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La UGPP: una revolución en el control de la nómina y parafiscales de las empresas

Seminario

Conferencista Andrés Felipe Torrado

Abogado. Especialista en Derecho Laboral y Derecho Tributario Octubre 10 de 2014

UGPP PENSIONES

Preguntas Frecuentes 1. ¿Qué es una Pensión? Es una prestación económica de carácter vitalicio que se paga a los ex trabajadores que han cotizado y cumplen con los requisitos de ley, es decir, edad y tiempo de servicio o semanas cotizadas, en el caso del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Su pago es mensual, no prescribe, no se puede renunciar al derecho de acceder a ella y al momento del fallecimiento se traslada a los sobrevivientes (conyugue e hijos menores de 18 años). 2. Si tengo veinte años de servicio cotizados a Cajanal hasta la fecha de liquidación de la entidad (último día de junio de 2009) y posteriormente cumplo la edad para acceder a mi pensión, ¿qué entidad me pensiona? Si no se afilió al ISS, ni a un fondo privado, cuando cumpla la edad lo pensiona la UGPP. Si se trasladó al ISS, cuando cumpla la edad debe solicitarle la pensión al ISS. 3. Si coticé en Cajanal menos de veinte años a la liquidación de la entidad, y me trasladé al ISS, ¿Qué entidad me pensiona cuando cumpla la edad y los 20 años de servicio? Determinará su pensión el Instituto de Seguros Sociales y/o Colpensiones. 4. Si coticé veinte años o menos a Cajanal y a la fecha de la liquidación de la misma me trasladé a un fondo privado ¿Quién me pensiona? En el Régimen de Ahorro Individual (RAI) el derecho a la pensión se adquiere dependiendo del capital ahorrado, como estuvo en Cajanal tiene derecho a que el fondo privado al cual se trasladó le solicite al Ministerio de Hacienda el respectivo Bono Pensional cuyo monto ingresará a su cuenta de ahorro individual. Para redimir el mencionado bonos se requiere que tenga cumplidos: • Sesenta y dos (62) años en el caso de los hombres • Sesenta (60) años en el caso de las mujeres.

Su pensión la otorgará el fondo privado al cual se trasladó o se encuentra afiliado. 5. Si coticé veinte años o menos a Cajanal, me trasladé a un fondo privado pero regresé al régimen de prima media nuevamente ¿Quién me pensiona? Si usted se afilió al Régimen de Ahorro Individual (RAI) renunció a la transición. Si le hacen falta menos de diez años para acceder a la pensión de vejez y desea devolverse al Régimen de Prima Media (RPM) (ISS o Colpensiones), usted puede recuperar los beneficios del Régimen de Transición, si al 31 de marzo de 1994 había cotizado como mínimo 15 años o 750 semanas al ISS o a una Caja Pública. Para recuperar la transición tiene que afiliarse al ISS o a Colpensiones; en ningún caso puede devolverse a Cajanal. Si al último días del mes de junio de 2009, tenía cotizado 20 años o más lo pensiona Cajanal, Si tenía menos de 20 años su pensión estará a cargo del ISS o Colpensiones, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales que señala el decreto Decreto 3800 de 2003 y las sentencias C-789 de 2002 y SU062 de 2010 de la Corte Constitucional.

6. Si coticé veinte años de servicio a la fecha de liquidación de Cajanal y después de la liquidación no me afilié a ningún fondo privado ni a ninguna administradora del régimen de prima media, ¿Qué entidad me pensiona? Determinará su pensión la UGPP, cuando asuma las funciones de Cajanal en liquidación, y analice el lleno los requisitos para acceder a ella. 7. ¿Qué es el Régimen de Transición? Es un beneficio que le otorga la ley a los trabajadores que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 36 de la ley 100 de 1993 y que consisten en que se le respetan las condiciones de edad, y número de semanas o tiempo de servicio del régimen que le era aplicable antes del 1 de abril de 1994. 8. ¿Quiénes tienen derecho al Régimen de Transición? Según el artículo 36 de la ley 100 de 1993, tienen derecho al Régimen de Transición, todas las personas que al momento de entrada en vigencia el Sistema General de Pensiones, tenían 15 o más años de servicio laborados o cotizados, ó 35 años de edad en el caso de las mujeres y 40 años o más en caso de los hombres, siempre y cuando cumplan los requisitos antes del 2014. 9. ¿Hasta cuándo está vigente el Régimen de Transición? Hasta el 31 de julio de 2010, o hasta el año 2014, si a la entrada en vigencia del Acto legislativo No. 01 de 2005, usted tenía 750 semanas de cotización o su equivalente en tiempo de servicio. 10. ¿A partir de cuándo y hasta cuándo se incrementa en número de semanas cotizadas? A partir del año 2005 las semanas cotizadas pasan de 1000 a 1.050. A partir del año 2006 y hasta el año 2015, se incrementan 25 semanas cada año hasta llegar a las 1.300 semanas en el año 2015. Todo esto lo establece la Ley 797 de 2003:como requisitos para acceder a la pensión de vejez. 11. ¿Si me pensiono después del año 2005 tengo derecho a la mesada 14? No, las personas que cumplan los requisitos para pensión posterior a la vigencia del Acto Legislativo 01 de 2005, solo tendrán derecho a 13 mesadas al año, salvo que perciban una mesada pensional igual o inferior a 3 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) y estos sean causados antes del 31 de julio de 2011. 12. ¿Qué es el auxilio funerario? Es una prestación económica que se genera cuando fallece el afiliado o pensionado por vejez o invalidez, se pagará a la persona que demuestre haber sufragado los gastos fúnebres o de entierro. Este auxilio no se otorga por fallecimiento de los beneficiarios de afiliados o pensionado, ni cuando los gastos hayan sido pagados por un seguro contratado por el causante. 13. ¿Qué es el Bono Pensional? El Bono Pensional lo constituyen aportes destinados a la conformación del capital que se debió haber ahorrado hasta cuando el afiliado se trasladó de régimen, este bono le permite financiar su pensión de vejez una vez cumpla los requisitos legales establecidos. 14. ¿Cuantas clases de Bonos Pensionales hay? Existen cinco clases de Bonos Pensionales:

