Instituto Tecnológico de la Construcción A.C.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

T E S I S P R O F E S I O N A L

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:

I N G E N I E R O C O N S T R U C T O R

P R E S E N T A t

N O E L I B A R R A C O R R E A

LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE CONSTRUCCIÓN

CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFiCIAL SEGÚN ACUERDO SEP 84330 DE FECHA 27 DE NOVIEMBRE DE 19?4

MEXICO. D. & MAYO DE 1996

B I B L I O T E C A In»titm« Tecnológico de 1* Contracción

ESTA TESIS IA DEDICO... A: l MADRE

POR EL AMOR Y ADMIRACIÓN QUE LE TOJO.

k m HERMANA EVANGELINA

PORQUE ME HAS GUIADO Y CON TU CARINO Y CONFIANZA ME HAS DADO

IA OPORTUNIDAD DE RECIBIR GRANDES SATISFACCIONES QUE COMPARTO

CONTIGO

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS EN LA EMPRESA

CONSTRUCTORA

ÍNDICE

INCISO PAG.

A.- JUSTIFICACIÓN

B.- OBJETIVOS

C- METODOLOGÍA EMPLEADA

7

8

9

CAPITULO PAG

DEFINICIÓN

Panorama de la Administración dentro de una empresa constructora, 10.

10

II.- PRINCIPALES COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIÓN 12

Componentes del proceso administrativo y sus funciones principales, 15. Etapas para todo sistema de administración, 16. Mecánica y Dinámica administrativa,17. Importancia de la administración al iniciar una empresa, 21. idea de la empresa, 22. La comunicación como parte fundamental de la organización, 26. Componentes de la comunicación, 27. Comunicación efectiva, 28. Barreras de la comunicación, 30.

CAPITULO PAG

III.- ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS 34

Principios de los objetivos, 36. Reglas para fijar objetivos, 38. Marco lógico de Administración por Objetivos, 39.Diagrama del marco lógico en una empresa constructora, 47.

IV.- CONCLUSIONES 48

V.- BIBLIOGRAFÍA 49

A.-JUSTIFICACIÓN.

El desconocer las técnicas de la administración orillan a muchas

empresas constructoras a un desequilibrio y a problemas de coordinación, que

tarde o temprano conducen a éstas a la bancarrota. Actualmente cada ano se

crean cientos de empresas constructoras, y desafortunadamente anualmente

desaparecen también cientos de empresas constructoras en un número muy

aproximado.

Debido a lo anterior, este trabajo responde a la necesidad de establecer

que una administración eficaz permitirá a la empresa constructora la posibilidad

de obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las

personas, cosas y en general todos los sistemas que la forman. Además nos

permitirá adentrarnos a los conceptos más importantes que forman la

administración, asi como al enfoque principal de la administración por objetivos

en la empresa constructora.

B.-OBJETIVOS

La función principal de un empresario constructor es generar en su empresa

un ambiente perdurable de estabilidad y superación, para lo cuál es necesario que

la empresa produzca beneficios, dentro de ios cuales uno de los mas importantes

es el económico: sin embargo, su trabajo y esfuerzos se ven afectados fuertemente

si desconoce las técnicas de administración, como lo es La administración por

objetivos.

Desde la prehistoria, el hombre se agrupa para realizar metas comunes.

Desde la construcción en las ciudades antiguas, hasta los países mas

desarrollados, todos necesitaron organizarse para alcanzar sus objetivos. Una

parte fundamental de esta organización fue la administración.

Por lo anterior se considera de vital importancia para la empresa

constructora, que se cuente con los conocimientos de administración necesarios

para que la producción y en general todo el funcionamiento de dicha empresa

constructora se vea beneficiado por una buena coordinación, lo que permitirá al

empresario constructor lograr los objetivos propuestos.

C.- METODOLOGÍA EMPLEADA.

El desarrollo del presente trabajo se realizó en base a investigación

bibliográfica en las materias de Administración de Empresas Constructoras, asi

como en el tema de Administración por Objetivos; sin embargo cabe mencionar

que la principal fuente de apoyo y conocimientos plasmados en este trabajo

fueron obtenidos de las cátedras impartidas por los Ingenieros Arturo Flores

Aldape y Raúl Ibarra Ruiz, ambos profesores del Instituto Tecnológico de la

Construcción, quienes conocen perfectamente el tema, no sólo por su formación

académica, sino también por su amplia experiencia en la Industria de la

Construcción.

B I B L I O T E C A hxatitabo Tocnalófiéo de 1» Co*atracüóm

CAPITULO I.- DEFINICIÓN.

En términos generales la administración se considera como La

integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización,

dirección y control, para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y

en el menor tiempo posible.

