la elaboración de políticas y planes de automatización de archivos
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La elaboración de políticas y planes de automatización de archivos:
un estudio R A M P con directrices
Programa General de Información y UNISIST
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura
PGI-91/WS/19
París, 1991
Original: inglés PGI-91/WS/19 París, octubre de 1991
LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS: UN ESTUDIO RAMP CON DIRECTRICES
preparado por
ADAM GREEN
Programa General de Información y UNISIST
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura
Indicación recomendada del catálogo:
Green, Adam
La elaboración de políticas y planes de automatización de archivos: un estudio RAMP con directrices / preparado por Adam Green [para el] Programa General de Información y UNISIST. - París, UNESCO, 1991. - 93 páginas, 30 cm. - (PGI-91/WS/19)
I - Título
II - UNESCO. Programa General de Información y UNISIST
III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)
c - UNESCO, 1991
PREFACIO
A fin de ayudar a los Estados Miembros, especialmente a los países en desarrollo, a atender sus necesidades en los campos especializados de la Administración de Archivos y la Gestión de Documentos, la División del Programa General de Información ha organizado un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP).
Los objetivos generales del RAMP son:
- crear conciencia y fomentar el conocimiento, entre los gobiernos de los Estados Miembros, de los valores y la utilidad de los registros y archivos como recursos de información básicos;
ayudar a los países y a las regiones, previa solicitud, a organizar y elaborar sistemas de gestión de registros y archivos así como de los servicios necesarios para una plena utilización efectiva de estos recursos de información básicos;
- promover el progreso y la difusión de conocimientos, y colaborar en esta labor, mediante la formación de profesionales especializados en la gestión de archivos y registros, que es la base de una política adecuada de archivos y de un desarrollo armonioso de esta ciencia.
Las actividades del RAMP giran en torno de las siguientes materias: desarrollo de infraestructuras; formación y educación; protección del patrimonio de archivos; promoción del desarrollo y la aplicación de tecnologías modernas de información así como investigaciones sobre la teoría y la práctica de la gestión de archivos.
El presente estudio se ha preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CIA), y está destinado a ayudar a los especialistas a desarrollar políticas y elaborar planes para la instalación de un sistema basado en ordenadores. Ofrece directrices sistemáticas aplicando el "criterio de lo general a lo más específico" y se concentra en la selección, diseño y gestión de proyectos, sus costos y beneficios, necesidades en materia de formación, solución de problemas y mantenimiento. En el anexo, algunos cuadros útiles completan estas directrices.
Cualquier comentario o sugerencia respecto del presente estudio deberá dirigirse a: División del Programa General de Información, UNESCO, 7, Place de Fontenoy, 75007 París, Francia. Otros estudios preparados por el Programa RAMP pueden solicitarse también a la misma dirección.
INDICE
Página
INTRODUCCIÓN EL PROPOSITO DEL PRESENTE ESTUDIO CONSTRUCCIÓN DE UN SISTEMA ¿DE QUE ESTÁN HECHOS LOS SISTEMAS DE ORDENADORES? EQUIPO FÍSICO (HARDWARE)
Unidad central; Miniordenadores; Microordenadores; Redes
SOPORTES LÓGICOS (SOFTWARE) Evolución de los sistemas informáticos
Almacenamiento y distribución; Redes de área extendida
DE QUE MODO LA AUTOMATIZACIÓN PUEDE AYUDAR AL ARCHIVISTA Lo que hacen mejor los sistemas basados en ordenadores
Cálculo; Copiar y mover; Búsqueda y clasificación; Rutina; Tareas de proceso de datos
¿Cuáles son las principales actividades de los archivos en las que los sistemas automatizados pueden constituir una ayuda?
Gestión de documentos; Adquisición; Gestión de depósitos; Catalogación; Sistemas generales de oficina
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¿COMO SE ORGANIZAN SISTEMAS DE ORDENADORES? COMPONENTES DEL DISEÑO DE UN SISTEMA FASES DE DESARROLLO
Diseño, Análisis, Codificación, Ensayo; Formación; Mantenimiento
FORMAS DE CREACIÓN DE UN SISTEMA "Llave en mano"; Asesoramiento; Elaboración a cargo del usuario
DECISION SOBRE LO QUE HA DE HACERSE: SELECCIÓN DEL PROYECTO LAS OPCIONES QUE HAY QUE CONSIDERAR
¿Grande o pequeño? ¿Amplio o limitado? ¿Superficial o profundo? ¿A corto o largo plazo? ¿De carácter experimental o definitivo? ¿Externo o interno? ¿Efectividad o eficiencia? ¿Qué sector deberá ser automatizado? ¿Algo o nada?
LOS FACTORES QUE INFLUYEN EN NUESTRA DECISION Factores internacionales; Política nacional; Política de la organización matriz; Política de servicio de archivos; Limitaciones de recursos
LA TOMA DE DECISIONES ¿Qué debe hacerse? - Consultar a los profesionales de la información; ¿Qué puede hacerse? - Consultar a especialistas en ordenadores; ¿Qué es lo que queremos hacer? - Consultar a nuestro personal; ¿Qué es lo que podemos hacer? - Consultar a los proveedores de recursos
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INDICE (continuación)
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DECIDIR QUIEN SE ENCARGARA DE HACERLO 31 GESTION INTERNA 31
El director del proyecto; Dirección superior; Otro personal
TRABAJAR CON ESPECIALISTAS EN ORDENADORES 33 El arquitecto del sistema 34
Fabricantes; Compañías de soportes lógicos; Concesionarios de ordenadores; Consultores independientes; Especialista de los departamentos de tecnología de la información; Diseñadores internos
¿Cómo hago la selección? - Seleccionar un diseñador 36 Licitación; Asesoramiento de expertos
¿Cómo lo hacemos funcionar? - La relación cliente-consultor . 37
DECIDIR EN QUE FORMA SE PROCEDERA 38 DISEÑO Y CREACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 38 EL PROCESO 38 SISTEMAS DE BASE DE DATOS PARA ARCHIVOS 38
¿Un sistema ya hecho o creado especialmente? Sistemas no archivísticos; Sistemas archivísticos; Tipos de sistemas de base de datos para archivos
¿QUE GANARE?: COSTOS Y BENEFICIOS 44 ¿En qué momento es importante determinar los costos? 44 Cálculo general de costos • 44 FINANCIACIÓN 45
Establecimiento de los costos; Costos de funcionamiento; Costos no financieros
BENEFICIOS 48
FORMACIÓN 50 ¿Quién necesita recibir formación? 50 ¿Cómo se dará la formación? 51 ¿Quién dará la formación? 51 ¿Qué es lo que debe enseñarse? 52
El director del sistema; El público
PROBLEMAS 55 EXCESO DE COSTOS 55
Tiempo; Costos; ¿Cómo podemos hacer frente a los excesos de tiempo y de costos?
PERSONAL , 58
MANTENIMIENTO 60 EQUIPO FÍSICO 60
Prevención; Reparaciones SOPORTES LÓGICOS 62 PLANIFICACIÓN DE URGENCIA 62
Copia de reserva de los datos; Alternativas manuales
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INDICE (continuación)
Página
11. CONCLUSION 64 Desarrollo de lo más general a lo más específico 64 Descomposición funcional 64 Diseño iterativo 65
APÉNDICES APÉNDICE A: Desarrollo del sistema de gestión: las etapas
principales 66 APÉNDICE B: Cuestionario para la planificación 68 APÉNDICE C: Plan de un proyecto importante 73 APÉNDICE D: Esbozo de especificación para un sistema pequeño .... 84 APÉNDICE E: Ejemplos de evaluación de costos 87 APÉNDICE F: Estudio adicional 89 APÉNDICE G: Agradecimientos 93
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INTRODUCCIÓN
EL PROPOSITO DEL PRESENTE ESTUDIO
El propósito del presente estudio es ayudar a un director de servicios de archivos, que esté planificando la instalación de un sistema basado en ordenadores, a elaborar políticas y a formular planes.
Las preguntas clásicas con las más breves:
¿QUE es lo que debo automatizar?
¿CUAL será el momento oportuno?
¿QUIEN realizará el trabajo?
¿COMO se efectuará? ¿Con qué tecnología?
¿POR QUE debe llevarse adelante el proyecto?
¿CUALES son sus beneficios?
¿POR DONDE comienzo?
No se sugiere ningún plan universal debido a:
- la gran variedad de servicios de archivos en todo el mundo y las condiciones en que funcionan
la inmensa diversidad de los sistemas basados en ordenadores de que se dispone en la actualidad
los rápidos cambios que se producen en las tecnologías disponibles y en sus precios.
En cambio, nuestra finalidad será ayudar al planificador a hacer las preguntas adecuadas en el momento oportuno.
CONSTRUCCIÓN DE UN SISTEMA
La construcción y la gestión de un sistema automatizado pueden compararse a la tarea de construir y mantener un edificio. Se trata de proyectos de gran envergadura que exigen una planificación detallada. En ambos tipos de sistemas es necesario proceder a un diseño cuidadoso si se quiere que funcionen adecuadamente una vez construidos.
Si fuéramos el jefe de un servicio de archivos y estuviéramos examinando el estado de nuestros edificios, ¿qué medidas adoptaríamos?
En primer lugar examinaríamos con espíritu crítico nuestros actuales edificios:
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1.2.3.1. ¿En qué medida cumplen la función a que están destinados? ¿Facilitan o dificultan un flujo adecuado de trabajo, desde recibir nuevas adquisiciones hasta entregar documentos a los lectores?
1.2.3.2. ¿Cuánto cuesta? ¿Pesan sobre ellos deudas considerables? ¿Resulta costoso repararlos y mantenerlos? ¿Qué efectos tiene en el principal costo ordinario -mano de obra- la actual disposición? ¿Cuál es el costo por metro cuadrado de suelo, o por metro cúbico de documentos almacenados?
1.2.3.3. ¿Son los edificios suficientemente grandes? ¿Bastarán para atender nuestras necesidades durante bastante tiempo? ¿Hay en el actual emplazamiento espacio para ampliar el edificio?
1.2.4. No se trata de preguntas aisladas. ¿Cuáles son las alternativas? ¿Es posible instalar en otro lugar una parte de la organización? ¿Cuánto costaría comenzar por el principio y construir un edificio enteramente nuevo? Si así fuera, ¿qué proporción del tiempo, los esfuerzos y el dinero que usted y sus predecesores han dedicado al actual edificio se desperdiciará? ¿Qué beneficios traería comenzar todo de nuevo?
1.2.5. La mayoría de estas preguntas tienen sus equivalentes al examinar y planificar los sistemas de información. Debemos comenzar desde el punto en que nos encontramos. Debemos tener una idea clara de los elementos positivos y negativos de la actual posición. Debemos conocer con precisión nuestros objetivos y saber hasta qué punto los sistemas actuales no nos permiten alcanzar las metas fijadas.
1.2.6. "El tiempo dedicado a la preparación nunca es tiempo perdido". El costo de la labor de unas pocas personas que con pluma y papel formulen las finalidades y objetivos y consideren las distintas alternativas es relativamente bajo, sobre todo si se le compara con el costo de la construcción de un edificio inadecuado y de la compra de un equipo de ordenadores equivocado. Inicialmente, el descontento con los edificios o con los sistemas de información puede tener su origen en un determinado detalle: mala ventilación o recuperación difícil. Es importante resolver cada problema como parte de una política general en vez de tratar continuamente de encontrar soluciones de emergencia.
1.2.7. El problema fundamental de la gestión es ver la diferencia entre lo que es urgente y lo que es importante. Podemos sentirnos bajo una presión excesiva por tener que tratar muchos documentos y usuarios y disponer de muy poco dinero y de escaso personal. En estas circunstancias, es de suma importancia tomar el tiempo necesario para planificar cuidadosamente, de manera que nuestras soluciones a corto plazo contribuyan a alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
1.2.8. En cambio, podemos tener a cargo un servicio que cuenta con recursos suficientes y con sistemas de información bien establecidos y que parecen funcionar bien y han resistido a la prueba del tiempo. En este caso el problema consiste en evitar la autosatisfacción. No
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debemos esperar a que algo comience a funcionar muy mal antes de que pensemos en tomar las medidas adecuadas. En esta situación debemos aprovechar la falta de una presión inmediata para estudiar cuidadosamente toda posible tendencia futura.
¿DE QUE ESTÁN HECHOS LOS SISTEMAS DE ORDENADORES?
Los sistemas de ordenadores tienen formas y tamaños muy diferentes. Es necesario tener un conocimiento básico de la "arquitectura" del sistema para comprender las opciones que puedan ofrecérsenos y conocer aquellas otras que se dejan de lado.
EQUIPO FÍSICO (HARDWARE)
Los sistemas basados en ordenadores pueden dividirse en tres tipos, dependiendo de la potencia y el rendimiento de la unidad central de proceso. La potencia de todos los sistemas aumenta constantemente, de manera que un equipo nuevo y pequeño puede tener un rendimiento igual al de un ordenador más grande pero algo más antiguo. La diferencia esencial entre estos tres tipos estriba en la cultura que los rodea: el capital, los ingresos, el personal, los soportes lógicos (software) y el desarrollo del sistema necesarios para hacerlos funcionar; el apoyo que presta el abastecedor y la manera en que se realizan las operaciones de venta, instalación y mantenimiento.
Unidad central
Originalmente todos los ordenadores eran unidades centrales : máquinas muy grandes que necesitaban una instalación especial y un equipo de expertos para manejarlas. Estas máquinas funcionaban con datos preparados en tarjetas o cintas de papel perforadas y todos los resultados se imprimían en papel o en microfilm. En la actualidad la mayoría de los sistemas permiten que los usuarios se comuniquen con ellos a distancia mediante el teclado y las pantallas de los puestos de trabajo o terminales. La respuesta a una consulta de un usuario puede obtenerse pocos segundos después de haberse hecho la pregunta. Toda nueva información puede estar a disposición de cualquier usuario pocos segundos después de haberse añadido.
Como estas unidades centrales son tan potentes, un gran número de personas pueden utilizar al mismo tiempo diferentes programas. Esas máquinas son demasiado grandes para el uso exclusivo de un servicio de archivos. Los archivistas pueden compartir un equipo que pertenezca a un departamento o institución matriz o alquilar comercialmente los servicios a otra organización.
Miniordenadores
Conforme los ordenadores se han ido haciendo cada vez más potentes, se han fabricado pequeños ordenadores para atender las necesidades de las organizaciones que no necesitan la capacidad de almacenamiento y de rendimiento de un equipo grande. Los miniordenadores pueden satisfacer las necesidades de la mayoría de
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los servicios de archivos medianos y grandes. Tienen todas las características de un sistema central pero en menor escala.
Los sistemas de miniordenadores necesitan un personal especializado similar para instalarlos, pero pueden no necesitar los servicios de especialistas para su funcionamiento cotidiano.
Microordenadores
La misma tendencia hacia equipos pequeños, de poca potencia, ha creado el microordenador. Así como un miniordenador facilita una capacidad informática independiente a una pequeña organización, el microordenador trae la automatización a la mesa de trabajo de una persona.
La tendencia a aumentar la potencia ha mejorado considerablemente el rendimiento de muchos microordenadores, de manera que los más grandes pueden realizar hoy el trabajo que exigía el uso de un miniordenador hace cinco años.
Redes
Los sistemas de información tienen dos funciones principales: proceso, y almacenamiento y distribución de datos. Las catalogaciones tradicionales de archivos son resultado de un proceso intenso; una vez creadas, los resultados se distribuyen a la dependencia de búsqueda y, mediante copias, a las bibliotecas y usuarios finales.
La historia de los sistemas de información automatizados ha visto el desarrollo del proceso (ordenadores) seguido muy de cerca por la distribución de la información y la participación en ella (redes).
Las redes se dividen en dos categorías principales:
Máquina - hombre
Hemos visto que con frecuencia la unidad central y los miniordenadores se utilizan mediante terminales. Estos terminales "mudos" son simples dispositivos de conversión entre los impulsos electrónicos del ordenador y los sistemas humanos de señalización utilizando los ojos y los dedos. Todo este proceso se hace dentro del equipo principal. Los canales de comunicación pueden ser lentos porque tienen que funcionar a la velocidad reducida del trabajo de los seres humanos.
Máquina - máquina
Conforme los sistemas de información automatizados se han ido haciendo cada vez más ambiciosos se ha hecho patente una necesidad creciente de compartir la información entre diferentes centros de proceso de datos. En gran escala, esta situación puede presentarse cuando, por ejemplo, los
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departamentos gubernamentales enlazan los ordenadores de su unidad central de manera que la información disponible en un sistema lo esté también en otro. En pequeña escala existe una demanda cada vez mayor de enlace entre los microordenadores "personales" de modo que puedan compartirse los datos utilizados por una oficina. La información recogida en un ordenador puede comunicarse a otro para que sea objeto de un mayor proceso. Estos enlaces tienen que ser bastante rápidos a fin de transmitir la información a una velocidad que no sea muy inferior a la de la máquina procesadora.
1.5. SOPORTES LÓGICOS (SOFTWARE)
Para que un procesador de informaciones sea efectivo debe recibir instrucciones adecuadas. Las instrucciones que obedecen los procesadores son los soportes lógicos o programas.
1.5.0.1. Los sistemas de soporte lógico son las instrucciones que necesita el ordenador para realizar operaciones elementales de recogida y distribución de datos. Los soportes lógicos de aplicación son las instrucciones necesarias para que el ordenador procese la información de modo que sea útil para los usuarios. Por ejemplo, los programas de tratamiento de textos ayudan a preparar documentos impresos; los sistemas de base de datos contribuyen al almacenamiento y recuperación de la información.
1.5.0.2. Los ordenadores, como esclavos carentes por completo de inteligencia, obedecen a toda instrucción válida que se les dé, incluso si la instrucción está equivocada. Por consiguiente, la preparación de programas fiables es una tarea que exige mucho tiempo y la labor de un personal profesional especializado y costoso. Los sistemas de soporte lógico vienen con el equipo. Los de aplicación deben ser elaborados especialmente para una determinada tarea o adquirirse ya preparados para el tipo de tarea que deseamos realizar.
1.5.1. Soportes lógicos de aplicación
Como hay un gran número de pequeños ordenadores existen muchos "conjuntos" de programas de propósitos generales, tales como los de tratamiento de textos, que son eficaces y baratos porque el elevado costo de preparación de estos programas se reparte entre muchos usuarios. En los ordenadores más grandes el número de conjuntos de programas ya preparados es menor y son más costosos porque:
- el mercado es más pequeño y el costo se reparte entre un menor número de usuarios
- muchos de los programas funcionan sólo con un tipo de equipo
- tradicionalmente estos equipos se utilizan para programas preparados con fines concretos.
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Los conjuntos de programas preparados con propósitos de carácter general funcionan bien en sectores claramente definidos, como el tratamiento de textos, en que muchas personas desean contar con las mismas características. Los programas preparados especialmente se necesitan para realizar tareas poco habituales. Entre estos dos tipos hay instrumentos de elaboración de programas que hacen más fácil y más rápido la preparación de soportes lógicos. Entre ellos cabe citar el "CASE" (Computer Aided Software Engineering) (ingeniería del soporte lógico con asistencia de ordenadores) y "lenguajes de cuarta generación". Estos instrumentos están concentrados en un sector en el que muchos usuarios tienen que realizar tareas, pero cada uno de ellos tiene distintas necesidades. Las funciones centrales de estos instrumentos son por lo general la entrada, almacenamiento, ordenación, selección, búsqueda y exposición visual de datos.
Evolución de los sistemas informáticos
En un mercado de sistemas de ordenadores en rápida evolución es arriesgado seleccionar la tecnología nueva más importante. Sin embargo, hay cierto número de tendencias que pueden interesar a los archivistas en los próximos años. Aunque son pocos los sistemas de automatización de archivos que utilizan actualmente estas técnicas, en toda planificación a largo plazo de sistemas de información basados en ordenadores se debe tener en cuenta estas tendencias. Debemos tener sumo cuidado en cerciorarnos de que el sistema que establecemos ahora podrá, llegado el momento oportuno, evolucionar aprovechando estos adelantos (porque la tecnología ha sido perfeccionada, o los precios se han reducido considerablemente, o se han establecido normas o ha surgido una demanda).
Almacenamiento v distribución
Los sistemas de almacenamiento en disco ópticos pueden almacenar grandes cantidades de datos con una mayor permanencia que los sistemas de cintas magnéticas o de discos. En la forma conocida como CD-ROM ofrecen un medio económico de distribución de grandes bases de datos, que podrían incluir guías y listas de archivos.
Redes de área extendida
Mientras que las redes de área local permiten la comunicación en un solo lugar, las redes de área extendida permiten a los sistemas comunicarse a través de regiones, condados y fronteras nacionales. Estas redes crean grandes oportunidades para compartir la información con otros servicios de archivos, y con redes de bibliotecas y de información.
En el ámbito de los programas, las "interfases de usuario gráficas" están ayudando a disminuir las barreras existentes entre los usuarios y las máquinas. Los sistemas expertos y los hipertextos ofrecen nuevas maneras de guiar a quienes se sienten desorientados frente a cuestiones complicadas. Las bases de datos orientadas a objetos pueden ofrecer una nueva forma de tratar las peculiaridades de los datos de archivo.
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Normas v conexiones
Hasta hace algún tiempo la industria de ordenadores estaba dividida entre fabricantes rivales que elaboraban sistemas distintos con escasa posibilidad de comunicarse entre ellos. La tendencia hacia Normas Abiertas es un esfuerzo por desarrollar normas internacionalmente aceptadas a fin de que los equipos físicos puedan interconectarse en el más alto nivel posible. Mientras tanto, una serie de normas de facto para equipos pequeños han logrado una aceptación muy extendida. Estas normas se basan en los diseños utilizados por la IBM Corporation para sus microordenadores y sistemas operativos. Los compradores entendidos de tales equipos pueden escoger entre toda una serie de ordenadores, componentes y programas más o menos compatibles. Sin embargo, el incauto puede tropezar todavía con muchas trampas, en particular cuando se trata de conectar los equipos con redes; es indispensable contar con el conocimiento o el asesoramiento de expertos.
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DE QUE MODO LA AUTOMATIZACIÓN PUEDE AYUDAR AL ARCHIVISTA
Lo que hacen mejor los sistemas basados en ordenadores
Cálculo
Los primeros ordenadores eran máquinas destinadas a efectuar cálculos matemáticos complicados. Los primeros ordenadores comerciales fueron diseñados para realizar muchos cálculos de contabilidad simples. Esta capacidad para hacer cálculos rápidamente ha sido siempre la característica que impresiona más inmediatamente y constituye la medida básica de su funcionamiento.
Copiar y mover
Los ordenadores también pueden tratar textos. No es muy necesario hacer cálculos; en cambio, lo importante es la capacidad para copiar con gran precisión grandes cantidades de datos. Por ejemplo, en el tratamiento de textos un texto puede ser convertido rápidamente de una memoria de lectura informatizada a caracteres impresos en una página, muchas veces y sin error. La mitad de un texto largo puede moverse casi instantáneamente para permitir la inserción de un solo carácter.
Búsqueda y clasificación
Con la misma precisión rápida un ordenador puede buscar en una gran cantidad de datos un detalle particular. Es esta capacidad la que hace que el ordenador sea un instrumento valioso para la recuperación de información.
