implementación y buenas prácticas de la factura electrónica en la cámara de zaragoza
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Presentación de Narciso Samaniego, jefe del Servicio de Tecnologías de la Cámara de Zaragoza acerca de la factura electrónica realizada dentro de la jornada "Las nuevas tecnologías de la comunicación en las pymes". Segovia Octubre 2008.TRANSCRIPT
“IMPLEMENTACIÓN Y BUENAS PRÁCTICAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LA CÁMARA DE ZARAGOZA”
JORNADA:LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN EN LA PYME: ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Y GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
• Introducción
• Proyecto de Innovación interna Abril 2007
• Conformación del Equipo de Trabajo
• Asistencia a Cursos y jornadas de formación en “Facturación Electrónica”:
Actividades Previas y de Preparación
Dirección General
Departamento de Administración y
Organización
Departamento de Formación e Innovación
Departamento de Comunicación
InnovaciónTecnologías
Administración
Recaudación y Caja
Informática
Atención al Cliente
Sin el apoyo de la alta dirección, no se puede implementar estos
cambios de paradigma
Equipo de Trabajo:Departamentos Involucrados en la Implantación
-A-Fase de Análisis
y Definiciones
-B-Fase de
Implantación Piloto
-C-Fase de Ajuste y Puesta en Marcha
Metodología de Trabajo desarrollado en Cámara de Zaragoza:El A-B-C de la facturación electrónica
B
C
A
AB
Flujo de intercambio
actual de facturas
Clientes y/o proveedores intercambiar
factura electrónica
Ajustes al proceso,
interface y/o capacitación
Pruebas piloto para facturación electrónica
Capacitación en
facturación electrónica
Interface con el “Portal
FaCtur-e
Procesos de Facturación Electrónica
Medios de intercambio alternativos
Puesta en marcha
Inicio
Fin … ¡No! (Mejora
Continua)
(10)
(2)
(11)
(3) (4)(1)
(5)(7)(8)(9) (6)
Campaña difusión/
información
(12)
Opción de facturación electrónica
Formato de factura
electrónica
Metodología de Trabajo desarrollado en Cámara de Zaragoza:El A-B-C de la facturación electrónica
Junio 07
Septiembre
Julio Agosto
AgostoOctubreNoviembre
Diciembre Enero 2008Oct. Nov. y Dic.
Cantidad de Facturas y Cantidad de Clientes por MES
147
216224
349
417
317
378344
478
140
189225298237
261226
230
263
219
366
407376
300
219
0
100
200
300
400
500
600
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Mo
nto
(eu
ros)
Cantidad de Cliente Cantidad de Facturas Lineal (Cantidad de Facturas)
Frecuencia de Facturas por Cliente(Con todas las empresas)
490
80,00
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
90,00
100,00
1 27 53 79 105
131
157
183
209
235
261
287
313
339
365
391
417
443
469
495
521
547
573
599
625
651
677
703
729
755
781
807
833
859
885
911
937
963
989
1015
1041
1067
1093
1119
1145
1171
1197
1223
1249
1275
1301
Fase de Análisis y Definiciones:
Análisis de Periodo Temporal
Análisis de importes
Análisis de Clientes
Flujo de intercambio
actual de facturas
(1)
Análisis de Facturas EMITIDAS y RECIBIDAS
Fase de Análisis y Definiciones:
Soluciones para la gestión de facturas electrónicas
Tamaño deEmpresa
Características del Proceso SoluciónRecomendada
MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño
Manual
Pymes Volumen de facturas medioAutomatización parcialUso y configuración sencilla
Semiautomática
Grandes Volumen de facturas elevadoAutomatización totalInversión elevadaMultiprocesosProcesos desatendidos
Automática
Opción elegida por la Cámara de Zaragoza
(3)
Opción de facturación electrónica
Fase de Análisis y Definiciones:
La opción recomendable
• Enviar facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 y/o UBL
• Recibir facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 para lograr la integración con la aplicación de gestión interna de la Cámara.
(4)
Formato de factura
electrónica
Fase de Análisis y Definiciones:
Selección de la plataforma de facturación
Solicitud de recepción en formato Facturae 3.0/3.1, con firma de acceso gratuito a las RCL y en adjunto a correo a [email protected]
Creación de un formulario web alternativo para pequeñas empresas proveedoras
Medios de intercambio alternativos
(5)
Fase de Implantación Piloto:
Interface con el “Portal Cameral de Facturación
Electrónica”
Procesos de Facturación Electrónica
(7)
(6)
Analizar los procesos actuales de facturación
Plantear o redefinir los siguientes procesos de facturación electrónica:
• Generación de facturas electrónicas (ERP-In3)
• Envío de facturas electrónicas mediante la plataforma (firma)
• Recepción de facturas electrónicas (verificación y validación).
