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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P.

NIT: 811.014.798-1

Proceso Verificación Y

Seguimiento Técnico, Financiero Y Legal Al Contrato BOOMT

ACTUALIZACIÓN No.1

Código: av-1

Versión: 1

Fecha Aprobación: sep. 30

de 2011

Nro. de páginas: 11

PROCESO VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO TÉCNICO,

FINANCIERO Y LEGAL AL CONTRATO BOOMT

ACTUALIZACIÓN No.1 Fecha Aprobación: septiembre 30 de 2011

Fecha Aprobación de la Actualización No. 1: julio 26 de 2013

1.1. OBJETIVO A partir de la firma del contrato BOOMT con EPM Ituango (EPMI), cedido a EPM en enero de 2013, Hidroituango (HI) asumió como sociedad propietaria del proyecto, el rol de verificación y seguimiento de las obligaciones estipuladas en dicho contrato y las impuestas en la Licencia Ambiental. Esta verificación y seguimiento permite tener un conocimiento permanente de la ejecución del proyecto, el cumplimiento del contrato y la detección oportuna de desviaciones con el fin de generar las respectivas alertas a la Dirección de la empresa. En concordancia con lo anterior, se define el siguiente proceso para realizar la verificación y seguimiento al cumplimiento de las obligaciones técnicas, financieras y legales acordadas en el contrato BOOMT, durante la etapa de construcción del Proyecto. 1.2. ENTRADAS

INSUMOS PROVEEDOR REQUISITOS

Visitas a la zona y obras del proyecto.

HI

Las visitas deben quedar consignadas en informes.

Contrato BOOMT, sus modificaciones y anexos. Formalizado y suministrado por el Director del área respectiva.

Licencia Ambiental y sus modificaciones Aprobadas por la autoridad ambiental competente

Actas de Comité de Seguimiento. Firmadas por los asistentes

Actas de Comités Asesores (predial, físico bióticos, técnico y social)

Firmadas por los asistentes

Informes de asesores externos. Entregados formalmente


NIT: 811.014.798-1

• Informe mensual de avance del contrato BOOMT. • Información técnica: Informes de Interventoría,

asesorías, auditorías, pliegos de condiciones y contratos, cronogramas actualizados (Director y contratos).

• Información financiera: estados financieros. • Información legal: contratos, licencias, permisos

y autorizaciones. • Informes de la implementación de la gestión

social del proyecto, contratos, cumplimiento de compromisos y acuerdos.

• Escrituras públicas y matriculas inmobiliarias y fichas prediales.

EPM

Informes mensuales presentados por EPM, disponible en los Sistemas de Información de EPM o en el archivo físico del proyecto.

Informes mensuales y trimestrales del auditor de costos

GAE Entregados formalmente

Normatividad e informes entes de control y regulación.

Entes de Control y

Regulación Información oficial

Otra información Otras

entidades Información oficial

1.3 SALIDAS

PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS

Informes periódicos de verificación y seguimiento al contrato BOOMT.

Gerencia, Junta Directiva y Accionistas.

De acuerdo con el presente proceso.

1.4 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

A. ACTIVIDADES PREVIAS

ASPECTO (Qué)

ACTIVIDAD (Cómo)

POSIBLES FUENTES DE INFORMACIÓN

(Dónde)

Designación de responsable(s).

Director de cada área, designa oficialmente responsable(s) de ejecución de la verificación.

No aplica

Recibo y análisis de información.

Profesional(es) designado(s) para la verificación recibe, estudia y analiza: • Procedimiento verificación y seguimiento al

contrato BOOMT. • Acceso a los sistemas de información de EPM. • Acceso a la Intranet. • Información requerida.

Información provista por el Director del área respectivo.

B. SEGUIMIENTO TÉCNICO

ASPECTO (Qué)

ACTIVIDAD (Cómo)


(Dónde)


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Autorizaciones, licencias y permisos.

Verificar que las obras y/o actividades en ejecución estén autorizadas y que las obras y/o actividades por ejecutar cuenten con los permisos requeridos o que éstos estén en trámite.