La capacidad para hacer comparaciones seguras y precisas hace del ordenador un instrumento efectivo para clasificar informaciones textuales o numéricas.
Rutina
En términos humanos, el ordenador es un instrumento excelente para realizar tareas rutinarias, pues las efectúa de manera rápida, segura e incansable. Algunas de las capacidades de los sistemas modernos de ordenadores parecen ofrecer mucho más que esto, pero en la práctica la mayoría de las nuevas aplicaciones son resultado del descubrimiento de que lo que parecía complicado puede ser sometido a reglas y convertido en una rutina.
Tareas de proceso de datos
Los tipos de proceso de datos para los cuales los sistemas basados en ordenadores serán probablemente más eficaces son aquellos en que se presentan algunas de las características siguientes:
1) la misma operación tiene que hacerse una y otra vez
2) los mismos datos tienen que utilizarse de diferentes modos
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3) la cantidad de datos es muy grande
4) es necesario cambiar los datos o recuperarlos de manera selectiva.
¿Cuáles son las principales actividades de los archivos en las que los sistemas automatizados pueden constituir una ayuda?
Gestión de documentos
La gestión de documentos es un sector muy adecuado para aplicar sistemas automatizados. Permite desarrollar un sistema general sin algunas de las complicaciones con que se tropieza en la mayoría de las operaciones de archivos no rutinarias.
En especial, los sistemas clásicos de gestión de documentos:
1) tratan unidades estandarizadas (ficheros, cajas) que pueden manejarse de manera uniforme
2) ofrecen una estructura de datos simple (clases compuestas de ficheros) en la que los datos de un nivel (decisiones de disposición de series) se aplican una y otra vez a otro nivel (ordenación individual de ficheros)
3) abarcan funciones (transferencia, colocación, entrega y devolución) que fundamentalmente son operaciones de rutina
4) tienden a generar diversas emisiones de papel que son duplicados o reelaboraciones de la misma información básica.
Adquisición
El proceso de adquisición es otro caso en que la misma información se utiliza de diferentes maneras, por ejemplo para compilar un registro de adquisiciones (catálogo de adquisiciones), para emitir un recibo y para establecer resúmenes de adquisiciones (tal vez seleccionadas por períodos y organizadas por tipos).
Gestión de depósitos
Los sistemas de localización son candidatos obvios para el tratamiento automatizado puesto que abarcan grandes cantidades de datos uniformes (códigos de referencia de documentos y códigos de localización) con salidas ordenadas por código de referencia (el índice de localización) y por localización (el catálogo topográfico)
El registro y la asignación de espacio de almacenamiento es una tarea relacionada con el índice de localización. Se trata de una tarea que probablemente por sí misma no valdría la pena automatizarla. Sin embargo, un diseño cuidadoso del sistema de localización puede proporcionar una información sobre ordenación con un pequeño costo adicional. Se trata de un ejemplo de los beneficios adicionales que pueden obtenerse de los sistemas automatizados.
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La producción de documentos es también un sistema que puede recurrir al indice de localización para una parte de sus operaciones de entrada. Será muy adecuado para la automatización si el número de operaciones diarias es muy elevado. La automatización puede reducir los costos de mano de obra (al disminuir el tiempo dedicado a los registros de localizaciones y a su actualización) y dar asi un mejor servicio a los usuarios (al mostrar que por cualquier razón no se dispone de un documento en el momento que se le solicita, sin que un miembro del personal tenga que ir hasta el lugar de colocación del documento).
4. Catalogación
4.1. La tarea de catalogación incluye:
- la preparación de listas dispuestas jerárquicamente por origen, y
- la creación de sistemas de recuperación que ofrecen acceso a las descripciones de listas por nombres o temas y que unifican referencias a temas conexos sin tener en cuenta el origen.
El ordenador puede ser muy útil en ambas tareas.
4.2. La catalogación convencional incluye a menudo la unificación en listas sustanciales de muchas descripciones de asientos. La preparación de estas listas puede exigir un importante trabajo de redacción. La revisión de estos textos (por ejemplo, para incluir nuevas adquisiciones) exige una manipulación adicional. Un sistema basado en ordenador puede reducir considerablemente los costos del trabajo rutinario de estos cambios.
4.3. Los sistemas estructurados de base de datos pueden permitir muchos controles en el punto en que se añaden descripciones al sistema. Es posible detectar muchos errores de mecanografía y aplicar las listas autorizadas de términos.
4.4. El sistema automatizado puede apoyar la tarea de recuperación. Puede reducir el costo de mantenimiento de índices. Puede proporcionar servicios de búsqueda que son impracticables con métodos manuales, por ejemplo encontrar la localización de códigos de referencia y de frases en descripciones de textos.
5. Sistemas generales de oficina
Algunas de las aplicaciones más útiles de la automatización en los archivos han dependido del uso de programas comerciales de propósitos generales para las operaciones rutinarias de oficina.
La utilización del tratamiento de textos para la correspondencia, informes, etc., ha dado rápidos resultados y se ha traducido en un producto de mejor calidad y en modificaciones fáciles y poco costosas. La impresión con ordenadores de mesa ofrece los mismos
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beneficios para los folletos de oficina, avisos, etiquetas, etc., cuando se necesita una impresión similar a la de imprenta.
La contabilidad es otro sector en el que una programación estándar puede reducir considerablemente los costos. La administración puede beneficiarse de un rápido acceso a informes actualizados. Los inventarios informatizados de equipos y materiales ofrecen las mismas ventajas. Los soportes lógicos comerciales pueden controlar también la entrada, la salida y el archivo de la correspondencia.
Los servicios financiados con donaciones privadas en vez de fondos públicos, o conjuntamente con éstos, han aprovechado también las ventajas que ofrecen los conjuntos de programas para llevar el control de los miembros de la organización, tratar las suscripciones, la correspondencia normal, etc.
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¿COMO SE ORGANIZAN SISTEMAS DE ORDENADORES?
COMPONENTES DEL DISEÑO DE UN SISTEMA
¿Cuáles son los componentes de nuestro sistema de información y cuáles son los más importantes?
En su forma más simple, los sistemas de información son operaciones con datos. Un sistema bien diseñado almacena los datos de un modo que hace que las operaciones sean eficientes. Por ejemplo, un índice de tarjetas permite una fácil inserción de nuevos datos y su recuperación mediante una búsqueda rápida de palabras clave.
Los programas de ordenadores consisten de algoritmos que operan con datos. En los primeros diseños se combinaban todos los elementos en una unidad, pero se han hecho progresos en el diseño y la aplicación de sistemas al reconocer y separar el diseño y la aplicación de diversos niveles dentro de los sistemas. A continuación se ofrece un modelo simple:
1) Elementos de datos
combinados en
2) Estructuras de datos
tratadas mediante
3) Operaciones lógicas (funciones del sistema)
escritas en forma de
4) Código del programa
destinado a funcionar en un
5) Medio operativo
que funciona en un
6) Ordenador
Ejemplo
Extensión de los datos
Descripción del asiento
Orden de impresión
Sistema de base de datos
UNIX
486 PC
Los componentes de la base del modelo tienen una esperanza de vida más corta y cambiarán durante la vida del sistema. Por ejemplo, el soporte físico del ordenador puede sustituirse para mejorar el rendimiento de los sistemas. Siempre que el medio operativo siga siendo compatible los niveles superiores no se ven afectados. En el otro extremo, los cambios de los niveles 1) ó 2) pueden resultar muy costosos ya que quizás sea necesario proceder a entrar nuevamente una gran cantidad de datos.
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FASES DE DESARROLLO
La complejidad del proceso de desarrollo varía enormemente según la dimensión del proyecto. En el apéndice A se indican las principales fases en orden cronológico.
Diseño
Análisis
Al iniciarse un proyecto de automatización la persona o el equipo encargado del diseño deberá examinar el proyecto propuesto y determinar si se adapta al funcionamiento general de la organización. El título tradicional de este proceso es Análisis de Sistemas. El analista de sistemas puede estudiar:
- las disposiciones actuales para realizar la tarea de que se trata
- la relación de esta tarea con otras
- la forma en que se utilizan y estructuran los datos.
En los proyectos de grandes dimensiones esta labor estará a cargo de un equipo de personas, que utilizarán quizás una metodología formal, por ejemplo, el análisis estructurado de sistemas y metodología del diseño (SSADM), para cerciorarse de que no se deja de lado ningún aspecto y que todo es debidamente registrado o "documentado". En el otro extremo, en un proyecto pequeño basado en un microordenador, el diseño puede ser obra de una persona con muy poco análisis o registro sistemáticos.
Es importante que este proceso de análisis sea meticuloso. No debe ser sólo la mecanización de sistemas manuales existentes. El analista debe examinar las necesidades fundamentales de la organización y proponer quizás cambios importantes en la forma como se hacen las cosas, incluidos otros sistemas conexos.
Codificación
Una vez completado el diseño, debe traducirse en instrucciones precisas que la máquina pueda comprender. Esta labor exige mucho trabajo. Si es necesario escribir un programa especial, la mayor parte de este trabajo recae en el personal encargado del diseño del sistema. En el otro extremo, la labor puede ser realizada una sola vez por los diseñadores de un conjunto estándar de programas para un gran número de usuarios que tienen necesidades comunes.
Si se usa un lenguaje convencional de ordenador el proceso de traslación exigirá exposiciones escritas en un lenguaje que tenga reglas muy precisas. Si se utilizan lenguajes o dispositivos de desarrollo de "cuarta generación", el programador (que podrá ser un usuario/desarrollador) tendrá simplemente que llenar los blancos en formularios expuestos en pantalla para decir de qué manera
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funcionará el programa. Si se trata de una tarea para la que existe un conjunto normalizado de programas (por ejemplo, un procesador de textos o una hoja de cálculo) la tarea del diseñador es seleccionar el conjunto de programas más adecuado entre los que se encuentran disponibles.
Ensavo
Una vez que el diseño ha sido traducido en instrucciones al ordenador, puede ensayarse su aplicación. En esta etapa es inevitable que se descubran algunos errores. Un ensayo cuidadoso puede reducir el número de errores que se descubren más tarde cuando el sistema está ya trabajando realmente.
Formación
Una vez que el sistema ha sido ensayado y "depurado" es necesario enseñar a los usuarios la manera de utilizarlo. Hay que preparar manuales en los que se explique con precisión lo que hay que hacer y dar instrucciones prácticas al personal que utilizará el sistema.
Mantenimiento
Después de que el personal se haya hecho cargo del sistema, de vez en cuando seguirán presentándose problemas causados por:
- avería electrónica del equipo físico
- errores en los programas
- errores cometidos por los usuarios.
Para corregir estas deficiencias es menester contar con la ayuda apropiada de ingenieros de mantenimiento y de especialistas en la localización de averías en los programas.
FORMAS DE CREACIÓN DE UN SISTEMA
Un sistema automatizado puede crearse de muchas formas.
"Llave en mano"
En un extremo, el usuario explica lo que desea, paga a alguien para que realice todo el trabajo y recibe un sistema completo listo para funcionar.
En el caso de las unidades principales y los miniordenadores este servicio puede ser proporcionado por el fabricante del equipo- Si se trata de sistemas de microordenadores, es más probable que este servicio esté a cargo de un concesionario, que vende no sólo las máquinas sino también los conocimientos técnicos necesarios para que estos equipos funcionen y sigan trabajando.
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Asesoramiento
Toda una serie de personas y organizaciones pueden ofrecer asistencia en la organización de un sistema automatizado. Cabe citar a los fabricantes y abastecedores de equipos y programas; los comerciantes que se ocupan de ellos, organismos gubernamentales establecidos para dar asesoramiento a otros departamentos en materia de tecnología de la información (TI); personas que tienen cierto grado de experiencia en esta tecnología y que, mediante contrato, facilitan a otros el beneficio de su experiencia.
El grado de asistencia prestada varía según la capacidad del consultor y según lo que nosotros, los clientes, deseamos y estamos dispuestos a pagar. En un extremo, el consultor puede convertirse en un contratista para todo el proceso de elaboración del sistema, y se hará cargo de la mayor parte de las negociaciones, de la subcontratación y del diseño en representación de su cliente. En el otro extremo podrán contratarse los servicios de un consultor simplemente para examinar y evaluar los planes, los diseños y las propuestas del cliente.
Elaboración a car^o del usuario
Algunos usuarios finales deciden realizar por sí mismos todo el trabajo de organización del sistema. En el caso de ordenadores de grandes unidades principales, existen muchas organizaciones que han creado sus propios departamentos de especialistas no sólo para hacer funcionar las máquinas, sino también para concebir y hacer realidad nuevas aplicaciones y mantener las ya existentes.
El desarrollo de pequeños sistemas de ordenadores ha alentado la organización de sistemas por el propio usuario. Los microordenadores baratos y los paquetes de programas de aplicación de bajo costo y efectivos han permitido a muchas personas utilizar para ello directamente los ordenadores y les han dado la capacidad para encontrar sus soluciones a sus propios problemas. Al mismo tiempo, el número de posible aplicaciones ha superado considerablemente la capacidad de los elaboradores tradicionales y profesionales de sistemas para hacer frente a la demanda.
Por consiguiente, no es de sorprender que en los últimos años un gran número de usuarios en América del Norte y Europa occidental se hayan decidido a elaborar sus propios sistemas, tendencia que ha incluido a muchos archivistas. En el mejor de los casos, esta autoayuda ha dado al usuario lo que desea y cuando lo desea. Sin embargo, los riesgos son considerables y tanto la posibilidad de un fracaso como el costo del "éxito" son elevados.
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4. DECISION SOBRE LO QUE HA DE HACERSE: SELECCIÓN DEL PROYECTO
4.0.1. En el presente capítulo nos ocuparemos de:
- el tipo de decisiones que hay que tomar
- los factores que influirán en esas decisiones
- una forma de llegar a esas decisiones.
4.1. LAS OPCIONES QUE HAY QUE CONSIDERAR
Son varias las opciones que debemos estudiar antes de poder tomar una decisión lógica. Por razones de claridad, las opciones se presentan aquí como alternativas directas. Sin embargo, las opciones humanas son más sutiles que las tomadas por los ordenadores y a menudo nuestras decisiones serán un compromiso entre ambos extremos.
4.1.1. ¿Grande o pequeño?
¿El sistema automatizado planificado será en escala muy grande y necesitará muchos recursos y se justificará sólo si se obtienen beneficios considerables? ¿0 se tratará de un sistema pequeño, cuya finalidad será alcanzar objetivos limitados de manera relativamente rápida y poco costosa?
4.1.2. ¿Amplio o limitado?
¿Pensamos automatizar todos los aspectos del servicio de una manera general? Si participamos en la mayoría de las etapas del ciclo de vida de los registros, ¿no deberá nuestro sistema abarcar todos los aspectos desde la gestión de documentos hasta la entrega a los usuarios? Por otra parte, podemos tal vez determinar un sector relativamente autónomo de actividad con su propia base limitada de información. Como ejemplos pueden citarse el sistema de gestión de documentos, o la creación de un índice para una determinada clase de documentos.
4.1.3. ¿Superficial o profundo?
En esferas tales como la descripción de archivos es posible abarcar el mismo sector en cierto número de niveles diferentes. Puede tratarse de una descripción muy sumaria al nivel del grupo de archivo; un trato más detallado al nivel de series (o clases), equivalente a la guía tradicional, o descripciones detalladas de asiento por asiento o resúmenes al nivel de paquetes/ficheros-
4.1.4. ¿A corto o largo plazo?
¿Estamos tratando de crear un sistema que durará muchos decenios, o aceptamos que dentro de pocos años será sustituido por algo mejor? Más importante que el sistema son los datos que contiene. ¿Son estos datos:
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- de interés relativamente breve (tales como registros de la producción de documentos individuales)
de valor duradero, tales como descripciones de documentos, que resultaría dispendioso tener que volver a crearlos en el futuro
de tal importancia que su preservación y disponibilidad a largo plazo es vital (por ejemplo registros de tratamientos de conservación)?
¿De carácter experimental o definitivo?
¿El proyecto es un experimento destinado a comprobar la dificultad, o a evaluar las ventajas de la automatización en un determinado sector de aplicación? ¿0 deberá el sistema establecer y aplicar procedimientos y normas rigurosos en un futuro previsible?
El método experimental puede ser útil como una actividad de formación, tanto para el personal que participa directamente como para el personal superior de gestión que estudia amplios planes de automatización. El proyecto experimental ofrece la posibilidad de aprender aprovechando errores poco costosos.
¿Externo o interno?
¿Deberá tratarse de un sistema utilizado directamente por el público, ya sea que la salida de los datos se haga en forma impresa o se visualice en las pantallas de los ordenadores terminales? ¿0 deberá el proyecto concentrarse en un servicio de información interno utilizado directamente sólo por el personal? Si las cosas no funcionan, el segundo sistema limitará el número de personas afectadas por la deficiencia. Si un sistema público funciona adecuadamente un mayor número de personas se beneficiará directamente y aumentará mucho la reputación del servicio.
¿Efectividad o eficiencia?
¿Qué beneficios queremos obtener? Si lo que queremos lograr es efectividad, deberemos buscar un sistema que nos permita hacer cosas que de otro modo serían impracticables. Como ejemplos pueden citarse el indizado postcoordinado de un mayor conjunto de descripciones de archivo o la rápida búsqueda de un texto independiente para palabras o frases.
Por otra parte, tal vez no deseamos hacer algo radicalmente nuevo sino simplemente reducir los costos o aumentar la productividad de sistemas ya establecidos y de procedimientos debidamente comprobados. Por ejemplo, podemos crear un sistema de adquisiciones con productos casi idénticos a los realizados mediante mecanografía, pero con menos errores y menos trabajo rutinario.
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4.1.8. ¿Qué sector deberá ser automatizado?
Si preferimos el método pequeño, limitado o experimental, debemos decidir en qué parte de las operaciones de servicio concentraremos la atención. Estos sectores pueden ser:
4.1.8.1. Gestión de documentos
Con frecuencia los sistemas de gestión de documentos funcionan de manera completamente separada del sistema de archivo para la preservación permanente y podemos concentrar nuestra atención en estos sistemas sin que se dejen sentir consecuencias en otros sectores de actividad. Aunque este método abarcará quizás un gran número de registros, las estructuras de datos son claras y su tratamiento es bastante simple.
4.1.8.2. Adquisición
Algunos servicios de archivos pueden tener sistemas de adquisición y descripción estrechamente interconectados, y en estos sistemas puede no resultar factible tratar la adquisición de manera completamente independiente. Cuando el registro de adquisiciones se considera un sistema distinto que trata solamente de los aspectos legales y administrativos de los fondos puede constituir un sector de interés para la automatización. Si la opción es sólo incluir nuevos registros en el sistema, será posible disponer de una aplicación en forma muy rápida. Incluso si es necesario convertir los actuales registros manuales, el volumen de los datos es sólo una fracción del correspondiente a los sistemas descriptivos.
4.1.8.3. Descripción
Los sistemas descriptivos plantean dificultades particulares, especialmente en los niveles más bajos, más detallados de la descripción. En primer lugar, el volumen de datos a los que debe darse entrada es mayor y la conversión de la información manual existente puede llegar a ser una tarea abrumadora. En segundo lugar, la estructuración correcta de los datos es más complicada que en cualquier otro aspecto del trabajo de archivos y se trata de una tarea que no puede emprenderse de manera casual o superficial. Si lo que pretendemos realizar es un proyecto de dimensiones limitadas, el trabajo descriptivo deberá emprenderse solamente como un experimento en pequeña escala, aceptando el hecho de que este trabajo tendrá quizás que volver a realizarse cuando comience a funcionar la versión definitiva del sistema (que podrá aprovechar asi las enseñanzas obtenidas del ensayo).
4.1.9. ¿Algo o nada?
Esta última opción es la más importante: comenzar el proyecto seleccionado o no adoptar ninguna medida por el momento. Con frecuencia los proyectos de automatización desarrollan un ritmo propio, especialmente cuando las posibilidades de éxito parecen
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considerables. La decisión más difícil de tomar será quizás no hacer nada, ya sea porque el proyecto no vale la pena o porque es muy difícil o muy costoso en comparación con los recursos disponibles.
Sin embargo, si el proceso de selección del proyecto se hace con una actitud genuinamente abierta, la posibilidad de tomar una decisión negativa debe ser real. Tomar esta decisión después de efectuar un análisis cuidadoso no es lo mismo que decidir no comprometerse con una nueva tecnología en primer lugar. Es importante que la decisión de no continuar sea una decisión limitada a este sector del proyecto y al momento actual. Si las condiciones cambian, debemos estar listos para volver a pensar y a evaluar las propuestas anteriores. Un "no" no es tanto un "no" como un "todavía no".
En algunos casos las presiones exteriores pueden llevar a la aprobación de un proyecto en vez de su aplazamiento o eliminación. Podemos ser objeto de presiones externas creadas por necesidades de nuestra organización matriz o por las expectativas de los usuarios; podemos sentir cierta renuencia a desilusionar al personal nuevo que está sumamente interesado en una evolución en este sentido. En estas circunstancias, la opción experimental puede ser atractiva y permitirnos emprender un plan experimental de bajo costo y aceptar que los beneficios se traducirán en experiencia y formación para el futuro más que en mejoras inmediatas en el servicio.
LOS FACTORES QUE INFLUYEN EN NUESTRA DECISION
Las siguientes políticas, normas, necesidades y limitación de recursos son factores que debemos tener en cuenta al tomar una decisión. Esta enumeración no es en orden de importancia.
Factores internacionales
Es posible que las consideraciones de orden internacional no ejerzan una influencia importante en nuestra planificación del proyecto, pero hay algunos aspectos que exigen un análisis en una fase temprana del proyecto.
Normas
En general, deberemos tener en cuenta las normas al decidir cómo hacer las cosas y no al escoger lo que debemos hacer. La existencia de normas puede simplificar considerablemente las opciones que se nos presenten en sectores tales como la catalogación de archivos y ayudarnos a decidir nuestro orden de prioridades.
En el momento de la preparación del presente trabajo, las actividades de elaboración de normas y autoridades para la catalogación de archivos se han concentrado en los Estados Unidos, el Canadá, el Reino Unido y algunos otros Estados europeos donde existe un gran número de instituciones de archivos. Sin embargo, el Comité Internacional de Archivos y la UNESCO están auspiciando trabajos encaminados a unificar planes de esta índole y determinar
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qué tipo de normas comunes (o metanormas) será posible establecer a través de las fronteras nacionales.
Esta actividad se puede traducir en recomendaciones en aspectos tales como elementos de datos descriptivos, formatos de intercambio de datos, normas de recuperación, etc. Aun si no es posible establecer una norma internacional común, debemos estudiar cuidadosamente los planes nacionales existentes en otras partes del mundo con el propósito de adaptar uno de ellos a nuestras propias necesidades o elaborar una norma local del mismo tipo.
Vínculos históricos
Los servicios de archivos al nivel nacional, o los servicios provinciales en otros sectores, pueden tener a veces un interés particular por materiales conexos archivados en otro lugar. Por ejemplo, los Estados hoy independientes que fueron colonias tendrán especial interés en los documentos de los antiguos gobiernos coloniales. Ya sea que los documentos coloniales se conservan en la ex colonia o en el Estado metropolitano, el otro país se interesa mucho en tener acceso a los medios de búsqueda correspondientes. Si un servicio de custodia de documentos utiliza un sistema de catalogación automatizado, los demás servicios podrán tener cierto interés en desarrollar un sistema similar para poder compartir los datos descriptivos a un costo mínimo.
