m inisterio de relaciones exteriores república de colombia · 2013-03-04 · responsabilidad por...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01

NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LICITACIONES Y CONTRATOS Página 1 de 70

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 11/11/11

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Actualización del documentos conforme las políticas de operación de la oficina

3

Actualización de la base legal y del procedimiento.

Eliminación de los formatos anexos al documento.

Inclusión de los formatos de proceso como registros asociados al manual.

4

Actualización del procedimiento en las Modalidades de Selección según el Estatuto

Anticorrupción Ley 1474 de 2011.

Actualización el procedimiento de Selección de Mínima Cuantía.

Inclusión del código de los formatos de los procedimientos contractuales.

Actualización del procedimiento de la Contratación Directa.

Actualización de la Guía de Supervisión e Interventoría

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

NATHALIE FLECHAS AFANADOR Judicante 9/11/11

MONICA ANDREA CASTRO CASTRO Asesor 9/11/11

IVETT LORENA SANABRIA GAITÁN Coordinadora GLC 9/11/11

REVISÓ CARGO FECHA

IVETT LORENA SANABRIA GAITAN Jefe Oficina Asesora

Jurídica Interna (E) 10/11/11

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

GLADYS EUGENIA ZAMBRANO ARCINIEGAS

Jefe Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo

Organizacional

11/11/11






CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO

3. FUNDAMENTOS JURIDICOS – MARCO LEGAL

3.1 Constitucionales

3.2 Generales de contratación

4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

5. COMPETENCIA EN MATERIA DE CONTRATACIÓN

6. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS

6.1 LICITACIÓN PÚBLICA

6.2 SELECCIÓN ABREVIADA

6.2.1 Características Técnicas Uniformes

6.2.2 Menor cuantía

6.2.3 Declaratoria desierta

6.3 CONCURSO DE MÉRITOS

6.4 CONTRATACIÓN DIRECTA

6.4.1 Contratos interadministrativos

6.4.2 Cuando no existe pluralidad de oferentes

6.4.3 Servicios profesionales y de apoyo a la gestión

6.4.4 Arrendamiento y Adquisición de inmuebles

7. CONTRATOS O CONVENIOS CON ORGANISMOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

8. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

8.1 ETAPA PRECONTRACTUAL






8.1.1 Plan de Compras 8.1.2 Estudios y documentos previos 8.1.3 Riesgos

8.2 ETAPA CONTRACTUAL

8.2.1 Requisitos 8.2.2 Situaciones durante la Ejecución de los contratos.

8.3 ETAPA POST-CONTRACTUAL

9. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA (GUÍA SUPERVISIÓN)

10. DE LOS COMITÉS EN CONTRATACION.






1. INTRODUCCIÓN

Dentro de la actividad de la Administración Pública se encuentra la relacionada con la contratación estatal, regulada

entre otras normas, por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de2007, sus Decretos Reglamentarios, el Código Civil, el

Código de Comercio, y las normas presupuestales.

La contratación estatal, tiene la finalidad de permitir a las entidades públicas adquirir y manejar bienes y/o servicios,

útiles a los fines de la administración y necesarios para atender las funciones a cargo de las mismas. Por ello, los

contratos estatales son instrumentos que propugnan por el buen funcionamiento de la administración pública.

Es importante señalar que la Ley 80 de 1993, estableció los principios que rigen la actividad contractual, como

desarrollo de la función administrativa, a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, del siguiente tenor

literal:

“La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los

principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la

descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben

coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (…)”.

La reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se concentró en los procedimientos, los criterios

de calificación, la distribución de riesgos en la contratación, el derecho al debido proceso, en la aplicación de multas

a los contratistas por incumplimiento o cuando es necesario hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, y en

general, en las actuaciones de la administración frente a la actividad contractual.

Así mismo tuvo como objetivo fortalecer el sistema de compras y de contratación del Estado, con el fin de que las

Entidades Públicas puedan obtener en el mercado mejores precios para sus bienes y servicios, a través de la

utilización de estandarización de la información; estableció los lineamientos para la implementación de la

contratación pública electrónica, el fortalecimiento del concepto de selección objetiva, y la simplificación y agilización

de los procesos de contratación.

En cuanto a la modalidad de selección de contratación directa, estableció que esta modalidad procederá en los

casos de urgencia manifiesta, contratación de empréstitos, contratos interadministrativos, cuando no exista

pluralidad de oferentes, en arrendamiento o adquisición de inmuebles, entre otros.

Por lo anteriormente descrito, y para llevar a cabo una eficaz, y eficiente contratación estatal, es importante hacer

mención de los principios que la rigen, como son:

1.1 Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la

ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento. Art. 29 C.P.






1.2 Buena Fe. El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fe es el derecho de las personas a

que los demás crean en su palabra, lo cual se inscribe en la dignidad humana, al tenor de lo dispuesto en el artículo

83 de la Constitución Política.

1.3 Transparencia. En virtud de este principio, se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así

lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten,

para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones. Lo anterior sin perjuicio de

la confidencialidad que debe existir por parte de los Comités Evaluadores durante el proceso de evaluación, previo

al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los

interesados, le imponen el carácter de reservados.

1.4 Planeación. Su principal pretensión es que toda la contratación debe responder a una planificación encaminada

al cumplimiento de la misión, los propósitos, objetivos, metas y prioridades del Ministerio de Relaciones Exteriores y

su Fondo Rotatorio. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad,

procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de

contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera alguna,

producto de la improvisación.

1.5 Economía. Tiene como finalidad que se establezcan los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para

la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito se señalarán términos preclusivos y perentorios

para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de

este principio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente con

los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos de condiciones, e igualmente sin que existan las respectivas

partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos se tendrá presente que las reglas, procedimientos y

recursos de la actividad contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente

prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se

evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan

valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias

inhibitorias.

1.6 Responsabilidad. Indica que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la

contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la

ejecución del contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones

antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los contratistas,

responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación

artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber

ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.

Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas,

controlarán la calidad de los procesos en los cuales intervienen directamente y de los bienes, obras o servicios

obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.






1.7 Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en

sus procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en que

hayan actuado.

1.8 Selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la

entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general,

cualquier clase de motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta

factores tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la

ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones objetivas previstas en el pliego

de condiciones.

1.9 Moralidad. Garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estén

inspiradas por los principios que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad.

1.10 Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos

que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que

generan restricción de acceso. Por norma general, los procesos se publicarán en la página web respectiva y se

garantizará a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones.

2. OBJETIVO

Este Manual se ha diseñado con el propósito fijar directrices y estándares para simplificar y modernizar las

actividades que se desarrollan en las diferentes etapas y modalidades del proceso contractual. De igual manera

tiene el propósito de entregar a los usuarios del proceso, una herramienta ilustrativa de conocimiento de los pasos,

procesos, y procedimientos internos que se llevan a cabo para una eficaz y eficiente contratación del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.

Adicionalmente, es importante que se convierta en un instrumento de apoyo y consulta permanente, de los actores

intervinientes o interesados en los procesos, tales como dependencias internas, supervisores, contratistas,

interventores y los administradores del proceso en general, de manera tal que aquí se puedan encontrar las

orientaciones básicas de la contratación, dentro del ámbito de la Ley 80 de 1993, de la Ley 1150 de 2007 y sus

decretos reglamentarios.

3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y en especial sus funcionarios, deberán seguir la

normatividad propia de la Contratación Estatal y los principios que rigen la Función Pública consagrados las

siguientes leyes, decretos, acuerdos, resoluciones y circulares:






3.1 CONSTITUCIONALES

3.1.1 Constitución Política de Colombia, Artículo 209.

3.2 GENERALES DE CONTRATACIÓN

3.2.1 Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

3.2.2 Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley

80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

3.2.3 Decreto 2474 de 2008: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las

modalidades de selección de los contratistas, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones

3.2.4 Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de acto de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

3.2.5 Resolución No. 1227 de marzo de 2011: Por el cual de adopta el Manual de contratación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 3.2.5 Circular 48 del 09 de marzo de 2010. Liquidación de contratos. 3.2.6 Resolución de Delegación de Funciones

4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICION PARA CONTRATAR

De acuerdo a lo contemplado en artículo 8ºde la Ley 80 de 1993, y la Ley 1474 de 2011, son inhábiles para

participar en licitaciones (o concursos) y para celebrar contratos con las entidades estatales:

a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.

b) Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior

estando inhabilitados.

c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.

d) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y

funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

f) Servidores Públicos

g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de

consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta

para una misma licitación

h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus

socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal






o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma

licitación

i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de

personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contado a

partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto

que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años

contado a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación, o de la de celebración del

contrato, o de la de expiración del plazo para su firma.

j. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la

Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el patrimonio del Estado o quienes

hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales,

delitos de lesa humanidad, narcotráfico en Colombia o en el exterior, o soborno transnacional, con excepción de

delitos culposos.

Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades en las que sean socias tales personas, a sus matrices y a sus subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas. La inhabilidad prevista en este literal se extenderá por un término de veinte (20) años. K) Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas, incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el candidato. La inhabilidad se extenderá por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política. Esta inhabilidad comprenderá también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías. La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de prestación de servicios profesionales. Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

a) Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta

incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo

y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.






b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de

afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros

de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

c) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo,

o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.

d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas,

así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor

público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge,

compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil

de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.

e) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a

la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

f) Quien directa o indirectamente hayan ejercidos cargos en nivel directivo en entidades del estado y las

sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier titulo, durante los dos (2) años

siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al

cual prestaron sus servicios.

Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de

consanguinidad, primero de afinidad o primero civil del ex empleado público.

La inhabilidad prevista en el literal d) del ordinal 2° no se aplicará en relación con las corporaciones, asociaciones,

fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el servidor público en los

niveles referidos debe desempeñar en ellas cargos de dirección o manejo.

En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por

disolución del matrimonio.

4.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES

De acuerdo con lo contemplado en el art. 9 de la Ley 80 de 1993, si llegare a sobrevenir inhabilidad o

incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si

ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un

proponente dentro de una licitación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los

derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste

cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá

haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

4.2 EXCEPCIONES A LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

De acuerdo con lo establecido en el art. 10 de la Ley 80 de 1993, no quedan cobijadas por las inhabilidades e

incompatibilidades de que tratan los artículos anteriores, las personas que contraten por obligación legal o lo hagan






para usar los bienes o servicios que las entidades a que se refiere el presente estatuto ofrezcan al público en

condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes

legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario, ni

quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política, relacionado con

la venta de acciones.

4.3 PROHIBICIONES Art. 3 de la Ley 1474 de 2011

4.3.1 Para que ex servidores públicos gestionen intereses privados.

4.3.2 Para quienes hayan celebrado contratos estatales de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos

y de alimentos con las entidades a que se refiere el art. 2 de la Ley 80 de 1993 durante el plazo de ejecución y hasta

la liquidación, no podrá celebrar contratos de interventoría con la misma entidad.

4.4 NHABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO REITERADO: Quedara inhabilitado el contratista que incurra en las

siguientes conductas:

4.4.1 Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos,

durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales

4.4.2 Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por lo menos dos (2) contratos durante

una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.

4.4.3 Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal,

con una o varias entidades estatales.

La inhabilidad se extenderá por un término de tres años, contados a partir de la inscripción de la última multa o

incumplimiento en el Registro Único de Proponentes.

Esta inhabilidad se extiende a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta

inhabilidad, así como a las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha

declaratoria.

5. COMPETENCIA EN MATERIA DE CONTRATACIÓN

De conformidad con los dispuesto por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y la Ley 489 de 1998, la Ministra de

Relaciones Exteriores mediante la Resolución No. 5393 de 2010, delegó funciones y desconcentró las actuaciones

en materia contractual en la Secretaria General y en la Directora Administrativa y Financiera.

Así las cosas, la competencia contractual de la entidad, está a cargo de la Secretaria General y la Directora

Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores; esta última tiene la responsabilidad específica

de la actividad contractual cuya cuantía sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía (Mínima Cuantía). Todo lo






anterior con excepción de los que se celebren por la Embajadas y Oficinas Consulares de la República de Colombia

acreditadas en el exterior.

6. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realiza la contratación de bienes, servicios y obras a

través de varias modalidades de selección. La normatividad vigente establece las siguientes:

6.1 Licitación Pública.

6.2 Selección Abreviada.

6.3 Concurso de Méritos.

6.4 Contratación Directa.

6.1 LICITACIÓN PÚBLICA

Se entiende por licitación pública el proceso mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para

que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten ofertas y seleccione entre ellas, la más favorable a sus

intereses. Procede cuando el bien o servicio a contratar supere la mayor cuantía de la entidad, es decir, 450

SMLMV, salvo que el contrato a celebrar o las circunstancias de escogencia encajen en alguna de las excepciones

regidas por los procesos de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa.

El desarrollo del proceso contractual tiene una duración aproximada de tres (3) meses, y se compone de diversas

etapas debidamente regladas y con términos perentorios.

Dentro del proceso de selección se convoca a las veedurías ciudadanas.

6.1.1Procedimiento

6.1.1.1 Una vez la dependencia interna ha identificado la necesidad a contratar, debe elaborar los estudios y

documentos previos, anexar certificación del plan de compras, CONIFO (solo para proceso de la Dirección de

gestión de Información y Tecnología), y enviarlos al competente contractual. Al ser recibidos por la Oficina Asesora

Jurídica Interna se remite la información de la iniciación del proceso licitatorio a adelantar, a la Cámara de

Comercio.

6.1.1.2 Se elabora el proyecto de pliego de condiciones el cual se publica en el portal de contratación por un término

mínimo de diez (10) días hábiles acompañado del aviso de convocatoria, de los estudios y documentos previos

respectivos y de copia del reporte a la Cámara de Comercio, con el fin de que los interesados los revisen y

presenten las observaciones que consideren necesarias.

6.1.1.3 Publicación aviso de prensa en un diario de amplia circulación.

6.1.1.4 De conformidad con el cronograma se publica la resolución de apertura del proceso.

6.1.1.5 Realizar audiencia de, asignación, revisión y distribución de riesgos.

6.1.1.6 Transcurrido el término anterior, o el indicado en el pliego, se publica el pliego definitivo, junto con la

respuesta a las observaciones, si las hubo.






6.1.1.7 Dentro de los tres días siguientes a la apertura formal de la licitación, se debe realizar la audiencia de

aclaración y precisión del contenido del pliego de condiciones.

6.1.1.8 Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de

observaciones por parte de los interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como consecuencia

la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante adendas, las cuales solo pueden ser

proferidas hasta el cuarto día anterior al cierre del proceso. Que se publicara en días hábiles y horario laboral.

6.1.1.9 Vencido el plazo para recibir ofertas se inicia la etapa de evaluación en la cual se verifican los requisitos

habilitantes y puntuables de las ofertas presentadas y se consolida el respectivo informe de evaluación.

6.1.1.10 El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de cinco (5) días hábiles,

para que sobre el mismo, los interesados se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes y

presenten las respectivas observaciones.

6.1.1.11 Una vez analizadas las observaciones presentadas, se cita para definir el proceso en audiencia pública.

6.1.1.12 La adjudicación o declaratoria de desierta queda notificada en audiencia y solo proceden recursos de la vía

gubernativa cuando el resultado es de declaratoria de desierta.

6.1.1.13 Si se opta por adjudicar el proceso, se elabora la minuta del contrato y se procede con los trámites de

perfeccionamiento y ejecución.

6.1.1.14 Contrario sensu, si la decisión es declarar desierto el proceso, la entidad dispones de cuatro (4) meses,

siguientes a la declaratoria de desierta, para iniciar un proceso de selección abreviada (Art. 3 del Decreto 3576 de

2009).

Procedimiento Práctico

PASO

No.

ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE

(Cargo)

FORMATO O REGISTRO QUE

SE GENERA

ETAPA PRECONTRACTUAL

1

Oficio de

Solicitud de

contratación

con estudios y

documentos

previos.

