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INDICE

No. Título Página

1.1 Ejecución de Agenda 21.2 Envío de Correspondencia 41.3 Correspondencia Recibida 71.4 Atención y Protocolo Interno 101.5 Atención y Protocolo Externo 131.6 Evento Protocolario 161.7 Adquisición Boletos Aéreos 191.8 Reservación de Hoteles en el Extranjero 231.8.1 Reservación Boletos Aéreos para el Extranjero 26

Glosario 29

1.1 EJECUCIÓN DE AGENDA

i. Definición del Procedimiento

Es el control de horario y la disponibilidad en Agenda del señor Secretario paraaudiencias del Despacho a su cargo.

ii. Objetivos

Efectuar control exhaustivo en las citas del señor Secretario para coordinaraudiencias o en su defecto re-programaciones.

Mantener informado al señor Secretario de las actividades, así como, laorganización de las mismas.

iii. Normas

De las reuniones: El señor Secretario autorizará la inclusión o no de reunionesa su Agenda.

El señor Secretario notificará disponibilidad para atención de Agenda o en sudefecto re-programación de reuniones bajo el surgimiento de emergencias.

Las Asistentes de Despacho procederán a llevar la Agenda del señor Secretarioy Sub-secretario.

RESPONSABLE PASONo.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Asistente de Despacho

Secretario

Asistente de Despacho

Secretario

01

02

03

04

Recibe información para agendar del SeñorSecretario.Verifica fechas para confirmar con lossolicitantes la información.

Confirma agenda diaria con Asistente, en elcaso de sufrir modificaciones la Agenda delSecretario.Si (confirma y pasa al paso 04)No (pasa al paso 03)

Cancela Cita o Reprograma y regresa al paso01

Se reúne con solicitanteFIN DE PROCEDIMIENTO

1.2 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA


Es la Redacción y envío de correspondencia del Despacho Superior.

ii. Objetivos

Estandarizar la estructura del envío de correspondencia en cuanto a laredacción y forma.

Ejercer un control en el envío de correspondencia generada en el DespachoSuperior.

iii. Normas

De la autorización: Todo documento que sea extendido en despacho debellevar el sello de la Secretaría y firma original del Secretario y/o Sub-SecretarioTodo documento debe llevar nomenclaturaTodo documento debe ser redactado en hoja membretada de la SecretaríaTodo documento deberá tener firma de recibido.

RESPONSABLE PASONo.


Secretario

Asistente

Asistente

Secretario

Asistente

Mensajero

Asistente

01

02

03

04

05

06

07

Solicita redacción de documento.Traslada a Asistente para la elaboración delmismo.

Recibe información.Consulta datos.Asigna correlativo de documento.Procede a redactar.

Traslada a firma de Secretario o Sub-Secretario

Verifica información y procede a firmarTraslada a Asistente

SellaSaca CopiaProcede a enviar la correspondencia

Remite Copia Recibida porInstitución/persona

Procede a archivar documento por correlativo

FIN DE PROCEDIMIENTO

1. 3 CORRESPONDENCIA RECIBIDA


Correspondencia trasladada al Despacho Superior

ii. Objetivos

Realizar una depuración previa de la correspondencia a ser revisada por elSecretario y/o Sub-secretario.

Ejercer un control en el envío de correspondencia generada en el DespachoSuperior.

iii. Normas

De la autorización: Todo documento que sea extendido en despacho debellevar el sello de la Secretaría y firma original del Secretario y/o Sub-SecretarioTodo documento debe llevar nomenclaturaTodo documento debe ser redactado en hoja membretada de la SecretaríaTodo documento deberá tener firma de recibido.

RESPONSABLE PASONo.