Política nacional
Algunos Estados, alentados por la UNESCO, han" preparado un Plan de Información Nacional. Estos Estados, y por cierto algunos otros, que reconocen la importancia estratégica de contar con buenos sistemas de información, siguen políticas que, entre otras cosas, incluyen la promoción de un sistema apropiado de automatización. El grado en que los servicios de archivos se ven afectados por estos planes varía, y los archivos nacionales tenderán a verse más afectados por estas políticas que cualquier otro servicio de archivo local o especializado. Sin embargo, en toda política de automatización se debe tener en cuenta el contexto nacional que puede influir en la disponibilidad de recursos, y el marco general en que funcionará el sistema informático propuesto.
Por ejemplo, consideremos una política de automatización de archivos que incluya disposiciones para exportar información sobre recuperación y catalogación fuera de la institución de que se trate. Esta política tendrá que tener debidamente en cuenta el sistema utilizado por las bibliotecas, las redes académicas y de otra índole que pueden proporcionar acceso a la información.
En la etapa de creación o revisión de esos planes y políticas de información, el director de un servicio de archivos querrá estar seguro de que los planes de automatización de archivos -por embrionarios que sean- se toman seriamente y que se incluye la posibilidad de establecer enlaces con otros sistemas y de intercambiar datos.
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Política de la organización matriz
La institución, el departamento del gobierno, la empresa u otra organización a la que pertenezca un servicio de archivo debe tener su propia estrategia de información tecnológica. También en este caso es importante que los directores de los servicios de archivos participen activamente en el proceso mediante el cual se desarrolla esta estrategia. Por supuesto, el archivista tendrá interés en la gestión de documentos creada mediante nuevos sistemas automatizados, aunque este aspecto está fuera del alcance del presente estudio.
Como usuarios potenciales de la tecnología de información, desearemos estar seguros de que nuestras necesidades se toman en cuenta seriamente y que no se descarta a los servicios de archivos por considerar que están irremediablemente relacionados con la tecnología de la información del decenio de 1930. Tengamos o no éxito en los esfuerzos hechos para que se tengan en cuenta nuestras necesidades, la estrategia general de la organización matriz y su expresión temporal en determinadas políticas, tendrán un efecto profundo en la gama de opciones que se abrirán ante nosotros. Los efectos detallados de este factor pertenecen al próximo capítulo; en esta etapa es suficiente reconocer que los obstáculos generales probablemente simplificarán nuestra selección de proyectos al reducir el número de opciones que se nos presenten, o dando facultades y controles fundamentales a personas ajenas al servicio de archivos, por ejemplo a directores de servicios de tecnología de la información o a comités departamentales.
Por otra parte, no debemos sentirnos obligados a aceptar incondicionalmente cada detalle de la política general de tecnología de la información. Por regla general, esta política está destinada a proporcionar un buen servicio al usuario medio. Los archivistas son probablemente usuarios excepcionales, con demandas inhabituales de grandes cantidades de datos, de formas y tamaños muy diferentes y una gran demanda de recursos del sistema en relación con el número de su personal y los presupuestos de los servicios. Si tratamos de obtener mayores beneficios a largo plazo de planes sustanciales y coherentes que entran en conflicto con algunos elementos de la política de tecnología de información de la organización matriz, debemos estar en condiciones de argumentar en favor de un trato excepcional, aunque es razonable que en cambio se nos exija aceptar los mayores riesgos que entraña una solución distinta de las habituales. En general los especialistas de tecnología de la información tienen sus propios intereses que proteger y algunas veces pueden sentirse obligados a promover una norma burocrática, pero a diferencia de la mayoría de las personas de las grandes organizaciones suelen estar dispuestos a estudiar distintas posibilidades para encontrar soluciones apropiadas.
Política de servicio de archivos
Todo proyecto entraña el riesgo de convertirse en un fin en sí mismo. En vez de contribuir al éxito general de la organización, la tarea de llevar adelante el proyecto se convierte, en el mejor de
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los casos, en un acto inútil, y en el peor resulta dañina para las finalidades y políticas a cuya promoción está destinada, lo cual se aplica sobre todo a los proyectos de sistemas automatizados donde la fascinación por lograr que el ordenador haga lo que uno desea, puede alejarnos de la idea básica que consiste en cerciorarse de que el sistema haga algo útil para el servicio en su conjunto.
Por consiguiente, no es superfluo decir que el sistema basado en ordenadores es simplemente otro instrumento que podemos escoger para que nos ayude a trabajar de manera más eficaz. Como hemos visto, en nuestra planificación debemos tener en cuenta seriamente las cosas que los sistemas automatizados hacen bien o mal, y lo que pueden hacer de manera diferente. Pero el principio y fin de nuestra planificación debe ser alcanzar los objetivos generales de nuestro servicio de archivo.
A largo plazo nuestra preocupación gira en torno de los documentos que se nos ha confiado y de quienes los usan. Estos usuarios no son solamente los lectores que normalmente buscan los documentos, sino todos los que desearán utilizar estos registros durante los próximos siglos. Nuestro objetivo último al seleccionar un proyecto debe ser atender las necesidades de los usuarios actuales y futuros, ya sea directamente o proporcionando información para que nuestro personal pueda prestarles una ayuda más eficaz.
A corto plazo, nuestro deseo será reducir los daños y aumentar los beneficios que los sistemas automatizados aportan al funcionamiento de la oficina. Los archivistas pertenecen al sector de la información y es inevitable que usen una tecnología de la información de un tipo u otro. Nuestra razón para recurrir a sistemas automatizados es simplemente el deseo de emplear medios más efectivos en la lucha constante contra el desorden.
Nuestro objetivo deberá ser la plena integración de nuestra planificación de la automatización con la elaboración de una política y planes de servicio. No podremos alcanzar este objetivo inmediatamente. Es más probable que en una primera etapa comencemos determinando los sectores especiales que se incluirán en los planes basados en ordenadores. En una segunda fase, si logramos establecer un sistema automatizado general, probablemente descubriremos que la tecnología domina nuestro pensamiento durante algún tiempo. En la tercera fase de madurez deberemos tratar de contar con un sistema establecido que sea un fiel servidor de nuestros planes centrados en el elemento humano.
Limitaciones de recursos
En el comienzo del proceso de selección del proyecto debemos por cierto apuntar muy alto. "Si apuntamos al vacío normalmente daremos en el blanco." Es útil comenzar planificando la solución perfecta sin tener en cuenta las restricciones que impone una limitación de medios. Una vez precisados nuestros objetivos a largo plazo, podemos proceder a seleccionar las posibilidades prácticas a la luz de un examen realista de nuestros recursos, o podemos calcular los recursos que necesitamos para hacer realidad nuestra ambición.
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Recursos htímanos
Los sistemas se refieren a personas. Es de presumir que un sistema está concebido para las personas: tiene que ser puesto en marcha por personas. Para tomar grandes decisiones acerca del proyecto que emprenderemos debemos estudiar antes el número y la capacidad del personal de que disponemos.
Un proyecto que entrañe el registro de una gran cantidad de datos acumulados de catalogación puede exigir que un personal profesional dedique su tiempo a operaciones de edición y preparación, y sin duda alguna exigirá muchas horas de trabajo rutinario para mecanografiar las listas en una forma que pueda ser objeto de lectura por la máquina (los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres pueden automatizar parcialmente el proceso de conversión en texto de buena calidad, pero el trabajo de redacción de la transcripción resultante seguirá siendo una tarea considerable). Un cálculo aproximado nos dará una idea general de los esfuerzos que será necesario hacer y nos obligará a eliminar algunas de las opciones o a indicar qué personal supernumerario y qué tiempo de trabajo burocrático se necesitarán. Un proyecto de descripción que requiera la realización de muchos análisis de datos tendrá que ser descartado si no contamos con el personal de alta calidad que exige esta tarea.
Recursos financieros
En la etapa de selección del proyecto no se dispondrá de un cálculo detallado de costos, pero podrá obtenerse de consultores, de asesores de técnica de información o de representantes algunos datos sobre precios que sirvan de orientación y sean suficientes para eliminar algunas propuestas por ser impracticables o demasiado costosas para que valga la pena insistir en ellas.
LA TOMA DE DECISIONES
Todas, excepto las obras de construcción muy pequeñas, necesitan la participación de personas con los conocimientos adecuados. La mayor parte los proyectos de automatización serán demasiado complicados para poder tomar aisladamente una decisión correcta. Necesitaremos hacer muchas consultas.
¿Qué debe hacerse? - Consultar a los profesionales de la información
Para hacernos una idea precisa de lo que es posible en cualquier sector en rápido desarrollo tenemos que saber lo que nuestros colegas están tratando de hacer. Para descubrir lo que otros archivistas están haciendo podemos:
- leer libros y periódicos
los libros envejecen rápidamente, pero las publicaciones generales de archivos y periódicos especializados tales como ADPA y Archives and Museum Informatics nos indican las tendencias más modernas. (Véase apéndice F: Estudio adicional.)
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- asistir a reuniones en las que se explican y se discuten los sistemas
- visitar instalaciones automáticas de archivos.
Las dos últimas opciones pueden no resultar factibles para quienes trabajan en un aislamiento relativo. Sin embargo, algunas instituciones han encontrado los recursos u obtenido becas para que algunos miembros del personal puedan viajar a Europa o a los Estados Unidos y visitar las instalaciones. Una breve demostración de un sistema en funcionamiento puede darnos una idea clara de lo que pueden hacer los sistemas de una forma que una lectura detenida no puede reemplazar enteramente.
Será quizás más práctico recurrir a bibliotecarios y especialistas en información. Por regla general sus profesiones están muy adelantados en el uso de sistemas automatizados, lo cual se debe en parte a que sus tareas de catalogación de datos son más simples y más fáciles de normalizar que en el caso de sistemas de archivos con sus niveles múltiples y sus materias únicas. Por consiguiente, en general las aplicaciones bibliotecarias no son adecuadas para los archivos, pero los bibliotecarios pueden demostrar algunas de las técnicas que usan y la experiencia que han adquirido en cuestiones prácticas de suministros y mantenimiento pueden ser útiles en las zonas donde no se dispone de una amplia serie de sistemas que permitan hacer comparaciones.
¿Qué puede hacerse? - Consultar a especialistas en ordenadores
Los profesionales de la información pueden mostrarnos lo que es posible hacer utilizando los equipos físicos y los programas actualmente disponibles. Deberemos consultar a especialistas en tecnología de la información para que nos asesoren respecto de lo que puede hacerse con la tecnología de que disponemos. Estos especialistas pueden ser directores de organizaciones de tecnología de la información, consultores independientes o asesores (y vendedores) con fines comerciales o concesionarios. Teóricamente sería ideal contar con el asesoramiento independiente de un archivista que tuviera un conocimiento general de las posibilidades que ofrece la actual tecnología de la información. En la práctica hay muy pocos de estos archivistas y debemos tratar de buscar orientación de cualquier fuente que podamos encontrar.
Es prudente obtener el asesoramiento de diversas fuentes ya que ninguna persona puede dar una opinión absolutamente imparcial de todo el mercado. Es probable que los especialistas internos en tecnología de la información (directores y analistas empleados por la organización matriz o por un organismo de servicios) posea conocimientos y experiencias concentrados en un grupo limitado de equipos y de soportes lógicos. Los representantes del comercio de ordenadores están lógicamente vinculados con los productos que venden. Incluso los consultores independientes no pueden conocer de primera mano todas las posibles soluciones disponibles en todo el mundo.
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Esta situación es muy difícil debido a los requisitos especiales de las aplicaciones de archivos. La aplicación más común de los sistemas de ordenadores ha sido siempre en la contabilidad. Muchos profesionales de la tecnología de la información tienen muy poca experiencia en todas las demás ramas. Los que hayan participado en actividades de otros tipos de sistemas de información pueden tener una idea demasiado simple de lo que necesitan los archivistas. Debemos proceder con gran cautela antes de aceptar indicaciones precisas de estos profesionales en esta etapa y, en cambio, debemos tratar de obtener toda una serie de opiniones con la esperanza de llegar a tener una idea general del material disponible en el mercado local y una idea aproximada de lo que costará.
Por supuesto, si tenemos que utilizar los servicios de una determinada dependencia de tecnología de la información debemos prestar especial atención a sus opiniones. Pero si nos limitamos a aceptar sus criterios, existe el riesgo de que aceptemos soluciones apenas aproximadas. Si contamos con ideas y propuestas recogidas de otros lugares estaremos en mejores condiciones para entablar un debate útil con nuestros expertos en vez de tener que aceptar pasivamente lo que se nos diga.
En todo caso, debemos pedir a nuestros profesionales que nos den explicaciones claras de las razones que justifican sus preferencias. Si en esta primera etapa tropezamos con cierta renuencia o incapacidad para explicar, o con cierta impaciencia frente a demandas razonables del cliente, los signos de peligro son evidentes. Si persistimos en este camino es muy fácil que nos encontremos con una solución impuesta que no satisface nuestras necesidades reales. Si no podemos encontrar, o no se nos permite utilizar, otro camino, habrá llegado el momento de tomar la decisión de no seguir adelante por el momento.
¿Qué es lo que queremos hacer? - Consultar a nuestro personal
Si sabemos lo que se hace en otras partes, y conocemos las posibilidades que se nos ofrecen localmente, nos encontramos en una buena posición para mantener un diálogo inteligente con nuestro personal. El contacto con nuestros colegas dependerá sobre todo de nuestro estilo de gestión, pero se trata de una esfera en la que no podemos darnos el lujo de ser autocráticos, porque:
- los colegas más jóvenes pueden tener un mejor conocimiento de los sistemas de ordenadores que sus superiores (y algunas veces pueden ser la fuente de iniciativas en este sector)
- en la hipótesis de que quienes trabajan en primera línea comprenden mejor muchos de los problemas cotidianos que el nuevo sistema puede ayudar a resolver, es necesario tener muy en cuenta sus propuestas y advertencias si se quiere que el sistema funcione adecuadamente y sea objeto de una aceptación general por el personal.
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Nuestros colegas necesitarán tener algún conocimiento acerca de ordenadores antes de poder examinar estas cuestiones de manera adecuada. Se les puede prestar ayuda mediante un curso introductorio de formación o haciéndoles ver los resultados de un proyecto experimental.
¿Qué es lo que podemos hacer? - Consultar a los proveedores de recursos
En esta etapa deberemos tener ya una idea global del costo de uno o más posibles proyectos. Los pequeños experimentos pueden financiarse con el presupuesto ordinario de servicios, en el marco de rubros tales como equipo de oficina o formación. Los proyectos de mayor envergadura necesitarán probablemente asignaciones especiales de capital y/o ingresos, y en esta etapa puede ser conveniente obtener la opinión de las instancias que financian los servicios de archivo. Puede ser necesario o conveniente contar con algún tipo de informe general antes de efectuar un estudio detallado de viabilidad con todos los costos que esta actividad entraña.
Los aspectos precisos de nuestra táctica dependerán de la política interna de nuestra organización matriz. Nuestra estrategia ha tomado ya en cuenta la política de tecnología de la información de la organización, en caso de existir, y esto debe ponerse de relieve en nuestra presentación del caso. Algunas veces los comités u otros órganos que carecen de experiencia en materia de tecnología de la información tienen una fe ciega en el valor de la nueva tecnología y carecen de una discriminación crítica cuando se trata de grandes proyectos de esta tecnología, discriminación que sin duda se dejará sentir en pequeños rubros de gastos ordinarios. En estas circunstancias, es de máxima importancia tener una idea clara de lo que el proyecto puede o no puede hacer para nuestro servicio, y no debemos permitir que nuestro entusiasmo nos haga exagerar lo que puede lograrse. También es conveniente en esta etapa no sentirnos atados a un costo muy preciso, ya que es casi seguro que el estudio de viabilidad nos hará revisar nuestra estimación de las necesidades financieras.
Al terminar este proceso de consulta:
- habremos decidido no seguir adelante por ahora o
- estaremos en condiciones de pasar a un estudio detallado y al diseño del proyecto seleccionado.
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DECIDIR QUIEN SE ENCARGARA DE HACERLO
En la etapa de selección del proyecto probablemente habremos trabajado con el sistema de gestión existente en nuestro servicio y por encima de él, y habremos establecido también contactos oficiosos para buscar información y asesoramiento. Ahora que nos hemos decidido por un determinado proyecto tenemos obviamente que definir responsabilidades y obligaciones en lo que se refiere a la realización del trabajo, y ello en términos de:
- gestión del proyecto
- diseño y aplicación del sistema
- funcionamiento del sistema.
Los ordenadores hacen casi siempre exactamente lo que les decimos. En cambio, la gente es más variable y el éxito de nuestro proyecto dependerá de que sepamos seleccionar y preparar la gente adecuada para realizar la tarea. En un pequeño servicio de archivos todas las funciones pueden estar a cargo de la misma persona. Sin embargo, es útil tener una idea clara de las diferentes responsabilidades de cada función.
GESTION INTERNA
Cuando la elaboración de un sistema automatizado alcanza su etapa de madurez, la gestión del sistema debe ser parte integrante de la gestión del servicio de archivos. Sin embargo, antes del nacimiento y durante los primeros tiempos del sistema debemos actuar con suma cautela. Se debe dar a uno o más miembros del personal una función especial en la gestión del proyecto. El director del proyecto se encargará especialmente de coordinar la contribución del servicio de archivo a la labor de diseño y aplicación.
El director del provecto
La selección del director debe hacerse sobre la base de:
- su capacidad
En este caso el primer requisito es que tenga interés por la materia y la capacidad de aprender. Una buena experiencia en la dirección de otras personas puede ser más importante que un conocimiento detallado de la informática. La capacidad para pensar de manera sistemática acerca de los sistemas es más importante que la capacidad para programar esta o aquella máquina.
- su disponibilidad
El director del proyecto deberá estar en condiciones de dedicar mucho tiempo a la tarea en momentos álgidos tales como las etapas de especificación y ensayo. Estos momentos de intensa actividad dependerán a menudo de contratistas externos, que son demasiado
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costosos para mantenerlos en espera. Cuando el sistema comience a funcionar el director deberá estar en cualquier momento en condiciones de intervenir para resolver problemas.
Teniendo en cuenta estos requisitos, vemos que es preferible que la persona escogida no pertenezca a la dirección superior del servicio, ya que a estos funcionarios les será difícil dejar de lado ciertas obligaciones y concentrarse en las actividades del proyecto cuando se les necesite. Un personal muy joven puede no tener experiencia en materia de organización o autoridad suficiente para hacer que las cosas vayan adelante. El candidato ideal será un director de nivel medio, abierto a las nuevas ideas y ansioso de representar algo nuevo en el servicio.
Dirección superior
En esta fase la función que debe desempeñar una dirección superior parece difícil. Muchos de los archivistas de nivel superior aprendieron su oficio mucho antes de que se difundiera el uso de ordenadores y ahora descubren que sus hijos, y su personal joven, tienen conocimientos mucho más avanzados de la nueva tecnología. Una reacción comprensible es la tecnofobia, es decir una resistencia a tener algo que ver con la nueva disciplina. Esta resistencia puede expresarse ya sea manteniendo la tecnología de la información completamente fuera del servicio de archivo, o delegando la responsabilidad a este respecto e ignorando en todo lo posible esta técnica.
Esta resistencia es un error, tanto desde el punto de vista profesional como de la gestión. Profesionalmente, hemos visto que inevitablemente usamos como instrumento un tipo u otro de tecnología de la información. Estaría fuera de sus cabales un constructor que se negara a utilizar la mezcladora de hormigón porque aprendió a hacer esta mezcla con una pala. No tenemos que conocer los detalles; simplemente debemos comprender bien los efectos. Usamos la tecnología del siglo XIX de la estilográfica, o la tecnología de mediados del siglo XX del bolígrafo, y las hacemos trabajar para nosotros sin tener una idea clara del mecanismo que emplean.
En nuestra calidad de personal de gestión estamos acostumbrados a tratar cuestiones que superan nuestro conocimiento detallado y nuestra comprensión. Si hacemos construir un depósito no tenemos que ser técnicos en acondicionamiento de aire ; tenemos que especificar el clima que debe mantenerse en la zona de almacenamiento. Incluso en las funciones correspondientes al servicio de archivos, muchos de nosotros no podríamos jamás reparar un documento o decir que conocemos la química del papel- Sin embargo, mediante un diálogo con los colegas especialistas de la conservación nos mantenemos al tanto de las tendencias actuales y velamos por que se respeten las normas establecidas.
El personal de dirección superior debe esforzarse por mantener la misma relación en la gestión de los sistemas automatizados. Más aún, la formulación de políticas y la planificación deberán hacerse
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más cuidadosamente ya que los efectos potenciales de la tecnología de la información afectan a todos los principales sistemas del servicio de archivos y no sólo a una sección. Si los directores de servicios han desempeñado un papel activo en la selección del proyecto recomendado en el capítulo anterior deberán tener la comprensión y el conocimiento fundamental que necesitan para frenar con su experiencia el entusiasmo del personal subalterno. Los directores juzgarán las posibilidades interesantísimas de los nuevos métodos en el contexto de los objetivos a largo plazo del servicio en su conjunto.
Otro personal
Otros miembros del personal pueden participar en el desarrollo de un sistema interno si es ése el camino que se escoge. Sin duda alguna, sus métodos de trabajo se verán muy afectados por los efectos de los sistemas automatizados.
Debemos estar a la búsqueda de personas muy capacitadas en lugares imprevistos. Esto se debe, en primer lugar, a que el personal subalterno, más joven, probablemente tendrá una mejor formación y un mejor conocimiento de las posibilidades que ofrece la tecnología de la información. En segundo lugar, los proyectos de tecnología de la información constituyen un acicate para efectuar una revisión radical de los métodos y la organización. Este fermento despertará el interés y la ambición de algunos miembros del personal subalterno conforme descubran un nuevo interés en sus tareas habituales así como nuevas oportunidades. Si se le canaliza adecuadamente, este interés puede contribuir a mejorar considerablemente el rendimiento de nuestro personal. Si el entorno del servicio de archivos y su estilo de gestión lo permiten, podremos tal vez descubrir a miembros clave del equipo del proyecto en los puestos subalternos.
TRABAJAR CON ESPECIALISTAS EN ORDENADORES
Del mismo modo que en un proyecto de construcción se espera trabajar con un arquitecto, y quizás con ingenieros, topógrafos y otros profesionales, cabe suponer que se trabajará con diseñadores especializados para crear un sistema automatizado. La relación entre el director del servicio de archivos y el especialista en ordenadores es de importancia vital. Esta relación debe ser de comprensión y confianza mutuas. Sin embargo, a menudo sucede que el cliente acepta sin discutir la opinión del asesor profesional, porque los conocimientos técnicos de este último parecen demasiado técnicos para el que no es especialista.
En informática como en arquitectura esta política puede dar muy malos resultados puestos que es muy poco probable que el diseñador sepa más que el cliente lo que este último desea. Es posible que los detalles técnicos del diseño estén muy por encima de la capacidad del cliente (aunque el profesional debe estar en condiciones de explicar estos detalles claramente cuando sea necesario). Pero el cliente debe obtener lo que desea, y debe poder decir si el sistema satisface o no sus necesidades.