Verificar y analizar el contenido

jurídico de la información y de los

documentos anexos a la solicitud

de contratación. Certificación del

plan de compras y CONFO.

Solicitar certificado de

disponibilidad presupuestal.

Avisar a la Cámara de Comercio

la apertura del proceso.

Aviso de prensa

Memorando Interno.

Solicitud de

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal.

Constancia de aviso

a la Cámara de

Comercio.

Aviso de prensa

-Abogado

Memorando devolviendo sin

trámite, por observaciones

jurídicas, o Formato solicitud de

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Formato Estudios previos para

licitación pública.

Constancia de aviso a la

Cámara de Comercio.

2

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal

Designar Comité Asesor de

Contratación - Comité

estructurador-evaluador jurídico,

técnico, económico-financiero.

Notificar oficio designación

Comités.

Oficio de

designación Comité

Asesor de

Contratación –

Comité

Estructurador y

evaluador.

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

Competente

Contractual

Oficio de designación Comité

Asesor de Contratación

comité estructurador - evaluador

Oficio de

designación

Estructurar proyecto de pliego de

condiciones.

Proyecto de pliego

de condiciones.

-Comité

estructurador

-Acta aprobación pre pliego.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

Comité

Asesor de

Contratación -

comité

estructurador

– evaluador

Citar al Comité Estructurador

para aprobación del proyecto de

pliego de condiciones.

Memorando de

citación Comité

Estructurador.

Acta de Comité

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI –

competente

contractual.

- Quien solicita la

contratación.

5

Proyecto de

pliego de

condiciones

Solicitar publicación de aviso de

prensa en diario de amplia

circulación

Solicitud de

publicación de aviso

de prensa.

Aviso de prensa

-Abogado

-Coordinador Grupo

-Licitaciones y

contratos

-Jefe OAJI

-Formato publicación aviso de

prensa.

-Aviso de prensa

6

Aviso de

prensa.

Elaborar aviso de convocatoria

pública.

Enviar vía correo electrónico el

aviso de convocatoria pública, la

constancia del envío a la cámara

de comercio y el proyecto de

pliego de condiciones y los

estudios previos al funcionario

encargado de la publicación en el

SECOP

Publicación del

aviso de

Convocatoria

pública, proyecto

de pliego de

condiciones,

constancia envío

cámara de

comercio y estudios

previos en el

SECOP.

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe a OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación en

SECOP

-Formato de aviso de

Convocatoria publica

-Proyecto de pliego de

condiciones

-Reporte de publicación en el

SECOP del aviso de

convocatoria pública, del

proyecto de pliego de

condiciones y de estudios

previos.

7

Proyecto de

pliego de

condiciones

Realizar audiencia informativa

preliminar, levantando la

correspondiente acta.

Recibir y analizar las

observaciones y/o preguntas por

los interesados efectuadas en la

audiencia y las demás recibidas

en el término establecido en el


condiciones, si aplica.

Trasladar las observaciones y/o

preguntas al comité estructurador

–evaluador para su análisis,

respuesta y decisión de la

pertinencia de incluirlas o no el

pliego de condiciones definitivo,

si aplica.

Elaborar formulario de de

preguntas y respuestas, con las

respuestas remitidas por el

Acta de audiencia

informativa

preliminar.

Formulario de

preguntas y

respuestas.

Reporte de

publicación en el

SECOP del acta de

audiencia

informativa y del

formulario de

preguntas y

respuestas

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

- Jefe OAJI

-Formato de acta de audiencia

informativa preliminar.

Formulario de preguntas y

respuestas.

-Reporte de publicación en el

SECOP del acta de audiencia

informativa y del formulario de

preguntas y respuestas






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

comité estructurador-evaluador,

si aplica.


acta de audiencia informativa

preliminar y el formulario de

preguntas y respuestas al

funcionario de apoyo

administrativo para publicación

en el SECOP

8

Formulario de

preguntas y

respuestas.

Elaborar pliego de condiciones

definitivo.

Pliego de

condiciones

definitivo

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Comité

estructurador-

evaluador

Pliego de condiciones

9

Pliego de

condiciones

definitivo

Elaborar resolución de apertura

del proceso para visto bueno del

coordinador del Grupo

Licitaciones y Contrato. Jefe OAJI

y firma del competente

contractual.

Enviar vía correo electrónico la

resolución de apertura del

proceso al funcionario encargado

para la publicación en el SECOP.

Resolución de

apertura del

proceso

Reporte de

publicación en el

SECOP de la

resolución de

apertura del

proceso.

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP.

Resolución de apertura de la

licitación pública.

Reporte de publicación en el

SECOP de la resolución de

apertura

10

Pliego de

condiciones

definitivo

Publicación pliego definitivo.

Realizar audiencia de aclaración

del pliego de condiciones,

levantando la correspondiente

acta.


observaciones y/o preguntas por

los interesados efectuadas en la

audiencia y las demás recibidas

en el término establecido en el


Trasladar las observaciones y/o

preguntas al comité estructurador

–evaluador para su análisis,

respuesta y decisión de la

pertinencia de modificar el pliego

Reporte en el

SECOP de la

publicación del

pliego definitivo.

Acta audiencia de

aclaración del

pliego de

condiciones.

Formulario de

preguntas y

respuestas.

Adenda.

Reporte de

publicación en el

SECOP del acta de

audiencia de

-Abogado

-Comité

estructurador-

evaluador

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de las

publicaciones.

Formato de acta de audiencia

de aclaración del pliego de

condiciones.


respuestas.

Adenda.


SECOP del acta de audiencia,

del formulario de preguntas y

respuestas y de pliego

definitivo.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

de condiciones definitivo.

Elaborar formulario de preguntas

y respuestas, con las respuestas

remitidas por el comité

estructurador-evaluador, si aplica.

Proyectar adenda(s), si aplican.


acta de audiencia de aclaración

del pliego de condiciones y el

formulario de preguntas y

respuestas al funcionario


SECOP.

aclaraciones y del

formulario de

preguntas y

respuestas

11

Proyecto de

adenda

Entregar proyecto de adenda

para visto bueno del Coordinador

Grupo Licitaciones y Contratos,

Jefe OAJI y suscripción por el

competente contractual.

Enviar vía correo electrónico la

adenda al funcionario encargado

de la publicación en el SECOP.

Enviar adenda vía correo

electrónico y fax a los interesados

que retiraron pliego de

condiciones.

Adenda suscrita.

Reporte Publicación

en el SECOP de la

Adenda.

Reportes correo

electrónico y de

envío del fax

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo

Formulario o Adenda.

Reporte Publicación en el

SECOP de la adenda

12

Ofertas

presentadas

Recibir ofertas.

Elaborar acta de cierre del

proceso.

Elaborar memorando remitiendo

ofertas a

Comité evaluador

Acta de cierre

proceso

Memorando

remisión ofertas

comité.

-Abogado.

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contrato.

- Jefe OAJI

Formato acta cierre.

Memorando remisión ofertas

Comité evaluador.

13

Memorando

remisión

ofertas

Comité

evaluador

Realizar evaluación de la(s)

oferta(s) y determinar si es

procedente solicitar aclaraciones

al o los oferente(s).

Verificar que cada miembro del

comité evaluador realice la

consulta en el SICE del precio

indicativo y verificar los

certificados de registro de precio

de referencia aportados por los

oferentes.

Informes de

evaluación

Reporte de consulta

de precios

indicativos y

de certificado de

registro de precio

de referencia en el

SICE.

-Comité evaluador.

-Persona de apoyo

administrativo del

Grupo Interno de

Trabajo Licitaciones

y Contratos.

Reporte de consulta de precios

indicativos y de certificado de

registro de precio de referencia

en el SICE.

Informes de verificación y

evaluación.

14 Informes

evaluación

Realizar reunión Comité Asesor

de Contratación para determinar

Acta Comité Asesor

de Contratación

-Comité evaluador.

-Comité de Asesor

Agenda de Comité

verificación quórum






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

jurídica,

técnica,

económico-

financiero

las solicitudes de aclaraciones de

las ofertas a que haya lugar.

Oficios de solicitud

de aclaraciones de

las ofertas, si a ello

hubiere lugar.

de contratación

-Competente

Contractual

Formato de planilla asistencia

Formato acta de Comité

Oficios de solicitud de

aclaraciones de las ofertas

15

Respuesta

solicitud de

aclaraciones

ofertas

Remitir al comité evaluador las

respuestas a las aclaraciones

allegadas por los oferentes para

su análisis y evaluación.

Consolidar informes de

evaluación.

Informes de

evaluación jurídico,

técnico, económico-

financiero.

Cuadro de

consolidación de

informes.

-Comité evaluador

Informes de evaluación jurídico,

técnico, económico-financiero.

Cuadro de consolidación de

informes.

16

Informes de

evaluación de

las ofertas

Enviar vía correo electrónico los

informes de evaluación al

funcionario encargado de la

publicación en el SECOP.

Exhibir físicamente los informes

de evaluación en la secretaria del

Grupo Licitaciones y Contratos.


en el SECOP de

informes

evaluación.

Planilla consulta

informes

evaluación.

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI.

-Funcionario

encargado de la

publicación en

SECOP


SECOP de informes evaluación.

Formato Planilla consulta

informes

17

Observacione

s a los

informes de

evaluación


observaciones a los informes de

evaluación presentadas por los

oferentes para su respuesta.

Citar al Comité Asesor de

Contratación para recomendar

adjudicación al competente

contractual.

Proyecto de

Cuadernillo

respuesta

observaciones.

Oficio citación al

Comité de Asesor

de Contratación.

-Comité evaluador.

-Competente

contractual

Formato de Cuadernillo

respuesta observaciones.

Oficio de citación al Comité de

Asesor de Contratación.

18

Oficio citación

al Comité

Asesor de

Contratación.

Realizar reunión Comité Asesor

de Contratación para presentarle

el cuadernillo de respuesta a las

observaciones y el informe final

de verificación y evaluación.

Recomendar adjudicación o

declaratoria de desierto del

proceso por parte del Comité

Asesor de Contratación al

competente contractual, para que

decida el proceso de selección.

Acta de Comité

Asesor de

Contratación

Cuadernillo de

respuesta a las

observaciones

Informe final de

verificación y

evaluación.

-Comité evaluador.

-Comité Asesor de

Contratación

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI.

-Competente

contractual.

Informe final de verificación y

evaluación.

Agenda de Comité

Verificación quórum


Formato acta de Comité.

19

Acta de

Comité

Asesor de

Contratación.

Proyectar la Resolución que

define (adjudica o declara

desierto) el proceso de selección,

licitación.

Programar fecha para celebrar

Proyecto

Resolución que

define (adjudica o

declara desierto) el

proceso de

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

Resolución que define (adjudica

o declara desierto) el proceso

de selección

Oficio convocando a los

oferentes a la audiencia pública






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

audiencia pública de adjudicación

o definición del proceso.

Elaborar oficio convocando a los


que decide el proceso.

Enviar vía correo electrónico

oficio convocando a los oferentes

a la audiencia pública que decide

el proceso, al funcionario

encargado de la publicaciones en

el SECOP.

selección Oficio

convocando a los

oferentes a la

audiencia pública

que decide el

proceso.


en el SECOP oficio

convocando a los

oferentes a la

audiencia pública

que decide el

proceso.

-Competente

Contractual



SECOP oficio convocando a los



20

Proyecto

Resolución

que define

(adjudica o

declara

desierto) el

proceso de

selección

Celebrar audiencia pública que

decide el proceso de selección

(adjudicando o declarándolo

desierto).

Entregar a los oferentes

asistentes, al inicio de la

audiencia, el cuadernillo de

respuesta a las observaciones

formuladas al informe de

verificación y evaluación.

Suscribir la Resolución de

adjudicación o de declaratoria de

desierto del proceso de

selección.

Levantar la correspondiente acta.


acta de la audiencia pública que

decide el proceso y la resolución

de adjudicación o de declaratoria

de desierto del proceso de

selección., al funcionario

encargado de las publicaciones

en el SECOP.

Acta audiencia

pública que decide

el proceso

Resolución de

adjudicación o de

declaratoria de

desierto.


en el SECOP acta

de la audiencia

pública que decide

el proceso.

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

- Funcionario

encargado de las

publicaciones en el

SECOP

Acta audiencia pública que

decide el proceso

Formato planilla de asistencia

Formato Reglamento

Resolución que define (adjudica

o declara desierto) el proceso

de selección Reporte

Publicación en el SECOP acta

de la audiencia pública que

decide el proceso y el acto de

adjudicación o de declaratoria


selección.

21

Resolución de

adjudicación o

de

declaratoria

de desierto

Notificar el Acto de adjudicación o

de declaratoria de desierto del

proceso de selección, si aplica.

Constancia de

notificación

Oficio de citación

para notificación

Edicto emplazatorio

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

Oficio de citación para

notificación personal y/o

Formato edicto emplazatorio

ETAPA CONTRACTUAL






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

1

Proyecto de

minuta de

Contrato

Entregar a la persona de apoyo

del Grupo interno de Trabajo de

Licitaciones y Contratos los

documentos necesarios para la

solicitud de creación de cuenta

bancaria del contratista en el

SIIF.

Elaborar minuta del contrato para

revisión del coordinador Grupo

Licitaciones y Contratos y Jefe

OAJI.

Dar visto bueno minuta contrato

por parte del solicitante de la

contratación.

Contrato con visto

bueno Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos, Jefe

OAJI y solicitante

de la contratación.

-Persona de apoyo

al GITLC

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Solicitante

contratación

Minuta de Contrato.

2

Minuta de

Contrato

Asignar numero por parte de la

persona de apoyo del Grupo

interno de Trabajo de Licitaciones

y Contratos

Suscribir contrato por el

competente contractual y el

contratista

Contrato suscrito

por las partes

-Competente

Contractual

- Persona de apoyo

del Grupo interno

de Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

Contrato suscrito

3

Contrato

Suscrito


del Grupo interno de Trabajo de

Licitaciones y Contratos el

contrato suscrito por las partes

para solicitud de registro

presupuestal.

Solicitud de registro

presupuestal

debidamente

radicada.

-Abogado

- Persona de apoyo

del Grupo interno

de Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

Solicitud de Registro

Presupuestal en el SIIF.

4

Certificado de

Registro

Presupuestal


contrato al funcionario encargado

de la publicación en el SECOP y

abogado y la persona de apoyo

publicación en el SICE.

Entregar copia impresa del

contrato al contratista para el

cumplimiento de requisitos de

legalización y ejecución.

Garantía(s) si

aplican.

Reportes

publicación contrato

SECOP y SICE.

-Abogado

-Funcionario

encargado de la

publicación.

- Persona de apoyo

Reportes publicación contrato

SECOP y SICE.

5

Garantía(s) Revisar y Aprobar de las

garantía(s) (condiciones y

vigencia pactadas

contractualmente), para visto

bueno del coordinador Grupo

Licitaciones y Contratos y firma

del JEFE OAJI.

Generar extracto de publicación

Oficio de

aprobación de

garantía(s) u oficio

solicitando

modificación de las

mismas.

Extracto de

publicación

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

Oficio aprobatorio o de

modificación de la garantía(s)

Oficio enviado extracto a la

Imprenta Nacional.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

imprenta, si a ello hubiere lugar

6

Garantía(s)

aprobada(s)

Elaborar memorando dirigido al

supervisor informándole su

designación como tal y

remitiendo copia del contrato,

copia de la oferta y oficio

aprobatorio de garantía(s).

Comunicar al contratista

mediante oficio la fecha de

aprobación de garantía(s).

Remitir copia física del contrato

para lo de su competencia, al

almacenista, cuando se trate de

adquisición de bienes.

Remitir copia del recibo de

publicación de la imprenta.

Memorando dirigido

al supervisor y

Oficio al contratista

-Abogado

-Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

Memorando dirigido al

supervisor y

Oficio al contratista.

7

Remisión

carpeta

antecedentes

contractual

para ingreso

base de datos


la carpeta de antecedentes

contractuales, para lo cual se

dejara constancia por escrito.

