informe ejecutivo anual -...

DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co

INFORME EJECUTIVO ANUAL EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000. De esta forma, la entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. 1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN

La Presidencia de la República mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2011, adoptó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. 1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad cuenta con el Código de Excelencia Ética adoptado mediante Resolución 1004 de mayo 31 de 2007, en el cual los servidores públicos de la Presidencia de la República observan y acatan los principios fundamentales de la constitución y la Ley, practicando un comportamiento que despliegue los siete (7) valores, los cinco (5) acuerdos o compromisos éticos y un (1) principio institucional de “interés general y del bien común”. Cabe resaltar que el Código de Excelencia Ética fue el resultado de los consensos establecidos por los servidores públicos de la Entidad. Desde el Área de Talento Humano se realizaron las publicaciones en el DAPRE Web, en el calendario de actividades y en las carteleras institucionales. A continuación se relaciona el valor y mes, publicado en el periódico interno – INTRANET durante la vigencia 2015:

Honestidad Respeto Responsabilidad Compromiso Lealtad Tolerancia Solidaridad

Mayo Diciembre

Junio Julio Enero

Agosto Febrero

Septiembre Marzo

Octubre Abril

Noviembre

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Cabe resaltar que durante la misma vigencia el Proceso de Talento Humano a través de la ejecución de la Mejora OM-0109 denominado TH- Plan de mejoramiento código de ética, elaboró y consolidó el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno M-DE-03 con el objetivo de “(…) establecer las pautas que orienten el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten una función administrativa eficiente, íntegra y transparente de los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE)”.

En la consolidación del Manual M-DE-03 se generó una revisión y actualización de los principios y valores éticos que deberán regir las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE a partir de la vigencia 2016, así:

*las formas de color azul representan el nuevo principio y los nuevos valores adoptados por los servidores del DAPRE.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos

Para la vigencia 2015 se realizó el Manual de Funciones adoptado mediante Resolución N° 0303 del 7 de abril de 2015. Posteriormente, se generó una actualización de acuerdo a la Reestructuración de los Decretos No. 2145 y No. 2146 de 2015, la cual se encuentra en revisión para su adopción.

Adicionalmente, se encuentra el Manual de Funciones de Carrera Administrativa adoptado mediante Resolución No. 1751 del 15 de abril de 2013, el cual no presentó modificaciones.

Principios

1. Prevalencia del interés general sobre el interés particular.

2. Los recursos públicos son sagrados

Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Colaboración Servicio Lealtad



1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC

Mediante Resolución 155 del 25 de febrero de 2015 se adoptó el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación de la Presidencia de la República, el cual se elaboró como lo establece el Procedimiento ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS P-TH-05 partiendo del diagnóstico de necesidades de capacitación y de la medición del efecto de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo Necesidades y Preferencias de Incentivos, posteriormente se priorizaron las necesidades de mayor relevancia de Capacitación y Bienestar Social para los funcionarios. Al 31 de diciembre de 2015 y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, se observó un nivel de cumplimiento del 86% debido a que de las 49 capacitaciones programadas, se ejecutaron 42. Las 7 restantes no se realizaron por no aprobación. A continuación se describen tanto las capacitaciones ejecutadas como las que no fueron aprobadas, así: Tabla 1. Relación 42 capacitaciones ejecutadas 2015

N° Curso Asistentes Asistencia Fecha Capacitador

1 SIGEPRE Funcionarios y colaboradores

42 03/07/2015

semana de la calidad

Oficina de planeación

2 SIGOB Funcionarios y colaboradores

48 26/05/2015 Grupo de gestión

documental

241 Del 24/08/2015 al 11/11/2015

Grupo de gestión documental

Grupo de atención al usuario y servicios

compartidos Oficina de control

interno disciplinario

3 Políticas de Seguridad para las TICS

Personal específico

41 11/03/2015 20/05/2015

Asesor de Seguridad Informática

4

Contratación estatal y Manual de contratación


39 26/03/2015 Área de contratos

5 Supervisión de contratos



Todos los funcionarios



79 15/09/2015 Oficina de control

interno disciplinario



6 Inducción Personal

específico

52 25/06/2015 Jefes de área



7 Atención y servicio al cliente


23 01/05/2015 Sena

8 Actualización de servicios postales


25 28/08/2015 472 y grupo de

gestión documental

9 Sistemas electrónicos de archivo



documental

10

Tablas de Retención Documental (TRD)



documental

11

MECI taller de actualización y Redacción de hallazgos auditores internos DAPRE


20 03/06/2015 DAFP

12 Normas internacionales contables NIIF


1 15/07/2015 16/07/2015 17/07/2015

Contaduría General de la Nación

13 SIIF Personal

específico 12 16/06/2015

Administración SIIF Nación

14

ISO 27001 certified information system security professional


23

07/08/2015 26/08/2015 02/09/2015 09/09/2015 16/09/2015

COTECNA

15 Evaluación del desempeño


36 26/06/2015 CNSC

16 Código de excelencia ética


134 26/06/2015 Cafam y Área de Talento Humano

17

Capacitación de Auditores Internos (NTC GP 1000 2009)


17 05/06/2015 COTECNA

18 Derechos Humanos


11 03/06/2015 Consejería

Presidencia para los Derechos Humanos



19

Capacitación día del servidor público


85 25/06/2015 Andrés López y Área de Talento Humano

20 Deberes, derechos y prohibiciones


41 03/06/2015 Jefes de Control

Interno - otra entidad

21 Curso taller para pre pensionados


36 21/01/2015 Colpensiones

9 11/02/2015 Colpensiones

22 Regímenes pensionales en Colombia


34 20/10/2015 Colpensiones y

asofonados

23 Autocuidado Personal

específico 15 03/08/2015 ARl

24 Primeros auxilios


29 12/08/2015 ARl

26 20/08/2015 ARl

16

20/11/2015 23/11/2015 24/11/2015 25/11/2015 26/11/2015 27/11/2015 30/11/2015 01/12/2015 02/12/2015 03/12/2015

Sena

25 Atención en soporte vital básico


14

04/12/2015 07/12/2015 09/12/2015 10/12/2015 11/12/2015

Sena

26 Lesión de tejidos blandos


25 28/08/2015 ARl

27 Fracturas Personal

específico 18 04/09/2015 ARl

28 Inmoviliza-ciones


21 10/09/2015 ARl

29 Práctica de campo


14 16/09/2015 ARl

30 Evacuación Personal

específico

25 24/09/2015 ARl

33 30/09/2015 ARl

28 15/10/2015 ARl



31

Actualización en normas presupuesta-les


5

12/02/2015 03/03/2015 11/03/2015 19/03/2015 17/04/2015 12/05/2015 16/06/2015


32 Actualización normas contables


4

16/01/2015 29/01/2015 03/06/2015 04/06/2015 16/06/2015


33

Capacitación en impuestos distritales / secretaría distrital de hacienda.


34 14/08/2015 Secretaría Distrital

de Hacienda

34 Taller de ortografía y redacción


26

26/10/2015 27/10/2015 28/10/2015 29/10/2015 30/10/2015 03/11/2015 04/11/2015 05/11/2015 06/11/2015 09/11/2015 10/11/2015 11/11/2015 12/11/2015 13/11/2015

Sonia marcela rojas

35

Software Project Management 2010


5

10/11/2015 12/11/2015 13/11/2015 18/11/2015 19/11/2015

Edu informática

36 Administración del tiempo


30 23/11/2015 Raúl amigo

37 ITIL Personal

específico 7

07/11/2015 14/11/2015 21/11/2015

Itera

38

Sistemas alternativos y aumentativos de comunicación (SAACS - INSOR)


40 19/11/2015 Grupo de atención al

usuario y servicios compartidos



39

Estrategias de gobierno en línea para la atención al ciudadano y mecanismos de participación ciudadana


N/a Fechas mintic Mintic

40 Actualización en normas tributarias


19 20/11/2015 Universidad américa

41 Comunicación asertiva


30 15/12/2015 Gesfo

42 Adaptación al cambio


45 15/12/2015 Oficina de

Planeación y Sena Fuente: Área de Talento Humano.

Tabla 2. Relación 7 capacitaciones no ejecutadas.

N° Curso Motivo de cancelación y/o aplazo

43 Actualización en archivística Se dio prioridad al ciclo de capacitaciones en SIGOB, pues esta capacitación se había programado

44 Formulación, evaluación y gestión de proyectos

Por tema de prioridades, no se dio espacio a la capacitación.

45 Trabajo en equipo – liderazgo No fue aprobada por el Comité.

46 Inglés Se aplazó para iniciar proyecto con el SENA en el año 2016.

47 Project management profesional pmp

No fue aprobada por el Comité.

48 Excel intermedio y avanzado Por tema de prioridades, no se dio espacio a la capacitación.

49 Prezy Por tema de prioridades, no se dio espacio a la capacitación.

Fuente: Área de Talento Humano.

1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Para la vigencia 2015 se estableció el programa de Inducción y Reinducción cuyo objetivo fue socializar a los nuevos funcionarios de la Entidad la Estructura, Misión, Visión y Objetivos del DAPRE. Además, estimular en cada uno de ellos la participación activa en el cumplimiento de las metas establecidas. El Programa se ejecutó conforme lo establecido, en las fechas 9 y 10 de abril, 25 de junio y 7 de diciembre de 2015. Los aspectos a resaltar del programa ejecutado, son:



La presentación que realizó cada Jefe de área acorde con sus funciones y responsabilidades, hicieron énfasis en los actos dignos de los funcionarios públicos, basados en el principio “Los bienes públicos son sagrados”.

La Reinducción realizada por los cambios productos del Decreto 2145 de 2015, el grupo de mayor impacto fue el de integración de Atención al Usuario, Atención de Solicitudes al señor Presidente, Gestión documental y correspondencia, con este grupo se realizó una reinducción denominada adaptación al cambio liderada por la Oficina de Planeación con el apoyo del SENA, a la cual asistieron 45 funcionarios.