• Bono Tipo A: Cuando se trasladan afiliados al Régimen de Ahorro Individual. • Bono Tipo B: Cuando se trasladan servidores públicos al régimen de prima media administrado por el

ISS. • Bono Tipo C: Aplica para traslados del Fondo de Previsión Social del Congreso, en este caso existen

dos modalidades: o Modalidad 1: Para congresistas o Modalidad 2: Para personas que no tienen calidad de congresistas y se liquidan con las

mismas condiciones de un Bono Tipo B. o Modalidad 1: Se calcula con las mismas condiciones que los Bonos Tipo A. o Modalidad 2: Se calcula con la misma fórmula y factores actuariales utilizados para calcular

los Bonos Tipo B. • Bono Tipo T: Son los que expiden los fondos de pensiones públicas con destino al ISS para financiar las

pensiones del régimen de transición, hasta la fecha en que el afiliado cumpla los requisitos para acceder a la pensión de vejez, Decreto 4937 de 2009.

15. ¿Qué es la Indemnización Sustitutiva de la Pensión de Vejez? Es una prestación económica que se reconoce a los afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación definida, cuando éstos no reúnen el número mínimo de semanas cotizadas pero han cumplido la edad mínima para acceder a la pensión de vejez y declaran la imposibilidad de continuar cotizando al Sistema General de Pensiones. 16. ¿Qué es Pensión Sanción? La pensión sanción se otorga cuando un trabajador no afiliado al Sistema General de Pensiones por omisión del empleador, es despedido sin justa causa después de haber laborado para el mismo empleador durante diez (10) años o más y menos de quince (15) años, continuos o discontinuos, anteriores o posteriores a la vigencia de la ley 100 de 1993 art 133: • En esta circunstancia el trabajador tiene derecho a que el mencionado empleador lo pensione desde la

fecha de su despido, si para entonces tiene cumplidos: o Sesenta (60) años de edad, en el caso de los hombres. o Cincuenta y cinco (55) años de edad en el caso de las mujeres, o desde la fecha en que

cumpla esa edad con posterioridad al despido. • Si el retiro se produce por despido sin justa causa después de quince (15) años de dichos servicios, la

pensión se pagará cuando el trabajador despedido cumpla: o Cincuenta y cinco (55) años de edad si es hombre. o Cincuenta (50) años de edad si es mujer, o desde la fecha del despido, si ya los hubiere

cumplido. • El monto de la pensión será directamente proporcional al tiempo de servicios que le hubieran

correspondido al trabajador, en caso de reunir todos los requisitos para acceder a su pensión de vejez en el régimen de prima media y se liquidará con base en el promedio devengado en los últimos diez (10) años de servicios, actualizado con base en la variación del Índice de Precios al Consumidor certificada por el DANE.

17. ¿Qué ocurre con la pensión de una persona soltera, sin hijos, pero con padres? La pensión se sustituye a los padres del pensionado, siempre y cuando en el momento de fallecimiento dependieran económicamente de hijo. 18. ¿Qué derechos tienen los hijos de un pensionado que fallece? Tienen derecho a sustituir la pensión que éste recibía, siempre que se trate de hijos menores de 18 años y hasta los 25 años en caso que estén inhabilitados para trabajar por razón de sus estudios, y siempre que los mismos dependieran económicamente del pensionado fallecido. 19. Cómo se distribuye la pensión de un pensión que fallece que tiene esposa y compañera, pero que no ha disuelto el vínculo conyugal?

