instructivo poa 2017
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DIRECTORIO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Rector
Dr. Carlos Enrique Camey Rodas
Secretario
Ing. Agr. Luis Alfredo Tobar Piril Coordinador General de Planificación
Asesores Planificadores:
Arq. Omar Marroquín
Ing. Rene Villegas Lic. Erick Tejeda
Arq. Liliam Santizo Lic. Marlene Alvarado Licda. Carmen Cuevas
Colaboración
Licda. Carmen Cuevas
Diseño y Diagramación
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ÍNDICE
I. GENERALIDADES
1. PRESENTACIÓN 2. MARCO CONCEPTUAL
3. JUSTIFICACIÓN
4. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO
5. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO 6. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA
6.1 EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACION OPERATIVA ANUAL
6.2 ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACION
6.3 ¿QUIÉNES ELABORAN EL POA?
6.4 CRITERIOS PARA LA FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
6.5 ¿QUE DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNA UNIDAD EJECUTORA?
6.6 ¿CÓMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN?
6.7 ¿QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA-SUBPROGRAMA
PRESUPUESTARIO?
II. MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS PARA EL AÑO 2017
1. Misión de la Universidad de San Carlos de Guatemala
2. Escenario Futurible de la Universidad de San Carlos de Guatemala
III. FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2017
PARTES DEL PLAN OPERATIVO ANUAL PRIMERA PARTE: Marco Estratégico de la Unidad Académica o Administrativa.
SEGUNDA PARTE: Programación Operativa 2017
IV. ENTREGA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2017
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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2017
DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
I. GENERALIDADES
1. PRESENTACIÓN
El fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad de San Carlos de
Guatemala –USAC-, es imprescindible para el logro de los objetivos institucionales y el
cumplimento de su mandato constitucional; por lo cual, es necesario profundizar los
procedimientos destinados al diseño y elaboración de los Planes Operativos Anuales -POAs- de
las unidades académicas y de las unidades administrativas de la Universidad y que,
adicionalmente, contribuya a hacer operativo el Plan Estratégico de la Universidad de San
Carlos de Guatemala 2022 (PEUSAC-2022), tomando en cuenta el Plan Académico de
Desarrollo Estratégico, Gestión 2014-2018, presentado por el Doctor Carlos Guillermo
Alvarado Cerezo, Rector de la Universidad..
Para fortalecer la cultura de planificación en la Universidad de San Carlos de Guatemala, la
Coordinadora General de Planificación –CGP-, ha preparado el presente Instructivo, el cual
tiene el objetivo de compatibilizar, conceptual y funcionalmente, los Planes Operativos
Anuales de todas las unidades ejecutoras de presupuesto de la Universidad.
2. MARCO CONCEPTUAL
Los POA tienen como propósito fundamental orientar la ejecución de los objetivos
institucionales; y propiciar pasos claros en objetivos y metas evaluables a corto plazo.
El plan operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de
largo plazo, y contiene los elementos (estrategia, objetivo, meta y acción) que permiten la
asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el
cumplimiento de las metas y objetivos de la programación anual.
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La utilización de la herramienta en línea para la formulación y evaluación del POA, permitirá
optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazados;
además de planificar ayudará a organizar y controlar el desarrollo de las actividades
cotidianas, así como darle seguimiento y evaluación a la programación, coordinando los
esfuerzos para el cumplimiento de la Misión y el Escenario Futurible que está contenido en
el PE USAC-2022.
3. JUSTIFICACIÓN
La Universidad de San Carlos de Guatemala, convencida que fortaleciendo los procesos de
planificación en las unidades académicas y administrativas, podrá dar cumplimiento a su
compromiso constitucional de: “…En su carácter de única universidad estatal le corresponde
con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación
profesional universitaria estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus
manifestaciones. Promoverá por todos los medios a su alcance la investigación en todas las
esferas del saber humano y cooperará al estudio y solución de los problemas nacionales.” En
noviembre de 2003 el CSU aprobó, como consta en el acta número 28-2003 de dicho
organismo, el Plan Estratégico USAC-2022; en el que se establecen las Líneas Estratégicas sobre
las cuales deben sustentarse los planes estratégicos, los planes de mediano plazo y los planes
operativos anuales de las unidades académicas y administrativas.
La Coordinadora General de Planificación es el órgano de la USAC que conduce, dirige y
coordina el proceso de elaboración de la programación operativa en la Universidad. El POA
debe elaborarse y evaluarse por todas las Unidades Ejecutoras de la Universidad y sus
dependencias, esta clasificación corresponde con la nomenclatura del Presupuesto General de
la USAC. Debe tomarse en cuenta la apertura presupuestaria (techo presupuestario) para
programar las actividades. Es importante que todo subprograma presupuestario cuente con
un POA, lo cual deberá ser verificado y validado por el encargado de planificación de cada
unidad ejecutora, o quien haga sus veces.
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1. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO
El POA supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la dotación real de
recursos, incluidos los presupuestarios. En la mayoría de instituciones la gestión de
presupuesto y programación operativa están a cargo de una sola dependencia. En el caso de
la Universidad de San Carlos de Guatemala, por su organización administrativa, lo relativo al
presupuesto compete a la Dirección General Financiera y la planificación universitaria compete
a la Coordinadora General de Planificación. Concretamente “El Departamento de Presupuesto
es la dependencia administrativa de la Dirección General Financiera y su fin fundamental es la
elaboración unitaria, programática y equilibrada del presupuesto de la universidad, así como
la evaluación de la ejecución de ingresos y egresos.” 1 “La misión principal del departamento
de presupuesto es elaborar, modificar, controlar y evaluar el presupuesto anual de la
Universidad, rendir informes, orientar y asesorar a las autoridades universitarias y unidades
ejecutoras, para el óptimo uso de los recursos.”2 Mientras que “La Coordinadora General de
Planificación es el órgano de la Universidad de San Carlos de Guatemala, que dirige y coordina
la planificación universitaria. Es la encargada de atender los requerimientos del Consejo
Superior Universitario y del Rector, en materia de planificación. A requerimiento del Rector,
propone al Consejo Superior Universitario los lineamientos políticos y estratégicos para el logro
de la mayor efectividad en el uso de los recursos en pro del desarrollo universitario. Asesora al
Rector, Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de
planificación.”3
1 Tomado de la página web http://www.usac.edu.gt/adm/secundario_dua.php?c=3641&f=presunet
Consultada el 21 de enero de 2014 2 Tomado de la página web http://www.usac.edu.gt/adm/secundario_dua.php?c=2696&f=presunet
Consultada el 21 de enero de 2014 3 Artículo 5 del Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
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El Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, hace los esfuerzos de
coordinación para mejorar el uso de los recursos universitarios. La Coordinadora General de
Planificación, señala a quienes elaboran POA que el techo presupuestario es un parámetro
para la planificación. Es decir, que la gestión de presupuesto es un proceso diferenciado de
los procesos de programación, seguimiento y evaluación de lo planificado, los cuales se
realizan a nivel de subprograma presupuestario (7 dígitos del código presupuestario).