Mas particularmente debemos considerar que la administración siempre

deberá ser una herramienta o un complemento a la empresa constructora, la

cual siempre estará bajo el mando de una dirección, ya que la administración no

es para manejar o dirigir, sino para auxiliar totalmente a ia coordinación de dicha

empresa.

En otras palabras, la administración es la técnica que busca obtener

resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas,

cosas y sistemas que forman una empresa.

PANORAMA OE LA ADMINISTRACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECCIÓN

I ADMINISTRACIÓN

MATERIALES

SISTEMAS COORDINACIÓN-T

REC. HUMANOS

CAPITAL

12

CAPITULO II.- PRINCIPALES COMPONENTES DE LA ADMINISTRACIÓN.

Una buena base para poder entender perfectamente la administración por

objetivos, es entender claramente lo que es la administración y cómo se forma, por

lo que a continuación revisaremos detenidamente los principales componentes de

la administración.

La administración se divide primeramente en cuatro grandes partes que

son:

• PLANEACION

• ORGANIZACIÓN

• DIRECCIÓN

• CONTROL

estos cuatro conceptos están Intimamente ligados a la ejecución de la obra, que se

considera únicamente como el desarrollo de actividades, pero que se ve afectada si

cualquiera de estos componentes falla.

Planeación: - Es el proceso mediante el cual se decide anticipadamente

que es lo que se va a hacer y como se va a hacer.

- Es un proceso continuo para tomar en el presente

decisiones en forma ordenada y con el mejor conocimiento posible del futuro,

organizando sistemáticamente los esfuerzos para complementar las decisiones

atrave£de una realimentación de información organizada. 13

- Es la realización de aquellas actividades que permitan desarrollar

una obra, de una manera organizada y sin que falten materiales, maquinaria, o

personal.

- En la planeación se definen los procedimientos de construcción,

los recursos disponibles y rendimientos esperados.

Organización: En la organización se debe estructurar, distribuir, asignar funciones

y obligaciones.

- Es la división lógica , óptima y ordenada de trabajos y

responsabilidades, para alcanzar los pronósticos definidos por la planeación.

Es por lo anterior, qué para que un grupo de personas pueda trabajar

efectivamente en la realización de ciertos propósitos, debe existir una estructura

explícita de funciones y para el caso de empresas pequeñas y medianas es

recomendable, tomar muy en cuenta las cualidades de cada persona, y convertir la

organización en un esquema elástico y dinámico, que sirva a las personas; en

otras palabras, usar la organización en función del individuo.

Dirección: Debe ser una guia y supervisión de los subordinados para el logro de

las metas, asi como estudiar la motivación subdividida en positiva y negativa; debe

usar canales adecuados de comunicación.

14

Control: Es el conjunto de mecanismos que nos permiten desechar fallas, y

corregirlas en tiempo, costo, y calidad. Se aplica como parte de las técnicas de

administración, como lo es La administración por objetivos.

I I B l I O T E : C A Instituto Tocoofógíe© ¿e !*• Cons^wi^a

COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Y SUS FUNCIONES PRINCIPALES

15

PLANEACION

ORGANIZACIÓN

FINES DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

PREVEER BLOQUEOS

PROGRAMAR Y PRESUPUESTAR

DETERMINAR TIEMPOS

ESTRUCTURACIÓN

ASIGNACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PERSONAL

DIRECCIÓN

MANDAR

MOTIVAR

COMUNICAR

COORDINAR

CONTROL

ESTABLECER PATRONES

MEDIR LA EJECUCIÓN

PLICAR MEDIDAS CORRECTIVAS

16

ETAPAS PARA TODO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

La administración se desarrolla dentro de un proceso concreto, por lo que

es muy importante tener una idea de las etapas que la componen. El numero y

los nombres de estas etapas varía dependiendo el autor, pero lo escencialmente

importante radica en que sea un modo mas fácil y práctico tanto para su

comprensión, como para su aplicación. Por lo que no importa si se divide a la

Administración en tres, seis o mas etapas distintas, si esto ayuda a entender,

separar y aplicar mejor los principios, reglas y técnicas que usa la

administración.

Existen dos aspectos fundamentales en la administración:

~ MECÁNICA ADMINISTRATIVA.

- DINÁMICA ADMINISTRATIVA.

La primera se refiere a investigar, analizar y determinar como debe ser, y

como debe operar una empresa, asi como a la coordinación teórica de las

relaciones que deben existir y a la formulación de planes y programas. La

segunda se refiere a como se manejarán esas relaciones en forma tai, que

produzcan y pongan en acción eficazmente, los planes, estructuras y programas

estudiados en la primera parte.