En caso de convivencia simultánea en los últimos cinco años, antes del fallecimiento del causante entre un cónyuge y una compañera o compañero permanente, la beneficiaria o el beneficiario de la pensión de sobreviviente será la esposa o el esposo. Si no existe convivencia simultánea y se mantiene vigente la unión conyugal pero hay una separación de hecho, la compañera o compañero permanente podrá reclamar una cuota parte de lo correspondiente al literal a en un porcentaje proporcional al tiempo convivido con el causante siempre y cuando haya sido superior a los últimos cinco años antes del fallecimiento del causante. La otra cuota parte le corresponderá a la cónyuge con la cual existe la sociedad conyugal vigente. El texto en letra cursiva fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional C-1035 de 2008, en el entendido de que además de la esposa o esposo, serán también beneficiarios, la compañera o compañero permanente y que dicha pensión se dividirá entre ellos (as) en proporción al tiempo de convivencia con el fallecido. 20. Cumplidos los cuatro meses para el reconocimiento de pensión por parte de la entidad pensionadora, ¿ Puede el empleador dar por terminada la relación laboral sin que el empleado jubilado tenga su resolución? Se considera justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo o la relación legal o reglamentaria, que el trabajador del sector privado o servidor público cumpla con los requisitos establecidos en este artículo y solamente el empleador podrá dar por terminado el contrato de trabajo o la relación legal o reglamentaria, cuando sea reconocida o notificada la pensión por parte de las Administradoras del Sistema General de Pensiones y se ingrese a la Nómina de Pensionados. Artículo 9° de la Ley 797 de 2003: modificatorio del artículo 33 de la Ley 100 de 1993. 21. ¿A partir de qué año se aumenta la edad para pensionarse en mujeres y hombres? Hasta el año 2013 se requieren 55 años para mujeres ó 60 años para hombres y a partir del año 2014, se requieren 57 años para mujeres y 62 años para hombres. 22. ¿Cuáles son los requisitos que necesitan para acceder a la pensión de sobrevivientes cuando los hijos son inválidos? En caso de muerte de un afiliado o pensionado por vejez o invalidez podrán ser beneficiarios los hijos inválidos del causante siempre y cuando el hijo hubiere perdido el 50% o más de su capacidad física, síquica o sensorial y que adicionalmente exista dependencia económica respecto del causante, esto es, que no tengan ingresos adicionales mientras subsistan las condiciones de invalidez. 23. ¿Cuáles son las prestaciones económicas que reconocerá la UGPP? • Pensión de jubilación • Pensión de vejez • Pensión gracia • Reliquidación de pensión • Pensión de Sobrevivientes • Pensión por invalidez • Auxilio funerario • Pago único a herederos

UGPP PARAFISCALES

Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué son las contribuciones parafiscales? Son gravámenes establecidos por la Ley de carácter obligatorio que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector. 2. ¿Qué es el Sistema de la Protección Social? El artículo 1º de la Ley 789 de 2002 define el Sistema de la Protección Social como el conjunto de políticas públicas destinadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos para obtener como mínimo el derecho a la salud, la pensión y el trabajo. El objeto fundamental, en el área de pensiones, es crear un sistema viable que garantice unos ingresos aceptables a los presentes y futuros pensionados. En salud, los programas están enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios básicos. El sistema debe crear las condiciones para que los trabajadores puedan asumir las nuevas formas de trabajo, organización y jornada laboral y simultáneamente se socialicen los riesgos que implican los cambios económicos y sociales. 3. ¿Cuáles son los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia? Los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia son seis:

• Sistema General de Seguridad Social en Salud • Sistema General de Seguridad Social en Pensiones • Sistema General de Riesgos Laborales • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF • Régimen del Subsidio Familiar – Cajas de Compensación Familiar

4. ¿Quién debe pagar los aportes parafiscales en cada uno de los Subsistemas? Los aportes parafiscales los deben pagar:

• Empleadores públicos o privados • Trabajadores Independientes • Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. • Agremiaciones o asociaciones. • Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado. • Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación

colombiana. • Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar. • Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales, o de los ediles. • Los pensionados (únicamente al Sistema de Seguridad Social en Salud)

5. ¿Qué se entiende por nómina mensual de salarios? Es la totalidad de pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales. (Ley 21 de 1982, artículo 17). 6. ¿Qué es salario? Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, , sea cualquiera la forma o

denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. (Código Sustantivo de Trabajo art. 127 Subrogado por el Art. 14 Ley 50/90). 7. ¿Sobre qué Ingreso Base de Cotización (IBC) se pagan los aportes parafiscales? El ingreso base de cotización –IBC, para los aportes parafiscales corresponde al total de la nómina de salarios del mes 8. ¿Quién tiene que pagar las contribuciones parafiscales que conforman el Sistema de la Protección Social (SPS)? y ¿Cuánto tienen que pagar? Salud y pensión:

a. El trabajador dependiente cancela conjuntamente y de manera obligatoria con el empleador las contribuciones a salud y pensiones en los siguientes porcentajes: Para salud la cotización es del 12.5% del salario o Ingreso Base de Cotización -IBC, de los cuales el 8.5% está a cargo del empleador y el 4% del trabajador. Para pensión la cotización es del 16% del salario, de los cuales el 12% a cargo del empleador y el 4% a cargo del trabajador.

b. El contratista independiente cancelará en forma obligatoria y por su propia cuenta los aportes a salud del 12% y pensión del 16%, sobre un ingreso base de cotización –IBC equivalente al 40% del valor mensualizado del contrato.

c. El independiente no contratista con capacidad de pago, aportará de forma obligatoria a salud en un 12% y a pensiones en un 16% sobre sus ingresos reales o efectivamente percibidos, una vez realizadas las deducciones de que trata el artículo 107 del ETN.

d. Para trabajadores bajo el régimen de salario integral (más de 10 SMMLV) el IBC corresponde al 70% del salario siempre y cuando ese valor no exceda el tope máximo de 25 salarios mínimos. Riesgos laborales: Los aportes a riesgos laborales de los trabajadores dependientes deben ser cancelados por el empleador en el porcentaje que corresponda al nivel de riesgo de la actividad empresarial: Clase de riesgo De valor mínimo * Valor inicial Valor máximo

I 0,348% 0,522% 0,6960% II 0,435% 1,044% 1,653% III 0,783% 2,436% 4,089% IV 1,740% 4,350% 6,960% V 3,219% 6,960% 8,700%

* Toda empresa que ingrese por primera vez al Sistema cotizará por el valor correspondiente al valor inicial de la clase de riesgo que corresponda

