instrucciones para la formulaciÓn del plan anual de trabajo del oaa
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Archivo Regional de Lima
INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL OAA
¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO
DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS (OAA)?
Es un instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollar en un período determinado, en relación a los objetivos y metas previstas de la entidad y los del
Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos .
¿QUÉ ES EL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS O ARCHIVO CENTRAL?
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos
e intervenir en la transferencia y eliminación de Nivel Central documentos en coordinación con el Archivo Regional de Lima.
Directiva N°003-2008-AGN-DNDAAI “Normas para la formulación y aprobación
del Plan Anual de trabajo de los OAA” (Resolución Jefatural N°346-2008-AGN-J)
¿Cuál es el OBJETIVO de la Directiva ?
Establecer las pautas y procedimientos para la formulación, aprobación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Trabajo del
Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.
¿Cuál es el FIN de la Directiva?
Contar con un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las
entidades de la Administración Pública. Unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y
evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.
ALCANCE: ¿Quiénes tienen que aplicar esta Directiva?
La presente directiva es de cumplimiento obligatorio parta todas las entidades de la Administración Pública comprendidas en el Artículo I,
Título Preliminar, de la Ley N°27444.
Artículo I.- Ámbito de aplicación de la ley. La presente Ley será de aplicación para todas las entidades de la
Administración Pública. Para los fines de la presente Ley, se entenderá por “entidad” o “entidades” de la Administración Pública:
1. El Poder Ejecutivo, incluyendo Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados; 2. El Poder Legislativo; 3. El Poder Judicial; 4. Los Gobiernos
Regionales; 5. Los Gobiernos Locales; 6. Los Organismos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía; 7. Las demás
entidades y organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y, por tanto se consideran sujetas a las normas comunes de derecho público, salvo mandato expreso de ley que las refiera a otro régimen; y 8. Las personas jurídicas bajo el régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa, en
virtud de concesión, delegación o autorización del Estado, conforme a la normativa de la materia.
LEY Nº 27444 - LEY DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL
25 Gobiernos
Regionales 196 Provincias 1854 Distritos
18 Ministerios
Organismos Públicos Ejecutores
Organismos Públicos Especializados: Reguladores y Técnicos
Programas
Universidades Públicas
10 Organismos Constitucionales
Autónomos
Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado FONAFE
ETAPA DE FORMULACIÓN DEL PLAN
El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos para su formulación, tendrá en consideración los lineamientos de política institucional, debiendo formar parte del Plan Operativo Institucional (Situación ideal) en cada entidad sectorial y nacional, manteniendo coherencia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos. (Véase Ley Nº 25323).
Dicho documento deberá ser formulado anualmente por el responsable del Órgano de Administración de Archivos en coordinación con la unidad orgánica de Planificación de la entidad.
El responsable del OAA de nivel central, coordinará la elaboración de su Plan Anual de Trabajo con los Archivos de Gestión, Periféricos (si los hubiera) y los de nivel desconcentrado de la entidad (si los hubiera).
ETAPA DE APROBACIÓN DEL PLAN
ETAPA DE EVALUACIÓN DEL PLAN
El Plan de Anual de Trabajo del OAA deberá ser aprobado por Resolución de la más alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad, según sea el caso, y será remitido al Archivo
Regional de Lima en el mes de febrero de cada año.
La entidad respectiva remitirá al Archivo Regional de Lima, el Informe de Evaluación Anual de sus actividades comprendidas en
el Plan Anual de Trabajo de Archivos del Órgano de Administración de Archivos hasta la primera quincena de enero del año siguiente.
I. ALCANCE II. OBJETIVOS GENERALES III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL 2.1 Organización 2.2 Normatividad 2.3 Personal 2.4 Local y equipos 2.5 Fondos documentales 2.7 Procesos Técnicos Archivísticos VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES VII. PRESUPUESTO
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL ............................................ (Nombre de la entidad)
ESTRUCTURA DE PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECIFICO
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
OBJETIVO ESPECIFICO
Actividad 4
Actividad 5
1° DIAGNÓSTICO (Realidad
archivística)
2° PLANIFICACIÓN DE OBJETIVOS Y
ACTIVIDADES
¿Cómo desarrollar los objetivos y las actividades?
I. ALCANCE II. OBJETIVOS GENERALES III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL 2.1 Organización 2.2 Normatividad 2.3 Personal 2.4 Local y equipos 2.5 Fondos documentales 2.7 Procesos Técnicos Archivísticos
• Organización de Documentos • Descripción Documental • Selección Documental (transferencia y eliminación) • Conservación Documental • Servicios archivísticos
VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES VII. PRESUPUESTO
Diagnóstico
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS DEL .......................... (Nombre de la entidad)
Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA ¿Existe Archivo Central en la Institución con el rango de Unidad Orgánica?, ¿Cuenta con funciones establecidas en el ROF.
Señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional (archivos de gestión, periféricos), ¿El Archivo Central, los Archivos de Gestión y los Archivos Periféricos funcionan orgánicamente?
Precisar organización, línea de dependencia o ubicación administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc. Archivo Central: ¿De quién depende orgánicamente, económicamente, normativamente?
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.1 Organización
La estructuración o fortalecimiento del Órgano de Administración de Archivos deberá establecerse como actividad prioritaria.
Señalar la situación actual de los Archivos (Gestión y Periféricos) y del OAA (Archivo Central) de la entidad en los siguientes aspectos:
Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por la entidad (adjuntar ejemplar).
