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Guía de organización de archivos de gestión

Jefatura de Administración Documental

Información General

Administración Documental

Equipo integrado de profesionales con vocación y experiencia en el área de gestión documental que propone y desarrolla instru-mentos y lineamientos de normalización archivística necesarios para gestionar la información a través de prestación de servicios documentales a la Comunidad Uniandina y la sociedad, permi-tiendo así la construcción de la memoria institucional.

Garantizar la conformación y preservación de la memoria institucional, siguiendo estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales, que aseguren el acceso a la información.

Ser garante en la construcción de la memoria Uniandina, a través de la prestación de servicios transversales de gestión documental que apoyen a la Universidad en la difusión de su legado.

Misión

Visión4

2

1

3

administraciondocumental.uniandes.edu.co@MemoriaUniandes

Definimos lineamientos basados en buenas prácticas internacionales en gestión documental

Conformamos fondos y colecciones para la investigación

Preservamos la Memoria Documental de la Universidad

Asesoramos en la gestión de la información en soporte físico y electrónico

SomosMemoriaUniandes

fotografía

Guía de organización de archivos de gestión

Las comunicaciones, decisiones y acciones institucionales.

EVIDENCIAN

Los Documentos...

¿Qué es una serie documental?

¿Qué es una subserie documental?

¿Cómo identifico las series y subseries documentales?

Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.

Esta guía tiene como objetivo apoyar los procesos de organización y conservación de documentos en los archivos de gestión de la Universidad en formato físico y electrónico, a través de la identificación de las series y sub series documentales propias de cada unidad y la aplicación de la(s) Tabla(s) de Retención Documental que corresponda(n).

Identificar las series documentales que usted produce en el ejercicio de sus funciones es indispensable para su clasificación, descripción y organización. Para conocer las Series y Subseries que maneja siga los siguientes pasos.

1.

2.

3.

4.

En la siguiente tabla remítase a la columna Asuntos o subseries e identifique el asunto al que corresponden los documentos a organizar.

Ubique en la columna SERIES el nombre de la serie documental que agrupa el asunto.

Haga clic en el nombre de la Serie para conocer los pasos a seguir en la organización de la documentación

Como complemento de la Guía, se sugiere consultar la TRD correspondiente en: https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, debido a los tipos documentales que varían de acuerdo a cada asunto.

HISTORIA ACADÉMICA

GESTIÓN JURÍDICA

GESTIÓN DE PROYECTOS

Historia académica de pregrado

Contratos civiles

Contratos de egresosContratos de ingresos

Proyecto de consultoríaPropuestas de investigación y consultoría

Proyecto de Investigación

Historia académica de posgrado

Ejemplos :

Serie

Subserie

¿Qué es una TRD?Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.

Guía de organizaciónGuía de organización de archivos de gestión

Presupuesto de unidades

Requerimientos a presupuesto

Programa académico no conduncente a título

Informe generación y control fichas de inscripción

GESTIÓN DE GOBIERNO

GESTIÓN ADMINISTRACIÓN

GESTIÓN DE PROYECTOS

EGRESOS

GESTIÓNJURÍDICA

EVALUACIONES

HISTORIAACADÉMICA

PRESUPUESTOS

EDICIÓN DE CONTENIDOS

DIVULGACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CONTENIDOS

HISTORIALABORAL

Contenidos

Publicaciones

Contenidos

Programas Académicos noConducentes a

Título

Gestión deContenido

PROGRAMAS ACADÉMICOS

GestiónHumana

Hoja de vida

Tabla de Series Documentales

ASUNTOS O SUBSERIES SERIES

Actas (consejo, facultades y unidades).

Informes de gestión de la unidad

Evaluaciones de los cursos

Evaluaciones de profesores

Contratos civiles

Contratos de egresos

Contratos de ingresos

Proyecto de Investigación

Proyecto de consultoría

Propuestas de investigación y consultoría

Historia académica de pregrado

Historia académica de posgrado

Gestión de Gobierno

ProgramasAcadémicos

Conducentes aTítulo

Gestión de proyectos

GestiónFinanciera

GestiónJurídica

TRD

ASUNTOS O SUBSERIES SERIES TRD

-Facturas-Comprobantes de pago-Radicados-Ordenes de compra

Consecución de Recursos

Servicios Jurídicos

Gestión Finaciera

Oficina de Relaciones Externas

Relaciones Académicas

En caso de no encontrar el asunto a organizar remítase a las guías específicas:

Guía de organización de archivos de gestión Guía de organización de archivos de gestión

Lo que se hace, cómo se hace y por qué se hace.

REGISTRANSeries Documentales

fotografía

Los Documentos...

Series Documentales Series Documentales

Gestión de gobierno

Disposición

Responsables

Serie que refleja deliberaciones, decisiones y acuerdos generados por comités u órganos de gobierno, y que se materializan en acciones especifícas en un determinado momento.

Valores administrativos, legales, científicos, históricos y sociales que aportan al conocimiento y construción de la memoria institucional.

