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LINEAMIENTOS PARA ESTANDARIZAR
LA ELABORACIÓN DE LOS LIBROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍA DE LA EMPRESA DRILLTEX DE VENEZUELA C.A
UBICADA EN SAN DIEGO CARABOBO
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CONSTANCIA DE ACEPTACION
Lcda. ENMA HENRIQUEZ C.I V-16.708.063 Nombre, firma y cedula de identidad del tutor académico Lcdo. ALADIN MOHAMED C.I V-14.820.230 Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial
AUTOR: ALYAIL CROUS L.
C.I: V-18.405.549
SAN DIEGO, Junio 2.013
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA CARRERA DE CONTADURÍA
LINEAMIENTOS PARA ESTANDARIZAR LA ELABORACIÓN DE LOS LIBROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍA DE LA EMPRESA DRILLTEX DE VENEZUELA C.A UBICADA
EN SAN DIEGO CARABOBO
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ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO pp.
DEDICATORIA………………………………………………...……………..
AGRADECIMIENTO…………………………………………………….……
INTRODUCCION…………………………………………….………………. 1
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica………………….……………………………………….. 4
1.2 Misión………………………………………………...….……………….. 4
1.3 Visión………………….……………..……….…..………………………. 5
1.4 Valores………………………………………………….………………… 5
1.5 Objetivo General…………………………………………………………. 5
1.6 Objetivos Específicos…………………………………………………….. 5
1.7 Políticas…………………………………………………………………… 6
1.8 Estructura Organizativa De La Empresa…………………………………. 6
1.9 Estructura Organizativa Del Departamento de Administración………….. 8
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema………………………………………………. 09
2.2 Formulación del Problema………………………………………………… 11
2.3 Objetivo General………………………………………………………….. 11
2.4 Objetivos Específicos…………………………………………………….. 12
2.5 Justificación………………………………………………………………. 12
2.6 Alcance…………………………………………………………………… 13
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CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes……………………………................................................ 14
3.2 Bases Teóricas…………………………………………………………… 15
3.3 Definición de Términos Básicos…………………………………………. 24
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
4.1 Tipo y Diseño de la Investigación ……………………………………….. 27
4.2 Fases Metodológicas……………………………………………………… 29
CAPITULO V
RESULTADOS
PROPUESTA……………………………………………...………………….. 36
Conclusiones…………………………………………………………………… 46
Recomendaciones……………………………………………………………… 48
Referencias…………………………………………………………………..… 49
ANEXOS
Anexo N°1 Libro de Entrada de Mercancías ……………………………….. 52
Anexo N° 2 Libro de Salidas de Mercancías ………………………………… 53
Anexo N° 3 Libro de Salidas de Mercancías ………………………………... 54
FIGURAS
Figura N° 1 Organigrama de la Empresa……………………………………… 7
Figura N° 2 Organigrama del Departamento de Administración…………….. 8
CUADROS
Cuadro N° 1 Matriz DOFA…………………………………………………. 35
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DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso por darme la fortaleza necesaria para emprender cada día de
mi vida, brindándome lecciones que permiten demostrarme que nada es imposible si llevo
de la mano la fe, la esperanza y las ganas de superar cada obstáculo.
A mis padres, por estar y apoyándome en cada momento, en cada proyecto, en cada
éxito y en cada fracaso, por su cariño y amor incondicional, a mis hermanos por brindarme
su apoyo y amor siempre; a mis sobrinos que día tras día llenan mi vida de sentido y de
alegría.
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AGRADECIMIENTO
Doy gracias ante todo a Dios por darme la oportunidad de que mi vida tomara este
rumbo, por permitirme alcanzar un peldaño más de éxito.
A la empresa Drilltex de Venezuela C.A, en especial a mi tutor empresarial, Lcdo.
Aladin Mohamed, por su apoyo incondicional, por enseñarme cada día algo nuevo y por
prestar sus instalaciones, su historia, su personal, su colaboración y sobre todo por haberse
prestado como tutor para la realización de mis pasantías.
A mi querida tutora la Licenciada Enma Henríquez, por su apoyo profesional e
incondicional, por compartir sus conocimientos conmigo y por brindarme tanta sabiduría en
pro de mi informe de pasantía.
A ustedes Gracias Infinitas
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INTRODUCCION
Dentro de una organización, las compras y ventas tienen múltiples definiciones,
dependiendo del contexto en el que se maneje, una definición general es el cambio de
productos y servicios por dinero. Desde el punto de vista legal, se trata de transferencia del
derecho de posesión de un bien. En cualquier caso, las compras y ventas son el corazón del
negocio, es la actividad fundamental de cualquier aventura comercial. Se trata de reunir
compradores y vendedores para que la unión sea exitosa.
En este contexto, la competencia se hará más intensa y agresiva, donde la supervivencia
de las organizaciones ineficientes, ineficaces y no productivas, se verán cada vez más
amenazadas.
A lo anterior expuesto, se puede añadir el hecho de que si las organizaciones no
planifican sus estrategias de compra y venta, no capacitan a su personal, no realizan
estrategias de marketing, traerá como resultado una empresa cuya trayectoria de éxitos no
será muy convincente; ahora bien si a esto le sumamos que las empresas no acatan los
lineamientos y exigencias de los entes gubernamentales tributarios y no cumplen con los
deberes formales exigidos, la tendencia al fracaso será más evidente.
Una empresa que se encuentre realizando labores de comercialización dentro del
territorio venezolano, debe estar consciente que debe regirse por una serie de normativas
que dictaminan los entes públicos y privados, internos y externos, que se relacionen a ella,
tales como bancos, proveedores, instituciones financieras, casas de bolsas, el personal que
labora en ellas y el Estado.
Los ingresos derivados de la actividad petrolera, hidrocarburos y de la explotación de
recursos no renovables, han sido la fuente principal de ingresos en Venezuela desde hace
mucho tiempo atrás, pero se han tornado insuficientes para cubrir el gasto público, lo cual
obligó al Estado a realizar mecanismos y ciertas estrategias para obtener ingresos de otras
fuentes, dentro de estas medidas se encuentra la implantación de un sistema tributario que
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genere mayores ingresos ya que se comprueba que los tributos son parte importante de la
economía de un país, ya que son prestaciones de dinero que el Estado exige a través de
Leyes u ordenamientos jurídicos.
Existe un órgano regulador, que es el encargado de realizar y establecer todo este
compendio de obligaciones y deberes formales a los cuales están supeditados los sujetos
pasivos, este ente gubernamental es el Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria, (SENIAT), adscrito al Ministerio de Finanza, de allí emanan las
exigencias y los controles que regirán el sistema tributario nacional.
Debido a la importancia de seguir con estos requerimientos exigidos por el sistema
tributario nacional, el mismo Estado le ha otorgado autonomía al SENIAT para que realice
funciones como órgano fiscalizador del cumplimiento de los deberes formales a los cuales
están sujetos todos los contribuyentes; aunado a esto también tienen la facultad de
sancionar aquellos que no estén realizando las exigencias pautadas por la administración
tributaria.
Para materia de investigación, se ha enfocado en la observación directa de los procesos
relacionados en materia tributaria de la empresa Drilltex de Venezuela C.A llevados a cabo
por el departamento administrativo de la empresa, específicamente con la elaboración de
los libros de entrada y salida de mercancías, dicha formalidad está estipulada en la ley de
ISLR en su Artículo 90 y en su Reglamento en el Articulo 177.
La conceptualización del problema establece objetivos y limitaciones, identificando la
investigación como un estudio, cuya intención es promover el conocimiento, la cultura y la
comunicación verbal o escrita como elementos necesarios para mantener el ritmo al nivel
de las transformaciones aceleradas que se producen en nuestra sociedad.
El marco referencial se dedica a establecer los antecedentes y los basamentos teóricos
que respaldan esta investigación y la metodología esta descrita en fases.
Las fases metodológicas fueron el diagnóstico a través de la observación directa, la
encuesta y el análisis de la matriz (DOFA).
