introducción a access 2010
TRANSCRIPT
Introducción a Access 2010Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la
suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de
información de muchas aplicaciones.
Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que
permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque
Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un
conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos
permitirá consular fácilmente los datos almacenados.
Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de
esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de
consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.
A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos
de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.
1. Bases de datos en Access
2. Crear una base de datos en Access
3. Crear una tabla en Access
4. Crear una tabla en la vista Diseño de Access
5. Agregar registros en Access
6. Importar datos de Excel a Access
7. Crear una consulta en Access
8. Crear una consulta con criterios en Access
9. Crear un formulario en Access
10. Crear informes en Access
11. La Vista Presentación de un informa de Access
12. Respaldar una base de datos Access
Bases de datos en AccessUna base de datos es una colección de datos organizada de tal manera que se facilite el
acceso y la consulta de la información. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos
compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que necesitamos
al consultar el catálogo de la biblioteca.
Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayoría de las bases de datos se
han ido migrando a un formato electrónico ya que se obtienen diversas ventajas como son la
rapidez en las búsquedas y consultas de información.
Los programas que nos permiten interactuar con las bases de datos electrónicas son
conocidos como sistemas gestores de bases de datos o DBMS por sus siglas en
inglés. Microsoft Access es uno de esos sistemas gestores de bases de datos porque nos
permite crear una base de datos así como insertar información y realizar actualizaciones a la
misma.
Bases de datos relacionales
Las bases de datos se pueden clasificar por los métodos que utilizan para guardar y
recuperar la información. Estos métodos se refieren a ciertos algoritmos de computadora que
hacen que existan diferentes modelos de administración de bases de datos como son las
bases de datos transaccionales, las bases de datos multidimensionales, las bases de datos
orientadas a objetos y las bases de datos relacionales. Microsoft Access es un sistema de
base de datos relacional.
Lo que caracteriza a una base de datos relacional es que está formada por una colección de
tablas, donde cada tabla contiene información sobre un tema específico. Por ejemplo, la base
de datos incluida en Access 2010 llamada Northwind contiene una tabla llamada Customers
(Clientes) donde se almacena el nombre de cada cliente y toda su información de contacto.
Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente
se almacena información relacionada a un tema específico.
Tablas, campos y registros en Access
Una tabla de Access está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos
específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc.
Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha
especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna.
La información de una tabla se almacena en registros que no son más que las filas de la
tabla y donde cada registro contiene una pieza de información específica. De esta manera
podemos concluir que una base de datos en Access está siempre formada por tablas y las
cuales a su vez se componen de campos y deregistros.
Crear una base de datos en AccessComo hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar
con el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra
herramienta de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de
datos en Access.
Formato de las bases de datos en Access
Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en
un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para
ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el
nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue
utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas
abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007
o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con
alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario
la otra persona no podrá abrir el archivo.
Crear una base de datos en Access con plantillas
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas
que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y
posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas
disponibles.
Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas, formularios y
reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de
bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de
datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a
ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura
muy diferente.
Crear una base de datos en blanco
Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber
hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una
base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos
en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se
crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.
Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada.
Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la
cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.
Crear una tabla en Access
Una base da datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de
columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en
Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para
poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos
podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.
Cómo crear una tabla en Access
Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En
ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y
pulsar el botón Tabla.
Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y
del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde
podremos crear los campos de la tabla.
Definir el campo primario de la tabla
Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados
de una empresa con la siguiente información:
El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5
caracteres que identificará de manera única a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la
tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese
campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos
hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.
Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo
directamente en el encabezado.
Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser de
tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se
encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista
con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.
Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como
Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.
Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya
había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual
será un procedimiento diferente.
Definir los campos restantes de la tabla
En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para
agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.
Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el
nombre del campo en el encabezado.
Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con
el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto
Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.
De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero
¡aún hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso
rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo para
salvar la nueva tabla.
Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de
manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar
verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.
