informe pormenorizado de control...

Período: noviembre 2016 a marzo 2017

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Oficina de Control Interno


Jefe de Control Interno:

María Elisa Morón Baute Periodo Evaluado

Noviembre 12 de 2016 a Marzo 11 de 2017

Fecha de Elaboración

Marzo 02 de 2017

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes del responsable de control interno, que establece:

“ (…)El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.(…)”

Presenta a continuación el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Presidencia de la República del período evaluado, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la reportada por las áreas responsables. Cabe señalar, que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE- recogió y armonizó las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptando el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2010, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. Conforme a lo anterior, la Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad actualizó el M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno mediante Resolución 0278 del 22 de abril de 2016, con el objeto de establecer las pautas para el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten

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una función administrativa eficiente, integra y transparente de los funcionaros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). Así mismo, se estableció que para la aplicación del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, el Área de Talento Humano tendrá en cuenta los compromisos definidos por cada dependencia, así como la sensibilización, capacitación, seguimiento y evaluación, lo cual deberá involucrar a todo el personal al servicio de la Presidencia de la República. En el Manual M-DE-03 se establecieron 2 principios y 7 valores éticos, como pilares en las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

*Las formas azules representan el nuevo principio y los nuevos valores adoptados por los servidores del DAPRE en 2016.

Durante la vigencia 2016 se efectuaron 3 actualizaciones al Manual, alcanzando la versión 4, esta última se efectuó con el fin de incluir la política y los objetivos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Saud en el Trabajo (SG-SST) de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015. Así mismo, el Área de Talento Humano realizó las publicaciones de los valores en la INTRANET en forma mensual, como se evidencia a continuación:

Compromiso Respeto Responsabilidad Honestidad Lealtad Servicio Colaboración

Marzo Junio

Enero Julio

Febrero Septiembre

Agosto Abril

Noviembre Diciembre

Octubre Mayo

En lo corrido de la vigencia 2017, se realizaron las siguientes publicaciones:

Principios

1. Prevalencia del interés general sobre el interés particular.

2. Los recursos públicos son sagrados

Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Colaboración Servicio Lealtad

3




Compromiso Respeto

Enero 17 Febrero 17

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1 y en desarrollo de la función 8 del artículo octavo de la Resolución 0035 de 2016, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios establecidos en el Manual al interior de cada proceso y dependencia.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos

Durante la vigencia 2016 el proceso de Talento Humano informó que las modificaciones realizadas al Manual de Funciones para los empleos de libre nombramiento y remoción fueron las siguientes: Resolución No. 0111 del 19 de febrero de 2016: Por la cual se adopta el Manual Específico

de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0787 del 20 de octubre de 2016: Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0970 del 12 de diciembre de 2016 - Grupos de trabajo: Por la cual se modifican

los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones.

El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. En lo corrido de la vigencia 2017, no se han presentado modificaciones al Manual de Funciones.

1 Resolución 0035 de 2016. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

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1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC Vigencia 2016 Mediante Resolución 0171 del 11 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación, el Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Presidencia de la República, el cual se elaboró conforme el Procedimiento P-TH-05 ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, partiendo del diagnóstico de necesidades de capacitación y de la medición del efecto de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo Necesidades y Preferencias de Incentivos, posteriormente se priorizaron las necesidades de mayor relevancia de Capacitación y Bienestar Social para los funcionarios. Al 31 de diciembre de 2016 y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, la Resolución no presentó modificaciones y el grado de cumplimiento del PIC 2016 fue del 100%, como se puede observar en el siguiente gráfico:

Ejecución PIC 2016

Total capacitaciones proyectadas 2016 51

Total capacitaciones realizadas 122

Porcentaje de calificación entre 4 y 5 97% Fuente: Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4 El detalle de las capacitaciones realizadas durante el período en mención, se pueden consultar en el seguimiento al plan estratégico y de acción con corte 31 de diciembre de 2016, publicado en http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf. Vigencia 2017 El Área de Talento Humano informó que el Plan Institucional de Capacitación, Bienestar Social e Incentivos de la vigencia 2017, se encuentra en elaboración y consolidación, teniendo en cuenta

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf


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las necesidades de entrenamiento detectadas en las reuniones de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación en cada dependencia, así como los resultados de las Evaluaciones de Desempeño correspondientes al periodo ordinario, con el fin de presentarlo al Comité Académico para su posterior aprobación. Se estableció como fecha final planificada el 31 de marzo de 2017 para el cumplimiento de esta actividad. Sin embargo, es importante resaltar que se han ejecutado 17 capacitaciones prioritarias sin costo para algunas dependencias de la Entidad, como se visualiza a continuación:

No Actividad Grupo

Objetivo Asistencia Fecha Capacitador

1 Pre inducción

Personal Específico

3 02/01/2017 Oficina de Talento Humano

2 Nuevo Código Nacional de Policía 11 13/01/2017 Auditorio Alejandría

3 Pre inducción 3 24/01/2017 Oficina de Talento Humano

4 Sistema Propio de Evaluación del

Desempeño 5 26/01/2017 Salón 1 DAPRE


6 Actualización Reforma Tributaria 15 30/01/2017 DIAN

7 Socialización Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral sector Presidencia de la República

31 01/02/2017 Auditorio Alejandría

8 36


10 Socialización Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral sector Presidencia de la República - Carrera Administrativa.

31

02/02/2017 Auditorio Alejandría 11 31

12 Seguridad Social (Resolución 2388-5858 y Decreto 1990)

7 06/02/2017 Asopagos

13

Pre inducción

1 06/02/2017 Oficina de Talento Humano

14 2 07/02/2017 Oficina de Talento Humano




Fuente: Área de Talento Humano

Como mecanismo de autoevaluación, el Área de Talento Humano aplicará las evaluaciones a las actividades ejecutadas en el PIC al final de cada una y realizará seguimiento en forma semestral a la ejecución del Plan Institucional de Capacitación, como se evidenció en el Plan de Acción 2017: Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación de acuerdo al cronograma. S1 PCRC-PAAPC-2017.

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1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Vigencia 2016 Para el período de análisis y de acuerdo con el cronograma de Inducción y Reinducción establecido por el Área de Talento Humano, se realizaron las siguientes actividades:

CURSO GRUPO

OBJETIVO ASISTENCIA FECHA CAPACITADOR

INDUCCIÓN DE PERSONAL

REINDUCCIÓN

Personal Específico

37 06/05/2016

Todas las Áreas 40 08/09/2016

31 07/12/2016

Todos los Funcionarios

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12/12/2016 Área de Talento

Humano 29

32 Fuente: Área de Talento Humano Los aspectos a resaltar del programa ejecutado, son: La presentación que realizó cada Jefe de área acorde con sus funciones y responsabilidades,

hicieron énfasis en los actos dignos de los funcionarios públicos, basados en los principios institucionales.

La información sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Vigencia 2017 Respecto a lo corrido de la vigencia, el Área de Talento Humano informó que se encuentra en elaboración del nuevo Programa de Inducción, el cual está dirigido a fortalecer la integración del funcionario a la cultura organizacional de la Entidad. Actividad formulada en el Plan de Acción 2017. 1.1.2.4 Programa de Bienestar De acuerdo con las 16 actividades programadas para la vigencia 2016, el Área de Talento Humano reportó al 31 de diciembre de 2016 el 100% de cumplimiento, como se observa a continuación:

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ACTIVIDADES DE BIENESTAR EJECUTADAS

1. Día de la Secretaria 2. Olimpiadas Deportivas 3. Charlas de Autocontrol (OCI) 4. Vacaciones Recreativas

Junio, día del Servidor Público

5. Día del Conductor 6. Finales juegos internos

DAPRE 2016

7. Vacaciones Recreativas Semana de Receso Hijos de Funcionarios

8. Halloween para Hijos de Funcionarios

9. Concurso de Halloween para Funcionarios

10. Primer Encuentro de Integración Sectorial

11. Inauguración Sala Amiga de la Familia Lactante

12. Premiación Juegos Internos DAPRE –2016

13. Vacaciones Recreativas hijos de funcionarios -Diciembre

14. Premiación Mejores Equipos de Trabajo y Mejores Funcionarios

15. Concurso de Pesebres 16. Novenas de Aguinaldos

Fuente: Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4

Vigencia 2017 El Área de Talento Humano informó que el Plan Institucional de Capacitación, Bienestar Social e Incentivos de la vigencia 2017, se encuentra en elaboración y consolidación, como ya se describió en el numeral 1.1.2.2 del presente documento. 1.1.2.5 Plan de Incentivos Vigencia 2016 De conformidad con la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2015 “Por la cual se adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República” y la 0813 del 26 de octubre de 2016 “por la cual se adopta el Plan de Incentivos para los mejores empleados y equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia del a República”, se inscribieron los siguientes proyectos: SADE: Sistema de Análisis de Datos Electorales (Grupo Interdisciplinario compuesto por la

Dirección para Asuntos Políticos y Área Tecnologías y Sistemas de Información) PROYECTA: Seguimiento a los Proyectos de Inversión del DAPRE – SPI (Oficina de

Planeación) SISTAHU: Sistema de Manejo y Control de la Ejecución, Reembolso y Legalización de los

Recursos asignados a la Caja Menor destinada al pago de viáticos y gastos de viaje al interior del país para el personal en comisión, de planta y contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. (Grupo Interdisciplinario compuesto por el Área de Talento Humano Grupo Comisiones y Viáticos al Interior del País y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía Presidencia de la República (Grupo de Atención a la Ciudadanía).

