cargo a imprevistos, respecto a: objetivos, tipo de examen, alcance, período, componentes, tiempo estimado y recursos humanos necesarios.

Revisar conjuntamente con el jefe de equipo, el archivo permanente y corriente de papeles de trabajo para obtener la información a utilizarse en la planificación.

Preparar con el jefe de equipo, el programa para la planificación preliminar, incluyendo la agenda y nómina de los funcionarios a ser entrevistados.

Participar con el jefe de equipo en las entrevistas programadas con las autoridades y servidores responsables, así como en el recorrido por las instalaciones, para obtener y actualizar la información general sobre la unidad, sus principales actividades sustantivas y adjetivas e identificar globalmente las condiciones existentes.

Analizar con el jefe de equipo la información obtenida en la revisión de los archivos, recopilación de información en la entidad y entrevistas a los principales funcionarios. Determinar en forma preliminar el enfoque de la auditoría y preparar el reporte de planificación.

Poner a consideración del Auditor Jefe de la Unidad, el reporte de planificación preliminar para la validación del enfoque global de la auditoría.

8.2.2. Supervisión en la planificación específica

De igual manera que en la planificación preliminar, en la planificación específica, según las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, el Supervisor con el Jefe de Equipo, participan en los procedimientos de recopilación de información adicional, que se complementan en forma coherente con la información obtenida en la planificación preliminar, con el propósito de evaluar la estructura del control interno, calificar los riesgos de auditoría y seleccionar los procedimientos sustantivos. El programa de supervisión para esta fase considerará que el plan específico del examen que se formule, contenga entre otros los siguientes elementos:

Objetivos generales del examen y específicos por componente.

Alcance del trabajo en tiempo y operaciones a examinar relacionados con los objetivos específicos.

Descripción de las actividades principales y de apoyo.

Calificación de los factores de riesgo.

Grado de confianza programado para cada uno de los componentes evaluados.

Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto.

Requerimientos de personal técnico y especializado.

Distribución del trabajo y tiempos estimados para concluir el examen ajustándose a lo establecido en la orden de trabajo.

Uso de técnicas de auditoría asistidas por el computador.

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Síntesis del informe resultante de la evaluación del Control Interno.

8.2.2.1. Objetivo.- Lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse a través de procedimientos y alternativas de acción que contribuyan a la consecución de los objetivos de la auditoría en forma eficiente, efectiva y económica.

8.2.2.2. Procedimientos.- Los principales procedimientos que el Supervisor debe aplicar en la fase de planificación específica, son:

Elaborar los programas de supervisión a aplicarse en las respectivas fases del proceso del examen.

Comprobar que el Jefe de Equipo identifique a los funcionarios y ex –funcionarios vinculados con la unidad y/o componente a examinar, y comunicar el inicio del examen de conformidad con la ley.

Analizar la información obtenida en la planificación preliminar para determinar posibles áreas críticas y componentes a ser evaluados.

Revisar los programas, cuestionarios u otros documentos elaborados para evaluar la estructura de control interno de la unidad o componente a ser examinado, e instruya su aplicación.

Revisar los resultados de la evaluación de control interno y participar en la redacción del informe respectivo.

Analizar y calificar los factores de riesgo que se asume al determinar el enfoque de auditoría y al establecer la naturaleza, el alcance y la profundidad de los procedimientos a aplicarse.

Elaborar con el Jefe de Equipo, el plan de muestreo que se aplicará a los componentes o actividades a examinar.

Verificar que los programas de auditoría contengan los procedimientos básicos a ser aplicados.

Determinar la necesidad o no de la participación de personal especializado en informática, ingeniería, jurisprudencia entre otros.

Preparar con el Jefe de Equipo, el plan específico de trabajo, incluyendo todos los elementos necesarios relacionados con la unidad a examinar, los datos para el examen y los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar, poniendo especial énfasis en lo siguiente:

Si los objetivos generales y específicos del examen están claramente

identificados. Si los estimados de tiempo para realizar el trabajo son razonables y

guardan armonía con lo programado. Si se ha recopilado la información adicional de acuerdo con las

instrucciones constantes en la planificación preliminar. Si se ha efectuado el seguimiento de las recomendaciones de informes de

auditoría o exámenes especiales anteriores, practicados por la Contraloría General del Estado o la Unidad de Auditoría Interna. Si las recomendaciones no han sido cumplidas, analizar las causas y comunicar a las autoridades de la unidad para su inmediata aplicación.

Revisado el plan específico de trabajo, presentar al Auditor Jefe de la Unidad para su conocimiento y aprobación.

109

Evidencias.- En las fases de planificación, el Supervisor dejará evidencia de su labor, mediante su rúbrica o sumilla, entre otros en los siguientes documentos:

Reporte de planificación preliminar.

Cuestionarios de matriz de calificación de los factores de riesgo.

Plan de muestreo.

Programas de auditoría.

Informe sobre evaluación de control interno.

Programas e informes de supervisión.

8.2.3. Supervisión en la ejecución del trabajo

El programa de supervisión para esta fase en que se aplican los procedimientos específicos de auditoría, pondrá énfasis en la identificación de los hallazgos y en la obtención de la evidencia suficiente y competente, para demostrar la veracidad de los resultados alcanzados en cada componente examinado y en las afirmaciones contenidas en los reportes o informes de la entidad como base para emitir conclusiones y recomendaciones correspondientes. 8.2.3.1. Objetivo.- Orientar y evaluar el trabajo asignado a los miembros del equipo para que éste se desarrolle con independencia, objetividad y en armonía con las disposiciones legales, normativas y técnicas que rigen la profesión del auditor.

8.2.3.2. Procedimientos.- De conformidad a los objetivos propuestos, el Supervisor debe cumplir los siguientes procedimientos para conseguir el control del desarrollo del examen dentro de la fase ejecución del trabajo:

Presentar a la máxima autoridad de la unidad a ser examinada, a los miembros del equipo y solicitar la colaboración y facilidades apropiadas para desarrollar el trabajo de campo.

Instruir al Jefe de Equipo y Operativos sobre: asistencia, permanencia, puntualidad, niveles jerárquicos para suscripción de comunicaciones y lineamientos generales del examen a efectuarse.

Distribuir con el Jefe de Equipo en forma equitativa y razonable, las actividades programadas, considerando la capacidad y experiencia de los miembros del equipo, asignándole las tareas más importantes.

Determinar con los miembros del equipo, la estructura de papeles de trabajo para el análisis de los componentes o cuentas a examinar, de manera que sean objetivos, claros en su redacción, precisos en sus resultados y con referenciación a la fuente de información utilizada.

Establecer el grado de aplicación de los programas de auditoría y verificar si están respaldados con los papeles de trabajo respectivos y evaluar la evidencia obtenida.

Verificar que los hallazgos de auditoría, se encuentren debidamente desarrollados, asegurando que la evidencia documental recopilada sea suficiente y competente.

Verificar que las conclusiones estén documentadas mediante un listado de validación para establecer si:

Todo el trabajo programado ha sido completado.

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El alcance planificado para el examen ha sido evaluado y de ser del caso, modificado en razón de: cambios en los sistemas o actividades, debilidades significativas de control interno.

Las conclusiones extraídas de los componentes individuales y de la revisión general de los informes, sean coherentes con los respectivos hallazgos desarrollados.

Proponer las correcciones o ajustes pertinentes y si fuere necesario, incluir en el informe las limitaciones o salvedades, cuando al evaluar los hallazgos de auditoría se concluya que los reportes financieros y/o de gestión están significativamente distorsionados.

Comunicar en el transcurso del examen, con el Jefe de Equipo, los hallazgos significativos de auditoría a los funcionarios y empleados responsables de los componentes examinados a fin de obtener sus puntos de vista.

