manual

La Administracin Pblica actual busca ser productiva, flexible y sencilla, sobretodo proporcionar bienes y servicios con calidad en la que los usuarios que recurren a ella, se sientan satisfechos de los trmites que realizan ante las instancias correspo

Manual de Procedimientos Comisin Estatal de la Leche

I N D I C E

I.- Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

II.- Presentacin de los Procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . 71) Participacin en la definicin de criterios para la formulacin de la

programacin-presupuestacin de las acciones de la Comisin.

Polticas de Operacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Descripcin de Procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Instructivos para el uso de Formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2) Planeacin y evaluacin de las acciones de la Comisin.


Descripcin de Procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18


3) Inspeccin en autoservicios y comercios.




4) Supervisin e inspeccin fsica de plantas pasteurizadoras.




5) Inspeccin fsica a establos solicitantes para incluirse dentro del

Padrn de Productores de Leche.




6) Verificacin de la transportacin del producto terminado en

autoservicios y comercios de la entidad.

Polticas de Operacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47



7) Pruebas California para la deteccin de mastitis.




8) Pruebas de leche cruda con laboratorio porttil.




9) Asesora tcnica a productores de leche.



10) Formulacin del presupuesto de egresos de la comisin.



11) Ejercicio del gasto de la comisin.




12) Registro contable.




13) Elaboracin de conciliaciones bancarias.


Descripcin de Procedimientos . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . 84


14) Elaboracin de estados financieros.




15) Pago a proveedores diversos.



Instructivos para el uso de Formatos . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 98

16) Pago de viticos.



Instructivos para el uso de Formatos . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . 103

17) Pago de nmina (sueldos).




18) Control de equipo de oficina, cmputo, transporte y laboratorio.




III.- Bibliografa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117I.- Introduccin.

I.- Introduccin.

La Administracin Pblica actual busca ser productiva, flexible y sencilla, sobre todo proporcionar bienes y servicios con calidad en la que los usuarios que recurren a las distintas instancias los reciban de manera satisfactoria, es por ello que la actual gestin administrativa, asume el compromiso de ser un gobierno eficiente, honesto, transparente, democrtico y participativo, en que el mejoramiento y desarrollo administrativo coadyuve al cumplimiento de los objetivos y acciones de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, por lo cual la Comisin Estatal de la Leche, como organismo con personalidad jurdica y patrimonio propio, en cumplimiento a los artculos 14 y 54 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, elabora el Manual de Procedimientos, con el propsito de proporcionar de manera ms clara y precisa los servicios y trmites encomendados a las unidades que la conforman, adems para establecer responsabilidades operativas a las mismas.

Este documento se conforma por: la presentacin de los procedimientos, las polticas de operacin, la descripcin de procedimientos, instructivo para el uso de formatos y la bibliografa.

El Manual de Procedimientos de la Comisin Estatal de la Leche, estar sujeto a cambios y/o actualizaciones toda vez, que sus operaciones o actividades se modifiquen, a efecto de mantener permanentemente vigentes los servicios y procesos que presente la Comisin.

II.- Presentacin de los

Procedimientos.

II.- Presentacin de los Procedimientos.

1. Participacin en la definicin de criterios para la formulacin de la programacin-presupuestacin de las acciones de la Comisin.

2. Planeacin y evaluacin de las acciones de la Comisin.

3. Inspeccin en autoservicios y comercios.

4. Supervisin e inspeccin fsica de plantas pasteurizadoras.

5. Inspeccin fsica a establos solicitantes para incluirse dentro del Padrn de Productores de Leche.

6. Verificacin de la transportacin del producto terminado en autoservicios y comercios de la entidad.

7. Pruebas California para la deteccin de mastitis.

8. Pruebas de leche cruda con laboratorio porttil.

9. Asesora tcnica a productores de leche.

10. Formulacin del presupuesto de egresos de la comisin.

11. Ejercicio del gasto de la comisin.

12. Registro contable.

13. Elaboracin de conciliaciones bancarias.

14. Elaboracin de estados financieros.

15. Pago a proveedores diversos.

16. Pago de viticos.

17. Pago de nmina (sueldos).

18. Control de equipo de oficina, cmputo, transporte y laboratorio.

Nombre del Procedimiento

1) Participacin en la definicin de criterios para la formulacin

de la programacin-presupuestacin de las

acciones de la Comisin.

