Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPAMarzo de 2004

Taller No. 2

Administración de cuentas por cobrar y pagarAdministración de cuentas por cobrar y pagar

¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un

punto crítico en el análisis de negocios?

¿?

Efectivo

Inventario de mercancias

Cuentas por cobrar

Ventas

CobranzasCompras

Ciclo de negocio – empresas comerciales

Al créditoPedido

Al contado

Compra de materiasCompra de materiasprimas o mercaderíasprimas o mercaderías

a un proveedora un proveedor

Venta del Venta del productoproducto

Pagos a Pagos a los los

proveedorproveedoreses

Cobranza Cobranza a clientesa clientes

Días que faltan para cobrarDías en existencia

Días que faltanpara pagar

Ciclo del efectivo

Ciclo del efectivo

MERCADO DE BIENESDE CAPITAL

MERCADO DE CAPITALES

MERCADO DE PROVEEDORES

MERCADO DE MANO DE OBRA

MERCADO DE CLIENTES

EFECTIVO

ACTIVOFIJO

ACTIVOCIRCULANTE

(MateriasPrimas)

PRODUCTOS EN

PROCESO

PRODUCTOS TERMINADOS

ACTIVOCIRCULANTE(Deudores)

EFECTIVO

GASTOSSUMIDERO

TRANSFORMACIONESFINANCIERAS

TRANSFORMACIONESCOMERCIALES

ACTIVO CIRCULANTE

TRANSFORMACIONESCOMERCIALES

TRANSFORMACIONESFINANCIERAS

PROCESO PRIMARIOdel Prof. Aquiles Limone

PROCESO PRIMARIOdel Prof. Aquiles Limone

TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL

INDICA TRANSFORMACIÓNFLUJOS INTERNOS

RETROALIMENTACIÓNPOSITIVA

FLUJOS DE INTERCAMBIOCON EL MEDIO

El proceso de negocio – el proceso primario

¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de

Empresas respecto a deudores y acreedores?

Ley 2495 ..

Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.

Ley #2495 de 4 de agosto de 2003

La reestructuración voluntaria

Administración de cuentas por cobrar

Primera parte

Contenido primera parte..

1.1. Clasificación, concepto y objetivos del Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar.proceso de cuentas por cobrar.

2.2. Indicadores contables (ratios) en la Indicadores contables (ratios) en la rotación cuentas por cobrarrotación cuentas por cobrar

3.3. Contabilidad y control interno de Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrablesestimación de cuentas incobrables

4.4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de de crédito, Análisis de solicitud de créditoscréditos

1Clasificación de las cuentas por cobrar en la situación financiera

La Salvadora S.R.L.Balance al 31/12/X3

ActivoActivo corriente

DisponibilidadesInversiones (CP)

Créditos o exigible

Cuentas por cobrar comercialesCuentas por cobrar no comerciales

1Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de control y cuentas relacionadas con el proceso

- Cuentas por cobrar (crédito simple)- Documentos por cobrar (documentario)

- Estimación de incobrables (Previsión)

Cuenta por cobrar

comercialesCuentas de control

- Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT)

- Descuentos comerciales- Descuentos por pronto pago- Devoluciones en ventas

OUT

- Caja o Bancos (entrada de efectivo)

Cuentas relacionadas

Cuentas por cobrar no

comerciales

Descuento de documentos

Documentos en cobranza

Deudores con cargo de cuenta

Anticipos y prestamos al personal

Dividendos por cobrar

Acciones suscritas pendientes de pago

Crédito Fiscal IVA, etc

1Cuentas por cobrar No Comerciales - Composición

Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios.

¿Qué es una cuenta por cobrar ?

¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso?

Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.

1

Cuentas por cobrar

Vigentes

Vencidas

Incobrables

Clasificación de control en cuentas por cobrar1

Por antigüedad:

Por su vigencia:

Partidas abiertas a:

- 30 días- entre 31 y 60 días- entre 61 y 90 días- mayores a 90 días

Por tipo de cliente:Tipo A

Tipo B

Tipo C

Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago

Clientes rentables, y buena voluntad de pago

Clientes no rentables y baja voluntad de pago

(-)

Riesgo

(+)

Ley de Pareto

80%

20%

Número de clientes Rentabilidad del negocio

Dependencia estratégica

En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".

Relación

1

Los ratios se comparan con:

Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.

Ratios presupuestados por la empresa.

Ratios de tipo ideal.

Ratios de tipo sectorial

Ratios de los principales competidores de la empresa.

