informe no. se-01-2019 14 de febrero, 2019 sistema ... 2019/se-01... · informe no. se-01-2019 14...

Dirección: San José, Barrio Tournón, Ave. 15, calle 1

Tel. Central: (506)2522-6500 / 2522-6666 ext. 423-422 • Apdo.: 11384-1000 San José, Costa Rica

www.sinac.go.cr

INFORME No. SE-01-2019

14 DE FEBRERO, 2019

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

INFORME No SE-01-2019

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y

COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

2019

Dirección: San José, Barrio Tournón, Ave. 15, calle 1

Tel. Central: (506)2522-6500 / 2522-6666 ext. 423-422 • Apdo.: 11384-1000 San José, Costa Rica

www.sinac.go.cr

CONTENIDO

No. de página

1. INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................... 3

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO. ........................................................................................ 3

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO. ................................................................................. 3

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO. ..................................................................................... 3

1.4. GENERALIDADES. .................................................................................................. 4

1.5. METODOLOGÍA APLICADA. ................................................................................ 6

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO ....... 6

1.7. LIMITACIONES.......................................................................................................... 7

2. RESULTADOS. .......................................................................................................... 7

2.1. ESTADO DE RECOMENDACIONES, ASESORÍAS Y ADVERTENCIAS EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL SINAC: ...................................... 7

2.1.A RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2010: .............................. 11

2.1.B RECOMENDACIONES AÑO 2011: .................................................................. 11

2.1.C RECOMENDACIONES EMITIDAS DURANTE EL AÑO 2012: ............... 12

2.1.D RECOMENDACIONES AÑO 2013: ................................................................. 12

2.1.E RECOMENDACIONES EMITIDAS DURANTE EL AÑO 2014: ............... 13

2.1.F RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2015: .............................. 14

2.1.G RECOMENDACIONES AÑO 2016: ................................................................. 14

2.1.H RECOMENDACIONES EMITIDAS EN AÑO 2017: .................................... 15

2.1.I RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2018: ................................ 15

2.2. SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA Y A LAS RECOMENDACIONES DADAS POR LA

AUDITORÍA EN CUANTO A LA CONSTRUCCIÓN Y/O ACONDICIONAMIENTO DE LAS

EDIFICACIONES EN EL PARQUE ECOLÓGICO PARA ALBERGAR LAS OFICINAS DE LA

SECRETARÍA EJECUTIVA Y DOS DIRECCIONES REGIONALES. ............................. 20

2.3 INFORME DE AUDITORES EXTERNOS: ...................................................................... 21

2.4. SEGUIMIENTO A LAS DISPOSICIONES DE LA CGR ................................................. 21

3. CONCLUSIONES. .................................................................................................. 21

4. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 22

5. ANEXOS. ................................................................................................................... 23

2

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? El presente estudio se origina en atención de lo establecido en el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno (LGCI) (Ley No 8292) ¿Por qué es importante? La LGCI norma la responsabilidad que tiene el Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC) y los titulares subordinados, de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Uno de los deberes del CONAC y titulares subordinados es el analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. ¿Qué encontramos? Al 31 de diciembre del 2018, del total de 568 recomendaciones emitidas por la auditoría interna, emitidas entre el 10 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2018: 32.22% quedan en proceso, 8.63% no fueron iniciadas y un 59.15% están cerradas. Según el reporte del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” publicado en la Web de la Contraloría General de la República el “Reporte para Auditorías Internas” con información actualizada del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2018, un total de 17 disposiciones al Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) quedan en proceso y 6 disposiciones en estado en proceso para el Consejo Nacional de Áreas de Conservación para un total de 23 disposiciones en proceso. A partir de la información brindada por los Coordinadores de los Proyectos de Cooperación Internacional, no llegó a conocimiento de la auditoría interna, información respecto a informes emitidos por despachos de auditores independientes emitidos durante el año 2018 a proyectos de Cooperación Internacional. El proceso de seguimiento de recomendaciones y disposiciones, no es sistemático y presenta una serie de oportunidades de mejora, en especial de las causas que provocan un debilitamiento del proceso. A la fecha de emisión del presente informe, el SINAC no ha realizado la construcción de un nuevo edificio y el acondicionamiento de las edificaciones para albergar las oficinas de la Secretaría Ejecutiva y la Dirección Regional del Área de Conservación Marina Cocos. Tampoco se ha formalizado la alianza estratégica y no se evidencian las acciones de la Comisión Nacional de Educación Ambiental ¿Qué sigue? La auditoría interna emite recomendaciones a la Directora Ejecutiva del SINAC, para coadyuvar en la mejora del SCI, específicamente respecto a las mejoras en proceso de atención, seguimiento y cumplimiento de las recomendaciones y disposiciones; mejora a los lineamientos y procedimientos y rendición de cuentas a un proyecto de la institución. Con las recomendaciones dadas la Auditoría Interna aporta valor agregado en la mejora de los procesos y subprocesos y coadyuva con la Administración en el logro de los objetivos institucional del SCI.

3

INFORME No. SE-01-2019 14 DE FEBRERO, 2019

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL

SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.

El presente estudio se origina en atención de lo establecido en el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno (LGCI) (Ley No 8292), que dicta:

“Elaborar un informe anual del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten”

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

a. Evaluar el grado de cumplimiento de recomendaciones de las auditorías internas, auditorías externas u otros órganos de fiscalización, estas últimas si son del conocimiento de la Auditoría Interna al 31 de diciembre de 20181.

b. Informar al Jerarca el estado del seguimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República (CGR) al 31 de diciembre del 2018, en cumplimiento a la normativa aplicable.

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.

El estudio comprenderá la evaluación sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y las recomendaciones de las auditorías externas emitidas al 31 de diciembre del 2018.