Polticas de Operacin

La definicin de criterios para la formulacin de la programacin presupuestacin se har conjuntamente con los responsables de las unidades administrativas de la Comisin.

Toda definicin de criterios para la programacin de acciones debern someterse al Pleno de la Comisin para aprobarse y elaborar la programacin-presupuestacin para su ejercicio en el ao fiscal correspondiente e integrar la previsin del gasto y acciones encomendadas.


2) Planeacin y evaluacin de las acciones de la Comisin.


Todas las unidades que conforman a la Comisin, debern de proporcionar la relacin de acciones y metas, as como la calendarizacin de sus actividades a la Unidad de Apoyo Operativo.

La informacin relativa a los de objetivos y metas, as como la calendarizacin) ser analizada y deber de determinarse el cumplimiento de los objetivos.

Los objetivos, metas y la calendarizacin sern ajustados conjuntamente con los responsables de las unidades que conforman a la Comisin y se integrar anteproyecto de previsiones de gasto.


3) Inspeccin en autoservicios y comercios.


En toda inspeccin efectuada a los autoservicios y comercios establecidos deber verificarse el precio, la fecha de caducidad, presentacin del envase, el tipo de leche, entre otras caractersticas, que den cumplimiento a las normas oficiales aplicables establecidas. En toda inspeccin fsica que se realice en autoservicios y comercios establecidos deber elaborar el Inspector el informe correspondiente.

- Toda irregularidad detectada en autoservicios y comercios establecidos deber elaborarse oficio para remitirse a las autoridades competentes.


4) Supervisin e inspeccin fsica de plantas pasteurizadoras.


Toda verificacin e inspeccin fsica a plantas pasteurizadoras, se llevar a cabo el proceso de pasteurizacin.

Toda verificacin en laboratorio de la planta pasteurizadora, que no cumpla con la calidad, sanidad e higiene se elaborar reporte diario de las observaciones a que haya lugar.

En base a la informacin recabada en las inspecciones realizadas se elaborar un informe mensual sobre la produccin de las plantas pasteurizadoras, a fin de contar con estadsticas e historial de las mismas y conocer su comportamiento. Nombre del Procedimiento

5) Inspeccin fsica a establos solicitantes para incluirse

dentro del Padrn de Productores de Leche.


Todo productor que requiera ingresar al padrn de productores de leche cruda clasificada deber elaborar solicitud correspondiente.

En toda solicitud de productores que requieran incluirse en el padrn de productores de leche, deber realizarse visita de inspeccin fsica al establo solicitante y levantar la informacin en censo ganadero sobre la infraestructura, alimentacin, reproduccin, higiene y ubicacin.

Toda muestra recolectada de leche cruda deber enviarse al Laboratorio Estatal de Salud Pblica para su anlisis correspondiente, verificndose que el producto (leche) cumpla con las especificaciones sanitarias, nutricionales y de procesamiento establecidas en las normas vigentes.

En toda alta en el padrn de productores de leche a los establos de la entidad, deber verificarse el cumplimiento con la normatividad establecida al respecto.

En toda irregularidad detectada deber elaborase oficio de apercibimiento, notificando al productor para que corrija en un plazo determinado dicha anomala, comunicando tambin al representante ante la Comisin.

Nombre del Procedimiento6) Verificacin de la transportacin del producto terminado en autoservicios y comercios de la entidad.


Toda verificacin fsica que se efecte a los vehculos que transportan el producto terminado debern cumplir con las normas establecidas en materia de sanidad.

Cuando se encuentre o detecte alguna irregularidad en la transportacin del producto (leche) deber el inspector formular informe respectivo.

