manual: ¿cómo conformar una asociación civil? de las organizaciones de la sociedad civil con el...

Gobernador de la Provincia del ChubutDr. Martín Buzzi

Ministro de Gobierno Sr. Javier Touriñan

Subsecretaria de RelacionesInstitucionales

Dra. Rosa Elena González

Dir. Gral. de Relaciones Institucionales y GestiónSra. Gabriela Cabanillas

Equipo técnico

Lic. Milagros IbarbiaSocióloga

Lic. Ricardina KubiszComunicadora Social

Rodolfo CostillaAsesor Legal

Cra. María Rocío CrespoAsesora Contable

Diseño Gráfico Walter Griffiths

IlustracionesGustavo Aimar

Tercera edición electrónica: Año 2012

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Programa de Fortalecimiento Institucional de las OSC

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Manual: ¿Cómo conformar una Asociación Civil?

Introducción.......................................................................................................................................Pág. 4

Aspectos teóricos

Conformando una asociacion civil..................................................................................................Pág. 5

Beneficios de obtener la personería jurídica..............................................................................Pág. 7

Constituyendo una asociación civil................................................................................................Pág. 81.- El objeto social...................................................................................................................................Pág. 82.- Colocar un nombre a la organización.........................................................................................Pág. 93.- Decidir cuál será el domicilio legal y donde estará ubicada la sede social....................Pág. 104.- Generar un patrimonio inicial.......................................................................................................Pág. 115.- Crear las categorías de socios......................................................................................................Pág. 126.- Características de los órganos sociales....................................................................................Pág. 137.- Limitaciones en la conformación órganos sociales...............................................................Pág. 138. - Órganos de la Sociedad.................................................................................................................Pág. 149.- Elegir la entidad a la que transferirán los bienes en caso de disolución........................Pág. 16

Aspectos prácticos

Elaboración del estatuto.....................................................................................................................Pág. 17

Tramites necesarios para obtener la personeria juridica.......................................................Pág. 18

Bibliografia...............................................................................................................................................Pág. 22

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INTRODUCCIÓNEn la actualidad, es cada vez más creciente el número de Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) que participan de manera activa en diferentes ámbitos sociales (barrios, escuelas, entre otros). A su vez, hemos detectado que en su mayoría desarrollan actividades fuera del marco legal que las dotaría de existencia formal.Esa situación no impide de manera alguna que cumplan sus objetivos, pero debemos tener en cuenta que si la asociación no se enmarca dentro de ciertos parámetros formales probablemente no podrá optimizar sus recursos, lograr la totalidad de sus fines y extender su actuación fuera de un ámbito primario de acción.El presente cuadernillo fue elaborado por primera vez, en el año 2008, por el grupo de trabajo de la Subsecretaría de Relaciones Institucionales de la Provincia del Chubut en el marco del Programa de Fortalecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil con el fin de que sea una herramienta bá-sica de trabajo para aquellas Asociaciones que pretendan constituirse de una manera formal confor-me a la legislación vigente. Es decir, dar nacimiento legal a una organización superando la voluntad de sus miembros (personería jurídica).El presente trabajo les será de ayuda para transitar los pasos administrativos para conseguirla.



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ASPECTOS TEORICOS

CONFORMANDO UNA ASOCIACION CIVIL

En primer lugar y para ubicarnos en un contexto adecuado de análisis, debemos tener en cuenta que el derecho a reunirnos con otras personas para lograr fines comunes se encuentra contemplado en nuestra Constitución Nacional, la misma establece que: “Todos los habitantes de la Nación gozan de los siguientes derechos conforme a las leyes que reglamenten su ejercicio, a saber: (…) de traba-jar y ejercer toda industria lícita; de navegar y comerciar; de peticionar a las autoridades; de entrar, permanecer, transitar y salir del territorio argentino; de publicar sus ideas por la prensa sin censura previa; de usar y disponer de su propiedad; de asociarse con fines útiles; de profesar libremente su culto; de enseñar y aprender” (artículo 14). Asímismo, a partir de la reforma constitucional de 1994 se han reconocido los llamados “intereses difusos”, bajo la calificación de “derechos de incidencia colectiva en general”, legitimando al afecta-do, el defensor del pueblo y las asociaciones que propendan a esos fines, registradas conforme a la ley, para obrar ante los tribunales de justicia (artículo 43).Por otra parte, la Constitución de nuestra provincia contempla que: “Todos los habitantes de la Provincia gozan de los derechos y garantías reconocidos por la Constitución Nacional y la presente, con arreglo a las leyes que reglamentan su ejercicio. En especial, gozan de los siguientes derechos: (…) A asociarse y reunirse sin permiso previo, con fines útiles y pacíficos (....) (artículo 18 inciso 7). “Queda asegurada en la Provincia la constitución de asociaciones que no contrarían el bien co-mún, el orden público o la moral. Sus estructuras internas deben ser democráticas y pluralis-


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tas. Sólo pueden ser intervenidas conforme a la ley y tienen los recursos correspondientes ante la justicia. Ninguna asociación es disuelta en forma compulsiva sino en virtud de sentencia judicial” (artículo 37). “Se fomenta la formación de cooperativas y mutualidades sobre la base de la cooperación libre sin fines de lucro; las que así se constituyan y funcionen están exentas de impuestos. El Estado fis-caliza el cumplimiento de sus fines” (artículo 87).

El Código Civil argentino habilita, entre otros, la formación de los siguientes tipos jurídicos de organizaciones:

a) Asociación de Hecho. b) Simples Asociaciones.c) Asociación Civil.d) Fundación.

