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INSTITUTO “SALVADOR DÍAZ MIRÓN”

Bachillerato Tecnológico en Informática Administrativa

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Laboratorio de Informática I / 2do Semestre

Laboratorio de

Informática I



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Unidad I Procesador de Texto

1.1 Conceptos Iniciales

1.2 Elementos de la Pantalla Inicial

1.3 Cuadro de Dialogo

1.4 Menús contextuales

1.5 Barra de Herramientas

1.1 Conceptos Iniciales

Microsoft Word 2010 ofrece lo mejor de Microsoft office en Word para todo tipo de

situaciones como crear documentos de calidad profesional, mejor acceso a los

archivos y ventanas de ayuda para detalladas.

Word 2010 está diseñado para brindarle las mejores herramientas para dar

formato a los documentos.

Word 2010 le ayuda a organizar y a redactar documentos de manera más fácil y

eficaz, así como a mantener los documentos a su alcance.

Programa Word 2010, el cual suele encontrarse dentro del paquete Microsoft

Office (junto a otros programas como la hoja de cálculo, la base de datos, etc.).

Un documento en Word es lo mismo que un documento normal: una carta, un

conjunto de folios escritos que cuentan algo, un trabajo escrito con el ordenador,

un manual... Para cualquier persona este concepto está claro y vamos a ver

cómo en Word es similar. En este curso también vamos a profundizar en las

distintas técnicas que puedes utilizar para trabajar cómodamente con el texto de

un documento en Word 2010.

Ejecutar Word 2010. La ventana

Ejecutar Word 2010

Siempre que desees trabajar con una aplicación determinada, debes comenzar

por encender el ordenador y, posteriormente, indicarle a éste con qué programa

deseas trabajar.



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Para trabajar con un programa debes seguir los siguientes pasos:

1. Haz clic en el botón Inicio (situado en la esquina inferior izquierda de la

pantalla).

2. Coloca el puntero de tu ratón sobre el submenú Todos los programas.

3. En el menú que se despliega, sitúa el puntero del ratón sobre el grupo de

programas de

Office y luego en el que nos interesa, en este caso, Microsoft Word 2010.

4. Haz clic sobre dicho programa con el botón izquierdo del ratón (en la figura 1.1

se muestra la apariencia de la pantalla antes de seleccionar Word)

Figura 1.1. Forma de ejecutar Word

En ese momento, el programa se ejecutará. En nuestro caso, aparecerá en la

pantalla del ordenador una ventana con el programa Word, la cual es



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conveniente que conozcas porque será, junto al teclado y al ratón, los elementos

con los que le podrás indicar al ordenador lo que deseas hacer.

1.2 Elementos de la Pantalla Inicial

En la figura 1.2 puedes ver el aspecto de la ventana de Word cuando lo ejecutas.

A continuación, vamos a explicar sus elementos más importantes.

Figura 1.2. La ventana de Word

Barra de título: es la barra superior de la ventana donde aparece el nombre del

programa con el que estamos trabajando. En el caso de Word, indica el nombre

del archivo (veremos más adelante en qué consiste) y el nombre del programa.

A la derecha tienes tres botones. El primero se denomina Minimizar y tiene como

función reducir la ventana de Word al icono que puedes ver en la barra Inicio de

Windows. El segundo se denomina Restaurar y su función es que la ventana no

ocupe toda la pantalla; cuando la activas, el botón se transforma en el botón

Maximizar, el cual hace que la ventana vuelva a ocupar la pantalla al completo.

Por último, el botón Cerrar, como veremos al final del capítulo, permite al usuario

cerrar el programa.

La cinta de opciones o "ribbon": situado bajo la Barra de título, es el elemento que

más destaca de entre todas las novedades de este Word; reemplaza a los menús

y las barras de herramientas de pequeños botones de las versiones anteriores. Los

comandos y herramientas se organizan en grupos llamados fichas. La cinta de

opciones es elegante, ordenada y dinámica porque se adapta a varias

situaciones ajustando el tamaño de los botones y mostrando algunas fichas sólo

cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo

semuestra cuando se selecciona una imagen (figura 1.3).



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Figura 1.3. La cinta de opciones muestra ocasionalmente la ficha Herramientas de

imagen y el grupo Tamaño toma aspecto de botón o panel según el tamaño de

la ventana

Barra de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que

contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté

mostrando. Al contrario que la cinta de opciones, es muy configurable; podríamos

por ejemplo añadir paneles completos desde la cinta de opciones o simplemente

un comando aislado. Si añades los comandos que más utilizas a la barra de

acceso rápido y minimizas la cinta de opciones (encontrarás esas opciones

pulsando en) tendrás un gran espacio de edición de texto y una ventana de

Word similar a la de versiones anteriores (figura 1.4).

Figura 1.4. Una barra de acceso rápido personalizada nuestro gusto, debajo de la

cinta de opciones, que también hemos minimizado

Nota

Añadir comandos o paneles a la barra de acceso rápido desde la cinta de

opciones es tan fácil como pulsar sobre él con el botón derecho del ratón y elegir

"Agregar".

Botón "Office": Con la aparición de la cinta de opciones, decimos, desaparecen

los tan tradicionales menús y en consecuencia, damos la bienvenida al botón

Office. En realidad el botón Office es algo como el antiguo menú "Archivo", pero

está todo un poco más organizado y con algunas opciones adicionales (figura

1.5).



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Figura 1.5. El botón Office desplegado

Las fichas de la cinta de opciones en Word

Ya hemos visto que la cinta de opciones es una nueva forma organizada de

mostrar las opciones y comandos de Word en fichas. Cada ficha está

relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Si

haces clic en una de ellas, por ejemplo, en la ficha Diseño de página, puedes

observar varias cosas:

* Aparecen varios grupos de comandos nombrados por una leyenda (Temas,

Configurar página, Fondo de página, etc), que incluso se iluminan cuando les

pasas el ratón.

* Algunas opciones, según el tamaño de la ventana de Word o de la resolución

de nuestra pantalla, se muestran como botones agrupando más comandos aún

(les distingue este icono).

Si los pulsas, un panel a modo de menú te mostrará esas opciones.

* Hay grupos que muestra el icono, en nuestro caso en Configurar página, eso

indica que si lo pulsas se abrirá un cuadro de diálogo (veremos más adelante qué

son).



