inf-dgai-004-2013_dga informe sobre vehículos en abandono

San José, 11 de febrero de 2013INF-DGAI-004-2013

LicenciadoGerardo Bolaños AlvaradoDirector General de Aduanas

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimado Gerardo:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-004-2013 evaluación del control de vehículos en abandono en los Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría, el cual en el apartado de resultados contiene algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser incorporadas como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de las mismas deberá elevar el informe al Ministro dentro del plazo indicado.

Por lo anterior, agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto en el plazo señalado; así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/oma/ludc. Señor Edgar Ayales, Ministro

Estudio Nº 016-2012

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr


DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

Febrero de 2013

INF-DGAI-004-2013

INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL DE VEHICULOS EN ABANDONO EN

ALMACENES FISCALES-ADUANA SANTAMARIA

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL DE VEHÍCULOS EN ABANDONO EN LOS ALMACENES FISCALES-ADUANA SANTAMRIA

Tabla de contenido

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................. i

1. Introducción....................................................................................................................................................1

1.1 Origen.........................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo del estudio.......................................................................................................................................1

1.3 Alcance........................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados....................................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada con trámite de informes................................................................................................1

1.6 Aspectos Generales......................................................................................................................................2

2. Resultados.....................................................................................................................................................4

2.1 Sobre el control de los vehículos en abandono................................................................................................4

2.1.1. Necesidad de definir procedimientos y controles.........................................................................................4

2.1.2. Necesidad de mejorar el inventario de vehículos en abandono.....................................................................7

2.2 Necesidad de conciliar la información de los Depositarios y el Sistema TICA......................................................8

2.3 Necesidad de verificar la información de inventario de Depositarios Aduaneros..................................................9

2.4 Sobre la integridad de datos e información en tablas del Sistema TICA............................................................13

3. Conclusiones..................................................................................................................................................14

4. Recomendaciones..........................................................................................................................................16


INF-DGAI-004-2013

Pág. i


RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2012, cuyo objetivo fue evaluar el control interno aplicado en la Sección de Depósitos de la Aduana Santamaría, en relación con el proceso de vehículos caídos en abandono que se encuentran en los Depositarios Aduaneros adscritos a dicha jurisdicción, a fin de determinar su efectividad en la salvaguarda de los recursos públicos.

Comprendió la revisión de algunos aspectos de control establecidos en la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría relacionados con el proceso de vehículos en abandono en los Depositarios Aduaneros, entre ellos: el proceso de recepción, registro y control de Informes de Inventarios de mercancías; el control y verificación del registro de datos remitidos por los Depositarios Aduaneros y la correspondiente verificación, actualización, conciliación y/o depuración de datos en el Sistema TICA por parte de los funcionarios aduaneros y cuando resulte pertinente y de acuerdo con los roles de boleteo según visitas a los Depositarios Aduaneros. También comprendió un análisis de la integridad de la información de tablas de datos del Sistema TICA sobre vehículos en abandono; tablas CGMOVSTK.txt; RGUBICACIONES.txt y SKASOC.txt. Lo anterior, en el periodo de junio 2011 a junio 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario. Al respecto se determinó que la Sección de Depósitos de la Aduana Santamaría no dispone de procedimientos claros y concretos para el registro y control de los vehículos en abandono en los Depósitos Aduaneros, si bien a partir de setiembre del 20012 se comunicó una Guía de Operación para Subasta Pública, que sirve de instrumento coadyuvante en la mejora sustantiva de las labores que realizan los funcionarios de las Secciones de Depósito y Técnica Operativa, en lo concerniente a todo el proceso de Subasta Pública, en sus diferentes etapas; no incluye ningún procedimiento respecto al proceso de recepción, registro y control de Informes mensuales de Inventarios de mercancías de los Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría; ni el uso que se debe dar a dichos informes y su cotejo y conciliación con los datos e información registrada y relacionada con vehículos en abandono en el Sistema TICA, y aunque los funcionarios en la práctica realizan algunas de esas labores; no se realizan con la uniformidad, periodicidad, adecuados controles que se requieren para garantizar razonablemente la protección de esos recursos. Lo anterior, conforme un marco de referencia de la normativa y procedimientos de la Dirección General de Aduanas.

Como parte del estudio, en coordinación con la Jefatura de la Sección de Depósito, de la Aduana Santamaría y los Depositarios Aduaneros: Almacén Fiscal El Istmo; Almacén Fiscal y General El COCO; Almacén Fiscal Cariari (A-121); Terminales Unidas de Carga (Código A-161); y H.A. Logística (A-172) se realizó un inventario selectivo de vehículos en abandono ubicados en sus respectivos patios, con el fin de comprobar la existencia física y determinar si la información era consistente con los registros del TICA en la misma fecha del inventario; determinándose diferencias en las cantidades de vehículos que existen en abandono según los sistemas que utilizan los Depositarios Aduaneros versus la información que contiene el Sistema TICA; tal y como se comenta en el apartado de resultados 2.3 del presente informe.


INF-DGAI-004-2013

Pág. ii

Del análisis de la integridad de la información de algunas tablas de datos relacionadas con el detalle de vehículos en abandono; que según diseño y estructura del Sistema TICA, corresponden a la CGMOVSTK.txt; RGUBICACIONES.txt y SKASOC.txt, se determinó que de 57 líneas de datos ingresados por Depositarios adscritos a la Aduana Santamaría, únicamente 2 movimientos de inventario mostraron un rango de fechas igual a los 730 días después de ingresados; es decir, 55 vehículos cayeron en abandono en la fecha exacta de los 365 días. Asimismo, se determinó que únicamente 13 movimientos de inventario registraban la cantidad real de 17 dígitos con que se codifica de fábrica cada vehículo, siendo que 44 vehículos presentaban únicamente entre 3 y 9 dígitos del vin de cada vehículo en abandono ingresado al Sistema TICA.

Lo anterior, constituye debilidades importantes en el registro y control de vehículos en abandono en los Depositarios Aduaneros que requieren ser revisadas para que se adopten las medidas pertinentes que aseguran en forma razonable la custodia y disposición adecuada de esos activos.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.


INF-DGAI-004-2013Pág. 1 de 17


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2012.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar el control interno aplicado en la Sección de Depósitos de la Aduana Santamaría, en relación con el proceso de vehículos caídos en abandono que se encuentran en los Depositarios Aduaneros adscritos a dicha jurisdicción, a fin de determinar su efectividad en la salvaguarda de los recursos públicos.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de aspectos de control establecidos en la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría relacionados con el proceso de recepción, registro y control de informes de inventarios de mercancías de los Depositarios Aduaneros adscritos a esa aduana; control y verificación del registro de datos e información en el Sistema TICA; así como la respectiva supervisión de mercancías en abandono específicamente vehículos; en el periodo de junio 2011 a junio 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario.

También comprende un análisis de la integridad de la información de algunas tablas de datos sobre vehículos en abandono del Sistema TICA, a saber CGMOVSTK.txt; RGUBICACIONES.txt y SKASOC.txt.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público. Los resultados y las conclusiones a las que se llega en este informe están en función de la información que se tuvo a la vista.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el día 24 de enero del 2013 al Lic. Gerardo Bolaños Alvarado, Director General de Aduanas; Lic. Luis Fernando Vázquez Castillo, Gerente Aduana Santamaría; Lic. Alvaro Rojas Mena, Jefe Sección Depósitos, Aduana Santamaría; quienes indicaron en términos generales, que estaban de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones. Además, indicaron que están anuentes a hacer las gestiones pertinentes con el fin de realizar las mejoras que se indican en las recomendaciones propuestas.