A continuación desarrollaremos las principales características de cada uno de ellos.

a) Asociaciones de hecho:

Son aquellas que carecen de elementos formalizantes. No tienen reconocimiento del Estado ni están sujetas a regulaciones. Su nacimiento responde a un estricto acto privado de un grupo de personas, que unidas bajo un proyecto común, deciden crear un ente para llevarlo adelante y cumplir sus obje-tivos. No cuentan con ningún elemento formal para su funcionamiento.

b) Simples Asociaciones:

Son aquellas asociaciones que no tienen existencia legal como personas jurídicas. Son sujetos de derecho siempre que la constitución y designación de autoridades se acrediten por escritura pública o instrumento privado de autenticidad certificada por escribano público. De lo contrario los asocia-dos y administradores de la asociación responden de manera solidaria por los actos de ésta.

c) Asociaciones civiles:

Están definidas por el Código Civil. Para funcionar como tales deben solicitar la personería jurídica al Estado.Presentan los siguientes rasgos distintivos: - Tienen por objeto principal el bien común. - Deben poseer patrimonio propio.- Su Estatuto debe permitirles adquirir bienes.- No deben subsistir exclusivamente de asignaciones del Estado. - No persiguen fines de lucro. - Son de asociación voluntaria. Este carácter implica que se trata de organizaciones integradas por socios, que unidos bajo una finalidad común actúan a favor desde y para la organización.



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Denominaciones de uso corriente: Organizaciones de colectividades, sociedades de fomento, biblio-tecas populares, academias nacionales y centros de investigación, Organizaciones no gubernamen-tales (ONGs), Organizaciones de base.

d) Fundaciones:

Se encuentran previstas en el Código Civil.Además tienen su propia regulación a partir de la ley 19.836. La misma nos define sus rasgos distin-tivos: - Se forman a partir del aporte humano de una o más personas, destinado a hacer posible sus fines (de bien común). - No tienen socios, pues sus fundadores suelen reservarse el derecho de administrar y dirigir los destinos de la institución.

Beneficios de obtener la personería jurídica:

La personería es una herramienta imprescindible para la gestión y necesaria para el mejoramiento de los proyectos sociales.

Sus principales ventajas son:-Sin personería jurídica no existe un reconocimiento formal del Estado. -Sin personería jurídica no es posible obtener una Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT).- Sin CUIT (y sin personería), no es posible obtener las correspondientes exenciones tributarias.- Sin personería jurídica no se puede obtener una cuenta bancaria a nombre de la Institución.Entonces, habrá que olvidarse de obtener donaciones o beneficios mediante tarjeta de crédito o débito.- Sin personería, no será posible que una organización cree su propia página web bajo la extensión ‘punto.org’ (que es lo adecuado para este tipo de organizaciones en contraposición del ‘punto.com’, más vinculado al sector empresario lucrativo).- Sin personería es difícil recibir un subsidio o cualquier tipo de ayuda económica del Estado, o articular distintos programas o acciones con áreas gubernamentales. En la actualidad, son pocos los Organismos que otorgan ayudas económicas a organizaciones sin personería jurídica.- Hoy por hoy, la mayoría de las empresas deciden realizar aportes o acciones vinculadas con la Res-ponsabilidad Social Empresaria (RSE), sólo con aquellas organizaciones con personería jurídica, que sean capaces de firmar en su nombre un acuerdo o convenio de este tipo.- Sin personería jurídica es imposible acceder a recursos provenientes de la Cooperación Interna-cional.- Entre las propias organizaciones existe una tendencia a actuar en conjunto sólo con organiza-ciones con personería jurídica, o sea aquellas con capacidad jurídica para firmar contratos y de esta forma lograr una verdadera articulación.- Sin personería, la Organización no puede tener un patrimonio propio, separado del que tienen sus miembros individuales. Esto posibilita que la Organización responda civilmente por los perjuicios que pueda ocasionar a terceros.


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Constituyendo una Asociación Civil

Ante todo corresponde hacer una distinción terminológica entre dos conceptos que suelen confun-dirse. Estamos hablando de la diferencia que existe entre constituir y formalizar.Un grupo de personas puede constituir sin formalizar una asociación, pero no puede formalizarla sin previamente constituirla. De lo anterior deviene que:-Se constituye cuando un grupo de personas se reúne por un interés común y deciden crear un pro-yecto conjunto con fines sociales y solidarios.-Se formaliza cuando ese mismo grupo de personas decide que su emprendimiento debe poseer un grado de estructura hacia fuera de la propia organización, y por lo tanto, accede al elemento que legalmente da nacimiento a una organización y que supera la voluntad de sus miembros: la perso-nería jurídica.Es recomendable que primero se constituyan y sepan cuales van a ser los derechos y obligaciones que van a adquirir al obtener la personería jurídica, con el fin de poder estar realmente informados.Una cuestión que deben tener en cuenta las organizaciones es que el estatuto, es el documentomás importante de una Asociación Civil. En él cada asociación debe plasmar sus reglas de funcio-namiento tanto internas como externas.Para su elaboración será necesario que se tomen la mayor cantidad de recaudos para asegurar un resultado satisfactorio.Básicamente, de manera previa se tendrán que consensuar los siguientes puntos del Estatuto:

1. El objeto social

Una buena manera de trabajar es que el grupo de personas que conformará la organización se reúna de manera previa y elabore un pequeño borrador, simple y sencillo, de los principales objetivos que se pretenden cumplir con la organización.

