manual access 2010

Access Bsico AvanzadoGua para el estudiante

Heladio Polo Castro

Actualizado por el formador:

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

Programa Tcnico Laboral en Operacin de Sistemas Informticos de Computacin

INCAP

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A P R E N D I Z A J E

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.

Access Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Heladio Polo Castro

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogot Colombia Versin 02 - Enero 2011 Access Bsico-Avanzado 2

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ContenidoPRESENTACIN__________________________________________________________ 5 GUA METODOLGICA ____________________________________________________ 6 LOGROS GENERALES ____________________________________________________ 9 1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 ___________________________________________ 10 1.1. Bases de Datos en Access: 10 1.2. Introduccin: 10 1.2.1. Entorno Bsico de Access 2010: 11 1.2.2. Comandos del Men Archivo 11 1.2.3. Conceptos Bsicos de Objetos en Access 12 1.2.4. Base de Datos Relacional 14 1.2.5. Registro (base de datos) 15 1.2.6. Campo (Columna): 15 1.2.7. Tabla (base de datos) 16 1.2.8. Clave Principal: 17 1.2.9. Clave Fornea: 17 1.2.10. Relaciones: 17 1.2.10.1. Relaciones Uno a Uno: 17 1.2.10.2. Relaciones Uno a Varios: 17 1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: 17 1.3. Pasos para disear una Base de Datos Relacional: 18 1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propsito de la base de Datos): 18 1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): 18 1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): 18 1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): 19 1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): 19 2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 ___________________________________________ 24 2.1. Determinar el Propsito De La Base De Datos: 25 2.2. Determinar las tablas (Entidades) requeridas: 25 2.3. Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla: 26 2.4. Modelo Entidad- Relacin: 26 2.4.1. Realizar el mantenimiento de la base de datos: 27 2.4.2. Implementacin de la Base De Datos en Access: 28 2.5. Inicio con Access: 28 2.6. Crear Tablas En Access: 29 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas 32 2.8. Crear Las Relaciones pertinentes en Access: 33

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2.9. Disear e implementar el entorno grfico (Formularios): 36 2.10. Aadir controles Visual a un Formulario: 39 2.11. Aadir controles de comando en un Formulario: 40 2.12. Diseo de Subformularios: 45 2.13. Diseo de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios: 47 2.14. Diseo de Cuadros de textos para clculos en Formularios Subformularios 49 3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3 __________________________________________ 53 3. Diseo y creacin de Consultas: 53 3.1.1. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla: 54 3.1.2. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla y el uso de criterios de seleccin: 57 3.1.3. Consultas de seleccin con ms de una tabla y campos calculados: 58 3.1.4. Consultas de seleccin parametrizadas con ms de una tabla: 63 3.1.5. Diseo de Consultas de accin: 65 3.1.5.1. Consultas de creacin de tabla. 65 3.1.5.2. Consultas de actualizacin. 67 3.1.5.3. Consulta de eliminacin 68 3.1.5.4. Las Consultas de Totales 69 3.2. Creacin de Informes: 72 3.2.1. Qu es un informe? 72 3.2.2. Por qu utilizar un informe? 72 3.3. Diseo de Subinformes 76 3.4. Creacin de Macros Automticas en Access 2010 79 3.4.1. Crear una Macro 79 3.4.2. Acciones ms utilizadas 80 3.5. Creacin de Formulario con Mens de Opciones en Access 2010 81 4. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4 __________________________________________ 87 4.1. Cmo negociar Exportaciones e Importaciones en Access 87 4.1.1. Importar datos de otra Base de Datos Access 87 4.1.2. Importando tablas de Excel 89 4.1.3. Exportar Datos desde Access 90 4.1.4. Exportar a Word y Excel 91 4.1.5. Herramientas de Diagnstico de Access 91 4.1.5.1. Compactar y Reparar 91 4.1.5.2. Copia de Seguridad o Backup 92 5. BIBLIOGRAFIA __________________________________________________ 94


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Apreciado estudiante: Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. ste mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo. GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador. DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace. BIBLIOGRAFA Access Bsico-Avanzado 5

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PRESENTACIN

En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades, invierten gran cantidad de dinero en recursos (mano de obra capacitada, herramientas informticas, apoyo logstico, etc.), que le permitan administrar la informacin derivada de los diferentes procesos generados al interior de las mismas. Uno de los recursos ms valiosos es el humano y por ende la importancia de su preparacin tcnica para el adecuado desempeo laboral y la ptima utilizacin de los recursos informticos adquiridos. Es por todo lo anterior que se hace necesario preparar al estudiante del programa tcnico en el manejo competente, ptimo y eficaz de las herramientas ofimticas ms utilizadas a nivel empresarial. El presente mdulo, pretende de manera prctica y coherente, ensear al estudiante el uso adecuado de Excel, PowerPoint y Access; Herramientas tecnolgicas fundamentales en nuestro quehacer empresarial, y as ubicarlo competitivamente en el entorno laboral actual, permitindole alcanzar cargos medios dentro de una organizacin y brindarle la oportunidad de mejorar su nivel econmico, tcnico, social, y cultural. Es importante resaltar que el mdulo es solo una gua bsica que debe acompaarse de investigacin, trabajo en equipo, ejercicios prcticos extracurriculares, lecturas tcnicas y auto motivacin, en aras de alcanzar las competencias requeridas.


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GUA METODOLGICA La estrategia metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presnciales dictadas por el formador haciendo uso del mtodo inductivo activo 2. El trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad. Los mdulos guas utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta sta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Instructor Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados as: FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el formador.

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Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos ms relevantes y ejercicios generales.


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DIAGNSTICO INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________


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Microsoft AccessLogros Generales del curso

Indicadores de Logros Generales Conocer el entorno Bsico: La ventana de Access, Barra de Opciones y Comandos importantes del men Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos, sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e Informes, macros modificando su diseo y estructura con el fin de facilitar su operatividad Diferenciar las distintas formas de realizar operaciones entre los diferentes programas de Office 2010 y Access.

EvidenciasConocimiento y Desempeo Conocimiento y Desempeo Conocimiento y Desempeo. Conocimiento, Producto y Desempeo Conocimiento, Producto y Desempeo


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MICROSOFT ACCESS 2010

1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos bsicos de base de datos relacionales, la utilizacin de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas caractersticas que poseen los campos y sus propiedades en una tabla. 2. Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la informacin en las tablas creadas, mediante formularios. 3. Crea y disea los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de mens de opciones y disea formulario tipo Splash Screen. 4. Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de datos en Access y con otras aplicaciones. 5. Participa activamente y demuestra inters, tanto en la realizacin del proyecto final, como en su formacin personal y social.

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1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1

Logros de Competencia Laboral1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos bsicos de base de datos relacionales, la utilizacin de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas caractersticas que poseen los campos y sus propiedades en una tabla.

Conocer el entorno bsico: la ventana de Access, Barra de Opciones y Comandos importantes del men Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. Aplicar estrategias que buscan plantear el diseo de una Bases de datos de acuerdo a un requerimiento.

Indicadores de Logros

EvidenciasConocimiento Desempeo

Desempeo

FDH (El Formador Dice Y Hace) 1.1. 1.2. Bases de Datos en Access: Introduccin:

Microsoft Access es un programa de manejo de Bases de Datos que integra el paquete de Office 2010, se utiliza para almacenar, administrar, actualizar, manipular y recuperar la informacin con rapidez y eficacia. Puede almacenar cualquier tipo de informacin, como por ejemplo: los nombres de los clientes de mi negocio, los productos y sus diferentes caractersticas, el movimiento de ventas en un determinado tiempo, el movimiento de inventario de una empresa, etc. Adems, en Access tambin puede incluir elementos grficos, como fotografas e imgenes.


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1.2.1.