• Contrato BOOMT • Licencia Ambiental • Informes de Avance

Mensual EPM • Informes de Interventoría • Visitas a las obras

Hitos del Proyecto

• Hacer seguimiento permanente a los cronogramas de obra con el fin de identificar con anterioridad el cumplimiento de hitos del Proyecto.

• Comparar la fecha de los hitos establecida en el Contrato BOOMT con la fecha real de ejecución. y conceptuar sobre la excusabilidad o no del evento.

• Contrato BOOMT (Cronograma Director)

• Informes de Avance Mensual EPM

• Informes de Interventoría • Visitas a las obras

Parámetros Técnicos

• Comprobar que en los procesos de contratación de las obras principales y de los equipos electromecánicos, se incluyan las especificaciones técnicas elaboradas para el proyecto.

• Durante la ejecución de las obras y montaje de equipos, verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas.

• Comprobar que se corrijan las desviaciones que se presenten con respecto a los parámetros técnicos.

• Contrato BOOMT (Anexo Técnico)


• Informes de Interventoría • Visitas a las obras • Pliegos de condiciones y

contratos

Gestión de Predios

• Verificar que el cronograma de predios esté ajustado al Cronograma Director del proyecto.

• Comprobar que los predios adquiridos cumplan con el cronograma presentado por EPM.

• Verificar que los predios se mantengan libres de invasiones, con un adecuado mantenimiento y debidamente vigilados.

• Verificar que los predios entregados estén libres de gravámenes y limitaciones al dominio.

• Verificar que los predios entregados estén debidamente legalizados y descargados en Catastro.

• Verificar que el valor de compra de predios esté ajustado a los valores establecidos en el manual de valores unitarios.

• Contrato BOOMT (Cronograma Director)


• Informes de Interventoría • Visitas a las obras • Cronograma de predios

presentado por EPM. • Escrituras, matrículas

inmobiliarias y fichas catastrales.


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Pruebas intermedias y finales

• Comprobar que en los procesos de contratación de las obras principales y de los equipos electromecánicos, se incluyan las pruebas necesarias para el correcto funcionamiento de los componentes del proyecto.

• Durante la ejecución de las obras y montaje de equipos, comprobar la realización de las pruebas establecidas.

• Verificar que se tomen las medidas correctivas cuando las pruebas no arrojen resultados satisfactorios.

• Contratos de obras y equipos electromecánicos.

• Informes de Asesores • Informes de Interventoría • Visitas a las obras • Informe de Avance

Mensual EPM

Rediseños

Verificar que se realicen los rediseños de obras y equipos que se requieran por razón de rectificaciones, cambios regulatorios o por modificaciones a las características Inmodificables (previamente aprobados por Hidroituango).

• Contrato BOOMT (Anexo Técnico)

• Contratos de obras y equipos electromecánicos.

• Informes de Asesores • Informes de Interventoría • Visitas a las obras • Informes de Avance

Mensual EPM • Normatividad entes

regulatorios

Memorias Técnicas

Analizar y enviar comunicación a EPM observando o aceptando las memorias técnicas al finalizar la etapa de construcción y al finalizar el montaje del Grupo 2 de unidades

Protocolos de operación y planes de mantenimiento

Analizar y enviar comunicación a EPM al finalizar la etapa de construcción, observando o aceptando los protocolos de operación y planes de mantenimiento.

Sistema de calidad para la ejecución del contrato

Comprobar la implementación de un sistema de aseguramiento de la calidad

Plan de calidad presentado por EPM

Gestión ambiental

• Comprobar el cumplimiento de las obligaciones, compensaciones, cargas, autorizaciones, concesiones, términos y condiciones contenidos en la Licencia Ambiental y sus modificaciones.

