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INFORME CUATRIMESTRAL DEL AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Mayo – Agosto de 2013
Directora Ejecutiva María del Pilar Restrepo Mesa
Medellín Septiembre de 2013
INFORME POR MENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: Aida Zulima Escobar Correa
Período evaluado: Mayo 2013 – Agosto 2013
Fecha de elaboración: 12 de Septiembre de 2013
1. Reseña Fundación EPM
La Fundación Empresas Públicas de Medellín, es una persona jurídica, sometida
al derecho privado, sin ánimo de lucro, de utilidad común e interés social, de
nacionalidad colombiana que tiene su domicilio en la ciudad de Medellín,
Departamento de Antioquia, República de Colombia. La Fundación denominada
Empresas Públicas de Medellín podrá utilizar también como nombre para todos los
efectos la sigla FUNDACIÓN EPM.
El objeto de la Fundación EPM, estará enmarcado siempre en la política de
Responsabilidad Social Empresarial y guiado por el criterio del desarrollo
sostenible, y comprenderá el desarrollo de actividades para el fomento de la
innovación, investigación científica, desarrollo tecnológico, participación
comunitaria y de medio ambiente, proyección institucional, social, educativa y
cultural en los campos relacionados con los servicios públicos domiciliarios y las
telecomunicaciones, así como las actividades complementarias y conexas, propias
de todos y cada uno de ellos. Dicho objeto podrá ejercerse dentro o fuera del
territorio nacional.
La Fundación EPM a través del tiempo se ha encaminado a atender una serie de
necesidades sociales por medio de diferentes programas y espacios. Sus
acciones se fundamentan en la Política de RSE del Grupo EPM y comprenden:
El desarrollo de actividades para el fomento de la innovación Investigación científica Desarrollo tecnológico Participación comunitaria Medio ambiente Proyección institucional, social, educativa y cultural en los campos
relacionados con los servicios públicos domiciliarios y las telecomunicaciones.
Misión: Somos promotores del desarrollo sostenible de las comunidades donde
opera el Grupo EPM.
Visión: En el 2022 seremos reconocidos como promotores de sostenibilidad en las
comunidades donde opera el Grupo EPM.
Líneas estratégicas:
Acceso al conocimiento y la educación
Cuidado, uso y mejoramiento de los recursos naturales y los servicios
públicos domiciliarios
Inclusión digital y apropiación de las TIC
Fundadores: (Artículo 4 Estatutos).
Los fundadores de la Fundación Empresas Públicas de Medellín, son las
Empresas Públicas de Medellín E.S.P., el Fondo de Empleados de las Empresas
públicas de Medellín FEPEP, la Universidad Pontificia Bolivariana U.P.B., la
Universidad EAFIT y la Fundación Universitaria CEIPA.
Parágrafo: Se reconoce a EPM Telecomunicaciones S.A. E.S.P. la condición de miembro fundador, en su calidad de aportante dentro de los recursos entregados originalmente por las Empresas Públicas de Medellín E.S.P.
Gobierno, Dirección y Fiscalización. (Artículo 8 Estatutos).
La Fundación EPM está gobernada y dirigida por la Asamblea General, por el
Consejo Directivo y por el Director Ejecutivo. La fiscalización estará a cargo del
Revisor Fiscal.
Disolución y Liquidación. (Artículo 23 Estatutos).
La Fundación EPM podrá disolverse por causas legales o por decisión unánime de
los fundadores. Una vez disuelta la Fundación por decisión de la Asamblea
General se procederá a la liquidación por medio de un liquidador designado por
unanimidad por dicha Asamblea. Disuelta la Fundación, sus bienes y el producto
de los mismos, serán traspasados una vez pagados los pasivos a favor de
terceros, a otra fundación que será definida en Asamblea, para que esta continúe
desarrollando las actividades que se mencionan en el artículo 2, en cumplimiento
del objeto.