Entorno Bsico de Access 2010:Barra de ttulo Barra de Mens Cinta de Opciones

Ventana de Objetos

rea de trabajo

1.2.2. Comandos del Men ArchivoGuarda la Base de datos en otro dispositivo Almac.

Guarda el objeto activo

Abre una Base de datos ya creada

Crea una base de datos nueva

Guarda la Base de datos como Access 2000 o 2003

Permite configurar caractersticas importantes de Access


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1.2.3. Conceptos Bsicos de Objetos en Access Como almacenar informacin en tablas Una tabla es la unidad principal de almacenamiento de su base de datos, en la que se guarda un conjunto de datos sobre un tema en concreto. Se compone de columnas que contienen un tipo especfico de informacin. A cada columna se le llama CAMPO. Tambin se compone de filas que contienen toda la informacin sobre un cliente en particular y todos los campos relacionados con ese cliente se encuentran llenos, se llaman REGISTROS y se ubican en forma secuencial es decir uno debajo del otro.Campos

Registros

Como ver la informacin en Formularios Un formulario le permite introducir cambios y observar ms fcilmente un registro.


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Localice la informacin con las consultas Las consultas sirven para recuperar informacin que usted ha introducido en las tablas o los formularios, de una manera muy cmoda. Usted le pide a Access que le muestre informacin que cumpla un conjunto de criterios y Access le da una respuesta de diferentes formas. La consulta real (recuperacin de datos) se presenta en una forma muy parecida a una tabla.

Esta es una consulta de campos calculados

Presente la informacin de manera atractiva en un informe Usted puede imprimir una tabla, un formulario o una consulta sin problemas. Pero por lo general utilizar INFORMES para imprimir sus reportes. Usted puede que sus informes se vean ms atractivos que una cuadrcula o un formulario. Tambin puede ordenar y agrupar los datos en los informes, y obtener totales y subtotales ms fcilmente que en otros objetos.Este es un informe de Clientes por Ciudad Vendedor


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1.2.4. Base de Datos RelacionalUna base de datos relacional est compuesta por varias tablas relacionadas directa o indirectamente entre s. Cada tabla est compuesta por columnas (Campos), las cuales representan elementos de datos individuales y se componen a su vez de filas o registros de datos. Las bases de datos son el mtodo predilecto para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario, hasta los telfonos mviles y las agendas electrnicas utilizan tecnologa de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.

El concepto bsico en el almacenamiento de datos es el registro. El registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un conjunto, y est compuesto por campos. As por ejemplo, un registro correspondiente a un libro no es ms que un elemento de un conjunto: biblioteca, componente bibliogrfico, etc. A su vez, ese registro contiene toda la informacin asociada al libro, clasificada en campos: ttulo, autor, fecha de edicin, etc. Se puede hablar de propiedades caractersticas o campos caractersticos, y propiedades secundarias o campos secundarios segn definan o complementen el elemento representado por el registro. Por ejemplo, el registro empleados tiene los siguientes campos: DocIdent, Nombre, Apellidos, Edad, Ciudad Origen, Sueldo. Los campos DocIdent, Nombre y Apellidos son elementos o campos caractersticos. Los restantes son secundarios. Una tabla es un conjunto de registros homogneos con la misma estructura: DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Prez Crdenas Pardo Cuadros Edad 35 40 24 30 28 Ciudad Origen Cali Bogot Bogot Barranquilla Ibagu Sueldo $ 890.000.oo $ 980.000.oo $ 489.000.oo $ 750.000.oo $ 565.000.oo


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Cuando se tienen varias tablas con algn campo en comn, entonces pueden relacionarse y constituyen una base de datos relacional: CodCargo C001 C004 C004 C003 C005 CodCargo DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Cargo Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Prez Crdenas Pardo Cuadros

C001 C002 C003 C004 C005

Gerente Director Departamento Secretaria Recepcionista Vendedor Asistente Departamento

En el ejemplo anterior, puede extraerse la informacin relacionada en las dos tablas, por medio del campo comn CodCargo. Ahora vamos a describir ms detalladamente algunos conceptos indispensables para el adecuado diseo de una Base De Datos Relacional.

1.2.5. Registro (base de datos)Un registro es un conjunto de Campos (Columnas) que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna por defecto un cdigo consecutivo (nmero de registro) que casi siempre es usado como ndice o clave (principal o fornea) para su bsqueda recursiva. En el contexto de una Base De Datos Relacional, un registro (tambin llamado fila) representa un tem nico de datos dentro de una tabla. En trminos comprensibles, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

1.2.6. Campo (Columna):En el contexto de una tabla de base de datos relacional, un Campo es un conjunto de valores de datos de un tipo particular (Numrico, Texto, Moneda, etc.), uno por cada Registro (fila) de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura segn la cual se componen las filas. El trmino campo es frecuentemente cambiado por el de columna al igual tambin se le da el nombre de atributo, aunque se sugiere que en el contexto de Bases de Datos se utilice el trmino campo (o valor de campo) para referirse especficamente al simple elemento que existe en la interseccin entre una fila y una columna.


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Por ejemplo, una tabla que identifique el Estudiante puede tener los siguientes Campos:

CodEstudiante (identificador tipo carcter o texto, nico para cada registro) Nombre (texto) Apellido (texto) Direccin (texto) Telfono (Texto) Ciudad (texto, proviene de una tabla separada llamada ciudades) Documento Identidad(texto) CodPrograma (identificador tipo texto, Proviene de una tabla separada llamada Programas) etc.

1.2.7. Tabla (base de datos)Tabla Es un conjunto de informacin lgica y ordenada, organizada en Campos (Columnas) y Registros (Filas) la cual se encuentra relacionada ntimamente entre s. En las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recolectados por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de clculo. Las tablas se componen de dos elementos ya descritos anteriormente:

Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser nico y adems de tener un tipo de dato asociado. Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla.

En la definicin de cada campo, debe existir un nombre nico, con su tipo de dato correspondiente. Esto es til a la hora de manejar varios campos en la tabla, ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre s. A los campos se les puede asignar, adems, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como un ndice. Cada tabla creada debe tener un nombre nico en la Base de Datos, hacindola accesible mediante su nombre o su sinnimo (dependiendo del tipo de base de datos elegida).


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1.2.8. Clave Principal:Es un campo o conjunto de campos que hacen nicos e irrepetibles los registros en una tabla. Toda tabla por lo general debe tener un campo clave principal que cumpla con las condiciones para ser una adecuada clave principal; a veces es necesario ms de un campo para cumplir con dicho objetivo. La clave principal debe ser nica. Nunca debe haber registros (Filas) que tengan el mismo valor como clave primaria.

1.2.9. Clave Fornea:Es un campo que siendo clave principal en una tabla, se agrega a otra para establecer la relacin pertinente entre dichas tablas.

1.2.10. Relaciones:Es la asociacin que existe entre las tablas. Toda base de datos relacional funciona mediante las relaciones que deben existir entre las tablas que la conforman; es la esencia fundamental y requiere de un gran domino de los conceptos bsicos para lograr establecer las relaciones pertinentes. Vamos a describir de manera bsica pero comprensible, los diferentes tipos de Relaciones que se pueden presentar en una base de datos relacional.

1.2.10.1.

Relaciones Uno a Uno:

A un elemento de la tabla A le corresponde un nico elemento de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un nico elemento de la tabla A.

1.2.10.2.

Relaciones Uno a Varios:

A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un nico elemento de la tabla A.

1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B le pueden corresponder varios elementos de la tabla A.


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1.3.

Pasos para disear una Base de Datos Relacional:

1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propsito de la base de Datos):El primer paso que debe seguir al disear una base de datos, es determinar el propsito de la misma y el cmo se va a utilizar. De esta manera podremos averiguar la informacin que se desea obtener de la base de datos. Se debe recolectar la informacin, hablando con las personas que van a utilizar la base de datos. Determine que consultas desearan hacer estas personas a la base de datos y de esta manera disear los informes que se requieren de dicha base de datos. Otra estrategia puede ser la de recolectar los formularios (facturas, solicitudes de pedido, recibos, etc.) que se utilizan actualmente para registrar los datos.

1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias):Este es el paso ms sensible en el proceso de diseo, ya que todo lo expuesto en el primer paso no siempre presenta la informacin pertinente para llevar a cabo y con xito el paso dos. Se debe examinar la informacin que queremos obtener de la base de datos y dividirla en temas principales de los que deseamos realizar un seguimiento. Una sugerencia para dividir la informacin en tablas es examinar los datos individualmente y determinar de qu trata realmente cada dato. Por ejemplo, la direccin de un estudiante nada tiene que ver con los programas que se dictan en el instituto; esto nos da una idea de utilizar una tabla para los datos de los estudiantes y otra independiente para consignar los datos de los programas.