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Así mismo, se estableció el diseño de la investigación y el cual se define como Proyecto
Factible.
Todo esto permite ampliar el marco de referencias para futuras investigaciones, a fin de
profundizar en la exploración del uso de las herramientas de estandarización de procesos
dentro de una organización.
Se presenta a continuación la estructura de esta investigación, la cual está conformada
por cinco capítulos, los cuales se describen a continuación:
Capítulo I: Ubicación, breve descripción de la empresa, organización, procesos básicos
entre otros. Misión, visión, valores de la empresa y la estructura organizativa.
Capítulo II: Titulado el problema, conteniendo el planteamiento del problema, objetivo
general, objetivos específicos, justificación y el alcance.
Capítulo III: Se refiere al Marco Referencial Conceptual relacionado a los antecedentes
de investigación y bases teóricas que sustentan la investigación.
Capítulo IV: Titulado Fases Metodológicas y el cual corresponde al tipo y nivel de la
investigación, diseño de la misma, técnicas de recolección de datos, población y muestra.
Capitulo V: Titulado Resultados, corresponde a la información obtenida de los
instrumentos a través del diagnóstico utilizando la observación directa y la encuesta, la
identificación mediante la matriz DOFA, que conduce a la propuesta de un serie de
lineamientos para estandarizar la elaboración de los libros de Entradas y Salidas de
Mercancía de la empresa Drilltex de Venezuela C.A.
Y finalmente, el trabajo que aquí se presenta culmina con las referencias bibliográficas.
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CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Reseña histórica
Drilltex de Venezuela C.A., empresa ubicada en la Urb. Castillito No. 98 entre Av. 70 y
68, Parcela L-119 Municipio San Diego Edo. Carabobo Venezuela. Se encarga de importar
Telas de países como China y Panamá hacia Venezuela, específicamente a franquicias que
se encargan de vender telas al mayor y al detal, para satisfacer las necesidades y exigencias
de sus clientes a través de sus puntos de ventas a nivel nacional.
La empresa comienza sus operaciones con el nombre de Tex Deposito, en ese tiempo
dedicada a vender artículos de Todo 999 y algunas lencerías; posteriormente en abril de
2004, cambia su nombre a Drilltex de Venezuela C.A., empresa netamente familiar y 69
trabajadores que constituyen el principal recurso, sus accionista de origen árabe han
dedicado su negocio a la compra y ventas de telas. Como conocedores del mercado, han
realizado importantes alianzas estratégicas con una reconocida franquicia de tiendas a nivel
nacional para la comercialización de su producto, convirtiéndose de esa manera en el
proveedor exclusivo de las tiendas Gama’s. La visión futurista y emprendedora de sus
accionistas la convierte en una empresa con solidez y estabilidad en el mercado.
1.2 Misión
Comercializar telas de calidad y excelencia, a precios competitivos, con el objeto de
satisfacer las necesidades de sus clientes, contando con un recurso humano capacitado,
manteniendo siempre la cultura de mejoramiento constante como premisa, para lograr el
bienestar de sus trabajadores, de la sociedad y el desarrollo del país.
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1.3 Visión
Desarrollarse a nivel organizacional y que sus productos sean reconocidos por su
excelente calidad, bajos costos y la mayor variedad, innovando y fortaleciendo el mercado
a través de la creatividad de su personal, para llegar a todos sus clientes.
1.4 Valores
Responsabilidad.
1) Cumple a cabalidad lineamientos dictaminados por la legislación venezolana.
2) Cumple con la entrega inmediata de los pedidos.
Participación
1) Asistencia a eventos relacionados con textiles para ser tomados en cuenta.
2) Comunicación.
3) Integración del personal tanto de la parte administrativa como de la parte obrera.
4) Ejecución de diálogos entre el personal con el fin de encontrar una mejor calidad en
su proceso de capacitación y formación.
1.5 Objetivo General
Garantizar la permanencia de la empresa como líder en el mercado a través de excelente
calidad, variedad y precios competitivos de sus productos
1.6 Objetivos Específicos
Garantizar la calidad de los productos que ofrecen a sus clientes para satisfacer sus
necesidades a través de proveedores que suministren telas de calidad, variedad y bajos
costos.
Desarrollar programas de capacitación e incorporación de tecnología para que su
recurso humano pueda innovar y crear de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Formar profesionales comprometidos con las empresas capaces de contribuir con el
cumplimiento de los objetivos organizacionales, a través de planes motivacionales que
satisfagan sus necesidades.
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1.7 Políticas
1) Ofrecer precios competitivos a sus clientes.
2) Mantener la calidad de sus productos.
3) Desarrollo perpetúo del recurso humano.
4) Garantizar la calidad de vida del recurso humano.
5) Alinearse a las nuevas tecnologías.
6) Mejoramiento continúo de los procesos administrativos.
1.8 Estructura organizativa de la empresa
Junta Directiva
1) Velar por los resultados de la empresa conforme a las condiciones de mercado.
2) Garantizar la efectividad de los sistemas de información.
3) Garantizar la aplicación de políticas de la empresa.
4) Orientar a los nuevos miembros de la junta directiva, sobre las decisiones adoptadas
hasta el momento de su designación, la situación financiera de la empresa.
5) Colaborar con los ejecutivos clave en la construcción de la estrategia, definir las
políticas para nominar, nombrar, evaluar y remover a los ejecutivos de la empresa.
6) Establecerá los criterios para definir y diferenciar los gastos empresariales
Dirección de Administración
1) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de tesorería,
contabilidad, logística y servicios internos y de mantenimiento.
2) Administrar y supervisar los fondos y valores financieros, canalizando los ingresos
y efectuando los pagos correspondientes por los compromisos contraídos de
conformidad con las normas que rigen el sistema de tesorería.
3) Organizar y optimizar la administración financiera, y proporcionar la información
contable adecuada y oportuna para facilitar la toma de decisiones.
4) Organizar, programar, supervisar y evaluar las actividades técnicas del Sistema de
Contabilidad supervisando la formulación de los Balances, Estados Financieros,
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Estados Presupuestarios y de Gestión para su presentación en los plazos
establecidos.
Organización
Al conocer las funciones desempeñadas por las dependencias de la empresa “Drilltex de
Venezuela C.A”, se puede decir que la Gerencia General es el factor principal para cada
uno de los departamentos de la organización, contando con el apoyo directo de la dirección
de Recursos Humanos y la Dirección de Administración. También existe una comunicación
directa con el departamento de Seguridad Industrial ya que controla en forma minuciosa el
ambiente laboral, y garantiza la atención médica, social, física; también hay comunicación
con los departamentos de soporte técnico, venta y de compras que se encargan de trabajar
con las actualizaciones del sistema, de comprar y cancelar la mercancía que se distribuye a
las diferentes franquicias, los departamentos de almacén y despacho de mercancía que se
encargan de que el producto sea distribuido con éxito.
Figura No. 1
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Fuente: Dpto. de Recursos Humanos Drilltex de Venezuela, C.A. (2013)
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1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Administración.
Figura No. 2
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
Fuente: Dpto. de Recursos Humanos Drilltex de Venezuela, C.A. (2013)
1.10 Actividades desarrolladas por el pasante:
1) Monitorear los estados de cuentas bancarios.
2) Generar reportes de información bancaria a la directiva.
3) Auditar Libros de Compra y Ventas.
4) Gestionar los procesos bancarios a nivel nacional.
5) Recepción, clasificación, registro y distribución de la documentación de la
dirección, así como cuidar y mantener actualizado el archivo de los procesos
generales.
6) Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones recibidas.
7) Realizar otras funciones que le sean asignadas por la dirección.
8) Realización de cartas, informes, y otras actividades básicas de oficina.
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CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
La Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el
patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de
decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera
sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Posee además una técnica que
produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa (realización) y cualitativa
(revelación) valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que
efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos entes públicos
interesados.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado y de los
resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a los usuarios en
la toma de sus decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y
eficiencia.
