implementacion sistema codigo barras
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Trabajo para optar por el Título de: Gerentes Logísticos
Presentado por;
BERNAL OSORIO ZORAIDA ANGÉLICA GARCÍA AMORTEGUI JULIO NICOLAS VELANDIA MORENO SANDRA PAOLA DAVID MAURICIO PARRA VALENCIA
Asesor;
Ingeniero Pedro Aguilar
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA LOGÍSTICA XI PROMOCIÓN
Bogotá, D.C. Julio 2006
2
PROYECTO:
La Nueva Logística de Servicios en la Fuerza Aerea Colombiana
“Implementación del Sistema de Código de Barras en el Almacén
General de Intendencia FAC”
Bogotá D.C. julio 25 del 2006
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 7 JUSTIFICACIÓN 8 OBJETIVO GENERAL 9 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 9 1. MARCO TEÓRICO 10 1.1 Antecedentes 10 1.2 Estructura actual 12
1.3 Procedimientos generales para el almacenamiento en el SALMA 14
1.3.1 Proceso De Adquisición De Bienes Y Servicios 14 1.3.2 Procesos Operativos 15
1.3.2.1 Proceso de recepción de las órdenes de compra 15
1.3.2.2 Proceso de registro del inventario y ubicación en el almacén 16 1.3.2.3 Proceso de salida de almacén 16
1.4 Evaluación de los procesos de almacenamiento 17
1.5 Los códigos de barras como sistema para el control físico de los inventarios 18 1.5.1 Definición 19 1.5.2 Historia de los códigos de barras 19 1.5.3 Beneficios del uso del código de barras 22
1.5.4 Componentes básicos para un sistema que utiliza código de barras 24 1.5.5 Como imprimir el código de barras 25 2. PLAN DE MEJORAMIENTO 27
4
2.1 Identificación y descripción del código de barras en la Fuerza Aérea 27 2.1.1 ESPECIFICACION DE MARCACION 28 2.1.1.1 Productos Familia A 28 2.1.1.2 Productos Familia B 34 2.1.1.3 Productos Familia C 37 3. COSTO BENEFICIO 42 3.1 Viabilidad del Proyecto 43
3.1.1 Costo de las inversiones implementación de código de barras 43 3.2 Factibilidad del Proyecto 46 CONCLUSIONES 49 GLOSARIO 50 BIBLIOGRAFIA 52 ANEXOS 53
5
INTRODUCCIÓN
Dado que las actividades logísticas han sido siempre vitales para las
organizaciones, el éxito de éstas se enmarca en la implementación de
nuevas tecnologías y estrategias para el mejoramiento de su gestión y
procesos, lo que les permite diseñar y administrar sistemas logísticos más
competitivos.
Contar con una cadena logística competitiva es una necesidad primordial
para la Fuerza Aérea Colombiana (FAC), lo que se logrará teniendo en
cuenta las mejores prácticas utilizadas mundialmente relacionadas con el
Supply Chain Management (Cadena de Suministros), desarrollando el talento
humano de la FAC y contando con herramientas y filosofías actuales tales
como: sistemas de información, código de barras, radiofrecuencia,
intercambio electrónico de datos (EDI), respuesta eficiente al cliente (ECR),
justo a tiempo y calidad total, entre otros.
Actualmente las FFMM han venido desarrollando una serie de
transformaciones y adelantos para los procesos administrativos que ejecuta.
La implantación y puesta en marcha del Sistema Logístico Integrado (SILOG)
ha conjugado la optimización y eficiencia en las operaciones conjuntas que
se emprenden en Colombia entre el Ejercito Nacional, la Armada y la Fuerza
Aérea.
Este ensayo fue realizado por un equipo multidisciplinario; el cual aportó
desde su experiencia profesional y conocimiento una nueva propuesta para
la adopción del sistema de código de barras en el Almacén General de
Intendencia de la FAC (SALMA) ubicado en el Comando Aéreo de
Transporte Militar (CATAM).
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Este trabajo servirá como fuente de consulta para la Jefatura de Apoyo
Logístico FAC como proyecto de inversión del año 2007 aportando a la
iniciativa de responder a las necesidades del teatro de operaciones y más
específicamente a los requerimientos solicitados por el soldado que esta en
el frente de batalla buscando la paz para nuestra Nación.
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FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La logística de servicios de la Fuerza Aérea, no cuenta con un sistema de
control y seguimiento para la intendencia que se acopia en el Almacén
General de Intendencia (SALMA), lo cual no permite el flujo adecuado de la
información desde el proveedor del proveedor hasta el usuario final; lo que
implica deficiencias en el control y gestión de los inventarios en stock al igual
que no provee información fidedigna para poder realizar compras eficientes
de los insumos de intendencia.
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JUSTIFICACION
La logística es un elemento más de la actividad económica, empresarial y
social de un país y el uso de la tecnología es un condicionante del progreso
logístico.
La mayoría de los sistemas o aplicaciones de administración de bodegas
cumplen bien su función de procesamiento y presentación de los datos, una
vez hayan sido ingresados al ERP. Desafortunadamente, la recolección
manual de estos es el punto débil de los Inventarios del SALMA.
La captura de datos mediante código de barras con computación móvil,
habilitados con comunicaciones de radiofrecuencia (RE), optimiza el uso, de
los sistemas, permitiendo alimentar estos con datos precisos y en tiempo
real.
Bajo el anterior enfoque, la implementación de códigos de barras de los
elementos que entregan los proveedores a la FAC debe constituirse en un
proceso primordial. Este proceso permitirá una mejor trazabilidad y certeza
en la toma y salida de inventarios.
9
OBJETIVO GENERAL
Determinar la mejor solución de marcación, identificación y control a través
de la implementación de un sistema de códigos de barra para los bienes del
almacén de intendencia SALMA propiedad de la FAC.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Identificar los procesos que se optimizarían y los beneficios que
traerían a los mismos con la implementación de un sistema por código
de barras.
• Especificar el código de barras que deben llevar los productos propios
de la Intendencia FAC para el control de inventarios, recepción y
despacho de mercancías.
10
1. MARCO TEÓRICO
1.1 ANTECEDENTES
Hoy día las FFMM enmarcadas dentro de la política de defensa y seguridad
democrática y apoyados en la decisión férrea del estado de enfrentar el
terrorismo, exige romper los esquemas tradicionales sobre lo que es la
Institución Militar, el ajuste funcional del sistema logístico y la forma de
identificar y trazar la mejor estrategia militar a implementar.
Actualmente y con miras de alcanzar niveles de eficiencia logística positivos
se está implementando al nivel de Ministerio de Defensa-Fuerzas Militares un
sistema integrado de información (SILOG) que abarca herramientas
tecnológicas de punta, procesos sistemáticos optimizados, almacenamiento
masivo de datos e interacción de ordenadores a escala nacional bajo la
plataforma que brinda el SAP R/3.
