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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., FEBRERO 25 de 2.016
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 3
5. INFORME ........................................................................................................................................ 3
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL .............................. 4
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS .......................................................... 5
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ..................... 11
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCION ................................................ 113
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ......................................................................... 13
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 14
6. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 15
7. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 15
1. OBJETIVO
Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Gestión Documental, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Resolución 000180 de 2014.
2. ALCANCE
El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Enero de 2.016 y el 31 de Enero de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Enero de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por el Grupo de Gestión Documental. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993
y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual
de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes
a la Vigencia 2.015.
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
Los Colaboradores vinculados al Grupo de Gestión Documental, conforme a la
información aportada a la Oficina de Control Interno por el Grupo de Talento Humano
son los siguientes:
Cumplimiento de las Funciones Legalmente Otorgadas a través de la normatividad
tanto Externa como Interna
De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como las de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad. De conformidad con la Resolución 000180 de 2014 ‘’Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador’’ Al Grupo de Gestión Documental, se le asignaron funciones específicas tendientes Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud. De conformidad con las funciones específicas asignadas por la Resolución en mención, el profesional designado por parte de la Oficina de Control Interno para el presente seguimiento, determinó, tomar como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de dos (2) de esas funciones específicas, las cuales son: “4. Coordinar, supervisar y controlar la organización, almacenamiento, preservación,
recuperación y consulta de la documentación de la Entidad.
5. Brindar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa a las dependencias en
materia de Gestión documental y Archivo”.
Así las cosas, se procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia del Grupo de Gestión Documental, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron.
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las 6 actividades
que conforman el procedimiento ‘’Planeación de la Gestión Documental’’ con el objeto
de verificar los planes, programas, políticas e instrumentos archivísticos mediante las
directrices definidas por los órganos rectores, en concordancia con la planeación
institucional.
DESCRIPCION PROCEDIMIENTO – PLANEACION DE LA GESTION DOCUMENTAL
Identificar las necesidades y los requerimientos de la
Gestión Documental de la
Entidad
Formular los planes,
programas, proyectos y
políticas de la gestión
documental
Definir, actualizar,
ajustar y publicar los
instrumentos
archivísticos
Aprobar y adoptar planes,
programas, proyectos e instrumentos de Gestión
Documental
Publicar y ejecutar
planes, programas,
proyectos o instrumentos de Gestión Documental
Realizar seguimiento a
los planes, proyectos,
programas y políticas de Gestión Documental
Identificar las necesidades y los requerimientos de la Gestión Documental de la Entidad:
Corresponde a el Informe de Diagnóstico CFL 02, el cual contiene el anexo 2 ‘’Informe
de Diagnóstico de la Gestión Documental Superintendencia Nacional de Salud’’
Formular los planes, programas, proyectos y políticas de la gestión documental:
Documento del Plan Programa o proyecto:
Definir, actualizar, ajustar y publicar los instrumentos archivísticos: Instrumentos
archivísticos (Tabla de Retención Documental Código GDFT03.
Solicitud para creación o ajuste de Las Tablas de Retención Documental
Ajustar la Tabla de Valoración Documental. Resolución 1860 de 2014
Aprobar y adoptar planes, programas, proyectos e instrumentos de Gestión Documental:
Resolución programa de gestión documental Resolución 299 de 2015
Acta del sistema integrado de Planeación y Gestión. Para la aprobación de las Tablas
de retención Documental vigentes en la Entidad
Publicar y ejecutar planes, programas, proyectos o instrumentos de Gestión Documental:
Cronograma del plan, programa, proyecto o instrumento archivístico Políticas o
Instrumentos socializados, publicados.
Políticas o Instrumentos Socializados Publicados
Conforme a las evidencias incorporadas en este informe, puede concluirse que el Grupo
de Gestión Documental ha venido cumpliendo con el procedimiento establecido en el
Mapa de Procesos y Procedimientos; vigente actualmente en la Institución.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Gestión Realizada:
La Oficina de Control Interno a través del profesional designado para este seguimiento,
pudo constatar que las actividades incorporadas como acciones de mitigación del riesgo
tomado como muestra, se han venido ejecutando; más sin embargo, adicionalmente el
Grupo de Gestión Documental, con el fin de preservar la memoria institucional de la
Superintendencia Nacional de Salud, está brindando a todas las dependencias de la
Institución, un apoyo mediante la suscripción de 35 contratos de prestación de servicios,
a través del proyecto de inversión, los cuales son prestados por personal calificado en el
manejo de archivos. Estos 35 contratos corresponden a 14 contratos de gestión
distribuidos en las dependencias y 21 contratos en archivo Central, el cual, hace relación
a un fondo documental acumulado, que se requiere organizar. El Archivo Central está
compuesto por 19.000 cajas, de las cuales, faltan 2.600 cajas por intervenir. A
continuación, se presenta la distribución de los contratistas por dependencias:
En este punto, la Oficina de Control Interno se permite recomendar crear conciencia al
interior de cada dependencia, con el objeto que la labor que vienen ejecutando los
contratistas-personas naturales, pueda tener continuidad con personal de planta de la
Institución, ya que los recursos con los cuales se vincularon a aquellos, hacen parte de
un proyecto de Inversión.
