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INTRODUCCIÓN

La administración del almacén e inventarios no es tarea fácil, incluso es uno

de los grandes problemas de logística por resolver en cualquier empresa que

pretenda cumplir con sus metas y objetivos trazados.

Es importante conocer y aplicar los diferentes procedimientos que se deben

utilizar para el manejo del almacén e inventarios y lo cual desarrollaré a

través de esta monografía de compilación; con ello se busca como principal

objetivo la implementación de estos procedimientos en la Unidad Nacional de

Tierras Rurales – UNAT entidad creada mediante Decreto 4907 del 21 de

diciembre de 2007, la cual es una unidad administrativa especial del orden

nacional, con personería jurídica y adscrita al Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural; contribuyendo así a que el funcionario de la entidad

responda administrativamente y fiscalmente por la conservación, seguridad,

custodia, integridad y buen estado de los elementos que se encuentran bajo

su custodia, responsabilidad y que ingresan al patrimonio de la entidad .

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TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES ……………………………………………...…… 4 1.1. DEFINICIONES GENERALES …………………………………...… 4 1.2. ALMACÉN …………………………………………………………….. 5 1.3. ORGANIZACIÓN ………………………………………………...….. 5 1.4. FUNCIONES DEL ALMACÉN ………………………………………. 6 1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA ………………………………….. 8 1.5.1. Elementos devolutivos ………………………………………………. 8 1.5.2. Elementos de consumo …………………………………...………… 8 1.5.3. Bienes de consumo ……………………………………...............… 9 1.5.4. INGRESOS ALMACÉN …………………………………………….. 10

2. PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL INGRESO DE BIENES…………………………………………. 12 2.1. INGRESO POR ADQUISICIONES ………………………………... 12 2.2. INGRESO POR DONACIÓN …………………………………….... 14 2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES …………………………......... 15 2.3.1. Inservibles ………………………………………………………….... 15 2.3.2. Servibles …………………………………………………………...… 16 2.4. INGRESO POR TRASPASO…………………………………….... 16 2.5. INGRESO POR PERMUTA………………………………………. 16 2.6. MOVIMIENTO DE TRASLADO…………………………………… 16 2.7. INGRESO POR RECUPERACIONES……………………………. 17 2.8. INGRESO POR REPOSICIÓN…………………………………... 17 2.9. INGRESO POR SOBRANTES…………………………………… 18

3. EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN…………………………… 19 3.1. PROCEDIMIENTOS,REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL EGRESO DE BIENES……………………………………… 20 3.1.1. Procedimientos para egresos de consumo………………………. 20 3.1.2. Procedimientos para egresos de devolutivos…………………… 21 3.2. COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES…………………… 22. 3.3. EGRESO POR TRASPASO DE BIENES……………………… 23 3.3.1. Por bajas…………………………………………………………… 24 3.3.2. Por pérdida o hurto………………………………………………… 25 4. MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO O EN

SERVICIO…………………………………………………………… 26 4.1. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO…………………………. 26 4.2. MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO…………….. 26

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4.2.1. Por egresos de almacén de bienes devolutivos………………… 27 4.2.2. Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacén……. 27 4.2.3. Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes……….. 27 4.2.4. Por devolución de inservibles al almacén……………………….. 28 4.2.5. Por pérdida y hurto…………………………………………………. 28 5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS.. 31 5.1. ENTREGA DE ALMACENES…………………………………….. 31 5.2. ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES……………… DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS….. 32 5.3. INVENTARIOS ACTUALIZADOS……………………………….. 33 6. RESPONSABILIDADES…………………………………………. 35 6.1. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN DEPÓSITO…………… 35 6.2. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES EN DEPÓSITO…………………………………………………….. 35 6.3. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO…………….. 35 6.4. DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD……………… 35 6.5. CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES FISCALIZADORES……………………………. 36 6.6. REPOSICIÓN DE BIENES FALTANTES……………………….. 36 7. BAJA DE BIENES…………………………………………………. 37 7.1. RESPONSABILIDADES……………………………………...….. 37 7.2. CLASIFICACIÓN DE BAJAS………………………………...…. 37 7.2.1. De bienes servibles y obsoletos……………………….…........... 37 7.2.2. De bienes inservibles……………………………………….….…. 37 7.2.3. Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal…………...… 38 7.2.4. Por hurto o pérdida en poder del cuentadante……………...… 38 7.3. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES

INSERVIBLES……………………………………………………… 38 7.4. COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES……………………….. 39 7.4.1. Venta directa……………………………………………………….. 40 7.4.2. Venta por el sistema de martillo…………………………………. 40 7.5. DESTRUCCIÓN………………………………………………….. 40 ANEXOS …………………………………………………………. 40 CONCLUSIONES ……………………………………………….. 42 BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………….. 43

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CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES OBJETIVOS DEL MANUAL

- Unifica procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento,

entrega y control de bienes de la entidad; cualquiera que sea el

concepto por el cual ingresen al patrimonio de la Unidad Nacional de

Tierras Rurales – UNAT. - Establecer la organización y funciones de los responsables del manejo

del almacén e inventarios de la UNAT. - Definir conceptos, clasificación, responsabilidades y parámetros de

manejo y control de los inventarios en la UNAT. - Fijar los procedimientos para dar de baja de los inventarios de la

entidad, los bienes servibles no requeridos, inservibles y los que estén

deteriorados o han sido hurtados.

1.1. DEFINICIONES GENERALES BIENES

Son los muebles e inmuebles y demás elementos inventariables que posee la

institución.

Con el fin de normalizar y unificar la denominación de los bienes en la

entidad, se establece la siguiente clasificación:

- ALMACÉN

- PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

- MOVIMIENTOS DE ALMACÉN

- EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN

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- INVENTARIOS

- BAJA DE BIENES

1.2. ALMACÉN1 Es el sitio bodega(s) en el cual se almacenan los elementos devolutivos y/o

de consumo que adquiere o se transfieren a la UNAT, con el fin de atender

las necesidades de apoyo de sus dependencias y prestar con eficiencia,

eficacia y efectividad los servicios de la comunidad.