Para suministrar información la contabilidad se vale de herramientas valiosas como son
los libros Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos
con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de
tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para
las empresas. Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el
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Código de Comercio, contemplados en la sección Contabilidad Mercantil, que en su
artículo 32 establece:
“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor
orden y claridad de sus operaciones.”
También el Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia, que
adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar: “ Además de los libros
prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1. El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta
de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones
que haga.
2. El libro de actas de la asamblea.
3. El libro de actas de la junta de administradores.
Cuando los administradores son varios, se requiere para la validez de sus
deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen
otra cosa; los presentes deciden por mayoría de número”
Ahora bien, dentro de la legislación nacional venezolana se concibe la normativa de que
se deben llevar en todas las empresas los libros de Entradas y Salidas de Mercancía, dicho
planteamiento se encuentra plasmado en la ley de Impuesto Sobre La Renta en su Artículo
90 :
“Los contribuyentes están obligados a llevar en forma ordenada y ajustados a principios
de contabilidad generalmente aceptados en la República Bolivariana de Venezuela, los
libros y registros que esta Ley, su Reglamento y las demás Leyes especiales determinen, de
manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes
activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no con el
enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a
adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.
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Las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar
apoyados en los comprobantes correspondientes y sólo de la fe que éstos merezcan surgirá
el valor probatorio de aquéllos”
También en el Reglamento de la Ley Impuesto Sobre La Renta en el Artículo 177 hace
mención a la obligatoriedad de la realización de estos libros:
“Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y mantener en el
domicilio fiscal o establecimiento a través de medios manuales o magnéticos cuando la
Administración Tributaria lo autorice, la siguiente información relativa al registro detallado
de entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y valores
así como, los retiros y autoconsumo de bienes y servicios.
Parágrafo Único
La información a que se refiere este artículo podrá ser considerada como anexo de la
declaración que se trate”
En el proceso de observación de las debilidades que existen en el Departamento de
Administración de la empresa de Drilltex de Venezuela C.A donde se realizan las pasantías,
se evidencia el incumplimiento de esta normativa, que es penalizada por los entes
encargados de la supervisión de los mismos. Motivado a esta problemática, el objetivo
principal de la actividad de pasantía es: el de sentar bases para la elaboración de estos
libros, así mismo brindar al personal el conocimiento requerido para que se continúe con la
elaboración de estos libros de manera mensual, como es el deber ser.
2.2 Formulación del Problema
• ¿De qué forma la propuesta de elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de
las Mercancías existentes en la empresa Drilltex de Venezuela C.A., mejorarán las
actividades de cumplimiento con las obligaciones Tributarias?
2.3 Objetivo General
• Proponer lineamientos para estandarizar la elaboración de los Libros de Entradas y
Salidas de Mercancías para la empresa Drilltex de Venezuela, C.A.
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2.4 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la actual gestión administrativa en relación al cumplimiento de los
deberes formales que realiza el Departamento de Administración de la empresa
Drilltex de Venezuela C.A.
• Identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas que trae la
estandarización de los procesos para la elaboración de los Libros de Entradas y
Salidas de Mercancía, de la empresa Drilltex de Venezuela C.A mediante la
aplicación de la Matriz DOFA
• Proponer lineamientos que defina la estandarización para la elaboración de los
Libros de Entradas y Salidas de Mercancías la empresa Drilltex de Venezuela C.A.
2.5 Justificación
Los empleados de la empresa Drilltex de Venezuela C.A., a pesar de su experiencia en el
ámbito laboral, pueden tener poco conocimiento teórico sobre cuáles son las exigencias
plasmadas en las diferentes legislaciones vigentes en Venezuela, como por ejemplo lo que
contempla la ley de Impuesto Sobre La Renta en su Artículo 90 y en su Reglamento en el
Articulo 177, donde se menciona la obligatoriedad de realizar los libros de Entradas y
Salidas de Mercancías.
Actualmente, el Departamento de Administración de la empresa Drilltex de Venezuela
C.A., presenta ciertas dificultades en cuanto a la elaboración de los libros de Entradas y
Salidas de mercancías, debido a que no tienen el conocimiento requerido para la realización
de esta actividad.
Por último, Drilltex de Venezuela C.A., se beneficiará al contar con una mejor Gestión,
reportando así de forma oportuna todos los movimientos referentes al tema, lo cual le
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permitirá la aplicación de mejores estrategias para el crecimiento competitivo de sus
empleados administrativos y evitando ser sancionados por los entes tributarios en el país.
2.6 Alcance
La propuesta a desarrollar será realizada en la empresa Drilltex de Venezuela C.A,
específicamente para el Departamento de Administración; éste se llevará a cabo en el
período estipulado por el reglamento de la Universidad en conjunto con el Departamento de
Pasantía, con el fin satisfacer la necesidad que está presentado dicha organización, ubicada
en la ciudad de Valencia, Municipio San Diego, específicamente en la Zona Industrial
Castillito. Los resultados que arroje el informe solo serán aplicables para la empresa objeto
de estudio, por cuanto las estrategias de gestión de administración serán elaboradas
tomando en cuenta las características y necesidades particulares de la organización.
El alcance fundamental que persigue la investigación es la estandarización del proceso
de elaboración de los registros de Entradas y Salidas de las Mercancías de la entidad
comercial Drilltex de Venezuela C.A, el cual es un requisito exigido por el ente
gubernamental encargado de velar por el cumplimiento de los deberes formales tributarios
en el país, denominado Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT).
Al igual con esta investigación se pretende llegar hacer referencia y antecedente para
futuras investigaciones relacionadas al tema.
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CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
Uno de los elementos básicos de una investigación es el marco teórico, pues su función
es la de explicar el que, el porqué, el cómo, el donde, cuando y en cuanto ocurre un
fenómeno, sistematizar y proporcionar orden lógico y coherente a nuestros razonamientos,
bajo las condiciones de sus leyes, predecir la ocurrencia de los hechos explicados.
Para Hernández, Fernández y Baptista (2.006) señalan que “el marco teórico” implica
analizar y exponer teorías, enfoques teóricos, investigaciones, antecedentes en general que
se consideran validas para el correcto examen del estudio” (p. 55).
Acuña A. y Rivas, F (1.999) definen el marco teórico como la “búsqueda de elementos
que fundamentan y explican los aspectos significativos del tema, situándolos dentro de un
área especifica del conocimiento,” (p. 139)
El marco teórico es la etapa en que se recopila información documental para
confeccionar el diseño metodológico de la investigación; es decir, el momento en que se
establece como y que información se recogerá y de qué manera se analizará,
simultáneamente la información recogida proporcionara un conocimiento profundo de la
teoría que le da significado a la investigación. A continuación se mencionan los estudios
consultados:
3.1 Antecedentes
Los antecedentes son una recopilación y análisis de datos, donde se procura realizar una
síntesis conceptual de trabajos anteriores ejecutados por otros autores, que guardan empatía
con el problema planteado a fin de ser utilizados como base de sustento de la investigación.
Rea Mayfe. (2011), en su informe de pasantía titulado “ Estandarizar el sistema de
control interno de la gerencia de alto desempeño utilizando las herramientas del
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coaching y el emporwermet en la empresa Drilltex de Venezuela C.A, ubicada en el
Municipio San Diego Estado Carabobo” presentado en la Universidad José Antonio
Páez, para optar por el título de Licenciado en Contaduría, Planteo cual sería el beneficio en
el control interno en la gerencia de alto desempeño por la incorporación de las herramientas
coaching y el emporwermet en la empresa Drilltex de Venezuela C.A, el cual tuvo como
objetivo general proponer un modelo de estandarización en el sistema de control interno en
la gerencia de alto desempeño utilizando las herramientas de gestión coaching y
emporwermet en la empresa Drilttex de Venezuela C.A.