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El arquitecto del sistema
Para construir el edificio que se adapte mejor a nuestras necesidades debemos escoger el arquitecto apropiado. Es igualmente importante tratar de obtener el mejor arquitecto para nuestro sistema automatizado. Los arquitectos cuentan con asistentes en quienes delegan gran parte de los detalles importantes. Los diseñadores de sistemas trabajan a menudo en equipo, y sin duda serán las calidades de todo el equipo más que las dotes de un individuo lo que construirá o destruirá el proyecto. Los principales tipos de diseñadores de sistemas proceden de: fabricantes de equipo de ordenadores; concesionarios comerciales de ordenadores; personal independiente; especialistas en tecnología de la información de la organización matriz; personal interno (servicio de archivos).
Fabricantes
Los fabricantes de grandes ordenadores esperan a menudo suministrar y adaptar los soportes lógicos utilizados en sus sistemas. Como cada fabricante tiende a desarrollar un medio operativo único para su equipo, por regla general no es fácil trasladar un sistema a un equipo de otro fabricante. Probablemente el principal interés del fabricante será vender su equipo. Una vez que aceptamos el sistema que sus diseñadores crean probablemente nos verremos obligados a comprar su equipo en el futuro así como los soportes lógicos que funcionan con ese equipo. Los márgenes de utilidad son mayores en los ordenadores grandes. Se recibirá sin duda un apoyo muy adecuado, pero en un ámbito limitado de sistemas. Un problema importante es saber en qué medida se puede contar rápidamente con ese apoyo.
Compañías de soportes lógicos
Algunos fabricantes de soportes lógicos, tales como los que crean bases de datos muy amplias, establecerán sistemas que utilizan sus productos. Con frecuencia estos productos pueden adaptarse a diferentes máquinas, pero por supuesto el usuario se ve obligado a utilizar el soporte lógico correspondiente. Las empresas de soportes lógicos no son ni tan grandes ni tan duraderas como las grandes empresas de ordenadores y a largo plazo su apoyo puede no ser tan seguro. Algunas firmas que se especializan en sistemas de automatización de bibliotecas han exportado con éxito sus sistemas a muchas partes del mundo. Sin embargo, el mercado para sistemas de archivos es mucho más pequeño y menos uniforme en sus necesidades. Incluso en el gran mercado de los Estados Unidos no se han registrado muchos casos de éxito seguro. En cambio, un gran número de pequeñas empresas han ofrecido productos con muy pocas ventas y con antecedentes muy limitados de ventas internacionales y de apoyo. El porcentaje de fracasos en estas empresas ha sido muy elevado.
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Concesionarios de ordenadores
Los concesionarios de ordenadores son intermediarios que suministran una serie de equipos físicos y soportes lógicos. Por lo general concentran sus actividades en sistemas pequeños y su gama de conocimientos y de competencia varía mucho. El promedio de esperanza de vida de estas empresas es bastante bajo y, por consiguiente, el apoyo a largo plazo resulta dudoso. Los conocimientos técnicos de estas firmas se concentran probablemente en algunos sectores estándar, tales como contabilidad comercial y sistemas de oficinas.
Consultores independientes
El asesoramiento de un consultor independiente puede ser también sumamente valioso para el diseño y la ejecución del sistema. Otra función útil del consultor es actuar (como un evaluador en un concurso de arquitectura) como asesor en la selección del candidato llamado a desarrollar un sistema, ya sea mediante un examen oficioso de las propuestas o mediante la organización de un proceso oficial de licitación.
Especialista de los departamentos de tecnología de la información
Cuando la organización matriz proporciona un servicio de tecnología de la información puede existir toda una serie de posibilidades, desde el suministro de los servicios de un consultor independiente a un costo muy bajo o nulo, hasta el suministro de un sistema automatizado completo y listo para funcionar. La gran ventaja de este servicio es que probablemente se seguirá contando con él para recibir apoyo a largo plazo.
La posible desventaja, como hemos visto, es que podemos vernos atados por la política y estrategias del departamento de tecnología de la información sin referencia a nuestras necesidades especiales.
Diseñadores internos
Si se trata de proyectos más pequeños será posible tal vez organizar un sistema utilizando la capacidad y el interés de los miembros del personal. Por regla general, esta posibilidad será real en el caso de sistemas de microordenadores que utilicen programas comerciales muy difundidos destinados a ser desarrollados por los usuarios finales. El interés de este método es que ofrece costos adicionales bajos y la certidumbre de que las preocupaciones del archivista se respetarán al diseñar el sistema.
El costo real del tiempo del personal dedicado a este trabajo puede hacer menos atractivo este método desde un punto de vista financiero. Si es difícil obtener recursos adicionales, este método permitirá ir adelante dentro de las limitaciones financieras existentes.
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Un servicio de archivos más grande que trate de llevar a la práctica ion proyecto de tamaño mediano podrá emplear su propio especialista en tecnología de la información, quien aportará su capacidad de diseñador y ofrecerá apoyo técnico al personal. En muchos países el número de estos especialistas disponibles será muy bajo, y existe el riesgo constante de una fuga de especialistas hacia otros empleadores (véase infra. 9.2).
¿Como hago la selección? - Seleccionar un diseñador
Licitación
Si necesitamos un sistema importante y hay un número razonable de proveedores que pueden suministrarlo, el método clásico aplicado en el caso de los sistemas grandes y medianos es convocar una licitación. Si aplicamos este método debemos elaborar las especificaciones muy cuidadosamente y evaluar las ofertas lo más detenidamente posible.
El problema es que si tenemos que dar bastante más que las especificaciones más esenciales, es necesario realizar previamente un trabajo de desarrollo y analizar con precisión lo que queremos obtener del sistema. En el proceso de evaluación el precio no debe ser la única consideración. También es necesario sopesar cuidadosamente los niveles de mantenimiento, mejoras y apoyo.
En el caso de un nuevo edificio, la tarea de formular las especificaciones correspondería a un arquitecto experto y a especialistas en cálculo de materiales, y el arquitecto asesoraría también respecto de las ofertas recibidas. En el caso de nuestro sistema automatizado podemos necesitar un experto que nos ayude a seleccionar los expertos.
Asesoramiento de expertos
Un consultor interno o externo puede ayudarnos en una parte o en la totalidad del proceso de diseño hasta la etapa de las especificaciones y la licitación, e incluso después. No hay ninguna regla infalible para escoger a la persona adecuada. Hasta que el proyecto haya sido terminado y sea posible evaluar los resultados sólo podremos escoger la persona que nos merezca confianza. Podemos estudiar las características y la magnitud de los proyectos en que ha trabajado para conocer en general la capacidad del experto [hasta la fecha la gran mayoría de los consultores son hombres, pero esta situación está cambiando]; es poco probable que encontremos un consultor que entre sus antecedentes tenga la organización de un sistema de archivos. Podemos estudiar cuidadosamente la forma como encara nuestro problema cuando lo explica: ¿parece haber comprendido nuestras necesidades especiales o piensa que las conoce mejor que nosotros? Tenemos que actuar con cautela frente a una persona que piensa que "los archivos son en realidad bibliotecas, ¿no es así?". Lo más útil será tal vez hablar con alguno de sus clientes anteriores: ¿qué piensan del sistema que han adoptado; cuál era la actitud del consultor; se tomaron debidamente en cuenta sus necesidades?
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¿Cómo lo hacemos funcionar? - La relación cliente-consultor
Algunos archivistas comprobarán que virtualmente no podrán escoger un diseñador/consultor debido a la política de la institución o simplemente porque localmente no existen alternativas. Si estamos verdaderamente insatisfechos, debemos recordar que nos queda una posibilidad: no seguir adelante en este momento.
Sólo en muy contadas ocasiones será necesario tomar una decisión de esta índole. Por lo general será suficiente aprovechar al máximo la ayuda con que contamos, hayamos o no podido hacer nuestra propia selección. Si nuestro proyecto consistiera en construir un nuevo edificio para los archivos nos esforzaríamos por establecer una relación amistosa y constructiva con el arquitecto. La misma regla debería aplicarse en el trato con el arquitecto de nuestro sistema automatizado. Como las aplicaciones en archivos son poco usuales, nuestro diseñador probablemente no tendrá una experiencia adecuada a la cual recurrir tanto como quisiéramos. Por otra parte, tenemos una oportunidad excelente de interesarlo en una tarea ajena a su labor ordinaria.
Podemos ayudar a nuestro diseñador a prepararse proporcionándole publicaciones especializadas en automatización de archivos. Incluso si no comprendemos los puntos más sutiles de estas lecturas, pueden ayudar a nuestro experto a familiarizarse rápidamente con los sistemas de archivos y con sus necesidades especiales, y a aprender de los errores cometidos por otros en vez de repetirlos él mismo.
Deberemos esforzarnos aún más por precisar lo que deseamos obtener del sistema en la fase de las especificaciones. Dentro de los límites de nuestros conocimientos técnicos, debemos examinar todas las especificaciones y verificar que se han comprendido nuestras necesidades y que se ha hecho una estimación correcta de la actividad y de la capacidad de almacenamiento de datos. Podremos tal vez estar en condiciones de pedir que se nos haga una demostración con un prototipo a fin de poder hacer a tiempo las observaciones necesarias sobre el diseño antes de llegar a un punto en que ya no será posible retroceder.
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DECIDIR EN QUE FORMA SE PROCEDERA:
DISEÑO Y CREACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
EL PROCESO
En esta etapa:
- hemos decidido lo que debe hacerse
- hemos escogido la gente que se encargará de hacerlo
- hemos indicado nuestras necesidades.
En teoría podríamos ahora ocuparnos de otra cosa y esperar a que el diseñador nos proporcione el producto acabado. Todavía se elaboran sistemas de esta manera, pero el riesgo es que podemos terminar encontrándonos con un producto que alguien distinto de nosotros considera que es lo que queremos. En su aspecto más positivo, la especificación es un proceso dinámico que entraña continuas modificaciones dentro de límites convergentes.
Podemos ver este proceso en marcha cuando se trata de la construcción de un edificio de archivos. En la fase inicial de diseño se irán presentando diseños sucesivos conforme el arquitecto perfecciona su enfoque de lo que el cliente desea y este último descubre con más precisión lo que quiere. Se trata de un proceso de perfeccionamiento que los diseñadores de sistemas aceptan cada vez más. Hay cuatro etapas principales:
1) lo que el archivista dice que desea
2) lo que el diseñador piensa que el archivista desea
3) lo que el diseñador piensa que el archivista debería desear
4) lo que el archivista realmente necesita.
El éxito consiste en llegar a la cuarta etapa lo antes posible en el proceso de desarrollo y no algún tiempo después de que el sistema ya terminado haya sido entregado mientras el desarrollo se encontraba en la tercera etapa.
SISTEMAS DE BASE DE DATOS PARA ARCHIVOS:
En el centro de todo proyecto de informatización de un archivo debe existir una base de datos. Otros tipos de programas pueden ayudar en determinados aspectos de la organización del archivo: hojas de cálculo para las cuentas y previsiones y ordenadores de tratamiento de texto para la correspondencia. Pero todo proyecto destinado a automatizar las actividades centrales de adquisición, catalogación y recuperación debe tener como núcleo un sistema de gestión de una base de datos. La selección de un sistema apropiado puede
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presentarse como una serie de opciones dobles o triples, aunque en la práctica es posible que las decisiones no se tomen en el orden que se sugiere aquí.
¿Un sistema ya hecho o creado especialmente?
La primera opción es decidir si se usa un sistema que ya existe (más o menos) o crear un nuevo sistema utilizando los instrumentos de desarrollo de una base de datos. ¿Podemos encontrar un sistema ya utilizado en otra parte que haga lo que deseamos? Es muy poco probable que un sistema ya existente haga exactamente lo que deseamos a menos que lo abordemos con una mente en blanco, sin preparación alguna. Si nuestros preparativos han sido adecuados y si hemos analizado cuidadosamente nuestras necesidades descubriremos que un sistema ajeno no podrá satisfacer en algunos aspectos nuestras necesidades.
Sistemas no archivísticos
Los sistemas existentes pueden ser archivísticos o no archivísticos. En lo primeros tiempos de la aplicación de los ordenadores a los archivos no se disponía de esos sistemas archivísticos. Los especialistas en ordenadores trataron de persuadir a los archivistas de que algún elemento de un sector afín podría llenar este vacío. Se hicieron varios intentos para adaptar los sistemas de bibliotecas a las necesidades de los archivistas. Muchos de ellos fracasaron. Desde entonces los sistemas de ordenadores de museos han aumentado mucho, tanto en número como en potencia. Algunos de estos sistemas se han ampliado para tratar los materiales de archivo que pueden ser parte del fondo de un museo.
Debemos tener mucho cuidado al tratar de aplicar los sistemas generales de bibliotecas a las necesidades de los archivos. Los materiales y funciones de una biblioteca serán parecidos a los de los archivos, pero sólo en el nivel más general. Las bibliotecas pertenecen al sector de la difusión; distribuyen un producto fabricado en masa con eficiencia (bajo costo por unidad) y efectividad (máxima relación con el usuario). En lo que se refiere a la catalogación, la de las biblaiotecas tratan con unidades en un solo nivel, y nada de ello puede compararse con las jerarquías que existen en la catalogación de archivos. Por todas estas razones, los esfuerzos por adaptar los sistemas de bibliotecas a las necesidades de los archivos tropiezan con graves dificultades.
Los sistemas de bibliotecas de manuscritos tienen algunas de las mismas desventajas. Las instituciones de archivos que no operan de la misma manera que una biblioteca de manuscritos, y que toman en serio el respect des fonds y el principio de la ordenación original, comprobarán que los sistemas de bibliotecas de manuscritos son inadecuados como base para establecer un sistema automatizado general. El mayor éxito de este tipo de adaptación se ha registrado en el campo de los dispositivos de catalogación centralizada en el plano regional o nacional, tal como la red RL1N
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de los Estados Unidos. El éxito de ese sistema se debe a que concentra un nivel más alto de catalogación y al hecho de que la mayoría de las instituciones participantes son bastante similares a las bibliotecas de manuscritos tanto por su carácter como por su método profesional.
Las expectativas y los materiales de los museos guardan una mayor relación con los archivos en cuanto el origen y el contexto son importantes y los objetos son únicos. En los buenos sistemas automatizados de museos se tienen en cuenta estos factores y los archivistas pueden aprender mucho de la manera en que la profesión de los museos aborda la "documentación" o la catalogación de colecciones. En América del Norte y Europa occidental se han utilizado con éxito adaptaciones manuscritas de estos sistemas, pero tienden a reflejar la preocupación con la tipología y la catalogación que es una parte esencial y distintiva del enfoque de los museos. Si tratamos de organizar un sistema general probablemente no lo encontraremos fuera del mundo archivístico.
Sistemas archivísticos
Es más razonable esperar que encontremos un sistema interesante en un archivo en que se haya instalado con éxito un sistema en otro servicio de archivo. Lo que debe tenerse en cuenta es que los servicios de archivo de un tipo bastante similar pueden funcionar de manera muy diferente. Si todos los servicios de archivo utilizaran un método idéntico en sus sistemas manuales sería posible diseñar dos o tres sistemas automatizados que cualquier servicio de archivos podría adoptar. Pero como nuestros métodos no son idénticos, la importación de un sistema basado en ordenadores ya existente requerirá una modificación mayor o menor en nuestro método de trabajo.
En estas circunstancias, la pregunta que se plantea es la siguiente: ¿se concibe un sistema para el archivista o debe el archivista adaptarse al sistema? Puede suceder que el cambio de método exigido por el nuevo sistema nos ayude a ser mejores archivistas, o podemos sentirnos limitados por el pensamiento de otros. Frente a este tipo de opción es de suma importancia que pasemos por las etapas preliminares del proceso de diseño y especificación, de manera que tengamos una idea clara de lo que se ganará y perderá. Es también muy importante hacer participar al personal en este examen puesto que sus prácticas de trabajo podrán verse radicalmente afectadas.
Un sistema archivístico ya existente puede haber sido elaborado por una empresa comercial o por una institución de archivos. Habitualmente consistirá en una base de datos de propósitos generales adaptada a las necesidades de un cliente o una organización. El producto puede adquirirse tal como ya existe, o con más probabilidad se ofrecerá cierto grado de adaptación a fin de atender las necesidades de los nuevos usuarios. Hasta ahora las ventas de este tipo han sido escasas, incluso en el activo mercado norteamericano, y no hay indicios de que un determinado paquete de programas se convierta en la norma oficial.
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3.4. Un método menos rígido consistiría en tomar el diseño básico de un sistema admirado y modificarlo o usarlo como base para un diseño nuevo, utilizando un programa diferente para crear un sistema más afín a nuestras necesidades. Sin embargo, conforme nos alejemos más del concepto original el costo de una nueva elaboración aumentará rápidamente y muy pronto llegaremos al punto en que será mejor comenzar de nuevo, incorporando las características de otros sistemas en las necesidades de nuestro sistema básico.
4. Tipos de sistemas de base de datos para archivos
4.1. Sería sumamente ineficiente elaborar especialmente un sistema de archivo en gran escala mediante métodos tradicionales de programación. Todo sistema preparado con un propósito particular debería usar un instrumento de elaboración de una base de datos estándar adaptado a las necesidades del archivista. Esta gestión de la base de datos y los sistemas de desarrollo de aplicaciones pueden clasificarse con arreglo a las estructuras a las que sirven de apoyo, el sistema de archivo que empleen y la programación que necesiten.
4.2. Estructuras de la base de datos
¿Texto libre o estructurado?
4.2.1. Todas las bases de datos tienen algún tipo de estructura. Sin embargo, existe un enfoque muy distinto entre bases de datos de texto libre y estructuradas. Los sistemas de texto libre se concentran en el almacenamiento y recuperación de grandes cantidades de texto en lenguaje natural más o menos en la misma forma en que se le podría imprimir en una página. La principal ventaja de estos sistemas es que permiten buscar con gran rapidez la repetición de estructuras de palabras en el texto. No es necesario proceder a un indizado manual: el ordenador establece automáticamente el índice del contenido. El usuario puede buscar palabras y frases que le interesan, escoger y seleccionar y posteriormente exponer en la pantalla o imprimir los textos correspondientes. En su forma más extrema, la base de datos de texto libre está formada por millares de catalogaciones relacionadas solamente por la recuperación de palabras comunes o códigos de referencia que se presentan en un texto.
4.2.2. En cambio, una base de datos estructurada tiene cada entrada o registro dividido en cierto número de secciones o sectores, según el tipo de datos que se almacena. El contenido de algunos sectores puede utilizarse para enlazar las entradas en el mismo fichero o en otros. La forma extrema es la base de datos completamente relacional en la que el contenido de una catalogación puede dividirse entre numerosos ficheros o "cuadros". Puede utilizarse la indizacíón, pero en general sólo se empleará para determinadas partes de los datos.
4.2.3. Una comparación de los méritos y defectos de estos métodos debe incluir las características siguientes:
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Concepto general:
El texto libre es más fácil de comprender porque está estrechamente relacionado con el texto libre que utilizamos en la forma escrita convencional.
Los sistemas estructurados son más complicados: la analogía es con la forma impresa en que se estructuran los datos en compartimientos distintos.
Entrada de datos:
La entrada de un texto libre es directa y se necesita muy poca elaboración. El registro de los textos existentes puede hacerse mediante un teclado o incluso automáticamente mediante el reconocimiento óptico de caracteres. Este método parece un medio interesante para sustituir la entrada de datos mediante teclado. Sin embargo, en la práctica es necesario proceder a un importante trabajo de edición y establecimiento de nuevos formatos. La conversión de documentos manuscritos o mecanografiados de baja calidad es imprecisa o impracticable. Debemos realizar ensayos cuidadosos antes de comprometernos a utilizar estas técnicas.
Con los sistemas estructurados es indispensable poner a cada información en la casilla correspondiente y en la forma adecuada. Las bases de datos estructuradas pueden ayudar puesto que permiten controlar automáticamente si los datos asentados corresponden a las pautas o los valores previstos. En caso contrario, el usuario debe controlar y revisar la entrada.
Almacenamiento de datos:
Los sistemas de texto libre permiten catalogaciones de prácticamente cualquier longitud y almacenan el texto de manera económica.
Muchos sistemas de base de datos estructurados tienen campos de longitud fijos. Es decir, necesitan que los requisitos de almacenamiento se especifiquen detalladamente antes de asentar los datos. Esta característica puede ser aceptable para sistemas de gestión de archivos. En cambio para la catalogación este método puede plantear problemas. Las descripciones deben reducirse para adaptarse al espacio disponible o es necesario especificar campos máximos muy grandes con lo cual el ordenador almacena mucho espacio vacío.
Son muchas las razones que nos mueven a insistir que debemos utilizar programas que permitan tratar datos de longitud variable para los principales sistemas de catalogación que funcionan hasta él nivel de cada materia.
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4) Proceso y presentación de datos:
Las operaciones que pueden realizarse con datos expresados en texto libre son limitadas: búsqueda, tanteo, clasificación limitada y representación visual.
Los datos cuidadosamente estructurados están mejor adaptados para una búsqueda y selección más perfeccionadas, para crear nuevos formatos y hacer una presentación selectiva de la información con propósitos diferentes.
La principal ventaja de la base de datos estructurada es su flexibilidad a largo plazo en la utilización de los datos. Nosotros, o nuestros sucesores, podemos decidir introducir cambios radicales en la forma en que se utilizan los datos. Por ejemplo, un sistema diseñado originalmente para imprimir listas convencionales y tarjetas indizadas puede ser transformado rápidamente en un sistema de consulta interactivo representado visualmente en el ordenador de un puesto de trabajo.
Siempre que las estructuras sean compatibles, el formato estructurado permite el intercambio de datos con otras organizaciones, así como la creación de guías consolidadas y bases de datos: regionales, nacionales e incluso internacionales.
Si el sistema que pensamos introducir incluye la catalogación de archivos, la decisión técnica más importante que tendremos qu<= tomar es la forma en que los datos descriptivos se estructura án y almacenarán. A menos que el proyecto sea sólo un experimento en pequeña escala, nuestra decisión tendrá un efecto profundo sobre las posibilidades de desarrollo futuro del sistema. Es muy importante comprender lo que se decide y cuáles son sus consecuencias a largo plazo.
Si escogemos el método del texto libre, debemos tener una idea clara de lo que nosotros y nuestros sucesores no podremos hacer en el futuro. El costo de la adopción de un método estructurado es elevado, especialmente cuando se trata de convertir catalogaciones existentes. Es necesario dedicar tiempo y energía a la edición de las entradas, y todos los datos deben consignarse mediante un teclado. Por otra parte, el costo de datos deficientemente estructurados se traducirá en limitaciones en la eficiencia y efectividad futuras del sistema, o el costo de repetir la entrada de datos con arreglo a nuevas normas en una etapa futura.
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¿QUE GANARE?: COSTOS Y BENEFICIOS
¿En qué momento es importante determinar los costos?
Al planificar el establecimiento de sistemas automatizados no podemos dejar de lado en ningún instante la cuestión de los costos y beneficios. En las primeras etapas de la elaboración de la política deberemos tener por lo menos una idea muy general de los costos que entrañará el cumplimiento de ciertas ambiciones. En dos etapas del proceso de planificación tendremos que ser sumamente precisos en nuestros cálculos.
