la distribución y entrega en compras a myperú: antecedentes y lecciones aprendida lima, 18 de...

La Distribución y Entrega en Compras a MYPErú: Antecedentes y Lecciones Aprendida

Lima, 18 de Julio del 2012

Eco. Luis Gálvez León

I TALLER NACIONAL MIEMBROS DE LOS NEDD DEL PROGRAMA COMPRAS A MYPErú

NORMAS CREACION E IMPLEMENTACION

DECRETO DE URGENCIA Nº 015 – 2009 (01-02-09)

Autoriza excepcionalmente a FONCODES a gestionar a través de la modalidad de Núcleo Ejecutor adquisiciones a la Micro y Pequeña Empresa – MYPE de carpetas, uniformes, calzados, chompas y buzos hasta por S/. 150 000 000, 00

DECRETO SUPREMO Nº 001 – 2009 – MIMDES (15-02-09)

Establece disposiciones para la adquisición de bienes elaborados por las MYPE a favor de la población escolar denominada “Compras a MYPErú”


Establece disposiciones por la que se autoriza al Núcleo Ejecutor de Distribución a transferir los saldos presupuestales no ejecutados por el Núcleo Ejecutor de Chompas para la adquisición a las MYPE de chompas escolares confeccionadas en base a fibra de alpaca.

DECRETO DE URGENCIA Nº 015 – 2009 (01-02-09)

Autoriza excepcionalmente a FONCODES a gestionar a través de la modalidad de Núcleo Ejecutor adquisiciones a la Micro y Pequeña Empresa – MYPE de carpetas, uniformes, calzados, chompas y buzos hasta por S/. 150 000 000, 00


Establece disposiciones para la adquisición de bienes elaborados por las MYPE a favor de la población escolar denominada “Compras a MYPErú”


Establece disposiciones por la que se autoriza al Núcleo Ejecutor de Distribución a transferir los saldos presupuestales no ejecutados por el Núcleo Ejecutor de Chompas para la adquisición a las MYPE de chompas escolares confeccionadas en base a fibra de alpaca.

RESULTADOS DE LOS PROGRAMAS

Indicadores 1er. 2do 3er.

Programa Programa Programa

Inversión en S/. 150,000,000.00 60’000,000.00 3,045,016.00

N° MYPES 4,200 2,040 164

Puestos de Empleo Generado 21,000 10,200 0

Alumnos Beneficiados 1,881,128 671,531 0

Inst. Educativas Beneficiadas 42,551 7,517 2435

Prendas Escolares 3’449,382 1’559,178 80132

Carpetas 30,000 Fuente: NED y Equipo CT de la Supervisión General

ESQUEMA DE NUCLEO EJECUTOR

GerenteGerente

AdministradorAdministrador

Inspector General

Inspector General

Núcleo EjecutorNúcleo Ejecutor

Inspector Región Lima

Inspector Región Lima

Inspector Región Trujillo

Inspector Región Trujillo

Inspector Región

Arequipa

Inspector Región

Arequipa

Inspector Región

Huancayo

Inspector Región

Huancayo

Coordinador de operaciones

Lima


Lima


Trujillo


Trujillo


Arequipa


Arequipa

Coordinador de operaciones Huancayo

Coordinador de operaciones Huancayo

Inspector de campoInspector de campo




Gerente de DistribuciónGerente de Distribución

Coordinador de Distribución

regional

Coordinador de Distribución

regional

Gerente de SupervisiónGerente de Supervisión

Supervisor Regional

Supervisor Regional

Supervisor de campoSupervisor de campo

AlmaceneroAlmacenero

Asistente Administrativo

Lima


Lima


Trujillo


Trujillo


Arequipa


Arequipa


Huancayo


Huancayo

Asistente de distribucionAsistente de distribucion

ContadorContador

AsistenteAsistente

6 meses6 meses

MYPEMYPE

I.E.I.E.

6 meses6 meses

MYPEMYPE

I.E.I.E.

9 meses9 meses

DIAGNOSTICO GENERAL DE ASPECTOS OBSERVADOS

ADQUISICIONES

•SERIAS DEFICIENCIAS EN LA CALIDAD DEL GASTO Y PROCESOS DE ADQUISICIONES

A lo largo del Programa de Distribución se han identificado procesos de adquisiciones con deficiencias en cuanto a su ejecución, las mismas que no han sido consideradas por el Área Legal.

