informe del consejo de vigilancia 2010
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PRESENTACIÓN DEL INFORME DEL CONSEJO DE VIGILANCIA 2010TRANSCRIPT
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0011//0011//22001100 –– 3311//1122//22001100
El Consejo de Vigilancia es el órgano encargado de supervisar las actuaciones del
Consejo de Administración, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 30 de la Ley de
Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, según Gaceta
Oficial Nº 38477 de fecha 12/07/06 y acorde al Artículo 59 de Los Estatutos Vigentes
de CAPAUPEL IPMAR, a la fecha, por consiguiente, presenta el siguiente informe
correspondiente al año fiscal 2010 de cada una de las actividades reseñadas en acta
por el Consejo de Vigilancia.
Integrantes del Consejo de Vigilancia.
El actual Consejo de Vigilancia, está integrado por las siguientes profesoras:
Presidenta, Romelia Elvira Báez, Suplente Yolanda Quintero de Freneites,
Vicepresidenta, María Rosa Simonelli, Suplente Luisa Martínez y Secretaria,
Nieves Alida Acosta, Suplente Reina Galindo; quienes con responsabilidad y
apego a la Ley, presentan las siguientes actividades que responden a las
funciones señaladas en la Ley, Reglamentos, Estatutos
y, en atención a las decisiones tomadas en las
Asambleas de Asociados.
INTRODUCCIÓN
El Consejo de Vigilancia fiel a sus funciones y a los criterios que
determinaron que la mayoría de los asociados, decidieran confiar tales
tareas y funciones en este equipo, ha venido cumpliendo para el beneficio
de todos, con el trabajo que le corresponde.
Somos un Consejo de Vigilancia que como lo dice la Ley de Cajas de
Ahorro, Fondos de Ahorros y Asociaciones de Ahorros Similares y los
Estatutos de la Caja de Ahorro y Préstamos de CAPAUPEL- Maracay se
encarga de:
- Supervisar las actuaciones del Consejo de Administración.
- Supervisar las decisiones de la Asamblea y los Actos
Administrativos emanados de la Superintendencia de Cajas de
Ahorros.
- “Vigilar que la administración de la Caja de Ahorro y Préstamo se
efectúe con eficiencia y eficacia.”
- “Vigilar que la contabilidad de la Caja de Ahorro y Préstamo sea
llevada con apego a los principios y normas universalmente
aceptadas” como: Rectitud, Honestidad, Justicia, Ética, Orden,
Transparencia, Responsabilidad y Objetividad, entre otras.
- Revisar las cuentas y hacer los arqueos de Caja necesario.
- Analizar la Memoria y Cuenta del Consejo de Administración y
emitir juicios sobre su contenido.
- “Revisar por lo menos trimestralmente, toda la documentación
correspondiente a las operaciones e inversiones de la Caja de
Ahorro y Préstamo cualquiera que fuera su índole a fin de
determinar si están ajustadas a las disposiciones de la Ley.
- “Velar porque el Consejo de Administración informe por lo menos
una vez al año el estado de cuenta a cada Asociado”.
El presente Consejo de Vigilancia a partir del mes de mayo del año 2010 determinó
separarse del Consejo de Administración, en vista de las continuas divergencias entre
ambos y al respecto, se estableció separar las reuniones, atendiendo a las Funciones
del Consejo de Vigilancia contempladas en la Ley y Estatutos de CAPAUPEL-IPMAR.
Esta decisión ha ocasionado que el Consejo de Vigilancia colabora menos con las
actividades que le corresponden al Consejo de Administración y se enfoque más en
sus propias funciones.
Actividades del Consejo de Vigilancia
Enero 2010 a Diciembre 2010
En atención a los Estatutos de la Caja de Ahorro y Préstamo del Personal
Académico de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador,
Instituto Pedagógico de Maracay, de acuerdo al Artículo 64, numeral 6;
presenta a la Asamblea el informe anual de los resultados obtenidos con
motivo de su actuación:
Supervisó el cumplimiento del cronograma del Consejo de Administración, con
respecto a la redacción de la Memoria y Cuenta correspondiente al año Fiscal
2009.
Participó rigurosamente en la revisión y aprobación de la Memoria y Cuenta del
Consejo de Administración de CAPAUPEL IPMAR, Año 2009.
Se revisaron 5 firmas contables: Volcán y Asociados, Peraza y Asociados,
Zapata y Asociados, Yepez Brito y Asociados y Maricela Sánchez.
De las propuestas presentadas se seleccionó la firma de
Volcán y Asociados porque además de cumplir con los requisitos exigidos por
la Ley, presentó la mejor oferta económica.
