INFORME SOBRE PROCEDIMIENTOS PARA EL MONITOREO DE LOS MOVIMIENTOSY PROCESOS EFECTUADOS A LOS MATERIALES EN EL

SISTEMA PRODUCTIVO DE GENMED S.A.S. DE ACUERDO CON TECNOLOGIAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Javier Antonio Arrieta SierraRafael Beltrán Gómez

Yurany Andrea Chávez MolinaAdriana Villarreal Figueredo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENACENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL

TECNOLOGÍA EN GESTION DE RECURSOS EN PLANTAS DE PRODUCCIÓNBOGOTÁ

2014

INFORME SOBRE PROCEDIMIENTOS PARA EL MONITOREO DE LOS MOVIMIENTOSY PROCESOS EFECTUADOS A LOS MATERIALES EN EL

SISTEMA PRODUCTIVO DE GENMED S.A.S. DE ACUERDO CON TECNOLOGIAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Javier Antonio Arrieta SierraRafael Beltrán Gómez

Yurany Andrea Chávez MolinaAdriana Villarreal Figueredo

Grupo 362533

Ing. Andrea Tibaquirá Celis

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENACENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL

TECNOLOGÍA EN GESTION DE RECURSOS EN PLANTAS DE PRODUCCIÓNBOGOTÁ

2014

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................4

1. OBJETIVOS......................................................................................................5

1.1. OBJETIVO GENERAL................................................................................5

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................5

2. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN....................6

2.1. MODULO DE TRAZABILIDAD....................................................................6

2.2. CÓMO REALIZAR ESTA TRAZABILIDAD.................................................7

2.3. LOTES TRACKING.....................................................................................9

2.4. FUNCIONES.............................................................................................10

2.5. DOLIBARR ERP.......................................................................................10

2.5.1. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE DOLIBARR................................10

3. SISTEMA FACTORY EN GENMED S.A.S.....................................................11

4. PROPUESTA SIMULACIÓN ERP DOLIBARR EN GENMED S.A.S..............16

5. CONCLUSIONES...........................................................................................22

IMÁGENES

Imagen 1 Trazabilidad en ERP................................................................................7Imagen 2 Hardware..................................................................................................8Imagen 3 Integración de la trazabilidad....................................................................9

INTRODUCCIÓN

Un Aspecto importante en el manejo logístico son los sistemas de información, ya que nos permiten mantener un flujo abierto y un monitoreo más eficiente, a su vez la tecnología es el factor fundamental para el crecimiento, optimización y desarrollo de las organizaciones.

La trazabilidad en las compañías independientemente del sector económico que pertenezca dicha organización, es de vital importancia para llevar el flujo de información en tiempo real ya sea interno o externo con el fin de agilizar los procesos productivos, logísticos y toma de decisiones efectivas.

A través del avance tecnológico las organizaciones están en constante mejora continua de sus procesos por ello incorporan software especializados para el tratamiento de la información que integren los departamentos de la compañía. Por consiguiente se deben elaborar procedimientos pre-establecidos y capacitación al personal.

A continuación en el siguiente documento se visualiza los procedimientos que se ejecutan en el manejo del sistema FACTORY en la empresa Genmed S.A.S

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Monitorear los movimientos y procesos efectuados a los materiales en el sistema productivo de acuerdo con las tecnologías y procedimientos aplicados en la organización.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diseñar el procedimiento para el uso del sistema FACTORY en la empresa Genmed S.A.S.

Proponer la implantación de un ERP donde se integra todo lo necesario para la gestión de una empresa, y todo bajo una misma aplicación.

Establecer en Dolibarr ERP una simulación donde Genmed puede intervenir en las áreas de la empresa: Producción, Ventas, Pagos, Entregas, Inventarios, Recursos humanos.

2. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), a veces denominadas nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) son un concepto muy asociado al de informática. Si se entiende esta última como el conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información, esta definición se ha matizado de la mano de las TIC, pues en la actualidad no basta con hablar de una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la información. Internet puede formar parte de ese procesamiento que, quizás, se realice de manera distribuida y remota. Y al hablar de procesamiento remoto, además de incorporar el concepto de telecomunicación, se puede estar haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que tradicionalmente se entiende por computadora pues podría llevarse a cabo, por ejemplo, con un teléfono móvil o una computadora ultra-portátil, con capacidad de operar en red mediante Comunicación inalámbrica y con cada vez más prestaciones, facilidades y rendimiento.

2.1. MODULO DE TRAZABILIDAD

La trazabilidad es una característica de los sistemas de gestión que permiten conocer la historia de un producto su fabricación, componentes y localización y destino mediante un código. En el conjunto de aplicaciones de Conex está integrado en la propia gestión. En caso de no disponer de Conex no existe ningún inconveniente porque PROIN dispone de un Módulo que le permitirá gestionar la Trazabilidad.

Imagen 1 Trazabilidad en ERP

2.2. CÓMO REALIZAR ESTA TRAZABILIDAD

Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de suministro debe disponer de un sistema preparado para poder generar, gestionar y registrar la información de trazabilidad necesaria en cada momento.

Correcta identificación de mercancías y características asociadas:

Todas las Unidades de Consumo y agrupaciones deben estar codificadas y simbolizadas con un código que las identifique de forma individual y no ambigua.

Todas las Unidades de Consumo y agrupaciones deben tener impresas la fecha de caducidad o consumo preferente y/o número de lote.

La transmisión de información: La transmisión de la información de trazabilidad necesaria al siguiente agente de la cadena de suministros.

Imagen 2 Hardware

Gracias a las herramientas informáticas desarrolladas en base a dar respuesta a estos requerimientos, hoy es posible estar al tanto de todo lo relacionado con la trazabilidad de los productos durante toda la cadena logística, tanto interna como externa. 

El software que se encuentra disponible en la actualidad para llevar a cabo un eficaz sistema de trazabilidad consta de una serie de aspectos que le permiten funcionar de manera sencilla y precisa. Estas herramientas informáticas realizan un registro de datos que permite conocer la traza del producto en todo momento. No obstante también es necesario que posean la capacidad de reconstruir la historia de la mercadería, es decir brindar datos históricos del producto.

Para ello se debe poder registrar información referente a las materias primas utilizadas en la manufactura del mismo, donde se pueda conocer datos acerca de los lotes, fechas de caducidad, características y otros de la materia prima.

Un software adecuado para realizar una trazabilidad correcta deberá relacionar toda la información correspondiente a un producto e incluirla en la etiqueta o código que lleve el mismo hasta su punto de venta. 

En general, la mayoría de las herramientas informáticas actuales permiten trabajar con diversos niveles de información, produciendo así una captura de datos sencilla y precisa. 

2.3. LOTES TRACKING

Son número de lote de logística que identifica el contenedor para un conjunto de producto. Esto puede corresponder por ejemplo al número de pallet, donde pueden encontrarse distintos productos, o el número de seguimiento de una carga enviada por una agencia de transporte. No tienen nada el número de lote o serie que identifica al propio producto. Estos números de lote pueden ser codificados en todos los movimientos de stock y específicamente en líneas de recepción de pedidos, movimientos internos y líneas de salida de material.

Un lote de fabricación / producción (un número Batch) se usa para un producto de forma individual. Un lote de tracking puede usarse varias veces para distintos productos, ya que varios productos distintos pueden ser incluidos en el mismo envío (pallet, camión, caja... etc.)La necesidad de que a un producto se le tengan que asignar números de lote de fabricación, de entrada y / o salida se establece en la ficha de producto.

Imagen 3 Integración de la trazabilidad

2.4. FUNCIONES

Trazabilidad desde el producto fabricado a la materia prima y viceversa, incluyendo productos intermedios

Estrategia de gestión de lotes flexible y ampliable, incluyendo FIFO, LIFO y por fecha de caducidad.

