MEDIOS DE PAGO

INSTRUCTIVO ACCESS:FORMULARIO PRIORITY PASS

Febrero 2014

Introduccin

Este Instructivo tiene por objetivo establecer el procedimiento que se debe realizar al momento de utilizar el formulario de Access, ya sea para ingresar una nueva base de datos (Excel), as como tambin, indicaciones respecto a cmo actualizar las bases de datos existentes y cmo realizar consultas.

Para llevar a cabo esto se realizar una explicacin paso a paso respecto al cmo importar tablas de datos al Access, actualizar las consultas y realizar el procedimiento de consulta en el Formulario.

Para una mejor comprensin, este instructivo se divide en 8 secciones, las cuales explican el procedimiento detallado de cada etapa. Estas secciones son:

Indicaciones previas.a. Revisar tablas Excel Informe Priority Passb. Revisar y arreglar Excel Rutero Actualizado (N PP+PAN)Mostrar Tablas y OcultarImportar tablas Excel a Access.Anexar rutero actualizado al existenteAnexar Mes Reporte a Informe Priority Pass.Actualizar Mes Reporte.Actualizar Mes de Imputacin.Actualizar Reporte ms PAN.Realizar consultas en Formulario.Exportar Formulario a PDF.

1. Indicaciones Previas

a) Revisar tablas Excel Informe Priority Pass

Como indicacin previa es importante mencionar que la tabla de Excel que se debe importar es el Reporte de ingresos de clientes a Salones VIP. (Informe mensual).Antes de ingresar las tablas al Access, se recomienda revisar la tabla de Excel que se desea importar y ver la cantidad de datos que sta tiene, para que una vez realizada la importacin, verificar que la informacin este correcta (con todos los datos). Un consejo es cortar/copiar toda la informacin del Informe de Excel (slo las celdas con datos) y pegarlas en una nueva hoja, con el objetivo de prevenir futuros errores (generalmente errores que se relacionan con que Access cuenta una mayor cantidad de datos, incluyendo las celdas vacas).

Entonces, una vez seleccionados los datos, estos se deben pegar en una nueva hoja (Sheet).

Para ver la cantidad de datos, se debe seleccionar una columna y ver Recuento el cual representa la cantidad de filas[footnoteRef:1]. Es importante notar que este recuento presenta un dato ms si se selecciona la fila de encabezado. [1: Se recomienda anotar este nmero. ]

b) Revisar y arreglar Excel Rutero Actualizado (N PP+PAN)

Este punto es sumamente importante, ya que permite actualizar el rutero (tabla que informa el N Priority Pass asociado al PAN correspondiente) existente en el ACCESS, y as impedir que se produzcan errores como no encontrar un registro de acceso de un cliente a un saln. Para lograr esto es necesario:

1. Tener la base de Rutero actualizada al momento de la nueva imputacin.2. Tener la base de imputacin.

Luego de tener ambas tablas, se debe buscar los datos existentes de la base de imputacin en la base de rutero actualizada. Para lograr esto es necesario utilizar la funcin BUSCARV o CONSULTAV (segn corresponda) y buscar el N PP (NRO_PRIPROTYPASS) del rutero en la base de e imputacin, esto es:

=BUSCARV(D2;Imputacion!$A$2:$D$3532;1;FALSO), donde D2 es el N de PP (de la base rutero actualizada) que es buscado en la matriz de imputacin (Imputacion!$A$2:$D$3532), arrojndonos en este caso el N de PP de la base de Imputacin (esto es para ver rpidamente que es el mismo).

Luego de lo anterior se tendr una base que muestra ms o menos lo siguiente:

Donde el registro N/A son los valores que no aplican (NO estn en la base de Imputacin).

Esto nos permite determinar cules de los registros de Priority Pass estn en la nueva base y cules no (los que no se encuentran en la base de rutero actualizada estarn en la antigua base, la cual ya est cargada en el ACCESS). En este punto se buscan todos los datos (y no slo lo que faltan o que no estn en la base de rutero antigua), porque algunos datos presentan un nuevo PAN, por lo que verificar toda esta informacin sera algo muy tedioso (y como ya se prob el formulario PAN no arroja duplicados).

Luego de encontrar los datos existentes en ambas tablas, se debe seleccionar slo los datos del rutero actualizado que arrojan relacin con la base de imputacin y copiar en una nueva tabla. Para realizar esto se recomienda filtrar la columna creada (N de PP) y deseleccionar N/A. Esto nos mostrar slo las celdas con informacin.