•SE HA OBSERVADO SERIAS DEFICIENCIAS EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

oCalidad de los Procedimientos de Contratación (eficiencia y economía)

o Transparenciao Seguridad en la utilización de los

fondos (eficiencia del gasto y uso correcto)

Se ha observado procedimientos y ejecución de gastos con inobservancia de las disposiciones directas (Guía del NE), requerimientos que no alcanzan los objetivos directos del Núcleo Ejecutor, gastos personales, asignación de servicios excesivos (telefonía e internet), vehículos particulares, asignación de seguridad personal, movilidades exclusivas y procesos sin la apertura y condiciones igualitarias (se ha observado otorgamiento de beneficios a un solo grupo empresarial)

DEFICIENCIAS RECURRENTES – NUCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCION

PRELIQUIDACIONES

•INOPORTUNIDAD EN LA REMISION DE RENDICIONES DE CUENTA MENSUALES (PRELIQUIDACIONES)

Ninguna pre liquidación ha sido presentada de manera oportuna y según lo señala la Guía de Ejecución

•CONSIDERABLES DEFICIENCIAS DE ORDEN EN LAS PRE LIQUIDACIONES.

La mayor concentración de observaciones proviene de deficiencias administrativas notorias de la I Etapa.



GESTION

•AUSENCIA NOTORIA DE RESPALDO DE GESTION EN EL ASPECTO PLANIFICACION – ACCION, AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS DE PROCESOS, EXCESIVA CONCENTRACION ADMINISTRATIVA.

Se ha observado la incorporación de procedimientos circunstanciales que no responden a planificación previa., si no que se generan en función a decisiones súbitas. Se ha observado a lo largo del proceso, concentración administrativa y evidentemente centralización de gestión en la sede central, lo que dificultó la dinámica operativa del Núcleo Ejecutor.

•SE EVIDENCIA LA SIGNIFICATIVA DESORGANIZACION RESPECTO A RECURSOS HUMANOS. AUSENCIA DE INSTRUMENTOS PREDEFINIDOS Y ESTANDARIZADOS EN CUANTO A FUNCIONES Y REMUNERACION. NO EXISTEN ESCALAS APROBADAS Y DEFINIDAS POR EL NUCLEO EJECUTOR

Se ha observado la incorporación significativa de personal bajo la modalidad de locación de servicios, presentándose incongruencias en cuanto al nivel remunerativo, bajo los mismos cargos e idénticas funciones. Se ha observado igualmente la evidente concentración de recursos humanos en la sede central, bajo las distintas modalidades y excesivas diferencias de remuneraciones. No se observa planificación, requerimientos y sustento de necesidades reales de recursos humanos.



•DENTRO DEL ENFOQUE DE SUPERVISIÓN, SE HA CONSIDERANDO COMO COMPONENTE ESENCIAL, ADICIONAL AL CUMPLIMIENTO DE METAS, LA VERIFICACIÓN PERMANENTE DE LA CALIDAD DEL GASTO Y SU ORIENTACIÓN ESTRICTA A LOS OBJETIVOS PARA LOS CUALES HAN SIDO FINANCIADOS, EN ESTE CONTEXTO, A TRAVÉS DE LAS EVALUACIONES EFECTUADAS SE HA INCIDIDO EN ADVERTIR SITUACIONES QUE REPRESENTEN LA INOBSERVANCIA A LOS PRINCIPIOS DEL GASTO ORIENTADOS A SU EFICIENCIA, TRANSPARENCIA, IMPARCIALIDAD AUSTERIDAD Y PLURALIDAD.

•ANTE LA INCIDENCIA DE CONTROL Y OBSERVACIONES A PROCESOS Y EJECUCIÓN, SE HA EVIDENCIADO LA INADECUADA RESPUESTA POR PARTE DEL NUCLEO EJECUTOR, EN EL SENTIDO DE RECHAZAR LAS OBSERVACIONES A LA CALIDAD, REGULARIDAD Y FORMALIDAD DEL GASTO, RESPALDANDOSE EN LA AUSENCIA DE INSTRUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CLAROS QUE DEBIERA CONTENER LA GUIA DEL NUCLEO EJECUTOR. ASIMISMO SE HA EVIDENCIADO LA CONSTANTE JUSTIFICACION DE LA DILATACION DEL PROCESO, A LAS OBSERVACIONES CITADAS. (Ejem)


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADASCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADAS

•PARA LOS PROXIMOS PROCESOS URGE LA NECESIDAD DE INCORPRORAR ELEMENTOS MAS PRECISOS DE CONTROL EN LOS INSTRUMENTOS TÉCNICOS DEL PROCESO, QUE SE ORIENTEN A GARANTIZAR LA CALIDAD DEL GASTO Y DETERMINAR CON PRECISION LAS OBLIGACIONES DEL NUCLEO EJECUTOR.