En toda irregularidad detectada en el vehculo que transporta el producto se elaborar oficio dirigido a la Secretara de Salud Pblica del Gobierno del Estado de Sonora.


7) Pruebas California para la deteccin de mastitis.


Toda inspeccin que se realice en establos lecheros para detectar la enfermedad de la glndula mamaria (mastitis) deber elaborarse programa mensual previamente y efectuar visitas a dichos establos en el Estado.

Al realizar visitas a establos los inspectores debern elaborar diagnstico de la prueba de mastitis.

Todos los resultados de la prueba de mastitis en los establos lecheros debern de evaluarse y emitir reporte de la prueba de diagnstico de mastitis a los productores.


8) Pruebas de leche cruda con laboratorio porttil.


Toda prueba que se realice a leche cruda con laboratorio porttil deber hacerlo los inspectores autorizados de la Comisin Estatal de la Leche.

Toda toma de muestra de leche se har la prueba correspondiente y ser analizada para verificar los grados de densidad, temperatura, acidez, alcohol, antibiticos, resazurina, etc.

En todo anlisis de la prueba de leche cruda que se efecte se elaborar diariamente reporte de resultados.


9) Asesora tcnica a productores de leche.


Para dar trmite al servicio de asesora tcnica a productores de leche debern estar establecidos y registrados dentro del Padrn de Productores de Leche, que lleva a cabo la Comisin Estatal de la Leche.

Slo la Unidad del Sistema Estatal de Clasificacin de la Leche, a travs del personal tcnico efectuar la inspeccin fsica a los establos correspondientes del Estado.

Slo en aquellos casos que las recomendaciones no puedan solucionarse por el personal tcnico adscrito a la Comisin, requerir la intervencin del Asesor Tcnico de la Comisin Estatal de la Leche.


10) Formulacin del presupuesto de egresos de la Comisin.


Para la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de egresos de la Comisin, el rgano responsable de coordinar e integrar ste documento ser la Unidad de Apoyo Administrativo, quien mediante oficio enviar a las dems unidades de la Comisin, para que proporcionen la informacin necesaria para formular dicho anteproyecto.

El anteproyecto de presupuesto de egresos deber someterse al Secretario Tcnico y a la Subcomisin Tcnica de la Comisin, para su anlisis y/o modificaciones pertinentes.

El anteproyecto de presupuesto de egresos deber ser analizado o en su caso modificado por el Pleno de la Comisin para su aprobacin correspondiente.

La ejecucin del presupuesto de egresos autorizado para la Comisin deber ejercerse de acuerdo a la programacin y calendarios establecidos.

Todo ajuste que se realice al ejercicio del presupuesto de egresos autorizado deber someterse al Pleno de la Comisin para su aprobacin respectiva.


11) Ejercicio del gasto de la Comisin.


Slo el Pleno de la Comisin autorizar el presupuesto para el ejercicio fiscal del ao correspondiente y la Unidad de Apoyo Administrativo ser la responsable del ejercicio del gasto correspondiente, previo acuerdo con el Secretario Tcnico de la Comisin.

El trmite de adquisicin de materiales o la solicitud de servicios slo las efectuar la Unidad de Apoyo Administrativo.

Para toda orden de compra o solicitud de servicios deber solicitarse factura al proveedor o prestador de servicios.


12) Registro contable.


Todo registro contable deber efectuarse conforme a los movimientos generados en la Comisin.

Todo registro en la contabilidad de la Comisin ser capturado en el sistema de cmputo, emitiendo el estado financiero para conocer el comportamiento de los egresos e ingresos generados por los movimientos mensuales.


13) Elaboracin de conciliaciones bancarias.


Todo movimiento contable generado en la Comisin (ingresos y egresos) deber solicitarse al banco correspondiente al finalizar el mes, el estado de la cuenta de cheques del mes anterior.

Toda cuenta de cheques ser verificada y se elaborar la conciliacin para conocer su corresponsabilidad.


14) Elaboracin de estados financieros


Debido a los movimientos diarios generados se elaborar los estados financieros mensuales de la Comisin, para conocer la situacin contable y financiera de la misma.