Gestión de Almacenes, a granel o por unidades. En volumen, o en masa. Gestión universal de unidades de medida. Gestión de Materias Primas, independientemente de dónde estén almacenadas. Centros de producción multiplanta, pudiendo mezclar fábricas de hormigón,

plantas de mortero, despachos de materias primas Consignas de material en cisternas. Gestión de consumos y salidas de materiales, por fabricaciones o por ventas, en

conexión con el sistema de fabricación automático de la empresa o por fabricaciones manuales o teóricas.

Entradas de materias primas. Fabricaciones internas para fabricación de materiales intermedios. Posibilidad de conexión con autómatas de planta para control de acopios.

2.5. DOLIBARR ERP

Dolibarr ERP/CRM es un software completamente modular (solo se activan losn módulos deseados) para gestión empresarial de PYMES, profesionales independientes, auto emprendedores o asociaciones. En términos más técnicos, es un ERP y CRM. Es un proyecto OpenSource que se ejecuta en el seno de un servidor Web, siendo pues accesible desde cualquier lugar disponiendo de una conexión a Internet (Proyecto basado en un servidor WAMP, MAMP ó LAMP: Apache, MySQL, PHP).

2.5.1. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE DOLIBARRDolibarr viene a completar la oferta de numerosas aplicaciones de esta categoría (como OpenAguila, OpenBravo, OpenERP, Neogia, Compiere, etc.), pero desmarcándose por el hecho de que se hace todo lo posible para proporcionar simplicidad:

Simple de instalar (con instaladores para los que ignoran como instalar un servidor Web).

Simple de usar (funciones modulares para no sobrecargar los menús, informaciones claras y concisas).

Simple de desarrollar (sin frameworks pesados). De hecho Dolibarr integra su propia arquitectura (patrones de diseño) que permita a cualquier desarrollador empezar a trabajar inmediatamente, sin tener conocimiento de otra cosa que no sea PHP.

Recalcar que Dolibarr se encuentra también disponible gracias a un auto-instalador para los usuarios sin conocimientos técnicos, con la particularidad que instalar Dolibarr y todo su pre requisitos (Apache, Mysql, PHP) mediante un simple fichero auto-exe. Estas versiones se llaman:

DoliWamp, un instalador auto-exe para los usuarios de Windows DoliMamp, un instalador automático para los usuarios de Mac OS X. Dolibarr para Ubuntu, un instalador automático para los usuarios de Linux

Ubuntu/Debian Para otros SO, puede instalar manualmente la "versión estandard" y todos

sus prerrequisitos.

PROCEDIMIENTO PARACREAR UNA

ORDEN DE PRODUCCIÓN EN EL SISTEMA FACTORY

CODIGOAL 012

PAGINA1 DE 1

VERSIÓN02

3. SISTEMA FACTORY EN GENMED S.A.S.

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para registrar y emitir orden de producción y empaque en el sistema FACTORY en GENMED S.A.S

2. ALCANCEAl proceso de producción, Financiero y contable y mejora continúa.

3. FRECUENCIACada vez que se vaya a fabricar un producto.

4. RESPONSABLEGerente Técnica, Jefe de Aseguramiento de Calidad, Ingeniero de Producción, Inspectores de Garantía de Calidad.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. El Coordinador logístico una vez recibidos los documentos enviados por el cliente procede a crear el pedido.

5.2. El Coordinador logístico de procesos procederá a crear el pedido en el programa FACTORY, el cual deberá incluir como información mínima, el nombre del producto, lote, cantidad, orden interna del cliente (ya sea orden de producción, orden intermedia y orden de empaque), orden de trabajo o de compra y el precio del pedido.

5.3 Gerente Técnica realiza la explosión de materiales de acuerdo a los pedidos, si el master ya existe, si no Gerente Técnica deberá crearlo.

5.4 El Ingeniero de Producción emite la orden de producción y empaque según requerimiento del director técnico y lo hace de esta manera.