•LA EXTENSION DE ELEMENTOS PUNITIVOS CON LOS QUE CUENTA FONCODES, NO ALCANZAN A LOS NUCLEOS EJECUTORES DE COMPRAS A MYPErú, SE SUGIERE LA INCORPORACION DE LOS MISMOS EN LOS PROCEDIMIENTOS.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADASCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DERIVADAS

EXTRACTO OFICIO N° 782-2011-MIMDES-FONCODES/UGAT

CONTEXTO

MYPEMYPE

I.E.I.E.

Plan Distribución Inoportuno

Plan Distribución Inoportuno

Desfase entre la recepción y

almacenamiento

Desfase entre la recepción y

almacenamiento

Bases de Datos MINEDU No Confiables

Bases de Datos MINEDU No Confiables

PP.EE. Con beneficiarios

desfasados

PP.EE. Con beneficiarios

desfasados

Ingreso de PPEE sin Kardex

Ingreso de PPEE sin Kardex

Descoordinaciones con las UGEL

Descoordinaciones con las UGEL

Expedientes mal

constituidos

Expedientes mal

constituidos

Reprogramaciones de la Distribución

Reprogramaciones de la Distribución

No se distribuye el

total

No se distribuye el

total

Dificultades de datos

oportunos

Dificultades de datos

oportunos

PROBLEMAS PROCESO DISTRIBUCION

DistribuciónAlmacenamiento

Plan Nacional no oportuno

Personal no calificado

Almacenes no adecuados

Almacenes improvisados

Almacenes no oportunos

No se ingresa la información al SGP

No se ingresa la información al SGP

No hay un control de inventarios

No hay un control de inventarios

No recepción de expedientes

No recepción de expedientes



Demora del Plan Nacional

Demora del Plan Nacional

No políticas vinculantes O-D

No políticas vinculantes O-D

Ausencia perfil Beneficiario

Informalidad en el transporte

Proyectos Piloto incompletos

No Comités de Recepción

No Comités de Recepción

Cambios listas beneficiarios

No coinciden nómina y planilla de beneficiarios

No coinciden nómina y planilla de beneficiarios

No se distribuyó total bienes

No se distribuyó total bienes

No canales de devolución

No canales de devolución

No seguimiento de entregas

Plan Nacional Inconcluso

Coincidencia con el fin de año

Coincidencia con el fin de año

Entrega

No recepción de Anexos

No recepción de Anexos

Devoluciones ExtemporáneasDevoluciones

Extemporáneas

No se optas por la entrega

No se optas por la entrega

Director aún no entrega

MINEDU demora en beneficiarios

Bienes en lugares no seguros

Transferencia

Tratamiento distinto de recepción

Recepción sin conteo total

Actas no completasActas no

completas

No se cuenta con Guías de RemisiónNo se cuenta con

Guías de Remisión

IIEE no recogieron bienes

DEPARTAMENTO DATOS NED 2ENCONTRADOS Y SUPERVISADOS

Nº EXP. %APURIMAC 1078 1.276 118,37%AREQUIPA 311 310 99,68%CUSCO 2873 2482 86,39%PUNO 2671 2641 98,88%TACNA 243 275 113,17%MADRE DE DIOS 143 142 99,30%MOQUEGUA 182 153 84,07%LA LIBERTAD 1404 1310 93,30%LAMBAYEQUE 911 617 67,73%CAJAMARCA -Cajamarca 2209 2261 102,35%CAJAMARCA -Lambayeque 2322 2242 96,55%PIURA 2600 2544 97,85%SAN MARTIN 1124 1158 103,02%HUANCAVELICA 1872 1878 100,32%AYACUCHO NORTE 1425 1522 106,81%JUNIN 1518 1510 99,47%HUANUCO 2054 1971 95,96%ICA 506 375 74,11%LIMA 540 542 100,37%LORETO IQUITOS 1381 735 53,22%ANCASH 1916 1902 99,27% PASCO 704 704 100,00%TUMBES(Lima) 1 0 0,00%TOTAL 29.988 28.550 95,20%

