informe nº 001
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INFORME Nº 001-2015-CG BUEN AMANECER-AC
INDICE
INFORME Nº 001-2015-CG BUEN AMANECER-AC
INDICE
DENOMINACIÓN
ANTECEDENTES
Origen
El Examen Especial de verificación de denuncias será realizado a la Unidad Orgánica de Logística y la Gerencia de Obras de la Municipalidad Distrital de "EL LAGO AZUL" correspondiente al Ejercicio 2010, que corresponde a una Acción de Control no Programada dispuesto por la Contraloría General de la República, el mismo que fue ordenado a la Jefatura de la Oficina de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de El Buen Amanecer mediante el documento OFICIO Nº 001-2014-GMRS/CGR de fecha 21 de Noviembre del 2014.
La Gerencia Regional mediante el documento OFICIO N° 002-2014-GR/CGR de fecha 21 de Noviembre del 2014 acredita a la Jefatura de la Oficina de Control Institucional de la Municipalidad Provincial "EL BUEN AMANECER”, el inicio de una Acción de Control Examen Especial a la Municipalidad Distrital "EL LAGO AZUL”, y mediante el documento OFICIO N° 001-2014-OCI/MPBA de fecha 24 de Noviembre del 2014, se autoriza a los Auditores de la OCI de la mencionada Municipalidad, a fin de que realice una auditoría de cumplimiento a la Unidad Orgánica de Logística (Abastecimientos) y Gerencia de Infraestructura (Obras) de la Municipalidad Distrital de “EL LAGO AZUL”.
Objetivos
Objetivo General
Evaluar el proceso de ejecución y contratación de la ejecución de la obra por contrata construcción del Coliseo de Gallos el Lago Azul, con un presupuesto de S/. 1´500,00.00 Nuevos Soles, así como de los procesos de adquisición de bienes, relacionada con dicha obra y aquellos otros que hayan sido objeto de denuncia específica, seleccionados en la visita de recopilación de información.
Objetivos Específicos
Determinar si la ejecución de la Obra “Coliseo de Gallos del Lago Azul” ha sido realizada conforme a los criterios técnicos razonables en concordancia con las normas aplicables.
Analizar el proceso de adquisiciones y su cumplimiento legal.
Verificar y analizar el presupuesto y ejecución de la obra “Coliseo de Gallos el Lago Azul”.
Verificar la pertinencia o validez de los hechos denunciados.
Materia examinada y alcance
El presente Examen Especial se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental – NAGUs, aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-cg de fecha 22.SET.1995 y sus modificaciones, y el Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU aprobada por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG DEL 18.DIC.1998.
El Examen de verificación de denuncias en la unidad orgánica de Logística y la gerencia de obras de la Municipalidad Distrital "EL LAGO AZUL" de la provincia “El Buen Amanecer”, Región Puno del Ejercicio 2010 corresponde del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010.
El Examen comprenderá la evaluación selectiva de los documentos fuente propia de la Unidad de Logística y de sus 3 áreas correspondientes, respecto a la información generada por la Entidad, aplicando las normas correspondientes a dicho ámbito u otras, evaluando la confiabilidad de la información generada por la Entidad.
El Examen se desarrollará de conformidad a la siguiente normativa:
Normas Generales de Control Gubernamental. RC.273-2014 Resolución de Contraloría Nº 473-CG del 22 de Octubre del 2014 que aprueba la Auditoría de
Cumplimiento y Manual de Auditoría de Cumplimiento. Ley 30214, Calidad de Prueba Pericial de Informes de la CGR Ley 30304, Pena efectiva en Delitos de Corrupción Guías de Auditoria y Disposiciones de Control emitidas por la Contraloría General de la
República.
La metodología a utilizar en el presente Examen serán:
Declaración de funcionarios. Valoraciones. Revisión documentaria. Entrevistas.
Fase de Planificación.
Recopilacion de información de la Entidad, utilizando las diferentes fuentes de información como: archivos de papeles de trabajo de auditoria anteriores, información de la web.
Conocimiento e identificación de las fuentes de criterio vinculadas a las entidades auditadas.
Visitas de reconocimiento e inspecciones al área geográficas del ámbito de la auditoria
Formulacion del Plan y Programa de auditoria.
Fase de Ejecución.
Entrevista a los Directivos, funcionarios y personal de las áreas comprendidas.
Comprension del proceso operativo a través de la revisión de los instrumentos de gestión y documentos administrativos.
Visitas de campo y la firma del acta respectiva. Filmaciones y tomas fotográficas.
Obtencion de mapas digitalizados para su procedimientos a través de consultores externos.
Evaluacion de la gestión de adquisición de materiales.
Desarrollo de procedimientos.
Identificacion de los aspectos significativos en el proceso de ejecución de la obra.
Elaboracion de hallazgo y revisión de los mismos.
Comunicación de hallazgos.
Etapa de Elaboracion de informe.
Redaccion y revisión del informe.
Elevacion y posterior remisión del informe.
Como parte del Examen Especial, se ha evaluado la programación y presupuesto del proceso de Adquisición de materiales y el curso de la obra Coliseo de Gallos del Lago Azul, que desarrolla la Municipalidad Distrital “ El Lago Azul”.
Antecedentes y base legal de la entidad
Norma de Creación
La Municipalidad Distrital de "EL LAGO AZUL", data su creación según Ley del 15º de Mayo de 1880, señalando la ciudad como distrito del la Provincia de El Buen Amanecer, se encuentra ubicado en el Jr. Puno Nº 584 – Plaza de Armas del Distrito del Lago Azul.
Naturaleza y finalidad de la entidad
La Municipalidad Distrital de "EL LAGO AZUL", es un Órgano de Gobierno Local y tiene personería jurídica de derecho público, con autonomía, administrativa y económica en los asuntos de su competencia. Además representa a su vecindario, promueve la adecuada prestación de servicios públicos locales, fomenta el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y armónico de las circunscripciones de su jurisdicción; cuya actividad y funcionamiento en el sector público se regula por las disposiciones vigentes, Leyes y la Constitución Política del Perú.
Funciones
La Municipalidad Distrital de "EL LAGO AZUL", tiene como objetivo lograr el desarrollo económico, social, poblacional, cultural y ambiental proporcionando al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades vitales, en aspectos de viviendas, salubridad, abastecimiento, educación, recreación, transporte y comunicaciones.
Los documentos de gestión normativos que rigen el funcionamiento de la Municipalidad Dsitrital precitada son: Plan de Desarrollo Urbano, Plan de Desarrollo de Capacidades, Plan de Gestión Ambiental, Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, Reglamento Interno, Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
Estructura Orgánica
La estructura orgánica de la Municipalidad Distrital “El Lago Azul”, se establece en el Regalmento de Organización y Funciones (ROF) y el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF).
Órganos de Línea: Gerencia de Infraestructura, con la División de Obras y la División de Proyectos, Catastro Técnico y Cooperación Internacional, División de Equipo Mecánico, Sub Gerencia de Obras
Órganos de Apoyo: Conformado por la Gerencia de Administración, la cual tiene a su cargo a la División de Contabilidad, de Tesorería, de Recursos Humanos y de Abastecimientos.
