informe de auditoría interna nº 001/2017

Informe de Auditoría 1

Informe de Auditoría Interna Nº 001/2017 Modalidad Programada

Ítem Plan de Trabajo Anual Nº 19 – Implementación MECIP

Informe por Componente

Corporativo

Modelo Estándar de Control Interno

para Instituciones Públicas del

Paraguay

(MECIP)

2do. Semestre 2016

Mes: Enero

Año: 2017


AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

Lic. Carlos Céspedes Villalba Encargado de Despacho

Coordinación General de Direcciones Operativas de Auditoria

Dr. Zenón Agüero Miranda Director General Interino

Dirección General de Auditoría Interna

Lic. Edgard A. Sanabria A. Auditor

Dirección de Auditoría de Seguimiento

Ing. Com. Alberto D. Rodríguez Director

Dirección de Auditoría de Seguimiento

Contenido del Informe

1. Objetivo 2. Antecedente 3. Alcance del Informe 4. Desarrollo 5. Conclusión 6. Recomendación 7. Disposiciones Aplicables


1. Objetivo

Analizar e Identificar las Debilidades y Fortalezas de los Componentes Corporativos del

Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP)

correspondientes a la Evaluación Independiente del 2do. Semestre del Ejercicio Fiscal

2016.

2. Antecedente

Por Resolución N° 9171/2009 “Por la cual se adopta e Implementa el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP) en el Ministerio de Educación y Cultura”. Por Resolución N° 32181/2015 “Por la cual se crea la Coordinación de Desarrollo Organizacional dependiente de la Dirección General de Gabinete”. Por Resolución N ° 20566/2016 “Por la cual se designa al Sr. Higinio Antonio Olmedo Zorrilla, como Coordinador General del Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP)”, en el Ministerio de Educación y Cultura, asimismo, como Encargado de la Coordinación de Desarrollo Organizacional, dependiente de la Dirección General de Gabinete de esta Secretaría de Estado”. Por Memorándum de Encargo de Auditoría Nº 001/2017 de fecha 16 de enero de 2017, se autoriza la realización de una Auditoría de Seguimiento a los Componentes Corporativos del MECIP, correspondiente al 2do. Semestre del Ejercicio Fiscal 2016 en cumplimiento a la Resolución N° 23567/2016 “Por la cual se Aprueba el Plan Anual y el Cronograma de Trabajos correspondientes al Ejercicio Fiscal 2017, de la Dirección General de Auditoría Interna de este Ministerio”. La evaluación del grado de implementación del MECIP fue practicada a través del Sistema Informático de Evaluación Independiente de la Auditoría General del Poder Ejecutivo (AGPE) al 30 de diciembre de 2016 conforme a los criterios establecidos por Resolución AGPE N° 12/2015 “Por la cual se deroga la Resolución AGPE Nº 7412012 y se aprueban los nuevos criterios de Evaluación para la Medición del Avance en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para las Instituciones Públicas del Paraguay - MECIP para los Organismos y Entidades dependientes del Poder Ejecutivo.”. El resultado obtenido del semestre evaluado fue de 4,38 – ADECUADO superando al 1er. Semestre del Ejercicio 2016 el cual alcanzó 3,09 – SATISFACTORIO.

3. Alcance del Informe

El Periodo de Evaluación del presente informe se enmarca al 2do. Semestre del

Ejercicio Fiscal 2016.


4. Desarrollo

Conforme a los criterios de evaluación establecidos por Resolución AGPE N° 12/2015 existen 244 (doscientos cuarenta y cuatro) criterios de evaluación distribuidos en las Fases de Diseño e Implementación de los cuales, en 35 (treinta y cinco) criterios de evaluación, a la fecha de evaluación esta Auditoría no ha evidenciado documentaciones respaldatorias o ha determinado oportunidad de mejora en su calificación actual. A continuación se presenta el detalle de los mismos.