Es responsabilidad del encargado del almacén, conocer las condiciones

físicas y técnicas de almacenaje de los bienes y elementos (consumo y

devolutivos), con el fin de garantizar su adecuado bodegaje.

Las condiciones físicas deben contemplar la protección contra

eventualidades como hurto, incendio, inundación, temblor y demás eventos

catastróficos. Adicionalmente el almacenista deberá velar por la constitución

de amparo contra cualquier tipo de riesgo.

1.3. ORGANIZACIÓN

El Grupo de Almacén e Inventarios depende del Jefe de la Subdirección

Administrativa y Financiera.

El almacén debe estar organizado de tal forma que los bienes estén

agrupados y separados físicamente en bienes de consumo y bienes

devolutivos en depósito, correspondiendo dicha distribución con el Kárdex,

cuya administración será responsabilidad del almacenista.

1 Es.wikipedia.org/wiki/almacén

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1.4. FUNCIONES DEL ALMACÉN

a) Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones,

estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato

con o sin formalidades plenas expedidas por la entidad, así como

también aquellos que ingresen al patrimonio de la UNAT, por cualquier

otro modo de adquisición o fuente (contrato de administración de

proyectos) o con documentos soporte cuando se trate de devolución,

traspaso, donación o permuta.

b) Registrar los movimientos de ingreso y egreso de elementos y

mantener permanentemente actualizados los registros de existencias

de acuerdo con la clasificación y codificación establecida.

c) Almacenar adecuadamente los elementos de acuerdo con su

naturaleza, agrupación y características.

d) Llevar el registro de los elementos tanto en el kárdex de almacén

como en el estante mediante tarjeta de existencias, con su

descripción, código, localización, unidad de medida y actualizar en

cada movimiento el saldo.

e) Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en

depósito o en servicio periódicamente de acuerdo con las necesidades

de la entidad.

f) Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad listados con la

descripción, código y unidad de medida de elementos que existen en

el almacén.

g) Responder administrativa y físicamente por la conservación,

seguridad, custodia, integridad y buen estado de los elementos que se

encuentren bajo su custodia y responsabilidad.

h) Efectuar los despachos de elementos que requieren las dependencias

de la entidad, previo análisis y seguimiento de consumos.

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i) Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieren para

los respectivos asientos contables de la entidad, así como los informes

que requieren los órganos de control y vigilancia.

j) Enviar oportunamente los reportes que se les solicite sobre elementos

devolutivos, para efectos de la constitución de pólizas de seguros que

amparan los bienes de la entidad.

k) Solucionar las inquietudes que se formulan sobre inventarios,

verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o

bajas de elementos que no necesiten

l) Coordinar con el encargado de las compras de la UNAT, para que

estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando

criterios de codificación, descripción, cantidad, calidad, características

y unidad de medida de los elementos.

m) Clasificar, relacionar y adelantar los trámites respectivos, para dar de

baja los bienes de la entidad que así lo ameriten.

n) Velar por la correcta distribución y organización del almacén y por el

cumplimiento de las normas de seguridad industrial en el mismo.

o) Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control

para optimizar las funciones y actividades propias de su área, en

concordancia con los planes y programas de la UNAT.

p) Rendir informe anual o cuando así sea requerido de las actividades,

programas y proyectos desarrollados durante el año.

q) Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su

área y proponérselo a su superior inmediato.

r) Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano

asignado para el cumplimiento de las funciones.

s) Las demás asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.

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1.5. BIENES MUEBLES EN BODEGA 1.5.1. Elementos devolutivos

Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque

por el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren.

Son aquellos bienes que se adquieren o construyen con el propósito de

utilizarlos en el desarrollo del cometido estatal de la entidad los cuales se

identifican así:

- Clasificación de los bienes devolutivos

Para el registro en el kárdex y administración de los inventarios, los bienes

devolutivos se clasifican en las siguientes agrupaciones2.

- Muebles y enseres.

- Equipos y máquinas de oficina.

- Equipo de comunicación.

- Equipo de computación.

- Automóviles.

1.5.2. Elementos de consumo

Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos o porque al

agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o

materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de

esos otros, son aquellos bienes que forman parte del costo o gasto.

2 www.uptc.edu.co

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- Clasificación de los bienes de consumo3

1.5.3. Bienes de consumo Son los que compran los consumidores definitivos para su propio consumo. Los bienes de consumo incluyen bienes de uso común, de comparación, de especialidad y no buscados. Bienes de uso común Bienes de consumo que un cliente acostumbra a comprar con frecuencia, de manera inmediata, y con un mínimo de comparación y esfuerzo de compra. Bienes de comparación Bienes de consumo que el cliente comparándolos en cuanto adecuación, calidad, precio y estilo. Bienes de especialidad Bienes de consumo con características únicas o una identificación de marca especial, por los cuales un grupo importante de clientes está dispuesto a realizar un esfuerzo especial de compra. Bienes no buscados Bienes de consumo que el cliente no conoce o que conoce pero normalmente no piensa en comprar. Registro

Por el registro de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, responde

administrativa y físicamente el almacenista o quien haga sus veces y lo debe

llevar a través de tarjetas de kárdex, sistema de información o listados, en

donde se contemple como mínimo los siguientes aspectos:

- Nombre del elemento.

- Grupo.

- Código.

3 www.mercadotecnia/tema1

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- Referencia.

- Unidad de medida.

- Fecha.

- Movimiento.

- Cantidad de entradas y salidas.

- Saldo.

- Valor unitario.

- Valor movimiento.

- Valor promedio unitario.

- Valor total.

1.5.4. INGRESOS ALMACÉN

La entrada de bienes al almacén se realiza mediante un comprobante de

ingreso elaborado con base en la factura de venta documentos que acreditan

la entrada real del bien o elemento a la entidad y que soportan el movimiento

de los registros del kárdex y en la contabilidad. La información que debe

contener el comprobante de ingreso debe ser:

- Fecha de emisión.

- Número de ingreso, debe ser ascendente, consecutivo y preimpreso

generado por aplicativo.

- Descripción del movimiento.

- Proveedor, NIT o cédula de ciudadanía.

- Tipo de transacción y fecha.

- Número de factura y fecha.