La primera revisión detallada de los costos tiene lugar en la etapa del estudio de viabilidad y tenemos que decidir si seguir adelante y, de ser así, en qué forma. Para poder tomar una decisión tendremos que hacer la mejor estimación posible de las probables ganancias o pérdidas netas para el servicio de archivos que representan las medidas que estamos considerando. Si se trata de proyectos grandes, necesitaremos también presentar nuestro caso de manera que se justifique una asignación de recursos adicionales o una distinta utilización de recursos ya existentes.
La segunda etapa para efectuar un cuidadoso análisis costo-beneficio se presenta cuando supervisamos el éxito del proyecto. Muchos proyectos tenderán a desarrollarse y a crecer más allá de los límites originalmente previstos, y antes de hacer nuevas inversiones es importante conocer lo que se ha hecho hasta la fecha. Incluso los proyectos más grandes, que son completos por sí mismos, forman parte de una estrategia a largo plazo y es indispensable examinar esta estrategia de tiempo en tiempo para decidir qué tipo de revisión es necesario efectuar.
Todo esto puede parecer muy obvio, pero ha habido un número sorprendente de casos dentro de la profesión del archivista, así como en el mundo más amplio de los sistemas automatizados, en los que el proyecto se ha visto arrastrado simplemente por la disponibilidad de una tecnología y por una visión del futuro que no ha sido frenada por un cálculo prudente. En otros casos, en los que la viabilidad ha sido evaluada cuidadosamente, no se ha practicado después una supervisión efectiva para determinar si las hipótesis planteadas en la etapa de la selección se justificaban. Si se tiene en cuenta el principio según el cual aquellos que no aprenden nada de la historia están condenados a repetirla, hay la enorme posibilidad de que los mismos errores de gestión y diseño se repitan en una etapa posterior porque no fueron detectados previamente.
Cálculo general de costos
Si tomamos seriamente la tarea de calcular los costos debemos actuar con cautela y tratar de incluir todos los costos, y no solamente los más obvios. Puede haber gastos adicionales encubiertos y la finalidad de las notas que siguen es ayudar a determinar estos gastos adicionales e incluirlos en nuestros cálculos.
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2. Muchos beneficios son obvios y se han identificado en la etapa de selección del proyecto. Algunos de estos beneficios no pueden expresarse fácilmente en términos de ganancias financieras, especialmente cuando se trata de beneficios a muy largo plazo.
FINANCIACIÓN
0.1. Los grandes proyectos de automatización tienen efectos muy considerables en los gastos de capital y de los ingresos. Algunos proyectos en pequeña escala pueden ser financiados sólo con los ingresos. En uno u otro caso hay gastos únicos hechos para establecer el sistema y gastos continuos para mantenerlo. Usaremos los términos costos de "establecimiento" y de "funcionamiento" en vez de capital e ingresos.
0.2. Deberemos tener en cuenta los costos implícitos y los explícitos. Los costos explícitos son los que son ajenos al servicio de archivos, y que deben sufragarse con sumas no incluidas en el presupuesto ordinario o destinando a otros fines recursos previstos en el presupuesto. Tales costos deben formar parte de toda propuesta presentada al órgano de financiación. Los costos implícitos son resultado de la dedicación a otros fines de recursos de servicios ya existentes, por lo general el tiempo dedicado por el personal al proyecto. Los costos encubiertos de este tipo deben aparecer en nuestro estudio de viabilidad si queremos hacer una selección correcta basándonos en una buena relación entre costos y beneficios.
1. Establecimiento de los costos
1.1. Casi siempre se incurre en grandes costos como resultado de la compra inicial de equipo para un nuevo sistema. A menudo es posible alquilar sistemas grandes. Este procedimiento permite evitar fuertes gastos iniciales y cubrir aunque sea parcialmente los costos de mantenimiento mediante un acuerdo de arriendo. Sin embargo, como en todo acuerdo de arriendo debemos tener en cuenta que los abastecedores pueden aumentar el alquiler en el futuro.
1.2. Cuanto mayor es el sistema más difícil es comparar el rendimiento de los diferentes equipos que se ofrecen. En el caso de los microordenadores hay muchos equipos que tienen especificaciones bastante similares. Sin embargo, con un examen y un ensayo más detenidos puede comprobarse que un equipo más barato de un determinado tamaño puede ser dos veces más rápido que otro equipo más costoso. También deben tenerse en cuenta otras consideraciones, por ejemplo, la calidad de la construcción.
1.3. Existen algunas medidas estándar de potencia (por ejemplo, "MIPS", o "Landmark speeds"), pero en los sistemas de redes lo que cuenta es más el rendimiento general que la potencia de un determinado componente. Por ejemplo, en un servidor de ficheros la velocidad con que puede introducirse la información en los discos o recuperarse de éstos, es tal vez más importante que el tamaño del procesador central. Es indispensable contar con el asesoramiento de expertos.
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7.3.1.4. Incluso cuando una unidad principal ajena proporciona la capacidad central de computación, siempre será necesario instalar enlaces entre los ordenadores en todo el edificio del archivo con los terminales, impresoras y cualquier otro dispositivo periférico. El costo de dispositivos especiales de comunicación (tales como multiplexores o modems) debe añadirse al precio de los propios dispositivos periféricos. También será necesario instalar cables especiales y probablemente habrá que hacer adiciones en los principales circuitos eléctricos del edificio para instalar enchufes especiales para todo el equipo nuevo. Si ordenamos la construcción de nuevos edificios para el servicio, en cualquier momento los costos de la informatización pueden reducirse si se prevé con generosidad el suministro de energía eléctrica y la creación de circuitos comunes para la instalación de cables.
7.3.1.5. El usuario final puede instalar los pequeños microordenadores con la ayuda de manuales de instrucción. Si se trata de otros sistemas, los costos deben incluir la instalación por técnicos especialistas cuando esto es necesario.
7.3.1.6. Si el sistema no se compra listo para funcionar, los costos de establecimiento del sistema serán elevados. En el caso de los sistemas más pequeños pueden exceder los costos de compra del equipo físico. Normalmente se acordará un contrato de precio fijo con el diseñador, pero debemos dejar un margen para tener en cuenta algunos aumentos resultantes de los cambios en las especificaciones que muy probablemente desearemos introducir conforme el proyecto vaya tomando forma. Será necesario actuar con sumo cuidado y seguir muy de cerca la evolución del trabajo si al personal técnico, que es muy costoso, se le paga por tiempo más que por resultados.
7.3.1.7. Un gasto importante será probablemente la formación del personal durante todo el tiempo de la instalación. Los planes más generales incluirán sesiones de formación para todo el personal y el suministro de manuales adecuados; en caso contrario, deberá organizarse la formación a un costo adicional. También dberán incluirse el tiempo dedicado por el personal a la formación y la familiarización con el sistema al comparar los costos entre proyectos o entre sistemas manuales y automatizados.
7.3.1.8. Un costo muy variable es la conversión de los datos existentes al nuevo sistema. Puede tratarse de un costo implícito cuando toda una serie de datos acumulados deben ser convertidos por el personal ordinario durante un extenso período. Cuando el sistema no puede funcionar mientras no se haya incorporado una gran cantidad de documentación, probablemente habrá que prever costos explícitos para pagar al personal supernumerario dedicado a la incorporación de datos o para el trabajo de conversión efectuado por una oficina.
7.3.2. Costos de funcionamiento
7.3.2.1. Una vez más, es necesario actuar con cautela si no queremos encontrarnos con toda una serie de pequeños costos adicionales
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imprevistos que, en conjunto, lleguen a constituir una adición considerable e inaceptable a nuestros gastos sufragados con ingresos.
La primera prioridad es el mantenimiento. En el caso del equipo físico, por regla general se basará en un porcentaje del costo de capital. En este porcentaje puede haber grandes variaciones entre abastecedores y entre diferentes pautas de mantenimiento, en particular en lo que respecta al tiempo de espera (las horas de trabajo normales que pasan entre la comunicación de una avería y su diagnóstico por los técnicos). Esta variación puede ser suficientemente grande como para tener un efecto importante sobre las decisiones de compra del equipo físico.
Es más difícil predecir los costos del mantenimiento de los soportes lógicos (cuando no está comprendido en el suministro del equipo físico). Los conjuntos de programas producidos en masa para pequeños sistemas pueden incluir el apoyo de una "línea urgente" telefónica durante cierto período. La demanda de esta ayuda de los fabricantes puede representar el costo de una llamada telefónica internacional. Un representante local puede realizar esta tarea a un costo mucho menor. En uno u otro caso, probablemente será necesario hacer pagos regulares para prorrogar el plazo de este servicio.
Generalmente para los programas especialmente elaborados se dispondrá sólo del apoyo de la organización que los ha producido. Si el soporte lógico se ha encargado a una organización independiente, deberán determinarse los costos de mantenimiento y tenerlos presentes. A diferencia de lo que sucede con el equipo físico, es más difícil calcular el servicio para los soportes lógicos y el valor que obtenemos con nuestro dinero sólo puede conocerse gracias a la experiencia, la nuestra o la de otros clientes. Una asignación prudente por concepto de imprevistos deberá incluir una partida para sufragar la asistencia externa si por cualquier razón no se dispone ya para el mantenimiento de la ayuda de la organización que suministra los soportes lógicos.
En los costos de funcionamiento deben incluirse los fungibles, es decir papel, discos, cintas magnéticas, cartuchos de cintas de impresora. La oficina electrónica que no utilice papel es todavía una realidad muy lejana. La mayoría de los sistemas automatizados producen más papel que sus equivalentes manuales, aunque sólo sea por la facilidad con que pueden hacer más copias de informes adicionales. (Compárese con los efectos de la introducción de la fotocopiadora.) Las nuevas impresoras láser de alta calidad pueden tener elevados costos de funcionamiento porque es necesario sustituir con frecuencia los cartuchos especiales. Una parte del actual presupuesto para material de oficina puede ser reasignada al nuevo sistema, pero es poco probable que cubra todas las nuevas necesidades.
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La formación debe considerarse una tarea continua y será indispensable para los nuevos miembros de personal. Incluso si esta formación es "interna", y está a cargo de actuales miembros del personal debidamente capacitados, un cálculo de costos realista incluirá el tiempo utilizado en esta labor. Se planteará un problema particular con las personas (a menudo de cargos superiores) que utilizan sólo en contadas ocasiones alguna parte del sistema. El personal asignado a la gestión y desarrollo del sistema necesitará recibir una formación inicial externa y seguir cursos de repaso, cuando se disponga de ellos.
La función del director del sistema puede ser enteramente nueva y necesitará contar con otro miembro del personal, cuya remuneración deberá considerarse como parte del costo del sistema. Otro posible costo adicional es el aumento de las remuneraciones para conservar al personal experto debidamente capacitado (véase 9.2).
Costos no financieros
En teoría todo otro compromiso adicional puede expresarse en términos monetarios. Es justo mencionar la energía, el entusiasmo y la dedicación que se necesitan del personal superior, elementos que no son fáciles de cuantificar. Si este tiempo y energía se restan a otros aspectos del servicio de archivos será necesario clasificarlos como un costo (pero véase 7.4.6 para conocer la otra cara de este argumento).
BENEFICIOS
El beneficio más evidente que podemos esperar es que se necesitarán menos personas para realizar el trabajo que queremos hacer. Este beneficio puede calcularse como el ahorro anual por concepto de remuneraciones del personal que el nuevo sistema haga ya innecesario.
Este argumento puede parecer razonablemente convincente en una economía desarrollada que goce casi de pleno empleo. En condiciones de desempleo elevado -especialmente al nivel del personal de oficina subalterno cuyos puestos se ven más afectados por los sistemas automatizados-, el beneficio puede parecer menos obvio. En algunas economías un rápido crecimiento se sostiene que la automatización es indispensable -con la consiguiente pérdida de empleos- para que las empresas comerciales puedan competir y proporcionar en general mejores perspectivas de empleo. Esta lógica resulta menos clara en el caso de una organización de servicio público, en el marco de una cultura en la que el mantenimiento del empleo es una función importante del sector público.
En la práctica los efectos de la mayoría de los sistemas automatizados sobre el empleo han sido menos graves de lo que muchos analistas habían previsto originalmente. El efecto de los sistemas de ordenadores sobre la productividad ha consistido en permitir que el personal existente produzca más. Los costos han
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seguido siendo los mismos pero la producción ha aumentado. Si proyectamos producir más listas con el mismo personal, podemos calcular el costo de la mejora estimando las remuneraciones que deberían pagarse a un personal adicional para lograr el mismo aumento con los métodos convencionales.
7.4.4. Pasando de la eficiencia a la efectividad, desearemos concentrarnos en los costos de la recuperación de información de nuestro sistema. ¿Cuánto cuesta encontrar la información que necesitamos con el sistema actual? ¿Qué costo representa para el usuario el hecho de no encontrar toda la información pertinente debido a las limitaciones de los antiguos dispositivos de recuperación? ¿Cuánto cuesta el tiempo del personal dedicado a ayudar a encontrar documentos que todavía no han sido catalogadas adecuadamente? ¿Cuál es la comparación de estos costos con los del sistema basado en ordenadores?
7.4.5. En el caso de otros beneficios será más difícil determinar el costo con precisión. Sería difícil calcular, y mucho menos prever, el grado en que la energía, el entusiasmo y la actividad del personal serán estimulados por el nuevo sistema. Tampoco sería fácil determinar el valor monetario del hecho de que nos veamos obligados a pensar de nuevo todos nuestros sistemas generales como parte de un nuevo sistema basado en ordenadores.
7.4.6. Ahora bien, la calidad de la vida y la atmósfera intelectual son factores importantes aunque intangibles para determinar el éxito o fracaso relativos de un servicio de archivo. El sistema automatizado puede reducir el trabajo penoso y fomentar una manera clara de pensar, lo que beneficiará al personal y en último grado a los usuarios. En cambio, un sistema deficiente puede hacer perder tiempo, bajar la moral y crear temores y tensiones contraproductivas entre aquellas personas que, según se supone, serán favorecidas por el cambio.
7.4.7. Es difícil asignar un valor financiero a los beneficios a plazo medio y largo que son resultado de tener datos en una forma que puede ser fácilmente reprocesada, analizada y presentada de nuevas maneras. Un sistema bien diseñado rendirá beneficios de esta clase, pero estas economías serán disfrutadas por nuestros sucesores, quienes darán por sentado la libertad y flexibilidad que les permite el sistema. Es muy poco probable que alguna vez se den la molestia de evaluar los beneficios que han heredado. Sólo en contadas ocasiones puede determinarse con precisión el costo de los efectos a largo plazo de un programa archivístico. Nos dedicamos a alcanzar los objetivos que hemos escogido más como una esperanza que como un cálculo preciso.
7.4.8. El apéndice E contiene algunos ejemplos simples de cálculo de costos.
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8. FORMACIÓN
8.0.1. Todos los sistemas de información, cualquiera que sea su grado de automatización, dependen de personas. El sistema automatizado de información de archivos necesita personas que sepan entrar la información, recuperar la información y mantener al sistema en funcionamiento. Mediante un diseño cuidadoso, y muchos ensayos y depuraciones, podemos desarrollar un sistema cuyos elementos basados en ordenadores funcionen con un alto nivel de flabilidad. No es posible programar a los elementos humanos de nuestro sistema con el mismo grado de confianza de que en todo momento actuarán exactamente como es necesario, y sin embargo todo el éxito del sistema depende de su capacidad para trabajar bien con su nuevo colega, el ordenador.
8.0.2. Con los sistemas manuales de información podemos ir adelante con poca formación y dejar que la gente vaya conociendo el sistema -o lo modifique para adaptarlo a su modo de pensar- de una manera aproximada y práctica. Una formación adecuada daría mejores resultados, pero el ingenio humano tiende a encontrar alguna manera de seguir avanzando. El riesgo de fracaso es muy superior en los sistemas basados en ordenadores, pues exige que el ser humano se adapte a las formas en que han sido programadas las máquinas. Por fácil que sea el sistema para el usuario, en último término el sistema automatizado dice "hazlo a mi manera" -es decir, la manera del diseñador- "o no te daré lo que deseas". Los manuales de formación y de procedimientos son ejemplos de la forma en que los sistemas automatizados nos incitan a prestar más atención a lo que tendremos que hacer de todas maneras.
8.1. ¿Quién necesita recibir formación?
Es posible determinar cuatro niveles de necesidades: no todos se necesitarán en cada caso:
- Todos los usuarios, ya sean parte del personal o del público, que tienen algún contacto con el ordenador necesitarán algún tipo de introducción al sistema
El personal que realiza operaciones especiales tales como la entrada de datos en gran escala; los operadores encargados de la supervisión de las impresoras u otros dispositivos y de actividades como sacar copias de reserva de los datos, necesitarán una formación apropiada para realizar estas tareas
Los directores del sistema necesitarán poseer un conocimiento más profundo de la forma como funciona el sistema a fin de poder hacer pequeños cambios y corregir pequeños errores, ya sea gracias a la experiencia que han adquirido, o después de leer los manuales de instrucción o consultar a los especialistas en apoyo técnico
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- Cuando el servicio de archivos se encarga hasta cierto punto del diseño y desarrollo, el diseñador deberá recibir formación en metodología general y en el uso de los instrumentos de desarrollo escogidos para el proyecto.
8.2. ¿Cómo se dará la formación?
8.2.1. Hay dos métodos principales: el general y el particular.
8.2.1.1. Con arreglo al método general se organizan cursos de formación para todo el personal correspondiente durante el proceso de aplicación. Estos cursos deberán organizarse con la debida antelación de manera que cada persona haya recibido formación antes de que se le pida que utilice el sistema de una u otra forma. Los problemas que se plantean pueden incluir la falta de interés entre las personas que durante algún tiempo no serán usuarios activos así como una falta de comprensión en el caso de las personas que no pueden poner inmediatamente en práctica la teoría.
8.2.1.2. Con arreglo al método particular, la formación se da "justo a tiempo". El personal recibe formación para efectuar tareas inmediatamente antes de hacerse cargo de ellas; el interés deberá ser muy alto y casi inmediata la consolidación de la formación mediante la práctica. Los problemas que se plantean son la brevedad de tiempo que este método exige y el trabajo adicional que representa para quien da la formación.
8.2.2. Un contraste similar existe entre la formación centralizada y la formación en cascada. La primera concentra la responsabilidad en una persona que da la formación adecuada a cada nivel. En el segundo caso la formación va de arriba abajo pasando por los niveles de gestión ordinarios, y los supervisores dan formación al personal de su equipo que se encuentra en primera línea.
8.3. ¿Quién dará la formación?
8.3.1. Internamente la formación puede estar a cargo de alguna persona de la dirección del sistema (aunque la persona con mayores conocimientos no es necesariamente el mejor entrenador) con una preparación adecuada. Este tipo de formación puede ser efectivo, al concentrar la atención en los detalles precisos del nuevo sistema y al vincular el ordenador al funcionamiento general de la institución.
8.3.2. Fuera de la organización podrá encontrarse un personal de formación más profesional. Cuando se instala un sistema más amplio, el abastecedor puede incluir la formación como parte del conjunto de servicios. Durante la negociación del contrato es necesario vigilar que la formación se adapte a las finalidades del sistema y a la capacidad del personal. Puede también obtenerse de organizaciones externas una formación introductoria en el uso de conjuntos comercializados en masa, tales como tratamiento de textos o bases de datos.
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I
8.3.3. En el sistema en cascada participará el personal subalterno de dirección y otro tipo de personal. De todas maneras esta participación es probable cuando se instala el sistema y se sustituye o transfiere el personal. Se formarán redes informales de asesoramiento y asistencia en torno de ciertas personas que tienen una facilidad especial para adaptarse a las nuevas tecnologías. Este hecho debe considerarse como una señal de que el personal está aceptando el sistema. Debemos apoyar esta práctica en forma razonable, pero hay que vigilar que no se robe demasiado tiempo a otras tareas.
8.4. ¿Qué es lo que debe enseñarse?
8.4.1. Todo el personal necesita saber de qué manera se obtiene información del sistema. La capacidad para hacer preguntas y obtener rápidas respuestas aumentará mucho la aceptación por parte del personal. Todo el personal al que se pida que dé entrada a informaciones en una u otra forma debe haber sido objeto de una introducción y práctica adecuadas para que el ordenador realice las tareas básicas de recuperación.
8.4.2. Durante mucho tiempo el teclado y la pantalla seguirán siendo las formas normales de comunicación con los ordenadores. (Con frecuencia se promete una comunicación hablada, pero hasta ahora sólo se han demostrado capacidades muy limitadas al respecto.) Se debe alentar a toda persona que realice algo más que una simple entrada de datos a adquirir algún conocimiento de mecanografía, por ejemplo, el uso de los diez dedos sobre las teclas correspondientes en vez de teclear erráticamente con el índice. Algunos miembros del personal, en especial los archivistas profesionales, no serán muy buenos alumnos a este respecto. Sin embargo, siempre que lo permita el medio institucional y local, deberá alentarse a todos los usuarios a perfeccionar sus conocimientos de mecanografía porque constituyen la clave de un mayor aumento de la productividad.
8.4.3. Los operadores especializados serán mucho más efectivos si se les da una sólida base para sus operaciones. Los dispositivos periféricos mecánicos, tales como las impresoras, pueden dar lugar a problemas sumamente imprevistos y cuya solución exige mucho tiempo si los enlaces con ellos no se comprenden claramente. En este aspecto, una buena formación puede ahorrar al director del sistema muchos esfuerzos que en otro caso tendrían que estar destinados a corregir errores. Los especialistas en entrada de datos tienen que conocer todos los métodos para llenar la pantalla en el tiempo más corto posible.
8.4.4. El director del sistema
8.4.4.1. Cua.lquiera que sea el tamaño del sistema, un miembro del personal debe tener la responsabilidad general de su funcionamiento y mantenimiento cotidianos. Esta persona es el director del sistema. La efectividad con que actúe esta persona es indispensable si se quiere que el sistema funcione correctamente.
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8.4.4.2. Por consiguiente, es vital que el director tenga una preparación adecuada para hacer frente a los ajustes de rutina y a las reparaciones de carácter urgente. Con excepción del personal interno de desarrollo que pueda existir, es el director quien debe tener un conocimiento más completo de la forma como funciona el sistema, tanto en lo que se refiere al equipo físico como a los soportes lógicos.
8.4.4.3. En los sistemas más grandes, en los que el servicio de archivos utiliza una unidad central de otra organización, la mejor formación la puede dar el director del sistema general. La función del director del sistema será limitada y es importante que el director tenga un buen contacto personal con el equipo de apoyo central y sepa cuándo debe pedir ayuda. Cuando se presenten casos de interrupción y de crisis no quedará otro remedio que hacerles frente con la ayuda de un personal especializado y experimentado.
8.4.4.4. Para las instalaciones de tamaño mediano controladas completamente por el servicio de archivos, el abastecedor puede dar la formación necesaria al personal de dirección del sistema, formación que debe estipularse como una parte del conjunto de tareas de instalación. Si se trata de sistemas más pequeños, por ejemplo, de microordenadores, probablemente el abastecedor podrá dar la formación necesaria. En el caso de determinados sistemas o redes podrá contratarse servicios de formación con firmas especializadas en las zonas donde el uso de ordenadores esté muy extendido.