• Verificar que se gestionen las modificaciones requeridas de la Licencia Ambiental


Mensual EPM • Informes de Interventoría • Visitas a las obras • Informes de cumplimiento

ambiental – ICA’s


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Gestión Social

Hacer seguimiento y verificar el cumplimiento de obligaciones contenidas en el BOOMT: (i)Verificar la ejecución del plan de gestión social de acuerdo con los requerimientos de la Licencia Ambiental, (ii)Verificar la implementación de las medidas de restitución de las condiciones de vida de la comunidad afectada por el Proyecto. (iii) Verificar el cumplimiento de acuerdos y concertaciones con las familias y/o personas impactadas y demás grupos de interés del Proyecto


Mensual EPM • Informes de Interventoría • Informes mensuales de la

Gestión Social (CODESARROLLO)

• Visitas a las obras • Contacto con grupos de

interés de la zona de influencia del proyecto

• Informes de cumplimiento ambiental – ICA’s

• Prensa, noticias, publicaciones

C. SEGUIMIENTO FINANCIERO

ASPECTO (Qué) ACTIVIDAD

(Cómo)


(Dónde)

Causalidad de costos y gastos

• Verificar que los costos y gastos del proyecto tengan relación con las obras del proyecto y estén ajustados a los precios de mercado.

• Verificar que los costos del proyecto no correspondan a la materialización de un riesgo asignado a EPM, a errores, omisiones y desviaciones de los contratistas.

• Informes financieros Proyecto Ituango

• Informe Auditoria de Costos


• Informes de Interventoría • Visitas a las obras

Modelo financiero

Realizar análisis y simulaciones del modelo financiero del proyecto con información real y actualizada, incluyendo sensibilizaciones de las variables principales del modelo, compromisos de inversión y endeudamiento.

• Modelos Financieros HI e INVERLINK.

• Informes financieros Proyecto Ituango.

• Informes Auditoria de Costos.

• Informes de Avance Mensual EPM.

• Normatividad entes regulatorios.

Administración de riesgos

Verificar la implementación de un sistema de administración de riesgos y el seguimiento a su cumplimiento.

• Sistema de administración de riesgos de EPM



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Fondeo del proyecto

• Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestados anualmente durante la etapa de construcción.

• Registrar el histórico de la deuda adquirida por EPM.

• Verificar mediante la información suministrada por EPM que se realicen las gestiones relacionadas con la expedición de VCS´s


• Informes financieros

Proyecto Ituango.

D. SEGUIMIENTO LEGAL

ASPECTO (Qué) ACTIVIDAD

(Cómo)


(Dónde)

Gestión Predial

• Verificar que se adelanten las expropiaciones e imposición de servidumbres de los predios que se requieran de conformidad con el poder otorgado.

• Elaborar y suscribir los contratos de usufructos en la medida en que se adquieran los predios.

Solicitudes presentadas por EPM

Cumplimiento de obligaciones

Analizar la pertinencia de adelantar acciones legales o administrativas cuando se presente un incumplimiento por parte de EPM.

• Contrato BOOMT • Licencia Ambiental • Formatos de

verificación de HI

Modificaciones contractuales

Analizar y definir las solicitudes de modificación al contrato.

• Contrato BOOMT • Solicitudes presentadas

por EPM

Solución de diferencias, arbitraje y procesos judiciales

• Definir las acciones orientadas a resolver diferencias en instancias previas a la vía judicial.

• Desarrollar las acciones orientadas a la defensa de la empresa en procesos de arbitraje y judiciales.

• Reclamaciones y demandas.

• Normatividad aplicable y normas internas.

Asuntos regulatorios

Verificar la implementación de los cambios regulatorios que se presenten e impacten el proyecto

Normatividad entes regulatorios

1.5 FORMATOS DE VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO E INFORMES PERIÓDICOS

La verificación y seguimiento al contrato BOOMT se registrará en los siguientes formatos, los cuales suministrarán la información necesaria para elaborar los informes mensuales.

A. FORMATOS PARA VERIFICACIÓN TÉCNICA.

FECHA:

PERIODO VERIFICACIÓN:

RESPONSABLE:

De acuerdo con la información contenida en los insumos del PROCESO DE VERIFICACIÓN DE HIDROITUANGO, responda las siguientes preguntas.