DIVISION DE LA ADMINISTRACIÓN

MECÁNICA ADMINISTRATIVA

PREVISION

PLANEACION

DINÁMICA ADMINISTRATIVA

INTEGRACIÓN'

DIRECCIÓN -

CONTROL-

OBJETIVOS

INVESnaACIONES(MERCADOS, CRÉDITOS, PERSONAL)

.ALTERNATIVAS (VENTAJAS Y LIMITACIONES)

''PROGRAMAS (FACTOR TIEMPO)

PRESUPUESTOS (PLANES EN $, VOL., Y %)

PROCEDIMIENTOS (PASOS PARA CADA ACTIVIDAD)

4>OLrnCAS (CRITERIOS COMO DELEGACIÓN)

'SELECCIÓN DE PERSONAL (RECLUTAMIENTO)

INTRODUCCIÓN (ACOPLAMIENTO)

DESARROLLO (CAPACITACIÓN)

AUTORIDAD (DELEGACIÓN)

«¿COMUNICACIÓN (EN VARIOS SENTIDOS)

"DETERMINACIÓN (EN BASE A EFECTIVIDAD)

OPERACIÓN (EJECUCIÓN DEL CONTROL)

JNTERPRETACION DE RESULTADOS

18

El primer elemento de la mecánica administrativa es la previsión, que se

refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos

hacer. Dentro de la previsión existen tres aspectos importantes:

Los objetivos: Son muy importantes ya que todos los demás elementos se

regirán por estos objetivos.

Las investigaciones: Permiten saber con que elementos se cuenta para alcanzar

los objetivos, asi se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos

o materiales, los avances técnicos, al personal que se contratará, etc.

Las alternativas: Radica en la capacidad de presentar diversas alternativas,

señalando en cada una de ellas sus ventajas y limitaciones.

El segundo elemento de la mecánica administrativa es la planeación, la

cual cuenta con las siguientes etapas:

Programas: Donde lo escencial es la fijación del factor tiempo.

Presupuestos: Que son los planes expresados en cantidades de volumen,

monetarias o porcentuales.

Procedimientos: Son escencialmente la fijación de pasos y secuencias de cada

actividad. 19

Políticas: Contienen no solo la orden de alcanzar un objetivo, sino marca los

criterios para hacerlo; un buen ejemplo de una política es la delegación de

responsabilidades en la administración por objetivos.

Dentro de la dinámica administrativa existen tres elementos: la integración, la

dirección y el control.

La integración: se compone de los siguientes aspectos:

El reclutamiento y selección del personal adecuado: La selección de las

personas idóneas para las tareas que se les encomienden.

La introducción: Son las técnicas de acoplación al puesto.

El desarrollo: Comprende el adiestramiento práctico, la capacitación

teórica y la formación.

En la Dirección encontramos los siguientes elementos:

Autoridad: La cual es a su vez una fuerza motivadora, mediante la delegación,

que consiste en hacer a otros partícipes de la autoridad que nosostros hemos

recibido, sin perder en ello parte de la responsabilidad.

B I B L I O T E C A Üwtitiit© TWowWgico de U CuMtmcdó»

20

Comunicación: es muy importante en sentido vertical y sentido horizontal, tanto

para la fijación como para el cumplimiento de los objetivos.

Finalmente El Control: Desde su fijación y establecimiento se determinará que

controles serán establecidos y cuales serán mas efectivos; asi mismo se

realizará una operación, que es la aplicación o ejecución del control; y

finalmente una interpretación de resultados, donde se observara si se cumplió

con el objetivo inicial que es que los objetivos que suelen ser teóricos y

abstractos, desde el principio, se traduzcan en resultados concretos.

21

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN AL INICIAR UNA EMPRESA.

A continuación se pueden observar a grandes rasgos, los pasos a

seguir en la creación de una empresa.

Primeramente se debe contar los los siguientes elementos, ya que todos

son indispensables para la creación de la misma:

- Socios

- Duración

- Actividad

- Capital

Para lo anterior se deberá realizar una evaluación previa donde se deben

ponderar:

-- Misión de la empresa: Donde se determina que actividades productivas

realizará.

- Visión de la empresa: Donde se conjugan las visiones de los socios a futuro, y

donde la comunicación entre ellos juega un papel muy importante.

-- Ambición de la empresa: Donde se unen las ambiciones de los socios y se

planea donde se quiere estar dentro de x tiempo.

22

IDEA DE LA EMPRESA.

Primeramente se realizará un análisis cualitativo, es decir, del perfil de la

empresa.

Existen cuatro componentes muy importantes en la idea de la empresa:

A) Comunicación.

B) Interdependencia.

C) Excelencia.

D) Calidad Total.