Muñoz Blanco, Yarisma (2011) en su trabajo de grado denominado “Estrategias de
mejoras de los procesos administrativos contables para la planificación y control de la
empresa Agro Aliexpress C.A” presentado en la Universidad José Antonio Páez, para
optar por el titulo de Licenciado en Contaduría , plantea una investigación cuyo objetivo
general es el de proponer mejoras de los procesos administrativos-contables para la
planificación y control de la empresa, realizo un diagnóstico de su situación actual y se
analizaron los procesos administrativos y contables existentes en la organización
Rodríguez Vanessa (2011) en su tesis de grado titulado “Estrategias para el control de
los inventarios del Departamento de Repuestos de la empresa Inversiones y
Mantenimiento Dreams C.A” presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar
por el titulo de Licenciado en Contaduría, diseñó unas estrategias para el control de los
inventarios el cual generaría un mejor funcionamiento de ese departamento, utilizó la
observación directa para determinar la problemática y diseñar las estrategias en pro de
conseguir las mejoras necesarias en el departamento de inventario de la empresa.
3.2 Bases Teóricas
Estas bases establecen parámetros conceptuales para reseñar los aspectos relevantes del
objeto de estudio, sustentando de esta manera la investigación, y satisfacer los objetivos
planteados contribuyendo de forma intelectual a enriquecer el tema abordado y que sea útil,
claro y preciso para el lector.
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Tamayo y Tamayo (2.003) definen las bases teóricas como “aquellos sustentos teóricos
que ayudan a precisar y a organizar los elementos contenidos en la descripción del
problema, de tal forma que puedan ser manejados y convertidos en acciones concretas”
(p. 139)
Veliz (2007) establece que “los fundamentos teóricos representan aquellos enfoques o
corrientes desarrolladas por autores sobre el tema tratado en la investigación, en donde hay
que conceptualizar, interpretar y vincular estos fundamentos.” (p.20)
Para fundamentar la investigación se hizo necesario el análisis de teorías relacionadas
con el problema, las cuales sustentan al proceso de investigación, ayudando a explicar la
naturaleza e interrelaciones del problema.
Contabilidad: establece que es una disciplina científica dedicada a registrar, clasificar y
resumir en términos monetarios las transacciones mercantiles de un negocio u organización
con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente los gerentes o directores a través
de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios, mediante datos
contables y estadísticos estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corrientes de cobros y pagos, las tendencia de las ventas, costos y gasto
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la
empresa.
Dentro de la importancia de la contabilidad se pueden mencionar que es reconocida y
aceptada por cualquier ente privado o gubernamental los cuales están plenamente
convencidos que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio, así como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los
servicios prestado por la contabilidad.
Nuestra legislación mercantil e impositiva hace imperiosa la adopción de un sistema de
contabilidad consonó con el ramo particular de explotación o de actividades a que se
dedique la organización.
Todo sistema de la contabilidad debe alcanzar las siguientes metas:
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• Registrar las operaciones con toda claridad y presión.
• Controlar vigorosamente tales operaciones.
• Proteger los activos.
• Servir de fuente inagotables de informaciones y de medio de pruebas ante terceros
hasta convertirse en un instrumento de gestión y en una técnica de dirección al
servicio de la gerencia.
Algunos de los objetivos de la aplicación de la contabilidad vienen dados a que tienen
diversas funciones, pero su principal objetivo, es suministrar cuando sea requerida o en
una determinada fecha información razonada en bases a registros técnicos de las
operaciones realizadas por un ente privado o público para ese propósito deberá realizar
los siguientes:
• Registrar con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad
de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
• Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
• Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
De acuerdo con la información suministrada, se deberá cumplir dos objetivos
administrativo y financiero:
Objetivo Administrativo:
Proporcionar información a los usuarios internos suministrar y facilitar a la
administración interna, la planificación, la toma de decisiones y control de operaciones, en
consecuencia abarcan información histórica, presente y futura de cada una de los diferentes
departamento de la organización de la empresa.
Objetivo Financiero:
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Se utiliza como herramienta para proporcionar información a los usuarios externos
(accionista, acreedores, proveedores, entes gubernamentales y empleados etc.) de las
operaciones realizadas por un ente, principalmente en el pasado, con el fin de conocer el
histórico financiero de la entidad comercial.
Campo De Aplicación De La Contabilidad:
• En la instalación de sistemas de contabilidad.
• Registro contables de las operaciones.
• Preparación de estados financieros.
• Auditoria.
• Contraloría.
• Presupuesto.
• Contabilidad de costo.
• Investigaciones especiales.
Esta claramente reconocido y estructurado que la función principal de la contabilidad
es el registro oportuno de las transacciones que ocurran dentro de la Organización, y que
para llevar a cabo este proceso la contabilidad va de la mano de herramientas tales como los
Libro Auxiliares cuya función es la de presentar la información plasmada en los mismo.
Los Libros de Contabilidad son de vital ayuda ya que es indiscutible la importancia
que tienen los libros de contabilidad en la vida económica del país. En el terreno legal
permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas. En lo económico, permiten
analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el
comportamiento futuro de la empresa o negocio. En lo funcional, constituyen una fuente
ordenada de datos que facilita una adecuada administración, la cual no solamente tienen
importancia para el empresario, sino también para el Estado, distintos órganos públicos y
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privados, así como para quienes tienen interés en conocer la situación financiera y
económica de la empresa. En ese sentido, la contabilidad es muy importante para el Estado
y su Administración Tributaria, pues la información que proporciona es indispensable para
comprobar si los contribuyentes tributan adecuadamente.
De allí que llevar libros de contabilidad también sea una obligación tributaria. Las
personas naturales que perciben rentas de tercera o cuarta categoría, las personas jurídicas,
sociedades de hecho, asociaciones, entre otras, cualquiera sea su forma, están obligadas a
llevar registros o libros contables. Sin embargo las exigencias son diferentes según la
naturaleza de la persona, la categoría de la renta que percibe y el nivel de ingresos que
genera.
Para reforzar lo planteado en al Art. 32 del Código de Comercio Venezolano se puede
definir:
• Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones
diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento.
• Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de
activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que
aparecen en el libro diario.
• Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto
muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio
y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.
• Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.
• Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las
compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
También el Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia:
“Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía
deben llevar:
1) El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta
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de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones
que haga.
2) El libro de actas de la asamblea.
3) El libro de actas de la junta de administradores.
Cuando los administradores son varios, se requiere para la validez de sus
deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen
otra cosa; los presentes deciden por mayoría de número”
Para reforzar lo planteado en al Art.260 del Código de Comercio Venezolano se puede
definir:
• Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los
accionistas, como la cantidad de acciones que posea.
• Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas tanto
ordinarias como extraordinarias.
• Libro de Actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios
administradores que integran la Junta Directiva, para que sus decisiones tengan
validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se deciden por
mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.
Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad de
los administradores.
Deberes Formales: conforme lo establece el artículo 133 de nuestra Constitución
Nacional “Todos tienen el deber de contribuir con los gastos públicos mediante el pago
de impuestos, tasas y contribuciones que establezca la ley”. Estos impuestos, tasas y
contribuciones se encuentran establecidos en cuerpos normativos inscritos en leyes
especiales tributarias, en las cuales se crea la obligación impositiva y se establecen los
contribuyentes que estarán obligados a cumplirla, así como todo un esquema de control que
coadyuva a la percepción dineraria por parte del sujeto activo, acreedor del tributo.
Las obligaciones que corresponden a los contribuyentes pueden ser de tipo “material” y
de tipo “formal”, donde las primeras corresponden al pago del tributo y las segundas a los
deberes formales que éstos deben cumplir por mandato de la Ley tributaria que crea el
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impuesto, la contribución o la tasa. Los deberes formales sirven de apoyo a las labores de
control del tributo, ejercidas por la Administración Tributaria a favor del sujeto activo
acreedor del tributo, de tal forma que éstos facilitan la labor de vigilancia y seguimiento
que se efectúa para garantizar el cumplimiento de la obligación material o de pago del
tributo.
