La planeación del desarrollo archivístico en el marco de la Ley

Federal de Archivos

José Antonio Ramírez Deleón

Consultor Directivo de JARD Corporativo S.C.

jard48@gmail.com

México, Noviembre 15, 2012.

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Entorno e influencias sobre la actividad archivística

Actividad Técnica

Administración Tecnologías

Transparencia Legislación

Acceso, Transparencia, rendición de cuentas,

Exigen

Usuarios institucionales

Ciudadanos Investigadores

Mayor explotación de la información

Dinámica irrupción de las nuevas tecnologías de la información en los archivos

Modifican y amplían

Rutinas

Procesos

Procedimientos

Recursos

Comportamientos, actitudes y aptitudes

Ley Federal de Archivos: sustento del desarrollo normativo

Establece las disposiciones generales para organizar, valorar, difundir, acceder a la información archivística, conservar y proteger el patrimonio documental de las instituciones Públicas.

Define el diseño institucional de los archivos y los principales procesos de gestión documental

Determina las exigencias normativas para impulsar una nueva cultura en la organización y gestión de la información documental.

Establece los mecanismos de coordinación y cooperación del Sistema Nacional de Archivos

Promueve medidas para la planeación del desarrollo archivístico de las instituciones

Planeación: Garantía de Recursos bien aplicados

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Planeación de la actividad archivística: una debilidad histórica que

provoca:

1. La mala inversión de los recursos

2. Que los Archivos estén permanentemente sujetos a las

presiones de los usuarios

3. Que se aíslen de su entorno

4. Que se pierdan en la operación

Situación de los Archivos en las instituciones públicas

Organización informal; Carencia de

estructuras; operación personalizada

Diversidad y desconocimiento de

criterios, normas e instrumentos para

la gestión de documentos

Personal sin perfiles y

capacitación; mobiliario y equipo

inadecuados; escasez de espacios;

incorporación desordenada de

tecnología

Diseño institucional

Organización Técnica

Recursos y tecnología

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental 2002 – 2012 parteaguas en la historia del desarrollo archivístico

IFAI

AGN/SNA

SFP

1. Vincula el tema de los archivos desde una Perspectiva jurídica 2. Se amplía el marco jurídico LFPDP (2010) y LFA (2012) (contexto de exigencia normativa) 3. Se encuentran caminos de convergencia institucional 4. Se fortalece la posición organizacional del AGN 5. Se retoman los vínculos con la APF y los Estados de las entidades federativas 6. Se recuperan gradualmente los mecanismos de Cooperación en el marco del SNA 7. Se emiten lineamientos técnicos para la regulación de los principales procesos de gestión documental. 8. Se promueve la difusión de la importancia de los archivos 9. La producción teórica y metodológica es escasa 10. Se requiere avanzar en la generación de normatividad Especifica y su armonización

Administración de Documentos: paradigma para la planeación en archivos

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Modelo Teórico y Metodológico

que permite, a lo largo de su ciclo vital, la planificación de:

La actividad Técnica Sus Recursos Las Estructuras Los Servicios

de los Archivos operativos Archivísticas

Regulación de Procesos, Procedimientos e instrumentos de Control Archivístico

Espacios, Mobiliario, Equipo técnico y de seguridad. Tecnologías, Capacitación

Diseño Institucional, basado en el Ciclo Vital de la informa – ción (Archivos de Trámite, Concentración e Histórico)

Institucionales y a usuarios

Diseño Institucional para la operación de los Archivos

(Oficialía de Partes)

Archivo de Trámite Archivo de Trámite

Archivo de Trámite Archivo de Trámite

Archivo de

Concentración

Archivo Histórico

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Fase activa

Fase Semiactiva

Fase Histórica

Ciclo vital Componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos

Valor primario

Valor secundario

Valoración

Planeación de los procesos Archivísticos

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Los procesos archivísticos descritos tienen una vinculación

natural, si vale el término. Se influyen recíprocamente y, por

tanto, no pueden formularse sino como partes integradas a

un plan de acción general fundamentado en la

Administración de Documentos como paradigma teórico,

metodológico e instrumental

La Administración de documentos y sus principales procesos técnicos

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Campos de normalización archivística: Recursos operativos de los archivos

Recursos Humanos

Perfiles

Profesionalización

Estabilización y crecimiento Institucional: servicio público

Profesiogramas

Campos de normalización archivística: Recursos operativos de los archivos

Recursos materiales

Instalaciones

Equipamiento

Condiciones ambientales (conservación y preservación)

Normalización de estructuras organizacionales de los archivos

SIA

AH

AC

AT

UCA 1. Adscripción

2. Nivel jerárquico

3. Estructura interna

4. Servicios

5. Presupuestos

Condiciones para el ejercicio de la Planeación Archivística

Diseñar políticas públicas y emprender un

esquema sostenido de planeación en este

campo, exige comprender algunas premisas

básicas

Entre otras:

Primero. La solución a los problemas archivísticos

exige de la inversión inteligente de recursos

Segundo. Las soluciones enfrentadas a los

problemas archivísticos no son exclusiva

responsabilidad de archivistas sino de la

Administración ¨Pública como un todo y,

particularmente, de los administradores

públicos, en tanto autoridades y en su calidad

de productores y usuarios de la información

archivística.

Tercero. Las soluciones a los problemas

archivísticos deben ser resultado de una

Planeación integral y no de acciones aisladas,

sin proyección, parciales, o limitadas a

algún campo en específico

Cuarto. Los problemas de los archivos no son

recientes, llevan décadas gestándose y

enraizándose al interior de las instituciones

públicas, por lo que no puede pensarse que

las soluciones a los mismos serán

inmediatas

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Campos de la Planeación archivística

El diseño, desarrollo y aplicación de un marco normativo integral para la

organización y el funcionamiento de los archivos judiciales

El diseño, desarrollo, aplicación y actualización de los principales métodos e

instrumentos de gestión documental

La administración de los recursos humanos, materiales y

La incorporación y uso de tecnologías para la modernización de los archivos

Cooperación institucional entre archivistas y administradores: elemento fundamental

para el desarrollo armónico de los archivos y su consideración como instrumentos de

gestión, memoria institucional y recurso para una nueva cultura de transparencia.

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