FASE DE IMPLEMENTACIÓN

I. Componente Corporativo: DE CONTROL ESTRATÉGICO

Calificación: 4,15 – Valoración: Adecuado

(1) COMPONENTE (2) CALIFICACIÓN

AMBIENTE DE CONTROL 4,14 (Adecuado)

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4,58 (Adecuado)

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3,73 (Satisfactorio)

ESTÁNDARES

(3) FORTALEZAS (4) DEBILIDADES

Acuerdos y Compromisos Éticos - Calif. 3,75 Identificación de Riesgos - Calif. 3 (Deficiente)

Desarrollo del Talento Humano - Calif. 4,17 Política de Administración de Riesgos - Calif.3 (Deficiente)

Protocolos de Buen Gobierno - Calif. 4,5

Planes y Programas - Calif. 4,75

Modelo de Gestión por Procesos - Calif. 5

Estructura Organizacional - Calif. 4

Contexto Estratégico del Riesgo - Calif. 5

Análisis de Riesgos - Calif. 4

Valoración de Riesgos - Calif. 3,67

Acuerdos y Compromisos Éticos

Cuestionario: ¿Las Dependencias han elaborado los Acuerdos y Compromisos Éticos

con participación de los funcionarios?.

a) Criterio de Calificación: Elaboración de acuerdos y compromisos éticos.

a) No se elaboró en ninguna dependencia.

b) Menos del 20% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y

compromisos éticos.

c) El 21 al 40% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y compromisos

éticos.


d) El 41 al 60% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y compromisos

éticos.

e) El 61 al 80% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y compromisos

éticos.

f) El 81 al 100% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y


Sugerencia de Evidencia: Actas y/o Compromisos aprobados por Dependencias o

similares.

Calificación Actual: c) El 21 al 40% de las dependencias han elaborado sus acuerdos y


Evaluación de la Auditoria: Oportunidad de Mejora. Incrementar el número de

Dependencias que hayan elaborado Acuerdos y Compromisos Éticos evidenciando los

mismos con documentos relacionados a Actas y/o Compromisos aprobados, de

manera a aumentar la calificación obtenida en el semestre anterior.

Cuestionario: ¿La institución ha integrado su Equipo de Alto Desempeño en Ética

Pública o similar? (EADE)?.

a) Criterio de Calificación: El Comité de Ética, realizó seguimiento al Plan de Trabajo y

al Cronograma de Actividades, del periodo evaluado.

Sugerencia de Evidencia: Informe de Actividades.

Evaluación de la Auditoria: No se evidencia documentaciones respaldatorias.

b) Criterio de Calificación: Se reunió al menos semestralmente y dejó evidencias de

sus reuniones.

Sugerencia de Evidencia: Actas de Reunión y Asistencia.


Desarrollo del Talento Humano

Cuestionario: ¿La institución realizó el diagnóstico de la Situación del Talento

Humano?.

a) Criterio de Calificación: Elaboró un plan de acción de diseño o de ajuste consolidado

de la institución.

Sugerencia de Evidencia: Plan Consolidado - Guía 05 - Formato 17


Cuestionario: ¿La institución cuenta con perfiles de cargos claramente definidos y

estos se corresponden con los procedimientos aprobados en el periodo evaluado?.

a) Criterio de Calificación: Los perfiles de cargo, están aprobados por la Máxima

Autoridad.


a) Menos del 20%. b) Del 20% al 39%. c) Del 40% al 59%. d) Del 60% al 79%.

e) Del 80% al 100%.

Sugerencia de Evidencia: Guía 23 - Formato 62 o Acto Administrativo.

Calificación Actual: c) Del 60% al 79%

Evaluación de la Auditoria: Oportunidad de Mejora. Incrementar el número de Perfiles

de Cargos aprobados por la Máxima Autoridad, manera a aumentar la calificación

actual.

Cuestionario: ¿Existen procedimientos aprobados de Planeación, Selección,

Inducción, Reinducción, Formación, capacitación, Compensación, Bienestar Social,

Evaluación del desempeño y Retiro del Talento Humano?.

a) Criterio de Calificación: Los procedimientos se encuentran aprobados.

a) Menos del 20%. b) Del 20% al 39%. c) Del 40% al 59%. d) Del 60% al 79%.

e) Del 80% al 100%.

Sugerencia de Evidencia: Formato 93, Acto Administrativo o similares.

Calificación Actual: c) Del 40% al 59%


Procedimientos aprobados evidenciando los mismos con documentos relacionados a

Actos administrativos, de manera a aumentar la calificación obtenida en el semestre

anterior.

Protocolos de Buen Gobierno

Cuestionario: ¿Se ha conformado un Comité de Buen Gobierno?.

a) Criterio de Calificación: Se reunió al menos semestralmente y dejó evidencias de sus

reuniones.