Enfocada bajo el SILOG/SAP la Fuerza Aérea Colombiana FAC, ejecuta
procesos Administrativos encaminados en la adopción de las mejores
prácticas empresariales, es así como su gestión esta programada a procesos
transversales que permitan la fluidez y oportunidad del cumplimiento
misional, la actual definición del Cuadro de Mando Integral mediante el
Balance Score Card, la implementación del Sistema de Gestión de Calidad
(NTC GP1000) y posterior certificación influyen notablemente en la
flexibilidad de la Administración Pública que desarrolla la FAC, así se
describe en la actual plataforma Estratégica: “La Fuerza Aérea Colombiana
continuando con su proceso de transformación, presenta frente al periodo
2006-2019”, los siguientes cambios estructurales como resultado de un
análisis permanente del direccionamiento estratégico de sus directivos y de
la revisión de sus procesos internos, con el fin de involucrar nuevas
11
herramientas para el despliegue de sus procesos de planeamiento hasta el
nivel operativo en los Comandos y Grupos Aéreos, Escuelas e Institutos de
Formación y Capacitación.
Las doce (12) Áreas Funcionales de la Fuerza Aérea, fueron agrupadas
desde 1995 en los siguientes conceptos alineados con los Programas del
Sector Defensa: Operacional, de Apoyo Directo y de Planeación –
Administrativo. En el nuevo planteamiento, a partir del 2005, las Áreas
Funcionales se reducen a diez (10) siendo reagrupadas bajo dos conceptos,
uno misional y otro de apoyo, teniendo en cuenta la asociación de los
procesos planteada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública, que busca “facilitar la eficiencia y la eficacia en la gestión
administrativa como elemento fundamental en la relación entre el Estado y la
Sociedad”1.
Este trabajo se ubica en las Áreas Funcionales de Apoyo: grupo que
consolida cinco (5) Áreas Funcionales que suministran a la Fuerza recursos o
servicios susceptibles de tercerización (Outsourcing), como son las de la
Educación, Ciencia y Tecnología, el Recurso Humano, la Logística de
Servicios, la Administrativa y la de la Salud.
Los procesos de mejora que se implantaran estarán enfocados para la
Jefatura de Apoyo Logístico FAC, el portafolio de esta Jefatura incluye
soluciones que van desde la Construcción de Bases Aéreas, la puesta en
marcha de Sistemas Integrados de Información, la formación de un Grupo
Aposentador y el abastecimiento de intendencia para todos los integrantes de
la Organización. Para el cumplimiento de esta última tarea se cuenta con la
gestión administrativa y gerencial de la Dirección de los Servicios (DISER)
quien a través del Almacén General de Intendencia (SALMA) almacena y 1 PEI Plataforma Estratégica Funcional FUERZA AEREA COLOMBIANA 2007-2019.Pág. 5
12
suministra la intendencia necesaria y solicitada por las 13 Unidades FAC y
para los 13.000 hombres que la conforman.
1.2 ESTRUCTURA ACTUAL
Durante ésta última década las Fuerzas Militares han venido desarrollando
una serie de cambios al interior de sus procesos administrativos con el ánimo
de adoptar las mejores prácticas empresariales con mira en convertirse en
una institución altamente eficiente. Es por esta razón se da puesta en marcha
al proyecto “Sistema Logístico Integrado (SILOG)”, el cual tiene como fin
incrementar la eficiencia operativa de las fuerzas militares entendiéndose
esta como un todo; de ésta forma se logran optimizar los costos logísticos y
de abastecimiento de las tres fuerzas militares: Ejercito Nacional, Armada y
Fuerza Aérea
Pero para poder dar interrelación a lo largo y ancho de estas instituciones es
necesario contar con parámetros y procedimientos estándares que enlacen
los procesos no solo administrativos sino también operativos; y que esta
unión a su vez pueda verse reflejada en un mismo punto de información. Es
por esta razón que se debe dar implementación al ERP SAP R/3.
La plataforma SAP esta conformada principalmente por módulos logísticos,
financieros y de controlling que permiten gestionar todos los procesos
vinculados a la cadena de abastecimiento de la FFMM: desde la adquisición
de todos los insumos y materiales tanto de guerra como de intendencia,
hasta la entrega de los mismos en los lugares requeridos o teatros de
operación.
La Fuerza Aérea Colombiana (FAC) en su carrera de adoptar dichas
prácticas lo largo de su cadena de abastecimiento (SCM) ha iniciado la
13
implementación del SAP R/3 en su módulo de Gestión de Materiales al
interior de su almacén general de intendencia SALMA.
Dicho almacén depende directamente de la Jefatura de Apoyo Logístico, la
cual tiene como misión administrar la logística de intendencia, transporte,
seguros no aeronáuticos, tecnologías de información e infraestructura y
establecer políticas y criterios para la prestación de servicios generales en
las Unidades Aéreas de la FAC.
Sin embargo, la responsabilidad de gestionar, controlar y asignar la
disponibilidad adecuada y oportuna de los bienes y servicios de intendencia
recae sobre la Dirección de Servicios DISER. Dentro de sus funciones la
DISER se encarga de recolectar las solicitudes con relación a dotación militar
y civil, equipo intendencia, vehículos, llantas, baterías, herramientas, equipos
electrónicos y eléctricos, obras de arte, equipos topográficos y almacenes
(Incluyendo al SALMA). Y a su vez, estos procedimientos deben estar en
completa alineación y cumplimiento con lo estipulado por Ley 80 de 1993,
decreto 855/94 y decreto 2170 de 2002 (adquisición de bienes y/o servicios
por parte de una entidad gubernamental).
14
1.3 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA EL ALMACENAMIENTO EN SALMA
1.3.1 Proceso De Adquisición De Bienes Y Servicios
Toda solicitud para requerir un bien o servicio debe estar incluida en la
Separata de presupuesto y debe estar diligenciada en una Minuta de
Contrato FAC; esto en cumplimiento de la normatividad sobre garantías
(Decreto 2170, Ley 80 de 1993 y Ley 48)
El proceso general para solicitar y recepcionar un determinado bien o
servicio es:
15
1. Elaboración de un anteproyecto de presupuesto en donde se
especifiquen las necesidades a suplir.
2. Consolidación del programa general de compras y determinación de
procesos contractuales.
3. Recepción e inspección técnica y administrativa del bien o servicio.
4. Si es un bien se debe registrar en el inventario y almacenar la orden
de alta
Los sistemas de información que soportan actualmente el proceso de
almacenamiento en SALMA son SINFAD, SICE y Microsoft Office. Éstos por
su parte son administrados por personal con conocimientos en
almacenamiento, computación e informática contable. Su formación
académica debe estar enfocada en Ingeniería de sistemas.