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De acuerdo con lo anterior, los proyectos realizaron su presentación el día 26 de octubre de 2016 ante el Comité Evaluador y los resultados fueron:

1. Primer puesto: SISTAHU 2. Segundo Puesto: PROYECTA 3. Tercer puesto: Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía

Con la Resolución 0924 del 30 de noviembre de 2016, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República otorgó los incentivos de mejores equipos de trabajo. Vigencia 2017 El Área de Talento Humano informó que el Plan Institucional de Capacitación, Bienestar Social e Incentivos de la vigencia 2017, se encuentra en elaboración y consolidación, como ya se describió en el numeral 1.1.2.2 del presente documento. 1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño Vigencia 2016 El Área de Talento Humano reportó que las dependencias del DAPRE cumplieron con la suscripción y evaluación parcial de 442 evaluaciones de desempeño laboral, bajo los criterios del sistema de evaluación de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Por otro lado, el Área de Talento Humano diseñó el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral - EDL del Sector Presidencia de la República, con la participación de un equipo de trabajo conformado por profesionales de las Oficinas de Talento Humano de las entidades del sector y dos funcionarios expertos en el manejo de software para el diseño del formato EDL de la Agencia Para la Cooperación Internacional - APC y la Agencia Colombiana para la Reintegración - ACR. Seguidamente, se realizaron 17 mesas de trabajo con los siguientes resultados: Se diseñó el modelo general para la EDL sectorial siguiendo las directrices y lineamientos

establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, a través del acuerdo 0816 del 13 de julio de 2016.

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Dentro del modelo de EDL del Sector Presidencia, se establecieron 2 competencias comportamentales adicionales a las establecidas en el Decreto 1083 de 2015, las cuales buscan el fortalecimiento del desarrollo personal y el mejoramiento del clima laboral.

Se remitió a la CNSC el documento con el fin de recibir su retroalimentación y observaciones al mismo.

Se diseñó el formato para la concertación de los compromisos laborales y comportamentales, así como para realizar las evaluaciones semestrales, evaluaciones parciales eventuales, periodo de prueba, extraordinaria y evaluaciones finales.

Se presentó el Sistema de EDL a los jefes de Planeación y Control Interno de las entidades del Sector.

Se presentó a la Subdirectora de Operaciones del DAPRE y a los Secretarios Generales de las Entidades del Sector el Sistema de EDL, quedando aprobado por ellos.

Se recibieron las observaciones realizadas por la CNSC y se realizaron los ajustes respectivos.

El Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral fue aprobado por la CNSC mediante

Resolución No. CNSC 20161010047335, para iniciar su implementación a partir del 01 de febrero de 2017.

Vigencia 2017 Se suscribió la Resolución 0010 del 06 de enero de 2017, por la cual se establece el Sistema

Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones.

La Entidad desarrolló las evaluaciones finales de los compromisos suscritos del 01 de febrero de 2016 al 31 de enero de 2017. Actualmente, el Área de Talento Humano se encuentra en revisión de la información allegada por las dependencias.

El Área de Talento Humano socializó a los funcionarios tanto de Libre Nombramiento y Remoción como de Carrera Administrativa el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia, a partir del 24 de enero de 2017.

El Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia se aplicó a partir del 01 de febrero, para lo cual el Área de Talento Humano informó que se encuentra en la fase de revisión al correcto diligenciamiento del Formato

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de Concertación y Evaluación de compromisos funcionales y competencias comportamentales, correspondiente al período del 1 de febrero de 2017 al 31 de enero de 2018 y presentado por las dependencias del DAPRE al 23 de febrero de 2017.

Por último, se dispuso en la Intranet de la Entidad un link denominado Desempeño laboral

con el fin de facilitar al funcionario el acceso y consulta permanente. 1.1.2.7 Acuerdos de Gestión Para la Vigencia 2016 se suscribieron 6 acuerdos de gestión, a saber:

ACUERDOS DE GESTIÓN CONCERTADOS 2016

Control Interno Disciplinario

Área Financiera

Oficina de Planeación

Área de Talento Humano

Área de Contratos

Área de Información y Sistemas

Fuente: Área de Talento Humano

Durante la vigencia, se realizaron seguimiento a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. Actualmente, la Entidad se encuentra desarrollando la evaluación final de los Acuerdos 2016 y suscribiendo los correspondientes a la vigencia 2017. 1.1.2.8 Otros aspectos Vigencia 2016 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo – SG SST En cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 que estableció la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - compilado por el Decreto 1072 de 2015, el Área de Talento Humano reportó que el grado de avance en el cumplimiento del cronograma a 31 de diciembre fue del 100%. La Oficina de Control Interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión 2016, practicó auditoría al SGSST. Actualmente, el proceso se encuentra ejecutando 8 Planes de Mejoramiento suscritos con ocasión de la auditoría practicada.

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Componente Ambiental El Área de Talento Humano informó que se realizó por la ARL un diagnóstico ambiental preliminar y se ejecutaron las actividades para el manejo ambiental determinados en el Programa Institucional de Gestión Ambiental 2016.

Clima Laboral De acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano en la vigencia 2016 se aplicó la batería de clima organizacional a 224 funcionarios entre el 5 y 14 de diciembre. El análisis de resultados y estrategias de intervención, estuvo a cargo de CAFAM quien presentó el Informe en el mes de enero de 2017. Posterior a ello, el Área de Talento Humano inició la preparación del plan de intervención. Vigencia 2017 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST Se estableció en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano la estrategia 7: Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente con un total de 26 actividades. A la fecha, se reporta un avance del 3% que obedece a la ejecución y aprobación de la actividad: 1. Elaborar, consolidar y publicar el Cronograma Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST y MA – 2017. De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.31 se presentó en el Primer Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de 2017 para Revisión por la Dirección, el informe sobre el estado de avance del SGSST a 31 de diciembre de 2016, con el fin de analizar las estrategias implementadas y determinar si estas fueron eficacias para alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados. De lo cual se concluyeron aspectos positivos como el cumplimiento de la documentación y del cronograma en el 100%; se compartieron las lecciones aprendidas y se establecieron recomendaciones, como se puede evidenciar en el link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf. Por último, en el marco de generar diferentes estrategias para promover la participación de funcionarios y contratistas, se dispuso en la Intranet de la Entidad un link denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (SGSST-MA) con el fin de facilitar al funcionario el acceso y consulta permanente de la política, objetivos, política no data (No drogas, alcohol y tabaquismo), planes de evacuación de 6 sedes de la Entidad y documentación asociada al SGSST.



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Componente Ambiental Área de Talento Humano: se estableció en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano en la estrategia 7 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las siguientes 3 actividades:

Actividad Fecha inicial Fecha Final

Actualizar el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2017. SG-SST y MA – 2017

02 de enero 31 de marzo

Actualizar y aprobar la matriz de aspectos e impactos ambientales SG-SST y MA – 2017

02 de enero 30 de diciembre

Actualizar la matriz legal ambiental de la Entidad. SG-SST y MA - 2017

02 de enero 30 de diciembre

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 7 aplicativo SIGEPRE

Como se observa en el esquema anterior, las actividades se encuentran en términos de ejecución. Área Administrativa: se establecieron en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área Administrativa en la Estrategia 15 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente 2017, 13 actividades en temáticas de: Consumo de energía, Consumo de agua, disposición final de residuos sólidos, ahorro de papel y utilización de papel reciclable, sustancias químicas utilizadas en la Entidad, revisiones tecno mecánicas de los vehículos, puntos de vertimientos habilitados, mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas eléctricas y lavado de tanques y pruebas microbiológicas del agua utilizada en las sedes de la Presidencia de la República. Actualmente, las 13 actividades se encuentran en términos de ejecución y su fecha final planificada es el 15 y 31 de diciembre de 2017. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país"

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y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico Vigencia 2016 A continuación se observa en el esquema de Planeación Estratégica 2014-2018 del aplicativo SIGEPRE el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales a 31 de diciembre de 2016, el cual concuerda con los resultados del seguimiento efectuado por la Oficina de Planeación y publicado en la página web de la Entidad

4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2016-4.pdf el 31 de enero de 2017. Plan Estratégico corte 31 de diciembre de 2016

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (31/12/2016)

Objetivo 1: Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. Reportó un cumplimiento del 97.50%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada:

Indicador Valor Meta Resultado

Avance en el seguimiento de la Agenda Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación

90 100 90%




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Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 88.89%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada.


Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas

0 2 0%


Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. Reportó un cumplimiento del 91.30% esto se debió a que los siguientes indicadores asociados al objetivo no alcanzaron la meta esperada.


Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos 502 1.776 28.27%

Áreas peligrosas confirmadas 264 826 31.96%

Metros cuadrados liberados de sospecha MAP, MUSE o AEI 287.661 663.714 43.34%


Objetivo 4: Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 100% Objetivo 5: Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 100% Objetivo 6: Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos. 98.13%


Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol 31.80% 40% 79.51%

Organización del Archivo Central y de Gestión implementado en los procesos de clasificación y ordenación

145 289 50.17%


Cabe señalar que las dependencias con metas rezagadas se encuentran en la fase de solicitud de planes de mejoramiento.

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Vigencia 2017 Es importante resaltar que para lo corrido de la vigencia el esquema de Planeación Estratégica (PE) 2015-2018, no presentó variaciones en los objetivos institucionales ni en las perspectivas.

Sin embargo, en el link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v6.pdf se puede observar la descripción de los últimos ajustes del plan estratégico, relacionados con modificaciones solicitadas por las dependencias a los indicadores que hacen parte del Plan (PE), en especial los indicadores del PND incluidos en SINERGIA, los cuales fueron previamente aprobados por el DNP. De conformidad con la Resolución 0345 de 2016, el plan estratégico institucional versión 6 se aprobó en el aplicativo SIGEPRE por parte del Director de Gestión General mediante la mejora MPA-477. Por último, cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos de medición y análisis de los indicadores priorizados y asociados a la planeación estratégica 2014-2018. El primer corte para el seguimiento y reporte de la información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se realizará al 31 de marzo de 2017. 1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión Vigencia 2016 En el consolidado de la planeación del DAPRE a 31 de diciembre de 2016, se obtuvieron los resultados de indicadores con un nivel de cumplimiento del 97.87% y en gestión de planes del 99.53%, como se observa a continuación:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v6.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v6.pdf

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Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Planeación Institucional 2016 (31/12/2016) De conformidad con el esquema anterior, se observó que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores. Los aspectos a resaltar durante la vigencia son: El aplicativo SIGEPRE, como sistema de gestión gerencial y administrativo que permitió

realizar seguimiento y evaluación a la Planeación Estratégica, Planes de Acción e Indicadores, facilitando la toma de decisiones.

La estrategia Afianzar el seguimiento a la planeación institucional 2016 que permitió realizar seguimiento al cumplimiento de los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo; a la ejecución de los planes de acción con enfoque a resultados y al cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y Sectorial, por parte de la Oficina de Planeación.

Los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo se efectuaron en forma trimestral

con el fin de presentar los resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Alta Dirección, en los meses de enero con corte 31 de diciembre, abril con corte 31 de marzo, julio con corte 30 junio y octubre con corte 30 septiembre.

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La estrategia Enlaces, quienes realizaron el reporte de avance en los planes de acción e indicadores y fueron multiplicadores de la gestión en el SIGEPRE en cada una de sus dependencias.

La estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar

seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, escenario en el cual se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias e indicadores y se propusieron las mejoras necesarias.

Los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno se efectuaron en forma

trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad, en los meses de enero con corte 31 de diciembre, abril con corte 31 de marzo, julio con corte 30 junio y octubre con corte 30 septiembre.

Vigencia 2017 El Proceso de Direccionamiento Estratégico socializó los lineamientos para la planeación 2017 a todos los procesos y/o dependencias del DAPRE, mismos que se encuentran publicados en el documento Plan de Acción 2017 versión 1 en el link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-de-Accion-Institucional-DAPRE-2017-v1.pdf. La versión preliminar del Plan de Acción de las dependencias misionales se sometió a consideración de la ciudadanía, usuarios y otros grupos de interés en la siguiente dirección del sitio web de la Presidencia: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/consulta-planes-accion-2017 Para la formulación del Plan de Acción se tuvieron en cuenta los lineamientos establecidos en el procedimiento P-DE-01 Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional, y las orientaciones de la Guía G-DE-02 Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional. De conformidad con la Resolución 0345 de 2016, 39 planes de acción se aprobaron en el aplicativo SIGEPRE por parte del Director de Gestión General mediante la mejora MPA-476.

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-de-Accion-Institucional-DAPRE-2017-v1.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-de-Accion-Institucional-DAPRE-2017-v1.pdf

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/consulta-planes-accion-2017

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/consulta-planes-accion-2017

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Cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos de medición y análisis de los indicadores y actividades asociadas a los planes de acción. El primer corte para el seguimiento y reporte de la información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se realizará al 31 de marzo de 2017. Por otro lado, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento y verificación a la oportunidad en la publicación del plan estratégico sectorial, plan estratégico institucional y plan de acción 2017 así como del informe de gestión de la vigencia 2016 en la página web de la Entidad, determinando que la Entidad estableció los planes y sus respectivas publicaciones en los términos señalados en los requisitos legales. Por último, la Oficina de Control Interno dio continuación a la estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional para realizar seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

1.2.1.3 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Vigencia 2016

Se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2. Racionalización de Trámites. 3. Rendición de cuentas y Participación Ciudadana. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes. En el siguiente link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v3.pdf se puede consultar el seguimiento del plan anticorrupción con corte 31 de diciembre de 2016. A continuación se presenta el esquema de seguimiento en el cual se visualiza por componente el nivel de cumplimiento del plan anticorrupción, atención y participación ciudadana 2016, así:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2016-v3.pdf


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Fuente: Aplicativo SIGEPRE – seguimiento al 31/12/2016. De conformidad con el esquema anterior, se observa que a 31 de diciembre se alcanzaron resultados en: 1. Riesgos de corrupción materializados registró un nivel de cumplimiento del 100%, según el

análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que de los 10 riesgos de corrupción, ninguno se materializó, teniendo en cuenta que los controles formulados para cada uno de ellos se aplicaron de manera efectiva.

2. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados registró un nivel de cumplimiento del

100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que de los 10 riesgos de corrupción, 10 fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo.

3. Trámites y/o servicios racionalizados se observó un resultado del 100%, según el análisis de

datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la automatización del Trámite

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de Campañas Publicitarias y a la inducción al personal guía y la validación de los libretos para desarrollar el tour por la Casa de Nariño.

4. Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ejecutadas se observó un

cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la ejecución de las 60 actividades programadas para la vigencia. Es importante aclarar que las actividades se registraron, aprobaron y cerraron en los planes de acción 2016.

5. Satisfacción de usuarios frente a trámites y OPAS se observó un cumplimiento del 100%,

según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 90,24% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el segundo semestre del año 2016 y que comparado con el primer semestre de 2016 (83,45%), mejoró en 6,79 puntos. Los clientes se encuentran satisfechos con los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y con el procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño.

6. Satisfacción del cliente frente a la respuesta de peticiones se observó un resultado del 100%,

según el análisis de datos efectuado por el Proceso de Atención al Usuario esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 81.60% de usuarios que respondieron las encuestas entre 4,0 y 5,0 a la atención recibida por los canales LINK PSQRD y Atención Presencial.

7. Calificación FURAG Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano reporta un

cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 88.86% en la evaluación Furag correspondiente a la gestión 2015. En comparación con la vigencia 2014 (80.4%) se mejoró en 10.5 puntos porcentuales.

Cabe resaltar que las actividades asociadas al Plan Anticorrupción, fueron actividades establecidas en los planes de acción 2016 por lo que trimestralmente se realizaba seguimiento por parte de la Oficina de Planeación como por los responsables de los procesos y dependencias. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento en forma cuatrimestral al Plan Anticorrupción, los cuales se publicaron en la página web de la Entidad en el siguiente link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Seguimiento-a-las-Estrategias-del-Plan-de-Anticorrupcion-y-Atencion-al-Ciudadano.aspx

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Vigencia 2017 El Proceso de Direccionamiento Estratégico socializó los lineamientos para la planeación 2017 a todos los procesos y/o dependencias del DAPRE, mismos que se encuentran publicados en el documento Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2017 versión 1 en el link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v1.pdf. De lo anterior, las dependencias que conforman el DAPRE incluyeron dentro de los planes de acción, estrategias y acciones encaminadas a fortalecer la transparencia, la participación y la inclusión de la ciudadanía y las partes interesadas en la gestión de la entidad. Así mismo, la Oficina de Planeación incluyó dentro del Plan de Acción la estrategia de Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a los ejercicios de transparencia de la entidad, la cual se encuentra alineada a la Política de Desarrollo administrativo de Transparencia, participación y servicio al ciudadano. En dicha estrategia se incluyeron actividades enfocadas al desarrollo de los componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana en armonía con el CONPES 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto 2641 de 2012, el Decreto 124 de 2016 y sus documentos anexos Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2 y Guía para la gestión del riesgo y el Manual Único de Rendición de Cuentas. Cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos de medición y análisis de los indicadores y actividades asociadas al Plan Anticorrupción. El primer corte para el seguimiento y reporte de la información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se realizará al 31 de marzo de 2017. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento a la oportunidad en la publicación del plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2017, determinando que la Entidad estableció el plan y su respectiva publicación en los términos señalados en los requisitos legales. 1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. En lo corrido de la vigencia 2016 y vigencia 2017, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos como se observan a continuación, los 12 procesos del DAPRE:



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Fuente: Aplicativo SIGEPRE

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos La Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia PEA-2016 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos, se determinó que:

“Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos”

Durante el período evaluado, los doces (12) procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

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1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