En el caso de las recomendaciones de los auditores externos, se evaluarán los dictámenes y otros documentos relacionados con convenios de cooperación u otros mecanismos de financiamiento mediante los cuales se han desarrollado proyectos en beneficio del SINAC, siempre y cuando fueran del conocimiento de la auditoría interna. No obstante; no debe

1 Para el seguimiento se consideraron las recomendaciones que según la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva estaban cumplidas al 31.12.2018, para lo cual la auditoría interna revisión únicamente los expedientes de dichas recomendaciones. En el caso del informe ICI-05-2016, la revisión se realizó con el expediente de cada área de conservación remitió a la auditoría interna y el de unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva

4

considerarse que el presente estudio tenga un alcance sobre la evaluación de los proyectos desarrollados bajo convenios de cooperación, ni sobre el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y economía.

En cumplimiento al artículo 22 inciso g) de la LGCI y en atención a lo establecido en el punto 2.5.2 de las “LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES DE AUDITORIA”2), se debe remitir al Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC) el estado de seguimiento de las disposiciones giradas por la CGR al 31 de diciembre del 2018, que fuese remitido por el Área de Seguimiento de Disposiciones.

No forma parte del presente estudio, una auditoría interna de la identificación, formulación y evaluación de los proyectos de inversión3 (“Construcción de un nuevo edificio para la Secretaría Ejecutiva en los terrenos del Parque Ecológico” y el “Reacondicionamiento de algunas edificaciones en el Parque Ecológico para albergar las Direcciones Regionales de la actual Área de Conservación Central y de la actual Área de Conservación Marina Cocos”), que incluya el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable en materia de proyectos de inversión pública4.

1.4. GENERALIDADES.

La Auditoría Interna debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la CGR y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. En el caso de las disposiciones de la CGR, únicamente se debe someter a conocimiento del CONAC el “reporte para auditorías internas” extraído del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” por parte del Área de Seguimiento de Disposiciones, del ente Contralor.

Considerando la importancia que tiene el informe de seguimiento de recomendaciones y comunicación del estado del cumplimiento de disposiciones emitido por la Auditoría Interna del SINAC, para el componente de monitoreo del SCI, con el oficio SINAC-AI-195-2013, del 24 de julio del 2013, se le recomendó al jerarca del SINAC:

“4.1.1 Instruir al Director Ejecutivo y a los titulares subordinados para que cumplan con la remisión de información en forma íntegra y oportuna a solicitud de la Auditoría Interna del SINAC, en cumplimiento al bloque de legalidad, cuando se realiza la apertura del estudio de seguimiento de recomendaciones y comunicación del seguimiento de disposiciones del órgano contralor, con la finalidad de fortalecer el componente de seguimiento del Sistema de Control Interno del SINAC”.

2 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta No 242 del 14 de diciembre del 2015 3 La “Guía Metodológica General para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública”, del

Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), define los proyectos de inversión pública como: “Proyecto de inversión: es el conjunto de procedimientos y actividades planificadas y relacionadas entre sí que permiten ejecutar una inversión pública y cuyos componentes están vinculados como una unidad funcional, el cual permite dar una solución integral a una necesidad o exigencia social, promover el desarrollo o mejorar la prestación de un servicio o actividad pública”. 4 “Inversión pública: conjunto de recursos de origen público, destinado a mantener o incrementar el capital físico y humano que cada institución pretende ejecutar, como parte de las políticas enunciadas en el Plan Nacional de Desarrollo, que proporcione la ampliación de la capacidad de producción de bienes y servicios, con fundamento en una metodología que faculte su identificación, ejecución y evaluación. (Decreto 34694-PLAN-H) (Decreto Nº 30058-H-MPPLAN. Reglamento de la Ley de administración financiera de la República y presupuestos Públicos, capítulo I, disposiciones generales)”

5

En cumplimiento a las recomendaciones 4.1, 4.2 y 4.3, del informe SE-01-2016; el CONAC, con el oficio SINAC-CONAC-SA-120 del 20.06.2016 comunica:

“… se les recuerda que el jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.

En la Sesión Ordinaria No 11-2017, el CONAC toma el siguiente acuerdo: “ACUERDO N° 6 El CONAC instruye al señor Mario Coto Hidalgo, Secretario Ejecutivo del CONAC a comunicarle a las instancias correspondientes que la Auditoría Interna va a iniciar el informe de seguimiento y en caso de tener a su cargo la atención de recomendaciones deberán mantener el expediente público que custodia la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva debidamente actualizado a más tardar el día 2 de enero del 2018, para que esta disposición de la Auditoría Interna a partir de dicha fecha. Que se comunique este acuerdo a los CORAC de las Áreas de Conservación y a la Auditoría Interna. ACUERDO APROBADO Y UNÁNIME”

La Ley General de Control Interno norma en su artículo 39, lo siguiente:

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. (…) El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”. (los destacados no son del original)

6

1.5. METODOLOGÍA APLICADA.

Para llevar a cabo el presente estudio se validó la información para la atención, seguimiento y cierre en los expedientes5; que custodia la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva, para lo cual se trasladaron el 10 de enero del 2019. En el caso del informe ICI-05-2016, se solicitaron lo expedientes a las Áreas de Conservación6. A su vez, se solicitó formalmente información correspondiente a la Directora Ejecutiva.

En los casos que fue necesario, se realizaron entrevistas a los titulares subordinados que fueron instruidos para el cumplimiento de las recomendaciones.

Para la ejecución del estudio y la emisión del informe se cumplió con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE) y los procedimientos de la unidad.