Órganos de Asesoramiento: Conformado por las Oficinas de Planeamiento y Presupuesto, Asesoría Legal, Informática e Imagen Institucional.
Presupuesto Institucional 2010.
- Asignación Presupuestal 2010.
ZONA
Nº DE PROYECTOS
PRIORIZADOS
NONTOS ASIGNADOS EN
S/. %
PRESUPUESTO ASIGNADO 8 7'424,000.00 100%
Proyecto de Inversión Impacto Distrital 2 3'650,000.00 50%
Proyectos Estratégicos Distritales 6 3'774,000.00 50%
TOTAL ASIGNACION PRESUPUESTAL
8 7'424,000.00
Fuente: Oficina de PlanificaciónElaborado por: Auditor Encargado
Nº MONTOS DEL PROYECTO DE INVERSION
CODIGO
SNIP
PRESUPUESTO ASIGNADO 2010
1 Obra “Plataforma Deportiva “COSMOS”
116877 2’150,000.00
2 Obra "COLISEO DE GALLOS EL LAGO AZUL"
116381 1’500,000.00
TOTAL MONTO DE INVERSION
3'650,000.00
Fuente: Oficina de PlanificaciónElaborado por: Auditor Encargado
Base Legal.
Normas Generales.
Constitución Política del Perú de 1993, de 30 de diciembre de 1993.
Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
Ley No. 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.
Ley Nº 26887 – Ley Orgánica de Sociedades, publicada el 09.Dic.1997.
Normas sobre Contrataciones.
Decreto Legislativo Nº 1017 Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado, de 13 de junio de 2008, modificado por la Ley Nº 29873 de 1 de junio de 2012.
Decreto Ley Nº 22056 Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.
Decreto Supremo Nº 184-2008-EF que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 que aprobó la Ley de Contrataciones del Estado.
D. S. No 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Decreto de urgencia Nº 078-2009, Medidas para agilizar la Contratación de Bienes, Servicios y Obras, publicado el 18.Set.2009.
Decreto de Urgencia Nº 041-2009, Medidas para Agilizar la Ejecución de Obras Publicas y otras Acciones, de fecha 28.Mar.2009.
Guías de Auditoria de las Adquisiciones y Contrataciones Del Estado – Contraloría General de la Republica.
Normas Presupuestales.
Ley N° 28411 - Ley General de Sistema Nacional de Presupuesto
Ley Nº 29465 - Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2010
Ley No. 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo.
Directiva Nº 003-2007-EF/76.01: “Directiva para la ejecución Presupuestaria y Anexos por nivel de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Loca”, aprobada mediante Resolucion Directoral Nº 003-2007-EF-76.01, PUBLICADA EL 21.Ene.2007.
Directiva Nº 007-2008-EF/76.01:” Directiva para la Evaluación de Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales”, aprobado mediante Resolución Directoral Nº 044-2008-EF/76.01, publicada el 05.Ago.2008.
Normas de Control.
Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica y modificatorias, de 23 de julio de 2002.
Ley Nº 28716- Ley de Control Interno, de 18 de abril del 2006.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno, de 3 de noviembre de 2006.
Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG, Guía para la implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, de 28.Oct.2008.
Comunicación de las desviaciones de cumplimiento
En cumplimiento de la NAGU Nº 3.60 Comunicación de hallazgos, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG de 28.Set.95 y modificada por R.C. Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000, los hechos observados fueron comunicados a los funcionarios (as) y ex funcionarios (as) comprendidos de la Municipalidad Distrital “El Lago Azul”, con la finalidad que cada uno de ellos (as) tuviera la oportunidad de presentar sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados, los mismos que han sido evaluados y considerados en el presente informe.
La relación de los funcionarios (as) y ex funcionarios (as) comprendidos en las observaciones se muestra en el ANEXO Nº 1.
Aspectos relevantes de la auditoria
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Cabe señalar, que las deficiencias reveladas no constituyen necesariamente todos los aspectos de control interno que podrían ser situaciones reportables, debido a que estas fueron identificadas como resultado de la evaluación de las operaciones, procesos, actividades y sistemas relacionados con los objetivos de la auditoria, y no con el propósito de evaluar en sus conjunto la estructura de control interno de la entidad.
La evaluación del sistema de Control Interno comprendió las áreas de Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Abastecimiento, Gerencia de Infraestructura (Ejecución de Obras Publicas).
ÁREA DE TESORERÍA:
1. El Área de Tesorería de la Municipalidad Distrital del Lago Azul carece de un registro de comprobantes de pago emitidos.
De la revisión a los documentos y registros al Área de Tesorería de la Municipalidad Distrital del Lago Azul se ha determinado que esta Área no tiene un registro impreso o cuaderno de control de los Comprobantes de Pago generados, donde señale en orden correlativo, la totalidad de Comprobantes de Pago emitidos y con los datos necesarios que demuestren la transparencia en el uso de los recursos, esta situación fue corroborada por el Jefe de Tesorería mediante Carta N° 013-2010-MDLA/TES del 28.Nov.2014, donde confirma que por el período 2010 existe el registro impreso de comprobantes de pago (Libro de Comprobantes de Pago), llevando el control de cheques a través del auxiliar bancos donde no se precisa el comprobante de pago, manifestando que se implementará en el presente año con el respectivo registro.
Esta situación, inobserva la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, que en su sección 280 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE CONTABILIDAD PUBLICA, establece:
280-06 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA
Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación posterior.
01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.
02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.
03. Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.
04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentadora esté completa son los siguientes:
- Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.
Esta situación constituye un riesgo en el control de la documentación y la falta de información oportuna sobre los antecedentes y números de comprobantes de pago utilizados, y consolidado para efectos de consultas por los usuarios internos de la Municipalidad y para efectos de control por las entidades fiscalizadoras.
Recomendación:
Se recomienda al Alcalde que ordene al Jefe del Área de Tesorería implementar un registro impreso (Libro) de Comprobantes de Pago emitidos por la Municipalidad Distrital del Lago Azul, donde se registren cronológicamente todos los Comprobantes de Pago emitidos.
1. Entrega de habilitaciones al Cajero para el manejo de fondos de Caja Chica Inversión y Caja Chica Operación, sin que este efectué las rendiciones respectivas al Área de Tesorería.
De la revisión a las habilitaciones para Caja Chica por el período 2010, que otorga el CPC FELIPE PINTO MONZÓN, Jefe del Área de Tesorería, al señor, Jorge Llanos Mamani, responsable de Caja de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, se advierte que no se efectuaron las rendiciones de estos fondos; según se muestran en el cuadro adjunto:
CAJA CHICA INVERSION
C/P N°
Fecha Nombre Concepto Importe S/.
00175 09/02/10
Jorge Llanos Mamani
Habilitación de Caja Chica, para gastos menudos de la Municipalidad, según Resolución de Alcaldía N° 031-2010-MDLZ/ALC, registro SIAF N° 139, según Memo N° 041-2010-SGA/MDLA.