Finalizado el año vigente de su producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Secretaria General-Unidades académicas y administrativas

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente (carpeta) por año.

Anexar los documentos que hacen parte integral del acta, como anexos.

Ordenar numérica o cronológicamente en forma ascendente cada expediente, de acuerdo con el consecutivo del acta o la fecha de producción.

Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas

Ejemplo:

44-501.1-E1_Actas Departamento de Química_2010 - 2013

1

2

3

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Gestión Administración - informes

Disposición

Responsables

Subseries que reflejan las actuaciones, transformación y construcción de las unidades y dependencias de la Universidad.

Valores administrativos e históricos que aportan información para la construcción de la memoria institucional.

Concluido el año de producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Unidades académicas y administrativas

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente (carpeta) por informe.

Clasificar los expedientes por tema (informes de gestión, informes finacieros etc).

Ordenar cronológicamente en forma ascendente cada agrupación, de acuerdo con la fecha de producción del informe.


Ejemplo:

27-1704-G1_Informe del Área Mensual Departamento de Química_2017

1

2

3

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Gestión de proyectos

Disposición

Responsables

Serie que es testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”. Evidencia el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el aporte científico a la sociedad.Incluye las subseries: Proyectos de investigación, Proyectos de consultoría y Propuestas de investigación y consultoría. Para las tres subseries aplica el siguiente procedimiento.

Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y técnico. Valores secundarios de carácter científico y cultura.

Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años despúes de finalizado el proyecto.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Facultades y Departamentos-Centros de investigación-Vicerrectoría de Investigaciones

Ordenación de Expedientes Físicos

Rotulación

Conformar un expediente por cada proyecto en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

Clasificar los documentos de cada expediente, en los siguentes grupos:

Documentos de inicio

Documentos de ejecución

Documentos de liquidación y cierre

Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones de acuerdo con el acta de iniciación del proyecto, en caso de no encontrarse tomar la fecha del contrato.

Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente. En caso de encontrar varios expedientes con la misma fecha, estos se ordenarán alfabéticamente.


Ejemplo:

02-802.1-G1_Desarrollo y aplicación de un modelo de priorización_2012

1

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4


Ordenación Expedientes Electrónicos

SharePoint

Nuevo

Nombre

ProyectoUA028021G1Proyecto de Investigacion

UA028021G2Proyecto de Consultoria

UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria

Cargar Compartir

UA028021Gestion de Proyectos

Copiar vínculo Sincronización Descargar

Modi�cado Modi�cado por

01/01/2019

Proyecto01/01/2019

Proyecto01/01/2019

1

La serie de Gestión de Proyectos estará compuesta por tres carpetas principales correspondientes a las sub-series que la componen:

Estructura de las carpetas y sub-carpetas correspondientes a: Proyectos de Investigación y Proyectos de Consultoría

- Proyectos de Investigación

- Proyectos de Consultoria

- Propuestas de Investigación y Consultoría

SharePoint

Nuevo

Nombre

ProyectoArauca cambio climatico

Cargar Compartir

UA028021Gestión de Proyectos UA028021G1Proyectos de Investigación



01/01/2019

ProyectoOrinoquia fauna 01/01/2019

2

3 SharePoint

Nuevo

Nombre

ProyectoInicio

Ejecucion

Liquidacion y cierre

Cargar Compartir

UA028021Gestion de Proyectos UA028021G1Proyectos de Inves... Arauca cambio climatico



01/01/2019

Proyecto01/01/2019

Proyecto01/01/2019

1

2

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3

Nivel 1. Código y nombre de la serie documental

Nivel 2. Código y nombre de la Subserie documental

Nivel 4. Nombre de la etapa del proyecto

Nivel 3. Nombre del proyecto


UA028021G1Proyecto de Inves...UA028021Gestion de proyectos Arauca cambio... inicio

SharePoint

Nombre

ProyectoCarApr.docx

RepBon.xlsx Proyecto


01/01/2019

01/01/2019

Conv.docx Proyecto01/01/2019

fot.jpg Proyecto01/01/2019

Actini.pdf Proyecto01/01/2019

Nuevo Cargar Compartir Copiar vínculo Sincronización Descargar

SharePoint

Nuevo

Nombre

ProyectoUA028021G1Proyecto de Investigacion

UA028021G2Proyecto de Consultoria

UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria

Cargar Compartir

UA028021Gestion de Proyectos



01/01/2019

Proyecto01/01/2019

Proyecto01/01/2019

1

Estructura de la carpeta y sub-carpetas “Propuestas de Investigación y Consultaria”:

Consulta el catálago de tipos documentales para los eDOCS

Consulta las recomendaciones para la denominación de los eDOCSclick aquí

click aquí

SharePoint

Nuevo

Nombre

ProyectoArauca cambio climatico

Cargar Compartir

UA028021Gestion de Proyectos UA028021G3Propuestas de Investigacion y Consultoria


Modi cado Modi cado por

01/01/2019

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UA028021G3Propuesta de Inves...UA028021Gestion de proyectos Arauca cambio... inicio

SharePoint

Nombre

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

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RepBon.xlsx


01/01/2019

01/01/2019

Conv.docx 01/01/2019

fot.jpg 01/01/2019

Actini.pdf 01/01/2019

Nuevo Cargar Compartir Copiar vínculo Sincronización Descargar

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Tipos documentales

1

2

Nivel 1. Código y nombre de la serie documental

Nivel 2. Código y nombre de la Subserie documental

Tipos documentales

3 Nivel 3. Nombre de la Propuesta


Egresos - Gestión de cuentas por pagar

Disposición

Responsables

Subserie testimonio del cumplimiento de obligaciones monetarias que la Universidad adquiere con proveedores y prestadores de servicios en general, y que son necesarias para su buen funcionamiento.