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO

En reuniones efectuadas el 5 y el 14 de febrero del 2019, así como el traslado vía correo electrónico de la herramienta de seguimiento, el 8 de febrero del 2019, la Auditoría Interna comunicó los resultados del presente estudio a los siguientes funcionarios del SINAC: Máster. Grettel Vega, en calidad delegada del CONAC7, en su calidad de Directora Ejecutiva, y en su calidad de quien preside el Comité Gerencial de Tecnología de Información, representada por el Lic. Rosny Barquero; Máster. Fernando Bermúdez, Director ai del Área de Conservación Pacífico Central (ACOPAC) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACOPAC, representando por Máster Alfonso Duarte; Ingeniero. Ronald Chan, Director ai del Área de Conservación La Amistad Pacífico (ACLAP) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACLAP, representado por el Lic. Cristian Ureña Fonseca; Máster. Rafael Gutiérrez, Director ai del Área de Conservación Central (ACC) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACC, representado por la Licda. Rosario Aguilar Hernández; Ing. Esteban Soto Barrantes, Jefatura de Tecnología de Información y el Lic. Rosny Barquero, Jefatura de Control Interno de la Secretaria Ejecutiva. Se recibieron observaciones al estado de seguimiento y por tanto, queda como presenta en la conferencia final: Máster Fasto Alfaro Morales, Director ai del Área de Conservación Arenal Huetar Norte (ACAHN) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACAHN; Máster Edwin Cyrus Cyrus, Director ai del Área de Conservación La Amistad Caribe (ACLAC) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACLAC8; Máster Alejandro Masis Director ai del Área de Conservación Guanacaste (ACG) y Secretario Ejecutivo del Consejo Regional de ACG. En el caso de los Directores ai y Secretario Ejecutivo de los Consejos Regionales de las siguientes Áreas de Conservación, no remitieron observaciones al estado de recomendaciones, remitidas en calidad de borrador y no asistieron a la conferencia final: Área de Conservación Arenal Tempisque, Área de Conservación Marina Cocos, Área de Conservación Osa, Área de Conservación Tempisque y Área de Conservación Tortuguero.

No asistieron a la reunión sin justificación la Máster Hazel Calderón, en calidad de Directora Administrativa-Financiera de la Secretaría Ejecutiva y miembro del CGTI; Máster Alexander Quesada Vargas, Coordinador de Gestión Institucional de Desarrollo Humano; Máster Ana Lucía Ovares Jaen, Jefatura del Departamento Financiero Contable y Maureen Solís, Jefatura ai de la Asesoría Jurídica de la Secretaría Ejecutiva.

5 Excepto en el caso del informe ICI-05-2016, que se solicitó los expedientes a los Encargado de Control Interno de las Áreas

de Conservación 6 Solamente fueron suministrados los expedientes por las siguientes AC ACMC, ACLAC, ACAT, ACG y ACT. 7 Delegado por el jerarca para asistir por el CONAC, en las conferencias finales de los informes borradores que presente la

Auditoría Interna 8 Comentarios enviados por el Enlace de Control Interno

7

El 14 de febrero del 2019 con el oficio SINAC-AI-038-2019 se le remitió el informe en calidad de borrador y sus 29 anexos (en formato digital)

Se consideró para la emisión de este informe que mediante el oficio ACG-DIR-044-2019 del 12 de febrero del 2019, el Área de Conservación Guanacaste emitió observaciones al informe de recomendaciones, las mismas fueron revisadas y analizadas con el encargado de Control Interno del Área de Conservación acordando lo que correspondía para cada caso planteado. Que mediante oficio SINAC-ACLAC-DR-019-2019 del 12 de febrero del 2019 el Área de Conservación la Amistad Caribe remite observaciones al informe de recomendaciones las cuales son revisadas y analizadas con la funcionaria a cargo de Control Interno aclarando en cada caso lo correspondiente. Mediante correos electrónicos dirigidos a esta auditoría interna el Área de Conservación Central, el Área de Conservación La Amistad Pacífico emitieron observaciones al estado de recomendaciones las cuales fueron tomadas en cuenta y aclaradas de manera específica para realizar los cambios que procedían al respecto. En una reunión de revisión del estado general de las recomendaciones realizadas entre la auditoria interna y la Jefatura del Departamento de Tecnologías de la Información y un funcionario de la Unidad de Control Interno, ser confirmó el estado de las recomendaciones que fueron sujeto de revisión para este periodo y correspondientes con este estudio y se consideraron los cambios que correspondían conforme la presentación de documentos.

1.7. LIMITACIONES.

El SINAC no cuenta con un seguimiento sistemático de las recomendaciones de la auditoría interna ni de los informes de auditoría externa de los proyectos o cualquier informe de control interno. En cuanto a los proyectos de cooperación que está ejecutando la Administración Activa, se tuvo como limitante, obtener información de las auditorías independientes realizadas al proyecto “Estrategias efectivas de manejo para las áreas marinas protegidas (AMPS) del Pacífico de Costa Rica y Colombia, con énfasis en áreas núcleo CMAR, y otras creadas o ampliadas recientemente”, al proyecto “Fortalecimiento de capacidades institucionales para el manejo y gestión integral de áreas protegidas”, al proyecto “Implementación del Programa Nacional de Corredores Biológicos en el marco de la Estrategia Nacional de Biodiversidad de Costa Rica” y el proyecto “Programa de Conservación de Bosques (Iniciativa Hatoyama)”, ya que después de solicitar formalmente la información mediante oficio SINAC-AI-015-2019 del 24 de enero del 2019, no se obtuvo respuesta por parte del Director del proyecto.