La información sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores

públicos por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

1.1.2.4 Programa de Bienestar A continuación se describen las actividades que durante la vigencia 2015 se ejecutaron en el marco del Programa de Bienestar: Tabla 3. Relación actividades ejecutadas del programa de bienestar.

Actividad Número de participantes Costos Fecha de

realización

Entrega de Kits Escolares 49 Funcionarios Sin Costo para la Entidad Apoyo de CAFAM

Febrero de 2015

Día de la Secretaria 87 Funcionarios Sin Costo para la Entidad Apoyo de CAFAM

24 de Abril

Oficinas Móviles –De la Mano con CAFAM

91 Funcionarios Sin Costo para la Entidad Apoyo de CAFAM

28 de Abril

Juegos Internos: •Inauguración •Jugadores inscritos en cada una de las modalidades deportivas •Clausura: Fecha Programada. Se premiarán Campeón, Subcampeón y en algunas modalidades Tercer Puesto, de las siguientes categorías: •Microfútbol Masculino: Campeón: Los Más Subcampeón: La Selecta Tercer Puesto: Vicepresidencia Reconocimiento Deportivo Juego Limpio: Equipo Los Reales Goleador: Óscar González –Equipo Los Más Valla Menos Vencida: Ramiro García –Equipo Parcelona •Microfútbol Femenino:


15 de Mayo Programación 6 de Noviembre



Campeón: Las Chicas del Gol Subcampeón: V.I.P •Vóleibol Mixto: Campeón: DAICMA Subcampeón: Casa Militar •Baloncesto Mixto: Campeón: La Vecindad Subcampeón: Sistemas •Bolos Mixto: Campeón: Los Campeones Subcampeón: Los Picapiedra Tercer Puesto: Pin 13 Mejor Línea Femenina: Olga Lucía Vallejo –Los Campeones Mejor Línea Masculina: Alfonso Gil –Los Campeones

Oficinas Móviles –Droguerías CAFAM


26 de Mayo

Visitas Guiadas a Palacio 153 Funcionarios Sin Costo para la Entidad Área de Talento Humano–Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

11, 16 y 19 de Junio

Celebración Día del Servidor Público

219 Funcionarios

Sin Costo para la Entidad •Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social. Charla el Camino a la Felicidad. Día del Servidor Público. •Apoyo Cafam –Interpretación Actoral “Valores de la Entidad”. Día del Servidor Público.

25 y 26 de Junio

Vacaciones Recreativas 295 hijos de Funcionarios

Sin Costo para la Entidad Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

1, 2 y 3 de Julio

Celebración Día del Conductor 61 Funcionarios

Sin Costo para la Entidad Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social.

16 de Julio

Rumba Terapia Cartagena 9 Funcionarios


17 de Julio

Feria de Servicios 790 Funcionarios

Sin Costo para la Entidad Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social.

25,26,27,28 de Agosto

Semana de la Salud y la Prevención

865


7, 8 y 9 de septiembre

Salida Día de los niños 120 hijos de funcionarios Con Costo para la Entidad 26 de Octubre



Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

Clausura Juegos Internos Asistencia libre de los funcionarios


27 de Noviembre

Vacaciones Recreativas 172 hijos de funcionarios

Con Costo para la Entidad Área de Talento Humano –Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

30 de noviembre al 4 de diciembre

Feria Navideña Asistencia libre de los funcionarios


9, 10 y 11 de diciembre

Fuente: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/Documents/Medicion-Analisis-Mejora/4_Seguimiento-Planeacion-Estrategica-Institucional/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2015-12-31.pdf

1.1.2.5 Plan de Incentivos De conformidad con el artículo 2 de la Resolución 0155 del 25 de febrero de 2015, el DAPRE adoptó el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos, en el cual se dejó plasmado en la estrategia de incentivos, el programa “Trabajando con Calidad” donde se determinó realizar un concurso con el fin de estimular el trabajo en equipo y reconocer el buen desempeño laboral, propiciando una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad. De lo anterior el Área de Talento Humano desarrolló las siguientes actividades, de acuerdo al cronograma denominado “Mejores Equipos de Trabajo”: Tabla 4. Ejecución cronograma Mejores Equipos de Trabajo

Plazo de inscripción

Conformación comité evaluador

Publicación equipos inscritos

Verificación de requisitos

y acreditación de proyectos

Selección de mejores

equipos de trabajo

Acto de premiación

01 de julio 11 de mayo

12 de agosto 2 de Julio 15 de Julio 30 de Octubre Noviembre

Proyecto Inscrito

Consejera Presidencial para la Equidad de la Mujer Asesor de la Subdirección de Operaciones Asesor de la Dirección para la Ejecución de

Se presentó una (1) propuesta Proyecto Liquidación de Contratistas – Grupo Interdisciplinario de Central de Cuentas y

Se llevó a cabo la primera reunión con el Comité Evaluador el día 15 de Julio de 2015

El jurado calificador hizo entrega al Área de Talento Humano el Acta No.01 con el resultado de la evaluación.

Otorgación de incentivos de acuerdo con la Resolución 3163/2012.


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/Documents/Medicion-Analisis-Mejora/4_Seguimiento-Planeacion-Estrategica-Institucional/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2015-12-31.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/Documents/Medicion-Analisis-Mejora/4_Seguimiento-Planeacion-Estrategica-Institucional/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2015-12-31.pdf


Gobierno y Áreas Estratégicas

Desarrollo de Software

Fuente: Área de Talento Humano

Conforme a lo anterior, el Área de Talento Humano informó que el veredicto del jurado se determinó así: Otorgar el Primer Lugar al Proyecto "Liquidación de Contratistas - Sistema de Gestión Financiera' Grupo Interdisciplinario de Central de Cuentas y Desarrollo de Software – GICCUD”, quienes recibieron como premio al primer puesto un incentivo pecuniario por valor de SEIS MILLONES DE PESOS ($6.000.000.oo). 1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño Para la vigencia 2015, el Área de Talento Humano estableció en el plan de acción la estrategia “Fortalecer los instrumentos para la evaluación del desempeño de los funcionarios de la Entidad, con el fin de facilitar su aplicación y el mejoramiento del rendimiento laboral 2015”, para lo cual ejecutó las siguientes acciones:

1) Adoptó el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los servidores de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante Resolución 0186 del 11 de marzo de 2015.

2) Elaboró la guía para la Evaluación del Desempeño Laboral G-TH-03 que contiene los instrumentos y directrices establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil en el Acuerdo No. 137 de 2010 para aplicación en el DAPRE.

3) Adoptó los formatos en el marco del Sistema Tipo:

Formato Información General y Fijación de Compromisos Laborales Formato de Fijación de Compromisos Comportamentales Formato Portafolio de evidencias Formato Consolidación de Resultados Formato Acuerdo de Compromisos Laborales en Periodo de Prueba Formato de Acuerdo de Compromisos Comportamentales - Periodo de Prueba

4) Realizó acompañamiento a las áreas en la aplicación de la evaluación y diligenciamiento de

los formatos.

A continuación se relacionan las evaluaciones de desempeño suscritas en el período del 1 de febrero de 2015 y el 31 de enero de 2016 y evaluadas al primer corte 31 de julio de 2015.



Tabla 5. Evaluaciones suscritas 01-FEB-15 al 31-ENE-16

N Área Número de

Funcionarios Estado

1 Despacho Vicepresidente 20 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

2 Dirección de Proyectos Especiales

3 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

3

Dirección para la Coordinación de Infraestructura


4 Dirección para Coordinación de Vivienda


5 Consejería Presidencial para los Derechos Humanos


6 Dirección de Eventos 2 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

7 Consejería Presidencial para la Primera Infancia


8

Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven


9 Dirección para Asuntos Políticos


10 Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer


11 Fondo de Programas Especiales


12 Secretaría Jurídica 27 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

13 Dirección para las Regiones 10 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

14 Alto Comisionado para la Paz 2 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

15 Dirección para la Gestión de Gobierno y Áreas Estratégicas


16

Despacho del Ministro Consejero para el Posconflicto, Derechos Humanos y Seguridad


17 Secretaria para la Seguridad Presidencial


18 Dirección para la Relación con los Medios


19 Secretaria Privada 10 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015



20

Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal DAICMA


21 Dirección del Departamento 5 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

22 Casa Militar 1 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

23 Subdirección de Operaciones 7 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

24 Control Interno Disciplinario 1 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

25 Oficina de Planeación 10 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

26 Área Financiera 20 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

27 Oficina de Control Interno 8 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

28 Área de Información y Sistemas


29 Área de Contratos 11 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

30 Área Administrativa 216 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015

31 Área de Talento Humano 19 Calificado el primer semestre 01-feb al 31 de julio de 2015


De lo anterior se observó que las dependencias del DAPRE cumplieron con la suscripción y evaluación parcial de las evaluaciones de desempeño. Actualmente, la Entidad se encuentra desarrollando las evaluaciones finales de 2015 y suscribiendo las correspondientes a la vigencia 2016.

1.1.2.7 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo En cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 que establece la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - compilado por el Decreto 1072 de 2015, el Área de Talento Humano reportó la ejecución de las siguientes actividades durante la vigencia, tendientes a la implementación del sistema en el DAPRE, así:

Tabla 6. Actividades implementación SGSST

No. ACTIVIDAD PRODUCTO COMENTARIOS AVANCE



1 Presentación del proyecto

Presentación PowerPoint

Se realizó la presentación del proyecto y su alcance según lo acordado.

Terminada

2 Sensibilización del personal

Presentación PowerPoint Listas de asistencia

Se realizó la presentación de sensibilización del personal donde se presentó el plan de trabajo de la firma consultora, los componentes del SST y explicación en la Identificación de Riesgos y Peligros, Aspectos e Impactos Ambientales.

Terminada

3

Evaluar la madurez del SG-SST y del Componente Ambiental

Diagnóstico

Se realizó el diagnóstico inicial para evaluar la madurez del SST y el componente Ambiental con apoyo de Coordinación de Bienestar.