Los contratistas independientes deben cotizar a riesgos laborales cuando el contrato tenga una duración superior a un (1) mes. SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar: Los aportes a SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar –CCF, corresponde realizarlos únicamente al empleador sobre el 100% de su nómina mensual. Los porcentajes de cotización sobre la nómina son: 4% para las CCF; 3% para el ICBF y 2% para el SENA. La Ley 1607 de 2012 sustituyó la fuente de financiación del SENA y del ICBF a través del impuesto sobre la renta para la equidad –CREE, de suerte que a partir del mes de mayo de 2013 el empleador que resultare obligado, no realiza los aportes sobre el valor de la nómina mensual, sino sobre sus utilidades:

TARIFA DEL IMPUESTO CREE ICBF 2.2% SENA 1.4% SISTEMA DE SALUD 4.4% (a partir del 1 de enero de 2014) TOTAL 8% TARIFA ESPECIAL: para los años 2013, 2014 y 2015 será del 9%. La destinación del punto adicional es: 40% Instituciones de Educación Superior Públicas; 30% Para la nivelación de la UPC del régimen subsidiado de salud y 30% para inversión social en el sector agropecuario 9. ¿Cómo es el procedimiento para pagar los aportes parafiscales? Para pagar los aportes parafiscales usted debe seguir los siguientes pasos: Inscribirse ante un operador de información: Este se encargará de realizar su inscripción y brindarle el apoyo requerido sobre las etapas del proceso. Entre los operadores se encuentran:

• Asocajas • Fedecajas • Compensar • Enlace Operativo • Pago simple • Banco Agrario • Banco de Bogotá • Banco Popular • Banco Santander • Bancolombia • Citibank • Banco GNB Sudameris • Helm Bank • Banco de Occidente • Colpatria • Davivienda • BCSC • AV Villas • SOI • Miplanilla • Aportesenlinea • pagosimple

Diligenciar la planilla: En ella debe suministrar los datos básicos de la empresa y los empleados; si es independiente solo se requieren sus datos. Se debe elaborar una sola planilla por los seis subsistemas (salud, pensión, riesgos profesionales, Sena, ICBF y caja de compensación). Para independientes sólo se aportará a Salud (EPS) y Pensiones (AFP), la afiliación a Riesgos Laborales (ARL) es voluntaria, excepto que celebre contratos de prestación de servicios cuya duración sea superior a un mes. Verificar el resultado: Usted debe revisar que la liquidación efectuada por el sistema coincida con los aportes de ley así:

• 12,5% del IBC en salud (8,5% con cargo al empleador y 4% al empleado) • 16% del IBC en pensiones (12% empleador y 4% empleado) • Riesgos Laborales depende de la actividad de la empresa y es a cargo del empleador, • 4% del valor de la nómina para Caja de Compensación, • 3% para ICBF • 2% para el SENA.

Autorizar el pago: Una vez verificado el valor a pagar por aportes a seguridad social, puede autorizar el pago y el sistema debitará de su cuenta o recibirá los aportes y acreditará en las cuentas de recaudo de

las administradoras a las que estén afiliados sus empleados. Si el pago es mediante una planilla asistida, el operador de información le indicará la forma de hacer el pago. Verificar el pago: Una vez la administradora recibe la información y el pago, le enviará una certificación donde confirma que su pago fue completo y sin inconvenientes. 10. ¿Cada cuánto se pagan los aportes parafiscales?

CONCEPTO Dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación

Día hábil de vencimiento

APORTANTES DE 200 O MÁS COTIZACIONES

00 al 10 1 11 al 23 2 24 al 36 3 37 al 49 4 50 al 62 5 63 al 75 6 76 al 88 7 89 al 99 8

APORTANTES DE 200 O MENOS COTIZACIONES

00 al 08 1 09 al 16 2 17 al 24 3 25 al 32 4 33 al 40 5 41 al 48 6 49 al 56 7 57 al 64 8 65 al 72 9 73 al 79 10 80 al 86 11 87 al 93 12 94 al 99 13

TRABAJADORES INDEPENDIENTES

00 al 07 1 08 al 14 2 15 al 21 3 22 al 28 4 29 al 35 5 36 al 42 6 43 al 49 7 50 al 56 8 57 al 63 9 64 al 69 10 70 al 75 11 76 al 81 12 82 al 87 13 88 al 93 14 94 al 99 15

11. ¿Cuáles son los beneficios tributarios que obtengo con el pago de los parafiscales si soy empleador? El Estatuto Tributario Nacional, en su artículo 14, contempla un reconocimiento de las deducciones solicitadas por el pago cumplido de los aportes parafiscales. Aplica cuando el contribuyente presenta su declaración de renta y complementarios. En cualquier caso se deduce lo que efectivamente haya pagado. 12. ¿Existen beneficios para Pymes y Mipymes en el pago de estos aportes?

Si, la Ley 590 de 2000, reglamentada por el Decreto 525 de 2009, concedió una reducción por concepto de aportes parafiscales a las Pymes y Mipymes constituidas e instaladas a partir la promulgación de la ley, correspondientes a los siguientes porcentajes:

• Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer año de operación. • Cincuenta por ciento (50%) para el segundo año de operación. • Veinticinco por ciento (25%) para el tercer año de operación.

