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INSERCIÓN LABORAL Administración de Inserción Laboral Proceso - procedimientos Área responsable: Servicios Estudiantiles Versión: 1.0

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Page 1: INSERCIÓN LABORAL · la relación con empresas, acceder a oportunidades laborales y de prácticas pre profesionales; y, construir una proyección a nivel profesional. La Universidad

INSERCIÓN LABORAL

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Área responsable: Servicios Estudiantiles

Versión: 1.0

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 1 de 18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 2

2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................... 2

3. DESCRIPCIÓN DE ROLES ................................................................................... 2

4. PROCESO DE INSERCIÓN LABORAL ................................................................. 4

4.1. Procedimiento de Contacto Empresarial ...................................................... 4

4.2. Procedimiento de Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral ..... 5

4.3. Procedimiento de Administración de Bolsa de Empleo ................................ 6

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................... 7

6. HISTORIAL DE CAMBIOS ..................................................................................... 8

7. ANEXOS ................................................................................................................ 9

Anexo 1.- Caracterización del proceso de Inserción Laboral ................................. 9

Anexo 2.- Caracterización del procedimiento de Contacto Empresarial .............. 11

Anexo 3.- Caracterización del procedimiento de Orientación y Capacitación para

la Inserción Laboral .............................................................................................. 13

Anexo 4.- Caracterización del procedimiento de Administración de Bolsa de

Empleo ................................................................................................................. 15

Anexo 5.- Simbología para diagramas de flujo .................................................... 18

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Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

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abril 2015

Página 2 de 18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

1. INTRODUCCIÓN

La Gestión de Empleabilidad consiste en el conjunto de acciones encaminadas a fomentar, en los estudiantes y graduados de la Universidad, las actitudes y mejores prácticas para promover la relación con empresas, acceder a oportunidades laborales y de prácticas pre profesionales; y, construir una proyección a nivel profesional.

La Universidad de Las Américas tiene como política institucional apoyar la integración de los estudiantes y graduados en el mercado laboral; en este contexto se establece el presente documento con el objeto de especificar y detallar los procesos que se desarrollan en la Universidad con respecto a la Inserción Laboral.

La Universidad considera los procesos: Contacto Empresarial, Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral; y, Administración de Bolsa de empleo

2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento aplica a las actividades que ejecutan la Dirección de Servicios Estudiantiles y la Academia para promover la Inserción Laboral de estudiantes y graduados.

3. DESCRIPCIÓN DE ROLES

Adquisiciones.- Responsable de facilitar las cotizaciones y pagos que se requieren para realizar las actividades del proceso de Inserción Laboral.

Capacitador.- Responsable de planificar y ejecutar las capacitaciones para facilitar la integración en el mercado laboral de los estudiantes y graduados de la Universidad.

Carreras.- Responsable de promover cursos y asesorías así como difundir los programas de post grado y rural

Dirección de Marketing.- Responsable de diseñar y difundir los eventos relacionados con Inserción Laboral

Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados.- Responsable de:

- Cumplir con los fines y objetivos de la inclusión de los estudiantes y graduados de la Universidad en el mercado laboral;

- Gestionar, promover y convocar a estudiantes y graduados, a seminarios, capacitaciones, congresos y cursos que se organicen en la Universidad relacionados con la inserción laboral;

- Promover el establecimiento de alianzas o convenios de cooperación interinstitucional que faciliten la inserción laboral de estudiantes y graduados;

- Administrar el sistema Bolsa de Empleo y gestionar oportunidades laborales;

- Promover el registro de estudiantes, graduados y empresas en el sistema Bolsa de Empleo;

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Página 3 de 18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

- Elaborar y preparar información estadística generada por el sistema Bolsa de Empleo o demás sistemas que entreguen datos sobre el estado laboral de los estudiantes y graduados de la Universidad;

- Coordinar sus actividades con las unidades administrativas y operacionales relacionadas con la inserción laboral;

- Desarrollar asesorías individuales; y,

- Realizar permanentes investigaciones relacionadas con la situación profesional, académica y laboral de los estudiantes y graduados de la Universidad.

