INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN DE

PROCESOS

Basado en documento de respaldo “SWITCH Briefing No. 6”

Elaborado por Ton Schouten

Yo escucho, yo olvidoYo veo, yo recuerdoYo hago, yo entiendo

Proverbio Chino

Introducción y Fundamentos Conceptuales

La intervención planeada del proyecto El curso real del proyecto

Introducción y Fundamentos Conceptuales

La documentación de procesos apunta

al aprendizaje de las curvas e irregularidades en la ruta del proyecto;

a estimular el debate; y,

a la reflexión en cómo, el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales, tienen un impacto sobre el curso del proyecto.

Introducción y Fundamentos Conceptuales

La DP constituye una herramienta que ayuda a registrar cuidadosamente los “eventos significativos” en los proyectos.

Permite la reflexión y análisis de esos eventos para entender mejor qué está pasando, cómo está pasando, y por qué está pasando.

Introducción y Fundamentos Conceptuales

Registra qué pasó, cómo pasó, y por qué pasó

Envuelve : Una forma estructurada y enfocada de capturar

el proceso de cambio que el proyecto tiene como meta;

Organizar la información de tal forma que las autoridades tengan la oportunidad de reflexionar y aprender acerca del proceso; y,

Analizar la información buscando los temas, patrones y rutas comunes

Introducción y Fundamentos Conceptuales

Mirar más allá de la superficie, más allá de lo obvio

Entender las interacciones de poder, cultura, tradiciones, actitudes, relaciones sociales, y políticas

Entender la resistencia al cambio y las dinámicas del cambio.

Introducción y Fundamentos Conceptuales

Hacer visible lo que está oculto, sin ignorar ni desechar las condiciones externas que pueden afectar al proyecto

Estimular el debate alrededor de los

factores no visibles

Introducción y Fundamentos ConceptualesMirar hacia atrás: observar tendencias,

advertencias, oportunidades

Recolectar información de calidad, Aprender de los errores

Profundizar el entendimiento

Retratar las preocupaciones de la gente en general, (sin tener en cuenta el proyecto)

Aprender internamente y externamente

¿Qué es Documentación de Procesos?

“El éxito es maravilloso, pero aprendemos más de las adversidades y de los fracasos. Aquello que nos pone incómodos o que genera controversias nos da pistas de cómo ser exitoso de manera más profunda” (Fundación Annie E. Casey, 2003)

La DP es una manera sistemática de reflexionar, analizar y descubrir los patrones que favorecen o dificultan el cambio

¿Qué es Documentación de Procesos?

Documentación de Procesos es una forma sistemática de capturar qué sucede en un proceso de cambio y cómo sucede; para reflexionar y analizar por qué sucede, utilizando una teoría de cambio; y, para organizar y diseminar los hallazgos.

Teoría del Cambio

Proporciona dirección y focalización a la documentación de procesos.

¿Qué es exactamente lo que se quiere observar?

¿Qué es importante y qué es menos importante observar?

Teoría del Cambio

Todos los proyectos tienen una teoría de cambio

Ejemplos:El empoderamiento mejorará el acceso de las personas pobres al agua.

La acción concertada de todos los actores resultará en soluciones más sostenibles y efectivas a los problemas de agua.

¿Por qué hacer Documentación de Procesos?

1. Para mejorar la calidad y el impacto de un proyecto

Porque permite que quienes se encuentran más cercanamente involucrados en un proyecto, se puedan alejar y observar las tendencias, patrones, oportunidades y signos de alerta.

Porque contribuye a la recolección de información cualitativa sobre resultados que no son fáciles de obtener en forma cuantitativa. ¿Quién o qué influye en las decisiones, actitudes que favorecen o dificultan el cambio. Se conoce la historia detrás de los resultados.

Porque estimula el aprendizaje a partir de los errores y ofrece oportunidades para celebrar los impactos.

2. Para probar los supuestos y teorías de un proyecto

Porque permite adaptar la teoría del cambio del proyecto y profundiza la comprensión de procesos cruciales en la sociedad.

3. Para retratar el contexto local y los actores locales de un proyecto.

Porque permite capturar factores locales de contexto, ambiente y política

Porque le da una voz a las personas y muestra sus vidas de manera completa, no sólo como beneficiarios de un proyecto.