En el presente instructivo de planificación se incluye información importante, tal como la que
indica que de conformidad con el numeral 1.1 de las “Normas que Regulan la Elaboración y
Ejecución del Presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala”, aprobadas por el
Consejo Superior Universitario en actas números: 41-90; 42-90; 44-90; 18-95 y 29-95, y en
forma supletoria, por el artículo 21 del Decreto Legislativo 101-97, Ley Orgánica de
Presupuesto y el artículo 16 de su Reglamento, con el fin de que la elaboración de los planes
operativos anuales de las distintas dependencias universitarias, tanto académicas como de la
administración central, se hagan buscando la optimización del uso de los recursos.
En las normas que regulan la elaboración y ejecución del presupuesto, publicadas por el
Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, dice respecto a la estructura
del presupuesto que éste “…debe responder como un instrumento operativo al Plan General
de Desarrollo de la Universidad de San Carlos de Guatemala y los planes específicos de cada
Unidad Ejecutora…”(numeral 1.1) y que “…como instrumento operativo de la planificación
universitaria, debe contener acciones proyectadas para el cumplimiento de los fines y objetivos
de la Institución…”
Es importante notar que el presupuesto, con base a lo antes citado, debe responder a la
planificación de largo plazo y por ende a la programación operativa. Esto se remarca en el
numeral 6.1 de las Normas que Regulan la Elaboración del Presupuesto, que indica respecto a
la elaboración: “6.1. Los anteproyectos de presupuesto analítico presentados en los formularios
que proporcione la Dirección General Financiera, deberán elaborarse con base en los planes,
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programas, proyectos y actividades de las Unidades Ejecutoras. “De igual manera la 6.2. “Los
anteproyectos de presupuesto deberán contener la información siguiente: Objetivos
permanentes de la Unidad Ejecutora, metas globales que espera alcanzar, cuantificada y
calendarizada cada una de ellas, así como las metas específicas de cada uno de los
subprogramas, actividades o proyectos.”
Además debe tomarse en cuenta lo que establece la legislación nacional en lo que corresponda
a la USAC, para ello se transcribe el artículo 21 de la Ley Orgánica del Presupuesto. Decreto No
101-97 de fecha 16 de octubre de 1997.
Artículo 21. Presentación de anteproyectos. Para los fines que establece esta ley, y con el
objeto de integrar el presupuesto consolidado del sector público, los Organismos del Estado y
sus entidades descentralizadas y autónomas, deberán presentar al Ministerio de Finanzas
Públicas, en la forma y en el plazo que se fije en el reglamento, sus anteproyectos de
presupuesto, adjuntando sus respectivos planes operativos.
1. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO
1.1. Orientar a los encargados de planificación de cada unidad ejecutora sobre la formulación y evaluación del plan operativo anual de la unidad bajo su cargo. Orientar al personal vinculado a la formulación de los planes operativos de las distintas dependencias, para la correcta utilización de la herramienta en línea.
1.2. Mejorar la formulación de los objetivos y metas, así como, las actividades generales y específicas del plan operativo correspondiente al año 2017, en cada una de las unidades ejecutoras, para que sean congruentes con las Áreas y Ejes del Plan Estratégico USAC-2022, con las Políticas Generales de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Política Ambiental Universitaria, las Políticas de Atención a la Población con Discapacidad en la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como las actividades cotidianas registradas en las llamadas líneas ordinarias (no ligadas directamente al PE-USAC 2022).
1.3. Sustentar la definición de las actividades generales y específicas correspondientes, en congruencia con los recursos presupuestarios disponibles para el año 2017.
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2. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA
Conforme el Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, la Coordinadora General de Planificación “Es el órgano de la Universidad de San
Carlos de Guatemala que dirige y coordina la planificación Universitaria…Asesora al Rector,
Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de
planificación”. Artículo 5
2.1. EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL
Será dirigido y coordinado por seis Asesores Planificadores de la CGP. Cada Asesor de la CGP
tiene bajo su responsabilidad la conducción, asesoría y apoyo a un conjunto de unidades
ejecutoras. La distribución del trabajo es la siguiente:
Codigo
Presup.
Unidad
Ing. René Villegas ext. 81176
Codigo
Presup.
Unidad
Licda. Carmen Elizabeth Cuevas ext. 81318
01 1. Rectoría 68 1. Escuela de Trabajo Social
(Rectorado; Asesoría; CGP, CGC, Ipnusac,
Jardín Infantil; y Nodo Regional de
Occidente) 53
2. C.U. de Totonicapán
06
2. Facultad de Ciencias Químicas
y Farmacia, Farmacia Universitaria y
CECOM 60
3. C.U. de Sololá
11
3. Facultad de Medicina
Veterinaria y sus Fincas 164. CEUR
18 4. Escuela de Ciencia Política
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5. Coordinadora de Estudios de Post
grados
39 6. Esc. De Ciencias Lingüísticas
49 7. EFPEM
15 8. C.U. del Norte
24 9. C.U. Oriente
26 10. CEMA
52 11. C.U. Baja Verapaz
57 12. C.U. de Santa Rosa
63 13. Dirección de Investigación
67 14. C.U. de Petén
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2.2. ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACIÓN
La Coordinadora General de Planificación, da inicio oficial a los procesos de elaboración de POA
por medio de una comunicación escrita a la autoridad administrativa superior de cada unidad
ejecutora.
Codigo
Presup.
Unidad
Lic. Erick Tejeda ext. 81315
ericktejedaplanificació[email protected]
Codigo
Presup.