Correo electrónico -Abogado

-Persona de apoyo

administrativo

Correo de entrega.

6.2 SELECCIÓN ABREVIADA

Es un proceso simplificado al que se accede en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar,

las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien, se requiera de un procedimiento expedito.

Dentro del proceso de selección se convoca a las veedurías ciudadanas.

Existen nueve (9) causales de selección abreviada, a saber:

1. La contratación de menor cuantía.

2. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por

parte de las Entidades.

3. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

4. La contratación como consecuencia de declaratoria de desierta de la licitación pública.

5. La enajenación de bienes del Estado.

6. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente

constituidas.






7. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las

Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta.

8. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de

personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al

margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población

desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes

de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el

patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de

vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación

para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.

9. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

De acuerdo con la naturaleza y las necesidades que se buscan suplir con la contratación que adelanta el

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, a continuación explicaremos las características y

procedimiento de las causales correspondientes a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas

uniformes y de común utilización, la contratación de menor cuantía y la contratación como consecuencia de

declaratoria de desierta de la licitación pública.

6.2.1 Selección Abreviada de menor cuantía

Procede cuando la cuantía del bien o servicio a adquirir se encuentre comprendida entre 45 y 450 SMLMV y éste no

sea de características técnicas uniformes y de común utilización, y tiene como criterios de evaluación precio y

calidad.

Es un procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de

oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. Cuenta con

términos más expeditos que los utilizados en la licitación pública, de tal manera que cuenta con una duración

aproximada de dos (2) meses.

6.2.1.1 Procedimiento

6.2.1.1.1 Inicia su trámite con la solicitud de contratación dirigida al competente contractual por parte de la

dependencia que requiere satisfacer la necesidad, acompañada del estudio y documentos previos, certificación del

plan de compras, COINFO (Solo para procesos de la Dirección de Tecnología), y Ficha Técnica solo para procesos

cuya modalidad sea a través de subasta.

6.2.1.1.2 Publicación del aviso de convocatoria pública y proyecto de pliego de condiciones por un término mínimo

de cinco (5) días hábiles, acompañado de los estudios y documentos previos respectivos, con el fin de que los

interesados presenten las observaciones, si hay lugar a ello.

6.2.1.1.3 Transcurrido el término anterior se publica el acto administrativo de apertura y el pliego definitivo, y las

respuestas a las observaciones, en caso de haberse recibido.

6.2.1.1.4 Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de

observaciones por parte de los interesados, las cuales, en el evento de modificar algún aspecto del pliego, se

convierten en adendas.






6.2.1.1.5 Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los interesados

en participar deben presentar las manifestaciones de interés en participar en el respectivo proceso; con el fin de

conformar la lista de posibles oferentes.

6.2.1.1.6 El plazo para la presentación de las ofertas comienza una vez conformada la lista y hasta la fecha de cierre

plasmada en los pliegos.

6.2.1.1.7 Una vez vencido el término para presentar ofertas se procede con la evaluación de las mismas, en la que

se verifican los requisitos habilitantes y puntuables de las ofertas presentadas y se publica el informe de evaluación.

6.2.1.1.8 Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles, para que

sobre los mismos, los interesados se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes.

6.2.1.1.9 Una vez analizadas, estas serán resueltas a través de un cuadernillo que será entregado en la audiencia

pública de adjudicación o de declaratoria de desierta del respectivo proceso. De la audiencia se levanta un acta la

cual es publicada en SECOP.

6.2.1.1.10 Surtido lo anterior se elabora la minuta del contrato y se procede con los trámites de perfeccionamiento,

ejecución, legalización y remisión de la documentación al supervisor o interventor a efectos de dar inicio al

compromiso contractual.


PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


1

Oficio de

Solicitud de

contratación

con estudios y

documentos

previos

Verificar y analizar el

contenido jurídico de la

información y de los

documentos anexos a la

solicitud de contratación,

certificación plan de

compras, constancia del

almacenista sobre la

existencia o no de los

bienes que se pretenden

adquirir, COINFO (solo

proceso de Tecnología) y

FICHA TECNICA (solo para

subasta).



Memorando Interno.

Solicitud de Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Competente

contractual



jurídicas.

Formato solicitud de Certificado

Disponibilidad Presupuestal

Formato Estudios previos para

menor cuantía.

2

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal

Designar Comité Asesor de

contratación, Comité

estructurador-evaluador

jurídico, técnico,

económico-financiero.

Oficio de designación

Comité Asesor de

Contratación y Comité

estructurador –

evaluador.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

_ Jefe OAJI

-Competente

Contractual


Asesor de contratación y comité

estructurador - evaluador

3 Oficio de Estructurar proyecto de Proyecto de pliego de -Comité Acta aprobación Proyecto de






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

designación

Comité

Asesor de

contratación

y comité

estructurador

- evaluador


Citar al competente

Contractual y al solicitante

de la contratación para

aprobación del proyecto de


condiciones.

Memorando de citación al

solicitante de la

contratación, y el comité

estructurador.

Acta de Comité

estructurador-

evaluador

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

_ Jefe OAJI

- Competente

contractual

-Quien solicita la

contratación

pliego de condiciones

4

Proyecto de

pliego de

condiciones

Elaborar aviso de

convocatoria pública.

Enviar vía correo

electrónico el aviso de

convocatoria pública, el


condiciones y los estudios y

documentos previos al


publicación en el SECOP

Publicación del aviso de

Convocatoria pública,


condiciones y estudios

previos en el SECOP.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación.

Aviso de Convocatoria publica

Proyecto de pliego de

condiciones


SECOP.

5

Proyecto de

pliego de

condiciones

Realizar audiencia

informativa preliminar,

levantando la



observaciones y/o

preguntas formuladas en la

audiencia y las demás

recibidas en el término

establecido en el proyecto

de pliego de condiciones.

Trasladar las observaciones

y/o preguntas al comité

estructurador –evaluador

para su análisis, respuesta

y decisión de la pertinencia

de incluirlas o no en el


definitivo.


preguntas y respuestas.

Enviar vía correo

electrónico el acta de

audiencia informativa


Acta de audiencia


Formulario de preguntas

y respuestas.

Reporte de publicación en

el SECOP del acta de

audiencia informativa y

del formulario de

preguntas y respuestas

-Comité

estructurador-

evaluador

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP



Formato de formulario de



SECOP.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


funcionario encargad de la


6

Formulario de

preguntas y

respuestas.

Elaborar pliego de

condiciones definitivo.

Elaborar acto administrativo

apertura del proceso.

Enviar vía correo

electrónico el acto

administrativo de apertura

del proceso y el pliego de

condiciones definitivo al




definitivo

Acto administrativo de

apertura del proceso


el SECOP del acto


del proceso y del pliego

de condiciones definitivo.

-Comité

estructurador

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación

SECOP


Acto administrativo de apertura

del proceso de menor cuantía


SECOP del acto administrativo

de apertura y del pliego de

condiciones definitivo

7

Pliego de

condiciones

definitivo

Recibir manifestaciones de

interés y revisar si se

ajustan a lo exigido en el


definitivo.

Enviar vía correo

electrónico la lista de

posibles oferentes al

funcionario encargado para


Lista de posibles

oferentes.


el SECOP de la lista de

posibles oferentes.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

- Competente

contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP

Formato de lista de posibles

oferentes.


SECOP.

8

Lista de

posibles

oferentes

Realizar audiencia de

aclaración del pliego de

condiciones, levantando la



observaciones y/o

preguntas formuladas en la

audiencia y las demás


establecido en el pliego de

condiciones.



estructurador –evaluador

para su análisis, respuesta

y decisión de la pertinencia

de modificar el pliego de


Acta audiencia de


condiciones.

Formulario de preguntas

y respuestas.

Proyecto de adenda(s).



audiencia de aclaraciones

y del formulario de


-Abogado

-Comité

estructurador-

evaluador

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Competente

Contractual

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP

- Jefe OAJI

Formato de acta de audiencia de


condiciones.

Formato de formulario de


Adenda.


SECOP.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA



Proyectar adenda(s), si

aplican.

Enviar vía correo


audiencia de aclaración del

pliego de condiciones y el


respuestas al funcionario

encargado para publicación

en el SECOP

9

Proyecto de

adenda

Entregar proyecto de

adenda para visto bueno

del Coordinador Grupo

Licitaciones y Contratos y

Jefe OAJI y suscripción por

el competente contractual.

Enviar vía correo

electrónico la adenda al




electrónico y fax a los

interesados que retiraron


Adenda suscrita.


SECOP de la

Adenda.

Reportes correo

electrónico y de envío del

fax

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Persona de apoyo

administrativo del

GILC

- Funcionario

encargado de las

publicaciones

Formulario Adenda.


SECOP.

10

Presentación

oferta(s)

Recibir ofertas.


proceso.

Elaborar memorando

remitiendo ofertas a Comité

estructurador- evaluador.

Acta de cierre proceso

Memorando remisión

ofertas comité.

-Abogado.

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Jefe OAJI.

- Competente

Contractual



Comité estructurador-evaluador.

11

Memorando

remisión

ofertas Comité

estructurador-

evaluador

Realizar evaluación de la(s)

oferta(s) y determinar si es

procedente solicitar

aclaraciones al o los

oferente(s).

Abogado y persona de

apoyo administrativo del

Grupo LC verifican que el

comité evaluador consulte

en el SICE el precio

indicativo y verificar los

certificados de registro de

Informes de evaluación

Reporte de consulta de

precios indicativos y

de certificado de registro

de precio de referencia en

el SICE.

-Comité

estructurador-

evaluador.

-Persona de apoyo

administrativo


indicativos y de certificado de

registro de precio de referencia

en el SICE.


evaluación.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

precio de referencia

aportados por los oferentes.

12

Informes

evaluación

jurídica,

técnica,

económico-

financiero

Citar Comité Asesor de

Contratación para exponer

informes de evaluación y

determinar las solicitudes

de aclaraciones de las

ofertas a que haya lugar.

Realizar reunión Comité


Acta Comité Asesor de

Contratación


aclaraciones de las

ofertas, si a ello hubiere

lugar.

-Comité

estructurador-

evaluador.

-Comité Asesor de

Contratación.

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

- Jefe OAJI

-Competente

Contractual

Agenda de Comité

Formato de verificación quórum





13

Respuesta

solicitud de

aclaraciones

ofertas

Remitir al comité

estructurador-evaluador las

respuestas a las

aclaraciones allegadas por

los oferentes para su

análisis y evaluación.


evaluación.


jurídico, técnico,

económico-financiero.

Cuadro de consolidación

de informes.

-Comité

estructurador-

evaluador

Informes de evaluación jurídica,

técnica, económico-financiera.

Formato cuadro de

consolidación de informes.

14

Informes de

evaluación de

las ofertas

Enviar vía correo

electrónico los informes de

evaluación al funcionario

encargado para publicación

en el SECOP.

Exhibir físicamente los

informes de evaluación en

la secretaria del Grupo

Licitaciones y Contratos.


SECOP de informes

evaluación.

Planilla consulta informes

evaluación.

-Abogado

-Coordinador

Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Funcionario

encargado de la

publicación en el

SECOP


SECOP.


informes

15

Observaciones

a los informes

de evaluación

Remitir al comité

estructurador-evaluador las

observaciones a los

informes de evaluación

presentadas por los

oferentes para su

respuesta.


contratación para

recomendar adjudicación al


Proyecto de Cuadernillo


Oficio citación al Comité


-Comité

estructurador-

evaluador.

-Competente

contractual



Oficio de citación al Comité


16 Oficio citación Realizar reunión Comité Acta de Comité Asesor de -Comité Formato de Cuadernillo






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

al Comité

Asesor de

Contratación.

Asesor de Contratación

para presentarle el

cuadernillo de respuesta a

las observaciones y el

informe final de verificación

y evaluación.



proceso por parte del

Comité Asesor de

Contratación al competente

contractual, para que

decida el proceso de

selección.

Contratación.

Cuadernillo de respuesta

a las observaciones

Informe final de


estructurador-

evaluador.

-Comité Asesor de

Contratación

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

contractual.

respuesta


evaluación.

Formato de Agenda de Comité




17

Acta de Comité

Asesor de

Contratación.

Proyectar acto

administrativo que define

(adjudica o declara

desierto) el proceso de

selección de menor cuantía

Programar fecha para

celebrar audiencia pública

de adjudicación o definición

del proceso.

Elaborar oficio convocando

a los oferentes a la

audiencia pública que

decide el proceso.

Enviar vía correo

electrónico oficio

convocando a los oferentes

a la audiencia pública que

decide el proceso, al



Proyecto acto


(adjudica o declara


selección Oficio

convocando a los

oferentes a la audiencia

pública que decide el

proceso.


SECOP oficio

convocando a los



proceso.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Persona de

apoyo

administrativo

- Funcionario

encargado de la

publicación en

SECOP

Acto administrativo que define

(adjudica o declara desierto) el

proceso de selección Formato

oficio convocando a los




SECOP.

18

Proyecto acto

administrativo

que define

(adjudica o

declara

desierto) el

proceso de

selección

Celebrar audiencia pública

que decide el proceso de

selección (adjudicando o

declarándolo desierto).




respuesta a las

observaciones formuladas

al informe de verificación y

evaluación.

Acta audiencia pública

que decide el proceso

Acto de adjudicación o de

declaratoria de desierto.


SECOP acta de la


decide el proceso y acto

de adjudicación o de


-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Competente

Contractual

-Comité

estructurador-

evaluador

-Funcionario

encargado de la

Formato Acta audiencia pública



Formato reglamento



proceso de selección Reporte

Publicación en el SECOP.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

Suscribir acto de

adjudicación o de


proceso de selección.

Levantar la correspondiente

acta.

Enviar vía correo

electrónico el acta de la


decide el proceso y el acto



proceso de selección, al



publicación

SECOP

19

Acto de

adjudicación o

de declaratoria

de desierto

Notificar el Acto de

adjudicación o de


proceso de selección,

personalmente o por edicto.

Constancia de

notificación


notificación personal

Edicto emplazatorio

-Abogado

-Coordinador

Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual



Edicto emplazatorio

ETAPA CONTRACTUAL

1

Proyecto de

minuta de

Contrato

Entregar a la persona de

apoyo administrativo del

grupo los documentos

necesarios para la solicitud

de creación de cuenta

bancaria del contratista en

el SIIF.

Elaborar minuta del

contrato para revisión del

coordinador Grupo

Licitaciones y Contratos, y

visto del Jefe OAJI.

Dar visto bueno minuta

contrato por parte del

solicitante de la

contratación.

Numeración del contrato

por parte de la persona de

apoyo administrativo.

Solicitud creación de

cuenta bancaria del

contratista en el SIIF.

Contrato con visto bueno

Coordinador Grupo


Jefe OAJI.

-Persona de

apoyo

administrativo

-Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Solicitante

contratación

Creación de cuenta bancaria del


Minuta de Contrato.

2 Minuta de

Contrato



Contrato suscrito por las

partes

-Competente

Contractual

Contrato suscrito






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

contratista

3

Contrato

Suscrito


apoyo administrativo el

contrato suscrito por las

partes para solicitud de

registro presupuestal.


presupuestal

debidamente radicada.

-Abogado

-Persona de apoyo

administrativo



4

Certificado de

Registro

Presupuestal

Enviar vía correo

electrónico el contrato a los

funcionarios de apoyo

administrativo para

publicación en el SECOP y



contrato al contratista para

el cumplimiento de

requisitos de legalización y

ejecución.

Garantía(s) si aplican.

Reportes publicación

contrato SECOP y SICE.

-Abogado

-Funcionarios

encargo de la

publicación

Persona de apoyo

administrativo


SECOP y SICE.

5

Garantía(s) Revisión y Aprobación de

las garantía(s)

(condiciones y vigencia

pactadas

contractualmente), para

visto bueno del coordinador

Grupo Licitaciones y

Contratos y firma del Jefe

OAJI.

Generación extracto de

publicación, si a ello

hubiere ligar

Oficio de aprobación de

garantía(s) y envío del

recibo de pago de la

publicación a la Imprenta

u oficio solicitando

modificación de las

mismas.

-Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos.

-Jefe OAJI


modificación de la garantía(s) y

envío del recibo de pago.

6

Garantía(s)

aprobada(s)

Elaborar memorando

dirigido al supervisor

informándole su


remitiendo copia del

contrato, copia de la oferta

y oficio aprobatorio de

garantía(s). Comunicar al

contratista mediante oficio

la fecha de aprobación de

garantía(s).

Remitir copia física del

contrato para lo de su

competencia, al

almacenista, cuando se

trate de adquisición de


supervisor y Oficio al

contratista.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Licitaciones

y Contratos

-Jefe OAJI


supervisor y Oficio al contratista.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

bienes.

7

Remisión

carpeta

antecedentes

contractual

para ingreso

base de datos

Entregar a la persona

responsable de apoyo

administrativo del grupo la

carpeta de antecedentes

contractuales, para lo cual

se dejara constancia por

escrito.

Correo de entrega -Abogado

-Persona de apoyo

administrativo del

Grupo

Correo de entrega.

Cuando se trate de bienes y/o servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización el proceso de

selección abreviada se hará a través de subasta, el cual se desarrolla de acuerdo a la estructura del proceso

anteriormente señalado, salvo las siguientes etapas:

a. No aplica la manifestación de interés en participar en el proceso de selección, por lo tanto no hay lista posible de

oferentes.

b. Las observaciones a los informes de evaluación, no se resuelven a través de cuadernillo y en la audiencia

pública.

6.2.2 Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y

de común utilización.

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, aquellos que poseen las

mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño y que, además, comparten patrones de

desempeño y calidad, objetivamente definidos.

Son bienes y servicios de común utilización aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en

condiciones equivalentes para quien las solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la

satisfacción de sus necesidades.

No es permitido individualizar los bienes o servicios mediante el uso de marcas, salvo que la necesidad de que así

se trate así lo exija, circunstancia que debe acreditarse en los estudios previos.

Para el presente proceso de selección el único criterio de evaluación, es el precio.

Subasta Inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de

precios, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y en el pliego de condiciones.

6.2.2.1 Procedimiento de la subasta inversa presencial en la contratación de bienes y servicios de

características uniformes y de común utilización.

6.2.2.1.1 Se tendrá como único criterio de evaluación el precio, y se desarrollará en audiencia pública de

conformidad con el reglamente que para el evento se determine.

6.2.2.1.2 Se distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances.






6.2.2.1.3 En el formulario se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara

e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

6.2.2.1.4 Los lances se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

6.2.2.1.5 La entidad procederá a abrir los sobres de los proponentes habilitados que contienen las ofertas iniciales

de precios, y comunicará a los proponentes participantes en la audiencia la oferta que contiene el menor precio

inicial.

6.2.2.1.6 Los proponentes harán sus lances, utilizando los sobres y los formularios suministrados. La persona que

designe la entidad, recogerá los sobres donde conste el lance realizado y se procederá a registrar los lances válidos

de manera descendente. Con base en este orden dará a conocer el menor precio ofertado.

6.2.2.1.7 Los proponentes que presenten un lance no válido no podrán seguir realizando más lances durante la

subasta.

6.2.2.1.8 Se repetirá el procedimiento descrito en los anteriores párrafos, en tantas rondas como sea necesario,

hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

6.2.2.1.9 Se tendrán en cuenta los márgenes mínimos de mejora de ofertas determinados en el pliego de

condiciones por debajo de los cuales los lances no serán aceptados.

6.2.2.1.10 Terminados los lances y, por tanto, la subasta, se pondrá a consideración del Comité Evaluador su

resultado, para que formule la recomendación de adjudicación correspondiente, que se hará constar en el acta de

adjudicación y/ o declaratoria de desierta suscrita por los integrantes de dicho comité.

6.2.2.1.11 Cuando de conformidad con la información a su alcance, la entidad estime que el valor de una oferta

resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él

ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité evaluador recomendará al ordenador del gasto el rechazo o la

continuidad de la oferta en el proceso explicando sus razones.

6.2.2.1.12 Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección cuando el valor de la

misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso ni el

cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.

6.2.2.1.13 En caso de existir empate, se adjudicará el contrato a quien presentó la menor propuesta inicial, y de

persistir el empate, se desempatará a través de sorteo.

6.2.2.1.14 La entidad en caso de rechazo de la oferta que presentó el menor precio, podrá optar por adjudicar el

contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o declarar desierto el proceso.

6.2.2.1.15 Se procederá a adjudicar el proceso, haciendo público el resultado de la subasta, incluyendo la identidad

de los proponentes, una vez realizado el evento de subasta.

6.2.2.2 Procedimiento de la subasta inversa electrónica en la contratación de bienes y servicios de

características uniformes y de común utilización

6.2.2.2.1 Se dará inicio en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, previa autorización de la entidad,

utilizando los mecanismos de seguridad definidos en el pliego de condiciones para el intercambio de mensajes de

datos.

6.2.2.2.2 Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta electrónica presentarán sus

lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos de seguridad

definidos en el pliego de condiciones.

6.2.2.2.3 El precio de arranque de la subasta inversa, será el menor precio de las propuestas habilitadas.






6.2.2.2.4 Si en el curso de la subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se

registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto

en la Ley 527 de 1999, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

6.2.2.2.5 Se deberá garantizar que el registro de los lances válidos de precios se produzcan automáticamente sin

que haya lugar a la intervención directa de la entidad.

NOTA: Esta modalidad se aplicara también para la contratación de Obra, Consultoría y Servicios Diferentes a

aquellos de que se refiere al Literal H del Num4 del art 2 de la Ley 1150 de 2007.

Desarrollo del procedimiento contractual de selección abreviada cuyo valor no exceda el 10% de la menor

cuantía de la entidad (Hasta 45 SMLMV- Mínima cuantía de la entidad)

Pasos ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABILIDAD

(Cargo)

FORMATO O REGISTRO

QUE SE GENERA

Etapa Precontractual

1. Oficio de Solicitud

de contratación

con estudios y

documentos

previos

Verificar y analizar el contenido

jurídico de la información y de los

documentos anexos a la solicitud

de contratación, tales como

Certificación del Plan de Compras y

el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

Elaborada y numerada la

Invitación a ofertar se envía por

correo electrónico en conjunto con

los estudios previos al funcionario


SECOP, dando apertura del

proceso.

Invitación publica

para presentar

ofertas.

Abogado.

Coordinador del Grupo

interno de Licitaciones y

Contratos

Jefe OAJI

Competente

Contractual (Directora

Administrativa y

Financiera)

Funcionario encargado

de la publicación en el

SECOP


tramite por observaciones

jurídicas.

Formato Estudios previos

para la Selección Abreviada

cuyo valor no exceda el

10% de la Menor Cuantía

(Mínima Cuantía).

Formato de Invitación a

Ofertar

Formato solicitud de

certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

2 Observaciones a

la Invitación

Elaborar formulario de preguntas y

respuestas.

Remitir al área solicitante las

observaciones allegados a la

invitación a ofertar, para su análisis

y respuesta.

Proyectar adenda(s), si aplican.



respuestas y adenda(s) si aplican,

al funcionario encargado para


Formulario de

preguntas y

respuestas

Adendas si a ello

hubiere lugar

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI



SECOP

Formato Formulario de

Preguntas y Respuestas

Adenda


SECOP






3. Presentación

ofertas (s)

Recibir ofertas Elaborar planilla de recepción de ofertas donde conste la hora de radicado Designación de Comité Evaluador

Planilla de

recepción ofertas

donde conste la

hora

Memorando

interno

designando

Evaluadores

Abogado.

Coordinador del Grupo interno de Licitaciones y Contratos Jefe OAIJ Competente Contractual

Formato de Planilla de

recepción ofertas donde

conste la hora.

Memorando designando

evaluadores

4. Memorando

designación

comité evaluador

Verificación de los requisitos

habilitantes, únicamente al oferente

con el precio más bajo. En caso de

que este no cumpla se verificara la

oferta del segundo menor precio y

así sucesivamente hasta obtener

un oferente habilitado. Determinar

si es procedente solicitar

aclaraciones

Informes de

verificación y

evaluación

Abogado.



Contratos

Jefe OAIJ Comité evaluador

Informe de Verificación y

evaluación.

5. Informe de

Evaluación y

verificación

Publicación del informe y consolidar

el informe y exhibir físicamente los

informes en la coordinación del

Grupo Licitaciones y Contratos

Publicar en el SECOP

Reporte

publicación

SECOP

Planilla consulta

informes de

evaluación

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI



SECOP

Reporte publicación

SECOP


de evaluación

6. Observaciones a

los informes de

evaluación


observaciones a los informes de

evaluación presentada por los

oferentes para su respuesta.

Proyecto de

cuadernillo de

respuestas

Publicación

SECOP

Abogado.



Contratos

Jefe OAIJ Comité evaluador Competente Contractual Funcionario encargado de la publicación en el SECOP

Formato cuadernillo

respuestas observaciones


SECOP

7. Cuadernillo

respuestas

Se envía correo electrónico a la

persona de apoyo administrativo

del GLC, solicitando el número de

la aceptación de la oferta, una vez

dado el número de aceptación de

oferta se elabora el Oficio de

Aceptación de Oferta y este se

publicara en el SECOP por el

funcionario encargado.

Oficio de

Aceptación de

oferta.

Correo de

Solicitud de

numeración.

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI

Competente

Contractual



SECOP

Persona de apoyo

Formato aceptación de la

oferta.

Correo de Solicitud de

numeración.


SECOP






administrativo del GLC

Etapa Contractual

1. Publicada la

aceptación de la

oferta se solicita

Certificado de

Registro

Presupuestal.

Entregar Copia de la Invitación y de

la Aceptación de la Oferta al

funcionario competente para la

expedición del Registro

Presupuestal

Solicitud creación

de cuenta

bancaria del

contratista en el

SIFF.

Solicitud de

Certificado de

Registro

Presupuestal

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI

Competente

Contractual

Creación de cuenta


el SIiF

Certificado de Registro

Presupuestal

2. Garantías Revisión y Aprobación de

Garantías en el evento en el cual

la entidad las estime necesarias.

Oficio de

Aprobación de la

Garantía única, u

oficio solicitando

su modificación.

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI

Competente

Contractual

Formato de Aprobación de

la Garantía Única

3. Garantía

Aprobada

Elaborar memorando dirigido al

supervisor informándole su

designación como tal y remitiendo

copia de la aceptación y de la

oferta, garantía y su aprobación, si

es del caso. Comunicar al

contratista mediante oficio la

aprobación de la garantía si esta

aplica.

Memorando y

Oficio dirigido al

Supervisor y al

contratista

comunicándole

cumplidos los

requisitos de

perfeccionamiento

, si aplica.

Abogado.



Contratos

Jefe OAJI

Competente

Contractual

Memorando y Oficio dirigido

al Supervisor y al

contratista

4. Remisión carpeta

antecedentes

contractual para

ingreso a base de

datos

Entregar a la persona responsable

de apoyo administrativo del grupo

la carpeta de antecedentes

contractuales, para lo cual se

dejara constancia por escrito.

Correo de

entrega

-Abogado

-Persona de apoyo

administrativo del GLC

Correo de entrega.

6.2.3 Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública.

Procede en los casos de declaratoria de desierta de una licitación pública, se adelanta si persiste por parte de la

entidad la necesidad de contratar, siempre y cuando no hayan transcurrido más de cuatro (4) meses de la

declaratoria de desierta de la licitación inicial.

La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación a fin de corregir los aspectos que llevaron a

declarar fallido el proceso inicial, pero en ningún caso podrá modificar el objeto esencial. Es responsabilidad del

área solicitante, informar a la Coordinación de Licitaciones y Contratos de la entidad, que la necesidad persiste para

adelantar éste proceso de selección abreviada.






6.2.3.1 Procedimiento

Es el mismo procedimiento de la selección abreviada por menor cuantía, pero se prescinde de la obligatoriedad de

presentar la manifestación de interés de participar y de la conformación de la lista de posibles oferentes.

6.3 CONCURSO DE MÉRITOS

Es la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría1 y los proyectos de

arquitectura. En esta modalidad de selección en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o

selección. Cuando la contratación de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía, se

podrá seleccionar al consultor haciendo uso del procedimiento que según el manual de contratación, le permita

obtener la oferta más favorable.

Si el objeto a contratar involucra además de los servicios de consultoría otras obligaciones principales como

ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de obra, la escogencia del contratista se hará a través de

licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según el caso. La revisión de las propuestas y la

recomendación de la persona a adjudicar el contrato se realiza por el órgano colegiado denominado Comité Asesor

de Contratación.

Se convoca a las veedurías ciudadanas.

6.3.1 Procedimiento

El trámite del concurso de méritos se encuentra descrito en el artículo 54 y siguientes del Decreto 2474 de 2008,

así:

Se debe definir desde un comienzo la clase de propuesta que de los posibles futuros contratistas se requiere, por lo

que, si se suministra la metodología exacta para adelantar la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo, se

exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS), pero si la consultoría puede realizarse bajo

varios enfoques o con varias metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD).

6.3.1.1 Etapa de preclasificación del concurso de méritos. (Artículo 62 del Decreto 2474 de 2008)

1 La Corte Constitucional en la sentencia C-326 de 1997, describió el objeto de los contratos de consultoría así:

“El objeto de los contratos de consultoría no está relacionado directamente con las actividades de la entidad que los requiere, o con su funcionamiento,

a través de ellos la administración contrata servicios especializados de asesoría, interventoría, gerencia de obra o de proyectos, o la elaboración de

estudios y diagnósticos, que no siempre coinciden en su contenido con la órbita de las actividades propias de la entidad contratante; para ello recurre a

personas naturales o jurídicas especializadas en una determinada materia, las cuales ofrecen conocimientos y experiencia en una específica área o

actividad”.






6.3.1.1.1 Para la preclasificación se debe realizar una convocatoria pública, en la cual se señalan las fechas límites

de manifestación de intereses, los criterios para su conformación y los requisitos habilitantes mínimos exigidos.

6.3.1.1.2 Estos criterios, así como la definición de los requisitos habilitantes para la conformación de dicha lista,

deben ser definidos de manera previa por el comité asesor creado, el cual a su vez es el encargado de realizar la

verificación de los mismos y la valoración de la documentación allegada. (Artículo 58 del Decreto 2474 de 2008)

6.3.1.1.3 La documentación solicitada debe ceñirse a valorar la experiencia general en áreas relacionadas con el

objeto contractual a desarrollar, y a la infraestructura y organización, referida ésta a los recursos técnicos, humanos

y físicos de que se dispone.

6.3.1.2 Proceso de selección del concurso de méritos. (Artículo 66 del Decreto 2474 de 2008)

6.3.1.2.1 Inicia con la publicación del proyecto de pliego de condiciones, el cual se publicará cuando menos con diez

(10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso, en el caso de la PTD; o de

cinco (5) días hábiles si se solicitan una PTS.

6.3.1.2.2 Luego de publicado el acto de apertura del proceso, se procede a la publicación del texto definitivo del

pliego de condiciones, documento en el cual deben discriminarse con claridad los objetivos, metas y alcances de los

servicios requeridos, los resultados o productos esperados, el cronograma del contrato a desarrollar, la

determinación del tipo de propuesta a solicitar, entre otros.

6.3.1.2.3 Para la estimación de los costos de los servicios a recibir la entidad debe estimar los mismos teniendo en

cuenta rubros tales como montos persona/tiempo, soporte logístico, insumos, imprevistos y utilidad, pues el

presupuesto oficial se determinará con base en el resultado de esta estimación. (Artículo 57 del Decreto 2474 de

2008)

6.3.1.2.4 Los criterios de evaluación para las propuestas técnicas deben ponderar la experiencia específica del

proponente, su propuesta metodológica y la experiencia de los profesionales de su equipo de trabajo, cuando se

trate de una PTD (Artículo 68 del Decreto 2474 de 2008). En el caso de PTS solo se tendrá en cuenta la experiencia

específica del proponente y la de los profesionales de su equipo de trabajo.

