MACROS EN EXCEL Luis Alberto Contreras Pinzón

Docente

MACROS

EN EXCEL

QUE ES UNA MACRO ?

Es un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.

Es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de excel de manera que están siempre

disponibles cuando los necesites ejecutar

LENGUAJE DE LAS MACROS

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic mor Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

¿Para qué sirve una macro en Excel?

Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.Automatización de tareas:Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.

CREACIÓN DE UNA MACRO

CREACIÓN DE UNA MACRO EN EXCEL

Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones. En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador. Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.

FICHA PROGRAMADOR

Grupos de la ficha Programador: El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA.El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos.

SEGURIDAD DE MACROSLa seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente. Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza. Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles. • Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo. • Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.• Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opciones la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios permanentes

Tipos de datos

CREAR UNA MACRO EN EXCEL

Ir al menú archivo, luego a opciones, luego a personalizar cinta de opciones y luego en la parte derecha activar la casilla de desarrollador y luego aceptar

Luego de ello verifico que en la barra de menú del libro de Excel este el Desarrollador, doy click sobre esta pestaña y me aparecen las barras de herramientas del desarrollado

Me ubico sobre la celda correspondiente a la salida o al resultado del ejercicio y luego doy click sobre el icono donde dice macros, donde me aparece una ventana con un menú.

En la casilla nombre de la macro, asigno el nombre que corresponda al ejerció o como quiera llamar a la macro (es mejor colocarle un nombre que tenga referencia al ejercicio), luego en la casilla de macros en: seleccionamos “este libro” luego doy click en el icono crear.

NOS APARECE EL EDITOR DE MACROS, EL CUAL SE COMPONE DE TRES PARTES ASÍ:

El primer concepto que aparece es la instrucción Sub que es la abreviación de la palabra subrutina.Una subrutina no es más que un conjunto de instrucciones que se ejecutarán una por una hasta llegar al final de la subrutina que está especificado por la instrucción End Sub.Las subrutinas nos ayudan a agrupar varias instrucciones de manera que podamos organizar adecuadamente nuestro código. Una subrutina siempre tiene un nombre el cual debe ser especificado justo después de la instrucción Sub y seguido por paréntesis.

sub cono()end sub

Declaro las variables que utilizo en el ejercicio, tanto las de entrada como las de salida, de la siguiente formaSub cono( )dim vol as integerdim radio as intergerdim altura as doubléend sub

Activo las variables de entrada en las celdas respectivas a través del siguiente código

Sub cono( )dim vol as integerdim radio as intergerdim altura as doublévol=activesheet.range(“d7”).valueRadio=activeshett.range(“d8”).valueend sub

Desarrollo las operaciones pertinentes para buscar la solución del ejercicio

Sub cono( )dim vol as integerdim radio as intergerdim altura as doublé

vol=activesheet.range(“d7”).valueRadio=activeshett.range(“d8”).value

Altura = vol / ((1 / 3 )* 3,141592 *(radio * radio))

end sub

Activo la celda donde me dará el resultado del ejercicio con el siguiente código

Sub cono( )dim vol as integerdim radio as intergerdim altura as doublé

vol=activesheet.range(“d7”).valueRadio=activeshett.range(“d8”).value

Altura = vol / ((1 / 3 )* 3,141592 *(radio * radio))

Activesheet.range(“f8”).value = alturaend sub

Vamos al menú del editor de macros y pulsamos o damos click sobre ejecutar macro, si no pasa nada o no nos sale algún letrero quiere decir que está bien realizada y por ende minimizamos el editor y vamos a la hoja de cálculo y verificamos que en la celda activa o que escogimos para el resultado este con el valor especifico realizado por la macro.

Si llegase a presentar un aviso o caja de texto con algún error en la programación lo primero es verificar si están bien definidas las variables y su escritura, luego procederemos a ejecutar línea a línea para ver donde se encuentra el error de la siguiente forma:Damos click en la caja del mensaje y luego click en detener macro, luego vamos al menú y buscamos la pestaña de depuración y damos click, luego escogemos la opción “paso a paso por instrucciones” y ejecutamos el comando

El programa empieza a ejecutarse línea a línea, debemos colocar el cursor en cada una de ellas para ver que está sucediendo y luego con la tecla f8 vamos avanzando

Para finalizar cerramos el editor de macros y procedemos a darle nombre a la hoja de Excel y a guardar el ejercicio.

Estructura Alternativa (o Selectivas)

Crear una macro a través de programación (con sentencia si simple):

La estructura condicionalque se construye con la instrucción Si Condición Entonces... Fin Si tiene la forma siguiente.

Ejemplo de la sentencia si simple

Alternativa doble

Estructura If..Else: Esta estructura se utiliza cuando se requiere una respuesta alternativa auna condición. Su estructura es la siguiente.

Ejemplo de condicional doble

Estructuras if anidadas

No tiene que sorprenderle, dentro de una estructura if puede ir otra, y dentro de esta otra, y otra...

Alternativa múltiple

Dependiendo del valor de una variable se realizan unas acciones u otras. Es decir, enocasiones se dará el caso que en función del valor o rango de valores que pueda teneruna variable, una casilla, una expresión, etc. deberán llevarse a cabo diferentes acciones ogrupos de acciones.

Ejemplo de alternativa múltiple

OPERADORES LÓGICOS

Estos operadores se utilizan cuando se necesitan evaluar dos o más condiciones para decidir si seejecutan o no determinadas acciones1. Operador Lógico And (Y):

Operador Lógico Or (O):

Utilizaremos este operador cuando sea preciso, que para ejecutar un bloque de instrucciones secumpla alguna de una serie de condiciones. Observe que sólo es necesario que se cumpla algunade las condiciones que se evalúan.

Operador Lógico Not (no).

Este operador se utiliza para ver si NO se cumple una condición