Valores primarios de tipo administrativo, contable y legal.

Para realizar la consulta de la subserie, las unidades y/o dependencias deben dirigirse directamente al Archivo Finaciero, quienes solventarán estos requerimientos.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la subserie documental son: -Dirección Financiera

Terminado el año fiscal, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Oficina de Tesorería transferirá los documentos al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Ordenación

Rotulación

Las unidades y dependencias, con excepción de la Oficinas de Tesorería y Contabilidad, podrá omitir de su rotulación la información correspondiente al rango del consecutivo almacenado en el expediente.

Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

Ordenar los tipos documentales en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo del comprobante de radicación.

Ordenar los expedientes en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo. (la carpeta 1 corresponde a los consecutivos 001-050. la carpeta 2 corresponde a los consecutivos 051-073 etc.)


Ejemplo:

25.1503.1-E1_Gestión De Cuentas Por Pagar_2012

1

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3

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Presupuesto - Presupuesto oficial

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un periodo de tiempo específico.

Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal. Valor histórico que permite la reconstrucción de la memoria institucional.

A partir del cierre presupuestal se conservará en archivos de gestión durante dos (2) años, posteriormente la Oficina Presupuesto transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Dirección Financiera

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).

Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.


Ejemplo:

25-1502.1-E1_Presupuesto Oficial_2012

1

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3

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Presupuesto - Requerimientos a presupuesto

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los ajustes realizados a las proyecciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un período de tiempo.

Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal.

Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión durante un (1) año más. Posteriormente la Oficina de Presupuesto procedetá a realizar la transparencia al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las uniadades académicas y administrativas que no son respondables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Oficina de Presupuesto-Tesorería

Ordenación

Rotulación

Las unidades y/o dependencias diferentes a las Oficinas de Presupuesto que no son responsables del proceso, conformarán un expediente por año en el que incluirán la información correspondiente a las subseries Presupuesto Oficial y Requerimientos a presupuesto, de modo que en la misma carpeta física o electrónica se conserve toda la información del proceso.

Conformar un expediente por cada año, en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).


Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.


Ejemplo:

25-1502.1-G1_Requerimientos a Presupuestos_2012

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Gestión Jurídica

Disposición

Responsables

Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Universidad en los cuales se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la misma.

Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero de importancia, por su carácter probatorio en materia disciplinaria y penal.

Transferir del archivo de gestión al archivo central tres (3) años después de finalizado el contrato.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Contrato civiles: Dirección Jurídica-Contrato de egresos: Unidades y/o dependecias-Contrato de ingresos: Dirección Jurídica

Ordenación

Subserie Contrato Civiles

Rotulación

Conformar un expediente por cada persona en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).


Ordenar los expedientes (carpetas) en forma alfabética de acuerdo con los apellidos y nombres completos de la persona contratada.

Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas

Ejemplo:

28-1801.1-G1_11500205_ROZO PARADO ROSA CATALINA_2015

1

2

3

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Ordenación

Subserie Contrato de egresos

Rotulación

Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).


Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.


Ejemplo:

28-1801.1-G2_20124580_CAMARA DE COMERCIO BOGOTA_2013

1

2

3

Ordenación

Subserie Contrato de ingresos

Rotulación

Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).


Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica de acuerdo con el código del contrato.


Ejemplo:

28-1801.1-G3_880691619_CEMEX S.A_2015

1

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Historia Académica

Disposición

Responsables

Valores primarios de tipo administrativo, legal y valores secundarios.

Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años después de que el estudiante:

Culmine sus estudiosSe retire y no regrese en ese lapso de tiempoCumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:

-Facultades y departamentos-Dirección de Admisiones y Registro

Serie que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad que es formar ciudadanos profesionales. Contiene toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada estudiante.

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente para cada estudiante en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).

Clasificar los documentos de cada expediente en los siguientes grupos:

Documentos de admisiónDocumentos de desarrolloDocumentos de salida

Ordenar cada grupo de acuerdo con la estructura mencionada en la TRD.

Ordenar los expedientes alfabéticamente según los apellidos y nombres (completos) del estudiante.


Ejemplo:

01-703.1-G1_200512015_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2010-10

1

2

3

4

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Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos

Disposición

Responsables

Valores primarios de tipo administrativo y secundarios de carácter histórico que permiten la construcción de la memoria institucional.