1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios):Para determinar los campos para cada tabla, defina lo que desea saber de cada tema; mire los campos como atributos o caractersticas de la tabla, por ejemplo qu desearamos saber de los Estudiantes, su documento de identidad, sus nombres y apellidos, si direccin, su telfono, su gnero, etc. Vamos a enumerar algunas sugerencias para determinar los campos: Cada campo de una tabla debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla. No incluya datos derivados o calculados. Incluya toda la informacin que necesite. Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas. Por ejemplo, el nombre de un estudiante; determine los nombres y los apellidos como campos independientes y si le es posible se recomienda que se manejen campos independientes para primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido.


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1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones):Despus de terminados los pasos anteriores, se debe crear las relaciones pertinentes que me permitan recuperar la informacin conjuntamente y cuyo origen puede ser de diversas tablas. Esto se hace debido a la informacin que se encuentra asociada por medio de los campos clave primaria y clave fornea establecidos para cada entidad (tabla).

1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos):En este paso se estudia el diseo para detectar posibles errores. Es posible haber olvidado incluir una tabla o un campo, es posible que se est duplicando informacin en una tabla y se requiera crear una tabla adicional, es probable que tenga tablas con muchos campos y algunos de ellos permanezcan vacos o es posible que una relacin sea varios a varios lo cual no es permitido para la integridad y el ptimo funcionamiento de la base de datos. Todo esto, permite optimizar el diseo y mejorar su productividad.

2.1.8.6. Paso Seis (Documentar la Base de Datos)Este paso se ocupa de escribir detalladamente la forma cmo se cre la Base de datos y sus diferentes objetos, es explicar los diferentes procesos que permiten interactuar eficientemente el usuario con ella, es de mucha utilidad cuando se presenten modificaciones al proyecto con el objetivo de mejorar el desempeo.

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)


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Miremos ahora los Tipos de Datos utilizados en Access: Texto: Son los ms comunes, puede contener hasta 255 caracteres (letras y nmeros). Access asigna Texto como tipo de dato predeterminado a un campo. Memo: Pueden contener ordinariamente hasta 65.535 caracteres. Utilizados para proporcionar comentarios descriptivos. No puede ser clave principal. Puede contener nmeros y letras al mismo tiempo. Nmero: hay varios subtipos de datos numricos disponibles. Para seleccionar el subtipo apropiado se debe acceder a la propiedad tamao del campo. Fecha/Hora: Se utiliza para el manejo de este tipo de datos, permitiendo determinar su presentacin mediante la propiedad Formato del campo. Moneda: es un dato fijo especial provisto de cuatro lugares decimales diseados para evitar errores de redondeo. Coloca el signo monetario ($) Autonumeracin: es un valor numrico entero largo que se ajusta automticamente a un nuevo registro; con un dato de tipo auto numrico podemos alcanzar hasta 2.000 millones de registros. Se incrementa de uno en uno a partir del nmero 1 Si/No: es un campo de tipo lgico, que puede ser 1 para S (Verdadero) o 0 para No (falso), dependiendo de la propiedad formato del campo. Objetos OLE: Permite incluir grficos de mapas de bits o de tipo vector. No es posible declararlos como clave principal. Hipervnculo: Almacenan pginas Web direcciones URL o Correos Electrnicos. o


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Calculado: Los campos de tipo calculado permiten crear expresiones matemticas utilizando todos los campos de la tabla actual.

Vamos a describir brevemente las Propiedades de los campos ms importantes: Tamao del campo: Esta propiedad determina el tamao de los datos tipo texto. En los datos de tipo numrico se determina el tamao del campo seleccionndolo de una lista desplegable. Formato: Esta propiedad no afecta los valores de los datos sino la forma en que aparecern los datos o valores. No es aplicable a los datos tipo Objeto OLE. Mscara de entrada: Son cadenas de caracteres parecidas a las utilizadas en la propiedad Formato, que determinan el modo de mostrar los datos durante su introduccin y modificacin. Para utilizar el asistente de mscaras de entrada se da clic en el botn generador (). Ejemplo: En campo Telfono: (000)-9999999sirve para digitar nmeros fijos con DDN y/o celulares. En campo Cdigo de Cliente: >L-0000..sirve para escribir una letra mayscula seguida de un guin y 4 dgitos. En campo de tipo Fecha: 00/00/0000;0;_ .sirve para digitar de una forma ms fcil las

fechas de nacimiento, de ingreso, de salida, de entrada, de ventas, etc. En formato: dd/mm/aaaa Ttulo: Se utiliza para hacer que aparezca un nombre diferente al nombre del campo y en l utilizar si se requiere espacios en blanco o caracteres especiales, prohibidos en los nombres de los campos. Un ejemplo sera Cdigo Estudiante que como ttulo reemplazara a CodEstudiante que es el nombre del campo. Valor Predeterminado: Me permite especificar un valor que Access introducir automticamente en el campo cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. La fecha actual es un valor utilizado comnmente como predeterminado. Ejemplo: En campo Fecha:=fecha()muestra la fecha actual. Regla de validacin: Me permite establecer un criterio de evaluacin para los datos que sern introducidos en el campo, por ejemplo si se requiere que no se puedan introducir valores menores a una cantidad establecida se digitar, por ejemplo: como regla de validacin (>17) si deseamos que no se digiten valores menores o iguales a 17, o un rango de nmeros : Entre 15000 y 50000 Texto de Validacin: Ser texto que aparecer como mensaje si el dato introducido no satisface la regla de validacin.


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Requerido: Si el valor de esta propiedad es S, se obliga a introducir un valor en el campo respectivo. Indexado: Podemos establecer esta propiedad en NO o tambin determinar el campo como ndice que permita datos duplicados o como ndice que no permita datos duplicados.

EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:Realice este taller en donde Ud. tiene que colocar el tipo de datos y un ejemplo que corresponda al campo especificado, en la tabla de abajo.

Nombre del campo Cdigo Producto Nombre Vendedor Precio Compra Direccin Cliente Pgina Web Fecha Nacimiento Activo Imagen JPEG

Tipo de Datos

Ejemplo

Responda si es Falso o Verdadero y justifique su respuesta al lado de los enunciados siguientes: 1. Una Base de Datos Relacional est compuesta por una sola Tabla de datos. _____ Por qu? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 2. Las columnas de una tabla se llaman Registros. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Una clave principal se diferencia de una clave fornea en que la clave principal identifica al registro como nico en esa tabla y la fornea, se agrega a otra para establecer la relacin pertinente entre dichas tablas _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________


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4. Los Formulario se utilizan para imprimir informacin con subtotales y totales. _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 5. Las consultas nos permiten editar datos y actualizarlos afectando a las tablas especificadas. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 6. La opcin Guardar del Men Archivo se utiliza para cambiar la versin de Access a 2000 o a 2003, como tambin cambiar de lugar de almacenamiento (p. ej: de DD a Mem. USB) ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 7. En las tablas se pueden incluir datos con campos calculados. _____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. Para trabajar en un campo con decimales en una tabla se debe configurar el campo Nmero en la propiedad Tamao del campo como simple o Doble ______ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 9. La vista diseo en Access se utiliza para observar y modificar la configuracin interna de los distintos objetos ______ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 10. En el Tipo de datos Autonumeracin se incrementa el nmero de 10 en 10 y adems se puede digitarlo. ____ Por qu? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

Valoracin de Evidencias:


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Logros de Competencia Laboral1. Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la informacin en las tablas creadas, mediante formularios,

Indicadores de Logros Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos, sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Analizar y aplicar los vnculos entre tablas relacionales , estableciendo las normas de integridad referencial en ellas Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e informes modificando su diseo y estructura con el fin de facilitar su operatividad Conocer las tcnicas para actualizar registros en tablas mediante la creacin de consultas Establecer y definir frmulas y funciones bsicas en la creacin de consultas de datos

EvidenciasDesempeo

Desempeo

Producto

Conocimiento

Desempeo

FDH (El Formador Dice Y Hace)Teniendo en cuenta lo aprendido conceptualmente, pasaremos a la parte prctica creando una pequea Aplicacin De Base De Datos Relacional, utilizando como gestor de base de datos Microsoft Access. Primero, comencemos con el diseo de la base de datos, utilizando los pasos para el diseo mencionados en el apartado anterior.


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2.1.