2 500.00
00638 31/03/1 Jorge Llanos Habilitación de Caja Chica para gastos 2 500.00
0 Mamani menudos de la Municipalidad según Resolución de Alcaldía N° 031-2010-MDLA/ALC, registro SIAF N° 540, según Memorando N° 144-2010-SGA/MDLA
000863 02/05/10
Jorge Llanos Mamani
Habilitación de Fondo Fijo para gastos menores de proyectos de inversión, con registro en el SIAF N° 781 según Memorando N° 195-2010-SGA/MDLA
2 500.00
IMPORTE NO RENDIDO 7 500.00
Esta situación contraviene lo dispuesto por la Resolución de Alcaldía N° 031-2009-MDLA/ALC del 06.Feb.2009, que en el artículo tercero dispone: “El responsable del manejo de estos Fondos presentara el Informe correspondiente al Tesorero de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, los Gastos debidamente afectados, documentados y visados por las Instancias Administrativas correspondientes y conforme a Ley”.
Asimismo están inobservando la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26.JUN.1998, que en su sección 230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA, establece:
230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO
Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control.
01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, también denominado caja chica.
02. El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico, se justifica la autorización de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:
Recomendaciones:
Se sugiere al Alcalde disponga que el Jefe de Tesorería en coordinación con el Gerente Municipal y el Área de Planificación y Presupuesto, elaboren una Directiva Interna que establezcan los mecanismos de utilización y rendición de los gastos de fondo fijo, precisando los procedimientos
apropiados a efectos que se efectúe la reposición oportuna del fondo de Caja Chica y rendir cuenta documentada de los fondos asignados, al área competente que controla los comprobantes de pago, así como, se defina expresamente las líneas de mando.
Se sugiere ordenar que el Cajero, para obtener la reposición del fondo fijo, lo efectué presentando la rendición anterior debidamente documentadas y aprobada por los niveles pertinentes, documentación que debe adjuntarse al comprobante de pago respectivo.
De otro lado, se sugiere disponer que el responsable de Caja Chica efectúe rendiciones parciales de dicho fondo a efectos que se tenga liquidez y no esperar hasta agotar la totalidad del fondo asignado.
2. Los formatos que son utilizados por el Área de Tesorería no están adecuados a las necesidades de la Municipalidad Distrital del Lago Azul.
De la revisión al flujo documentario del Área de Tesorería se advierte que no existe uniformidad y criterio para la utilización del comprobante denominado “recibo de caja” en razón a que el Área de Caja también utiliza un comprobante denominado “recibo de caja”; siendo ambos documentos de diferentes características, tamaño, formato y uso distinto.
Respecto al uso que se efectúa en el área de Tesorería según manifestación del Tesorero es para retención y pago según Resoluciones Judiciales, gastos de sepelio, subsidios autorizados por resoluciones, viáticos y otros; de cuya verificación a una muestra se encontró las siguientes deficiencias:
“RECIBOS DE CAJA” EMITIDOS DEFICIENTEMENTE POR TESORERÍA
RECIBO DE
CAJA
IMPORTES/.
NOMBRE DNI FECHA CONCEPTO FIRMA
004904 20.00 ROGER COALLI CHINO Si NO INDICA
NO INDICA Si
004905 20.00 NICOLAS QUISPE PILCO Si NO INDICA
NO INDICA Si
004906 25.00 NO INDICA NO INDICA
NO INDICA
NO INDICA Si
004907 10.00 DAVID FELIPE TITO MAMANI
Si NO INDICA
NO INDICA Si
004911 400.00 LUXAMDIA ZELA QUISPE Si NO INDICA
PAGO SALDO COMPRA DE UTILES
Si
004912 87.50 DAVID FELIPE TITO MAMANI
Si NO INDICA
NO INDICA Si
004934 220.56 MARUJA APAZA MAMANI Si NO INDICA
NO INDICA Si
De otro lado el formato denominado “Comprobante de Pago” presenta deficiencias en su información preimpresa y no está de acuerdo a las necesidades operativas de la Municipalidad, como se advierte no están prenumerados, se digitan su numeración en el momento de emitirse cada comprobante de pago, asimismo no tiene asignado correctamente los casilleros donde van las visaciones de los funcionarios autorizados, se advierte un casillero asignado al Director de Presupuesto y Contabilidad.
Los hechos expuestos, inobservan las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobadas con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26.JUN.1998, que en su sección 230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA, establece:
230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS
Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesorería.
01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.
Esta situación constituye una debilidad del control interno de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, en razón a que la información no esta adecuadamente sistematizada, y dificulta el proceso financiero del Área de Tesorería, así como determinar quienes son los funcionarios que tienen la responsabilidad de autorizar las transacciones.
Recomendación:
Se sugiere al Alcalde ordenar al Gerente de Administración y al Tesorero adecuar el formulario “Comprobante de Pago” a las necesidades operativas de la Municipalidad, debiendo ser prenumerados para un mejor control, debe contener la información necesaria para una correcta contabilización, asimismo adecuarlo de acuerdo a las visaciones que deben tener de las áreas correspondientes.
Igualmente ordene distinguir el uso del comprobante denominado: “RECIBO DE CAJA” y definir quienes son los responsables de su emisión, asimismo se tiene que completar la información que identifique al beneficiario.
ÁREA DE CONTABILIDAD:
1. El Área de Contabilidad no ha implementado un archivo para el control de los comprobantes de pago, las órdenes de compra y ordenes de servicios.
De la revisión a los archivos del Área de Contabilidad a cargo del CPC. Edith Condori Mamani, se ha verificado que no cuenta con archivos de Comprobantes de Pago, de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio, que acrediten y sustenten los registros y operaciones contabilizadas.
Sobre el particular el Contador de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, señala ser nuevo en el cargo al haber asumido sus funciones como Jefe del Área de Contabilidad a partir del 01.Ene.2010, y manifiesta que cuando efectúa las visaciones de los documentos (C/P, O/C, O/S y otros), no se queda con ninguna copia para el archivo del Área de Contabilidad, los cuales se archivan u obran en el Área de Tesorería y en el Área de Abastecimiento.
Esta situación, inobserva la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, que en su sección 280 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE CONTABILIDAD PÚBLICA, establece:
280-06 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA
Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.
01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.
02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.
Lo expuesto, genera la falta de confiabilidad en los registros contables, al no contar con dicha documentación sustentatoria; dificultando la contrastación de la información contable con la documentación, para fines de análisis, control y la toma de decisiones administrativas, así como para su revisión y verificación en el control posterior.
Recomendaciones:
Se recomienda al Alcalde ordene que el Área de Contabilidad, para un mejor control y sustento de las operaciones contables, implemente y custodie los archivos de Comprobantes de Pago, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio y otros en forma cronológica, que faciliten un mejor
análisis financiero sirvan de sustento de los registros contables y por ende de los estados financieros.
ÁREA DE ABASTECIMIENTO
1. Los almacenes de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, no están adecuadamente implementados ni brindan las garantías para la correcta custodia, control, protección y disposición de los bienes de la entidad.