6.3.1.2.5 Posteriormente se surtirán las etapas relativas a presentación de ofertas, verificación de las mismas,

elaboración y traslado del informe de evaluación, apertura y verificación de la propuesta económica y adjudicación

del proceso.

6.3.1.2.6 Este proceso tiene una duración aproximada de tres (3) meses cuando existe precalificación.


PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


1

Oficio de

Solicitud de

contratación

con estudios

y

documentos





solicitud de contratación.


Memorando Interno.


Disponibilidad

Presupuestal.

-Abogado


tramite, por observaciones

jurídicas, o Formato solicitud

de Certificado Disponibilidad

Presupuestal






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

previos disponibilidad presupuestal.

2.

Certificado

de

Disponibilida

d

Presupuesta

l

Designar Comité evaluador

jurídico, económico-

financiero.

Notificar oficio designación

Comités.

Oficio de designación

Comité

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual


estructurador – evaluador.

3.

Aviso

Convocatori

a

Estructurar el aviso de

convocatoria pública; si es

concurso de méritos con

precalificación debe

contener los requisitos

habilitantes mínimos y los

criterios para su valoración

para conformar la lista

limitada (corta o multiusos)

de oferentes.

Citar al Comité Asesor en

Contratación para

aprobación del aviso de

convocatoria pública, si es


precalificación. Y el


condiciones

Enviar vía correo

electrónico el aviso de

convocatoria pública y los

estudios previos al


administrativo para


Aviso de convocatoria

pública para concurso de

méritos

Pre pliego de condiciones.

Memorando de citación

Comité Asesor en

Contratación

-Abogado

-Comité Asesor

Contratación

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo.

Formato aviso de convocatoria

pública para concurso de

méritos

Pre pliego de condiciones.

Reporte publicación en el

SECOP

Memorando de citación Comité

Asesor Contratación.

4.

Aviso de

convocatoria

pública para

concurso de

meritos y

pre pliego

de

condiciones

Para concurso de méritos

con precalificación:

Recibir manifestaciones de

interés.

Verificar y evaluar las

manifestaciones de interés

presentadas.

Conformar la lista limitada

Informe de verificación y

evaluación.

Lista limitada de oferentes

-Abogado

-Comité Asesor en

Contratación,

Comité asesor

evaluador

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Informe de verificación y

evaluación.

Lista limitada de oferentes


SECOP






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

de oferentes.

Enviar vía correo

electrónico la lista corta al


administrativo para


Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo

5.

Lista

limitada de

oferentes


con precalificación:

Notificar lista limitada de

oferentes.

Resolver recurso de

reposición y notificar

decisión, si aplica.

Enviar vía correo

electrónico la decisión del

recurso de reposición al


administrativo para


Lista limitada notificada.

Recurso de reposición

resuelto y notificado, si

aplica.

-Abogado

-Comité Asesor de

Contratación y

Comité evaluador.

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo

Decisión recurso de reposición.


SECOP

6.

Lista

limitada de

oferentes

en firme


abierto o con

precalificación:

Estructurar proyecto de



Contratación para

aprobación del proyecto de


Enviar vía correo

electrónico el proyecto de

pliego de condiciones y los

estudios previos al


administrativo para



condiciones.

Memorando de citación

Comité Asesor de

Contratación.

Acta de Comité

-Abogado

-Comité Asesor de

Contratación y

Comité asesor

evaluador.

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos.

-Jefe OAJI

-Funcionario de

apoyo

administrativo

Agenda de Comité





condiciones.


SECOP






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

7.

Proyecto de

pliego de

condiciones

Realizar audiencia

informativa preliminar,

levantando la



observaciones y/o

preguntas por los

interesados efectuadas en

la audiencia y las demás


establecido en el proyecto

de pliego de condiciones, si

aplica.



estructurador o el área

competente para su

análisis, respuesta y

decisión de la pertinencia

de incluirlas o no el pliego

de condiciones definitivo, si

aplica.

Elaborar formulario de

preguntas y respuestas,

con las respuestas


evaluador, si aplica.

Enviar vía correo


audiencia informativa




administrativo para


Acta de audiencia



respuestas.



audiencia informativa y del


respuestas

-Funcionario de

apoyo

administrativo

-Comité

estructurador de

contratación

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual




respuestas.


SECOP del acta de audiencia

informativa y del formulario de


8.

Formulario

de

preguntas y

respuestas.

Elaborar pliego de



de apertura del proceso

para visto bueno del

Coordinador Grupo Interno

de Trabajo Licitaciones y

Contratos y firma del


Elaborar invitación a


definitivo.

Acto Administrativo de

apertura del proceso

Invitación a presentar

propuestas

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Comité

estructurador

-Comité asesor.


acto administrativo de apertura

de concurso de méritos

Invitación a presentar

propuestas






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

presentar ofertas a los

integrantes de la lista

limitada de oferentes, para


precalificación.

-Competente

Contractual.

-Funcionario de

apoyo

administrativo

9.

Pliego de

condiciones

definitivo

Enviar vía correo

electrónico acto


del proceso, el pliego de

condiciones definitivo y la

invitación a presentar

propuestas, según

corresponda, al funcionario

de apoyo administrativo

para publicación en el

SECOP.


el SECOP del acto


del proceso, del pliego de

condiciones definitivo y de

la invitación a presentar

propuestas.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo licitaciones

y Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual


SECOP del acto administrativo

de apertura, del pliego de

condiciones definitivo y de la

invitación a presentar

propuestas.

10

Pliego de

condiciones

definitivo

En caso de concurso

abierto: Realizar audiencia


condiciones, levantando la



observaciones y/o

preguntas por los

interesados efectuadas en

la audiencia y las demás


establecido en el pliego de

condiciones.



estructurador para su

análisis, respuesta y

decisión de la pertinencia

de modificar el pliego de


Elaborar formulario de

preguntas y respuestas,

con las respuestas


estructurador y presentar al

comité asesor.

Proyectar adenda(s), si

aplican.

Enviar vía correo

Acta audiencia de


condiciones.


respuestas.

Adenda.



audiencia informativa y del


respuestas

-Abogado

-Comité evaluador

-Comité asesor

-Coordinador

Grupo Interno de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo



condiciones.


respuestas.

Formato de Adenda.


SECOP del acta de audiencia,

del formulario de preguntas y

respuestas.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


audiencia de aclaración del

pliego de condiciones y el


respuestas al funcionario de

apoyo administrativo para

publicación en el SECOP, si

aplica.

12

Proyecto de

adenda

Entregar proyecto de

adenda para visto bueno

del Coordinador Grupo

Interno de Trabajo de


suscripción por el

competente contractual, si

aplica.

Enviar vía correo

electrónico la adenda al


administrativo para

publicación en el SECOP, si

aplica.


electrónico y fax a los

interesados que retiraron

pliego de condiciones, si

aplica.

Adenda suscrita.


SECOP de la

Adenda.

Reportes correo

electrónico y de envío del

fax

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo

Formato Adenda.


SECOP de la adenda

13

Ofertas

presentadas

Recibir ofertas.


proceso.

Elaborar memorando

remitiendo ofertas a

Comité evaluador

Acta de cierre proceso

Memorando remisión

ofertas comité.

-Abogado.

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI



Comité evaluador.

14

Memorando

remisión

ofertas

Comité

evaluador.

Realizar la verificación de

los requisitos habilitantes,

para el caso de concurso

abierto, y evaluación de

la(s) oferta(s) técnicas, y

determinar si es procedente

solicitar aclaraciones al o

los oferente(s).

Solicitar al funcionario de

apoyo administrativo

consultar en el SICE el


Reporte de consulta de

precios indicativos y

de certificado de registro

de precio de referencia en

el SICE.

-Comité evaluador.

-Funcionario de

apoyo

administrativo


indicativos y de certificado

de registro de precio de

referencia en el SICE.


evaluación.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

precio indicativo y verificar

los certificados de registro

de precio de referencia

aportados por los oferentes,

para remitirlos al comité

evaluador.

15

Informes

evaluación

jurídica,

técnica,

financiero


Asesor en Contratación

para determinar las

solicitudes de aclaraciones

de las ofertas a que haya

lugar.

Acta Comité Asesor en

Contratación


aclaraciones de las

ofertas, si a ello hubiere

lugar.

-Comité evaluador

-Comité Asesor en

Contratación

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual





Formato oficios de solicitud de


16

Respuesta

solicitud de

aclaraciones

ofertas

Remitir al comité evaluador

las respuestas a las

aclaraciones allegadas por


análisis y evaluación.


evaluación.


jurídica, técnico,

financiero.

Cuadro de consolidación

de informes.

-Comité evaluador

-Abogado

Informes de evaluación jurídico,

técnico, financiero.

Cuadro de consolidación de

informes.

17

Informes de

evaluación

de las

ofertas

Enviar vía correo

electrónico los informes de

verificación y evaluación al


administrativo para


Exhibir físicamente los

informes de evaluación en

la Coordinación del Grupo




SECOP de informes



evaluación.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos.

-Jefe OAJI

-Funcionario de

apoyo

administrativo


SECOP de informes

evaluación.


informes

18

Observacione

s a los

informes de

evaluación

Remitir al comité evaluador,

las observaciones a los

informes de verificación y

evaluación presentadas por


respuesta.

Elaborar proyecto de

informe final de verificación

y evaluación.

Proyecto de Cuadernillo


Informe final de


-Comité evaluador

-Abogado.

-Competente

contractual



Proyecto Informe final de


19 Proyecto de Citar al Comité Asesor en Cuadernillo respuesta -Comité Asesor en Formato de Cuadernillo






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

Cuadernillo

respuesta

observacione

s.

Informe final

de

verificación y

evaluación.

Contratación para aprobar

respuestas observaciones


evaluación.

observaciones al informe

de verificación y

evaluación

Informe final de


Contratación

-Comité evaluador

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI.

- competente

contractual.



evaluación.





20

Informe final

de

verificación y

evaluación.

Enviar vía correo

electrónico oficio


a la audiencia pública para

dar a conocer el orden de

calificación técnica, al


administrativo para



para dar a conocer el orden

de calificación técnica.

Efectuar la apertura de la

propuesta económica del

primer elegible en

presencia de éste, verificar

que la propuesta

económica no supera la

disponibilidad presupuestal,

y verificar la consistencia de

la propuesta económica

respecto de las actividades

descritas en la propuesta

técnica.

Acta de audiencia publica

Planilla de asistencia

-Comité evaluador

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI.

-Competente

Contractual

-Funcionario de

apoyo

administrativo

-Comité asesor de

contratación,


pública para dar a conocer el

orden de calificación técnica.

Formato de Planilla de

asistencia

21

Formato Acta

audiencia

publica

Citar al Comité Asesor en

Contratación para

recomendar adjudicación al


Oficio citación al Comité


-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

Formato oficio de citación al

Comité Asesor en Contratación.

22

Oficio citación

al Comité

Asesor en

Contratación



para presentarle el

resultado de la Audiencia

Acta de Comité Asesor en

Contratación

Informe consolidado de


-Comité evaluador

-Comité Asesor en

Contratación

-Coordinador

Informe consolidado de









PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

pública y el informe

consolidado de verificación

y evaluación.



proceso por parte del

Comité Asesor en

Contratación al competente

contractual, para que

decida el proceso de

selección.

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

contractual.



23

Acta de

Comité de

Asesor en

Contratación.

Proyectar acto


(adjudica o declara

desierto) el concurso de

méritos.

Programar fecha para

celebrar audiencia pública

de adjudicación o definición

del proceso.

Elaborar oficio convocando



decide el proceso.

Enviar vía correo

electrónico oficio


a la audiencia pública que

decide el proceso, al


administrativo para


Proyecto acto


(adjudica o declara


selección Oficio

convocando a los



proceso.


SECOP oficio convocando



decide el proceso.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

- funcionario de

apoyo

administrativo

encargado de la

publicación en el

SECOP.



proceso de selección Formato

oficio convocando a los




SECOP oficio convocando a los



24

Proyecto acto

administrativo

que define

(adjudica o

declara

desierto) el

proceso de

selección


que decide el proceso de

selección (adjudicando o

declarándolo desierto).




respuesta a las

observaciones formuladas


evaluación.

Suscribir acto de

adjudicación o de

Acta audiencia pública


Acto de adjudicación o de



SECOP acta de la


decide el proceso.

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual

Funcionario de

apoyo

administrativo

encargado de la

Formato Acta audiencia pública



Formato Reglamento



proceso de selección Reporte

Publicación en el SECOP acta

de la audiencia pública que

decide el proceso y el acto de

adjudicación o de declaratoria


selección.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


proceso de selección.

Levantar la correspondiente

acta.

Enviar vía correo

electrónico el acta de la


decide el proceso y el acto



proceso de selección., al


administrativo para


publicación en el

SECOP.

25

Acto de

adjudicación

o de

declaratoria

de desierto

Notificar el acto de

adjudicación o de


proceso de selección, si

aplica.

Constancia de notificación


notificación

Edicto emplazatorio

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones Y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual



Formato edicto emplazatorio

ETAPA CONTRACTUAL

1

Proyecto de

minuta de

Contrato

Elaborar minuta del



de Trabajo de Licitaciones

y Contratos.

Dar visto bueno minuta

contrato por parte del

solicitante de la

contratación.


Coordinador Grupo



y solicitante de la

contratación.

-Funcionario de

apoyo

administrativo

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Solicitante

contratación

Minuta de Contrato.

2

Minuta de

Contrato



contratista

Envío a la persona de

apoyo al grupo para

asignación de numero.


partes

-Competente

Contractual

Contrato suscrito

3

Contrato

Suscrito





presupuestal debidamente

radicada.

-Abogado

-Persona de apoyo

administrativo








PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


registro presupuestal,

anexando los documentos

para la creación de cuenta


el SIIF.

4

Certificado

de Registro

Presupuestal

Enviar vía correo



administrativo para





el cumplimiento de


ejecución.




-Abogado

-Funcionarios de

apoyo

administrativo


SECOP y SICE.

5

Garantía(s) Revisión y Aprobación de

las garantía(s)

(condiciones y vigencia

pactadas


visto bueno del


de Trabajo de Licitaciones

y Contratos y firma del Jefe

OAJI.

Extracto de publicación

imprenta nacional, si aplica



solicitando modificación

de las mismas.

Extracto de publicación

-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI

-Competente

Contractual



6

Garantía(s)

aprobada(s)

Elaborar memorando


informándole su



contrato, copia de la oferta

y oficio aprobatorio de

garantía(s), y recibió de

publicación. Comunicar al

contratista mediante oficio

la fecha de aprobación de

garantía(s), con copia al



bienes.


supervisor


-Abogado

-Coordinador

Grupo Interno de

Trabajo de

Licitaciones y

Contratos

-Jefe OAJI


supervisor.

Oficio al contratista.

7 Remisión Entregar al funcionario Correo electrónico -Abogado Correo electrónico






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

carpeta

antecedentes

contractual

para ingreso

base de

datos


administrativo la carpeta de

antecedentes

contractuales, para lo cual

se dejara constancia por

escrito, correo electrónico.

-Funcionario de

apoyo

administrativo

6.4 CONTRATACIÓN DIRECTA

Es aquella vía excepcional de contratación en la que no se requiere o no se puede adelantar un proceso de

selección por convocatoria pública. Cuando proceda el uso de ésta modalidad de selección, la entidad deberá

plasmarlo en un acto administrativo previo, en el que se señale la respectiva causal, la determinación clara del

objeto a contratar, el presupuesto estimado junto con las condiciones exigidas al contratista y la indicación del lugar

donde se pueden consultar los estudios previos que soportan la contratación.

6.4.1 CAUSALES

Se establecieron, nueve causales para acudir a la contratación por ésta vía, a saber:

6.4.1.1 Urgencia manifiesta.

6.4.1.2 Contratación de empréstitos.

6.4.1.3 Contratos interadministrativos.

6.4.1.4 La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de

Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.