Determinar el Propsito De La Base De Datos:

Se crear una base de datos que permita gestionar y controlar las ventas de productos de una distribuidora de Alimentos a sus clientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Controlar y conocer las ventas de productos comprados por los clientes de la empresa. Conocer y controlar las ventas de productos vendidos por los asesores comerciales de la empresa. Conocer y controlar los datos personales de los clientes que pertenecen a la empresa. Conocer y controlar las ventas por categora de productos hechas a los clientes. Conocer todos los detalles de los productos disponibles para ventas de la empresa. Conocer todo lo pertinente a los vendedores y los tipos de cargo desempeado por ellos. Conocer las ventas de productos por forma de pago realizadas por los clientes. .

2.2.

Determinar las tablas (Entidades) requeridas:

Basndonos en el propsito enunciado, procederemos a establecer las tablas que se requieren para organizar la informacin de manera lgica y adecuada. Empecemos analizando que informacin necesitamos. Es fcil determinar que debemos conocer toda la informacin que corresponda a los Vendedores y es as que debemos crear una tabla que contenga dicha informacin, a esta tabla le daremos el nombre de VENDEDOR. Debemos tener en cuenta que la fuerza de ventas tiene a su cargo unos clientes a los cuales se les debe vender los productos de la empresa, para ello se necesita conocer toda la informacin pertinente a ellos, a esta tabla le daremos el nombre de CLIENTES. Para que la empresa sea rentable se necesita comercializar los productos que ella ofrece, para ello se necesita conocer toda la informacin correspondientes a ellos; a esta tabla le daremos el nombre de PRODUCTOS. Si deseamos controlar y conocer que tipos de productos se venden, se necesitan conocer las distintas categoras de productos que se disponen, para ello se debe crear una tabla que almacene dicha informacin y a la cual llamaremos CATEGORIAS. Por ltimo, y teniendo en cuenta que uno de los objetivos principales es el de vender los productos a los clientes y/o consumidor final, debemos de controlar este proceso creando para ello una tabla que me permita consignar tanto los clientes que efectan las compras como los productos vendidos, esta tabla llevar el nombre de PEDIDOS. Anexa a esta tabla se necesita grabar los tems de productos vendidos a los clientes mediante un pedido con sus respectivas cantidades, esta tabla llevar el nombre de DETALLE PEDIDOS


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Terminado el proceso de anlisis observamos que tenemos las siguientes tablas para crear: VENDEDOR CLIENTES PRODUCTOS CATEGORIAS PEDIDOS DETALLE PEDIDOS

2.3.

Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla:

El paso a seguir es, establecer que informacin debo consignar en cada una de las tablas. Para ello, seguimos las sugerencias mencionadas en el apartado 2.2.1. Paso Tres (Determinar los campos necesarios). Conseguiremos entonces lo siguiente:VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso CATEGORIAS Id_Categoria Descripcion Observaciones PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha entrega Forma de Pago PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio Compra Existencia Imagen CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Direccin Doc_Identificacion Telfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo Electronico Foto DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total_ linea

CARGOS Cod_Cargo Entidad- Relacin: 2.4. Modelo Cargo Salario Para establecer las relaciones entre las tablas, es prudente mencionar la necesidad de utilizar el Funciones

Modelo Entidad Relacin, no sin antes definir brevemente dicha herramienta de modelado de datos.

El modelo entidad relacin organiza y representa los datos en forma de tablas o relaciones El modelo entidad-relacin es el modelo conceptual ms utilizado para el diseo de bases de datos. El modelo


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entidad-relacin est formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones grficas y lingsticas. Miremos como quedara el Modelo Entidad Relacin de nuestra aplicacin:PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha Entrega Forma de Pago DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total linea PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio compra Existencia Imagen

VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona Atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso

CATEGORIA Id_Categoria Descripcion Observaciones

CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Direccin Doc_Identificacion Telfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrnico

2.4.1.

Realizar el mantenimiento de la base de datos:

Este proceso se debe realizar despus de cada uno de los procesos anteriores y de esta manera perfeccionarlos para crear una aplicacin ptima y eficiente. No hay que olvidar que difcilmente se podr tener un diseo perfecto a la primera vez y esto es algo con el que debemos vivir quienes nos dediquemos al diseo, desarrollo e implementacin de bases de datos.


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FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2.4.2. Implementacin de la Base De Datos en Access:

Ahora, pasaremos a conocer el gestor de bases de datos Access y a implementar nuestra aplicacin en tal herramienta:

2.5.

Inicio con Access:

Al abrir Access lo primero que se muestra es la siguiente pantalla:

Pgina de Introduccin a Microsoft Office Access 2010

Esta Esta pgina ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseo profesional, adems de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se est conectado a Internet) vnculos a artculos populares de Office Online. Tambin podemos observar la opcin Base de datos en blanco que nos permitir crear nuestra nueva aplicacin. Luego de dar clic sobre la opcin Base de datos en blanco aparece un panel donde podemos dar el nombre a la nueva base de datos y seleccionar la ubicacin o carpeta donde se almacenar. En nuestro caso le daremos el nombre de Distrialimentos UIXX, en donde las XX corresponden al nmero del grupo del Estudiante.


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Al dar clic en el botn Crear aparecer una nueva ventana como la que se muestra a continuacin.

2.6.

Crear Tablas En Access:

Estamos listos para crear nuestra primera tabla, a la cual daremos el nombre de VENDEDOR. Por defecto, Access nos ubica en el entorno de una nueva tabla en vista hoja de datos; desde aqu podemos crear nuevos campos si lo deseamos, pero se aconseja crear los mismos desde la Vista de Diseo de la siguiente manera: Damos clic en la opcin VER e inmediatamente aparece un cuadro de dilogo que nos pide el nombre de la tabla, en nuestro caso digitamos VENDEDOR luego damos clic en el botn Aceptar. Automticamente aparece el entorno de Vista Diseo, con sus herramientas respectivas y con el diseador de tablas, en donde podremos establecer los campos y sus propiedades segn nuestros requerimientos.

En las Herramientas de Tabla - etiqueta Diseo encontramos la opcin Clave Principal que me permite determinar el campo o campos que oficiarn como clave principal en la tabla; la opcin Hoja de propiedades permite observar las propiedades de la tabla y la opcin ndices permite establecer los campos que se desean indexar en la tabla. Miremos como quedara nuestra primera tabla VENDEDOR:


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El campo: Id_Vendedor, se declarar como Autonumeracin, los campos Nombre, Apellidos, Zona atendida, telfono, Departamento, Tipo Vendedor se declaran como tipo texto y FechaIngreso se declara como Fecha/hora; la descripcin es opcional y en caso de estipularse, ser el texto que aparezca en la barra de estado cuando se seleccione un campo determinado. Las propiedades es otro aspecto que se debe tener en cuenta para el adecuado diseo y fabricacin de la tabla. Para crear las dems tablas propuestas hay que ir al men Crear y dar clic en icono Diseo de Tabla.

EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:El estudiante crear las tablas restantes de la siguiente manera: Nombre CampoId_Categoria Descripcion Observaciones

CATEGORIA Tamao Tipo DatoEntero Largo 15 ---o--Autonumeracin Texto Memo

ClavePrincipal ---o-----o---

Nombre CampoId_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacin

PRODUCTO Tamao Tipo DatoEntero Largo 40 Entero Largo 20 Autonumeracin Texto Nmero Texto

ClavePrincipal ---o-----o-----o---


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PrecioCompra UnidadesEnExistencia Imagen Nombre CampoId_Cliente NombreCompleto Direccin Doc_Identidad Telfono Ciudad Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrnico

Moneda Entero Nmero Objeto OLE CLIENTE Tamao Tipo Dato5 40 60 Entero Largo 15 30 ---o--Entero Largo ---o--Texto Texto Texto Nmero Texto Texto Fecha/Hora Nmero Hipervnculo

---o-----o-----o---

ClavePrincipal ---o-----o-----o-----o-----o-----o-----o-----o---

Nombre CampoId_Pedido Id_Cliente FechaPedido FechaEntrega FormaPago

PEDIDOS Tamao Tipo DatoEntero Largo 5 ---o-----o--Entero Autonumeracin Texto Fecha/Hora Fecha/Hora Texto