RatioA

= ____B

(Cociente)

Rentabilidad de los capitales propiosUtilidad neta

=Patrimonio

Ejemplo:Ejemplo:

Concepto y uso de ratios

Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin “Ratio”

2

2Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar

Días de venta en la calle

a) El período en el que se completa en promedio la cobranza

Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días

Ventas anuales + IVA

Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta

Para:

Diás de venta en la calle =

Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas

Significado

ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE

2003 2002

US$ US$

Saldo Cuentas por cobrar 90.000 80.000

(+) Ventas netas a crédito 415.000 393.000

Cuentas por cobrar

totales 565.000 473.000

(-) Saldo cuentas por

cobrar al final < 60.000> <70.000>

Cobranzas 445.000 403.000

2Caso de ejemplo

Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no existieron perdidas por incobrables

Cuentas por Cobrar Promedio 2003

2Caso de ejemplo (Cont.)

(CxC al inicio + CxC al final) / 2 85.000

US$

US$ 85.000 x 365 días

US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)Diás de venta en la calle =

= 65 días

Rotación de cuentas por cobrar:

Rotación CxC2003 =

US$ 445.000

US$ 85.000= 5.23 veces /año

ÓPTIMO = LO MAYOR POSIBLE

Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME

• Saldo periodo anterior

• Ventas de crédito

• Notas de cargo

Intereses

Otros

(+)

• Cobranza parcial o total

• Reclasificación del crédito con garantía de documentos

• Devoluciones y descuentos

• Bonificaciones

• Castigo de incobrables

• Cierre (-)

Aspecto contable

Debe Haber

3

Flujo contable – Venta a crédito y cobranza

Cuentas por cobrarSr. Juan Perez

Ventas

Debe

Debe

Haber

La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511

Haber

Bs 10.000(1)

Bs 8.700 (1)

Débito Fiscal IVADebe Haber

Bs 1.300(1)

I.T.Debe Haber

Bs 300(1a)

IT por pagarDebe Haber

Bs 300(1a)

CajaDebe Haber

Bs 10.000(2)Bs 10.000(2)

(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total

(2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.

3

Factores a considerar para determinar la

previsión:

Estado de antigüedad de saldos

Informes de la oficina de asesoria legal

Correspondencia cursada con el cliente

Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo.

3Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables)

Evidencia definitiva de cuenta incobrable facturada el año

199731/12/1997

Resultados 1997

Ajustes de Cierre

Objetivos:

• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables

• Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar

• PCGAs: Exposición y Prudencia

3

Estimación de pérdida

¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre?

Resultados 1998

Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión)

• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar)

• Porcentaje sobre ventas al crédito

• Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar

• Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos

• Método combinado

3

Previsión para cuentas incobrables.

Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes.

(Egresos)

(Reg. Activo)

Pérdida en cuentas incobrables

Previsión para cuentas incobrables

- Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad

- Cierre

- Castigos

- Recuperaciones

- Cierre

- Saldo inicial

- Estimación de incobrabilidad del periódo.

(+)

(+)

(-)

(-)

Aspecto contable – Previsión para incobrables3

ABC Ltda.Balance al 31/12/20XX

ActivoActivo corriente.... Cuentas por cobrar 10.000 100Menos: Previsión para incobrables (300) (3)

Cuentas por cobrar neto de incobrables

9.700

US$ %

97

Control interno

e. Comprobación de facturas, notas de contabilidad.

f. Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos.

g. Identificación de cuentas atrasadas.

h. Concialiación periódica de registros principales y auxiliares.

i. Circularizaciones de saldos períodicas a clientes

a. Autorización de extensión de créditos

b. Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados.

c. Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados.

d. Control sistemático de devoluciones , descuentos y bonificaciones.

3

Venta a Crédito

- Capacidad de pago- Voluntad de pago Dinero en

efectivo

Gestión de cuentas por cobrar

4

RIESGO

Factores determinantes al otorgar crédito al cliente:

- Antecedentes en el negocio- Solvencias en el negocio- Garantías del cliente- Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente- Seguimiento del riesgo- Otros aspectos

Tiempo del crédito:

Al contado = CODA treinta días = N/ 30 (neto 30)

Descuentos por pronto pago:2% si se paga en 10 días = 2/10

COD = Cash on delivery (pago contra entrega)CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

Administración de cuentas por pagar

Segunda parte

Contenido segunda parte..

1.1. Clasificación, concepto y objetivos del Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar.proceso de cuentas por pagar.