Código / Documento y/o Formato

P-DE-11 Gestión de recursos de cooperación internacional no reembolsable 2 P-DE-01 Formulación y seguimiento de la planeación institucional 9 L-DE-03 Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas 2 P-DE-07 Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión 10 P-DE-05 Generación y Control de Documentos del SIGEPRE 8 L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo 10 P-DE-12 Seguimiento a documentos CONPES 1 D-DE-12 Organigrama funcional DAPRE 11 D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE 12 F-DE-41 Perfil Base del Proyecto Cooperación Internacional No Reembolsable 2 F-DE-40 Inventario de Cooperación Consolidado 2 G-DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE 8 D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE 13 F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones 11 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones 11 F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones 9

F-DE-30 Caracterización de indicadores 10

2. Proceso de Atención al Usuario


M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía 2 F-AU-17 Petición Verbal - Presencial 3 F-AU-18 Encuesta de percepción visitas guiadas a la casa de Nariño 1 P-AU-03 Visitas Guiadas Casa de Nariño 3 P-AU-02 Procedimiento Recepción, radicación, distribución y seguimiento de comunicaciones externas G-AU-01 Guía de Protocolos para la Atención a la Ciudadanía en la Presidencia de la República P-AU-04 Campañas Publicitarias M-AU-01 Manual de Servicios Misionales 10 P-AU-01 Procedimiento Caracterización y Seguimiento de Productos y/o Servicios Misionales 7 F-AU-01 Ficha de Caracterización y Seguimiento de Productos y/o Servicios 5 F-AU-15 Solicitud Envío Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones 6 F-AU-18 Encuesta de Percepción Visitas Guiadas a la Casa de Nariño 2

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos


P-AP-27 Elaboración de notas semanales del gabinete 1 C-AP-03 Caracterización Gestión de Asuntos Políticos 8 F-AP-37 Formato de seguimiento a proyectos de infraestructura 1 F-AP-35 Encuesta para la evaluación del nivel de satisfacción del cliente 1 F-AP-26 Recepción de Compromisos o Solicitudes 3 F-AP-27 Seguimiento a Compromisos Dirección para la Coordinación de Vivienda 2

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4. Gestión Jurídica


M-GJ-01 Manual de trámite administrativo para conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales P-GJ-02 Atención de Procesos y Acciones Judiciales F-GJ-13 Depuración de conciliaciones prejudiciales F-GJ-09 actualización de conciliaciones prejudiciales en el sistema eKOGUI F-GJ-08 actualización de procesos en el sistema eKOGUI F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la República F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República F-GJ-04 Nuevas demandas y conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la República F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República

5. Gestión de Seguridad, apoyo logístico presidencial, comunicación y prensa


G-SA-01 Guía Sistema Grafico 6 C-SA-05 Caracterización Proceso de Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa 10 M-SA-01 Manual de Comunicación Interna y Externa 1 P-SA-01 Procedimiento de coordinación y atención de eventos presidenciales 5

6. Talento Humano


P-TH-09 Liquidación de Bonificación Especial Casa Militar 4 P-TH-25 Solicitud y Expedición de Certificaciones Laborales 1 P-TH-24 Numeración y Control de Resoluciones de Situaciones Administrativas 1 F-TH-81 Alertas Médicas 1 F-TH-80 Control Consumo Elementos del Botiquín y Atención de Funcionarios 1 F-TH-79 Inspección de Botiquines 1 F-TH-78 Inspección Camillas de Emergencia 1 F-TH-77 Inspección de Extintores 1 F-TH-76 Hoja de Vida de Inscripción Brigada de Emergencias 1 F-TH-71 Informe de Simulacro 1 F-TH-75 Control Numeración de Resoluciones 1 P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales de Funcionarios y Exfuncionarios 6 P-TH-26 Evaluación del Desempeño Laboral 1 F-TH-82 Formato de Concertación y Evaluación de Compromisos Funcionales y Competencias Comportamentales 1 F-TH-83 Autoevaluación y Evaluación de Competencias de Personal CAMIL 1

7. Gestión Financiera


L-GF-01 Requisitos de modificaciones presupuestales 3 P-GF-14 Procedimiento ejecución presupuestal 7 G-GF-01 Guía radicación de documentos para pago 1

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8. Gestión Administrativa


F-GA-35 Acta de entrega y recibo de dispositivo de acceso para manejo de vehículo al servicio de la presidencia 1 L-GA-02 Lineamiento para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del DAPRE 5

9. Tecnología de Información y Comunicaciones


P-TI-28 Procedimiento para solicitud de creación de cuenta de usuario y servicios de tecnología de información 1

10. Adquisición de Bienes y Servicios


F-BS-51 Documento Técnico de Cooperación Internacional 2 D-BS-01 Tabla de Cuantías 15 F-BS-25 Informe final de supervisión 6 F-BS-05 Formato de Acta de Liquidación de Contratos 7 D-BS-01 Tabla de Cuantías 16 F-BS-09 Formato de certificación sobre la inexistencia de personal para celebrar contratos de prestación de servicios 6 D-BS-01 Tabla de Cuantías 17 F-BS-33 Certificación de ejecución del contrato 6

11. Gestión Documental


D-GD-03 Programa de Documentos Vitales o Esenciales 1 C-GD-10 Caracterización Gestión Documental 10

12. Evaluación, Control y Mejoramiento


C-EM-02 Caracterización proceso evaluación, control y mejoramiento 14

En el aplicativo SIGEPRE – modulo Documentos, se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios.

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El establecimiento de nuevos documentos y actualizaciones, permitió identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios, al identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores. 1.2.3 Estructura Organizacional Durante el período evaluado, no se presentaron modificaciones al organigrama de la Entidad. Actualmente, se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama el organigrama versión No. 26. Esta versión se encuentra acorde con la estructura organizacional establecida en el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, así:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

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1.2.3.1 Enlaces SIGEPRE (Equipo MECI – CALIDAD) El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, definió instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema, en las cuales se resalta la Estrategia ENLACES SIGEPRE (MECI-CALIDAD), quienes son servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como facilitadores de la mejora continua del Sistema de Gestión, a continuación se describen las funciones de mayor impacto establecidas en el Manual de del SIGEPRE: La formulación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción,

Atención y Participación Ciudadana, Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia.

La formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.

Brindaron el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo.

Al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE.

Al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE.

La labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE.

Actualmente, la estrategia ENLACES se encuentra conformada por 41 funcionarios del DAPRE. 1.2.3.2 Manual del SIGEPRE (Calidad). Durante el período evaluado, no se registraron actualizaciones al Manual del SIGEPRE. La versión vigente corresponde a la No. 15 del 27 de mayo de 2016.

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1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo La Entidad estableció los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d) Asumir un riesgo. La Política definida para la Administración del Riesgo, es la siguiente:

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para su prevención.

Durante el período evaluado, el documento L-DE-01 presentó una actualización correspondiente a la versión 10. Los principales cambios registrados por la Oficina de Planeación en el aplicativo SIGEPRE, fueron: Versión 10

Se ajustó el contexto del riesgo ampliando su alcance a productos y/o servicios no conformes

Se ajustó el documento acorde con la actualización del aplicativo SIGEPRE versión 7.34.0-16-20161116

Se ajustó la descripción del lineamiento sin el formato F-DE-39 Evaluación de controles asociados a los riesgos teniendo en cuenta que se solicitó su eliminación dado que las preguntas de este, se parametrizaron en el aplicativo.

Se incluyeron los porcentajes de valoración de riesgos Se amplió la descripción de plan de contingencia Se incluyó capítulo de modificaciones e inactivaciones de riesgos con la nueva

opción de mis responsabilidades, así mismo se creó y documentó flujo para la aprobación de riesgos nuevos

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Control de Cambios Lineamientos para la Administración del Riesgo 1.3.2 Identificación, Análisis y valoración del Riesgo Durante el período evaluado, en el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo se observó el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consistió en: Identificar, analizar,

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valorar, manejar y monitorear el riesgo. A 31 de diciembre de 2016, se identificaron un total de 72 riesgos. En relación a los riesgos de corrupción y de acuerdo con la Ley 1474 de 2011, se identificaron los siguientes 10: Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. Gestión Financiera Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores

Gestionado*

2. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección

Gestionado

3. Tecnologías de Información

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Gestionado

4. Gestión Financiera Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Gestionado

5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Gestionado

6. Gestión Financiera Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Gestionado

7. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Gestionado

8. Talento Humano Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

9. Evaluación, Control y Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero

Gestionado

10. Talento Humano Tráfico de influencias durante la selección de personal Gestionado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo *Indica que el riesgo cumplió con todas las etapas de gestión y se encuentra monitoreado

Durante la vigencia, los riesgos de corrupción fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Por último, la Oficina de Control Interno desarrolló evaluación en el mes de enero de 2017 a la Administración del Riesgo y los resultados de la misma, se encuentran en preparación y consolidación.