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En el campo de observaciones incluya las justificaciones, observaciones y/o aclaraciones que considere pertinentes.

Actividad Pregunta Respuesta Observaciones

Verificación de la existencia y actualidad de las autorizaciones, licencias y permisos.

Si No

¿Las obras y/o actividades ejecutadas en el periodo están debidamente autorizadas?

¿Las obras y/o actividades por ejecutar en el siguiente periodo están debidamente autorizadas?

Verificación del cumplimiento del cronograma director y de los hitos del Proyecto

Componentes Porcentaje de Avance

Programado Real

Procesos de contratación

Infraestructura

Desviación

Presa y Vertedero

Obras Subterráneas

Equipos Eléctricos

Equipos Mecánicos

Breve justificación de los atrasos, si existen.

Si No

¿Durante este periodo se venció la fecha de cumplimiento de un hito?

Si No

¿En caso afirmativo, el Hito se entregó en la fecha establecida en el contrato?

Breve descripción del incumplimiento y acciones a seguir, si existen.

Verificación del cumplimiento de los Parámetros Técnicos

Si No

¿En general, los pliegos de condiciones publicados en el periodo se ajustan a los diseños y especificaciones técnicas del proyecto?

Describa brevemente las desviaciones encontradas, si existen.

Si No

¿En las obras ejecutadas en el periodo, se evidenciaron diferencias con los parámetros técnicos contratados?


NIT: 811.014.798-1

Describa brevemente las desviaciones, si existen.

Si No

¿Se han establecido acciones para corregir las diferencias identificadas?

Verificación de la gestión de Predios

Componentes Porcentaje de Avance

Programado Real

Infraestructura

Vía Puerto Valdivia-Presa

Obras Principales

Embalse

Se evidencia un correcto manejo en: Si No

Mantenimiento

Invasiones

Vigilancia

Si No

Los predios adquiridos en el periodo se ajustan a los valores de MVU

Verificación de pruebas intermedias y finales

Si No

¿Durante el periodo se realizaron satisfactoriamente las pruebas definidas en las especificaciones técnicas del proyecto?

¿Se están tomando las medidas correctivas para los resultados no satisfactorios?

Verificación de rediseños

Si No

¿Durante el periodo se realizaron rediseños?

Describa brevemente los rediseños realizados, si existen.

Verificación de la implementación de un sistema de aseguramiento de la calidad para la ejecución del contrato

Si No

¿Los procedimientos implementados en el periodo por EPMI se ajustan al Plan de Calidad elaborado para el contrato?

Describa brevemente los aspectos que no se ajustan, si existen.

Verificación de la gestión ambiental

¿Durante el periodo se ha cumplido con las obligaciones de la Licencia Ambiental en los siguientes aspectos?

Si No

Manejo de aspectos físicos

Manejo de hábitats y organismos


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Plan de Gestión Social del proyecto social •Programa Comunicación y Participación Comunitaria •Programa Restitución de condiciones de vida •Programa Integración Proyecto- Región Programa para el manejo del medio social

Monitoreo y seguimiento aspectos físicos

Monitoreo y seguimiento aspectos bióticos

Monitoreo y seguimiento aspectos antrópicos

Programa de manejo de vegetación

Estudios adicionales a realizar

Plan de contingencias

Inversión Forzosa del 1%

Describa brevemente el incumplimiento de las obligaciones, si existen.

Si No

¿Durante este periodo se solicitaron modificaciones a la licencia ambiental?

Describa brevemente los puntos solicitados en la modificación.

Otros aspectos Describa brevemente otros aspectos relevantes ocurridos en el periodo, si existen.

B. FORMATOS PARA VERIFICACIÓN FINANCIERA

De acuerdo con la información contenida en los insumos del PROCESO DE VERIFICACIÓN DE HIDROITUANGO, responda las siguientes preguntas. En el campo de observaciones incluya las justificaciones, observaciones y/o aclaraciones que considere pertinentes.


Verificación de la causalidad de costos y gastos

Si No

¿Los valores reportados en el periodo tienen relación de causalidad con el proyecto?