Una vez pegada la informacin en una nueva tabla, se recomienda contar los registros de la base, para as verificar sta cuando se anexe al rutero existente en el Access, en los pasos posteriores.

1. Mostrar Tablas y ocultar

Luego de abrir Access se mostrar la siguiente pantalla, donde slo se muestra el Formulario PAN.

Para mostrar las tablas es necesario ir a la esquina superior izquierda del Access y luego en Opciones de Access,

Una vez realizado lo anterior se debe ir a Base de datos actual, dar clic en Opciones de Exploracin y por ltimo una vez abierta la ventana habilitar la opcin Mostrar Objetos Ocultos, luego aceptar hasta volver a la pantalla principal.

Se mostrarn todas las tablas existentes pero de un color ms claro.

Para volver a ocultar las tablas (lo cual se recomienda luego de realizado todo el procedimiento de actualizacin) se debe proceder de igual forma, pero en el ltimo paso (en Opciones de Exploracin) se debe deshabilitar Mostrar objetos ocultos.1. Importar tablas Excel a Access

Ahora bien, para ingresar una base de datos Excel al programa Access, lo primero que se debe realizar es abrir el Access Formulario Priority Pass y luego ingresar a la opcin Datos Externos y dar clic en Excel.

Luego de lo anterior, se abrir el siguiente cuadro, donde se debe buscar e ingresar el Excel. Para realizar lo anterior, se debe ir a Examinar y buscar la base de datos que se desea ingresar y luego dar clic a Aceptar.

Despus de lo anterior, aparecer un Asistente para importacin de hojas de clculo. En este cuadro se debe verificar que la hoja del Excel mostrada Sheet es la correcta[footnoteRef:2], luego de esto dar clic en Siguiente. [2: Si no es la correcta, revisar las otras opciones mostradas.]

Al dar clic en Siguiente, aparecer el siguiente cuadro donde se debe verificar si la primera fila de la tabla contiene los encabezados de la columna (opcin que marca por default Access), luego de esto dar clic en Siguiente.

En el nuevo cuadro se debe dar clic nuevamente en Siguiente.

En el cuadro posterior se debe marcar la opcin Sin clave principal y dar clic en Siguiente.

En el ltimo cuadro se debe dar nombre a la tabla, donde se recomienda mantener el mismo formato que las anteriores, por ejemplo Informe MES[footnoteRef:3] AO en el caso de los informes. [3: La letra mayscula indica que se debe cambiar el nombre al correspondiente.]

Y por ltimo cerrar el Asistente (no es necesario marcar la opcin guardar pasos de importacin).

Anexar rutero actualizado al existente

Una vez importada la tabla de Rutero Actualiza se debe anexar a la base de rutero existente. Para esto es necesario ir a la consulta Anexar rutero actualizado, botn derecho sobre la consulta y dar clic a Vista Diseo.

Luego se debe arrastrar la base cargada del rutero actualizado, hacia la consulta previamente abierta.

Una vez realizado lo anterior se debe seleccionar toda la tabla (se recomienda control + E) y arrastrar a la primera celda de la tabla inferior.

Por ultimo ejecutar. Al realizar este paso aparece un mensaje el cual indica: Va a anexar XXXX filas (se debe dar clic en s, si corresponde a la cantidad de datos previamente calculados). Luego cerrar y guardar los cambios.

Esta informacin se ver reflejada una vez que se actualice Reporte ms Pan.

Anexar Mes Reporte al Informe Priority Pass

El objetivo del Anexo Mes Reporte es que la nueva informacin incorporada respecto al Informe Mensual se incorpore a la tabla Informe Priority Pass, donde se registra hasta el momento toda la informacin respecto a los ingresos a los Salones VIP.

Para anexar el Informe Mensual (Excel) previamente incorporado al Access es necesario ir al objeto Consultas, especficamente en la consulta Anexa mes reporte, luego dar clic botn derecho del mouse y seleccionar Vista Diseo.

Una vez realizado esto, se debe dar clic en el Informe en cuestin y arrastrar hacia al lado de la tabla existente.