El estatuto entre otras funciones determina:a. La capacidad jurídica de la organización: la Asociación podrá hacer sólo aquello que el objeto social enumere.b. Refleja valores que movilizan a sus integrantes.c. Representa la base desde la cual puedan redactarse la misión, la visión y los objetivos estratégi-cos.d. Debe ser redactado de manera amplia, no obstante no debe tener incisos de más.e. Tiene que enumerar objetivos de manera precisa y permitir a cualquier tercero comprender el ob-jeto central de la organización.f. No debe contener expresiones de deseos, ni dejar lugar a falsas interpretaciones (en ese sentido no se recomienda la incorporación de etcéteras).



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2. Colocar un nombre a la organización

El nombre o denominación constituye la carta de presentación de la Asociación. Es además, a nivel interno, un elemento aglutinante y fuertemente generador de identidad organiza-cional, de allí la importancia de su adecuada elección.

Como veremos, el nombre puede estar determinado por diferentes criterios:

a. Nombre vinculado directamente al objeto social:Entendemos que es el criterio moderno para escoger un nombre. Tiene su fundamento en que permi-te distinguir claramente a las organizaciones entre sí y hará que las personas ajenas a la organiza-ción puedan a partir del nombre identificar claramente el objeto de la misma.

b. Nombre vinculado al reconocimiento de una persona:Debemos decir que no es común que esto suceda en una Asociación Civil pero, más allá de ello, deben tomarse ciertos recaudos, como procurar obtener la autorización expresa y por escrito de la persona, o en su caso, de sus herederos y la utilización del nombre debe tener una causa justificada. Así mismo no se recomienda este tipo de nombre.

c. Nombre de fantasía:Puede que la fantasía sea respecto a un elemento, a un personaje o a una acción, expresiones de de-seo, valores, mensajes positivos son algunos de los criterios usados para definir nombres de fantasía. No obstante debe recordarse que el nombre, aunque en este caso de fantasía, debe necesariamente tener relación con el objeto social ya que, si el nombre de fantasía no logra reflejar los objetivos, se deberá introducir un agregado al nombre, que pueda reflejar aquel ajuste (incluir por ejemplo la actividad principal).

d. Nombre a partir de una SIGLA:Muchas veces, a fin de generar interna y externamente una marca o imagen organizacional, se utili-za una sigla que refleja las palabras integrantes de la denominación de la asociación. Por ejemplo: A.P.A. (“Asociación Padres en Acción”). La sigla podrá generar beneficios vinculados a la difusión, al conocimiento masivo de la organización, pero de ninguna manera podrá ser el nombre escogido para presentarse a la IGJ y solicitar la personería jurídica.

Ahora bien, debemos recordar que muchas veces la organización podrá utilizar parte de su nombre para las relaciones informales, pero siempre que la organización deba mantener relaciones formales con el Estado, particulares, empresas, otras OSC o en publicidad deberá utilizar su nombre completo, es decir, aquel por el cual recibió autorización y reconocimiento de la Inspección General de Justicia (IGJ).

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Recaudos generales a tener en cuenta:

- El concepto “única/o”, está prohibido. Ejemplo: “Asociación Única de Voluntarios Solida-rios”.- Los nombres deben estar en idioma nacional, no pueden en consecuencia contener en forma total o parcial conceptos en idiomas extranjeros.- Están prohibidos el uso de las palabras: “nacional”, “oficial”, “argentina”, entre otros.- En caso de constituir una organización cuya denominación remita a un grupo de profe-sionales (por ejemplo: ingenieros), los que la integren deben pertenecer todos a esa rama profesional. Si no es así, no podrá utilizarse esa denominación.- El concepto “sociedad” no está prohibido, no obstante, debe evitarse ya que podría gene-rar confusiones con un ente comercial (pues, el concepto Sociedad se utiliza normalmente en los tipos comerciales).- No debe existir otra Asociación Civil que tenga el mismo nombre (homonimia).

En la actualidad no existe en la Inspección General de Justicia un procedimiento para ave-riguar si el nombre de la asociación que pretendemos inscribir fue utilizado e inscripto por otra organización de manera previa. Por esa razón, puede que a poco de presentar la solicitud de personería, la IGJ nos informe que existe otra organización inscripta con el nombre que elegimos. En ese caso, deberán buscar un nuevo nombre para su asociación y presentar la propuesta nuevamente ante la IGJ (Punto 14, Anexo I, Resolución 225/2004).Asimismo, si la organización decide cambiar de nombre, deberá fundarse el cambio ante la Inspección General de Justicia y dejarse expresa constancia respecto de la continuidad de la personería jurídica con respecto al nombre anterior de la asociación. El trámite de cambio de denominación deberá presentarse obligatoriamente en la Delegación que co-rresponda de acuerdo al domicilio de la organización.

3. Decidir cuál será el domicilio legal y dónde estará ubicada la sede social

El domicilio desde el punto de vista de las Asociaciones puede ser clasificado de la siguiente manera:

1) El domicilio Legal: representa la ubicación donde la organización tiene sus autoridades, sus do-cumentos. Además es el lugar donde se cursan las documentaciones, notificaciones y es el domicilio que la organización utiliza en cada uno de los contratos o convenios que firma.En los hechos, constituye un domicilio que muchas veces cumple un rol formal (es decir: no siem-pre el domicilio legal es aquel en que se realizan las actividades). Este domicilio es definido por la asamblea constitutiva, figura en el acta y muchas veces en el propio estatuto. Igualmente, sobre este último punto recomendamos que no se incluya el domicilio exacto en el estatuto, ya que en caso de necesidad de cambiarlo será necesario reformar el estatuto. Por eso, preferimos el uso en el texto del estatuto de la fórmula “(…) asociación civil con domicilio en la Ciudad de Rawson (…)” y denunciar sí, el domicilio exacto en el acta constitutiva.