Asistente

Secretario

Asistente

Asistente

01

02

03

04

Recibe documentación y la revisa previo atrasladar a Señor SecretarioSi Corresponde al Secretario: Traslada parasu revisión y continúa paso 02No Corresponde al Secretario: Traslada aUnidad y/o Dirección Correspondiente

Lee documentación y genera instruccionespara seguimiento

Si hay solicitud de traslado elaboradocumento con correlativo (ConsultarProcedimiento 02)No hay solicitud de traslado sigue con paso04

Separa Documentos Internos y Externos ylos archiva por fecha de recibido en carpetasdiferentes

FIN DEL PROCEDIMIENTO

1.4 ATENCION Y PROTOCOLO INTERNO


Protocolo a seguir con las personas que visitan al señor Secretario y Sub-secretario

ii. Objetivos

Estandarizar la forma adecuada de recibir y atender a las visitas del DespachoSuperior.

iii. Normas

De la atención: Los visitantes deberán requerir con anticipación cita previa queesté registrada dentro de la Agenda del Secretario o Sub-secretario.Excepciones: Personas autorizadas por Secretario ó Sub-secretarioEl protocolo en la bienvenida debe mantenerse

RESPONSABLE PASONo.


Recepcionista deDespacho

Asistente

Asistente

Secretario

Secretario

01

02

03

04

05

Recibe visitantes.Consulta el objeto de la visita.Procede a inscribir en bitácora de visitas.Consulta agenda con AsistenteSi: Ofrece bebida e indica que espere en salade Recepción, sigue a paso 3No: Se traslada información al visitante paraindicar que Asistente atender

Se agendará para próxima visitaEs atendido por otros funcionarios dentro dela Institución, avalado por el señor Secretarioo Sub-secretario

Informa al Secretario de la audiencia, esperaconfirmación para ingreso del visitante

Recibe informaciónConfirma la recepción del a personaInforma a la Asistente

Se presenta con la personaLe da la bienvenidaTraslada a oficina del Despacho


1.5 ATENCION Y PROTOCOLO EXTERNO


Cotización de montaje de evento externo de la Secretaría

ii. Objetivos

Describir los pasos necesarios para poder realizar un evento patrocinado por laSecretaría de Comunicación Social de la Presidencia

iii. Normas

De la Actividad: El señor Secretario será la única persona que podrá autorizaractividad de este tipo.Deberán seguirse las órdenes de Precedencia

RESPONSABLE PASONo.


Secretario

Asistente

Secretario

Asistente

Directora General

Asistente

01

02

03

04

04

05

Informa a Asistente sobre actividad a realizar

Recibe información sobre actividadProcede a cotizar lugares para montaje deevento, alimentación entre otras,Elabora informeTraslada a Secretario información para latoma de decisión y aprobación.

Recibe la información, la verificaToma la decisiónY aprueba

Recibe información del SecretarioTraslada a la Directora Financiera el trámite,

Recibe informaciónVerifica la propuestaGestiona financieramenteTraslada a Asistente

Confirma con el proveedor,Visita instalaciones y degusta alimentosProcede a convocar a la actividad


1.6 EVENTO PROTOCOLARIO


Coordinación de actividades y validación de insumos en evento organizado porla Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia

ii. Objetivos

Verificar que todos los requerimientos realizados durante la cotización yconfirmación con Proveedor sean proporcionados antes, durante y al finalizar laactividadProporcionar atención adecuada con estructura protocolaria a las personasinvitadas al evento.

iii. Normas

De la Actividad: La Asistente debe visitar el lugar del evento para poder verificarespacio físico e instalacionesLa Asistente se presentará por lo menos una hora de anticipación al inicio delevento para verificar que todo esté organizado según el requerimiento realizadoa proveedor.

RESPONSABLE PASONo.


Asistente 01 Verifica con anticipación el montaje de eventoen las instalaciones donde se habilitará laactividad.Rectifica que la organización está como sesolicitó.Recibe invitados.Verifica que estén en listado de Asistentes.Da bienvenida.Toma asistencia.Ubica a los invitados en lugares previstossegún orden de Precedencia.Se ejecuta la actividad conforme a loplanificado.Se despide a los invitados y presta atención aconsultas e inquietudes de invitados.