ClavePrincipal ---o-----o-----o-----o---

Nombre CampoId_Pedido Id_Producto PrecioVenta Cantidad Descuento Total_Lnea

DETALLE PEDIDOS Tamao Tipo DatoEntero Largo Entero Largo ---o--Entero Largo Simple Entero Nmero Nmero Moneda Nmero Nmero Calculado

ClavePrincipal Principal ---o-----o-----o-----o---

En esta tabla se debe de establecer en los campos clave principal, en la propiedad Indexado: Si(Con Duplicados) con el fin de evitar la doble digitacin de productos en un mismo pedido. En el campo Descuento, establecer su formato a Porcentaje y Valor Predeterminado: 0 En el campo Total_linea, en Expresin: establecer una frmula as (escrbela segn imagen)

Nota: El estudiante establecer las siguientes mscaras de entrada en las tablas anteriores, as: En el campo de ID_CLIENTE (TABLA CLIENTE) :>L-000, en los campos Fecha: 00/00/0000;0;_ En los campos de Telfono: (000)-9999999 Por ltimo para dar el nombre respectivo a la tabla diseada, hay que dar clic derecho en la etiqueta superior y seleccionar Guardar


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FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas

Vamos a abrir la tabla Vendedor y luego ubcate en el campo Tipo Vendedor, luego da clic en la pestaa Bsqueda, luego da clic en la opcin Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores, luego en la opcin Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista: (separado por punto y coma) TIENDAS;MAYORISTAS;AUTOSERVICIOS Y por ltimo selecciona la opcin Limitar a la lista escoge SI

Vamos a abrir la tabla Pedido y luego ubcate en el campo FormaPago, luego da clic en la pestaa Bsqueda, luego da clic en la opcin Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores, luego en la opcin Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista (separado por punto y coma): CONTADO;CREDITO Y por ltimo selecciona la opcin Limitar a la lista escoge SI

Luego da clic en guardar para que aplique las modificaciones a los campos de la tabla


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2.8.

Crear Las Relaciones pertinentes en Access:

Para establecer relaciones entre las tablas, primero tenemos que previamente cerrarlas todas, luego seguiremos los siguientes pasos: Seleccionamos la pestaa o etiqueta Herramientas de base de datos y aparecer la barra de herramientas respectiva. Luego damos clic sobre la opcin Relaciones

Aparece entonces un cuadro de dilogo que muestra las tablas para agregar. De esta manera agregamos una a una las tablas, dando doble clic sobre ellas o seleccionndolas todas y dando clic sobre el botn Agregar, y finalizamos dando clic en el botn Cerrar. Si no aparece el cuadro de dilogo automticamente, damos clic sobre la opcin Mostrar tabla.


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Para crear las relaciones, debemos organizar las tablas de tal manera que la ubicacin de las mismas facilite dicho proceso. Se debe tener en cuenta, que debemos seleccionar la clave principal de la tabla principal de la relacin y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar la clave fornea de la tabla relacionada; en nuestro caso miremos el ejemplo mostrado en la imagen: De la tabla VENDEDOR seleccionamos el campo ID_VENDEDOR y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar el campo ID_VENDEDOR de la tabla CLIENTES, al colocar el puntero sobre el campo soltamos y aparecer un nuevo cuadro de dilogo (Modificar relaciones). El cuadro de dilogo Modificar relaciones nos permite Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada, opciones imprescindibles para lograr establecer relaciones ptimas entre las tablas. (Habilitar las tres casillas de verificacin) Tambin podemos seleccionar el tipo de combinacin o si se requiere crear una nueva relacin. Al final de crear todas las relaciones pertinentes establecidas en el Modelo Entidad Relacin (pg. 27) obtendremos un modelo relacional como el que observamos a continuacin:


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EDH (El Estudiante Dice y Hace)Realiza este taller propuesto de creacin de tablas con sus tipos y propiedades correspondientes, 1. Cree una base de datos de nombre : NOMINA UIXX 2. Luego cree las tablas descritas en las grficas de abajo:

3. Luego establezca las relaciones pertinentes entre las tablas. Son en total cuatro (4) relaciones 4. Luego digite al menos 4 registros por tabla

5. Colquele a los campos tipo fecha y de Telfono, las mscaras de entrada correspondientes ya aprendidas en clase Valoracin de Evidencias:


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FDH (El Formador Dice Y Hace) 2.9. Disear e implementar el entorno grfico (Formularios):

Un formulario proporciona una forma de introducir los datos en la base de datos, de mostrarlos para su visualizacin y de imprimirlos para su distribucin. En un formulario podr utilizar diversos elementos de diseo (texto, datos, imgenes, lneas, botones de control y colores). Por qu utilizar un formulario? Los formularios proporcionan una forma sencilla de introducir y ver los datos. Puede ver todos los valores de un registro, tambin nos presenta un modo eficiente de introducir los datos, pues nos ahorra tiempo y evita errores. Algunas de las ventajas de utilizar formularios son: Presentar los datos en un formato atractivo. Calcular totales. Contener Grficos y Botones ActiveX Mostrar datos de varias tablas. Automatizar tareas que realiza habitualmente.

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)Miremos como crear y personalizar el formulario que me permitir registrar los datos de la tabla VENDEDOR.

En primer lugar debemos seleccionar la pestaa o etiqueta Crear; luego identificamos las opciones para crear formularios. Nuestro primer formulario lo crearemos utilizando el asistente y luego lo personalizaremos de manera tal que al final obtengamos el formulario adecuado segn nuestras necesidades.


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Como nuestra intencin es crear el formulario utilizando el asistente, damos clic en la opcin Asistente para formularios

Aparece el cuadro de dilogo Asistente para formularios en donde desplegamos el cuadro combinado correspondiente a la opcin Tablas/Consultas y de la lista seleccionamos la tabla deseada; en nuestro caso, seleccionamos la tabla PRODUCTOS. El paso a seguir es adjuntar los campos disponibles a los campos seleccionados; se pueden agregar uno a uno mediante el botn (>) o en un solo paso agregarlos todos, utilizando el botn (>>). El botn ().

Por ltimo le damos el nombre al botn de comando insertado en el formulario.

Ahora, para asignarle algunas PROPIEDADES al botn anterior hay que ir al men Herramientas de diseo de formulario Diseo y luego dar clic en el icono y luego dar clic en el icono en la ficha OTRAS ,en la opcin Texto de la barra estado escribimos el mensaje correspondiente al botn especificado.


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Luego, despus de insertar varios botones de comando asociando a ellos procesos recurrentes sobre las tablas y la base de datos, el paso a seguir ser modificar las propiedades del Formulario, con el fin de darle un mejor aspecto estilo Ventana, en la ficha Formato en la opcin Selectores de Registro y en la opcin Botones de Desplazamiento colocamos NO. Luego, en la ficha Otras en la opcin Emergente colocamos SI (para mejorar la apariencia del formulario a modo de ventana Windows y para bloquear ciertos procesos sobre el formulario, como por ejemplo: Acceso a la vista diseo) Por ltimo para ver el resultado final damos clic derecho sobre la barra de ttulo del Formulario y seleccionamos la opcin Vista Formulario.

Aplicacin de controles Cuadros Combinados en un FormularioLa utilizacin de cuadros combinados en un campo clave fornea de un formulario es muy til para agilizar la entrada de datos a una TABLA debido a que el usuario no tiene que recordar todos los cdigos pertenecientes a ese campo. Por ejemplo, en el formulario PRODUCTOS vamos a hacer que en el campo Id_categoria no se tenga que digitar un cdigo numrico sino seleccionar de una lista la opcin deseada. Pasos 1 Ubicar campo de Id_categoria en formulario Productos, luego borrar campo con tecla suprimir.

2. Insertar un control de cuadro combinado en el mismo sitio donde estaba el anterior cuadro de texto, dibujando un rectngulo alargado

3. Luego selecciono la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla o consulta y Siguiente >

4. Luego dependiendo del campo que deseas aplicar debes de escoger la tabla adecuada en este caso sera Categora y Siguiente >


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5. Seguidamente paso los campos pertinentes al cuadro de la derecha pulsando el botn >> (Id_Categoria y

Descripcion) y siguiente >

6. En el siguiente paso se debe establecer el campo de texto (Descripcion) para que aparezca ordenado en el cuadro combinado al momento de utilizarlo en el formulario.