Sugerencia de Evidencia: Actas de Reunión y Asistencia.


Direccionamiento Estratégico

Cuestionario: ¿La máxima autoridad adoptó acciones en base a los resultados de las

evaluaciones de los Planes y Programas?.

a) Criterio de Calificación: En el periodo evaluado, se socializaron los ajustes

realizados.

Sugerencia de Evidencia: Acto Administrativo, Acta de Reunión del CCI, otros.



Estructura Organizacional

Cuestionario: ¿La institución realizó la encuesta de percepción de la estructura

organizacional?.

a) Criterio de Calificación: El resultado de la Encuesta fue socializado entre todos los

funcionarios.

Sugerencia de Evidencia: Publicaciones en la Web, Antecedentes de Talleres, Informes y otros.


Cuestionario: ¿Existen Documentos que respalden la estructura organizacional y

detallen actividades secuenciales de cada cargo?.

b) Criterio de Calificación: El documento contempla el total personal equivalente para

cada proceso de la Institución.

Sugerencia de Evidencia: Formato 61 - Consolidado de la Institución o similar.


Identificación de Riesgos

Cuestionario: ¿Se identificaron los riesgos que corresponden a los objetivos

institucionales y al mapa de procesos institucional?.

a) Criterio de Calificación: ¿El 100% de los Objetivos Institucionales cuentan con la

identificación de sus riesgos, ajustados y aprobados por la Máxima Autoridad, CCI o SGC?.

Sugerencia de Evidencia: Guía 25 - Formato 66 Identificación de Riesgos.


Análisis de Riesgos

Cuestionario: ¿En la metodología de Análisis de Riesgos se Evaluaron la probabilidad

de ocurrencia, el impacto del riesgo y se definieron las medidas de respuesta que

podrían afectar a los objetivos Institucionales y al mapa de procesos Institucional?.

a) Criterio de Calificación: La probabilidad de ocurrencia y el impacto de los riesgos de

los Objetivos Institucionales, fueron calificados y evaluados, en el 100% y las medidas

de respuesta fueron definidas por el Nivel Directivo de la Institución - CCI.

Sugerencia de Evidencia: Guía 25 - Formato 66 Identificación de Riesgos.


Valoración de Riesgos

Cuestionario: ¿En la metodología de Valoración de Riesgos ¿se realizó la ponderación

de riesgos de los objetivos institucionales y del mapa de proceso institucional, como

base para la fijación de prioridades?.


a) Criterio de Calificación: Se realiza la ponderación de riesgos del 100% de los

objetivos institucionales.

Sugerencia de Evidencia: Guía 27 - Formato 76 o similar.


Cuestionario: ¿En la metodología de Valoración de Riesgos se realizó la priorización

de riesgos de los objetivos institucionales y del mapa de proceso institucional, como

base para la fijación de políticas?.

a) Criterio de Calificación: Se realiza la priorización de riesgos del 100% de los

objetivos institucionales.



Cuestionario: ¿En la metodología de Valoración de Riesgos ¿se elaboraron los mapas

de riesgos correspondientes?.

a) Criterio de Calificación: Cuenta con el mapa de riesgos de los objetivos

institucionales.



Política de Administración de Riesgos

Cuestionario: ¿La institución ha definido las políticas de Administración de riesgos

para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y el mapa de

procesos?.

a) Criterio de Calificación: ¿Existen políticas de Administración de riesgos, validadas

por el CCI y aprobadas por la máxima autoridad, para garantizar el cumplimiento de los

objetivos institucionales?.

Sugerencia de Evidencia: Guía 29 - Formato 91 - Definición de Políticas o similar. Acta

de Comité y Acto Administrativo.



II - Componente Corporativo: DE CONTROL DE GESTIÓN Calificación: 4,07 – Valoración: Adecuado


DE ACTIVIDADES DE CONTROL 4,1 (Adecuado)

INFORMACIÓN 3,94 (Satisfactorio)

COMUNICACIÓN 4,17 (Adecuado)

ESTÁNDARES


Política de Operación - Calif. 5 Controles - Calif. 3 (Deficiente)

Procedimientos - Calif. 3,5 Comunicación Institucional - Calif. 2,5 (Deficiente)

Indicadores - Calif. 4

Manual de Operación - Calif. 5

Información Interna - Calif. 3,5

Información Externa - Calif. 4

Sistemas de Información - Calif. 4,33

Comunicación Pública - Calif. 5

Rendición de Cuentas - Calif. 5

Procedimientos

Cuestionario: Existen Procedimientos aprobados que describen la manera de llevar a

cabo las actividades para el Logro de los Macroprocesos Misionales?.

a) Criterio de Calificación: Los procedimientos se encuentran aprobados describen la

secuencia de actividades y definen los responsables.