2. RESULTADOS.

2.1. Estado de recomendaciones, asesorías y advertencias emitidas por la Auditoría Interna del SINAC:

Desde el 16 de marzo del 2010, la Auditoría Interna ha emitido diferentes informes respecto a las evaluaciones efectuadas, respecto a la efectividad en los procesos del SINAC de valoración del riesgo, control y dirección, por medio de la prestación de sus servicios a saber: servicios de auditoría (auditoría operativa, estudios especiales y auditoría de tecnología de información (TI) y servicios preventivos. De los servicios prestados se emitieron informes de control interno, asesorías, advertencias y servicios de legalización de libros (LE), con recomendaciones para promover

8

oportunidades de mejora del Sistema de Control Interno (SCI) del SINAC, todo ello en aras del estricto cumplimiento del bloque de legalidad aplicable al SINAC, y de la consecución de los objetivos establecidos por la institución. A continuación, se detalla la cantidad de recomendaciones emitidas por los servicios prestados:

Cuadro Nº1 Estadísticas de recomendaciones emitidas por la

Auditoría Interna y que fueron aceptadas por la Administración Activa Del 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2018

AÑO SERVICIO DE AUDITORÍA SERVICIO PREVENTIVO

Tipo Seguimiento Auditoría Operativa

Estudio Especial

TI Asesoría Advertencia LE7

2010 0 35 50 0 2 4 27

2011 0 16 47 0 2 3 27

2012 0 59 59 0 3 6 17

2013 0 4 38 0 3 2 19

2014 0 9 22 23 0 6 29

2015 12 0 10 0 0 3 22

2016 12 0 60 10 0 2 50

2017 9 0 36 0 0 14 117

2018 8 0 49 0 0 6 27

Total 41 123 371 33 10 46 335

Total Servicio Auditoría 568 Total Servicio Preventivo

391

Los servicios prestados por la auditoría interna conforme a sus competencias, como órgano que ejerce una actividad independiente, objetiva y asesora a fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, han generado un aporte positivo en el sistema de control interno institucional, en sus procesos de control, riesgo y dirección conforme al bloque de legalidad. Con la implementación de las recomendaciones formuladas por la auditoría interna y las acciones adoptadas por la Administración Activa con motivo de sus advertencias y asesorías, para subsanar las debilidades detectadas y sus causas o bien prevenir situaciones no deseadas, se evidencia el valor agregado de los informes de auditoría. Del estudio de seguimiento de recomendaciones con fecha de corte 31 de diciembre 2018, se determina que existe un avance mínimo en el cumplimiento de las recomendaciones, advertencias y asesorías, y por tanto presenta el estado como “CUMPLIDAS” (C). No obstante, algunas recomendaciones se mantienen en estado de “NO INICIADAS” (NI) o “EN PROCESO” (P). Respecto a las recomendaciones que están “EN PROCESO”, ameritan mayor atención las que superaron los plazos establecidos por acuerdo del CONAC y las aceptadas por la Administración Activa para su implementación, en especial las emitidas en los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018. Los plazos de las recomendaciones siempre han sido analizados, en la conferencia final con la Administración Activa, para asegurar que estos plazos sean razonables y factibles de cumplir.

7 Cantidad de servicios de legalización. En términos generales en los oficios de comunicación de la apertura y cierre,

generalmente se emite un oficio con algunas observaciones y recomendaciones.

9

Preocupa a la auditoría interna que, durante el año 2018, no se emitieron las instrucciones para los informes ICI-01-2018, ICI-02-2018 ni el ICI-03-2018, por lo que queda en estado NI Por el incumplimiento a las recomendaciones, la Auditoría Interna a partir del año 2011, se vio obligada a reiterar una serie de recomendaciones por los riesgos a los que podría exponerse la institución. En el tanto la Administración Activa, en la mayoría de los casos cumplió con la normativa interna para contar con planes de acción (los cuales establecen responsables de su cumplimiento), se procede a crear un nuevo estado “CERRADO POR REINTERADO” (CR). En este caso puede ser que la recomendación original, si bien es cierto está en “PROCESO”, al contar con plan de acción y avance, se procede al cierre de las recomendaciones reiteradas en años posteriores. El CONAC aprobó con el acuerdo No 12 de la Sesión Ordinaria No 10-2014 celebrada el 27 de octubre del 2014 los "Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna". Con el oficio SINAC-DE-166-2015 del 02 de febrero del 2015, se realiza la comunicación de dichos lineamientos. No obstante, el SINAC no realiza un control sistemático de las recomendaciones de la auditoría interna, de las disposiciones del órgano contralor, de los informes de control interno de las auditorías externas y cualquier otra recomendación. En los informes de seguimiento para los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016, se recomendó al CONAC, que la Dirección Ejecutiva presentara un informe que detallara las acciones que tomaría la Administración Activa, para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones que se detallaban en los anexos (dando énfasis a algunas recomendaciones de mayor importancia para el fortalecimiento del SCI del SINAC). No obstante, no llegó a conocimiento de la Auditoría Interna, que se entregaran esos informes al órgano colegiado, como parte del seguimiento de acuerdos, para los años 2011, 2012, 20138 y 2014. Con el oficio SINAC-AI-361-2018 del 17 de diciembre del 2018, se le solicitó a la Directora Ejecutiva el estado de avance al 31 de diciembre del 2018 de las recomendaciones a partir del cumplimiento de las recomendaciones 4.3 y 4.4 del informe SE-01-2018 y los controles que recomendó está unidad que debería tener las unidades de Control Interno, como parte de sus funciones, respecto al componente de monitoreo del SCI. Con el oficio SINAC-SE-CI-002 del 10 de enero del 2019, la Jefatura de la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva informó el estado de cumplimiento de las recomendaciones al 31 de diciembre del 2018. En su oficio indica:

“En el marco del análisis de las recomendaciones pendiente según lo indicado en la recomendación 4.3, se determinó por parte de los instruidos que la mayoría podría ser cumplidas durante el año 2018; no obstante, al ser ese un año de cambios en la Administración Pública y siendo que hubo ajustes en la dinámica y operación de la misma, no se dieron por finalizadas las recomendaciones en los términos deseados, lo que motiva a que actualmente existan aún recomendaciones pendientes de cumplimiento. (…)

8 Se emitió un informe parcial en el año 2014, por la recomendación del seguimiento del 2013.

10

Cabe señalar que está pendiente de instruir las recomendaciones giradas en virtud de los informes emitidos por la Auditoría Interna durante el año 2018, por lo que en la herramienta no se indican las unidades instruidas y por lo tanto la existencia de los planes de acción. Se espera para finales del mes de enero se cuente con las instrucciones correspondientes para la atención de dichas recomendaciones”.