2. Informes detallado en relación con los Subsistemas de Control del MECI
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
El subsistema de Control Estratégico se estructura considerando tres
componentes: Ambiente de control, direccionamiento estratégico y administración
de riesgos, sobre los cuales se pueden precisar los siguientes asuntos:
Avances
1. Para el componente ambiente de control, se observa:
La Fundación EPM cuenta con una misión y visión definidas y conocidas
por el personal.
La Administración de la Fundación EPM proporciona los recursos humanos
y la infraestructura requerida para avanzar en el desarrollo de las funciones
y deberes y cumplimiento de los objetivos institucionales.
Específicamente para el elemento estilo de dirección se observa el
compromiso de parte de la Alta Dirección de la Fundación EPM para
orientarla de acuerdo a los principios y valores previamente identificados y
establecidos por la Fundación EPM.
2. Del componente direccionamiento estratégico se cuenta con una estructura
organizacional flexible, acorde con las disposiciones legales, la que permite la
actuación y adaptabilidad ante la variabilidad de sus programas.
En relación con el elemento planes y programas, la Fundación EPM cuenta con
un plan estratégico corporativo diseñado por los consultores Human Capital, el
cual consideró lineamientos del Grupo EPM, de la Asamblea General y el
Consejo Directivo. Dicho plan puede constituirse en la carta de navegación de
la Fundación EPM, dado que el mismo, establece aspectos, como la misión, la
visión, y la visión estratégica en el corto, mediano y largo plazo, los objetivos
estratégicos, entre otros.
Debilidades
1. Componente ambiente de control:
Este componente, está constituido por tres elementos, así: acuerdos,
compromisos o protocolos éticos, desarrollo del talento humano y estilo de
dirección.
a. Para el elemento acuerdos, compromisos o protocolos éticos, se evidencia:
Formalmente desde la Alta Dirección, no se ha definido el Sistema de
Control aplicable, ni las políticas de control interno aplicables en la
Fundación EPM. Se evidenció la incursión en la implementación del MECI
en el año 2008-2010; sin embargo, este modelo estándar de control interno
o cualquier otro modelo de control no se encontraron reglamentados, ni en
operación. A partir de la información disponible se pudo establecer que el
Sistema de control aplicado en la Fundación EPM es el MECI.
No se evidencia la conformación y organización del equipo MECI.
La Fundación EPM, no cuenta con un ambiente de control adecuado que propenda por el mejoramiento continuo de su gestión. Se evidencia la expedición de algunos documentos como el Código de Ética, promulgado en el 2010, no obstante, el mismo es general y no ha sido actualizado o modificado pese los cambios suscitados en materia legal y en el alcance de sus operaciones y programas y dinámicas organizacionales.
b. Para el elemento desarrollo del talento humano, se presenta:
Se ha definido la estructura organizacional del personal de planta; sin embargo, no se cuenta con una estructura organizacional adicional, completa o integral, que incluya el personal contratado por outsourcing y el relacionamiento de estos con el personal de planta.
No se cuenta con un manual de funciones y competencias laborales donde se definan las funciones y competencias laborales requeridas por los empleados.
No se cuenta o se han creado programas de bienestar para los empleados.
No se cuenta o se han creado planes de incentivos para los empleados.
No se ha cuenta con un plan institucional de formación y capacitación.
No se han definido planes de reinducción del personal específicos frente a novedades o cambios técnicos, organizacionales y/o normativos.
c. Estilo de dirección.
No se observan mecanismos formales a través de los cuales se realice la divulgación de la cultura institucional, los principios, los valores de la entidad, los principios éticos (Código de ética), entre otros. Complementariamente, no se tiene centralizada la información institucional de forma que pueda ser consultada fácilmente por los empleados.
No se cuenta con mecanismos formalmente documentados para el seguimiento de las políticas adoptadas.
No se observan lineamientos o instrucciones formales establecidas para la implementación del Modelo MECI u otro tipo de Sistema de Control Interno en la Fundación EPM.