1.3.2 Procesos Operativos
1.3.2.1 Proceso de recepción de las órdenes de compra
1. Coordinar la recepción de los elementos
2. Solicitar al proveedor placa, tipo de vehículo, cedulas conductor y
ayudante y tipo de embalaje
3. Revisar la factura, cantidad, precio, descripción del elemento y fecha
al día vs. contrato
4. Revisar el contrato
5. Recibir y realizar el conteo físico de los elementos, verificando
visualmente los elementos contratados contra la muestra patrón
(Conteo físico de los elementos) Realizar acta de recibo físico de
material
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1.3.2.2 Proceso de registro del inventario y ubicación en el almacén
1. Realizar el control visual de calidad de los elementos
2. Tomar muestra aleatoria de los elementos y enviar al laboratorio
3. Confirmar el control de calidad de los elementos
4. Elaborar acta de satisfacción firmada por el supervisor y control de
calidad (Acta de satisfacción)
5. Realizar orden de alta de los elementos, ingresando cantidad, valor
unitario y valor total al SINFAD
6. Organizar y almacenar suministros
7. Enviar facturas al encargado del kárdex
8. Consolidar los soportes para pago
9. Elaborar solicitud de pago de procesos de mínima cuantía y procesos
a través del Ministerio de Defensa Nacional
10. Revisar solicitud de pago
11. Aprobar solicitud de pago
1.3.2.3 Proceso de salida de almacén
1. Recibir solicitud de pedido con el inventario a distribuir.
2. Comprobar que la solicitud este autorizada (partida, cupo dotación
anual, especialidad)
3. Verificar existencias en Inventario
4. Entregar vale al bodeguero
5. Realizar el picking de inventario solicitado.
6. Registrar movimientos en kárdex (Actualizar inventario)
7. Realizar orden de baja de elementos. Descargar del SINFAD
17
8. Trasladar vuelo de apoyo para base aérea o entrega de los
suministros al solicitante
9. Elaborar cuenta fiscal
1.4 Evaluación de los procesos de almacenamiento
De acuerdo con el análisis a los procesos del SALMA se evidenciaron
algunas deficiencias:
• No existen acuerdos de nivel de servicio que especifiquen tiempos de
entrega o de recepción.
• El personal no es calificado en las competencias requeridas en el área
logística y en los procedimientos de almacenamiento e inventarios.
• El sistema de control de inventarios y su ubicación responde al criterio del
almacenista más que a la aplicación de un manual de procedimientos o la
mejor práctica logística existente.
• No hay información fidedigna de los inventarios en stock porque existe
una doble digitación en dos sistemas diferentes (Sistema FIFO a través
de Kardex y SINFAD) y cada uno de estos es susceptible al error humano
• Procesos manuales y altamente burocráticos que hacen que tanto la
recepción como alistamiento y entrega del material de intendencia sean
demorados e ineficientes.
Con base en estas falencias encontradas en el manejo de inventarios y en
los sistemas de información se sugiere la adopción del código de barras
como una solución a la optimización logística en la intendencia.
18
1.5 Los códigos de barras como sistema para el control físico de los
inventarios Teniendo en cuenta que la FAC esta encaminada a ejecutar procesos
administrativos que adopten mejores prácticas empresariales bajo un sistema
de mejoramiento, se propone la posibilidad de implementar el código de
barras en el almacén de intendencia que cargo Jefatura de Apoyo Logístico
(JAL).
Bajo esta perspectiva se deben analizar los puntos clave que nos llevan
como plan de mejoramiento a la implementación del código de barras. La
bodega cuenta con un espacio de 580 mts2, en donde se almacenan 477.064
unidades concentradas en 232 referencias; las cuales representan un valor
de inventario promedio anual de $3.159.585 dólares. Para el manejo de todo
este inventario solo se cuentan con 7 personas en almacén, quienes son las
encargadas de realizar el picking, packing y alistamiento de las órdenes.
Actualmente el SALMA dispone de 7 funcionarios administrativos y
operativos, lo cual deja claro el déficit de personal con que se cuenta para
operar el almacén y se hace mucho más complejo cuando no se tiene una
ERP que ubique cada ítem dentro del almacén. Esto conlleva a demoras en
el proceso de captura y difusión de la información.
Debido a la gran cantidad y diferentes clases de elementos que se
encuentran en los almacenes y considerando el gran presupuesto que estos
significan, se hace indispensable el uso de códigos de identificación en los
diferentes elementos, para hacer más rápido y preciso el manejo de la
información. Los números estandarizados en los elementos de consumo
permiten una identificación única en cualquier parte de la cadena. Estos
números son representados por Códigos de Barras, que a su vez serán
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leídos por lectores ópticos (scanners) a lo largo de la cadena proporcionando
información oportuna y veraz.
1.5.1 Definición
El Código de Barras es un símbolo que utiliza barras claras y oscuras de
diferente grosor para representar caracteres (números). Un scanner "leerá"
estas barras por medio de un láser que pasará a través de todas y cada una
de ellas; el reflejo de cada barra será entendido por el scanner como un
sistema binario (1,0) para posteriormente traducirlo al carácter
correspondiente. Es importante que el contraste entre barras claras y oscuras
sea el correcto, y que no exista deformación en la impresión de las barras
(muy anchas o muy delgadas).
Las barras oscuras se las conoce como "Barras" y a las barras claras como
"Fondo".
1.5.2 Historia de los códigos de barras
En Octubre 20 de 1949, Norman Woodland y Bernard Silver patentaron el
primer código de barras, el cual constaba de una serie de círculos
concéntricos. Una faja transportaba los productos a ser leídos por un
fotodetector.
En 1961 apareció el primer scanner fijo de códigos de barras que leía barras
rojas, azules, blancas y negras que identificaban los vagones de los
ferrocarriles. Para el año 1967 la Asociación de Ferrocarriles de
Norteamérica aplicó este sistema para el control del tránsito de embarques.
Durante este mismo año los supermercados Koger instalan en su sucursal de
20
Cincinnati el primer sistema de retail basado en códigos de barras. En 1969
se instaló el primer scanner fijo basado en tecnología láser. Finalizando esta
década y comenzando los 70’s aparecieron las primeras aplicaciones
industriales para el manejo de información para el mantenimiento de
inventarios e impresión de reportes de embarque mediante un lector
conectado a un ordenador.
Durante los años 70 apareció la primera terminal portátil de datos fabricada
por Norand. En 1971 apareció el código Plessey en Inglaterra para el control
de los archivos de organismos militares y luego fue difundido para el control
de documentos de las bibliotecas. “CodaBar” aparece este mismo año
aplicándose principalmente en los bancos de sangre.
La compañía Buick (ensambladora de autos) utilizó identificación automática
en las operaciones de ensamble de transmisiones. El sistema era utilizado
para conteo de los diferentes tipos de transmisión ensamblados diariamente.
El código ITF aparece en 1972, creado por el Dr. David Allais.
21
En 1973 aparece el código U.P.C. (Universal Product Code) que más tarde
se convertiría en el estándar de identificación de productos. Mas adelante en
1976 Europa saca su propia versión de U.P.C., el código EAN (European
Article Number).
En 1974, el Dr. Allais y Ray Stevens de Intermec inventan el primer código
alfanumérico llamado código 39.
Durante los años 80 aparece el PostNet, usado por el servicio postal de los
EEUU
En los años 90’s se publica la primera especificación ANS X3182 que regula
la calidad de la impresión de códigos de barras lineales. En ese mismo año,
Symbol Technologies presenta el código bidimensional PDF417.
22
1.5.3 Beneficios del uso del código de barras
Los Códigos de Barras son utilizados de diferente manera a lo largo de la
cadena logística. Las computadoras programadas para procesar la
información obtenida de los códigos por medio de lectores ópticos dan como
resultado el tipo de informes que la institución requiere para su toma de
decisiones, además de los siguientes beneficios para:
Fabricantes: Quienes mejoran la comunicación con representantes y
transportistas, mejora el control de inventarios, almacén y distribución,
obtiene más y mejor información de la demanda del mercado con lo que
puede hacer más cortos los ciclos de pedido y entrega, simplifica el proceso
de información y reduce los costos de administración.
Representantes: Quienes agilizan el proceso de pedido, de recibo y
despacho de mercancía, debido a que el sistema facilita el control
permanente de inventarios y disminuye los costos de administración.