No podrán acceder a este beneficio las MIPYMES constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia del mencionado decreto, en las cuales el o los establecimientos de comercio o la totalidad de los activos que conformen su unidad de explotación económica hayan pertenecido a una empresa disuelta, liquidada o inactiva. Adicionalmente, de conformidad con la Ley 1429 de 2010, para las pequeñas empresas, con máximo 50 trabajadores y activos totales hasta de 5.000 SMMLV, el beneficio consiste en realizar los aportes conforme las siguientes reglas:

• 0%, PRIMEROS 2 AÑOS • 25% AÑO 3 • 50% AÑO 4 • 75% AÑO 5 • 100% AÑO 6

Si la pequeña empresa está ubicada en: AMAZONAS, GUAINÍA Y VAUPÉS

• 0%, PRIMEROS 8 AÑOS • 50% AÑO 9 • 75% AÑO 10 • 100% AÑO 11

13. Si estoy en mora en alguno de los subsistemas y quiero ponerme al día, ¿qué debo hacer? Realizar el pago de los aportes en mora, con los respectivos intereses, a través del sistema PILA, haciendo uso de la planilla tipo M y en el caso de correcciones la planilla tipo N. Si se adeudan aportes al SENA y al ICBF, debe acercarse a estas dos entidades para obtener la liquidación actualizada de la obligación y realizar posteriormente el pago de los aportes que se encuentran en mora. 14. En caso de que mi empleador descuente los aportes, pero no los traslade al (los) Subsistema (s) mencionados ¿qué debo hacer para dar a conocer ese hecho? La UGPP es competente para adelantar las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. Por lo tanto al configurarse este tipo de hechos, debe dirigir comunicación escrita a la UGPP a la Calle 19 No. 68A-18, a la Av. Calle 26 No. 69B - 45 Piso 2, o a través del correo electrónico [email protected]. Informando las situaciones con sus respectivo soporte de prueba si se tienen. 15. ¿Incurre en algún delito el empleador que no pague aportes parafiscales? Si, de acuerdo con el artículo 7º de la Ley 828 de 2003, el empleador que argumentando descontar al trabajador sumas correspondientes a aportes parafiscales no las remita a la seguridad social y, al ICBF, Sena y Cajas de Compensación Familiar, cuando a ello hubiere lugar, será responsable conforme las disposiciones penales por la apropiación de dichos recursos, así como por las consecuencias de la información falsa que le sea suministrada al Sistema General de Seguridad Social. 16. ¿Qué sucede si mi empleador no me afilia al sistema de seguridad social integral?

A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1607 de 2012, los empleadores que omitan realizar la afiliación y/o vinculación de sus trabajadores a los subsistemas de la Protección Social en la fecha establecida para tal fin, además del capital adeudado por concepto de aportes deberán liquidar y pagar una sanción por cada mes o fracción de mes de retardo, de acuerdo al número de empleados, la cual aumentará si el pago se realiza con ocasión de la notificación del Requerimiento para Declarar o la Liquidación Oficial proferidos por la UGPP, conforme a los siguientes porcentajes del valor del aporte mensual a cargo: Rangos de empleados Sanción antes de la

notificación del requerimiento para

declarar

Sanción con la notificación del

requerimiento para declarar

Sanción con la notificación de la liquidación oficial

1-10 1,5% 3,0% 6,0% 11-30 2,0% 4,0% 8,0% 31-60 2,5% 5,0% 10,0% 61-90 3,0% 6,0% 12,0%

91-150 3,5% 7,0% 14,0% >150 4,0% 8,0% 16,0%

Independientes 3,0% 6,0% 12,0% 17. ¿Qué sucede si el empleador liquida los aportes al sistema de la protección social sobre un ingreso base de cotización al que realmente le correspondía? El aportante que corrija por inexactitud las autoliquidaciones de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, sin que medie Requerimiento de Información de la UGPP, deberá liquidar y pagar una sanción equivalente al 5% del mayor valor a pagar, que se genere entre la corrección y la declaración inicial. Cuando la UGPP notifique el primer Requerimiento de Información, la sanción aumentará al 20%. Cuando la UGPP notifique el Requerimiento para Corregir, la sanción aumentará al 35%. Si la UGPP notifica Liquidación Oficial y determina el valor a pagar a cargo del obligado, impondrá sanción equivalente al 60% de la diferencia existente entre los aportes declarados y dejados de declarar. 18. ¿Cómo actúa la UGPP, en el caso de recibir indicios sobre incumplimiento en la afiliación o en el pago de uno o más subsistemas? La UGPP recibe la información referida al presunto incumplimiento en la afiliación o en el pago de los aportes e inicia una actuación administrativa solicitando información al denunciado y/o a entidades externas, a fin de establecer si se realizó o no la afiliación, si se dejaron de pagar aportes o si se pagaron pero sobre una base inferior a la que legalmente correspondía. Con fundamento en la documentación aportada se verifican las afiliaciones a los subsistemas y se determina el ingreso base de cotización, calculando el valor de los aportes al Sistema de la Protección Social en los porcentajes establecidos para cada uno de sus subsistemas. Posteriormente se realizan cruces de información para verificar la afiliación y pago de aportes a través de la planilla PILA. Una vez calculado el valor de los aportes, se procede a efectuar la verificación de los pagos realizados por el aportante a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), con el fin de establecer los posibles valores dejados de pagar. Como resultado de la investigación adelantada se profiere bien sea un auto de archivo cuando no existe mérito para continuar o un Requerimiento para Declarar y/o Corregir cuando se encuentren indicios de incumplimiento en la afiliación, liquidación y pago de aportes a favor del Sistema de la Protección Social.