Unidad
Licda. Marlene Alvarado ext. 81778
38 1. Auditoría 46 1. Secretaría General
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2. Dirección de Asuntos Jurídicos
(Coordinadora de Información Pública; Publicidad e
Información; Instituto Universitario de la Mujer;
Albergue Universitarios y Casa Santo Tomás)
07 3. Facultad de Humanidades 20 2. División de Bienestar Estudiantil
09 4. Facultad de Ciencias Médicas 33 3. Dirección General de Extensión
055. Facultad de Ciencias Económicas
134. Escuela de Historia
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6. Escuela de Ciencias de la
Comunicación 405. Escuela Superior de Arte
34 7. C.U. del Sur 14 6. Escuela de Ciencias Psicológicas
69 8. C.U. de Izabal 58 7. Centro Universitario de Zacapa
659. C.U. de San Marcos
54
8. Centro Universitario de
Chimaltenango
55 10. C. U. Jutiapa 50 9. Centro Universitario de Quiché
02
11. Facultad de Agronomía y sus
Fincas 1010. Facultad de Odontología
Codigo
Presup.
Unidad
Arq. Omar Marroquín ext. 81173
Codigo
Presup.
Unidad
Arq. Liliam Santizo ext. 81319
32 1. Dirección General Financiera 21 1. Dirección General de Docencia
03 2. Facultad de Arquitectura 64 2. Dirección General de Administración
08 3. Facultad de Ingeniería 48 3. División de Servicios Generales
04
4. Facultad de Ciencias Jurídicas
y Sociales
51 5. C.U. del Progreso
56 6. C.U. Sur Occidente
12 7. C.U. de Occidente
25 8. C.U. Nor Occidente
66 9. Escuela de Ciencias
42 11. ITUGS
41 12. Plan de Prestaciones
35 13. C.U. Sur-Oriente
70 14. USAC/BCIE
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La conducción de los procesos de POA para el 2017, los asesores planificadores mencionados
anteriormente, realizarán lo siguiente:
Mantener comunicación con cada uno de los planificadores de las unidades ejecutoras bajo asesoría.
Crear la base de planificadores para ingresar al módulo “admin” en la herramienta en línea. Cuando haya cambio en la designación de planificador de una unidad ejecutora, la autoridad administrativa superior de dicha Unidad deberá informarlo al Asesor Planificador de la CGP correspondiente (según asignación mostrada anteriormente), para que mantengan actualizada dicha Base, para lo cual deberán proporcionar los datos siguientes:
o Nombre completo del planificador que cesa en sus funciones o Nombre completo de la persona que asume las funciones de planificador o Número de Registro de Personal del Nuevo Planificador o Dirección de correo electrónico o Número(s) de teléfono (s) (teléfono de la unidad y celular del planificador)
Los asesores planificadores de la CGP velarán porque quienes planifican en las unidades ejecutoras bajo su cargo, asistan a los eventos de capacitación organizados por la Coordinadora, reciban las noticias y comunicaciones de la CGP, así como la facilitación de documentos.
Los asesores planificadores de la CGP resolverán lo más pronto posible las dudas que le planteen los planificadores de la plataforma POA de las unidades que les corresponden.
Los Asesores Planificadores darán seguimiento y harán monitoreo de los avances en los procesos (elaboración y evaluación) POA en cantidad y calidad.
Los Asesores Planificadores después del 6 de mayo de 2016, revisarán los formularios validados de POA 2017 de las unidades a su cargo. Si algún formulario no tuviera la calidad mínima aceptable, le enviará observaciones al “usuario” y al Planificador de la Unidad Ejecutora y le quitará el estatus de “validado” a dicho formulario.
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2.3. ¿QUIÉNES ELABORAN EL POA?
La elaboración del POA, debe realizarse dentro de un proceso de interacción institucional
interno, entre sus diferentes instancias orgánicas: Decanaturas (Direcciones de Escuelas),
direcciones de escuela (coordinaciones de carreras), jefaturas / sub jefaturas, Directores
Generales.
Toda dependencia con recursos del presupuesto universitario debe contar con
programación operativa anual. Cada responsable de dependencia, carrera, oficina,
programa, que se asocia con un subprograma presupuestario, debe hacer su programación
operativa. El planificador de la unidad ejecutora debe revisar que todos y cada uno de los
subprogramas presupuestarios cuenten con POA.
2.4. CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
El POA debe sustentarse en los grandes objetivos, metas, e indicadores institucionales.
El POA se ajustará a las disposiciones legales y del Consejo Superior Universitario
El POA se elaborará conforme a los lineamientos, plazos y directrices de la Coordinadora General de Planificación contenidos en este Instructivo
El POA se registrará en la plataforma Web de la CGP a nivel institucional, en las páginas establecidas para el efecto. (https://poa-admin.usac.edu.gt y https://poa.usac.edu.gt )
El POA de cada unidad ejecutora debe ser validado por el responsable de la planificación en la respectiva unidad.
La validación del POA por el planificador de cada unidad ejecutora será revalidado por un Asesor Planificador de la CGP.
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2.5. ¿QUÉ DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNIDAD EJECUTORA?
El encargado de planificación de cada unidad ejecutora tendrá acceso al módulo de
administración del POA de su unidad, ingresando al sitio web https://poa-admin.usac.edu.gt.
Al seleccionar este link, desplegara la pantalla donde se encuentra el acceso del usuario, la
clave correspondiente y el año a trabajar, el ingreso de estos tres datos dará acceso a la
pantalla en la cual están las herramientas que le permiten cumplir con las funciones como
planificador para la programación operativa anual para los distintos años a trabajarse.
El responsable de la planificación en cada unidad ejecutora, tiene las responsabilidades que se
listan a continuación:
Dar capacitación a todos los responsables de hacer la programación operativa de las dependencias a su cargo.
Revisar los formularios ingresados de la parte II (programación operativa), enviar al responsable las observaciones pertinentes para mejorar la calidad de la programación operativa, validar los formularios que a su juicio estén correctamente elaborados. La revisión incluye:
o Correcta elección de línea a programar: estratégica o general, ordinaria, línea vinculada a la Política Ambiental Universitaria o línea vinculada a las Políticas de Atención a las Personas con Discapacidad en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
o Congruencia de la descripción de la línea con el objetivo, la meta y el indicador. o Pertinencia del indicador el cual debe poder medir la calidad, cantidad y
tiempo. o Claridad y concreción en la descripción de las actividades a realizar para
alcanzar la meta y lograr el objetivo. o Llenado de casilla de “responsable”, para que sólo contenga al responsable
directo y no a entes externos o estudiantes. o Coherencia entre el tiempo planteado en meta e indicador, con la elección de
los cuatrimestres.
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Validación de las líneas ingresadas (verificación de la calidad de la programación operativa por línea para darle el estatus de ”válido” para incluirlo en el POA consolidado de la USAC)
Atender las observaciones que llegara a enviar el Asesor Planificador de la CGP en caso que encontrara algún formulario validado que no llena la calidad requerida; así como velar porque se mejore la calidad de dicho formulario para que pueda ser tomado en el consolidado de POA USAC.