8.4.4.5. De otra manera, la principal ayuda en materia de formación serán los manuales suministrados con el sistema. Las personas que tienen bastante experiencia con ordenadores pueden aprender a hacer funcionar un sistema con un mínimo de ayuda exterior. La calidad y claridad de estos manuales varía considerablemente, y lo mismo sucede con las dificultades con que tropieza el director del sistema al tratar de comprender estos manuales. Con excepción de algunos pocos sistemas listos para funcionar en microordenadores únicos, los manuales de los sistemas no constituyen un buen punto de partida para quien no tenga un conocimiento previo de ordenadores. Si no dispone de otro tipo de introducción, esa persona tendrá que consultar cierto número de obras sobre los conocimientos básicos de la informática y sobre el tipo del sistema y de aplicación que se esté instalando.
8.4.4.6. Algunas operaciones de rutina del sistema, tales como operaciones de reserva, pueden estar a cargo del personal de oficina relativamente subalterno del que puede disponerse en todo momento. En este caso el director del sistema tendrá que organizar una formación sencilla para estos operadores, formación que comprenderá:
- una explicación clara de la razón y la necesidad de estas actividades
una orientación gradual respecto de lo que debe hacerse
procedimientos claros para supervisar el éxito de la operación y comunicar los fracasos en cuanto se produzcan.
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El público
8.4.5.1. Se plantea vtn problema especial para nuestro programa de formación en servicios de archivos cuando el público usuario tiene acceso a una parte del sistma de base de datos. Normalmente el público deseará buscar algún material mediante el proceso de recuperación o pedir un material seleccionado en el ámbito de un sistema de entrega de documentos.
8.4.5.2. Es muy poco probable que tengamos la oportunidad de dar a esos usuarios una formación oficial. Debemos concebir guias simples y útiles que les permitan aprender in situ la forma de obtener acceso al sistema. Debemos decidir si este sistema de autoenseñanza funcionará, o si será necesario que los usuarios reciban cierta formación introductoria proporcionada por los miembros del personal que atienden al público. Cualquiera que sea el sistema escogido, este personal tendrá que recibir formación para poder ayudar al usuario cuya falta de confianza le impide actuar, y al usuario que por exceso de confianza pasa por alto las instrucciones indispensables y tropieza con dificultades.
8.4.5.3. Al planificar las instrucciones y la formación de los usuarios debemos partir de la base de que:
- no podemos subestimar en qué grado algunos usuarios comprenderán mal las instrucciones y cometerán errores, tanto por temor a lo desconocido como por ignorancia
- muchos usuarios pueden comprender rápidamente los elementos esenciales (con ayudas adecuadas de autoformación) y que la gente hará un gran esfuerzo por entender si creen y comprueban en la práctica que el sistema mejora el servicio que reciben (por ejemplo, mediante una mejor recuperación de la información o una emisión más rápida de documentos).
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9. PROBLEMAS
9.0.1. En esta etapa podremos pensar ya que todo el proceso de planificación de sistemas automatizados es solamente un problema después de otro. En un sentido esto es cierto, y una planificación eficaz entraña la creación de una cadena coherente de soluciones que lleve al objetivo general.
9.0.2. Sin embargo, cierto número de problemas específicos pueden plantearse y apartarnos del camino escogido. No debemos suponer que se producen en cada proyecto y no podemos predecir con exactitud cuándo ocurrirán. Lo mejor que podemos hacer es tener conciencia de lo que puede suceder de manera que podamos reconocer los síntomas lo antes posible. En ese momento podemos adoptar medidas correctivas o, en un caso extremo, reducir nuestras pérdidas abandonando el proyecto en una etapa temprana.
9.1. EXCESO DE COSTOS
9.1.1. Exceso de tiempo
9.1.1.1. Hay una regla acerca de los proyectos de sistemas automatizados que dice lo siguiente:
Todo proyecto tomará por lo menos 50% más tiempo que el previsto, incluso si en la planificación se tienen en cuenta los efectos de esta regla.
9.1.1.2. Hasta cierto punto ésta es sólo una generalización cautelosa de la tendencia de cualquier tipo de proyecto a retrasarse como lo demuestran muchos planes de construcción. Sin embargo, hay algunas razones especiales por las que los proyectos de sistemas de ordenadores tienden a retrasarse.
9.1.1.3. En primer lugar, la complejidad de los sistemas medianos y grandes es tal que una planificación y preparación cuidadosas no pueden garantizar que se preverán todas las dificultades. Los encargados de hacer el cálculo de materiales y las estimaciones de construcción pueden hacer predicciones muy precisas, basadas en una amplia experiencia en la aplicación de métodos bien establecidos, en lo que se refiere a la mano de obra y los materiales que se necesitarán para completar un determinado proyecto de construcción. En comparación, la técnica utilizada para estimar el esfuerzo necesario para desarrollar un determinado sistema ("medición de soportes lógicos") se encuentra todavía en la infancia y tal como se practica actualmente es más un arte que una ciencia.
9.1.1.4. En segundo lugar, aunque la fabricación de equipo físico para sistemas automatizados es también un proceso de producción en masa altamente automatizado, la creación de programas es con frecuencia más similar a una artesanía tradicional. Sólo muy lentamente se están desarrollando y aceptando nuevos métodos de producción que abarcan partes estandarizadas e intercambiables. Los sistemas
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desarrollados con métodos tradicionales -en particular los sistemas grandes en los que intervienen varios miembros del personal de desarrollo- tienden con más probabilidad a excederse del período de desarrollo previsto. Si se procede a modificar un sistema existente, el mejoramiento de los sistemas diseñados tradicionalmente tenderá a tomar más tiempo y a producir problemas imprevistos.
9.1.1.5. En tercer lugar, es muy probable que se modifique el objetivo del proyecto conforme avancen los trabajos. Esto puede deberse a una claridad insuficiente en la etapa de las especificaciones, o a una reelaboración de las ideas fundamentales como resultado del trabajo en elementos de bajo nivel del proceso detallado de diseño. Por ejemplo, la necesidad de realizar un determinado tipo de búsqueda puede exigir que se proceda a una revisión importante de la estructura de los datos para hacer más eficiente el proceso.
9.1.1.6. En cuarto lugar, el personal de desarrollo que trabaje en sistemas automatizados por lo general no se dedicará exclusivamente al proyecto de archivos durante un período indefinido. Los diseñadores profesionales pueden tener entre manos otros proyectos al mismo tiempo. Sin duda tendrán previstos otros trabajos después de terminar nuestra tarea. Sólo en muy contadas ocasiones se considerará que los proyectos de archivos tienen máxima prioridad, y las demandas urgentes de otros clientes con más influencia, autoridad o recursos, harán que se posponga un trabajo que los diseñadores pueden considerar como una tarea a largo plazo, no urgente y sin una fecha límite vital.
9.1.1.7. Es menos probable que las demoras en el suministro, instalación o ensayo del equipo físico causen grandes retrasos en el proyecto. Sin embargo, cabe prever que se producirán algunas demoras y las promesas de los agentes de ventas deben tomarse con gran cautela. Un asesor especialista independiente, que conozca bien a los abastecedores de que se trata, podrá tal vez, sobre la base de su experiencia, sugerir qué margen de tiempo se debe dejar para tener en cuenta este tipo de retraso.
9.1.2. Sobrecostos
9.1.2.1. Acabamos de examinar los problemas de los excesos de tiempo. Pero el tiempo es dinero, en particular cuando hay gastos por concepto de personal de desarrollo. Como estos costos de personal representan una parte muy considerable del total de los costos de instalación, puede suceder fácilmente que tenga que añadirse 20, 40% o más al costo general de un proyecto.
9.1.2.2. Es menos probable que aumenten los costos de los equipos físicos puesto que el costo por unidad tiende a disminuir. Sin embargo, puede suceder que si un sistema se pone realmente a prueba en la práctica se compruebe que se ha subestimado lo que se exige del equipo físico. Aunque el prototipo da resultados impresionantes, la versión definitiva es lenta y no responde a las órdenes, o simplemente no tiene espacio suficiente para todos los datos y
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memoriza epígrafes. La mejor, o la única manera de lograr el rendimiento necesario puede ser sustituir una parte del equipo físico con otro equipo más poderoso y costoso.
9.1.3. ¿Cómo podemos hacer frente a los excesos de tiempo y de costos?
9.1.3.1. Cuando se trata de las demoras que se presentan en cualquier clase de proyecto, se aplican las precauciones normales:
- mejorar la comunicación entre todos los participantes
cerciorarse de que el proyecto tiene la prioridad necesaria para todos los miembros del equipo
- tener un plan de trabajo claramente definido con objetivos intermedios
- vigilar cuidadosamente el desarrollo del proyecto y adoptar medidas en cuanto se produzcan demoras.
9.1.3.2. Hay tres métodos para hacer frente a los excesos que son característicos del desarrollo de sistemas automatizados:
- no tenerlos en cuenta
- preverlos
- impedirlos.
9.1.3.3. El primer método puede aplicarse si se trata de proyectos genuinamente a largo plazo con escaso efecto inmediato sobre las actividades del servicio de archivos. En varios sectores de nuestro trabajo estamos acostumbrados a fijar objetivos a largo plazo que la falta de recursos o de una suficiente capacidad de gestión nos impide alcanzarlos inmediatamente. Si el proyecto de automatización afecta solamente estos sectores, probablemente no tendremos que preocuparnos demasiado. Algunos meses de retraso no tendrán importancia para un proyecto de catalogación, con una carga de trabajo equivalente a decenas de años-hombre y en el cual se progresa lentamente si se usa un sistema manual.
9.1.3.4. Si el tiempo es decisivo -quizás porque otras partes de nuestros planes de gestión dependen de una aplicación eficaz del sistema automatizado- tendremos que hacer todo lo posible por garantizar el cumplimiento de las fechas fijadas. Cuando nuestro personal participa en esta labor, debemos tomar las medidas necesarias para que tenga largos períodos de tiempo libre de cualquier otra tarea a fin de poder concentrarse en el trabajo de especificación, diseño, formación o ensayo. Un período de varios días ininterrumpidos será mucho más productivo que el mismo número de horas distribuidas a lo largo de varias semanas.
9.1.3.5. Será más difícil controlar a los contratistas exteriores, pero un programa de objetivos intermedios claramente definidos constituirá
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para ellos y para nosotros vin patrón que nos permitirá medir los progresos. Si se producen retrasos importantes, podremos considerar conveniente sufragar el costo de un personal adicional o de horas extraordinarias de trabajo a fin de cumplir los plazos. Para evitar gastos extraordinarios cabe la posibilidad de concentrar el trabajo en el núcleo mismo de nuestras necesidades. Se puede decidir que otras partes del sistema son deseables pero no necesarias y convenir en una realización posterior. En algunos casos será posible incluir un calendario del proyecto en el contrato, con cláusulas de penalidades financieras para garantizar el cumplimiento de los plazos.
Con frecuencia no tendremos ni la capacidad para impedir las demoras ni los recursos para resolver los problemas invirtiendo cantidades adicionales. Dependeremos tal vez de un proveedor de tecnología de la información para el cual nuestro concepto de urgencia signifique poco, o podemos tomar todo el tiempo necesario para realizar el trabajo de manera adecuada en vez de correr el riesgo de lograr una solución rápida pero mediocre. En la etapa de planificación debemos prever las posibles demoras e incorporar en el calendario de actividades períodos en blanco entre la aplicación del sistema automatizado y las consiguientes modificaciones de nuestras operaciones y procedimientos. Debemos contar con planes de emergencia para mantener y prolongar la vida de los sistemas existentes en caso de que el nuevo sistema falle en una etapa posterior del proceso de ensayo.
PERSONAL
Hemos señalado ya que un personal adecuado en los puestos clave es tan importante como contar con máquinas y programas apropiados. Si nuestro personal participa a fondo en el proceso de desarrollo, quizás el éxito del proyecto dependa por completo de una o dos personas. Deberemos asegurarnos de que estas personas no nos abandonan por una u otra razón.
No suele haber un gran movimiento del personal profesional de archivos, pero en las zonas donde los conocimientos en materia de tecnología de la información son escasos, la experiencia adquirida al respecto por nuestros propios especialistas puede hacerlos muy atractivos para otros usuarios de esta tecnología. Se han registrado muchos casos de archivistas profesionales que habiendo adquirido una capacidad en sistemas de tecnología de información han pasado a ocupar otros puestos con mejores perspectivas, ya sea en grandes departamentos del gobierno o en el sector privado. Este fenómeno es parte de un alto nivel general de movilidad entre los profesionales de la tecnología de la información que puede afectar el funcionamiento de cualquiera otra organización que trabaje en nuestro sistema.
Por consiguiente, la planificación de la sucesión es indispensable. Debemos tener planes que prevean la pérdida de nuestro personal vital en el peor momento posible. Debemos tratar de evitar que un sistema muy costoso se paralice por la falta de un
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miembro del personal cuyo costo es relativamente menor. En la etapa de viabilidad debemos tener una idea del costo que representa la sustitución de nuestro personal más capacitado antes de haberse completado el desarrollo del sistema.
Entre las precauciones que podemos adoptar cabe citar las siguientes: encargar el proceso de desarrollo a un equipo y no a una o dos personas; reconocer y retribuir al personal fundamental con una remuneración y promoción adecuadas; garantizar que nuestro personal de desarrollo suministre toda la documentación posible y la mantenga siempre al día, de manera que otras personas puedan hacerse cargo del trabajo con una pérdida mínima de tiempo.
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MANTENIMIENTO
"Lo que puede andar mal, andará mal."
Incluso un sistema de información basado en ordenadores incluye una complicada serie de instrucciones para programar una complicada maquinaria. Será prudente que partamos de la hipótesis de que:
1) se producirán averias de tiempo en tiempo
2) el momento será por lo general el más inconveniente
3) algunas de las averias superarán nuestra capacidad para diagnosticarlas y, por supuesto, para corregirlas.
La palabra "mantenimiento" sugiere un programa ordenado de prevención, similar al trabajo que es necesario hacer regularmente para mantener en servicio un vehiculo de motor. En la práctica, la mayor parte del mantenimiento consiste en reparaciones de emergencia, y es como si tuviéramos un contrato con un servicio de mecánica para que sin pérdida de tiempo venga a ayudarnos cuando el automóvil sufre una avería sin advertencia alguna.
Debemos esperar lo peor y estar listos para hacerle frente.
EQUIPO FÍSICO
Los componentes electrónicos de la mayoría de los sistemas de ordenadores son extraordinariamente seguros. Los diseños se ensayan cuidadosamente (aunque se escapan algunos errores) y su grado de seguridad es muy elevado. Por lo general el riesgo de avería es mucho mayor con los equipos mecánicos que tienen partes móviles, tales como las impresoras y las unidades de discos.
Prevención
Es indispensable que el suministro de energía eléctrica sea constante. Por lo general, las grandes instalaciones tendrán grupos de generadores de emergencia para mantenerlas en funcionamiento cuando falla la corriente eléctrica central. Si se trata de sistemas más pequeños, un "suministro de energía ininterrumpible" puede proporcionar la corriente de una batería que dura tiempo suficiente por lo menos para cerrar adecuadamente el sistema y proteger así los datos que contiene. Si hay riesgos de interrupción o de baja de tensión en la fuente principal de electricidad, es indispensable contar con dispositivos de esta clase para los ordenadores centrales o los servidores de ficheros donde están almacenados los datos-
Incluso cuando el suministro de corriente es continuo, las fluctuaciones repentinas en el suministro son suficientes para disturbar los circuitos electrónicos, desordenando los datos pero sin dañar los componentes. Para evitar este problema se deben adaptar a las fuentes principales de energía filtros y protectores electrónicos.
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Para situaciones en que una pérdida de datos o de tiempo de elaboración seria catastrófica se dispone de sistemas resistentes a las averías. Una versión de este sistema duplica en una reserva toda la información almacenada en un disco, reserva que puede ser utilizada si algo afecta la copia original. Estos sistemas son muy útiles en aplicaciones tales como la producción de documentos o el registro de usuarios cuando una rápida recuperación es importante. Este costo adicional se justifica menos en la mayoría de las aplicaciones de archivos siempre que se hagan copias de reserva con frecuencia y de manera regular.
Los sistemas pequeños son a menudo extraordinariamente sólidos, pero sigue teniendo sentido colocar la maquinaria* vital en zonas donde se eviten las temperaturas extremas y se elimine en todo lo posible el polvo. Para las operaciones en medios difíciles existen pequeños sistemas especialmente protegidos.
10.1.2. Reparaciones
La reparación de la mayor parte de las averías de los componentes no exige un gran esfuerzo. Los programas de diagnóstico pueden localizar rápidamente los componentes averiados y de esa manera es posible reemplazar una subunidad grande, la dificultad estriba en estar seguros de que se dispone rápidamente de un técnico capacitado que efectúe el diagnóstico y sustituya la pieza. Los grandes sistemas tienen su propio personal mecánico al que pueden recurrir en todo momento. Para los sistemas pequeños, la solución convencional es tener un contrato de mantenimiento. Las condiciones varían y deben verificarse cuidadosamente, pero la característica esencial es que un contratista se compromete a enviar un técnico para que examine la avería en un determinado número de horas de trabajo.
Si no se dispone de este servicio, o sería enormemente costoso debido a las distancias, podemos considerar las siguientes posibilidades:
1) instalar un sistema que funciona solamente fuera de línea, de tal manera que toda la producción se hace en papel. En estas condiciones es, por lo tanto, aceptable que el sistema esté detenido durante algunas semanas mientras se envían a reparar los componentes vitales
2) comprar unidades duplicadas. Si una de ellas falla, los datos de reserva pueden transferirse a otra máquina mientras se repara la unidad defectuosa.
Previo el pago de una prima más alta, el contratista puede comprometerse a proporcionar inmediatamente una máquina de repuesto mientras se lleva la máquina averiada para proceder a su reparación.
Una vez determinados todos los posibles requisitos de reparación y sustitución, y calculado su costo, debemos estudiar las operaciones que se encomendarán al sistema automatizado ay decidir durante
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cuánto tiempo podemos tener el sistema fuera de funcionamiento. En algunos aspectos de la catalogación, una demora incluso de varias semanas puede ser aceptable, ya que es posible escribir sobre papel las listas para proceder más tarde a su entrada en el sistema una vez reanudadas las operaciones normales. En otros casos una demora de algunas pocas horas puede ser muy grave: por ejemplo, la producción de documentos en un servicio de archivos grande y muy activo.
Una vez evaluados los riesgos de averias del sistema, estaremos en mejores condiciones de decidir qué tipo de mantenimiento adoptaremos. Y como parte de este proceso debemos preparar un plan de urgencia.
10.2. SOPORTES LÓGICOS
Un programa que funciona es un soporte lógico en el que todavia no se han descubierto las fallas. Todos los programas, menos los más triviales, tienen algún error. En los productos de microordenadores de producción en masa, que han estado en venta durante algún tiempo se habrán eliminado los errores graves. Un conjunto de programas de tratamiento de textos hará prácticamente todo lo que se supone que debe hacer. Pero la parte especialmente escrita de cualquier conjunto de programas, adaptada a nuestras necesidades, o cualquier conjunto de poca circulación, revelará tarde o temprano graves errores.
En esa circunstancia necesitaremos:
1) la ayuda de la persona que escribió el programa, o
2) tener acceso a la documentación sobre el programa y a un especialista competente para rectificar el error.
Por consiguiente, es importante que el diseñador del programa proporcione una documentación adecuada, incluida la documentación de cualquier trabajo de desarrollo interno realizado en el servicio de archivos.
10.3. PLANIFICACIÓN DE URGENCIA
Todo servicio de archivos necesita tener un plan para hacer frente a situaciones de urgencia en que se ve amenazada la supervivencia de los documentos. Los sistemas automatizados necesitan un plan similar de recuperación en caso de urgencia para estar seguros de que podemos recuperarnos lo antes posible y al menor costo posible de cualquier desastre que interrumpa el funcionamiento del sistema y cause la pérdida de los datos almacenados.
10.3.1. Copia de reserva de los datos
10.3.1.1. Los datos son probablemente la parte del sistema cuya sustitución será más costosa. El costo de reunir, introducir, comprobar y editar los datos es elevado. Debe ponerse mucho cuidado en evitar que el trabajo tenga que ser repetido.
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10.3.1.2. Todos los sistemas de ordenadores tienen algún método para copiar datos en dispositivos de almacenamiento que se pueden extraer. Normalmente se tratará de una cinta magnética. Es necesario hacer regularmente copias en cintas y almacenarlas de manera segura. Cuando se pierden o dañan datos ("corrupción") pueden ser copiados ("restauración") pasándolos de la copia de reserva al sistema principal.
10.3.1.3. La tarea de hacer copias de reserva puede ser tediosa. Los directores de sistemas deberían tomar las siguientes precauciones:
1) En la especificación y selección del sistema debemos estar seguros de que el sistema de reserva es relativamente eficiente, automatizado y fácil de usar. Para ello debemos estar dispuestos a gastar una pequeña cantidad adicional en un pequeño sistema (por ejemplo, comprando un dispositivo de arrastre de cinta en movimiento continuo en vez de utilizar un gran número de discos flexibles)
2) Deberá elaborarse un plan sistemático que abarque lo que debe copiarse, cuándo debe copiarse y la forma de localizar las copias
3) El personal dedicado a esta labor de copias de reserva deberá recibir instrucción para que comprenda la importancia de su tarea y el costo que entraña el no realizarla, y deberá recibir también una cuidadosa formación en materia de procedimientos
4) Deberán efectuarse ensayos ocasionales para cerciorarse de que una muestra de los datos puestos en reserva puede ser restablecida en el sistema sin peligro.
10.3.2. Alternativas manuales
Debemos estar preparados, mediante la elaboración de procedimientos, la formación y la disposición de materiales, para hacer frente a averías de sistemas vitales. Los sistemas que trabajan sobre papel, utilizados antes de la automatización, pueden servir para mantener la actividad mientras no se dispone del servicio del ordenador. Debemos planificar cuándo y en qué forma los datos recogidos en papel serán integrados al sistema automatizado una vez que éste vuelva a funcionar.
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CONCLUSION
Para resumir las principales sugerencias de este estudio utilizaremos tres términos técnicos del mundo de los sistemas automatizados :
Desarrollo de lo más general a lo más específico
Descomposición funcional
Diseño iterativo.
Desarrollo de lo más general a lo más específico
El "desarrollo de lo más general a lo más específico" visualiza el proceso de diseño como un árbol genealógico muestra a los descendientes de una persona. Por consiguiente, la copa del árbol es el resumen al más alto nivel del sistema propuesto descrito en los términos más generales. Conforme descendemos del árbol desglosamos el resumen en elementos, que a su vez se subdividen hasta que se especifican los detalles más pequeños. En principio un buen diseño de un sistema comienza planteando las grandes preguntas acerca de las finalidades y objetivos y gradualmente desglosa estas generalidades en descripciones cada vez más concretas de almacenamiento y elaboración de datos.
Nuestra tarea como planificadores de archivos comienza en la cumbre con exposiciones de las políticas y objetivos que deseamos que el sistema automatizado cumpla. A continuación debemos ir descendiendo, exponiendo con mayores detalles lo que esperamos obtener, concentrándonos al principio en nuestras finalidades a largo plazo y a continuación en nuestras necesidades más inmediatas.