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En lo corrido de la vigencia 2017, la Oficina de Planeación ha realizado acompañamiento a las dependencias para que actualicen los riesgos, actividad que finalizará el 15 de mayo de 2017. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2016, se ejecutaron 72 subcomités en los cuales la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad como lo establece la Resolución 0035 del 21 de enero de 2016. En lo que respecta a la vigencia 2017, se programaron 74 subcomités y las dependencias se encuentran en la fase de comunicar las fechas de ejecución a la Oficina de Control Interno. En el mismo sentido se desarrollaron: La revisión por la Alta Dirección, los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias o procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permitieron obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes operativos, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios que garantizaron el cumplimiento de los objetivos. 2.1.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI Mediante Resolución 0035 del 21 de enero de 2016, se conformaron los órganos del Sistema de Control Interno del DAPRE, como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno, y se estableció que el Comité sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario.

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Durante el período evaluado, el Comité sesionó 2 veces como se puede observar en las actas publicadas en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx y en las siguientes fechas:

1. Cuarto CCSCI del 28 de octubre y 24 de noviembre de 2016 2. Primer CCSCI del 23 de febrero de 2017.

Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas. 2.1.2 Promover la Cultura del Control Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno en el plan de acción 2016 ejecutó en el marco de la estrategia 1: “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE 2016”, la siguiente actividad: 1. Participar en la Semana de la Transparencia del DAPRE La Oficina de Control Interno en coordinación con la Secretaria de Transparencia y la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, realizó la Semana de la Transparencia del 05 al 09 de diciembre de 2016. Las actividades a resaltar fueron: La suscripción del Compromiso de Integridad y Transparencia en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República. Se realizó el lanzamiento de la Campaña Ni un peso perdido más Ni un Derecho Humano

menos liderada por la Presidencia de la República para fortalecer los valores de la ciudadanía y los compromisos institucionales de los funcionarios públicos en relación con la transparencia y la lucha contra la corrupción, como instrumentos fundamentales para garantizar los DDHH y consolidar la PAZ, en el patio Mosquera del Capitolio Nacional.

Se enviaron correos masivos de mensaje informativos Transparencia es Conciencia a todos los servidores de la Entidad.

Se realizó la actividad lúdica Carrera de Observación con la participación de 26 entidades del sector público, localizadas en el centro de Bogotá, con el fin de reflexionar sobre su rol en la prevención y lucha contra la corrupción, promoción de la transparencia, garantía de los derechos humanos y elementos esenciales en la construcción de la paz.

La Presidencia de la República se unió a la campaña organizada por Naciones Unidas a nivel mundial para conmemorar el Día internacional de Lucha contra la Corrupción, iluminando la Casa de Nariño con los colores rojo y blanco.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx

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Una vez efectuada la semana de la Transparencia se concluyó que el objetivo de Promover la importancia del compromiso institucional del funcionario público en relación con la transparencia y lucha contra la corrupción como instrumento fundamental para garantizar los DDHH se cumplió satisfactoriamente, evidenciado en la participación y compromiso de los funcionarios de las entidades participantes. 2.1.3 Resultados de la Evaluación al SIGEPRE (Calidad y MECI)

Durante el período evaluado y de acuerdo con el Informe de Evaluación Anual al SIGEPRE presentado por la Oficina de Control Interno a 31 de diciembre de 2016, se resalta lo siguiente: La encuesta se aplicó de acuerdo con la versión del MECI 2014

El resultado se presentó de acuerdo con la estructura del MECI: 3 módulos (1, 2 y 3), 6

componentes (1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3) y 13 elementos (1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1, 2.2.1 y 2.3.1), que se encuentran verticalmente dispuestos en la siguiente tabla:

34




Para desarrollar la encuesta se tomó como punto de referencia el criterio ADECUADO equivalente a calificación de 4.1, alcanzando por cuarta ocasión consecutiva el criterio deseado desde sus inicios. En el presente análisis se tendrán en cuenta los resultados inferiores a 4.1 los cuales serán punto de focalización para mejorar su calificación en las próximas vigencias. Conclusión del informe

a. Logros

• En 2016 se obtuvo una mayor participación con el 38% en comparación al 9% de la vigencia 2015, en esta vigencia los servidores públicos y contratistas calificaron más ampliamente el sistema y se evidencia la tendencia en criterio ADECUADO. Todo esto por tener una mejor percepción y conocimiento del SIGEPRE.

• Se adicionaron 4 preguntas al cuestionario con adecuados resultados, de las cuales 2 pertenecen al componente de direccionamiento estratégico, modulo 1.2.1. Planes y Programas, así: No. 18 ¿Conoce la política de Calidad? y No. 19 ¿Con su trabajo contribuye a la política de calidad?, con resultados de 4.2 y 4.5 respectivamente. Y componente Autoevaluación Institucional elemento Autoevaluación del Control y Gestión, así: No. 40 ¿La entidad realiza la revisión por la dirección del SIGEPRE? y No. 41 ¿Se socializan los resultados de la revisión por la dirección? Con calificación de 4.3 y 4.0 respectivamente.

• Mejoró la percepción al incentivar la participación en el aplicativo Intranet a los servidores

en la gestión de la Entidad. • Se mantuvo el resultado del Sistema y rango ADECUADO, aún con el cambio de la estructura

en el DAPRE por el Decreto 724 del 2016.

35




b. Recomendaciones

A continuación se efectúan recomendaciones sobre los aspectos que obtuvieron una calificación inferior a 4.1 según el rango establecido por MECI, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su mejoramiento continuo, así:

Componente 1.1 Talento Humano Reevaluar y comunicar el contenido del Código de Excelencia Ética. Incentivar al servidor público por el esfuerzo personal en el desempeño laboral. Socializar en la Entidad, los servidores públicos seleccionadas como mejores empleados. Mejorar la percepción sobre el PIC, referente a las necesidades de capacitación y formación.

Componente 1.2 Direccionamiento Estratégico

Incrementar la participación en la formulación y construcción de la planeación. Socializar los resultados generales de la evaluación de la satisfacción del cliente.

Componente 2.3 Planes de Mejoramiento

Fortalecer la socialización de los hallazgos identificados por la Contraloría General. Eje Transversal de comunicación

Las estrategias de comunicación ¿Aportan al desarrollo de un clima laboral favorable? Mejorar la socialización de la Política de Comunicaciones establecida por el DAPRE. Informar e incentivar a las dependencias para que participen en los procesos de rendición

de cuentas a la ciudadanía. 2.1.4 Resultados del seguimiento trimestral a la gestión de los Procesos y dependencias La Oficina de Control Interno a través de la ejecución de la estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional y específicamente de la actividad seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, contribuye a generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional, presentando los resultados del seguimiento a la gestión en términos de oportunidad, calidad y resultado. A 31 de diciembre se presentaron los siguientes resultados consolidados, así:

36




37




Cabe señalar que estos resultados se presentaron en el primer Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del 23 de febrero de 2017 y se pueden consultar en forma detallada en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx. 2.2 Auditoría Interna 2.2.1 Auditoría Interna Vigencia 2016 La Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2016 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 18 de febrero de 2016. Este programa se dividió en: 1. Auditorías Internas de Gestión y 2. Auditorías Internas al SIGEPRE. 2.2.1.1 Auditoria Interna de Gestión 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

No. PROCESO FECHA

RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Enero

Juan Pablo Marín

Echeverry

María Elisa Morón Baute


Juan Pablo Marín

Echeverry

Nubia Patricia López

3 Gestión Jurídica FebreroCristina Pardo

Schlesinger

4Adquisición de Bienes y

Servicios Febrero Camilo D´Costa

5 Atención al Usuario Marzo Claudia Yolima Jiménez

6Proceso Direccionamiento

EstratégicoAbril - Mayo Nubia Patricia López

7 Gestión Documental Abril Adriana Andrade

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

ALCANCE DEL PROGRAMA:

Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a

la mejora continua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en el programa

para la vigencia 2016.

Verificación del avance en planes de

mejoramiento I TRM 2016

Evaluación a la coordinación

interinstitucional de acciones para la

atención a víctimas y documentos

CONPES

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN 2016

Evaluación a la Administración del

Riesgo

Evaluación a la supervisión de los

contratos y verificación de información

en el Aplicativo SECOP, II semestre

2015

Evaluación al trámite de las PSQR, II

semestre 2015

ACTIVIDAD

Verificación de información aplicativo

eKOGUI, vigencia 2015

Evaluación a la eficacia de los Planes

de Mejoramiento

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/comite-OCI.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

38




No. PROCESO FECHARESPONSABLE DEL

PROCESO


Juan Pablo Marín

Echeverry



Juan Pablo Marín

Echeverry


3 Gestión Jurídica FebreroCristina Pardo

Schlesinger


Servicios Febrero Camilo D´Costa

5 Atención al Usuario Marzo Claudia Yolima Jiménez

6Proceso Direccionamiento

EstratégicoAbril - Mayo Nubia Patricia López









mejoramiento I TRM 2016

Evaluación a la coordinación

interinstitucional de acciones para la

atención a víctimas y documentos

CONPES



Riesgo




2015


semestre 2015

ACTIVIDAD


eKOGUI, vigencia 2015

Evaluación a la eficacia de los Planes

de Mejoramiento


PROCESO

8 Gestión Financiera Abril - Mayo Gonzalo Quintero

9 Gestión Jurídica JulioCristina Pardo

Schlesinger

10 Atención al Usuario Julio - Agosto Claudia Yolima Jiménez

11Tecnología de Información y

Telecomunicaciones

Agosto -

SeptiembreAlex Escallón

12 Gestión Documental Julio - Agosto Adriana Andrade

13 Gestión de Asuntos Políticos Septiembre María Inés Restrepo

14 Gestión Administrativa Octubre Adriana Andrade


Servicios Octubre Camilo D´Costa

16 Área de Talento Humano NoviembreFridcy Alexandra Faura

Perez

17Evaluación, Control y

MejoramientoDiciembre

Juan Pablo Marín

Echeverry









eKOGUI, Primer semestre 2016

Evaluación a la gestión integral del

proceso



en el Aplicativo SECOP, I semestre

2016.

