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“LINEAMIENTOS PARA TRÁMITE DE REEMBOLSO
GASTOS DE VIAJES DE EMPRESAS
SUPERVISORAS”
Versión: 02
Fecha: 09.03.2021
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OBJETIVO.
Brindar a los responsables e involucrados en la gestión de reembolsos de gastos de viajes de las empresas
supervisoras, lineamientos para tramitar las solicitudes de pago de dichos reembolsos.
ALCANCE.
Es de aplicación para todos los responsables e involucrados en la gestión de solicitud de reembolso de gastos
de viajes de las empresas supervisoras.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
PI-07 – Procedimiento “Reembolso gastos de viajes de Empresas Supervisoras”. (Versión 26). En adelante PI-07.
TRAZABILIDAD.
1. Trámite de Solicitud de Autorización de viaje:
Con la validación de la Orden de Servicio por el especialista a cargo de la supervisión del contrato, se crea el
expediente SIGED, que contiene, según corresponda al tipo de supervisión, el documento AUTORIZACIÓN DE
GASTOS DE VIAJES DE EMPRESA SUPERVISORA / SUPERVISOR S4, para lo cual utiliza el formato “01. Formato
N° 1 - Autorización Gastos de viaje”.
Imagen del flujo 1 del trámite:
2. Trámite de Solicitud de Reembolso:
Concluida la supervisión asignada, la Empresa Supervisora (jurídica o natural con negocio) debe adjuntar
al expediente SIGED previamente creado con la Autorización de Viaje, los comprobantes de pago que
sustentan los gastos realizados durante el viaje, utilizando el documento SOLICITUD DE REEMBOLSO DE
GASTOS DE VIAJE DE EMPRESA SUPERVISORA / SUPERVISOR S4 y los formatos “02. Formato N°2 de
Reembolso” y “03. Formato N° 05 - DJ”.
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Imagen del flujo 2 del trámite reembolsos regulares:
Imagen del flujo 3 del trámite reembolsos especiales:
CONSIDERACIONES: (Según lo establecido en el PI-07).
Todo gasto de viaje debe estar sustentado con Comprobantes de Pago (facturas, boletas, tickets
electrónicos, etc.), los cuales además deben estar autorizados por SUNAT. Los conceptos de dichos gastos
son:
✓ Movilidad (ida y retorno del domicilio al aeropuerto o terminal terrestre y viceversa – considerar
el monto máximo permitido de acuerdo con el Tarifario de Movilidad Lima).
✓ Hospedaje o alojamiento.
✓ Alimentación (indispensable indicar si corresponde a Desayuno, Almuerzo o Cena).
✓ Boleto Aéreo y/o Boleto o Ticket del pasaje terrestre.
Los Comprobantes de Pago. Deben, corresponder a los lugares y al período de viaje, autorizados de
acuerdo con el Formato N° 1 “Autorización de Viaje”; también deben ser registrados con la razón social
de la Empresa Supervisora (según inscripción en la SUNAT) o del Supervisor S4; siempre de forma correcta
y legible, sin enmendaduras, borrones, sobreescrituras o incompletos (roto).
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Esto comprobantes incluyen el RUC, domicilio fiscal (por lo menos el distrito), concepto y monto del gasto y, deben tener firma y sello del Representante Legal de la Empresa Supervisora (individual o consorcio) o del Supervisor S4; finalmente, estos documentos se ingresan a su expediente SIGED (el mismo que contiene la Autorización de Viaje) en formato PDF.
Los gastos de transporte regular (PI-07: punto 5. numeral 5.1, literal a. i); son aprobados por el área usuaria que administra el contrato de supervisión a mérito del que se autoriza el reembolso por los gastos de viaje de supervisión, entendiéndose como área usuaria a la Unidad de la DSHL que administra el contrato de la empresa supervisora a la cual se autoriza el reembolso, representado por el Jefe de la Unidad.
El PI-07 contempla también en el punto 5. numeral 5.1, literal a. ii); los gastos de transporte especial (*) constituyen casos excepcionales, que son justificados y autorizados por el área usuaria (Jefe de Unidad) que administra el contrato de la empresa supervisora a la cual se autoriza el reembolso, y por el Gerente de la DSHL.
Los gastos de transporte regular y especial (pasajes aéreos y terrestres), considerados en el PI-07 punto 5. numeral 5.1, literal a. i) e ii), no están sujetos al límite del importe máximo de gasto por día S/. 320.00 soles incluido el I.G.V. señalado en el PI-07.
