programa institucional de desarrollo archivÍstico 2013 · 2014-07-04 · programa institucional de...
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PROGRAMA INSTITUCIONAL
DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2013
CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
df.gob.mx
contraloria.df.gob.mx
Av. Tlaxcoaque No. 8 · 1er. piso · Col. Centro · C.P. 06090
Del. Cuauhtémoc · Tel. 5627 9700 Ext. 52090
CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013
1. Presentación
2. Esquema general
3. Objetivo general
4. Ejes temáticos:
Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos
Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución
Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución
Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades-Calendario de ejecución
5. Seguimiento: informe y evaluación
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COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013
1.
PRESENTACIÓN
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PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013
El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la Contraloría
General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el cumplimiento de
la normatividad en materia de archivos. Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese
momento, se atendieron las disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba. A partir
de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley de Archivos de
Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.
A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha
conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se
constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría,
colocando al COTECIAD como el órgano colegiado que se encargó de su aprobación, seguimiento y
evaluación. En la fase 2010 se tuvo como consigna el posicionar a la Contraloría General como un
referente en materia de archivo en la administración pública local; es por ello que los trabajos para el
2011 se situaron en esta misma dinámica: operando de manera eficaz los diferentes componentes del
Sistema Institucional de Archivos, así como ofreciendo materiales e información de ayuda a los otros
entes públicos en materia de formación y fomento de una nueva cultura archivística. Para el ejercicio
2012 las principales actividades estuvieron encaminadas a la capacitación y al fomento de una nueva
cultura archivística, a la par de la puesta en marcha de los procesos de baja documental y transferencia
primaria.
Ahora, para el 2013, las actividades estarán ordenadas en función de atender los rezagos que se tienen
en la atención a las solicitudes de baja documental y transferencia primaria, así como a la organización
del Archivo General de Av. Tlaxcoaque núm. 8, 1er piso. Una vez superada esta fase, se retomarán
otras actividades primordiales para el desarrollo archivístico de esta Dependencia.
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2.
ESQUEMA GENERAL
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OBJETIVO GENERAL
Eje temático 1
Metodología y
procedimientos
archivísticos
Eje temático 2
Recursos físicos,
materiales y
presupuestales
Eje temático 3
Capacitación y
desarrollo de
personal
SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN
DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES
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3.
OBJETIVO GENERAL
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Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría General se archive
utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se considere
prioritaria la actividad
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4.
EJES TEMÁTICOS
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Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
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Diagnóstico
Falta mayor difusión del Manual Específico de Operación
Archivística en general.
Falta la implementación de diversos procedimientos del
Manual Específico de Operación Archivística: Apertura,
clasificación y cierre de expediente; Registro y seguimiento
de correspondencia.
Falta la continuidad de diversos procedimientos del Manual
Específico de Operación Archivística: Baja documental,
Transferencia primaria, Conservación y preservación
documental.
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Continuar la operación del COTECIAD, como
órgano técnico consultivo en materia de archivos.
Difundir el conocimiento del Manual Específico de
Operación Archivística
Iniciar los procedimientos archivísticos pendientes
de implementar.
Objetivos
Consolidar los procedimientos archivísticos ya
iniciados.
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Estrategias
Conociendo el marco regulatorio en materia de
archivos.
Estableciendo la accesibilidad a los instrumentos
de control archivísticos.
Implementando un Plan de Trabajo del COTECIAD
que coordine y supervise el cumplimiento del PIDA.
Llevando a cabo una amplia difusión del Manual
Especifico de Operación Archivística.
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Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1.1. Aprobación e implementación del Plan Anual de Trabajo del COTECIAD.
1.2. Diseño e implementación de políticas para la descripción archivística estandarizada.
1.3. Activación de un Portal Web de la Unidad Coordinadora de Archivos.
1.4. Uso del correo electrónico para difundir información referente a archivos.
Actividades a realizar
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CALENDARIO DE EJECUCIÓN
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Eje temático 2
Recursos físicos, presupuestales y materiales
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Diagnóstico
Existe una saturación de los espacios destinados a la guarda
documental.
Se cuenta con 3 lugares de concentración de archivos; lo
cual, dificulta la custodia y control de expedientes.
La saturación de espacios destinados a Archivo de Trámite
no permite una correcta gestión documental.
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Depurar de manera masiva y urgente los archivos
ubicados en: División del Norte 114, Almacén «N»,
Tlaxcoaque núm. 8 primer piso.
Atender las solicitudes de baja documental y
transferencia primaria rezagadas, así como
facilitar la baja documental de expedientes que no
haya sido incluida previamente.
Objetivos
Dotar del mobiliario adecuado a los archivos para
optimizar los espacios de guarda documental.
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Estrategias
Llevando a cabo una revisión de los archivos
existentes por cada Área para su respectiva
depuración.
Continuando con la atención a las solicitudes de
baja documental.
Reorganizando los espacios para guarda
documental para su optimización.
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Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1.1. Depuración de los archivos ubicados en: Av. División del Norte 114, Almacén «N» y Tlaxcoaque núm.8 primer piso.
1.2. Atención a las solicitudes de baja documental y transferencia primaria rezagadas.
1.3. Atención a las solicitudes de baja documental 2013.
1.4. Reorganización de los espacios disponibles para la guarda documental
Actividades a realizar
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CALENDARIO DE EJECUCIÓN
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Eje temático 3
Capacitación y desarrollo del personal
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Diagnóstico
Falta completar el Programa de Capacitación en Materia de
Archivos.
Falta más promoción en participación en eventos
archivísticos.
Falta la accesibilidad de material biblio-hemerográfico sobre
administración de documentos y archivos.
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Completar el Programa de Capacitación en
Materia de Archivos
Participar en eventos archivísticos.
Objetivos
Difundir material biblio-hemerográfico sobre
archivonomía; así como otro tipo de materiales
sobre administración de documentos y archivos.
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Estrategias
Llevando a cabo los cursos cubriendo la mayor
cantidad posible de asistentes.
Difundiendo y favoreciendo la participación en
eventos archivísticos.
Haciendo accesible material sobre administración
de documentos y archivos.
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Actividades a realizar
2013
CALENDARIO DE EJECUCIÓN
Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1.1. Impartición de los cursos «Introducción a la administración de documentos» y «Procesos e instrumentos de control archivísticos».
1.2. Impartición de los cursos «Archivo de Trámite: desde la correspondencia hasta la transferencia primaria» y «Archivos de Concentración e Histórico»
1.3. Participación en eventos archivísticos.
1.4. Participación en una visita guiada a un archivo histórico.
1.5. Creación de la «Biblioteca archivística»
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5.
SEGUIMIENTO:
INFORMES Y
EVALUACIÓN
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Informe Intermedio a presentarse en
el COTECIAD según el Plan Anual de
Trabajo
Comprende
* Resultados obtenidos
* Difusión y presentación de resultados
* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las
actividades y su calendarización
Informes
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Una evaluación anual a presentarse
en el COTECIAD
Comprende
* Informe del estado final de todas las actividades.
* Dificultades en el cumplimiento de actividades.
* Evaluación y continuidad del PIDA.
Evaluación