¿Alguno de los valores reportados durante el periodo corresponde a la materialización de un riesgo asignado a EPMI?

¿Los valores reportados en el periodo se ajustan a los precios de mercado?

Verificación de asuntos regulatorios

Si No

¿Se presentó durante el periodo algún cambio regulatorio que impacte significativamente el proyecto?

Breve descripción del cambio regulatorio, si existe.


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Verificación de la administración de riesgos

Si No

¿Durante el periodo EPMI implementó y mantuvo un Sistema de Administración de Riesgos?

Verificación de la gestión de VCS’s

Si No

¿Durante el periodo se realizaron gestiones para la obtención de Zona Franca?

Breve descripción de las gestiones realizadas, si existen.

Si No

¿Durante el periodo se realizaron gestiones para la expedición de VCS’s?

Breve descripción de las gestiones realizadas, si existen.


C. FORMATOS PARA VERIFICACIÓN LEGAL De acuerdo con la información contenida en los insumos del PROCESO DE VERIFICACIÓN DE HIDROITUANGO, responda las siguientes preguntas. En el campo de observaciones incluya las justificaciones, observaciones y/o aclaraciones que considere pertinentes.


Verificación de la gestión de predios

Si No

¿Durante el periodo se presentaron solicitudes para adelantar expropiaciones, servidumbres, pertenencias u otros.?

Describa brevemente las solicitudes recibidas, si existen.

Si No

¿Durante el periodo EPMI reportó la adquisición de algún predio?

¿La adquisición se realizó de acuerdo con las disposiciones legales?

¿Los predios adquiridos durante el periodo se incluyeron en el contrato de usufructo?

Verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales de EPMI

Si No

¿Con base en la información reportada por las áreas de seguimiento de HI, se han identificado incumplimientos al contrato?

Describa brevemente el incumpliendo, si existe.


NIT: 811.014.798-1

Describa brevemente las acciones emprendidas por HI a raíz del incumplimiento, si existe.

Modificaciones al contrato BOOMT

Si No

¿En el periodo se presentaron modificaciones al contrato BOOMT?

Describa brevemente las modificaciones realizadas, si existen.

Solución de diferencias, arbitraje y procesos judiciales

Si No

¿En el periodo se presentaron diferencias que puedan desembocar en instancias judiciales?

Describa brevemente las diferencias presentadas y las acciones propuestas, si existen.


1.6 CONTENIDO INFORME MENSUAL DE VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO Los informes mensuales de verificación y seguimiento estarán conformados de la siguiente manera:

1. GENERALIDADES 2. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

a. Seguimiento Técnico b. Seguimiento Financiero c. Seguimiento Legal

3. OTROS TEMAS 4. CUADRO DE INDICADORES 5. CONCLUSIONES

1.7. POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO

Contrato BOOMT (Ver Anexo), modificaciones y anexos. Licencia Ambiental. Plan de Manejo Ambiental

1.8. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL PROCESO

DOCUMENTÓ ACTUALIZACIÓN APROBÓ ACTUALIZACIÓN No. 1

Nombre y cargo

Isabel C. Cardozo García Profesional Secretaría General Elba Mary Londoño Ciro Profesional Dirección Técnica

Eliana Saldarriaga Escobar Secretaría General Oscar Jaramillo Hurtado.

John Alberto Maya Salazar. Gerente General


NIT: 811.014.798-1

Diego F. Salas Gaviria Profesional Dirección Técnica Elkin Restrepo Posada. Profesional Dirección Financiera y Administrativa

Director Técnico Jairo H. Ramírez Gómez. Director Financiero y Administrativo

Firmas

Fecha Elaboración: septiembre 21 de 2011 - Fecha Aprobación: septiembre 30 de 2011 Fecha Actualización No. 1: julio 19 de 2013 - Fecha Aprobación Actualización: julio 25 de 2013

código: av proceso verificaciÓn y seguimiento …...proceso verificación y seguimiento técnico,...

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