Los estados financieros de la Comisin contendr los movimientos diarios (cheques, plizas, ingresos, adquisiciones, entre otros) deber presentarse a los integrantes de la Comisin, para su aprobacin correspondiente.


15) Pago a proveedores diversos.


Todos los pagos a proveedores y/o prestadores de servicios diversos se harn dentro de los treinta das correspondientes.

En todo pago a proveedores y/o prestadores de servicios diversos se elaborar cheque-pliza y debern estar rubricados por el Tesorero y el Presidente de la Comisin.

En todo pago a proveedores y/o prestadores de servicios diversos, stos debern firmar en pliza de recibido.


16) Pago de viticos.


Todo pago de viticos deber estar amparado por el oficio de comisin debidamente firmado.

Todo cheque para pago de viticos deber estar firmado por el Tesorero y el Presidente de la Comisin.

Toda erogacin por ste concepto (viticos) deber registrarse contablemente, para su control correspondiente.


17) Pago de nmina (sueldos).


El pago de nmina slo ser responsabilidad de la Unidad de Apoyo Administrativo y se efectuar en el lugar autorizado por el Secretario Tcnico de la Comisin.

Todo cheque-pliza para pago de nmina deber ser firmado por el Tesorero y el Presidente de la Comisin.

Todo pago al personal adscrito a la Comisin se efectuar en los horarios establecidos.


18) Control de equipo de oficina, cmputo, transporte

y laboratorio.


En toda adquisicin de equipo de oficina, cmputo, transporte y laboratorio se elaborar una relacin de activos fijos para registrar y controlar los bienes de la Comisin.

Toda actualizacin que se efecte a los activos fijos, debern verificarse fsicamente.

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE FORMATO

ANALISIS PROGRAMATICO PRESUPUESTAL DEL GASTO.

Concepto

Descripcin

1.- Hoja. Se anotar en esta parte el nmero de hoja correspondiente.

2.- Clave. Se anotar las claves de los programas, subprogramas, metas y unidad responsable.

3.- Objetivos y metas. Se describir de manera concreta los objetivos y metas a ejecutarse.

4.- Monto.

En este espacio se anotar la cantidad del monto presupuestal programado.


PRESUPUESTO DE EGRESOS.

(METAS CALENDARIZADAS)

Concepto

Descripcin

1.- Hoja. Se anotar en esta parte el nmero de hoja correspondiente.

2.- Clave. Se anotar la clave del programa, subprograma, meta y unidad responsable.

3.- Objetivos y metas. Describir concretamente el objetivo y metas por efectuarse. (programas).

4.- Programas en el ao.

5.- Programacin mensual.

Se anotar en este espacio la unidad de medida y la cantidad de metas.

Se anotar en esta parte las cantidades de metas por mes a ejecutarse.


SEGUIMIENTO FISICO DE LA EJECUCION DE METAS.

Concepto

Descripcin

1.- Informacin. Se anotar el permiso de la informacin reportada.

2.- Clave. Se anotar la clave del programa, subprograma, proyectos y la meta.

3.- Denominacin. En este espacio se describir en forma concreta los objetivos y metas.

4.- Programas en el ao.

5.- Metas realizadas.

. En esta parte se anotar la unidad de medida y la cantidad de metas.

Se anotar la unidad de medida, la cantidad programada, el total acumulado, avance programado, avance alcanzado.


IMPACTO ECONMICO Y SOCIAL.

Concepto

Descripcin

1.- Unidad administrativa y periodo. Se anotar en esta parte el nombre de la unidad administrativa adscrita a la Comisin, as como el periodo comprendido de la informacin solicitada.

2.- Clave. Se anotar para cada concepto la clave, programa, subprograma, proyecto y metas.

3.- Resultados de ejecucin. En estos espacios se anotar la descripcin detallada de los informes a presentar.


VERIFICACION DE PRECIOS EN EL MERCADO.

Concepto

Descripcin

1.- Fecha. Se anotar en este espacio da, mes y ao que se realiza la verificacin.