Disponer y verificar que en el transcurso del examen los auditores redacten el borrador del informe en el área de su competencia.

Efectuar una revisión exhaustiva de los papeles de trabajo, principalmente de aquellos que presentan hechos que a criterio del Jefe de Equipo, constituyan desviaciones que ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas, civiles o indicios de penales.

Solicitar de creerlo necesario, el estudio y asesoramiento legal previo al trámite de las responsabilidades de carácter civil y presunciones de responsabilidad penal, asegurando que la evidencia obtenida sea suficiente y competente y que se cumplan los trámites legales correspondientes.

Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma ordenada.

Revisar los avances de trabajo elaborados por el jefe de Equipo y presentar su reporte mensual de supervisión.

Detallar las instrucciones para el Jefe de Equipo en las hojas de supervisión y posteriormente verificar su cumplimiento.

Evidencias.- La supervisión se evidencia con la sumilla, entre otros, en los siguientes documentos:

Reportes de avance de trabajo.

Papeles de trabajo y expedientes.

Comunicaciones producidas por el equipo.

Estructura del informe.

Hojas de supervisión.

8.2.4. Supervisión en la comunicación de resultados El Supervisor tendrá presente en el proceso del examen, que se proceda a comunicar los resultados del mismo de manera verbal y escrita a las autoridades y funcionarios de la unidad examinada y personas vinculadas. Estas acciones se cumplen en los siguientes momentos estratégicos.

Al comunicar el inicio de la auditoría.

Al entrevistar a los principales funcionarios.

Al informar sobre la evaluación del control interno.

Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del examen mediante la

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lectura del borrador del informe final.

Al presentar oficialmente el informe del examen. La participación del Supervisor en todos estos documentos es vital para que se cumplan eficientemente los objetivos del examen. 8.2.4.1.Objetivo.- Asegurar que los resultados del examen sean objetivos y concluyentes e informados oportunamente a los directivos y funcionarios de la entidad, a fin de que las acciones correctivas que se formulen a través de las recomendaciones, superen las deficiencias de carácter financiero-administrativo, técnico y de gestión que se hayan detectado. 8.2.4.2. Procedimientos:

Promover reuniones con los directivos y empleados de la unidad examinada, para comunicar los resultados que se van obteniendo, los que serán debidamente documentados.

Revisar y validar el contenido y redacción del borrador del informe asegurándose que éste considere entre otros, los siguientes aspectos:

Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes del

examen y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el transcurso del examen.

Que los comentarios contengan el título y los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones y recomendaciones.

Que la redacción y presentación del informe se lo haga con objetividad, precisión, concisión, tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad, respaldado con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna de modo que sea convincente, facilite a los usuarios su comprensión y promueva la efectiva aplicación de las acciones correctivas.

Que el expediente de papeles de trabajo esté organizado conforme a las disposiciones y normativa vigente.

Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa, se revelen en el informe.

Que se adjunte al informe, únicamente los anexos necesarios. Que se incluya en el informe y memorando de antecedentes, los

comentarios relacionados con los hechos tipificados con el Código Penal y otros delitos; o cuando se haya tramitado un informe o un acta de presunción de responsabilidad penal, este hecho se revele en el informe.

Una vez que ha sido revisado íntegramente por el Supervisor, el contenido del borrador del informe, se validará y autorizará al Jefe de Equipo, que efectúe la convocatoria para la comunicación de resultados finales; así como entregar al Jefe de la Unidad de Auditoría para su aprobación y conferencia final en la que el Supervisor procederá a:

112

Participar en la conferencia final de comunicación de resultados en la que el Auditor Jefe de Equipo dará lectura del borrador de informe, asegurándose que se suscriba el acta correspondiente.

Analizar y decidir con el Jefe de Equipo, la inclusión, eliminación o modificación de algún comentario; a base de los criterios vertidos y/o de la documentación presentada por los funcionarios de la unidad examinada, a fin de que los resultados contenidos en el informe final sean irrefutables.

Entregar el informe final al Jefe de la Unidad Auditoría para su aprobación, y emisión, adjuntando la síntesis y el memorando de antecedentes, así como los archivos de documentos respectivos y vigilar su trámite.

Verificar que el memorando de antecedentes contenga todos los elementos señalados en el Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades.

Cuantificar los días efectivamente trabajados, considerando los permisos, vacaciones y otros de cada miembro del equipo.

Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo supervisado de acuerdo con los parámetros preestablecidos.

Evidencia.- En la fase de comunicación de resultados, la evidencia de la

supervisión se dejará en los documentos; así:

Rúbrica y siglas en cada una de las hojas del informe, memorando de antecedentes y síntesis, tanto en los borradores como en los ejemplares oficiales.

Firma en el acta y más documentos que sustenten la comunicación de resultados.

Firma en las hojas y expediente de supervisión.

A continuación se presenta un formato con el resumen de la supervisión en el proceso de la auditoría:

RESUMEN DE LA SUPERVISIÓN EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

Nombre del examen: ……………………………………………………………………………. Plan Anual de Control .............................. ……… Imprevisto oficio No ..................... ………….. Orden de Trabajo No ................................ ……… Fecha: .................. ………………………… Tiempo estimado: ................................................................................. ………………………….. Planificación Preliminar - Fecha de inicio Fecha de terminación Ampliación oficio No ............................................... …. Fecha: ............................ ………………. Planificación Específica- Fecha de inicio Fecha de terminación Ampliación oficio N……………………………… Fecha: ................................. …………………. Ejecución del trabajo de campo - Fecha de inicio Fecha de terminación Ampliación oficio No .............................................. ………. Fecha: ................... ………………. Presentación del borrador de Informe, aclaración y corrección: aaaa-mm-dd Elaboración final del borrador del informe para comunicación de resultados: aaaa-mm-dd Lectura del borrador de Informe: aaaa-mm-dd Ajustes al borrador del Informe producto de la lectura y aclaraciones de los involucrados: aaaa-mm-dd Entrega del borrador del informe al Jefe de la Unidad de Auditoría para revisión final:aaaa-mm-dd Trámite a la Contraloría General del Estado para la aprobación: aaaa-mm-dd

113

HOJA DE SUPERVISION

SUPERVISOR: (nombre)………………………………………………….

FECHA

SUPERVISIÓN

PROCEDIMIENTOS

EVIDENCIA OBSERVACIONES

PLANIFICACIÓN OBJETIVO

Garantizar la calidad del examen mediante la aplicación de una correcta y apropiada estrategia para diseñar el enfoque del examen

Compruebe que la Orden de Trabajo guarde relación con el Plan Anual de Control respecto: objetivos, alcance, tiempo estimado, recursos humanos, otros.

Prepare con el Jefe de Equipo, el Programa para la Planificación Preliminar, incluyendo la agenda de visita y nómina de funcionarios a ser entrevistados

Analizar con el Jefe de Equipo, la información obtenida y determinar en forma preliminar posibles áreas críticas, el enfoque de la auditoría y preparar el reporte de la Planificación Preliminar.

Poner a consideración del Auditor Jefe de la Unidad, el reporte de la Planificación Preliminar.

PLANIFICACIÓN ESPECIFICA OBJETIVO

Lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse, a través de procedimientos y alternativas de acción que contribuyen a la consecución de los objetivos.

Comprobar que el Jefe de Equipo identifique a los funcionarios y ex - funcionarios vinculados con el componente y/o unidad a examinar y comunicar el inicio del Examen conforme a la ley

Verifique el cumplimiento de las recomendaciones de exámenes anteriores. De ser el caso, analice las causas por las cuales no se aplicaron las recomendaciones.

Revise los programas, las pruebas de cumplimiento u otros medios para evaluar la estructura del Control Interno de la unidad o componente a ser examinado e instruya su aplicación

Revisar los resultados de la evaluación de Control Interno y participar con el Jefe de Equipo en especializado en informática ingeniería, legal entre otros.