5.5 Ingresa al módulo de planeación de producción del sistema contable FACTORY con su clave personal.

5.6 Las pautas generales para crear la orden de producción son:

En el primer pantallazo se encuentran reportes, orden de producción, impresión original, el sistema asigna el consecutivo a la orden de producción.

En tipo se asigna a la orden de producción el tipo de proceso que se va a trabajar si es de granel, empaque, reproceso. Las ordenes de producción se emiten en primer lugar como granel y luego las presentaciones como producto terminado.

Los másteres tienen un código con 2 letras y 6 dígitos. Las letras GR se refieren al granel y PT a producto terminado. Los 2 primeros dígitos se refieren al cliente, ejemplo. 20 GENMED Los 4 siguientes se refieren a: Si es granel ejemplo. GR20000 GRANEL AMOXICILINA 500 mg cápsulas

Se debe tener en cuenta que varios se debe emitir orden de producto terminado por cada presentación del cliente para lo cual debe existir en el sistema máster por presentación (a cargo de director técnico únicamente). Por ejemplo.

10056 GR110000 AMOXICILINA SUSPENSION 10057 PT110000 AMOXICILINA SUSPENSION

Se selecciona el código del máster, si se tiene la referencia se digita o si no se da punto enter y nos lleva al listado de todas las referencias posibles encontradas.

Se ingresa la cantidad a producir, que la da el cliente en su pedido y si se necesitan ajustes los realiza el director técnico.

En porcentaje de perdida se deja sin modificar. El número de pedido lo da el Coordinador de logística y va en la cotización de la orden de producción que se va a producir, con un / se debe separar para

digitar el número del registro sanitario del producto que se va a fabricar Se da la ruta en el ítem de centros de costos, si es granel, producto en proceso o producto de empaque.

En rendimiento teórico no se tiene en cuenta. En nota se digita el nombre del laboratorio que mando a desarrollar la producción. En fecha de vencimiento se cruza la que tiene emitida la orden de cada cliente.

Se trabaja siempre la bodega número 03 para la línea humana y la 09 para línea veterinaria.

5.7. En el segundo pantallazo asignación de bodegas se debe realizar revisión de las materias primas, materiales de envase y empaque para que cumplan con el sistema FIFO (primeras en entrar y primeras en salir) y FEFO (Primeras en expirar primeras en salir).

Se debe tener en cuenta que si nos aparece faltante se debe verificar en que bodega esta, la cantidad y el nombre deben ser exactos a la orden del cliente.

Se debe revisar que todos las materias primas, excipientes y materiales de envase y empaque el código interno del cliente escrito en la orden concuerde con el que aparece en el sistema, si el material no tiene código o este no corresponde se debe suspender la emisión de la orden de producción, notificar y solicitar la inclusión de este en la tabla de referencias del sistema al Coordinador Logístico o ausencia de este al Gerente Administrativo y Financiero.

5.8. En la tercera ventana cambio de tiempos se encuentran los predeterminados asignados a cada subproceso del proceso productivo de la orden que se va a fabricar.

5.9. Finalmente cuando se tiene toda la información se da aceptar, descargar del inventario. De esta solo debe existir una copia.

5.10. Luego se procede a la impresión FOR - 099 y el Ingeniero de Producción firmara la Orden de Producción o Empaque en el espacio de elaborado.

5.11. Entregar la Orden de Producción o empaque a la Jefe de Aseguramiento de Calidad quien revisa materiales, lotes de los mismos tomando como referencia los certificados, cantidades y la información del producto, lote y fecha de vencimiento, luego procede a firmar en el espacio de VoBo G.C. Previo a esto asistente técnica ingresa los certificados de materias primas y documentación necesaria para realización del producto al Batch.

5.12. Luego el director técnico revisa la orden de producción o empaque junto con el resto de la documentación, quien debe verificar que los documentos enviados por el cliente como: orden de producción, protocolo de fabricación y demás documentos estén diligenciados y firmados por el cliente, si lo anterior se cumple firmara en el espacio de VoBo de Producción de la Orden de Producción y Orden de Empaque de Genmed.