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Para seleccionar un comando o una opción puedes hacerlo con el ratón,

haciendo clic con el ratón sobre el comando o la opción que desees. También

puedes seleccionarlo con el teclado presionando y soltando la tecla ALT y se

mostraré información sobre teclas para cada acción que en ese momento

puedas hacer. Puedes llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a

cuatro pulsaciones (figura 1.6).

Figura 1.6. Presiona letras hasta que llegues a la letra del comando que buscas

Además, si sitúas el ratón unos segundos sobre un botón, verás que algunos de

ellos muestran entre paréntesis lo que se denomina combinación de teclas, las

cuales puedes utilizar para acceder a una opción sin tener que pulsarlos.

Nota

Una combinación de teclas indica que has de pulsar la primera tecla, por

ejemplo, la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la segunda tecla, soltándolas

posteriormente en cualquier orden. Pulsa ahora Ctrl+F1 para mostrar u ocultar la

Cinta de Opciones.

También podrás ver a veces esta flecha, en el lado derecho de algún comando.

Esto indica que son, en realidad, submenús intermedios que agrupan otros

comandos.

1.3 Cuadro de Dialogo

Los cuadros de diálogo

En muchas ocasiones no será suficiente seleccionar un comando en un menú

para que Word realice una tarea, también será necesario especificar con más

detalle la acción que deseamos realizar.

Por ejemplo, si en la ficha Inicio, grupo Edición, seleccionas el comando

Reemplazar, ¿qué crees que hará Word?



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El nombre del comando induce a pensar que cuando lo seleccionemos Word

reemplazará un texto por otro, pero ¿qué texto? El que tú mismo especifiques.

Para ello Word mostrará una ventana especial, a la que se denomina cuadro de

diálogo, desde la cual podrás especificar, con precisión, la acción que se deseas

llevar a cabo (figura 1.8).

Figura 1.8. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

Nota

Una vez que aparezca en tu pantalla, haz clic en el botón que contiene el texto

Más para que se despliegue totalmente.

Ahora no vamos a analizar la acción de reemplazar texto sino que vamos a

familiarizarnos con el contenido de los cuadros de diálogo, para lo cual

utilizaremos las figuras 1.8 y 1.9 (el cuadro de diálogo Fuente se obtiene al hacer

clic en el icono , de la ficha Inicio y grupo Fuente).



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Figura 1.9. Cuadro de diálogo Fuente

* Pestañas: cuando el contenido de un cuadro de diálogo es demasiado grande

para mostrarse por completo lo es mejor dividirlo en partes diferenciadas, para

ello se utilizan las pestañas. Haz clic en el nombre de cada una y verás su

contenido.

* Sección: si dentro de un cuadro de diálogo o pestaña hay elementos muy

relacionados y/o excluyentes, estos se muestran encerrados por una línea gris.

* Cuadro de lista: muestra una lista de elementos que se pueden seleccionar

haciendo clic sobre ellos. La barra de desplazamiento vertical, situada a la

derecha, te permite ver el contenido total de la lista.

* Cuadro de lista desplegable: similar al cuadro de lista, pero en este caso es

necesario hacer clic en el botón flecha, situado a la derecha, para ver la lista.

* Cuadro de texto: permite escribir un texto libremente; aunque en las figuras no

aparece, identificarlo en otros cuadros de diálogo es muy fácil: gráficamente, es

igual al cuadro de lista desplegable pero sin la flecha derecha.



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* Área de muestra: llamado también de vista previa, muestra el efecto que se

consigue al seleccionar las opciones del cuadro de diálogo.

* Botón Más/Menos: ciertos cuadros de diálogo o fichas pueden mostrar más o

menos información. Para desplegarlos o comprimirlos, utiliza este botón cuyo texto

cambia según la situación en que esté.

* Casilla de verificación: permite activar o desactivar ciertas opciones que suelen

estar agrupadas en secciones. Las activas muestran una cruz en la casilla; para

desactivarlas o activar-las hay que hacer clic sobre las casillas elegidas.

* Botón de opción: aunque no se muestra en las figuras, su apariencia es similar a

las casillas de verificación, aunque tienen forma redonda. La diferencia consiste

en que los elementos de la sección en que están contenidos son excluyentes: sólo

se puede activar uno.

* Botón desplegable: los botones con el triángulo hacia abajo son como menús

desplegables. Permiten un acceso rápido a ciertos comandos de Word que en

otro caso habría que -seleccionar en los menús o por medio de las barras de -

herramientas.

* Botón de comando: son los botones que indican a Word que realice una acción.

En todos los cuadros de diálogo suelen existir los botones Aceptar y Cancelar; el

primero le indica a Word que realice las acciones que hemos indicado en el

cuadro de diálogo y el segundo que anule e ignore el hecho de que hayamos

abierto el cuadro de diálogo y, por supuesto, las especificaciones que en él

hayamos consignado.

* Botón de ayuda: al hacer clic sobre este botón, se abrirá una ventana

independiente que mostrará la Ayuda de Word puede ofrecerte sobre el cuadro

de diálogo en el que estamos trabajando en ese momento, es decir, una ayuda

contextualizada.

1.4 Menús contextuales

El menú contextual de Word. La mini barra y los cuadros de diálogo

La mini barra

Un menú contextual es un tipo especial de menú que Word muestra al hacer clic

con el botón derecho del ratón sobre un elemento y cuyo contenido varía

dependiendo del lugar donde se haga el clic. Dicho de otro modo, el contenido



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de un menú contextual depende del elemento de la ventana sobre el que se

hace clic, mostrando los comandos u opciones que se utilizan en ese contexto

con mayor frecuencia.

Por ejemplo, ya vimos que si haces clic con el botón derecho del ratón en

cualquier parte de las barras de estado, se desplegará un menú con los distintos

tipos de información que puede mostrar. Los que aparecen con una marca a la

izquierda son las que, en ese momento, se están mostrando en la pantalla. Para

mostrar otras sólo has de seleccionarlas haciendo clic en su nombre; para

ocultarlas vuelve a hacer clic en el nombre de la que deseas ocultar.