Estos componentes juegan un papel muy importante relacionándose como

sigue:

Misión (A)

Idea de la empresa: Visión (B)

(Ambición) (C) y (D)

También se realizará un análisis cuantitativo, es decir, un estudio previo

de factibilidad, donde se observarán ios siguientes puntos:

Determinación del capital: Se determina sumando simplemente el circulante y

los demás activos para asi obtener el valor del capital.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN AL INICIAR UNA EMPRESA

ELEMENTOS NECESARIOS

• SOCIOS • DURACIÓN • ACTIVIDAD • CAPITAL COMPONENTES DE LA IDEA DE LA EMPRESA

EVALUACIÓN PREVIA

• MISIÓN DE LA -EMPRESA

• VISION DE LA • EMPRESA

• AMBICIÓN DE LA EMPRESA

COMUNICACIÓN

INTERDEPENDENCIA

EXCELENCIA

CALIDAD TOTAL

O)

Horizonte de vida de la empresa: Se obtiene al determinar que la utilidad en

determinado tiempo tiene que ser mayor a la suma del impacto inflacionario mas

la tasa pasiva bancada, de lo contrario se tendrán pérdidas.

Mercado:Establecer si se puede satisfacer una demanda, determinando si el

mercado esta competido o saturado.

Verificar las condiciones de! mercado: Donde se determinará la calidad del

producto, y donde se buscará la calidad total, satisfaciendo plenamente las

necesidades del cliente y haciendo uso de normas y especificaciones

adecuadas.

HORIZONTE DE VIDA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA

C: CAPITAL

X: UTILIDAD = / > IMPACTO INFLACIONARIO

+ TASA PASIVA BANCARIA

ANOS 0 ~~K CAPITAL + UTILIDAD

CAPITAL y _ _

26

LA COMUNICACIÓN COMO PARTE FUNDAMENTAL DE LA ORGANIZACIÓN.

En toda organización deberá existir comunicación, sin ella, cualquier intento

organizativo sería irrealizable.

Desde la antigüedad, la necesidad de ciertos símbolos que pudieran

sustituir a los objetos, fué lo que obligó al hombre primitivo a investigar la palabra.

Sin el lenguaje no podría existir ninguna forma para trasmitir los

conocimientos y sin conocimientos, no existiría la civilización y la cultura.

Se define lenguaje a la "Función de expresión y comunicación del

pensamiento, con la utilización de signos que tienen idéntico valor para todos los

individuos de una misma especie.

La comunicación es el conjunto de procesos por los cuales se trasmiten y se

reciben datos, ideas, opiniones y actitudes, que constituyen la base para el

entendimiento o acuerdo común.

Existen diversos elementos básicos para lograr una buena comunicación:

a) Emisor (fuente de información)

COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN A - EMISOR (FUENTE DE INFORMACIÓN)

B.- MENSAJE: (CONTENIDO REAL, ÚTIL, CONSISTENTE, ADECUADO)

C: CANAL: (MEDIO O VEHÍCULO)

D.- RECEPTOR: (QUIEN RECIBE LA INFORMACIÓN)

E.- REALIMENTACION : (FLUJO DE INFORMACIÓN QUE MARCA LA DFERENCIA ENTRE INFORMAR Y COMUNICAR.

INFORMALES: (RUMORES) FORMALES: • VERTICALES ASCENDENTES: INFORMACIÓN DE SUBORDINADO A

JEFE. • VERTICALES DESCENDENTES: INFORMACIÓN JEFE A

SUBORDINADO. • HORIZONTALES O DE COORDINACION:IDEAS, CONOCIMIENTOS,

OPINIONES, ETC.

IV)

EMISOR CODIFICADOR

MARCO DE REFERENCIA COMÚN (LENGUAJE TÉCNICO)

COMUNICACIÓN EFECTIVA

• > OR^RE DECODIFICADOR JHECEPTOR

MARCO DE REFERENCIA COMÚN (LENGUAJE TÉCNICO)

EMISOR

RECEPTOR

ALIMENTA

- >

RÉALIMENTA AL RECEPTOR

RECEPTOR

EMISOR

b) Mensaje (contenido) 29

c) Cana! (medio)

d) Receptor (destino)

e) Retroalimentación (medida de entendimiento)

a) Emisor. El comunicante tiene o siente la necesidad de comunicar un

pensamiento, una idea, una necesidad y en ese momento se convierte en una

fuente de información.

b) Mensaje. Una vez creada la fuente de información, es necesario saber

perfectamente lo que se trata de comunicar (el contenido), el cual debe ser: real,

útil, consistente, adecuado y fácil.

c) Canal. Vehículo o medio que transporta la comunicación (Memorandum, carta,

teléfono, radio, periódico, película, revistas, etc.) Debemos elegir el canal adecuado

y correcto para trasmitir nuestro mensaje. Distinguimos dos ciases de canales:

Formales. Los cuales deben planearse y estructurarse. Informales. Los que

surgen espontáneamente y pasan de una persona a otra (deformándose en

ocaciones cada vez más , entre ellas están las comunicaciones amistosas pero

también los rumores.