Analizar y calificar con el Jefe de Equipo los factores de riesgo y el nivel de confianza que se asume a determinar el enfoque de auditoría

Elabore la matriz respectiva y el Plan de Muestreo de los componentes a examinarse

Preparar con el Jefe de Equipo el Plan Específico, incluyendo todos los elementos necesarios, relacionados con la unidad a ser examinada, datos del examen como objetivos,

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alcance, estimación del tiempo; y los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar.

EJECUCIÓN DEL TRABAJO OBJETIVO

Orientar y Evaluar el trabajo asignado a los miembros del equipo para que este se desarrolle con independencia, objetividad y en armonía con las disposiciones legales, normativas y técnicas vigentes.

Presentar a las autoridades respectivas de la unidad a ser examinada, a los miembros del equipo y solicitar la colaboración y facilidades apropiadas para el desarrollo del trabajo.

Revisar y aprobar los Programas de Trabajo, las pruebas sustantivas a aplicarse, la estructura de Papeles de Trabajo.

Instruir al Jefe del Equipo y operativos sobre: asistencia, permanencia, niveles jerárquicos para suscripción de comunicaciones y lineamientos generales del examen.

Distribuir con el Jefe de Equipo, en forma equitativa y razonable, las actividades programadas, considerando la capacidad y experiencia de los miembros del equipo.

Determinar el grado de aplicación de los programas de auditoría y verificar si están respaldados con los papeles de trabajo respectivos y evaluar la evidencia obtenida.

Verificar que los hallazgos de auditoría se encuentren debidamente desarrollados, asegurando que la evidencia recopilada sea suficiente y competente.

Verificar que las conclusiones estén documentadas mediante un listado de validación para establecer si: • Todo el trabajo programado ha sido completado. El alcance planificado para el examen ha sido evaluado. Las conclusiones extraídas de los componentes individuales y de la revisión general de los informes, estos sean coherentes con los respectivos hallazgos desarrollados.

Comunicar en el transcurso de examen con el jefe de equipo, los hallazgos del examen a los funcionarios responsables de los componentes examinados a fin de Obtener sus puntos de vista.

Comunicar en el transcurso de examen con el jefe de equipo, los hallazgos del examen a los funcionarios responsables de los componentes examinados a fin de obtener sus puntos de vista

Revisar los asientos de ajuste o reclasificación propuestos por e equipo de auditoría con el fin de determinar su procedencia exactitud y veracidad.

Instruir y verificar que el auditor Jefe de Equipo, en el transcurso del examen redacte el borrador del informe

Solicitar de ser necesario, el asesoramiento legal previo al trámite de las responsabilidades administrativas - civiles y/o penales, asegurando que la evidencia

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sea suficiente y Competente y se cumpla con los procedimientos legales respectivos.

Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma ordenada.

Revisar los avances de trabajo elaborados por el jefe de equipo y presentar su reporte mensual de Supervisión.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS OBJETIVO

Asegurar que los resultados del examen sean objetivos y concluyentes, informados oportunamente, a fin que las acciones correctivas que se formulen a través de las recomendaciones superan las deficiencias financieras, administrativas, técnicas y de gestión que se hayan detectado.

Promover reuniones con los directivos y empleados de la unidad examinada para comunicar los resultados que se van obteniendo durante el proceso del examen.

Verifique que las opiniones expresadas por los funcionarios sean consideradas en el informe final por los auditores, respaldados en la evidencia documental suficiente.

Que el informe incluya todos los aspectos de importancia y no de aquellos que han sido solucionados en el transcurso del examen.

Que los comentarios contengan el título y los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, con las respectiva conclusiones y recomendaciones.

Que la redacción y presentación del informe se lo haga con objetividad, precisión, concisión, tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad, respaldando con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna de modo que sea convincente, facilite a los usuarios su comprensión y promueva la efectiva aplicación de las acciones correctivas.

Que el expediente de papeles de trabajo esté organizado conforme a las disposiciones y normativa vigente,

Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa se revelen en el informe

Validar el contenido del borrador del informe supervisado y autorizar al Jefe de Equipo para que efectúe la convocatoria a la comunicación de resultados finales y entregar al Auditor Jefe de la Unidad, para su remisión, aprobación y lectura final.

Participar en la lectura del informe borrador y asegurarse que se suscriba el acta correspondiente.

Analizar y decidir con el Jefe de Equipo, la inclusión, eliminación o modificación de algún comentario; a base de los criterios vertidos y/o documentación por los funcionarios de la unidad examinada, a fin de que los resultados contenidos en el informe final sean irrefutables

Entregar el informe final al Auditor Jefe de la Unidad para su aprobación y emisión

116

adjuntando la Síntesis y Memorando de Antecedentes; así como los archivos de documentos, papeles de trabajo y estar pendiente de su trámite.

Verificar que el Memorando de Antecedentes contenga todos los elementos señalados en el Reglamento de Responsabilidades. Cuantificar los días efectivamente trabajados, considerando los permisos, vacaciones y otros de cada miembro del equipo.

Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo supervisado de acuerdo con los parámetros preestablecidos.

CAPITULO 9

INFORMACION ANEXA

9.1. ESTRUCTURA ORGANICA DEL CONELEC

DIRECTORIO

PRESIDENCIA

Asesorías

Procuraduría

Relaciones

Públicas

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Secretaría

General

Dirección Administrativa

Financiera

Unidad

Financiera

Unidad de Recursos

Humanos

Unidad Administrativa

DIRECCIÓN

Tarifas y Cargos

DIRECCIÓN

Regulación

DIRECCIÓN

Concesiones

Unidad de Gestión

Ambiental

DIRECCIÓN

Planificación y

Póliticas

DIRECCIÓN

Supervisión y

Control

Unidad de Sistemas

Informáticos

Auditoría Interna

Comisiones

Permanentes/Temporales

Fuente: www.conelec.gov.ec

117

9.1.1. FUNCIONES Y FACULTADES DEL CONELEC En el Reglamento General de la Ley de Régimen del Sector Eléctrico, RO No 401, de 21 de noviembre de 2006, en el artículo 15 otorga al CONELEC las siguientes funciones, facultades y objetivos:

a) Desarrollar y ejecutar la política del sector eléctrico formulada por el Presidente de la República, a través del Ministerio de Energía y Minas;

b) Regular el sector eléctrico y velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativa aplicable, dentro del ámbito de su competencia;

c) Elaborar el Plan Maestro de Electrificación, de acuerdo a lo establecido en la ley y en este reglamento. El plan incluirá las guías ambientales en materia eléctrica, de conformidad con las leyes y normativa aplicable;

d) Preparar y proponer para su aprobación y expedición por parte del Presidente de la República, los reglamentos que se requieran para la aplicación de la ley;

e) Aprobar los pliegos y cargos tarifarios para los servicios regulados de transmisión y distribución, de conformidad con la ley;

f) Dictar y publicar regulaciones a las que deberán someterse el CENACE, los generadores, autoproductores, transmisores, distribuidores, grandes consumidores y los consumidores regulados del Sector Eléctrico, que se expedirán de conformidad con la ley y sus reglamentos. Para tal efecto, las personas jurídicas sujetas a su control, están obligadas a proporcionar al CONELEC la información técnica y financiera que les sea requerida;

g) Dictar las regulaciones que impidan las prácticas que atenten contra la libre competencia en el sector eléctrico y signifiquen concentración de mercado, en desmedro de los intereses de los consumidores y de la colectividad;

h) Elaborar las bases para el otorgamiento de concesiones de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica mediante los procedimientos legales;

i) Realizar la convocatoria pública llamando a participar en los procesos para el otorgamiento de concesiones; y adjudicar los contratos correspondientes;