Por tanto, ten en cuenta que si pulsas el botón derecho del ratón sobre un

elemento de la ventana, se despliega el menú contextual del elemento

seleccionado. Pero si además lo haces sobre alguna parte o palabra en el área

de trabajo, aparecerá un nuevo elemento en esta versión de Word, la Minibarra

(figura 1.7).

Figura 1.7. La Minibarra (arriba) y un menú contextual

Esta especie de menú contextual reúne las herramientas más utilizadas en la

edición de textos y también aparece automáticamente al mover el cursor hacia

arriba después de seleccionar algo de texto.

1.5 Barra de Herramientas

1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene,

normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son

Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para



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recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura

estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo,

es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del

documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.

La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y

cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata

de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar

acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La

veremos en detalle más adelante.

4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no

cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la

hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de

desplazamiento horizontal en la zona inferior.

5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para

apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada

será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom

deseado.

- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,

arrastrándolo.

6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del

documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que

veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.

7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el

número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos

modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se

trata de botones realmente.



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Unidad II Edición Básica

2.1 Desplazarse por un Documento

2.2 Selección

2.3 La cinta inicio

2.1 Desplazarse por un Documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad

para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar

donde vamos a efectuar la modificación.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una

pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte

que nos interese.

Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que

existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada

momento.

Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word

es el punto de inserción , que es una línea vertical parpadeante y nos indica

dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el

punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de

inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan

el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la

línea y la tecla INICIO al principio de la línea.

Combinación de teclas:

Para desplazarse Presione las teclas

Una palabra a la izquierda CTRL + flecha izquierda

Una palabra a la derecha CTRL + flecha derecha

Un párrafo arriba CTRL + flecha arriba

Un párrafo abajo CTRL + flecha abajo



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Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa.

Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la

pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos

nosotros.

Combinación de teclas:

Para desplazarse Presione las teclas

Una página adelante CTRL + AvPág.

Una página atrás CTRL + RePág.

Al principio del documento CTRL + Inicio

Al final del documento CTRL + Fin

Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,

Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del

documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical

representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su

interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos

desplazarnos de las siguientes formas:



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- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos

desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la

que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el

cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10

aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la parte

superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si

mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida

hasta que la soltemos.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la

barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto

que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que

al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una

página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto

página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra

vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento

hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos

frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Panel de navegación.

En la pestaña Vista tenemos la opción Panel de navegación que nos muestra una

especie de índice en un panel que se situará a la izquierda del documento. Para

verlo, deberemos tener activada su casilla de verificación, como se muestra en la

imagen.

Este índice se genera automáticamente con los títulos que vayas incluyendo en el



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documento.

Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del

documento que lo contiene.

Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción

con el nombre anterior: Mapa del documento.

Ir a.

Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el

desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con

un documento de 350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de

tiempo ir página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La

encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma

más rápida de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en

el texto Página Y de N de la barra de estado.

A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el

valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo,

elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.



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2.2 Selección

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente

hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto

consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque el

fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o

negro).

Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:

Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:

Arrastrando.

- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin

soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.

Haciendo clic y doble clic.

- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa

quedará seleccionada.

- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de

forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará

seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado.

- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el

gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.

Teclado

Para seleccionar Presione las teclas

Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha

Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda

Palabra a la derecha Ctrl + Mayús.+ flecha derecha

Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda

Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin

Hasta el principio de la línea. Mayús. + Inicio

Una línea abajo Mayús. + flecha abajo

Una línea arriba Mayús. + flecha arriba

Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha abajo

Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba

Una pantalla abajo Mayús. + AvPág

Una pantalla arriba Mayús. + RePág

Hasta el final del documento Ctrl + E



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Opción Seleccionar.

En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un

menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

3.5. Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra

forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se

indica en la siguiente tabla:

Para borrar Presione las teclas

Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)

Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso

Un carácter a la derecha Supr

Una palabra a la derecha Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella

para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta,

automáticamente se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir

escribiendo en su lugar la palabra correcta.

2.3 La cinta inicio

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque

contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.

Veámosla con más detalle.



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Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio,

Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la

imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos

Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer

referencia durante el curso a la opción Copiar, la nombraremos como Inicio >

Portapapeles > Copiar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente

nombre de pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño

botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de

diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen,

por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En

el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento

"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando

son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de

opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible de

entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y

la seleccionamos.

Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en

algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual,

podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.

En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al

programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones



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indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa

opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números

semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para

disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el

momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes

mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás

en la zona derecha superior .

2.3. La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color azul, ¿por qué?



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Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la

modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones

referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se

cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha

llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a

comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha

como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú

vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en

versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a

sus orígenes, pero con un diseño mejorado.

Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.

También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma

Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir

las veremos más adelante.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Comandos inmediatos.

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también

pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar

la acción.

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño

recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú.

Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.

- Opción que despliega una lista de opciones.

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que

ocupa todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul

más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el

panel situado justo a la derecha.

Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.

Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.



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Unidad III Formatos y Esquemas

3.1 Viñetas

3.2 Ortografía y gramática

3.3 Diseño de Tabla

3.4 Imágenes y Gráficos

3.5 Organigramas

3.6 Macros

3.7 Seguridad

3.1 Viñetas

En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para

crear listas.

Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y

precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o

por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial.

Para aplicarlas, podemos:

Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los

elementos de la lista.

O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la

cree de forma automática.

Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * )

Word entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.

Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números

también creará una lista, en este caso numérica.

Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a

continuación de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma

viñeta, deberás separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez

de INTRO.

El resultado será el siguiente:



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Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la

secuencia, utiliza la opción Establecer valor de numeración del submenú que

despliega su correspondiente flecha.

Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar

alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar

que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de lista. En el

cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si queremos una

ordenación ascendente o descendente y aceptar.

Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este está un

nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a

las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como

numéricas.

También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones

de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha triangular que

hay a la derecha de cada uno de ellos.



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Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la

flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.

Podrás escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña

muestra del menú que se despliega. También puedes crear un estilo de lista

personalizado pulsando Definir nueva viñeta, Definir nuevo formato de número o

Definir nueva lista multinivel.



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3.2 Ortografía y gramática

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los

procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este

campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante

conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error

no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no

puede detectar puesto que dependen del contexto.