Entre las comunicaciones formales encontramos:

* I 8 t I 0 T E C A 30

1.- Verticales descendentes. Se basan en la autoridad que tienen los que mandan

a otros. Siempre provienen de un jefe y se dirigen a los subordinados, tales como

ordenes, circulares, boletines, etc.

2.- Verticales ascendentes. Se basan en la nececidad de todo humano de

expresarse y de la necesidad de que el jefe se entere de los intereses y labores del

empleado, tales como informes, quejas, sugerencias, etc.

3.- Horizontales o de coordinación. Se basan en la necesidad de intercambiar o

transferir, dentro de un mismo nivel gerárquico, información sin deformación, tales

como ideas, puntos de vista, conocimientos, experiencias, etc.

d) El receptor. Es el que escucha, la precisión de la recepción dependerá de todos

los elementos anteriormente señalados y de! mayor o menor grado de fidelidad con

que fueron seguidos.

e) La retroalimentación. Es la diferencia entre informar y comunicar, la televisión

informa, el maestro debe comunicar, y de su facilidad de comunicación dependerá

su capacidad de enseñanza.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN.

Son aquellos factores que impiden la comunicación, deformando el mensaje

u obstaculizando el proceso general de ésta. Las principales son:

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN A.- SEMÁNTICAS:

B.- PSICOLÓGICAS

C: FISIOLÓGICAS

D.- FÍSICAS

E- ADMINISTRATIVAS

SE CAMBIA EL SIGNIFICADO DE ACUERDO AL CONTEXTO CULTURAL DE QUIEN ESCUCHA.

FACTORES MENTALES: PREOCUPACIÓN AJENA AL TRABAJO

LIMITANTES FÍSICAS (CORPORALES)

DISTANCIA 0 RUIDO

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES CON MALA PLANEACION

CJ

32

a) Barrera semántica: Se refiere al significado de tas palabras orales o escritas,

cuando no precisamos su sentido, éstas se refieren o se prestan a diferentes

interpretaciones y asi el receptor entiende, no lo que dijo el emisor, sino lo que su

contexto cultural le indica.

b) Barrera psicológica: Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o

comprender una idea, algunos de ellos son:

1.- No tener en cuenta el punto de vista de los demás.

2.- Sospecha o aversión.

3.- Preocupaciones ajenas al trabajo.

Todos los factores anteriores influyen en la persona que escucha para que

acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas, por lo que podemos

afirmar que comunicar es también comprender a otras personas, por lo que para

hacerse entender, es d@ mucha utilidad saber mucho de las personas que

escuchan.

c) Barreras fisiológicas: Este tipo de barreras son las que impiden recibir o emitir

con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o

del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos, un ciego,

un tartamido, un mudo, un sordo, pueden ser los ejemplos más claros, pero

también debemos considerar a las personas que sin llegar a esos extremos, tienen

alguna falla y no ven, escuchan o hablan muy bien debido a algún defecto

orgánico.

d) Barreras físicas. La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación asi

como las interferencias en el radio o en el teléfono.

e) Barreras administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras

organizacionaíes, con mala planeación y deficiente operación de los canales.

34

CAPITULO III.- ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS EN LA

EMPRESA CONSTRUCTORA.

Control por objetivos.

La administración por objetivos cuenta principalmente con el control por

objetivos, que es una filosofía que permite determinar claramente a donde se

quiere ir, y lo que realmente se desea. El control debe ser reflejo de la

organización que controla y como toda buena organización, ha de irse adecuando

a las circunstancias de la empresa. Los controles deben ser constantes y flexibles

para que funcionen siempre perfectamente bien. El camino idóneo para lograr Jo

anterior es atravez de la revisión y fijación de objetivos específicos, alcanzables,

medibles v diseñados de común acuerdo.

Fijación de objetivos.

Se considera como un proceso por medio del cual el ejecutivo y el empleado

dentro de una organización identifican sus metas comunes, definen cual es el área

mas importante de responsabilidad y como un solo hombre, obtiene resultados.

Es por eso que una parte muy importante de la administración moderna se

puede definir como el continuo mejoramiento del personal de la empresa; y el

control se define como la cuantificación de ese mejoramiento.

35

Objetivos específicos.

La forma de asegurarnos que la administración por objetivos de resultados

es logrando una buena comunicación en la empresa, además de un ambiente

positivo entre los empleados y los ejecutivos, lo que permitirá detectar las

características mas fuertes del personal, y determinar en que áreas realmente

pueden ser de mayor utilidad. Este sistema se apoya en que el fin de un hombre no

solo es el dinero, sino la superación y sobretodo la autosuperación, por lo que la

cooperación y el entusiasmo son elementos fundamentales en la empresa.