El aportante dentro del mes siguiente a la notificación del Requerimiento para Declarar y/o Corregir puede aceptar el valor propuesto por la UGPP o dar respuesta a dicho requerimiento manifestando los motivos de inconformidad que considere pertinentes. Dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del término para contestar el Requerimiento para Declarar y/o Corregir la UGPP debe decidir si archiva la actuación o si expide una Liquidación Oficial en la cual determine las obligaciones a cargo del aportante a favor del Sistema de la Protección Social. 19. ¿Qué es un requerimiento de información? Es un acto de trámite mediante el cual la autoridad en materia de parafiscales, le solicita a un aportante, entidad administradora o tercero en general, el envío de información específica referida al cumplimiento de una determinada obligación. 20. ¿Qué debo hacer si me llega un requerimiento de información? Si la UGPP le solicita el envío de información, debe suministrarla en los términos establecidos en la comunicación, a través de oficio dirigido a la dependencia que lo requirió y radicarlo en la oficina de correspondencia de la UGPP. 21. ¿Qué sucede si no envío la información o la suministro parcialmente? De acuerdo con el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, las personas y entidades obligadas a suministrar información a la UGPP, así como aquellas a las que esta entidad les haya solicitado informaciones y/o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello, se harán acreedoras a una sanción de cinco (5) UVT por cada día de retraso en la entrega de la información solicitada. En este evento la UGPP puede expedir un Pliego de Cargos proponiéndole al investigado una sanción por no envío de información según el número de días de retardo en suministrarla, al tiempo que lo exhorta a entregarla so pena que la sanción aumente hasta el día en que la suministre de manera definitiva o hasta el día en que se profiera la resolución sancionatoria. El investigado dispone de un (1) mes para contestar el Pliego de Cargos contado a partir de su notificación. Una vez vencido dicho término y dentro de los seis (6) meses siguientes la UGPP puede archivar la actuación si no encuentra mérito para continuar o expedir y notificar una resolución sancionatoria por no envío de información. Contra la resolución sancionatoria procede el recurso de reconsideración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación. 22. ¿En qué consiste el proceso de Fiscalización? Es el conjunto de actuaciones administrativas cuya finalidad es determinar los valores que se dejaron de pagar por los aportantes en relación con sus obligaciones parafiscales. La fiscalización comprende las siguientes actividades: • Solicitud de la información relevante que tengan las diferentes entidades que integran el sistema de la protección social. • Verificación de declaraciones de autoliquidación. • Realización de investigaciones para establecer hechos que generen obligaciones en materia de las contribuciones parafiscales de la protección social. • Solicitud de explicaciones a los fiscalizados sobre las inconsistencias en las declaraciones de sus obligaciones. • Solicitud de documentación que se considere pertinente. • Citación o requerimiento a los fiscalizados o a terceros para rendir informes o testimonios. • Orden de exhibición parcial de los libros y documentos, en especial de la nómina. • Recopilación de pruebas que sustenten la omisión o inexactitud de la liquidación de las contribuciones parafiscales. • Realización de visitas de inspección y demás medios de prueba autorizados por la legislación civil.

23. ¿Que es un Requerimiento para Declarar y/o Corregir? Es un acto de trámite en virtud del cual se le propone al aportante que cumpla con las obligaciones determinadas por concepto de omisión o inexactitud en la liquidación y pago de aportes al sistema de la protección social. El investigado dispone del término de un mes contado a partir de su notificación para dar respuesta al mismo. 24. ¿Qué es una inspección contable y quién la realiza? Es un medio probatorio que permite verificar la exactitud de las declaraciones presentadas, establece la existencia de hechos gravados y verifica el cumplimiento de requisitos formales. La debe realizar un funcionario con título profesional en Contaduría Pública y tarjeta profesional vigente. (Artículo 787 del Estatuto Tributario). 25. ¿Qué documento debe enviar la UGPP al empleador cuando se va a iniciar una inspección contable en su empresa? La UGPP enviará un acto administrativo en donde se le informe al aportante los periodos que será objeto de revisión, subsistemas, libros de contabilidad y demás datos de la verificación, así como la identificación del funcionario que realizará la correspondiente inspección. 26. ¿Qué recursos puede interponer el presunto obligado durante el proceso de determinación? El aportante puede interponer:

• Recurso de reconsideración, Contra las liquidaciones oficiales y las resoluciones sancionatorias, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la notificación de las mismas.

• Recurso de reposición, en los casos en que se inadmita el recurso de reconsideración, dentro de los 5 días siguientes a su notificación.

• Revocatoria directa, siempre y cuando no se hubiere interpuesto el recurso ante de reconsideración, o cuando interpuesto hubiere sido inadmitido, y siempre que se ejercite dentro de los dos años siguientes a la ejecutoria del correspondiente acto administrativo.

• Acción de nulidad y restablecimiento del derecho ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, previo agotamiento de la vía gubernativa a través de los recursos procedentes ante la misma administración, dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación, publicación o ejecución de la liquidación oficial o de la resolución sancionatoria. 27. ¿Qué es una Liquidación Oficial? Es el acto administrativo mediante el cual la autoridad en parafiscales determina la obligación del aportante por incumplimiento en la afiliación o en la autoliquidación y pago de aportes al Sistema de la Protección Social. 28. ¿En qué tiempo debo interponer el recurso de reconsideración? Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo respectivo, dirigido a la Dirección de Parafiscales de la UGPP. 29. ¿Qué requisitos debe tener un recurso de reconsideración? El recurso de reconsideración debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Que se formule por escrito dirigido a la Dirección de Parafiscales de la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, con expresión concreta de los motivos de inconformidad.

