Manual Administrativo de

Procedimiento de

Adquisiciones

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

6014

Agosto-2018

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GERENCIA DE RECUAS S MAfERIALE¡5s AGO ZOl8

AP:iOBP.DO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS ·oE· ADQUISICIONES

HOJA DE CONTENIDO 1 REV. 02 1 LN-6014-MAP-HC-01 1 15/08/2018 1 Página 1 de 1

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUSLN-6014-MAP-GE-01 GENERALIDADES 01 15/08/2018

PROCEDIMIENTOS

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUSLN-6014-MAP-P0-01 Procedimiento de adquisición, suministro y 01 15/08/2018

cancelación de boletos de avión. ·-

LN-6014-MAP-P0-02 Procedimiento de compra por adjudicación directa con fundamento en el artículo 42 de la 01 15/08/2018 CANCELADO LAASSP.

LN-6014-MAP-P0-03 Procedimiento de registro de información del 01 15/08/2018 módulo de adquisiciones en el sistema GRP.

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O __ � ___ R_E_V_IS.:....0.:__ __ -1-__ A....:..UTORIZO

LIC. DANIEL ING. ANTONIO R. C.P. JOSE ALONSOREGISTRO

LIC. FRANCISCO JAVIER CARRILLO

BRITO NOMBRE

PUESTO

FIRM A

HERNÁNDEZ GUERRERO GARCIA SALAZAR CASTAÑEDA FERNÁNDEZ

GERENTE DE RECURSOS

MATERIALES

�º-�18PO� '_A

ORC.1 Y DESAí-<.

PERSu1�.-.

Subgerente de Empleo, encargado del despacho de la Gerencia de Organizé,ción y Desarrollo de Personal, de conformidad con el oficio DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACI . N GERENCIA DE RECURSOS MATERI LES

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APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

GENERALIDADES REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01

15/08/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO

Establecer de forma clara, las actividades que tanto la Gerencia de Recursos Materiales, laSubgerencia de Adquisiciones y los Departamentos de Licitaciones, Compras y Normatividad ySeguimiento deben seguir a fin de instrumentar los procesos para la adquisición de bienes y/o lacontratación de los servicios que las Unidades Administrativas de este Organismo requieran,obteniendo en beneficio de la Entidad, las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,financiamiento, oportunidad y demás circunstancias establecidas en la normatividad vigente yaplicable.

El lenguaje empleado en el presente Manual, no busca generar ninguna clase de discriminación,ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas algénero masculino, representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramenteambos sexos.

ALCANCE

La Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad; la Gerencia de Recursos Materiales y todaslas Unidades Administrativas de la Entidad que requieran la contratación de bienes,arrendamientos y servicios para la operación de sus funciones.

DIRECTORIO:

6010000 Dirección de Administración

6014000 Gerencia de Recursos Materiales

6111000 Gerencia de Control Presupuesta!

6014100 Subgerencia de Adquisiciones

6014110 Departamento de Compras

6014120 Departamento de Normatividad y Seguimiento

POLÍTICAS

,r,j L·otería Naci�n_al�fvi oara la Asis�ncia Publica

1. Antes de dar inicio al trámite de adjudicación de bienes y s · ic1os, se ebe cumplir c

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las premisas siguientes por el Área Solicitante: I . •.;, NUAL ORIG::.�1

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APROBADO NUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01

15/08/2018 Página 2 de 3

a) Elaborar su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

b) Elaborar en el Sistema GAP la Requisición de Compra.

c) Elaborar el Anexo Técnico que se integra a la Requisición de Compra.

d) Obtener del Departamento de Almacenes la constancia de no existencia en elAlmacén del bien.

e) Obtener en la Requisición de Compra el sello de la autorización de suficiencia delrecurso presupuesta! de la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, el cualse requiere para la adquisición del bien o la contratación del servicio, requisito sin elcual no se dará inicio a procedimiento de adquisición alguno.

f) Presentar en tiempo y forma el oficio de solicitud del requerimiento y documentaciónsoporte ante la Gerencia de Recursos Materiales.

2. Las diferentes áreas de la Entidad deben planear, programar y presupuestar su programaanual de necesidades, gestionando ante la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad,la autorización de la suficiencia de los recursos presupuestales y ante la Gerencia de RecursosMateriales el desarrollo de los procedimientos de contrataciones públicas.

3. El Área Solicitante es la responsable de hacer modificaciones en su caso, a la requisiciónde compra registrada en el sistema GAP, informando de esta situación a la Gerencia deControl Presupuesta! y Contabilidad y a la Gerencia de Recursos Materiales.

4. Los servidores públicos adscritos a la Gerencia de Recursos Materiales, son responsablesde observar los principios de legalidad, imparcialidad, no discriminación y rendición decuentas; así como, de evitar intervenir en cualquier acto de corrupción y de posible conflictode interés, en el desempeño de su empleo, cargo o comisión.