2.- Establecimiento. Se indicar el nombre del establecimiento.

3.- Direccin. Se asentar en este espacio la direccin del establecimiento.

4.- Marca.

5.- Presentacin.

6.- Precio actual.

7.- Precio oferta.

8.- Fecha de caducidad.

9.- Observaciones.

10.- Inspector. Se anotar la marca de la leche que vende en el establecimiento.

Se anotar en este espacio la presentacin del producto.

Se anotar si cumple con el precio actual.

Se anotar en este espacio si tiene precio oferta.

Se escribir en este espacio la fecha de caducidad de la leche.

Se anotar en stos espacios las observaciones pertinentes.

Se anotar en este espacio el nombre y la firma del inspector.


PROGRAMA DE MUESTREO DE LECHE.

Concepto

Descripcin

1.- Mes y ao. Se anotar el mes y ao correspondiente del programa de muestreo de leche.

2.- Das. Se indicar en estos cuadros los das del mes correspondiente que se realiz el muestreo.

3.- Zonas norte, centro y sur. Se anotar en cada cuadro las cantidades de leche cruda de productores, leche pasteurizada envasada, leche cruda de carros-tanque y leche importada de otros estados, as como el total para cada concepto.

4.- Total.

En cada cuadro se anotar las cantidades totales de cada zona (norte, centro y sur) de todos los conceptos y se sumar el total.


REPORTE DE INSPECCION INICIAL.

Concepto

Descripcin

1.- Lugar y fecha. En este espacio se anotar el lugar, da, mes y ao del reporte.

2.- Nombre del productor y del

establo. En estos renglones se escribir el nombre del productor, nombre del establo y la ubicacin de ste.

3.- Censo Ganadero. Se anotar en este espacio lo siguiente: la cantidad de vacas en produccin, vaquillas al parto, vacas secas, becerras, total de vacas y toros, produccin total diaria, produccin vaca por da, destino, compra leche? si o no, cunta?, litros al da.

4.- Instalaciones y equipo.

5.- Observaciones.

6.- Firma.

Se anotar en los renglones la infraestructura con que cuenta como: corrales de produccin, condiciones, materiales, capacidad instalada, enfermera, comederos tipo bebederos, sala de ordeo tipo, drenajes, cuarto de leche, abierto, cerrado, en acabado sanitario, tanque enfriador, filtros de leche, transporte de leche, lavado de equipo, agua caliente, helada, abastecimiento de agua, pozo, potable, canal, cuarto de mquinas, tipo de alimentacin, trabajadores total, condiciones del establo si son buenas, regulares, malas.

Se asentar en este espacio las observaciones a que haya lugar.

En este espacio deber firmarse por el productor y el inspector correspondiente.


CENSO LECHERO.Concepto

Descripcin

1.- Lugar y fecha. Se anotar el lugar y fecha del censo.

2.- Datos generales. Se escribir el nombre del productor, nombre del establo, la ubicacin de ste y el municipio que corresponde.

3.- Caractersticas del establo. Se asentar en stos espacios el total de vacas, vacas en produccin, vacas secas, vaquillas, becerras, toros, las razas de ganado, as como la produccin diario de leche, el precio de la leche, destino de la produccin y la forma de ordeo, si es mecnico o manual.

4.- Observaciones.

En estos espacios se anotar las observaciones a que haya lugar en referencia a las caractersticas del establo.


ALTA EN EL PADRON DE PRODUCTORES.

Concepto

Descripcin

1.- Fecha. En el lado superior derecho se anotar el mes, da y ao correspondiente.

2.- Planta pasteurizadora. En el lado superior izquierdo se indicar a que planta pasteurizadora est dirigida la alta.

3.- Informacin. Se informar que las muestras recabadas mediante monitoreos realizados por el personal (inspectores) de la Unidad Estatal de Clasificacin de la Leche, se indicar el nombre del establo y de quien es propiedad, de que est cumpliendo con la normatividad establecida y se especificar la categora de la leche.