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2) Sede social o domicilio social: es el espacio donde efectivamente se realizan las actividades. Por lo general es allí donde se reúnen los socios; donde la organización tiene sus activos; sus archivos; donde se entrevistan o capacitan los voluntarios; y muchas veces donde se desarrollan sus activida-des. En la mayoría de los casos, ambos domicilios coinciden e incluso en muchos casos es la casa de uno de los fundadores, socios o voluntarios.

Deben tener en cuenta que el domicilio que se fije en la Inspección General de Justicia, AFIP-DGI o Convenios se reputa válido hasta tanto no informen lo contrario por lo que es de suma importancia que todo lo que se reciba en ese domicilio llegue rápidamente a manos de los miembros de la comi-sión directiva y en caso de cambio lo informen rápidamente a cada uno de los organismos.

4. Generar un patrimonio inicial

Uno de los elementos que define la existencia de la personalidad de una asociación civil es su pa-trimonio. No será posible que esa organización se formalice o alcance resultados trascendentes en tanto y en cuanto no forme un patrimonio.

El patrimonio puede integrarse básicamente con:• Bienes muebles no registrables (por ejemplo una computadora).• Bienes muebles registrables (por ejemplo una camioneta).• Dinero en efectivo.• Títulos o acciones.• Bienes inmuebles (ejemplo una casa, departamento, etc.).

En la actualidad, a los efectos constitutivos, se exige que una Asociación posea un patrimonio ini-cial de $500 pesos. En la mayoría de los casos, se integra dicha suma con dinero en efectivo, aunque nada impide que sea con otros bienes.

4.1. Determinar las formas de acrecentar el patrimonio:Mencionaremos algunas de las típicas formas que los estatutos establecen como mecanismos de acrecentamiento del patrimonio social:- Recepción de donaciones.- Aportes de empresas con responsabilidad social.- Subsidios del Estado.- Legados, herencias, transferencias de bienes.- Festivales, cursos, eventos, siempre y cuando no tengan carácter lucrativo o sean incompatibles con el objeto social de la entidad.- Cuotas sociales. El sistema de cuotas sociales, su actualización, monto, etc., deben estar claramen-te establecido en el estatuto y serán fijadas por la Comisión Directiva. Muchas veces, las asociaciones son reticentes a la hora de implementar las cuotas sociales o perse-guir su cobro ante el incumplimiento en su pago. Al respecto, diremos que deben recordar que es un requisito legal que la asociación no subsista sólo con aportes o subsidios estatales. Por esa razón, es que las cuotas sociales son el mejor medio para garantizar que la asociación podrá funcionar por sus propios medios (recuerden que la falta de medios para la subsistencia es una causa de disolución de la sociedad).


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5. Crear las categorías de socios

Lo que define a una Asociación Civil, son precisamente sus socios. Una asociación debe ser pre-cavida y establecer pautas para incorporar nuevos socios. La comisión directiva puede denegar la incorporación de un nuevo socio.

Las asociaciones tienen diversas categorías de socios, establecidas por sus estatutos, nos detendre-mos a analizar las principales.

Socio Activo:El socio activo se diferencia del resto de las categorías de socios por un elemento distintivo: su de-recho pleno en materia política dentro de la institución (voz y voto). Un socio activo tiene capacidad para elegir y ser elegido. - Los socios activos son los que constituyen la asamblea.- Es aquel que está de acuerdo expresamente con las finalidades sociales.- La comisión directiva se integra de socios activos. También la revisora de cuentas.- Detenta la capacidad para presentar nuevos proyectos, propuestas, etc. e inclusive, tiene el derecho de peticionar ello y otros asuntos de interés ante las autoridades de la organización.- Nada imposibilita que un integrante de una Asociación –no socio activo- pueda desde presentar un proyecto, acceder a la coordinación de un proyecto o inclusive participar de una asamblea (posible-mente con voz, y con certeza sin voto).Diremos que una Asociación debe claramente establecer cuáles son los requisitos para que una per-sona adquiera su calidad de socio activo. Proponemos:- Que sea mayor de 18 años.- Que adhiera a los objetivos y principios de la organización.- Que su incorporación sea aceptada por la Comisión Directiva.- Que haya participado activamente en la organización por un lapso a determinar (ejemplo 3 ,6 o más meses).

Socio Honorario: Es elegido en razón de su importante aporte a la organización. Goza de los beneficios sociales.

Socio Cadete:Suele usarse esta categoría para los menores de 18 años. Requieren de la autorización expresa de sus padres. Pueden pagar cuotas sociales (si está establecido en el estatuto). Gozan de los benefi-cios de la Organización. Participan de los eventos sociales.

Socio Benefactor:Colabora con la organización a partir de aportes económicos. La Comisión Directiva es quien acepta su incorporación. Deben abonar las cuotas sociales y contribuciones especiales. Pueden gozar de los beneficios sociales.

Socio Vitalicio: Son designados luego de haber permanecido en la categoría de socio activo muchos años. Se re-

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comienda que al menos sean 20 años. Tienen los mismos derechos que los socios activos pero no deben abonar cuotas sociales.

Socio Adherente:Es una categoría que se utiliza para aquellas personas que aún no cumplieron el tiempo necesa-rio para ser socios activos; o para aquellos que solo desean adherir a la institución, sin participar activamente. Pueden abonar cuotas sociales. Disfrutar de los beneficios sociales. Participar de las asambleas con voz pero sin voto.