6.4.1.5 Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

6.4.1.6 Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de

Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000.

6.4.1.7 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

6.4.1.8 Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos

artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

6.4.1.9 El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

De acuerdo con la naturaleza y las necesidades que se buscan suplir con la contratación que adelanta el Ministerio

de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, a continuación explicaremos las características y procedimiento de

las causales correspondientes a los contratos interadministrativos, la contratación cuando no exista pluralidad de

oferentes en el mercado, la contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la

entidad y el arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles.

6.4.1.3 Contratos interadministrativos






Su justificación reside en la colaboración armónica entre entidades públicas. Su suscripción y ejecución está

prevista siempre que las obligaciones surgidas de dichos contratos tengan relación directa con el objeto de la

entidad ejecutora, señalado en la ley o en sus reglamentos.

6.4.1.7 Contratación cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

Esta causal se configura sólo en los siguientes casos:

Cuando no exista más de una persona inscrita en el Registro Único de Proponentes.

Cuando exista sólo una persona que pueda proveer el bien o servicio, bien por ser el titular de los derechos de autor

o de propiedad industrial o por ser su proveedor exclusivo.

De las circunstancias descritas el área solicitante, debe dejar expresa constancia en el estudio previo.

6.4.1.8 Contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad o

para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales

Para esta causal, de acuerdo a lo contemplado en el artículo 82 del Decreto 2474, modificado por el artículo 1 del

Decreto 4266 de 2010, la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en

capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente

relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas.

Esta clase de servicios son aquellos de naturaleza intelectual que se derivan del cumplimiento de las funciones de la

entidad, diferentes de las actividades de consultoría, por lo que el ordenador del gasto deberá dejar constancia

escrita de esta condición y procede siempre y cuando no exista en la planta de personal de la entidad personal

suficiente para la prestación de servicio que se pretende contratar o cuando el personal existente no cuenta con la

capacidad e idoneidad requerida.

6.4.1.9 Contratos de arrendamiento y de adquisición de bienes inmuebles

Para esta causal, se podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado sin que se

requiera obtener previamente varias ofertas; para la adquisición, la entidad podrá acudir a la negociación directa,

una vez haya obtenido las autorizaciones a que hubiere lugar y se cuente previamente con un avalúo del bien,

documento que servirá de base para la negociación.

El avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural o

jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

6.4.2 DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN

Para esta modalidad, la dependencia interna debe enviar al ordenador del gasto la solicitud de contratación, los

estudios y documentos previos, y anexar los documentos del contratista. Los documentos mínimos a entregar para

proceder con la contratación son los siguientes:






6.4.2.1 En los casos de contratación con persona natural

6.4.2.1.1 Solicitud de contratación suscrita por el Director o Jefe del área respectiva.

6.4.2.1.2 Estudio y documentos previos suscrito por el Director o Jefe del área respectiva, es decir firmados e

indicando su fecha de suscripción.

6.4.2.1.3 Certificado de idoneidad (puede estar incluido dentro del estudio previo)

6.4.2.1.4 Autorización o certificación del representante legal de la Entidad (Obligación delegada en el Secretario

General)

6.4.2.1.5 Certificación suscrita por el Director de Talento Humano.

6.4.2.1.6 Propuesta del futuro contratista debidamente firmada.

6.4.2.1.7 Formato hoja de vida de la función pública (persona natural)

6.4.2.1.8 Soportes de la hoja de vida que soporte la idoneidad y experiencia requerida (estudios y certificados de

experiencia)

6.4.2.1.9 Fotocopia de documento de identificación válido

6.4.2.1.10 Certificado de Antecedentes Judiciales (vigente), si a ello hubiere lugar.

6.4.2.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona natural (Procuraduría)

6.4.2.1.12 Certificado de antecedentes fiscales de persona natural (Contraloría)

6.4.2.1.13 Documento que acredite la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones como

independiente y/o último recibo de aportes

6.4.2.1.14 Fotocopia de la tarjeta profesional, cuando haya lugar

6.4.2.1.15 Fotocopia Libreta Militar (hombres menores de 50 años), cuando haya lugar

6.4.2.1.16 Registro Único Tributario

6.4.2.1.17 Declaración de bienes y rentas

6.4.2.1.18 Certificación original de la cuenta bancaria y diligenciamiento formato SIIF

6.4.2.1.19 Cuestionario de Inhabilidades y prohibiciones.

6.4.2.2 En los casos de contratación con persona jurídica

6.4.2.2.1 Solicitud de contratación suscrito por el Jefe del Área respectiva.

6.4.2.2.2 Estudio y documentos previos, suscrito por el Jefe del Área respectiva.

6.4.2.2.3 Idoneidad de la entidad privada sin ánimo de lucro, de conformidad con el Decreto 777 de 1992; cuando

haya a lugar

6.4.2.2.4 Autorización o certificación del Secretario General

6.4.2.2.5 Certificación suscrita por el Director de Talento Humano.

6.4.2.2.6 Certificado de existencia y representación legal con una expedición no superior a dos (2) meses

6.4.2.2.7 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal

6.4.2.2.8 Formato hoja de vida de la función pública (persona jurídica)

6.4.2.2.9 Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica (Procuraduría)

6.4.2.2.10 Certificado de antecedentes fiscales de la persona jurídica (Contraloría)

6.4.2.2.11 Propuesta debidamente firmada

6.4.2.2.12 Registro Único Tributario

6.4.2.2.13 Documento que acredite estar al día en el pago de las obligaciones al sistema de seguridad social integral

y parafiscales o último recibo de pago de los aportes






6.4.2.2.14 Certificación original de la cuenta bancaria y diligenciamiento formato SIIF (cuando la contratación se

adelante con recursos del Ministerio)

6.4.2.2.15 Cuestionario de Inhabilidades y prohibiciones.

NOTAS:

Si se trata de Universidades se debe aportar los documentos que acrediten su naturaleza, el reconocimiento como

ente de educación superior y el acto de de nombramiento y posesión del representante legal de la Universidad

quien será el que suscribe el convenio o contrato.

Cuando se trate de un contrato interadministrativo se deberá aportar el documento de creación de la entidad, el

documento que indique quién ejerce la representación legal y el acto de nombramiento y posesión del representante

legal.

Si se trata de contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes debe aportarse los documentos que

acrediten que no existe más de una sola persona inscrita en el RUP y/o que la persona a contratar tiene

exclusividad o es titular de los derechos patrimoniales de autor.

Cuando se trate de adquisición de bienes o servicios que tengan la obligación de estar registrados en el SICE, se

debe exigir obligatoriamente al proveedor, el número de certificado de registro de precio (art. 15 del Decreto 3512 de

2003).

Cuando se trate de contratos de arrendamiento adicionalmente se tiene que allegar el certificado de tradición y

libertad del inmueble.

Cuando la persona natural o Jurídica devengue más que el representante legal de la Entidad, deberá ser autorizado

por el Ministro.


PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA


1

Oficio de

Solicitud de

contratación

con estudios y

documentos

previos





solicitud de contratación.



Memorando Interno.


Disponibilidad

Presupuestal

Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos - Jefe

OAJI

Competente

Contractual



jurídicas.

Formato solicitud Certificado de

Disponibilidad Presupuestal.

Formato estudios previos

contratación directa.

2

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal


de justificación de la

contratación directa, salvo

para contratos suscritos por

Acto administrativo de

justificación de la

contratación directa

suscrito por el

Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos

Formato de acto administrativo

de justificación de la contratación

directa.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

urgencia manifiesta. competente contractual,

para los casos en que

aplica.

Jefe OAJI

Competente

Contractual

3

Acto

administrativo

de

justificación

de la

contratación

directa

suscrito por el

competente

contractual

Enviar vía correo

electrónico el acto

administrativo de

justificación al funcionario

de apoyo administrativo

para publicación en el

SECOP.

Reporte publicación acto

administrativo SECOP

Abogado

Funcionario apoyo

administrativo


SECOP

ETAPA CONTRACTUAL

1

Proyecto de

minuta de

Contrato

Entregar al funcionario de

apoyo administrativo los

documentos necesarios

para la solicitud de creación

de cuenta bancaria del


Elaborar minuta del


coordinador Grupo


Aprobada la minuta enviar

por correo a la persona de

apoyo para asignación de

número.

Oficio solicitud creación

de cuenta bancaria del



Coordinador Grupo

Licitaciones

Funcionario de

apoyo

administrativo

Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos-

Jefe OAJI

Solicitud creación de cuenta

bancaria del contratista en el

SIIF.

Minuta de Contrato.

2

Minuta de

Contrato



contratista


partes

Competente

Contractual

Contrato suscrito

3

Contrato

Suscrito

Entregar a funcionario de




registro presupuestal.


presupuestal

debidamente radicada.

Abogado

Funcionario de

apoyo

administrativo



4

Certificado de

Registro

Presupuestal

Enviar vía correo



administrativo para








Abogado

Funcionarios de

apoyo

administrativo

Reportes publicación en el

SECOP y SICE.






PASO

No.


(Cargo)


SE GENERA

el cumplimiento de


ejecución.

5

Garantía(s) Revisar y Aprobar las

garantía(s) (condiciones y

vigencia pactadas


visto bueno del coordinador

Grupo Licitaciones y

Contratos y firma del Jefe

OAJI. Extracto de

publicación Imprenta

Nacional.



solicitando modificación

de las mismas.

Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos - Jefe

OAJI

Formato aprobatorio o de


6

Garantía(s)

aprobada(s)

Elaborar memorando


informándole su



contrato, copia de la oferta,

recibo de publicación si es

del caso y oficio aprobatorio

de garantía(s). Comunicar

al contratista mediante

oficio la fecha de

aprobación de garantía(s).

Remitir copia al



bienes.


supervisor


Abogado

Coordinador Grupo

Licitaciones y

Contratos – Jefe

OAJI


supervisor y Oficio al contratista.

7

Remisión

carpeta

antecedentes

contractual

para ingreso

base de datos

Entregar al funcionario


administrativo la carpeta de

antecedentes contractuales,

para lo cual se dejara

constancia por escrito.

Correo electrónico Abogado

Funcionario de

apoyo

administrativo

Correo electrónico.

7. CELEBRACIÓN DE CONVENIOS O CONTRATOS CON ORGANISMOS DE COOOPERACIÓN O AYUDA

INTERNACIONAL

La celebración de contratos o convenios con organismos internacionales podrá someterse a los reglamentos de

dichos organismos, siempre que sean financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al 50% con






fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales. En caso contrario se someterán a

los procedimientos de selección establecidos en el estatuto de contratación pública.

Se exceptúan de lo dicho anteriormente, los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho

público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción,

prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios para la operación de la OIT; contratos y convenios

que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para la

operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo

educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la Unesco y la OIM; los contratos o convenios

financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, los cuales

podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.

Es importante tener en cuenta que no se puede celebrar ésta clase de contratos, o convenios para la administración

o gerencia, de recursos propios o de aquellos asignados por los presupuestos públicos.

La celebración de esta clase de acuerdos debe tener como base propósitos claros, con metas cuantificables y

medibles. Las entidades estatales tendrán la obligación de reportar la información a los organismos de control y al

SECOP, relativa a la ejecución de esta clase de contratos y por lo tanto se deberán cuantificar en moneda nacional,

los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los de la entidad. Las

contralorías ejercerán el control fiscal sobre los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales.

Adicionalmente, de conformidad con la Resolución 00288 de enero 11 de 2008, de la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales, las entidades públicas deberán remitir a la DIAN a más tardar el último día hábil del mes

siguiente al período objeto de reporte, una relación mensual de todos los contratos con organismos internacionales

vigentes, por lo que en caso de celebrarse éstos, el área interventora deberá enviar a la Coordinación de

Licitaciones y Contratos, el reporte de los mismos.

8. ASPECTO GENERALES DE LAS ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

8.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

8.1.1 PLAN DE COMPRAS

En el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el plan de compras es elaborado por la Dirección

Administrativa y Financiera; y es un instrumento de programación y control que contiene la codificación de los

bienes y servicios que requiere contratar la entidad para satisfacer sus necesidades, así como el valor de dichos

bienes y servicios y la mención del procedimiento para adquirirlos. También constituye una base para la toma de

decisiones en los procesos de Adquisición, compra o contratación de algún bien o servicio u obra civil.

De acuerdo con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE – de la Contraloría

General de la República el PLAN DE COMPRAS se ha definido como: “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y






obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro

presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.”2

La contratación en la entidad debe responder a una planeación anual en la que exista una correcta alineación entre

la satisfacción de las necesidades, el presupuesto para satisfacer dichas necesidades y la oportunidad en la que se

adelanta la contratación de los bienes y servicios. Para cumplir dicho cometido debe estructurarse el PLAN ANUAL

DE COMPRAS, instrumento de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades públicas.

El plan de compras debe reflejar las necesidades de la entidad mediante la codificación de los bienes y servicios

que cubrirán dichas necesidad en códigos CUBS.

La estructuración del Plan de Compras se realiza con base en las necesidades que todas las áreas de la entidad

deben remitir antes de finalizar el año, es decir, se constituye en un proceso participativo; esto, toda vez que sólo se

podrán realizar contrataciones que estén aprobadas y debidamente registradas en Plan de Compras. Tanto el plan

de compras, como sus modificaciones, deben ser aprobados por el Comité de Plan de Compras conformado

mediante resolución interna.

De conformidad con las normas actuales, el Plan de Compras debe registrarse en el SICE de la Contraloría a más

tardar el 31 de enero de cada año y está sujeto a modificaciones, las cuales, en caso de realizarse, también deben

ser publicadas.

Para su elaboración, es indispensable cumplir un mínimo de etapas, entre las que se cuentan:

8.1.1.1 La revisión de existencia de bienes en la Entidad,

8.1.1.2 El análisis de las necesidades reales de la Entidad y sus dependencias y

8.1.1.3 La identificación de los bienes y servicios u obras solicitadas

No se registra en el Plan de compras Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos.

8.1.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Los estudios previos son el insumo básico para dar inicio al proceso contractual y en los casos de convocatoria

pública se convierten en un documento público sujeto a observaciones; su contenido mínimo puede variar

dependiendo del tipo de contratación que se pretenda adelantar.

Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de

pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido

por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone3.

2 Artículo 1º del Acuerdo 004 de 2005

3 Decreto 2474 de 2008






La elaboración de los estudios y documentos previos corresponde a la dependencia interna de la Entidad, que se

encuentra interesada en la contratación para satisfacer sus necesidades; deben dirigirse al competente contractual

de la entidad, de acuerdo a la cuantía del proceso a iniciarse y se deben anexar los documentos propios del

contratista.

El área técnica se convierte en un agente relevante en la estructuración del proceso contractual.

8.1.2.1 Requisitos mínimos de los estudios y documentos previos

8.1.2.1.1 Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

8.1.2.1.2 Justificación de la contratación.

8.1.2.1.3 Descripción del objeto a contratar y su alcance.

8.1.2.1.4 Descripción de las obligaciones del contratista.

8.1.2.1.5 Identificación del contrato a celebrar.

8.1.2.1.6 Fundamento jurídico que soporta la modalidad de contratación.

8.1.2.1.7 Plazo de ejecución del contrato

8.1.2.1.8 Lugar de ejecución del contrato.

8.1.2.1.9 Valor del contrato indicando si incluye o no IVA de acuerdo con el régimen tributario del contratista.

8.1.2.1.10 Forma de pago. Si se solicita anticipo debe justificarse su solicitud.

8.1.2.1.11 Garantías a exigir.

8.1.2.1.12 Indicación de la persona que tendrá a cargo la supervisión y/o interventoría.

8.1..2.1.13 Demás aspectos que el solicitante considere pertinente indicar en su estudio, tales como la inclusión de

cláusulas especiales como la de confidencialidad, la cesión de derechos patrimoniales de autor, el reconocimiento

de gastos de desplazamiento si el contratista, para el cumplimiento del objeto contractual, deba desplazarse fuera

de la sede habitual de prestación de servicios, entre otras.