La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las

palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado,

junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el

momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.

Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy

basta y ¡Vasta ya de gritar!. Word no detectará ningún error puesto que tanto

"basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque

en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto

no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan

errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no

concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.

Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe

contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial

atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son

más difíciles de identificar para el programa.

Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como

veremos.

Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las

palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que

considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que

vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.



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Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el

documento no se imprimirán.

Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y

pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que

nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error

gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias:

juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.

Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos

sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar

con el corrector y sus opciones.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias

opciones interesantes:

- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando

nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso,

deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra

como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los

fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error

es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos

omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario

personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por

ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.

O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra



27


empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en

el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos.

- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya

automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la

escribimos. La veremos con detalle más adelante.

- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo

idioma.

- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de

diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad

de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado.

- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una

búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en

internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas

por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.



28


3.3 Diseño de Tablas

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En

cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se

pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener

el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya

que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta

característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para

Internet.

Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que

utilizando las tabulaciones u otros métodos.

Crear tablas

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo

Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada

cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en

naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección

se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen

estaríamos creando una tabla de 3x3.



29


2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana

que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz

y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más

lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar

tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De

este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla.

En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que

nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a

continuación pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar.

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el

dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente

haciendo clic sobre ella.

Anidar tablas



30


Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear

una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma

independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si

eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye las

tablas anidadas que podamos haber creado.

¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que

queramos e insertar otra tabla.

Aplicar un estilo de tabla

Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro

aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato.

Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña

Diseño > grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para

aplicarlo definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado

final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.

Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a

distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir

pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas



31


resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente

deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.

Ajustar la tabla

Alineación.

Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que

tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al

texto que la rodea.

Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las

Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en

el botón Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la tabla.

Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.



32


Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de

texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla:

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el

de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, veremos que

aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo

arrastramos lograremos mover la tabla.

Ajustar tamaño:

También al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, apreciaremos un icono

en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos

modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en

cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura



33


del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto que

indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda.

Seleccionar.

Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de

celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada

hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y

cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia

abajo hacer clic y la columna se coloreará.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero

haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y

haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de

la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.



34


Borrar.

Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la

tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla

Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el

resto de las columnas.

3.4 Imágenes y Gráficos

En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora

fotografías, gráficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material

más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las

herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste.

Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo

Ilustraciones, y son los siguientes:

- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería

organizada por categorías. Estas imágenes en su mayoría están construidas

utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin perder

resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman,

introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en

una fotografía).

- Imágenes de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras

digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,

PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden

realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se

pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos

o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados

unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones,

si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder

resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo

a este tipo de imágenes no vectoriales.

- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses,

etc. Estos gráficos también son vectoriales.



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- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones,

como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello

disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación,

fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y

Presentación para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con

una componente gráfica atractiva.

Tipos de archivos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las

características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de

archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo

llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza

mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

- GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con

imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos

animados.

- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio.

Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

- PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet

como alternativa al GIF, porque también permite transparencias.

- WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente

de las vectoriales.

Insertar imágenes prediseñadas

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral



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Imágenes prediseñadas.

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos,

si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo

al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese

concepto.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarán. En el ejemplo de la imagen

vemos que está seleccionada la opción Todos los tipos de archivos multimedia,

pero podríamos modificar esta opción para seleccionar uno o varios tipos de

archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografías e incluso vídeos y

audio.

Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com

está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación de

Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página

web.

En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema

solicite el disco de Word 2010 para poder utilizar alguna imagen.



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Insertar imágenes desde archivo

En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana

similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y

que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un

panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que

abrirlas, simplemente seleccionándolas.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón

Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.

En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino

vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede

automáticamente actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos

pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón

Insertar y seleccionar la opción Vincular al archivo.

Incluir imágenes de internet



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Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso será el mismo. Lo

único que deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para

poder utilizarla como haríamos con cualquier otra imagen.

Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar,

tenemos que hacer clic con el botón derecho del ratón en ella y elegir la opción

Guardar imagen como... del menú contextual. Dependiendo de tu navegador,

puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se mostrará,

escoge dónde guardarla y con qué nombre.

En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen

aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si hacemos clic

lograremos el mismo resultado.

Incluir imágenes desde portapapeles

Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa,

como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.

Insertar captura de pantalla

Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla. La captura de

pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu

ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente son:

1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo

que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.

2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.

3. Guardar la imagen.

4. Insertar la imagen en Word desde la pestaña Insertar y la opción Imagen

desde archivo.



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En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.

Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite

escoger qué captura queremos.

Ésto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una

de las ventanas abiertas no minimizadas.

También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta

Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la

ventana quieres quedarte.

Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no

aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos

disponer de las capturas sin preocuparnos por que Word nos tape zonas de la

ventana o nos quite espacio en la pantalla.

Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque

podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella.

La imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que

disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaña Formato.



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Tamaño

Los círculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se

pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la

imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los círculos sirven para

modificar únicamente la altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.

Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato de . Lo haremos

estableciendo la altura y la anchura en centímetros.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo

una parte de la imagen, también lo podremos hacer desde aquí con la

herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que

rodea la imagen. Lo único que debemos hacer es acercar el cursor al borde y

hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al

hacer clic fuera de la imagen se aplicará el recorte.

En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo

más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Estilos

En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para dotar a la

imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía o

aplicar sombreados y relieves.

Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado justo

en la esquina inferior derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones

Contorno, Efectos y Diseño de imagen podremos crear un estilo personalizado o

modificar el aspecto del que hayamos aplicado.



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Ajustes

Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en

ocasiones con unos pequeños retoques será suficiente. En el caso de las

fotografías las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste de

una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word lo

que hace es mostrar un conjunto de previsualizaciones entre las que elegiremos

cuál nos gusta más.

Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así como

la opción de colorear la imagen, también con el mismo sistema de

previsualización.

Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de unas

Opciones que abren un cuadro de diálogo donde podrás hacerlo.

Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen.

Aunque se suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la

imagen original, pueden resultar útiles para dar un efecto curioso a una imagen

de portada, por ejemplo.

Insertar formas y dibujar

Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios

dibujos.