De las visitas de inspección realizados los días 14 y 15 de junio 2010 a los almacenes de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, en presencia del Jefe de Abastecimiento señor JOSÉ PÉREZ TORRES, se ha observado que estos ambientes no cumplen con las condiciones óptimas para la conservación, custodia y protección de bienes e insumos que permitan salvaguardar apropiadamente los recursos materiales de la Municipalidad; aspectos que se detallan a continuación:
ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEL LAGO AZUL
Almacén Productos Almacenados Deficiencias ObservadasAlmacén Central (ubicado en el Palacio Municipal)
Útiles de Oficina. Falta acondicionamiento, espacio reducido, falta estantería adecuada para la conservación y disposición de los bienes; carencia de adecuado equipamiento informático, impresora no funciona adecuadamente no tiene perilla del rodillo.
Almacén N° 1 del Coliseo
Alimentos comestibles Defensa Civil, (conservas, latas de atún, tallarines en salsa de carne, jugos gloria en caja), ropa donada, materiales de construcción (tubos, codos, mayólicas, pinturas), lubricantes, ocre, materiales eléctricos, tubos, llantas, carretillas, balanzas, palas.
Los alimentos evidencian estar contaminados y no aptos para el consumo, al encontrase con fecha vencida y almacenados junto con los materiales de construcción, además que se advierte la presencia de roedores. Los alimentos se encuentran apilados en el piso.
Almacén N° 1 del Coliseo
Materiales de Construcción (pinturas, palos, tubos, llantas usadas.
El ambiente es inadecuado para bienes nuevos, los cuales están mezclados con los usados, no se tiene un control de los mismos, los materiales se están deteriorando.
Almacén N° 1 del Coliseo
Fierros de construcción medidas 3/4, 3/8, 5/8, 1/2, tubos PVC marca PAVCO Vinduit PVC-V 513.3 F.2.5 250 x 9.1mm presión 7.5.
Estos materiales están debajo de las tribunas del Coliseo, al aire libre, se pueden deteriorar al estar a la intemperie.
Almacén N° 1 del Coliseo
Tubos PVC marca PAVCO Vinduit PVC-V 513.3 F.2.5 250 x 9.1mm presión 7.5.
No tienen tarjetas Bincard
Almacén N° 1 del Materiales (mayólicas, pinturas, No tienen tarjetas Bincard
Coliseo tubos PVC y otros ).Almacén N° 1 del Coliseo
Ambiente con cemento para obras No tienen tarjetas Bincard
Lo expuesto, inobserva la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, que en su sección 300 Normas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos establece :
300-02 UNIDAD DE ALMACEN
01. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.
02. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Los hechos descritos constituyen un riesgo en la salubridad de los trabajadores y de la población en general; asimismo podrían ocasionar el deterioro prematuro de los bienes almacenados, así como ocasionar ineficiencia en el proceso de abastecimiento de la Municipalidad Distrital del Lago Azul.
Recomendaciones:
Se recomienda que la Alcaldía en coordinación con el Jefe de Abastecimiento, disponga las medidas correctivas pertinentes a fin que garanticen el empleo racional y eficiente de los recursos materiales de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, asimismo se debe adecuar los almacenes de acuerdo a la naturaleza de los productos, tener especial cuidado en el almacenamiento como es un lugar apropiado y exclusivo para materiales de construcción u otros que garanticen su conservación óptima para la construcción posterior de obras.
Igualmente, que se disponga la toma de inventarios, la verificación periódica de los bienes permiten comprobar si estos fueron utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro.
SUB GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
1. El PIA 2011, no fue aprobado oportunamente por el Concejo Municipal, por falta de coordinación con el Concejo de Coordinación Local.
El Concejo Municipal de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, no aprobó el Presupuesto Institucional de Apertura 2011, según se advierte del Libro de Actas de Sesiones de Concejo; al haberse alcanzado la propuesta de Presupuesto mediante Carta Nº 209-2010-MDLA/SGPP de 30.Dic.2010, es decir un día antes de la fecha límite en que debía aprobarse. En tal sentido, el PIA 2011 fue aprobado sólo por el Ex - Alcalde ABILIO RODRIGUEZ PEREZ, mediante Resolución de Alcaldía Nº 316-2010-MDLA/ALC de 30.Dic.2010.
Lo expuesto, podría generar la falta de legalidad del Marco Presupuestal, al no ser aprobado por la instancia correspondiente, y en forma extemporánea y ocasionar dificultades en su ejecución.
El hecho de no aprobar oportunamente y por las instancias correspondientes el PIA 2011, no está acorde a la Directiva Nº 003-2010-EF/76.01, Para la Programación, Formulación y Aprobación del presupuesto de los Gobiernos Locales para el año 2011, aprobada por la Resolución Directoral Nº 014-2010-EF/76.01 de 12.Oct.2010, precisa que el Presupuesto Institucional del Gobierno Local se aprueba a nivel de Pliego por el Concejo Municipal y promulgado mediante Resolución de Alcaldía y debe efectuarse en un plazo que no exceda del 31.Dic.2010, bajo responsabilidad del Titular y del Concejo Municipal.
Así como, la Norma Técnica de Control Interno 210-01 CONTROL DEL MARCO PRESUPUESTARIO DE CADA ENTIDAD, aprobada por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG del 26.Jun.98, que señala: “Toda entidad que cuente con presupuesto aprobado por ley, debe formular el marco que refleje el monto autorizado inicial, las modificaciones y el monto autorizado final”
01. El marco legal del presupuesto autorizado es un reporte que permite visualizar en conjunto el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuada durante el ejercicio”.
03. El órgano responsable del presupuesto debe formalizar el marco presupuestario de cada entidad…”.
Recomendación:
Se recomienda a la Alcaldía ordene a la Subgerencia de Planificación y Presupuesto, elabore una Directiva Interna en la cual se considere un cronograma del proceso de programación, formulación y aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, incluyendo los aspectos concernientes al Concejo de Coordinación Local Provincial (CCL); acorde a la normativa presupuestaria vigente; y dar un estricto cumplimiento, bajo responsabilidad; a fin de que los Proyectos de Presupuesto sean alcanzados oportunamente al Concejo Municipal, para su aprobación.
SUBGERENCIA DE OBRAS PÚBLICAS
1. Obras ejecutadas y concluidas por la Municipalidad Distrital del Lago Azul, carecen de liquidaciones técnica y financiera desde el año 2010.
De la revisión a la documentación existente en la Subgerencia de Obras Públicas a cargo del Ing. Civil Fredy Tuero Flores, se ha determinando la inexistencia de los informes de las liquidaciones técnica y financiera de las diferentes obras ejecutadas por la Municipalidad Distrital del Lago Azul durante el año 2010.
Obras ejecutadas en el período 2010
N°
OBRAS RESIDENTE CONDICIÓN
01 Plataforma Deportiva “COSMOS” Arq. Abelardo Quispe Huanacuni
No presento la Liquidación Técnica y Financiera de la Obra
02 Construcción Plaza Principal de El Lago Azul
Ing. Wilder Sonco Ramirez
No presento la liquidación Técnica y Financiera de la Obra
03 Construcción del Coliseo de Gallos Lago Azul
Ing. Hugo Yapo Quispe No presento la Liquidación Técnica y Financiera de la Obra
Fuente: Informe N° 30-2010-OSLP/CLQ del 28.DIC.2011, por el Ing. Clemente Lupa Quisocala (e) de la Oficina de Supervisión y Liquidación de Proyectos.