- Observaciones.

- Relación de elementos: categoría.

- Firma del almacenista.

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El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista el día que

reciba los elementos previa verificación y confrontación de las

especificaciones, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el

contrato celebrado por la UNAT, así como también aquellos que ingresen al

patrimonio de la UNAT, por cualquier modo de adquisición en original y tres

copias distribuidas así:

- Original para cuenta de almacén

- Primera copia para contabilidad

- Segunda copia para tesorería

Cuando se trate de bienes adquiridos a través de contratos de administración

de proyectos, el ordenador del gasto debe solicitar la presencia del

almacenista o su delegado para que realice la verificación del ingreso de los

bienes, a más tardar dentro de las 24 horas hábiles siguientes al recibo de la

mercancía y mediante oficio que elabore el ordenador del gasto informará al

almacén el número de proyecto y de contrato por el cual se hizo dicha

adquisición, al oficio se le adicionará copia de la respectiva factura, previa

verificación en la dependencia donde se realizó el recibo de los bienes.

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CAPÍTULO II

2. PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL INGRESO DE BIENES

El ingreso de bienes según su origen, puede producirse entre otros, por

adquisiciones, donaciones, permuta, devolución de bienes inservibles,

sobrantes o traspasos. El ingreso se perfecciona cuando el almacenista

recibe físicamente los bienes y elabora el comprobante de ingreso al

almacén y lo firma.

2.1. INGRESO POR ADQUISICIONES

Son las operaciones a través de las cuales la UNAT adquiere bienes

mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones

vigentes, estas deben corresponder a un plan de compras, si se requiere de

acuerdo con las necesidades de la entidad y con el siguiente procedimiento:

a) El almacenista debe enviar periódicamente al encargado de las

adquisiciones, la información de los bienes de consumo con código de

descripción, unidad de medida y saldos de acuerdo a las necesidades

mínimas.

b) Copia de los contratos con su respectiva cotización deben ser

enviadas previamente al almacén, con el fin de realizar el recibo de los

bienes con su respectiva confrontación.

c) Los bienes adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte

del proveedor en el almacén de la entidad, de acuerdo con las

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características, cantidades y calidad, establecidas en el contrato u

orden de compra.

d) Solo se aceptarán entregas parciales o entregas en lugar distinto del

almacén, cuando así se establezca en el respectivo contrato o porque

sus características de almacenamiento lo exijan en cuyo caso el

interventor del contrato da visto bueno de conformidad con el recibido.

e) En las adquisiciones de bienes devolutivos por caja menor, debe ser

presentado al almacén el formato y la factura respectiva, para realizar

el ingreso y el egreso de almacén, requisitos sin los cuales no se

puede legalizar dicha adquisición.

f) El almacenista no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista el

contrato u orden de compra debidamente legalizado en su totalidad y

del cual debe recibir oportunamente la copia de la oficina jurídica o del

área encargada según el caso.

g) El almacenista dará aviso al área encargada y a la oficina jurídica

cuando no se cumpla por parte del proveedor la entrega de los bienes

en el tiempo acordado en el contrato u orden de compra, sin perjuicio

de las funciones y responsabilidades de los interventores del contrato.

h) El almacenista no recibirá los bienes que no coincidan con las

características de marca, cantidad y demás características

establecidas en el contrato u orden de compra. Cuando esto suceda

se dará aviso al área correspondiente, al interventor del contrato, o al

ordenador del gasto, en caso de contratos de administración de

proyectos, para que se solucione con el proveedor las diferencias

presentadas. Si las diferencias persisten se dará aviso a la oficina

jurídica.

i) Cuando se trate de bienes que deban ser recibidos con la instalación e

inspección, prueba o ensayo por parte del personal especializado, el

proveedor deberá coordinar previamente con el almacenista la fecha y

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hora de entrega, para que estas personas se hagan presentes en el

recibo.

2.2. INGRESO POR DONACIÓN

Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se

transfiere gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le

pertenece, a favor de la entidad, previa aceptación del funcionario

administrativo competente así:

El recibo de los bienes lo realiza el almacenista de la entidad, elaborando el

ingreso de almacén correspondiente.

Si los bienes provienen de una entidad oficial, el registro contable se realiza

con base en el comprobante de egreso de la entidad donante y si proviene

de persona o entidad particular éste se realizará con la carta de donación o

factura según el caso en los que indicarán las características, cantidades y el

valor comercial de los elementos.

En caso de que los elementos provengan de institución o persona particular

el comprobante de ingreso se elabora con la base en acta de recibo

valorizada y el precio; si no se cuenta con el precio, se fijará mediante

evaluación practicada por los peritos legalmente facultados.

Cuando se trate de bienes que por sus características de almacenamiento

tengan que ser entregados directamente en las instalaciones de alguna

dependencia, el jefe de la misma deberá solicitar la presencia del

almacenista de su delegado, para que realice la verificación del ingreso y

emita el respectivo comprobante.

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2.3. INGRESO POR DEVOLUCIONES

Es la devolución al grupo de almacén de bienes que no se requieren en una

dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo para el cual

fueron destinados.

Cuando el responsable de la tenencia del bien de propiedad de la entidad

necesita reintegrar al grupo de almacén elementos devolutivos en uso, debe

obtener la autorización del jefe de área, previa solicitud escrita en la cual se

detallen claramente las características del bien a devolver, conforme a las

especificaciones contempladas en el inventario mediante el cual se recibió o

las contempladas en el comprobante de egreso.

El Grupo de almacén al recibir, debe constatar su estado, clase, calidad,

marca, modelos y demás características que se encuentren en el documento

soporte con el cual fueron entregados los bienes.

De encontrar el elemento se hace el ingreso, elaborando el respectivo

comprobante; en caso de que los elementos no concuerden o hayan sido

sustituidos o tengan especificaciones, marca o número diferente se

abstendrán de recibir el elemento e informarán por escrito al superior

inmediato, con el fin de que se investiguen las causas y se establezcan

responsabilidades.

2.3.1. Inservibles

Las dependencias que no requieren para su uso elementos que se

encuentren a su cargo, elaboran un documento de devolución soportado con

la justificación por escrito de la devolución del bien como inservible, requisito

sin el que el almacén no aceptará la devolución.