Crear una tabla en la vista Diseño de AccessExisten dos maneras de crear una tabla de Access: Crear la tabla en la vista Hoja de datos o
crear la tabla en la vista Diseño. Con cualquiera de los dos métodos llegaremos al mismo
resultado pero en esta ocasión mostraré el método para crear una tabla en la vista Diseño
de Access.
En un artículo anterior creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Ahora crearé la
misma tabla en una nueva base de datos pero utilizando la vista Diseño. A continuación los
campos que crearemos:
Crear una tabla en la vista Diseño
Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Diseño de tabla que se encuentra dentro
del grupo Tablas en la ficha Crear.
Una vez que se muestra la cuadrícula en el panel derecho el procedimiento será el mismo
para todos los campos.
En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la
columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta
manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:
Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo
clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botón Clave principal que
se encuentra en la ficha Diseño.
Podrás diferencia el campo de la clave principal por un pequeño icono que se mostrará a la
izquierda del nombre.
Propiedades de los campos
Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades. Solamente
selecciona alguno de los campos y podrás ver mayor detalle en el panel Propiedades del
campo.
En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamaño del campo Nombre de
acuerdo al diseño que se realizó de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier
campo de la tabla y modificar sus propiedades.
Finalmente debemos pulsar el botón Guardar que nos permitirá asignar un nombre a la tabla y
guardar las modificaciones que hemos realizado.
Agregar registros en Access
Una vez que hemos creado la estructura de la base de datos, ya sea en la vista Diseño o en
la vista Hoja de datos, el siguiente paso es agregar registros en Access. Un registro es una
fila de datos la cual tendrá un valor para cada campo de la tabla.
Abrir la tabla en la vista Hoja de datos
El primer paso para iniciar con la inserción de un registro es abrir nuestra base de datos de
Access y posteriormente abrir la tabla donde insertaremos la información. Es importante abrir
la tabla en la vista Hoja de datos y para ello es suficiente con hacer doble clic sobre el nombre
de la tabla o hacer clic derecho y seleccionar la opción Abrir.
Una vez abierta la tabla de nuestra base de datos podremos observar una cuadrícula con los
títulos de los campos de la tabla en la parte superior.
Capturar los datos de un registro
Para iniciar con la captura de datos en la tabla solamente debes hacer clic por debajo del título
del primer campo y capturar la información correspondiente.
De inmediato observarás un pequeño icono al lado izquierdo de la fila que indicará que has
iniciado con al captura de los datos de ese registro. Para capturar la información de otro
campo tenemos dos opciones: pulsar la tecla Tabulador lo cual nos llevará a la siguiente
columna o simplemente hacer clic sobre el campo que deseamos capturar.
Ingresar una fecha en Access
Cuando tengas un campo que ha sido previamente definido como un campo de
tipo Fecha observarás que Access muestra un pequeño icono en forma de calendario a la
derecha de la celda de captura.
Al pulsar sobre este icono se mostrará un calendario de donde podrás seleccionar la fecha
adecuada.
Si no deseas utilizar este calendario simplemente introduce la fecha directamente en el campo
con el formato adecuado que es utilizando una diagonal “/” como separador del día, mes y
año. Por ejemplo, la siguiente fecha sería un dato válido en Access: 23/02/12.
Ingresar datos monetarios en Access
Para ingresar un dato en una columna de tipo Moneda no es necesario capturar el símbolo “$”
ni tampoco será necesario capturar el carácter separador de miles. Por ejemplo, si deseo
especificar un salario de $45,000 para un registro de la tabla solamente debo ingresar el
valor: 45000.
Una vez que sea capturado este dato Access presentará la información adecuadamente es
decir, agregará el símbolo “$” y también colocará los separadores de miles correspondientes.
Para capturar la información de un nuevo registro solamente debes hacer clic en el inicio de la
nueva fila y capturar la información para cada uno de los campos.
Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asegurarnos que los datos ingresados
sean permanentes en la tabla.
Una alternativa para agregar registros en Access
El método que acabamos de revisar es muy útil cuando tú mismo agregarás datos a una tabla.