Al respecto, el mencionado Sub Gerente de Obras Pública manifestó a la comisión auditora que para el presente periodo 2011, se esta regularizando en forma lenta las Pre-liquidaciones de las diferentes obras ejecutadas de años anteriores.
Lo expuesto inobservo lo señalado de los numerales 4, 11 y 12 del artículo 1° de las Normas que Regulan la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa aprobada por Resolución de Contraloría N° 195-88-CG del 18.Jul.1988, que establecen: “La entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse por administración directa, resulta igual o menor al presupuesto base deducida la utilidad, situación que deberá reflejarse en la liquidación de la obra”. “Concluida la Obra, la Entidad designará una Comisión para que formule el Acta de recepción de los trabajos, y se encargue de la liquidación técnica y financiera, en un plazo de 30 días de suscrita la referida Acta. La misma Comisión revisará la Memoria Descriptiva elabora por el Ing. Residente y/o Inspector de la Obra, que servirá de base para la tramitación de la Declaratoria de Fábrica por parte de la Entidad, de ser el caso”. “Posteriormente a la liquidación, se procederá a la entrega de la obra a la Entidad respectiva o Unidad Orgánica especializada, la cual se encargará de su operación y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones”.
Esta situación ocasiona que la Municipalidad Distrital del Lago Azul, no cuente con una información del costo real de las obras ejecutadas y concluidas que permitan registrarlas contablemente como tales. Así mismo que permita evaluar los beneficios o no de dichas obras concluidas por administración directa.
Recomendación:
Se recomienda al Titular de la entidad que en coordinación con la Subgerencia de Obras Públicas y la Oficina de Supervisión y Liquidación de Proyectos, efectúe la designación de una Comisión Especial Integrada por personal técnico para que en un plazo perentorio y bajo responsabilidad, recepcione, concluya y formule la liquidación técnica y financiera de las obras terminadas, incidiendo en los años anteriores, las cuales deberán estar acordes a la normativa vigente.
OBSERVACIONES
Como resultado del examen especial de verificación de la obra coliseo de gallos de la Municipalidad del Lago Azul, se formula la presente observación:
1. IRREGULAR CONTRATACION DE LA EMPRESA PARA LA EJECUCION DE LA OBRA COLISEO DE GALLOS LAGO AZUL.
De la evaluación a la Licitación Pública Nº 001-2010-DLA para la contratación de ejecución de la obra Coliseo de Gallos Lago Azul se ha encontrado que al mismo, únicamente se presentó la empresa Gavilán Pollero con quien finalmente la municipalidad contrató, no obstante que revisando los actos de inscripción de participantes revelados en el expediente de contratación, se afirma que pretendieron participar los contratistas “FLECHA VELOZ”, “EL AS DE LA CONSTRUCCION” y “BALA PERDIDA” de los cuales requería su confirmación por parte de la comisión auditora, Bala Perdida respondió y Flecha Veloz y As de la Construcción mediante sus cartas n° 031-2011—FV y n° 052-2011-ADLC de fecha 12 y 13 de Diciembre del 2011 respectivamente manifiestan expresamente que nunca tuvieron interés en participar ni pagaron derecho alguno a la municipalidad, denotando que el registro de participantes es inconsistente.
Asimismo, revisando los actuados del comité especial de adquisiciones conformado mediante Resolución Municipal N° 0163-2011-MDELA-ALC e integrado por los señores: José Pérez Torres del área de Abastecimientos; Jaime Rodríguez Pinto área de Obras, y Abel Huarcaya Montaño área de Administración, se ha evidenciado que insertaron en las bases exigencias innecesarias para el tipo de proyecto a ejecutarse consistente en “Maestrías, Doctorados en Medio Ambiente" situación que ha restringido a la pluralidad de postores como se acredita con la participación únicamente de la empresa Gavilán Pollero a quien le adjudicaron la Buena Pro.
El Acto Administrativo de otorgamiento de Buena Pro, fue realizado sin tener en cuenta que la empresa Gavilán Pollero no estaba registrado en el Capítulo de Ejecutores de Obras del Registro Nacional de Proveedores (RNP) condición expresamente exigida como requisito mínimo de participación según las bases formuladas a los que en este actuar contravinieron abiertamente, debiendo destacarse que entorno al mismo el referido contratista reconoce expresamente ante la comisión de auditoría el no contar con dicho registro pero que efectivamente participo y ejecuto la obra sin contrato por apoyar al alcalde atendiendo el pedido del mismo, pues era su compadre y amigo de toda la vida.
Para luego una vez otorgada la buena pro, y con la participación del Gerente de Administración que a su vez fue miembro del comité especial formular el contrato de obra n° 012—2010-MDLA-ABAS de fecha 13 de Abril del 2010 donde obviaron la cláusula 4° del proyecto del contrato estructurado en las bases referidas a las garantías de fiel cumplimiento y adelantos; y así dejar de exigir e! otorgamiento de las cartas fianzas correspondientes de garantías de fiel cumplimiento y más aún otorgarle el adelanto de S/. 500,000.00 Nuevos Soles para materiales en el acto mismo de la suscripción contractual sin exigir por el mismo tampoco ninguna garantía.
En tal sentido se inobserva los siguientes artículos del Decreto Legislativo N° 1017 - Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado:
Artículo 3° inciso 1: Principio de Moralidad: Los actos referidos a las adquisiciones y contrataciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.
Articulo 3° inciso 2; Principio de Libre Competencia: En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia y objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores potenciales.
Artícuio 40º Garantías: Las garantías que deberán otorgar tos contratistas son las de fiel cumplimiento del contrato, por los adelantos y por el monto diferencial de propuesta. Sus montos y condiciones serán regulados en el Reglamento.
Asimismo se ha transgredido el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
Artículo 180° Requisitos para ser postor: Para ser postor bajo esta modalidad de selección, todo proveedor deberá estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no estar incluido en el Capítulo de inhabilitados para contratar con el Estado.
Artículo 213° Requisitos de las garantías: Los únicos medios de garantía que debe presentar el contratista son la carta fianza o la póliza de caución, las mismas que deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al solo requerimiento de la Entidad, (...). Alternativamente, en caso de suministro periódico de bienes o de prestación de servicios de ejecución periódica, distintos de los de consultoría de obras, las micro y pequeñas empresas podrán optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por cien (10%) del monto del contrato conforme a lo establecido en la Ley N° 28015, Ley de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa, y su Reglamento. (...)
Los funcionarios y servidores públicos deben desempeñar sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente amplio y de apreciación subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona que haya tenido alguna vinculación con el procedimiento de contratación. El segundo, tiene que ver con la conformación del Comité Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objeto del contrato.
Liberalidad del comité especial en la elaboración de las bases con restricción de pluralidad de postores, contraviniendo la ley de contrataciones del estado y el ex-alcalde al autorizar el otorgamiento de la buena pro al omitir intencionalmente los requisitos mínimos en perjuicio del estado, incumpliendo las disposiciones que regulan los requisitos mínimos contenidos en las bases del proceso de selección.
