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PROGRAMA INSTITUCIONAL
DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO
2011
Contraloría
General
1. Presentación
2. Esquema general
3. Objetivo general
4. Ejes temáticos:
Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos
Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales
Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personalDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
5. Plan de trabajo
6. Seguimiento, informes y evaluación
Contraloría
General
PIDA 2011
CONTENIDO
Contraloría
General
1
PRESENTACIÓN
PIDA 2011
Contraloría
General
El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la
Contraloría General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el
cumplimiento de la normatividad en materia de archivos.
Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese momento, se atendieron las
disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba.
A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley
de Archivos de Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.
A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha
conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se
constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría,
colocando al COTECIAD como el órgano colegiado que se encargó de su aprobación,
seguimiento y evaluación.
En la fase 2010 se tuvo como consigna el posicionar a la Contraloría General como un referente
en materia de archivo en la administración pública local; es por ello que los trabajos para el 2011
deben situarse en esta misma dinámica: operando de manera eficaz los diferentes componentes
del Sistema Institucional de Archivos, así como ofreciendo materiales e información de ayuda a
los otros entes públicos en materia de formación y fomento de una nueva cultura archivística.
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Contraloría
General
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ESQUEMA GENERAL
PIDA 2011
OBJETIVO GENERAL
Eje temático 1
Metodología y
procedimientos
archivísticos
Eje temático 2
Recursos físicos,
materiales y
presupuestales
Eje temático 3
Capacitación y
desarrollo de
personal
Contraloría
General
SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN
DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES
PIDA 2011
Contraloría
General
3
OBJETIVO GENERAL
PIDA 2011
Lograr que en todas las áreas que
integran la Contraloría General se archive
utilizando criterios uniformes, se cuente
con espacio de guarda apropiados y se
considere prioritaria la actividad
Contraloría
General
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Contraloría
General
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EJES TEMÁTICOS
PIDA 2011
Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
Diagnóstico Objetivos
EstrategiasActividades
Contraloría
General
PIDA 2011
Contraloría
GeneralEje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
Diagnóstico
Mala integración de los expedientes y falta de controles para
identificar, agrupar y describir archivos
Organización de la información de manera personalizada o
sin código clasificador uniforme
Control patrimonial de los expedientes y archivos
Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos
Conservación exhaustiva de información y ausencia de
criterios y métodos para valoración documental
PIDA 2011
Contraloría
General
Objetivos
Establecer órganos normativos y operativos
Implementar normas y procedimientos homogéneos
Diferenciar y consolidar los archivos según las
etapas del ciclo vital de los documentos
Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
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Contraloría
General
Estrategias
Conociendo el marco
regulatorio
Implementando
manuales específicos de
operación
Estableciendo los
instrumentos de control
archivístico
Definiendo la estructura y
funciones de los archivos
Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
PIDA 2011
Contraloría
General
Actividades
a realizar
2011
1.3. Implementación de una página web de la Unidad Coordinadora de
Archivos
1.4. Implementación del Plan de Digitalización de Archivos
1.2. Actualización del Sistema de Archivo Automatizado
1.1. Implementación del Manual Específico de Operación Archivística
(MEDOA)
1.1.1. Publicación del MEDOA en la Gaceta Oficial del Distrito Federal
1.1.2. Envío del MEDOA a las áreas, mediante oficio, para su conocimiento y
estricta observancia.
1.1.3. Activación del procedimiento “Baja documental”
Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
PIDA 2011
Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Diagnóstico Objetivos
EstrategiasActividades
Contraloría
General
PIDA 2011
Contraloría
General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
DiagnósticoAcumulación anárquica en escasos espacios de oficina
Dispersión de documentación
Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias
Carencia de mobiliario y equipo apropiado
Malas condiciones ambientales para la conservación de
documentos
Falta de limpieza en áreas de archivo
PIDA 2011
Contraloría
General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite:
* 11 ubicados en Av. Juárez 92, Col. Centro; 1 en Fr. Servando
77 2º piso; 1 en San Borja 916.