2. Componente direccionamiento estratégico, compuesto por los siguientes
elementos: planes y programas, modelo de operación por procesos y
estructura organizacional.
a. Planes y programas
En lo relacionado con el elemento planes y programas, es necesario revisar
las políticas y mecanismos que ha establecido la Fundación EPM para la
divulgación de su plan estratégico, así como el plan de contratación, y plan
operativo/acción 2013, dado que se pudo evidenciar que no hay mucha
claridad con respecto a ello por parte de algunos de los empleados.
Complementariamente, la Fundación EPM no efectúa seguimientos a la
ejecución del plan estratégico.
Respecto al plan estratégico, la Fundación EPM debe propender por
estructurar el plan de acción a mediano y largo para alcanzar la visión
esperada.
b. Modelo de operación por procesos:
En lo que corresponde al elemento modelo de operación por procesos, en
la Fundación EPM está en actualización y redefinición, la Fundación EPM
identificó los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y
se encuentra retomando las caracterizaciones disponibles (la mayoría
desactualizadas) y complementando las correspondientes a los procesos
sobre los que no se tenían definidas.
c. Estructura organizacional.
No se cuenta con un Manual de funciones. El Manual permitiría configurar
integral y articuladamente los cargos, las relaciones y los niveles de
autoridad y responsabilidad, así como las interacciones entre los diferentes
equipos de trabajo.
Se presenta centralización del conocimiento institucional en algunos
funcionarios y rotación permanente del personal clave que debilita la
institucionalidad y generan rupturas en los proceso adelantados.
d. Componente administración de riesgos, la Fundación EPM ha efectuado la
identificación de una serie de riesgos institucionales (generales), al igual que
los riesgos asociados a algunos de los procesos de la institución. Sin embargo,
estaba pendiente la revisión y actualización de los mismos.
Complementariamente, se evidencia la política general de administración de
riesgos emitida en el año 2007, la misma no ha sido actualizada anualmente, ni
ha sido divulgada con los empleados, por lo que no es aplicada o conocida por
la mayoría de ellos.
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
El subsistema Control de Gestión está conformado por tres componentes,
actividades de control, la información, y comunicación pública.
Avances
1. En lo que corresponde elemento comunicación informativa se debe destacar la
actualización permanente de las páginas WEB relacionadas con los programas
Red de Bibliotecas, Biblioteca EPM y Medellín Ciudad Inteligente, así como la
realización de programas radiales que han permitido dar a conocer los
servicios y logros de la Fundación EPM, y la gestión que se ha realizado a
través de los programas y proyectos de la Fundación EPM
2. Sinergias con el grupo EPM que permiten el apoyo en métodos, procesos y
procedimientos, en el fortalecimiento que actualmente adelanta la Fundación
EPM.
3. En el elemento Medios de comunicación, se observa el uso de variados medios
de comunicación y difusión de los diferentes programas y proyectos de la
Fundación EPM a sus grupos de interés.
Debilidades
1. Componente Actividades de Control, para este componente aún no se
dispone de la caracterización de todos los procesos identificados por la
Fundación EPM, por lo anterior, los mismos aún no se han puesto en marcha.
Esta situación genera que algunas de las actividades que se ejecutan por la
Fundación EPM, se lleven a cabo de acuerdo al conocimiento y experiencia del
empleado responsable, y no permiten que estos procesos se convierta en una
guía de observación y consulta permanente de todos los empleados y
colaboradores de la Fundación EPM.
Con respecto a los elementos de este componente se tienen:
Elemento - Políticas de Operación: se han identificado políticas y
manuales adoptadas por parte de la Fundación EPM, en temas como:
contratación, procedimientos de contratación, así como condiciones y
disposiciones aplicables a proveedores, y/o servicios adquiridos y requisitos
legales en desarrollo de las funciones, manual de interventoría, inversiones,
conflicto de intereses, administración de riesgos, manejo de activos, manejo
de la información, seguridad informática, entre otros. Sin embargo, estos
lineamientos no se encuentran actualizados frente a los cambios
normativos y a la realidad operacional de la Fundación.