La Administración Activa presentó el estado de avance en el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, para lo cual deberá analizarse los anexos de la “Herramienta de seguimiento” (formato digital adjunta a este informe), con los estados: En los Anexos n°1, n°2, y n°3 se adjunta el seguimiento realizado a las recomendaciones y asesorías de la auditoría al 5 de febrero de 2019, que fueron emitidas en el período comprendido entre el 16 de marzo y el 31 de diciembre del 2010. En los Anexos n°4 y n°5 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones y asesorías que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2011. En los Anexos n°6, n°7 y n°8 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2012. En los Anexos n°9, n°10, n°11 y n°12 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones, asesorías y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31de diciembre del 2013. En los Anexos n°13, n°15, y n°16 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2014. En los Anexos n°17, n°18 y n°19 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2015. En los Anexos n°20, n°21 y n°22 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2016. En los Anexos n°23, n°24 y n°25 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2017. En los Anexos n°26, n°27 y n°28 se adjunta el seguimiento realizado al 5 de febrero de 2019, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2018. Para identificar el estado de cada recomendación se estableció la siguiente codificación: “CUMPLIDA” (C), “EN PROCESO” (P), “CERRADA POR REINTERADA” (CR) y “NO INICIADA” (NI).

11

Respecto a la gestión de la Auditoría Interna y el aporte en la mejora al sistema de control interno del SINAC, a continuación, se detallan los resultados de la gestión en el año 2018, por parte del equipo de la Auditoría Interna:

100% de las recomendaciones formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

100% de las advertencias y asesorías formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

2.1.a Recomendaciones emitidas en el año 2010:

En el Cuadro No 2 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2010 con el seguimiento realizado hasta al 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018.

Cuadro Nº2 Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Servicio de Auditoría del 16 de marzo al 31 de diciembre del 2010

AÑO AUDITORÍA OPERATIVA ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo No iniciada

Proceso Cerrada9 Total No iniciada

Proceso Cerrada Total

2011 3 21 11 35 2 29 19 50

2012 1 14 20 35 1 8 41 50

2013 1 14 20 35 1 5 44 50

2014 0 7 28 35 0 4 46 50

2015 0 6 29 35 0 4 46 50

2016 0 5 30 35 0 3 47 50

2017 0 5 30 35 0 3 47 50

2018 0 5 30 35 0 3 47 50

Se evidencia que, durante el 2018, ninguna recomendación en proceso, se cerró; quedando en proceso 8.

2.1.b Recomendaciones año 2011:

En el Cuadro No 3 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011 con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018.


Servicio de Auditoría Al 31 de diciembre del 2011

9 De las recomendaciones que pasan del estado (P) al estado (C), la Auditoría Interna cerró en el año 2012, un total de 9 recomendaciones, porque tuvieron que ser reiteradas en el año 2012.

12


Tipo No iniciada

Proceso10 Cerrada11 Total No iniciada


2011 3 10 3 16 8 21 18 47

2012 1 8 7 16 0 16 31 47

2013 1 7 8 16 0 14 33 47

2014 0 4 12 16 0 10 37 47

2015 0 4 12 16 0 12 35 47

2016 0 2 14 16 0 7 40 47

2017 0 2 14 16 0 7 40 47

2018 0 1 15 16 0 6 41 47

Se evidencia que, durante el 2018, solamente se cerraron dos recomendaciones, quedando en proceso 7

2.1.c Recomendaciones emitidas durante el año 2012:

En el Cuadro No 4 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2012, con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018.




Tipo No iniciada

Proceso Cerrada12 Total No iniciada


2012 8 35 16 59 1 42 16 59

2013 0 34 25 59 0 31 28 59

2014 0 19 40 59 0 24 35 59

2015 0 17 42 59 0 24 35 59

2016 0 15 44 59 0 15 44 59

2017 0 13 46 59 0 14 45 59

2018 0 13 46 59 0 10 49 59

Se evidencia que, durante el 2018, solamente se cerraron tres recomendaciones, quedando en proceso 23

2.1.d Recomendaciones año 2013:

En el Cuadro No 5 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013, con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018. 10 Dos recomendaciones se cerraron en el 2014 por información no correcta dada por la Administración Activa. 11 Cerradas y cumplidas por reiteración 12 Cerradas y cumplidas por reiteración

13




Tipo Proceso Cerrada13 Total Proceso Cerrada Total

2013 3 1 4 20 18 38

2014 2 2 4 11 27 38

2015 2 2 4 9 29 38

2016 1 3 4 4 34 38

2017 1 3 4 5 33 38

2018 1 3 4 4 34 38

Se evidencia que, durante el 2018, solamente se cerró una recomendación, quedando en proceso 5

2.1.e Recomendaciones emitidas durante el año 2014:

En los cuadros No 6 y No 7 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014, con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. Los cuadros muestran en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018.




Tipo Proceso Cerrada Total Proceso Cerrada Total

2014 6 3 9 9 13 22

2015 2 7 9 9 13 22

2016 0 9 9 7 15 22

2017 0 9 9 7 15 22

2018 0 9 9 7 15 22

Cuadro Nº7 Cuadro resumen

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Al 31 de diciembre del 2014

AÑO Tecnología de Información (TI)

13 Incluye las cerradas por reiteración

14

No iniciadas

Proceso Concluida

2014 4 17 2

2015 0 21 2

2016 0 21 2

2017 0 17 6

2018 0 7 16

Se evidencia que, durante el 2018, se cerraron 10 recomendaciones del informe TI-01-2014, quedando en proceso 7, de dicho informe, y 7 de estudios de carácter especial

2.1.f Recomendaciones emitidas en el año 2015:

En el Cuadro No 8 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2015, con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2015, 2016, 2017 y 2018.