Evaluación al trámite de las PSQR, I

semestre 2016.

Esta auditoría se desarrollará en el

marco del Ciclo de Auditoría Internas al

SIGEPRE (calidad)

Evaluación al SIGEPRE

Evaluar la gestión integral del Proceso

Gestión Administrativa.

Verificar los avances de los planes de

mejoramiento del Proceso Gestión

Documental III TRM 2016.

Evaluación a la gestión del Fondo de

Programas Especiales para la Paz -

Fondopaz.


Proceso, con énfasis en el

cumplimiento del Decreto 1072 de 2015

"Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo".


mejoramiento II TRM 2016

Evaluación a los saldos de cuentas

2015.


ACTIVIDAD

39




Durante la vigencia 2016, se efectuaron 2 modificaciones al Programa Anual de Auditorías aprobadas en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Las 17 auditorías internas de gestión programadas para la vigencia 2016 se crearon en el aplicativo SIGEPRE – módulo Revisión – Auditoría y se ejecutaron de conformidad con el procedimiento de auditorías internas P-EM-01 y el Manual de Auditorías Internas M-EM-01. Se cumplió con el 100% del programa de auditorías. Producto de las auditorías internas de Gestión, se solicitaron durante la vigencia un total de 44 planes de mejoramiento, así:

28 No Conformidades Reales

16 No Conformidades Potenciales

2.2.1.2 Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE (Calidad) 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf


PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico 25 de julio de 2016 Adriana Herrera Beltran

2 Atención al Usuario 26 de julio de 2016Claudia Yolima Jimenez

Adriana Herrera Beltran


Mejoramiento05 de agosto de 2016 María Elisa Moron Baute

4 25 de julio de 2016 Sergio Jaramillo Caro

5 25 de julio de 2016María Cristina Trujillo de

Muñoz

6 26 de julio de 2016 Paula Acosta Marquez

7 27 de julio de 2016 Aura Maria Londoño

8 04 de agosto de 2016 Juan Carlos Reyes Cañon

9 28 de julio de 2016 Paula Gaviria

10 28 de julio de 2016 Ian Sergio Bueno Aguirre

11 28 de julio de 2016 Aníbal Fernandez

12 29 de julio de 2016Alexandra Guaqueta

Guarín

13 29 de julio de 2016 Camilo Granada

14 29 de julio de 2016 Camilo Enciso

15 02 de agosto de 2016Martha Esperanza

Ordoñez

16 02 de agosto de 2016 Luis Miguel Pico Pastrana

17 02 de agosto de 2016Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 03 de sgosto de 2016Gabriel Adolfo Jurado

Parra

19 03 de agosto de 2016Luis Fernando Mejía

Gómez

20 03 de agosto de 2016Álvaro Edmundo Villota

Bernal

21 03 de agosto de 2016María Inés Restrepo

Cañón

Dirección para la coordinación de

Infraestructura

Consejería Presidencial para la

Primera Infancia


vivienda

Fondo de Programas para la Paz

Dirección de Seguridad

Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonales

Dirección de Gobierno y Áreas

Estratégicas

Despacho del Alto Consejero

Presidencial para las Regiones

Consejería Presidencial para la

Equidad de la Mujer

Dirección para Asuntos Políticos

Dirección del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven

Secretaría de Transparencia

Dirección para el Sector Privado

Dirección para Proyectos Especiales

ACTIVIDAD

Proceso Completo

Proceso Completo

Dirección para el Postconflicto


Presidencial de Comunicaciones

Proceso Completo

Oficina del Alto Comisionado para la

Paz

Dirección Temática

Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos

Gestión de Asuntos Políticos

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE



Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos,

legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Contínua del

SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de

2015 y corrido 2016

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

40





PROCESO

16 02 de agosto de 2016 Luis Miguel Pico Pastrana

17 02 de agosto de 2016Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 03 de sgosto de 2016Gabriel Adolfo Jurado

Parra

19 03 de agosto de 2016Luis Fernando Mejía

Gómez

20 03 de agosto de 2016Álvaro Edmundo Villota

Bernal

21 03 de agosto de 2016María Inés Restrepo

Cañón

22 Gestión Jurídica 27 de julio de 2016Cristina Pardo

Schlesinger

23 01 de agosto de 2016Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

24 01 de agosto de 2016BG. Jorge Enrique

Maldonado Escobar

25 01 de agosto de 2016Juan Carlos Torres

Cuellar

26 01 de agosto de 2016Alejandro Callejas

Aristizabal

27 01 de agosto de 2016 Marilyn López Forero

28 Gestión Administrativa 25 de julio de 2016 Adriana Andrade Jaimes

29 Gestión Financiera 26 de julio de 2016 Gonzalo Quintero Perilla

30 Gestión Documental 27 de julio de 2016 Adriana Andrade Jaimes


Servicios28 de julio de 2016 Camilo D´Costa

32 Talento Humano 29 de julio de 2016

Constanza Cifuentes

(Encargada)

José Saúl Rodríguez

33Tecnologías de Información y

Telecomunicaciones02 de agosto de 2016 Alex Mauricio Escallón


Infraestructura


vivienda

Fondo de Programas para la Paz

Secretaría Privada

Proceso Completo


Presidencial para las Regiones

Dirección para Asuntos Políticos

Proceso Completo

Secretaria Jurídica

Proceso Completo

Proceso Completo

Dirección para Proyectos Especiales

Área de Talento Humano y

Oficina de Control Interno Disciplinario

Casa MilitarGestión de Seguridad, Apoyo

Logístico Presidencial,

Comunicación y Prensa

ACTIVIDAD


Dirección de Eventos

Dirección de Discursos

Secretaria de Prensa

Proceso Completo

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE



Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos,

legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora Contínua del

SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de

2015 y corrido 2016

41




Durante la vigencia 2016, se efectuó 1 modificación al Programa Anual de Auditorías aprobada en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. En el aplicativo SIGEPRE – modulo Revisiones – Auditoria – Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE, se observó el cumplimiento del 100%, así:

Fuente: Informe de avance aplicativo SIGEPRE

Como se observó en el Informe Plan PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS AL SIGEPRE 2016 se presentó un cumplimiento del 100%, el cual se ejecutó acorde con lo planificado. El ciclo de auditorías internas se desarrolló en las siguientes 3 fases con un total de 42 actividades, así:

Fuente: Programa de auditorías internas al SIGEPRE 2016 En la fase de ejecución del ciclo de auditorías, se realizaron 35 Informes de Auditoria: (33 Informes por proceso y dependencias y 2 informes consolidados de los Procesos de Asuntos Políticos y Seguridad Presidencial).

En la fase de cierre se observó como resultado del ciclo auditor un total de 29 No Conformidades Reales y 8 No Conformidades Potenciales para un total de 37 aspectos no conformes. Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2016, se pudo determinar que:

42




a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República es conforme con los requisitos técnicos, legales, del cliente y la organización, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos y la misión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad; la medición, los controles y el seguimiento permiten evidenciar mejora en la aplicación del sistema y por ende, se garantiza la prestación de los servicios internos y externos. Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requisitos: Legales: Directiva Presidencial 05 (Imagen Institucional), Ley 1755 de 2015 en PSQR, Decreto 724 del 2 de mayo de 2016 - Seguimiento a compromisos; Ley 594 de 2000 y Acuerdo 004 de 2013 en TRD; Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015 en publicación de Informes; Ley 70 de 1998 y Decreto 1978 de 1989 dotación. Norma Técnica: Control de los Registros, Control de Documentos, Comunicación Interna y Satisfacción del Cliente Organización (DAPRE): Formulación y seguimiento planeación estratégica y operativa institucional (P-DE-01), Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores (P-DE-02), Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE (G-DE-03), Lineamientos para la Administración del Riesgo (L-DE-01), Políticas de Operación, Procedimiento Control de Registros (P-GD- 08), Manual de Gestión Documental (M-GD-01), Cumplimiento de metas y objetivos planeados y establecidos tanto en el proyecto SPI – DNP como en Planes de Acción, Procedimiento para las transferencias de los archivos de gestión (P-GD-05), Manual de Contratación de la Entidad (M-BS-01), Manual de Atención a la Ciudadanía, Procedimiento Generación y Control de documentos SIGEPRE (P-DE-05), Manual de la Política para la Tecnología de Información y Comunicaciones Tics (M-TI-01), Guía para la conservación de documentos (G-GD-01), Procedimiento para la Formulación, Clasificación y Control de la Información de las Dependencias (P-GD-12). b. Para el SIGEPRE es importante fortalecer los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar la satisfacción de los clientes directos.