El almacenista: utiliza los códigos de barras para simplificar y agilizar los
cambios de precios, ahorro de gastos de etiquetado, obtiene información por
producto y sin errores, tanto en recibo como en entregas. El uso de un
estándar reduce gastos de administración y mejora la comunicación con
proveedores. Los datos obtenidos pueden ser utilizados para reducir
patrones de ventas y acortar los tiempos de aprovisionamiento.
El usuario final: Quien obtiene un rápido servicio en su paso por el almacén,
al desaparecer los errores de digitación y obtiene un ticket pormenorizado de
los elementos retirados.
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En general los beneficios del uso del código de barras se resumen en:
• Optimización en el control de inventarios disminuyendo el tiempo de
espera ofreciendo un mejor servicio al cliente.
• Eliminación de errores de digitación.
• Obtención de información confiable para el manejo del negocio.
• Establecimiento de un lenguaje común con sus proveedores a través del
código de barras, incrementando la productividad de la relación comercial,
lo que facilita la implementación de otras tecnologías como el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI).
• Proporciona una identificación única a cada producto, servicio o
localización.
Administrar un centro de distribución es una tarea compleja que va más allá
de la sola manipulación y control de la mercancía, el factor que realmente
marca la diferencia es la administración de la información de la misma, pues
es la que permite desarrollar procesos confiables y eficientes dentro de éste
eslabón de la cadena de abastecimiento.
La filosofía del sistema EAN UCC es mejorar la cadena de abastecimiento
mediante la optimización de los procesos. En la bodega esta filosofía se
aplica en cada proceso: almacenamiento, preparación y despacho. Cada uno
puede ser mejorado gracias a la utilización de las herramientas de éste
sistema que está diseñado bajo una filosofía que permite mejorar ese control.
La identificación estándar de la mercancía, la captura de información de la
misma y la comunicación de su movimiento, hacen que los sistemas de
información puedan responder mejor a las necesidades de los usuarios, ya
que los datos que manejan son más confiables.
También, posibilita la reducción de tiempos muertos debido a la disminución
de las demoras en la captura de información usando la tecnología disponible.
24
1.5.4 Componentes básicos para un sistema que utiliza código de barras
Etiquetas
El tamaño, diseño y adhesivo de la etiqueta deben ser considerados según el
tipo de elemento a identificar de manera que garantice que el tiempo de vida
de la etiqueta sea igual o mayor al tiempo de vida del elemento que se va a
codificar.
Terminales Portátiles conectadas por radiofrecuencia con la base de datos
Deben equiparse con todas las características necesarias para permitir una
captura de datos adecuada tanto en la toma del inventario inicial, en los
conteos cíclicos y en los procesos de las auditorias futuras.
Software
Para lograr todos los beneficios que brinda la tecnología de codificación de
barras es importante el diseño adecuado del software del terminal portátil, así
como el sistema del computador central.
Procedimientos operativos
Los procedimientos de manejo de control de elementos deben rediseñarse
para que se adapten al uso de las nuevas herramientas y deben ser flexibles
para que se puedan adaptar a cambios o necesidades futuras.
25
De un buen rediseño de los procedimientos operativos depende el éxito o
fracaso del sistema.
Por último está el involucrar en el proceso a todas las personas que directa o
indirectamente se vean afectadas por el sistema. Para que el rediseño
funcione, también es necesario tomar en cuenta las necesidades y
requerimientos de los usuarios, para que el sistema sea efectivo y ágil.
1.5.5 Como imprimir el código de barras
Una vez que se haya conformado el Código de Barras de acuerdo con el
estándar indicado, el siguiente paso será traducirlo al símbolo de Código de
Barras correspondiente según la norma, para posteriormente fijarlo al
producto.
Hay dos posibilidades para fijar el Código de Barras al producto:
A. Impresión directa
El Código de Barras puede ser impreso como parte de la cara del elemento
utilizando cualquier sistema de impresión convencional (offset, serigrafía,
fotograbado, flexografía, litografía, etc.); para esto se necesita de una
"película maestra” para que el impresor pueda hacer su trabajo.
B. Etiquetas
Si no se desea que el Código de Barras sea impreso como parte del
empaque, este puede ser fijado en una etiqueta (autoadhesiva, colgante,
26
cosida, etc.) generalmente las etiquetas son impresas en transferencia
térmica o láser. Estos sistemas no requieren de una película maestra.
27
2. PLAN DE MEJORAMIENTO
2.1 Identificación y descripción del código de barras en la Fuerza Aérea
De acuerdo con el análisis del inventario de Intendencia, hemos clasificado
los productos adquiridos por esta Dirección por grupos y subgrupos. Es
necesario que cada proveedor identifique a que grupo pertenece su o sus
productos para ubicar el requerimiento de marcación que le corresponde.
A continuación se agrupan las familias de los productos, así;
Familia A:
• Uniformes
• Calzado
• Ropa de Cama
• Menaje
Familia B • Elementos de Aseo
Familia C
• Insignias y elementos distintivos
Unidades Manejadas:
• Unidad de Consumo: productos en la Unidad en la que pueden ser
usados por ejemplo: botas, camisas, gorras, zapatos, desodorante,
camisas.
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• Unidad no detallista o unidad de empaque: elemento que contiene
unidades de consumo Ej. Caja 24 pares de botas, Caja de 30 camisas
2.1.1 ESPECIFICACION DE MARCACION
2.1.1.1 Productos Familia A
Unidad de Consumo:
• A esta familia pertenece todo aquel material de vestuario que es
usado por los miembros de la Fuerza Aérea.
• Algunos ejemplos de esto: Camisas, boinas, bolsos, cinturón,
gorra, luto, medias, pantalones, pasamontañas, pantalones,
pañuelos, uniformes, viseras, entre otros.
• Estos productos requieren marcación con información adicional de
producto para efectos de trazabilidad como: Número de contrato,
numero seriado de producto.
• La información que llevará la etiqueta de los productos
pertenecientes a esta familia a nivel de unidad de consumo será la
siguiente:
o Identificación del país
o Identificación de la entidad-Mindefensa
o Identificación de la prenda-producto
o Digito de control
• Para la marcación de estos productos se utilizará la simbología
EAN-UCC 13 con una simbología compuesta (EAN-UCC/CS). Este
tipo de simbología se utiliza para identificar productos que
requieren información adicional y está compuesta de la siguiente
manera:
29
(400)251ARCDIABA05(21)00001
Para conformar el código de barras EAN/UCC 13 que identifica el producto,
este tipo de código esta compuesto por trece dígitos a continuación se
muestra un ejemplo de la estructura de código:
Código de País (3 números)
Códigos de Entidad (4 números)
Código de producto (5 números)
Digito de Control (1 número)
770 2219 00002 6
Prefijo
Colombia
Código Ministerio
de Defensa
Código de
producto
Digito de control
Prefijo Colombia: Se usa para identificar el país de origen del producto.
Código Ministerio de Defensa: Número que identifica a nivel nacional los
productos del Ministerio de Defensa.
Código Información Adicional Símbolo Bidimensional Símbolo EAN 13 Código EAN 13
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Código de Producto: se usa para identificar el tipo de producto al que hace
referencia.
Dígito de control: se usa para asegurar que se haya compuesto
correctamente.