Dirección de Sistemas.- Responsable de realizar los cambios en el sistema Bolsa de Empleo.

Empresas.- Informan a la universidad sus requerimientos de personal, solicitan apertura de una cuenta, publican ofertas y seleccionan entre los candidatos a la persona que cumpla con el perfil requerido.

Estudiantes / Graduados.- Responsable de ingresar su hoja de vida en el sistema Bolsa de Empleo; postularse a las ofertas laborales; y, participar en capacitaciones y asesorías de inserción laboral.

Infraestructura.- Responsable de preparar las instalaciones para los eventos, capacitaciones relacionadas con inserción laboral.

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Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

4. PROCESO DE INSERCIÓN LABORAL

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Contacto Empresarial Sub proceso que contiene las actividades que se desarrollan en la Universidad para lograr un contacto empresarial que facilite la inserción laboral de los estudiantes y graduados de la Universidad.

Dirección de Servicios Estudiantiles

Información del mercado Información de carreras Necesidad de empresas Alianzas y convenios con empresas Inserción laboral Información del mercado laboral

2 Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral

Sub proceso que representa las actividades que se ejecutan para orientar y capacitar a los estudiantes en la Inserción Laboral.

Dirección de Servicios Estudiantiles

Competencias requeridas por el mercado Charlas Evaluación de charlas Informe para fortalecimiento de perfiles

3 Administración de Bolsa de Empleo Sub proceso en el cual se definen las actividades que se ejecutan en la Universidad para administrar el sistema Bolsa de Empleo.

Dirección de Servicios Estudiantiles

Ofertas laborales Hoja de vida Registro de graduados Registro de estudiantes Notificación a empresas Matriz de requerimientos y seguimiento Formulario de cambios a sistemas Encuestas de satisfacción

4.1. Procedimiento de Contacto Empresarial

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Establecer estrategias de CRM El responsable de Empleabilidad y Graduados establece estrategias de CRM para fidelizar empresas.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

2 Planificar acciones Planifica acciones que propicien el contacto empresarial.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Información del mercado Información de carreras Necesidades de las empresas

3 Gestionar alianzas o convenios Gestiona alianzas o convenios con empresas.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Alianzas y convenios con empresas

4 Diseñar y difundir eventos Marketing diseña material publicitario y brinda apoyo en la organización de los eventos.

Dirección de Marketing

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Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

5 Ejecutar acciones de vinculación empresarial

El responsable de Empleabilidad y Graduados ejecuta actividades, ferias laborales, programas de verano, eventos, etc., de acuerdo a la planificación anual.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

6 Participar en actividades Representantes de empresas y los estudiantes participan en las actividades programadas.

Empresas / Estudiantes

7 Facilitar cotizaciones y pagos El representante de Adquisiciones facilita el contacto con proveedores y ejecuta la compra de materiales o servicios requeridos en los eventos.

Adquisiciones

8 Preparar instalaciones El responsable de Infraestructura realiza el arreglo de locales para los eventos.

Infraestructura Evaluación de charlas

9 Verificar el resultado de las acciones realizadas

El Coordinador de Empleabilidad y Graduados mide los resultados y el nivel de satisfacción de los involucrados en el proceso.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Inserción laboral Información del mercado empresarial

10 Identificar acciones de mejora Elabora informe y plantea acciones de mejora. Fin del Sub proceso

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Informe para fortalecimiento de perfiles

4.2. Procedimiento de Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Identificar necesidades El representante de Empleabilidad y Graduados identifica las necesidades de orientación y capacitación de los estudiantes y graduados, con la consideración de la especificidad de cada carrera.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Competencias requeridas por el mercado

2 Elaborar planificación anual Se elabora programa de capacitación anual con la consideración de las modalidades, temas y carreras; y, establece la metodología y horarios para asesoría individual.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

3 Promover cursos y asesorías El representante de las Carreras en coordinación con Empleabilidad y Graduados promueven la participación de los estudiantes en los cursos de capacitación; y, derivan los casos de asesoría individual.