7. Luego se configura el ancho de la columna en cuadro combinado, se debe dejar habilitada la casilla de verificacin de OCULTAR LA COLUMNA CLAVE y Siguiente >


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8. Seguidamente se asigna en que campo de la tabla se debe almacenar la opcin seleccionada del cuadro combinado.

9. Por ltimo se escribe el nombre de la etiqueta del cuadro combinado- (Nombre Categora)

Recuerda!! Que despues de insertar nuevos cuadros combinados en un formulario hay que configurar el orden de tabulacin de los campos en el mismo, slo basta dar clic sobre el cuadro combinado y pulsar en el icono

Y luego arrastramos el cuadro combinado al orden de digitacin idealLa vista Formulario final ser la siguiente aplicando el cuadro combinado ya creado por Ud.


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2.12. Diseo de Subformularios:Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. (Ver el diseo de Relaciones de tablas)

Actividad:Clientes

Vamos a crear un Subformulario de Facturacin y Liquidacin de Pedidos a

Los pasos a seguir son los siguientes: Primero hay que definir y diferenciar QU tabla es PRINCIPAL, entre PEDIDOS y DETALLE PEDIDOS. Luego, hay que ir al men Crear y luego dar clic en icono Asistente para formularios en donde primero tenemos que seleccionar la TABLA PRINCIPAL (PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botn (>>)

Seguidamente en la misma lista seleccionamos la TABLA SECUNDARIA (DETALLE PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botn (>>) excepto el campo Id_pedido, Luego pulsar botn Siguiente (>)

Ahora en este paso nos pregunta cmo deseamos ver los datos, (Por Pedidos) debemos seleccionar Formulario con Subformularios, Luego pulsar botn Siguiente (>)


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En este paso debemos seleccionar Tabular que es cmo se va a presentar el Subformulario. (Recomendado), Luego pulsar botn Siguiente (>)

En este paso debemos colocar los nombres tanto del Formulario principal (FACTURACION CLIENTES) como el del Subformulario vinculado (DETALLE DE PEDIDO). Luego pulsar botn Finalizar.

Finalmente aparece el formulario FACTURACION CLIENTES con su Subformulario respectivo. (Ver imagen)

Este es el Formulario de Facturacin a clientes (Tabla Pedidos y Detalle Pedidos)


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2.13. Diseo de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios:La utilizacin de cuadros combinados en formularios es de mucha eficiencia y rapidez pues nos abrevia sabernos todos los cdigos de un elemento o persona en una base de datos, los podemos utilizar para consulta de un registro en particular. Por ejemplo: Consultar los pedidos realizados

por determinado cliente teniendo como base el nmero del pedidoLos pasos para lograr esto son los siguientes: - Despus de haber creado el formulario principal (FACTURACION CLIENTES), ir al men Inicio y seleccionar la Vista diseo Luego, ir al men de Herramientas de Diseo en controles dar clic en el botn (Cuadro combinado) e insertarlo en la seccin Detalle del formulario Principal Luego seguiremos el asistente de cuadros combinados, de la siguiente forma :

En el primer paso se selecciona la tercera opcin: Buscar un registro en el formulario segn el valor que he seleccionado en el cuadro combinado. Luego dar clic en botn siguiente (>)

En este paso se seleccionan los campos que van a aparecer en el cuadro combinado, en este caso ser slo el campo Id_Pedido (Nmero del Pedido) para tal efecto hay que dar clic en el botn (>) Luego dar clic en botn siguiente (>)


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En este paso establecemos el ancho de la(s) columna(s) de la lista en donde aparecern los datos, adems se oculta la primera columna -campo clave (Recomendado) Luego dar clic en botn siguiente (>)

En este paso colocamos el nombre de la etiqueta para el cuadro combinado que deseamos implementar en el formulario, para ello escribe en la casilla lo siguiente: Seleccione Nmero Pedido. Luego dar clic en botn Finalizar

Y seguidamente aparecer el formulario con el cuadro combinado ya listo, ahora para interactuar con el formulario slo queda pasar a la Vista Formulario y dar clic en la lista del cuadro combinado Luego veremos cmo se muestra el registro que deseamos en pantalla RECUERDA!! Debes de insertar y aplicar cuadros combinados en los campos de ID_CLIENTE e ID_PRODUCTO para facilitar la digitacin de datos. Adems aadir los campos DIRECCION Y CIUDAD de la tabla CLIENTES en el formulario Pedidos (Principal)


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2.14.

Diseo de Cuadros de textos para clculos en Formularios Subformularios

Ahora vamos a insertar cuadros de textos para aplicar en ellos clculos matemticos que nos faciliten efectuar mediciones de los campos de tipo numricos, como por ejemplo: Calcular el Subtotal del pedido, el Iva 16% y el Neto a pagar.

I.V.A = 16%Pasos:Ve al men Inicio y activa la Vista Diseo en el formulario FACTURACION CLIENTES y

Ahora, vamos al men de controles Visuales y dar clic en el icono de cuadro de texto enseguida dibujamos un rectngulo pequeo en el Pie del formulario.(TABLA DETALLE PEDIDO)

Cuadro de texto que muestre el subtotal del pedido

Luego vamos a las Propiedades del cuadro de texto y damos clic en la ficha Datos, en la opcin Bloqueado seleccionar de la lista SI- y despus en Origen del control, dar clic en () seguidamente nos aparecer una cuadro de dilogo llamado Generador de expresiones (Se utiliza para crear Frmulas, clculos y aplicar funciones sobre los campos de las tablas de una base de datos) En la ficha Otras, en la opcin Nombre colocamos SUBTOTAL


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Primero dentro del recuadro aadimos el signo igual (=), seguidamente escribimos la palabra SUMA vamos al primer recuadro de la izquierda (Elementos de expresin) y damos clic en Detalle pedidos Subformularios, luego ubicamos en Categoras de expresin el campo TOTAL_LINEA. Damos doble clic en campo TOTAL_LINEA y aceptar.

Luego en la ficha FORMATO en la opcin Formato seleccionar Moneda y Lugares decimales seleccionar 0 (cero).Por ltimo queda darle el ttulo ideal a la etiqueta del cuadro de texto (Subtotal), para ello da clic en Propiedades de la misma y luego en la ficha Formato y en la opcin Titulo escribe SUBTOTAL. Recuerda!! Grabar todas las modificaciones que haces al formulario para poder utilizar los cuadros de textos posteriormente. Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el IVA del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la frmula a aplicar en el Generador de expresiones sera as: (ver imagen) Nombre del cuadro de Texto: IVA

Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el Neto a pagar del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la frmula a aplicar en el Generador de expresiones sera as: (ver imagen) Recuerde!! Los cuadros de textos (Subtotal e IVA) los encontramos en Detalles pedidos Subformulario


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Para observar su presentacin final da clic en la Vista Formulario, por ltimo obtendramos el siguiente resultado del formulario FACTURACION CLIENTES en pantalla (Ver imagen)

ACTIVIDAD : Ahora crea y configura los diseos de los dems Formularios y Subformularios dndoles una mejor aparienciaAprovecharemos los formularios que acabamos de crear y a stos les vamos a agregar un logotipo, y el ttulo de la Empresa, elementos que mejorarn su apariencia. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de la empresa en la parte inferior del logo. A


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EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio Uno:Para practicar ms accede y descarga el taller gua de esta Unidad llamada Base de Datos LIBRERA UIXX, realiza correctamente los pasos que all se describen.

Ejercicio Dos:El estudiante personalizar todos los formularios y Subformularios, dndoles una apariencia ms profesional, eficiente y dinmica, que permita de manera ptima cumplir con la funcin para la cual fueron creados. Tendr que aadirles botones de comando colocando en ellos procesos de : Exploracin de Registros 5 Botones, Operaciones con Registros 1 Botn, Operaciones con formularios- 1 Botn y Aplicacin- 1 Botn y a dos (2) Subformularios cualesquiera tendr que colocar cuadros combinados a modo de consulta de informacin

Ejercicio Tres:El estudiante utilizando los formularios, llenar o digitar la informacin pertinente en las tablas, de la siguiente manera:

PRODUCTO: Mnimo CUATRO registros. CLIENTE: Mnimo Ocho registros. VENDEDOR: Mnimo TRES registros. CATEGORIA: Mnimo TRES registros. PEDIDOS Y DETALLES DE PEDIDOS: Mnimo DIEZ registrosValoracin de Evidencias:


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Logros de Competencia Laboral1. Crea y disea los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de mens de opciones y disea formulario tipo Splash Screen.