Terminada

4

Planificar el SG-SST y lineamientos del Componente Ambiental

Plan de trabajo

Se definió un plan de trabajo general para el acompañamiento en la implementación del SG-SST, en proceso de realización el plan de trabajo específico según resultados del diagnóstico inicial.

Terminada

5 Revisar las Políticas SST y Ambiental

Políticas

A la fecha no se han entregado por parte de la ARL las matrices de riegos y peligros consolidadas, para definir las políticas SST y Ambientales.

En ejecución

6 Revisar los Objetivos SST y Ambiental

Objetivos

Se está a la espera del informe final sobre la matriz de riesgos y peligros para la revisión y ajuste de los objetivos SST y Ambiental.

En ejecución

7

Elaborar o ajustar procedimientos para la Identificación de Peligros y Riesgos

Procedimientos o metodologías

Se está a la espera del informe final sobre la matriz de riesgos y peligros para la elaboración del procedimiento de identificación de peligros y riesgos.

En ejecución

8

Elaborar o ajustar procedimientos para la Identificación de requisitos legales de SST y Ambiental y evaluar su nivel de cumplimiento

Procedimientos

Se presenta propuesta de procedimiento para la identificación de requisitos legales, esto con el fin de evaluar la viabilidad de articularlo con el SIGEPRE, Igualmente se agregaron algunos requisitos aplicables a la matriz.

Terminada

9

Orientar en la identificación de Peligros y Riesgos, Aspectos e Impactos Ambientales documentalmente

Taller Matriz de Peligros y Riesgos Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Profesiogramas

Se definió capacitación para el día 4 de Noviembre, sobre peligros, riesgos y breve introducción al decreto 1072.

Terminada



10

Realizar evaluación, control y seguimiento tanto de la ejecución del plan de trabajo, como de la efectividad de las actividades realizadas, de forma presencial y virtual

Reuniones de Avance del proyecto

Quincenalmente se realizará reunión de avance del proyecto, donde se relacionen las actividades ejecutadas y los responsables de apoyo a las mismas.

En ejecución


De acuerdo a lo anterior, se observó que 3 actividades “Revisar las Políticas SST y Ambiental”, “Revisar los Objetivos SST y Ambiental” y “Ajustar los procedimientos…”se realizaran una vez sea presentado el informe final de la matriz de riesgos y peligros del DAPRE a cargo de la ARL Positiva. COPASST (elecciones, ganadores, procedimiento a seguir) Como aspecto a resaltar se realizó la elección de los nuevos miembros del COPASST el 26 de Noviembre de 2015, para conformar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST Periodo 2015 – 2017 en representación de los funcionarios, con la siguiente votación:

TOTAL VOTOS 3831

PLANCHA No. 1

62 VOTOS

PLANCHA No. 2

44 VOTOS

PLANCHA No. 3

67 VOTOS

PLANCHA No. 4

194 VOTOS

Conforme a lo anterior, los miembros que representarán a los trabajadores en el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo para el periodo 2015 - 2017 son:

1 Información suministrada por el Área de Talento Humano

VOTO EN BLANCO

16 VOTOS



REPRESENTANTES PRINCIPALES

FRANZ RODRIGUEZ GUALDRÓN Asesor Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

JOSÉ FELICIANO SECUE RONCERIA Auxiliar Administrativo Área de Talento Humano

MARIO RICARDO MENDEZ CORREDOR Asesor Área de Talento Humano

REPRESENTANTES SUPLENTES

EDWIN MAURICIO ARGÜELLO ZAMBRANO Técnico Área Financiera

EDWIN ADRIAN PINILLA PIZA Secretario Ejecutivo Área de Talento Humano

JOSÉ ROBINSON FERRUCHO ORTIZ Profesional Área de Talento Humano

Acuerdos de Gestión Los Directivos que desempeñaron cargos de gerencia pública suscribieron Acuerdos de Gestión para la vigencia 2015 y se calificaron los correspondientes al periodo 2014, sin observaciones que conllevaran a planes de mejoramiento individual: Tabla 7. Relación acuerdos de gestión


Los Acuerdos se publicaron en http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/acuerdos-gestion.aspx y durante la vigencia, se realizó seguimiento a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. Actualmente, la Entidad se encuentra desarrollando la evaluación final de los Acuerdos 2015 y suscribiendo los correspondientes a la vigencia 2016. Clima Laboral De acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano en la vigencia 2015 no se desarrolló evaluación del clima laboral en la Entidad.

Gerentes Públicos Calificación 2014 Acuerdos 2015

concertados

Jefe Control Interno Disciplinario

Jefe Área de Contratos

Jefe Área Financiera

Jefe Oficina de Planeación

Jefe Área de Información y Sistemas

Jefe Área Administrativa

Jefe Área de Talento Humano


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/acuerdos-gestion.aspx

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1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo23: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2015 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Finalmente, la Entidad publicó al 31 de enero de 2015 el Plan Anual Institucional de conformidad con el Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 233. Es importante resaltar que durante la vigencia 2015 no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión

La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE

“En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo

país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48



1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico

A continuación se observa en el esquema de Planeación Estratégica 2015-2018 del aplicativo SIGEPRE el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales a 31 de diciembre de 2015, el cual concuerda con los resultados del seguimiento efectuado por la Oficina de Planeación y publicado en la página web de la entidad http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/planeacion.aspx el 31 de enero de 2016. Esquema planeación estratégica 2015-2018

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (04/02/2016)

Objetivo 1: Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. 100%

Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 80%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada.


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/planeacion.aspx


Indicador Valor Meta Resultado

Sistema de indicadores de género, implementado. 2015 0.0 1 0


De acuerdo con el seguimiento al Plan Estratégico y Plan de Acción IV trimestre 15 reportado por la Oficina de Planeación, se informó que se contrató la elaboración de los indicadores de género durante la vigencia 2015 con cargo a recursos del proyecto de inversión; sin embargo, fue necesario prorrogar el contrato para garantizar la entrega del producto con las calidades requeridas para el mes de febrero de 2016.

Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. 93.42%.

Objetivo 4: Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 100% Objetivo 5: Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 97.17% Objetivo 6: Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos. 98.63% En el mismo esquema de la planeación estratégica se observó que la política administrativa de Transparencia Participación y Servicio al Ciudadano, reportó un cumplimiento del 86.54% esto se debió a que los siguientes tres indicadores, no alcanzaron las metas esperadas.

Indicador Valor Meta Resultado

Trámites y/o servicios racionalizados 1 2 50

Nivel de satisfacción de los usuarios, frente a la atención recibida a través de los canales de atención 2015

65.52 80 81.90

Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados 87.50 100 87.50


Los 3 indicadores se encuentran asociados al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y se ampliará su explicación en el numeral 1.2.1.3 del presente documento.



1.2.1.2 Plan de Acción 2015 1.2.1.3 Indicadores de gestión En el consolidado de la planeación del DAPRE a 31 de diciembre de 2015, se obtuvieron los resultados de indicadores con un nivel de cumplimiento del 96.57% y en gestión de planes del 97.29%, como se observa a continuación:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – seguimiento a la planeación operativa 2015 (04/02/2016)

De conformidad con el esquema anterior, se observó que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus indicadores como en sus planes. Es importante resaltar que el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, como único sistema de la gestión administrativa permitió realizar seguimiento y evaluación a la Planeación Estratégica, Planes de Acción e Indicadores, facilitando la toma de decisiones. La Oficina de Planeación en el marco de la estrategia Afianzar el seguimiento a la planeación institucional desarrolló la actividad de Fortalecer la retroalimentación de los correos preventivos de la Planeación Operativa con enfoque a resultados lo que permitió un seguimiento trimestral en los aspectos de oportunidad, calidad y resultado de los planes e indicadores. Posteriormente en el escenario de los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo efectuados el 28 de enero, 5


http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/presentation;jsessionid=98752cbd107990da51fd4de02f3bc7f0?mdl=base&


de marzo, 23 de abril, 30 de julio y 29 de octubre de 2015, la Oficina de Planeación presentó los resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Alta Dirección. Por último, en los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno se realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias y/o procesos e indicadores, y se propusieron las mejoras necesarias. 1.2.1.4 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para la vigencia 2015 se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Metodología para la Identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. 2. Estrategia anti trámites. 3. Rendición de cuentas. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y 5. Participación Ciudadana, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes. A continuación se presenta el esquema de seguimiento en el cual se visualiza por componente el nivel de cumplimiento del plan anticorrupción, atención y participación ciudadana 2015:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – seguimiento a la planeación operativa 2015 (29/01/2016)


http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/presentation;jsessionid=6a7209d0f264df721630875ee1a0639e?mdl=base&


De conformidad con el esquema anterior, se observa que a 31 de diciembre los siguientes indicadores asociados no presentaron cumplimiento del 100%, así:

1. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados registró un nivel de cumplimiento del 87.50%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que de los 8 riesgos de corrupción, 7 se monitorearon en forma oportuna y el riesgo "Demoras en la elaboración del documento de análisis del sector y de oferentes" se monitoreó en forma extemporánea.

2. Trámites y/o servicios racionalizados se observó un resultado del 50%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que el proceso de licitación para la automatización del trámite de Campañas Publicitarias, fue declarado desierto.

3. Satisfacción de usuarios canales de atención se observó un resultado del 81.90%, según el análisis de datos efectuado por el grupo de atención al usuario esto se debió a que durante el segundo semestre del año 2015, el 65,52% de los usuarios que respondieron la encuesta dieron una calificación entre 4 y 5, para un promedio consolidado general del servicio de 3,95.

4. Satisfacción Usuarios trámites y OPAS reporta un 78.52%, debido a que no se ha realizado el reporte de los datos porque los mismos se encuentran en tabulación.