1.5 Normativa relacionada con trámite de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el

trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.



“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Aspectos Generales

La Ley General de Aduanas contempla en los artículos 56 al 60, disposiciones relacionadas con: cuáles mercancías serán consideradas legalmente en abandono y qué casos específicos. En el artículo 73 se dispone que las mercancías abandonadas, las consideradas legalmente en abandono y las sometidas a comiso dictado por la autoridad competente, serán vendidas en subasta pública.

Los artículos del 133 al 141 del Reglamento a Ley General de Aduanas, regulan los documentos que deben presentar los Depositarios Aduaneros para ser autorizados así como sus obligaciones, además de las establecidas en el artículo 77 de la Ley; el respaldo de información que debe conservar; así como la toma de medidas necesarias para que las mercancías, vehículos y unidades de transporte permanezcan en las áreas habilitadas hasta que la aduana autorice su descarga. También se dispone que cuando el Depositario Aduanero solicite voluntariamente el cese definitivo o temporal de sus operaciones, debe comunicarlo a la aduana de control al menos con una anticipación de un mes al cierre; así mismo se dispone del concepto de ampliación sobre



construcción de los patios o de ambos, en terrenos contiguos al área habilitada, destinada a la recepción, depósito, inspección y despacho de mercancías, y la prestación de servicios complementarios.

En los artículos del 192 al 199 del citado reglamento, se dispone algunos requisitos que se deben presentar, previo al retiro de las mercancías como: documentos, permisos, licencias o autorizaciones respectivas; aspectos sobre la legitimación para el rescate; el procedimiento para el pago por el interesado de los tributos de los vehículos en abandono y el procedimiento previo al remate. En relación este último tema, en los artículos del 201 al 207 de la Sección IV se dispone sobre el procedimiento para el remate.

En el Capítulo II del Manual de Procedimientos Aduaneros, artículos del 1 al 7 relacionados con las políticas generales sobre importación de vehículos y sus correspondientes registros, se indica que son los Auxiliares de la Función Pública (Depositarios Aduaneros) los que realizan el registro de información a través de la Red de Valor agregado (VAN) utilizando la clave de acceso confidencial asignada por el Servicio Nacional de Aduanas de acuerdo con los procedimientos establecidos, cumpliendo con el formato de requerimientos para la integración a la aplicación informática y con los lineamientos establecidos en los instructivos de llenado.

Es responsabilidad de la Aduana de Jurisdicción llevar el control de vehículos y otras mercancías caídas en abandono, en coordinación con los auxiliares de la función pública, mediante la información de la base de datos que cada Depositario Aduanero ingresa a sus inventarios y por ende al TICA. La Sección de Depósito en coordinación con su Gerencia, estableció un rol de visitas a cada Depositario Aduanero, con el fin de determinar y trasladar mercancías caídas en abandono.

El artículo 36 del Decreto Ejecutivo N° 34475-H1 señala las funciones del Departamento Técnico de las Aduanas de Jurisdicción. Este Departamento dispone de dos Secciones, a saber: Sección de Depósito y Sección Técnica Operativa. Según inciso b, artículo 37 del decreto antes citado, se disponen las funciones de la Sección de Depósitos. Asimismo, en el artículo 38 se disponen las funciones de la Sección Técnica Operativa de la respectiva Aduana de Jurisdicción.

En la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría, se han establecido algunos controles orientados a garantizar en forma razonable la eficiencia y eficacia en las operaciones, según lo observado en los siguientes documentos y archivos digitales:

Guía de Operación para Subasta Pública de la Aduana Santamaría, aprobada por el Lic. Luis Fernando Vasquez Castillo, Gerente de la Aduana Santamaría y comunicada mediante oficio AS-G-105-2012 del 03 de setiembre del 2012 remitido al Subgerente, Jefes de Departamentos y Secciones, y a funcionarios.

Programa de rotación de técnicos en Ingresos, elaborado el 30 de agosto de 2012 por el Lic. Miguel Vega Segura, Subgerente, Aduana Santamaría.

Oficio AS-DT-SD-459-2012 suscrito por la Licda. Guadalupe Quesada Guzmán, Jefe Departamento Técnico, Aduana Santamaría, sobre atención de Depositarios Aduaneros para el boleteo de las mercancías en abandono (periodo Agosto a Diciembre 2012),

Registro en Excel denominado “Boleteo de las mercancías en abandono (periodo Agosto a Diciembre 2012)”, según programa de atención de Depositarios Aduaneros, función a cargo del Sr. Luis Alvaro Porras Ramos, funcionario de la Sección de Depósitos.

1 Publicado en La Gaceta No. 83 del 30 abril de 2008, que forma parte de una reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas.



Registros en Excel denominados: a- Gestiones recibidas en la Sección de Depósito; b- Informe entrega de reportes Depositarios Aduaneros, Aduana Santamaría 2012, y Actas de destrucción de mercancía en depósitos fiscales; a cargo del Sr. Rafael Salas Quesada, funcionario de la Sección de Depósitos.

Circular AS-G-110-2012, del 24/08/2012 sobre acceso restringido a las instalaciones de los Depositarios Aduaneros, suscrito por el Lic. Luis Fernando Vasquez Castillo, Gerente de la Aduana Santamaría.

Oficios sobre requerimientos de información del Sistema TICA sobre listados de Inventarios de mercancías en abandono en los Depositarios Aduaneros REQ-AS-03-2012, del 26/09/2012.

Coordinación con personal que labora en los diferentes Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría, (según se evidenció en correos electrónicos y minutas de reuniones facilitadas, entre otros.

Sin embargo, se determinaron algunos aspectos que son susceptibles de ser mejorados, en lo relacionado con los vehículos caídos en abandono, conforme con la normativa de control interno y aduanero, en razón de lo siguiente:

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el control de los vehículos en abandono

2.1.1. Necesidad de definir procedimientos y controles

Según las causales que establece el régimen jurídico aduanero las mercancías caídas en abandono serán subastadas, para tales efectos la Aduana Santamaría dispone de la normativa aduanal general establecida por el Servicio Nacional de Aduanas (SNA), sin embargo, no dispone de procedimientos específicos, claros y concretos para el registro y control de vehículos caídos en abandono en los Depositarios Aduaneros de su jurisdicción.

Si bien, el 03 de setiembre del 2012 se emitió por parte del Lic. Luis Fernando Vasquez Castillo, Gerente de la Aduana Santamaría, el oficio AS-G-105-2012 “Guía de Operación para Subasta Pública de la Aduana Santamaría”, documento que fue remitido al Subgerente, Jefes de Departamentos y Secciones, y a funcionarios, la misma no contempla procedimientos específicos para la recepción, registro y control, de los informes de inventario de los Depositarios Aduaneros, por lo que en ese sentido la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría, no cuenta con una metodología específica para verificar requisitos previamente establecidos por la Aduana, al momento de recibir los Informes de Inventario de vehículos en abandono, entregados mensualmente por los Depositarios Aduaneros y la forma de proceder con ellos y garantizar que se mantiene un inventario actualizado de los mismos.