En algún punto conforme vamos descendiendo podemos detenernos y encomendar la tarea a otros. En todas las etapas podemos pedir el asesoramiento y la orientación de los especialistas en tecnología de la información, pero la responsabilidad del sistema final sigue siendo nuestra. En los pequeños sistemas puede ser factible que los archivistas, que cuenten con una formación y experiencia apropiadas, asuman la tarea de traducir el plan general en un sistema que funcione. Se aplican las mismas reglas de un diseño y aplicación apropiados.
Descomposición funcional
"La descomposición funcional" describe el proceso de desglosar las tareas importantes y complicadas en etapas breves y simples- Las nuevas metodologías de diseño de sistemas constituyen un método rigurosamente sistemático de creación de sistemas automatizados.
En cada nivel del diseño, el siguiente nivel inferior está representado por una serie de "casillas en blanco", módulos de construcción cuyo funcionamiento interno es todavía desconocido pero cuyos insumos y productos están claramente especificados. Los
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diseñadores que poseen las técnicas necesarias asumen la responsabilidad de establecer un módulo que permitirá realizar el trabajo requerido.
No debe preocuparnos el hecho de que no comprendamos todos los detalles técnicos. Nuestra tarea consiste en especificar los requisitos generales, entablar un diálogo con los diseñadores acerca de la especificación más detallada que ellos deben elaborar, y en una etapa apropiada, dejar la descomposición detallada al técnico preparado para ella.
Diseño iterativo
La frase "diseño iterativo" nos recuerda que el desarrollo de lo general a lo particular no es, por diversas razones, un proceso único:
- Cuando se llega a los niveles inferiores, pueden presentarse dificultades técnicas que tienen consecuencias para algunos de los niveles más altos del diseño (lo que exige un método de lo particular a lo general).,
- Los especialistas pueden no comprender adecuadamente lo que deseamos, y esto se hace solamente patente cuando se ensaya el diseño detallado.
- Cuando nosotros, el cliente, vemos nuestros planes aplicados, decidimos hacer las cosas de una manera ligeramente diferente.
- El mundo que nos rodea está cambiando, y conforme respondemos a lo que se nos exige, cambiamos lo que nosotros exigimos a nuestros sistemas.
Debemos prever que nuestros sistemas evolucionarán, y debemos cerciorarnos de que el diseño favorece el cambio en vez de oponerse a él. La clave de un éxito a largo plazo es un buen análisis de datos y un buen diseño. Si estos dos elementos son adecuados desde el comienzo, será posible evitar una reelaboración costosa de los datos y podrán introducirse cambios operativos con un minimo de esfuerzo.
Debemos tener una idea clara de lo que queremos, pero al mismo tiempo debemos mantener una flexibilidad y estar dispuestos a aprender cuál es la mejor forma de alcanzar ese objetivo. Nuestra contribución fundamental al éxito de un proyecto de automatización es una planificación cuidadosa y una buena gestión, los conocimientos técnicos que esperamos usar en cada aspecto de nuestro servicio para asegurar un mejor futuro a los documentos que se nos han encomendado y atender las necesidades de las personas que los usarán.
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APÉNDICES
APÉNDICE A: DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION: LAS ETAPAS PRINCIPALES
El cuadro que sigue resume las etapas principales de la planificación de un proyecto de automatización de archivos. En los planes pequeños algunas etapas pueden omitirse o resumirse. En los proyectos importantes (véase apéndice C) habrán otras etapas en el proceso de diseño y adquisición.
FASE
PREPARACIÓN análisis preliminar
VIABILIDAD
APLICACIÓN
ETAPAS
(internacional (nacional (organización matriz
Finalidades estratégicas de organización
Factores externos: normas y politicas -
Plan a plazo medio: problemas y necesidades del servicio demanda y recursos
Plan de información del servicio de archivos análisis de datos
Concepto del sistema (esbozo)
Decisión sobre el estudio de viabilidad:
Descripción y relaciones de datos análisis de: entidades de los datos, sus historias y relaciones, corriente de datos, etc.
Selección de los soportes lógicos
Selección del equipo físico
Propuesta o especificación del sistema
Decisión:
Adquisición: perfeccionar las especificaciones de la oferta
Instalación del equipo físico
Instalación de los soportes lógicos
Desarrollo del sistema
Documentación
no | mejorar adelante
seguir
no | todavía no | seguir adelante
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Ensayo
Aceptación
OPERACIÓN Formación
Mantenimiento : equipo físico soportes lógicos datos: copias de reserva
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APÉNDICE B CUESTIONARIO PARA LA PLANIFICACIÓN
La finalidad de las preguntas que siguen es establecer una lista de control para las personas que planifican y seleccionan un sistema automatizado. Las preguntas se hacen a diversos niveles de detalle y muchos de los interrogantes no se aplican a todos los tipos posibles de sistemas.
Las preguntas acerca del servicio de archivos se refieren al tipo de información que el especialistas en tecnología de la información deseará conocer. Las preguntas acerca de los sistemas de ordenadores plantean algunas de las cuestiones que nosotros (o el consultor que actúa en nuestro nombre) desearemos conocer.
EL SERVICIO DE ARCHIVOS
¿Para qué sirven las organizaciones de archivos? ¿Cómo funcionan?
¿Cuál es el carácter de este servicio de archivos? ¿Cuáles son sus metas y objetivos particulares a largo plazo?
¿Con qué dificultades nos tropezamos actualmente en la gestión del servicio, especialmente en la gestión de la información? ¿Qué dificultades hemos previsto encontrar en los próximos cinco años?
Sobre la catalogación y recuperación de archivo: ¿Dónde desearíamos estar dentro de 20 años? ¿Qué proporción de nuestros fondos tratamos de hacer plenamente accesibles a nuestros usuarios? Con los recursos actuales, ¿cuánto tiempo tomará alcanzar este objetivo?
Cantidades
Personal: ¿cuánto? ¿de qué niveles?
Documentos: ¿Cuántas unidades poseemos que desearíamos describir individualmente? ¿Cuántas catalogaciones se han completado? ¿Cuáles son las tasas anuales de crecimiento en la labor realizada y en el trabajo por realizar? ¿Cuántas adquisiciones se registran cada año?
Usuarios: ¿Cuántos usuarios tenemos cada año? ¿Qué número de usuarios podemos atender a la vez? ¿Cuántas consultas se hacen por correo, teléfono, etc.? ¿La utilización abarca muchos fondos o se concentra sólo en unas pocas series?
Sistemas
¿Cómo funcionan los actuales sistemas? Preparar diagramas de flujo de funcionamiento del sistema de acceso, del sistema de catalogación, del sistema de almacenamiento y ubicación, sistemas de oficina, etc. ¿Cuántas veces se pasan los datos de un documento a otro? ¿Cuántas veces se mecanografían las descripciones durante la preparación y corrección?
Equipos y materiales
¿Qué equipo de proceso de la información utilizamos en este momento: máquinas de escribir, fotocopiadoras? ¿Qué material especial se utiliza: hoja de
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pedido de documentos, tarjetas de registro de usuarios y tarjetas de admisión, etc.?
¿Qué cambios en la demanda, en los sistemas y en los recursos se están produciendo en este momento? ¿Podemos calcular qué tipo de diferencia se producirá tal vez en los próximos cinco años? ¿Están cambiando las consultas de los usuarios y las necesidades en materia de recuperación de nuestro personal?
SISTEMAS EXISTENTES
Equipo: ¿Qué sistemas basados en ordenadores, incluidos los de tratamiento de textos, se usan actualmente? ¿De cuándo data el sistema? ¿Qué confianza merece? ¿Cuál es su capacidad de almacenamiento y hasta qué punto se ha utilizado esa capacidad? ¿Es posible recuperar más espacio eliminando los datos repetidos?
¿Cuál es la velocidad del sistema? ¿El rendimiento del sistema se hace inaceptablemente lento en momentos de gran actividad? ¿Qué cantidad de información pasa por el sistema? ¿Cuántas consultas evacúa? ¿Es accesible el sistema siempre que se le necesita? ¿En el local? ¿Fuera del local?
RECURSOS
Dinero: ¿Qué financiación existente podría ayudar a pagar el sistema? ¿De qué asistencia exterior puede disponerse? ¿Podemos sufragar el costo de mantenimiento y de sustitución de rutina del equipo con el presupuesto existente? ¿De qué manera pueden financiarse los costos de formación?
Personal: ¿Cuántos miembros del personal tienen conocimientos de ordenadores? ¿En qué niveles: conocimiento general, experiencia con aplicaciones basadas en ordenadores, gestión de sistemas, análisis y diseño de sistemas, codificación de programas? ¿Qué movimiento de personal existe entre el personal que tiene conocimientos de ordenadores? ¿Es fácil contratar personal equivalente? ¿Qué conocimientos sobre tecnología de la información proporcionan los programas de formación en materia de archivos?
OPCIONES
¿Cuáles son los principales sectores para una posible automatización: gestión de documentos, adquisición, catalogación, almacenamiento y producción, gestión de procesos, finanzas, tratamiento de textos? ¿Qué subsistemas pueden escogerse con cada sector? ¿Cuál es el enlace entre ellos?
PRIORIDADES
Después de haber examinado las metas y las necesidades de los usuarios, así como las limitaciones en materia de política y recursos:
¿Qué opciones nos serán más útiles para alcanzar nuestros objetivos a largo plazo? ¿Qué opciones representan pequeños proyectos que pueden ser autónomos y ejecutados rápidamente? ¿Qué opciones ofrecen las mejores posibilidades de
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aprendizaje para el personal? ¿Qué opciones dependen de que otras hayan sido ya adoptadas? ¿Qué opciones ofrecen la posibilidad de hacer, a corto plazo, las mayores economías en el tiempo dedicado por personal? ¿Qué oferta rinde rápidamente mayores beneficios para los usuarios finales?
ANÁLISIS DE PROYECTOS
Algunas de las siguientes preguntas serán adecuadas para cada opción:
Producto
¿Qué resultados queremos obtener del sistema? ¿En qué formato? ¿En qué medio: pantalla, papel, microficha, medio que pueda ser leído por la máquina? ¿Quién debería tener acceso a esta información? ¿Cómo?
Insumo
¿Qué datos de insumo necesita el sistema: del usuario en el teclado, de los ficheros de datos? ¿Qué disposición se debe adoptar para recoger los datos correspondientes: en este sistema, como parte de otro subsistema? ¿Qué controles se realizan para comprobar que los datos ingresados por el operador son válidos?
Estructura de datos
¿La estructura general de datos propuesta responde a las necesidades de este subsistema? ¿Es necesario contar con algún índice especial para obtener un rápido acceso a los datos correspondientes?
¿Permite la estructura de los datos una reutilización flexible en el futuro? Por ejemplo: ¿se analizan los datos de manera suficientemente detallada? ¿constituye la estructura propuesta un compromiso razonable entre los requisitos de la teoría de la base de datos y la necesidad de lograr un funcionamiento eficiente?
POLÍTICAS
¿Cuál es la estrategia de información de la organización matriz? ¿Hasta qué punto tiene en cuenta los objetivos del servicio de archivos? ¿Existe una estrategia nacional de información? ¿De qué manera este hecho afecta directamente a nuestro servicio, o a servicios afines tales como bibliotecas y servicios de información? ¿Existe una demanda de una mayor integración de la información o de un intercambio de datos entre los servicios?
¿Cuál es la experiencia y cuáles son las recomendaciones de las organizaciones nacionales, u otras organizaciones, de archivistas profesionales, de otros profesionales o usuarios de la información? ¿Qué normas están surgiendo para sistemas de ordenadores, medios operativos, formatos de intercambio de datos, aplicaciones de soportes lógicos, catalogación de archivos?
¿Cuál es la política de información de nuestra organización matriz? ¿Qué restricciones tiene nuestra libertad de especificar y adquirir? ¿Qué incentivos financieros o de otro tipo existen para promover nuevos desarrollos?
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Proceso
¿Qué demora es aceptable entre la entrada de una solicitud y la obtención de resultados? ¿Necesitamos saber que continúa algún tipo de proceso mientras concentramos la atención en otra tarea?
SOPORTES LÓGICOS
¿Qué soportes lógicos pueden tratar satisfactoriamente el producto, el insumo, la estructura de datos y los requisitos de elaboración? ¿Almacenan datos de longitud variable de manera eficiente (en caso necesario)? ¿Cuánto cuesta comprarlos, mejorarlos (por ejemplo para más usuarios) y mantenerlos (mejoramiento del mantenimiento y apoyo técnico)?
¿Cuántas otras personas están utilizando este programa? ¿Qué posibilidades existen de que el abastecedor del programa cierre su negocio? ¿Qué sucedería entonces? ¿Qué dificultades entrañaría continuar con el mismo programa o sustituirlo por otro? ¿Hasta qué punto es posible exportar datos en formatos aceptables para otros soportes lógicos?
¿Quién apoyará en general estos soportes lógicos: el fabricante, el distribuidor, el comerciante, o quién puede proporcionar un apoyo de gestión? ¿Quién está capacitado para diseñar y crear sistemas utilizando este programa?
Medio operativo
¿En qué medios operativos/sistemas operativos funcionarán los soportes lógicos seleccionados? ¿Cuáles son los costos relativos de sistemas típicos utilizando estos medios? ¿Qué medios cuentan con el apoyo de nuestra organización de tecnología de la información o de nuestro personal especializado? ¿Es probable que el medio operativo se oriente hacia normas abiertas, aumentando así nuestra flexibilidad en el futuro? ¿Se trata de una marca comercial de gran difusión y con un gran mercado de usuarios y abastecedores?
EQUIPO FÍSICO
¿Qué equipo físico sirve de apoyo al medio operativo preferido y al conjunto de programas? ¿Cuáles son los costos de la configuración inicial? ¿Cuáles son los costos marginales: para usuarios adicionales, o espacio adicional de almacenamiento de datos, o mejoramiento de los rendimientos? ¿Merece confianza el abastecimiento? ¿Podría tropezarse con dificultades tales como restricciones a la importación? ¿Se limita el diseño a un fabricante o se orienta el fabricante hacia normas de sistemas abiertos?
¿Qué calidad tiene el sistema de reserva de seguridad?
¿Es fácil utilizar las estaciones de trabajo? ¿Cuánto espacio ocupan? ¿Para los mecanógrafos experimentados resulta fácil utilizar el teclado? ¿Es fácil de ajustar la exposición visual y ver, sin que el brillo moleste?
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Red
¿Hasta qué punto será difícil instalar los cables en los locales existentes? ¿Hasta qué punto puede extenderse la red? ¿Es fácil añadir nuevas estaciones de trabajo al sistema? ¿Cuántos usuarios activos puede servir la red? ¿En qué grado se deteriora su funcionamiento en situaciones de presión? ¿Pueden otros programas de la red funcionar en el mismo equipo físico?
Mantenimiento
¿Quién reparará el equipo cuando se produzca una avería? ¿Qué demora es aceptable para la reparación de: toda la red, una estación de trabajo? ¿Merece confianza el suministro de energía?
FORMACIÓN
¿Qué tipo de formación se necesita para diversas clases de personal? ¿Qué grado de formación pueden proporcionar: el servicio de archivos, la organización matriz? ¿Cómo se da formación a los nuevos miembros del personal? ¿Qué introducción necesitarán los usuarios?
SUPERVISION
¿Cómo sabré si el proyecto ha tenido éxito? ¿Qué metas intermedias pueden establecerse para calcular los progresos realizados? ¿En qué momento la falta de progreso me obligaría a hacer una nueva evaluación del proyecto?
¿Cuáles son los límites financieros? ¿Cuánto tiempo del personal puede dedicarse al proyecto? ¿De qué modo puedo mantener la cuenta del dinero y del tiempo?
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APÉNDICE C PLAN DE UN PROYECTO IMPORTANTE
Las páginas que siguen contienen el índice y extractos de los requisitos operativos para un importante proyecto de informatización de archivos nacionales que abarca el registro de lectores, la ordenación de documentos y el acceso a descripciones de series.
Este documento fundamental es la base sobre la cual los posibles contratistas participarán en una licitación para realizar un estudio de diseño técnico. Los candidatos que presenten estudios aceptables presentarán a continuación ofertas para el suministro de un sistema llave en mano.
La documentación ha sido preparada por un departamento del gobierno central especializado en tecnología de la información, conjuntamente con especialistas en esta materia que trabajan en la organización de archivos. Los requisitos especifican las estructuras de datos, funciones, productos de muestra, ubicaciones de terminales, normas de funcionamiento, calendario de ejecución y muchos otros detalles en un nivel apropiado para un plan de esta magnitud.
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OFICINA DEL REGISTRO PUBLICO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE DOCUMENTOS
REQUISITOS OPERATIVOS
índice
Introducción
1.1. Observaciones generales 1.2. La Oficina del Registro Público (ORP) 1.3. Cuestiones estratégicas 1.4. Sistemas actuales 1.5. Objetivos del nuevo sistema 1.6. Ubicación 1.7. Comunicaciones y tendido de cables 1.8. Calendario
Servicios y sistemas existentes
2.1. Disposición de documentos 2.3. Sistema de pedido de documentos 2.4. La guía actual del fondo de la ORP
Esbozo de los requisitos del sistema
3.1. Alcance 3.2. Definición de la tarea general 3.3. Normas 3.4. Funciones y recuperaciones 3.5. Insumos y productos 3.6. Conversión de los datos existentes 3.7. Ejecución 3.8. Tendido de cables
Requisitos obligatorios
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15. 4.16.
Introducción Equipo físico Soportes lógicos del sistema Estudio de diseño técnico Conjuntó de soportes lógicos Gestión de datos Proceso de material de reserva Proceso de recuperación Desarrollo Rendimiento Mantenimiento y apoyo Formación Documentación Pista de auditoría Control de acceso Identificación y acceso de usuarios
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4.17. Proceso de la contraseña 4.18. Control de entrada en el sistema (logon) 4.19. Medios de almacenamiento 4.20. Programa/subsistema de seguridad 4.21. Comunicaciones y tendido de cables
Requisitos deseables
5.1. Introducción 5.2. Equipo físico 5.3. Soporte lógico del sistema 5.4. Proceso de material de reserva 5.6. Proceso de recuperación 5.7. Desarrollo 5.8. Rendimiento 5.9. Mantenimiento y apoyo 5.10. Documentación 5.11. Control de acceso 5.12. Control de la entrada en el sistema (logon) 5.13. Cierre automático 5.14. Comunicaciones y tendido de cables
Calendario
Otra información exigida de los abastecedores
Instrucciones a los abastecedores
Presentación y formato de propuestas
Apéndices
Ejemplos
Plan de comunicación para Kew Plan de comunicación para Chancery Lane
Requisitos de instalación de cables
índice del estudio de diseño técnico
Equipo físico
Lista de dispositivos periféricos - Juego de caracteres
Especificación funcional lógica
Fl DDF necesarios - Diagramas - Descripciones de funciones elementales - Lista de entidades externas - Descripción insumo/producto
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F2 Diseño lógico exigido - Diseño de datos lógicos compuestos - Descripciones de entidades - Descripciones de asiento de datos
Referencia cruzada almacenamiento de datos/entidad
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INTRODUCCIÓN
Observaciones generales
Este requisito operativo (RO) se refiere al suministro de un sistema de ordenador en línea llave en mano para la Oficina de Registro Público (ORP) En este documento, con sus apéndices, se indican los requisitos de la ORP necesarios para que los proveedores puedan proponer soluciones totales llave en mano, incluido el equipo físico, los soportes lógicos y los servicios de apoyo necesarios.
El sistma se denominará Sistema de Información de Registros (SIR) Fase Una.
Los análisis y las especificaciones han sido realizados por el personal de la ORP utilizando el SSADM (Análisis Estructurado de Sistemas y Método de Diseño). Las adquisiciones seguirán las directrices normalizadas CCTA para la adquisición de sistemas clave por el Gobierno, incluida la producción de estudios de diseño técnico.
La Oficina del Registro Público
La Oficina del Registro Público se encarga de la custodia de lo esencial del patrimonio nacional de archivos, es decir de los documentos del Gobierno central y de los tribunales, desde el Domesday Book (1086) hasta el día de hoy, que han sido seleccionados con fines de conservación permanente. La cantidad y la calidad de la información contenida en sus fondos no pueden ser evaluadas en términos monetarios.
La Oficina ocupa tres lugares principales: el edificio original en Chancery Lane, construido durante el siglo XIX y que en la actualidad alberga los documentos más antiguos; el nuevo depósito central en Kew, inaugurado en 1977, donde se almacenan y consultan los documentos departamentales modernos, y un depósito intermedio en Hayes. El sistema SIR será instalado solamente en Kew y Chancery Lane. No hay planes para hacerlo extensivo a Hayes.
Los documentos seleccionados para su preservación en la ORP ocupan más de 90 millas de estanterías. Están abiertos a la inspección pública cuando tienen 30 años (con algunas excepciones en las que el Lord Chancellor ha fijado períodos más largos o más cortos de confidencialidad). Cualquier miembro del público puede obtener una tarjeta de lector para consultar los documentos previa presentación de una prueba de identidad. Las visitas a la Oficina hechas por miembros del público procedentes de todo el mundo llegan aproximadamente a 125.000 por año, y más de 800.000 documentos son consultados por esos lectores y por el personal o por los departamentos oficiales de origen de los documentos.
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1.3. Cuestiones estratégicas
1.3.1. El propósito de la Oficina del Registro Público puede definirse como sigue:
- supervisar y coordinar la selección para la preservación de los documentos públicos
- mantener los documentos en la Oficina del Registro Público y
- permitir su consulta por los originadores de los documentos y por el público.
1.3.2. La estrategia de tecnologia de la información de la ORP está destinada a apoyar a la ORP en esta función.
4.7. Proceso del material de reserva
4.7.1. El sistema DEBE incluir servicios para sacar regularmente copias de reserva de todas las bases de datos, con inclusión de procedimientos de verificación, y para restablecer las bases de datos gracias a estas copias.
4.7.2. La base de datos DEBE ser reproducirse en un medio móvil que pueda utilizarse, en una fecha posterior, para efectuar la recuperación de la base de datos.
4.8. Proceso de recuperación
4.8.1. La información de la base de datos DEBE mantenerse en una forma que permita restablecer la base de datos operativa en un plazo de 6 horas, si esta última fuera destruida o averiada por cualquier razón, y en caso de una falla del sistema, para reconstituir en un plazo de 6 horas la base hasta el nivel de todas las transacciones realizadas hasta el momento de la avería.
4.8.2. El sistema DEBE contar con dispositivos para controlar automáticamente la exactitud de todas las bases de datos después de la recuperación, incluida la equiparación de los registros detallados de transacciones con los totales del control interno.
4.8.3. Cuando es necesario proceder a la recuperación de bases de datos, el sistema DEBE negar el acceso a todos los usuarios hasta que se termina y se verifica la recuperación.
4.8.4. Una vez completada la recuperación, el sistema DEBE comunicar este hecho a todos los usuarios la siguiente vez que se identifique, asesorándolos acerca del tiempo de la avería del sistema.
4.9. Desarrollo
4.9.1. El desarrollo del sistema SIR DEBE emprenderse utilizando un método reconocido de gestión de proyecto con un producto compatible con PRINCE.