Complementariamente, la Fundación EPM cuenta con un conjunto de
políticas, manuales, procesos, procedimientos, y hoja de vida de
programas, pero no se cuenta con un documento de consolidado de
políticas de operación o con definición de políticas en todos los procesos de
forma que se definan los límites y parámetros para ejecutar las actividades
y procesos en cumplimiento de los planes y programas desde todos los
aspectos administrativos, técnicos/operativos y financieros.
Se cuenta con herramientas de gestión, evaluación y toma de decisiones
como el plan de contratación; sin embargo, a esta herramienta no se le
realiza el monitoreo permanente y continuo, ni se realizan las explicaciones
y reprogramaciones de los diferentes ítems, ni se confronta
permanentemente con el flujo de caja respectivo.
No se cuenta con lineamientos formales que permita unificar y verificar las
obligaciones de la Fundación EPM, las fechas de vencimiento y el tipo de
información requerida para el cumplimiento de algunos aspectos legales
como:
Naturaleza jurídica de la Fundación EPM y alcances derivados de ser
entendida como organización mixta privada, así como organismo de
segundo grado descentralizado. (Análisis de diversos conceptos
entregados a la FEPM).
Rendición de cuentas a la Gobernación de Antioquia (órgano de
control),
Rendición de cuentas a la Contraloría General de Medellín
Publicación y registro de los diferentes contratos en el SECOP. La
Fundación EPM evaluará la inscripción en este aplicativo y la
metodología aplicable.
Formalización de contratos relacionados con los bienes recibidos en
Comodato, y relaciones de administración de bienes con EPM. Así
como el registro contable que debe hacerse de estos bienes de acuerdo
al tipo de contrato (No se evidencian registros de los bienes muebles e
inmuebles recibidos en Comodato).
Definición de Políticas contables.
Elemento - procedimientos: se pudo evidenciar que la Fundación EPM ha
caracterizado un número importante de procedimientos. Sin embargo, se
observa que la Fundación EPM no ha puesto en marcha la aplicación de
los procedimientos identificados y caracterizados, o estos se encuentran
desactualizados, o no han sido suficientemente divulgados.
Elemento - controles: la Fundación EPM ha venido diseñando estos
controles con la caracterización de los procesos, sin embargo éstos están
pendientes por implementación.
Elemento – indicadores: la Fundación EPM formuló algunos indicadores
para sus procesos; sin embargo, los mismos aún no se están aplicando y/o
midiendo, por tanto, no permiten efectuar el control de aquellas variables
críticas identificadas para los planes y procesos de la Fundación EPM, por
consiguiente no se constituyen en un sistema de información a partir del
cual se puedan formular acciones que propendan por el mejoramiento
continuo de la Fundación EPM.
Elemento - Manual de Procedimientos o Manual de Operaciones: la
Fundación EPM no cuenta con un Manual de procedimientos; cuenta con
una serie de procedimientos caracterizados y escritos; en estos se han
establecido interacciones y se han asociado con procedimientos que
establecen su ejecución; sin embargo, los mismos no han sido actualizados
en su gran mayoría desde el año 2011, ni se les han revisado y/o
construido los indicadores para medir la eficacia, eficiencia y efectividad de
los mismos.
El tener un manual de operaciones permitirá que todos los empleados
sepan que hacer en el día a día y sobre todo cómo hacerlo para beneficio
final de la Fundación EPM y de los beneficiarios de sus programas y grupos
de interés permitiendo así una mayor eficiencia en las operaciones diarias.
2. Componente - la información, frente a este componente se observa:
La Fundación no ha definido una política y un plan de comunicaciones para la
organización.