Tampoco, contiene procedimientos específicos para el control de los vehículos en abandono, dado sus características y cuidados especiales que requieren para minimizar el riesgo de hurto, robo, y deterioro entre otros, relacionados con los controles de seguridad en el resguardo de vehículos por parte de los Depositarios Aduaneros, controles sobre el traslado de vehículos al IMAS y sus formalidades, los controles que deben ejercer periódicamente los funcionarios aduaneros sobre este tipo de mercancía, tal como el detalle de las justificaciones y la razonabilidad de las diferencias determinadas respecto a las cantidades de los vehículos en abandono, en inventarios que se practiquen de acuerdo con los roles de trabajo.

Se determinó que en la ejecución del proceso de recepción, un funcionario de la Sección de Depósito recibe el oficio donde se adjunta el respectivo Informe mensual de Inventario de mercancía en abandono de cada Depositario Aduanero y estampa un sello con el número consecutivo de gestión de esa Sección y luego procede a registrar en una hoja de Excel denominada “Informe Entrega de reportes Depositarios Aduaneros, Aduana Santamaría 2012”, el “OK” en la respectiva casilla donde concuerdan los datos del mes correspondiente y el nombre físico o jurídico, para cada uno de los 24 Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría.



No obstante, no se evidenció que dicho funcionario, realizara una revisión general de los elementos mínimos que deben contener los informes mensuales de los 24 depositarios y qué practica general se realiza con dichos informes (según se comenta en el apartado siguiente), y cómo se deben archivar los mismos, con el fin de uniformar la aplicación del criterio normativo aduanal.

El inciso h) del artículo 48 de la Ley General de Aduanas N° 7557 en lo relacionado con las obligaciones específicas de los Depositarios Aduaneros, dispone: “Presentar a la aduana de control, por el medio autorizado, durante los primeros quince días de cada mes, un listado de las mercancías que en el mes anterior hayan cumplido un año de haber sido recibidas en depósito. (Así adicionado al artículo 1° de la Ley No. 8373 de 18 de agosto de 2003, que es una modificación a la Ley General de Aduanas, N° 7557, del 20 de octubre de 1995)."

La norma 4.2 inciso e) de las Normas de Control Interno para el Sector Público2, establecen: “…e. Documentación: Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Por lo anterior, se genera el riesgo de que los funcionarios encargados de dicha actividad, no conozcan con claridad las funciones relacionadas con este proceso, así como su grado de participación y responsabilidad, que podría incidir en errores a aplicación en los controles relacionados con vehículos o mercancías caídas en abandono.

La falta de ese tipo de procedimientos en nuestra opinión ha generado la falta de estandarización en la aplicación del control relacionado con vehículos en abandono que permanecen en los Depositarios Aduaneros y la información que remiten a la Aduana Santamaria, a saber:

a) En sobre manila engrapado conteniendo información indicada en incisos b y c, subsiguientes.b) En un folder conteniendo reportes impresos en papel generados del propio sistema informático de cada

depositario. c) En disco compacto (CD) con la respectiva información digital. d) En combinación de las anteriores presentaciones a, b, y c en el caso de algunos depositarios.e) En el caso de la información que contienen los discos compactos (CD), viene en diferentes formatos de

Microsoft, como por ejemplo, Excel, Word, TXT o PDF. Dicha información, no puede ser modificada en el propio CD y únicamente se podría transferir y modificar en otra unidad de almacenamiento distinta al disco original.

f) En todos los casos analizados del oficio, carta o escrito que presentan los Depositarios Aduaneros (con el detalle de la información de sus inventarios de mercancía o vehículos en abandono), no contienen un número consecutivo de informe; o en su defecto un número consecutivo de escrito (memorando, oficio, etc.).

g) El funcionario encargado de la recepción de informes, de la citada Sección pega con cinta adhesiva, el disco compacto (CD) que se adjunta al escrito original del Depositario Aduanero (DP), no obstante, se corre el riesgo que si desprende el respectivo CD, se podrían presentar dificultades para determinar a simple vista, a cual depositario pertenece dicha información, ante la falta de identificación e información del contenido de algunos CD's.

h) En algunos casos, el Informe documental de las existencias de mercancía en abandono, no es incluido dentro de lo entregado por el respectivo Depositario Aduanero y aunque se cumple con el archivo digital,

2 N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por resolución R-CO-9-2009 del Despacho de la Contralora General de la República, el 26 de enero de 2009 y publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 26 del 6 de febrero de 2009.



ni en el respectivo CD ni en el porta CD, se incluye una etiqueta o anotación con marcador en la que se describa a qué periodo corresponde la información citada en el oficio.

i) En algunos casos, la información física y digital de los inventarios de mercancías en abandono, es entregada por los respectivos Depositarios Aduaneros en un folder sin prensa y sin algún detalle en la portada principal del folder, por lo cual dicha información es fácilmente extraíble y dependiendo de su lugar de archivo o acomodo, eventualmente susceptible de extravío o pérdida.

j) En un caso observado de la documentación presentada por la empresa DEL ISTMO, la fecha del sello de recibo estampado es 06/08 es decir un día antes de la fecha con que fue elaborado el oficio de entrega (07/08) por parte del funcionario de Servicio al Cliente de la empresa DEL ISTMO.

En la comunicación oral de resultados expuestos en el punto 1.4 del presente informe, el Lic. Luis Fernando Vázquez Castillo, señaló que respecto a la Guía de Operación para Subasta Pública de la Aduana Santamaría, por tratarse de un tema de interés general y no sólo de la Aduana Santamaría, debería ser analizada por la propia Dirección General de Aduanas.

Por su parte, el Lic. Gerardo Bolaños Alvarado, comentó que la citada guía no debió ser comunicada, porque todos los procedimientos necesarios para las operaciones del Servicio Nacional de Aduanas (SNA) están disponibles en el Manual de Procedimientos Aduaneros; así como otra normativa internacional como por ejemplo el Código Aduanero Único Centroamericano (CAUCA) y su reglamento (RECAUCA).

Respecto a lo anterior, se comentó en acuerdo general que se revisará el contenido de la citada guía de Subasta Pública de la Aduana Santamaría, o en su defecto se realizará los ajustes necesarios al Manual de Procedimientos Aduaneros, para detallar los procedimientos específicos para el control de los vehículos en abandono en aspectos como: criterios sobre seguridad; controles sobre el traslado de vehículos al IMAS y sus formalidades, los controles que deben ejercer periódicamente los funcionarios aduaneros sobre este tipo de mercancía y el cómo efectuar conciliaciones a los inventarios practicados a los Depositarios y el detalle de las justificaciones y la razonabilidad de los ajustes a cualquier diferencia determinada en la labor según los roles de trabajo.