Asistió a la presentación del Informe realizado por la firma auditora: Albarrán y
Asociados que hizo la auditoría correspondiente al año 2009. Y recomendó al
Consejo de Administración hacer Inversiones para lo cual dio algunas
orientaciones. En fecha posterior los dos Consejos hicieron el análisis en
conjunto.
Se revisaron las solicitudes de préstamo aprobadas para la adquisición de
vehículo considerando que las pólizas de seguros de vehículos y de vida sean
de compañías reconocidas y registradas ante la superintendencia de seguros
establecidas por el Estado.
Intervino en el análisis del ajuste salarial de los empleados administrativos de
acuerdo a los cambios establecidos por el Ejecutivo Nacional y el Presupuesto
contemplado por el Consejo de Administración y se aprobó un aumento del
20% al Personal Administrativo a partir del mes del 01 de Mayo de 2010.
Analizó los pro y contra del aumento por honorarios profesionales del Asesor
Jurídico Eduardo Dávila, solicitado por él mismo mediante comunicación escrita.
Al respecto el Consejo de Vigilancia determinó visitar a la Procuraduría del
Ministerio del Trabajo con fines de aclarar algunas dudas referentes al contrato
laboral del Asesor Jurídico.
La Procuradora indico: Las Cajas de Ahorro son instancias sin fines de lucro, es
irregular que un asesor a la vez asociado tenga un sueldo y un contrato
indefinido. Si el desenvolvimiento de la Caja no amerita la intervención fija del
personal jurídico, debe más bien recurrirse a la colaboración de un abogado
asociado.
La procuradora aclaró que los contratos de servicio prorrogados en el tiempo
pierden esencia y se convierten en contratos laborales y su subordinación con
pago fijo genera prestaciones sociales. Por otra parte, si fuese necesaria la
contratación de servicios de un abogado, el contrato debe ser revisado por otro
abogado externo. No debe hacerse por un período mayor de 9 meses y hacer
pausas sin contratación con el mismo abogado, por lo menos de 3 meses. En
el caso de existir necesidades legales conocidas, elegir otro abogado. El
Consejo de Vigilancia recomienda al Consejo de Administración prescindir del
servicio fijo del Asesor Legal y recurrir a su asesoría solamente en casos
especiales.
Aquellos asociados que solicitan el préstamo para la adquisición de vehículo y
requieran el trámite de documentos, tienen la libertad de elegir el abogado, ya
que es el asociado y no la Caja, cubre los honorarios profesionales.
Supervisó y estuvo atento durante el operativo de óptica Cristal Plus realizado
en la sede de CAPAUPEL el día 27/05/10 donde los asociados fueron
atendidos para el examen visual y la adquisición de monturas a un costo
razonable y mediante créditos por la caja, sin costo alguno por la evaluación
médica. Lamentablemente, no se llegó a firmar un convenio que generara algún
beneficio económico a CAPAUPEL-IPMAR.
Posteriormente en junio de 2010 se recibió oferta de servicio de Óptica Sierra
proponiendo convenio con el compromiso de dejar el 10% a CAPAUPEL.
Lamentablemente no se llegó a ningún acuerdo
El Consejo de Vigilancia realizó diligencias sobre beneficios sociales para los
asociados, entre sus diligencias consiguió la visita a nuestra sede de
FUNDAFARMACIA siendo la regente en el estado Aragua, la Dra. Mirna Solano
quien explicó que dicha empresa tiene 21 años de fundada a nivel nacional y
garantiza medicinas al más bajo costo del mercado, ya que compran
directamente a los laboratorios Nacionales y Internacionales.
Indicó que existen 27 farmacias distribuidas en todo el país, dos en el estado
Aragua y una en la Victoria. Con la posibilidad de intercambiar entre las sedes
para conseguir cualquier medicamento al momento de una contingencia.
Ofreció convenio para CAPAUPEL de prepago y también propuso entrega a
domicilio.
Independientemente del convenio, ofreció a CAPAUPEL una Feria de Salud a
realizarse a finales del mes de Septiembre o principios del mes de Octubre,
para la que traería equipos y médicos que atenderían al público para experticias
de exámenes de diabetes, tensión y el suministro de muestras médicas. La
población la determinaría CAPAUPEL con antelación, para ellos tomar
previsiones al respecto.
Lamentablemente, el Consejo de Administración no le dio importancia a la
ejecución de ambas actividades.
El Consejo de Vigilancia diligenció entrevista con empresa de Planes de
Turismo. En reunión conjunta con el Consejo de Administración la empresa de
Viajes denominada: ABC Destinos ofreció viajes nacionales e Internacionales;
excursiones y paseos de esparcimiento a nivel nacional con ofertas y
descuentos para nuestros asociados. Además, el convenio establecería el
10% de los montos para CAPAUPEL; con financiamiento por la Caja o en su
defecto por una entidad bancaria donde el usuario del servicio tenga cuenta
nómina y para cancelar en 10 meses.