AÑO ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo Proceso Cerrada14 Total Proceso Cerrada Total

2015 12 0 12 8 2 10

2016 3 9 12 7 3 10

2017 3 9 12 6 4 10

2018 3 9 12 6 4 10

Se evidencia que, durante el 2018, no se cerraron recomendaciones, de las emitidas en el 2015, quedando en proceso 9

2.1.g Recomendaciones año 2016:

En el Cuadro No 9 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2016, con el seguimiento realizado hasta el 7 de febrero del 2018. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2016, 2017 y 2018



TIPO Seguimiento Estudios Especiales Tecnología de Información

14 Incluida por reiteración

15

2016 2017 2018 201615 2017 2018 2016 2017 2018

Proceso 8 4 4 6 53 49 10 10 10

Cumplidas 4 6 6 2 7 11 0 0 0

Cerradas por reiteradas 0 2

2 0 0

0

0

0

0

TOTAL 12 12 12 8 60 60 10 10 10

Se evidencia que, durante el 2018, se cerraron solamente tres recomendaciones, quedando en proceso 63

2.1.h Recomendaciones emitidas en año 2017:

En el Cuadro No 10 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017, con el seguimiento realizado hasta el 5 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2017 y 2018

Cuadro Nº10

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Servicio de Auditoría

Al 31 de diciembre del 2017

TIPO

Advertencias Seguimiento Estudios Especiales

AÑO 2017 2018 2017 2018 2017 2018

No iniciada

0

0 3

0 8

0

Proceso 14 14 5 7 24 30

Cumplidas 0 0 1 2 4 6

TOTAL 14 14 9 9 36 36

Se evidencia que, durante el 2018 se cerraron tres recomendaciones, quedando en proceso 51

2.1.i Recomendaciones emitidas en el año 2018:

En el Cuadro No 11 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2018 al 31 de diciembre de 2018, con el seguimiento realizado hasta el 7 de febrero del 2018.



15 En el informe de seguimiento SE-01-2016, no se consideraron las recomendaciones de los informes ICI-04-2016, ICI-05-

2016 y ICI-06-2016. En el caso de los informes ICI-05-2016 y ICI-06-2016, fueron conocidos por el CONAC, hasta la Sesión Ordinaria No 01-2017, celebrada el 23.01.2017

16

TIPO

Advertencias Seguimiento Estudios Especiales

No iniciada

0 0 49

Proceso 6 6 0

Cumplidas 0 2 0

TOTAL 6 8 49

Se evidencia que, durante el 2018 se cerraron solamente dos recomendaciones, quedando en proceso 55

Cuadro Nº12

Cuadro resumen Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Al 31 de diciembre del 2018 AÑO Auditoría Operativa/

Seguimiento Estudio Especiales

No iniciada

Proceso Cumplida16

No iniciada

Proceso Cumplida17

2010 0 5 30 0 3 47

2011 0 2 14 0 6 41

2012 0 13 46 0 10 49

2013 0 1 3 0 4 34

2014 0 0 9 0 7 15

2015 0 3 9 0 6 4

2016 0 4 8 0 49 11

2017 0 7 2 0 30 6

2018 0 6 2 49 0 0

Estado al 31.12.18

0 41 123 49 115 207

Cuadro Nº13

Cuadro resumen Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Al 31 de diciembre del 2017

AÑO Tecnología de Información

Cerrada por reiterada

Proceso Cumplida

2014 0 17 6

2016 0 10 0

Estado al 31.12.2018

0 27 6

Cuadro Nº14 Cuadro resumen

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Al 31 de diciembre del 2018

16 Incluye las cerradas por reiteradas 17 Se incluyeron las cerradas por reiteradas para facilidad del lector

17

Tipo No iniciada

Proceso Cumplida Total

Auditoría Operativa/ Seguimiento

0 41 123 164

Estudio Especiales

49 115 207 371

TI 0 27 6 33

Total 49 183 336 568

% 8.63% 32.22% 59.15% 100%

En cuanto al seguimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna, correspondientes a los informes por servicios de auditoría y servicios preventivos, no existe sobre las mismas, un control sistemático por parte de la Administración Activa, del cumplimiento de las recomendaciones, de las advertencias, relaciones de hechos e informes de asesoría. Respecto al Componente de Seguimiento o Monitoreo, debe considerarse al menos: Ley General de Control Interno:

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.

b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley.

e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”.

“Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno…

En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:

d) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.”

18

Normas de Control Interno del Sector Público (norma 6.4 y norma 4.5.2):

Acciones para el fortalecimiento del SCI

“Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales. Así también, debe verificar de manera sistemática los avances y logros en la implementación de las acciones adoptadas como producto del seguimiento del SCI.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización, la instancia a la cual éstas son dirigidas debe emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos”. (los destacados no son del original)

Gestión de proyectos

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública relativos a construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación o reconstrucción de las ya existentes.

Las actividades de control que se adopten para tales efectos deben contemplar al menos los siguientes asuntos:

a. La identificación de cada proyecto, con indicación de su nombre, sus objetivos y metas, recursos y las fechas de inicio y de terminación.

b. La designación de un responsable del proyecto con competencias idóneas para que ejecute las labores de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto.

c. La planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes.

d. El establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.

e. La evaluación posterior, para analizar la efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros”.

El 1° de enero del 2015 entran en vigencia las Normas Generales de Auditoría Interna del Sector Público, emitidas por la CGR con el resolución n° R-DC-64-201418 del 11 de agosto de 2014, en la norma de Seguimiento:

“02. La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas,

18 Publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014.

19

procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán verificar el cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que otras organizaciones de auditoría hayan dirigido a la entidad u órgano de su competencia institucional”.