2. Que se interponga dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación del acto.

Que se interponga directamente por el aportante u obligado o se acredite la personería, si quien lo interpone actúa como apoderado o representante. El representante legal debe anexar al escrito el certificado de existencia y representación legal y el apoderado especial o general debe acreditar la calidad de abogado. La presentación personal deberá realizarse en la sede ubicada en la Calle 19 No. 68A - 18 de la ciudad de Bogotá D.C. 30. ¿Cómo debo proceder si se inadmite un recurso de reconsideración y en qué tiempo? Si no es admitido el recurso de reconsideración porque omitió los requisitos descritos en los numerales 1) y 3), usted puede interponer un recurso de reposición dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, término dentro del cual se podrán subsanar los requisitos que no acreditó. La interposición extemporánea no es saneable. 31. ¿En qué caso queda en firme el acto administrativo de Liquidación Oficial? Las liquidaciones oficiales quedan en firme cuando:

• Vencido el término para interponer los recursos, no se han interpuesto o no se presenten en debida forma.

• Se renuncie expresamente a los recursos o se desista de ellos. • Los recursos interpuestos en la vía gubernativa o las acciones de restablecimiento del derecho o de

revisión de impuestos, se hayan decidido en forma definitiva, según el caso. 32. ¿Qué quiere decir que la liquidación oficial o la resolución sancionatoria está en firme? Quiere decir que ya no puede ser discutida en ninguna instancia y presta mérito ejecutivo. 33. ¿Cuándo puedo acceder a la Jurisdicción Contencioso Administrativa? Cuando se encuentra agotada la vía gubernativa, esto es, cuando se profiere y notifica el acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso de reconsideración interpuesto contra la liquidación oficial. De manera excepcional, el artículo 135 del Código Contencioso Administrativo permite demandar directamente, cuando las autoridades “no hubieren dado oportunidad de interponer los recursos procedentes”. Una vez cumplido lo anterior, se puede interponer acción de nulidad y restablecimiento del derecho ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa, dentro de los 4 meses siguientes. 34. ¿Qué es el cobro persuasivo? Es la etapa que se adelanta de manera previa al cobro coactivo y en la que se procura obtener el pago inmediato y voluntario de los créditos a favor de la entidad. 35. ¿Qué es el cobro coactivo y cuándo procede? El procedimiento Administrativo Coactivo es un procedimiento especial contenido en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional, por medio del cual las entidades públicas del nivel nacional, Territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, hacen efectivos directamente los créditos a su favor, a través de sus propias dependencias y funcionarios y sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. 36. ¿Qué es un mandamiento de pago? Es el acto administrativo con el que se da inicio al proceso administrativo de cobro y a través del cual se da al deudor la orden de cancelar a favor de la Administración la suma líquida de dinero adeudada contenida en el título ejecutivo, junto con los intereses y las costas del proceso. Se notifica personalmente, por correo certificado, o mediante la publicación de aviso en un periódico de amplia circulación nacional o del lugar de su domicilio.

37. ¿Qué alternativas tiene el deudor frente al mandamiento de pago después de su notificación? Después de la notificación del mandamiento de pago el deudor tiene 15 días hábiles para realizar el pago de la obligación y de los intereses de mora causados, o para presentar excepciones, es decir, oponerse al cobro por escrito manifestando los motivos de inconformidad de manera sustentada, directamente o por medio de su apoderado. 38. ¿Cómo se lleva a cabo el remate de los bienes en el proceso de cobro coactivo?

• El pago de la obligación. • La obtención de facilidades para el pago de la obligación por parte de la UGPP o de otra entidad

encargada de realizar el recaudo de los aportes, que se encuentren vigentes. • Que el título no está ejecutoriado, es decir, que la liquidación oficial o el documento con base en el cual

se realiza el cobro no ha sido notificado en debida forma, que contra él todavía es posible interponer recursos o que esté pendiente de resolver alguno que se hubiera interpuesto.

• Pérdida de fuerza ejecutoria del título, esto es, que la liquidación oficial o el documento con base en el cual se realiza el cobro no pueda cobrarse por haber quedado ejecutoriado hace más de 5 años, porque sus fundamentos de hecho o derecho han desaparecido, o porque ha sido suspendido por orden judicial (en la jurisdicción contenciosa administrativa).

• Interposición de demandas de restablecimiento del derecho contra la liquidación oficial o contra el acto administrativo base de la ejecución.

• Falta del título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió. • La indebida tasación de la deuda.