Mediante Oficio N° 014-2011-OCI/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento a la señora Matilde Condori Medina, ex regidora de La Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
De la evaluación efectuada y debido a la no entrega de su aclaración en el hecho observado se confirma su participación de la señora ex regidora Matilde Condori Medina, por no haber fiscalizado cada uno de los procesos que se deben de cumplir en la contratación y/o ejecución de obras, en tal sentido la observación subsiste.
Mediante Oficio N° 017-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al CPC. Abel Carlos Huarcaya Montaño, Ex Administrador de la Municipalidad del Lago Azul, el hallazgo que origina la presente observación, quien presenta su cargo mediante Oficio N° 110- 2010-GA/ACHM., indicando: “En Referencia al proceso de convocatoria y selección de la licitación pública para la ejecución de obras, para que se ejecute la construcción del coliseo de gallos Lago Azul, debo decir que mi persona tuvo participación en dicho proceso por indicación expresa y por escrito de la autoridad Máxima de esta institución según Memorándum N° 122-2009 —A./MDLA., ya que era una prioridad su ejecución por el
aniversario de este distrito y quedaba muy poco tiempo para que se ejecutara y pudiera llegar ser culminada y entregada a la población en la fecha de su aniversario.
En consecuencia ya que mi persona ocupó un CARGO DE CONFIANZA, no podía dejar pasar por alto la petición del Sr. Alcalde.
Por La premura del tiempo y de la ausencia de empresas ejecutores y disposición de las mismas para poder ejecutar la obra es que por orden expresa del alcalde se dispone contratar al contratista el Gavilán Pollero pasando por alto de esta manera algunos de los requisitos que un proceso de esta naturaleza demanda.
El señor ABEL CARLOS HUARCAYA MONTAÑO en su condición de Ex – Administrador de la Municipalidad participo del proceso de licitación y por indicación expresa del Sr. Alcalde por ser un cargo de confianza.
El señor autorizo con firma expresa en el comprobante de pago y cheques respectivos según documento de conformidad emitido por la sub gerencia de obras y gerencia de infraestructura, pretendiendo simular la contratación de otros servicios a la empresa contratista GAVlLÁN POLLERO. En tal! sentido, las observación subsiste.
Mediante Oficio N° 028—2011—OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor José Antonio Ortiz Romero, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado. El señor José Antonio Ortiz Romero, miembro del comité especial de la municipalidad participo del proceso de licitación y por indicación expresa del Sr. Alcalde. El señor autorizo con firma expresa la otorgación de la buena Pro según documento de conformidad emitido, pretendiendo simular la contratación del servicio al ex alcalde Abilio Rodríguez Pérez. En tal sentido, la observación subsiste.
Mediante Oficio N° 029-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Eusebio Teodoro Quispe Condori, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
El señor Eusebio Teodoro Quispe Condori, miembro del comité especial de la Municipalidad participo del proceso de licitación y por indicación expresa del Sr. Alcalde. El señor autorizo con firma expresa la otorgación de la buena Pro según documento de conformidad emitido, pretendiendo simular la contratación del servicio al- ex alcalde Abilio Rodríguez Pérez. En tal sentido, la observación subsiste.
Mediante Oficio N° 030-2011Z-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Tomás Ñaupa Mayta, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
El señor Tomás Ñaupa Mayta, miembro del comité especial de la Municipalidad participo del proceso de licitación y por indicación expresa del Sr. Alcalde. El señor autorizo con firma expresa la otorgación de la buena Pro según documento de conformidad emitido, pretendiendo simular la contratación del servicio al ex alcalde Abilio Rodríguez Pérez. En tal sentido, la observación subsiste.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, a la señora Matilde Condori Medina, Ex - Regidora de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no haber fiscalizado cada uno de los procedimientos que se realizaban en la ejecución de las obras por parte de la Municipalidad Distrital del Lago Azul. Habiendo infringido lo establecido en Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972 y’ que en su Art. 37° considera sus funciones y atribuciones, precisando en el numeral 3: Los regidores son responsables, individualmente, por los actos violatorios de la ley practicados en el ejercicio de sus funciones… articulo 38º numeral 3: Todos los actos que contravengan esta disposición son nulos y la infracción de esta prohibición es causal de vacancia en el cargo de regidor.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Abel Carlos Huarcaya Montaño en su condición de ex - Administrador de la Municipalidad Distrital del Lago Azul por no conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño e informar a la superioridad de los actos delictivos o de inmoralidad cometidos en el ejercicio de la función pública. Incumpliendo lo estipulado en los incisos b), d) y g) del artículo 21 del Decreto Legislativo N° 276 — Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del sector Público.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor José Antonio Ortiz Romero, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, no conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño e informar a la superioridad de los actos delictivos o de inmoralidad cometidos en el ejercicio de la función pública. Incumpliendo lo estipulado en los incisos b), d) y g) del artículo 21 del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del sector Público.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Eusebio Teodoro Quispe Condori, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, no conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño e informar a la superioridad de los actos delictivos o de inmoralidad cometidos en el ejercicio de la función pública. Incumpliendo lo estipulado en los incisos b), d) y g) del artículo 21 del Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del sector Público.
Se ha establecido’ RESPQNSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Tomas Ñaupa Mayta, miembro del comité especial de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, no conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño e informar a la superioridad de los actos delictivos o de inmoralidad cometidos en el ejercicio de la función pública. Incumpliendo lo estipulado en los incisos b), d) y g) del artículo 21 del Decreto Legislativo N° 276 — Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del sector Público.
2. PAGO INADECUADO POR TRABAJOS NO REALIZADOS EN LA OBRA “COLISEO DE GALLOS LAGO AZUL” QUE HA GENERADO UN PERJUICIO ECONOMICO DE SI. 500,000.00
Durante la ejecución se encontró que el contratista percibió el 100% de la obligación contractual S/.1'500,00.00 respaldado con 10 valorizaciones debidamente firmados, por el mismo, y autorizados en señal de conformidad por el gerente de obras, dentro de las cuales solamente se dedujeron el pago por S/. 500,000.00 otorgados como adelanto por materiales, dando conformidad de la ejecución total del proyecto de inversión cuando en la inspección efectuada se ha encontrado que en el referido proyecto no se llegó a ejecutar el cerco perimétrico del Coliseo en referencia valorizando según el informe Técnico Nº 001-2011-CGR-FTF del especialista de la comisión de auditoría Fredy Tuero Flores en soles S/.500,000.00 en ejecución de obra.
En tal sentido se ve inobservada las siguiente normatividad respecto a Reglamento de Contrataciones del Estado:
Articulo 213° Requisitos de las garantías: Los únicos medios de garantía que debe presentar el contratista son la carta fianza o la póliza de caución, las mismas que deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al solo requerimiento de la Entidad, (...). Alternativamente, en caso de suministro periódico de bienes o de prestación de servicios de ejecución periódica, distintos de los de consultoría de obras, las micro y pequeñas empresas podrán optar que,
como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por cien (10%) del monto del contrato conforme a lo establecido en la Ley N° 28015, Ley de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa, y su Reglamento. (...)