DPTO SUPERVISADOS OBSERVADOSNº %

ANCASH 1902 511 26,9%APURIMAC 1276 847 66,4%AREQUIPA 310 283 91,3%AYACUCHO 1522 619 40,7%CAJAMARCA 4503 3465 76,9%CUSCO 2482 1447 58,3%HUANCAVELICA 1878 1532 81,6%HUANUCO 1971 1421 72,1%ICA 375 321 85,6%JUNIN 1510 765 50,7%LA LIBERTAD 1310 1272 97,1%LAMBAYEQUE 617 304 49,3%LIMA 542 322 59,4%LORETO 735 241 32,8%MADRE DE DIOS 142 64 45,1%MOQUEGUA 153 149 97,4%PASCO 704 681 96,7%PIURA 2544 2067 81,3%PUNO 2641 2275 86,1%SAN MARTIN 1158 601 51,9%TACNA 275 275 100,0%TOTAL 28550 19462 68,2%

Observamos que en el departamento de Tacna

la cantidad de expedientes

supervisados se hallan observados al 100%, seguidamente

encontramos a Moquegua 97.4%, La

Libertad cuyos expedientes observados representan el 97.1%, y

Pasco tienen el 96.7% de sus expedientes

observados, Arequipa el 92 % y así llegamos

hasta Ancash que posee la menor cantidad de

expedientes observados equivalente a 26.9%

Firma en el Acta de conformación del CRE

Firma en el Acta de Recepción

Firma en el DNI

Caso 1: Diferencias de firmas de los miembros del CRE

Firma en el Acta de conformación del CREFirma en el Acta de Recepción

Firma en el DNI

Caso 1: Diferencias de firmas de los miembros del CRE

•Actas Recepción:No figura la Firma del representante del Núcleo de DistribuciónNo figura la fecha de recepción.No figura la firma de un miembro del comité de recepción y entrega (CRE)Datos incompletos de la IE.

• Resoluciones Directorales:

No es una resolución directoral de DistribuciónNo se encuentra en el expediente.No está el sello y firma del Director Regional.

• Nóminas de matrícula:No figura fecha de aprobación de la Nómina.No figura la firma del responsable de la IE.No figura la firma del director de la IE.

•Guías de Remisión:No figura la Firma del representante del Núcleo de Distribución.No figura Lugar de destino.No figura la fecha de emisión.

•Copias de DNI:

Falta por lo menos una copia de DNI.No existe ninguna copia de DNI.

•Actas de constitución de comité de recepción y entrega:

Firmas no coinciden con los de los miembros del CRE.No figura una firma de los integrantes del CRE.

•Los documentos observados a la vez tienen una serie pesos en su interior, siendo los principales en cada uno de los documentos:

PROGRAMA COMPRAS A

MYPErú

Atender una demanda de bienes escolares de las zonas de menor desarrollo del país.

Atender una demanda de bienes escolares de las zonas de menor desarrollo del país.

Promover la formalización, el acceso a los SDE y financieros para facilitar la participación

competitiva de las MYPE en las compras del Estado.

Promover la formalización, el acceso a los SDE y financieros para facilitar la participación

competitiva de las MYPE en las compras del Estado.

Desarrollar un sistema de transparencia, información, y comunicación de acceso a las

compras del Estado.

Desarrollar un sistema de transparencia, información, y comunicación de acceso a las

compras del Estado.

Hacer como política MYPE, la creación de un Programa de Compras Estatales mediante

Núcleos Ejecutores.

Hacer como política MYPE, la creación de un Programa de Compras Estatales mediante

Núcleos Ejecutores.

Aportar al proceso de inclusión social promoviendo a las MYPE y las II.EE. del país.

Aportar al proceso de inclusión social promoviendo a las MYPE y las II.EE. del país.

MUCHAS GRACIAS

la distribución y entrega en compras a myperú: antecedentes y lecciones aprendida lima, 18 de...

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