Los deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario, en su Artículo 145,
refieren a la obligación de:
1) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las
normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a
actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el
domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable, tal es el caso de los
libros de compras y ventas para los contribuyentes del IVA o el libro de ajustes
fiscales para los contribuyentes del ISLR.
2) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y
comunicando oportunamente sus modificaciones, tal es el caso del RIF.
3) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las
actuaciones ante la Administración Tributaria, o en los demás casos en que se exija
hacerlo; Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación
de locales; Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.
4) Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con
los requisitos y formalidades en ellas requeridos, dentro de los cuales incluimos las
facturas y los comprobantes de retención.
5) Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los
libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes
de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.
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6) Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y
fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales,
oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.
7) Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones,
informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías,
relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren
solicitadas.
8) Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de
su responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de
las actividades del contribuyente.
9) Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia
sea requerida.
10) Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones
dictadas por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas.
Sanción Tributaria: Pueden ser definidos como los actos y acciones que van contra o
atentan contra las normas tributarias, según lo expresado en el Art. 80 del Código Orgánico
Tributario.
Algunas de las infracciones relacionadas con la obligación de cumplir con los deberes
formales establecidos son los siguientes hechos:
• Omitir llevar los libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos, en
la forma y condiciones establecidas.
• Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o
registrarlos por montos inferiores.
• Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las
anotaciones en los libros de contabilidad.
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• Llevar los libros contables con un atraso mayor al permitido por las normas
vigentes.
• No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad y otros
registros contables, con excepción de los contribuyentes autorizados a llevar
contabilidad en moneda extranjera.
• No conservar, durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos (cuatro años)
los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como
los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos,
u otros medios de almacenamiento de información, durante el plazo de prescripción
de los tributos.
Inventario de Mercancía
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo
de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser
transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.
Uno de los activos más grande en las empresas de ventas al por menor o al por mayor es
el inventario de mercancía. El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de
costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización.
Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se
encuentra en almacén, bodega, en tránsito o entregadas en consignación; así mismo se
excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en
su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han
entregado a sus clientes.
En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender mercancías, esta cuenta
es el centro generador de utilidades; por lo tanto, los inventarios deben ser valorados y
controlados técnicamente.
Registro de Entradas y Salidas de Mercancías.
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La legislación venezolana en la Ley De Impuesto Sobre La Renta Y Su Reglamento en
los Artículos 90 y 177 respectivamente, establecen: “Los contribuyentes, responsables y
terceros están obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través
de medios manuales o magnéticos cuando la Administración Tributaria lo autorice, la
siguiente información relativa al registro detallado de entradas y salidas de mercancías de
los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como, los retiros y autoconsumo de
bienes y servicios”, esta normativa obliga que todas las empresas deben elaborar registros
mensuales de las entradas y salidas de sus mercancías , sean estas adquiridas en el territorio
nacional o en el extranjero. Cuando se trate de mercancías adquiridas en el exterior se
aplicara la tasa de cambio vigente para el momento de la compra, y las salidas estarán
representadas por las ventas o autoconsumos de la empresa.
Por la importancia que implica la partida Inventario, es que deben llevarse el Registro
de las Entradas y Salidas de Mercancías por separados.
Es preocupante porque son muchos los contribuyentes que no aplican esta norma debido
a que el sistema tributario no le ha dado la promoción necesaria y correcta a esta
obligación, siendo la misma un motivo para otorgar multas a las organizaciones que no
cumplan este dictamen.
3.3 Definición de Términos Básicos
Autoconsumo: Consumo final de bienes y servicios por el mismo productor.
Compras: Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio:
compra de acciones.
Contabilidad: es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el
patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de
decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera
sistemática y útil para las distintas partes interesadas
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Deberes Formales: Obligación impuesta por el Código Orgánico Tributario o por otras
normas tributarias a los contribuyentes, responsables o determinados terceros.
Entrada de Mercancía: Es una actividad que sigue a un pedido de compra. Forma la
base para actualizar los módulos de la contabilidad y la gestión de inventarios, y
puede lanzar procesos de gestión de almacén y de gestión de la calidad. Con el sistema
de gestión de almacenes, se pueden controlar los procesos de entrada y salida
de mercancías a nivel físico. Las entradas de mercancías son posibles desde un pedido de
compra, una entrega entrante (aviso previo de envío), una orden de transporte,
o producción. Las entradas de mercancías inician el proceso de colocación que es
soportado por diversas estrategias avanzadas.
Inventario: El inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que puede
haber en una empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario a la
comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas
documentadas.
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas
pertinentes para evaluar sus carencias de mercancías con el fin de fijar su posible masa de
producción y regateo
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de
embarcación de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo
que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El
administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar
decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el
campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes
propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los
bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se
destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como
materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de
recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.
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Lineamiento: es una tendencia, una dirección o un rasgo característico de algo. El
término también puede ser utilizado como un conjunto de órdenes o directivas.
Registro: es el elemento físico en el cual se conservan los datos relacionados con las
operaciones de la empresa. Los registros contables son denominados “libros de comercio”
y el Código de Comercio se refiere a ellos con esta última denominación. Si bien el Código
exige la presentación de libros de comercio encuadernados, en la práctica, el uso de las
computadoras dio paso a los libros de hojas movibles. A su vez el aumento de las
operaciones para registrar dio lugar a la microfilmación de las registraciones.
Sanción: Pena o multa que se impone a una persona por el quebrantamiento de una Ley
o Norma.
SENIAT : Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, es el
órgano de ejecución de la administración tributaria nacional de Venezuela. Fue creado el 10
de agosto de 1994.
33
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
4.1. Tipo y Diseño de la Investigación
La investigación se realiza bajo el concepto de investigación aplicada, por el propósito
que persigue la misma.
Según lo señalado en el texto de la Universidad Nacional Abierta (UNA), (2008), se
define este tipo de investigación de la manera siguiente: “hablamos de la investigación
aplicada cuando se buscan conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad,
para modificarla. Su propósito es presentar solución a problemas, más que formular teorías
acerca de ellos” (pág. 33-34).
Asimismo, señala el texto de la Universidad Nacional Abierta (UNA) que los
conocimientos sobre determinado hecho o fenómeno se presentan en diferentes niveles: a
veces el conocimiento llega a un plano exploratorio y aproximado. Otras veces busca
describir las características del fenómeno y en otros casos, se trata de encontrar
explicaciones sobre el porqué de los mismos (pág. 34)
De acuerdo al nivel de conocimiento que se busca alcanzar en esta investigación se
define como una investigación de tipo descriptiva.
En este mismo orden de ideas, señala el texto del la Universidad Nacional Abierta
(UNA) que una investigación se define como descriptiva, porque se trata de obtener
información acerca del fenómeno o proceso, para describir sus implicaciones.
Fundamentalmente estará dirigida a dar una visión del problema y sus características (pág.
34)
34
La estrategia que se utiliza es la de Proyecto Factible, por ser la que más se ajusta a los
objetivos de la investigación según señala Bussot (2008), en oposición a las estrategias de
investigación, más conocidas, se maneja en la actualidad otro tipo de estudios que proponen
la formulación de modelos, sistemas, como es el caso de los proyectos factibles.
Los proyectos factibles se sustentan en un modelo operativo, de una unidad de acción y
están orientados a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una
determinada realidad: organizacional, social, económica y educativa (pág. 9)
En este sentido, la delimitación de la propuesta final, pasa inicialmente por la realización
de un diagnóstico de la situación existente, a través de la observación directa y una encuesta
que se le realizara al personal que conforman el Departamento Administrativo, en el cual se
identificaran las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas mediante la aplicación
de la matriz DOFA, en el caso de la presente investigación se determinara una serie de
lineamientos para estandarizar la elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de
mercancía de la empresa Drilltex de Venezuela C.A.
En resumen, el objetivo, el tipo de investigación y la estrategia coinciden, ya que es
necesario obtener los conocimientos y proponer soluciones a partir de modelos ya
establecidos y que puedan ser ajustados a las necesidades del hecho o situación estudiada.