Cabe resaltar que las actividades asociadas el Plan Anticorrupción, fueron actividades establecidas en los planes de acción 2015 por lo que trimestralmente se realizaba seguimiento por parte de la Oficina de Planeación como por los responsables de los procesos o dependencias. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento en forma cuatrimestral al Plan Anticorrupción, los cuales se publicaron en la página web de la Entidad en el siguiente link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx 1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. En lo corrido de la vigencia 2015, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos como se observan a continuación, los 12 procesos del DAPRE:


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx


Fuente: Aplicativo SIGEPRE

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos Para la vigencia 2015 la Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia PEA-2015 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos; dicho documento determina que

“(…) con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Cero papel” no se entregaran copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos (…)”

Durante la vigencia 2015 los doces (12) procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión y en el Módulo Documentos del Aplicativo SIGEPRE se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permitió identificar los



métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Lo anterior, permitió identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores. Por último, la Oficina de Control Interno en el seguimiento cuatrimestral registrado en el Informe Pormenorizado y publicado en http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Pormenorizados.aspx, presentó con detalle los documentos actualizados por cada proceso. 1.2.3 Estructura Organizacional Se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/D-DE-07-Organigrama-DAPRE.pdf el organigrama versión No. 23. Esta versión se encuentra acorde con la estructura organizacional establecida en el Decreto 2145 de 2015, así:


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Pormenorizados.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/D-DE-07-Organigrama-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/paginas/organigrama.aspx


1.2.3.1 Enlaces SIGEPRE (Equipo MECI – CALIDAD) El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, definió instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema, en las cuales se resalta la Estrategia ENLACES SIGEPRE (MECI-CALIDAD), quienes son servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como facilitadores de la mejora continua del Sistema de Gestión, a continuación se describen las funciones de mayor impacto establecidas en el Manual de del SIGEPRE:

La formulación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia.

La formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan

operativo, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.

Brindaron el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para

la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo.

Al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución y

seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE.

Al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE.

La labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con

el proceso en que participan del SIGEPRE.

Actualmente, la estrategia ENLACES se encuentra conformada por 37 funcionarios del DAPRE. 1.2.3.2 Manual del SIGEPRE (Calidad). En la vigencia 2015 se generó la versión 14 del Manual del SIGEPRE. Los principales cambios registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo SIGEPRE, fueron:

Se actualizó la política del SIGEPRE, la descripción de la política y las directrices de la política Se actualizaron los objetivos del SIGEPRE Se actualizó la interacción del procedimiento de revisión del Sistema Integrado de Gestión

de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE y el código de excelencia ética del DAPRE



Se actualizaron las evidencias del SIGEPRE relacionadas con el cumplimiento de los requisitos técnicos del MECI

Se actualizó la Matriz de despliegue estratégico 1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo El DAPRE dispone de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d)Asumir un riesgo. El documento L-DE-01 durante la vigencia 2015 presentó una actualización mediante la cual se generó la versión 7. Los principales cambios registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo SIGEPRE, fueron: Se incluyó la Política de Administración de riesgos Se ajustó el esquema general de la Gestión del riesgo Se incluyó en el contexto del riesgo fuentes de identificación como requisitos legales, quejas,

denuncias o sugerencias Se crearon nuevos agentes generadores de riesgos como son: Factores económicos, factores

políticos, Aspectos sociales, Infraestructura y Posibles actos de corrupción Se ajustó la tabla de impacto Se ajustó el punto de manejo de los riesgos Se ajustó la formulación de los planes de contingencia Se incluyó el punto de formulación de acciones y/o indicadores de riesgo Se ajustaron imágenes y descripciones del manejo del aplicativo SIGEPRE incluyendo nuevos

elementos Se ajustó el monitoreo de los riesgos de manera trimestral Se ajustó el punto de consulta del mapa de riesgos en el aplicativo Se ajustó el marco legal y los requisitos técnicos

1.3.2 Identificación del Riesgo 1.3.3 Análisis y valoración del Riesgo En el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo se observó el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consistió en: Identificar, analizar, valorar, manejar y monitorear el riesgo así mismo se observó que para la vigencia 2015 los procesos identificaron un total de 71 riesgos, de los cuales 8 se consideraron de corrupción de acuerdo con la Ley 1474 de 2011 y se obtuvieron 299 controles, los cuales fueron previamente evaluados para determinar su adecuación.



Así mismo, los procesos establecieron indicadores con el fin de medir la materialización o no de los riesgos. Tabla 8. Cantidad de riesgos vs indicadores

Proceso # de Riesgos Cuántos riesgos cuentan

con indicadores

Direccionamiento Estratégico 4 4

Evaluación Control y Mejoramiento 2 2

Atención al Usuario 3 3

Gestión de Asuntos Políticos 29 24*

Gestión Jurídica 2 2

Gestión de Seguridad, apoyo logístico, comunicación y prensa

8 4*

Gestión Financiera 5 4*

Adquisición de Bienes y Servicios 3 3

Talento Humano 4 4

Gestión Documental 2 2

Gestión Administrativa 5 5

Tecnología de Información y Comunicaciones 4 4

Total 71 61 Fuente: Oficina de Planeación - *indica algunos riesgos que no miden la materialización con indicador si no en plan. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación de los 71 riesgos identificados se encuentran formulados 61 indicadores, el estado de la materialización o no de los 10 riesgos restantes se calcula a través de los planes de acción asociados o planes de mejoramiento. A continuación se relacionan los riesgos de corrupción y su estado actual: Tabla 9. Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. TIC´S Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Gestionado*

2. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Gestionado



3. Gestión Financiera

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Gestionado

4. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección (RC)

Gestionado

5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Gestionado

6. Talento Humano Trafico de influencias durante la selección de personal

Gestionado

7. Administrativa Demoras en la elaboración del documento de análisis del sector y de oferentes.

Gestionado

8. Gestión Financiera

Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal.

Gestionado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo *Indica que el riesgo cumplió con todas las etapas de gestión y se encuentra monitoreado

Los ocho (8) riesgos de corrupción, se monitorearon con corte 31 de diciembre de 2015 y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Por último, la Oficina de Control Interno desarrolló evaluación a la Administración del Riesgo y los resultados de la misma, se encuentran en preparación y consolidación. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la Autoevaluación de Gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2015, se ejecutaron 63 subcomités en los cuales la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad como lo establece la Resolución 5239 del 20 de octubre de 2014. En el mismo sentido se desarrollaron: La revisión por la Alta Dirección, los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités de coordinación



del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias o procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permitieron obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes operativos, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios que garantizaron el cumplimiento de los objetivos. 2.1.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI Mediante Resolución 5239 del 20 de octubre de 2014, se conformaron los órganos del Sistema de Control Interno del DAPRE, como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno, y se estableció que el Comité sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. Para la vigencia 2015, el Comité sesionó cinco (5) veces como se puede observar en las actas publicadas en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx y en las siguientes fechas:

1. Primer CCSCI el 28 de enero 2. Segundo CCSCI el 5 de marzo 3. Tercer CCSCI del 23 de abril 4. Cuarto CCSCI del 30 de julio

5. Quinto CCSCI del 29 de octubre Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas. 2.1.2 Promover la Cultura del Control La Oficina de Control Interno en el plan de acción 2015 estableció en el marco de la estrategia 1: “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE” las siguientes actividades: 1. Realizar la semana del Autocontrol, la autogestión y la autoevaluación De acuerdo al rol de la Oficina de Control Interno de Promover la cultura del control, se realizaron charlas en cada dependencia, haciendo énfasis en la formulación y documentación de mejoras por autocontrol por fuentes distintas a Auditorías Internas; se dieron a conocer los mecanismos para la formulación de planes de mejoramiento así como las situaciones en las cuales se identifican acciones preventivas y de mejora a través de un taller práctico. La semana de Autocontrol contó con la participación de 313 servidores del DAPRE.


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx


2. Participar en la Semana de la Transparencia del DAPRE Se llevó a cabo la semana de la Transparencia en la cual participaron la Secretaría de Transparencia, la Oficina de Control Interno Disciplinario y la Oficina de Control Interno lo que permitió concluir que:

Se cumplió con el objetivo propuesto en la semana de la Transparencia al sembrar en los funcionarios públicos la importancia de actuar bajo el principio de ser transparentes, reflejado en la participación masiva de la firma del compromiso voluntario.

Se sensibilizaron frente al uso de todos los mecanismos de Transparencia que como funcionarios públicos, se deben aplicar.

Se creó una apropiación en el funcionario acerca de la Semana de la Transparencia y se

reconoció como un espacio de interacción novedoso que puede convertirse en una semana de mayor impacto institucional.

La semana de la Transparencia registró una participación de 335 servidores. 2.1.3 Resultados de la Evaluación al SIGEPRE (Calidad y MECI)

De acuerdo con el Informe de Evaluación del SIGEPRE presentado por la Oficina de Control Interno, se presenta el siguiente reporte: La tabulación muestra los resultados obtenidos con la nueva estructura del Sistema el cual se encuentra conformado por 3 módulos (1, 2 y 3), 6 componentes (1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3) y 13 elementos (1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1, 2.2.1 y 2.3.1), estos se encuentran verticalmente dispuestos en la siguiente tabla.



Es importante registrar los resultados del Sistema en vigencias anteriores desde la vigencia 2010 (año en que se registró el primer resultado) hasta la vigencia 2015. Se pudo observar el crecimiento y mantenimiento de los resultados del Sistema. El resultado de la vigencia 2015 fue el mayor de todos los registros, lo que permite demostrar la constancia de las políticas dirigidas al mejoramiento continuo del Sistema en cumplimiento del MECI y la NTCGP: 1000. Seguida a la presentación de los resultados anuales, es importante recalcar que esta nueva evaluación y resultado se realizó con la nueva versión del MECI amparado en el Decreto 943 del 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)” compilado en el Decreto 1083 del 2015 Art. 2.2.21.6.1. Para efectos de realizar el análisis de acuerdo con la nueva disposición normativa se tomó como punto inicial la nueva estructura, la cual será contrastada con las vigencias venideras hasta una nueva actualización, es decir, que se presentó análisis individual del nuevo Sistema y su estructura. Para desarrollar la encuesta se tomó como punto de referencia el criterio ADECUADO equivalente a calificación de 4.1, alcanzando por cuarta ocasión consecutiva el criterio deseado desde sus inicios. En el presente análisis se tendrán en cuenta los resultados inferiores a 4.1 los cuales serán punto de focalización para mejorar su calificación en las próximas vigencias. Conclusión del informe

a. Logros



En el análisis se observó el conocimiento y empoderamiento que los funcionarios y contratitas tienen de la Entidad y sus procesos al pasar de 4.13 en 2014 al 4.24 en 2015, siendo esta vigencia la mayor calificación desde sus inicios.