6. Características de los órganos sociales

Los órganos sociales son los espacios institucionales donde se definen los aspectos más importan-tes de una Asociación. En la dinámica interna de las OSC existen distintos tipos de órganos (por ejemplo comisiones de trabajo). Pero obligatoriamente en el estatuto deben establecerse:

• La Asamblea de Socios.• La Comisión Directiva.• La Comisión Revisora de Cuentas (Órgano de Fiscalización).

Debemos aclarar que, generalmente se establece que los directivos de las organizaciones ejercen sus funciones “ad-honorem”, es decir, sin recibir remuneración económica a cambio. Esa circuns-tancia también es aconsejable que quede aclarada en el estatuto social.

7. Limitaciones en la conformación órganos sociales

Una última cuestión importante que deben saber al momento de elegir los miembros de los órganos de la asociación es que no pueden serlo aquellos que están dentro del cuarto grado de consangui-nidad o segundo de afinidad (conforme lo establece el ANEXO II de la Resolución 225/04).

Para comprender lo anterior debemos tener en cuenta que:El parentesco es el vínculo que liga unas personas con otras. Puede ser de consanguinidad, que es el vínculo de sangre que une a las personas o el de afinidad (también llamado político), que sería el que liga a un esposo con los parientes de sangre del otro.Dentro del PARENTESCO DE CONSAGUINIDAD hay que distinguir lo que es la línea recta (ascen-dente o descendente) de la línea colateral:Línea recta: La proximidad del parentesco de consaguinidad se mide por grados, siendo un grado la distancia que hay entre dos personas engendradas una de otra, por lo tanto, cada generación es un grado. Así padre e hijo son parientes en primer grado Abuelo y nieto en segundo grado. Por lo tanto el grado de parentesco entre el nieto y el abuelo es el de segundo grado de consanguinidad en línea recta.Línea colateral: Nos viene dada por aquellas personas que no descienden unas de otras, sino de un antepasado común (primos entre sí, siendo el antepasado común el abuelo). El grado de parentesco

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se dilucida de la siguiente forma: Ascendemos hasta llegar al más próximo antepasado común con la otra, y luego bajar por la línea recta descendente que une a este antepasado con la otra cuyo parentesco con la primera se mide. Por lo tanto dos hermanos son parientes en segundo grado de consanguinidad en línea colateral.

Ejemplos• ¿El parentesco entre dos primos hermanos?. Ascendemos al antepasado común, que sería el abuelo de ambos y descendemos hasta el primo hermano, entonces tenemos que el gra-do de parentesco sería el de 4 grado de consaguinidad línea colateral. • ¿Un tío y un sobrino?. Son parientes en tercer grado, ya que si subimos hay un grado del tío a su padre, que es el abuelo del sobrino, y bajando dos grados de abuelo a nieto, por lo tanto son parientes en tercer grado de consaguinidad en línea colateral.

El PARENTESCO DE AFINIDAD también se mide por grados. Es decir, el cónyuge se encuentra en el mismo grado de afinidad respecto de los parientes de sangre de su esposo, que éste de consagui-nidad.

Ejemplo• ¿qué parentesco de afinidad existe entre un hermano del esposo con respecto a la esposa? Sería de segundo grado de afinidad.

8. Órganos de la Sociedad

Comisión Directiva

Sus miembros son elegidos por la Asamblea de Socios. La misma debe estar integrada por un Presi-dente, un Secretario, un Tesorero y un vocal (por lo menos). Se aconseja que tenga 3 vocales titulares y 3 vocales suplentes.Dentro de sus funciones y facultades se destacan: dirigir la Asociación, velar por la buena marcha de la administración, las finanzas, las acciones a favor del objeto social, convocar a las asambleas, com-poner los balances y memorias, y llevarlos a la Asamblea, aceptar y denegar nuevos socios, fiscalizar el funcionamiento de la OSC en general y sancionar a los socios, entre otros.Su período de gestión suele ser dos años, pero nada impide que sea de 1, 3 o más años.Podrá tener vice-presidente, pro-secretario, pro-tesorero y la cantidad de vocales que se desee. La periodicidad de las reuniones las dispone el estatuto. El Quórum es de la Mitad más uno de sus integrantes.La confección de las actas está a cargo del Secretario.

Comisión Revisora de Cuentas

Sus miembros son elegidos por la asamblea de socios. Debe estar constituida al menos por un revi-sor titular y un revisor suplente.






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Entre sus principales funciones se destacan la de fiscalizar el funcionamiento de la OSC, controlar el accionar de la Comisión Directiva y velar por la legalidad administrativa – financiera, dictaminar sobre la memoria, el inventario y el balance, convocar a Asamblea en caso de necesidad o urgencia, asumir la dirección de la Asociación en casos extremos.Su período de gestión suele ser dos años, pero nada impida que sea 1, 3 o más años. Anualmente debe realizarse un informe de fiscalización para elevarlo a la IGJ, éste será confecciona-do por el Revisor Titular. Además, por cada reunión debe elaborarse un acta que será integrada luego al “Libro de Actas” y esa tarea le corresponde al secretario, pero también a la Comisión toda en su elaboración y conti-nuidad.

Asambleas

La Asamblea representa el órgano soberano de la Asociación Civil. Es el espacio que sintetiza las ideas, la historia, los objetivos y la voluntad de los socios. Constituye el momento en el que se toman las decisiones más trascendentes de la Institución.Las asambleas deben celebrarse respetando algunos aspectos estatutarios:- Debe convocarse a todos los socios con derecho a voz, a voto, o a ambos.- La convocatoria debe hacerse respetando un plazo previo.- Debe enviarse con dicha antelación el orden del día por circulares, respetando luego dicho temario en la reunión. En los casos en que no se haya convocado en tiempo y forma deberán expresarse los motivos que retardaron la convocatoria.- Pueden celebrarse siempre y cuando exista el quórum básico (más de la mitad de los socios con derecho a voto –mayoría absoluta-) o dependiendo del tema que se trate, las mayorías especiales.