2.2.1.3 Evaluación de Auditores Internos 2016 Se obtuvieron los siguientes resultados de la Evaluación de Auditores Internos:

43




Y las conclusiones generales fueron: 75% de los procesos evaluaron a los auditores, equivalente a 9 de los 12 procesos. 95% del desempeño se ubicó entre Excelente y Bueno. 4% aumentó la calificación en Excelente. Se observó el desempeño excelente en 73% el más alto de los últimos 3 años. Se observó el incremento de 2 puntos en el desempeño deficiente en comparación con

2015, debido a la calificación que realizó un solo proceso a 9 de los 11 aspectos evaluados.

Si bien el 2% no fue significativo en la consolidación general de los resultados, se fortalecerán aquellos aspectos como: la claridad en la explicación de hallazgos y conclusiones de la Auditoría; objetividad del Auditor al analizar las evidencias; el aporte o comentarios y la seguridad del Auditor; El dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado, el ambiente que se propició durante la auditoría; La claridad de las preguntas con que se dirigió el Auditor y el enfoque y orientación dado por el Auditor; y se registraran en el Plan de Acción OCI 2017- Estrategia No. 2. Vigencia 2017 La Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2017 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 23 de febrero de 2017. Este programa comprende un total de 54 auditorías clasificadas en: 1) Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2017: 20 auditorías, clasificadas en 12 de

cumplimiento y 8 de desempeño. 2) Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017: 34 auditorías de desempeño

internas al SIGEPRE (ciclo de calidad – MECI). 1. Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2017

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DAPRE 2017



Evaluar la gestión integral de los procesos y dependencias con el fin de contribuir a la

mejora continua del SIGEPRE.

La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en el Programa

2017

44




Los resultados plasmados en el Programa obedecen a: Los resultados en la matriz de calificación y programación de auditorías 2017 y a la revisión y aprobación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el día 23 de febrero de 2017.


PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Enero Nubia Patricia López

2 Direccionamiento Estratégico Enero Nubia Patricia López

3 Gestión Jurídica Febrero Cristina Pardo Schlesinger

4 Atención al Usuario Febrero Claudia Yolima Jiménez

5Tecnologías de la Información

y ComunicaciónFebrero Alex Escallón

6 Gestión Documental Febrero Adriana Andrade

7 Gestión de Asuntos Políticos Marzo

MayoMaría Inés Restrepo


9 Gestión de Asuntos Políticos Mayo Paula Gaviria


Servicios

Mayo

JunioMiguel Gonzalez

11 Atención al Usuario Julio

AgostoClaudia Yolima Jiménez

12 Gestión Documental Julio Adriana Andrade

13 Gestión de Asuntos Políticos Septiembre Sergio Bueno

14 Gestión Jurídica Septiembre Cristina Pardo Schlesinger

15 Gestión de Asuntos Políticos Septiembre Maria Cristina Trujillo

16Tecnologías de la Información

y ComunicaciónOctubre Alex Escallón


Servicios Octubre Miguel Gonzalez

18 Gestión Documental Octubre Adriana Andrade

19 Área de Talento Humano Noviembre Fridcy Alexandra Faura Perez


MejoramientoDiciembre Maria Elisa Moron Baute


Proceso TICS


Proceso de Talento Humano


Riesgo


Fondo de Programas Especiales para

la Paz FONDO PAZ

ACTIVIDAD


eKOGUI, II semestre 2016

Evaluación la eficacia de los Planes de

Mejoramiento


semestre 2016

Evaluación a la legalidad del Software

Verificación al avance del Plan de

Mejoramiento, IV TRM 2016.


Mejoramiento, I TRM 2017.


Mejoramiento, II TRM 2017.


Mejoramiento, III TRM 2017.

Evaluación a la gestión integral de la

Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos


eKOGUI, primer semestre 2017

Evaluación a la gestión integral de la

Dirección para la Acción Integral Contra

Minas Antipersonales




2016.

Evaluación al trámite de las PSQR, I

semestre 2017

Evaluar la gestión integral de la

Consejería Presidencial para la Primera

Infancia



en el Aplicativo SECOP, I semestre

2017:

- Secretaría de Transparencia

- Secretaría de Prensa

Evaluación al SIGEPRE

45




2. Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE 2017

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de 2016 y avance 2017

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Dirección de Gestión General

Oficina de Planeación 24 de julio de

2017 Juan Pablo Marin


2 Atención al Usuario Grupo de Atención a la Ciudadanía

Oficina de Planeación 25 de julio de

2017 Claudia Yolima Jimenez

Juan Pablo Marin

3 Evaluación, Control y Mejoramiento

Oficina de Control Interno 08 de agosto de

2017 María Elisa Moron Baute

4


Oficina del Alto Comisionado para la Paz

Dirección Temática

24 de julio de 2017

Sergio Jaramillo Caro

5 Consejería Presidencial para la

Primera Infancia 25 de julio de

2017 María Cristina Trujillo de

Muñoz

6 Dirección de Gobierno y Áreas

Estratégicas 26 de julio de

2017 Paula Acosta Márquez

7 Dirección para el Sector Privado 01 de agosto de

2017 Aura Maria Londoño

8 Dirección del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven 28 de julio de

2017 Juan Carlos Reyes Cañon

9 Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos 31 de julio de

2017 Paula Gaviria

10 Dirección para la Acción Integral

contra Minas Antipersonales 01 de agosto de

2017 Ian Sergio Bueno Aguirre

11 Dirección de Seguridad 02 de agosto de

2017 Aníbal Fernández

12 Dirección para el Postconflicto 02 de agosto de

2017 Alexandra Guaqueta

Guarín

13 Despacho del Alto Consejero

Presidencial de Comunicaciones 02 de agosto de

2017 Camilo Granada

14 Secretaría de Transparencia 03 de agosto de

2017 Camilo Enciso

15 Consejería Presidencial para la

Equidad de la Mujer 03 de agosto de

2017 Martha Esperanza Ordoñez

16 Dirección para Asuntos Políticos 03 de agosto de

2017 Luis Miguel Pico Pastrana

17 Despacho del Alto Consejero

Presidencial para las Regiones 04 de agosto de

2017 Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 Dirección para Proyectos Especiales 04 de agosto de

2017 Gabriel Adolfo Jurado

Parra

19 Dirección para la coordinación de

Infraestructura 04 de agosto de

2017 Luis Fernando Mejía

Gómez

20 Dirección para la coordinación de

Vivienda 31 de julio de

2017 Carlos David Gómez

Espitia

46




21 Fondo de Programas para la Paz 08 de agosto de

2017 María Inés Restrepo Cañón

22 Dirección para la Atención Integral

de la Lucha contra las Drogas 08 de agosto de

2017 Eduardo Díaz Uribe

23 Gestión Jurídica Secretaria Jurídica 26 de julio de

2017 Cristina Pardo Schlesinger

24

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

Secretaría Privada 27 de julio de

2017 Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

25 Casa Militar 27 de julio de

2017 BG. Jorge Enrique

Maldonado Escobar

26 Dirección de Discursos 27 de julio de

2017 Juan Carlos Torres Cuellar

27 Dirección de Eventos 27 de julio de

2017 Alejandro Callejas

Aristizabal

28 Secretaria de Prensa 27 de julio de

2017 Marilyn López Forero

29 Gestión Administrativa Proceso Completo 24 de julio de

2017 Adriana Andrade Jaimes

30 Gestión Financiera Proceso Completo 25 de julio de

2017 Gonzalo Quintero Perilla

31 Gestión Documental Proceso Completo 26 de julio de

2017 Adriana Andrade Jaimes

32 Adquisición de Bienes y Servicios

Proceso Completo 28 de julio de

2017 Miguel Gonzalez

33 Talento Humano Área de Talento Humano y Oficina de Control Interno Disciplinario

31 de julio de 2017

Fridcy Faura José Saúl Rodríguez

34 Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

Proceso Completo 01 de agosto de

2017 Alex Mauricio Escallón

La Programación de auditorías internas al SIGEPRE, hace parte integral del Programa Anual de Auditorías Internas del DAPRE 2017, aprobado el 23 de febrero de 2017. Los aspectos generales a tener en cuenta para la ejecución, son: 1) La reunión de apertura oficial se realizará el día 24 de julio de 2017, a las 8:30am en el

Auditorio Alejandría. 2) La reunión de cierre oficial se realizará el día 11 de agosto de 2017, a las 4:00pm en el

Auditorio Alejandría. 3) Se ejecutaran un total de 34 auditorías a 12 procesos y 36 dependencias del DAPRE,

cobertura del 100%. 4) El clico de auditoría interna se desarrollará en 11 días, así: 10 días con 3 auditorías por día;

y en un día se ejecutaran 5 auditorías que corresponden al Proceso Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa.

5) Para procesos de soporte, de dirección y algunas dependencias del proceso de Asuntos Políticos se programará el desarrollo de la auditoría en un día. Las demás Auditorías se programaran para desarrollarse en 4 horas.

6) Se requiere de la disponibilidad de un recurso humano de por lo menos 9 auditores por día.