2.1.2. Necesidad de mejorar el inventario de vehículos en abandono

En el punto 4 de la Guía de Operación para Subasta Pública de la Aduana Santamaría, se dispone lo siguiente: “El funcionario de la Sección de Depósito encargado del Boleteo, verifica el listado de inventarios mensuales de mercancías que han caído en abandono aportados por el Depositario contra la Información del Sistema TICA, suministrados por la Dirección de Tecnología Aduanera. De conformidad con el artículo 298 del Reglamento a la Ley General de Aduanas…”

No obstante, se determinó que dicha verificación no se realiza adecuadamente ya que una vez que se reciben en forma mensual los Informes de Inventario de vehículos en abandono de los Depositarios Aduaneros, el funcionario encargado de la Sección de Depósito, los registra en un archivo digital en Excel denominado "Control de gestiones recibidas” donde anota un número consecutivo de gestión, pero no se evidenció que ningún funcionario realice la función de revisar y dar seguimiento a lo contenido en el informe.

Esa condición se evidenció en revisión realizada el 20/09/2012, donde se observó que la información únicamente se recibe para cumplir con lo que establece el artículo Nº 48 h) de la Ley General de Aduanas, pero aparte de eso, dicha documentación no es utilizada para algún tipo de verificación o análisis (conciliación o depuración) sobre: información estadística de vehículos en abandono; confirmación, conciliación o revisión de diferencias en saldos de inventarios; u otra verificación propia de control en la Sección de Depósitos. La información y documentación simplemente se archiva tal y como se recibe.



En consulta al Lic. Álvaro Rojas Peña, Jefe de Sección Depósitos Aduana Santamaría, sobre las razones por las cuales la documentación entregada por los Depositarios Aduaneros, no es utilizada para algún tipo de verificación, revisión o análisis interno del inventario de vehículos en abandono por parte de algún funcionario de la Sección de Depósitos, al respecto indicó: "Actualmente la mayoría de los depositarios aduaneros suministran la información en formato electrónico, extrayendo la información de sus registros de inventario. Dichos registros los graban en un disco compacto lo cual hace que la información de dicho disco no sea modificable aunque sea en un CD regrabable y además los funcionarios no cuentan con el conocimiento técnico para hacerlo.//Cabe rescatar que la información remitida por los depositarios aduaneros en los CD, se utilizó recientemente para la elaboración de las rotaciones del boleteo de las mercancías en abandono y la rotación para inventarios aleatorios."

Lo antes expuesto, genera que no haya información confiable y precisa sobre la existencia real de vehículos caídos en abandono, para cada Depositario Aduanero, lo cual limita el control aduanero en los procesos subsiguientes como el remate o traslado según corresponda. También ocasiona que una gran cantidad de documentación física y discos compactos (CD), se acumulen en cajas de cartón en el cubículo del Sr. Rafael Quesada (funcionario que funge como secretario de la Sección de Depósito) y que periódicamente se deba enviar dicha información (sin analizar) a la Bodega de Archivo de Documentos ubicada en las cercanías de la zona comercial de ZARET.

Relacionado con el tema, la norma 4.4.5 de las Normas de control interno para el sector público, dispone: “ La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

En la comunicación oral de resultados expuesto en el 1.4 del presente informe, los participantes indicaron que dichos informes no agregan ningún valor a las labores que se ejercen en las respectivas aduanas de jurisdicción del país y que se pretende reformar la ley para que no se continúe con la práctica de recibir dichos informes en las diferentes aduanas territoriales.

No obstante, en nuestra opinión mientras no se modifique la normativa que regula esta materia, es conveniente que esos informes se les dé una adecuada utilización para efectos de realizar comprobaciones, conciliaciones, revisiones selectivas, según corresponda para el mejoramiento del control de vehículos en abandono.

2.2 Necesidad de conciliar la información de los Depositarios y el Sistema TICA

En revisión con corte a septiembre 2012 del cumplimiento de lo dispuesto en el Capítulo II del Manual de Procedimientos Aduaneros, artículos del 1 al 7 relacionados con las políticas generales sobre importación de vehículos y sus correspondientes registros, se evidencia que son los Auxiliares de la Función Pública (Depositarios Aduaneros) los que realizan el registro de información a través de la Red de Valor agregado (VAN) utilizando la clave de acceso confidencial asignada por el Servicio Nacional de Aduanas de acuerdo con los procedimientos establecidos, cumpliendo con el formato de requerimientos para la integración a la aplicación informática y con los lineamientos establecidos en los instructivos de llenado.

En lo que concierne a las funciones de la Aduana Santamaría, en el punto 4 de la Guía de Operación para Subasta Pública antes citada, se establece que: “El funcionario de la Sección de Depósito encargado del Boleteo, verifica el listado de inventarios mensuales de mercancías que han caído en abandono aportados por el Depositario contra la Información del Sistema TICA…”



Sin embargo, tal como se comentó en el punto 2.1.2, no existe la práctica de realizar revisiones o conciliaciones periódicas con los informes mensuales que remiten los Depositarios Aduaneros versus la información contenida en el Sistema TICA, relacionados con los vehículos en abandono.

Esa falta de conciliaciones genera que existan diferencias de inventario de vehículos en abandono entre la información del listado obtenido del sistema TIC@ versus la información de los Depositarios, tal como se determinó en la verificación realizada por esta Auditoría Interna en setiembre de 2012, con la coordinación de la respectiva Jefatura de la Sección de Depósitos de la Aduana Santamaría en los siguientes Depositarios Aduaneros: Almacén Fiscal El Istmo; Almacén Fiscal y General El COCO; Almacén Fiscal Cariari (A-121); Terminales Unidas de Carga (Código A-161); y H.A. Logística (A-172). El detalle de dichas diferencias se presenta en el apartado 2.3 de este informe.

En consulta al Lic. Álvaro Rojas Peña3, sobre las diferencias significativas entre las cantidades totales de vehículos en abandono, reflejadas en los reportes antes citados, el Sr. Rojas Peña comentó: "Efectivamente es necesario una depuración adecuada de los inventarios en TIC@, por cuanto en la actualidad los registros en el Sistema Informático TIC@ difieren a los registros de los sistemas de inventarios que utilizan los depositarios aduaneros. Cabe señalar que a raíz de la formalización de los roles de abandono y de inventario de existencias, realizados recientemente por la Sección de Depósito y la utilización de la Guía de Operación de Subasta Pública, la aduana se logró percatar acerca de esta situación, para lo cual la Aduana Santamaría tiene en agenda para la siguiente reunión de la Cámara de Almacenes Fiscales (CAMALFI) este tema. Cabe señalar que la Aduana ya solicitó a Informática todos los inventarios relacionados a los 21 depositarios aduaneros (en evidencia de la Auditoría Interna eran 24 pero hubo tres depositarios que cerraron operaciones) de nuestra jurisdicción y está en revisión de la Gerencia de la Aduana el oficio que será enviado a cada depósito para iniciar las depuraciones respectivas."

No obstante lo antes indicado, se evidencia que los registros de datos del sistema TIC@, no han sido conciliados periódicamente, de manera que la información sobre vehículos en abandono se mantenga actualizada y sea consistente con la información y existencias que mantienen los Depositarios Aduaneros.

Lo antes expuesto, de no tomarse las medidas respectivas ocasiona que existan diferencias significativas en el inventario de vehículos en abandono de algunos Depositarios Aduaneros, que requieren ser revisados, analizadas y depuradas con relación al Sistema TICA, con el fin de evitar la ocurrencia de movimientos de inventario de este tipo de activos sin registrarse en TICA y que se muestre datos reales a determinada fecha.

