Universidad de OrienteNcleo de MonagasDepartamento de Ingeniera de SistemasCurso Especial de Grado - rea: ACPISistemas de Gestin Empresarial para Procesos y Comunicacin Industrial

Integracin en la gestin de la informacin Unidad III: Sistemas de Planificacin Empresarial (ERP)

Profesor: Bachilleres:Ing. Jess Chaparro Danelys ArvaloC.I: 19663296Francelys Cordero C.I: 22969047 Equipo CRM

Maturn, Abril de 2015

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NDICEContenidoPginaINTRODUCCIN1MARCO TERICO2ERP (Enterprise Resource Planning-planificacin de recursos empresariales)2Beneficios de la utilizacin de las ERP con respecto a la gestin de la informacin2Razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP3Integracin de la informacin financiera.3Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes.3Arquitectura de un ERP3Arquitectura desde una perspectiva funcional.4Arquitectura desde una perspectiva tcnica.6DISCUSIN7CONCLUSIN8BIBLIOGRAFA9

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INTRODUCCIN

Para toda empresa que desee estar siempre en ventaja con respecto a las dems es necesario que todos sus procesos se lleven a cabo de forma constante y actualizada en informacin, adems es necesario que le empresa ms que estrategias utilice herramientas o software que permita agilizar las funciones de cada departamento, sin embargo a pesar que la aplicacin de software en distintos departamentos significa un avance dentro de estos, es sabido que el objetivo de todos los departamentos de una empresa es satisfacer las exigencias de los clientes y que esta accin sea rentable para la empresa, es por esto que, muchas empresa deciden aplicar el sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que no es ms que la integracin de todos estos departamentos de una empresa, el objetivo de aplicar este sistema en la empresa es precisamente el de unificar toda la informacin procedente de sus departamentos y que se encuentre constantemente actualizada.

MARCO TERICO

ERP (Enterprise Resource Planning-planificacin de recursos empresariales)

Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integracin sin costuras de toda la informacin que fluye a travs de la compaa: informacin financiera y contable, informacin de recursos humanos, informacin de la cadena de abastecimiento e informacin de clientes. Davenport (2007)Bsicamente el ERP o por sus siglas en ingles (Enterprise Resource Planning) se basa en un software que permite unificar toda la informacin recopilada en los diferentes departamentos donde se llevan a cabo los distintos procesos de una empresa en una base de datos que podr estar constantemente actualizada.

Beneficios de la utilizacin de las ERP con respecto a la gestin de la informacin

Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin.Se tratan de una sola aplicacin que funciona utilizando diversidad de bibliotecas, y la informacin ingresada en l se compila en una extensa y organizada base de datos centralizada.Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestin de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversin de datos en informacin til), etc.

Razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP:

Aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su informacin. Mediante los sistemas ERP se puede integrar la informacin en las reas vitales de la empresa como finanzas, distribucin y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercializacin y servicio al cliente con las aplicaciones que permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

Adems permite:Integracin de la informacin financiera.El Director ejecutivo, o mxima autoridad de una organizacin, siempre busca tener informacin financiera veraz, en su bsqueda financiera puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado.

Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes.

Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto es ms fcil.

Arquitectura de un ERPA fin de especificar de mejor manera la forma en que manejan la gestin de la informacin de una organizacin se presentan la arquitectura funcional y tcnica de un sistema ERP.

Arquitectura desde una perspectiva funcional.Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP estn diseados de forma modular. Cada uno de estos mdulos o aplicaciones, tiene una funcin especfica. Cada organizacin determina que mdulos necesita utilizar al momento de implantar el ERP.

Fig. 1. Anatoma de un sistema ERP. Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura

En la figura podemos observar el concepto de modularidad de un sistema ERP. Apreciamos en la parte central una base de datos que trabaja en dos direcciones, captando la informacin que proviene de distintas aplicaciones y entregando desde sus repositorios la informacin que estas aplicaciones necesitan para apoyar las diversas funciones de la empresa.

En relacin a los mdulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y ms cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo back-office. Ms cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente y comerciales. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestin de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a gerentes y directivos. La integracin entre todas las aplicaciones se realiza por intermedio de los datos contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta integracin permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la informacin relacionada con stos sea actualizada automticamente.

Especficamente, las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo de los procesos de negocios que apoyen: procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y marketing, y procesos de recursos humanos. A continuacin describiremos cada uno de ellos:

El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestin de inventario, compras, planificacin de produccin, y manutencin de planta y equipamiento.

El grupo de procesos financieros y contables incluye aplicaciones que apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas a pagar como a cuentas a cobrar, y adems las relacionadas con gestin y presupuesto de flujos financieros, contabilidad de costes de produccin, contabilidad del activo fijo o inmovilizado, contabilidad general y generacin de informes financieros.

El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para procesamiento de rdenes de venta, generacin de listas de precios, distribucin, y facturacin de productos y/o servicios, adems de incorporar herramientas para gestin y planificacin de ventas.