Para la creación del código de información adicional, se especificarán datos
del número de contrato y número seriado de producto:
Identificador de
aplicación (3 números)
Número de contrato
(13 dígitos)
Identificador de
aplicación (2 números)
Número seriado de
producto (5 dígitos)
(400) 251FACDISER05 (21) 00001 Identificador contrato Número asignado de
contrato
Identificar un número
seriado de producto
Consecutivo asignado
por el proveedor
Identificador Número de Contrato: Este indicador permite determinar que se
encuentra establecido el número del contrato al que pertenece este producto.
Siempre será (400).
Número de Contrato: Número del contrato asignado por DISER al proveedor
31
Identificador Número seriado de producto: Este identificador permite
determinar que a continuación se encuentra el número de serie de cada
producto. Siempre será (21).
Numeró seriado de producto: Número seriado asignado a cada uno de los
productos que hacen parte del contrato. Numeró asignado por el proveedor.
(400)251FACDISER05(21)00001
A continuación se ejemplifica como quedará la etiqueta de identificación de
producto:
Esta Unidad hace referencia a las unidades de empaque de los productos, es
decir, cantidad de productos embalados por caja (x Unidades): las cajas de
los productos deben estar identificadas de acuerdo a la siguiente estructura:
• Para la identificación de este tipo de unidades se usara la marcación
de producto con código UCC-EAN 128
• La información que contendrá el código de la etiqueta de la caja será:
32
o Identificación del Producto y cantidad de unidades embaladas,
por medio de un EAN/UCC 14
o Número de Contrato
o Número de lote de producción
Para conformar la etiqueta de este código, se usará un UCC/EAN 128:
Identificador
de Aplicación
(2 números)
EAN/UCC 14 de
producto (14
números)
Identificador
de
aplicación (3 números)
Número de
contrato
(13 números)
Identificador
de
aplicación (2 números)
No. de
lote (Alfa
numérico de 20
dígitos
máx.)
(01) 17702219000023 (400) 251ARCDIABA05 (10) AK0631
Unidad de
comercialización
no detallista
Indicador de
Contenido +
Código del
producto
Indicador del
Contrato
Número asignado
del contrato
Identificar un
número de
lote
No. De
lote
asignado
por el
proveedor
Identificador unidad de Comercialización No detallista: este identificador
permite determinar que a continuación se encuentra información sobre el
indicador de contenido y del producto, siempre será (01).
EAN/UCC 14: Indicador de contenido varía de 1 a 8. Ej. 1 para la caja de 30
unidades, 2 para una caja de 60 Unidades. Código del producto y cálculo del
nuevo digito de control. Definido por el proveedor.
33
Identificador Número de Contrato: Este Identificador permite determinar que
a continuación se encuentra establecido el número del contrato al que
pertenece este producto. Siempre será (400).
Número de Contrato: Número del contrato asignado por DISER al proveedor.
Identificador Número de lote: este identificador permite determinar que a
continuación se encuentra el número de lote de producción del elemento.
Siempre será (10).
Número de lote: Número seriado a cada uno de los productos que hacen
parte del contrato. Número asignado por el proveedor.
A continuación se ejemplifica como quedará la etiqueta de identificación de
unidad de empaque;
34
2.1.1.2 Productos Familia B
Unidad de consumo:
• Por las características de este tipo de productos su marcación debe
realizarse con códigos EAN 13.
• Algunos ejemplos de estos productos: cepillo dental, desodorante,
papel higiénico.
• La información que llevará la etiqueta de estos productos contiene la
siguiente información:
o Identificación del país.
o Identificación de la empresa productora
o Identificación de producto
o Dígito de control
• Las etiquetas peden venir adheridas al empaque como etiqueta de
papel o como parte del empaque
• El código de barras que identifica el producto será un EAN/UCC 13 y
debe ser asignado por el proveedor. A continuación se muestra un
ejemplo de la estructura del código:
Código de País (3 números)
Código Empresa
Código producto
Dígito de Control
(1 número)
770 XXXX XXXXX X
Prefijo Colombia: se usa para identificar el país de origen del pronto.
Código Proveedor: Número que identifica a nivel nacional los productos del
proveedor.
Código de Producto: se usa para identificar el tipo de producto al que hace
referencia. Ej. Desodorante de 100g.
35
Dígito de control: se usa para asegurar que el código se haya compuesto
correctamente.
Unidad de Empaque:
Esta Unidad hace referencia a las Unidades de empaque de los productos,
es decir, cantidad de productos embalados por caja (x Unidades); las cajas
de los productos deben estar identificadas de acuerdo a la siguiente
estructura:
• Para la Identificación de este tipo de unidades se usara la marcación
de producto con código UCC-EAN 128.
• La información que contendrá el código de la etiqueta de la caja será:
o Identificación del Producto y cantidad de unidades Embaladas,
por medio de un EAN/UCC 14.
o Número de Contrato
o Número de Lote de producción.
Para conformar la etiqueta de este código, se usará un UCC/EAN 128:
Identificador
de aplicación
(2 números)
EAN/UCC 14 de
producto (14
números)
Identificador
de
aplicación (3 números)
Número de
contrato (13
números)
Identificador
de aplicación
(2 números)
Número de
lote (alfa
numérico de 20 dígitos
máximo)
(01) 1770123400002
5
(400) 128ARCDIABA05 (10) AK0631
Unidad de
comercialización
no detallista
Indicador de
contenido +
código del
producto
Identificador
del contrato
Número asignado
de contrato
Identificar un
número de
lote
No. Lote
Asignado por
el proveedor
36
Identificar unidad de Comercialización No detallista: Este Identificar permite
determinar que a continuación se encuentra información sobre el indicador
de contenido y del producto. Siempre será (01).
EAN/UCC 14: Indicador de contenido varía de 1 a 8. Ej. 1 para una caja de
36 Unidades, 2 para una caja de 60 Unidades. Código del producto y cálculo
del nuevo digito de control. Definido por el proveedor.
Identificador Número de Contrato: este identificador permite determinar que a
continuación se encuentra establecido el número del contrato al que
pertenece este producto. Siempre será (400).
Número del contrato: número del contrato asignado por DISER al proveedor.
Identificador Número de lote: Este identificador permite determinar que a
continuación se encuentra el número de lote de producción del elemento.
Siempre será (10).
Número de lote: Número seriado asignado a cada uno de los productos que
hacen parte del contrato. Numeró asignado por el proveedor.
37
A continuación se ejemplifica como quedará la etiqueta de identificación de
unidad de empaque.
2.1.1.3 Productos Familia C
Unidad de Consumo:
La característica principal de estos productos es el tamaño del mismo y la
unidad de subempaque requerida; en los términos de referencia se hace
claridad de las unidades de subempaque que son unidades de unidades de
consumo, que se requieren para estos productos. Ej. Cantidad de unidad que
debe contener cada subempaque.
La característica principal de estos productos es el tamaño del mismo y la
unidad de subempaque requerida; en ellos términos de referencia se hace
claridad de las unidades de subempaque que son unidades de consumo, que
se requieren para estos productos. Ej. cantidad de unidades que se debe
contener cada subempaque (4 botones o 3 botones).
A este grupo pertenecen productos como: insignias y distintivos, botones,
anillos, bastones entre otros.