El diseño que se utiliza es el diseño no experimental, según lo señalado por Bussot
(2008). “Bajo esta perspectiva, se observara el problema tal y como se presenta en su
contexto natural para después analizarlo a través de la metodología de los casos” (pág. 118)
En este sentido Balestrini (2009) especifica que la metodología del caso pertenece
precisamente al grupo de metodologías activas. El método del caso requiere un estudio de
la situación que se presenta, la búsqueda de información adicional a la que se plantea en el
caso, el análisis, el cuestionamiento constante pero racional de las estrategias y
planteamientos de soluciones alternativas.(pág. 77)
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4.2. Fases Metodológicas
Los objetivos, son los propósitos o fines esenciales que se pretenden alcanzar, para
lograr la misión propuesta en el marco de la investigación. En este sentido, las fases
metodológicas están vinculadas con los objetivos específicos de esta investigación y están
compuestas de la siguiente manera:
4.2.1 Fase I: Diagnóstico de la situación actual de la gestión administrativa, en
relación al cumplimiento de los deberes formales que realiza el Departamento de
Administración de la empresa Drilltex de Venezuela C.A
En esta primera fase se identifica la situación problemática confrontada en el
Departamento Administrativo de la empresa Drilltex de Venezuela C.A, y se visitaran
diversos centros de documentación e información, tales como Biblioteca de la Universidad
José Antonio Páez, sitios en Internet donde se podrá consultar los antecedentes de la
investigación relacionados con el tema objeto de estudio de este informe, además de los
elementos teóricos que lo sustentan y fundamentan.
Según Bussot (2008), define la observación directa como: “Una técnica que permite al
investigador participar en vida de la comunidad o de la institución, mientras se realiza un
estudio, ya que la misma concede la oportunidad de efectuar anotaciones acerca de las
cosas que pasan, lo que se hace y se dice de una identidad” (pág. 61). Este medio se
utilizara para conocer el funcionamiento de las actividades que se realizan dentro del
Departamento Administrativo de la empresa Drilltex de Venezuela C.A
Como instrumento se elaborará una hoja de Observación Directa, en la que se recabaran
los datos recolectados del diagnóstico antes mencionado, y que posteriormente serán
utilizados de manera descriptiva y cualitativa.
Para este objetivo se ha previsto emplear como técnica de recolección de datos la
encuesta, según Sampieri (2009), la encuesta se define como “una conversación entre una
persona y otra” (pág. 455).
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Como instrumento, se empleara un cuestionario, definido por el autor antes mencionado,
como “un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir. El contenido de
las preguntas de un cuestionario es tan variado como los aspectos que mide” (pág. 391).
Básicamente, se consideran dos tipos de preguntas: cerradas que contienen categorías o
alternativas de respuestas que han sido delimitadas y abiertas no delimitadas de antemano
las alternativas de respuestas, útiles cuando no se tiene información sobre las posibles
respuestas de la persona o cuando esa información es insuficiente.
Los ítems del cuestionario serán elaborados de acuerdo a los indicadores de las
variables respectivas.
El cuestionario será aplicado a las cinco personas que realizan actividades dentro del
Departamento Administrativo de la empresa Drilltex de Venezuela C.A, por tal razón, no
será necesario efectuar procedimientos muéstrales. Por ser una población finita y
compuesta por pocas personas se considera la población como la muestra.
4.2.2 Fase II: Identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas que
trae la estandarización de los procesos para la elaboración de los libros de entradas y
salidas de mercancía, mediante la aplicación de la Matriz DOFA.
Para el logro de este objetivo se empleó como técnica de recolección de datos la Matriz
DOFA. Según Busott (2008), define a la matriz DOFA como “Debilidades son las
actividades o atributos internos de una organización que inhiben o dificultan el éxito de la
empresa. Oportunidades son los eventos, hechos o tendencias en el entorno de la empresa
que podrían facilitar o beneficiar el desarrollo de esta y se aprovechan en forma oportuna y
adecuada. Fortalezas son las actividades y atributos internos de una empresa que
contribuyen y apoyan el logro de los objetivos. Amenazas son aquellos eventos, hechos o
tendencias en el entorno de una empresa que inhiben o dificultan su desarrollo operativo”
(pág.10-122). Como instrumento se empleara un cuadro donde se podrá analizar la
tendencia más relevante dentro de la población estudiada.
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4.2.3 Fase III: Proponer lineamientos que defina la estandarización para la
elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de Mercancías la empresa Drilltex de
Venezuela, C.A.
Para este objetivo se realizará unos lineamientos estándar de control interno que defina
el procedimiento de cómo debe realizarse los Libros de Entradas y Salidas de Mercancía.
Como instrumento se desarrollaran lineamientos para definir los procedimientos que
debe tomar en consideración el Departamento Administrativo para realizar los Libros de
Entradas y Salidas de Mercancía, el cual se diseñará cumpliendo las exigencias que
dictamina el ente gubernamental encargado de velar con el cumplimiento de los deberes
formales tributarios en Venezuela, Servicio Nacional Integrado De Administración Aduanera
Y Tributaria (Seniat).
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CAPITULO V
RESULTADOS
Este capítulo presenta todos aquellos elementos que conforman las especificaciones de
los resultados obtenidos en el estudio mediante el análisis e interpretación, con la finalidad
de indicar de manera precisa las propuestas o mejoras sugeridas para cumplir con los
objetivos planteados al inicio del existente informe de pasantía, a través de la aplicación de
la observación directa y el instrumento de recolección de datos.
Para analizar e interpretar los resultados primeramente se realizó una entrevista no
estructurada, a una muestra reducida, formada por: la Coordinadora Administrativa de la
empresa, y las cinco (05) asistentes administrativas quienes conforman el departamento
estudiado.
En este orden de idea se logra el primer objetivo de la propuesta asumiendo la
importancia del problema expuesto:
5.1 Fase I: Diagnóstico de la situación actual de la gestión administrativa, en relación
al cumplimiento de los deberes formales que realiza el Departamento de
Administración de la empresa Drilltex de Venezuela C.A.
Para conocer la situación actual de la gestión administrativa en cuanto el cumplimiento
de los deberes formales de la empresa en estudio, se ostenta la aplicación de la entrevista no
estructurada; en modalidad de cuestionario, las preguntas fueron realizadas a medida que
trascurría el proceso de la conversación con preguntas y respuestas abiertas para obtener
información amplia y detallada con la finalidad de generar una orientación e interpretación
de las experiencias de los entrevistados. A continuación se presenta el resultado de las
preguntas que permitirán inferir sobre la problemática antes mencionada.
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1. ¿Conoce usted que son los deberes formales exigidos por la administración
tributaria nacional y porque debe llevarse?
Respuesta: Si, conocemos la importancia que tiene el cumplir con los deberes formales
establecidos por nuestra legislación, al igual que procuramos dar cumplimiento con las
especificaciones exigidas por los entes oficiales, en cuanto a formatos e información a
revelar en ellos.
2. ¿Cumple la empresa con los principales deberes formales?
Respuesta: Si, la empresa cumple con los deberes formales más importantes exigidos
por los diferentes entes oficiales, entre ellos Libros de Compras y Ventas, Solvencias,
declaraciones oportunas del IVA e ISLR, realiza las debidas retenciones como
contribuyente especial.
3. ¿Tiene usted conocimiento de lo que son los Libros de Entrada y Salida de
Mercancía y que los mismos son considerados como deberes formales?
Respuesta: En realidad solo hemos escuchado poco respecto al tema, y como el
SENIAT no ha realizado una campaña efusiva de promulgación de dicha obligación, la
empresa no ha tomado medidas en el asunto. Y no conocíamos la importancia de estos
libros.
4. ¿Conoce usted las consecuencias que trae consigo el no cumplir con los deberes
formales que dictan las leyes y normas venezolanas?