Se actualizó el MECI y la encuesta de conformidad al Decreto 943 del 2014.

Se mantuvo el resultado del Sistema y rango ADECUADO, aún con el cambio de la estructura en la nueva versión del MECI.

b. Recomendaciones

A continuación se efectúan recomendaciones sobre los aspectos que obtuvieron una calificación inferior a 4.1 según el rango establecido por MECI, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su mejoramiento continuo, así:

Componente 1.1 Talento Humano:

Reevaluar y comunicar el contenido del Código de Excelencia Ética. Incentivar al servidor público por el esfuerzo personal en el desempeño laboral. Socializar en la Entidad, los servidores públicos seleccionadas como mejores empleados. Mejorar la percepción sobre el PIC, referente a las necesidades de capacitación y formación.

Componente 1.2 Direccionamiento Estratégico:

Incrementar la participación en la formulación y construcción de la planeación. Socializar los resultados generales de la evaluación de la satisfacción del cliente.

Componente 2.3 Planes de Mejoramiento:

Fortalecer la socialización de los hallazgos identificados por la Contraloría General. Eje Transversal de comunicación:

Incentivar la participación en la Intranet de los servidores en la gestión de la Entidad. Las estrategias de comunicación ¿Aportan al desarrollo de un clima laboral favorable? Mejorar la socialización de la Política de Comunicaciones establecida por el DAPRE.



2.2 Auditoría Interna Para la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2015 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 28 de enero de 2015. Este programa se dividió en: 1. Auditorias de Gestión y 2. Auditorías Internas de Calidad.

2.2.1 Auditoria Interna de Gestión 2015.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN 2015

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2015

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL PROCESO

1 Gestión Jurídica Verificación de información Aplicativo LITIGOB, segundo semestre 2014

Enero Cristina Pardo

Schlesinger

1.1 Gestión Jurídica Verificación de información Aplicativo LITIGOB, Primer semestre 2015

Julio Cristina Pardo

Schlesinger

2 Direccionamiento Estratégico

Evaluación Planes de Mejoramiento Enero Claudia Yolima

Jiménez

3 Direccionamiento Estratégico

Evaluación a la Administración del Riesgo Enero Claudia Yolima

Jiménez

4 Adquisición de Bienes y Servicios

Evaluación a la Supervisión de los Contratos y Verificación de información en el Aplicativo SECOP, II semestre 2014

Enero Astrid Martínez

4.1 Adquisición de Bienes y Servicios

Evaluación a la Supervisión de los Contratos y Verificación de información en el Aplicativo SECOP, I semestre 20153. (Dirección de Eventos).

Septiembre Astrid Martínez

5 Gestión de Asuntos Políticos

Verificación del cumplimiento contractual de la entrega de suministros a los Centros de Desarrollo Infantil

Enero Maria Cristina

Trujillo

6 Atención al Usuario Evaluación al Trámite de las PSQR, II semestre 2014

Abril Claudia Yolima Jiménez

6.1 Atención al Usuario Evaluación al Trámite de las PSQR, I semestre 2015

Noviembre Claudia Yolima Jiménez

7 Gestión Administrativa Auditoria Especial: Auditoria a Caja Menor del Área Administrativa

Abril - Mayo Adriana Andrade




Evaluación de la gestión integral de la Dirección para la Acción Integral Contra Minas Antipersonales

Abril - Mayo Rafael Alfredo Colón Torres


Verificación de la articulación de la planeación operativa con el Plan Nacional de Desarrollo de 1. Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, 2. Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e Innovación, 3. Dirección para la ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas y 4. Dirección para las Regiones

Mayo - Junio

Martha Esperanza Ordoñez Jaime Bueno Miranda Paula Acosta Marquéz Iván Fernando Mustafá


Evaluación de la gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

Septiembre-Octubre

Guillermo Rivera Florez

11 Gestión Documental Auditoria Especial: Evaluación de la gestión integral del Proceso Gestión Documental.

Abril Adriana Paola Andrade Jaimes

11.1 Gestión Documental Auditoria Especial: Evaluación de la gestión integral del Proceso Gestión Documental.

Julio Adriana Paola Andrade Jaimes

11.2 Gestión Documental Auditoria Especial: Evaluación de la gestión integral del Proceso Gestión Documental.

Octubre Adriana Paola Andrade Jaimes

12 Talento Humano Gestión de Asuntos Políticos

Auditoria Especial: Evaluación de los planes de mejoramiento de 1. Área de Talento Humano: Controles Carnés de la Entidad. 2. Secretaria de Transparencia y 3. La Consejería Presidencial para la Primera Infancia.

Noviembre

Camilo D ´ Costa Camilo Enciso Vanegas María Cristina Trujillo de Muñoz

13 Evaluación, Control y Mejoramiento

Evaluación al SIGEPRE Diciembre

Claudia Yolima Jiménez María Elisa Morón Baute

14 Gestión de Asuntos Políticos Gestión Financiera

Evaluación de la gestión integral del Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDOPAZ.

Octubre Maria Inés Restrepo Cañón

OBSERVACIONES:

1. Se elimina la Auditoría al Proceso de Carnetización de la Entidad por solicitud de la Alta Dirección, que correspondía a la Secretaría para la Seguridad Presidencial; y se incluye la verificación de controles a los carnés expedidos en la Auditoría No. 12 de Talento Humano. 2. En total se programaron 19 Auditorías para la vigencia 2015.

Las 19 auditorías internas de gestión programadas para la vigencia 2015 se crearon en el aplicativo SIGEPRE – modulo Revisión – Auditoría y se ejecutaron de conformidad con el procedimiento de auditorías internas P-EM-01 y el Manual de Auditorías Internas M-EM-01. Se cumplió con el 100% del programa de auditorías y se obtuvieron los siguientes resultados:



Tabla 10. Relación de aspectos no conformes por auditoría de gestión

Auditoría No

Conformidad Real

No Conformidad Potencial

Oportunidad de Mejora

Total por Auditoría

No. 3 Direccionamiento Estratégico

NCR-0450 NCR-0451

2

No. 4 Adquisición de Bienes y Servicios

NCR-0447 NCR-0448 NCR-0449

NCP-0198

4

No. 4.1 Adquisición de Bienes y Servicios

NCR-0509 NCR-0510 NCR-0511 NCR-0512 NCR-0513 NCR-0514 NCR-0311

NCP-0210 NCP-0211 NCP-0212

10

No. 6 Atención al Usuario NCR-0461 NCR-0460

2

No. 6.1 Atención al Usuario NCR-0517 NCR-0518

2

No. 8 Gestión Asuntos Políticos

NCR-0505 NCR-0504 NCR-0506 NCR-0402

NCP-0208 NCP-0209

Reformuladas OM-0086 OM-0172

8


NCP-0214 NCP-0215

2


NCR-0520 NCP-0222 NCP-0223

3

No. 12 Talento Humano y Gestión de Asuntos Políticos

NCR-0521 NCR-0522 NCR-0523 NCR-0524 NCR-0525

NCP-0224 NCP-0225 NCP-0204

8

No. 14 FONDOPAZ NCR-0526 NCP-0226 NCP-0227

3

Total por aspecto 27 15 2 44

Fuente: Modulo Revisiones – Auditorías de Gestión 2015 – Aplicativo SIGEPRE

Conforme a lo anterior, se pudo observar que: Del 53% de las auditorías ejecutadas se obtuvieron como mínimo 2 aspectos no conformes,

equivalente a 10 de las 19 auditorías. Las auditorías que presentaron mayor número de aspectos no conformes fueron 3: la No. 12,

No. 8 y No. 4.1 al registrar más de 8 no conformidades.



Durante la vigencia 2015, se obtuvieron un total de 44 aspectos no conformes, así: 27 no conformidades reales (NCR), 15 no conformidades potenciales (NCP) y 2 oportunidades de mejora (OM) reformuladas por no eficaces.

2.2.2 Auditoria Interna al SIGEPRE (calidad) 2015.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión desarrollada durante la vigencia 2015