Artículo 237° Oportunidad del pago: Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor del contratista por concepto de los bienes o servicios objeto del contrato, se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por la naturaleza de esta, el pago del precio sea condición para ia entrega de ios bienes o la realización del servicio.
Ley Orgánica De Municipalidades Ley N° 27972
Artículo 9° numeral 33 Atribuciones del Concejo Municipal: “Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad”.
Artículo 20° Atribuciones Del Alcalde: “Defender y cautelar los derechos e intereses de la municipalidad...”
Ley N° 29465: Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2010
Artículo 5°: “El titular del Pliego es la máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad y es responsable de la Gestión Presupuestaria de la misma, estando por tanto encargado de dictar los lineamientos de priorización del gasto, a fin de garantizar el cumplimiento de las Metas Programadas“... y “La Oficina de Planificación y Presupuesto o la que haga sus veces en el Pliego es la máxima instancia técnica en materia presupuestal del Pliego.... siendo la responsable de emitir las indicaciones y lineamientos operativos pertinentes para la mejor aplicación de la normatividad presupuestal..."
La Directiva de Tesorería para el año Fiscal 2004, aprobada por Resolución Directoral N° 087-2003-EF/77.15:
Artículo 16° Formalización del devengado que señala: “El devengado se formaliza cuando el área responsable en la Unidad Ejecutora otorga su conformidad, en documentos tales como la Orden de Compra — Guía de Internamiento, Orden de Servicio, Planilla Única de Pagos de Remuneraciones y Pensiones, respecto de haberse verificado lo siguiente:
1.- De haberse recepcionado a satisfacción los bienes solicitados.
2.- Que se ha realizado la prestación de los servicios...”
Estos hechos han originados que el expediente técnico, no haya sido revisado, por el área de Infraestructura y Desarrollo Urbano, que se encargaba de ejecutar y supervisar los proyectos, a fin de corregir las serias deficiencias, situación que habría generado mayores gastos en te ejecución de la obra.
Asimismo estos hechos fueron originados por la actitud de las autoridades y funcionarios quienes obviando los procedimientos administrativos y conocedores de las limitaciones técnicas decidieron realizar la obra por Contrata ocasionando un deficiente proceso constructivo de la obra Coliseo de Gallos el Lago Azul al no ejecutar la obra en su totalidad, con la consiguiente pérdida de inversión de SI. 500,000.00 Nuevos Soles.
Y ser ejecutado por un contratista amigo y compadre del alcalde de la Municipalidad Distrital del Lago Azul.
Por incumplir el marco legal aplicable a las entidades y las disposiciones relacionadas a la actuación funcional del servidor público, en hacer declaraciones falsa acerca de la medición o valoración de la culminación de la obra en beneficios de tercero y generando perjuicio económico para el estado.
Decisión inmoral del representante de la empresa Gavilán Pollero de no devolver los fondos entregados por la cancelación de la obra no realizada, ocasionando perjuicio económico al estado.
Los funcionarios y servidores públicos procedieron a autorizar la cancelación total de la obra incumpliendo las disposiciones contenidas en el contrato.
Mediante Oficio N° 013-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se comunicó el hallazgo emergente al señor Abilio Rodríguez Pérez, en calidad de ex alcalde de la Municipalidad Distrital “EL LAGO AZUL", que mediante Carta N° 15-2011-ARP, recepcionado remite sus aclaraciones y comentarios señalando la presente observación, quien presenta su cargo, indicando:
Con fecha 04 de mayo del 2010 se cobró el cheque N° 09765583 por un monto de S/. 245,000.00 por el Sr. Representante de la empresa Gavilán Pollero por concepto de adelanto para la compra de materiales para la construcción del coliseo de gallos el Lago Azul.
El día 09 de mayo del 2010, se efectivizó el cheque N° 09765586 por la suma de S /. 255,000.00 por el Sr. Representante de la empresa Gavilán Pollero, por concepto de cancelación de contrato correspondiente a la 10ma valorización por la construcción de la obra Coliseo de Gallos Lago Azul.
Los mencionados cheques no se encuentran sustentados debidamente siendo responsables de cuyos hechos las personas que cobraron dichos cheques, así como el tesorero de la Municipalidad distrital del Lago Azul el Sr. Felipe Pinto Monzón así como el contador ex Contador Alberto Colque Ticona por cuanto, es el profesional encargado para registrar en los libros contables.”
Respecto a la respuesta dada por el Sr. Ex Alcalde de la Municipalidad Distrital del Lago Azul con relación al pago adelantado para la compra de materiales a favor de la empresa contratista El Gavilán Pollero, pretende soslayar su responsabilidad al afirmar que las personas que cobraron dichos cheques, el ex administrador, el ex tesorero y el ex contador son los posibles responsables de dicha irregularidad; olvidando que fue él quien firmó los cheques y autorizó los comprobantes de pago sin que estos cuenten con sustento alguno ; por lo tanto se mantiene su participación e implicancia en la presente observación.
Mediante Oficio N° O16-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Alberto Colque Ticona, ex contador de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente el hallazgo que se le ha comunicado.
De la evaluación efectuada y debido a la no entrega de su aclaración en el hecho observado se confirma su participación del señor, Alberto Colque Ticona por no haber verificado la razonabilidad de los documentos sustentados correspondiente a la contratación y/o ejecución de obras, en tal sentido la observación subsiste.
Mediante Oficio N° 017-201 ‘l-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al CPC. Abel Carlos Huarcaya Montano, Ex Administrador de la Municipalidad del Lago Azul, el hallazgo que origina la presente observación, quien presenta su cargo mediante Oficio N° 110- 2010-GA/ACHM., indicando:
Con respecto al pago del 100% como contraprestación por la ejecución de la obra yo debo decir que, se firmaron los comprobantes y cheques respectivos, basados en el informe de conformidad que presento la Gerencia de Obras Publicas Según informe N° 057-2009-GOP/MDLA. De Fecha... por lo tanto no tengo responsabilidad alguna en el cumplimiento y conformidad del servicio.
Por último al presente documento, adjunto los documentos, mencionados en el párrafo 1 y 3, documentos en los cuales he basado mi actuar en este caso".
Mediante Oficio N° 018-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Felipe Pinto Monzón, ex Tesorero de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
De la evaluación efectuada y debido a la no entrega de su aclaración en el hecho observado se confirma su participación del señor Felipe Pinto Monzón, al haber emitido el Comprobante de Pago sin haber revisado si el documento sustentatorio para el giro de los cheques a favor del contratista Gavilán pollero, en tal sentido el observación subsiste.
Mediante Oficio N° 020-2011-OCl/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Jaime Rodríguez Pinto, ex -Jefe de Obras. de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
De la evaluación efectuada y debido a la no entrega de su aclaración en el hecho observado se confirma su participación del señor, Jaime Rodríguez Pinto por dar fe de conformidad de la culminación al 100% de la obra Coliseo de gallos, en tal sentido la observación subsiste.
Mediante Oficio N° 022-2011-OCI/MPBA-CA, de fecha 23 de diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Yvan Gilmer Condori Quispe, ex - supervisor de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien presenta su cargo mediante Carta s/n, indicando: “En referencia a la inspección final para validación de metrados en campo indica que según requerimientos de alcaldía se dejó de construir parte del cerco para una mejor visión de la obra por parte de la población. Situación que sujeto al no pago de como encargados de la ejecución de la obra por parte del municipio".