Por ltimo, el grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que apoyan registro del personal, control de tiempos, clculo de remuneraciones, planificacin y desarrollo del personal, contabilizacin de beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes.

Arquitectura desde una perspectiva tcnica.

Desde una perspectiva tcnica, los sistemas ERP actuales estn diseados y construidos utilizando dos elementos tcnicos, una arquitectura cliente/servidor para su operacin, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios para soportar las funcionalidades antes comentadas.La arquitectura cliente/servidor es una configuracin descentralizada que se basa en un servidor que entrega servicios a un conjunto de clientes. El PC servidor est especializado en ciertos servicios, por ejemplo en la entrega de datos desde un repositorio. Cada cliente pedir los servicios al servidor cuando no puedan realizarlos por s mismos. La comunicacin entre los clientes y el servidor se realiza por red en los ERP de arquitectura Offline, y va internet en los ERP de arquitectura Online. El usuario interacta solo con la porcin del cliente en la aplicacin, que generalmente consiste en la interface de usuario, el proceso de captura de datos, la consulta a la base de datos y la obtencin de informes. El servidor realiza las funciones de fondo no visibles por los usuarios, como la administracin de los dispositivos perifricos y el control de acceso a las bases de datos compartidas. La divisin exacta de las tareas entre clientes y servidores depende de los requerimientos de las aplicaciones, requerimientos de procesamiento, el nmero de usuarios y los recursos disponibles.

Fig.2. Arquitectura cliente/servidor. Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura

Como observamos en la ilustracin, que sintetiza la arquitectura cliente/servidor, n clientes se comunican con un servidor cuando desean acceder a los datos incorporados en un gran repositorio controlado por este ltimo. La figura presenta la configuracin ms simple de cliente/servidor, aunque es posible que exista ms de un servidor, cada uno de ellos especializado en un servicio, tales como impresin, acceso a Internet, seguridad, etc.DISCUSIN

Los avances tecnolgicos han tenido un incremento en las ltimas dcadas, estos han beneficiados varios aspectos de nuestra vida diaria desde lo informal hasta lo ms formal, tal es el caso de los empresarios ya que el desarrollo de las tecnologa les ha permitido llevar a cabo actividades empresariales de forma ms rpida permitiendo esto que los empresarios se enfoque en otros aspectos cruciales de negocio para crear ventaja, sin embargo, muchas empresa a la hora de optimizar la forma de llevar a cabo sus actividades buscan herramientas o software para cada departamento especfico dicha accin al principio suele ser efectiva y aparentemente optima pero despus de cierto tiempo la empresa empieza a saturarse de toda la informacin que tiene que procesar y por tanto se requiere de forma urgente la organizacin o administracin de la informacin de los procesos. El sistema ERP (Enterprise Resource Planning-planificacin de recursos empresariales) ha llegado para solventar esta carencia de organizacin y control de la informacin, del mismo modo en que funciona nuestro cerebro el cual integra todas las funciones de nuestro cuerpo de esta misma forma funciona el sistema ERP.Los sistemas ERP son extensas soluciones empaquetadas de software que integran los procesos de la organizacin a travs de informacin compartida y flujos datos. El software ERP integra informacin y procesos de gestin, tales como las finanzas, manufactura, distribucin y los recursos humanos, con el fin de permitir la gestin integral de recursos en una empresa. Shanks y Seddon (2000) A travs del ERP y sus funciones las empresas logran organizar e integrar todos los procesos representando esta accin una mejora en todos los aspectos organizacionales.Para tener ms claro algunas de las ventajas del sistema ERP, estas se enumeran a continuacin: Manejo integral de los datos econmico-financieros

Estandarizacin de los procesos logsticos

Estandarizacin de la informacin de los recursos humanos

Sin embargo para que estas ventajas puedan ser tangibles para las empresa es necesario garantizar el buen funcionamiento de este sistema, a travs de un personal calificado y responsable, abierto a nuevas experiencias y nuevos retos que no tengan resistencia al cambio y que conozcan con claridad las funciones de la empresa, tambin es fundamental que la empresa brinde un proceso de adiestramiento para permitir a los encargado socializar con el software, saber elegir el sistema de software indicado para la empresa va influir mucho en el xito de su aplicacin.

CONCLUSIN

Es sabido que las distintas herramientas, sistemas o software que han sido desarrollado y puesta en el mercado muchas han resultado ser muy beneficiosas, pero no todas las empresa estn en las condiciones necesarias para poder implementar una u otra, por ejemplo para implantar un sistema ERP es crucial que la empresa realice una inversin y simplemente algunas no disponen de suficiente capital para invertir aun cuando esta inversin represente mejoras en su produccin. A medida que avancen los tiempos las tecnologas irn avanzando y empresas estarn a la espera, sin embargo para otras empresas los sistema de software su gran innovacin, he all la importancia de crear sistemas de calidad que puedan estn en el mercado por largo tiempo y sea funcional a pesar que existan otros.

BIBLIOGRAFA

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Sistema de planificacin de recursos empresariales. Documento en lnea. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales. [18, Abril 2015].