Sesión 27

Diseño de Tablas

Docente: Ing. María Nícida Malca Quispe

INGENIERÍA TELEINFORMÁTICAProgramas Utilitarios

26/06/20091

AGENDA

26/06/20092

Normalización de la BD

Almacenamiento y tipos de datos.

Clave principal.

Creación de tablas. Guardar y cerrar una

tabla.

Vistas de una tabla.

Introducción y modificación de datos.

Propiedades de los campos.

Normalización de la BD

26/06/20093

Normalización de la BD

26/06/20094

La normalización de la BD es el proceso de aplicar un

conjunto de reglas que sirven para comprobar si las tablas

están estructuradas correctamente.

Se propone asegurar que los elementos de información se

han dividido en las tablas adecuadas.

No garantiza que se dispone de los elementos de datos

correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican en cada paso para garantizar que el

diseño adopta lo que se conoce como "forma normal".

Hay cinco formas normales.

Las tres primeras son necesarias para la mayoría de los

diseños de base de datos.

… continua

26/06/20095

Primera Forma Normal (1FN)

Una tabla se encuentra en 1FN si todos sus atributos son

monovaluados (solo pueden tomar un valor por cada

registro)

Ejemplo: La tabla PERSONA no está en 1FN, por que el

atributo Telefono es multivaluado (lista de valores para

una persona)PERSONA

DNI

(PK)

Nombre Telefono

16754885 Juan Pérez 284578

457898

16754886 Alicia Vásquez 205623

16754887 Romina Ayala 214578

562545

… continua

26/06/20096

Solución:

Dividir la tabla PERSONA en 2 tablas: PERSONA y

TELEFONO, relacionadas por un campo común

PERSONA

DNI

(PK)

Nombre

16754885 Juan Pérez

16754886 Alicia Vásquez

16754887 Romina Ayala

TELEFONO

DNI

(PK)

NumeroTel

(PK)

16754885 284578

16754885 457898

16754886 205623

16754887 214578

16754887 562545

… continua

26/06/20097

Segunda Forma Normal (2FN)

Una tabla se encuentra en 2FN si:

• Está en 1FN

• Los atributos no clave dependen de forma completa de la

clave principal y no una parte de ella

• Se aplica cuando la clave principal está formada por varios atributos

Ejemplo: La siguiente tabla no se encuentra en 2FN, dado que

algunos atributos no clave tienen dependencias

parciales con respecto a la PK formada por 2 atributos

… continua

CodigoEmp

(PK)

NumeroProy

(PK)

Horas NombreEmp NombreProy LugarProy

0001 P01 60 Juan Pérez Electrificación Santa Ana

0002 P02 85 Raúl Alvites Saneamiento Olmos

0001 P03 56 Juan Pérez Parques San Antonio

0003 P02 65 Carlos Vallejos Saneamiento Olmos

26/06/20098

Atrib. No clave

Dependencia parcial

Atrib. No clave

Dependencia parcial

Dependencia total

… continua

26/06/20099

Solución:

Las dependencias parciales se llevan a nuevas tablas

En la tabla original queda la PK y los atributos que

dependen totalmente de ella

EMPLEADO

CodigoEmp

(PK)

NombreEmp

0001 Juan Pérez

0002 Raúl Alvites

0003 Carlos Vallejos

PROYECTO

CodigoProy

(PK)

NombreProy LugarProy

P01 Electrificación Santa Ana

P02 Saneamiento Olmos

P03 Parques San Antonio

TRABAJA

CodigoEmp

(PK)

NumeroProy

(PK)

Horas

0001 P01 60

0002 P02 85

0001 P03 56

0003 P02 65

… continua

26/06/200910

Tercera Forma Normal (3FN)

Una tabla se encuentra en 3FN si:

• Está en 2FN

• Los atributos no clave deben ser independientes unos de

otros, no depender de algún otro atributo no clave.

Ejemplo: La siguiente tabla no se encuentra en 3FN, dado que

algunos atributos no clave tienen dependencias entre sí.