Terminado el año producción se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Dirección de Admisiones y Registros transferirá los documentos al archivo central.

Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:

-Dirección de Admisiones y Registros

Subserie testimonio de los procesos de formación que realiza la Universidad, permite el análisis de información relevante para reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a la calidad educativa.

Ordenación

Rotulación

Conformar una carpeta por cada semestre y/o año en una unidad de almacenamiento independiente.

Ordenar los documentos dentro de la carpeta en forma alfabética de la A - Z, de acuerdo con el título del curso.

Ordenar la carpeta cronológicamente.


Ejemplo:

01-702.1-E1_IMEC 1401_MECANICA I_2010-10

1

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Gestión de Contenidos-Edición de contenidos

Disposición

Responsables

Esta serie constituye los proyectos multimedia que combinan todo tipo de soporte y formatos.

Valores primarios de tipo legal, administrativo y financiero.

Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años.


-Ediciones Uniandes

Ordenación

Rotulación

Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.

Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas

Ejemplo:

02-803.1-E1_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011

1

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Gestión de Contenidos-Divulgación y distribución de contenidos

Disposición

Responsables

La divulgación de contenidos es un proceso de gestión que comercializa los contenidos que son producidos por Ediciones Uniandes.

Valores primarios de tipo legales, administrativos, financieros y valores secundarios.

Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años, pasado este tiempo pasarán a ser documentos de conservación permanente y se procederá a hacer tratamiento archivístico indicado.


-Ediciones Uniandes

Ordenación

Rotulación

Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.

Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas

Ejemplo:

02-803.1-E2_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011

1

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Programas Académicos no Conducentes a Título -Programa académico no conduncente a título

Disposición

Responsables

Esta serie es una agrupación misional de la Universidad, al dar testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.

Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.

El tiempo de retención en el archivo de gestión después de finalizado el programa, será de (4) años. Cumplido ese tiempo se transfiere al archivo central.


-Educación Continuada.

Ordenación

Rotulación

Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :

- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico


Ejemplo:

03-904.1-E1_EDUCACIÓN EJECUTIVA DESARROLLO GERENCIA_2010

1

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Programas Académicos no Conducentes a Título -Informe generación y control fichas de inscripción

Disposición

Responsables

Esta serie, es una agrupación misional de la Universidad, dado que son el testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.


El tiempo de retención en el archivo de gestión serán (5) años en soporte papel. Cumplido ese tiempo se realizará proceso de digitalización para su conservación permanente en el archivo de gestión de la Dirección de Educación contínua.


-Educación continuada.

Ordenación

Rotulación

Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :

- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico


Ejemplo:

03-904.1-E2_INFORME EDUCACIÓN EJECUTIVA _2010

1

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Gestión Humana - Historias Laborales

Disposición

Responsables

Esta serie es garante del reconocimiento del derecho adquirido por el funcionario y sus herederos, garantizando la historia laboral que tuvo el empleado en la Universidad.


El tiempo de retención en archivo de gestión (3) años. Contando a partir del retiro del empleado. Luego los documentos serán transferidos al archivo central por (77) años.

La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental son:

-Dirección de Gestión humana y desarrollo organizacional.

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente para cada empleado en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).

Los expedientes deben ir ordenado de manera alfabetica por apellidos y nombres.

En cada expediente, la ordenación interna de documentos tendrá una ordenación:

-Contratación-Seguridad social/ Prestaciones sociales-Compensación y beneficios-Capacitación y desarrollo-Relaciones laborales-Vacaciones/ ausentismo

1


Ejemplo:

22-1201.1-E1_1014255865_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2009

2

3

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Series Documentales Series DocumentalesSeries Específicas Series Específicas

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Subserie evidencia de propuestas para consecución de recursos, lista detallada de posibles donantes e investigación de prospectos.

Valores primarios de tipo administrativo.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Terminado este tiempo tendrán un proceso de selección conservando un 10% de aquellos documentos representativos para la Universidad.


-Dirección de Desarrollo

Consecución de recursos: Prospectos de donaciones

Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).



Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año

Ejemplo:

40-101.1-E1_Lista detallada de posibles donantes_2018


Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Consecución de recursos: Donación persona jurídica

Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo se realizará la transferencia al Archivo Central para su conservación permanente.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica

Subserie que reúne información relacionada con la persona jurídica donante, además de los comprobantes de transacciones financieras.





Ejemplo:

40-101.1-E2_Donación persona jurídica_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Consecución de recursos: Donación persona natural

Subserie que reúne información relacionada con la persona natural donante, además de los comprobantes de transacciones financieras.


Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo se realizará la transferencia al Archivo Central para su conservación permanente.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica





Ejemplo:

40-101.1-E3_Donación persona natural_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Consecución de recursos: Fondos designación de recursos

Subserie evidencia de convenios, reglamentos, actas, listados, documentos personales de los donantes y comprobantes de las transacciones.


Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención se conservarán permanentemente en el archivo central.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Admisiones y registro-Contabilidad-Tesorería-Dirección de Gestión Humana





Ejemplo:

40-101.1-E4_Fondo de Becarios_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Consecución de recursos: Campañas consecución de recursos

Subserie testimonio de la información relacionada con eventos y campañas para la consecución de recursos, así como cronograma de actividades, estadísticas, propuestas, entre otros.

Valores primarios de tipo administrativo, contable y técnico.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años y cinco (5) en el archivo central. Posteriormentese procederá a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que seanrepresentativas para la historia de Dirección de Desarrollo.


-Dirección de desarrollo





Ejemplo:

40-101.1-E5_Campañas consecución de recursos_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Vincular e inspirar a los egresados: Encuentros egre-sados

Subserie evidencia de la información relacionada con presupuestos, patrocinios y programas de los eventos realizados para vincular a los egresados.

Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años y cinco (5) en el archivo central. Posteriormentese procederá a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que seanrepresentativas para la historia de Dirección de Desarrollo.







Ejemplo:

40-102.1-E1_Encuentro egresados_2018

Volver a tabla


Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Vincular e inspirar a los egresados: Red con egresa-dos

Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero. Valores secundarios de tipo histórico.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central para conservación permanente.



Subserie evidencia de la información legal de la constitución de la red de egresados.





Ejemplo:

40-102.1-E2_Red de egresados_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Vincular e inspirar a los egresados: Seguimiento a egresados

Subserie testimonio de las comunicaciones dirigidas a egresados en el marco del proceso de seguimiento.

Valores primarios de tipo administrativo

Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central por dos (2) años finalizando con el proceso de selección del 10% de las comunicaciones representativas para la Universidad.

Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Rectoría





Ejemplo:

40-102.1-E3_Seguimiento a egresados_2018

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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas

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Series Especificas

Casos de justicia individual: Casos justicia penal

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los procesos de justicia penal desarrollados por la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.

De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.

Las unidades productoras son:

- Consultorio Jurídico- Juzgados

Ordenación

Rotulación

Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).




Ejemplo:

01-703.3-E1_Casos de justicia penal_2018

1

2

3


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Series Especificas

Casos de justicia individual: Casos justicia patrimonial

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los procesos de justicia patrimonial desarrollados por la Universidad.





Ordenación

Rotulación


Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.

Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.



Ejemplo:

01-703.3-E2_Casos justicia patrimonial_2018

1

2

3

4


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Series Especificas

Casos de justicia individual: Casos justicia familia

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los procesos de justicia de familia desarrollados por la Universidad.





Ordenación

Rotulación






Ejemplo:

01-703.3-E3_Casos justicia familia_2018

1

2

3

4


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Series Especificas

Casos de justicia individual: Casos justicia laboral

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los procesos de justicia laboral desarrollados por la Universidad.


De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del consultorio jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierra del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.



Ordenación

Rotulación






Ejemplo:

01-703.3-E5_Casos justicia laboral_2018

1

2

3

4


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Series Especificas

Casos de justicia individual: Casos justicia pública

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los procesos de justicia pública desarrollados por la Universidad.





Ordenación

Rotulación






Ejemplo:

01-703.3-E5_Casos justicia pública_2018

1

2

3

4


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Series Especificas

Consultas: Consultas jurídicas

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los procesos y conceptos asociados al servicio de consulta jurídica ofrecido por la Universidad.


Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.

La unidad productora es:

- Consultorio Jurídico

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.2-E1_Consultas jurídicas_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Cursos de conciliación

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los cronogramas, talleres y evaluaciones desarrollados en los cursos de conciliación ofrecidos en la Universidad.


Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.



Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E1_Cursos de conciliación_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Libro radicadorde actas de conciliación

Disposición

Responsables

Subserie evidencia del conjunto de actas de conciliación radicadas en el Consultorio Jurídico de la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo y legal.

Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.

La unidad productora:


Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E2_Libro de actas de conciliación_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Libro radicador de constancias de conciliación

Disposición

Responsables

Subserie evidencia del conjunto de constancias de conciliación radicadas en el consultorio jurídico de la Universidad.


Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.



Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E3_Libros de constancias de conciliación_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con actas

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los trámites realizados por la Universidad referentes a la conciliación con actas.

Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.

Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.



Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E4_Trámites de conciliación con actas_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con constancias

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con constancias.


Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central y se conservaran permanentemente.



Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E5_Trámites de conciliación con constancias_2018

1

2

3


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Series Especificas

Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con otro resultado

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con otro resultado.


Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.


- Consultorio jurídico

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-706.3-E6_Trámites de conciliación con otro resultado_2018

1

2

3


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Series Especificas

Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia país

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo país.

Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.

Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.



Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-707.1-E1_Proyectos de justicia país_2018

1

2

3


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Series Especificas

Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos Justicia GDIP

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia para grupos de derecho de interés público.





Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-707.1-E2_Proyectos de justicia GDIP_2018

1

2

3


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Series Especificas

Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia global

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo global.





Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

01-707.3-E1_Proyectos justicia global_2018

1

2

3


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Series Especificas

Apoyo Financiero: Créditos educativos Uniandes

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por la Universidad como apoyo financiero a los estudiantes.


Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico.


- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

21-1101.1-E1_Créditos Educativos Uniandes_2018

1

2

3

Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas

Apoyo Financiero: Créditos educativos ICETEX

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por el ICETEX como apoyo financiero a los estudiantes.


Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico.


- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

21-1101.1-E2_Créditos Educativos ICETEX_2018

1

2

3

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Apoyo Financiero: Reportes garantías ICETEX

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de la relación de créditos educativos del ICETEX.




- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

21-1101.1-E3_Reportes garantías ICETEX_2018

1

2

3

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Apoyo Financiero: Becas por distinciones académicas

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas otorgadas por distinciones académicas.


El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se realizará la transferencia al archivo central.


- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

21-1101.1-E1_Becas por distinciones académicas_2018

1

2

3

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Apoyo Financiero: Beca quiero estudiar escala

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas quiero estudiar escala.


El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se realizará la transferencia al archivo central.


- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

21-1101.1-E1_Becas quiero estudiar escala_2018

1

2

3

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Apoyo Financiero: Descuentos por hermanos

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los trámites de descuentos por hermanos vinculados en la Universidad.


Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.


- Apoyo financiero

Ordenación

Rotulación




E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año

Ejemplo:

21-1101.1-E1_Descuento por hermanos_2018

1

2

3

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Ingresos: Matrículas

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los antecedentes de procesos de matrículas en la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.



- Tesorería

Ordenación

Rotulación




E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año

Ejemplo:

25-1502.1-E1_Matrículas_2018

1

2

3

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Ingresos: Facturación

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los documentos de soporte referentes a las facturas de venta y facturas por dominio de la Universidad.


Se conservan en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido este tiempo se transferirán al archivo central por nueve (9) años.


- Tesorería

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1502.1-E2_Facturación_2018

1

2

3

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Gestión de Crédito y Cartera: Cobro por cartera

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para el cobro de cartera en la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.

Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Cuando el tiempo se cumpla se enviará al archivo central la documentación establecida para su transferencia e integración a la historia académica del estudiante.


- Tesorería

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1502.2-E1_Cobro de cartera_2018

1

2

3

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Egresos: Gestión de cuentas por pagar

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para la gestión de cuentas por pagar en la Universidad.


Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años.


- Contabilidad- Tesorería

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1503.1-E1_Cuentas por pagar_2018

1

2

3

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Egresos: Arqueos

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los reportes, formularios y facturas utilizadas en los arqueos de la Universidad.


La documentación estará dos (2) años en el archivo de gestión, cumplido este tiempo y se determine que han cumplido con su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental.


- Tesorería

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1503.1-E2_Arqueos_2018

1

2

3

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Gestión contable: Administración de datos maestros (proveedores)

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de la gestión de los datos maestros de proveedores en la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.

La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplido este tiempo y se determine que han cumplido su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.1-E1_Datos maestros de proveedores_2018

1

2

3

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Gestión contable: Registros contables

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los informes financieros de proyectos y de conciliación bancaria utilizados en la gestión contable de la Universidad.

Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.

Los informes de conciliación bancaria estarán en el archivo de gestión por un (1) año; cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por nueve (9) años. Los informes financieros de proyectos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por siete (7) años.


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.1-E2_Registros contables_2018

1

2

3

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Gestión Financiera y Tributaria: Libros oficiales

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de los libros diario y libro mayor y balance necesarios en la gestión financiera de La Universidad.


Se consevarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre inmediatamente anterior año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central para su conservación por (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la Universidad.


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.2-E1_Libros oficiales_2018

1

2

3

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Gestión Financiera y Tributaria: Presentacionesa revisoría fiscal

Disposición

Responsables

Subserie evidencia de los estados financieros de la Universidad que se presentan a la revisoría fiscal.


Se conservarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumpliendo con ese tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la universidad.


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.2-E2_Presentaciones a revisoría fiscal_2018

1

2

3

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Gestión Financiera y Tributaria: Reportes organismos de control-impuestos

Disposición

Responsables

Subserie testimonio de todos los documentos necesarios para realizar los reportes a organismos de control referentes a impuestos.

Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.

La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, cumplido este tiempo se procederá a realizar el proceso de transferencia al archivo central conservando la documentación por tres (3) años.


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.2-E3_Reportes a organismos de control_2018

1

2

3

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Convenios de Monitorías con Estudiantes

Disposición

Responsables

Serie testimonio de las cuentas de cobro de los convenios de monitoría a estudiantes por labor realizada.


Los documentos estarán en el archivo de gestión por (3) años. Terminado este tiempo serán transferidos al archivo central haciendo parte integral de la historia académica del estudiante.


- Contabilidad

Ordenación

Rotulación





Ejemplo:

25-1505.3-E1_Convenios de monitorías con estudiantes_2018

1

2

3

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Creación y Renovación de convenios: ConveniosAcadémicos

Subserie testimonio de los documentos generados en los procesos de convenios académicos incluyendo reportes, guías y memorandos.


Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión y con la aprobación del Decano, estos documentos se conservarán de forma permanente en el archivo central y se procederá a realizar el tratamiento archivístico de digitalización.