Objetivos alcanzables.

Los objetivos deben ser alcanzables, ya que si desde un principio sabemos

que el objetivo es imposible, solo provocaremos una frustración en el empleado, el

cual se podrá formar un falso juicio de su eficiencia.

Objetivos medibles.

Se considera de gran utilidad utilizar parámetros medibles cuando hablamos

de objetivos, lo que nos dará una idea mas tangible de lo que queremos lograr,

esto es expresar las ideas mencionando un tanto por ciento mas, o de hablar de

una cantidad determinada.

36

Objetivos de común acuerdo.

Es muy importante que la persona que recibe el cargo esté plenamente

convencida de ello, que no tenga ninguna reticencia al respecto, que pueda

respondernos de los compromisos contraidos, que esté consciente que la meta es

específica, que es alcanzable, que va a ser evaluada con posterioridad y que el

esté convencido de las mejoras que se tendrán atravez de la misma,

posteriormente se deberán revisar objetivos.

Revisión por objetivos.

Esta revisión por objetivos debe ser periódica y debemos liberar el tiempo

necesario para llevarla a cabo, una fijación de objetivos sin la correspondiente

revisión, no dará buenos resultados, recordando que las personas que lo fijaron,

deben ser las mismas que lo revisen.

PRINCIPIOS DE LOS OBJETIVOS

Principio de la precisión.

Los objetivos deben fijarse claramente, de forma que no se mal entiendan,

es decir, deberán fijarse cuantitativamente mediante cifras y cantidades. La

cuantíficación se hará de tres formas posibles: 37

a) por numero.

b) por dinero.

c) por porcentaje.

Cuantíficación indirecta.

Existen elementos imposibles de cuantificar, como la moral o el entusiasmo del

trabajador, la coordinación entre el personal, etc. los cuales son vitales en la

coordinación, por lo que se deberán cuantificar indirectamente de la siguiente

forma:

Cuantíficación por sus efectos: Para medir la moral o el entusiasmo de los

empleados, se pueden medir las asistencias, o el aumento de la producción, ya

que son indicadores claros de las características que se buscan medir.

Cuantíficación por sus causas: En este supuesto se trata mas bien de establecer y

controlar la realización de elementos que permitan generar en los empleados cierta

motivación que mejore la situación que tratamos de corregir.

Cuantíficación por programa: La formulación de un programa congruente para

determinar todo un conjunto armónico de actividades que tiendan a mejorar las

características del personal que deseamos controlar.

Cuantíficación por tiempo: Donde se determina por fechas el cumplimiento de algo,

si se están cumpliendo todas las fechas, significará que se está obteniendo una

mejora.

38

REGLAS PARA FIJAR LOS OBJETIVOS.

A continuación aparecen algunas reglas que nos permitirán cerciorarnos de

que nuestros objetivos se han establecido en forma adecuada.

1.- Los objetivos deben fijarse por escrito. Cuando se establecen en forma

meramente verbal nos generan dos problemas; en primer lugar, la facilidad misma

de expresarlos oralmente nos dificulta su precisión; la fijación escrita nos exige

revisar si dicha fijación ha sido adecuada, poder hacer correcciones,

complementos o cambios de orden de los elementos. En segundo lugar, los

objetivos fijados en forma meramente oral, pueden ser entendidos en forma diversa

por las distintas personas que han de concurrir a su logro.

2.- Deben fijarse los objgt-vos en forma separada. Ello implica que, salvo en casos

excepcionales, cada frase solamente contenga uno. La gramática y la lógica

señalan que, cuando existen diversos juicios o afirmaciones en una sola frase, es

fácil que tomemos como una misma afirmación lo que en realidad constituye

diversas. Por tal motivo, debemos cuidar que cada objetivo solo contenga una de

las cosas que queremos realizar, y que las demás queden establecidas por

separado.

39

3.- Siempre debe fijarse la fecha en que los objetivos se deberán lograr. Puesto

que esto nos permitirá llevar el control de la ejecución de los objetivos, asi como

establecer fechas de las revisiones parciales para observar el avance de estos.

4.- Los objetivos deben ser específicos, claros y precisos para todos los que van a

participar en su realización. Indiscutiblemente si los objetivos están concebidos y

expresados sin precisión, o en términos que no están al alcance de quienes

habrán de lograrlos, ni siquiera dirigirse a ellos. Los términos técnicos que sean

bien conocidos por aquellos que han de aplicarlos, no quitan, por supuesto, esa

claridad.

5.- Deben ser objetivos alcanzables. Cuando un objetivo se halla por encima de las

posibilidades reales de una empresa, se abandona fácilmente por la desilusión de

ver que es imposible alcanzarlo.