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El documento de devolución debe contener: dependencia, nombre, firma y

cédula del cuentadante responsable de los bienes, número de identificación

de inventarios, código, descripción, cantidad, valor unitario y valor total del

elemento a reintegrar.

El almacenista verifica y recibe el bien, lo clasifica y almacena según su

estado y de acuerdo con la agrupación.

2.3.2. Servibles

El cuentadante responsable reintegra al almacén mediante formato de

traslado el bien a devolver, el almacén traslada a un inventario en custodia

del almacenista los bienes devolutivos inservibles.

2.4. INGRESO POR TRASPASO

Es el ingreso de bienes a la UNAT, proveniente de otras entidades públicas

del orden nacional, con el comprobante de egreso del almacén de la entidad

que entrega.

2.5. INGRESO POR PERMUTA

Es el ingreso de bienes a la UNAT por la celebración de un contrato de

permuta.

2.6. MOVIMIENTO DE TRASLADO

Un traslado es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de

los bienes, dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal

motivo la cesación de responsabilidad de quien lo entrega y transfiriendo esta

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responsabilidad del bien a quien los recibe. Este trámite se efectúa mediante

la solicitud del superior inmediato y lo realizan los funcionarios del grupo de

almacén.

Existen tres tipos de traslado: De bodega a funcionario; entre funcionarios y

funcionario a bodega. El traslado puede hacerse entre ciudades.

2.7. INGRESO POR RECUPERACIONES

Se entiende por recuperación de bienes, la reparación física de éstos, una

vez hayan sido descargados de los inventarios y de contabilidad, cuya

pérdida fue asumida por la institución.

Si posteriormente al descargo de bienes perdidos, estos son recuperados, se

les da nuevamente ingreso al almacén, se producirá el respectivo

comprobante de ingreso en donde se detallen las características y

especificaciones contempladas en los documentos de entradas iniciales,

salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o

depreciación.

2.8. INGRESO POR REPOSICIÓN

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por

causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de

similares características.

Para el ingreso de bienes por reposición, cuando el responsable haga

entrega de ellos en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo,

calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan se deben cumplir

los siguientes requisitos:

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- Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo los

que va a reponer y el detalle de éstos.

- Aceptación de la reposición por parte del Subdirector Administrativo y

Financiero o del jefe de la oficina de Recursos Físicos de la entidad y

el jefe de almacén.

- Concepto técnico del funcionario competente, que acredite que los

bienes ofrecidos reúnen las mismas características del faltante.

- Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien,

en donde se consigne claramente la actuación.

2.9. INGRESO POR SOBRANTES

Este evento ocurre cuando por causa de promociones, devoluciones o

entregas y recibos de bienes las cantidades que se encuentran en bodega

difieren de las registradas en los kárdex, originando sobrantes de existencias.

Para solucionar dicho sobrante, se efectúa un acto administrativo, haciendo

un alta o ingreso a almacén de las cantidades existentes, sobrantes, por un

valor acorde al elemento, pero colocando en observaciones que no va a

originar un pago o erogación por parte de la entidad.

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CAPÍTULO III

3. EGRESO DE BIENES DE ALMACÉN

Los egresos de elementos pueden producirse por transferencia a cada área

funcional, con base en el plan general de compras y mantenimiento y las

necesidades periódicas de cada dependencia, traspaso a otras instituciones

pérdida de bienes, hurto de bienes, o por inservibles.

Para el egreso de elementos del almacén se produce un comprobante que

identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien, cesando de

esta manera y como requiero probatorio, la responsabilidad por custodia,

administración, conservación, etc, por parte del responsable de manejo de

bienes y quedando en poder de funcionario destinatario.

El comprobante de egreso de bienes del almacén es el documento legal que

identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien.

El comprobante de egreso debe ser elaborado por el almacenista en original

y tres copias.

Se elabora en forma simultánea a la entrega de los bienes y debe contener la

siguiente información básica:

- Fecha de emisión.

- Numeración preimpresa o generada por el aplicativo consecutiva y

ascendente.

20

- Nombre del responsable, cédula de ciudadanía, dependencia, tipo de

transacción y observaciones.

- Categoría, elemento, referencia interna, nombre del bien, unidad,

cantidad, valor unitario y valor total.

- Firma del almacenista o quien haga sus veces y firma del cuentadante

que recibe a cargo del cual van a quedar los bienes a entregar, con

número de documento de identidad.

3.1. PROCEDIMIENTOS, REQUISITOS Y CLASIFICACIÓN PARA EL EGRESO DE BIENES.

El egreso de bienes de almacén se da por solicitudes de bienes de consumo

por parte de las diferentes dependencias, por entrega de devolutivos al

servicio de funcionarios, por entrega de elementos para transformación, por

traspasos, por bajas de bienes y por pérdida y hurto de los bienes muebles

en bodega.

3.1.1 Procedimientos para egresos de consumo

Se realizan basados en el siguiente procedimiento:

a) Las diferentes dependencias de la entidad elaboran el pedido de

bienes de consumo mensualmente, los cinco primeros días del mes,

de acuerdo con las necesidades reales. Estos pedidos debe tener la

descripción, código y la unidad de medida, según catalogo de

consumo de la entidad.

b) Toda solicitud de pedido debe tener la firma del jefe de la dependencia

o su delegado.

c) La solicitud de bienes de consumo se hace llegar al almacén entre el

primero y quinto día hábil del mes respectivo.

21

d) El almacenista recibe las solicitudes y procede a revisar, aprobar,

elaborar el comprobante de egreso, separar y entregar los pedidos.

Dicha entrega se hace dentro de los siguientes 5 días hábiles al recibo

de la solicitud, con el respectivo documento de egreso, separar y

entregar los pedidos. Dicha entrega se debe soportar con el respectivo

documento de egreso.

e) El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas, previo

análisis de consumo, verificación de uso de los elementos en cada

dependencia y teniendo en cuenta las existencias en bodega de

almacén.

f) El jefe o coordinador de cada dependencia o quien haga sus veces

recibe los bienes previa confrontación y revisión, firma con su número

de documento de identidad el comprobante de egreso.

g) El comprobante de egreso no debe tener enmendaduras ni tachones.

h) Cuando ingresen al almacén bienes con destinación específica a

través de contratos, el almacenista genera el egreso y realiza la

entrega de manera inmediata, sin necesidad una solicitud.