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas

predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos

también dispondrás de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que

puedas dar rienda suelta a tu imaginación.

Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver al



42


documento y ajustar sus características a tu antojo.

Existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque

permite insertar texto en su interior. Solía utilizarse para incorporar texto en otra

forma, creándolo sobre ella y agrupando después los objetos. Esto ya no es

realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es posible

incorporar texto en cualquier forma, desde la opción Agregar texto de su menú

contextual. Aún así, es interesante saber de su existencia, ya que puede

resultarnos útil en algún caso.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.



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Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector

ortográfico. Si lo recuerdas, ésto no ocurría así con otras herramientas como

WordArt.

Manipular formas

Tamaño, posición y forma

Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios

de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que

hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de

control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando

cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el

nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras se

arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha

hecho un poco más grande que la original.

Para girar el gráfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el círculo verde que

vemos en la parte superior central de la imagen. Moveremos el ratón y

apreciaremos con una figura semitransparente cómo quedará. Soltaremos el clic

cuando esté en la posición deseada. Además, algunos gráficos también tienen

un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En

este ejemplo un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.



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Formato

Desde la pestaña Formato podemos modificar aspectos estéticos como el color

de su contorno o relleno, sombra o añadir efectos 3D. Además de la mayoría de

opciones de organización y ajuste de tamaño que ya hemos visto anteriormente.

En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno azul.

- Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos.

- Y efecto de iluminación verde.



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Insertar gráficos de Excel

Word 2010 utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica.

En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón Gráfico. Aparecerá un cuadro de

diálogo desde donde podremos seleccionar el tipo de gráfico que necesitamos.

Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar.

Aparecerá el gráfico y la hoja de Excel que nos servirá como punto de partida.

Como puedes observar, el gráfico que se ha insertado representa a la tabla de

datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará



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hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y

categorías. Nos desplazaremos a través de las celdas de la hoja de cálculo igual

que lo hacíamos en las tablas de Word. El gráfico se dibujará automáticamente a

partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico

que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un

gráfico. Desde la pestaña Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema

podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como

de cada uno de sus componentes. También aparece la pestaña Presentación

desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico,

como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.

3.5 Organigramas

Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de

elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una

organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en

una empresa.



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Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser

obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un

grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias

donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o

componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para

poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características

específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

Crear un organigrama

Crear organigrama

Para insertar un diagrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de

diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros

seleccionaremos el tipo Jerarquía.



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Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3

subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y

escribir el texto que deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Agregar formas



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Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama,

pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo

de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar

o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener

compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por

ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y

viceversa.

Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo

A1 es asistente de A.

Modificar el diseño

El botón Diseño sirve para modificar el diseño del organigrama.

Podemos seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de

colocación de los recuadros.



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Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el

aspecto que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización

se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien

a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se

basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se

sitúan a la izquierda.



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Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se

basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se

sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo

dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y

soltar.

Cambiar el orden de los elementos.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento

de derecha a izquierda.

Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con

un solo clic:

Cambiar el diseño.



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Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar

el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic. Lo

haremos desde la pestaña Diseño > grupo Diseños:

Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará

automáticamente. También podemos seleccionar la opción Más diseños para

abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt.

Ten en cuenta que cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura

puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas

coinciden en ella. Lo que se tomará en cuenta a la hora de convertir un

diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto.

Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente

a nuestro diagrama.

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos

editarlo utilizando este panel.



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Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el

panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio. Como veremos más

adelante también podrás cambiar su aspecto.

Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa

INTRO. Se creará un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo,

o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Modificar el aspecto del diagrama

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos

todo lo relacionado con cómo hacerlo. Con un poco de imaginación podrás

crear organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos.

En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña

Diseño.

SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio

de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto

utilizaremos las opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:



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Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro

gráfico, para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona

el que más te guste.

Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu

gráfico mostrará la previsualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.

Estos colores estan clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más

recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas

sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo.

Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma

personalizada.



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La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico

predefinido.

Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se

visualizan.

Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho

hay algunos que tienen un número sorprendente de posibilidades, y lo mejor de

todo: en esta última edición de Word, los gráficos 3D tienen una calidad

impresionante.

Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que

antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la

previsualización en tu gráfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer gráfico

de la pestaña Diseño para devolver el diagrama a su configuración

inicial. La información se mantendrá, pero se eliminarán los cambios en la

estructura y el estilo.

En la pestaña Formato también encontraremos opciones para configurar la

estética del diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos

seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2

dimensiones y poder trabajar con más comodidad.

Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico

tomará de nuevo la apariencia 3D.

Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a

diferentes tareas:



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Mayor. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama.

Cuantas más veces lo pulses más grande se hará.

Menor. Estre botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama.

Cuantas más veces lo pulses más pequeño se hará.

Cambiar forma. Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar

la forma de un elemento cualquiera del diagrama, gbastará con seleccionarlo,

desplegar este menú y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrás

escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

3.6 Macros (Tema de Investigación)

3.7 Seguridad (Tema de Investigación)



57


Excel

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (I)

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones

con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples

sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las

barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se

llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en

algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto

estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al

colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas

que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta

con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el

programa.



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- Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación

de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus

componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes

elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra

a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir

exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede

decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos

más adelante.



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Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I)

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en

Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de

trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser

Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea

aconsejable que lo repases aquí .

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.

Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las

visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento

rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse

a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la

celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de

nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar

la tecla INTRO.

http://www.aulaclic.es/excel2010/b_2_1_1.htm



60


Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto

aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas

hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja

activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic

sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer

uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic

sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán

ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG



61


Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los

datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como

puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos

que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa

a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos

FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa

seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del

teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se

introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente

para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en

la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.



62


En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una

misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es

que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra

deberemos pulsar ALT+INTRO.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté

escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se

puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter

situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se

puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de

datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos

la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla

F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del

dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la

misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el

botón Introducir .

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla

Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.

Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona

la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.



63


FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica

básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los

datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se

pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y

funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre

por el signo =.



64


Unidad 4. Manipulando celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar

el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber

elegir el más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con

Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos

que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos

de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te

explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero

del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra

operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas

consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del

ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón

mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás

como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de

color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda

X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y

luego pulsa la otra.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la

columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.