j) Resolver la intervención, prórroga o caducidad y otorgar la autorización para la cesión o el reemplazo de las concesiones, permisos y licencias de conformidad con la ley;

k) Regular el procedimiento para la aplicación de las sanciones que correspondan por la violación de la normativa jurídica de la materia u obligaciones contractuales;

l) Entregar al Presidente de la República, durante el primer trimestre de cada año, un informe sobre las actividades desarrolladas en el año inmediato anterior, y sugerir medidas a adoptar en beneficio del interés público, la protección de los consumidores y el desarrollo del sector eléctrico;

m) Precautelar la continuidad del suministro del servicio de electricidad y asumir, a través de terceros, las actividades de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica en los casos y en las condiciones previstas en la ley;

n) Otorgar concesiones, permisos y licencias para la instalación de nuevas unidades de generación de energía, de conformidad a lo que señale el reglamento respectivo;

o) Constituir las servidumbres forzosas y necesarias para la construcción y operación de obras en el sector eléctrico;

p) Declarar de utilidad pública o de interés social de acuerdo con la ley y proceder a la expropiación de los inmuebles que se requieran para los fines del desarrollo del sector eléctrico, en los casos estrictamente necesarios y para la ejecución de obras directamente vinculadas con la prestación del servicio de energía eléctrica.

118

q) Ejercer las demás atribuciones que establezca la ley y sus reglamentos de aplicación.

9.2. ESTRUCTURA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

FA

SE

I

Pla

nif

icació

n

ACTIVIDADES

Observación del área o unidad a ser evaluada

Determinar la información preliminar para el trabajo

Determinar indicadores de gestión

Determinar el FODA

Evaluación de control interno por componentes

Definición de la estrategia de auditoría

Análisis información y documentación

Elaboración plan y programas de auditoría

FA

SE

II

Eje

cu

ció

n

Aplicación de programas

Preparación de papeles de trabajo

Hojas resumen de hallazgos por componentes

Definición de estructura del informe

FA

SE

III

Co

mu

nic

ac

ión

de

Re

su

lta

do

s

Redacción del borrador del informe

Conferencia final para la lectura del informe

Obtención, criterios de la entidad

Emisión, informe final, síntesis y memorando de

antecedentes

FA

SE

IV

Se

gu

imie

nto

De hallazgos y recomendaciones al término de la auditoría

Recomprobación de uno o dos años

119

9.2.1. PLANIFICACIONDE LA AUDITORÍA DE GESTION La planificación de la Auditoría de Gestión, que para su aprobación se debe presentar con el correspondiente memorando; podrá tener el siguiente esquema:

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Entidad: Consejo Nacional de Electricidad (CONELEC)

Período: Lapso que es objeto de la auditoría de gestión

Preparado por: (especifique el jefe de equipo) Fecha:

Revisado por: (especifique al supervisor) Fecha:

1. Fechas de intervención Fecha estimada

- Orden de trabajo

- Inicio del Trabajo

- Finalización del Trabajo

- Discusión del Borrador del Informe

- Presentación del Informe a la Contraloría General del

Estado

- Emisión del Informe Final de Auditoría

2. Equipo de trabajo

Personal multidisciplinario que interviene en la auditoría de gestión

3. Días presupuestados: Fase I : Planificación

Fase II : Ejecución

Fase III : Comunicación de resultados

Fase IV : Seguimiento

Tiempo en el que se estima que se realizará la auditoría hasta el envió del informe final a la Contraloría

General del Estado dando a conocer los resultados obtenidos.

4. Recursos utilizados: Materiales

- Financieros

Detalle de los recursos a utilizarse para el desarrollo de la auditoría, sean estos materiales, tecnológicos,

financieros etc.

5. Enfoque de auditoría

5.1. Información general de la entidad

- Misión

- Visión

- Objetivo

- Actividades principales

120

- Estructura orgánica

- Financiamiento

- Análisis FODA. Principales fortalezas y debilidades

- Principales oportunidades y amenazas

- Componentes escogidos para la fase de ejecución

Información de la entidad que ayudará a entender la concepción de la auditoría en ese entorno.

5.2. Enfoque a:

Se determina el enfoque que tendrá la auditoría, y que será orientado hacia la eficiencia y economía en el

uso de los recursos, y el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios, así como el

cumplimiento de las leyes y normas

5.3. Objetivo

5.3.1. Objetivo

5.3.2. Objetivos Específicos

Son los objetivos del la unidad, programa, proyecto que es objeto de la auditoría de gestión

5.4. Alcance

Identifica los componentes a examinarse con los correspondientes períodos a considerarse

5.5. Indicadores de gestión

Aquí se señalan los indicadores con sus lineamientos generales

5.6. Calificación de los factores de riesgo auditoría

Se elabora la matriz de ponderación, utilizando los componentes a ejecutarse para obtener el nivel de

confianza.

5.7. Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución

Distribución del trabajo a realizarse por el equipo multidisciplinario de la Unidad de Auditoría Interna

5.8. Trabajos de otros profesionales a realizarse en la fase de ejecución

Distribución del trabajo a realizarse en la fase de ejecución por profesionales extras al equipo de la

Unidad de Auditoría Interna

6. Colaboración de la unidad auditada

La unidad auditada deberá proporcionar toda la información requerida par el trabajo de auditoría

7. Otros aspectos

Aspectos de consideración importante par la ejecución de la auditoría

8. Firmas de responsabilidad

Suscriben el supervisor y jefe de equipo por parte de los auditores de la unidad, y dependiendo del caso,

los profesionales que estén involucrados, en el período de su intervención.

121

9.2.2. Herramientas utilizadas en la planificación de la auditoría de gestión

la auditoría de gestión, tiene dos puntos relevantes solo para temas de gestión: los indicadores de gestión y el análisis FODA, que no conforman la planificación de exámenes especiales; por lo tanto, debe tenerse muy en cuenta.

9.2.2.1. Indicadores

1. Indicadores Cuantitativos y Cualitativos Indicadores cuantitativos- Que establecen periódicamente los resultados de las operaciones; ejemplo: Índice de personas que aprobaron capacitación:

100capacitar a personas de total#

ón capacitaci aprobaron personas de #x

= Nivel de personas que aprobaron la capacitación Indicadores Cualitativos.- Desde una visión de planeación estratégica, evalúa la capacidad de gestión gerencial y de los respectivos niveles de la organización. Este tipo de indicadores no está determinado por un numerador y un denominador, si no que se refiere a variables de cualidad como por ejemplo: la Planificación Estratégica. 2. Indicadores de Uso Universal Miden la eficiencia y eficacia de las metas, objetivos y cumplimiento de la misión institucional y pueden ser: Indicadores de Resultados por Áreas y Desarrollo de Información.- Sirven para mostrar la capacidad del CONELEC, en la medición y evaluación de procedimientos de organización y sistemas de información, para la consecución de metas, con calidad y oportunidad, ejemplo: Índice de ejecución presupuestaria de compra de equipos:

= porcentaje de ejecución presupuestaria para la compra de equipos Indicadores Estructurales.- Son aquellos que tiene que ver con la estructura jerárquica en cuanto a su grado de responsabilidad y conducción del CONELEC centrándose en los siguientes aspectos: Participación del nivel directivo (Presidente y Directorio) frente a los grupos

operativos y de servicios. Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misión

institucional del CONELEC.