2.3 Necesidad de verificar la información de inventario de Depositarios Aduaneros

Para efectos de comprobar la existencia física de los vehículos en abandono registrados por algunos depositarios adscritos a Aduana Santamaría, se procedió a visitar a los Depositarios Aduaneros: Almacén Fiscal El Istmo; Almacén Fiscal y General El COCO; Almacén Fiscal Cariari (A-121); Terminales Unidas de Carga (Código A-161); y H.A. Logística (A-172) labor que se realizó en el mes de setiembre y principios de octubre del 2012, en coordinación con el Jefe de la Sección de Depósitos y las Gerencias de esos almacenes, obteniéndose los siguientes resultados:

a) Almacén Fiscal El Istmo (A-101)

El 19/09/2012, en una visita al Almacén El Istmo (A101), coordinada con la respectiva Gerencia y en compañía del Lic. Álvaro Rojas Mena, Jefe de Sección de Depósitos de Aduana Santamaría, se comprobó la existencia de un total de 6 vehículos en condiciones adecuadas, ubicados bajo techo al costado de la entrada principal. Además se observó alrededor de 14 vehículos en abandono convertidos en chatarra (algunos encima de otros), sin que en su

3 Jefe de Sección Depósitos Aduana Santamaría, comentario incluido en Minuta de Reunión Nº 5, del 18/10/2012.



momento el Sr. Rojas Mena, conociera si dichos vehículos fueron boletados, rematados en subasta y/o traspasada la propiedad de los citados vehículos al IMAS; pues a nivel de aduana no se disponía de información sustantiva para determinar la situación real de esos vehículos en abandono.

En consulta realizada4, el Lic. Álvaro Rojas Mena, indicó: “...Se le solicitó al Sr. Martín que indagara todo lo relacionado con el lote de vehículos en abandono convertidos en chatarra que se ubican en un sector del patio del Depositario El Istmo, aprovechando el trabajo de boleteo previsto del 05 al 21 de septiembre de 2012, según el Cronograma de trabajo establecido por la Sección de Depósitos para el rol de visitas a los depositarios aduaneros. Con los elementos e información que proporcione el Sr, Martín se realizará una investigación y planteamiento de eventuales procedimientos administrativos sancionatorios por actuaciones que adversen la normativa aduanal relacionada con el proceso de vehículos en abandono..."

La situación antes descrita, requiere ser revisada para que la Sección de Depósitos disponga de los elementos suficientes sobre lo sucedido, y de corresponder se tomen las medidas correctivas y los procedimientos administrativos que proceden para determinar eventuales responsabilidades.

b) Almacén Fiscal y General El COCO (A-232).

El 26/09/2012 se realizó una verificación del 100% de los 7 vehículos en abandono ubicados en el patio del Depositario Aduanero El COCO (A-232). Para dicha prueba, se utilizó la impresión de un archivo en Excel con los registros extraídos del Sistema TICA, con fecha de corte 26/09/2012, el cual previamente había sido enviado vía correo electrónico por el Lic. Álvaro Rojas Mena, Jefe de Sección de Depósitos.

De la revisión física se determinó que existían en el patio del citado Depositario, un total de 7 vehículos abandonados, 5 de ellos eran provenientes del Almacén Fiscal Santamaría que cerró operaciones, para los cuales ni el Depositario Aduanero El COCO (A-232) ni la propia Sección de Depósitos, mantenían información digital o fotos del estado de ingreso de esos vehículos, más que un registro documental de un Acta de Traslado.

Además, se da un caso, cuyo movimiento de ingreso es el Nº 2781, con fecha de ingreso al régimen 10/12/2010 y fecha de abandono 10/12/2011 está asociado al DUA 006 -20120- 164975, línea 005 y su descripción corresponde a una motocicleta Honda, COLONY, año 2006, vin L4ZAL1D26F003307, del Consignatario Jorge Mena.

No obstante lo anterior, el Depositario El COCO, mantiene en su patio el Cuadriciclo marca John Deere, color verde, asociado al movimiento Nº 2781. Un dato adicional en este caso es que el contenedor donde ingresó la motocicleta, es el que se describe como TCKU-912510-2, de 40 pies, precinto Nº 1136203. En las fotos de la descarga del contenedor TCKU-912510-2 (Empresa Transportista: Standard Fruit Company) facilitadas por la Señorita Melissa Campos, asistente administrativa del depositario El COCO, se observó la imagen de varios cuadriciclos, pero ninguno relacionado con el vehículo y características antes descritas, localizado en abandono en el patio del depositario El COCO.

En relación con la consulta que cita la minuta antes descrita, el Lic. Álvaro Rojas Mena, comentó: "...En este momento se encuentra destacado un grupo de trabajo en el Depositario Aduanero el Coco, el cual realiza las labores de identificación de las mercancías en abandono y la determinación de la obligación tributaria para enviar dichas mercancías a Subasta Pública. Sobre el caso en mención ya me fue informado por parte de dicho grupo acerca de la existencia de un Cuadriciclo, el cual difiere entre lo documental y lo determinado físicamente al momento de la visita, por lo que el grupo está procediendo al levantamiento del acta de inspección respectiva (con los documentos de soporte), la cual será remitida a la Sección de Depósito y posteriormente de acuerdo a la valoración de los hechos, se le solicitará una justificación al depositario aduanero acerca de lo acontecido y será

4 Comentarios anotados en minuta Nº 5 del 18/10/2012



remitido al Departamento Normativo para el inicio de los procedimientos sancionatorios y el cobro de los tributos en caso de corresponder. Mientras esta situación no se aclare el Cuadriciclo no será considerado en la Subasta Pública."

Al cierre del estudio y pese a las consultas efectuadas al Jefe Sección de Depósitos, se desconocían las razones de la diferencia, modificación o cambio de la información descrita en el movimiento de ingreso Nº 2781 antes citado, situación que haría presumir un hecho irregular que requiere ser investigado y según sus resultados se establezcan los procedimientos administrativos procedentes por eventuales actuaciones contrapuestas a la normativa aduanal relacionada con el proceso de vehículos en abandono.

c) Almacén Fiscal y General Cariari S.A. (A-121).

El 03/10/2012 se realizó una toma de Inventario físico a una muestra de 23 vehículos (de una población de 84 vehículos en abandono ubicados en el patio del Depositario Aduanero Almacén Fiscal Cariari (A-121). Para dicha prueba, se utilizó la impresión de un archivo en Excel con los registros extraídos del Sistema TICA y fecha de corte al 26/09/2012.

Del reporte para la toma física de inventario utilizado, se verificaron algunas líneas, determinándose que existían registrados 667 movimientos correspondientes a los períodos 2006-2007 sobre vehículos caídos en abandono, de los cuales, como se citó en el párrafo anterior, físicamente sólo 84 vehículos estaban pendientes de salida (según se comprobó en consulta realizada al sistema INVEL utilizado por el citado Depositario), por lo que no deberían listarse según el reporte extraído del Sistema TICA.

d) Depositario Terminales Unidas S.A. (TUSA) (A-161).