La Fundación no tiene definido formalmente las políticas de atención a los
usuarios/beneficiarios, ni un área de atención al usuario/beneficiarios y/o
ciudadanía.
La Fundación no ha definido un procedimiento de quejas, reclamos,
sugerencias, felicitaciones, derechos de petición, entre otros. Ni ha oficializado
el mecanismo para recolectar, controlar y consolidar este tipo de
requerimientos de las personas externas o internas a la organización.
La Fundación EPM no ha segregado como corresponde la información interna
y externa que se maneja en su interior.
En lo que respecta a la información interna se tiene el listado maestro de
documentos internos (políticas, procesos, procedimientos, instructivos,
manuales, lineamientos, etc) el cual se encuentra en revisión y
actualización.
En lo inherente a la información externa no se cuenta con la definición de la
jerarquización normativa interna (autoregulación) ni con el normograma
institucional, ni los específicos de los procesos o no se encuentran
actualizados.
En lo que concierne a las tablas de retención documental, no han sido
implementadas, por lo que no se cuenta con estas.
Elemento - sistemas de información: la Fundación EPM dispone de políticas
informáticas; sin embargo, la misma se encuentra desactualizada. Por lo
anterior, se generan vacíos frente a actividades como respaldos de la
información electrónica, copias de seguridad en la principal y en los diferentes
espacios, administración de licencias, planes de contingencia, entre otros.
La Fundación EPM cuenta con varios portales en internet, página WEB oficial y
la de algunos de sus programas. Estos portales están activos y son
navegables; sin embargo, el contenido de los mismos se encuentra
desactualizado y en la mayoría de los casos no es renovado de manera
permanente.
La Fundación EPM cuenta con un sistema de información electrónico para la
captura, procesamiento, administración y distribución de información; sin
embargo, este sistema de información financiero (Novasof) se encuentra
desactualizado, es algunos casos es subutilizado, o los funcionarios presentan
desconocimiento sobre su manejo. Un detalle de la subutilización del mismo
se evidencia en el módulo de contratación y los registros que permiten el
enlace entre presupuestos y contabilidad. Complementariamente, en algunos
momentos este software presenta fallas técnicas que afectan el servicio
ordinario de algunos módulos y por consiguiente el trabajo adelantado por los
empleados, en tiempos superiores a una hora.
La Fundación EPM están implementando sistemas de administración
documental. Sin embargo, se evidencian algunas debilidades en relación con
los procesos de intranet, conocimiento de políticas por la mayoría de los
empleados y ausencia de un software de apoyo a la gestión y administración
de indicadores, estos últimos son construidos, y administrados por cada equipo
de trabajo a través de hojas de Excel.
3. Componente comunicación pública: conformado por tres elementos,
comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de
comunicación.
En la FEPM Se evidencia la ausencia de políticas claras para el manejo de
estos tres elementos, un detalle:
Elemento comunicación organizacional, la Fundación EPM no cuenta con
intranet, lo que dificulta el pronto acceso a la información corporativa interna
por parte de los empleados. Complementariamente no tiene centralizada la
información disponible sobre el sistema de gestión por procesos, de manera
que sea de fácil consulta para los empleados. La Fundación EPM cuenta
con canales de comunicación internos alternos a través del correo
electrónico (Briefing), que permiten compartir el transcurrir diario de la
Institución, pero este no es consultado de forma permanente por los
empleados.
Elemento comunicación informativa, se observa la carencia de una política de comunicaciones y no se observan mecanismos formalmente documentados en relación con el plan de comunicaciones y la comunicación de las decisiones de la Alta Dirección y los diversos Comités hacia los empleados que conforman la totalidad de la estructura organizacional.
Se observa que la Fundación EPM pública los informes de Gestión y Resultados anuales; sin embargo, no se conservan en la página los informes de gestión históricos. No se publican los Estados Financieros y presupuestales. No se realiza rendición pública de las cuentas. El link en Web no se encuentra permanentemente actualizado en algunos de los aspectos relevantes.