Sugerencia de Evidencia: Formato 93 - Diseño de Procedimientos, que figuran en el

cronograma vigente.



Diseños de Procedimientos, de manera a aumentar la calificación obtenida en el

semestre anterior.


cabo las actividades para el Logro de los Macroprocesos Estratégicos?.




cronograma vigente.





semestre anterior.


cabo las actividades para el Logro de los Macroprocesos de Apoyo?.




cronograma vigente.




semestre anterior.

Controles

Cuestionario: ¿En base al Mapa de proceso vigente, la institución ha diseñado y

analizado la efectividad de los controles, para mitigar los riesgos que afectan el

cumplimiento de los procesos/subprocesos?

a) Criterio de Calificación: Se realizó el diseño de controles y el análisis de Efectividad

para mitigar los riesgos.

Sugerencia de Evidencia: Guía 33 Diseño de Controles - Formato 95 - Diseño de

Controles y Análisis de Efectividad.


Controles y Análisis de Efectividad evidenciando los mismos con documentos

relacionados a Diseños de Controles y Efectividad, de manera a aumentar la

calificación obtenida en el semestre anterior.

Indicadores

Cuestionario: ¿La Institución cuenta con Indicadores definidos en sus distintos

niveles?.

a) Criterio de Calificación: ¿Cuenta con Indicadores de Desempeño?.

Sugerencia de Evidencia: 100 - Tablero de Indicadores de Desempeño o similares.



Información Interna

Cuestionario: ¿La institución ha diseñado las acciones para el ajuste del Estándar

información interna por Macroprocesos y procesos? (conforme a las necesidades de

los grupos de interés).

a) Criterio de Calificación: ¿Se realizó el análisis del Diagnóstico, identificando las

necesidades de Ajuste, Rediseño o Diseño para la Adecuada Implementación del

Estándar de Información Interna?.



Cuestionario: ¿La Institución ha definido las Políticas de Información Interna?.

a) Criterio de Calificación: ¿Se encuentran alineadas a las necesidades detectadas en el

Diagnóstico?.

Sugerencia de Evidencia: Guía 38 del Manual de Implementación del MECIP. Formato

107 o similar.


Información Externa

Cuestionario: ¿La institución ha diseñado las acciones para el ajuste de las

necesidades de los grupos de interés para la información externa por macroprocesos

y procesos?.



Estándar de Información Externa?.

Sugerencia de Evidencia: Guía 39 - Formato 112 o similar .


Sistemas de Información

Cuestionario: ¿La institución ha realizado el diagnóstico de percepción del Sistema de

Información por macroprocesos y procesos?.



Estándar Sistema de Información?.

Sugerencia de Evidencia: Guía 41; formato 118 o similar.



Comunicación Institucional

Cuestionario: ¿La institución ha realizado el diagnóstico - Comunicación Institucional

por macroproceso y proceso?.

a) Criterio de Calificación: ¿Se realiza un diagnóstico del Estándar de Comunicación

Institucional?.

Sugerencia de Evidencia: Formato 120 o similar.


b) Criterio de Calificación: ¿El diagnóstico se realizó conforme a los

Macroprocesos/procesos?.



c) Criterio de Calificación: ¿Se valoró la información obtenida en el Diagnóstico?.



d) Criterio de Calificación: ¿Se realizó el análisis del Diagnóstico, identificando las


Estándar de Comunicación Institucional?.




III - Componente corporativo: DE CONTROL DE EVALUACIÓN Calificación: 4,28 – Valoración: Adecuado


AUTOEVALUACIÓN 4,5 (Adecuado)

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 5 (Adecuado)

PLANES DE MEJORAMIENTO 3,33 (Satisfactorio)

ESTÁNDARES


Autoevaluación del Control - Calif. 5 Plan de Mejoramiento Individual - Calif. 0 (Inadecuado)

Autoevaluación de Gestión - Calif. 4

Evaluación del Sistema de Control Interno - Calif. 5

Auditoría Interna - Calif. 5

Plan de Mejoramiento Institucional - Calif. 5

Plan de Mejoramiento Funcional - Calif. 5

Autoevaluación de Gestión

Cuestionario: ¿La Institución realiza de forma permanente la Autoevaluación de su

Gestión en base a indicadores?.

a) Criterio de Calificación: ¿Utiliza los Indicadores de Desempeño para realizar la

Autoevaluación de Gestión?.