Ya incorporada la nueva tabla, se debe posicionar el mouse sobre el cuadro y seleccionar todo los campos (se recomienda presionar Control + E), luego de seleccionados todos los campos de la nueva tabla se deben arrastrar hacia el cuadro inferior. Especficamente se debe arrastrar a la primera celda del cuadro (primera fila de campo). Luego de esto se podr notar que slo cambia el nombre de tabla (en el cuadro) al nombre del nuevo informe mensual incorporado.

Posteriormente, se debe eliminar la tabla que estaba previamente. Esto se realiza dando clic derecho del mouse en la tabla existente y seleccionado Quitar Tabla.

Una vez eliminada la antigua tabla se debe dar clic en Ejecutar.

Despus de ejecutar aparecer el siguiente mensaje Va a anexar: XXX Filas. En este punto se debe determinar si la cantidad de filas agregadas corresponde a la cantidad de filas de la tabla (que previamente se determin al revisar Excel), si es as, dar clic en Si, sino volver al paso previo importacin.

Actualizar Mes Reporte

Al actualizar el Mes Reporte se incorpora el dato del mes dentro de la tabla Informe Priority Pass con lo cual se puede identificar en que mes lleg dicho reporte. Ahora bien, para actualizar mes reporte de debe ir a la consulta Actualiza mes Reporte y dar clic al botn derecho del mouse y seleccionar Vista Diseo.

Luego en la tabla inferior donde dice Actualizar a se debe borrar lo existente e ingresar el nuevo mes del reporte.

Luego de cambiar el nombre del mes, se debe dar clic en Ejecutar.

Al Instante aparecer el siguiente mensaje: Va a actualizar XX Filas: es importante notar que este dato es igual a los anteriores, lo cual corrobora que est bien. Si esto no es as por favor verificar importacin de la tabla

Entonces, si abre la tabla Informe Priority Pass, en la columna Mes Reporte se habr actualizado al mes indicado los nuevos datos aadidos.

Actualizar Mes Imputacin

Para actualizar el mes de imputacin se debe proceder de igual forma que en actualizar mes de reporte. Ir a la consulta Actualiza mes de Imputacin, luego dar clic al botn derecho de mouse y seleccionar Vista Diseo.

Una vez realizado esto se debe cambiar el nombre de la celda Actualizar a donde se debe indicar la nueva fecha de imputacin. Luego ejecutar.

Actualiza Reporte ms PAN

La tabla Reporte ms PAN contiene toda la informacin cargada en la tabla, es el consolidado donde el formulario busca la informacin que arroja en las consultas. Para actualizar este, se debe ir a la consulta, presionar botn derecho del mouse y seleccionar Vista Diseo, luego ejecutar.

Luego de este paso, se han actualizado los datos de la tabla Reporte + Pan, tanto en nuevos registros de Priority Pass (Informe Mes XX), informacin respecto al Mes de reporte, informacin nueva sobre el rutero y del Mes de Imputacin. Esto es fundamental para mantener la informacin necesaria para el formulario y que se puedan realizar las consultas.

Luego de haber realizado todo lo anterior se recomienda ocultar las tablas (como se explica en el punto 2). Adems es importante mencionar que las nuevas tablas no se ocultarn, por lo que es necesario ocultarlas una a una (en el hecho de que se importen ms de una). Para realizar esto slo se debe dar clic sobre la nueva tabla (Informe) con el botn derecho del mouse y escoger la opcin ocultar en este grupo.

Realizar consultas en Formulario

Para realizar las consultas en el formulario, primero es necesario seleccionar el Formulario PAN. Luego se procede a ingresar el cdigo en el buscador y presionar la tecla ENTER.

Formulario PAN

Luego de ingresar los datos se desplegar la informacin correspondiente, donde:

Fecha: fecha de Ingreso a Salones VIP TIT: Ingresos del titular INV: Invitado adicional del titular Total: total de ingresos en la fecha sealada Imputacin: Fecha de Imputacin Costo US$: Costo total en dlares (incluido titular y adicionales)

10.Exportar Formulario a PDF[footnoteRef:4] [4: En las versiones ms antiguas de Access 2010 no se puede realizar este proceso.]

Para exportar el Formulario a PDF se debe ir a Datos Externos y seleccionar PDF o XPS.

Luego identificar el nombre del PDF con informacin del cliente (ya sea RUT, ID Priority Pass, PAN, etc.). El PDF se abrir instantneamente luego de presionar Publicar y quedar guardado donde se indique.