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
El subsistema de Control de Evaluación está estructurado considerando tres
componentes: autoevaluación, evaluación independiente, y planes de
mejoramiento.
Avances
1. El componente Autoevaluación y específicamente al elemento
autoevaluación al control, la Fundación EPM cuenta con mecanismos de
verificación, seguimiento y control a nivel de la Alta Dirección como el Comité
de Auditoría y el Consejo Directivo, los cuales han estado operando
permanentemente con el objetivo de realizar seguimiento a la gestión, riesgos
y control.
2. El componente evaluación independiente se tiene:
La Fundación EPM realiza auditorías de seguimiento al plan de mejoramiento
presentado como resultado de las auditorías por los diferentes órganos de
control como la Contraloría General de Medellín, la Revisoría Fiscal, y la
Auditoría Interna realizadas a los procesos.
3. Este informe se respaldó con la elaboración de un diagnóstico sobre el Sistema
de Control Interno.
Debilidades
1. Componente - Autoevaluación, conformado por dos elementos,
autoevaluación del control y autoevaluación a la gestión.
Elemento - autoevaluación a la gestión, como se refirió en el componente
actividades de control, la Fundación EPM formuló indicadores para algunos
de los procesos de su sistema de gestión por procesos; sin embargo, éstos
aún no se están aplicando por lo que no ha sido posible identificar
desviaciones a partir de las mediciones realizadas que permitan establecer
acciones que propendan por el mejoramiento continuo de la Fundación
EPM.
Otro mecanismo de autoevaluación a la gestión es la revisión por la
dirección, la cual no se viene realizando, se pudo establecer que se usa
como mecanismos complementario el procedimiento análisis causa-raíz y
las auditorías de control interno que se iniciaron en el segundo semestre del
año 2013.
4. Componente Evaluación Independiente, a partir del año 2013 se empezará
a realizar la evaluación independiente al sistema de control interno y remitirla
vía web, al Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, la cual
se reportará en el año 2014.
5. Componente Planes de Mejoramiento, con respecto al elemento planes de
mejoramiento institucionales y por procesos, la Fundación EPM ha elaborado
planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones adelantadas por:
la Revisoría Fiscal, los análisis causa-raíz, las auditorías de control interno
realizadas por el área responsable y la Contraloría General de Medellín, en los
que se han establecido acciones que propenden por el mejoramiento continuo
de la Fundación EPM. Sin embargo, se deberá definir un procedimiento
interno por parte de la Fundación EPM que determine el número de días
hábiles posteriores a la recepción definitiva de un informe de auditoría, para
suscribir el respectivo plan de mejoramiento de forma interna.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Se retoma el trabajo sobre el sistema de control interno de la Fundación EPM,
buscando la participación activa de los líderes de los procesos y de los equipos de
trabajo, lo que evidencia el compromiso y respaldo de la Dirección Ejecutiva.
En lo que resta del año 2013, deben realizarse esfuerzos que le permitan a la
Fundación EPM actualizar lo concerniente al diseño del sistema de gestión por
procesos y garantizar la puesta en marcha del mismo, así como culminar la
formulación de los indicadores para cada uno de sus procesos e iniciar su
aplicación.
Se deberán efectuar autoevaluaciones, tanto, del sistema de control como de la
gestión, a fin de poder dar cuenta de forma clara y precisa del cumplimiento de
metas y objetivos corporativos en observancia a las disposiciones legales y
reglamentarias.
Por último, es pertinente destacar que el contar con un plan estratégico, permitirá
establecer cómo ha sido la gestión de la Fundación EPM durante el primer año de
la actual administración y dar cuenta de ello en el momento en que un organismo
de control lo solicite o la alta dirección de la Fundación EPM lo considere
conveniente.
A la fecha la Fundación EPM cumple con el reporte de los diferentes informes a
los entes de control.