47




3. Avance en la ejecución del Programa Anual de Auditorías 2017 Actualmente, el avance en la ejecución del Programa corresponde al 9%, así:

2.3 Planes de mejoramiento Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control

12

42

54

100%

4

1

5

9%

0 20 40 60 80 100 120

DE CUMPLIMIENTO

DE DESEMPEÑO

TOTAL

GRADO DE AVANCE

Avance Programa de Auditorías Internas 2017

Ejecutadas Programadas

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Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

Gestión vigencia 2013 El reporte presentado por la Oficina de Control Interno durante el período de análisis, indica que en la vigencia 2014 la Contraloría General de la República realizó auditoría integral a la vigencia 2013 de la cual se obtuvieron 25 hallazgos. Para la misma vigencia, la CGR practicó 4 auditorías especiales dejando como resultado 15 hallazgos. En conclusión se obtuvieron un total de 40 hallazgos a los que se les plantearon 141 actividades en el plan de mejoramiento consolidado. Durante el período evaluado, el plan de mejoramiento consolidado presentó un cumplimiento del 100% y 141 actividades finalizadas al 100%.

La Contraloría General de la República determinó la eficacia de los planes de mejoramiento en la Auditoría Gubernamental efectuada en 2016 a la gestión de la vigencia 2015, los cuales se encuentran finalizados en el aplicativo SIGEPRE.

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Gestión vigencia 2015 En la vigencia 2016 la CGR realizó la Auditoría Gubernamental a la Presidencia de la República y como resultado Feneció la Cuenta Fiscal de 2015, la Entidad presentó un plan de mejoramiento a los 7 hallazgos con un total de 19 actividades a realizar.

Para el período evaluado, se presenta un cumplimiento del 100% y 5 actividades finalizadas, que corresponde al 4,10% de avance del plan. 2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC La Auditoría Externa ICONTEC se llevó a cabo en octubre de 2016, mediante la cual se determinó la eficacia de la mejora NCR-0515: No se cumplen los tiempos administrativos de respuesta a las PQRS. Evidencia: En la Consejería Presidencial de Derechos Humanos de Julio a Septiembre del año 2015 se cerraron extemporáneamente 18. Requisito: 7.2.4. Actualmente, se encuentra finalizada en el aplicativo SIGEPRE. En relación a la mejora NCR-0516 DE-AUDITORIA EXTERNA PSNC 2015, se encuentra abierta en el paso de ejecución y será evaluada mediante auditoría en el segundo semestre de 2017. Cabe resaltar que como resultado del ejercicio auditor externo 2016, no se declararon aspectos no conformes al SIGEPRE.

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2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional La Oficina de Control Interno presentó el Informe de Evaluación Anual a la eficacia de los Planes de mejoramiento, del cual se presentan a continuación los resultados y conclusiones generales:

De lo anterior se concluye que del total de 108 planes de mejoramiento evaluados, 9 no fueron eficaces, lo que permitió alcanzar un resultado sobresaliente al obtener un 90.26% de cumplimiento frente a la meta.

2.3.4 Plan de Mejoramiento Individual El Proceso de Talento Humano reportó el siguiente estado de los 19 planes de mejoramiento suscritos por evaluación del desempeño en la vigencia 2016:

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De acuerdo con lo reportado por el Área de Talento Humano, se efectuó seguimiento a los planes de mejoramiento de manera semestral, y actualmente se encuentra en el cierre de los mismos dada la suscripción de los nuevos compromisos laborales y comportamentales para la vigencia 2017. 3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa 3.1.1.1 peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos

La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

De acuerdo a lo anterior, el proceso de Atención al Usuario presentó durante el período evaluado el Informe trimestral pormenorizado del trámite de PSQR´s, el cual se encuentra publicado en el link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos Es importante señalar que el Grupo de Atención a la Ciudadanía realizó un riguroso seguimiento y acompañamiento semanalmente a las dependencias que tienen comunicaciones asignadas para evitar respuestas extemporáneas.

Así mismo, se cumplió con la publicación mensual del registro público de peticiones recibidas en la Entidad, en cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, como se puede consultar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

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En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Con corte a 31 de diciembre, los resultados se ubicaron en el 100% de cumplimiento frente a la meta de 80%. De acuerdo con la información reportada por el Grupo de Atención a la Ciudadanía, se obtuvo un 99% de cumplimiento frente a la meta de 100% en la oportunidad de respuesta a las PSQRD allegadas a la Entidad al 31 de diciembre de 2016. Por último, cabe resaltar que la Oficina de Control Interno efectuó evaluaciones semestrales al trámite y respuesta a las PSQRD, como se puede observar en http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx. 3.1.1.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos

Durante el período evaluado, no se presentaron resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos, dado que los mismos fueron reportados en los Informes Pormenorizados de los períodos anteriores y los resultados presentados, correspondían a la gestión de la vigencia 2015. Actualmente, el Grupo de Atención al Usuario – Oficina de Planeación se encuentra en términos para aplicar las evaluaciones correspondientes a la gestión de la vigencia 2016.

Otros Indicadores • La satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta el DAPRE se

ubicó en el 100% de cumplimiento, frente a la meta de 80%.

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información analizada por la Oficina de

Planeación en el indicador satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta

el DAPRE, se observa que el 90.24% de los usuarios que respondieron las encuestas, otorgó una

calificación entre 4.0 y 5.0 a la atención de las solicitudes recibidas en el segundo semestre del

año 2016 de: Publicación de Hojas de Vida – aspirantes; Campañas publicitarias de las Entidades

Públicas del Orden Nacional, Comisiones al exterior y otro procedimiento administrativo: visitas

guiadas a la Casa de Nariño.

Por otra parte, para el segundo semestre de 2016, se obtuvo una calificación general

consolidada de 4,34, mejorando en 3 puntos porcentuales frente a la calificación obtenida en

el primer semestre de 2016.

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx

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3.1.1.3 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional con corte 31 de diciembre de 2016, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 93.02% ubicándose en un rango sobresaliente, que corresponde a la validación realizada de los 43 requisitos a cumplir de los 11 componentes.

Fuente: Presentación CIDEA corte 31/12/2016

De lo anterior se observa que la información de los 11 componentes se encuentra publicada, pero debe actualizarse en los componentes de: Gestión Documental, en cuanto al índice de la información de acuerdo con la estructura del DAPRE y el histórico de información de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2014 a publicar a 31 de diciembre de 2016; y en el componente de PSQRD, en cuanto a incluir el Informe de solicitudes y denuncias con sus respectivos tiempos de respuesta. La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento en forma semestral y lo registró en la actividad Efectuar seguimiento a la publicación de la Información en la Página Web primer y segundo semestre del Plan de Acción 2016, actividad que se mantuvo con la misma periodicidad para la vigencia 2017.

3.2 Fuentes de Información Interna

Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso.

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La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE - Módulo Documentos.

Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE

Los Responsables de los Procesos durante el período evaluado, garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes, como se detalla en el numeral 1.2.2.1 Divulgación de Procedimientos del presente documento. Otros Indicadores • La satisfacción del cliente interno se encuentra ubicada en el 100% de cumplimiento, frente

a la meta de 90%.

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información analizada por la Oficina de

Planeación en el indicador satisfacción del cliente interno, se observó que el resultado

consolidado de los servicios calificados por los clientes internos durante el cuarto trimestre de

2016, muestra un nivel de satisfacción del 97.64%.

Por otra parte, el resultado consolidado indica que de 1178 personas que respondieron las

encuestas, 1159 dieron una calificación entre 4 y 5 a los servicios recibidos durante el cuarto

trimestre de 2016, es decir, que el 98.39% de los clientes internos estuvieron satisfechos con los

servicios recibidos durante el periodo reportado. Los 8 servicios evaluados obtuvieron una

calificación consolidada de 4.87.

3.3 Política de Comunicación del DAPRE Durante el período evaluado, la Entidad adoptó el Manual de Comunicación Interna y Externa M-SA-01 registrado en el SIGEPRE, el cual incluye el componente del plan de comunicaciones.

En cuanto al Plan de sensibilización y divulgación del SIGEPRE, se reportó el cumplimiento del mismo en el Informe Pormenorizado de Control Interno del período anterior. 3.4 Gestión Documental Durante el período evaluado, el Manual de Gestión Documental no presentó ajustes, la versión que actualmente se aplica es la No. 13 del 30 de marzo de 2016.

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3.5 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período evaluado, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del SIGOB Los bienes a través de ALADINO Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de HOMINIS Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del Sistema Gestión de Comisiones Entre otros.

Cronograma ISO 27001 Durante el período evaluado, el Área de TICS reportó un avance del 63.68% de cumplimiento en el cronograma ISO 27001, como se detalla a continuación:

Norma Avance

Objetivos de Control y Controles de Referencia (114) Anexo A norma ISO 27001

76.80 %

Generalidades 50.56%

Porcentaje de implementación (Promedio) 63.68% Fuente: Presentación CCSCI corte 31 de diciembre 2016 – Estado actual avance

Durante el período, no se actualizó el Manual de Políticas de Seguridad de la Información, la versión vigente corresponde a la No. 6 del 26 de agosto de 2016. Por último, la Oficina de Control Interno realizó auditoria con el fin de evaluar la gestión integral del Proceso de Tecnologías y Sistemas de la Información. Actualmente, el proceso se encuentra ejecutando el plan de mejoramiento respectivo. 4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.