Una vez verificada la orden de producción o empaque se procede a la entrega de la misma al supervisor para realizar en conjunto con almacén el proceso de dispensación.

4. PROPUESTA SIMULACIÓN ERP DOLIBARR EN GENMED S.A.S.

Teniendo en cuenta que en la actualidad Genmed S.A.S. lleva su trazabilidad con el sistema factory, en el cual no maneja el 100% de sus módulos y no es posible integrar la información se propone el uso de un software libre, el cual le permite descargar los módulos que necesite para integrar la información, el cual ahorrara errores, costos en los procesos productivos.

Luego de la instalación del software se procede a la configuración del sistema iniciando por la configuración de la empresa en donde se ingresa la información de la misma.

Luego de realizar la configuración de la empresa se observa la pantalla para el ingreso de la siguiente manera:

Al ingresar la aplicación se pude observar la pantalla de inicio en donde se visualiza cada uno de los marcadores de acceso a los trabajos realizados en la aplicación.

Desde la pantalla anterior se visualiza cada uno de los módulos que presenta este software como son terceros, productos/servicios, comercial, financiera, bancos/cajas, proyectos, RRHH, miembros, TPV y agenda.

Desde estos iconos se inicia con terceros, allí se configura clientes, clientes potenciales, proveedores contactos y direcciones de cada uno de ellos y realizar una clasificación por categorías.

Desde la configuración de clientes se ingresa la información del tercero según sea el caso (cliente, cliente potencial, cliente potencial/cliente) también se ingresa el tipo de relación es decir si es cliente, proveedor o cliente proveedor.

Lugo de realizar la relación de terceros ingresamos al módulo de productos/ servicios donde se configura los almacenes, productos y tipos de productos dependiendo de su clasificación (materia prima, servicio) y a si mismo dar la disposición del almacén, si está abierto o cerrado.

Luego de la configuración de almacenes y productos se observa la pantalla en donde se visualiza los almacenes y los productos que se integran en el sistema de información desde este modulo se realiza la configuración de stock y la realización de traslados entre almacenes.

Desde el módulo de comercial se realiza la configuración de presupuestos para la generación de costos los pedidos.

Desde este módulo también se configura la solicitud de pedidos realizados por los clientes o los pedidos realizados a los proveedores:

En el módulo financiero se realiza la configuración de las facturas las cuales presentan un formato predeterminado por el software Dolibarr el cual es generado en PDF.

El módulo de bancos/cajas se realiza la configuración de las cuentas bancarias relacionadas con cada uno de los clientes y remesas realizadas.

En el módulo de proyectos se configura cada uno de los trabajos a realizar los culés serán relacionados con los pedidos realizados por parte de los clientes de igual manera se realiza el paso a paso de del proyecto o trabajo a realizar.

El módulo de recurso humano es un módulo básico en donde se realiza la configuración de vacaciones de los colaboradores de la compañía, desde el módulo de miembros se configura cada uno de los usuarios que hacen parte del sistema de información y la actividad y permisos que presentan en el sistema.

De esta manera se realiza la configuración de este sistema de información la cual permite un mejor flujo de información entre las áreas que conforman el sistema productivo en los procesos de Genmed S.A.S.

5. CONCLUSIONES

Se realizó una explicación del manejo del sistema de información factory en la empresa. Así se evidencia que Genmed S.A.S. en su estructura interna no tiene manejo de suficientes módulos del sistema, que integren la información necesaria.

En la propuesta se muestra un sistema ERP para la agilización de los trámites, comunicación, inventarios, flujo de información y de materiales que permitirá la gestión del sistema de información para integrar y automatizar los procesos productivos y logísticos de la empresa.

Se logra la simulación exitosa del sistema ERP Dolibarr, con información real de la empresa donde se evidencia un flujo de información adecuada para el tipo de producción y trazabilidad que lleva Genmed S.A.S. el cual permitirá trabajar por proyectos de producto solicitado.