Carreras

4 Desarrollar asesoría individual El representante de Empleabilidad y Graduados brinda asesoría a los estudiantes de forma individual en sus oficinas y realiza el seguimiento de los casos.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

5 Invitar a capacitadores Se invita a capacitadores o empresas aliadas para abordar temas de inserción laboral y organiza los eventos.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Charlas

6 Planificar y ejecutar capacitación El Capacitador planifica, desarrolla el contenido y ejecuta el curso o charla en la modalidad respectiva.

Capacitador

7 Participar en capacitación y asesoría.

Los estudiantes y graduados participan en actividades de capacitación y asesorías individuales.

Estudiantes / Graduados

8 Evaluar actividades Estudiantes y graduados evalúan las actividades de capacitación y el servicio prestado.

Estudiantes / Graduados

Evaluación de charlas

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Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

9 Realizar seguimiento El representante de Empleabilidad y Graduados realiza el seguimiento de los casos de asesoría directa y de quienes han participado en capacitación.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

10 Difundir programas de postgrado y rural

Los representantes de las Carreras en coordinación con Empleabilidad y Graduados realizan la difusión de programas de postgrado y de rural, para los graduados que no se insertan directamente al mercado laboral.

Carreras

11 Elaborar informes y estadísticas El representante de Empleabilidad y Graduados elabora informes y estadísticas con los resultados cualitativos y cuantitativos de las evaluaciones. Fin del Sub proceso

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Informe para fortalecimiento de perfiles

4.3. Procedimiento de Administración de Bolsa de Empleo

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Planificar actividades y mejoras El representante de Empleabilidad y Graduados planifica las actividades anuales asociadas al servicio de Bolsa de Empleo.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

2 Administrar sistema Administra información del sistema de bolsa de empleo (ofertas, artículos, preguntas frecuentes, información general, convenios, etc.).

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

3 Informar requerimiento Los representantes de las Empresas realizan sus requerimientos para empleo y pasantías.

Empresas

4 Crear y difundir ofertas El representante de Empleabilidad y Graduados recibe de las empresas los requerimientos de empleo y pasantías, para su publicación y difusión a través de distintos medios.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Información de ofertas Ofertas laborales

5 Desarrollar campañas de reclutamiento

El área de Empleabilidad y Graduados desarrolla campañas especiales de reclutamiento con las empresas aliadas y de acuerdo a las necesidades del Universidad.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

6 Ingresar hoja de vida Los estudiantes y graduados ingresan o actualizan periódicamente su hoja de vida, para poder aplicar a las oportunidades de empleo y pasantía.

Estudiantes / Graduados

Hoja de vida

7 Postular a ofertas Los estudiantes y graduados registrados visualizan las ofertas y se postulan de acuerdo a su perfil e intereses.

Estudiantes / Graduados

8 Solicitar apertura de cuenta Los representantes de las Empresas reciben información del servicio y solicitan acceso al sistema para administrar sus ofertas.

Empresas

9 Activar usuarios de empresas El representante de Empleabilidad y Graduados verifica la información en el SRI, gremios empresariales y sitios web, para proceder a activar la cuenta.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

10 Publicar ofertas y seleccionar candidatos

Los representantes de las Empresa publican oportunidades de empleo y pasantía, acceden a las hojas de vida de los postulantes y seleccionan candidatos a entrevistas.

Empresas Registro de graduados Registro de estudiantes

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Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

11 Selección de candidatos Los representantes de las Empresa entrevistan a los candidatos y seleccionan.

Empresas

12 Cerrar ofertas laborales El representante de Empleabilidad y Graduados cierra los anuncios publicados por el administrador y selecciona los candidatos que cumplen con el perfil, para remitir las hojas de vida a las empresas. También supervisa los anuncios publicados por empresas y notifica el cierre de los mismos.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Notificaciones a empresas

13 Atender requerimientos urgentes Accede a la base de datos del sistema para seleccionar candidatos y enviar hojas de vida a las empresas que tengan requerimientos urgentes.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

14 Registrar requerimientos atendidos Registra en la matriz de empresas los requerimientos atendidos.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Matriz de requerimientos y seguimiento Oportunidades laborales y aplicaciones de estudiantes y graduados

15 Ejecutar cambios en el sistema El representante de la Dirección de Sistemas autorizado ejecuta cambios en el portal Bolsa de Empleo para mejorar el servicio y apoyar la realización de programas especiales de reclutamiento.