Indicadores de Logros Crea

Evidencias

los informes y Subinformes pertinentes sobre las tablas y las consultas creadas, agrupndolos por medio de un campo especfico.

Conocimiento Desempeo Desempeo

Crea y establece consultas de informacin de acuerdo a una solicitud propuesta Establece y define qu tipo de frmula y/o funcin se debe de utilizar para extraer registros de una o varias tablas de datos Crea y disea Macros con el fin de interactuar sobre los distintos objetos de una base de datos Crea y disea formularios en blanco insertando en ellos controles visuales asignando a ellos procesos con los objetos de Access Crea y disea formulario en blanco aplicando seguridad con usuario y contrasea

Desempeo Producto

Producto

FDH (El Formador Dice Y Hace) 3. Diseo y creacin de Consultas:La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que deseamos. Con las consultas podremos plantar preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Con las consultas podremos:


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Elegir campos ya que no es necesario incluir en la consulta todos los datos de una tabla. Elegir registros especificando criterios que deben cumplir los mismos para que se incluyan en la hoja de respuestas dinmica. Ordenar registros: puede ver los registros en un orden determinado. Formular preguntas sobre datos de varias tablas. Realizar clculos que no podemos incluir en una tabla por razones de diseo. Usar una consulta como origen de datos para formularios, informes y otras consultas. Modificar los datos de las tablas. Las consultas ms utilizadas son las de seleccin. Con estas consultas podremos ver datos de las tablas, analizar dichos datos e incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o bien agregar campos de tablas distintas. Despus de realizar una consulta de seleccin Access rene los datos solicitados en una hoja de repuestas dinmica la cual se comporta como una tabla, sin serlo. Esta hoja de respuesta dinmica solo es una representacin dinmica de los datos contenidos en una o ms tablas y se actualiza al mismo tiempo que las tablas que contienen la informacin. En este apartado nos dedicaremos a la construccin de consultas de seleccin en sus diferentes modalidades.

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 3.1.1. Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla:Empecemos creando consultas de seleccin bsicas con una sola tabla. Todas las consultas sern creadas desde la vista Diseo, utilizando la informacin que ya debe estar registrada en la base de datos; es de aclarar que no es necesario tener informacin consignada en las tablas para crear las consultas, pero sin informacin no podemos dar fe de la veracidad da las mismas.

En la grfica observamos las herramientas para la creacin de consultas ( Diseo de consulta) Las consultas se generan de preguntas que se hacen en relacin a la informacin contenida en la base de datos; es por esto, que toda consulta debe ser redactada y escrita, como por ejemplo a continuacin:


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Crea una consulta de los Clientes con sus nombres, sus apellidos, direccin, telfono, documento de identidad, Correo electrnico El enunciado anterior nos muestra la redaccin de una consulta simple en donde se especifican los campos que se quieren consultar de una tabla en particular. Pasaremos ahora a describir el proceso para crear la consulta anterior utilizando la herramienta Diseo de consulta. Empecemos seleccionando la pestaa o etiqueta Crear y en ella ubicamos las herramientas de consultas. Como utilizaremos la vista diseo, daremos clic en la opcin Diseo de consulta. Automticamente aparece el diseador de consultas y el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en el que seleccionamos la tabla o tablas que agregaremos al diseador para crear la consulta. En nuestro caso seleccionamos la tabla CLIENTES, damos clic en el botn Agregar y luego en el botn Cerrar.

En la imagen, Podemos observar la tabla con sus respectivos campos y en la parte inferior la ventana consulta donde establecemos los parmetros de diseo de la misma, especificando los campos, la tabla o tablas, el orden deseado, la opcin de mostrar o no los campos seleccionados y los criterios de seleccin determinados por la necesidad o los requerimientos.


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Para agregar los campos de la tabla a la ventana consulta, tenemos las siguientes alternativas: Dando doble clic sobre cada uno de los campos que deseamos agregar. Esta opcin agrega los campos en la ventana consulta en el orden en que los seleccionemos. Seleccionando y arrastrando con clic sostenido cada campo y colocndolo en la ubicacin deseada. Seleccionando la celda correspondiente a la fila Campo y desplegando la lista para as dar clic sobre el campo deseado. Luego de agregar los campos requeridos por la consulta (NombreCompleto, Direccin, Telfono y Documento de identidad, Ciudad, FechaIngreso y Correo Electrnico), damos clic sobre el botn cerrar de la ventana diseador de consultas. Aparecer entonces un cuadro de mensaje que nos pregunta si deseamos guardarla, y por su puesto responderemos S, dando clic sobre el botn respectivo. El sistema, acto seguido nos pide el nombre con el que almacenaremos la consulta. En nuestro caso digitaremos ClientesDatosbasicos y damos clic en el botn Aceptar; se recomienda utilizar un prefijo para los nombres de las consultas, que las identifiquen de alguna manera y las diferencien de las tablas. Terminado el proceso podemos dar doble clic sobre el nombre de la consulta que acabamos de crear y el sistema nos mostrar la siguiente imagen.


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La consulta creada en el apartado anterior es de las ms bsicas que se pueden disear en Access ya que solo basta con seleccionar los campos requeridos por la consulta y guardarla con un nombre significativo y listo. Vamos a describir el proceso de crear consultas un poco ms complejas.

3.1.2.

Consultas de seleccin bsicas con una sola tabla y el uso de criterios de seleccin:

Empecemos con una consulta simple sobre una sola tabla, pero involucraremos ahora un criterio de seleccin, similar a los criterios que utilizamos en Excel cuando creamos filtros. Acordmonos, que las consultas deben redactarse para comprender su objetivo. Crear una consulta que me permita observar los Clientes que pertenecen a la ciudad de BOGOTA; la consulta mostrara el cdigo, nombres, apellidos, direccin y ciudad.

Para crear consultas con criterios de seleccin, despus de agregar los campos requeridos por la consulta, debemos ubicarnos en la celda donde se interceptan la fila Criterios y el campo sobre el que estableceremos el criterio. En nuestro caso el campo CIUDAD. En esta celda, digitamos el criterio pertinente. Para determinar los CLIENTES que pertenecen a BOGOTA, digitaremos la siguiente expresin: Bogota


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Finalizamos realizando los mismos pasos que describimos anteriormente, para almacenar la consulta; a esta consulta daremos el nombre de ClientesBogota; si queremos ver el resultado de la consulta creada, damos doble clic sobre su nombre y entonces observaremos una imagen similar a la siguiente:

3.1.3.

Consultas de seleccin con ms de una tabla y campos calculados:

Una de las herramientas imprescindibles en la creacin de consultas, es la utilizacin de campos calculados ya que como explicamos al inicio de la unidad, las tablas no deben contener campos derivados de una operacin matemtica; entonces, aprovechando que a continuacin explicaremos como crear consultas de seleccin con ms de una tabla, al mismo tiempo abordaremos el tema de los campos calculados. Como de costumbre, redactaremos la consulta a disear: Crear una consulta que me permita mostrar los VENDEDORES con sus respectivos CLIENTES y sus datos bsicos.

Empecemos analizando la consulta que debemos crear. Si observamos, los campos que debemos seleccionar estn contenidos en diferentes tablas (Tabla VENDEDORES y Tabla CLIENTES). Recuerda!! Realiza los mismos pasos y observaras los datos requeridos, despus gurdala con el nombre CONSULTA VENDEDOR - CLIENTE

Ahora bien, vamos a realizar una consulta que me muestre un Inventario Valorizado, para ello vamos a aplicar campos calculados:Inventario Valorizado = UNIDADESENEXISTENCIA* PRECIO COMPRA.


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Vemos claramente en la grfica que hemos agregado al diseador de consultas la tabla PRODUCTO, adems agregamos los campos requeridos por la consulta (Id_Producto, Descripcion, PrecioCompra, UnidadesenExistencia). Nos hace falta el campo que debemos disear, y para ello damos clic en la columna siguiente vaca y recurriremos al Generador de Expresiones de la siguiente manera: Seleccionamos la pestaa Herramientas de consulta y luego la pestaa Diseo, en donde ubicamos visualmente la opcin Generador. A continuacin, ubicamos el puntero del Mouse en la columna vaca que se encuentra al lado derecho del ltimo campo insertado (UnidadesenExistencia) y damos clic en la opcin Generador.