• Conservación de facturas electrónicas enviadas y recibidas.
• Gestión de facturas electrónicas erróneas (emitidas y recibidas)
• Realizar la interface entre el Sistema Informático de Facturación In3 y Camerfactura
En el envío de facturas electrónicas,
En la recepción de facturas electrónicas. 2ª Fase del Proyecto
Fase de Implantación Piloto:
Pruebas piloto para la facturación electrónica
Capacitación en
facturación electrónica
(8)
(9)
• Formación de los empleados de la Cámara que estarán involucrados en el proceso de facturación electrónica:
Presentaciones, manual de usuario y formación individualizada a todos los responsables de Departamentos y Servicios.
Primeras informaciones a proveedores y clientes
• Selección de los proveedores/clientes para la prueba piloto.
• Presentación del proyecto para detallar las actividades y la metodología del programa piloto.
• Capacitación de los usuarios del servicio de facturación electrónica que participen en esta iniciativa por parte del cliente y/o proveedores.
• Principales ensayos (emisión, recepción, gestión…)
Fase de Ajuste y Puesta en Marcha:
Puesta en marcha
(11)
Campaña difusión/
información
(12)
Ajustes al proceso,
interface y/o capacitación de
factura electrónica
(10)• Después de las pruebas piloto, se modifican y se realizan cambios
para mejorar el proceso de facturación.
• Se detectaron problemas de interfaces entre el “Sistema Informático In3” y la plataforma Camerfactura.
• Se produjeron inconvenientes en la capacitación de los usuarios del servicio. (Empleados y proveedores/clientes)
Información a los clientes y a los proveedores de la adopción por parte de la Cámara de la e-factura:
Página web informativa
En los documentos de información (3)
En la factura de papel actual
Con las jornadas y talleres de facturación electrónica (3)
El 1 de enero del 2008 comenzamos
Evaluación del proceso de facturación y Buenas Prácticas:
Registro de incidencias:
La primera factura recibida fue el 17 de enero
La primera factura emitida fue el 31 de enero
Multitud de incidencias: técnicas con la plataforma y administrativas y técnicas con los proveedores
Indicadores de gestión:
Porcentaje de facturas electrónicas
Nº de proveedores
Sistema empleado
Facturas erróneas
Nº de clientes que rechazan la factura electrónica
Evaluación continua: 12 reuniones
A partir de enero 2008
Mejora del proceso de facturación y Buenas Prácticas:
Nueva formación y sensibilización a los responsables de los Departamentos y Servicios que generan gasto en la Cámara
Nueva información y plazos obligatorios para los proveedores (30 de junio 2008)
Excepciones previstas: Agencias de viaje y Seguros (31 de diciembre 2008)
Solicitud de nuevas funcionalidades a los desarrolladores de la Plataforma Camerfactura
Mejoras en el formulario web
Preferencia en el pago de facturas electrónicas
Conservación y copias de seguridad
Mejoras desde enero
2008
Conclusiones del proceso de facturación y Buenas Prácticas:
Equipo de trabajo multidisciplinar, con asignación de responsabilidades (técnicas y administrativas) y apoyo de Dirección
Plantear una metodología y seguirla
Plantear un calendario amplio con plazos inflexibles
Ofrecer medios alternativos para los proveedores (Formulario web, Programa de AEAT, Plataforma Camerfactura, etc.)
Insistir mucho a los compañeros de la nueva forma de facturación y relación con los proveedores/clientes
Si os puede ayudar nuestra
experiencia…
http://www.satipyme.com/facturacion/crear/crearfactura.php
Especialización en Facturación Electrónica en el Servicio de Tecnologías.
Consultoría en Facturación Electrónica
Comercialización de Camerfactura
Impulsar a lo largo del año jornadas de difusión y de sensibilización.
Promover la colaboraciones con otras entidades o programas, como Plan Avanza-Gobierno de Aragón, Camerfirma, IDIA, CECA…
Promover el uso del intercambio electrónico de documentos estandarizados, como un factor clave, en la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas (facturas, ordenes de compra, avisos de despacho, etc.).
Actividades
Actividades complementarias