FIN DE PROCEDIMIENTO

1.7 ADQUISICIÓN BOLETOS AÉREOS

i. Definición del Procedimiento:

Es la cotización y adquisición de boletos aéreos con la finalidad de trasladar alEquipo de Trabajo de la Secretaría con nombramiento para participar en GirasInternacionales.

ii. Objetivo:

Planificar la compra de boletos en base a los nombramientos que se otorguencumpliendo con los pasos sugeridos en este procedimiento.

iii. Normas:

Debe procederse a realizar cotizaciones hasta cuando ya exista unnombramiento por escrito en la Secretaría.Si el Equipo de Trabajo cambia itinerario por razones personales, deberáasumir la diferencia y/o penalidad que de este cambio se derive.Cuando una reservación sea cancelada, deberá adjuntarse una cartaindicando los motivos por los que se canceló la cobertura de la gira de trabajo.El Equipo de Trabajo, deberá reintegrar a la Secretaría la totalidad de losviáticos asignados en el caso de cancelación de cobertura de gira de trabajo.

RESPONSABLE PASONo.

DESCRIPCIÓN DE LAACTIVIDAD

SEÑOR PRESIDENTE

SEÑOR SECRETARIO

ASISTENTE DE DESPACHO

SUB SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


01

02

03

04

05

06

07

08

09

Emite nombramiento aSecretario de ComunicaciónSocial.

Conforma Equipo deTrabajo.Solicita la elaboración denombramiento de Equipo deTrabajo a Asistente deDespacho.Indica personas particulares(art. 31 Reglamento deviáticos) para enviarinvitación.

Redactan nombramientos alEquipo de trabajo y lotrasladan a Sub-Secretario.

Firma nombramiento

Redacta carta de invitacióna personas particulares.Traslada a SeñorSecretario para firma.

Firma documento.Indica a Asistente solicitaritinerario de viaje segúndestino.

Se comunica con líneasAéreas para que letrasladen vía e-mail.Presenta opciones a SeñorSecretario.

Aprueba itinerario acorde agira.

Confirma boleto vía correoelectrónico.

RESPONSABLE PASONo.


1.8 RESERVACIÓN DE HOTELES EN EL EXTRANJERO

i. Definición del Procedimiento:

Es la reservación de Hoteles para la estadía de Equipo de Trabajo de laSecretaría con nombramiento para cobertura en giras internacionales.

ii. Objetivo:

Planificar la reservación de Hoteles conforme la confirmación del boleto aéreopara la estadía del Equipo de Trabajo de la Secretaría.

iii. Normas:

Debe procederse a realizar cotizaciones hasta cuando ya exista unnombramiento por escrito en la Secretaría.Si el Equipo de Trabajo cambia itinerario por razones personales, deberáasumir la diferencia y/o penalidad que de este cambio se derive.Cuando una reservación sea cancelada, deberá adjuntarse una cartaindicando los motivos por los que se canceló la cobertura de la gira de trabajo.El Equipo de Trabajo, deberá reintegrar a la Secretaría la totalidad de losviáticos asignados en el caso de cancelación de cobertura de gira de trabajo.

RESPONSABLE PASONo.


SEÑOR PRESIDENTE

SEÑOR SECRETARIO


SUB SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


EQUIPO DE TRABAJO

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Emite nombramiento aSecretario de ComunicaciónSocial.Conforma Equipo de Trabajo.Solicita elaborarnombramiento de Equipo deTrabajo a Asistente deDespacho.Indica personas particulares(art. 31 Reglamento viáticos)para enviar invitación.Redactan nombramientos alEquipo de trabajo y lotrasladan a Sub-Secretario.Firma nombramiento

Redacta carta de invitación apersonas particulares.Traslada a Señor Secretariopara firma.

Firma documento.Indica a Asistente solicitaritinerario de viaje segúndestino.Confirmado el boleto procedea cotizar estadías en Hotelesen el destino de formadirecta.Autoriza.

Realiza reservaciones.

Se hospedan. Pagan a salirdel Hotel con viáticosotorgados. Liquida conencargado de viáticosFIN

RESPONSABLE PASONo.