2.2. Indicadores contables (ratios) en la Indicadores contables (ratios) en la administración de cuentas por pagaradministración de cuentas por pagar

3.3. Contabilidad y control interno de Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagarcompras y cuentas por pagar

4.4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivomaduración del efectivo

Qué son los pasivos?

Los “Pasivos” son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina “acreedores”.

En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última.

Pasivos por su origen..

Pasivo

Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones)

Servicios personales por pagar (deudas y provisiones)

Impuestos y aportes por pagar

Prestamos bancarios

Otras cuentas por pagar

1

Pasivos por su exigibilidad..

Pasivo

Hasta un año de plazo = Pasivo corriente

A más de un año de plazo = Pasivo no corriente

Pasivo

Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo)Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares)

Pasivos por su naturaleza..

Clasificación de pasivos?1

Cuentas del Pasivo

• Por pago de deudas al vencimiento de plazo

• Por amortizaciones

• Por traspaso a otras cuentas de pasivo

• Por cierre de gestión

(+)

• Por el saldo inicial

• Por deudas contraidas en el período

• Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor

(-)

Aspecto contable

Debe Haber

1

Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO

Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29

TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100

U.M. %_ U.M. %_

Activo fijo 45 58Capital Social 22 29

Conclusiones:

∑ d

Disponible 6 8

e

Capital Social = 40% – 50% del pasivo

CORRECTO: Empresa capitalizada

∑

OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del pasivo

∑ = 29% ; ∑ = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivod e

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento2

Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO

Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29

TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100

U.M. %_ U.M. %_

Activo fijo 45 58Capital Social 22 29

Conclusiones:

∑ d

Disponible 6 8

e∑

Capital Social < 40% del total del pasivo

PRECAUCIÓN: Empresa endeudada

Capital Social > 50% del total del pasivo

ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos

(continuación)(continuación)

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento2

Disponible 6 8Realizable 8 11Existencias 18 23

ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO

Exigible a corto plazo45 58Exigible a largo plazo10 13Capital Social 22 29

TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100

U.M. %_ U.M. %_

Activo fijo 45 58Capital Social 22 29∑

d

Disponible 6 8

e∑

Conclusiones sobre el ejemplo:

∑ = 29% ; ∑ = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivod e

Capital Social < 40% del total del pasivo

PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada.

DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

(continuación)(continuación)

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento2

PROBLEMAS DE LIQUIDEZ

DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

PARA EVITAR UNASUSPENSIÓN DE PAGOS

Aumentar los capitales propios

Vender activos fijosno imprescindibles

Mejorar el activocirculante y exigible

a corto plazo

Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores

2

Análisis del balance general.

¿Está la empresa capitalizada?

¿Se pueden atender los pagos?

Activo Corriente Deudas a corto plazo

Capitales propios suficientes (40 – 50% del pasivo)

>

Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen

2

3Control interno – cuentas por pagar

1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección

2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados

3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control.

4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas.

5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.

3Riesgos – compras y cuentas por pagar

- Efectuar compras no autorizadas- Pagar en efectivo a personas no autorizadas- Adquirir material de baja calidad- Efectuar compras a precios excesivos- Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias- Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos- Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.

CICLO DE MADURACIÓN

Plazo de pago a proveedores

CICLO DE CAJA

Días de stock de materias primas

Días de stock de productos en

curso

Días de stock de producto acabado

Plazo de cobro a clientes

Compra materias primas

Producción

Almacenamiento

Venta

Cobro cliente

s

Pago de materias primas

Pago de mano de obra y gastos de fabricación

Pago gastos de venta

Ciclo de maduración del efectivo

Nº de días de stock de materia prima

Plazo de pago a proveedores

Nº de días de stock de producto en curso

Nº de días de stock de producto acabado

Plazo de cobro de clientes- +

28 días 15 días20 días

30 días 60 días

123 días

=

+ +

- + + +

EJEMPLO EMPRESA “A”

Ciclo de maduración del efectivo

Calculo de RATIOS:

Plazo de cobro a los clientes =

Clientes + efectos

Ventas + IVAx 365

Plazo de pago a los proveedores =

Proveedores

Comprasx 365

Plazo de stock de las materias primas

=Stock materias primas

Compras Anualesx 365

Plazo de stock de los productos en curso

=Stock de prod. en proceso

Compras Anualesx 365

Plazo de stock de los productos acabados

=Stock de prod. acabados

Costo de ventas anualx 365

Ratios - ciclo de maduración del efectivo