Existen dos tipos de asambleas:

1) Asambleas Ordinarias: a. Elegir miembros de los órganos sociales (Comisión Directiva y Revisora de Cuentas).b. Aprobar la gestión de la Comisión Directiva – sus integrantes no podrán votar sobre su propia gestión.c. Resolver las sanciones aplicadas por la Comisión Directiva y recurridas por el socio sancionado.d. Aprobar la designación de socios honorarios.e. Establecer las cuotas sociales y contribuciones extraordinarias.f. Aprobar los balances económicos elaborados por el Tesorero.g. Aprobar las memorias institucionales.h. Considerar y aprobar el informe del órgano de fiscalización.

2) Asambleas Extraordinarias: a. Considerar y aprobar las reformas de estatuto.b. Designar la comisión establecida en el estatuto en caso de disolución.c. Tratar y decidir la remoción de integrantes de órganos sociales, de acuerdo a las causales previstas en el estatuto.d. Tratar y aprobar escisiones, fusiones y adhesiones a otras organizaciones.


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9. Elegir la entidad a la que transferirán los bienes en caso de disolución 1

Entre las causas más comunes de disolución se encuentran:

a. Agotamiento del objeto social por cumplimiento o incapacidad real de alcanzarlo.b. Fuertes disputas internas dentro de la organización. Quiebres y escisiones.c. Ausencia de recambios generacionales. Cierre a la participación de nuevas generaciones.d. Problemas económicos irresolubles. Problemas impositivos o multas.e. Retiro de la personería por parte de la IGJ.f. Ausencia de voluntad de los socios de continuar con la Asociación.

No nos detendremos en el análisis de cada punto, no obstante es de destacar que la disolución tiene un procedimiento particular. La Comisión liquidadora tiene a cargo varias funciones, principalmente llevar adelante el proceso de disolución, liquidar los bienes existentes y designar a la organización a la que se transferirán los bienes. La Asociación Civil es una figura no comercial. Por lo tanto, es lógico que, en caso de disolución, los bienes remanentes (una vez pagadas las deudas) no sean distribuidos entre los socios (lo mismo ocurre con los ingresos). Por ese motivo, debe ser destinado a otra organización de la misma natu-raleza.

Dicha organización deberá:a) Ser una organización de bien público sin fines de lucro.b) Tener domicilio en la misma provincia donde funcionaba la asociación que se liquida.c) Estar exenta de impuestos de orden nacional, provincial o municipal. Para corroborar si la insti-tución elegida para transferir los bienes está exenta debemos ingresar en la página web de la AFIP www.afip.gov.ar

Debe colocarse expresamente en el estatuto la entidad a la que se transferirán los bienes, adicionan-do ciertos datos como el número de personería jurídica.

Por último, diremos que mientras exista una cantidad de socios (que debe ser la mínima para in-tegrar los órganos sociales), con voluntad de mantener viva la Organización, la misma no podrá disolverse.

1 Se puede ver en link “Asesoramiento Contable” del sitio web del Programa de Fortalecimiento (www.chubut.gov.ar/osc) el artículo: Constitución de Asociaciones: Cómoelegir la entidad a la que transferirán los bienes.



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ASPECTOS PRACTICOS

ELABORACIÓN DEL ESTATUTO

Una vez que contamos con la información necesaria, se debe elaborar el ESTATUTO.Luego deberán celebrar LA ASAMBLEA CONSTITUTIVA, para lo cual, se reúnen los socios el día convenido con el fin de formalizar la existencia de la Asociación. Allí se elaborará el ACTA CONSTI-TUTIVA.

Datos que debe contener:1. Lugar y fecha cierta de constitución.2. Nómina completa de los miembros presentes que tendrán la calidad de socios fundadores (como mínimo deben ser 20).3. La decisión de constituir una Asociación Civil con la denominación propuesta y los objetivos de la institución.4. Discusión y aprobación del objeto social en particular y del estatuto social en general (cuyo texto puede formar parte del acta o transcribirse por separado a continuación de la misma).5. La elección de las autoridades (Comisión Directiva y Órgano de fiscalización) y su resultado, de


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conformidad con las estipulaciones previstas para cada órgano en el estatuto aprobado. 6. La decisión de solicitar la autorización para funcionar como persona jurídica, dejando constancia de las personas que expresamente se autorizan para realizar los trámites ante la IGJ, delegándoles facultades suficientes para aceptar los cambios, correcciones o consejos que formule el Organismo Estatal al momento de analizar la documentación presentada.7. Todos los asistentes deben firmar el acta.

El acta y el estatuto deben estar firmadas por todos los socios presentes. Debe firmarse de la si-guiente manera: todos los socios presentes deben firmar la última hoja en el margen inferior, inclu-yendo la firma y su respectiva aclaración. Por último, no deben olvidarse de transcribir ambos documentos al Libro de Actas, pues será una exigencia de la I.G.J (para ello lógicamente, debe comprarse el libro respectivo en cualquier librería). Para la transcripción, primero se transcribe el acta en forma manuscrita al Libro y luego deben con-signarse las firmas correspondientes (en la primera hoja en blanco del mismo).