65


Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo

de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no

hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados

en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que

queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva

selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo

podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic

sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la

selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo

pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.



66


Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin

utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observa como el puntero del ratón se transforma en .

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo

pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el

rango en caso de soltar el botón del ratón.

6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

7. Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.

Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo

y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea

adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un

cuadrado negro, es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en

una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta

donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.



67


6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha

de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.

Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y

Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al

portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a

donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas

indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas

cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a

pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de



68


pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda

seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el

contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el

tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula

asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin

utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la

izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde

quieres mover el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el

rango en caso de soltar el botón del ratón.

6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las

celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes

pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la

izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el

puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el

rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la

hoja activa.



69


5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde

quieres dejar las celdas.

Unidad 5. Los datos (I)

Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo

algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar

por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una

jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que

queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección

Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente

respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio

de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Ésto ordenará

todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al

resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre

el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la

columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la

misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.



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El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde

podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres

de columna (columna A, columna B, ...).

- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se

puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o

fondo, o su icono.

- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A).

O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar

nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por



71


ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo

nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,

aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se

ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás

niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para

abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más

opciones en el criterio de la ordenación.

Buscar y reemplazar datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones

necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea

existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio >

Buscar y seleccionar.

Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir

el dato que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre

las que contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos

situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en

toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en

ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un

listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el

dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo

clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones

extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el



72


libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo,

sólo las celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien

en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L)

podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por

otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede

referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que

contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero

con un color de celda rojo, para destacarlos.

La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto.

La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que

guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a

trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar

esta opción.

Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato

condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos

permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a

la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.



73


Unidad 6. Las funciones (I)

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su

comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino

una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que

recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental

para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para

agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el

uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos

muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con

uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la

celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica

todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería

equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+

C6+C7+C8



74


En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones

anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo

que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,

financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y

referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual

introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta

tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de

la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de

la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser

Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el

valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al

diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en

que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.



75


Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si

queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve

descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario



76


conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará

en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver

con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar

previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:,

esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría

elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría

podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que

deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos

aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También

disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una

descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos

pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función

que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón

para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de

cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas

como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el



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botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón

arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al

cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo

en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y

así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón

Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función,

Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en

el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e

insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente

cambiando a =SUMA(A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por

ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será

primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado

de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos

los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5

como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra

función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en



78


una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la

combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero

la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la

suma y la celda B3.

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los

números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la

manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una

cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de

decimales

DERECHA,

DERECHAB

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de

texto

ENCONTRAR,

ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue

mayúsculas de minúsculas)

EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una

cadena de texto que comienza en la posición que se

especifique

HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue

mayúsculas de minúsculas)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos

IZQUIERDA,

IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de

texto

LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas

respectivamente

MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $

(dólar)

NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un

valor de texto

REEMPLAZAR,

REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces

SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de



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texto

T Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una

cadena vacía

TEXTO

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß

(Baht)

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar

con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones

específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna

información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo

desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que

conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una

persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un

restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante.

Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso

buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:


AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el

valor de la celda indicada

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se

mueve en horizontal por la fila para devolver el

valor de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una

referencia

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia

respecto a una referencia dada

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola

celda de una hoja de cálculo

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

FILA Devuelve el número de fila de una referencia



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FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un

documento almacenado en un servidor de red, en

una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de

tabla dinámica

INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia

o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de

texto

TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y

cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para

crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:


AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos

contables

AMORTIZ.PROGRE Devuelve la amortización de cada período contable

mediante el uso de un coeficiente de amortización

CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones)

donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el principio del período

de un cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación

hasta la fecha del próximo cupón

CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de

liquidación

CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha

de liquidación

CUPON.NUM Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de

liquidación y la fecha de vencimiento

DB Devuelve la amortización de un bien durante un período

específico a través del método de amortización de saldo fijo

DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período

específico a través del método de amortización por doble

disminución de saldo u otro método que se especifique



81


DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período

especificado usando el método de amortización acelerada

con una tasa doble y según el coeficiente que se

especifique.

DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos

de interés periódico

INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con

pagos de interés periódicos

INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con

pagos de interés al vencimiento

INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva

INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de

una inversión. Esta función se incluye para proporcionar

compatibilidad con Lotus 1-2-3.

MONEDA.DEC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en

forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil

expresada en forma decimal

MONEDA.FRAC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en

forma decimal en una cotización de un valor bursátil

expresada en forma fraccionaria

NPER Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en

pagos constantes y periódicos y una tasa de interés

constante.

PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo

entre dos períodos

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un

período determinado

PAGOPRIN Devuelve el pago de un capital de una inversión

determinada, basado en pagos constantes y periódicos y

una tasa de interés constante.

SYD Devuelve la depreciación por método de anualidades de un

bien durante un período específico.

TASA Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o

una inversión.

TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor

bursátil

TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para

una serie de valores en efectivo.

TIRM Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una

serie de flujos periódicos, considerando costo de la inversión

e interés al volver a invertir el efectivo.



82


VA Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el

valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos

que se efectúan en el futuro.

VF Devuelve el valor futuro de una inversión

VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de

aplicar una serie de tasas de interés compuesto

VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de

una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros.

Otras funciones

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de

funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Función Descripción Ver

Detalle

Funciones matemáticas y trigonométricas

ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un

número determinado de elementos

COS Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más

próximo

EXP Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un

número determinado

FACT Devuelve el factorial de un número

NUMERO.ROMANO Devuelve el número pasado en formato decimal a

número Romano

PI Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA Realiza el cálculo de elevar un número a la

potencia indicada

PRODUCTO Devuelve el resultado de realizar el producto de

todos los números pasados como argumentos

RAIZ Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

RESIDUO Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica de un conjunto de

números positivos

http://www.aulaclic.es/excel2010/a_6_5_1.htm
















83


MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

MEDIANA Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de

valores

PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores

VAR Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de

datos

K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de

datos

Funciones lógicas

FALSO Devuelve el valor lógico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una

condición

NO Invierte el valor lógico proporcionado

Y Comprueba si todos los valores son verdaderos

O Comprueba si algún valor lógico es verdadero y

devuelve VERDADERO

Funciones de información

ESBLANCO Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO Devuelve un número que representa el tipo de

datos del valor
























84


Unidad 7. Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una

buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más

interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información

más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo

podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y

resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma

sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010

respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo

manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,

sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo

cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos

utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te

describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás

previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el

aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección

Fuente.