También ofreció un pasaje gratuito por cada 12 personas que lo adquiriesen.
El mismo puede ser rifado o vendido con el aporte económico consecuente
para CAPAUPEL.
Lamentablemente, tampoco se cerró un convenio con esta empresa, y hasta el
momento, de los viajes promovidos en los últimos años por CAPAUPEL, nunca
se ha obtenido un beneficio que involucre a todos los asociados.
El Consejo de Vigilancia se inclina por la consecución de promociones y
convenios para servicios sociales a favor de los asociados; sin embargo,
también de manera sine qua non vigila que los mismos generen beneficios
económicos para CAPAUPEL, ya que, por el contrario, los mismos generan
gastos administrativos.
Estuvo atento al cumplimiento en cuanto a la planificación y publicación de la
Convocatoria a las Asambleas (ordinaria y extraordinarias) conforme a la Ley,
Reglamentos y Estatutos vigentes.
Organizó y asistió a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias conjuntamente
con el Consejo de Administración.
Apoyó la publicación en Pancartas y Diarios Locales de la convocatoria para la
realización de la Asamblea Ordinaria que se realizó el 17 de marzo de 2010 y
las Asambleas Extraordinarias realizadas el 30 de Noviembre 2010 (proyecto de
presupuesto) y el 07 de Diciembre de 2010 (Seguro HCM).
Revisó semanalmente las solicitudes de préstamos, cheques emitidos, estados
de cuenta y otros documentos relacionados con los préstamos otorgados.
Vigiló el cumplimiento sobre deudas contraídas y el pago oportuno de los
préstamos solicitados por los asociados. Estuvo atento a los informes del
estado deudor de los asociados que de alguna manera y por algún motivo, han
trasgredido los principios y normas establecidos en la Ley de Caja y los
Estatutos de CAPAUPEL, para su buen funcionamiento.
Inspeccionó los procesos de otorgamiento de préstamos de acuerdo a la
disponibilidad y capacidad de pago del asociado.
Constató la entrega de consignaciones económicas a los familiares herederos
de los Asociados Titulares fallecidos en relación al Montepío y Liquidación de
Haberes.
Revisó la solicitud y aprobación de financiamiento de la Licenciada Carmen
Ramírez (gerente administrativo) y el Licenciado Carlos Granado (asistente
contable) para asistir a la XIII Jornadas de Actualización Profesional del
Contador Público.
Revisó las solicitudes de Retiros Parcial y Total de los Asociados, de acuerdo a
lo establecido por los estatutos de CAPAUPEL.
Revisó el expediente de cada crédito aprobado para la adquisición de vehículo y
así mismo estuvo atento a la firma del contrato notariado entre CAPAUPEL y el
Asociado.
Revisó y vigiló semanalmente las colocaciones, movimientos, fideicomisos,
certificados y otras transacciones realizadas en las entidades bancarias. Como
también la cuota patronal que adeuda desde hace 7 meses.
Participó conjuntamente con el Consejo de Administración en el análisis de
propuestas para la póliza de seguro HCM. El Consejo de Vigilancia atendió
visitas de otros corredores de seguros que sustentaron pólizas de exceso con
el colectivo de CAPAUPEL. No habiendo terminado de hacer un análisis
exhaustivo de las cotizaciones, en asamblea realizada el 07 de Diciembre, se
aprobó renovar con Seguros Pirámide. En tal oportunidad y por tal motivo, la
presidenta del Consejo de Vigilancia salvó en plenaria, su voto.
Supervisó los Balances Trimestrales de la Caja de Ahorro y el envío de los
mismos a la Superintendencia de Cajas de Ahorro, en los lapsos establecidos.
Estuvo atento a la realización de visitas a la Superintendencia, Registro
Principal, Notaría Pública y Entidades Bancarias para el cumplimiento de los
requisitos establecidos en la normativa legal vigente.
El Consejo de Vigilancia estuvo pendiente de la renovación de la Póliza HCM
del personal administrativo de CAPAUPEL y se percató de que los miembros
estuviesen satisfecho, por consiguiente, continuaron con Qualitas Seguros.
Participó junto al Consejo de Administración en conversaciones con el grupo de
apoyo encargado de la actualización de la página Web.
Supervisó la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos e
Inversiones para el Año 2011. El mismo fue presentado por el Consejo de
Administración el 30 noviembre de 2010, a la Asamblea de Asociados, y fue
aprobado.