Trámites necesarios para obtener la personería jurídica

Antes de presentar la documentación ante la Inspección General de Justicia se deben legalizar las firmas insertas en el acta y en el estatuto respecto de su contenido y ubicación en el libro de Actas respectivo. Para ello deben llevar el libro de actas y una copia mecanografiada (no es válida una fo-tocopia) de la misma y del estatuto para que sean legalizados.La legalización, en principio, debe realizarla un Escribano Público. En caso de que no existir Escriba-nos en la localidad donde se asiente la organización las legalizaciones necesarias podrán realizarlas en el Juzgado de Paz correspondiente.Todos los documentos deben ser impresos en hoja tamaño A4 dejando un margen izquierdo no in-ferior a 5 cm.

En resumen, deben llevar a la IGJ los siguientes documentos:1. Nota dirigida al Director/a de la Inspección General de Justicia que corresponda según la jurisdic-ción solicitando la personería jurídica, la que debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asociación.2. Boleta que acredite el depósito de $500 en el Banco de la Provincia del Chubut para garantizar que tienen patrimonio suficiente y/o en caso de contar con bienes deben presentar el informe de un contador en donde se detallen los bienes que tiene la asociación certificado por el Consejo de Cien-cias Económicas.3. Boleta que acredite el pago de la Tasa por Fiscalización en la Dirección General de Rentas.4. Copias mecanografiadas del Acta constitutiva, legalizadas respecto de su contenido y ubicación en libro de Actas (2 juegos en la ciudad de Rawson, 3 juegos en las delegaciones de Esquel y Como-doro Rivadavia).5. Copias mecanografiadas del Estatuto, legalizado en cuanto a su contenido y ubicación en el libro de actas (2 juegos en la ciudad de Rawson, 3 juegos en las delegaciones de Esquel y Comodoro Riva-davia). En caso de que el Estatuto este contenido en el acta no es necesario cumplir con este último punto.6. Datos personales completos de los socios fundadores.






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7. Datos personales completos de las autoridades electas (Comisión Directiva y Órgano Revisor de Cuentas) con la respectiva aceptación de cada uno de los cargos y la declaración jurada de que no se encuentran comprendidos dentro de las previsiones del art. 238 de la Ley 24.522.8. Una fotocopia de todo lo anterior, la cual pedirán que se les selle en la Inspección General de Jus-ticia para que le quede como constancia del inicio del trámite a la organización.

Recuerden que todos los trámites que les detallamos deben ser realizados por el presidente, el se-cretario o bien por una persona que ellos autoricen por medio de nota firmada por ambos, en la cual se detalle expresamente que prestan autorización para que en nombre de la asociación se presente ante la Inspección General de Justicia la documentación necesaria para obtener la personería jurí-dica, quedando autorizado para aceptar y efectuar las modificaciones que el organismo sugiera al estatuto, al acta o a cualquier otro documento como así también, el retiro de los fondos depositados, si correspondiese.

Presentamos la documentación en la Inspección General de Justicia (IGJ)

¿Cómo sigue el trámite?Pueden darse dos supuestos:a) Dictamen con observaciones:Las notificaciones de todas las resoluciones se harán de manera personal en la misma Inspección General de Justicia en el horario administrativo de atención al público (es decir, que deben asistir a notificarse el presidente, el secretario o la persona expresamente autorizada). En caso de encontrar-se en el interior de la Provincia a una distancia que dificulte la asistencia a la Inspección General de Justicia, las notificaciones se harán por correspondencia postal (esto debe averiguarlo al momento de presentar la documentación). De cada una de las decisiones o dictámenes de la Inspección General de Justicia se les dará vista por el término de diez (10) días hábiles administrativos. Para contar el plazo de diez (10) días deben tener en cuenta sólo los días hábiles para la Administración Pública. El plazo podrá ser ampliado a pedido del interesado expresando SIEMPRE los fundamentos.Para contar los plazos deberá contarse a partir del primer día hábil posterior al día de notificación (el día de la notificación no se cuenta).

Ejemplo 1: Si se notifican de una resolución el día miércoles 16 de Julio de 2008, deberán contar los diez días hábiles a partir del día jueves 17 de Julio. El plazo para presentar la documenta-ción o las correcciones requeridas vencerá el día miércoles 30 de Julio de 2008.

Ejemplo 2:Si se notifican en la IGJ personalmente o por correo un lunes 9 de junio de 2008, deberán contar los diez días a partir del día martes 10 de Junio de 2008 (ese es el día nº 1). Como el día 20 de Junio que es feriado se pasa al día lunes 16 de Junio, ese día no deberán contarlo porque es feriado para la administración pública. Por lo que vencerán los diez días hábiles el martes 24 de junio de 2008.


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Por lo tanto para contar los plazos, lo importante NO ES LA FECHA DE LA RESOLUCIÓN sino LA FECHA EN QUE USTEDES SE NOTIFICAN.Vencido el plazo inicial de los diez (10) días hábiles administrativos o la prórroga solicitada sin que la organización haya subsanado las observaciones efectuadas por el organismo se dispondrá el ar-chivo de las actuaciones. Pasados los 180 días de la fecha en que se dispuso el archivo, se tendrá por desistido el trámite y perderán el derecho a utilizar con prioridad el nombre elegido, debiendo además iniciar todo el trámite nuevamente ante el mismo organismo (punto 5, Anexo I, Resolución 225/2004).

b) Dictamen sin observaciones:De no existir nuevas observaciones, la IGJ dictará una Resolución que le otorgará finalmente la perso-nería jurídica a la entidad, asignándole un determinado número. Es MUY IMPORTANTE GUARDAR BIEN DICHA RESOLUCIÓN, y para cualquier gestión futura es conveniente utilizar fotocopias certificadas.