3.1.2. Procedimientos para egresos de devolutivos

Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes

devolutivos que se encuentran a cargo de almacenistas, se procederá de la

siguiente forma:

a) El jefe o coordinador de cada dependencia, solicita a través del

formato de pedido ante el almacenista, el suministro del bien o bienes

que por existencias del almacén se encuentran en bodegas.

b) Los requerimientos de los grupos de trabajo los debe realizar el jefe o

coordinador de la dependencia a que pertenecen éstos.

22

c) Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las

dependencias, estarán a cargo del jefe de la dependencia. Los bienes

de uso individual estarán a cargo de cada funcionario, a través de los

inventarios personalizados. Los bienes de uso individual estarán a

cargo de cada funcionario, a través de los inventarios personalizados,

los bienes de las instalaciones locativas, tales como oficinas abiertas,

tapetes, extintores, materas y otros estarán a cargo del jefe de

recursos físicos.

d) El almacenista elabora el comprobante de egreso de almacén

relacionando el bien que entrega, con el número de identificación de

inventarios, el código, la descripción, el valor unitario, el valor total,

igualmente el nombre del funcionario que estará a cargo del bien, su

número de cédula y la dependencia a la que pertenece.

e) El funcionario que recibe el bien, verifica el estado físico y el número

de la placa de identificación de inventarios, el cuentadante

responsable del inventario de la sección, si está de acuerdo firma

como recibido con su número de cédula, conserva para su archivo

personal copia del egreso de almacén que lo hace cuentadante

responsable ante la entidad para el buen uso, conservación y cuidado

del bien recibido.

f) El almacenista descarga de sus inventarios de bienes devolutivos en

depósito los bienes entregados, carga a la cuenta de bienes muebles

en servicio y envía copias del egreso de almacén debidamente

firmados a contabilidad para su respectiva contabilización.

3.2. COMPROBANTE DE EGRESO DE BIENES

Es el documento mediante el cual se registran las salidas de almacén.

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Debe ser elaborado por el grupo de almacén, en forma simultánea a la

entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido de cada dependencia y

la programación de necesidades periódica de cada área funcional.

Este comprobante consta de la siguiente información:

- Lugar y fecha de emisión.

- Numeración consecutiva y ascendente.

- Identificación del almacén.

- Concepto de salida, especificando área destinataria, nombre y código

de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe

de la dependencia solicitante, firma del responsable de manejo de los

bienes, firma del empleado que recibe e identificación del mismo.

- Número y fecha de solicitud de pedido.

- Movimiento contable.

3.3. EGRESO POR TRASPASO DE BIENES

Es la transferencia de bienes devolutivos o de consumo; servibles e

inservibles de propiedad de la UNAT, hacia otras instituciones, con lo cual se

cede los derechos sobre la propiedad de los mismos.

En caso de que en las bodegas de almacén existan elementos o bienes que

no se requieren para el cumplimiento de los objetivos de la entidad o que

lleven un largo tiempo en bodega sin utilización, el responsable del almacén

comunicará al Subdirector Administrativo y Financiero o al jefe de recursos

físicos, para que se contacte a otras instituciones prestadoras de servicio

similares al misional, con el fin de ofrecer estos bienes para su utilización.

24

Una vez establecida la institución que requiere los bienes o elementos el

Director produce un acto administrativo autorizando el despacho.

Se requiere una manifestación por escrito de la institución que necesita los

bienes con la indicación de uso que se les va a dar.

Una vez autorizado el traspaso, se procede a elaborar el comprobante de

egreso respectivo, con las condiciones dadas por la institución cedente.

Con base en el comprobante de egreso se elabora el acta de entrega de los

bienes firmados por el almacenista de la institución que lo recibe y por el

almacenista que entrega.

Es la salida de bienes de la UNAT a otra entidad estatal se debe cumplir el

siguiente procedimiento:

- Solicitud escrita de la entidad que requiere los bienes, dirigida al

Director General de la UNAT, justificando la solicitud y enunciando el

destino y uso de los bienes, garantía de que este no se cambiará,

nombre y cargo del funcionario que debe recibirlos.

- Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General

de la UNAT, que indique los bienes objeto del traspaso no se

requieren para el normal funcionamiento de la entidad, previa

certificación del almacenista o la persona que tenga bajo su custodia.

3.3.1. Por bajas

Es el registro de salida de bienes del almacén que han sido objeto de

declaración de baja por inservible u obsoletos, con base en el formato de

devolución adjuntando la justificación de inservibles.

25

3.3.2. Por pérdida o hurto Es la salida de bienes por pérdida o hurto, para lo cual el almacenista deberá

elaborar el documento de egreso de almacén, soportando con el fallo de

exoneración del cuentadante. Copia del egreso se envía a contabilidad.

26

CAPÍTULO IV

4. MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN DEPÓSITO O EN SERVICIO

4.1. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Deben estar bajo la responsabilidad del servidor público que se denominará

cuentadante responsable, quien recibe para su uso mediante inventarios

personalizados los elementos necesarios para su custodia y responsabilidad.

El registro del movimiento de los bienes devolutivos está a cargo del grupo

de almacén e inventarios.

4.2. MOVIMIENTO DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Todo movimiento de bienes devolutivos en servicio debe corresponder a las

necesidades reales de las dependencias, respecto a los cargos y funciones a

desarrollar; todo traslado debe ser autorizado por el jefe de la dependencia

respectiva.

Los funcionarios que se trasladan de una dependencia a otra no podrán

trasladar ningún bien devolutivo en servicio a su nuevo lugar de trabajo y

debe realizar entrega al funcionario que el jefe de la dependencia le indique.

El movimiento de inventarios se da en los siguientes casos:

- Por egresos de almacén de bienes devolutivos a cargo de un

cuentadante.

27

- Por traslados de bienes devolutivos en servicios de un cuentadante a

otro ya sea la misma o diferente dependencia.