El 16 de junio del 2016, se publicó en el Diario Oficial La Gaceta No 116, el Decreto Ejecutivo N°39753-MP “Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones derivadas del Sistema de Control Interno”. Entre los artículos, que se destacan en este decreto ejecutivo, para mejorar el componente de seguimiento, encontramos:

“Artículo 1º-Todo jerarca y titular subalterno de las instancias que conforman la Administración Pública Central deberán tomar las medidas necesarias para establecer, mantener, ejecutar y perfeccionar el sistema de control interno de su dependencia. Este sistema deberá corresponder a la naturaleza, organización y finalidad de la institución, de tal manera que permita el cumplimiento de los objetivos propios de su función y garantice el buen uso de la Hacienda Pública”.

“Artículo 2º-Como parte del sistema de control interno, la Administración Pública Central deberá adoptar los mecanismos de control, planificación y verificación pertinentes que contribuyan a la evaluación del desempeño institucional, a garantizar la eficiencia y eficacia de sus operaciones y el manejo transparente de toda la información que forma parte de este sistema”.

“Artículo 4º-Será responsabilidad de la Dirección General y la Unidad de Planificación, o los departamentos internos equivalentes, contemplar en sus informes de desempeño las observaciones y recomendaciones emitidas en los informes de la Auditoría Interna, así como los avances realizados para su cumplimiento. Será responsabilidad de la Unidad de Control o el departamento interno equivalente, dar seguimiento a la implementación de estas recomendaciones, dentro del ámbito de su competencia”.

“Artículo 7º-Las instituciones sujetas a este Decreto tienen el deber de publicar de forma oficiosa sus informes de desempeño en el sitio Web oficial o la plataforma electrónica análoga, para que las personas puedan acceder a estos sin necesidad de solicitud previa. En dichos informes deben considerarse las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna y las acciones de implementación de las mismas. Para cumplir con este deber, las autoridades competentes deberán asegurar la confidencialidad de la información, según el ordinal 6º de la Ley General de Control Interno”.

El CONAC aprobó con el acuerdo No 12 de la Sesión Ordinaria No 10-2014 celebrada el 27 de octubre del 2014 los "Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna". Con el oficio SINAC-DE-166-2015 del 02 de febrero del 2015, se realiza la comunicación de dichos lineamientos. En dichos lineamientos se norma:

“XXVI. Incorporación de las Actividades Dentro de la Planificación Operativa. Las actividades requeridas para dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones contenidas en el plan de acción aprobado, deberán incorporarse dentro de los planes presupuestos y planes operativos, según corresponda. De igual manera, toda disposición o recomendación deberá

20

relacionarse de manera específica con la tarea o acción a la cual corresponda según el plan de acción del plan estratégico institucional y el plan presupuesto.”

“XXIX. Seguimiento al Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones: La Oficina de Control Interno es la Unidad Funcional de la Administración Activa, responsable de dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes. En razón de ello, el oficio de instrucción de cumplimiento de disposiciones y recomendaciones, los planes de acción y cronogramas, los informes de avance y cierre, así como los oficios de la Contraloría General de la República o la Auditoría Interna relacionados con autorización de prórrogas y cierres de disposiciones, recomendaciones e informes, deberán remitirse con copia a la Oficina de Control Interno, para efectos del seguimiento. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad de la Dirección Ejecutiva por dar seguimiento a las instrucciones emitidas para el cumplimiento de disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes de Órganos de Fiscalización Superior.”

En cuanto al cumplimiento de disposiciones, debe recordarse que en la resolución R-DC-144-2015, “LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES DE AUDITORIA”.

“El incumplimiento de los presentes lineamientos será causal de eventuales responsabilidades administrativas, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente”.

Según lo establecido en la resolución R-CO-061, del 24 de junio del 200519: “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno” dos aspectos que el titular subordinado o miembro del CONAC, debe informar en su informe de gestión son los siguientes:

“Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.

Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna”

2.2. Seguimiento a la advertencia y a las recomendaciones dadas por la auditoría en cuanto a la construcción y/o acondicionamiento de las edificaciones en el Parque Ecológico para albergar las oficinas de la Secretaría Ejecutiva y dos Direcciones Regionales.

Con el oficio SINAC-AI-361-2018 del 17 de diciembre del 2018, la auditoría interna le consultó a la Directora Ejecutiva respecto a:

“Informe de avance respecto a la construcción y/o remodelaciones para ubicar la Secretaría Ejecutiva y las Direcciones Regionales del Área de Conservación Central y Marina Cocos. Remitir copia de informes a la auditoría interna, en cumplimiento a la recomendación 4.1 del informe SE-01-2018 al Consejo Nacional de Áreas de Conservación”

19 Publicada en La Gaceta No. 131 del 07.07.2005

21

Con el oficio SINAC-DE-130 del 12 de febrero del 2019, la Directora Ejecutiva del SINAC adjunta copia del documento presentado por la Directora del Proyecto, donde se detalla el estado de avance del proyecto:

a) Conformación de un Equipo de proyecto y la designación de una Director/a del Proyecto.

b) Perfil del proyecto "El Dirección Ejecutiva conviene trabajar el estudio de perfil del proyecto”

2.3 Informe de auditores externos:

No han llegado a conocimiento de esta Auditoría Interna, informes de auditoría externa sobre la gestión y estados financieros del SINAC Se solicitó al Departamento de Cooperación Técnica y Financiera de la Secretaría Ejecutiva mediante el oficio SINAC-AI-010-2019 del 09 de enero del 2019, el detalle de los Proyectos y los coordinadores con el fin de solicitarles el envío de los informes de auditores externos provenientes de convenios de cooperación u otros mecanismos de financiamiento mediante los cuales el SINAC se vio beneficiado con el desarrollo y ejecución de proyectos, para el período terminado el 31 de diciembre del 2018. De total de 11 proyectos20, según la información suministrada en certificación del Departamento de Cooperación Técnica y Financiera adjunta en oficio SINAC-SE-DCTF-001-2019 del 17 de enero del 2019; Tabla N° 2, y la respuesta de la Administración Activa (coordinadores de los proyectos) indican a la auditoría interna que no fue remitido ningún informe de auditoría externa para el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2018