Verificación de los avances utilizando la bitácora del sistema
Entrega del POA a las autoridades de la Unidad.
Para las distintas funciones que realice el planificador contará con la asesoría de un Asesor
Planificador de la CGP y con material de apoyo.
2.6 COMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN
A continuación se describen las distintas pantallas que encontrará como planificador de una
unidad académica o administrativa. La página de internet para ingresar al módulo habilitado
para planificadores es https://poa-admin.usac.edu.gt.
Al ingresar a la página de internet antes mencionada, el sistema le desplegará la siguiente
pantalla:
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Observe que la pantalla muestra el año 2016 con barra de desplazamiento, la cual tiene dos
opciones: la primera es la opción para ingresar a la administración del POA para el año 2016 y
la segunda a la administración del POA para el 2017. Al ingresar, el Planificador de la Unidad
Ejecutora tendrá a la vista el menú como administrador de la base POA de su Unidad.
En todas las opciones para realizar la acción prevista debe dar click sobre el botón que aparece
en la parte inferior de los textos y/o cuadros. Por lo regular en el botón se lee la acción a
realizar, por ejemplo: Ingresar, Crear usuario. En el resto de este documento ya no se
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especificará en cada caso que debe “guardar” “ingresar” o equivalentes a dar click en el
mencionado botón o recuadro.
Opción 1. Crear Usuario
En el sistema POA se entiende por “Usuario” a las dependencias, identificadas
automáticamente por el sistema usando las denominaciones correspondientes de los
subprogramas, según la nomenclatura del Presupuesto de la Universidad.
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El Planificador debe llenar las demás casillas para identificar a la persona encargada de realizar
el POA de esa dependencia o usuario.
En la mayoría de las acciones que puede tomar el Planificador, el sistema le pregunta si está
seguro, para ello aparece una pantalla análoga a la siguiente:
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NOTA: EN ADELANTE YA NO SE INCLUIRÁ ESTE RECUADRO DE CONFIRMACIÓN DE LA ACCIÓN.
Todos los Usuarios identificados con las dependencias deben contar con POA. El Planificador
debe crearlos, asociarlos a un responsable y a un subprograma presupuestario. De tal forma
que para cada subprograma debe existir una programación de actividades.
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Las contraseñas con la que deberán ingresar al formulario en línea quieres elaboran POA, serán
creadas y administradas por el encargado de planificación de cada unidad ejecutora.
Opción 2. Asignar subprograma presupuestario a Usuario
Es indispensable asociar cada usuario a un subprograma del presupuesto de la Universidad.
Esto para que en la base de datos se ubique el usuario en donde corresponde según el
Presupuesto.
Antes de crear un nuevo usuario, el
Planificador debe verificar que no existe
previamente. Si una persona sustituirá a
otra persona como encargado o responsable
del POA de una dependencia, el Planificador
debe usar la opción 5.
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Al ingresar a esta opción el Planificador encontrará que en la pantalla existe barras de
desplazamiento. Una para identificar la dependencia y otra para identificar el subprograma
presupuestario.
Al usar la primera barra de desplazamiento aparece la siguiente pantalla, en la cual está todas
las opciones de Usuarios ya creados por el Planificador.
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Al usar la barra de desplazamiento en la casilla inferior, aparecen todas las opciones de
subprogramas que contiene el presupuesto de la Unidad Ejecutora.
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El ambos casos el Planificador selecciona el renglón que le interesa y da “click” sobre ella.
Verifique que el nombre del usuario, conincida exactamente con el código del subprograma
seleccionado.
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Opción 3. Modificar contraseña de un usuario
En la opción 1, el Planificador asigna la clave de acceso al formulario en línea. El sistema
inmediatamente encripta la clave por seguridad. Se recomienda que las claves sean
memorizadas por los interesados, debe evitarse anotarlas en papel para resguardar la
secretividad de la misma.
Si un responsable de POA olvida su clave, debe pedirle al Planificador de su Unidad que le
cambie la clave. (El planificador no puede recuperar una clave).
Si son
iguales = OK
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En esta pantalla aparece la barra de desplazamiento que permite buscar el nombre de la
persona que solicita cambiar su clave. Una vez seleccionado el nombre de la persona indicada,
se escribe la nueva clave y se cambia (guarda).
Opción 4. Actualizar datos de contacto de un usuario
Como indica el título de esta opción, se utilizará cuando el contacto (responsable de hacer
POA) cambiara de número telefónico, o dirección de correo electrónico.
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Es muy importante tener la dirección correcta de correo electrónico porque el sistema envíe
en forma automática las observaciones que el Planificador le haga a los formularios de
elaboración de POA y a las evaluaciones cuatrimestrales.
Opción 5. Sustituir un contacto por otro
Cuando la autoridad superior de la Unidad Ejecutora designa a otra persona como responsable
de POA de una dependencia, el Planificador debe usar esta opción para sustituir a un contacto
por otro. (Si la persona designada no tiene usuario deberá crearlo como se indica en los pasos
anteriores)
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En la base de POA quedará registrado que una persona fue responsable hasta la fecha en la
cual fue sustituida por otra persona. El sistema “pasará” los formularios al nuevo encargado.
Esta opción también tiene barra de desplazamiento. Ambos “usuarios” deben estar
previamente creados.
Opción 6. Cambiar de subprograma a la línea
Esta opción da la oportunidad al Planificador de trasladar un formulario de un usuario a otro
usuario y/o de un encargado a otro. La primera pantalla que se ve al usar esta opción 6,
muestra el número de formulario ingresado, el número de línea trabajada, el código
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presupuestario, el estatus de la línea y el año programado. Si se desea trasladar un formulario
debe situar el cursor sobre el número de formulario y darle “click”.
Aparecerá la siguiente pantalla, la cual tiene barra de desplazamiento para abrir las
opciones de cambio.
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Opción 7. Listar códigos de subprogramas de esta unidad
Esta opción es muy valiosa para revisar si todos los subprogramas cuentan con responsable(s),
y si el nombre del contacto es el correcto.
El nombre del usuario = dependencia = subprograma presupuestario aparece en letras
mayúsculas, seguido del número de código del subprograma en el presupuesto de la
Universidad. Abajo con viñetas aparece repetido el nombre del usuario con el nombre
del contacto o responsable entre paréntesis. Al colocarse sobre el nombre de la
persona y hacerle click con su mouse aparecerán los formularios que haya ingresado)
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Opción 8. Ingresar parte 1 del POA
El planificador debe ingresar a la base el marco estratégico de la Unidad. Este marco
estratégico debe definirlo las autoridades superiores el cual consta de: objetivos,
metas, políticas y estrategias globales de la Unidad. Así como las principales
tendencias, problemas y desafíos. El ingreso del marco estratégico es requisito
indispensable para habilitar el acceso de los usuarios a la parte II.