8.1.2.2 Requisitos adicionales cuando la contratación no exceda el 10% del valor de la menor cuantía.

8.1.2.2.1 Para el estudio de mercado se tendrá en cuenta las condiciones del mercado, para lo cual deberá obtener

mínimo tres cotizaciones, si ello no es posible deberá dejar constancia escrita de las circunstancias que no le

permiten allegar las cotizaciones indicadas.

8.1.2.2.2 Cuando se adquieran los bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de “gran

almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que la Entidad ha adquirido a

precios del mercado. Sujeto reglamento por parte del Gobierno.

8.1.2.3 Requisitos adicionales cuando la causal de contratación sea contratación directa

8.1.2.3.1 Se debe señalar la causal de contratación directa que se invoca.

8.1.2.3.2 En caso de invocarse la causal de contrato interadministrativo no es obligatorio solicitar la constitución de

garantías.

8.1.2.3.3 En caso de invocarse la causal de contrato interadministrativo deberá señalarse en la justificación que las

obligaciones del contrato a celebrar tienen relación directa con la misión y funciones asignadas a la Entidad

contratistas.






8.1.2.3.4 En caso de invocarse la causal de no existencia de pluralidad de oferentes se deberá Indicar en el estudio

previo la circunstancia específica por la cual se considera que no existe pluralidad de oferentes y soportar

documentalmente dicha afirmación.

8.1.2.3.5 En caso de invocarse la causal de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión se deberá

indicar la persona (natural o jurídica) que se recomienda contratar, las razones por las cuales se recomienda

contratar y justificar la idoneidad y experiencia de la misma en asuntos relacionados con el objeto a contratar y la

capacidad para desarrollar el objeto contractual.

8.1.2.4 Requisitos adicionales para la contratación que implique adelantar un proceso de convocatoria

pública (Licitación, Selección Abreviada, o Concurso de Méritos)

8.1.2.4.1 Estudio de mercado y análisis que soporta el valor estimado del proceso a adelantar, indicando las

variables utilizadas para calcular el presupuesto, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

8.1.2.4.2 Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.4

8.1.2.4.3 Indicación de los requisitos técnicos mínimos que deben solicitarse en los pliegos.

8.1.2.4.4 Documento que contenga la descripción técnica de lo que se pretende contratar.

8.1.2.4.5 Soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar

el equilibrio económico del contrato.

4 En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás

que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual se deberá establecer: I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. III. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras. IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.






8.1.2.4.6 Para la selección abreviada por características técnicas uniformes deberán allegarse las correspondientes

fichas técnicas de los bienes a adquirir, las cuales deben contener, como mínimo la denominación del bien o

servicio, la unidad de medida y la descripción general.

8.1.2.4.7 Para el caso del concurso de méritos deberá indicarse si se requiere de una Propuesta Técnica Simple o

Detallada, igualmente se debe indicar en los requerimientos técnicos lo siguiente:

8.1.2.4.7.1 La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los

cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, proceso, entre otros, según el objeto de la

consultoría.

8.1.2.4.7.2 La metodología exacta para la ejecución de la consultoría, plan y cargas de trabajo cuando se exija la

presentación de una propuesta técnica simplificada.

8.1.2.4.7.3 Perfil del equipo de trabajo

8.1.2.4.7.4 Estimación de costos: Deberá tener en cuenta rubros tales como los montos en “persona/tiempo”, el

soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios y la utilidad razonable del contratista.

8.1.3 RIESGOS

Dentro del documento de los estudios y documentos previos, se encuentra incluido un acápite que trata de los

riesgos que se manejan y/o pueden presentarse en un proceso contractual.

El Decreto Reglamentario 2474 de 2008 precisa en su artículo 88, que: “… se entienden como riesgos involucrados

en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato,

pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea

identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.”

Así, se entiende como riesgo el daño potencial que puede surgir por un proceso presente o suceso futuro, en

ocasiones se lo utiliza como sinónimo de probabilidad, el riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento

negativo que causara un daño identificado y cuantificado, es decir, el riesgo es la posibilidad de que un peligro

pueda llegar a materializarse. También es la probabilidad de que un resultado esperado no ocurra.

Como fundamento de la llamada “Ecuación Contractual” y para evitar parálisis y reclamaciones durante la ejecución

del contrato se establece la distribución de riesgos, conforme a la cual, las entidades deberán incluir en los pliegos

de condiciones la estimación y tipificación de los riesgos previsibles involucrados en el contrato.

Por lo anterior, la dependencia interesada efectuará un análisis de los posibles riesgos que podrían ocurrir durante

la ejecución del contrato, entre otros se tendrán en cuenta, factores climáticos, de orden público, diferencial

cambiario, retraso en las importaciones, demora en la entrega de los bienes, etc., y en tal caso determinar en qué

porcentaje debe responder el contratista y en qué porcentaje la Entidad, o la forma en que se recobrará el equilibrio

contractual afectado por la ocurrencia del riesgo.

8.2 ETAPA CONTRACTUAL

http://es.wikipedia.org/wiki/Da%C3%B1o

http://es.wikipedia.org/wiki/Potencial

http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso

http://es.wikipedia.org/wiki/Suceso

http://es.wikipedia.org/wiki/Probabilidad






8.2.1 REQUISITOS: La etapa contractual, entendida ésta como el término de ejecución de los contratos, el cual

requiere para su inicio el cumplimiento de tres requisitos:

8.2.2 DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: De conformidad con el artículo 41 de la ley 80 de 1993

modificado por el artículo 24 de la ley 1150, el perfeccionamiento del contrato se da cuando se logre acuerdo sobre

el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, es decir, cuando las partes firmen el respectivo contrato, y

se expida el registro presupuestal.

8.2.3 DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Esta etapa inicia a partir del momento en que se cumplen los requisitos

de perfeccionamiento estipulados en la cláusula correspondiente del contrato.

8.2.3.1 Constitución y Aprobación de las pólizas: la póliza de garantía es aquella que se exige al contratista para

garantizar y/o respaldar el cumplimiento del objeto contractual, la calidad del bien o servicio contratado, el correcto

y la buena inversión del anticipo, la responsabilidad civil extracontractual o el pago de salarios y prestaciones

sociales, según el caso. Este documento debe ser constituido por el contratista, posterior a la suscripción del

contrato y cuando se tenga el CRP.

La aprobación de la póliza, es realizada por el Grupo de Licitaciones y Contratos, posterior a la entrega por parte del

contratista de la póliza de garantía y una vez hayan sido verificados los datos necesarios requeridos.

8.2.3.2 Suscripción del acta de inicio: Si en el contrato se establece la necesidad de suscripción de acta de inicio,

la ejecución del contrato no podrá iniciar sin el cumplimiento de este requisito, previo agotamiento de los requisitos

de perfeccionamiento y ejecución mencionados anteriormente.

8.2.4 DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: esta etapa inicia una vez cumplidos los requisitos de

perfeccionamiento y ejecución, anteriormente explicados

8.2.4.1 Publicación: Deberá publicarse en el Diario Único de Contratación Pública o en la Gaceta Judicial todos los

contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación, cuyo valor sea igual

o superior a 50 SMLMV (Ley 190 de 1995). El Gerente de la Imprenta Nacional expedirá anualmente la resolución

por la cual se informan las nuevas tarifas de publicación de los contratos en el Diario Oficial-Diario Único de

Contratación Pública, las cuales se incrementan a partir del 1º de enero de cada año.

8.2.4.2 No se publican:

- Los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los

cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior.

- Los convenios o contratos interadministrativos de conformidad con lo establecido en el Artículo 96 del Decreto

2150 de 1995.

8.2.4.3 Pago del Impuesto de Timbre: Se genera sobre contratos y títulos valores otorgados en el país o fuera de

él, pero que se ejecuten en el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurídica, una entidad pública o






una persona natural comerciante de acuerdo a lo establecido en el estatuto financiero. Este deberá ser consignado

en la declaración de retención en la fuente correspondiente al periodo de su causación.

Las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional.

8.2.5 SITUACIONES DURANTE LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS.

A lo largo de la ejecución del contrato pueden presentarse alguna de las siguientes situaciones con relación al

mismo así:

8.2.5.1 ADICIÓN: Es una modificación de los contratos estatales tendiente a adicionar elementos no pactados

inicialmente. Cuando se trata de valor solo puede efectuarse en máximo el 50% del valor inicial del contrato

expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.

8.2.5.2 OTROSI o MODIFICACION: Es una modificación de los contratos estatales de cualquiera de sus cláusulas

establecida en el contrato principal, siempre y cuando no se altere el objeto del mismo.

8.2.5.3 PRÓRROGA: Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato principal.

8.2.5.4 SUSPENSIÓN: La suspensión del contrato consiste en la detención temporal de su ejecución, por razones

especiales de fuerza mayor, caso fortuito, o por razones de conveniencia, razones que deben ser previamente

analizadas y aceptadas por el supervisor o interventor del contrato para después igualmente ser aceptadas por las

partes contratantes.

La suspensión no amplía el plazo contractual pactado inicialmente, sino que lo interrumpe. La suspensión de la

ejecución del contrato se hará constar documento firmado por las partes del contrato y conlleva a la obligación por

parte del contratista de ampliar las garantías constituidas inicialmente.

8.2.5.5 CESIÓN DEL CONTRATO: El artículo 41 de la ley 80 modificado por el art 23 de la ley 1150 señala que los

contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa

autorización escrita de la entidad contratante. Sin embargo, la cesión procede si llegare a sobrevenir inhabilidad o

incompatibilidad en el contratista, previa autorización escrita de la entidad contratante si ello fuere posible, artículo

9° ley 80 de 1993.

8.2.6 REQUISITOS GENERALES PARA CUALQUIER SITUACION DESCRITA ANTERIORMENTE:

8.2.6.1 Estar el contrato vigente, es decir, que su periodo de ejecución no haya expirado.

8.2.6.2 Elevar la solicitud por parte del interventor o supervisor al Ordenador del gasto, a través de memorando.

8.2.6.3 Justificar la necesidad de realizar la respectiva modificación o adición al contrato.

8.2.6.4 Aportar, para el caso de persona jurídica, el certificado de Cámara de Comercio vigente, así como el

certificado reciente de estar al día en el pago de seguridad social y parafiscales.

8.2.6.5 Aportar, para el caso de persona natural, certificado(s) de pago de aportes al Sistema General de Seguridad

Social en Salud y Pensiones.






8.2.6.6 Cuando se trate de cesión se deberá aportar la justificación de idoneidad del cesionario propuesto

acompañada de la totalidad de la documentación del mismo.

8.2.6.7 Cuando se trate de una adición, prorroga, suspensión o modificación, se debe contar previamente con el

consentimiento del contratista.

8.2.7 PUBLICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES.

La Ley 190 de 1995 en su artículo 59 dispuso que las modificaciones de los contratos se deben publicar en el Diario

Único de Contratación Pública, la Imprenta Nacional señala en forma clara y expresa el costo que se debe cancelar

por la publicación en el Diario Oficial-Diario Único de Contratación Pública de las adiciones a los contratos, tomando

como parámetro el valor de la adición al contrato.

Cuando la modificación es en plazo, u otra circunstancia que no implica modificar su valor contractual, el costo de su

publicación será el mismo de los contratos de cuantía indeterminada.

8.2.8 AMPLIACIÓN DE LAS GARANTÍAS.

Las Garantías en especial la Única constituida inicialmente para amparar el objeto contractual, deberá ampliarse

cuando las modificaciones afecten el valor o el plazo pactado inicialmente o la denominación de alguna.

8.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL

La etapa postcontractual inicia con la finalización del término de ejecución del contrato y culmina con la suscripción

del acta de liquidación, cuando este requisito sea obligatorio.

La etapa de liquidación de los contratos es aquella en la que las partes acuerdan los ajustes, revisiones y

reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado.

De acuerdo con lo establecido en el artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, los contratos de

tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran,

serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará según lo

fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes y en el contrato mismo.

De no existir un término para llevar a cabo la liquidación, se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la

finalización del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene su

terminación.

En el evento en que el contratista no se presente a llevar a cabo la liquidación, previa notificación o convocatoria

que le haga la entidad, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la entidad podrá liquidar de forma unilateral

el contrato dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de los primeros cuatro (4) meses.






Una vez vencido el término de los cuatro (4) meses para efectuar la liquidación contractual mencionada

anteriormente, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes su

vencimiento, de mutuo acuerdo o de forma unilateral por parte de la entidad.

En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la entidad solo podrá

proceder a la liquidación unilateral en relación con los aspectos que no han sido objeto de acuerdo entre las partes.

9. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA (GUÍA DE SUPERVISIÓN)

La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del

objeto del contrato, realizada por una persona natural o jurídica, que se ejerce a partir del perfeccionamiento del

mismo y hasta su liquidación definitiva, bajo la observancia de los principios que rigen la función administrativa, la

contratación pública y demás disposiciones legales y reglamentarias, con el fin de proteger la moralidad

administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad

contractual.

En lo concerniente a la Interventoría, la misma está dada específicamente al seguimiento técnico que sobre el

cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, su

seguimiento supone un conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo

lo justifique. Este contrato será supervisado por la Entidad Estatal.

Cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento

administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. La Entidad

puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual la inteventoria deberá indicar las actividades técnicas

las demás son de cargo del supervisor.

9.1 FUNDAMENTOS DE LA LABOR DE SUPERVISIÓN

Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las

entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y

la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos

fines.

Es deber de la Entidad, exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato. Los servidores

públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del

objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse

afectados por la ejecución del contrato.

La supervisión y/o interventoría corresponde a una exigencia legal, que tiene como propósito asegurar el máximo

cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y de la satisfacción de los intereses de la

Entidad, mediante la obtención el fin perseguido.






9.2 EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN

Los supervisores de los contratos serán funcionarios y/o contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su

Fondo Rotatorio, designados por el competente contractual para el ejercicio de la obligación de seguimiento de un

contrato o convenio determinado, cuando se trate de contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado

de un proceso de licitación o concurso público, de conformidad con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de

1993, ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008, será ejercido por contratistas externos a la entidad.

El supervisor comenzara su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, firmado por las partes del

contrato, registrado el compromiso y se haya dado cumplimiento a los requisitos de ejecución establecidos en el

contrato o convenio.

Para este efecto, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, le informará

al supervisor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos y le enviará fotocopia de

los siguientes documentos:

9.2.1 Del contrato.

9.2.2 De la propuesta.

9.2.3 Del registro presupuestal.

9.2.4 De las pólizas con su correspondiente aprobación.

9.2.5 Del impuesto de timbre, cuando haya lugar.

9.2.6 Del recibo pago de publicación, cuando haya lugar.

En todo caso, el supervisor y/o interventor del contrato vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato

durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo terminará una vez, se haya suscrito el acta de liquidación

que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.

9.3 OBLIGACIONES DE LA SUPERVISIÓN

La supervisión se ejerce de manera integral y conlleva al control sobre los aspectos jurídicos, técnicos,

administrativos y financieros del contrato o convenio desde el inicio del mismo hasta su liquidación.

Las obligaciones del supervisor son:

9.3.1 Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial, las obligaciones

contraídas.

9.3.2 El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean

contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades, cantidades y

especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente

sobre el desarrollo del contrato, de tal manera que implemente todas las acciones que estime convenientes y

necesarias.






9.3.3 Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados,

correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.

De presentarse dudas sobre este particular, deberá formularlas por escrito dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia, al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del

Ministerio quien deberá responder a este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo

clarificando la situación.

9.3.4 En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el Supervisor deberá

suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios, dentro del

término que se haya establecido en el contrato.

Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, al Grupo Interno de

Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato.

9.3.5 Cuando se trate de la supervisión de contratos de obra, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios

designados para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por éste,

una memoria diaria de la obra, en donde se harán constar las acciones realizadas diariamente en ella, así como las

actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observaciones

que se consideren pertinentes.