- Por devolución de inservibles al almacén y

- Por pérdida o hurto.

4.2.1. Por egresos de almacén de bienes devolutivos

Cuando las dependencias de la entidad requieren para su uso bienes

devolutivos, que por existencias de almacén se encuentren en bodega.

4.2.2. Por traslado de bienes devolutivos en servicio al almacén Cuando en las dependencias ya no requieren para su servicio bienes

devolutivos, si estos son servibles se devolverán como un traslado de bienes

en custodia al almacén.

4.2.3. Por traslado de bienes devolutivos entre cuentadantes

Es el movimiento que se realiza cuando se requiere trasladar uno o varios

bienes devolutivos que se encuentran en el inventario de un cuentadante y

pasan a la responsabilidad de otro.

a) Quien entrega los bienes debe diligenciar el documento de traslado de

elementos devolutivos.

b) En este documento se debe relacionar el nombre, cédula y

dependencia del cuentadante que entrega, como el de que recibe

igualmente la descripción, identificación de inventarios, el código, valor

unitario y el total del bien o bienes recibidos.

c) Con la firma y cédula del cuentadante que entrega y el que recibe, se

remite el documento al grupo de almacén e inventarios, quien procede

28

a realizar los registros respectivos, requisito indispensable para

realizar los inventarios.

d) Los traslados que se realizan entre dependencias o entre

cuentadantes que no cumplan estos requisitos, carecen de validez y la

responsabilidad recae sobre el cuentadante que figure en los registros

de inventarios.

4.2.4. Por devolución de inservibles al almacén

Cuando las dependencias tengan bienes que, luego de un concepto técnico,

definitivamente se encuentren dañados y no se puedan reparar o su costo no

amerite dicha reparación y definitivamente no las puede utilizar la UNAT, ni

en el área en que figura en inventario ni en ninguna otra área, serán

devueltos al almacén en calidad de inservibles, anexando el concepto técnico

por escrito antes mencionado.

4.2.5. Por pérdida y hurto

Cuando en las dependencias de la UNAT se produce pérdida o hurto de un

bien devolutivo en servicio, no atribuible a culpa, dolo, negligencia o

violación de normas por parte del cuentadante encargado de su custodia se

debe proceder así:

a) El funcionario responsable del bien debe instaurar en forma personal

la denuncia penal ante la autoridad competente.

b) El funcionario que tiene bajo su responsabilidad el bien objeto de

pérdida o hurto, da aviso por escrito de manera inmediata a su jefe

inmediato y a su vez el jefe de almacén y de inventarios adjuntando

para este último copia del denuncio penal.

29

c) El almacén procede a identificar y registrar en un inventario de bienes

perdidos el elemento con sus respectivas especificaciones técnicas,

cantidad, valor que figura en el inventario y reporta a contabilidad

informando adicionalmente el nombre del funcionario responsable.

d) El grupo de contabilidad debe constituir la cuenta responsabilidad en

proceso, en cabeza de la persona que tenía los bienes bajo su

responsabilidad, de acuerdo con los inventarios personalizados. En las

responsabilidades en proceso aún no se ha determinado el

responsable toda vez que no se ha iniciado el proceso de

responsabilidad fiscal o el mismo aun no ha concluido. Para

contabilizar la responsabilidad como fiscal debe haberse preferido un

fallo con responsabilidad fiscal y este debe ser debidamente

ejecutoriado.

e) El funcionario responsable debe dar aviso por escrito, anexando la

copia de la denuncia del hecho a la Subdirección Administrativa y

Financiera, para que se proceda a realizar el trámite del reclamo ante

la compañía aseguradora o ante la empresa responsable de la

seguridad de las instalaciones físicas de la entidad según el caso.

f) Adicionalmente el Subdirector Administrativo y Financiero comunicará

al Jefe de Control Interno Disciplinario, quien está facultado para

iniciar la correspondiente investigación disciplinaria y establecer las

responsabilidades disciplinarias del funcionario responsable.

g) Cuando se emita fallo de la Contraloría General de la República, para

aquellas pérdidas que se ocasionaron antes de la expedición y

publicación de la Resolución Orgánica No. 4536 del 3 de noviembre

de 1988, o en su defecto el emitido por el Jefe de Control Interno

Disciplinario, dicho fallo debe ser entregado a contabilidad para

efectos de la actualización de la cuenta de responsabilidades en

proceso y de inventarios el bien respectivo.

30

h) En el caso en que la Contraloría General de la República o el Jefe de

Control Interno Disciplinario, exonere al funcionario de la pérdida del

bien, con este fallo, se procederá a descargar de los registros

contables de las cuentas de responsabilidades en proceso y de

inventarios el bien respectivo.

i) En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal

por la pérdida del bien, el responsable deberá sin perjuicio de la

acción penal, reponer inmediatamente el bien por uno de iguales

características, marca y modelo extraviado, para lo cual hará entrega

del nuevo elemento al almacén de la UNAT. En el evento que no se

consiga en el mercado un elemento igual o de similares

características, el responsable consignará el valor comercial del bien

en la cuenta que le indique la tesorería de la entidad previo avalúo

comercial.

j) Cuando el fallo sea responsabilidad y la compañía aseguradora haya

cubierto el valor del bien, el responsable responderá ante la Compañía

de Seguros.

31

CAPÍTULO V

5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS

5.1. ENTREGA DE ALMACENES

Esta situación se presenta por ausencia temporal o definitiva del

almacenista titular, por las siguientes razones:

- Licencias.

- Vacaciones.

- Incapacidades superiores a 30 días.

- Renuncia o retiro definitivo.

- Declaratoria de insubsistencia o destitución.

Para la entrega se debe tener en cuenta:

- El acto administrativo (nombramiento en encargo o provisionalmente),

en donde se asignen las funciones del nuevo almacenista.

- Que el funcionario que recibe haya asumido sus funciones y que se

encuentre constituida y vigente la póliza global de manejo.

- Verificando lo anterior, se procede a realizar conteo físico y la entrega

de los elementos devolutivos y de consumo que se encuentran en

existencias, por grupos de inventarios, registros con claridad las

características de los bienes, marca, modelo, número de serie,

cantidad, valor unitario, valor total y el estado de conservación.

- Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a

los registros en los listados o tarjeta de kárdex, los borradores e

inventarios que se levantan deben servir de soporte a las actas de

entrega.

32

- Igualmente el almacenista que entrega mediante inventario debe

hacer entrega física de los elementos devolutivos en servicio que se

encuentre a su cargo.

- La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por

todos los actuantes, dejando constancia.

- Se envía copia del acta de entrega al Subdirector Administrativo y

Financiero.

5.2. ENTREGA DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LAS DEPENDENCIAS

a) Cuando el cuentadante se retire o traslade de su cargo, debe hacer

entrega de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, mediante

inventario. Esta entrega debe ser a otro cuentadante o a quien

designe el inmediato superior del cuentadante saliente.

b) Cuando la entrega se haga al cuentadante, se debe realizar el

inventario respectivo y levantar el acta de entrega y recibo, en

coordinación con un funcionario de inventarios.

c) El acta debe ser firmada, con número de cédula tanto del cuentadante

que entrega como del que recibe, relacionando detalladamente los

bienes objeto de entrega.

d) Si un funcionario que figure como cuentadante responsable, se retira

sin hacer la entrega formal, un funcionario de inventarios en conjunto

con quien sea nombrado en reemplazo, realizará el inventario físico y

levanta un acta, a partir de ese momento, quien recibe responde por

los elementos. Sobre los elementos faltantes se creará la

responsabilidad en proceso, con cargo al cuentadante saliente,

informándoles por escrito de esto y dándole un plazo no mayor a 30

días para legalizar dicha situación.

33

e) Si un funcionario se retira de una dependencia sin hacer entrega

formal de los bienes a su cargo en los términos señalados, responderá

administrativa y fiscalmente por los bienes faltantes.

f) Todo cuentadante inmediatamente reciba el inventario a su cargo

deberá realizar los inventarios personalizados.

g) Cada funcionario sin importar su vinculación, funcionario de planta o

provisional o contratista debe tener su inventario personalizado y

responder por los bienes recibidos para el desarrollo de sus funciones.

h) Todos los funcionarios, independientemente que sean cuentadantes

responsables, deben velar por la custodia, cuidado y administración de

los bienes de la entidad.

i) Todo cuentadante debe velar que todos los bienes que se encuentran

en la dependencia a su cargo estén debidamente legalizados e

inventariados. No deben existir sobrantes por cuanto la falta de

legalización de los mismos se reflejan como inconsistencias en los

estados financieros de la UNAT.

5.3. INVENTARIOS ACTUALIZADOS

a) Para efectos de verificar los registros contables y consolidar los

inventarios en cada una de las cuentas del balance, que permitan, en

todas sus fases establecer el patrimonio de la entidad, el encargado

de los inventarios debe llevar el inventario valorizado y discriminado

por dependencia y cuentadantes.

b) El Grupo de Almacén e Inventarios debe enviar por lo menos una vez

al año a cada cuentadante el inventario de los bienes que tiene bajo

su responsabilidad, debidamente valorizado, para que este a su vez lo

verifique, lo firme con número de cédula y lo devuelva al Grupo de

Almacén e Inventarios, en el término que para este efecto se le

señale, quedándose con una copia.

34

c) La consolidación de los inventarios para efectos del cierre contable, lo

debe realizar el Grupo de Almacén e Inventarios, para lo que debe

efectuar selectivamente el inventario físico a los cuentadantes.

d) Cada cuentadante de la UNAT debe tener en su archivo personal la

carpeta con el inventario de elementos devolutivos a su cargo, con sus

respectivas novedades.

35

CAPÍTULO VI

6. RESPONSABILIDADES

6.1. RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPÓSITO

Se denomina responsable de bienes en depósito, toda persona que reciba,

custodie o administre elementos dentro de la entidad.

6.2. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN BIENES EN DEPÓSITO Son obligaciones del funcionario responsable de bienes en depósito:

• Recibir, suministrar o proveer los bienes de la entidad.

• Manejar, administrar, custodiar, proteger los bienes devolutivos, de

consumo y de comercialización en depósitos a su cargo.

• Llevar los registros adecuados, ordenados y actualizados de los

bienes en depósito a su cargo.

6.3. RESPONSABILIDAD DE BIENES EN SERVICIO

Todo funcionario o persona que use bienes de propiedad de la UNAT, de

otras entidades puestos a su cuidado de la misma, se constituye en

responsable de dichos bienes.

6.4. DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD

La responsabilidad por pérdida o hurto se determina a través del proceso de

responsabilidad fiscal, disciplinaria, penal y/o civil.

36

6.5. CESACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ANTE LA UNAT Y ENTES FISCALIZADORES La responsabilidad ante la UNAT y entes fiscalizadores termina cuando:

- Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

- Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes, en las

condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación la

realizará el Jefe de Recursos Físicos de la UNAT, donde indique que

cumple con las características similares del bien perdido.

- Cuando se produce fallo de exoneración o fallo sin responsabilidad

fiscal.

La Subdirección Administrativa y Financiera, una vez reciba la confirmación

del Grupo de Almacén e Inventarios de la reposición del bien, informará a la

Contraloría General de la República y al Jefe de Control Disciplinario Interno.

6.6. REPOSICION DE BIENES FALTANTES

Cuando el cuentadante que registre un faltante en el inventario a su cargo

decida reponer el bien en cantidad y características similares de aquel podrá

hacerlo.

El bien debe ser de similares características, para lo cual se comunicará al

almacenista y se entregará al cuentadante respectivo mediante oficio en el

que se indique el bien que se repone faltante y las características del

reemplazante.

El anterior procedimiento sólo se debe tener en cuenta para efectos de

inventario.

37

CAPÍTULO VII

7. BAJA DE BIENES 7.1. RESPONSABILIDADES

La Subdirección Administrativa y Financiera y el Grupo de Almacén e

Inventarios.

7.2. CLASIFICACIÓN DE BAJAS

7.2.1. De bienes servibles y obsoletos.

Es el egreso físico y contable, en forma definitiva de aquellos bienes que se

encuentran en condiciones de uso, pero que la entidad no los requiere para

el normal desarrollo de sus actividades.