Sobre este último aspecto también se recomienda a la Coordinadora del Grupo de
Gestión Documental, como supervisora de los contratos anteriormente descritos, pueda
tener en cuenta que, al tratarse de Proyecto de Inversión, estos contratistas deben
entregar PRODUCTOS claramente establecidos en los respectivos contratos, los cuales
deben quedar debidamente soportados en las carpetas contractuales pertinentes.
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN.
Las acciones de mitigación del Mapa de Riesgos Anticorrupción, del proceso
Administración de la Gestión Documental, se encuentra a cargo del Grupo de
Notificaciones, el que cuenta apadrinado internamente en la Oficina de Control Interno
por otro profesional, el que se referirá específicamente sobre las acciones ejecutadas
por el último grupo mencionado, en procura de evitar que se materialice riesgo
incorporado en el Mapa de Riesgos de Corrupción.
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
Se lleva un control de préstamo por año, donde se verifica que, cada una de las solicitudes que
se recibe, se realiza la verificación para determinar la entrega.
Cada documento que se pide se lleva la trazabilidad para hacer la respectiva devolución al
archivo central y el control que no se quede ningún documento extraviado, es el registro de
Control de Prestamos, que corresponde al formato GDFT – 04 – ‘’Formato Control de
Prestamos’’.
Grupo de Gestión Documental
Control Préstamos 2016
ENERO
MES Solicitudes Recibidas
Solicitudes Atendidas
Solicitudes por Atender
ENERO 54 47 7
FEBRERO 1 0 1
MARZO 0 0 0
ABRIL 0 0 0
MAYO 0 0 0
JUNIO 0 0 0
JULIO 0 0 0
AGOSTO 0 0 0
SEPTIEMBRE 0 0 0
OCTUBRE 0 0 0
NOVIEMBRE 0 0 0
DICIEMBRE 0 0 0
TOTAL 55 47 8
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
No Conformidades: No Conformidad Mayor: Relacionada con el incumplimiento de los numerales 4.2.3. Control de documentos y 4.2.4. Control de los registros, enunciados en la norma NTCGP 1000:2009. Plan de Mejora: AC01 – Revisión de formatos del proceso para actualización y socialización. No Conformidad Mayor: Incumplimiento del numeral 4.1. Requisitos generales, literal g y numeral 8.5.3 Acción preventiva: Plan de Mejora: AC02 – Revisión de riesgos y mejoramiento a matriz de riesgo. No Conformidad Mayor: Incumplimiento de los numerales 4.2.4. Control de los registros y 5.4.1. Objetivos de calidad de la NTCGP 1000:2009. Plan de Mejora: No fue aceptada por el Grupo, y la sustentación se encuentra incorporada en el Plan de Mejoramiento presentado a la Oficina Asesora de Planeación, por lo cual se solicitó eliminar la no conformidad, ya que según lo expuesto por el Grupo que ahora ocupa a este informe, no se está contraviniendo ninguna norma NTCGP 1000, y tampoco existe ningún incumplimiento legal. No Conformidad Menor: Incumplimiento de los numerales 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, y 8.4. Análisis de datos de la NTCGP 1000:2009. Plan de Mejora: No-aplica. Ídem anterior. Observación: No es procedente la no conformidad dado que no se contraviene ningún numeral de la norma. El Plan de Mejoramiento presentado por el Grupo de Gestión Documental, fue remitido
a la Oficina Asesora de Planeación, en el mes de Noviembre de 2.015, por lo cual las
acciones de mejora respectiva, al momento de la presentación de este informe, vienen
siendo ejecutadas, por lo cual la Oficina de Control Interno, a través del funcionario
designado como padrino de esta dependencia, realizará seguimiento al cumplimiento de
las mismas en el mes de Abril de 2.016
6. CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno, pudo constatar que, a pesar de haberse adelantado una
gestión de asesoría, por parte del Grupo de Gestión Documental en vigencias anteriores,
en el proceso de organización de documentos y cajas, siguiendo la normatividad
establecida por el Archivo General de la Nación a todas las dependencias de la Entidad,
fue necesario incorporar en la vigencia 2.016, 14 contratistas hasta el mes de Noviembre,
como apoyo para el mejoramiento de los Archivos de Gestión y 21 contratistas como
apoyo al Archivo Central, con el fin de poder preservar la memoria institucional de la
Superintendencia Nacional de Salud.