38
• La información que llevará la etiqueta de los productos pertenecientes
a esta familia a nivel de unidad de consumo será la siguiente:
o Identificación del país
o Identificación de entidad-Mindefensa
o Identificación de producto
o Digito de control
• La información adicional que llevará la etiqueta de los productos
pertenecientes a esta familia será la siguiente:
o Identificación contrato
o Identificación de número serial del producto.
• Para la marcación de estos productos se utilizará la simbología EAN-
UCC 13 con simbología compuesta (EAN-UCC 13/CS),este tipo de
simbología se utiliza para identificar productos que requieren
información adicional y está compuesta de la siguiente manera:
39
(400)251ARCDIABA05(21)00001
Para conformar el código de barras EAN/UCC 13 que identifica el producto;
este tipo de código esta compuesto, por trece dígitos, de la siguiente manera;
Código del País (3 números)
Código de Entidad (4 números)
Código de producto (5
números)
Dígito de Control (1 número)
770 2219 00002 6
Prefijo Colombia Código MINISTERIO DE
DEFENSA
Código de Producto Dígito de Control
Prefijo Colombia: Se usa para identificar el país de origen del producto.
Código Ministerio de Defensa: Número que identifica a nivel nacional los
productos del Ministerio de Defensa.
Código de Producto: se usa para identificar el tipo de producto al que hace
referencia. Ej. Botón 17 MM.
Dígito de control: se usa para asegurar que el código se haya compuesto
correctamente.
Código Información Adicional Símbolo Bidimensional Símbolo EAN 13 Código EAN 13
40
Nota Aclaratoria: este código será asignado por la Dirección de los Servicios
al proveedor que salga elegido, para que realice la marcación.
Para la creación del código de información adicional, se especificarán datos
del número de contrato y numero de producto:
Identificador de
aplicación (3
números)
Número de contrato
(13 dígitos)
Identificador de
aplicación (2
números)
Número seriado de
producto (5 dígitos)
(400) 251ARCDIABA05 (21) 00001
Identificador Contrato Número asignado de
contrato
Identificar un número
seriado de producto
Consecutivo asignado
por el proveedor
Identificar Número de Contrato: Este Identificar permite determinar que a
continuación se encuentra establecido al número del contrato al que
pertenece este producto. Siempre será (400).
Número de Contrato: Número del contrato asignado por DISER al proveedor.
Identificador Número seriado de producto: Este identificador permite
determinar que a continuación se encuentra establecido el número del
contrato al que pertenece este producto. Siempre será (400).
Número de Contrato: Número de producto: este identificador permite
determinar que a continuación se encuentra el número de serie de cada
producto. Siempre será (21).
41
Número seriado de producto: Numeró seriado asignado a cada uno de los
productos que hacen parte del contrato. Número asignado por el proveedor.
NOMBRE DEL PROVEEDOR
No. De Contrato: 251ARCDIABA05
Número de Lote: AK0631
Descripción: Botón 17 mm.
Código Producto EAN: 7702219000026
Caja Contiene: 36 paquetes x 8 unidades
Cantidad de Cajas: 15 de 300
42
3. COSTO BENEFICIO
Una vez identificadas las características y ventajas del código de barras y
presentado el planteamiento de la como se utilizaría el código en las 3
familias de materiales de intendencia para la FAC encontramos los siguientes
beneficios:
1. Optimización de la herramienta ERP SAP para la administración del
inventario y/o intendencia FAC.
2. Control del inventario (excesos y agotados) con datos precisos y en
tiempo real
3. Reducción de los costos asociados con el manejo de inventarios
adoptando altos estándares de tiempo de entrega oportuna.
4. Un mayor flujo de la información a través de toda la organización que
permita mejorar os procesos operativos.
5. Establecer un modelo fiable de pronóstico de demanda para los diferentes
elementos de intendencia determinando el inventario de seguridad
óptimo.
6. Unificación de una codificación estándar para los elementos de
intendencia comunes entre las FFMM.
7. Minimización de los tiempos y costos de los flujos en la cadena de
abastecimiento.
8. Aumento en la productividad permitiendo la trazabilidad a la Intendencia,
garantizando la calidad en el servicio y permitiendo una mejor toma de
decisiones.
43
3.1 Viabilidad del Proyecto
3.1.1 Costo de las inversiones implementación de código de barras
Inversión Consultoría
Los honorarios estimados por la compañía Wireless and Mobile, (sin incluir
impuestos ni gastos de desplazamiento u hospedaje) y la inversión en
equipos es de:
La inversión trae beneficios en la reducción de los costos de almacenamiento
al sistematizar los procedimientos y haces más eficientes los proceso
actuales:
44
VALOR PRESENTE NETO COSTOS ALMACENAMIENTO MANUAL Inflacion Proyectada 4%
AÑO COSTO DEMANADA PROYECTADA TOTAL 2007 $ 17.613,35 7.530 $ 132.628.501,73 2008 $ 18.317,88 7.530 $ 137.933.641,80 2009 $ 19.050,60 7.530 $ 143.450.987,47 2010 $ 19.812,62 7.530 $ 149.189.026,97 2011 $ 20.605,12 7.530 $ 155.156.588,05 2012 $ 21.429,33 7.530 $ 161.362.851,57
45.180 $ 718.358.746,02
VPN $ 653.053.405,47 COSTO ALMACENAMIENTO CON CÓDIGO DE BARRAS
AÑO COSTO DEMANADA PROYECTADA TOTAL 2007 $ 0,00 0 -127.884.200 2007 $ 13.214,40 7.530 99.504.467 2008 $ 13.742,98 7.530 103.484.646 2009 $ 14.292,70 7.530 107.624.032 2010 $ 14.864,41 7.530 111.928.993 2011 $ 15.458,98 7.530 116.406.153 2012 $ 16.077,34 7.530 121.062.399
45.180 $ 294.657.937,22
VPN $ 267.870.852,02 DIFERENCIA $ 385.182.553,45
TIR INGRESOS ASIMILADOS AL AHORRO PRODUCIDO POR LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Procedimientos Manuales Procedimientos con Código Barras FLUJO NETO -127.884.200
2007 132.628.502 99.504.467 33.124.035 2008 137.933.642 103.484.646 34.448.996 2009 143.450.987 107.624.032 35.826.956 2010 149.189.027 111.928.993 37.260.034 2011 155.156.588 116.406.153 38.750.435
TIR 12%
45
Costo Diario Almacenamiento Manual
ENERGÍA $ 149.000 PERSONAL $ 686.250 MANTENIMIENTO $ 5.000 DEPRECIACIÓN EQUIPO $ 69.441 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS $ 2.533 ASEO $ 589 VIGILANCIA-SEGURIDAD $ 3.081 COSTO TOTAL DIA $ 915.894 ORDENES DE PEDIDO RECIBIDAS 52 COSTO POR DESPACHO $ 17.613
Costo Diario Almacenamiento Codigo de Barras
ENERGÍA $ 41.600 PERSONAL $ 670.917 MANTENIMIENTO $ 4.000 DEPRECIACIÓN EQUIPO $ 69.441 DEPRECIACIÓN EQUIPO CODIGO DE BARRAS $ 704 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS $ 2.533 ASEO $ 589 VIGILANCIA-SEGURIDAD $ 3.081 COSTO TOTAL DIA $ 792.864 ORDENES DE PEDIDO RECIBIDAS 60 COSTO POR DESPACHO $ 13.214
46
3.2 Factibilidad del Proyecto
En la FAC se ha identificado a SAP como una buena herramienta del
mercado para toma de decisiones a partir de la información de los procesos.