4.- Quin lo remite.

Se indicar en este espacio de quin remite la alta en el padrn, adems se anotar nombre y firma correspondiente.


OFICIO DE APERCIBIMIENTO AL PRODUCTOR.

Concepto

Descripcin

1.- Nombre del Propietario y del

establo y fecha. Se anotar el nombre del propietario y del establo a quien se dirige el Oficio de apercibimiento, as como la fecha correspondiente.

2.- Anormalidades.

Se argumentar en este espacio los resultados de las muestras de leche, sealndose las anormalidades en los estudios microbiolgicos realizados por el Laboratorio Estatal de Salud Pblica.

3.- Firma del Presidente de la

Comisin Estatal de la Leche. Se anotar el nombre y firma del Presidente de la Comisin Estatal de la Leche.


REPORTE DE INSPECCION DE VEHICULOS.Concepto

Descripcin

1.- Lugar y fecha. Se anotar en este espacio el lugar, da, mes y ao.

2.- Nombre del establecimiento.

Se escribir el nombre del establecimiento.

3.- Direccin. Se anotar en este espacio el domicilio del establecimiento.

4.- Nombre del producto, de la

empresa y el precio.

5.- Precio.

6.- Hora de la entrega.

7.- Fecha de pasteurizacin.

8.- Nombre del comisionista.

9.- Propietario del vehculo y datos

complementarios.

10.- Observaciones.

11.- Se le levant Acta No., y firma

del inspector.

Se anotar el nombre del producto que transporta, el nombre de la empresa y el precio al pblico.

Se indicar en este espacio el precio del producto al entregar por litro, medio galn y por galn.

En este espacio se anotar la hora de la entrega.

Se anotar la fecha de pasteurizacin de la leche.

Se anotar el nombre del comisionista.

En estos espacios se anotar nombre del propietario del vehculo, la marca, modelo, nmero de placas, razn social, caja cerrada, abierta, equipo de refrigeracin, aislamiento y material.

Se anotar en stos espacios las observaciones realizadas al vehculo.

Se indicar en caso de levantar acta el nmero correspondiente, as como la firma del inspector.


REPORTE DE PRUEBA-DIAGNOSTICO DE MASTITIS.

Concepto

Descripcin

1.- Datos del productor. Se anotar en stos espacios el nombre del productor, ubicacin, establo, fecha.

2.- Grados de incidencia. Se anotar el grado de incidencia de la enfermedad (con nmeros en cada ubre de la vaca). Se identifica con el nmero del arete de la vaca.

3.- Observaciones. Se anotar las observaciones pertinentes de la prueba de mastitits.


REPORTE MENSUAL.

Concepto

Descripcin

1.- Mes y ao. Se anotar el mes y ao correspondiente del reporte mensual.

2.- Productor (zona norte, centro

y sur). Se anotar el nombre del productor por zona (norte, centro y sur) y los subtotales.

3.- Establo. Se escribir el nombre del establo por zona (norte, centro y sur) y subtotales.

4.- Total de vacas.

5.- Vacas productivas.

6.- Litros diarios.

7.- Litros por vaca.

8.- Condiciones.

9.- Prueba de mastitis.

10.- Resultados de laboratorio.

11.- Totales.

Se indicar el total de vacas de cada zona (norte, centro y sur), as como los subtotales.

Se anotar el total de vacas productivas por zona (norte, centro y sur), y los subtotales.

Se anotar en ste espacio los litros diarios que produce cada productor por zona, as como subtotales.

Se indicar los litros que produce cada vaca en el establo correspondiente por zona, as como los subtotales.

Se anotar en stos espacios las condiciones que se encuentran las instalaciones y el manejo, por zonas y los subtotales.

Se asentar en este espacio el resultado del diagnstico de la prueba.

Se anotar los resultados de laboratorio fsico y microbiolgico, si sale bien o mal.

Se anotar en estos espacios los totales de cada uno de los rubros que se indican.


REPORTE DE RESULTADOS DEL LABORATORIO DE

ANALISIS DE CAMPO.