El Equipo Auditor pudo evidenciar que el Sistema de Control Interno al interior del Grupo
de Gestión Documental funciona de manera efectiva, toda vez que se llevan a cabo los
controles establecidos en los procedimientos, de manera específica, en el que hace
referencia al Control de Préstamos, mediante la implementación del formato GDFT-04 –
‘’Formato Control de Préstamos’’.
En cuanto al cumplimiento de las actividades incorporadas en el Plan Anual de Gestión
para el mes de Enero de 2.016, se pudo evidenciar su cumplimiento, conforme a lo
expuesto anteriormente en este informe. Igualmente, se vienen realizando las acciones
de mitigación de los riesgos del proceso y están en curso las acciones de mejora o
correctivas producto de la auditoría de calidad efectuada a finales del 2.015, a las que la
Oficina de Control Interno les hará seguimiento en la próxima visita a la dependencia, a
ejecutarse en el mes de Abril de 2.016
7. RECOMENDACIONES
Conforme a las evidencias que se incorporan en este informe, la Oficina de Control
Interno se permite recomendar:
a. Que se ejecuten las acciones de mejora o correctivas, incorporadas en el Plan de mejoramiento enviado por el Grupo de Gestión Documental a la oficina Asesora de Planeación, correspondientes a los hallazgos de la Auditoría de Calidad
realizada a finales del 2.015, a las que la Oficina de Control Interno espera hacerle seguimiento en la actividad a desarrollar en el mes de Abril de 2.016
b. En relación con las acciones de mitigación al riesgo de conservación de la memoria institucional, conforme ya se expuso, la Oficina de Control Interno reitera las siguientes recomendaciones: “En este punto, la Oficina de Control Interno se permite recomendar crear conciencia al interior de cada dependencia, con el objeto que la labor que vienen ejecutando los contratistas-personas naturales, pueda tener continuidad con personal de planta de la Institución, ya que los recursos con los cuales se vincularon a aquellos, hacen parte de un proyecto de Inversión. Sobre este último aspecto también se recomienda a la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, como supervisora de los contratos anteriormente descritos, pueda tener en cuenta que, al tratarse de Proyecto de Inversión, estos contratistas deben entregar PRODUCTOS claramente establecidos en los respectivos contratos, los cuales deben quedar debidamente soportados en las carpetas contractuales pertinentes.”
Para que las recomendaciones anteriormente expuestas puedan materializarse, se sugiere que Secretaría General, con asiento en los Comités de Desarrollo Administrativo y Gerencial, pueda exponer a cada uno de los directos y responsables de dependencias de la importancia que reviste, que los Técnicos Administrativos adscritos a las mismas, y Secretarias de la Institución, puedan adquirir el pleno conocimiento de aspectos como las Tablas de Retención Documental y la Conservación de la memoria Histórica Institucional, ya que al hacer uso de los recursos finitos de proyecto de inversión, con el cual se vincularon a contratistas para estos efectos, posteriormente los llamados a asumir estas actividades o funciones, serán colaboradores de la Institución, a quienes por tanto, se recomienda capacitar debidamente, con el apoyo del Grupo de Talento Humano, de la mano de los contratistas que actualmente vienen ejecutando estas tareas, que deberán concluir con un producto claramente definido en los contratos pertinentes, al tratarse de un proyecto de inversión, aunado a que es totalmente claro que conforme a la normativa vigente, la responsabilidad de la organización y conservación de los archivos de la Entidad, es de cada una de los funcionarios, conforme se puede concluir de las normas que a continuación se transcriben:
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos - Artículo 4. Principios generales:
“d) Responsabilidad. Los funcionarios son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, los servidores públicos”. Artículo 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades".
Código Único Disciplinario 734 - Artículo 34. Deberes de todo servidor público:
“5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Artículo 35 Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento".
Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, parte VIII Patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y archivístico:
“2.8.2.2.4. Inventarios de documentos. Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales. De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
PARÁGRAFO. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo ó medio electrónico”.
(…) “2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas".
Esperamos que las conclusiones y recomendaciones que se plasman en este
documento, pueden ser de utilidad para el logro de las metas y objetivos institucionales
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyecto: Jorge Cuenca Urbina-Profesional Especializado Oficina de Control Interno.