Al usar esta opción el sistema abre el formulario que debe llenar completamente el
Planificador. Si no llena todas las casillas no podrá guardar (grabar) la información.
Recuerde que mientras esté abierta o disponible la herramienta en línea, podrá editar
y modificar el marco estratégico a su conveniencia. Recuerde que el sistema en línea
tiene un tiempo de espera (15 minutos) si lo excediera la información no será
guardada.
NO OLVIDE que si el planificador de la unidad no llena el Marco Estratégico, ningún usuario puede ingresar a la parte de formulación del POA.
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Opción 9. Validar línea ingresada
Para que un formulario ingresado a la base de POA forme parte del POA USAC oficial,
aprobado por el Consejo Superior Universitario, debe tener estatus de “validado”. El
Planificador de la Unidad Ejecutora es el responsable de revisar el formulario. Si fuera
necesario el planificador puede enviar observaciones a quién lo llenó para que mejora
la calidad del mismo a fin de poder validarlo.
Antes de validar, por tanto, el planificador da clik sobre “ver” en la columna
“Acciones”, lee detenidamente el contenido, particularmente poniendo atención en
que sea correcta la elección de la línea a trabajar (ordinaria, estratégica, vinculada a la
Política Ambiental o vinculada a las Políticas de Atención a Personas con Discapacidad).
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Luego revisa la congruencia entre línea y objetivo, entre objetivo y meta, entre meta
e indicadores, etc.
Si al leer el formulario considera que necesita mejorarse regresa a esta pantalla y da
click sobre “observaciones”.
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Es importante tener presente que las observaciones las envía el sistema a la dirección
de correo electrónico registrado en la base de POA. Debe indicarles a los responsables
de POA que recibirán correos del webmaster cuyo “Asunto” es Observaciones de POA.
Si está bien formulado da click sobre “validar”. En dado caso un formulario no debe
formar parte del POA de la Unidad Ejecutora, el Planificador lo elimina usando la
opción correspondiente. Una vez eliminado un formulario NO PUEDE RECUPERARSE.
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Opción 10. Validar línea evaluada
Esta opción es análoga a la opción para validar línea ingresada. La evaluación de POA 2016,
año en ejecución, se hace por cuatrimestre. Diez (10) días después de terminado el
cuatrimestre se hace un informe del avance en la ejecución de la programación operativa de
toda la universidad, en el cual se incluyen solamente los formularios evaluados por el usuario
y validados por el Planificador de la Unidad Ejecutora. Recuerde que se deben evaluar la
totalidad de los formularios para que los mismos aparezcan en el informe.
Opción 11. Búsqueda
Esta opción permite al Planificador buscar por palabras claves o de su interés, funciona de
manera a los buscadores de los programas de Office. En ella podrá realizar búsquedas por línea
estratégica u ordinaria, palabra, código presupuestario, etc. y le mostrara en donde se
encontró la variable solicitada.
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Al buscar aparece la siguiente pantalla:
Opción 12. Resumen de Subprogramas por Unidad
Esta opción permite al Planificador visualizar en forma resumida en avance en el
proceso de elaboración de la programación operativa. Al ingresar a esta opción debe
identificar, con el uso de la barra de desplazamiento, la Unidad de la cual hará el
reporte.
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Una vez identificada la unidad, el sistema le produce el reporte de cuántos formularios
han sido ingresados, indicando el subprograma presupuestario (con código y nombre)
así como el estatus de la línea.
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Nótese que esta opción da la facilidad de generar un archivo en PDF, el cual puede guardarse
en el escritorio y donde le convenga al Planificador.
Opción 13. Reporte de evaluación POA
El Planificador puede generar el reporte de las evaluaciones periódicas de POA. El sistema le
pregunta si quiere incluir en el reporte todas las líneas ingresadas, o sólo las que ya están
validadas.
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Nota: el título en la barra azul se cambiará a Reporte de evaluación cuatrimestral.
El sistema genera un PDF con el reporte correspondiente. El planificador decide si abre o
almacena dicho reporte.
Opción 14. Avance de ejecución POA
El Planificador puede visualizar el avance en la ejecución de POA. Verá fácilmente el cálculo
del indicador y el porcentaje de ejecución.
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Nota: Temporalmente aparece los títulos usados en años anteriores, pronto se modificarán
dichos textos para ajustarlos a las nuevas temporalidades que se usan en la programación
operativa.
Opción 15. Impresión POA
Esta función como su nombre lo indica, imprime la versión más actualizada de los formularios
que contiene la base de datos (Recuerde que la planificación es activa y pueden ingresar
formularios una vez se inicie el proceso de evaluación)
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Opción 16. Definición de Productos
El propósito de definir productos universitarios, es cumplir con lo establecido en el artículo 4 del
Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto vigente a la fecha. Esto constituye la primera
etapa de un proceso que llevará a establecer claramente las categorías, centros de costos,
dominio, resultados institucionales, productos, subproductos a incorporar al presupuesto
universitario, así como asociar cada producto a los centros de costo e identificar los insumos
requeridos, todo conforme a la tipología adecuada a la institucionalidad de la Universidad.
La Coordinadora General de Planificación espera contribuir significativamente a mejorar los
procesos de planificación y programación operativa como primera etapa del proceso de
elaboración del presupuesto universitario.
Para avanzar en el proceso de preparar a la Universidad de San Carlos de Guatemala para
trabajar por Gestión por Resultados, se ha iniciado el proceso de definición de productos. Es
importante contar con un catálogo de productos universitarios, definidos como el conjunto
estandarizado de bienes o servicios que la Universidad entrega a la población para su uso,
disfrute o consumo. Para construir el catálogo, el Planificador de la unidad debe ingresar la
información pertinente, conforme lo pide el formulario.
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Para agregar un nuevo producto al catálogo se debe llenar la información del siguiente
formulario en línea.
Por la particularidad de la educación pública universitaria, la explicación de lo que se entiende
por producto es conveniente y necesaria para estandarizar las definiciones aplicadas en la
identificación de cada producto y en la forma de agruparlos, clasificarlos.