Dirección de Sistemas

Formulario de cambios de sistemas

16 Realizar seguimiento El representante de Empleabilidad y Graduados contacta a las empresas para conocer los resultados de los procesos de selección y problemas que se pudieron presentar en el proceso; y, a estudiantes y graduados para identificar nivel de satisfacción.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

Encuesta de satisfacción

17 Informar novedades Los estudiantes y graduados informan en caso de existir novedades reportadas por las empresas.

Estudiantes/ graduados

18 Generar acciones correctivas El representante de Empleabilidad y Graduados genera las acciones respectivas en caso de novedades de acuerdo a los reglamentos y calcula el índice de empleabilidad.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

19 Elaborar informes y propuestas de mejora

Elabora informes y planifica acciones de mejora en base a los resultados obtenidos de los estudios de empleabilidad y el proceso de seguimiento. Fin del Sub proceso.

Coordinación de Empleabilidad y Graduados

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Bolsa de Empleo.- Sistema de registro de estudiantes y graduados que requieren de inserción laboral, así como de las empresas que realizan las ofertas de empleo y prácticas.

Empleabilidad.- Se entiende como la posibilidad que tiene un profesional de conseguir un empleo, gracias a su capacidad de responder a las necesidades del mercado y adaptarse a los constantes cambios del medio.

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Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

Inserción laboral.- Acciones dirigidas a facilitar la incorporación de estudiantes y graduados a un puesto de trabajo o práctica pre profesional.

Indicador de empleabilidad.- Ratio que mide el porcentaje de graduados que consiguieron un empleo en el área de estudio o crearon una empresa dentro de los 6 meses posteriores a su graduación; se excluye aquellos que deciden continuar con sus estudios.

Relacionado.- Proceso o actor que entrega información, datos o productos al proceso para su ejecución

Entrada.- Documento, registro o producto que el relacionado entrega al proceso para su desarrollo.

Usuario.- Proceso o actor que recibe la información, datos o productos que genera el proceso.

Salida.- Documento, registro o producto que el proceso entrega después de su ejecución o en su desarrollo al usuario.

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

1.0 Abril 2015 Versión inicial

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Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

7. ANEXOS

Anexo 1.- Caracterización del proceso de Inserción Laboral

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Ficha de Proceso

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso:

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Identificar las actividades que la universidad realiza para promover la inserción laboral de estudiantes y graduados

ALCANCE: Inicia con el Contacto Empresarial, continua con la Orientación y capacitación para la Inserción Laboral y termina con la Administración de Bolsa de empleo.

NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES

Reglamento Interno General Académico

RELACIONADO SUB PROCESOS DE EJECUCIÓN USUARIO

Mercado Laboral Empresas Comunidad Universitaria Gestión de Titulación Formación Profesional y Docencia

1. Contacto Empresarial. 2. Orientación y Capacitación para la

Inserción Laboral. 3. Administración de Bolsa de empleo

Comunidad Universitaria Empresas

ENTRADAS SALIDAS

Información del mercado Competencias requeridas por el mercado Charlas Solicitud de servicio Ofertas laborales Registro de estudiantes y graduados

Atención del servicio

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS

Personal de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Sistemas informáticos: Bolsa de Empleo Oficina de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Personal de la Dirección de Marketing Equipos Informáticos Oficina de la Dirección de Marketing

Personal de la Dirección de Sistemas Equipos audiovisuales Oficina de la Dirección de Sistemas

Personal de Adquisiciones Oficina del área de Adquisiciones

Personal de Infraestructura Infraestructura de la Universidad

Capacitadores

Estudiantes / Graduados

Empresas

SOPORTE DOCUMENTAL

Información del mercado

Competencias requeridas por el mercado - Solicitud de servicio y ofertas laborables

Registro de graduados - Atención del servicio

INDICADOR

DENOMINACIÓN FORMULA

Apoyo a la inserción laboral Número de oportunidades relacionadas con las carreras que se ponen a disposición de los estudiantes y graduados en un año

MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados Nombre: Patricio Bayas Cargo: Coordinador de Procesos

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados

Nombre: Danny Cabezas Cargo: Director de Servicios Estudiantiles

Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015

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Proceso - procedimientos

Fecha

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abril 2015

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Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso:

DIAGRAMA

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Proceso - procedimientos

Fecha

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abril 2015

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Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

Anexo 2.- Caracterización del procedimiento de Contacto Empresarial

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Ficha de Proceso

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Contacto Empresarial

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Establecer las actividades que la Universidad desarrolla para lograr un contacto empresarial que facilite la inserción laboral de los estudiantes y graduados de la Universidad.

ALCANCE: Inicia con el establecimiento de las estrategias de CRM; continúa con la planificación de acciones; la gestión de alianzas o convenios, el diseño y difusión de eventos de capacitación, seminario o congresos; y, finaliza con la ejecución de acciones de vinculación empresarial y el desarrollo de informes de resultados.

NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES

Reglamento Interno General Académico

RELACIONADO Mercado Laboral Carreras

ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO Carreras Educación Continua Administración de Bolsa de Empleo Estudiante Carreras Sociedad

1. Establecer estrategias de CRM. 2. Planificar acciones. 3. Gestionar alianzas o convenios. 4. Diseñar y difundir eventos. 5. Ejecutar acciones de vinculación

empresarial. ENTRADAS Información del mercado Información de carreras

SALIDAS Necesidades de la empresas Alianzas con las empresas Inserción laboral Información del mercado empresarial Informe para fortalecimiento de perfiles

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS

Personal de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Sistemas informáticos: Bolsa de Empleo Oficina de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Personal de la Dirección de Marketing Equipos Informáticos Oficina de la Dirección de Marketing

Personal de Adquisiciones Equipos audiovisuales Oficina del área de Adquisiciones

Personal de Infraestructura Infraestructura de la Universidad

Estudiantes / Graduados

Empresas

SOPORTE DOCUMENTAL

Información del mercado empresarial

Información de carreras Necesidades de la empresas

Alianzas y convenios con las empresas

INDICADOR

DENOMINACIÓN FORMULA

Alianzas con empresas Número de empresas con las que se ha generado alianzas en un año y generado oportunidades de inserción para estudiantes y graduados.

MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados Nombre: Patricio Bayas Cargo: Coordinador de Procesos

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados

Nombre: Danny Cabezas Cargo: Director de Servicios Estudiantiles

Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015

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Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 12 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Contacto Empresarial

DIAGRAMA

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 13 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

Anexo 3.- Caracterización del procedimiento de Orientación y Capacitación para la

Inserción Laboral

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Ficha de Proceso

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Establecer las actividades que se desarrollan en la Universidad para orientar y capacitar a los estudiantes en la Inserción Laboral.

ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades, continua con el diseño de la planificación anual de capacitación para la inserción laboral; la promoción de cursos y asesorías; desarrollo de asesorías individuales; y, finaliza con la difusión de programas de post grado y rural y la generación de informes de resultados.

NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES

Reglamento Interno General Académico

RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO

Mercado Laboral Empresas

1. Identificar necesidades. 2. Elaborar planificación anual. 3. Promover cursos y asesorías. 4. Desarrollar asesoría individual. 5. Difundir programas de postgrado y

rural.

Sociedad Carrera Estudiantes y graduados

ENTRADAS SALIDAS

Competencias requeridas por el mercado Charlas

Informe para fortalecimiento de perfiles

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS

Personal de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Sistemas informáticos: Bolsa de Empleo Oficina de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Personal de las Carreras Equipos Informáticos Oficina de las Autoridades de las Carreras

Capacitadores Equipos audiovisuales Infraestructura de la Universidad

Estudiantes / Graduados

SOPORTE DOCUMENTAL

Competencias requeridas por el mercado

Charlas y su evaluación

Informe para fortalecimiento de perfiles

INDICADOR

DENOMINACIÓN FORMULA

Capacitación de inserción laboral Número de beneficiarios de la capacitación en inserción laboral y emprendimiento durante el año, con los resultados de evaluación del evento.

