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Bogotá D. C., Colombia

MANEJO DEL MODULO NOVEDADES LOGISTICA

En éste módulo puede observar el instructivo para el manejo de la aplicación

Novedades Logística desarrollado por IDL, el cual permite de manera más ágil

y práctica hacer una reclamación por novedad al momento de la recepción de

mercancía.

1. Ingrese al navegador con el usuario y contraseña asignado.

mailto:[email protected]



2. Al ingresar a la nueva ventana, encontrara tres opciones.

Novedades en recepción de Mercancía: Esta opción le permitirá crear un nuevo

caso según la novedad que se le presente.

Seguimiento Solicitudes Cliente: Aquí podrá hacer la trazabilidad de los casos

y saber el status de los mismos.

Exportar Excel: En esta opción podrá exportar un informe de todos los casos

creados, este informe lo puede bajar por rango de fechas si lo desea.




3. Para crear un caso de Novedad seleccione la opción

.

4. Al ingresar a la nueva ventana encontrara los campos que debe diligenciar para la

creación del caso.

1. 2.




5. En la parte superior izquierda visualizara “DATOS DE LA SOLICITUD”, donde va

a diligenciar una información base.

Nota: El número de guía a ingresar es único y directamente asignado por GM y la

transportadora, el cual deberá ser digitalizado correctamente pues puede generar error y

le impedirá avanzar en la creación del caso.

Solo lo dejara avanzar en la novedad “Trocado caja Completa”.

6. Una vez ingresado de manera correcta el número de guía, el sistema

automáticamente le indica la sucursal a la cual fue asignada.




7. Seleccione el tipo de novedad que presenta el material.

Nota: El campo acción se llena automáticamente con Nota Crédito en todos los Tipos de

Novedad a excepción de dos, “Trocado Interno” y “Sobrante“ los cuales ya tiene que

definir internamente que plan de acción desean seguir.

Para continuar con el proceso es importante tenga en cuenta el siguiente cuadro, los cuales le

ayudaran a comprender mejor el significado de cada novedad

Tipo de Novedad Definición

Caja adulterada con faltantes La caja llega adulterada, rota, violada y faltan componentes. Se requiere novedad en guía.

Faltantes internos La caja en la que llega esta perfecta, pero faltan componentes.

Faltante caja completa La guía dice X cantidad de bultos y llegan menos.

Trocado caja completa La marcación de la caja externa no coincide con el destino de entrega.

Trocado interno La mezcla de faltante y sobrante. Sobrantes La caja llega con más unidades de las solicitadas.

Avería sin reparación. El material llega averiado sin posibilidad de repararlo.

8. Continúe ingresando los datos solicitados por el sistema al lado izquierdo; como lo

son: número de transporte (este aparece automáticamente cuando ingresa el

número guía) número de parte del repuesto con novedad, (por default se completa




la descripción,) ingrese la cantidad facturada, la cantidad con novedad y una breve

observación con base en éste número de parte.

9. Una vez se ingresa la información y la observación, haga clic en agregar novedad.

NOTA: Los pasos 8 y 9 los debe repetir con cada número de parte que desee registrar.




10. Para subir las fotos correspondientes a la novedad, haga clic en

.

Lo arroja a otra ventana donde puede subir las fotos y documentos que considere

necesarios para la novedad.

Seleccione el tipo de documento, cargué la foto, si lo desea ponga un comentario breve y

.

NOTA: Este proceso es obligatorio para poder terminar la novedad y lo debe repetir con

cada foto, ya que no es posible subir varias a la vez.

11. Al terminar de subir las imágenes haga clic en regresar para volver a la ventana

anterior donde podrá verificar que la referencia a reclamar está totalmente

diligenciada, con el documento cargado y numero de solicitud asignado.




12. Teniendo ya toda la información registrada, escriba un comentario general

detallando la novedad, luego proceda a seleccionar el nombre de la persona que

realiza la solicitud y .

3. 4.

NOTA: Antes de escribir el comentario final por favor verifique que las imágenes o

documentos que requiera adjuntar estén completos, ya que si escribe cualquier

observación y luego anexamos los documentos la información escrita se perderá y tendrá

que redactar todo de nuevo.

13. Para asignar un solicitante, haga clic en , esta opción lo llevara a

otra ventana donde diligenciara unos datos base del cargo, al finalizar haga clic en

.

Después de actualizar el registro haga clic en volver, para regresar a la página donde

tiene la consulta, seleccione la persona que realizo la novedad y enviar.




14. Una vez enviada la consulta se despliega una nueva ventana llamada

“Seguimiento Solicitudes Cliente” donde podrá verificar el estado de la solicitud

que acaba de generar.

15. Para consultar el status de las Novedades generadas, haga clic en

.




16. En esta ventana podrá verificar el estado de las novedades que estén en proceso

de respuesta.

NOTA: Para continuar con el proceso es importante tenga en cuenta el siguiente cuadro, el cual le

ayudara a comprender mejor el significado de cada estado en que se encuentra su caso.

Estado Cliente Definición

Contestado Tanto usuario GM como Transportadora ya contestaron, pendiente cierre por parte del concesionario.

Cerrado Usuario Concesionario cerro la consulta.

Generar Factura Pendiente usuario GM genere factura.

En Proceso de Nota Crédito Pendiente usuario GM genere documentos y Nota Crédito.

Análisis Transportadora Usuario de la Transportadora se encuentra analizando el caso.

Recoger Sobrante concesionario Pendiente usuario Transportadora asigne número de guía con el cual recoge material.

En proceso de Aprobación Usuario GM se encuentra analizando el caso para aprobarlo o rechazarlo.

Recoger Material Salvamento Pendiente usuario Transportadora asigne número de guía con el cual recoge material.

Definir Responsabilidad Salvamento Pendiente usuario GM defina responsabilidad del salvamento.

Pendiente Recepción Física Pendiente confirmación recepción material por usuario GM.




17. También encontrara un filtro de búsqueda, donde tendrá múltiples opciones para

consultar sus casos.




18. Si el estado aparece como “Contestado”, haga clic en el número de solicitud,

verifique la respuesta.

19. En caso de estar conforme proceda a cerrar la consulta de lo contrario haga el

comentario del porque no está conforme y envié de nuevo.




20. Una vez cerrado el caso se desplegara una encuesta la cual debe diligenciar según

su experiencia con la novedad.

21. Con esto damos por terminado el instructivo para el manejo de novedades logísticas

en recepción de mercancía.


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