10020XX año del equipos de compra la para adospresupuest Valores

20XX) año del equipos de compra la (para ejecutados Valores

122

Unidades administrativas, y demás que permiten el desenvolvimiento eficiente hacia los objetivos del CONELEC; ejemplo:

Índice de representación niveles directivos

CONELEC del osfuncionari de Total #

Área de Directores EjecutivoDirector Directorio

= Número de directivos que representan a los funcionarios del CONELEC Indicadores de Recursos.- Orientados hacia la planificación de las metas y objetivos, tomando en cuenta los recursos necesarios para ello. Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos Formulación del presupuesto, metas y el resultado de las mismos Recaudación y administración de cartera (aportes de empresas distribuidoras,

generadoras de energía eléctrica) Administración de los recursos logísticos

Ejemplos:

Índice de Objetivos logrados

100 propuestos Objetivos %

alcanzados Objetivos %x

= Nivel de cumplimiento de los objetivos. Índice de recaudación de cartera

recaudar por onescontribuci deValor

mensuales onescontribuci den Recaudació

= Nivel de recaudación de los aportes de las empresas distribuidoras. Indicadores de Procesos.- Son aquellos relacionados con la función operativa del CONELEC, relativo al cumplimiento de su misión y objetivos sociales, ejemplo: Indicador del tiempo de proceso de la Ejecución Presupuestaria

Días utilizados desde la elaboración de la proforma hasta la liquidación Días establecidos en la norma vigente

= Proceso de liquidación presupuestaria ajustado a la norma vigente.

Indicadores de Personal.- Corresponde este indicador a la administración de recursos humanos midiendo su eficiencia y eficacia respecto de: Comparación de la clase, cantidad y calidad de los servicios Rotación y administración del personal, de acuerdo a novedades y situaciones del

área Aplicación de las políticas y elementos de inducción del CONELEC Ejemplo:

123

Indicador comparativo de la calidad de servicio brindado por el CONELEC

nacional demanda satisfacer para sconcesione de #

200X año elen otorgado sconcesione de #

= Nivel de servicio del CONELEC, frente a la demanda de la población para obtener energía eléctrica

3. Indicadores Globales, Funcionales y Específicos Indicadores Globales.- Miden los resultados y la calidad del servicio que proporciona el CONELEC, a los distintos usuarios, evaluando aspectos cuantitativos monetarios y no monetarios. También evalúan elementos de planificación estratégica como son la misión, visión, objetivos y metas de la gestión y productividad del CONELEC; ejemplo: Indicador de la ejecución presupuestaria de gastos

100 Conelec del oPresupuest

ejecutados valoresTotalx

= Uso eficiente de los recursos Indicadores Funcionales o Particulares.- Estos miden las funciones y actividades de acuerdo a sus características, teniendo en cuenta que el CONELEC esta encargado de la regulación y control del sector eléctrico; así, los indicadores globales, deben aplicarse en forma específica; ejemplo: Índice de Ejecución presupuestaria de la Unidad de RRHH del CONELEC

100RRHH de ariapresupuest Asignación

RRHH de Dpto. elpor ejecutados valoresde Totalx

= Uso eficiente de los recursos asignados a RRHH Indicadores Específicos.- Se refieren a los términos señalados en los indicadores globales pero a diferencia, estos describen una función determinada, o bien un área o proceso en particular, ejemplo: Índice de capacitación de personal

100 adaspresupuest onescapacitaci de total

realizadaón capacitaci Totalx

= % de cumplimiento de las capacitaciones programadas.

9.2.2.2. Indicadores de gestión Son los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones, dinámicas) de las

124

características de la unidad de análisis establecida, es decir, de los objetivos institucionales y programáticos. Características de los indicadores de gestión Medibles.- Permiten ser cuantificables y verificables en cuanto a calidad, tiempo, productividad y servicio, etc. Específico.- Deben corresponder a las metas, planes, objetivos establecidos institucionalmente Realizables.- Son realizados de acuerdo a la objetividad con que han sido planificados. Calificados.- Dan lugar a una estimación de que sus características y su condición están orientadas hacia la calidad. Financiados.- Señala la fuente o fuentes de financiamiento con referencia a costos y tiempo. Calidad.- Están encaminados hacia la eficiencia, eficacia, economía, efectividad es decir la calidad propiamente dicha. Indicadores para medir la gestión Mediante los conceptos vistos anteriormente sobre eficiencia, eficacia, economía, efectividad, ecología y equidad, se puede decir, que estos son los puntos en los que se basa la medición de la gestión del CONELEC. Índices de Economía.- Orientado para determinar el movimiento de los recursos financieros, con el fin de llegar a los propósitos institucionales; ejemplo: Índice de costo promedio de capacitación

capacitado personal de total#

ón capacitaci de Gasto

= Costo promedio de capacitación por persona

Índice de oportunidad en la adquisición de materiales

solicitud de fecha de Días #

entrega de fecha de Días #

= Oportunidad en la adquisición de materiales Índices de Eficiencia.- Mide principalmente los resultados de gestión, en función de los recursos o insumos utilizados en una actividad; ejemplo: Índice de eficiencia de los convenios con las empresas eléctricas Total de convenios legalmente ejecutados Total de convenios suscritos = Eficiencia de convenios suscritos con las Empresas

Índices de Eficacia.- Determina el nivel de eficiencia en la ejecución de proyectos, planes y programa institucionales; basan su medición entre lo programado y lo ejecutado, es decir los objetivos propuestos contra los resultados reales, ejemplo:

125

Índice de eficacia de la capacitación

# de personas capacitadas en un tema específico # de tareas cumplidas por ese personal en ese tema

= % de cumplimiento de objetivos Metodología para construcción de indicadores de gestión 1. Definición del área, rubro, función que se va a evaluar

Se debe definir que es lo que se va a medir, la gestión global de toda la institución, parte de ella o alguna área en particular y en que nivel se encuentra (estratégico, operativo, proyectos). En donde el responsable de cada área se encargará de la definición del indicador que se trate. 2. Objetivo que se persigue con el Indicador

Es importante aclarar que se persigue con el indicador y qué necesidades van a ser cubiertas con la elaboración del mismo, por lo que se pueden plantear, entre otras las siguientes interrogantes antes de su elaboración: ¿Para qué se necesita el mismo? ¿Qué persona o personas lo elaborarán y utilizarán? ¿Qué va a medir o evaluar? ¿Se cuenta con datos para su elaboración? 3. Determinación de la fuente de datos

Después del paso anterior es importante determinar los datos que servirán de información para sustentar el indicador, los mismos que deben cumplir los requisitos de objetividad y calidad tales como: pertenencia, veracidad, oportunidad y estar debidamente respaldados. 4. Determinación de la periodicidad del indicador

Para determinar la validez del indicador, esté debe tener un período de cálculo de acuerdo al Plan Operativo Anual, por tanto el CONELEC, debe realizar cada año la evaluación de los indicadores de la institución, ejemplo:

5. Informe de Gestión

El informe de gestión será dirigido al personal encargado para la toma de decisiones así como a la Unidad de Auditoría para cuando se realicen auditorías de gestión.

10020XX año del equipos de compra la para adospresupuest Valores

20XX) año del equipos de compra la (para ejecutados Valores

126

6. Revisión de los indicadores

Los indicadores deben ser evaluados y adaptados a la cambiante normatividad, así como a la realidad de la institución. 7. Usuarios de la información fuente

Se debe establecer con anticipación, quienes son las personas que manejaran la información de estos elementos.

9.2.2.3. Análisis FODA

FODA (en inglés SWOT), es una herramienta de análisis, útil para examinar: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y, puede ser usado por todos los niveles, y en diferentes unidades de análisis tales como procuraduría, planificación, tarifas, etc.

El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para determinar la consecución de los objetivos y metas, ya sea del área, proceso o actividad. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas, al compararlo de manera objetiva y realista con las oportunidades y amenazas claves. Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control y, la parte externa que mira las oportunidades que se pueden aprovechar y las amenazas que se debe enfrentar. Donde se debe desarrollar capacidad y habilidad para utilizar las oportunidades y para minimizar o anular las amenazas,

Fortalezas y debilidades.- Aquí, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Análisis de recursos.- humanos, materiales y financieros y sistemas de información. Análisis de actividades.- Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad Análisis de riesgos.- Con relación a los recursos y a las actividades. Las fortalezas pueden ser: Organizacionales comunes.- Cuando la fortaleza es común en un gran número de unidades o áreas y Fortalezas distintivas.- Si la fortaleza no es común en todas las áreas, unidades o elementos.