Respuesta: Si, las multas y los cierres de establecimientos, hasta suspensión en portales
electrónicos importantes como CADIVI. Por ende nos preocupa las consecuencias que
puedan suscitarse si no se cumplen con las obligaciones planteadas por la administración
tributaria.
5. ¿Estaría usted dispuesto a recibir orientación para realizar la elaboración de los
libros de entrada y salida de mercancías?
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Respuesta: Si estamos dispuestos a recibir la orientación adecuada para realizar estos
libros y evitar así que la empresa sea sancionada por el incumplimiento de este deber y así
garantizar la mejor gestión administrativa.
5.2 Fase II: Identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas que
trae la estandarización de los procesos para la elaboración de los libros de entradas y
salidas de mercancía, mediante la aplicación de la Matriz DOFA.
El uso de la matriz DOFA que identifica las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas, que se presentan en la estandarización del proceso para realizar los libros de
Entradas y Salidas de Mercancía en la empresa Drilltex de Venezuela C.A.
Fortalezas Son todos aquellos elementos positivos, ciertas capacidades y habilidades que
cumplen los objetivos de una empresa. Son fortificaciones acondicionadas para soportar
cualquier situación.
Oportunidades: Son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una
vez identificados, pueden ser aprovechados.
Debilidades: Son los problemas presentes que una vez identificados y desarrollando una
adecuada estrategia; pueden y deben eliminarse para lograr los objetivos en este caso, se
trata de una empresa.
Amenazas: Son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar
contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para
poder sortearlas. Se pueden destacar:
A continuación se plantea la matriz DOFA, relacionada con el Departamento
Administrativo de la empresa Drilltex de Venezuela C.A:
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Cuadro N° 1
Matriz DOFA
FORTALEZAS DEBILIDADES
• Poseen equipos informáticos adecuados para realizar la tarea de forma sistemática.
• El personal encargado de realizar esta actividad es flexible y abierto para adquirir conocimientos relacionados al tema en estudio.
• La implantación adecuada de herramientas sencillas y eficaces que contribuyan a la elaboración adecuada de los libros de Entrada y Salida de mercancías.
• La empresa no implementa procedimiento para la realización de los libros de entradas y salidas de mercancías.
• El no utilizar todas las herramientas que ofrece el sistema administrativo con el que cuenta la empresa.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
• La empresa comenzaría a dar cumplimiento con las exigencias de la administración tributaria con respecto a la elaboración de los libros de entrada y salida de mercancías.
• Se estaría minimizando el riesgo de adquirir multas y cierres del establecimiento por no cumplir con lo requerido por la administración tributaria.
• Practicas improvisadas, faltas de conocimiento, duplicidad del trabajo.
• Falta de actualizaciones en materia tributaria por parte de los que conforman el departamento de administración de la compañía.
Fuente: Elaboración Propia Autora: Crous (2.013)
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5.3Fase III: Proponer lineamientos que defina la estandarización para la
elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de Mercancías en la empresa Drilltex
de Venezuela, C.A
Luego de realizar el diagnóstico, se propone un modelo para definir los procedimientos
que debe manejar la dirección administrativa a fin de proporcionar una herramienta que
sirva de plataforma funcional y transferible para la empresa.
PROPUESTA
La presente propuesta ha sido planteada para llevar a cabo la estandarización para la
elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de mercancías en la empresa Drilltex de
Venezuela C.A, en donde se va a definir el procedimiento a utilizar para alcanzar este
objetivo. Tomando en cuenta las necesidades que tienen la empresa en el Departamento de
Administración en cuanto los conocimientos para la elaboración de los libros de Entradas y
Salidas de Mercancía se diseño la siguiente propuesta.
Justificación
Todo proceso tributario se debe trabajar de modo coordinado, planificado y
minimizando el riesgo de cargas tributarias, llámense multas o cierres de empresa. La
propuesta que se plantea permitirá al personal que integra el Departamento Administrativo
de la empresa Drilltex de Venezuela C.A, adquirir conocimientos correspondientes a la
actividad de realizar los libros de Entrada y Salida de Mercancías, obtendrán inducción del
tema y se lograran los objetivos deseados. Se evitara el riesgo de una sanción tributaria y se
mantendrán informados de una manera más organizada de que se vende y que se compra.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Establecer y dar a conocer dentro de toda la organización los lineamientos, pasos y
procedimientos adecuados para la elaboración de los libros de Entradas y Salidas de
Mercancías.
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Objetivos Específicos
� Establecer políticas y normas para la elaboración de los libros de Entradas de
Mercancías.
� Establecer políticas y normas para la elaboración de los libros de Salidas de
Mercancías.
� Diseñar los procedimientos adecuados para la realización de los libros de Entradas
y Salidas de Mercancías.
� Implementar un formato que facilite la elaboración de los libros, y que a su vez
cumplan con lo requerido por la administración tributaria.
Alcance
Asegurar la eficiencia en la elaboración de los libros de Entrada y Salida de Mercancía,
con el cual se estaría logrando los objetivos planteados y con ello generando la disminución
del riesgo de contraer una penalización tributaria.
Los departamentos de Administración y Contabilidad serán los principales beneficiarios
de estos lineamientos ya que son los responsables de la elaboración de los libros, y una vez
elaborados los libros, servirán de información útil a la Junta Directiva para la toma de
decisiones ya que muestra información relevante de las ventas y las compras de inventarios.
Normas y Políticas
Se implementaran las siguientes normas y políticas para llevar a cabo los
procedimientos de elaboración de los libros de entrada y salida de la mercancía.
Deberá considerarse lo siguiente:
� Se necesitaran las facturas de compra de mercancía que cumplan con las exigencias
de la administración tributaria, para que esta información sea plasmada en el libro
de entrada.
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� Cada libro deberá ser archivado en carpetas distintas, y las mismas deben estar
identificadas con el nombre de la Empresa y el nombre del Libro que contiene la
carpeta.
� Los libros deben ser realizados de manera mensual.
� En el caso del libro de entrada, deberá guardarse soporte adjunto al libro, es decir
deberán colocarse copias de las facturas que se reflejan en el libro de ese mes.
Factibilidad de la Propuesta
La empresa cuenta con los recursos técnicos y humanos para implementar los
procedimientos propuestos, existe un departamento administrativo el cual cuenta con
herramientas tecnológicas y recursos materiales necesarios para la realización de las tareas
propias para alcanzar la propuesta, al igual se encuentra ubicado en espacios idóneos dentro
de las instalaciones de la empresa.
Responsabilidades
La máxima autoridad del Departamento de Administración y la Junta Directiva tienen la
responsabilidad de revisar, actualizar y velar por el cumplimiento de lo establecido en el
presente documento ya que son los principales beneficiarios de la información que se
evidencia en los libros de entradas y salidas.
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Lineamientos que defina la estandarización para la elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de Mercancías en la empresa Drilltex de Venezuela, C.A
Fecha: Junio 2013
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Lineamientos que defina la estandarización para la elaboración de los Libros de
Entradas y Salidas de Mercancías en la empresa Drilltex de Venezuela, C.A
Elaborado por: Alyail Crous L.
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Lineamientos que defina la estandarización para la elaboración de los Libros de Entradas y Salidas de Mercancías en la empresa Drilltex de Venezuela, C.A
Fecha: Junio 2013
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Lineamientos Para La Realización de los Libros de Entrada de Mercancías
El libro de entrada de mercancías es un auxiliar donde se revelan las entradas de
mercancías de un periodo determinado.
El objetivo de este libro es recolectar la información de las compras de mercancías
nacionales e internacionales de una empresa.
La diferencia con respecto a los libros de compras recae en que este recolecta todas las
compras del periodo y el libro de entrada de mercancías, como su nombre lo define clasifica y
revela todas las compras de inventario o de las mercancías.
Para llevar a cabo la elaboración del libro de entradas es necesario:
a) Recolectar las diversas facturas del periodo que cumplan con las exigencias del
SENIAT, deben estar clasificadas por fechas, debido a que el libro de entrada de
mercancías se realiza de manera mensual.