GLOSARIO:

Área Requirente

Casos Especiales

La Unidad Administrativa que en la Entidad solicite o requiera formalmente la adquisición o arrendamiento de bienes o la prestación de servicios, o bien aquélla que los utilizará.

Por necesidades prioritarias del servic¡mLfiof f�'bt�M&Jt?- �I� ... 7 ;frry 1: �1s'1§"I f'ñ<':ia.cµtL ' '

D.0.F.:

Entidad:

GAP:

LAASSP:

Nota de Crédito:

Pedido:

Contrato:

Proveedor:

Recurso Presupuesta!:

Requisición de Compra:

Superusuario de contratos del módulo de Adquisiciones del GRP:

UMA:

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APROBADO

M NUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-GE-01

5/08/2018

Diario Oficial de la Federación.

Lotería Nacional para la Asistencia Pública.

Planeación de Recursos Gubernamentales.

Página 3de 3

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Documento que utiliza la compañía prestadora del serv1c10 aéreo destinado a cubrir el costo de otro boleto distinto al original.

Documento a través del cual, la Entidad formaliza con un licitante ganador la adquisición, fabricación o entrega de un bien o servicio.

Documento que contiene el acuerdo de voluntades para crear o transferir derechos y obligaciones, y a través del cual se formaliza la adquisición o arrendamiento de bienes muebles o la prestación de servicios.

Persona física o moral que celebra un contrato o pedido de adquisiciones, arrendamientos o servicios.

Recurso Económico (Dinero) que se asigna para la adquisición de bien o contratación de servicio.

Documento a través del cual el Área Solicitante, solicita la adquisición de un bien o servicio.

Usuario Clave (responsable) que tiene privilegios de administrador en el sistema GAP de acuerdo al Módulo de Adquisiciones, relativo a las órdenes de compra formalizadas, registro de proveedores, configuración de periodo contable, etc.

Unidad de Medida y Actualización.

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACI , N GERENCIA DE RECURSOS MATE IALES

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

1 b AGO 2G;e

APROBADO

PROCEDIMIENTO DE ADQUSICIÓN, SUMINISTRO Y REV. 01 LN-6014-MAP-P0-01 CANCELACIÓN DE BOLETOS DE AVIÓN

15/08/2018 Página 1 de 5

OBJETIVO

Adquirir, suministrar y en su caso cancelar el servicio de transporte aéreo para el personal de la Entidad comisionado para el desempeño de funciones inherentes a los distintos Estados de la República Mexicana, así como al extranjero, previo oficio de comisión a través del cual se indica el destino y fechas solicitadas para la adquisición del Boleto de Avión, a efecto de atender las necesidades de las Unidades Administrativas que conforman la LOTENAL.

ALCANCE

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Adquisiciones, Departamento de Compras y las Unidades Administrativas de la Entidad.

POLÍTICAS

1.

2.

La adquisición de los Boletos de Transporte Aéreo se debe realizar con la empresa con la cual se haya celebrado contrato o convenio de prestación de servicios, salvo en los casos especiales, prioritarios y debidamente justificados, en que la adquisición del Boleto de Avión no pueda ser obtenido con la empresa contratada.

Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la Entidad obtener sello de disponibilidad presupuesta! en la partida 37104 (Pasajes Nacionales) o 37106 (Pasajes

3.

Internacionales) para llevar a cabo el trámite de comisión.

¡� Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales a través de la Subgerencia de Adquisiciones y del Departamento de Compras, tramitar la adquisición de los Boletos de Avión con la empresa contratada previamente y que el procedimiento se realice con fundamento en lo establecido en las normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal vigentes.

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APROBADO MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-P0-01

15/08/2018 Página 2 de 5

4. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la LOTENAL, que el oficio decomisión contenga la información siguiente: Nombre del personal comisionado, Número deExpediente, Cargo, Área de Adscripción, el sello de disponibilidad presupuesta!, destino yfechas solicitadas, así como mencionar el motivo de la comisión, debidamente firmado porel (la) Titular del Área Solicitante.

5. Es responsabilidad del personal comisionado presentar ante la Gerencia de RecursosMateriales de manera oportuna, puntual y por oficio, la solicitud de cancelación de Boletosde Avión especificando los motivos o causas oficiales por las cuales no fue utilizado,anexando el original del Boleto de Avión en cuestión, en un término de tres días hábilesposteriores a la fecha de su entrega.

6. El costo del Boleto de Avión debe ser pagado por el personal comisionado que notramite oportunamente la cancelación del mismo, el pago puede ser vía nómina o bien,puede realizar el pago correspondiente en la Tesorería de la LOTENAL, presentandocopia del recibo de caja a la Gerencia de Recursos Materiales.

7. Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales, a través del Departamentode Compras realizar las gestiones de cancelación ante la empresa prestadora delservicio, así como la gestión de emisión de la Nota de Crédito correspondiente.

8. La Entidad debe conservar toda la documentación relativa a sus procedimientos deadquisiciones, suministro y cancelación de los boletos de avión por un período mínimode 5 años, y cuando sean requeridas, deben ponerla a disposición de la Secretaría dela Función Pública.

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1 ::, AGO 201J MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

APROBADO REV. 01 1 LN-6014-MAP·P0-01

15/08/2018 1 Página 3 de 5

No.de Op.

DESCRIPCIÓN

2

3

4

5

INICIO

Recibe Oficio de Comisión del personal o de Cancelación del Boleto de Avión adquirido, de parte de las Unidades Administrativas y lo turna al Departamento de Compras.

En caso de comisión, el oficio deberá contener el sello original de la disponibilidad presupuesta!, para la adquisición del Boleto de Avión y continúa en la siguiente operación.

En caso de ser cancelación pasa a la operación número 12.

Recibe y verifica que el oficio de comisión enviado por las Unidades Administrativas contenga los requisitos mencionados en las políticas.

Analiza y realiza la reservación y adquisición del Boleto de Avión con la empresa con la que se haya celebrado contrato, a efecto de atender las solicitudes de las Unidades Administrativas de la LOTENAL.

Solicita la expedición del Boleto de Avión. Recibe boleto y factura electrónica, mismos que revisa que cumplan con todos los requisitos fiscales, numéricos y que estén debidamente requisitados.

Entrega al Área Solicitante, las claves de reservación del Boleto de Avión ,{, ! electrónico.

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6 Recibe Boleto de Avión electrónico.

7 A la conclusión de la comisión, dentro de los diez días hábiles posteriores se remite a la Subgerencia de Adquisiciones el original de pases de abordar.

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.. -:..., . Departamento de Compras

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�.O ME R 1 Comite de Mejora Regulatorla Interna MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

15 AGO 2018 REV. 01

DE ADQUISICIONES

1 LN-6014-MAP-P0-01

APROBADO 15/08/2018 1 Página 4 de 5

9

. -

Recibe y revisa que la información contenida en los pases de abordar corresponda al Boleto de Avión entregado e inicia el trámite de solicitud de pago de la factura correspondiente al Boleto de Avión que se trate, integrando la documentación siguiente:

>- Se registra y elabora cuenta para liquidar certificada en el GRP firmada por el (la) Gerente(a) de Recursos Materiales, rubricada por el (la) Subgerente(a) de Adquisiciones y Jefe del Departamento de Compras, en original y dos copias.

>- Validación Fiscal de facturas por centro de costos y partidas con firma del (la) Jefe de Departamento de Compras de "Elaboró", del (la) Subgerente(a) de Adquisiciones de "Revisó" y del (la) Gerente(a) de Recursos Materiales de "Visto Bueno" en original y dos copias.

>- Pases de abordar en original y dos copias. >- Copia del oficio de comisión con sello original de disponibilidad

presupuesta! y dos copias.

1 o Turna la documentación integrada para pago en original y una copia a la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, para el trámite correspondiente.

11

12

Recibe, archiva en expediente respectivo y en su momento elabora e integra informe trimestral e informa a la Subgerencia de Adquisiciones para conocimiento.

Termina procedimiento

Recibe y realiza el trámite de rembolso o trámite de Nota de Crédito correspondiente para ser aplicado en otros vuelos.

FIN

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GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE ADQUISIONES

INICIO

Recibe Oficio de Comi;ión o 11 Cancelación del Boleto de Avión y lo turna a la St.bgefencia de Adquisiciones.

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CONlERIComité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Recibe y verifica que el oficio de 12 com1Sión conteo¡¡a los requisitos mencionados en las polilicas

Reserva y adqljere el Bolelo

3

Solicita la expedición del Bolelo 14 de Avión, recibe boleto y factura elecllónica y los revisa

Recibe, trámite de reembolso o trámite de Nota de Crédito conespondienle.

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ÁREA SOLICITANTE

Entrega al Asea Soficilanle, Boleto elecllóruco.

Recibe Boleto de Avióo elecllónico

A la conclusión de la can6ión, remile el original de pases de abordar

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES REV. 01 LN-6014-MAP-P0-01

15/08/2018 Página 5 de 5

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Recibe y revisa que los pases de i 9 abordar correspondan al Boleto de AVIÓn entregado; ilicia bámde de soldlll de pago de la faclu'a del Boleto de Avión, con la dOCIJlllel'lla!;IÓll pertinente,.

luma la documentación pa¡a pago Gerencia de Conlrol Presupuesta! y Contabilidad, pa,a el tramrte conespondiente.