Sin embargo, cuando será una tercera persona la que hará el ingreso de información a la base
de datos es recomendable utilizar Formularios especialmente si la otra persona no tiene
conocimientos en Access ya que los Formularios nos ayudarán a evitar errores de captura.
En un próximo artículo revisaremos el método de Formularios como una alternativa
para agregar registros en Access.
Importar datos de Excel a AccessEs difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla. Es por eso que
Access nos permiteimportar datos de Excel de una manera sencilla. A continuación
describiré este proceso de importación de datos.
Dos opciones para importar datos
Lo primero que debemos decidir antes de iniciar con la importación de datos a Access es
decidir si haremos la importación hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya existente de
Access. En caso de que la importación se realice a una nueva tabla, Access intentará asignar
el tipo de datos adecuado para cada campo pero será necesario realizar una revisión posterior
para asegurarnos de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada
campo.
La otra opción es crear una tabla anticipadamente de manera que la importación se haga
directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato
adecuado para recibir la información proveniente de Excel.
De manera personal prefiero utilizar el primer método y dejar que Access cree una nueva tabla
y posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir cualquiera de estos
dos métodos. En este artículo seguiremos la opción de crear una nueva tabla.
Importar una hoja de Excel
El proceso de importación de datos en Access se realiza a través de un Asistente el cual
nos llevará de la mano para importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos y pulsar el
comando Excel.
Este botón mostrará la primera pantalla del Asistente la cual nos permitirá especificar el
archivo de Excel que contiene la información. Solamente debemos pulsar el botón Examinar
para localizar el libro de Excel adecuado.
Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarán los datos. La primera
opción creará una nueva tabla que contendrá los datos importados. Si por el contrario deseas
importar los datos a una tabla ya existente debes elegir la segunda opción la cual mostrará
una lista de las tablas existentes de manera que puedas elegir.
Elegiré la opción de crear una nieva tabla y pulsaré el botón Aceptar para avanzar al segundo
paso del Asistente.
Elegir la hoja de Excel a importar
El Asistente de importación detectará las hojas existentes dentro del libro de Excel.
Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de avanzar.
Adicionalmente podrás observar una muestra de los datos contenidos en la hoja
seleccionada. Cuando estés listo pulsa el botón Siguiente.
Encabezados de columna
El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de Excel
tienen un encabezado de columna.
En caso de que así sea solamente marca la caja de selección que indica que la Primera fila
contiene encabezados de columna. Pulsa el botón Siguiente para continuar con el Asistente
de importación.
Detalle de cada campo
El siguiente paso nos dará la posibilidad de indicar el tipo de dato que contienen las columnas
de nuestro archivo Excel.
Si haces clic sobre cada columna podrás especificar el tipo de dato adecuado dentro de la
lista de opciones.
La opción Indexado nos permite indexar una columna. Una columna indexada permite que la
base de datos responda de una manera más rápida. Los índices son un tema avanzado que
trataremos más adelante pero este paso del Asistente nos permite indicar si un campo será
indexado o no al momento de importarlo.
La otra opción que tenemos en esta ventana es No importar el campo y en caso de
seleccionarlo se omitirá dicha columna de la importación. Una vez que hayas revisado los
campos de la hoja debes pulsar el botón Siguiente.
Definir una clave principal
El siguiente paso del Asistente nos permite establecer una clave principal para la nueva tabla
que será creada en la importación de datos. La primera opción sugiere Permitir a Access
agregar la clave principal lo cual se traduce en una nueva columna que contendrá un
identificador único para cada registro de la tabla.
Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida, podemos
seleccionar la opción Elegir clave principal para entonces seleccionar la columna que contiene
dicha clave.
La última opción nos deja avanzar sin especificar una clave principal en la nueva tabla. Haz
clic en Siguiente para ir al paso final.
Finalizar la importación de datos a Access
El último paso del Asistente nos permite asignar un nombre a la nueva tabla que se creará en
Access.
Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y hacer clic en el botón
Finalizar. Finalmente Access preguntará si deseas guardar los pasos de la importación que
acabamos de realizar, lo cual es recomendable si repetirás continuamente la exportación.