4. Para Compartir, diseminar y fomentar el debate sobre procesos importantes de desarrollo en la sociedad

Compartir en un grupo más amplio de organizaciones e individuos el proceso de aprendizaje del proyecto.

Poner en la agenda pública factores escondidos, y alentar la discusión.

5. Para agregar un elemento valioso al trabajo del equipo del proyecto.

• Porque relacionarse con los actores es gratificante e inspirador

• Porque contar historias resulta agradable

• Porque hacer que las personas hagan oír su voz es algo bueno

¿Qué Documentar?

1. Elementos de la teoría de cambio

Integración en el sector

Acción coordinada de actores o involucrados

Participación comunitaria

Cambios de actitud

Empoderamiento

2. Donde la vida del proyecto hace las curvas más pronunciadas

Encuentro de los objetivos con tradiciones, creencias, actitudes y con poderes que

crean tensiones y fricciones

3. Más allá de las fronteras de tiempo y espacio de un proyecto

Importancia de documentar el contexto

Ver más allá del proyecto en tiempo y en espacio

Historia de las estructuras, las creencias y las actitudes

¿Cómo Hacer una Documentación de Procesos?

PrincipiosIr donde los involucrados, descubrir su

perspectiva y darles voz

Ir a los eventos donde hay tensiones y conflictos y observar.

Estudiar y describir el contexto – leer artículos y libros y platicar con gente que le puede dar pistas (maestros, gente mayor, alcaldes, lideres locales).

Organizar momentos, sistemas y formas para retirarse del día a día del proyecto, para reflexionar y analizar tendencias y patrones.

Diseminar los hallazgos y reflexiones, y usarlas para estimular el debate o la discusión.

Herramientas

Los principios no son suficientes. Las herramientas son necesarias para ayudar al personal del proyecto a hacer la documentación de procesos.

Herramientas para capturar el proceso

Herramientas para organizar la información

Herramientas para analizar los hallazgos

Herramientas para diseminar la información

Herramientas para capturar el proceso

Entrevistas

Discusiones en grupos focales

Observación de reuniones

Documentación de anécdotas, chistes, actitudes estereotipos

Diarios (del equipo del proyecto o de involucrados)

Fotografías y videos

Herramientas para organizar la informaciónArchivo de la información obtenidaCompilado de la información obtenida y hacer

productos para diseminarla

Herramientas para analizar los hallazgosDeben crearse métodos y procedimientos para

la reflexión y el análisis de la información capturada.

Herramientas para diseminar la informaciónCanales y medios: tv, radio, diarios, reuniones,

conferencias, etc.

¿Quién Documenta los Procesos?

1. El equipo del Proyecto

Excelente para aprendizaje interno

2. Involucrados Directos

Estimula el aprendizaje y la reflexión

3. Equipo Externo

Distancia e independencia que facilita la crítica

4. Especialista en documentación de procesos

No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin creerse un experto en el tema;

Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento critico y profundizar mas allá de lo evidente;

Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el panorama completo, y ubicar el aprendizaje en un contexto a largo plazo;

Es culturalmente competente;

Entiende la dinámica de la transformación humana;

Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus hallazgos sin favoritismos o prejuicios;

Puede sintetizar grandes cantidades de información e identificar los aspectos clave;

Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva;

Posee habilidades técnicas

Propósitos y Productos de la Documentación de Procesos

Aprendizaje interno en un proyecto y aprendizaje conjunto con los involucrados

Comunicación con el mundo externoCon quién se quiere compartir los

hallazgos

Cuál es la mejor forma de llegar a la audiencia objetivo

Planificación de una Documentación de Procesos

Pasos1. Discutir e identificar el propósito de la

documentación de procesos

2. Definir la teoría de cambio del proyecto y cómo los indicadores y criterios derivados de la teoría orientan la documentación

3. Definir las herramientas que se necesitan

4. Definir quién documentará los procesos

5. Definir si es necesario desarrollar habilidades en documentación de procesos (escritura, fotografía, video, edición, desarrollo de páginas Web, etc.)

6. Definir cuáles serán los resultados y productos tanto para el aprendizaje interno como para la estrategia de comunicación.

7. Definir cómo monitorear si la documentación de procesos tiene éxito.

Muchas gracias por su atención