Sugerencia de Evidencia: Formato 148 o Similares. Informe de actividades mensuales,

quincenales, semanales del funcionario.


Plan de Mejoramiento Individual

Cuestionario: ¿Se han elaborado planes de mejoramiento individuales?.

a) Criterio de Calificación: ¿Se tomaron como insumos por lo menos uno de estos

aspectos:

el plan de mejoramiento funcional o la evaluación del desempeño o la autoevaluación de gestión y de control o la evaluación independiente o auditorías internas y/o externas u otros aplicables.?. Sugerencia de Evidencia: Formato 214 o similar.



b) Criterio de Calificación: ¿El plan de mejoramiento Individual fue consensuado entre

ambas partes?.

Sugerencia de Evidencia: Formato 214 o similar. Plan de Mejoramiento Individual

consensuado con 1 o más Insumos según sugerencia de evidencia.


c) Criterio de Calificación: ¿Las acciones de mejoramiento fueron ejecutadas dentro del

periodo establecido?.

Sugerencia de Evidencia: Informe de seguimiento del Directivo Responsable.


d) Criterio de Calificación: ¿Se realizó el seguimiento de las acciones de

mejoramiento?.



e) Criterio de Calificación: ¿El plan de Mejoramiento Individual se encuentra aprobado

por el Directivo responsable del área?.



5. Conclusión

Conforme al análisis efectuado sobre los Componentes Corporativos del Modelo

Estándar de Control del Paraguay (MECIP) en las Fases de Diseño e Implementación

correspondientes al 2do. Semestre del Ejercicio 2016, se informa que existen 244

(doscientos cuarenta y cuatro) criterios de evaluación distribuidos en las Fases de

Diseño e Implementación de los cuales, en 35 (treinta y cinco) criterios de evaluación,

a la fecha de evaluación esta Auditoría no ha evidenciado documentaciones

respaldatorias o ha determinado oportunidad de mejora en la calificación actual.

6. Recomendación

6.1 La Coordinación de Desarrollo Organizacional, deberá formular un plan de mejora

o plan de acción que contenga acciones a corto y mediano plazo para implementarlos

durante el 1er. Semestre 2017 en relación a criterios de calificación desarrollados en el

presente informe.

6.2 La Coordinación de Desarrollo Organizacional, deberá dar especial atención a las

Sugerencias de Evidencia emitidas por la Auditoría Interna por cada Componente

Corporativo a fin de proseguir en la ejecución de procedimientos que permitan la


elaboración de documentaciones respaldatorias y su posterior inclusión en el Sistema

de Evaluación Independiente de la Auditoría General del Poder Ejecutivo.

7. Disposiciones Aplicables

Resolución N° 8685/2016 “Por la cual se aprueba la versión N° 2 del Plan Anual y

Cronograma de Trabajos del Ejercicio Fiscal 2016, correspondiente a la Dirección

General de Auditoría Interna del Ministerio de Educación y Cultura”.

Resolución N° 23567/2016 “Por la cual se Aprueba el Plan Anual y el Cronograma de

Trabajos correspondientes al Ejercicio Fiscal 2017, de la Dirección General de Auditoría

Interna de este Ministerio”.

Resolución N° 9171/2009 “Por la cual se adopta e Implementa el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP) en el Ministerio de Educación y Cultura”. Resolución N° 32181 “Por la cual se crea la Coordinación de Desarrollo Organizacional dependiente de la Dirección General de Gabinete”. Por Resolución N ° 20566 “Por la cual se designa al Sr. Higinio Antonio Olmedo Zorrilla, como Coordinador General del Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay (MECIP)”, en el Ministerio de Educación y Cultura, asimismo, como Encargado de la Coordinación de Desarrollo Organizacional, dependiente de la Dirección General de Gabinete de esta Secretaría de Estado”.

informe de auditoría interna nº 001/2017

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