7.2.2. De bienes inservibles

Es el retiro físico y contable de bienes que por su desgaste, desuso, retiro,

rotura u obsolescencia física, no son útiles para la entidad y se clasifican

como:

a) Devolutivos que se encuentran dañados, averiados y alterados,

destruidos, inutilizados o en pésimas condiciones.

b) Los que se encuentran fuera de servicio, por imposibilidad de

conseguirles repuestos o que por el excesivo costo de estos o de la

mano de obra no justifique su reparación.

38

c) Los que por su antigua construcción, incapacidad, escaso rendimiento

o por ser antieconómicos o ruinosos en relación con los nuevos

sistemas, práctica o procedimientos no estén en uso desde hace

mucho tiempo, o pueden considerarse obsoletos o anticuados.

d) Por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse para lo que

fueron destinados y más bien constituyan un estorbo.

7.2.3. Bajas por exoneración de responsabilidad fiscal

Cuando como resultado del proceso de responsabilidad fiscal por

exoneración se declare sin responsabilidad fiscal al solicitante, se tramita la

baja, descargando su valor de la cuenta de responsabilidades, únicamente

con el fallo expedido por la Contraloría General de la República.

7.2.4. Por hurto o pérdida en poder del cuentadante

Cuando el resultado del fallo de responsabilidad exonere el cuentadante y la

compañía aseguradora no cubre la reposición del bien dará de baja el bien

objeto de la pérdida.

7.3. PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA BIENES INSERVIBLES

a) El Jefe del Grupo de Almacén e Inventarios proyecta la resolución de

baja de bienes devueltos inservibles, para la aprobación y firma del

Director General o su delegado. En la resolución de baja, se debe

establecer si los bienes serán comercializados o destruidos.

b) El Director General o su delegado firma la resolución de baja,

distribuye copia para la Subdirección Administrativa y Financiera,

Almacén e Inventarios, Contabilidad y Tesorería.

39

c) Si los bienes dados de baja son susceptibles de venta, el Subdirector

Administrativo y Financiero procede al trámite para su

comercialización.

d) Si se determina que los bienes deben ser destruidos, se da traslado

de la resolución de baja al almacenista, para que proceda a la

respectiva destrucción.

e) Los bienes dados de baja, pertenecientes a la UNAT, no podrán ser

donados a particulares, ni entidades con o sin ánimo de lucro y por lo

tanto deben ser comercializados o destruidos, según sea el caso, de

acuerdo con lo establecido con el artículo 355 de la Constitución

Política de Colombia.

7.4. COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES

Las entidades estatales podrán dar en venta bienes de su propiedad que no4

requieren para su servicio a través del sistema de martillo, en los eventos en

que la ley lo autorice. En los demás casos, la venta de bienes se sujetará a

los procedimientos de selección previstos en la Ley 80 de 1993 igualmente,

prescribe el mecanismo para la celebración de contratos de menor cuantía,

cuyo objeto sea la enajenación de bienes de propiedad de las entidades

estatales.

Para efectos de la contratación pública se entenderá por menor cuantía5, los

valores determinados en función de los presupuestos anuales de las

entidades públicas expresadas en salarios mínimos legales mensuales,

vigentes.

4 Decreto 855 de 1994 – Artículo 14 5 Ley 80 de 1993 – Artículo 24 – Literal a)

40

Las formas de comercialización de los bienes dados de baja, podrán ser las

siguientes:

7.4.1. Venta directa

Cuando el valor de los bienes dados de baja no superan el valor establecido

para la celebración de contratos de menor cuantía el Director General podrá

proceder a su venta directa.

7.4.2. Venta por el sistema de martillo

Si el avalúo comercial de los bienes dados de baja supera el monto previsto

para los contratos de menor cuantía, se podrá efectuar la venta de estos por

el sistema de martillo, a través del procedimiento de subasta que realicen las

entidades financieras debidamente autorizadas por la Superintendencia

Bancaria, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

7.5. DESTRUCCIÓN

Se entiende por destrucción la extinción total del bien.

Cuando los bienes dados de baja carezcan de valor comercial, por su

obsolescencia o grado de deterioro y aquellos bienes que por el uso dado

dentro de la UNAT, no sea conveniente su venta, se procederá a su

destrucción de la siguiente forma:

a) Una vez el almacenista reciba copia de la resolución de baja de los

bienes, que por su estado deben ser destruidos, solicita a las

personas idóneas el respectivo concepto acerca del procedimiento de

destrucción, a seguir.

41

b) El almacenista procederá a coordinar la destrucción, la cual finaliza

con el acta respectiva, practicada en el sitio de la misma y firmada por

las personas que intervienen.

c) En la destrucción deben participar el grupo de almacén e inventarios,

el Jefe de Recursos Físicos y el delegado de la Subdirección

Administrativa y Financiera.

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CONCLUSIONES

- La implementación de los procedimientos para el manejo de almacén e inventarios en la entidad tienen como objetivo principal dar solución a cada uno de los problemas que se puedan presentar, relacionados con los bienes que forman parte del patrimonio de la Unidad Nacional de Tierras Rurales – UNAT.

- Con este manual se pretende identificar responsabilidades que deben

cumplir los funcionarios de la entidad para el buen manejo, administración, custodia y protección de los bienes.

- Unificar los procedimientos para el recibo, almacenamiento, registro,

entrega y control de los bienes de la entidad, cualquiera que sea el concepto por el cual ingresan al patrimonio de la UNAT.

- Fijar los procedimientos para responder administrativa y físicamente por la conservación, seguridad, integridad y buen estado de los elementos, que se encuentren bajo la responsabilidad del funcionario de la entidad.

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BIBLIOGRAFÍA

- Es.wikipedia.org/wiki/almacén.

- www.uptc.edu.co.

- www.mercadotecnia/tema 1

- Decreto 855 de 1994 – Artículo 4.

- Ley 80 de 1993 – Artículo 24 – Literal a)

- Constitución Política de Colombia.

- Ley 610 del 2000.

- Ley 1150 de 2007.