Intervino en la búsqueda y selección del obsequio navideño entregado por
CAPAUPEL en 2010. El Consejo de Vigilancia visitó las empresas: Distribuidora
Flor de Aragua, Distribuidora del Llano, Cacao Fino de Aroma C. A., con el fin
de solicitar presupuestos que fueron presentados en el Consejo de
Administración.
Revisó la nueva contratación de la Empresa SIMPADSA, encargada
mensualmente de la atención del sistema operativo que utiliza CAPAUPEL.
Se renovó el Contrato del 01 Abril del 2010 al 30 de Marzo del 2011 por 1000
Bs F.
Analizó la renovación del contrato con SISTEQUIPOS, empresa encargada del
mantenimiento de los 2 equipos de producción de fotocopias en CAPAUPEL. Se
firmó por 8 meses y por Bs. 2912,00 más 349, 44 correspondiente al IVA.
Chequeó la escogencia de uniformes del Personal Administrativo. De acuerdo a
la asignación presupuestaria se aprobó en asamblea la cantidad de Bs F 666,67
para cada uno de los seis (6) trabajadores de la Caja.
Analizó el salario del Personal Administrativo y se aumentó en un 20%,
pagadero a partir del 01de Mayo de 2010.
El Consejo de Vigilancia solicitó al Consejo de Administración explicación y
copia del convenio con la empresa Movistar con el fin de conocer los beneficios
económicos que representa para CAPAUPEL la incorporación de asociados a
los planes corporativos de esa empresa. Aunque este informe corresponde al
año 2010, es de hacer notar, que para la fecha de esta presentación aún no
hemos recibido respuesta, El Consejo de Vigilancia hace hincapié ante todos
sus asociados y ante el Consejo de Administración, de que los convenios y/o
contratos deben obedecer a un servicio que además de ser conveniente para
los asociados en lo individual debe representar una ganancia económica para
CAPAUPEL, pues es bien sabido, que cualquier acuerdo con empresas genera
mayor gasto de materiales y de tiempo para el Personal Administrativo, y no se
justificaría el mismo. En este caso particular, no ocurriría por una sola vez, sino
que habría mayor producción de cuentas por revisar mensualmente sin ningún
tipo de ingreso para CAPAUPEL.
Se revisó la consideración del aumento de Bs F por jornada de trabajo a la Sra.
Nelly Ramos quien funge como personal de mantenimiento de la asociación, se
le otorgó un aumento del 40% llegando su jornada diaria de 35 Bs F.
En vista de no haber recibido aun respuesta de comunicación enviada a la
Superintendencia sobre dos decisiones tomadas por la Asamblea Ordinaria
efectuada el 17 de Marzo de 2010, sobre la eliminación o modificación de los
términos: “Aprobó”, y “Se insta”; el Consejo de Vigilancia se dirigirá
personalmente a SUDECA con la finalidad de aclarar la situación: en el
Diccionario de la R.A.L el término Aprobar significa estar de acuerdo, e Insta
significa reiterar, insistir. Ambos significados son coherentes con los
planteamientos expresados. Por otra parte, en los informes de años anteriores
el Consejo de Vigilancia utilizó el término “Aprobó”, y en ninguna de esas
oportunidades se recibieron observaciones de SUDECA al respecto.
Durante el año 2010 las tasas de interés bancarios se mantuvieron
aproximadamente iguales que el año anterior, lo que permitió que los
dividendos de este año se hayan mantenidos parecidos a los anteriores. Sin
embargo, el Consejo de Vigilancia se siente obligado advertir a nuestros
Asociados que los primeros tres meses que han transcurrido hasta la entrega
de este Informe, se ha podido observar que los Intereses Bancarios han bajado
sustancialmente, estando algunas colocaciones en 6%, 7% y 8%.
Este panorama, más la deuda patronal y la carencia de otros tipos de ingresos
nos hace considerar en proyección que las ganancias de este año 2011
disminuirán y por ende también los dividendos que se entregarán en el año
2012.
Esta situación se agrava si consideramos el excesivo egreso por vía de gastos
fijos. Se hace necesario reorientar las actividades de CAPAUPEL, buscar
mecanismos para incrementar los ingresos y reducir los gastos.
Como último punto, el Consejo de Vigilancia, en su función contralora
apegándose a los Estatutos de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y
Asociaciones de Ahorro Similares y los Estatutos de CAPAUPEL insta a los
miembros del Consejo de Administración, para que estén atentos a revisar y
cumplir con los propósitos que se establecieron al inicio de su gestión, a fin de
concretar las metas y lograr que CAPAUPEL IPMAR pueda ser una caja de
ahorros más productiva, próspera y eficiente en el beneficio económico y social
de sus asociados.