•63 ubicados en las Contralorías Internas de las
Dependencias, Delegaciones y Entidades.
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Contraloría
General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
DiagnósticoConcentración general de archivos:
* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de
valoración histórica y 460 de baja documental.
* Almacén “N”: 752 cajas de guarda y 710 de baja documental.
* Archivo General de Oficialía Mayor: 1200 cajas de guarda
PIDA 2011
* Archivo de la Dirección General de Administración en la
Oficialía Mayor: 600 cajas de guarda
Contraloría
General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Objetivos
Asegurar que los archivos cuenten con las
instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para
garantizar la integridad física de los recursos humanos,
materiales y documentales
Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales
necesarios para las funciones archivísticas
PIDA 2011
Contraloría
General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Estrategias
Adquiriendo bienes de
consumo, mobiliario y equipo
Estableciendo políticas
para la conservación y
preservación documental
Estableciendo y adecuando
espacios físicos
Contratando los servicios
preventivos y correctivos,
generales y especiales de
mantenimiento y fumigación
PIDA 2011
Contraloría
GeneralEje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Actividades
a realizar
2011
2.1. Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y
Contralorías Internas
2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos
PIDA 2011
2.3. Activación del procedimiento “Conservación y preservación documental”
Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
Diagnóstico Objetivos
EstrategiasActividades
Contraloría
General
PIDA 2011
Contraloría
General
Diagnóstico
Ausencia de programas permanentes de capacitación en
la materia
Uso deficiente de la información archivística
Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
Poca importancia al archivo de documentos
Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés
intelectual
Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de
desarrollo profesional, carente de una formación archivística
PIDA 2011
Contraloría
General Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
Objetivos
Lograr que los funcionarios de todos los niveles
consideren prioritarias la administración de archivos
Promover el desarrollo y formación profesional en
materia de gestión de archivos
Crear una nueva cultura archivística
PIDA 2011
Contraloría
General Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
Estrategias
Detectando las necesidades
de capacitación
Concientizando de la
importancia de los
archivos
Difundiendo una nueva
cultura archivística
Capacitando
PIDA 2011
Contraloría
GeneralEje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
3.1. Realización del curso: Archivo de Trámite, desde la correspondencia
hasta la transferencia primaria
3.2. Realización del curso: Archivo de Concentración y Archivo Histórico
3.3. Participación en eventos referentes a la administración de documentos
y archivística: foros, seminarios, entre otros.
3.4. Diseño del Diplomado en Administración de Documentos y Archivística
3.5. Publicación de artículos sobre archivonomía.
3.6. Realización del curso: Introducción a la administración de documentos
Actividades
a realizar
2011
PIDA 2011
3.7. Diseño e implementación de una Campaña de Lecturas Selectas de
Archivonomía.
Contraloría
General
5.
PLAN DE TRABAJO
2011
PIDA 2011
Contraloría
General
EJE TEMÁTICO 1
PIDA 2011
Contraloría
General
EJE TEMÁTICO 2
PIDA 2011
Contraloría
General
EJE TEMÁTICO 3
PIDA 2011
Contraloría
General
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SEGUIMIENTO:
INFORMES Y
EVALUACIÓN
PIDA 2011
Contraloría
General
Informes
Informes trimestrales a presentarse en
el COTECIAD según el Plan Anual de
Trabajo
Comprende
* Resultados obtenidos
* Difusión y presentación de resultados
* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las
actividades y su calendarización
PIDA 2011
Contraloría
General
Evaluación
Una evaluación parcial semestral y
una evaluación general anual a
presentarse en el COTECIAD
Comprende
* Informe del estado final de todas las actividades.
* Dificultades en el cumplimiento de actividades.
* Evaluación y continuidad del PIDA.
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