- Dirección de desarrollo





Ejemplo:

41-201.1-E1_Convenio + nombre de la institución_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Movilización Académica: Becas desarrollo docente

Subserie testimonio de las comunicaciones y cuadro resumen resultado de los procesos de becas para el desarrollo de docentes.


Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión se validará la existencia de estos documentos en la Historia Laboral que conserva la Dirección de Gestión Humana. En el caso de no encontrarse serán transferidos al archivo de la Dirección de Gestión Humana para que sean unificados y en el caso de encontrarse se procederá a realizar el proceso de eliminación.


- Gestión Humana





Ejemplo:

41-201.2-E1_Comunicaciones becas docente_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Movilización Académica: Becas maestría

Subserie evidencia del proceso de inscripción para becas de maestría, incluye recibo de matrícula y certificados.

Valores primarios de tipo administrativo y fiscal.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión de dos (2) años se procederá a realizar el proceso de eliminación. La Autorización de Descuento es un documento que debe conservar la Dirección Financiera en Crédito y Cartera, para realizar los trámites correspondientes y como soporte del proceso ejecutado.


- Dirección de Desarrollo





Ejemplo:

41-201.2-E2_becas maestrias_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Movilización Académica: Gestión de pasajes y viáticos profesores invitados

Subserie evidencia de las solicitudes, comunicaciones, cartas y relaciones de viáticos para los viajes de profesores invitados.


Una vez cumplido el tiempo de retención de un (1) año en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.







Ejemplo:

41-201.2-E3_Soportes pasajes y viáticos profesores_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Movilización Académica: Gestión visas viajes académicos

Subserie evidencia de las comunicaciones, certificados, solicitudes y hojas de vida para la gestión de viajes académicos realizados por la Universidad.









Ejemplo:

41-201.2-E3_41-201.2-E4_Gestión de viajes académicos_2018_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Movilización Académica: Gestión relaciones interinstitucionales

Subserie evidencia de la comunicación con las demás universidades y la información interna de las personas asistentes a los eventos interinstitucionales.




- Centro de Trayectorias Profesional





Ejemplo:

21-1105.1-E1_Cronograma de talleres_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Talleres de gerencia de carrera

Subserie evidencia de los listados, cronogramas, informes y formatos de los talleres de gerencia de carrera brindados por la Universidad.


Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión se procederá a realizar el proceso de digitalización. Los documentos digitalizados se conservarán permanentemente en el archivo de gestión. Los documentos que se encuentran en soporte electrónico, se conservarán con la misma estructura de serie y subserie en el PC del líder del proceso o en un disco duro.


- Centro de Trayectoria Profesional





Ejemplo:

21-1105.1-E1_Talleres de gerencia de carrera_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Asesorías de orientación profesional

Subserie evidencia de las asesorías de orientación profesional llevadas a cabo en la Universidad.



La unidad responsable de conservar para consulta es:






Ejemplo:

21-1105.1-E2_Registros asesorías orientación profesional_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Ferias laborales

Subserie evidencia de los formatos, lista de registro e informe de las ferias laborales llevadas a cabo en la Universidad.









Ejemplo:

21-1105.1-E3_Ferias Laborales _2018-2

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

32

Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Presentaciones corporativas

Subserie evidencia de los formatos y listado de asistencia para los procesos de presentaciones corporativas llevadas a cabo en la Universidad.





Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposaran los documentos es soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente.

El correo electrónico funcionara utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.


Ejemplo:

21-1105.1-E4_Lista de asistencia_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

32

Gestión de carrera para estudiantes y egre-sados: Ofertas laborales

Subserie evidencia del registro, informes y documento de la Cámara de Comercio utilizados en la presentación de ofertas laborales.





Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposaran los documentos es soporte electrónico, la identificación de cada carpeta será idéntica a la denominada físicamente.

El correo electrónico funcionara utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.


Ejemplo:

21-1105.1-E5_Registro web de inscripción de empresas_2018

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Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3Disposición

Responsables

Ordenación

Rotulación

1

2

3

Gestión de relaciones académicas para estudian-tes: Prácticas académicas para estudiantes

Subserie testimonio de los documentos personales, formatos y resultados de los estudiantes que realizan práctica académica en la Universidad.


El expediente será transferido del Archivo de Gestión al Archivo Central un (1) año después que el estudiante :- Culmine su práctica.- Se retire y no regrese en ese lapso de tiempo.- Cumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo.







Ejemplo:

21-1105.2-E1_Apellidos y nombres del estudiante_2018

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Para la planificación administración y toma de decisiones.

INFORMAN

Los Documentos...

Gestión de eDOCS

RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN

Uso de guiones

Características delnombre

Pronombres y Preposiciones

Uso de mayúsculas yminúsculas

Siglas, Acrónimos, Abreviaturas

Caracteres Especiales

Numeración

Versionamiento

Formato fecha

OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN

Mínimo 5, máximo 30 caracteres PropuestaUniversidaddelosAndes.doc

Si el nombre del documento es muy exten-so, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia

o compatibilidad entre sistemas de archivos.