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4.9.2. La especificación funcional lógica se encuentra en el apéndice F. Ha sido producida con arreglo a la norma SSADM (en la forma aplicada por la ORP).
El sistema DEBE ofrecer todas las funciones y recuperaciones tal como se definen (con las siguientes excepciones, que son solamente requisitos deseables):
"traslado del asiento en el índice" en la función "mantener cabeceras y modificadores"
las funciones "entrada del lector" y "salida del lector" y las recuperaciones asociadas.
4.9.3. Los datos necesarios para el sistema figuran en el apéndice F. La descripción de cada entidad y atributo se incluye también junto con los volúmenes previstos en términos de máximos v promedios.
El proveedor DEBE suministrar un sistema que incluya los dispositivos de la base de datos para apoyar esta estructura de la base de datos.
4.9.4. El abastecedor seleccionado DEBE proporcionar la siguiente documentación de diseño:
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APÉNDICE F2 DISEÑO LÓGICO REQUERIDO
DESCRIPCIONES DE ENTIDADES 15 DE 31
LECTOR
presencias: 100.000 en 1996; cerca de 16.000 por año
descripción: usuario potencial del sistema de requisición
dato clave / número de lector
categoría de lector nombre del lector título e iniciales del lector fecha de expiración de la tarjeta ubicación del lector lista negra situación de asistencia
tipo N flag AN AN N AN N flag
formato
[texto] [texto]
[texto]
media 6 1 8 5 4 1 1 1
max 6 1 15 10 4 5 1 1
nota
30 45
1 La mayor parte de las presencias no tendrán datos en "ubicación del lector": c. 425 max.
ACCESO DEL LECTOR
presencias: menos de 100
descripción: indicación de que un lector tiene permiso para ver ciertos documentos que de otra manera no pueden ser objeto de inspección pública general
dato clave / número de lector / tipo de acceso
tipo N ?
formato media 6
•-i
max 6
•-i
nota
1 El tipo de elemento de datos dependerá de la aplicación.
CATEGORÍA DE LECTORES
presencias: menos de 10
descripción: entrada en un cuadro de categorías válidas de lectores. Esta entidad contendrá el número de presencias en el momento de la iniciación del sistema. No tendrá que ser mantenida de manera rutinaria y, puesto que varios procesos y recuperaciones dependen del elemento de dato categoría de lector, no se han especificado los casos de cambio y eliminación.
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dato clave tipo formato media max. nota / categoría de lector flag 1 1
descripción de la categoría del lector AN 16 52
17 53
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APÉNDICE F4 CATALOGO DE RECUPERACIONES
Páginas 7 de 24
RECUPERACIONES EN LOTES (continuación)
Recuperación Almacenamiento de datos Descripción
28. Estadísticas de visita de lectores*
SOLICITUD DEL LECTOR UBICACIÓN DEL LECTOR
29. Impresos de cabeceras y modificadores redundantes
INDICE
30. Solicitudes SOLICITUD no impresas GRUPO/CLASE claramente* MAP
LECTOR PIEZA
31. Impreso de personal
SOLICITUD LECTOR
Un impreso para cada lugar en el que se indique, comprendido en el período especificado por el usu total de visitas de lectores por cada categoría d público y el número total por categoría de lector utilizado con éxito el sistema; el número total d lectores de todas las categorías de lectores públ total de usuarios públicos que han utilizado con sistema; el total de usuarios no públicos del sis cada uno de estos totales diarios habrá también u semanal, y habrá un total final para todos los di por el impreso. En cada semana comprendida por e sistema calculará el porcentaje de lectores que u sistema en cada día de la semana. Uti1ización: Producción mensual. Entidades accedidas: LECTOR; CATEGORÍA DE LECTOR
LECTOR; DEMANDA DEL LECTOR; LECTORES
para cada día ario, el número e lector público que ha
e visitas de icos; el número éxito el tema. Para n subtotal as comprendidos 1 impreso, el tilizan el
; UBICACIÓN DEL VISITA DE
Impreso alfabético de cabeceras o cabeceras y modificadores que no tienen referencias dependientes del índice o referencias cruzadas, o referencias cruzadas con la cabecera. Utilización: Producción dos veces por año. Entidades accedidas: HISTORIA ADMIN DE ASIENTO EN EL INDICE;
CLASE DE ASIENTO EN EL INDICE; REFERENCIA CRUZADA: REFERENCIA CRUZADA/CABECERA DE INDICE: CABECERA DE INDICE; MODIFICADOR DE INDICE
Un impreso, para cada lugar de producción, de solicitudes no tratadas claramente, que se producirá diariamente para los documentos "semidevueltos" (es decir, solicitudes con la situación de aprobación de la tarjeta = "aprobada" y situación de la solicitud sin = "tarjeta aprobada", o con una situación = "no aprobada" y con una situación = "tarjeta aprobada", y fecha de control anterior a una fecha especificada por el usuario); deberá estar disponible también para otras combinaciones de los parámetros citados según sea necesario. Los impresos se ordenarán por referencia de documento en verdadero orden alfanumérico, y se dará el número de serie: ubicación del documento; número, nombre, título e iniciales del lector: fecha y hora de la solicitud/transferencia; situación de aprobación de la demanda; y fecha y tiempo de control, lugar, y descripción. Utilización: Producción diaria como impreso "semidevuelto". Entidades accedidas: CLASE, PUNTO DE CONTROL; PREFIJO MAP:
LECTOR; SOLICITUD DEL LECTOR; SOLICITUD; REFERENCIA MAP; REFERENCIA DE LA PIEZA
Un impreso ordenado por número del lector en que se enumeren los documentos facilitados a todo el personal o a un determinado miembro del personal, en orden de referencia de documento, en el que se dé la fecha de ordenación original; el nombre, título e iniciales del lector; la ubicación del personal; fecha y tiempo de punto de control, lugar y descripción. Utilización: Producción anual. Entidades accedidas: LECTOR; CATEGORÍA DE LECTOR; SOLICITUD DE
LECTOR; SOLICITUD; PUNTO DE CONTROL
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APÉNDICE F4
CATALOGO DE RECUPERACIONES ANEXO
Página 23 de 24
MUESTRA DE ESTADÍSTICAS DE VISITA DE LECTORES (recuperación N° 28)
ESTADÍSTICAS DE LECTORES: KEW
periodo 02/01/93 - 27/01/93
Fecha
02/01/93 03/01/93 04/01/93 05/01/93 06/01/93
Subtotal
09/01/93
10/01/93
11/01/93
12/01/93
13/01/93
Subtotal
16/01/93 17/01/93 18/01/93 19/01/93 20/01/93
Subtotal
23/01/93
24/01/93
25/01/93
26/01/93
27/01/93
Subtotal
Total
VISITAS DE LECTORES
Reino Unido No del Reino Unido
Genealogía Otros Genealogía Otros Visitas Usuarios Visitas Usuarios Visitas Usuarios Visitas Usuarios
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
Total de visi tas
de lectores
0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
0 0 0 0 0
0
0 0 0 0 0
0
0
USUARIOS DEL
SISTEMA
Total de Total de usuarios otros públicos usuarios
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
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0 0
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0 0 0 0 0 0
0 0
0 0
DISTRIBUCIÓN
Día/semana total de lectores
0% 0% 0% 0% 0%
0% 0%
0% 0% 0%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
0%
0%
0%
0%
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APÉNDICE D ESBOZO DE ESPECIFICACIÓN PARA UN SISTEMA PEQUEÑO
Como comparación con la propuesta de sistema de archivo muy grande que figura en el apéndice C, a continuación se ofrece un esbozo (ficticio) de un pequeño sistema de adquisiciones.
LA ORGANIZACIÓN
La Oficina de Documentos de Newton tiene un personal de dos archivistas profesionales y otros tres miembros de personal. El servicio recibe alrededor de 200 adquisiciones al año.
EL SISTEMA PROPUESTO
El objetivo a largo plazo del servicio de archivos es establecer un sistema integrado de información de archivos. En la primera etapa se propone establecer un sistema simple de registro de adquisiciones y de información. Este sistema será desarrollado por el personal del archivo con el asesoramiento y la ayuda de la Dependencia de Tecnología de la Información de la autoridad local.
PRODUCTO
Los productos requeridos son:
1) informe impreso de adquisiciones en orden cronológico
2) reconocimientos de recibo de adquisiciones
3) búsqueda interactiva de la base de datos, por título, fuente o tipo.
INSUMO
En el momento en que se reciban las adquisiciones se consignarán los detalles de la fuente, fecha, descripción y cantidad de la adquisición.
[Lo anterior es el requisito mínimo exigido del archivista. La descripción que sigue es un esbozo de las características de un determinado diseño técnico desarrollado -en esta instancia- por el archivista auxiliar que ha recibido formación en tecnología de la información y sistemas de base de datos, con el apoyo de la dependencia de tecnología de la información.]
ESTRUCTURA DE DATOS
Cada adquisición tiene una fuente. Cada fuente puede generar una o más adquisiciones. Los elementos de datos serán seleccionados del plan existente en un Manual de Descripción de Archivos-
ESTRUCTURA DE LOS FICHEROS
Se crearán dos ficheros: adquisiciones y fuentes. Las sectores principales serán:
Adquisiciones: número de adquisiciones (clave única); fecha; título; descripción; cantidad; número de la fuente.
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Fuentes: número de la fuente (clave única); apellido; nombres; titulo; dirección.
Los índices permitirán el acceso a las adquisiciones por título y a las fuentes por nombre.
SOPORTE LÓGICO
Se utilizará un programa de desarrollo de base de datos estándar para tratar este paquete de programas. En sistemas de microordenadores, la dependencia de tecnología de la información apoya dos programas de esta índole: dBase IV y Revelación Adelantada.
La longitud de la descripción y el campo del título variarán considerablemente y se suministrará cierto número de otros campos para conformarse a las normas de descripción de datos, pero se usarán con poca frecuencia. Es aconsejable el tratamiento de datos de longitud variable.
Por estas razones, y para lograr una mayor flexibilidad en previsión de una expansión futura del sistema, se especifica la Revelación Avanzada.
El medio operativo será el MSDOS, el microordenador estándar de la autoridad.
EQUIPO FÍSICO
El sistema funcionará en un microordenador compatible con IBM AT, con una impresora apropiada.
El mantenimiento estará a cargo de la Dependencia de Tecnología de la Información.
DOCUMENTACIÓN Y FORMACIÓN
El diseñador del sistema suministrará descripciones de estructuras de ficheros, funciones de menú, etc., y preparará también un manual de procedimiento para otros miembros del personal que utilicen el sistema.
El personal restante asistirá a un breve curso introductorio de formación en el uso de microordenadores, antes de recibir una formación específica y apoyo del diseñador del sistema.
DESARROLLO FUTURO
Si se necesita dar acceso a más de un usuario a la vez, se comprarán microordenadores adicionales y un enlace de redes. Si la aplicación tiene éxito se evaluará la posibilidad de hacer planes para ampliar el diseño a fin de que incluya una descripción de archivo.
COSTOS Y BENEFICIOS
El desembolso inicial de 2.000 libras esterlinas en equipo y en soportes lógicos, más el costo del tiempo del personal dedicado a la formación y al desarrollo del sistema no se recuperará plenamente.
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Se registrará una mejora del servicio prestado al personal y a los usuarios: identificación más rápida del título de adquisiciones; pueden prepararse fácilmente copias selectivas de tipos de adquisición.
El plan es justificable por tratarse de un proyecto experimental de bajo costo y de riesgo limitado para el objetivo a plazo medio de un sistema integrado de gestión y descripción basado en ordenadores.
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APÉNDICE E EJEMPLOS DE EVALUACIÓN DE COSTOS
Los ejemplos que siguen son un esbozo de una evaluación preliminar de costos del tipo más sumario. Los casos son ficticios. La relación entre precios se basa en los existentes en el Reino Unido en 1990. Las estimaciones se expresan en "dólares" de un país no determinado. No se tiene en cuenta la pérdida de intereses sobre el capital u otros aspectos de flujo de efectivos, y en realidad los asesores financieros deberían estar en condiciones de darnos un cálculo mucho más detallado y perfeccionado.
Un sistema de tratamiento de textos
Una pequeña oficina de apoyo con un miembro del personal dedicado a mecanografiar listas y correspondencia en una máquina de escribir eléctrica.
Sueldo anual: $ 10.000 Producción anual: 200 listas promedio de 30 dólares por lista
1.000 cartas promedio 4 dólares por carta
Las cartas vuelven a ser mecanografiadas en vez de corregidas si hay más de dos errores. Las listas tienen que ser casi en su integridad mecanografiadas nuevamente después de que los archivistas que las compilan han introducido importantes enmiendas y correcciones.
Un ordenador personal que funciona con un conjunto de programas estándar de tratamiento de textos cuesta:
dólares Establecimiento de costos: ordenador e impresora de buena calidad,
adquiridos de un comerciante local 1.500 programa de tratamiento de texto 300 formación inicial para el operador - costo del curso 200
tiempo dedicado a la formación, instalación, etc. 300
2.300
Costos de funcionamiento: honorario pagado al comerciante por el (por año) mantenimiento (equipo físico, y
asesoramiento en materia de programas) 200 dólares
Las listas se corrigen o enmiendan y no son mecanografiadas de nuevo promedio: 20 dólares por lista
Todas las cartas son corregibles y pueden ser mecanografiadas algo más rápidamente porque ahora pueden aceptarse errores iniciales: 3 dólares por carta
El costo de 200 listas y 100 cartas es ahora de 7.000 dólares. El ahorro anual será de 3.000 dólares, suma que paga los costos de instalación en un año y superan el mantenimiento anual en 2.800 dólares.
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De otra forma, la producción del mismo mecanógrafo puede aumentarse a 350 listas por año, así como a 1.000 cartas.
Si nuestro plan prevé renovar el equipo físico y el soporte lógico después de 5 años, el ahorro anual será de más de 2.300 dólares.
Un sistema de catalogación y recuperación que funciona con una unidad central de la organización matriz
dólares Establecimiento de costos: enlace con la unidad central 5.000
terminales para la entrada y recuperación de datos 3.000
instalación y configuración de un paquete de soportes lógicos 5.000
curso de formación para personal de entrada de datos 600
revisión de procedimientos, diseño de formularios de entrada (tiempo de personal 1.000
14.600 dólares
Costos ordinarios: mantenimiento del equipo 1.000 costos de alquiler del soporte lógico 2.000 tiempo del personal: gestión del sistema de información 1.000
formularios de entrada de datos 400
4.400 por año dólares
Beneficio: reducción del tiempo de mecanografía de datos debido a la facilidad para introducir correcciones
ahorro del tiempo necesario para mantener índices anuales
ahorro del tiempo del personal en la búsqueda de índices
Si el establecimiento de los costos vuelve a hacerse después de 5 años habrá un costo anual extraordinario de aproximadamente 2.000 dólares en el nuevo sistema. La pregunta ahora es la siguiente: ¿el aumento de la flexibilidad de la manipulación de datos y el mejoramiento del servicio prestado a los usuarios justifican este precio?
3
5 po]
200
.000
500
.500 c año
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APÉNDICE F ESTUDIO ADICIONAL
1. LIBROS
Las publicaciones sobre ordenadores y sistemas de información basado en ordenadores son numerosas. En cambio las publicaciones sobre automatización y gestión de archivos son escasas y en su mayor parte anticuadas.
1.1. Aplicaciones informáticas en general
Los editores de los Estados Unidos y del Reino Unido publican cada año docenas de nuevas introducciones a las características de los ordenadores y la forma como funcionan. Uno de los mejores ejemplos de este tipo de libro es:
Capron, H. L. y Duffy, R. E., Using Microcomputers: a complete introduction. Redwood City: Benjamin/Cummings, 1989.
Sin embargo, muchas otras obras de este tipo han sido objeto de recensiones favorables y en muchos países es suficiente buscar entre las publicaciones de que se dispone en las bibliotecas o librerías para escoger un estilo de presentación que sea interesante. Todo libro sobre esta materia estará ya anticuado en el momento de aparecer: los publicados hace más de cuatro años deben evitarse.
1.2. Aplicaciones de los ordenadores en los archivos
Cuando el uso de la informática en los archivos comenzaba a difundirse se publicaron libros que examinaban este campo e informaban sobre los sistemas establecidos, en particular las organizaciones de archivos. Un ejemplo de este tipo que trata de los archivos británicos es:
Cook, M., Archives and the Computer (1980)
Del mismo autor:
An introduction to archival automation: a RAMP study with guidelines (UNESCO, PGI-86/WS/15, Rev, Paris 1986)
Estos estudios han perdido actualidad debido a los rápidos cambios que se han producido en:
- la relación precio-rendimiento del equipo físico
- la potencia y flexibilidad de los programas de gestión de base de datos y de generadores de aplicaciones
- el rápido perfeccionamiento del diseño de sistemas de archivos, conforme los archivistas han ido adquiriendo cada vez más conocimientos sobre ordenadores
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La obra de Kitching, Impact of Computerisation (véase infra) da indicaciones útiles sobre los acontecimientos más recientes en los sistemas de catalogación automatizados, con una bibliografía.
Diseño de sistemas de ordenadores
La mayor parte de las publicaciones en esta esfera son bastante técnicas puesto que están destinadas a diseñadores de sistemas que han recibido una formación especial y cuentan con experiencia. Tienden a concentrarse en un determinado sistema de diseño o una metodología más que en los principios generales. Una excepción es:
Halloway, Simon. Methodology Handbook for Information Managers; all vou ever wanted to know about methodology but were afraid to ask. Aldeshot: Gower, 1989.
Estos libros introducen diversas metodologías y dan al profano una idea de los mejores métodos de trabajo de los analistas y diseñadores modernos.
Una breve introducción al diseño de sistemas que todavía contiene algunas indicaciones útiles es:
Phillips, C. M. y Woolgar, C. M., Computerizing Archives: some guidelines [Reino Unido] Sociedad de Archivistas, 1985.
Los libros sobre diseño de base de datos sufren de la tendencia a concentrarse en un determinado conjunto de base de datos que se utiliza en todos los ejemplos ilustrativos. Estas obras son más útiles para los archivistas inclinados a los conocimientos técnicos para evaluar la base de datos correspondiente en la etapa de selección.
Descripción y normas de datos
Un estudio valioso de la situación internacional es:
Kitching, Christopher, The Impact of Computerization on Finding Aids: a RAMP study (Paris: 1991).
Tres esfuerzos importantes por establecer normas nacionales en la catalogación de archivos y manuscritos son:
Canada Bureau of Canadian Archivists, Towards descriptive standards (1985) y estudios subsiguientes.
Cook, M. y Proctor, M. A Manual of Archive Description. 2a. edición (1990).
Hensen, S. L. , Archives. Personal Papers and Manuscripts. 2a. edición (Chicago: Sociedad de Archivistas Americanos, 1989).
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Gestión de un sistema de ordenadores
Las publicaciones destinadas al mercado, bien establecido, de automatización de bibliotecas puede tener mucho interés para el director de archivos.
Un examen útil de la relación hombre-máquina tiene en cuenta factores que hacen que un personal sea más o menos eficiente en el uso de sistemas automatizados:
Dyer, Hilary con Morris, Anne. Human aspects of Library Automation. Aldershot: Gower, 1989.
PUBLICACIONES PERIÓDICAS
Conforme ha ido aumentando el número y la amplitud de los sistemas de archivos automatizados, los informes y los estudios que aparecen en las publicaciones periódicas se han ido convirtiendo en la mejor forma de conocer las tendencias existentes en otros paises.
ADPA: publicación del International Council on Archives Committee on Automation
contiene regularmente artículos sobre determinadas técnicas de aplicación utilizadas en archivos.
Archive and Museum Informatics (ISSN 1042-1467)
contiene algunas descripciones de determinados proyectos pero ofrece información actualizada sobre acontecimientos en América del Norte, incluidos los progresos hechos en materia de normas, y exámenes de sistemas de base de datos de archivos disponibles comercialmente, publicados en los Estados Unidos y el Canadá.
En los últimos años las revistas de las asociaciones nacionales de archivistas profesionales han publicado regularmente informes sobre automatización de archivos. Algunos de los artículos generales más útiles han aparecido en The American Archivist.
Los archivistas interesados en la técnica y que estén pensando establecer sus propios sistemas pequeños pueden mantenerse al día en todo lo relativo a las tendencias y precios mediante revistas especializadas. En los Estados Unidos ocupa el primer lugar la revista Byte. Hasta hace poco tiempo la publicación del Reino Unido equivalente era probablemente Personal Computer World. Otros títulos están destinados de manera especial al usuario comercial.
CONJUNTOS DE MEDIOS MULTIPLES
Se dispone de introducciones a sistemas de ordenadores (orientados hacia sistemas de microordenadores) en casetes vídeo. Al parecer no ofrecen muchas más ventajas que los libros convencionales.
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Para quienes deseen obtener experiencia en la utilización de programas de microordenadores, muchos paquetes de programas populares tienen versiones modificadas. Los "Tutorials" ofrecen servicios de autoenseñanza, en los que se guía al usuario a aprender el uso correcto del programa. Las "demostraciones" pueden servir para este fin o simplemente proporcionar una representación visual, con comentarios, de una muestra de un sistema en acción.
Ejemplos de estas demostraciones son Cardbox Plus y Advanced Revelation (en los extremos más simples y más complicados de toda la gama de programas de base de datos). Es conveniente ponerse en contacto con distribuidores o comerciantes locales para conocer el material disponible.
Una base de datos plenamente funcional, con muestras de datos ya disponibles, es la proporcionada por CDS-ISIS, el conjunto de programas auspiciados por la UNESCO que ofrece un sistema autónomo de entrada y recuperación de datos basado en un microordenador.
Varios editores ofrecen programas Tutorial en disco, para ordenadores compatibles con IBM. Una introducción efectiva y de bajo precio al tratamiento de textos, hojas de cálculos y bases de datos es:
NALGO Education. Getting to grips with information technologyt 2a. edición (Londres: NALGO Education, 1991) ISBN 0-9515912-1-5.
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APÉNDICE G AGRADECIMIENTOS
Las ideas que he tratado de expresar en las páginas anteriores se basan no sólo en experiencias personales sino también en las de muchos expertos en sistemas de ordenadores y en informática de archivos, tal como han sido comunicadas en conferencias, cursos o en publicaciones efimeras. Después de algunos años se hace imposible recordar con precisión dónde nos cruzamos por primera vez con una determinada idea, método o enfoque.
Por la misma razón no he tratado de dar una bibliografía completa, pero las obras de David Bearman, Charles Dollar y Michael Cook me han sido especialmente útiles.
Mi primer interés serio por este tema lo debo al apoyo y al aliento dado por Keith Holt, archivista de Humberside. Los colegas del Grupo de Tecnologías de la Información de la Sociedad de Archivistas (Reino Unido) han ampliado considerablemente mi conocimiento de las dificultades y problemas. El interés crítico y el apoyo del personal de los servicios de archivos de Berkshire y Somerset me han enseñado mucho.
Jean Pieyns, Michael Roper y Robert Wheatley me han asesorado y ayudado en varios puntos de este estudio..
Mis colegas Liz Park y Tom Mayberry han desempeñado un papel vital al ayudarme a poner en letra impresa algo de lo que suelo decir en charlas y debates.
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