RECOMENDACIONES
Se debe definir el modelo de control que se aplicará por la Fundación EPM e
iniciar o retomar su aplicación. Se sugiere la implementación del MECI
considerando que es el mismo modelo que aplica el Grupo EPM.
Complementariamente, se debe lograr la actualización e implementación del
sistema de gestión por procesos para la Fundación EPM, así como consolidar
el plan estratégico de la Fundación y alinearlo con el modelo de operación que
se trabajará.
Una vez se hayan implementado ambos sistemas, la Fundación EPM debe
garantizar su mantenimiento y por ende buscar a través de todas sus
actuaciones el mejoramiento continuo.
Fortalecer el ambiente de control a través de campañas, talleres, y divulgación
de los procesos que se retomen sobre el sistema de gestión por procesos.
Complementariamente, propender por el fortalecimiento del Sistema de
Control Interno, a través de campañas de sensibilización al interior de la
Fundación EPM con el propósito de desarrollar en sus funcionarios y
contratistas la cultura de la autogestión, la autorregulación y el autocontrol,
que en última instancia deben contribuir al de mejoramiento continuo de la
Fundación EPM.
Establecer los planes de bienestar institucional, planes de incentivos,
evaluaciones de desempeño y programas institucionales de capacitación.
Incluir en el programa de Inducción y re-inducción actividades sobre el Modelo
Estándar de Control Interno MECI-1000:2005, con el objetivo de resaltar su
importancia para la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos
institucionales. Realizar jornadas de capacitación a los empleados en temas
como manejo de indicadores de gestión, Autocontrol, riesgos, MECI, entre
otros.
Realizar la actualización de riesgos y consolidar una matriz de riesgos
institucional y por procesos completa donde se establezcan los riesgos así
como los controles claves y secundarios aplicables.
Definir los niveles de protocolo de emisión y aprobación de las normas internas
y su divulgación. Definir el normograma institucional, y actualizar la
reglamentación interna aplicable. La existencia de reglamentación interna y
procedimientos para la ejecución de las actividades, representan un factor de
impacto positivo y es una herramienta gerencial de gestión en la medida que
esas reglamentaciones sean conocidos por todos los funcionarios y se
apliquen con rigor y de manera permanente.
Definir los niveles de protocolo de emisión de normas internas y su divulgación
permanente y efectiva de las políticas, procedimientos, instructivos,
reglamentos, aplicables en la Fundación.
Capacitación permanente a los interventores y/o supervisores empleados
responsables de esta actividad. Actualización del manual de contratación, el
procedimiento de contrataciones, el manual de Interventoría y la política de
conflicto de intereses. Así como la divulgación de los mismos. Evaluar la
pertinencia de conformar grupo independiente e integrales (equipos
interdisciplinarios) de Interventoría transversal a los procesos.
Evaluar los aspectos contractuales y de registro contable de los bienes
inmuebles a cargo de la Fundación.
Establecimiento de planes sucesorales y/o Backup / respaldo de funcionarios
principalmente de cargos claves.
Se deben implementar políticas de motivación suficientes que contribuyan a la
retención del personal. Complementariamente, fortalecer los aspectos de
capacitación y actualización permanentes para los funcionarios.
Deberán evaluarse las cargas laborales en algunos de los equipos de trabajo
establecidos, así como las responsabilidades asignadas a los mismos.
Definir los protocolos del proceso de comunicación que contribuyan con el
proceso de toma de decisiones con los lineamientos establecidos por la
Fundación EPM.
Se debe dar prioridad a la definición a las políticas y procedimiento para el
tratamiento y atención de PQRSF.
A partir de los aspectos planteados en los diagnósticos adelantados en la
Fundación EPM, por EPM, Auditoría Interna u otro actor externo/interno, en
temas de sistemas de información y financieros, se deben tomar las acciones
a que haya lugar en el mediano plazo.
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Aida Zulima Escobar Correa
Auditora Interna
Fundación EPM