La institución cuenta con: 1. Cuadro de Clasificación de Documentos del Archivo Central 2. Programa de Control de Documentos (PCD). 3. Norma sobre procedimiento de Servicios Archivísticos. 4. Manual de uso y manejo de documentos. 5. Plan de prevención y recuperación de siniestros por incendio
en archivos. 6. Plan de prevención y recuperación de siniestros por
inundación en archivos.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.2 Normatividad
De no contar con normatividad interna deberá programar su formulación. El Programa de Control de Documentos (PCD) debe
considerarse como actividad prioritaria.
Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de capacitación del personal del OAA. ¿Cuántas personas laboran en el Archivo Central y
Periféricos?, además hay que considera si en los Archivos de Gestión hay personal destinado a dichos archivos.
¿Cuál es la condición laboral del personal de archivo?: D.L. 276, D.L. 728, D.L. 1057 (CAS), terceros, entre otros. Cargo que ocupa cada persona. Nivel de capacitación en Archivística de cada uno de los
trabajadores.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.3 Personal
Se presenta en un cuadro. Se puede precisar como actividad el desarrollo de charlas o talleres
de capacitación en materia archivística de acuerdo a las necesidades del personal.
Indicar las características del local o locales del OAA y de los archivos periféricos: Condición del inmueble (propio, cedido, alquilado, en uso, etc.), número de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.
Tipos, características y estado de los equipos y mobiliario que se
posee el archivo: Estanterías, armarios, gaveteros, mesas de trabajo, fotocopiadoras, equipos de digitalización, scaners, equipos de seguridad, equipos de control ambiental, equipos de video vigilancia, sistema contra incendios, etc.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.4 Local y equipos
Se puede programar como actividad el mejoramiento del local, así como la adquisición o mantenimiento de los equipos.
Señalar las principales series documentales, indicando sus correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales (m.l.).
Los archivos que conserven documentos cartográficos y/o audiovisuales, indicarán la cantidad total de unidades y sus fechas extremas.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.5 Fondo documental
La información se presenta en un cuadro.
La organización de documentos es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad con el
fin de facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información.
¿El archivo cuenta con el Cuadro de Clasificación de
Documentos (Guía de Organización de Documentos)?
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.6 Procesos Técnicos Archivísticos: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Se puede programar como actividad la elaboración del Cuadro de Clasificación de Documentos, así como las acciones de clasificar,
ordenar y signar los documentos de cada entidad .
La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.
Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Los auxiliares o instrumentos descriptivos básicos: Inventario de Transferencia de Documentos, Inventario de Eliminación de Documentos, Inventario General de Fondos Documentales (analíticos y
esquemáticos).
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.6 Procesos Técnicos Archivísticos: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Se puede programar como actividad la elaboración de Inventarios esquemáticos, Índices onomásticos y cronológicos, así como
Catálogos de los fondos y secciones los documentos.
La selección es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad
para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad.
Garantiza la conservación de los documentos de valor permanente, y permite la eliminación periódica de los documentos innecesarios.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.6 Procesos Técnicos Archivísticos: SELECCIÓN DOCUMENTAL
La Comisión Evaluadora de Documentos de la entidad, formulará y actualizará el Programa de Control de Documentos.
Esta es una actividad de carácter prioritario.
Archivo Regional
La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración. El OAA contará con los locales apropiados, equipos, mobiliario y
materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos.
El OAA formulará normas específicas sobre disposición de ambientes, sistemas de protección, equipos y materiales de archivos de conformidad con las directivas que emita el AGN.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.6 Procesos Técnicos Archivísticos: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Se puede programar como actividad la mejora de la calidad de conservación de los documentos, así como la formulación de
Directivas de Manejo y Uso de documentos, Plan de Prevención de Siniestros por Incendio en Archivos y Plan de Prevención y
Recuperación de Siniestros por Inundación en Archivos.
El Servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con
fines de información. Los costo de estos servicios deberán estar considerados el TUPA de la institución.
Es responsabilidad del OAA elaborar y actualizar la “Norma sobre Procedimiento de Servicios Archivísticos”, norma que regirá la prestación de los servicios archivísticos de la entidad.
I. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
2.6 Procesos Técnicos Archivísticos: SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
NORMATIVIDAD RELACIONADA: Reglamento de la Ley N° 25323 “Sistema Nacional de Archivos” y Capitulo IX “De la accesibilidad a la información”, Artículos 34° al 38°.
Ley Nº 27806 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”
I. ALCANCE II. OBJETIVOS GENERALES III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL 2.1 Organización 2.2 Normatividad 2.3 Personal 2.4 Local y equipos 2.5 Fondos documentales 2.7 Procesos Técnicos Archivísticos
• Organización de Documentos • Descripción Documental • Selección Documental (transferencia y eliminación) • Conservación Documental • Servicios archivísticos
VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES VII. PRESUPUESTO
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS DEL .......................... (Nombre de la entidad)
Concluido el diagnóstico estamos
en condiciones de desarrollar los
objetivos y actividades
I. ALCANCE: Ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central).
II. OBJETIVOS GENERALES: Aquí se señala los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año.
III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Es aquí dónde se define la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizarán, así como qué logros y resultados se espera alcanzar.
IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL: Especificar el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional contenidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) que normarán el quehacer archivístico dentro de la entidad.
V. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL (según se detalló) VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES (Ver siguiente diapositiva)
VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES (Formato A)
VII. PRESUPUESTO: Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el monto asignado. El requerimiento debe ser solicitado y coordinado con la Unidad Orgánica de Presupuesto de cada entidad, y una vez aprobado, dicha información deberá ser incorporada dentro del Plan Anual.
Archivo Regional de Lima Esq. del Pje. Eusebio Arróniz y C. Colón (frente a Plaza del
Sol, puerta de ingreso a bancos), Huacho. Teléfono: 232 2623
Email: [email protected] Elaborado por: Luis Alberto Rosado Loarte