6.- Debe revisarse si los objetivos fijados van de acuerdo con las políticas , planes

y programas generales de una empresa. Cuando esto no ocurra asi, habrá que

pensar si se pueden cambiar esas políticas o normas fijadas por una empresa.

Marco lógico de administración por objetivos.

Es una herramienta muy útil en la empresa constructora, ya que nos permite

establecer ¡os objetivos de la empresa considerando: Definición, Medios de

Verificación, Medios de Seguimiento y calculo de Riesgos; de diversos

factores importantes como son : Meta general, propósitos o proyectos, obras

específicas y actividades.

Finalmente , es importante comprender que para formar el marco lógico se

debe considerar que la meta o' el objetivo general de la empresa debe

corresponder a la autoestima de los socios de la empresa.

A su vez, la autoestima esta dividida en dos partes:

Autoeficacia: La confianza en la capacidad de pensar, juicio, elección,

decisión, comprensión, y conocimiento de uno mismo.

Autodignidad: Es seguridad del valor de mi derecho a crear metas

alcanzables, comodidad al expresar apropiadamente mis pensamientos, deseos y

necesidades. Sentir que el cumplimiento de metas mas altas es un derecho natural

que poseo.

41

Descripción del marco lógico.

El marco lógico es una herramienta para facilitar el proceso de

administración por objetivos. Su propósito es el de brindar estructura al proceso de

identificación de objetivos, y de comunicar información escencial. Puede utilizarse

en diversas etapas, desde la planeación de una empresa constructora, hasta la

valuación de los resultados logrados por esta, y durante este proceso se modifica y

mejora tantas veces como sea necesario.

El método fué elaborado originalmente como respuesta a tres problemas:

1.- La planificación de una empresa constructora carecía de precisión, con

objetivos multiples que no estaban relacionados con las necesidades del pais.

2- Los proyectos no se ejecutaban con éxito, y el alcance de la responsabilidad del

administrador, no estaba claramente definida por los factores fuera de su control.

3.- No había una imagen clara de como luciría el proyecto si tuviese éxito, y los

evaluadores no tenían una base objetiva para comparar lo que se planeó con lo que

sucedió realmente.

El método del marco lógico encara estos problemas, y provee las siguientes

ventajas:

~- Aporta una terminología uniforme que sirve para eliminar ambigüedades.

— Aporta un formato para llegar a acuerdos acerca de los objetivos, metas, y

riesgos de la empresa constructora.

42

— Suministra la información para la ejecución, monitoreo y evaluación de la

empresa constructora y de sus actividades.

— Proporciona un formato para expresar toda esta información en un solo cuadro.

Estructura del marco lógico.

El marco lógico se presenta como una matriz de cuatro por cuatro (ver figura

1), en donde las columnas suministran la siguiente información:

(A) Un resumen narrativo de la gerarqufa de los objetivos.

(B) Medios de verificación.

(C) Medios de seguimiento.

(D) Supuestos (Riesgos).

Las filas de la matriz presentan información a cerca de metas, medios de

verificación, medios de seguimiento, y riesgos, dentro del esquema de

funcionamiento de la empresa constructora:

(1) Meta general durante la vida de la empresa.

(2) Propósito area de desarrollo (campo de trabajo)

(3) Obras específicas que contribuirán en conjunto para el logro de la meta.

43

(4) Actividades necesarias para la realización de las obras.

Resumen Narrativo de la Jerarquía de Objetivos.

Meta General

Cada proyecto de la empresa constructora es la respuesta a una necesidad

que se ha detectado. La meta de un provecto es una descripción a la solución de

esa necesidad. Si por ejemplo el problema principal en el sector comunicaciones y

transportes es la ampliación de la red de carreteras federales y la conservación de

esta debido a el mal estado en que se encuentra, el proyecto serla Participar en la

reconstrucción de la red de carreteras federales del país, y , de esta forma,

cumplir con la meta principal de lograr utilidades para la empresa

constructora.

Debe enfatizarse dos cosas acerca de la meta. Primero, no implica que el

provecto en si mismo será suficiente para lograr la meta. Es suficiente que el

proyecto contribuya al logro de la meta. Segundo, la definición de la meta no

implica que se logrará poco después de que las obras estén en funcionamiento. Es

una meta a largo plazo ai cual contribuirá la evolución de las obras.

Diversos proyectos o medidas pueden contribuir a la solución de los

problemas que han sido identificados. Es improbable que un proyecto, en si mismo,

resuelva el problema o problemas . En el contexto del marco lógico, el propósito de

44

la misión de identificación, es identificar cuál, de una cantidad de proyectos

alternativos, contribuiría en mayor medida (o de manera más efectiva en términos

de las necesidades del pais y de la situación económica de este al logro de la meta

principal.

Propósitos o proyectos

El propósito es el área donde se desarrollará la empresa, la cual va ligada

intimamente con la meta de la empresa y la necesidad del pais.