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Subdirección de Operaciones

Oficina de Planeación 27 de julio de

2015

Claudia Yolima Jimenez

Nubia Patricia López

2 Atención al Usuario Grupo Atención al Usuario 28 de julio de

2015 Claudia Yolima

Jimenez

3 Evaluación, Control y Mejoramiento Oficina de Control Interno 6 de agosto de

2015 María Elisa Moron

Baute

4

Gestión de Asuntos Políticos

Oficina del Alto Comisionado para la Paz

Dirección Temática

27 de julio de 2015

Sergio Jaramillo Caro

5 Consejería Presidencial para la

Primera Infancia 27 de julio de

2015 María Cristina Trujillo

de Muñoz

6 Consejería Presidencial del Sistema

de Competitividad e Innovación 28 de julio de

2015 Jaime Bueno Miranda

7 Dirección para la ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas

28 de julio de 2015

Paula Acosta Márquez

8 Dirección para las Políticas Públicas 29 de julio de

2015 María Lorena

Gutierrez

9 Dirección para las Regiones 29 de julio de

2015 Iván Fernando Mustafá Duran

10 Dirección para el Sector Privado 30 de julio de

2015 Silvana Beatriz Habit

Daza

11 Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos 30 de julio de

2015 Guillermo Abel Rivera

Flórez



12 Dirección para la Acción Integral

contra Minas Antipersonales 30 de julio de

2015 Rafael Alfredo Colon

Torres

13 Dirección de Seguridad 31 de julio de

2015 Aníbal Fernández

14 Dirección para el Postconflicto 31 de julio de

2015 Alexandra Guaqueta

Guarín

15 Dirección para la Estrategia de

Comunicación 31 de julio de

2015 Carlos Fernando Dáguer Guarín

16 Secretaría de Transparencia 3 de agosto de

2015 Camilo Enciso

17 Consejería Presidencial para la

Equidad de la Mujer 3 de agosto de

2015 Martha Esperanza

Ordoñez

18 Dirección para Asuntos Políticos 3 de agosto de

2015 Luis Miguel Pico

Pastrana

19 Dirección del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven 5 de agosto de

2015 Juan Carlos Reyes

Cañón

20 Dirección para Proyectos

Especiales 5 de agosto de

2015 Gabriel Adolfo Jurado

Parra

21 Dirección para la coordinación de

Infraestructura 5 de agosto de

2015 Luis Fernando Mejía

Gómez

22 Dirección para la coordinación de

vivienda 5 de agosto de

2015 Álvaro Edmundo

Villota Bernal

23 Fondo de Programas para la Paz 6 de agosto de

2015 María Inés Restrepo

Cañón

24 Gestión Jurídica Secretaria Jurídica 29 de julio de

2015 Cristina Pardo

Schlesinger

25

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

Secretaría Privada 4 de agosto de

2015 Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

26 Secretaría para la Seguridad

Presidencial 4 de agosto de

2015 Cn. Luis Giberto Ramírez Calle

27 Casa Militar 4 de agosto de

2015 BG. Jorge Enrique

Maldonado Escobar

28 Dirección de Eventos 4 de agosto de

2015 Alejandro Callejas

Aristizabal

29 Dirección de Discursos 4 de agosto de

2015 Juan Carlos Torres

Cuellar



30 Dirección para la Relación con los

medios 4 de agosto de

2015 John Jairo Ocampo

Niño

31 Gestión Administrativa Proceso Completo 27 de julio de

2015 Adriana Andrade

Jaimes

32 Gestión Financiera Proceso Completo 28 de julio de

2015 Gonzalo Quintero

Perilla

33 Gestión Documental Proceso Completo 29 de julio de

2015 Adriana Andrade

Jaimes

34 Adquisición de Bienes y Servicios Proceso Completo 30 de julio de

2015 María Carolina Gómez

Mazuera

35 Talento Humano Área de Talento Humano y Oficina de Control Interno

Disciplinario

31 de julio de 2015

Claudia Yolima Jimenez

José Saúl Rodríguez

36 Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

Proceso Completo 4 de agosto de

2015 Alex Mauricio Escallón

OBSERVACIONES:

1. Inicialmente se programan 37 Auditorias de Calidad de acuerdo con la versión No. 22 del organigrama de la Entidad y del Mapa de Procesos. Se incluyen todos los procesos y/o dependencias. Por tanto se requiere desarrollar cuatro (4) auditorias por día. 2. Conforme a lo anterior, está previsto que se necesite un mínimo de 8 auditores por día para desarrollar el ciclo de auditoría en 9 días. 3. Para los procesos de soporte, de dirección y de dependencias que hacen parte del Proceso de Gestión de Asuntos Políticos, se programará el desarrollo de la auditoría en un día, atendiendo las recomendaciones de auditores internos del ciclo anterior. 4. Las demás Auditorías se programaran para desarrollarse entre 4 y 5 horas. Posteriormente, 5.Se eliminó del Programa la Auditoria a la Dirección Temática, dado que mediante OFI15-00019891 del 11 de marzo de 2015, se aclaró que si bien estructuralmente la Oficina del Alto Comisionado y la Dirección Temática están separadas por el Decreto 1649 de 2014, funcionalmente no son independientes. Los temas se abarcaran en la Auditoría No. 4 a la Oficina del Alto Comisionado. 6. Se ajustó el número total de Auditorías al pasar de 37 a 36. Al 03 de junio se realiza actualización de los nombres de responsables de los procesos.

En el aplicativo SIGEPRE – modulo Revisiones – Auditoria – Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE, se observó el cumplimiento del 100%, así:



Fuente: Informe de avance aplicativo SIGEPRE

Como se observó en el Informe Plan PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS AL SIGEPRE 2015 se presentó un cumplimiento del 100%, el cual se ejecutó acorde con lo planificado. El ciclo de auditorías internas se desarrolló en las siguientes 3 fases con un total de 45 actividades, así:

Fuente: Programa de auditorías internas al SIGEPRE 2015

En la fase de ejecución del ciclo de auditorías, se realizaron 38 Informes de Auditoria: (36 Informes por proceso y dependencias y 2 informes consolidados de los Procesos de Asuntos Políticos y Seguridad Presidencial).

En la fase de cierre se observó como resultado del ciclo auditor un total de 19 No Conformidades Reales y 7 No Conformidades Potenciales para un total de 26 aspectos no conformes.

Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2015, se pudo determinar que:

a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos técnicos y con los requisitos del SIGEPRE: los objetivos institucionales se encuentran armonizados con la Política del SIGEPRE, los procesos y procedimientos operativos están acordes con la misión de la Entidad, se disponen de los recursos necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los doce procesos del SIGEPRE así como se


http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/pln/report;jsessionid=04705c71c78c4a235606ebd347db20c1?soa=2&mdl=pln&_svevrs=55dd08d502bd27a8d6e598bdd6ee3c49f9a141fd&id=22585

http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/pln/plnsve;jsessionid=04705c71c78c4a235606ebd347db20c1?soa=2&mdl=pln&_svevrs=55dd08d502bd27a8d6e598bdd6ee3c49f9a141fd&id=22585&is_s=1&statebaseline=0&planuser=2023&__searcher_pos=plansvesoa_srid:0


observa el establecimiento de puntos de control que evidencian mejora en la aplicabilidad del Sistema y por ende, en la comprensión de las necesidades de los clientes directos. Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la formulación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requisitos: Legales: Directiva Presidencial 05 (Imagen Institucional), PSQR, Secretarías Técnicas de

Comisiones, publicación de los informes de supervisión, Lineamientos para el manejo de documentos electrónicos.

Norma Técnica: Control de los Registros, Control de Documentos, Análisis de datos, comunicación interna, planificación del servicio, adquisición de bienes y servicios.

MECI: Administración del Riesgo, módulo de comunicación pública, elemento comunicación organizacional y módulo de control de evaluación.

Organización (DAPRE): Formulación y seguimiento planeación estratégica y operativa institucional (P-DE-01) y las políticas de operación, Generación y Control de Documentos del SIGEPRE, Formulación, Registro y Análisis de Indicadores, Lineamiento para la Administración del Riesgo, Manual de Servicios Misionales, Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de mejoramiento, Gestión de Proyectos de Inversión; Manual de Contratación y lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones, Formulación, Clasificación y Control de la Información de las Dependencias y Aplicación de Tablas de Retención Documental.

b. El SIGEPRE se mantiene de manera eficaz y eficiente, sin embargo es importante fortalecer los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar la satisfacción de los clientes directos.

2.2.3 Evaluación de Auditores Internos 2015



Al realizar el análisis comparativo 2014 vs 2015, se observó una disminución de 2 puntos porcentuales en cuanto a la excelencia con que los auditores se desempeñaron en las auditorías al pasar del 71% al 69%. Estos 2 puntos porcentuales se ven reflejados en el incremento del desempeño calificado como regular al pasar del 2% al 4%. Mientras que el desempeño bueno de los auditores se mantuvo en el 27% en relación con el análisis del 2014. En el análisis de la vigencia 2015, se observó que el 96% de los auditados calificaron entre excelente y bueno el desempeño de los auditores y el 4% de los auditados, lo calificaron como regular. En ese sentido, la medida a tomar cuando los niveles de desempeño se ubican entre excelente y bueno, es el mantenimiento de las competencias de los auditores. Una vez finalizado el análisis de los resultados obtenidos para la vigencia actual como los comparados con la vigencia anterior, se formuló un plan de mejoramiento con código OM-0260 con el fin de continuar fortaleciendo aquellos aspectos que presentaron, si bien mínima, una calificación entre regular y deficiente así como dar tratamiento a las observaciones y comentarios aportados por los auditados. Por lo anterior, los aspectos que fueron considerados para el plan de mejoramiento son:

a. Mayor dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado b. Mejorar el ambiente que propicia el Auditor al inicio y durante la auditoría c. Fortalecer el enfoque y orientación dado por el Auditor d. Mayor precisión sobre el alcance del proceso auditado. e. Mayor precisión y argumentación de los criterios que se exponen cuando se declara una no

conformidad. f. Mayor claridad frente al papel que desarrollan las personas designadas como

observadores. 2.3 Planes de mejoramiento La Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de



mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

En la vigencia 2014 la Contraloría General de la República realizó auditoría integral a la vigencia 2013 de la cual se obtuvieron 25 hallazgos. Para la misma vigencia, la CGR practicó 4 auditorías especiales dejando como resultado 15 hallazgos. En conclusión se obtuvieron un total de 40 hallazgos a los que se les plantearon 141 actividades en el plan de mejoramiento consolidado. Con corte a 31 de diciembre de 2015, el plan de mejoramiento consolidado presentó un cumplimiento del 100% y un avance del 95.36%, esto indica que 136 actividades se encuentran finalizadas y las 5 restantes continúan en proceso, debido a que se concedió prórroga en las mejoras NCR-0430 y NCR-0431, específicamente en las actividades 6.1, 6.2, 6.3, 7.2 y 7.3 del plan de mejoramiento sobre Diversidad de Género a cargo de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, hasta el 30 de junio de 2016.

2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC

En el mes de octubre de 2015 se llevó a cabo la Auditoria Externa por el ICONTEC con el objetivo

de:

a). Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema

de gestión.

b). Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento por la

organización de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del

sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

c). Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar razonablemente que la

organización puede lograr sus objetivos especificados.



d). Identificar áreas de potencial mejora en el sistema de gestión

Del ejercicio auditor, se declararon las siguientes dos (2) No Conformidades menores:

1. En el año 2015 no se han documentado servicios no conformes en el SIGEPRE, tal como

lo establece el procedimiento definido. Evidencia: En los procesos: secretaria jurídica,

proyectos especiales, infraestructura, eventos, Vivienda y Posconflicto. Requisito: 8.3.