Producto Universitario:
Tomando en cuenta lo antes expuesto, un producto universitario es un bien o un servicio
que la USAC ofrece y/o entrega a la sociedad guatemalteca, con el fin de cumplir con su
misión institucional, lograr las estrategias planteadas en el PE USAC 2022 y obtener los
resultados esperados y contemplados en su visión.
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Bienes:
Los productos universitarios agrupados como bienes, son productos tangibles, concretos, que
se ofrecen a la población para su atención, adquisición, uso o consumo.
Servicios:
Los productos universitarios agrupados como servicios constituyen el conjunto de producción
humana que satisface las necesidades de educación superior pública, que no consisten en
bienes materiales, los cuales derivan de la investigación, la docencia o la extensión.
Opción 17. Bitácora del sistema
Toda acción que se realiza en el sistema de POA queda registrada en la correspondiente
bitácora. Queda el récord de quién abrió sesión de trabajo, la hora a la que lo hizo, qué
operación realizó, etc.
El planificador puede observar lo actuado en el sistema tanto por los usuarios de la unidad
académica o administrativa (Bitácora POA) como por el planificador (Bitácora módulo Admin).
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La bitácora del POA reporta las acciones tomadas por los usuarios del POA, puede ordenarse
por acción, fecha, etc. dando un click sobre el título de la respectiva columna.
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2.7 ¿QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA = SUBPROGRAMA PRESUPUESTARIO?
Las personas responsables de elaborar programación operativa anual en las unidades
ejecutoras deben:
Recibir la capacitación (inducción) de parte del planificador de su unidad, para llevar a cabo su programación operativa conforme a los lineamientos de la CGP
Utilizar “nombre de usuario” y contraseña asignado por el planificador de su Unidad para ingresar directamente el POA en línea. Cada persona será responsable de su clave.
Previo a formular la programación operativa anual debe conocer el marco estratégico (parte I) de su Unidad, disponible en la página www.usac.edu.gt/poa
Seleccionar la línea que va a programar
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Llenar todas las casillas del formulario en línea
Grabar el formulario
Estar pendiente de las observaciones que le haga el encargado de planificación de su unidad (si fuera el caso)
Estar pendiente de las observaciones que le haga el Asesor Planificador de la CGP a cargo de asesorar a la Unidad a la cual pertenece (si fuera el caso)
Editar el formulario si necesita hacer cualquier modificación
6.1 COMO UTILIZAR EL MODULO POA (FORMULARIO PARTE II)
Para realizar la programación operativa anual de cada dependencia, debe usarse el formulario
en línea, el cual está disponible en la página https://poa.usac.edu.gt
Al ingresar a esta página es importante que el responsable de hacer la programación operativa
conozca los documentos disponibles en “Documentos a descargar”. Debe abrir cada uno de
los documentos: Política Ambiental Universitaria, Políticas de Atención a Personas con
Discapacidad, Reglamento del Sistema de Planificación, Instructivo para la elaboración de POA
2016 y 2017 y el Plan Estratégico USAC 2022.
También se ha puesto el vínculo para abrir los documentos de Leyes y Reglamentos de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
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Quien va a formular POA debe tener clave, la cual debe serle proporcionada por el Planificador
de la Unidad. El usuario tiene que llenar cada una de los recuadros que aparecen en blanco en
la pantalla anterior, cada una de ellas con barra de desplazamiento, a excepción de la clave
que debe escribirla.
El paso 1 es seleccionar el año:
2017 se va a elaborar POA 2017
2016 si va a evaluar POA 2016
Luego selecciona la Unidad, la dependencia y su nombre.
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Al ingresar le aparece una pantalla como la que sigue. Es importante verificar si está correcto
el año, el nombre del responsable y el nombre de la Unidad y Dependencia.
Las primeras acciones son para procesos de evaluación del POA 2016.
El segundo subtítulo (en color verde) es Formulación POA, luego está un cuadro para iniciar el
ingreso de líneas. A partir de este año aparecen 4 opciones en la barra de desplazamiento.
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En este momento el responsable de la programación debe tener claridad que tipo de línea va
a trabajar. Para apoyarse puede consultar en el blog de la coordinadora en el apartado POA
información que le puede ser útil.
Las llamada línea generales son las líneas estratégicas no vinculadas ni a la Política Ambiental
ni a la Política de Atención a Personas con Discapacidad.
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En el siguiente esquema se muestran todas las líneas estratégicas contenidas en el PE USAC
2022, con las cuales se ha venido trabajando en los últimos años. Aparecen en fondo blanco
las líneas no afectadas o vinculadas con las políticas mencionadas. Estas líneas generales se
trabajarán en la programación operativa 2017 como en años anteriores.
Las líneas vinculadas a la Política Ambiental aparecen en fondo verde y las vinculadas a las
políticas de atención a la discapacidad con fondo celeste. En azul oscuro aparecen 5 líneas que
están vinculadas con ambas políticas.
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Si el usuario va a programar trabajos o tareas rutinarias, elige esta opción y le aparecerá la
siguiente pantalla:
Con la barra de desplazamiento se sitúa sobre una de las 4 posibilidades de programación de
línea ordinaria (Docencia, Investigación, Extensión, Administración), y luego llena el
formulario.
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En cada formulario se programa sólo 1 objetivo al cual le puede asociar hasta 5 metas (en el
mismo formulario). Cada meta debe tener su correspondiente indicador, actividades, tiempo
y responsable.
Si lo que va a programar es una línea “general” = línea estratégica no vinculada con ninguna
de las dos nuevas políticas universitaria, ingresa seleccionando esta opción y le aparecerá una
pantalla para seleccionar la línea; al usar la barra de desplazamiento encontrará el listado de
todas las líneas del PE USAC 2022. Debe seleccionar la línea a trabajar (como general).
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Si lo que va a trabajar corresponde a la Política Ambiental Universitaria, selecciona “Línea de
Política Ambiental” y dar click en siguiente aparecerá el listado de objetivos de las subpolíticas
ambientales, con su correspondiente nomenclatura.
Una vez seleccionado el objetivo de una subpolítica ambiental, y dar click en siguiente
aparecerá:
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Note que en el encabezado de la página está el nombre de la Política a trabajar, luego
información general de la Política, Subpolítica. En el cuadro, para facilitar al usuario la lectura
de la Política aprobada por el CSU, se incluye la descripción del programa, ideas de proyecto.
En la casilla de Responsables se indica el nombre de las unidades ejecutoras a quienes
responsabilizó el CSU de la ejecución del programa.
El responsable de la programación debe seleccionar la línea estratégica vinculada a este
programa, para ello usa la barra de desplazamiento. El sistema le muestra la(s) línea(s) que
puede programar.