Desafortunadamente el origen de los datos con los que se alimentan los
sistemas corporativos no es el mejor, la información no se captura en el
momento en el cual se origina y es propensa a los errores por manipulación
de los datos.
Con el objetivo de hacer esta información mucho más oportuna y fidedigna,
La empresa Wíreless and Mobile ha desarrollado una solución para la
captura y consulta de datos de SAP en dispositivos móviles (Ver anexo 1 de
especificaciones técnicas requeridas para esta implementación).
Cualquier transacción que se diligencia en computadores PCs, se puede
llevar a un dispositivo móvil para su captura en línea y el lugar donde se
origina la información. Esta solución permite llevar a cabo tareas de captura
de datos en las siguientes áreas:
• Logística
• Ventas
• Activos Fijos
• Mantenimiento
• Producción
47
Esquema de captura de información:
Los procesos de almacenes que están modelados en SAP son:
Entradas de almacén:
Con referencia a un pedido de compras, nacionales y
extranjeros.
Con referencia a un pedido de traslado (ínter sociedades -
traslados).
De una unidad fuera de SAP.
Por donación de entidad estatal.
Por donación de terceros.
Por donación de planes o convenios con países extranjeros.
48
Devolución de elementos en cabeza de terceros.
Entrada de almacén de reparables.
Entradas de almacén por producto terminado.
Entrada por sobrante de inventarios y reintegros.
Entrada por recuperación.
Entrada de almacén de un centro de distribución a otro.
Entrada entre almacenes.
Por cargue inicial de saldos *
Salidas de almacén:
Con referencia a una orden de mantenimiento.
Con referencia a una orden de producción.
Salidas de almacén con referencia a un pedido de traslado
(ínter sociedades – traslados).
Contra un centro de costo (al gasto o consumo).
Por baja o desguase.
En cabeza de terceros.
Salidas de almacén de centro de distribución a otro.
Salidas entre almacenes.
Salida para activos fijos producidos.
49
CONCLUSIONES
El control de inventarios es un proceso esencial en cualquier organización
pero especialmente en las FFMM debido a que el inventario de Intendencia lo
constituyen elementos de alta sensibilidad para la defensa nacional. Sumado
a esto, la supervisión realizada por Contraloría General de la Nación al uso
de los recursos públicos, el adecuado control y certeza en los inventarios se
convierte en un aspecto fundamental para ser tenido en cuenta dentro de los
procesos logísticos de la FAC.
Una vez realizado el análisis de los procesos de almacenamiento del SALMA
e identificado sus falencias y respectivas oportunidades de mejora
relacionadas con los procesos de control, manejo y gestión de inventarios, se
han encontrado que los procesos manuales que se tienen, son los que han
generado sobre costos en los ajustes por inventarios de Intendencia, una
certeza de inventarios de 90%, perdida de tiempo en el manejo de la
información e improductividad de los funcionarios del almacén.
La implementación del Sistema de Código de Barras permite a la FAC hacer
reingeniería de procesos haciendo de la logística militar el más alto estándar
de cumplimiento y oportunidad. Ya que se va a mejorar la certeza del
inventario, el manejo de la información en tiempo real, efectividad en la
entrega, productividad del personal y satisfacción del usuario final.
Una vez implementado el código de barras para el SALMA se debe realizar la
replicación e implementación del código de barras a todos los elementos de
inventario y activos de las Fuerza Aérea Colombiana.
50
GLOSARIO
DISER: Dirección de los Servicios FAC su misión es dirigir, controlar, y
asignar la disponibilidad adecuada y oportuna de bienes y servicios de
intendencia, transporte y seguros no aeronáuticos que garanticen la
operatividad de la FAC y el bienestar de su personal.
EAN: European Article Number
ERP: Sistema global de planificación de recursos
FAC: Fuerza Aérea Colombiana
FFMM: Fuerzas Militares de Colombia. Compuestas por Ejercito, Armada
Nacional y Fuerza Aérea GRUAL`S: Grupos de Apoyo Logístico dependen directamente del JAL y son
sus homólogos en las Unidades Aéreas FAC.
JAL: Jefatura de Apoyo Logístico FAC, su misión es gerenciar los bienes y
servicios de Intendencia, Instalaciones y Tecnología de la información,
garantizando la sostenibilidad ambiental para apoyar la operatividad de la
Fuerza Aérea.
MDN: Ministerio de Defensa Nacional
NTC GP1000: Norma Técnica para la gestión pública 1000, trata sobre la
implementación del sistema de gestión de calidad para el sector público.
51
SALMA: Almacén General de Intendencia de la Fuerza Aérea Colombiana,
depende administrativamente de la Jefatura de Apoyo Logístico y su misión
es un almacén moderno que cuente con un equipo de trabajo certificado que
permita un abastecimiento de bienes y servicios oportuno y de alta calidad
que redunde en el nivel de vida de los integrantes de la institución, facilitando
el cumplimiento de la misión.
SILOG: Sistema de Información Logística FFMM
SINFAD: Sistema de información financiera y administrativa de la FAC
UCC: Uniform Commercial Code - Código Comercial Uniforme
52
BIBLIOGRAFIA
1. FUERZA AEREA COLOMBIANA “Plataforma Estratégica FAC 2007-
2019¨, mayo, 2006.
2. Direccionamiento Estratégico, 2003. Políticas de Comando. Comando
General Fuerzas Militares de Colombia.
3. EAN – Argentina. “Identifique sus unidades comerciales de la manera
más fácil y eficiente”
http://www.proamazonia.gob.pe/bpa/documentos/ean_ucc_14.pdf
4. “Historia de los códigos de barras”, Luis Alberto Solares, Gerardo Torres,
Carlos Alberto Murcia y Liliana Díaz.
http://www.geocities.com/luiguin_web/codigos.htm
5. "Código de barras," Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. ©
1993−1999 Microsoft Corporation.
6. “Control y Manejo de Activos con Código de Barras”
www.gs1gt.org/boletines/publicaciones/14_activos.htm
7. “Respuesta Eficiente al Consumidor”
http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/ecr.html
8. Los estándares EAN-UCC en la cadena de abastecimiento
http://www.gs1pa.org/boletin/2005/mayo/boletin-may05-art1.html
53
ANEXO 1
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
El Ministerio de Defensa Nacional, en el desarrollo del programa de Sinergia
Logística (SILOG) implementó el ERP de SAP en el Ministerio de Defensa,
Comando General del as Fuerzas Militares y las Unidades del Ejército
Nacional y Fuerza Aérea. La versión actual del software es MySap Enterprice
Suite.
El sistema cuenta con la capacidad de interactuar con un sistema de código
de barras ya que en la actualidad se están utilizando clientes de diferentes
versiones de Windows con SAPLOGON 6.2 instalado.
En las unidades involucradas en el presente proyecto se tienen redes locales
de datos (LAN) funcionando y configuradas.
Procesos a implementar
Se requiere poder realizar el registro de los uniformes en el sistema SAP.
Se registrara en el sistema el contenido de un bulto que tienen la capacidad
de 30 camuflados registrando los treinta números de camuflado y sus tallas.