En el inventario practicado el 04/10/2012 al Depositario Aduanero Terminales Unidas S.A. (TUSA, A-161), los registros extraídos del Sistema TICA mostraron un total de 301 vehículos en estado de abandono (ABA), con fecha de corte 26/09/2012, mientras que en un reporte impreso facilitado por una funcionaria administrativa que labora en TUSA, mostró 97 vehículos en estado ABA. De la información del Sistema TICA comparada con la misma información de sistema del Depositario, se determinó que gran cantidad de los movimientos correspondientes a períodos del 2006 al 2009 ya tenían un DUA de salida en el sistema del Depositario, es decir un 67,78% de esos registros ya no deberían aparecer en el Sistema TICA.

En relación con lo anterior, se seleccionó una muestra de 18 vehículos en estado ABA de los 97 existentes en el patio del citado depositario, lo que representó un porcentaje de 18,55 %, de cuya revisión física se determinó que vehículos en abandono (periodos 2007 al 2009) y algunos anteriores, con boleta de remate de la Sección Depósitos de la Aduana Santamaría, ya habían sido pasados a propiedad del IMAS, no obstante, aún no habían sido retirados por los representantes de esa Institución.

Llama la atención, que de los vehículos que no fueron retirados por el IMAS, la gran mayoría estaban muy deteriorados (una gran mayoría casi sólo era la estructura del carro, sin mucho aditamento), lo que evidencia un eventual desmantelamiento.

e) Almacén H.A. Logística de Carga S.A. (A-172).

En el inventario practicado el 09/10/2012 a Almacén H.A. Logística de Carga S.A; según el Sistema TICA existían un total de 148 vehículos en abandono, pero en un reporte impreso del propio sistema del Depositario citado habían 83 vehículos en abandono: Es decir, resultó una diferencia de 65 vehículos en abandono, para los cuales no se logró evidenciar justificación sobre dicho faltante, por parte de la jefatura de la Sección de Depósitos.



En relación con los resultados de la verificación efectuada, se determinó que en el patio del Depositario Aduanero H.A. Logística de Carga, código A-172 (más conocido como Almacén Fiscal Humberto Alvarez), la mayoría de vehículos en abandono, mostraban en los respectivos parabrisas, precios y números escritos con alguna pintura especial, bastante visible.

En la prueba de campo, se le consultó al encargado del patio, Sr. Miguel Delgado, a qué obedecía la citada información, comentando que la mayoría de vehículos en abandono en esos patios, eran propiedad del Consignatario Francisco Ramírez, también conocido como “Roy Ramírez Rojas” o la empresa Jurídica “Roy CARS”. Según el Sr. Delgado, el consignatario mantenía en venta esos carros, y en su página Web se mostraban muchos de esos vehículos ubicados en esos patios. Por esa razón, los clientes del Sr. Roy Ramírez, visitaban el Almacén Fiscal Humberto Alvarez, con el fin de conocer físicamente la condición de los autos de su interés.

Aunado a lo anterior, se determinó lo siguiente:

El Vehículo con Movimiento 58302, es un Hyundai Accent 1998 traído de Almacén Santa Ana por cierre del mismo, Consignatario Mauricio Lépiz, pero se encuentra desmantelado. El mismo no se encuentra en el Listado del TICA.

El Vehículo con Movimiento 58308, es un Honda Accord 95 traído de Almacén Santa Ana por cierre del mismo, Consignatario Ronny Ramírez, pero se encuentra desmantelado. El mismo no se encuentra en el Listado del TICA. Boleta de Remate # 322-2011.

El Vehículo con Movimiento 58310, es una motocicleta Marca Suzuki, año 81. Fue traído del Almacén Santa Ana por cierre del mismo, Consignatario Mainor Esquivel, pero se encuentra desmantelado. La misma no se encuentra en el Listado del TICA. Boleta de Remate # 006-2011.

En la página web http://www.royscars.cr se anuncian vehículos que aún no han sido nacionalizados y que se ubican en el propio patio del Depositario Aduanero H.A. Logística de Carga, como si actuara de Agencia de Vehículos

En relación con las acciones realizadas para normalizar la situación antes comentada, en la cual se podría presumir la existencia de un contrato de alquiler con el consignatario de ese Depósito señor Ronny Ramírez y eventualmente estar permitiendo que dicho consignatario opere como Administrador de Agencia de Vehículos usados, sin haberse nacionalizado dichos vehículos previamente, el Lic. Álvaro Rojas Mena, comentó: "… Desde que inicié mi gestión hace 4 meses en la Aduana Santamaría como jefatura de la Sección de Depósito, un tema prioritario en la agenda de la Gerencia de la Aduana ha sido reforzar las regulaciones en materia de ingreso de terceros a las instalaciones de los Depositarios Aduaneros, por lo cual el día 24 de agosto del año en curso se emite la Circular AS-G-110-2012 donde se les recuerda a dichos recintos aduaneros su responsabilidad y en caso de incumplimiento la Autoridad Aduanera iniciará la investigación y valorará las eventuales responsabilidades legales como resultado del incumplimiento.”

La falta de controles respecto a autorizaciones de ingreso y tránsito de terceros en horas hábiles en el patio del depositario (A-172), así como la falta de implantación de adecuadas medidas de seguridad en el lugar, podría estar ocasionando acciones vandálicas y/o extracción de repuestos valiosos a los vehículos bajo custodia del citado Depositario Aduanero, mismo que podría evadir su responsabilidad sobre los posibles daños que sufran los vehículos sin trámite de nacionalización o los que se encuentren como propiedad del IMAS, Institución que debería realizar acciones oportunas para retirar los vehículos donados y no esperar mucho tiempo después de la subasta para cumplir con su deber.

En la comunicación oral de resultados señalaba en el punto 1.4 antes citado, los participantes indicaron que se debe valorar lo relacionado con la competencia de las Aduanas una vez que los vehículos en abandono, son



subastados; no comprados y donados al IMAS. Mientras dicha institución no retire en un tiempo prudencial dichos vehículos, generan un acumulamiento en los patios de los depositarios, cuya problemática deben resolver en forma privada los depositarios y representantes del IMAS.

Sin embargo, es nuestro criterio que ese tema no es ajeno a la Dirección General de Aduanas, ya que si bien los vehículos pasan a propiedad del IMAS, mientras estos no sean retirados siempre va a representar un obstáculo para la agilidad de las revisiones que le competen a la Aduana Santamaría. Tan es así, que generalmente después de las subastas los vehículos mantienen en sus vidrios las boletas de subasta y eso hace pensar que dichos vehículos siguen va control de la Aduana y que van a formar parte de una nueva subasta, cuando en realidad ya fueron donados.

2.4 Sobre la integridad de datos e información en tablas del Sistema TICA

Con el fin de disponer de una fuente de información primaria para un análisis de los respectivos registros sobre vehículos en abandono en el Sistema TICA, se solicitó a la Dirección General de Informática, las principales tablas de la base de datos relacionadas con vehículos en abandono, y mediante oficio de entrega DGI-906-2012 del 29/10/2012, la DGAI suministró las siguientes tablas de datos: “CGMOVSTK.txt”; “RGUBICACIONES.txt” y “SKASOC.txt” del Sistema TICA.

En lo que respecta a la tabla CGMOVSTK.txt, está relacionada con la información requerida en los movimientos de inventario y está compuesta por más de 50 columnas, cada una con la descripción de los campos requeridos para el respectivo registro, según el siguiente detalle de estructura de campo: CGDepIdStk (Depósito de Stock); CGMovSkId (Movimiento de Stock Id.); CGAnoMov (Año del movimiento); CGMovTpq (tipo de Movimiento); CGTpoBulMov (Tipo de bultos); CGMovSts (Estado del Movimiento) y CGMovDsc (Descripción del vehículo), entre otros.