El señor Yvan Gilmer Condori Quispe, ex - supervisor de la Municipalidad participo del proceso de ejecución de la obra. El señor autorizo con firma expresa en el informe de pre-liquidación respectivo según documento de conformidad emitido por la sub gerencia de obras y gerencia de infraestructura, pretendiendo simular que fue acuerdo de los funcionarios. En tal sentido, la observación subsiste.
Mediante Oficio Nº 031-2011-OCI/MPBA-CA, fecha- 23 se diciembre del 2011, se hizo de conocimiento al señor Ismael Chamorro Gutiérrez, a cargo de la Comisión Recep. Obra de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, quien no ha presentado documento alguno referente al hallazgo que se le ha comunicado.
El señor Ismael Chamorro Gutiérrez, a cargo de la Comisión Recepción obra de la Municipalidad participo del proceso de ejecución de la obra. El señor autorizo con firma expresa en el informe de liquidación respectivo según documento de conformidad emitido por la sub gerencia de obras y gerencia de infraestructura, pretendiendo simular que fue acuerdo de los funcionarios. En tal sentido, la observación subsiste.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Abilio Rodríguez Pérez, ex alcalde de la Municipalidad Distrital “EL LAGO AZUL”, por haber firmado los cheques y autorizado los comprobantes de pago sin haber concluido la obra, habiendo infringido con las siguientes normas:
Artículo 47 de la Ley Orgánica de Municipalidades N° 23853, precisando en el numeral 8 donde indica, son atribuciones del alcalde: Autorizar los egresos de conformidad con la ley y el presupuesto aprobado y numeral 9 Defender y cautelar los derechos e intereses de la municipalidad...
Concordante con los numerales 1y 15 del artículo 20 de la Ley N“ 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.
Se establece RESPONSABILIDAD CIVIL hasta por el monto de S/. 500,000.00 por haber ocasionado un perjuicio económico a la entidad debido a la no conclusión de la obra Construcción del Coliseo de Gallos Lago Azul.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Alberto Colque Ticona, Ex - Contador de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no haber verificado la documentación sustentatoria; dificultando la contratación de la información contable con la documentación, para fines de análisis y control de la obra Coliseo de gallos lago azul por parte de la Municipalidad Distrital del Lago Azul. Habiendo infringido lo establecido en Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972 y que en su Artículo 9° numeral 33: Atribuciones del Concejo Municipal: Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad.
Se ha establecido RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Abel Carlos Huarcaya Montaño en su condición de ex - Administrador de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por no salvaguardar los intereses del Estado y’ emplear austeramente lee recursos públicos, por no capacitarse para un mejor desempeño e informar a la superioridad de los actos delictivos o de inmoralidad cometidos en el ejercicio de la función pública. Incumpliendo lo estipulado en los incisos b), d) y g) del artículo 21 del Decreto Legislativo Nº 276 — Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del sector Público.
Así mismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Felipe Pinto Monzón, ex tesorero de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por haber infringido su obligación de Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos establecidos en el inciso b) del artículo 21 del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
Así mismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Jaime Rodríguez Pinto, ex -Jefe de Obras de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por haber infringido su obligación de Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, establecido en el inciso b) del artículo 21 del Decreto Legislativo 275 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones de! Sector Público.
Así mismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Yvan Gilmer Condori Quispe, ex - supervisor de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por haber infringido su obligación de salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, establecido en el inciso b) del artículo 21 del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
Así mismo se determina RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, al señor Ismael Chamorro Gutiérrez, a cargo de la Comisión Recepción obra de la Municipalidad Distrital del Lago Azul, por haber infringido su obligación de Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos, establecido en el inciso b) del artículo 21 del Decreto Legislativo 2.75 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
CONCLUSIONES
Como resultado del Examen Especial a la Municipalidad Distrital “EL LAGO AZUL”, se emiten las conclusiones siguientes:
1. El proceso de selección para la ejecución de la obra El Coliseo de Gallos “LAGO AZLJL" estuvo direccionada a la empresa Gavilán Pollero que al no estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no contar con los requisitos mínimos para contratar con el estado ha transgredido el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Asimismo, revisando los actuados del comité especial de adquisiciones conformado mediante Resolución Municipal N° 0163-2011-MDELA-ALC se ha evidenciado que se insertó en las bases exigencias innecesarias para el tipo de proyecto a ejecutarse consistente en “Maestrías, Doctorados en Medio Ambiente" situación que ha restringido a la pluralidad de postores como se acredita con la participación únicamente de la empresa Gavilán Pollero a quien le adjudican la Buena Pro. (Observación N° 01). .
2. La Municipalidad Distrital “EL LAGO AZUL” efectuó el pago del 100% de la obligación contractual con la empresa Gavilán Pollero por un monto total de S/.1 500 000.00 realizado en 10 valorizaciones firmadas y autorizadas por el gerente de obras de los cuales se ha verificado que no se construyó el Cerco Perimétrico valorizado según Informe Técnico N° 001-2011-CGR-FTF emitido por el especialista de la comisión auditora Freddy Tuero Flores por un importe de SI. 500,000.00 en ejecución de la obra por lo que se ha ocasionado un perjuicio económico a la Municipalidad Distrital “EL LAGO AZUL”. (Observación N° 02).
RECOMENDACIONES
1. Establecer lineamientos y directivas para la supervisión y/o verificación del proceso de selección, para garantizar el cumplimiento del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado respecto a las adquisiciones de bienes y servicios tales como incluir regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia y objetiva concurrencia, pluralidad y participación de postores potenciales además de nombrar a un personal encargado que siga todo el proceso de selección con el objetivo de que la entidad haga la más transparente adquisición de los bienes y servicios que requiere. (Conclusión N° 01)
2. Implementar medidas correctivas para cumplir las metas programadas en cuanto a la ejecución de obras, estableciendo directivas, regulaciones y lineamientos para el cumplimiento eficiente de la culminación de las obras en cuyo caso el Residente de Obra bajo responsabilidad deberá entregar informes parciales a la Gerencia de Obras sobre la ejecución real tanto física como financiera de las obras en curso.
El informe deberá constar de un resumen ejecutivo de la Ejecución Física — Financiera con el debido V°B° del Inspector o Supervisor debiendo constar en dicho informe como mínimo lo siguiente:
Análisis cuantitativo y cualitativo de la ejecución financiera a nivel de especifica de gasto (Programado en POl VS Ejecutado).
Análisis cuantitativo del avance de ejecución física en relación al POI ({Meta física programado VS Meta física Ejecutado). De existir diferencias de más del 10% entre la ejecución física y financiera, indicar motivos que la generaron.
El Residente de Obra deberá permanecer durante la ejecución de la obra, realizando anotaciones diarias en el cuaderno de obras, además de estar al día en el avance de ejecución de las obras en curso para verificar el cumplimiento del Expediente Técnico de cada obra, de no ser así estará sujeto a una sanción. (Conclusión N° 02).
APÉNDICES
FIRMAS