2. No se cumplen los tiempos administrativos de respuesta a las PQRS. Evidencia: En la

Consejería Presidencial de Derechos Humanos de Julio a Septiembre del año 2015 se

cerraron extemporáneamente 18. Requisito: 7.2.4.

De lo anterior, la Entidad formuló los respectivos planes de mejoramiento con códigos: NCR-0515

y NCR-0516, los cuales se encuentran en el paso de ejecución y seguimiento.

2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional

La Oficina de Control Interno presentó el Informe de Evaluación a la eficacia de los Planes de mejoramiento, del cual se presentan a continuación los resultados y conclusiones generales:

MEJORAS 2015

Finalizados 154

Eficaces 128

No Eficaces 26

% de No eficacia 16,88%

Como se observó durante la vigencia 2015, se presentaron un total de 26 mejoras no eficaces lo que permitió determinar que las acciones propuestas no eliminaron las causas que generaron las no conformidades por temas de la atención oportuna de PSQR, evaluación del servicio misional, tratamiento del servicio no conforme, análisis de datos e indicadores, logro de metas y reporte de información oportuna en el aplicativo SIGEPRE. La meta de 8.5% no se cumplió al alcanzar el 12.37% de no eficacia en los planes de mejoramiento.

2015

% No eficaces 12,37 Meta 8,5

Porcentaje de cumplimiento 54,47



De lo anterior, el proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento formuló el plan de mejoramiento

con código OM-0262, para dar tratamiento a la meta rezagada.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, así: 1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR) – Durante la vigencia 2015 este

mecanismo no fue objeto de mejoras, teniendo en cuenta que el formulario fue actualizado y publicado en el mes de octubre de 2014 de acuerdo con los lineamientos de Gobierno en Línea.

2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la República (Link Escríbale al Presidente) – Se actualizó el formulario web para la recepción de peticiones dirigidas a través del Link de “Escríbale al Presidente”, el cual permitirá a la ciudadanía anexar documentos a las comunicaciones dirigidas al señor Presidente de la República y seleccionar el medio de envío de la respuesta entre otros. Este formulario se habilitará en el primer semestre del año 2016.

3. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB – Durante la vigencia 2015 este mecanismo no requirió de mejoras.

4. La percepción externa frente a la gestión de la Entidad en el trámite de las PSQRs durante la vigencia 2015, muestra que el 69% de los ciudadanos que respondieron la encuesta de percepción, dieron una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención recibida, obteniendo una calificación promedio de 4,2 durante el año 2015.

5. El nivel de satisfacción de los clientes de los servicios misionales fue la siguiente:

a. Señor Presidente y Vicepresidente = 85% b. Entidades Estatales = 80.83% c. Población Beneficiaria = 85.49%

Lo que permitió determinar que los clientes se encuentran satisfechos con la prestación del servicio.



6. Las mejoras adoptadas por la Entidad para fortalecer la clasificación y distribución de la información y de las PSQRs fueron:

a. Centralización de la clasificación y distribución en el Grupo de Atención al Usuario. b. Asignación de personal competente para la lectura, clasificación y distribución.

7. Las mejoras adoptadas por la Entidad para mejorar la eficiencia en la oportuna respuesta a las

PSQRs fueron:

a. Seguimientos semanales por dependencia a través de reportes remitidos a los Enlaces de las oficinas internas, recordando las fechas de vencimiento de los términos de cada una de las PSQRs.

b. Capacitación a los funcionarios sobre la normatividad vigente aplicable al trámite de PSQRs, así como charlas de sensibilización por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario, frente a las incidencias disciplinarias por la no respuesta oportuna de las PSQRs.

c. Capacitación a los funcionarios sobre el manejo adecuado del sistema de gestión de correspondencia.

d. Designación de un funcionario al interior de cada dependencia, como Enlace ante el Grupo

de Atención a la Ciudadanía encargado de hacer el seguimiento y control al trámite oportuna de las peticiones asignadas.

8. Durante la vigencia 2015 el Grupo de Atención a la Ciudadanía realizó seguimiento en forma semanal al trámite de las PSQR recibidas en la Entidad, a través de los reportes por dependencia presentadas a su vez en los Comités de Seguimiento realizados por la Subdirección de Operaciones.

3.1.2 Fuentes de Información Interna Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01:

1. Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su consulta y uso.

2. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE - Módulo Documentos.

Los Responsables de los Procesos durante la vigencia garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes.



En el numeral 1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos del presente documento, se presenta información complementaria a fuentes de información primaria. 3.1.3 Rendición de Cuentas y participación ciudadana La Audiencia pública de Rendición de Cuentas se llevó a cabo el día 11 de diciembre de 9am-12m en el Auditorio Alejandría del DAPRE y el día 29 de diciembre se publicó el Informe de Evaluación Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana que a su vez tuvo en cuenta, la información suministrada por los procesos involucrados en la ejecución del plan de participación ciudadana y rendición de cuentas 2015, a continuación se presentan las conclusiones generales: 3.1.3.1 Evaluación de acciones implementadas en la “Estrategia Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas”

En la realización de estos eventos, se verificó que se cumplieran los siguientes componentes:

1. Información: El DAPRE a través de sus dependencias misionales, suministró información a las organizaciones y ciudadanía con las cuales interactuó sobre los eventos que se realizaron a través de la Web, Chat, twitter, personalizado, correo, oficios y pautas publicitarias, las cuales cumplieron con los requisitos exigidos.

2. Diálogo: De acuerdo con los eventos realizados se fomentó el diálogo con organizaciones y ciudadanía que participaron en los eventos realizados por las dependencias misionales del DAPRE, como se pudo observar en los reportes suministrados.

3. Componente Incentivo: A pesar de realizar esfuerzos para propiciar incentivos que han

realizado éstas dependencias, es importante fortalecer este componente para tener más participación de la población beneficiaria.

La Presidencia de la República a través de sus dependencias misionales ejecutó su plan de participación ciudadana 2015, el cual se puede consultar en la página Web del DAPRE. En la ejecución de foros, seminarios, mesa de trabajo, eventos, consejos para la prosperidad, Mesas de participación ciudadana, consejos Juveniles etc., se informó el funcionamiento de las políticas públicas que tienen de coordinación y seguimiento estas dependencias. Así mismo se promulgó la conformación de asociaciones y el control social, donde se evidenció la participación ciudadana de mujeres, Alianzas, ONG, comunidad internacional, sector privado, entre otras.

3.1.3.2 Conclusión de la Audiencia de Rendición de Cuentas



Como resultado obtenido en la Audiencia de Rendición de Cuentas, la Oficina de Control Interno propuso las siguientes recomendaciones: 1. Lograr que las organizaciones sociales y ciudadanos (población beneficiaria) que las

dependencias misionales tienen contactadas, asistan a la Audiencia de Rendición de cuentas.

2. Realizar acciones de incentivos para la participación de los ciudadanos y organizaciones sociales.

3.1.4 Proceso Gestión Documental del DAPRE Para la vigencia 2015 el proceso de Gestión Documental reportó las siguientes actividades: 1. Se aprobó el Programa de Gestión Documental por el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo en la sesión del cinco (5) de marzo de 2015 y publicó en la página web de la Entidad.

2. Se elaboró el Plan Institucional de Archivos – PINAR, como instrumento para la planeación de la función archivística en articulación con los demás planes y proyectos de la Entidad.

3. Se dio inicio a la actualización del Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental, a partir del Decreto 1649 de septiembre de 2014 y el Decreto 2145 de noviembre de 2015.

4. Las Tablas de Valoración Documental, se encuentran en proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación, no obstante fueron ajustadas en los meses de julio y agosto, debido a concepto técnico de esa entidad, las cuales fueron enviadas nuevamente para convalidación en el mes de octubre, pero en el mes de diciembre el Archivo General de la Nación mediante concepto técnico solicitó nuevamente ajustes.

5. Se actualizaron los documentos tales como el manual, procedimientos y formatos de acuerdo a las necesidades de la gestión documental de la Entidad y conforme a la normatividad vigente en materia de gestión documental.

6. En aras de fortalecer la gestión documental en el DAPRE en cuanto a su infraestructura física, tecnológica y operativa, y de dar cumplimiento a las actividades proyectadas en el marco del Programa de Gestión Documental, se hizo necesario la formulación de un Proyecto de Inversión para el periodo comprendido entre los años 2016 y 2018.



7. Se actualizaron 43 Tablas de Retención Documental principalmente por el cambio de codificación de dependencias y la denominación del nombre, además de las modificaciones que surgieron a partir de la revisión de las funciones con cada una de las dependencias.

8. Se elaboraron 17 Tablas de Retención Documental de las dependencias nuevas.

9. Se actualizó el formato de la TRD F-GD-06 en el mes de octubre de 2015, incluyendo el campo de soporte (papel, electrónico u otro soporte) y el campo para la calificación de la información.

10. En el mes de noviembre se modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 2015, razón por la que se hizo necesario realizar nuevamente una actualización de las TRD, se creó una dependencia y se modificaron las funciones o denominación del nombre de 9 dependencias.

11. Es de aclarar que ésta actualización se encuentra pendiente por realizar con las oficinas, por parte del Grupo de Gestión Documental.

12. En el mes de diciembre, mediante resolución No. 1093 del 23 de diciembre del 2015, se crearon dos (2) grupos internos de trabajo y se modificaron las funciones de cuatro (4) grupos.

Por último se informó que se encuentra pendiente terminar la actualización de la última modificación de la estructura orgánica funcional de la entidad y se presentaran las Tablas de Retención Documental actualizadas a las correspondientes instancias de aprobación y convalidación.

Calificación de la Información

En cuanto a la Calificación de la Información el grupo de Gestión Documental reportó lo siguiente:

1. Se realizaron talleres para la actualización de la calificación de la información en el aplicativo Taurus, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente, se contó con la participación de todas las dependencias del DAPRE, junto con el Área de Información y Sistemas.