Al cerrar el Asistente podrás ver la nueva tabla creada en Access con los datos importados
desde Excel.
Crear una consulta en AccessUna consulta en Access no es más que una pregunta que podemos hacer a la base de datos
sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar
el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.
Proceso para crear una consulta en Access
El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos
hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos
tener una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener
una lista de todos los departamentos de la empresa.
Abrir el Asistente para consultas
Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar
el botónAsistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.
Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que
deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.
En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que
necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla
seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de
la derecha.
El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.
Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el
botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:
En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista
de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access,
solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.
Crear una consulta con criterios en AccessUn criterio es una condición que podemos agregar a una consulta de Access para que
muestre en pantalla solamente los registros que cumplan con dicha condición.
Los criterios son de gran ayuda para realizar un mejor análisis de la información.
Considera la siguiente consulta de Access la cual trae todos los registros de la
tabla Empleados.
Ahora estoy interesado en obtener la información solo de aquellos empleados que pertenecen
al departamento de Finanzas. Para mostrar esos registros en pantalla agregaré un criterio a
la consulta de manera que solamente se muestre la información de dicho departamento.
Editar la consulta
El primer paso es hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta y seleccionar la opción
Vista Diseño.
En la parte inferior de la ventana encontrarás una cuadrícula que contendrá una columna para
cada campo devuelto por la consulta y un renglón con el título Criterios.
Especificar un criterio
Para mostrar solamente los registros del departamento de Finanzas colocaré el valor
“Finanzas” en el recuadro correspondiente para el campo Departamento de la siguiente
manera:
Pulsa el botón Ejecutar que se encuentra dentro de la ficha Diseño y tendremos el resultado
esperado:
Múltiples criterios
Podemos especificar criterios para diferentes campos al mismo tiempo. Por ejemplo,
podemos indicar que necesitamos los registros del departamento de Finanzas y que además
sean registros con una fecha de ingreso posterior al 10 de Febrero del 2012. Para ello
podemos colocar un criterio adicional para el campo FechaIngreso:
El uso de criterios en nuestras consultas de Access facilitará mucho el trabajo con la
información en nuestra base de datos.
Crear un formulario en AccessUn formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el cual tiene el formato
adecuado para desplegar las etiquetas y la información. En Access podemos crear formularios
que contengan todos los campos de una tabla.
Razones para crear un formulario en Access
Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos (columnas), no es posible visualizar
toda la información en el monitor, es necesario mover la barra espaciadora para conocer la
información de algún registro específico.
Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos
de un registro en una sola pantalla.
Pasos para crear un formulario en Access
El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla en la cual se basará el
formulario y posteriormente ir a la ficha Crear donde pulsaremos el botón Formulario e
inmediatamente observaremos el formulario en pantalla
En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles que nos permitirán
desplazarnos entre todos los registros de la tabla.
Guardar el formulario
Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asignar un nombre a nuestro
nuevo formulario y guardarlo como parte de nuestra base de datos Access.
Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que despliega los objetos de Access.
Crear informes en Access 2010Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de
manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente
la fuente de datos que utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para
el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el
botón Informe.
Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de
lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe básico que tendrá
por columnas los campos de la tabla seleccionada.
Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access coloca
este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer doble clic
sobre él para especificar el nuevo título.
Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de
acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un nombre
para el nuevo informe.
La Vista Presentación de un informe de AccessCuando trabajamos con informes de Access podemos utilizar la Vista Presentación para
realizar cambios complejos al informe. De esta manera podemos generar reportes totalmente
personalizados y de acuerdo a nuestras necesidades.
Algunas de las cosas que podemos hacer en la Vista Presentación son cambiar el título del
informe, remover columnas, modificar los encabezados de columna e inclusive cambiar el
ancho de las columnas del reporte.
Para entrar a la Vista Presentación debemos hacer clic derecho sobre el informe dentro del
panel de navegación y seleccionar la opción Vista Presentación.