Existe una dependencia transitiva de los atributos

NombreEsc y Director, éstos dependen de CodigoEsc, y

CodigoESc depende de CodigoCur (PK)

… continua

CodigoCur

(PK)

NombreCur Creditos CodigoEsc NombreEsc Director

0001 Diseño Gráfico 4 02 Ing. Comercial Elmer Silva

0002 Programación I 5 01 Teleinformática José Venegas

0003 Física Elemental 4 01 Teleinformática José Venegas

0004 Computación I 3 03 Adm. Hotelera Luis León

26/06/200911

Dependen de la PK

Atrib. No clave

No es parte de la PK

… continua

26/06/200912

Solución:

Crear una nueva tabla con el atributo no clave del cual

dependen los demás atributos no clave, considerándolo como PK

Dejar la tabla original con sus atributos, tal que quede en 3FN

CURSO

CodigoCur

(PK)

NombreCur Creditos CodigoEsc

0001 Diseño Gráfico 4 02

0002 Programación I 5 01

0003 Física Elemental 4 01

0004 Computación I 3 03ESCUELA

CodigoEsc NombreEsc Director

02 Ing. Comercial Elmer Silva

01 Teleinformática José Venegas

01 Teleinformática José Venegas

03 Adm. Hotelera Luis León

Ejemplo de BD Normalizada

26/06/200913

Diseño de Tablas

26/06/200914

Almacenamiento y Tipos de Datos

26/06/200915

A crear un campo en una tabla, especificar de qué tipo

son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

Texto: Almacenar cualquier tipo de texto, tanto

caracteres como dígitos y caracteres especiales. Longitud

por defecto de 50 caracteres, su longitud máxima de 255

caracteres.

Memo: Para textos de más de 255 caracteres como

comentarios o explicaciones. Longitud máxima de 65.536

caracteres.

… continua

26/06/200916

Número: Para datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero

largo permiten almacenar números sin decimales; los

tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales.

Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas

desde el año 100 al año 9999.

… continua

26/06/200917

Moneda: Para valores de dinero y datos

numéricos utilizados en cálculos matemáticos en

los que estén implicados datos que contengan

entre uno y cuatro decimales.

Autonumérico: Número secuencial

(incrementado de uno a uno) único, o número

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez

que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los

campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No:Valores Sí y No, y campos que contengan

uno de entre dos valores.

… continua

26/06/200918

Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de

cálculo, un documento de Word, gráficos, imágenes,

sonidos u otros datos binarios.

Asistente para búsquedas: Crea un campo que

permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de

valores mediante un cuadro de lista o un cuadro

combinado. Access establece el tipo de datos basándose

en los valores seleccionados en él.

Creación de Tablas

26/06/200919

Hacer clic en la pestaña Crear/Diseño de tabla:

Consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir

las distintas columnas que esta tendrá y otras

consideraciones como claves, etc...

… continua

26/06/200920

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

… continua

26/06/200921

Observamos:

El nombre de la tabla (por defecto Tabla1).

La rejilla donde definiremos las columnas que componen

la tabla

• Se utiliza una línea para cada columna,

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas

(General y Búsqueda) para definir propiedades del

campo(características adicionales de la columna que

estamos definiendo).

A la derecha tenemos un recuadro con un texto que

nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que

hacer

… continua

26/06/200922

Definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo:

CodigoCat, al pulsar la ENTER pasamos al tipo de datos,

por defecto se muestra Texto. Si queremos cambiar de tipo

de datos, hacer clic sobre la lista desplegable de la derecha

y elegir otro tipo.

… continua

26/06/200923

Pulsar ENTER para ir a la tercera columna de la rejilla,

donde se puede introducir una descripción del campo. No es

obligatorio.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los

campos (columnas) de la tabla.

Guardar una Tabla

26/06/200924

Podemos:

Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.

Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de

Acceso Rápido.

• Como la tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el

siguiente cuadro de diálogo:

• Escribir el nombre de la tabla.

• Hacer clic sobre el botón Aceptar.

… continua

26/06/200925

Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la

tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello.

• Opción SI: Access añade un campo de tipo

autonumérico y lo define como clave principal.

• Opción No: Guarda la tabla sin clave principal.

• Opción Cancelar: Retorna a la vista de diseño, sin guardar

Clave Principal

26/06/200926

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave

principal.

Un campo o combinación de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos

y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor

en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que

infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva

fila y nos devuelve un error de este tipo:

… continua

26/06/200927

Para asignar una clave principal:

• Clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

• Utilice el botón del menú Diseño/Herramientas/ Clave

principal

… continua

26/06/200928

• Aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave

principal de la tabla.

Para una clave principal compuesta (varios campos),

seleccionar los campos pulsando la tecla CTRL.

… continua

26/06/200929

Finalmente, luego de guardar la tabla ya creada tendremos en

el panel de exploración:

Cerrar una Tabla

26/06/200930

Para cerrar una tabla, puede:

Clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla

y seleccionar Cerrar en el menú emergente.

Clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte

derecha al mismo nivel que la pestaña.

Vistas de una Tabla

26/06/200931

Las tablas se pueden ver desde vistas distintas, cambia

el aspecto de la tabla, además varían el menú y la

barra de herramientas.

Vista Hoja de datos: Muestra los registros

almacenados en la tabla, y permite introducir registros.

… continua

26/06/200932

Vista Diseño: Permite diseñar la tabla agregando o

modificando campos y sus características.

• Arriba: Muestran los campos, su tipo y la descripción

• Abajo: A la izquierda muestra las propiedades del campo

seleccionado y a la derecha una ayuda sensible a lo que estemos

realizando.

• En propiedades del campo se pueden introducir otras

características de campo como una, regla de validación, longitud

de campo, etc.

… continua

26/06/200933

Cambiar entre vistas: Según la vista actual

De Vista Diseño a Hoja de Datos

• Usar la opción Diseño/Ver/Vista Hoja de Datos

… continua

26/06/200934

De Vista Hoja de Datos a Diseño

• Usar la opción Inicio/Ver/Vista Diseño

… continua

26/06/200935

También puede utilizar los botones de vista de

la barra de estado

Introducción y Modificación de Datos

26/06/200936

Para introducir datos en una tabla, puede elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el

Panel de Exploración.

… continua

26/06/200937

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho

sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción Abrir

en el menú contextual.

Si estamos en la vista de Diseño de tabla, cambiar a la

Vista Hoja de Datos.

… continua

26/06/200938

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

… continua

26/06/200939

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro.

Al terminar de introducir todos los campos del primer

registro, pulsar ENTER para introducir los datos del

segundo registro.

Al cambiar de registro, el registro que estábamos

introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los

registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha

tabla.

… continua

26/06/200940

Para eliminar un registro

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el

cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado

… continua

26/06/200941

Confirmar la eliminación

… continua

26/06/200942

Para modificar algún valor introducido,

ubicarse sobre el valor a modificar y volverlo a

escribir.

Para cambiar algo de la estructura de la tabla,

tenemos que pasar a la Vista Diseño

Propiedades de los Campos

26/06/200943

Cada campo de una tabla dispone de una serie de

características que proporcionan un control adicional

sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de

la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo

seleccionado.

… continua

26/06/200944

Se agrupan en dos pestañas:

• General: características generales del campo

• Búsqueda: Podemos definir una lista de valores

válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar

para un tipo de dato u otro

Las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según

el tipo de control asociado al campo.

Si se modifican las propiedades de un campo después de

haber introducido datos en él se pueden perder estos datos

introducidos.

Propiedades Generales

26/06/200945

Tamaño del Campo

• Campos Texto, determina el número máximo de caracteres que

se pueden introducir en el campo. Por defecto es de 50

caracteres y su valor máximo es 255.

• Campos Numérico: distintos tipos más específicos (

Byte (equivalente a un carácter): valores enteros entre 0 y

255.

Entero: valores enteros entre -32768 y 32767.

Entero largo: valores enteros entre -2147483648 y

2147483647.

Simple y doble: valores reales

• Campos Autonumérico son Entero largo.

… continua

26/06/200946

Lugares Decimales: Permite indicar el número de

decimales que queremos asignar a un tipo de dato

Número o Moneda.

Título: Para indicar cómo queremos que se visualice la

cabecera del campo.

• Ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de

nacimiento, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de

nacimiento.

… continua

26/06/200947

Valor Predeterminado: Valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.

• Ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de Chiclayo, se puede introducir ese valor como predeterminado, tal que al insertar los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Chiclayo y no lo tendremos que teclear.

Requerido: Para que un campo se rellene obligatoriamente, asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

• Esta propiedad no está disponible para el tipo Autonumérico

Permitir longitud cero: El campo texto cuenta con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos

Práctica

26/06/200948

Modificar las propiedades de los campos de la tabla Categoria

Abrir en la Vista Diseño la tabla Categoria

En la vista Diseño, ubicarse en el campo CodigoCat

… continua

26/06/200949

En Propiedades de Campo, pestaña General, modificar:

• Tamaño de Campo: 2

• Pulse ENTER, para terminar la modificación

… continua

26/06/200950

Para el campo NombreCat, modificar:

Tamaño de Campo: 20

Requerido: SI

Guardar la tabla

Fin de Sesión

26/06/200951