2. Se designó un equipo interdisciplinario para la actualización y mejoras del procedimiento de la calificación de la información, conformado por un representante de la Oficina de Planeación, el Área de Información y Sistemas, la Secretaría para la Seguridad de la Información y el Grupo de Gestión Documental.

3. Se convocaron reuniones con las dependencias con el fin de validar y socializar en conjunto la calificación y los controles para garantizar la seguridad de la información requerida y los



respectivos sustentos legales de los documentos calificados como Información Pública Reservada.

4. Se actualizó la Guía para la Calificación de la Información de Acuerdo con sus Niveles de Seguridad G-GD-02 Versión 4 y el aplicativo Taurus de acuerdo con los requerimientos normativos en materia de calificación de la información.

3.1.5 Política de Comunicación del DAPRE

A continuación se enuncia la Política de Comunicación del DAPRE propuesta en el Manual de comunicaciones interna y externa, el cual se encuentra en elaboración y ajustes del Director para la Estrategia de Comunicaciones de acuerdo con el Decreto 1649 de 2014.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE nos comprometemos a cumplir con las directrices definidas en este Manual de comunicación interna y externa como una herramienta transversal. Con la finalidad de ofrecer información clara y promover el acceso a la información por parte de las partes interesadas de esta Entidad, lo cual es vital para el buen desarrollo del ambiente laboral y el posicionamiento de la imagen institucional. Así mismo, el manual permitirá fortalecer la comunicación entre las partes interesadas, definir flujos de aprobación de materiales de comunicación y trazar lineamientos básicos para la elaboración, difusión y divulgación de las entradas y salidas de la información.

Frente a la ejecución y resultados se desarrolló por parte de la Oficina de Planeación durante el 2015 el Plan de Sensibilización y Divulgación del SIGEPRE en el marco del Plan de Acción, así:

Socialización Plan Anticorrupción de Atención y Participación Ciudadana: El día 26 de febrero se efectuó socialización del Plan Anticorrupción y de Atención Ciudadana a los enlaces de las dependencias, adicionalmente el día 31 de marzo se divulgó a todos los funcionarios la actualización del mismo a través de correo electrónico, el plan cumplió con los componentes definidos en el documento Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción de Atención y Participación Ciudadana

Canales de Participación Ciudadana: El día 19 de febrero a través de correo electrónico se efectuó la divulgación de los canales de Participación Ciudadana del DAPRE 2015.

Resultados sobresalientes PAAPC: Se elaboró Boletín de Planeación en el cual se reflejaron los resultados más sobresalientes de los Planes de Acción para el primer, segundo y tercer trimestre teniendo como prioridad las actividades del Plan Anticorrupción de Atención y Participación Ciudadana para 2015, el boletín puede ser consultado en el aplicativo SIGEPRE.



Proyectos de Inversión Capacitación 2016: Se realizaron dos capacitaciones la primera a los funcionarios de la oficina de planeación de la APC-Colombia, la cual se realizó el día 18 de marzo de 2015. La otra capacitación se realizó el día 31 de marzo de 2015 a los enlaces del DAPRE.

Proyectos de Inversión Trámites y Autorizaciones Presupuestales: Se realizó la capacitación-taller el 27 de mayo a los enlaces de las dependencias con proyectos de inversión – vigencias futuras, al igual que a funcionarios de las Oficinas de Planeación de las Entidades del Sector.

Proyectos de Inversión Seguimiento SPI: Se realizaron 2 capacitaciones, la primera el día 09 de febrero, la primera capacitación del Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI asistieron 8 enlaces, donde se les explico nuevamente, la forma de ingresar y registrar la información del aplicativo. La segunda se realizó el día 28 de agosto, donde se presentó nuevamente la presentación que se dio al comienzo del año para los nuevos enlaces. Igualmente se realizó la presentación a la actualización del formato F-DE-35 y se explicó los criterios de calificación de los semáforos. Se contó con la asistencia de funcionarios del DAPRE, APC Colombia, ACR, UNGRD y la Agencia Virgilio Barco.

Proyectos de Inversión Volantes Virtuales Tramites Presupuestales: el volante se envió por correo electrónico el 16 de abril a todos los funcionarios del DAPRE, adicionalmente, se envió correo a las Oficinas de Planeación del Sector el día 17 de abril.

Ley 1712 de 2014 Socialización: El día 11 de marzo de 2015 se efectuó la socialización de la ley 1712 de 2014 con el acompañamiento de la Secretaria de Transparencia, adicionalmente el día 13 de marzo se divulgó a todos los funcionarios la presentación realizada.

Ley 1712 de 2014 Volantes virtuales: El día 16 de marzo se remitió por correo electrónico el volante virtual con los requisitos de la Ley 1712 de 2014, así mismo se publicó en el aplicativo ISGEPRE la imagen. El día 25 de agosto se efectuó socialización de los Principios de Transparencia y acceso a la información pública

Capacitación Plan Anual de Adquisiciones - PAA: El día 23 de febrero se realizó socialización del plan anual de adquisiciones y formatos asociados a los diferentes enlaces de las dependencias que tiene a cargo presupuesto. Adicionalmente, se realizó ejercicio práctico de registro de información en el formato F-DE-33 Modificaciones al plan anual de adquisiciones, explicando los cambios en la versión 7 y lo relacionado con el registro de posibles adiciones de recursos para Bienes y servicios. Los aspectos que se deben tener presentes en el momento de solicitar modificación para funcionamiento e inversión.

Campaña preventiva PAA: El día 2 de marzo se elaboró y socializó volante virtual mediante correo institucional en el aplicativo SIGEPRE y correo institucional sobre campaña preventiva en lo referente a los aspectos generales que se deben tener presente en el momento de solicitar modificación al PAA en lo referente a Funcionamiento e inversión.



Volante virtual PAA: Se elaboró y socializó el volante virtual mediante correo institucional en el aplicativo SIGEPRE publicación que permaneció por 10 días y correo institucional sobre el trámite de modificaciones al PAA en lo referente a Funcionamiento e inversión.

Planeación Operativa - Logros Mayor Impacto: Se elaboró el Boletín de la Planeación trimestre 1, 2 y 3 con los resultados de la planeación más sobresalientes. Los boletines se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE.

Planeación Operativa - Seguimiento Planeación Operativa: Durante la segunda y tercera semana de marzo, junio, septiembre y diciembre se elaboró y publicó imagen para el seguimiento a los Planes de Acción con corte al primer trimestre.

Sensibilizaciones SIGEPRE: Se efectuaron tres socializaciones, la primera el día 3 de julio se efectuó la socialización de Administración de riesgos, la segunda el día 10 de septiembre se efectuó charla de sensibilización del SIGEPRE en la cual se mostró el antes y ahora del Sistema Integrado de la Presidencia de la Republica SIGEPRE y la tercera el día 11 de diciembre en el marco de la Audiencia pública de rendición de cuentas se socializaron los Servicios, clientes y partes interesadas.

Semana del SIGEPRE: se llevó a cabo los días del 7 a 11 de septiembre y se ejecutaron actividades como: correos electrónicos diarios alusivos a una temática del Sistema Integrado de Gestión; Taller lúdico por dependencias sobre conocimientos del SIGEPRE de 2 a 4 horas; Charla de sensibilización y conocimientos del SIGEPRE dirigida a todos los funcionarios y Obra de teatro SIGEPRE - Calidad al Servicio de Todos a cargo de Cafam.

Cabe resaltar que durante la vigencia 2015, se documentó la mejora OM-0218 DE-Índice de transparencia DAPRE la cual incluye varios aspectos relacionados con la comunicación interna y externa. 3.2 Sistemas de Información y Comunicación Durante la vigencia 2015, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del SIGOB Los bienes a través de ALADINO Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de HOMINIS Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del Sistema Gestión de Comisiones



Entre otros. Por otro lado, se aplicaron las siguientes acciones de mejora para facilitar la consulta de información en los sistemas de información de la Entidad:

Se realizó nueva versión de comisiones al exterior, el cual permitió a los usuarios mejorar los tiempos del trámite.

Se realizó nueva versión del aplicativo Hojas de Vida permitiendo mejorar la accesibilidad de los usuarios.

Se generó nueva versión de la página web, la cual permite ser más interactiva y de consulta más ágil.

Se realizó migración del Centro de Datos, lo cual conllevó a mayor disponibilidad para los usuarios.

Se realizó nueva versión de la aplicación gestión de comisiones, la cual permitió realizar de manera integral la comisión, incluyendo todo el proceso de liquidación, generación de resolución, cumplido, legalización, pago, reembolso y control.

4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

4.1 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DAPRE

El Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, a través del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE se ha armonizado, mantenido y mejorado; el cual se encuentra en el nivel de percepción adecuado con una calificación promedio de 4.24, sobre 5.

4.2 CONCEPTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE se ha armonizado, mejorado y mantenido en los siguientes aspectos:

En el Desempeño: Por la gestión que desarrollan los procesos y/ o dependencias, las cuales han permitido alcanzar los resultados planificados por la entidad.

En Eficiencia: Por el logro de los resultados de los proceso y/o dependencias mediante el uso de los recursos que la entidad dispuso para las metas y acciones planificadas, alcanzando el 100%. En Eficacia en el logro de las metas y resultados esperados por la organización, los cuales han permitido alcanzar los objetivos institucionales, obteniendo el 95.56% en la ejecución de su planeación 2015.



En Efectividad: La Prestación de los servicios de: Asistencia en el desarrollo de la política de gobierno; Asistencia en el desarrollo de proyectos, emisión de conceptos legales, apoyo logístico presidencia y seguridad presidencial, que los proceso misionales brindan a sus los clientes: Señor Presidente, Entidades Estatales y la Población Beneficiaria, los cuales han permitido satisfacer sus necesidades y generar expectativas. Obteniendo un nivel de satisfacción de impacto del 98.56%. De lo anterior es importante continuar implementando acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras que permitan mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.