Para cambiar el título del informe comenzamos por hacer un clic sobre el título para
seleccionarlo y un segundo clic para crear un punto de inserción. Al hacer el segundo clic
podrás observar el cursor que te permitirá editar el título.
Puedes utilizar las flechas del teclado para moverte entre los caracteres del título y hacer la
modificación que necesites.
Eliminar columnas del informe
Para eliminar una columna del informe comenzamos por seleccionar el encabezado de dicha
columna. Para ello es suficiente con hacer clic sobre el título de la columna para seleccionarlo
y posteriormente ir a lasHerramientas de presentación de informe y en la ficha Organizar
pulsar el botón Seleccionar columna.
Una vez que la columna ha sido seleccionada podemos pulsar la tecla Suprimir y dicha
columna desaparecerá del informe.
Si deseas eliminar varias columnas del informe al mismo tiempo, puedes comenzar por
seleccionar los encabezados de columna mientras oprimes la tecla CTRL. Una vez que hayas
seleccionado los encabezados de las columnas que deseas borrar debes pulsar el
botón Seleccionar columna y finalmente la tecla Suprimir.
Cambiar el encabezado de una columna
Para cambiar el encabezado de una columna dentro del informe seguiremos un procedimiento
similar al de cambiar el título del informe. Primero hacemos un clic sobre el encabezado de
columna para seleccionarlo y el segundo clic será para crear un punto de inserción.
Una vez que observes el cursor dentro del recuadro del encabezado de columna podrás editar
el texto.
Si después de cambiar el encabezado de una columna el nuevo texto no se muestra
completo, entonces puedes aumentar el ancho de la columna. Para ello posiciona el cursor
justo entre la línea divisoria de los encabezados de columna hasta que el cursor se convierta
en una flecha de dos puntas y arrastra el ancho de columna hasta que se muestre todo el
texto.
Agregar totales a una columna
Así mismo la Vista Presentación nos permite agregar campos de totales a cualquier columna
de valor numérico. Para poder agregar este campo debemos seleccionar el encabezado de la
columna adecuada y posteriormente ir a la ficha Diseño y dentro del grupo Agrupación y
totales hacer clic sobre el botón Totales.
Dentro del menú seleccionamos la opción Suma y Access insertará una suma al final de la
columna. Como puedes observar, no solamente podemos insertar la suma sino también el
promedio o la desviación estándar.
La Vista Presentación nos permitirá trabajar con nuestros informes para darles la apariencia
que necesitamos y la información pueda ser comprensible al momento de imprimirla.
Respaldar una base de datos Access
Es posible dañar o destruir por completo una base de datos Access por lo que es muy
importante realizar frecuentemente un respaldo de la información. Para evitar cualquier
problema mayor es importante respaldar nuestras bases de datos Access.
El proceso de respaldo y recuperación
En ningún momento podemos permitir que nuestros datos sean dañados o destruidos en su
totalidad. Debemos establecer los mecanismos necesarios para que, en caso de tener una
situación grave, podamos regresar al último estado correcto de una base de datos. Este
proceso es conocido como recuperación de una base de datos.
La mejor práctica que podemos tener para facilitar la recuperación de cualquier base de datos
es hacer continuamente copias o respaldos de cada una de nuestras bases de datos. Si
ocurre cualquier problema solo será necesario restaurar la última copia de seguridad
(respaldo) para recuperar la última versión estable de nuestra base de datos.
Respaldar una base de datos Access
Para respaldar una base de datos Access que está actualmente abierta debemos ir a la ficha
Inicio e ir a la sección Guardar & Publicar para seleccionar la opción Guardar base de datos
como y posteriormente, dentro de la sección Avanzadas, elegir la opción Realizar copia de
seguridad de la base de datos.
Al pulsar el botón Guardar como se mostrará un cuadro de diálogo sugiriendo un nombre para
el respaldo que contendrá la fecha actual.
Finalmente pulsa el botón Guardar para respaldar la base da datos. Access creará una copia
de seguridad en la ubicación elegida de manera que esté disponible. Para restaurar una base
de datos que está dañada será suficiente con sobrescribir el archivo actual con el último
respaldo guardado.