Concepto

Descripcin

1.- Productor, establo y municipio. En estos espacios se anotar el nombre del productor, nombre del establo y el municipio donde se ubica.

2.- Fecha.

Se anotar en cada rengln la fecha correspondiente de las pruebas realizadas diariamente en el establo.

3.- Densidad. Se anotar en este espacio la densidad de la leche cruda.

4.- Temperatura.

5.- Acidez

6.- Alcohol.

7.- Antibiticos.

8.- Resazurina.

9.- Litros.

10.- Observaciones.

Se escribir el grado de temperatura de la leche.

Se anotar el grado de acidez de la leche cruda.

En este espacio se anotar el porcentaje de alcohol que contiene la leche.

Se anotar los resultados de la prueba de antibiticos (positivo o negativo).

Se anotar la toma de muestra, la hora, la calidad de la leche en cuanto a coloracin (buena, regular, mala o muy mala).

Se anotar la cantidad de litros que entrega el productor al centro de acopio.

En este espacio se anotarn las observaciones pertinentes.


POLIZA DE DIARIO

Concepto

Descripcin

1.- Nombre de la empresa. Se anotar en sta parte el nombre de la institucin, en ste caso el nombre del organismo.

2.- Pliza de Diario.

Se anotar la fecha de elaboracin correspondiente de la pliza de diario.

3.- Cuenta. Se indicar en ste espacio el nmero de cuenta respectivo.

4.- Subcuenta.

5.- Nombre de la cuenta.

6.- Parcial.

7.- Debe y haber.

8.- Concepto.

9.- Sumas iguales.

10.- Formul, revis, autoriz,

oper, paso al diario y

nmero de pliza.

Se escribir en ste espacio el nmero de la subcuenta correspondiente.

Se anotar en ste espacio el nombre de la cuenta que corresponde.

Se indicar el parcial de la cuenta.

Se anotar en stos espacios el debe y haber de los movimientos que se efectan.

Se anotar el concepto de los movimientos realizados.

Se anotar los cargos (deber) y abonos (haber) que correspondan a la partida doble.

Se indicar en cada uno de los espacios la persona que lo formul, revis y lo autoriz, y el nmero de pliza.


CHEQUE POLIZA.

Concepto

Descripcin

1.- Fecha, nombre del beneficiario

y la cantidad de cheque y No.

de cheque al calce.

Se anotar fecha de expedicin de cheque, nombre del beneficiario, cantidad y nmero de cheque al calce.

2.- Concepto del pago. Se describir el concepto de la erogacin que se efecta.

3.- Firma cheque recibido. Firmar al recibir el cheque el beneficiario o representante del mismo.

4.- Cuenta.

5.- Subcuenta.

6.- Nombre.

7.- Parcial.

8.- Debe.

9.- Haber.

10.- Sumas iguales.

11.- Hecho por, revisado, autorizado. Se anotar el nmero de partida presupuestal correspondiente.

Se indicar el nmero de cuenta respectivo (idem 4 5).

Se anotar el nombre de la partida presupuestal.

Se anotar cuando haya dos o ms cantidades lo que corresponde a cada subcuenta.

Se anotar el importe total del egreso efectuado.

Se anotar en este espacio el importe del cheque que corresponde a la cuenta de bancos.

Se anotar: las sumas del gasto ejercido en el debe y en el haber, y el importe del cheque, el cual deber corresponder a sumas iguales.

Se anotar las iniciales de quien elabor cheque, firma de quien revis y firma de quien autoriz.


ANEXO DE ACTIVO FIJO AL BALANCE GENERAL

Concepto

Descripcin

1.- Datos generales.

Se indicar en esta parte superior del formato el da, mes, ao y hora del anexo de activo fijo al balance general, el periodo en que se hace, el nmero de hoja, as como se establece la cuenta, activo, pasivo y capital.

2.- Activo. Se anotar el activo circulante, total circulante, activo fijo, total de activo fijo y el total del activo.