2.4. Seguimiento a las disposiciones de la CGR

Según el reporte del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” publicado en la Web de la Contraloría General de la República el “Reporte para Auditorías Internas” con información actualizada del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2018, un total de 17 disposiciones al Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) quedan en proceso y 6 disposiciones en estado en proceso para el Consejo Nacional de Áreas de Conservación para un total de 23 disposiciones en proceso. Se adjunta un detalle en el anexo no.29

3. CONCLUSIONES.

La Auditoría Interna, desde el inicio de sus operaciones, ha emitido una serie de recomendaciones, mediante informes que tienen su origen en los servicios de auditoría y servicios preventivos que ofrece esta Unidad, para coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales del SINAC. La totalidad de las recomendaciones han sido aceptadas por quienes representan, y han representado a la Administración Activa, y puede afirmarse que las mismas han agregado valor al SINAC, como oportunidades de mejora que al ser implementadas por los titulares subordinados y hasta por el máximo jerarca han contribuido con el mejoramiento y perfeccionamiento de su Sistema de Control Interno. Se puede afirmar que, al 14 de febrero del 2019, del total de recomendaciones emitidas por la auditoría interna y a las cuales se dio seguimiento en el presente informe (568), 2.54% fueron cerradas por reiteradas, 33.45% quedan en proceso, 8.63% no fueron iniciadas y un 57.92% están cerradas.

20 Once proyectos en ejecución o cerrados

22

Conforme a los objetivos fijados para el presente estudio de seguimiento a disposiciones de la CGR y recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa y otros órganos de fiscalización, se concluye:

a. Durante el año 2018, no se emitieron las instrucciones para cumplir con las recomendaciones de los informes ICI-01-2018, ICI-02-2018 y ICI-03-2018, con lo cual se incumple el artículo 12 de la Ley General de Control Interno y los lineamientos aprobado por el CONAC. Durante el 2018, solamente se cumplieron con 22 recomendaciones. b. La Administración Activa, no tome las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones al 31.12.2018. c. El seguimiento de recomendaciones y disposiciones no es sistemático. d. Es fundamental que la Unidad de Control Interno efectué un seguimiento oportuno. e. El SINAC no cuenta con una herramienta o sistema de información que permita que los diferentes involucrados en el proceso puedan tener la información en forma oportuna y confiable. f. Existe una importante cantidad de recomendaciones en estado: en proceso; a pesar de que se venció el plazo establecido por el CONAC (recomendaciones 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018) o el recomendado y aceptado por la Administración Activa, como razonable para su ejecución. g. A la fecha de emisión del presente informe, el SINAC no ha realizado la construcción de un nuevo edificio y el acondicionamiento de las edificaciones para albergar las oficinas de la Secretaría Ejecutiva y la Dirección Regional del Área de Conservación Marina Cocos. Tampoco se ha formalizado la alianza estratégica y no se evidencian las acciones de la Comisión Nacional de Educación Ambiental.

4. RECOMENDACIONES

De conformidad con el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, nro. 8292, se emiten las siguientes recomendaciones a cumplir dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado podría ser causal de responsabilidad. La Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar la efectiva implementación de las recomendaciones, y valorar si podría existir responsabilidad, en caso de incumplimiento injustificado de estas, según lo normado en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, nro. 8292. A la Máster Grettel Vega Arce en su calidad de Directora Ejecutiva o quien ocupe el cargo. 4.1 Elaborar conjuntamente con los instruidos para el cumplimiento de recomendaciones emitidas para el CONAC, la Dirección Ejecutiva, el Comité Asesor de Tecnología de Información y con los titulares subordinados responsables del cumplimiento de recomendaciones; un análisis de las disposiciones o recomendaciones que se encuentren en estado “EN PROCESO” (pendientes de cumplimiento) y “NO INICIADAS” de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018; y a partir de éste establecer la fecha límite de cumplimiento (bajo criterios de razonabilidad, lógica y conveniencia) y los motivos que imposibilitan al responsable o instruido de dar término al 31.12.2019

23

Presentar el 30 de mayo del 2019, a la auditoría interna un informe (con copia al jerarca), en el que se detalle para cada recomendación el análisis realizado y la fecha estimada de cumplimiento. A partir de dicho análisis, el Director Ejecutivo deberá remitir las instrucciones correspondientes para que se actualicen los planes de acción, y se remitan informes de avance semestral de cumplimiento, para toda recomendación que se defina cumplir antes del 31 de diciembre del 2019 En el caso que la fecha de cumplimiento sea superior al 31 de diciembre del 2019, se deberá presentar a la auditoría interna una solicitud de prórroga a más tardar el 30 de junio del 2019, con las justificaciones necesarias, para que el Director Ejecutivo, puede autorizar el plan de acción (observación 2.1 y observación 2.2.a) 4.2 Instruir a la Jefatura de Control Interno, para que remita para todas las recomendaciones que quedaron en estado “EN PROCESO” (pendiente de cumplimiento) o “NO INICIADAS”, en el presente informe, los planes de acción debidamente autorizados por el responsable de cumplir con las recomendaciones, a partir del análisis realizado en la recomendación 4.1 y la definición de los plazos (conforme las prórrogas y prioridades identificadas conforme los recursos). Remitir los planes de acción con fecha límite el 31 de julio del 2019 (observación 2.1 y observación 2.2.a)

5. ANEXOS.

El detalle de cada anexo con cada recomendación y su estado quedará en herramienta digital compartida con la Unidad de Control Interno de la Secretaria Ejecutiva para su utilización y consulta.

Anexo No Detalle

1 Recomendaciones a CONAC

2 Resumen del estado de cumplimiento de recomendaciones emitidas por la auditoría interna al 31.12.2018

3 Resumen del estado de cumplimiento de disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al 31.12.2018

Auditor Encargado

Auditora Interna

informe no. se-01-2019 14 de febrero, 2019 sistema ... 2019/se-01... · informe no. se-01-2019 14...

Documents