Oportunidades y amenazas.- Las oportunidades se encuentran en aquellas actividades o procesos que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.

Considere:

Análisis del entorno.- Estructura del CONELEC. (Normativa). Grupos de interés.- Gobierno, asociación empleados, comunidad. El entorno visto en forma más amplia.- Político, legislativo, etc. Utilidad.- La Unidad de Auditoría Interna, brinda mediante el FODA un diagnóstico de cómo se encuentra la unidad, área que está siendo examinada con respecto a la consecución de sus metas u objetivos.

127

9.3. ESTRUCTURA DE EXÁMENES ESPECIALES

ACTIVIDADES PREVIAS

Verificación del examen en el Plan de Trabajo Emisión de Orden de Trabajo

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Conocimiento de las unidades relacionadas con el examen

Conocimiento del control interno

Conocimiento del proceso

Procedimientos analíticos preliminares

Memorando de Planificación Especifica

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Riesgo específico identificado

Riesgo específico no identificado

Confiar

en los

Contr

ole

s

SI

Identificar actividades de control relevantes para obtener nivel de seguridad de control y planear un enfoque de cumplimiento y pruebas sustantivas

Confiar

en los

Contr

ole

s

SI

Planear pruebas de control que confirmen confianza y planear un nivel básico de pruebas sustantivas

NO Enfoque sustantivo NO Planear un nivel intermedio de pruebas

Evaluación del riesgo y error potencial Elaboración de Memorando de Planificación Específica

Elaborar Programas de auditoría

EJECUCIÓN

Realizar pruebas de control y evaluación de resultados Realizar pruebas sustantivas y evaluar resultados Revisar información de documentación sustentatoria

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Comunicación parcial de resultados Revisión de eventos subsecuentes Elaboración del informe y lectura del borrador Análisis de los criterios de la Entidad Elaborar el cronograma de implantación de recomendaciones Emisión del informe de auditoría

128

9.3.1...Planificación Preliminar del Examen Especial Es fundamental realizar un memorando para la aprobación de la planificación preliminar de un examen especial que se vaya a ejecutar, y podrá tener el siguiente esquema:

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR DE EXAMEN ESPECIAL

Entidad: Consejo Nacional de Electricidad (CONELEC) Examen especial: Señale el rubro, cuenta específica o proceso que es objeto del examen Antecedentes Se hace referencia al último examen o datos que se consideren importantes para la ejecución del mismo. Motivos de la auditoría Determine si es una actividad planificada o un imprevisto; donde se citara el documento que sustenta el trabajo a realizarse Objetivos del examen Los que constan en la orden de trabajo Alcance del examen El mismo que consta en la orden de trabajo, describiendo las áreas y operaciones examinadas. Base legal El artículo 12 de la Ley de Régimen del Sector Eléctrico con sus reformas, además hacer referencia a la fecha de creación del CONELEC Principales disposiciones legales Leyes, normas, manuales e instructivos relacionados con el examen a efectuarse. Estructura orgánica La estructura actualizada del CONELEC, donde se hará constar los distintos niveles del mismo. Misión y objetivos institucionales Debe incluirse la misión, visión y objetivos del CONELEC, señalando la fuente de donde se obtuvo estos datos Principales actividades, operaciones e instalaciones Se referirá a las actividades principales que lleva a cargo el CONELEC, tomando en cuenta las operaciones e instalaciones relacionadas. Principales políticas y estrategias institucionales. Deberá detallarse las políticas y estrategias del CONELEC, las mismas que constan en el plan estratégico. Financiamiento Se detallará la forma como el CONELEC, financia sus actividades, haciendo constar las normas que rigen el mismo. Funcionarios principales

129

Detalle de funcionarios y ex-funcionarios, sus cargos y períodos de actuación de a cuerdo al examen que se realice. Se hará referencia al oficio con el que se notifico el inicio de la auditoría. Principales políticas contables En caso de ser un examen especial para un rubro o cuenta específica, se debe identificar y detallar las principales políticas y prácticas contables, las mismas que deben guardar relación con la normativa vigente. Grado de confiabilidad de la información financiera, administrativa y operacional Debe identificarse el grado de confiabilidad de la información producida, y su relación directa con el examen de está manera:

Revise la estructura de las unidades que tienen que ver con el examen.

Identifique las funciones que realizan las personas que intervienen con el examen.

Determine el grado de centralización o descentralización de las actividades.

De su apreciación del personal frente a la carga de trabajo y de su valuación.

Indique los principales comentarios de los últimos años. Sistema de información automatizado En caso de existir sistemas informáticos, se debe obtener una compresión de su estructura, complejidad y sus aplicaciones, relacionadas directamente con el examen. Puntos de interés para el examen Después del análisis previo se deberá poner los hechos que se consideren como partes críticas del examen. Transacciones importantes identificadas En caso de ser un examen especial a una cuenta o rubro específico será necesario identificar las transacciones que por su importancia relativa deban aplicarse procedimientos sustantivos Estado actual de observaciones en exámenes anteriores

Carta de dictamen Dictamen.- Es el pronunciamiento emitido por la Contraloría General del Estado sobre la razonabilidad de los estados financieros de una institución del sector público, según los lineamientos de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental y demás disposiciones legales; el mismo que contendrá recomendaciones según lo dispuesto en el articulo 92 de la LOCGE

Art. 92.- Recomendaciones de auditoría.- Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su

inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado. En este punto es necesario determinar las salvedades que constan en el dictamen de auditoría anterior y valorar la importancia que tiene en el período auditado para ver si es necesario que se lo vuelva a considerar Seguimiento en la aplicación de recomendaciones “Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría general del Estado y la Unidad de Auditoría Interna, en el período auditado”

Identificación de los componentes importantes a examinarse en la planificación específica Se identifica y describe los componentes mas importantes, señalando las razones del porque del mismo. Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas

En caso de ser un examen financiero se realizara su determinación, señalando las cuentas significativas

130

9.3.1.1. Consideraciones para la Planificación Preliminar

1. Emisión de la Orden de Trabajo 2. Conocimiento de la actividad a examinar 3. Conocimiento de los principales objetivos , operaciones y metas a cumplir 4. Identificación de las principales políticas y prácticas relacionadas con el

examen 5. Análisis de la información recopilada 6. Determinación de la materialidad e identificación de cuentas significativas 7. Determinación de el grado de confiabilidad de la información 8. Comprensión de los sistemas de información computarizados 9. Determinación de las unidades operativas 10. Riesgo inherente y ambiente de control 11. Planificación de unidades operativas y componentes 12. Determinación de componentes del tipo de control 13. Enfoque preliminar de la auditoría

9.3.2. . Planificación específica

Culminada la fase de la planificación preliminar se labora la planificación específica, que con memorando se presenta `para su aprobación y puede tener el siguiente esquema:

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Referencia de la planificación preliminar Se dejará una constancia del documento con el que se emitió la planificación preliminar

Objetivos específicos por área o componente Se determinarán los objetivos por área o por cada componente o afirmación a examinarse.

Resumen de la evaluación del control interno Se detallará el seguimiento de las recomendaciones del último examen y a continuación determinará las principales desviaciones detectadas.

Así pues determine las deficiencias del control interno, con sus respectivos hallazgos y recomendaciones, los mismos que le ayudarán a determinar los riesgos de auditoría para los respectivos componentes.

Evaluación y calificación de riesgos de auditoría La evaluación del riesgo se llevará a cabo según lo establecido en el presente manual.