Recuperamos el depósito especial:Una vez que terminaron los trámites se puede pedir su devolución a través de un escrito firmado por la Comisión Directiva en donde se autoriza expresamente a una o varias personas con expresión de su nombre completo y D.N.ICon la orden que se expida la IGJ, iremos al Banco a solicitar el reintegro. Ese dinero es de la asocia-ción y puede ser usado para tareas pendientes, o bien, pueden depositarlo en una cuenta bancaria abierta a nombre de la reciente Asociación Civil.

Rúbrica de los libros sociales:Una vez que obtienen la personería jurídica será necesario llevar a la IGJ los siguientes libros para que la misma los rubrique:a. Libros de Actas (uno para cada órgano, ej. Uno de asambleas, uno de comisión directiva, uno para el órgano revisor de cuentas).b. Libro Diario.c. Libro de Balance e Inventario.d. Libro de Registro de socios.Para abonar el monto por la rúbrica deben imprimir desde el sitio web de la Dirección General de Rentas (www.chubut.gov.ar/dgr), la boleta correspondiente completando los conceptos que corres-pondan (o en el mismo Banco en el caso de la ciudad de Rawson que cuenta con una oficina de Ren-tas y computadoras para imprimir las boletas) y abonar el importe también en Rentas. Una vez que lo tengan abonado, presentan los libros para la rúbrica acompañados por el compro-bante de pago.

¿Qué tenemos que hacer para mantener regular la personería jurídica?

Para que una organización funcione hay que realizar una serie de tareas: los miembros de la Comi-sión Directiva deben reunirse con la frecuencia que indique el estatuto y deben redactar un Acta, en la que registran los puntos centrales que trataron en ese encuentro.

21 Manual de Asistencia Contable





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A su vez, tienen que obtener los tickets, facturas y recibos que respalden las compras o la contratación de servicios. Esta documentación deben entregarla a un contador para que realice el Balance Anual.Asimismo, deben convocar a Asamblea Ordinaria para presentar la Memoria y el Balance y si es ne-cesario renovar autoridades.Todas estas tareas, vinculadas a la administración y gestión, son necesarias para el funcionamiento normal de una organización.

Una vez al año, las asociaciones deben presentar la siguiente documentación a la Inspección General de Justicia (IGJ):-Acta de la Comisión Directiva por la que se convoca a asamblea (Acta de Asamblea).-Constancia de publicación del llamado a asamblea si correspondiere.-Memoria, firmada por el presidente.-Estados contables, con dictamen de profesional certificado por el Consejo profesional de Ciencias Económicas de la Provincia del Chubut.- Comprobante de pago de las Tasas requeridas o constancia de que están exentos.

¿Qué deben hacer en caso de necesitar reformar el Estatuto Social?

En primer lugar, se debe llamar a Asamblea para reformar el Estatuto. El llamado a Asamblea deberá contener INDEFECTIBLEMENTE los artículos que se pretenden reformar. La modificación entrará a regir una vez que informen dicha reforma a la Inspección General de Justicia y ésta preste su conformidad.

¿Qué deben hacer al celebrar una Asamblea?

a. Comunicar a la IGJ la realización de Asamblea con una antelación no inferior a 15 días hábiles de la fecha prevista para su celebración por medio de una copia mecanografiada y fotocopia simple del acta de comisión directiva.b. Luego de realizar la Asamblea tienen 15 días hábiles para presentar la siguiente documentación:• Acreditar la publicación de la convocatoria a asamblea.• Copia mecanografiada del acta de asamblea, en la que deberá constar el número de asociados presentes con derecho a voto, hora en que comienza la Asamblea, certificada por Escribano Público o Juez de Paz.• Memoria mecanografiada firmada por el Presidente.• Informe de la comisión revisora de cuentas firmada por todos sus integrantes.• Ejemplar de los estados contables tratados en la asamblea.• En caso de reforma del estatuto o reglamentos se acompañara en original y copia mecanografiada, las reformas que se aprobaron y en su caso, texto ordenado del estatuto o reglamento. • Nota dirigida a la autoridad de la delegación.• Una planilla simple donde conste el registro de asistencia de asociados en el que deberá incluirse el nombre, apellido, DNI y firma de los respectivos asociados.

- Es muy importante que tengan en cuenta que en las Asambleas sólo se podrán tratar aquellos temas o puntos que fueron expresamente incluidos en la orden del día que fue dada a conocer para realizar la convocatoria


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Bibliografía consultada

- Biagosh, Facundo Alberto. “Asociaciones Civiles”. Editorial Ad-Hoc. Edición 2000.- Cahián, Adolfo. “Las Asociaciones Civiles en la República Argentina”. Editociones La Rocca. Edi-ción 2006. - Cahián, Adolfo. “Las ONGs – Organizaciones no gubernamentales-.- Calabro, Horacio Miguel. “Asociaciones Civiles”. Editorial Aplicación Tributaria S.A. Edición 2006.- Crovi, Luis Daniel. “Régimen Legal de las Asociaciones Civiles”. Editorial NexisLexis.- Pons, Jorge Herrero. “Práctica de las Organizaciones sin fines de lucro”. Tomo I y II. Ediciones Ju-rídicas.- Taleva Salvat, Orlando. “Cómo hacer una Asociación Civil”. Ediciones Valletta.- Inspección General de Justicia. Resolución 225/2004.

Sitios consultados

- Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires. “Guía Básica para constituir una Asociación Civil”. Publicada en el sitio web: www.ciudadyderechos.org.ar (Junio de 2008).- Fundación YPF. Sitio web: www.fundacionypf.org.ar (Junio 2008).

manual: ¿cómo conformar una asociación civil? de las organizaciones de la sociedad civil con el...

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