Un punto importante es mencionar que existen factores ajenos al director de

la empresa constructora que afectan directamente a el logro de los objetivos, dichos

factores se consideran como riesgos y se mencionan mas adelante.

Componentes (obras específicas)

Se enlistan las obras que se realizarán para lograr el propósito; por lo que

cada obra deberá ser necesaria (y por supuesto rentable) para que cumplan con el

propósito, y asi alcanzar la meta de la empresa constructora.

Actividades

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Son las actividades que se deben realizar para la ejecución de las obras, es

decir, determinar el tiempo de duración de la obbra y los procesos constructivos a

aplicar.es decir elaborar los programas de obra.

Evaluación de ia columna de objetivos

Se construye el marco lógico de forma tal que se puedan examinar los

vínculos causales de abajo para arriba. Si el proyecto está bien disenado, lo que

sigue es valido:

— Las actividades especificadas para cada obra ( programas de obra) son

necesarias para la ejecución de estas.

— Cada obra es necesaria para lograr el propósito o proyectos.

— Si se logra el propósito del proyecto , contribuirá al logro de la meta.

— Se indican claramente la meta, el propósito, los componentes y las actividades.

Medios de verificación

Consiste en la implantación de controles financieros, o que repercuten

económicamente, en la columna de objetivos.

Medios de seguimiento

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Son los mecanismos de control externos o de supervisión que se realizan

para medir resultados.

Riesgos

Pueden ser financieros, políticos, climatológicos, etc.

El marco lógico requiere que se identifiquen los riesgos en cada etapa:

Actividad, componente (obras ), propósito, y meta. El riesgo se expresa como un

factor que tiene que ser superado para avanzar al siguiente nivel en la jerarquía de

objetivos. El razonamiento es el siguiente: Si se realizan las actividades indicadas y

se superan los riesgos, entonces realizaremos las obras indicadas. Si realizamos

las obras indicadas y se superan los riesgos, entonces lograremos los propósitos. Y

si se supera nuevamente los riesgos en el nivel de propósitos, entonces

contribuiremos al logro de la meta. Los riesgos se definen como que están más alia

del control del constructor. En el diseño del marco lógico, se interroga que podría ir

mal a cada nivel, por ejemplo podría ser un cambio en las prioridades del gobierno,

o una huelga, o una severa devaluación. El propósito no es el de consignar cada

eventualidad que pueda concebirse, sino el identificar posibilidades con un grado

razonable de probabilidad.

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MARCO LÓGICO DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA.

DEFINICIÓN MEDIOS DE VERIFICACIÓN

MEDIOS DE SEGUIMIENTO

RIESGOS

META GENERAL

PROPOSÍTOSO PROYECTOS

OBRAS ESPECIFICAS

ACTIVIDADES

OBJETIVO DE LA EMPRESA

CAMPO DE TRABAJO CARRETERAS, AEROPUERTOS, ETC

• OBRA1 • OBRA 2 • OBRA 3

PROGRAMAS DE OBRA

• CÁLCULOS DE UTILIDAD

• EDOS FINANCIEROS

• INDICADORES FINANCIEROS

CONTABILIDAD PARCIAL

PRODUCTIVIDAD

PRESUPUESTO

• MECANISMOS DE CONTROL

• AUDITORIA EXTERNA

AUDITORIA A OBRAS

MEDICIÓN DE PRODUCTIVIDAD

AVANCE FÍSICO-FINANCIERO

• INFLACIÓN • DEVALUACIONES • DESLEALTAD

GREMIAL

POLÍTICOS 0 SOCIALES

INSTITUCIONALES FINANCIEROS

CLIMATOLÓGICOS ESCASES DE MANO DE OBRA CALIFICADA

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CAPITULO IV.- CONCLUSIONES.

El presente trabajo demuestra objetivamente que una buena administración

es una base fundamental para una coordinación y un panorama claro en las metas

que se buscan.

Se establecieron los principales componentes de ¡a administración asi como

el enfoque y la forma de aplicar una administración por objetivos.

Se ha definido detalladamente y en forma clara cuáles son las funciones de

cada parte que forma la administración, asi como características que debe tener el

personal directivo de la empresa constructora, para garantizar que los objetivos

que se determinen sei^n alcanzables.

Se explicó cual es el enfoque del marco lógico en la administración por

objetivos, como una herramienta de apoyo en la aplicación de una buena

administración y una coordinación de las funciones de la empresa constructora.

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BIBLIOGRAFÍA

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Administración de empresas constructoras.

Editorial Limusa

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Administración por objetivos

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Administración por objetivos

Editorial Limusa

México, 1975

-Reyes Ponce, Agustín.

Administración de personal, 1a. y 2a. partes.

Editorial Limusa

México, 1975