Plan de Muestreo Determine el universo de operaciones u transacciones que se examinarán durante la ejecución, tomando en cuenta la evaluación del riesgo, lo que permitirá obtener una muestra representativa, que será conocido y aprobado por el jefe de equipo.

Programas de auditoría a aplicarse en el examen Se realizará un programa para la ejecución de acuerdo a los componentes que se deberán presentar como anexo en páginas separadas.

131

Distribución del trabajo y tiempos estimados Se determinará el tiempo que tomará llevar a cabo el análisis de cada uno de los componentes; así como el número de días para todo el trabajo por parte del responsable.

Recursos utilizados: Materiales Financieros Detalle de los recursos a utilizarse para el desarrollo de la auditoría, sean estos materiales, tecnológicos, financieros etc.

Productos a obtener y comunicación de resultados Se señala que se realizará el informe, síntesis y memorando de antecedentes de considerarse necesario, tomando en cuenta que las irregularidades detectadas se darán a conocer en el transcurso del examen, a través de comunicaciones escritas y reuniones de trabajo que se documentarán en los papeles de trabajo.

Firmas Identificación de los auditores que intervinieron, elaboraron y aprobaron el plan.

Definición La planificación específica establece la estrategia a seguir, misma que es fundamentada en la información obtenida en la planificación preliminar y de acuerdo a la evaluación del sistema de control interno, y que permite identificar que se cumpla: Legalidad: cumpla con las normas establecidas Veracidad: que los documentos sean reales Pertenencia: que pertenezcan a la institución.

Elementos A través de estos se pretende establecer una evaluación del control interno del área, rubro, actividad o proceso bajo examen. Para esta fase se incluye los siguientes elementos: Evaluación del control interno Calificación del riesgo de auditoría Enfoque de la auditoría y extensión de los procedimientos a utilizar

9.3.2.1.. Consideraciones en la planificación específica a) Evaluación del Control Interno.

Se evaluará el sistema e control interno de acuerdo a lo referido en el punto anterior detallado tomando en cuenta el tipo de control y su respectiva orientación. Métodos de evaluación de control interno:

1. Método descriptivo o Narrativo.- Es una descripción detallada de los

procedimientos mas relevantes e importantes del proceso, actividad, cuenta o sistema a evaluar, mencionando los registros, archivos, departamentos, personas y funciones que intervienen en el sistema.

132

Ejemplo: Narrativa del proceso de compras de bienes y servicios del CONELEC No.

Actividad

1 La Unidad solicita compra de bienes y servicios

2 El Jefe Administrativo recibe la solicitud y si consta en el Plan Anual de adquisiciones autoriza trámite

3 Envía la solicitud al analista administrativo

4 El analista administrativo verifica que la documentación este completa

5 Si no cuenta con los documentos necesarios es devuelta a la unidad solicitante para que realice la solicitud nuevamente

6 Si esta completa la documentación se efectúa el proceso de adquisición de acuerdo a lo establecido en La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

7 Se realiza la adjudicación de acuerdo así monto y procedimiento establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica

8 Se continua con el proceso del desembolso

2. Cuestionarios.- Es un listado de preguntas a ser contestadas por los funcionarios relacionados con el tipo de control que se este efectuando, para determinar los controles existentes, el cual puede ser complementado con observaciones ya sea en el mismo cuestionario o en hojas adicionales.

Ejemplo: Cuestionario de control interno para contribuciones

No. PREGUNTAS RESPUESTA REF. P/T.

OBSERVACIONES

SI NO N/A.

1 Se cumple lo dispuesto en la normativa, respecto a las contribuciones de las empresas distribuidoras?

2 Se registran las cuentas el momento en que están devengadas?

3 Se ha implantado un sistema satisfactorio para asegurar los saldos impagos?

4 Se establecen interés por mora?

5 Existen impagos superiores al año?

6 Existe un sistema de cobro?

7 Existe retrasos en los pagos?

8 Se llega un registro de los `pagos retrasados?

ELABORADO POR:

b) Calificación del riesgo de auditoría.

Riesgo de auditoría.- Es el riesgo que el auditor no detecte errores en la ejecución del examen. El riesgo de auditoría tiene tres componentes que pueden ser:

Riesgo inherente.- Es la eventualidad de que existan errores o irregularidades en la gestión administrativa y financiera, antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y aplicado por el CONELEC.

133

Riesgo de control.- Es la eventualidad de que los procedimientos de control interno, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna, y su incidencia de manera directa en los componentes.

Riesgo de detección.- Es cuando los procedimientos no son suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades significativos, o de carácter importante. Debe tenerse en cuenta que la evaluación del nivel de riesgo es un proceso subjetivo ya que depende del criterio, experiencia, capacidad y buen juicio del auditor.

A fin de disminuir lo subjetivo de la evaluación del riesgo , se debe tener en cuenta los siguientes parámetros: Significatividad del componente Importancia relativa de los factores del riesgo La probabilidad de que ocurran esos riesgos

Nivel bajo.- Los factores de riesgos son de poca importancia, por lo tanto la posibilidad de que existan errores o irregularidades es baja. Nivel moderado.- Existen componentes de riesgo significativos lo que incrementa probabilidad de que los errores o irregularidades se presenten. Nivel alto.- Existen varios componentes de riesgo de significativa importancia lo que aumenta considerablemente la probabilidad de que surjan irregularidades. Para determinar la significatividad de diversos niveles de riesgo, puede utilizarse la siguiente tabla de referencia:

Nivel de riesgo Significatividad Factores de riesgo Probabilidad de

ocurrencia

Mínimo No significativo

No existen

Remota

Bajo

Significativo

Algunos pero poco importantes

Improbable

Medio

Muy significativo Existen algunos

Posible

Alto

Muy significativo Varios y son importantes Probable

Fuente: Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, Tabla de valoración y significatividad, Registro Oficial 407, Acuerdo 016 CG, Quito, 7 septiembre 2001, p.139.

En la pagina 125 se presenta un ejemplo de la MATRIZ DE RIESGOS

134

c) Enfoque de la Auditoría y extensión de los procedimientos de auditoría

Los resultados obtenidos a través del control interno y los riesgos de auditoría, permitirán al jefe de equipo determinar los procedimientos de auditoría para cada componente o afirmación, para asegurar que cada uno de estos ha sido tomado en cuenta. El auditor deberá tener la suficiente confianza en los procedimientos, y en ningún caso las pruebas de cumplimiento podrán remplazar a los procedimientos sustantivos. En el caso de que se desconfié de los controles establecidos, se podrá recurrir al uso de procedimientos sustantivos, con el fin de obtener la evidencia necesaria. Al seleccionar los procedimientos se deberá tener en consideración los siguientes elementos:

Afirmaciones relacionadas con el componente

Significatividad

Riesgo de control e inherente del componente

Confiabilidad de la evidencia obtenida

Eficiencia de los procedimientos de auditoría

135

CONSEJO NACIONAL DE ELECTRICIDAD, CONELEC MATRIZ DE RIESGOS

Componentes Riesgo Fundamentación del Riesgo Control clave Pruebas de auditoría

Inherente Control Detección

1) CONTRATOS POR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Moderado Moderado Moderado Existe Reglamento para adquisición de bienes y servicios, determinación de montos y autorizadores de gastos y pagos. Registro Único de Proveedores calificados

Plan Estratégico y POAS 2007, 2008

Seleccionar muestra y verificar que el proceso contractual se cumplió con lo dispuesto en el Reglamento Interno para Adquisición de Bienes y Servicios

En el año 2008, no existen auxiliares contables para anticipos.

Autorizaciones. Listado de Proveedores 2007/2008

Verificar que las adjudicaciones corresponden a los proponentes que ofrecen las mejores condiciones técnicas y económicas y que consten en el Registro Único de Proveedores.