85


Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la

pestaña Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón

Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que

queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos

indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente

en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos

escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños

disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,

Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.

Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el

recuadro.



86


- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la

flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un

tipo de subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la

flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y

Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de

verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de

fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si

seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se

aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para

cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o

disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.

- Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente.

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para

escoger uno.



87


Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos

queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los

siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ficha son:

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic



88


sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas

dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y

los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la

derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez

que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un

carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al

borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha

de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha

aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se

incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más

a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde

derecho de la celda.

RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato

de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda

tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************

hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará

tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas

las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la

selección que contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además

trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabrastanto

como sea necesario.



89


Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo

tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al

hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes

opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de

éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura

de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de

éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte

superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las

colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las

celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo

o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º

en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura

de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije

explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,

utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si

activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar



90


exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido

se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la

celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en

una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la

celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del

nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,

como:

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos

situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.

Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el

texto no cabe.

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas

seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los

datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras

opciones de combinación.



91


Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo

bordes, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas

seleccionadas.



92


Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas

excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones

preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,

izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar

los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en

caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color

y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la

flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene

representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la

flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos

visto, elegir Más bordes....

Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para

remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:



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Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

4. Aparecerá la ficha de la derecha.

5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón

Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de

cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin

Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el

color de la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el

relleno de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en

éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado,

elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la

celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.



94


Power Point

Unidad 1. Entorno y primeros pasos

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear

presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que

permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:

En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado

tema.

La exposición de los resultados de una investigación.

Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.

Presentar un nuevo producto.

Y muchos más...

En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y

agradable para captar la atención del interlocutor.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con

gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten

personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de

los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar

efectos animados, películas y sonidos. Podremos revisar la ortografía de los textos

e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas

aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del

curso.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos el

entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición

de empezar a crear presentaciones.

1.2. Iniciar y cerrar PowerPoint



95


Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Al hacer clic en Inicio se despliega un menú. Su aspecto puede ser

ligeramente distinto en función de la versión de Windows que utilicemos, pero lo

normal es que encontremos el programa dentro del apartado Todos los

programas. Localiza y abre la carpeta Microsoft Office y haz clic en Microsoft

PowerPoint.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma

predeterminada. Si quieres crearlo haz clic con el botón derecho del ratón sobre

la opción Microsoft PowerPoint del menú inicio. Luego selecciona Enviar a >

Escritorio (crear acceso directo).



96


Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de PowerPoint.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación

de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un

mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y

seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.

1.3. Elementos de la pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te

mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta

pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.



97


La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que

hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un

recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas

familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las

explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las

diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de

las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una

página de un libro.

2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando

con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si

seleccionamos su pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el

área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de

trabajo central para poder modificarla.

3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene,

normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son

Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para

recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura

estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo,

es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está

visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona

derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi

todas las ventanas del entorno Windows.

5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata

de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar

acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías

lógicas. La veremos en detalle más adelante.

6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para

apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se

encuentran en el área de trabajo.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada

será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom

deseado.



98


- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,

arrastrándolo.

7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual

queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una

vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la

presentación para ver cómo queda, etc.

8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para

realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo

indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación

en papel.

8. La barra de estado muestra información del estado del documento, como

el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está

redactando.

Unidad 2. Las vistas

2.1. Cambiar de vista

Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante

saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.

El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir

tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión

global de todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al

final.

Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.

Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.

Donde encontraremos las cuatro vistas pricipales (Normal, Clasificador, Vista

lectura y Presentación) que nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo

general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la

presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra exposición.

Durante el tema iremos viéndolas con detalle.

Desde las opciones de la cinta.



99


Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas

vistas más además de las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página

de notas o las Vistas patrón.

La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata

de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cuál lo

verá nuestro público, posee una ficha propia llamada Presentación con

diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.

Unidad 3. Trabajar con diapositivas

En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de

una presentación, sin adentrarnos en cómo modificar su contenido. Veremos

cómo podemos insertar nuevas diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas.

Como podrás comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar.

3.1. Insertar una nueva diapositiva

Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices

la vista normal y que selecciones la pestaña diapositiva del área

de esquema.



100


Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al

final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la

nueva se insertará tras ella.

Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que

se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.

Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco.

No te preocupes si no estás seguro del diseño que necesitarás, porque no tienes

claros qué contenidos vas a incorporar, ya que más adelante veremos cómo

modificar los elementos que contiene.



101


3.2. Seleccionar diapositivas

Para realizar las acciones que veremos a continuación en ocasiones será

necesario saber seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cómo hacerlo.

Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se

muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas

. Aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador

de diapositivas.

Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. Así, las acciones

realizadas se aplicarán a esta.

Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera

de ellas y pulsamos la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la

última diapositiva del tramo a seleccionar.

Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla

MAYÚS pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.



102


Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde

coloreado que las rodea.

Unidad 4. Manejar objetos

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, como

gráficos, imágenes, textos, vídeos o sonidos.

Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante

analizaremos con más detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las

acciones básicas que ya hemos visto aplicadas a las diapositivas, es decir:

seleccionar, mover, copiar y eliminar. También veremos algunas acciones más

específicas de los objetos como alinear, voltear u ordenar.

Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar la vista Clasificador

de diapositivas, por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta

unidad trabajaremos siempre con la vista Normal. Es sólo en esta vista donde

podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.

4.1. Reglas, cuadrícula y guías

Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que

nos ayudarán a situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y

ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar, activando y desactivando sus

correspondientes casillas de verificación. En la imagen siguiente están todas

activas.



103


Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te

encuentras en otra vista, las opciones aparecerán inactivas.

Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la

presentación final, sino que se dibujan simplemente en el área de trabajo como

elementos de apoyo.

Reglas

Al activar las reglas se mostrarán dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal

en la zona superior. Nos permiten conocer la posición de cualquier objeto, ya que

al situar el cursor sobre la diapositiva, una pequeña línea discontínua marca su

posición en ambas reglas.

En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el título de nuestra

presentación. De ese modo vemos las líneas en la regla que nos dan las

coordenadas del mismo.

Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando el 0 en el punto central.

Ten en cuenta que la precisión de los valores de la regla dependerá del espacio

de la ventana de PowerPoint. Si se encuentra maximizada, se mostrarán más

valores, si en cambio ocupa un pequeño espacio se verán las mediciones más

espaciadas, como se aprecia en la imagen.

Cuadrícula

La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones,

creando pequeños cuadrados que facilitan la alineación de los objetos en la

diapositiva.



104


Desde el botón Configuración de cuadrícula que se encuentra también en Vista >

Mostrar, podremos configurarla para establecer su tamaño y comportamiento.

Para ver cómo hacerlo visita el siguiente avanzado.

Guías

Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en

cuatro secciones iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la

diapositiva y repartir la información mejor.

http://www.aulaclic.es/powerpoint-2010/a_4_1_1.htm



105


Unidad 5. Diseño

Una presentación de PowerPoint normalmente va a estar enfocada a servir de

soporte en una exposición pública. Esto hace que el aspecto estético y de diseño

tenga una relevancia especial. Por eso, debemos procurar que nuestra

presentación dé la imagen que queremos proyectar, y que sea agradable y

legible.

Lo ideal es que el diseño no distraiga la atención de nuestro público, por lo tanto,

es especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con

colores adecuados. De esta forma la audiencia será capaz de mantener la

concentración en lo que decimos y en el contenido de las diapositivas.

En esta unidad veremos cómo dar un aspecto elegante de forma rápida y

sencilla, gracias a los temas. Al aplicar un tema a una presentación, toda ella

adquirirá unos colores básicos que guardan cierta armonía y todas las diapositivas

tendrán una coherencia estética. Se verán homogéneas sin apenas esfuerzo.

También veremos que disponemos de estilos rápidos que nos permiten cambiar

radicalmente el formato de un elemento de la diapositiva de forma inmediata.

Y aprenderás cómo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor

flexibilidad la presentación, pudiendo utilizar más de un tema en la misma

presentación o indicar formatos por defecto.

5.1. Aplicar un tema

Existen dos formas básicas de aplicar un tema a nuestra presentación: hacerlo a

la hora de crearla o cambiarlo posteriormente.

Ten presente que siempre hay un tema aplicado. El tema que se aplica al crear

nuevas presentaciones es un tema por defecto llamado Office.

Crear una presentación basada en un tema existente

1. Para crear la presentación, hacemos clic en Archivo > Nuevo.

2. En unidades anteriores del curso tendíamos a crearla en blanco, en cambio

en esta ocasión seleccionaremos la opción Temas.

3. Se desplegará un listado de temas. Selecciona el que tenga un diseño más

apropiado y pulsa el botón Crear.



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Cambiar el tema de una presentación

Si ya teníamos la presentación creada, podemos modificar el tema que se aplica

a todas sus diapositivas desde la pestaña Diseño.

No importa qué método utilices, el resultado será el mismo. Podrás observar

como, al insertar una Nueva diapositiva, los diseños disponibles han cambiado

adaptándose al formato del tema. Y cualquier nuevo contenido tendrá su

formato.



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Unidad 6. Trabajar con textos

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones

que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la

letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles

sangrías, etc.

A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes

relacionadas con los textos.

6.1. Insertar texto

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de

patrón más adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez

seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,

automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo)

desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.

Empieza a insertar el texto.

Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte

de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.

6.2. Añadir texto nuevo

Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de

PowerPoint no sea suficiente, por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de

texto para añadir más contenido a la diapositiva.



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Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la

pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo

cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado

arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el

tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica

que puedes empezar a escribir el texto.

Introduce el texto.

Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la

diapositiva o pulsa dos veces ESC.

6.3. Eliminar texto

Borrar texto es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR.

Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en sí, por ejemplo

para incluir otro tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el

cuadro desde el borde y asegurarnos de que queda delimitado por una línea

continua.

En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminará el

cuadro y todo su contenido.



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Unidad 7. Trabajar con imágenes (I)

En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si

incorpora fotografías o imágenes que apoyen la explicación con material más

visual. Por eso PowerPoint incorpora herramientas que facilitan su inserción,

retoque y ajuste.

Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña

Insertar > grupo Imágenes, y son los siguientes:

- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Office en una librería

organizada por categorías.

- Imagen. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador.

Normalmente fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o

creadas con programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc.

Suelen ser de tipo JPG o GIF.

- Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a

partir de una captura de pantalla, es decir, que representan ventanas o

elementos que se están mostrando en nuestro ordenador.

También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de

fotografías. De esta forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que

podremos compartir fácilmente a través de internet.

7.1. Insertar imágenes

Como hemos dicho, podremos incluir imágenes en la presentación desde la ficha

Insertar, grupo Imágenes. Aunque también podríamos hacerlo desde el propio

diseño de la diapositiva, si éste tiene una zona dedicada a este tipo de

contenido.




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Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral


En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos,

si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo

al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese

concepto.

Para insertar una imagen en la presentación basta hacer clic sobre ella.

Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com

está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación del

paquete Office, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su

página web.

En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema

solicite el disco de instalación para poder utilizar alguna imagen.

Imagen.

En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana

similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir una presentación, y que ya

conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un panel de



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vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas,

simplemente seleccionándolas.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón

Insertar y la imagen se copiará en nuestra presentación.

En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino

vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede

automáticamente actualizada en la presentación. Para ello, deberemos pulsar la

pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y

seleccionar la opción Vincular al archivo.

Captura.



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La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la

pantalla de tu ordenador.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega un menú que permite escoger qué

captura queremos.

Ésto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una

de las ventanas abiertas no minimizadas.

También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta

Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la

ventana quieres quedarte.

Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint

no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos

disponer de las capturas sin preocuparnos por que el programa nos tape zonas

de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.

Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque

podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

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