El PI-07 punto 5. numeral 5.1, literal a. iii) considera, asimismo, los gastos de estadía se encuentran especificados en dicho procedimiento, y limitados al importe máximo de asignación (gasto) de S/. 320.00 soles por día, incluido el I.G.V., los cuales deben ser sustentados en la liquidación que la empresa supervisora genere como consecuencia del servicio asignado, y autorizados por el área usuaria que administra el contrato, al igual que los gastos de transporte regular. Sin embargo, establece para este tipo de gasto la misma excepción señalada para el gasto de transporte especial (literal a. ii) del numeral 5.1); entonces, las empresas supervisoras sustentarán en su liquidación, los casos excepcionales, debidamente justificados; y dicha liquidación de gastos de estadía excepcional, no sujeta al límite de asignación diaria, es autorizada por la Unidad usuaria que administra el contrato y por el gerente de la DSHL.
El PI-07 también admite el reembolso de gastos de viaje de supervisión sustentados con Declaración Jurada, para sustentar gastos, de forma excepcional, cuando se trate de conceptos por movilidad local, desplazamiento del domicilio al aeropuerto o terrapuerto, y los gastos de alimentación y alojamiento en zonas alejadas de la ciudad, donde no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT (zona alto andina, nativa o marginal). Los gastos sustentados mediante Declaración Jurada no pueden exceder del 30% del monto asignado por día: S/. 320.00 soles incluido el I.G.V.; es decir S/. 96.00 soles diarios. La justificación puede constar en una nota explicativa en la misma DJ o anexa a la DJ, que será aprobada por el área usuaria que administra el contrato, juntamente con el formato “Autorización gastos de viaje-empresa”.
___________________________________________________________________________________ (*) Gastos de transporte especial: transporte terrestre, aéreo o acuático, que comprende el desplazamiento de la empresa supervisora para brindar los servicios de supervisión (casos excepcionales debidamente justificados y autorizados por el gerente) en zonas de características especiales que suponen necesariamente la inexistencia o restricción de servicio público de transporte regular, ordinario o convencional, tales como: Zonas geográficas de acceso limitado, agreste o restringido; Zonas declaradas en emergencia o similar o; Por razones de seguridad técnica, donde las empresas supervisadas exijan utilizar determinado tipo de transporte para el ingreso a sus instalaciones tanto para vehículos como para el personal de la empresa supervisora. En estos casos, las áreas usuarias que administren los contratos de supervisión aprobarán el “gasto de transporte especial” sustentado en la liquidación que la empresa supervisora genere como consecuencia del servicio asignado.
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Reembolsos regulados de manera excepcional con lineamientos aprobados por Gerencia General, mediante memorando GG-179-2020 actualizados con fecha 31 de agosto 2020, que son gastos aprobados de manera excepcional, únicamente durante el período de Emergencia Sanitaria Nacional decretado por el Gobierno mediante Decreto Supremo N°020-2020-SA, así como sus posteriores prórrogas, cuando se trate de: gastos adicionales a los establecidos en sus contratos de locación de servicios, generados en cumplimiento del “Plan para la vigilancia, prevención y control de Covid- 19” registrado en el MINSA (en adelante, Plan) de los agentes supervisados- fiscalizados, cuando estos últimos no asuman los gastos o costos para tal fin. Dichos reembolsos deben ceñirse a los lineamientos determinados en los lineamientos aprobados según memorando:
a. Gastos por alojamiento alimentación; en el hotel u hospedaje en la locación señalada por el agente supervisado, conforme a su Plan, en calidad de cuarentena previa al ingreso a las instalaciones.
c. Gastos por servicio de transporte no comercial, conforme a lo señalado en su Plan por los agentes supervisados, para los traslados desde los lugares de cuarentena hacia las instalaciones materia de supervisión, en los casos que corresponda.
d. Gastos por pruebas COVID-19 que sean necesarios para el ingreso a las instalaciones de los agentes supervisados, y exigidos según los Planes de Vigilancia de éstos.
Para ambos gastos, es responsabilidad de cada jefe de la Unidad del Área Solicitante, velar por el
cumplimiento de los lineamientos aprobados por la Gerencia General. El jefe de la Unidad del Área Solicitante, conforme al Plan del agente supervisado y de acuerdo a lo
informado previamente por dicho agente supervisado, asigna la supervisión a la Empresa Supervisora determinando, aprobando e informando a ésta los gastos que estarán sujetos a reembolso.
La Empresa Supervisora presentará una liquidación de los gastos adicionales incurridos en la supervisión respectiva, debiendo adjuntar la documentación que los sustente. Dicho rembolso se realizará a la Empresa Supervisora previa presentación de las facturas correspondientes, que seguirá el trámite regular del PI-07, en lo que resulte aplicable.
ANEXOS:
1. Formato de Autorización de Viaje
2. Formato de Solicitud de rembolsos de gastos de viaje.
3. Formato de Declaración Jurada (anexo 1 P1-07)
4. Flujograma 1.
5. Flujograma 2.
6. Flujograma 3.
ANEXO 1
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