Se han implementado hojas Excel para control de pagos de los contratos que son por períodos contables diferentes

Actas de Comité de Adquisiciones

Verificar que los contratos se formalizaron con los adjudicatarios, que se incluyen todas las cláusulas que faciliten la provisión y entrega adecuada de los bienes y servicios.

Las garantías se guardan en Tesorería y se controlan los vencimientos

Cuentas por Pagar Proveedores año 2007

Analizar los pagos efectuados por anticipos, planillas y cancelación de contratos; verificar la suficiencia de las garantías presentadas y la competencia de la documentación sustentatoria.

Opera el Sistema de Pagos Interbancario por el cual el Ministerio de Finanzas a través del Banco Central, trasfiere los recursos a las cuentas de los beneficiarios.

Comprobantes Únicos de Registro, CUR

Circula rizar a varios contratistas y obtenga los valores cancelados al 30 de junio de 2008 y verificar con los registros presupuestarios y contables.

Contratos Verificar que los bienes y servicios se entregaron a los usuarios mediante actas de entrega; en el caso de bienes que se encuentren registrados y codificados.

Actas de Recepción

2) CONTRATOS POR SERVICIOS OCASIONALES Y PROFESIONALES

Moderado Moderado Moderado Contratos elaboran las Direcciones de Recursos Humanos y de Asesoría Jurídica

Planificación estratégica y POAs

Seleccionar muestra y verificar que el proceso contractual se cumplió con lo dispuesto en la LOSCCA, Ley de Escalafón para Docentes

No cuentan con dictámenes de la Unidad de Recursos Humanos, UARH

Contratos Verificar que exista justificación de la UARH, que la actividad, producto o tarea no puede ser ejecutada por personal de la entidad.

Varios regímenes para la contratación de recursos humanos: LOSCCA, Código Civil.

Informes de la UARH

Verificar que los contratos incluyan las actividades a cumplir, el plazo, supervisión, e informes respectivos.

Unidades administrativas, seleccionan, califican y determinan al beneficiario de un contrato

Certificaciones de la Dirección Financiera

Determinar que las contrataciones no produzcan aumento de la masa salarial, y que los honorarios no excedan la escala de Remuneraciones Mensuales Unificadas, emitida por la SENRES.

No existen informes de actividades Registros eSIPREN Que la contratación se relacione al plan operativo anual

Se registra contratos en el sistema informático eSIPREN, que administra el Ministerio de Finanzas.

136

9.4. FLUJOGRAMAS

9.4.1. Símbolos utilizados en los flujogramas

Inicio o Fin

Proceso u

operación

Operación

manual

Documento

Archivo

Decisión

Documento

Prenumerado

Identifica el inicio y el fin de un proceso

Representa el almacenamiento de informacion en un

archivo

Representa una operación o proceso manual

Representa un documento prenumerado con varias copias

Representa la creación de un documento

Determina una operación o un proceso

Representa una toma de decisión ya sea afirmativa o

negativa

Representa un proceso que tiene control

Representa la conexión con otra pagina o proceso

Representan el movimiento de información

Definición. Es una descripción en el cual se muestra gráficamente como se relacionan los distintos procedimientos a través de diversos departamentos y actividades. La utilización de éstos tiene las siguientes ventajas: Identifica la ausencia de controles, Permite una visión grafica de las operaciones, Identifica desviaciones de procedimientos, e Identifica procedimientos que sobran o que faltan

137

9.5. ESTRUCTURA DE ARCHIVOS DE PRODUCTOS DE LA AUDITORÍA

9.5.1. Archivo de Productos de Examen Especial

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PARA EXÁMENES ESPECIALES

Tipo de Control : Examen Especial

Alcance (Período que analiza el examen especial)

CONTENIDO INDICE

1. Planificación Preliminar

1.1. Orden de Trabajo

1.2. Programa de Planificación Preliminar

1.3. Normatividad

1.4. Comunicaciones Enviadas

1.5. Comunicaciones Recibidas

1.6. Otras Comunicaciones

1.7. Papeles de Trabajo de la fase preliminar

1.8. Memorando de Planificación Preliminar

2. Planifícacion Específica

2.1. Programa de Planificación Específica

2.2. Evaluación del Sistema de Control Interno

2.3. Evaluación del Riesgo de Auditoría.

2.4. Papeles de Trabajo de la fase específica

2.5. Hoja de Supervision

2.6. Memorando de Planificación Específica

2.7. Programas para la Ejecución

3. Ejecucion

3.1. Papeles de Trabajo y documentación

3.2. Resumen de hallazgos

4. Comunicación de Resultados

4.1. Borrador del Informe

4.2. Convocatorias a Lectura del Informe

4.3. Actas de Conferencia Final

4.4. Justificaciones y aclaraciones

4.5. Informe Definitivo

4.6. Síntesis de Resultados

4.7. Memorando de antecedentes

PP

PP-OT

PP-PR

PP-NO

PP-CE

PP-CR

PP-OC

PP-PT

PP-MP

PE

PE-PR

PE-CI

PE-ER

PE-PT

PE-HS

PE-MP

PE-PE

EJ

EJ-PT

EJ-RH

CR

CR-BI

CR-CO

CR-CF

CR-JA

CR-ID

CR-SR

CR-MA

138

9.5.2 Archivo de Productos de Auditoría

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PARA AUDITORÍAS DE GESTIÓN

Tipo de Control : Auditoría de Gestión

Alcance (Período que analiza, la auditoría)

CONTENIDO INDICE

1. Planificación

1.1. Orden de Trabajo

1.2. Programa de Planificación

1.3. Normatividad

1.4. Comunicaciones Enviadas

1.5. Comunicaciones Recibidas

1.6. Otras Comunicaciones

1.7. Evaluación del Sistema de Control Interno

1.8. Evaluación del Riesgo de Auditoría.

1.9. Papeles de Trabajo de la Planificación

1.10. Hoja de Supervisión

1.11. Memorando de Planificación

1.12. Programas para la Ejecución

2. Ejecución

2.1. Papeles de Trabajo y documentación

3.2. Resumen de hallazgos

4. Comunicación de Resultados

4.1. Borrador del Informe

4.2. Convocatorias a Lectura del Informe

4.3. Actas de Conferencia Final

4.4. Justificaciones y aclaraciones

4.5. Informe Definitivo

4.6. Sintesis de Resultados

4.7. Memorando de antecedentes

PL

PL-OT

PL-PR

PL-NO

PL-CE

PL-CR

PL-OC

PL-CI

PL-EA

PL-HS

PL-HS

PL-MP

PL-PE

EJ

EJ-PT

EJ-RH

CR

CR-BI

CR-CO

CR-CF

CR-JA

CR-ID

CR-SR

CR-MA

139

9.6. CUADRO COMPARATIVO DE LA PLANIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO

DE CONTROL

E.E A.G

Emisión de orden de trabajo si si

Designación del equipo de trabajo si si

Conocimiento del área, actividad, rubro a

examinarsi si

Conocimiento de los principales

objetivos, operaciones y metas a cumplir

si si

Identificar las principales políticas y

prácticas relacionadas con el tipo de

control si si

Análisis de la información recopilada si si

Determinar materialidad e identificar

cuentas significativas si no

Determinar el grado de confiabilidad de la

información si si

Compresión de los sistemas de

información computarizada si si

Determinación de unidades operativas si si

Elaboración del FODA no si

Determinación de indices de gestión no si

Evaluación de control interno si si

Determinación y calificación del riesgo

de auditoría si si

Determinción del enfoque de auditoría si si

Elaboración del Memorando de

Planificación si si

Elaboración de los programas de trabajo

para la ejecución si si

Detalle Observaciones Tipos de Control