Reci:,e, archiva en expedien1e respecbvo y en su momento elabora e .-itegra .-iforme bimes1ral e ilforma a la

encia de Adquisiciones.

Recibe, trámite de reembolso o

trámk de Nola de Ciédllo conespondienle.

FIN

10

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LOTERÍA NACION�L PARA LA ASIS ENC,IA,PÚB�¡G.¡d

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DIRECCION DE ADMINIST ACION 1 ;:> ,.,,GQ L018 GERENCIA DE RECURSOS M TERIALESA?ROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL MÓDULO DE ADQUISICIONES EN EL SISTEMA GRP

REV. 01 LN-6014-MAP-P0-03

15/08/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO

Establecer los mecanismos a través de los cuales se atienden las solicitudes de adquisiciones de bienes y contratación de servicios de las Unidades Administrativas que conforman la Entidad, en el trámite administrativo de registro de información mediante el sistema GAP, a través del módulo de Adquisiciones.

ALCANCE

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Adquisiciones, Departamento de Compras y Unidades Administrativas solicitantes que forman la Entidad.

POLÍTICAS

1. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas de la Entidad, registrar en elsistema GAP, toda solicitud de requisición de compra (Solicitud Interna) que genere uncontrato o pedido.

2. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas, que la solicitud de requisición decompra, esté especificada en cantidad y servicio o bien adquirir, conforme al anexotécnico mismo que debe estar incluido en la requisición, así mismo de cumplir con loslineamientos establecidos en las Políticas, Bases y Lineamientos de la LOTENAL

vigentes.

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DESARROLLO DE PERSONAL

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1 � AGO 2018

APROBADO

ANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 LN-6014-MAP-P0-03

15/08/2018 Página 2 de 3

RESPONSABLE No.de 1· ··---·-------&Es e R I pe I ó N'---··rJp.· ..

Subgerencia de !Adquisiciones

Departamento de Compras/ Departamento de Normatividad y Seguimiento

Subgerencia de !Adquisiciones /Departamento de Compras

2

3

4

5

6

7

Este procedimiento inicia cuando las Unidades Administrativas registran sus solicitudes internas (Requisiciones de Compra) en el sistema GRP.

INICIO

Turna información documental para el registro de la Información de la Contratación en el sistema GRP.

Recibe información documental y procede a registrarla. • Datos del Proveedor.• Contrato.• Pedido.

Verifica que los datos del proveedor estén en el sistema, para el registro correspondiente o actualización de información.

Verifica que la requisición de compra, esté aprobada en el sistema y genera el contrato o pedido correspondiente. Detallando lo siguiente: • Tipo de Orden Planificada en Contratos,• Orden estándar en pedidos.

Indica la creación automática para la elaboración del registro correspondiente, para integrarla con la requisición de compra autorizada para este proceso.

Registra el contrato o pedido de acuerdo a lo siguiente: • Número de Contrato o Pedido.• Proveedor.• Ajusta importe acorde a documentación.• Información complementaria del Contrato o Pedido.

Cuando la información esté registrada, se guarda en el sistema.

Aprueban el pedido y/o contrato para la continuidad del Trámite de la forma siguiente: • Pedidos se remite electrónicamente al Subgerente de Adquisiciones y al

Gerente de Recursos Materiales.• Contratos, lo aprueba el Superusuario del módulo de Adquisiciones.

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15 AGO 2018

APROBADO

SUBGERENCIA DE ADQUISIONES DEPARTAMENTO DE COMORAS

DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD Y SEGUIMIENTO

INICIO

1 Turna información para registro en el Sistema GRP.

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

REV. 01 1 LN-6014-MAP-P0-03

15/08/2018 1 Página 3 de 3

SUBGERENCIA DE ADQUISIONES DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Recibe rnformacrón documental y 1 2p1ocede a registralia

Dalos del proveedor Con1ra10 Pedoo

Verifrca que los datos del 13proveedor estén en el Sistema, para el registro conespondiente o actualización de información.

Venfica que la requ1S10ón de compra, 14este aprobada en el S:stoma y g,,neral el contrato o peddo conespor.drerte, détallancb: • Tipo de orden planrficada en contratos -Orden e]ltánda.' en ped,dos

Indica la creación automática para i Sla elaboración del registro conespondiente, para integrarla con la requisición de compra autorizada par a este proceso

Guarda en el sislema 6

Aprueban el pedK!o y/o contrato 17para la continuidad del tramite de la forma siguienle: a) Pedidos se remiten electrónicanente al Subgerente de lldquisiciones y al Gerente de Recutsos Materiales; b) Contratos, lo aprueba el Superusuario del módulo de adquisiciones.

FIN

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