Asesoría laboral Número de horas de asesoría laboral brindada a estudiantes y graduados en el año.

MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados Nombre: Patricio Bayas Cargo: Coordinador de Procesos

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados

Nombre: Danny Cabezas Cargo: Director de Servicios Estudiantiles

Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 14 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Orientación y Capacitación para la Inserción Laboral

DIAGRAMA

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 15 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

Anexo 4.- Caracterización del procedimiento de Administración de Bolsa de Empleo

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Ficha de Proceso

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Administración de Bolsa de Empleo

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Definir las actividades que se ejecutan en la Universidad para administrar el sistema Bolsa de Empleo.

ALCANCE: Inicia con la planificación de actividades y mejoras en el sistema Bolsa de Empleo; continua con la creación y difusión de las ofertas laborables; desarrollo de campañas de reclutamiento; el ingreso de hojas de vida de estudiantes y graduados; postulación a ofertas; publicación de ofertas por parte de empresas; y, finaliza con la selección de candidatos y generación de informes de resultados.

NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES

Reglamento Interno General Académico

RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO

Carrera Empresa Estudiante Gestión de Titulación Formación Profesional y Docencia

1. Planificar actividades y mejoras. 2. Crear y difundir ofertas. 3. Desarrollar campañas de

reclutamiento. 4. Ingresar hoja de vida. 5. Postular a ofertas. 6. Publicar ofertas y seleccionar

candidatos.

Estudiante Carreras Acreditación Planificación

ENTRADAS SALIDAS

Información de oferta Ofertas laborales Hoja de vida Registro de graduados Registro de estudiantes

Oportunidades laborales y aplicaciones de estudiantes y graduados. Matriz de requerimientos y seguimiento

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS

Personal de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Sistemas informáticos: Bolsa de Empleo Oficina de la Dirección de Servicios Estudiantiles

Personal de la Dirección de Sistemas Equipos Informáticos Oficina de la Dirección de Sistemas

Estudiantes / Graduados Equipos audiovisuales

Empresas

SOPORTE DOCUMENTAL

Información de oferta laboral

Hoja de vida

Registro de graduados y estudiantes

Notificaciones a empresas

Matriz de requerimientos y seguimiento

Encuesta de satisfacción

INDICADOR

DENOMINACIÓN FORMULA

Oportunidades de empleo y prácticas gestionadas Número de ofertas laborales y de prácticas relacionadas con las carreras, que han sido gestionadas en un año

Beneficiarios del servicio Número de estudiantes y graduados que han aplicado a ofertas relacionadas con su carrera en el año

MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados Nombre: Patricio Bayas Cargo: Coordinador de Procesos

Nombre: Soledad Londoño Cargo: Coordinadora de Empleabilidad y Graduados

Nombre: Danny Cabezas Cargo: Director de Servicios Estudiantiles

Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015 Fecha: abril 2015

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 16 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

MACRO PROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES

Área: DIRECCIÓN DE SERVICIOS ESTUDIANTILES

Proceso: Inserción Laboral

Sub Proceso: Administración de Bolsa de Empleo

DIAGRAMA

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INSERCIÓN LABORAL Código: PAC.0062 Versión: 1.0

Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

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18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

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Administración de Inserción Laboral

Proceso - procedimientos

Fecha

implementación:

abril 2015

Página 18 de

18 Áreas involucradas:

Academia, Servicios

Estudiantiles

Procedimiento Inserción Laboral – Dirección de Servicios Estudiantiles – Empleabilidad y Graduados

Anexo 5.- Simbología para diagramas de flujo

Símbolo Descripción

Tarea

Sub proceso

Evento de inicio sin especificar

Evento intermedio sin especificar

Evento de fin sin especificar

Compuerta exclusiva basada en datos

Evento intermedio de temporización

Evento intermedio de enlace de salida

Evento intermedio de enlace de llegada

Compuerta paralela

Compuerta inclusiva

Objeto de datos

Depósito de datos

Anotaciones

Secuencia

Asociaciones