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A continuación debe llenar todas las casillas del formulario, al igual que para líneas generales
u ordinarias.
En forma análoga debe proceder si selecciona la programación de línea vinculada a la Política
de Atención a Personas con Discapacidad.
En todo caso, el formulario debe estar completamente lleno, si falta alguna casilla, el sistema
no graba (guarda) el formulario. Si por alguna razón se deja de trabajar por más de 15 minutos
en la programación, el sistema cierra automáticamente el formulario y no guarda su contenido.
Cuando el sistema guarda un formulario lo anota en la pantalla de inicio, en la parte superior,
en línea ingresada no validada. Esto le sirve al responsable de la programación operativa para
verificar si el formulario trabajado se grabó. Además puede situarse sobre el número de
formulario, en la casilla de la izquierda, para editar el formulario. La opción de edición trabaja
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como en un archivo Word. Puede quitar, agregar, cambiar, tomando en cuenta que el nuevo
texto sustituye al anterior.
Cuando el planificador valida un formulario, aparecerá un cuadro similar con la indicación que
ya fue validado. Esto sirve para que el responsable de la programación operativa verifique y
monitoree que el Planificador de su Unidad ha realizado las tareas como corresponde.
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II. MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
1. MISIÓN DE LA USAC4
En su carácter de única Universidad Estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y
desarrollar la educación superior del Estado y la educación estatal, así como la difusión de la
cultura en todas sus manifestaciones. También le corresponde promover por todos los medios
a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperar al estudio y
solución de los problemas nacionales.
Su fin fundamental es elevar el nivel espiritual de los habitantes de la República, conservando,
promoviendo y difundiendo la cultura y el saber científico. Como parte de su misión la
Universidad debe contribuir a la realización de la unión de Centro América y para tal fin
procurará el intercambio de académicos, estudiantes y todo cuanto tiendo a la vinculación
espiritual de los pueblos del istmo.
2 ESCENARIO FUTURIBLE DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA EN EL AÑO 2022 (aprobado por el Consejo Superior Universitario, Punto Cuarto, Acta No. 28-2003)
De conformidad con el Plan Estratégico para el año 2022, se visualiza un entorno mundial
caracterizado por la globalización en todos los órdenes de la vida, en el cual se tienen múltiples
tratados internacionales de diversa índole, incluidos los que van orientados al uso más
adecuado de los avances de la ciencia y la tecnología para potencializar el desarrollo de los
pueblos. Sin embargo se consolidan nuevas formas de dominación y dependencia entre
países, que posibilitan riesgos de descomposición social e inestabilidad política. Existe una
armonización legislativa entre países, condicionada por los intereses hegemónicos
transnacionales. El desarrollo científico y tecnológico presenta mayor complejidad del
4 Elaborado con base en el Artículo 82 de la Constitución Política de la República de Guatemala, los Artículos 2 y 3
de la Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala
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conocimiento, que acentúa la brecha tecnológica con los programas académicos que se
imparten tradicionalmente en la educación superior. El planeta presenta algunos factores
ambientales alterados en su sostenibilidad, con daños irreversibles.
Ante este contexto mundial, la ejecución del Plan Estratégico de Desarrollo Universitario,
apoya y se nutre del Plan de Desarrollo Nacional con gestión descentralizada y sus políticas
públicas, con procesos participativos y democráticos. La USAC está vinculada con los sectores
económico, social y político, lo que propicia mayor dinámica de participación universitaria en
la sociedad que contribuya efectivamente a elevar el nivel de vida del guatemalteco por
encima del mínimo vital. Contribuye a operativizar los acuerdos nacionales, regionales e
internacionales, en función de la solución de los problemas nacionales. Tiene una activa
participación en las instancias y organismos nacionales con propuestas científico-tecnológicas
viables y pertinentes para la solución de los problemas nacionales, regionales y mundiales.
La consolidación de la paz y los procesos participativos y democráticos de la sociedad
guatemalteca inciden directamente en la democracia universitaria, fortalecen la autonomía de
la USAC, y el cumplimiento de su misión y su visión.
La Universidad de San Carlos de Guatemala, realiza sistemáticamente análisis de la política,
regional y mundial; especialmente dedica esfuerzos al monitoreo y evaluación de leyes y
políticas públicas nacionales y a ejercer su capacidad de iniciativa de ley. Tiene una función
predominante en la promoción, gestión, y evaluación de los procesos del desarrollo integral
con enfoque de género, en el fortalecimiento de las instituciones políticas, en la defensa de los
derechos humanos y en la conservación del patrimonio natural, cultural y documental dentro
de un Estado pluricultural, plurilingüe y multiétnico. Está desconcentrada y descentralizada
en función de las necesidades del país. Se rige por principios éticos y democráticos, ejerce su
función ejecutiva en forma transparente, efectiva, con apego a las leyes y reglamentos
universitarios. Con base en estos principios, se administra a través de una estructura
sustentada en la independencia de funciones.
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El Sistema de Información Universitario maneja la información que se genera en todas las
unidades que integran la Universidad de San Carlos, así también maneja información
actualizada, confiable y oportuna sobre la educación superior a nivel nacional e internacional.
La administración financiera de la Universidad permite una programación de eficiencia de largo
plazo entre las asignaciones al funcionamiento y a la inversión, destinadas al cumplimiento de
sus funciones básicas de investigación, docencia y extensión.
La Universidad cuenta con una transformación curricular efectiva y permanente que hace
posible la flexibilidad en el diseño y rediseño curricular, que le permite tener amplia y diversa
oferta académica, acorde con la acreditación de la formación universitaria a nivel regional.
Participa activamente a nivel nacional en los procesos de la Reforma Educativa.
Basado en estudios profesiográficos, las unidades académicas cuentan con carreras técnicas
de pre-grado en las disciplinas que así lo requieran, con opción a completar el nivel de
licenciatura. Para toda la Universidad, se tiene un sistema integrado de programas de post-
grado a nivel de especialidad, maestría y doctorado en las áreas de la salud, social-humanística
y científico-tecnológica, con alta calidad académica, acorde con las necesidades de desarrollo
nacional y regional; estos programas incluyen la actualización continua de los egresados.