En el caso de la tabla CGMOVSTK.txt, interesaron aquellos movimientos de mercancía en estado de abandono (ABA) y con tipo de bulto (VEH) o (AUT), correspondientes a la Aduana Santamaría (código 005), en el periodo del 01/06/2011 al 01/06/2012,

Por su parte la tabla RGUBICACIONES.txt, está relacionada con datos de direcciones de los Depositarios, y está compuesta por más de 59 columnas. En el detalle de cada campo, se define entre otras características: Depósito; nombre completo de la ubicación; Grupo de Depósito; Aduana donde se encuentra la ubicación; Autorizado para despacho a domicilio; Grupo del Depósito Naranja; Identificación y tipo de Identificación del declarante; Código de Categoría; entre otros. Asimismo, la información de la citada tabla, correspondía a datos e información sobre domicilios de los Depositarios Aduaneros e interesaban aquellos bajo jurisdicción de la Aduana Santamaría, en el periodo del 01/06/2011 al 01/06/2012.

La tercera tabla relacionada con vehículos en abandono, se denominó SKAsoc.txt. Esta tabla relaciona cada DUA con el movimiento de inventario y está compuesta por 12 columnas, entre las que se definen los siguientes campos: Código de Aduana; Año de presentación; número correlativo; número de serie; Depósito de Stock; Movimiento de Stock; Año del movimiento; Tipo de movimiento; Cantidad de Bultos asociada; cantidad real de salida; Estado asociación DUA; Fecha de la asociación. En relación con la tabla SKAsoc, se determinó que incluía movimientos de inventario de todo tipo de artículos y mercancías, por lo cual fue necesario que la información requerida fuera filtrada por tipo de bulto, es decir vehículos (VEH) y/o automóviles (AUT) caídos en abandono (ABA) en los Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría.

Del análisis de la integridad de las tablas RGUBICACIONES.txt y SKASOC.txt, con corte al 26/09/2012, se determinó lo siguiente:



Un total de 232 registros correspondían a vehículos en abandono en los Depositarios Aduaneros adscritos a la Aduana Santamaría, de los cuales: a) De 57 líneas de datos ingresados por Depositarios adscritos a la Aduana Santamaría, únicamente los movimiento de inventario Nºs 11086435 y 10525 correspondientes a los Depositarios A-121 y A-232 respectivamente, mostraron un rango de fechas igual a los 730 días después de ingresados los vehículos NISSAN SENTRA (1993 VIN 3723) y DODGE RAM (1998 PICK UP WHITE VIN NO 1B7HC1). Es decir, 55 vehículos cayeron en abandono en la fecha exacta de los 365 días.

b) De 57 líneas de datos que detallan las características físicas de cada vehículo en abandono en patios de los Depositarios adscritos a la Aduana Santamaría, únicamente 13 movimientos de inventario registraban la cantidad real de 17 dígitos con que se codifica de fábrica cada vehículo. Es decir, 44 vehículos presentaban únicamente entre 3 y 9 dígitos del vin de cada vehículo en abandono ingresado al Sistema TICA.

La norma Nº 5.6 referente a la Calidad de la Información de las Normas de Control Interno para el Sector Público, dispone: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo…”

Las situaciones expuestas ponen en riesgo la efectividad del proceso de registro de movimientos de inventario de vehículos en abandono efectuados por los Depositarios Aduanero adscritos a la Aduana Santamaría, ya que como se comentó, existe suficientes elementos para mejorar el citado proceso de registro de la información y los controles administrativos aplicados a los vehículos en abandono

Al respecto, en la comunicación de resultados efectuada el 24 de enero de 2013, los representantes de la DGA comentaron: “… en la actualidad el vin con el que se identifica a los vehículos, no es tan importante para identificar los automóviles, ya que desde que se origina el DUA, el mismo se transmite directamente al Registro Nacional y que cuando se nacionaliza cada vehículo y se pretende inscribir, ya el Registro Nacional tiene en sus sistemas el origen del respectivo vehículo. Por ello, es irrelevante para el SNA, si el registro de los movimientos de inventario, contiene 3 o 9 dígitos o la totalidad (17 dígitos).”

No obstante, en nuestra opinión el número VIN es un registro único de cada vehículo, cuyo número de 17 dígitos es utilizado para la comprobación de la identificación real de un vehículo en la revisión técnica, policial en caso de operativos, o del Registro Nacional en el caso de inscripción de vehículos, al contener 3 a 9 dígitos los registros del sistema no son consistentes con la numeración que identifica el registro mundial del fabricante. Además, en el Sistema TICA hay un espacio para describir las características del vehículos dentro de las cuales está el número de VIN, que evidencia su importancia.

3. CONCLUSIONES

Es función de la Sección de Depósitos de la Aduana Santamaría llevar el control, seguimiento y supervisión a la labor que realiza cada uno de los Depositarios Adscritos a la Aduana Santamaría respecto al inventario de los vehículos caídos en abandono, cuyo falta de pago de impuestos constituyen recursos públicos dejados de percibir, para lo cual en el inciso h) del artículo 48 de la Ley General de Aduanas N° 7557 se establece la obligatoriedad a los Depositarios, de presentar informes mensuales de los inventarios de mercancías y vehículos en proceso de nacionalización, en los primeros quince días del mes siguiente a su ingreso, a la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría.



No obstante, para esos efectos la Aduana Santamaría no dispone de procedimientos claros y concretos que orienten dicha labor, si bien, se aprobó en setiembre de 2012, “la Guía de Operación para Subasta Pública, que sirve de instrumento coadyuvante en la mejora de las labores que realizan los funcionarios de las Secciones de Depósito y Técnica Operativa, respecto al control de los vehículos en abandono hasta el proceso de Subasta Pública, dicha guía no ofrece procedimientos específicos respecto a: adecuado control de vehículos en abandono, dadas sus características y cuidados especiales que se deben mantener respecto a los inventarios que tienen los Depositarios Aduaneros en el resguardo de los mismos para que la información que se maneja sea la que corresponde y minimizar el riesgo de hurto, robo y deterioro entre otros.

Lo anterior además del control para el traslado de vehículos por cierre de operaciones de los Depositarios y de vehículos donados al IMAS, una vez cumplidas todas las formalidades del proceso de subasta; y los controles que deben ejercer periódicamente los funcionarios aduaneros en aspectos relacionados con la razonabilidad de las diferencias determinas en inventarios que se practiquen de acuerdo con los roles de trabajo establecidos a los técnicos de la Sección de Depósitos, Aduana Santamaría.

Respecto a la recepción de informes de inventario de los Depositarios Aduaneros, por parte de la Sección de Depósito de la Aduana Santamaría, no se contempla requisitos establecidos al momento de recibir dichos informes, los cuales son entregados mensualmente por los Depositarios Aduaneros. Asimismo, se determinó que tampoco se verifica dicho listado de inventarios contra la Información del Sistema TICA. Ver punto 2.1.a y b del presente informe.