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Aparece entonces el cuadro de dilogo Generador de expresiones en donde fabricaremos la operacin matemtica que nos permitir calcular el valor de una hora normal. En primera instancia, debemos digitamos el signo igual (=), luego ubicar la tabla PRODUCTOS que contiene los campos PRECIOCOMPRA Y UNIDADESENEXISTENCIA, al finalizar obtendremos algo similar como: Recuerde!! Se debe de aplicar una operacin matemtica de tipo : Multiplicacin (ver imagen)

Damos por terminado el proceso dando clic en el botn aceptar y veremos la siguiente imagen:

Como el nuevo campo lleva por ttulo Expr1, vamos a darle un nombre significativo; para ello borramos la palabra Expr1 y la reemplazamos por INVENTARIO VALORIZADO. Se debe tener cuidado en no borrar los dos puntos (:) ya que no funcionara adecuadamente el proceso.


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De igual manera, si queremos ver el resultado de la consulta, despus de guardarla con el nombre de INVENTARIO VALORIZADO damos doble clic sobre su nombre y listo, veremos algo similar a la siguiente imagen:

Como no es prudente ni adecuado permitir valores con tantas cifras decimales y mucho menos omitir el signo pesos, vamos a describir brevemente como realizar este cambio. Primero entramos a la Vista Diseo de la consulta y nos colocamos encima del campo calculado. Luego damos clic alterno (derecho) sobre la seleccin y seleccionamos PROPIEDADES y aparecer el panel Hoja de propiedades, donde seleccionamos la propiedad formato desplegando un listado de opciones, de las cuales seleccionamos la indicada, en nuestro caso la opcin Moneda y en la opcin Lugares decimales seleccionar 0 (cero) El proceso anterior, permite dar un formato ideal y adecuado para el campo recientemente creado, ofrecindonos una apariencia similar a la siguiente.

Utilizacin de la Funcin Condicional SiInm en una consulta en Access 2010Permite evaluar el valor de un campo de tipo Texto, (en su contenido) y dependiendo de esa prueba


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lgica dar un resultado Verdadero o un resultado Falso aplicndolo al elemento que la invoca.

Sintaxis:

=SiInm(Expresin lgica, Parte Verdadera, Parte Falsa)

Ejemplo: Vamos a generar una columna llamada STOCK en donde dependiendo del nmero unidades en existencia en el almacn se colocar un texto descriptivo en ese registro. Si las unidades en existencias son mayores a 200 colocar un texto STOCK ALTO de lo contrario STOCK BAJO. Pasos: 1. Vamos a utilizar la misma consulta de INVENTARIO VALORIZADO, ubicamos una columna vaca 2. Luego ejecutamos el generador de expresiones 3. Seguidamente escribimos la siguiente expresin dentro de l.(ver imagen) 4. Es importante aclarar que el campo UnidadesenExistencia se encuentra localizado en la tabla Productos

EDH (El Estudiante Dice y Hace) Ejercicio :El estudiante disear y crear una consulta involucrando las tablas PEDIDOS y DETALLES DE PEDIDOS, en donde colocar en una columna vaca una funcin condicional SiInm, as: basado en la tabla PEDIDO si la FORMAPAGO es CONTADO calcular al campo TOTAL_LINEA (DETALLE PEDIDO) un 5% de descuento de lo contrario nada (0), esta columna nueva se llamar PAGO CONTADO Ejemplo: Despus de que hayas creado la consulta con las dos tablas pertinentes, escribe la siguiente frmula dentro del Generador de expresiones.PAGO CONTADO: SiInm([Pedidos]![FormaPago]="CONTADO",([detalle pedidos]![total_linea]*0,05),0)


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3.1.4.

Consultas de seleccin parametrizadas con ms de una tabla:

Son consultas que permiten al usuario colocar un criterio de bsqueda por medio de un cuadro de dilogo previamente configurado. Imaginemos si quisiramos consultar a los PRODUCTOS por presentacin, utilizando las consultas que hasta ahora conocemos; tendramos que crear alrededor de 28 consultas diferentes o tantas como letras contenga el alfabeto. Qu tal si aprendemos a crear consultas que me permitan eliminar este problema y permitan que el usuario, utilizando un parmetro de seleccin determine que registros desea consultar y bajo qu criterios. Pues entonces comencemos, redactando la consulta pertinente: Crear una consulta que le permita al usuario final determinar los PRODUCTOS de los que desean se muestren toda la informacin correspondiente a ellos. La consulta se crea de la misma manera que las anteriores; slo se describir el proceso adicional que se debe seguir para disear una consulta parametrizada. Partimos de seleccionar la pestaa Crear, luego damos clic en Diseo de consulta, agregamos la tabla requerida (PRODUCTO) y a su vez los campos (Id_Producto, Descripcion, Id_Categoria, Presentacin, PrecioCompra y UnidadesenExistencia), hasta obtener una imagen similar a la siguiente:


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Ahora en la celda donde se interceptan la fila criterios y el campo sobre el que se crear el criterio, en nuestro caso Departamento, digitamos la siguiente expresin:

Como [Digite Presentacin]

Como podemos ver basta con encerrar entre llaves un mensaje que le indique al usuario que debe hacer y ya tenemos lista nuestra consulta parametrizada. Solo resta guardar la consulta con el nombre de CProductosPorPresentacion y dar doble clic sobre el nombre para que aparezca un cuadro de dilogo como el siguiente: En este cuadro observamos el mensaje claro que solicita al usuario digitar el nombre de la PRESENTACION; digitamos entonces como ejemplo CAJA y Access nos mostrar en siguiente resultado.

Perfecto, no? Ahora tenemos a nuestra disposicin una herramienta poderosa para la creacin de consultas, es hora de aprovecharla al mximo. Antes de dar por terminado el apartado de consultas, miremos algunos ejemplos de cmo crear consultas parametrizadas con criterios avanzados: Por ejemplo si deseamos consultar datos dependiendo de un rango de fechas, podramos utilizar en la fila parmetros la siguiente expresin:


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Entre [Digite la fecha inicial] Y [Digite la fecha final] Si deseamos consultar datos entre un rango de valores (Existencias), podramos utilizar la siguiente expresin: Entre [Digite el valor mnimo] Y [Digite el valor mximo] Si deseamos consultar datos que cumplan con un criterio en particular; por ejemplo si deseamos que el usuario determine las zonas Atendidas por el Vendedor, digitaramos la siguiente expresin: Como [Digite la zona atendida] Recordemos los comodines y su utilidad en nuestras consultas: Si se introduce esta expresin ?a?ier L*n *ez *os* */07/2008 Access Muestra Como ?a?ier Como L*n Como *ez Como *os* Como */10/2008 Y se encontraran estos valores Javier, Xavier, Xavier Len, Limn, Leccin Prez, Lpez, lvarez Condimentos, Repostera Todas las fechas de Julio de 2008

3.1.5.

Diseo de Consultas de accin:

Las consultas de accinLas consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale un cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.

3.1.5.1. Consultas de creacin de tabla.Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin.


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Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

Actividad: En este caso vamos a Crear una tabla con los CLIENTES que pertenezcan a la Ciudadde Bogot.Para crear una consulta de Creacin de tabla, realizamos los siguientes pasos: Abrimos una nueva consulta en vista diseo de consulta. - Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. - Damos doble clic en los campos que deseemos que aparezcan en la nueva tabla. - Seguidamente en la columna de CIUDAD , en la fila de Criterios coloca: BOGOTA - Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Herramientas de Consulta-Diseo:

-

-

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. En este caso CLIENTESDE BOGOTA (Ver imagen)

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos


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Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta: Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos del men Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero NO heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...

3.1.5.2. Consultas de actualizacin.Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.

Actividad: En este caso vamos a incrementar los PRECIOS DE VENTA (DETALLE PEDIDOS) enun 10% de todos los ProductosPara crear una consulta de actualizacin: - Abrimos una nueva consulta en vista diseo de consulta - Aadimos la tabla que queremos actualizar en este caso Cargos. - Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo: A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cmo puedes ver en la imagen: En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor

manual access 2010

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