39. ¿Quién y en qué término responde las excepciones propuestas al mandamiento de pago? El Subdirector de Cobranzas de la Dirección de Parafiscales de la UGPP es el funcionario competente para decidir sobre las excepciones y para ello cuento con el término de un mes, que se contabiliza a partir de la fecha en que fue presentado el escrito correspondiente. El acto administrativo que resuelve las excepciones declara que se encuentran probadas, total o parcialmente, o rechazarlas y ordenar que continúe el proceso de ejecución, en este último caso el deudor puede interponer recurso de reposición contra la decisión. 40. ¿Cuál es el término para presentar el recurso de reposición contra las excepciones? Si se rechazan las excepciones, el deudor puede interponer un recurso de reposición dentro del mes siguiente al día en que le fue notificada la decisión, manifestando claramente los motivos de su inconformidad, directamente, o por intermedio de su apoderado. 41. ¿Qué es la orden de ejecución? Es el acto administrativo que se expide después de haberle dado la oportunidad al deudor para que ejerciera su derecho a la defensa y en el que se ordena continuar el proceso de cobro. Si hay bienes embargados, la orden de ejecución incluye la orden de secuestrarlos para posteriormente avaluarlos y rematarlos con el fin de pagar la obligación. 42. ¿Cómo se liquidan los intereses de mora frente a una deuda por aportes parafiscales? Los intereses moratorios se liquidan por cada día calendario de retardo en el pago, a partir del vencimiento del término en que debieron haberse pagado los aportes, de acuerdo con los plazos establecidos para tal efecto, a la tasa efectiva de usura certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes, que se puede consultar en la página Web: www.superfinanciera.gov.co 43. ¿Qué son las medidas cautelares y cuando hay lugar a ellas? Son disposiciones que adopta la Administración, en forma previa, simultánea o posterior a la expedición del mandamiento de pago, sobre bienes del deudor que se hayan establecido como de su propiedad o bienes de terceros ofrecidos como garantía, con el fin de que queden fuera del comercio y en

consecuencia no puedan ser vendidos o enajenados; todo ello, para garantizar el pago de las obligaciones insolutas. Las medidas cautelares pueden ser de embargo o de embargo y secuestro. 44. ¿Cuál es el procedimiento para el embargo sobre un bien inmueble?

• El funcionario competente verifica en el certificado de tradición y libertad del inmueble que la propiedad del mismo se encuentre en cabeza del deudor.

• Ordena a través de resolución el embargo. • Comunica la medida a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda, solicitando se

informe sobre la inscripción de la medida y se remita la constancia respectiva. 45. ¿Cuál es el procedimiento para el embargo cuando recae sobre vehículos, naves o aeronaves?

• Obtener el certificado de la oficina de tránsito en la que se encuentre matriculado el vehículo, o certificado de matrícula expedido por el capitán de puerto respectivo, tratándose de naves, o por la Oficina de Registro Aeronáutico si se trata de aeronaves; proferir la resolución de embargo, recibir la constancia de inscripción de la medida.

• En el caso de vehículos se oficia a la SIJIN para determinar su ubicación y proceder con la aprehensión material; en el caso de naves y aeronaves, éstas solo podrán embargarse mientras se hallen en el puerto de su matrícula. 46. ¿Cuál es el procedimiento para el embargo cuando recae sobre bienes muebles no sujetos a registro? Se decreta su embargo y secuestro simultáneamente porque el embargo solo se perfecciona con la aprehensión y secuestro del bien. 47. ¿Qué es el secuestro de bienes? Es la diligencia en la cual se hace entrega de los bienes embargados del aportante o del deudor, a un auxiliar de la administración denominado secuestre, para que este se encargue de su custodia y cuidado, antes de la diligencia de remate. 48. ¿Es posible oponerse al secuestro de los bienes? Si, pueden oponerse al secuestro los poseedores del bien o quienes tienen la tenencia a nombre de un tercero poseedor. La oposición debe hacerse en el mismo momento de la diligencia, actuando directamente o por intermedio de un abogado y para ello es necesario presentar las pruebas que permitan acreditar la posesión o tenencia referidas. Se admiten pruebas documentales, testimoniales y otras, que sea posible valorar en el lugar de ubicación del bien. Si la prueba no se puede practicar en ese momento, podrá solicitar que se practique dentro de los 5 días hábiles siguientes. 49. ¿Cómo se realiza el avalúo de los bienes? El avalúo de los bienes embargados y secuestrados en el proceso de cobro lo realiza un perito designado por la UGPP, teniendo en cuenta el valor comercial de los bienes y, en caso de inmuebles o vehículos, el valor declarado en el avalúo catastral o el que constituye la base del impuesto de rodamiento definido anualmente por el Ministerio de Transporte. Este dictamen se le comunica por correo al deudor para que pueda presentar objeciones o para que solicite complementaciones y aclaraciones. 50. ¿Es posible controvertir el avalúo presentado por el perito de la UGPP? Si, en caso de que el deudor no esté de acuerdo con el avalúo, puede solicitar su aclaración, complementación o puede objetarlo por error grave dentro de los 3 días siguientes a la fecha en que le fue comunicado Esta objeción debe venir debidamente sustentada con las pruebas que considere

pertinentes y es indispensable que presente un avalúo alternativo, ya que de lo contrario no se dará trámite a su solicitud 51. ¿Cómo puedo enterarme de los remates que adelanta la UGPP en los procesos de cobro? Los remates que adelanta la UGPP se publican en un diario de amplia circulación nacional, en una emisora de radio del lugar donde se lleva a cabo la diligencia y en la página web de la entidad. En él se incluye la información que permite identificar el bien, el valor en que fue avaluado y la postura mínima que se admite durante la diligencia. 52. ¿Qué debo hacer si estoy interesado en participar en uno de los remates? Debe consignar el equivalente al 40% del valor del avalúo del bien que va a ser rematado, en la cuenta de depósitos judiciales de la UGPP que se informa en la publicación del aviso de remate y en la página web de la entidad. El día de la diligencia, debe presentar su oferta en sobre cerrado incluyendo allí el comprobante de consignación del depósito del 40%. Debe tener en cuenta que solo se admiten como ofertas válidas las que sean por un monto igual o superior al 70% del valor del avalúo del bien.

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