Si bien, la Guía de Operación precitada, señala que se debe verificar el listado de inventarios mensuales de mercancías que han caído en abandono (aportados por el Depositario) contra el listado sobre vehículos y mercancías del Sistema TICA, se determinó que no existe la práctica de realizar conciliaciones periódicas de tal información. Ver punto 2.2 del presente informe.

Se procedió a visitar algunos almacenes fiscales en el mes de setiembre y principios de octubre del 2012 para revisar la información de inventario de vehículos en abandono, determinándose diferencias de datos e información a una fecha determinada, lo cual evidencia que la información del sistema TIC@, debe ser depurada a fin de que se actualice conforme los movimientos del inventario de los vehículos en abandono (ABA) que si son registrados y rebajados de las aplicaciones informáticas que utilizan los Depositarios Aduaneros, una vez cumplidas las formalidades.

Asimismo, del inventario practicado de vehículos en los patios de Depositarios Aduaneros, se encontró vehículos en abandono convertidos en chatarra; gran cantidad de vehículos traspasados a propiedad del IMAS sin ser retirados; traslados de un depositario que cerró operaciones a otro que se encuentra vigente, boletas de remate conteniendo errores en la información descrita; características del vehículo citado en el Dúa 006 -20120- 164975, línea 005 según detalle del Sistema TICA, que difieren con lo visto en el campo, respecto a un cuadriciclo marca John Deere, color verde, con un vin ilegible, con una etiqueta puesta por el Depositario El COCO, que referencia el mismo movimiento 2781; en el patio del Depositario Aduanero H.A. Logística de Carga, existían una serie de vehículos con precios visibles escritos en los respectivos parabrisas para eventual venta. Ver punto 2.3 del presente informe.

Por otra parte, en el análisis y revisión de la integridad de los datos de algunas tablas del Sistema TICA, relacionadas con los vehículos en abandono, presentan algunas situaciones de forma que no garantiza la confiabilidad, calidad y suficiencia de la información, ya que de las tablas analizadas, de 57 líneas de datos ingresados por Depositarios, 2 registros de inventario mostraron un rango de fechas igual a 730 días después de ingresados; mientras que 55 vehículos cayeron en abandono en la fecha exacta de los 365 días.



Asimismo, de 57 líneas de datos que detallan las características físicas de cada vehículo, solo 13 movimientos de registraban la cantidad real de 17 dígitos con que se codifica de fábrica cada vehículo. Es decir, 44 vehículos presentaban entre 3 y 9 dígitos del vin de cada vehículo en abandono ingresado al Sistema TICA. Ver punto 2.4 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director General de Aduanas

4.1. Definir los procedimientos y controles específicos que se deben aplicar por parte de las Aduanas de Jurisdicción sobre vehículos caídos en abandono en los Depositarios Aduaneros, a fin de mejorar la recepción de informes de inventario de los Depositarios Aduaneros, el registro de estos bienes en el Sistema TICA, el traslado de vehículos entre depositarios por cierre de operaciones, la salvaguarda de los mismos, el traslado de vehículos donados al IMAS; la verificación, conciliación o depuración de información sobre los saldos de inventarios de vehículos en abandono registrados en el Sistema TICA; la verificación física de estos activos, el proceder sobre diferencias determinas en inventarios, según las obligaciones establecidas en la Ley General de Aduanas para la operación de los Depositarios Aduaneros. Ver el apartado 2.1 de este informe.

4.2. Revisar lo señalado en el punto 2.2 del presente informe sobre las diferencias entre la información de los Depositarios Aduaneros versus la información registrada en el Sistema TICA a fin de: a) solucionar la problemática de las diferencias significativas de Inventario de vehículos en abandono, b) conciliar la información real a una fecha determinada de los registros de vehículos en abandono en los patios de los Depositarios Aduaneros, y c) se instaure una metodología de trabajo y coordinación periódica, que contribuya al mantenimiento consistente de la bases de datos del Sistema TICA y la verificación de las existencias físicas. Ver el apartado 2.2 de este informe.

4.3. Girar instrucciones a la Gerencia de la Aduana Santamaría o a quien corresponda, con el fin de que se revise e investigue lo relacionado con lo siguiente y ante eventuales hechos irregulares se proceda según corresponde con la normativa vigente:

4.3.1 Estado real de un lote de vehículos en abandono convertidos en chatarra ubicados en el Depositario Aduanero El ITSMO, para los cuales se desconocía si en un pasado, fueron boleteados, rematados en subasta y/o traspasados a propiedad del IMAS.

4.3.2. La situación que dio origen al movimiento de ingreso Nº 2781 relacionado con la motocicleta Honda, Colony, año 2006, vin L4ZAL1D26F003307, del Consignatario Jorge Mena; caída en abandono según el Sistema TICA versus lo observado en el patio del Depositario Aduanero El COCO (A-232), que referencia en una etiqueta el movimiento 2781 pegada a un cuadriciclo marca John Deere, color verde y un vin ilegible.

4.3.3. Vehículos que fueron boleteados, rematados en subasta, y donados al Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), en el cual se contemple entre otros aspectos: la condición actual de dichos vehículos, la comparación del estado físico antes de caer en abandono (según la información relacionada vista en el Sistema TICA versus el estado de los mismos en las fechas de remate (no comprados) y el estado posterior a la donación al IMAS y se determine la eventual falta de control, mantenimiento, supervisión y seguridad en la custodia de esos vehículos.

4.3.4. La problemática que generan los vehículos donados y no son retirados en un tiempo prudencial por los responsables del IMAS, y que afecta no sólo los intereses económicos de los Depositarios Aduaneros



adscritos a la Aduana de Jurisdicción, sino que incrementa los costos de control, mantenimiento, supervisión y seguridad de los vehículos donados.

Ver el apartado 2.3 inciso de este informe.

4.4 Valorar la aplicación de lo dispuesto en la Circular AS-G-110-2012 por parte de todos los Gerentes de las Aduanas de jurisdicción del país, a fin de comunicar a los Depositarios su responsabilidad en la custodia y seguridad de los vehículos ubicados en sus recintos y al cumplimiento de las disposiciones sobre la materia, que hayan sido emitidas por la Autoridad Aduanera. Ver el apartado 2.3 inciso e) de este informe.

4.5. Girar las instrucciones necesarias para que se revise en coordinación con la Dirección General de Informática lo que se señala en el punto 2.4 de este informe, relacionado con la integridad de la información sobre vehículos en abandono en la base de datos del Sistema TICA y se realice un análisis técnico para determinar las causas de rangos de fechas igual a los 730 días después de ingresados los vehículos y de aquellos movimientos de inventario donde 44 vehículos presentaban únicamente entre 3 y 9 dígitos del vin de cada vehículo en abandono ingresado al Sistema TICA; lo anterior, con el fin de que se realicen los ajustes correspondientes, y evitar que incidan en la eficiencia, eficacia y seguridad de la información que se genera para la toma de decisiones. Ver punto 2.4 del presente informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado elevará el informe de auditoría al Ministro, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Lic. Luis Fernando Umaña DelgadoProfesional de Auditoría Interna

Lic. Oldemar Murillo ArceCoordinador de Auditoría Área de Ingresos

c. Estudio 016-2012


inf-dgai-004-2013_dga informe sobre vehículos en abandono

Documents