Se requiere implementar un sistema para impresión y maquillado de los
uniformes producidos en el BAINT. Así como la incorporación de manera
54
eficiente al sistema SAP
Se debe implementar en SAP
Se debe diseñar la etiqueta EAN13 para marcar los uniformes que como
mínimo debe tener número único del uniforme, código material, orden de
producción.
Se debe diseñar la etiqueta para los bultos que como mínimo debe llevar,
Nombre del Proveedor, Descripción del contenido, referencia del contenido,
peso neto en Kg, lote/contrato, cantidad de elementos en le bulto, tallas,
Numero de bulto /del total.
Impresoras para código de barras
Dos impresoras para código de barras
Tamaño máximo del rollo de 203 mm
Método de impresión de transferencia térmica o térmica directa
Calibración automática
Interfaz de comunicación USB o Paralelo
Longitud de los medios de impresión 450 m
Volumen de Impresión Alto
Velocidad de impresión 254mm./seg. (10 ips
Resolución 8 puntos/mm. (203 dpi)
Puerto Paralelo y Puerto USB
Drivers y software para Windows
Dispositivo Móvil de Captura
(2) Dos terminales portátiles con display de 1/4 de VGA a color
Pantalla de Táctil (Touch Screen)
Velocidad de procesador mínimo de 400 MHz
Windows Mobile 2003
Memoria mínimo RAM 64 MB
mínimo 32 MB Flash
Tecnología RF WLAN 802.11b
55
Protección industrial IP64
Lectura instantánea de código de barras (unidimensionales y
bidimensionales)
Captura digital de firmas e imágenes
Puertos I/O USB y Serial
Cables de adaptador para AC
Dos baterías adicionales
Base para comunicación y recarga para escritorio con espacio para recargar
una batería extra
Drivers y Software para Windows
Red Inalámbrica
Un Access Point
El acceso point deberá quedar instalado y funcionado, en caso de no existir
el punto de red ni la conexión eléctrica, la empresa se responsabilizará de
conectarlo.
Estándares IEEE 802.11b, 802.11g.
Frecuencias de operación 2.4 Ghz para 802.11b/g.
Modulación 802.11b CCK, DQPSK, DBPSK 802.11g
OFDM, PSK, QPSK.
Interfaces LAN 10/100 Base TX (RJ-45)
Potencia Power Over LAN 802.3af o 110 Vóltios.
Administración WEB, CLI, SNMP v3, SERIAL
Software para administración wifi, compatible con Windows.
Protocolos TCP/IP-DHCP, SNMP
Antenas Indoor
Seguridad WPA-802.1X, WEP-128, WPA-PSQ
Servidor de Radius Embebido en AP, Servidor externo centralizado de
administración de usuarios Radius. Para el control de acceso de listas,
filtrado de MAC. Bajo plataforma Windows
56
Certificación WI-FI
Antena Omnidireccional de mínimo 5.2 dBi
CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS
Durante los primeros tres meses de contados a partir del recibo a
satisfacción de la solución, el proveedor se compromete a realizar un
acompañamiento en el sitio una vez por semana durante medio día en cada
una de las unidades objeto de la presente solicitud.
ASPECTOS GENERALES.
CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS
Toda la solución solicitada debe quedar en perfecto funcionamiento e
integrada en su funcionalidad.
La solución ofrecida deberá estar homologada por el Instituto Colombiano de
Codificación y Automatización Comercial (IAC).
Los equipos ofrecidos deben ser de un fabricante con representación en
Colombia.
El Oferente deberá anexar las certificaciones emitidas por SAP.
Cada uno de los equipos debe ser entregado con los respectivos manuales
técnicos, manuales de operación, cables de potencia, interfases de conexión,
software de configuración (drivers) en disquetes y/o CD-ROM originales, para
cada uno de los componentes del equipo que garanticen su pleno
funcionamiento.
El oferente deberá presentar certificación ISO vigente en procesos que tengan
relación con su participación en el desarrollo del objeto del presente proceso
de contratación.
57
CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS
El oferente debe anexar certificación ISO vigente del fabricante sobre
fabricación de los equipos.
El oferente debe anexar certificación como distribuidor autorizado por el
fabricante.
El oferente debe anexar certificación como centro de servicio autorizado por el
fabricante.
Carta de certificación del fabricante o productor de los bienes en la cual
autoriza al proponente suministrar este tipo de solución en Colombia
El oferente deberá entregar una descripción detallada de la solución
propuesta que permita realizar la evaluación técnica de la misma (se debe
responder punto por punto y por separado). Esta descripción debe contener
como mínimo:
• Arquitectura detallada de la solución.
• Alcance funcional.
Descripción detallada de los componentes de la solución.
La anterior documentación deberá ser entregada en dos (2) copias, tanto en
medio magnético (CD), así como en medio impreso (Fólder Plastificado,
debidamente marcado). Estos medios deberán ser suministrados por el
oferente favorecido.
Garantizar que todos los equipos cumplen con los estándares de emisión de
ruido, radiación y compatibilidad electromagnética.
El oferente deberá entregar un protocolo de pruebas que garantice el buen
funcionamiento y configuración de la solución implementada, este protocolo
de pruebas será aprobado por el Ministerio de Defensa UGG.
Las pruebas serán realizadas antes de la puesta en funcionamiento y el
recibo a satisfacción de la plataforma.
Anexar a la propuesta la hoja de vida del personal que estará a cargo en la
58
CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS
ejecución del proyecto.
El oferente deberá asegurar la continuidad y permanencia tiempo completo
del personal asignado inicialmente al proyecto durante la ejecución del
presente proceso de contratación.
Experiencia del Equipo de Trabajo Asignado al Proyecto:
El oferente deberá garantizar la idoneidad del personal asignado al
proyecto el cual debe tener experiencia en procesos similares al objeto de
la presente solicitud.
El proyecto, deberá tener un Director quien lidere los aspectos de le ejecución
del objeto del proceso de contratación y se entienda con los supervisores
designados por parte del Ministerio de Defensa.
Si no existe entera satisfacción por parte de la Unidad de Gestión General
acerca de los profesionales asignados para la ejecución del objeto del
presente proceso de contratación, previa notificación por escrito a la Empresa,
ésta deberá asignar un nuevo profesional o profesionales en un tiempo
máximo de cinco (5) días contados a partir de la notificación.
El oferente que salga favorecido deberá después de firmado el contrato con
un plazo máximo de cinco (5) días hábiles enviar toda la documentación
requerida por el Ministerio de Defensa Unidad de Gestión General para que
se puedan elaborar los correspondientes estudios de seguridad del personal
propuesto para la ejecución del objeto del presente proceso.
59
ANEXO 2
ACUERDOS A REALIZAR CON LOS PROVEEDORES
CONDICIONES QUE REGIRÁN EL CONTRATO
Objeto: Automatización Logística de Almacenes con SILOG
Plazo de ejecución: El plazo de entrega será de noventa (90) días contados
una vez el contrato se encuentre perfeccionado.
Lugar de ejecución: Bogotá, D.C.,
RIESGOS
Los eventuales riesgos que se derivan del proceso de contratación estriban
en primer término en el incumplimiento en la entrega de los elementos, así
como en el cambio de los mismos por daño, en el plazo pactado y los
aspectos eminentemente técnicos, para lo cual en sujeción a la exigencia
legal se deben tener en cuenta los siguientes amparos:
• Cumplimiento.
• Calidad.