El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el documento por me-dio de un sistema destinado para tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible.

Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, pues-to que agregan un número mayor de carac-teres al nombre del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea fundamental para su identificación.

Si el documento contiene numeración y el número contenido es de un solo digito, este deberá ser antecedido por el 0.

En el caso que el documento obedezca a una versión específica, se debe anteceder el nú-mero de la versión elaborada, si el número de versión es de solo un dígito, aplicar lo ex-puesto en la sugerencia Numeración.

En dado caso que el nombre de archivo con-tenga fecha, ésta deberá seguir la estructura DD-MM-AAAA, en donde DD corresponde al día, MM dos dígitos del número de mes, AAAA son los cuatro dígitos del año, si el nú-mero de mes es de solo 1 dígito, se antece-derá del número 0, si el número de día es de solo 1 dígito, se antecederá del número 0

Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.

Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuan-do se incluye el nombre de una persona co-locar el apellido primero.

Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.

En lo posible evitar el uso de acrónimos y/o abreviaturas; en el caso de siglas se sugiere utilizar las de uso común.

Nombrar los documentos utilizando carac-teres alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales como / $% & ^ #. \: <>. ¿’?, o tildes.

No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de

espacios.

ProUniandes.doc

ProyAmb.doc

ElProyectoAmbiental.doc

PlanEstr.doc

ProyMarañon.pdf

ProyUniandes.doc

PruRes.doc

Proy01.pdf

V01InfFin.doc

03052018InfFin.pdf

03/05/2018_Informe_Final.pdf

InformeFinalV1.doc

Proyecto1.doc

Prueba&Resultado%.doc

ProyectoUni

PROYECTOMARAÑON.pdf

Plan_estrategico_institucional.doc

ProyectoAmbiental.pdf

ProyAmb.pdf

MolinaLuisProyAmb.pdf

ProyectoAmbientalMolina.pdf

EJEMPLO EJEMPLO

Longitud de Nombre

Recomendaciones para la denominación de los eDOCS

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Conforman el patrimonio documental de la Universidad y del país

TIENEN VALOR

Los Documentos...Unidades de Almacenamiento

Unidad de Almacenamiento

Elementos que contienen un conjunto de documentos, de tal forma que garantice su preservación e identificación.

Las unidades de almacenamiento pueden ser adquiridas por medio de la Oficina de Compras de la Universidad y a través del catálogo de outsouring.

Referencia: caja de archivo X200Medidas:40 cm de fondo x 26cm de alto x 21cm de ancho.Características: cartón de alta resistencia calibre 930, con abertura de tapa frontal sin impresión, estilo nevera en direción a la izquierda. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.

Referencia: caja de archivo X300Medidas: 42 cm de fondo x 27cm de alto x 31cm de ancho, con tapa.Características: cartón de alta resistencia sin impresión, calibre 930, con tapa superior. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.

Unidades de almacenamiento

Cajas

Unidad de Almacenamiento

Referencia: folder de yute con aleta verticalinferior fija.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: cartón de yute de 320 gramos sin impresión. Pliegues de expansión en el lomo, para una capacidad máxima de 200 folios.

Referencia: divifolder de cinco divisiones.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: carpeta con fuelles en tela y divisiones. Gancho legajador por cada separador.permite el archivo de documentos en varios item de acuerdo con el numéro de separadores que posee.

En caso que requiera ganchos legajadores, se recomienda utilizar ganchos legajadores plásticos, que no causan deterioro al papel y evitan accidentes laborales.

Folders y Carpetas

Glosario

A Z

Glosario

Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a una continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.

Archivo centralLugar que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.

Archivo históricoEs aquel que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo que tendrán una conservación permanente debido a su valor.

Ciclo vital del documento Etapas sucesivas por las que atreviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su dispocisión final.

Descarte Documental Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fescal t que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y tecnología.

Disposición final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Glosario

Glosario

ExpedienteUnidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resuloción de un mismo asunto.

Serie documentalConjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujero productor, como consecuencia del ejercisio de sus funciones específicas.

Subserie DocumentalConjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y características específicas.

Tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los docu-mentos.

Tipos documentalesUnidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferecia documentalRemisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de ñeste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Definiciones tomadas y adaptadas para la presente guía de:

Archivo General de la Nación. banco Terminológico. Disponible en : http: // banter.archivogeneral.gov.co/

vocab/index.php

COLOMBIA. Archivo General de la Nación - AGN- Ley 5894 (14 de-julio-2000). Ley General de Archivos.

Beneficios de gestionar los documentos institucionales

Garantizar la conservación de documentos que conforman la memoria de la Universidad por su valor histórico, legal, fiscal, entre otros.

Agilizar la búsqueda y consulta de la documentación.

Disminuir la producción de documentos y copias innecesarias reduciendo el consumo de papel.

Controlar el acceso y seguridad de los documentos según la información contenida.

Información General

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2019Jefatura de Administración

DocumentalDiseño

Laura Daniela Barragan SuárezFotografía

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