Los profesionales tienen demanda a nivel nacional, regional e internacional, por su alta calidad
académica, pertinencia, productividad y por su formación integral que incluye: a) compromiso
social, b) sólidos valores éticos y c) competitividad a nivel nacional e internacional. Las bases
con las cuales se ha logrado este nivel son: a) la adecuada infraestructura, b) la alta calificación
del personal académico, c) los recursos materiales, d) el sistema de ubicación y nivelación para
el ingreso del estudiante a la universidad, que permite el fomento, seguimiento,
fortalecimiento y mejor aprovechamiento de sus competencias físicas, emocionales y
vocacionales durante el proceso de formación profesional, e) el sistema de evaluación y
promoción del rendimiento estudiantil, y f) evaluación y promoción del personal académico.
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El personal académico es altamente calificado y reconocido por su formación científica,
tecnológica y humanística, así como por su capacidad de transmitir conocimientos, que ha
adquirido y fortalecido en un ambiente democrático, participativo, de creatividad, iniciativa,
que redunda en la superación profesional, lo cual se refleja en su nivel de remuneración. Este
personal académico, realiza investigación pertinente en alianza con los usuarios de los
resultados, facilita la transferencia de tecnología, aprovecha los conocimientos populares para
incorporarlos al desarrollo nacional y es vanguardista en la implementación de tecnología
apropiada y propicia para las necesidades del país y la región.
El personal administrativo se desempeña con alta efectividad, en apoyo a las funciones básicas
de investigación, docencia y extensión.
En la Universidad se cuenta con un sólido programa de intercambio con las universidades de
la región y del resto del mundo, para la superación de todo su personal.
III. FORMULACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
La Coordinadora General de Planificación conduce la elaboración del POA de la USAC, para lo
cual proporciona a las Coordinadoras de Planificación (o a quien haga sus veces), los
lineamientos para llevar a cabo la formulación del programa operativo anual, los cuales son de
carácter obligatorio para todas las unidades ejecutoras de la Universidad.
Al igual que en los años anteriores, el POA se trabajará en línea, ingresando al sitio web
https://poa.usac.edu.gt . Este año, al igual que los años anteriores, habrá dos ingresos a la
base. El primero se refiere a la administración del POA por parte del Planificador de cada
unidad ejecutora y el segundo es el módulo del usuario operativo.
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1. PLAN OPERATIVO ANUAL
PRIMERA PARTE: “MARCO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA”
Para el desarrollo de esta parte, las unidades académicas y administrativas deberán incluir un
análisis de tendencias, problemas y desafíos que inciden en el quehacer de la Unidad Ejecutora,
el cual está contenido en su Plan Estratégico de largo y mediano plazo.
Complementariamente, deberá contener una descripción de las políticas, estrategias,
objetivos y metas que se implementarán durante el año 2016, los que deberán responder a la
Misión y Visión de las Unidades Ejecutoras, y a las líneas estratégicas aprobadas por el Consejo
Superior Universitario.
El contenido de la Parte I “Marco estratégico” de la unidad académica o administrativa debe
contener lo siguiente:
1. INTRODUCCIÓN 2. MISIÓN DE LA UNIDAD
3. VISIÓN DE LA UNIDAD 4. Tendencias, problemas y desafíos de la Unidad
5. POLÍTICAS DE LA UNIDAD (PARA EL AÑO 2017 O PARA MEDIANO PLAZO)
6. Estrategias de la Unidad (para el año 2017 o para mediano plazo)
7. OBJETIVOS GENERALES DE LA UNIDAD (PARA EL AÑO 2016)
8. Metas de la Unidad (para el año 2017)
La primera parte será ingresada en cada unidad ejecutora por el encargado, coordinador o
jefe de la Planificación. El sistema no permitirá ingresar la segunda parte si no está completa
la información de la primera parte. Esta primera parte es el referente que da sustento al
desarrollo de las actividades que se programen en el Plan Operativo Anual 2017.
En la versión de salida “impresión” de POA 2017, el sistema incluirá después de la introducción
el marco legal para la programación operativa de la Universidad.
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SEGUNDA PARTE: “PROGRAMACIÓN OPERATIVA 2017”
Esta parte contiene los aspectos específicos del Plan.
2. Información específica del Plan Operativo Anual 2017
2.1. Objetivos: son los enunciados que contienen los propósitos con los cuales se realizan las actividades; específica y concretamente en función de alcanzar el escenario futurible. Éstos deben ser claros, precisos y factibles de cumplirse.
2.2. Metas Son los resultados esperados. Se trata de magnitudes verificables, que se pretenden alcanzar en el tiempo, ya sea como medición de las acciones que se desarrollaran o como de los productos a alcanzar. La meta debe expresar los impactos esperados en términos de calidad, cantidad y tiempo y constituyen los puntos de referencia que determinan el avance del logro y cumplimiento de compromisos en coherencia directa con los objetivos del POA y con los lineamientos del Plan Estratégico.
2.3. Indicadores de medición: Identifica la forma en que se medirá el cumplimiento de las metas. La dimensional con la que se formula el indicador debe ser la misma con la que se establece la meta. El indicador podrá ser de efecto o de impacto, el primero verifica que las actividades fueron realizadas en el tiempo previsto; el segundo verifica que el impacto deseado se logre.
2.4. Actividades: Son las acciones o tareas que se llevarán a cabo para generar los resultados planteados en los objetivos y lograr los productos finales que concretan o hacen realidad en el tiempo las metas propuestas.
2.5. Ejecución Cuatrimestral: Se refiere a la distribución de la ejecución de las actividades planificadas en el tiempo. Para este fin se debe consignar el cuatrimestre o cuatrimestres en los cuales se espera ejecutar cada actividad, seleccionándolos con la barra de desplazamiento.
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El formulario electrónico exigirá el llenado de todas y cada una de las casillas, pues de otra
manera, si existieran campos sin información, el formulario no podrá ser ingresado al sistema.
IV. ENTREGA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
1. El plan operativo se trabajará únicamente en formatos electrónicos. El POA USAC 2017 es el documento que consolida el plan operativo de toda la Universidad y es realizado por la Coordinadora General de Planificación, para ser presentado para su discusión y aprobación al CSU.
2. La CGP tomará en cuenta para la consolidación del POA USAC 2017 solamente los formularios validados por el responsable de planificación de las unidades ejecutoras y validados por el Asesor Planificador de la CGP designado.
3. Los formatos para el POA 2017 (Parte I y Parte II) deberá ser ingresados a la red USAC y estar validados a más tardar el 29 de junio de 2016.
4. La CGP entregará a la Dirección General Financiera, a más tardar el 29 d abril de 2015 el POA USAC 2016, para que dicha Dirección y el Rector envíen el documento impreso y en versión digital a SEGEPLAN, como lo manda el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, en su artículo
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