Es importante destacar que las facturas de proveedores internacionales también se
relacionan en este libro, con la salvedad que debe hacerse la debida conversión a la tasa oficial
que esté vigente para la fecha de la facturación.
b) Realizar la estructura del cuadro donde se recolectara la información necesaria
para realizar el libro, básicamente seria utilizando Microft Excel, y estaría
distribuido así:
FECHA Nro. FACTURA PROVEEDOR RIF PRODUCTO CANT EN
MTS
CANT EN
UNDS COSTO TOTAL
Elaborado por: Alyail Crous L.
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c) Trasladar de manera exacta y fiel la información plasmada en cada factura, es
decir, la fecha, la numeración, el nombre del proveedor, y sobre todo el nombre
del producto deber estar igual al de la factura, sin importar que la empresa
compradora le asigne otro nombre como herramienta de control interno.
d) Checar que la multiplicación de las cantidades por su costo unitario coincidan
con el de la factura, al igual que la sumarias de los montos de cada factura.
e) Dar formato a la hoja de Excel, identificando la misma con el nombre de la
empresa, el Rif, el mes y año al cual pertenece el libro de entrada. Al igual es
importante recalcar que se está haciendo el libro para dar cumplimiento al
Artículo 90 de la Ley de ISLR y su Reglamento en el Articulo 177
f) Por último, imprimir archivar y mantener en una carpeta identificada, al igual
que se hacen con los libros de compra y venta que ya se está acostumbrado a
elaborar.
Para aquellos reflejar las compras realizadas a proveedores extranjeros, se deberá hacer la
debida conversión a Bs. utilizando la tasa de cambio oficial al momento de la nacionalización
de la mercancía. Para ello se puede ayudar con la Forma 86 que refleja el monto de dicha
conversión.
FECHA Nro.
FACTURA PROVEEDOR RIF PRODUCTO
CANT EN
MTS
CANT EN
UNDS COSTO TOTAL
15/12/12 1354
TEXTILES
INTERNACIONALES
C.A
J-1234567-8 TELA MINIMATT U
MANHATTAN 6.851 2.99 20.484,49
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Lineamientos Para La Realización de los Libros de Salidas de Mercancías
Para realizar el proceso de elaboración de los libros de salidas de mercancías, es
importante conocer la cantidad de salida que tuvo cada producto en ese mes. Hoy en día la
mayoría de las empresas están realizando su proceso de facturación con sistemas operativos, los
cuales ofrecen reportes exactos y de manera rápida de un gran número de información, para este
libro se necesita el reporte de las ventas con su detalle, es decirla descripción de que producto
tuvo salida, el precio del mismo y la cantidad el cual se vendió.
En la empresa de estudio el sistema operativo con el cual trabaja es PROFIT PLUS,
este cuenta con un reporte donde especifica lo necesario para realizar el libro de salida, debido a
que su facturación la emiten por este sistema. A continuación se muestra el procedimiento
adecuado de cómo realizarse:
� Estando dentro del sistema se procede a trabajar en el Modulo de Ventas y Cuentas por
Cobrar.
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� Luego se procede a desplazarse hasta la pestaña de Reportes, allí se trabajara con el de
Análisis de Ventas
� Se exporta a Excel
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� Se visualiza en pantalla el proceso de exportar a Excel
� Exportado a Excel, se procederá a dar formato, y a realizar las sumarias y cálculos. Se deben sumar los metros y valor en Bs.
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� La estructura del encabezado del Libro de Salida sería:
Cód.
Articulo
Descripción Salida
Mts
Salida
Uds.
Precio Total Autoconsumo
� Algo de suma importancia, es que el monto en Bs, deber se exacto al valor registrado en
el libro de ventas con respecto a la BASE IMPONIBLE, esto porque las Salidas de
mercancías están representadas por las ventas.
� Dar formato a la hoja de Excel, identificando la misma con el nombre de la empresa, el
Rif, el mes y año al cual pertenece el libro de entrada. Al igual es importante recalcar
que se está haciendo el libro para dar cumplimiento al Artículo 90 de la Ley de ISLR y
su Reglamento en el Artículo 177.
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CONCLUSIONES
La investigación permitió inferir la importancia que tiene el cumplimiento de los
deberes formales en relación a lo expuesto en el Artículo 177 del Reglamento de la ley de
Impuesto Sobre La Renta; se logro detectar la situación actual que existe en cuanto el
cumplimiento de los deberes formales dentro de la empresa Drilltex de Venezuela, C.A.
más enfocado a la elaboración de los libros de Entradas y Salidas de Mercancías, al cual
hace mención dicho artículo.
En función del análisis de la situación de la empresa y sobre la base de los objetivos
de investigación se establecieron las siguientes conclusiones:
• Se detectaron algunas debilidades y desconocimiento por parte del personal
encargado de dar cumplimiento a los deberes formales contemplados en el Artículo
177 del Reglamento de la Ley de ISLR dentro de la organización.
• Existía la carencia de procesos y lineamientos para la elaboración de los Libros de
Entradas y Salidas de Mercancías dentro de la empresa.
• Los procedimientos propuestos a la empresa proporcionan pasos que se traducirán
en optimización y eficiencia para reducir caer en ilícitos tributarios u omisiones en
materia impositiva.
• El personal que labora en el área administrativa de la empresa, está abierto a recibir
instrucciones y adiestramiento para lograr el objetivo de realizar los libros de
Entradas y Salidas de mercancías.
• La empresa posee equipos informáticos adecuados para realizar la tarea de forma
sistemática, lo que da ventaja para elaborar los libros.
• El mayor beneficiario de aplicar la propuesta, seria la misma empresa, debido a que
se estaría reduciendo el riesgo de contraer infracciones y sanciones en el ámbito
tributario.
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Por lo antes mencionado, se propone una serie de lineamientos que dan pautas de
cómo elaborar los Libros de Entradas y Salidas de Mercancías a la empresa Drilltex de
Venezuela C.A, para dar cumplimiento a lo exigido por las leyes y reglamentos de la
legislación venezolana en materia tributaria.
En conclusión, una manera efectiva de realizar los procedimientos a los cuales están
sujetos los contribuyentes es tener las herramientas tecnológicas y el recurso humano
necesario, ya que todas las especificaciones y obligaciones se encuentran señaladas en las
diversas normativas legales que rige el sistema tributario, hay que mantenerse informado y
actualizado de todos los cambios que se produzcan en la materia y seguir los pasos que el
órgano regulador estipule.
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RECOMENDACIONES
Cumpliendo los estudios correspondientes para llevar a cabo la estandarización de
los lineamientos para la realización de los libros de Entrada y Salida de Mercancías en la
empresa Drilltex de Venezuela C.A, a continuación se exponen una serie de
recomendaciones:
• Hacer uso de los lineamientos propuestos es la presente investigación.
• Utilizar los formularios planteados, ya que los mismos cumplen con lo requerido
por la legislación tributaria.
• Tomar medidas sobre descripción de cargo a la persona que se responsabilizará por
la elaboración de los libros de Entradas y Salidas de Mercancías.
• Tomar acciones correctivas a tiempo en caso del incumplimiento de los
lineamientos planteados.
• Realizar jornadas de actualización al personal administrativo de la empresa Drilltex
de Venezuela C.A, en las aéreas contables para que se mantengan actualizados con
las nuevas tendencias tributarias que se susciten en el país.
• Concretar metas y objetivos que involucren al personal de manera que se sientan
comprometidos con su trabajo y con la empresa.
Evidentemente, una vez que la empresa implemente los lineamientos expuestos en
esta propuesta, junto con las demás soluciones y recomendaciones planteadas, las fallas irán
mermando de una manera eficiente, al igual que le darán la garantía a la empresa que
reducirá el riesgo de posibles infracciones tributarias por no dar cumplimiento a los deberes
formales exigidos por la Ley.
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REFERENCIAS
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ANEXOS
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Anexo N° 1. Libro de Entradas de Mercancías.