SEÑOR PRESIDENTE

SEÑOR SECRETARIO


SUB SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


SEÑOR SECRETARIO


01

02

03

04

05

06

07

08

09

Emite nombramiento aSecretario de ComunicaciónSocial.Conforma Equipo de Trabajo.Solicita elaborarnombramiento de Equipo deTrabajo a Asistente deDespacho.Indica personas particulares(art. 31 Reglamento viáticos)para enviar invitación.Redactan nombramientos alEquipo de trabajo y lotrasladan a Sub-Secretario.Firma nombramiento

Redacta carta de invitación apersonas particulares.Traslada a Señor Secretariopara firma.

Firma documento.Indica a Asistente solicitaritinerario de viaje segúndestino.Confirmado el boleto procedea cotizar en Agencias deViajes

Autoriza.

Reserva.

RESPONSABLE PASONo.


ASISTENTE DE DESPACHO 10 Entrega boleto a cadapersona particular por escrito.Solicita que cuando regreseproporcione a Secretaríacopia de pasaporte con sellode entrada y salida del país.Trasladan documentación aJefe de Adquisiciones.FIN

AUDIENCIA: Acto en el que un soberano u otra autoridad recibe a las personas quequieren hablar con él, generalmente para reclamar o solicitar alguna cosa: concederaudiencia.

DESPACHO SUPERIOR: Confirmado por Secretario y Sub secretario ComunicaciónSocial de la Presidencia y sus asistentes.

REPROGRAMACIÓN: Acción de reformular los programas mediante la verificación yanálisis del proceso de programación que permite la selección adecuada y oportuna delas medidas correctivas necesarias propiciando con ello un desarrollo adecuado de lasactividades conforme a lo programado.

REDACCIÓN: Es la composición de textos escritos. Redactor es quien desarrolla uncontenido escrito producto de un raciocinio, un escritor, un profesional de la escritura, quetoma en cuenta todos los requisitos de la escritura y de la composición correcta. Encontextos periodísticos es una categoría profesional dentro de los medios decomunicación y de difusión. La palabra redacción proviene del latín redactio. Hacereferencia a la acción y al efecto de redactar un tema.

CORRESPONDENCIA: Medio de comunicación utilizado por el hombre desde hacemuchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia ocerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando susnormas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma másrápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

CORRELATIVO: Orden o relación entre sí; ya se trate de números, personas, conceptos,imágenes o cosas en general.

DOCUMENTO EXTERNO: Se elabora para enviarlo fuera de la institución o parainformación de personas que no están dentro de la institución (informes contables,memoria anual, documentos de publicidad e información, respuestas a consultas,documentos para licitaciones o concursos públicos, declaración de impuestos, etc.)

DOCUMENTO INTERNO: Se elabora dentro de la empresa y circula solo dentro de ella(memorandos, informes de producción, acciones de personal, circulares, etc.)

CARPETA: Objeto utilizado comúnmente para archivar cualquier tipo de información confacilidad.

PROTOCOLO: Ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social.

BITACORA: Un cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversasacciones. Su organización es cronológica, lo que facilita la revisión de los contenidosanotados.

COTIZACIÓN: La acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algoen relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar aldocumento que informa y establece el valor de productos o servicios.

MONTAJE: Proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puedetener diferentes finalidades.

EVENTO: Una reunión de personas para celebrar un acontecimiento, y que, por logeneral, suele acompañarse de comida, bebida y a menudo también de música.

PRECEDENCIA: Orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos oinstituciones en actos oficiales, bajo la idea de precedencia, es decir, qué persona uorganismo es prioritario sobre otro. Este orden está regulado por leyes o reglamentos deforma estricta, de manera que no haya lugar a discusión o conflicto. A nivel diplomático, laprecedencia de los embajadores, generalmente está determinada por la antigüedad quetienen en ese país, es decir, por el orden cronológico de presentación de las cartascredenciales.

PROVEEDOR: Cada una de las empresas exteriores que abastecen a otra, en materiasprimas, materiales de consumo, servicios, etc.

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