3.- Pasivo. Se anotar en esta parte el pasivo, el total del pasivo circulante y el total del pasivo en el periodo correspondiente.

4.- Capital.

Se anotar en stos espacios el supervit o dficit, el total del supervit o dficit, el total del capital y sumas iguales.


CONCILIACION DE LA CUENTA DE CHEQUES

Concepto

Descripcin

1.- Conciliacin de la cuenta de

cheques.

Se indicar en esta parte el nmero correspondiente de la cuenta de cheques, el banco y el periodo de la conciliacin.

2.- Saldo. Se anotar la cantidad correspondiente del saldo en bancos segn cuenta.

3.- Menos. Se indicar en este espacio los cheques pendientes de cobro.

4.- Fecha, N de cheque,

beneficiario e importe.

5.- Saldos segn libros. En esta parte se anotar la fecha, el nmero de cheque, el beneficiario y el importe correspondiente.

Se anotar en este espacio el total de cheques pendientes de cobro y se resta el saldo segn libros.


RECIBO DE PAGO

Concepto

Descripcin

1.- Cantidad.

Se anotar en el lado superior derecho la cantidad correspondiente.

2.- Recib de la Comisin

Estatal de la Leche la

cantidad de: Se anotar en este espacio la cantidad con nmero y con letra.

3.- Por concepto de: Se describir en estos espacios el concepto de pago.

4.- Fecha.

5.- Recib. Se anotar el lugar y fecha que se realiza el pago.

Firmar la persona quien recibe el pago correspondiente.


ESTADO DE RESULTADOS

Concepto

Descripcin

1.- Nombre y fecha.

Se indicar en este espacio la fecha que se efecta el estado de resultados, la fecha, hora y el nmero de hoja correspondiente.

2.- Periodo, porcentaje, acumulado

y porcentaje. Se denotar en este espacio el periodo, porcentaje, acumulado y porcentaje de ingresos y egresos del periodo correspondiente.

3.- Ingresos. Se anotar en estos espacios la cuenta de ingresos, el total de la cuenta de ingresos, asimismo los productos financieros y el total de productos financieros y total de ste rubro.

4.- Egresos.

Se anotar en esta parte los egresos que se efectuaron en este periodo, el total y la utilidad o prdida que presenta.


ANEXO DE ACTIVO FIJO

Concepto

Descripcin

1.- Datos generales.

Se indicar en esta parte superior el da, mes, ao y hora del anexo de activo fijo en el que comprender el periodo correspondiente y el nmero de hojas.

2.- Cuenta, nombre, saldos, deudor,

iniciales acreedor,cargos,abonos,

saldos deudor y actuales acreedor.

En este espacio se especifica el nmero de cuenta, el nombre de la cuenta, saldos iniciales del deudor y acreedor, los cargos, los abonos y saldos actuales del deudor y acreedor.


ORDEN DE COMPRA

Concepto

Descripcin

1.- Datos del proveedor.

En estos espacios se anotar el nombre del proveedor, la fecha de la orden de compra, la direccin o domicilio, el registro federal de contribuyentes, ciudad e identificacin.

2.- Cantidad, descripcin, precio

unitario y total.

Se anotar la cantidad del artculo(s), la descripcin, el precio unitario y el total de cada artculo.

3.- Firma.

4.- Total.

5.- Formul, recomend y autoriz. No se utiliza.

Se anotar en esta parte el importe total de los artculos adquiridos.

Se anotar el nombre y firma de quien formul, recomend y autoriz la orden de compra.

III.- Bibliografa.

Bibliografa.

Quiroga Leos Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Mxico, 1987.

Duhalt krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimiento en las Oficinas Pblicas, Mxico, 1977.

Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos, Gobierno del Estado de Sonora, Secretara de la Contralora General del Estado, Direccin General de Modernizacin Administrativa del 2001..

Manuales de Procedimientos de la Direccin General Administrativa, Secretara de Fomento Ganadero, 1996.

Informacin recopilada con los responsables de las unidades administrativas que integran a la Comisin Estatal de la Leche, julio del 2002.

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