Este documento formará parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual del documento debe enviarse al

Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, para que este repose en la carpeta del contrato.

9.3.6 El supervisor deberá informar al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, cuando

tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del

mismo.

El Grupo Interno de Licitaciones y Contratos citará o convocará a reunión al supervisor, contratista y a los

funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato o hayan participado en la elaboración de los

pliegos de condiciones.

De estas reuniones el supervisor, levantará un acta suscrita por los que en ella intervinieron y la misma deberá

contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar.

Copia de este documento, se enviará al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, dentro

de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato.

9.3.7 El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta,

en el evento de que algunos de los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en la

oferta, éste exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el menor tiempo posible, o en el indicado para

estos eventos en el contrato para que pueda darse una adecuada ejecución del mismo.






9.3.8 El Supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos cuando a ello

haya lugar y sólo podrá recomendar su modificación, cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato,

esto se haga necesario.

9.3.9 Cualquier modificación, adición, prorroga o cesión debe ser previamente autorizada por el competente

contractual.

9.3.10 El Supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones

que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser

resueltas por el Supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la

ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al Grupo Interno de

Trabajo de Licitaciones y Contratos

9.3.11 El supervisor debe, si es necesario solicitar la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por

circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar

que originan los hechos de la suspensión, ante el competente contractual mediante documento escrito, para que

éste emita su autorización.

Una vez autorizada el Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, elaborará el acta de

suspensión, copia de la cual deberá enviar al supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a

su legalización, para lo de su competencia.

El supervisor para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron

origen a la suspensión del mismo, solicitará la reiniciación del mismo, dejando constancia del tiempo total de la

suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

9.3.12 El supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegaré a tener

dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final o cumplido a satisfacción, hasta tanto no

se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.

Para que el Supervisor expida el certificado de cumplimiento final del contrato, deberá verificar que todas las

obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Copia

de este documento se enviará al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos para su respectivo archivo.

9.3.13 Los supervisores de los contratos, una vez finalizado los mismos, y emitido el informe final de supervisión y el

recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes

siguiente a la terminación del contrato, el acta de liquidación siguiendo el formato establecido para el efecto.

9.3.14 El proyecto de acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato y

convenios al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, para su revisión, una vez

aprobada, se remitirá al supervisor para que la suscriba junto con el contratista y devolverla a dicho Grupo, para que

sea firmada por el Ordenador del Gasto.*






9.3.15 Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta de liquidación, el supervisor dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista, deberá informar al Grupo Interno

de Trabajo de Licitaciones y Contratos para que este realice los trámites que considere pertinentes.

9.3.16 La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el supervisor una vez se encuentre suscrita el

acta de liquidación por el contratista y el competente contractual.

9.3.17 Si el contratista no acude a suscribir el acta de liquidación del contrato, el Grupo Interno de Trabajo de

Licitaciones y Contratos del Ministerio, procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y

mediante acto administrativo motivado la liquidación del contrato.

9.3.18 El supervisor deberá realizar el seguimiento a la ejecución de los recursos financieros de los convenios o

contratos, con el fin de que los pagos o desembolsos se efectúen en los términos y por las sumas pactadas en las

cláusulas contractuales y evitando pagos adicionales o mayores valores ejecutados sin soporte presupuestal.

9.3.19 Suministrar toda la información normativa y técnica disponible para la ejecución del contrato, así como

también, brindar el apoyo administrativo y logístico que se requiera.

9.3.20 Supervisar técnica, administrativa y legalmente la ejecución del contrato, lo que le permite acceder en cualquier

momento a las instalaciones físicas en donde se desarrollen las actividades del contratista y a los documentos e

información relacionada con la ejecución del contrato.

9.3.21 Exigir al contratista la información que considere necesaria para verificar la correcta ejecución del contrato y

para ejercer de manera general el control del mismo.

9.3.22 Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus partes.

9.3.23 Verificar directamente que el contratista cumpla con las condiciones de ejecución del contrato según los

términos pactados, para lo cual tendrá la facultad de requerirlo por escrito, con el fin de que corrija el incumplimiento en

el que esté incurriendo o pueda incurrir.

9.3.24 Verificar mediante visitas o mediante el examen de los documentos que el supervisor considere pertinente, las

condiciones de ejecución del objeto contratado.

9.3.25 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral

y parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 23 de la

Ley 1150 de 2007. En caso contrario deberá dar aviso de esta circunstancia al Grupo de Licitaciones y

Adquisiciones.

9.3.26 El Supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones

que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser

resueltas por el Supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la






ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al Grupo interno de


9.3.27 Expedir el certificado de cumplimiento al contratista respecto de las obligaciones objeto del presente contrato,

previa entrega de la factura por parte del mismo (si a ello hubiere lugar) y la copia del documento que acredite el

pago por parte del contratista al Sistema de Seguridad Social Integral y/o Aportes Parafiscales, según corresponda.

La documentación anterior deberá remitirla a la Dirección Administrativa para el trámite de pago correspondiente.

9.3.28 El Supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato su total cumplimiento. Si llegare a tener

observaciones o inquietudes sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final

hasta tanto no sean clarificadas.

9.3.29 Exigir al contratista la presentación del informe final de ejecución del contrato.

9.3.30 Llevar a cabo, cuando haya lugar a ello, reuniones con el contratista para analizar el estado de avance de la

ejecución del contrato, las dificultades que se presenten y adoptar los correctivos necesarios para el cumplimiento

de los fines de la contratación.

9.3.31 Expedir la certificación de cumplimiento de las obligaciones del contrato con la periodicidad indicada en el

mismo, así como presentar los informes que se soliciten sobre el estado de avance del contrato.

9.3.32 Hacer seguimiento a la ejecución de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo, para lo cual

deberá cumplir con las siguientes actividades: a) Revisar el plan de inversión presentado por el contratista. b)

Verificar que todos los desembolsos estén ligados al plan de inversión previamente aprobado. c) Avalar con su firma

todos y cada uno de los desembolsos a efectuarse. d) En el evento que los recursos depositados en la cuenta

bancaria produzcan rendimiento, verificar que los mismos sean girados al tesoro.

9.3.33 Revisar los documentos y facturas presentados por el contratista, junto con los informes que de acuerdo con

las obligaciones del contrato deba rendir, para garantizar que los pagos se ajusten a lo ejecutado.

9.3.34 Abrir una carpeta de seguimiento al contrato o convenio de todos los documentos del contrato que se

produzca en desarrollo de la ejecución del mismo, teniendo en cuenta la lista de chequeo prevista.

9.3.35 El Supervisor para cada pago deberá exigir el informe de actividades del contratista si a ello hubiere lugar, el

certificado de cumplimiento a satisfacción, y a la terminación del contrato un informe final de ejecución y certificado

de cumplimiento a satisfacción de bienes y/ servicios, copia de estos últimos deberán ser remitidos al Grupo Interno

de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición.

9.3.36 El Supervisor deberá evaluar trimestralmente la ejecución del contrato o convenio y enviar copia al Grupo

Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio.






9.3.37 Informar siempre por escrito a la Secretaria General del Ministerio, si el contratista faltare a alguna o algunas

de sus obligaciones contractuales, con los soportes necesarios que permitan determinar la cuantificación del

perjuicio, con el fin de agotar el debido proceso y continuar el trámite administrativo a que haya lugar.

9.3.38 Presentar informes trimestrales sobre la ejecución del contrato, de los cual enviará copia al Grupo Interno de

Trabajo de Licitaciones y Contratos.

9.3.39 Verificar que las garantías que amparan el cumplimiento del contrato se encuentren vigentes, e informar en

su oportunidad al competente contractual sobre los inconvenientes presentados

PARÁGRAFO: Para los efectos de la presente Resolución se entenderá por ordenador del gasto o competente

contractual, el funcionario que haya suscrito el contrato o quien haga sus veces.

9.4 PROHIBICIONES

Son prohibiciones de los interventores y supervisores:

9.4.1 Autorizar la iniciación de las actividades propias del convenio o contrato sin el cumplimiento de los requisitos

de perfeccionamiento y ejecución.

9.4.2 Autorizar cambios o modificaciones a lo pactado en el contrato, sin previa suscripción de la modificación al

mismo.

9.4.3 Autorizar mayores o menores cantidades de bienes o servicios, sin previa suscripción de la modificación al

mismo.

9.4.4 Autorizar la ejecución de asuntos pendientes del contrato una vez expirada la duración del mismo.

9.4.5 Transar de manera directa las diferencias que se presenten durante el término de ejecución del contrato o

convenio.

9.5 DEBERES Y RESPONSABILIDAD

9.5.1 Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el

desarrollo de la ejecución contractual, serán responsables de mantener informada a la entidad contratante de los

hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que

puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

9.5.2 La no exigencia por parte del supervisor o el interventor de la calidad de los bienes y servicios adquiridos o

certificar como recibida a satisfacción, será falta gravísima. Así como el omitir el deber de informar a la entidad

contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas

punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el

incumplimiento.






9.5.3 El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato

vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente

responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables

al interventor.

9.5.4 Sera responsable solidariamente el ordenador del gastos, cuan sea informado oportunamente de los

posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas

necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.

9.5.5 Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el

cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones

que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los

contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan actividades de consultoría o asesoría.

9.5.6 Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el incumplimiento de las

obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y

que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de

los cuales, haya ejercido funciones de Interventoría.

Los Supervisores, tienen las responsabilidades anteriormente señaladas y además responden disciplinariamente, de

conformidad con la Ley 734 de 2002 en cuyo artículo 48, numeral 34, prevé como falta gravísima: “No exigir, el

interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las

normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.”

10. COMITÉS PARA LA CONTRATACION

10.1. COMITÉ ESTRUCTURADOR:

10.1.1 El comité estructurador estará integrado por funcionarios y /o contratistas designados por la Secretaria

General*. Siempre deberá garantizar mínimo tres (3) miembros, carácter jurídico, técnico y económico y financiero.

10.1.2 Elaborar bajo la dirección y supervisión del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interno y la Coordinación del

Grupo interno de Licitaciones y Contratos, el proyecto del pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo,

garantizando la escogencia objetiva de acuerdo a la normatividad contractual.

10.1.3 Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados a los pliegos de condiciones

y preparar las explicaciones que se requieran para el caso, respecto del contenido de los pliegos de condiciones.

10.1.4 Propender por las actualizaciones de las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en

el pliego de condiciones.






10.2. COMITÉ EVALUADOR:

10.2.1 El comité evaluador estará integrado por funcionarios y/o contratistas designados por la Secretaria General.

Siempre deberá garantizar mínimo tres (3) miembros, carácter jurídico, técnico y económico y financiero.

10.2.2 Velar por que la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación

recomendar al Ministerio y/o Fondo Rotatorio, la escogencia del ofrecimiento más favorable, sin que la favorabilidad

la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones.

10.2.3 Suscribir informes sobre la evaluación realizada, de acuerdo a las exigencias indicadas en el pliego de

condiciones., dentro del término indicado en la designación.

10.2.4 La función evaluadora solo termina, una vez s encuentre en firme la resolución de adjudicación o se

resuelvan los recursos correspondientes.

10.2.5 Asistir a las reuniones que sean indicadas por el Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna y/o el coordinador del

Grupo Interno de Licitaciones y Contratos.

10.2.6 Presentar en el término indicado las respuestas a las observaciones al informe de evaluación que

presentaron los proponentes, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismo en

estricta aplicación a la ley y al pliego de condiciones .

10.2.7Asistir a las diferentes audiencias que se realicen.

10.3 COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION

10.3.1 COMPOSICION DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION Para los procesos de selección que adelante

el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, serán integrantes del Comité Asesor de Contratación,

los siguientes funcionarios:

10.3.1.1 Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, o su delegado, en el evento en que es proceso

de contratación en estudio, este funcionario no resulte ser el competente contractual para adjudicar y contratar. En

el evento en que sea el competente contractual, su participación en el Comité Asesor de Contratación será con voz

pero sin voto.

10.3.1.2 La Directora Administrativa y Financiera

10.3.1.3 El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna

10.3.1.4 Un delegado del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores

10.3.1.5 Un miembro de carácter Técnico, designado por la Secretaria General

10.3.1.6 Un miembro de carácter Económico y Financiero, designado por la Secretaria General

10.3.1.7 El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, su participación será con vos pero sin

voto.






La Coordinadora del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos, o quien haga sus veces, ejercerá las funciones de

Secretaria Técnica del Comité Asesor de Contratación.

10.4 FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION

10.4.1 Avalar, solicitar complementaciones u objetar, según sea el caso, la recomendación de los comités

evaluadores de las propuestas presentadas en el proceso de contratación, con fundamento en el pliego de

condiciones y los factores de selección en el mismo para la selección de la propuesta más favorable.

10.4.2 De resultar procedente de conformidad con las reglas de selección, proponer reevaluaciones, requerimientos

o visitas en aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas.

10.4.3 Las demás recomendaciones que resulten necesarias en aras de garantizar una selección objetiva de las

propuestas.

10.5. FUNCIONES DEL SECRETARIO TECNICO DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION

10.5.1 Convocar al Comité Asesor de contratación a las sesiones

10.5.2 Verificar la existencia del quórum.

10.6 CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMITÉ

La convocatoria se efectuará con dos (2) días hábiles de anticipación, mediante oficio suscrito por el Jefe de la

Oficina Asesora Jurídica Interna, en el cual se indique el objeto de la contratación o asunto a debatir.

10.7 QUORUMS

10.7.1 QUORUM TOTAL: Se entenderá que existe quórum total, cuando se hagan presentes la totalidad de los

miembros del comité asesor de contratación.

10.7.2 QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: Se entenderá que el comité puede sesionar, deliberar y decidir

sobre la recomendación de los comités evaluadores cuando se encuentren presente la mitad más uno de los

miembros que integran el quórum total. En consecuencia, en el evento en que no se complete este quórum, el

Comité no podrá sesionar y el Secretario Técnico, deberá citar a nuevo Comité.

10.8 SESIONES

El secretario Técnico del Comité, al inicio de la sesión verificará si existe mínimo el quórum deliberatorio e informara

al Comité Asesor de Contratación.

Una vez instalado el Comité, el Abogado del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos que lidera el proceso de

contratación presentará los aspectos generales del pliego de condiciones y la finalidad esperada dentro del proceso






contractual. Cada uno de los miembros del comité evaluador presentará el informe de evaluación de las ofertas, las

observaciones y repuestas al mismo y la recomendación al competente contractual, de conformidad con las

exigencias del pliego de condiciones y el informe de evaluación que demuestre el cumplimiento o el apartamiento de

las ofertas frente a las exigencias del pliego, señalando el numero de folio en la oferta donde evidencia tal

circunstancia.

10.9 RECOMENDACIÓN

Los comités evaluadores de las ofertas que son los que recomiendan la decisión del proceso la competente

contractual, presentan dicha recomendación ante el Comité de Adquisiciones, quien podrá avalarla o no.

En caso de que el Comité Asesor de Contratación no avale la recomendación de los comités evaluadores, estos

deberán estudiar las razones que motivaron tal rechazo con el fin de emitir un concepto definitivo sobre el particular,

para la decisión del competente contractual.

El competente contractual tendrá, la absoluta liberta de escoger o desechar, la recomendación de los comités

evaluadores.

NOTA: PARA CUANTIAS MENORES DEL 10% DE LA MENOR CUANTIA Y PARA LA CONTRATACION

DIRECTA, el funcionario en quien se encuentra delegada la competencia determinará la necesidad de conformar el

Comité Asesor de Contratación a que se hace alusión, teniendo en cuenta las circunstancias, naturaleza y cuantía

de los bienes y servicios a adquirir. En el evento de conformarse este cuerpo consultivo, deberán seguirse los

mismos parámetros establecidos anteriormente.

m inisterio de relaciones exteriores república de colombia · 2013-03-04 · responsabilidad por...

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