las 10 reglas de oro para un optimo desempeño con microsoft project
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Julio Cesar Barrera GiraldoConsultor Senior
10 "Reglas de Oro" para un óptimo desempeño con Microsoft Project®
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Historia
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Pregunta
Quién ha escuchado la frase:
“MS Project calcula mal y hace lo que le da la gana!”
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Las 10 Reglas de oro
Regla1: Defina el Inicio del proyecto en “Proyecto – Información del Proyecto“Regla 2: Defina el tipo de tarea en “Archivo- Opciones”Regla 3: Siga el “principio de la caja negra”Regla 4: Deje que Project cálcule – No edite las fechas!Regla 5: Use Hitos para eventos y fechas específicasRegla 6: Use “Fechas Límites” en vez de restriccionesRegla 7: Controle el cierre de todas las tareas de resumenRegla 8: El Principio “Highlander“– una tarea, un recursoRegla 9: No asignar recursos a las tareas de resumenRegla 10: Actualizar el proyecto a la fecha de estado
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Regla #1 Defina la fecha de comienzo
No use la primer actividad para definir el inicio del proyecto
Project siempre calcula desde la fecha de inicio pactada
La opción para una programación temprana:
Programar desde la fecha de fin
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Defina la fecha de comienzo
Demo
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Regla #2 Definir el tipo de tarea
Trabajo= Duración* Unidades* Horas/Día
Dato de Tarea= Variable
Asignación de recurso= variable
Configuración del calendario= fixed
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Mas en la Regla #8
Enfocarse en la planeación es fundamental
Cuando asigna recursos
Costo o fechas
Project programa de acuerdo al tipo de tarea
Regla #2 Definir el tipo de tarea
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Trabajo
Trabajo
Unidades de asignación
Trabajo
Duración
Duración
Unidades de asignación
Duración
Duración
Duración Unidades Trabajo
Si cambia una de estas variables:
Duración fija
Unidades fijas
Trabajo fijo
Si la tarea está configurada como:
Project calcula :
Cómo calcula Project
Regla #2 Definir el tipo de tarea
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Fase 2
Fase 3Fase 1
Proyecto Caja Negra
Inicio del ProyectoFin del Proyecto
Cada caja es independiente
Un camino entra un camino sale
Cada caja actúa como un pequeño proyecto
Regla #3 El principio de la caja negra
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Regla #3 El principio de la caja negra
Aún si cierra las fases se puede obervar la estructura lógica del proyecto
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Regla #3 El principio de la caja negra
Inicie la estructura a nivel de la fase
Las tareas de resumen siempre serán las de primer nivel…
Cada caja negra tiene un fin definido (hito)
Cómo se definen las cajas negras?
Cada tarea tiene un resumen
Cómo configuro las dependencias?
Conecte las tareas dentro de la tarea de resumen, nunca a través de las tareas de resumen
Nunca conecte a un alto o bajo nivel
Una tarea de resumen puede estar conectada a un hito
Rápida revisión
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El principio de la caja negra
Demo
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Regla #4 Deje que Project calcule
Las columnas de fecha permiten edición
Editar fechas incurre en restricciones
El comienzo y el fin deben ser campos calculados
Hay efectos secundarios para el calculo de Project
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Regla #4 Deje que Project calcule
Las restricciones acarrean mensajes de paso a paso de planeación (hay que leerlos…)
Tenga cuidado de simplemente dar click en todos los “Aceptar”
Recomendación:
No edite las fechas de comienzo ni de fin!!
En cambio siga las Reglas #5 y #6
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Deje que Project calcule
Demo
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Ingrese una línea única para cada Hito
Ingresando un “0” en la duración crea automáticamente un hito
Esto resalta una fecha específica en el cronograna
Los hitos aparecen con una forma especial en el Gantt
Regla #5 Use hitos para eventos y fechas específicas
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Regla #6 Use fechas límite
Project muestra un indicador gráfico en el Gantt
Aparecen mensajes en la columna de indicadores
El margen de demora total (holgura) muestra el atraso exacto a la fecha límite
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Regla # 5 y regla #6
Demo
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Llevar el proyecto solo al nivel 1 de visualización
El primer y el último elemento del plan puede ser un Hito
Cada elemento del plan debe tener al menos una sucesora
Solo el hito de cierre del proyecto no tiene sucesora
Regla #7 Controle el cierre de todas las tareas de resumen
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Controle el cierre de todas las tareas de resumen
Demo
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Regla #8 El principio “Highlander“
Quién ha visto la película Highlander (Los Inmortales)?
Quién ha visto la película Highlander (Los Inmortales)?
Sólo puede haber uno!
Una tarea un recurso!
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El principio “Higlander”
Demo
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Regla #8 El principio “Higlander“
Siempre establecer una relación 1:1 entre tarea y recurso
Asigne el recurso y el trabajo a la tarea que pertenecen
Evite el calculo extraño de trabajo para las tareas
Conocer el funcionamiento de los tipos de tareas ya no es importante
Puntos Clave
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Regla #9 No asignar recursos a las tareas de resumen
Versión 2: 9 días * 100% * 8 hrs = 72 Horas
2 métodos2 resultados diferentes
Trabajo= Duración* unidades de asignación* Horas/DíaVersión 1: 3 días* 100% * 8 hrs = 24 Horas
2 días * 100% * 8 hrs = 16 Horas
6 días * 100% * 8 hrs = 48 Horas
Resumen: 88 Horas
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Regla #10 Actualizar el proyecto a la fecha de estado
Actualice el proyecto para conocer la verdad acerca de sus fechas proyectadas
El trabajo incompleto debe estar en el futuro
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Actualizar el proyecto a la fecha de estado
Demo
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Basado en la presentación realizada en el Microsoft Project Conference 2012 (Phoenix Arizona)Realizada por: Steffen Reister (TPG).Nombre original: “10 Golden Rules for working with MS Project”