CASO DE USOPLANEAMIENTO ESTRATEGICO PARA EL PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

DE UNA EMPRESA AGROINDUSTRIAL

1. MISIÓN:

Planificar, coordinar, hacer seguimiento y mejorar la efectividad de los procesos necesarios para identificar los requerimientos de los diferentes tipos de clientes actuales o potenciales y definir los segmentos de mercado, con el fin de ofrecer y comercializar los productos, que satisfagan sus necesidades y expectativas tanto en la conformidad con los requisitos de calidad de los productos, así como también otros requisitos contractuales como cantidades, presentaciones, tiempos de entrega, precios y servicios asociados tales como comunicación, facturación y transporte.

Liderar y promover la creación de una cultura caracterizada por la conciencia y el compromiso por lograr la satisfacción y la lealtad de los clientes y el mejoramiento de la eficacia y eficiencia de los procesos ya que de esto depende el logro de los objetivos económicos de la empresa.

VISIÓN:

“Lograr niveles óptimos de calidad en todos nuestros sistemas, procesos y productos, además de ser reconocidos como una empresa altamente competitiva, que crezca en paralelo con el factor humano, cumpliendo con los dispositivos legales del país y estándares internacionales de calidad.

ORGANIGRAMA – AREA MERCADEO Y VENTAS SAOAL

2. PROCESO CENTRAL DE MERCADEO Y VENTAS

- Planificar los procesos necesarios para el mercadeo y venta de los productos especificando los requisitos para todos los recursos e insumos necesarios, para las operaciones y actividades y para los resultados.

- Promover el establecimiento y aprobar los procedimientos documentados correspondientes al proceso de Mercadeo y Ventas.

- Planificar la provisión de los recursos necesarios para el proceso de Mercadeo y Ventas de acuerdo a sus especificaciones.

- Definir los presupuestos de ventas con sus metas, estrategias y planes de mercadeo y ventas que contribuyan al logro de las políticas y objetivos sectoriales.

- Asignar las cuotas de ventas por representante, zona y por canal.

- Planear las actividades de mercadeo y ventas propias del negocio.

- Establecer objetivos con indicadores y metas de resultados para el proceso de Mercadeo y Ventas y coordinar la elaboración de los programas y presupuestos requeridos para su logro.

- Planificar las acciones de mejoramiento identificadas que permitan superar los estándares de calidad o requisitos de resultados establecidos para el proceso de Mercadeo y Ventas.

- Coordinar el establecimiento de los planes y programas de capacitación para la formación y entrenamiento del personal.

ANALISIS FODA

Hacer: Dirigir y controlar el desarrollo de las operaciones y actividades planificadas para el proceso de Mercadeo y Ventas. Desarrollar políticas, estrategias y parámetros de precios para la negociación de los productos y servicios,

contribuyendo al cumplimiento de metas y objetivos establecidos. Impartir instrucciones a los coordinadores acerca de las nuevas políticas de mercadeo. Coordinar con los representantes de venta, sus presupuestos de ventas de acuerdo a la zona que le corresponde. Elaborar las solicitudes de producción de los diferentes tipos de azúcar y presentaciones de acuerdo con las demandas del

mercado y los inventarios; coordinar cualquier cambio o modificación imprevista con la Gerencia de Fabrica. Coordinar los despachos de azúcar de mercado interno y de exportación con el jefe del proceso de logística de distribución. Participar en la atención a clientes en general. Promover la participación y el compromiso del personal bajo su dirección, propiciando actuaciones orientadas hacia el logro de

las metas fijadas. Coordinar la implementación de las acciones planificadas para el mejoramiento del proceso de Mercadeo y Ventas. Orientar el aprendizaje del personal bajo su dirección sobre los conceptos y procedimientos necesarios para el desempeño

competente de su trabajo. Facilitar y promover los procesos de capacitación de su equipo humano. Orientar el desarrollo de mecanismos que permitan escuchar la voz del cliente para evaluar el grado de satisfacción e identificar

nuevas necesidades del mercado y el requerimiento de nuevas especificaciones para los productos o servicios. Coordinar la implementación de las acciones de mejoramiento planificadas para el proceso de Mercadeo y Ventas, al igual que

las estrategias para responder al mercado. Desempeñar todas las actividades inherentes al cargo y debidamente autorizadas por la Vicepresidencia Ejecutiva Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidos por la empresa en sus programas de seguridad y salud ocupacional,

haciendo uso de los elementos de protección personal necesarios, y participando activamente en la identificación de peligros y evaluación y control de riesgos.

Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidos por la empresa en sus programas de preparación y respuesta ante emergencias, planes de evacuación y manejo integral de residuos.

Cumplir con los lineamientos y disposiciones establecidas por la empresa para garantizar el control y seguridad de sus procesos y productos, evitando su contaminación con sustancias ilícitas y la realización de actividades ilegales.

Verificar

Verificar la provisión de los recursos necesarios para el proceso de Mercadeo y Ventas. Realizar el seguimiento y control del trabajo del personal que dirige para verificar el cumplimiento de los requisitos

especificados para los procesos y sus resultados y tomar las acciones correctivas cuando se presenten desviaciones. Verificar el estado de cumplimiento de los presupuestos de ventas y objetivos del proceso de Mercadeo y Ventas. Verificar el estado de cumplimiento de los pedidos y la oportunidad en la entrega de los productos y servicios. Analizar los resultados de desempeño de los procesos para tomar las acciones correctivas y preventivas que conduzcan al

mejoramiento. Evaluar el comportamiento comercial de los clientes. Evaluar el desempeño del Representante de Ventas. Evaluar la efectividad de las estrategias de publicidad, promoción y distribución. Evaluar el portafolio de productos/servicios y verificar su conformidad con las necesidades y expectativas de clientes y

consumidores. Realizar el seguimiento a la efectividad de los planes de acción establecidos por zona, por canal y por Representante. Verificar el comportamiento de los resultados del proceso comercial frente a los requisitos especificados en los pedidos

(Calidad, cantidades, tiempos de entrega, servicios) Analizar los informes y encuestas de satisfacción de clientes. Analizar los registros de reclamos de los clientes e identificar las principales causas. Analizar y seleccionar junto con su equipo de trabajo oportunidades de mercado objetivo Analizar el comportamiento y tendencias de los mercados para pronosticar la oferta y demanda a mediano y largo plazo. Analizar continuamente las condiciones del entorno político, económico y social para tomar las acciones que permitan

aprovechar las ventajas u oportunidades que se presenten o establecer estrategias defensivas para minimizar el impacto de las amenazas.

Recopilar y analizar la información básica para la elaboración de los presupuestos. Verificar la efectividad de las aplicaciones sistematizadas para facilitar la comunicación con los clientes y el manejo de la

información para el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos de comercialización.

Actuar: Tomar las acciones correctivas necesarias cuando se presenten desviaciones con respecto al logro de los requisitos o resultados

especificados para el proceso de Mercadeo y Ventas. Tomar las acciones correctivas que permitan eliminar las causas de reclamos de los clientes. Apoyar el proceso de auditorías internas de calidad con aptitud positiva, suministrando la información requerida e

implementando las acciones correctivas. Tomar las acciones correctivas necesarias para lograr el desarrollo de los canales y el fortalecimiento de las estrategias de

ventas en cada zona y canal.

3. RELACIONES CON ENTIDADES PRIVADAS.

- Para participar en las reuniones de la junta de exportadores en el estudio de factores externos que afecten positiva o negativamente las actividades de mercadeo del sector azucarero y en la definición de políticas, estrategias y acuerdos sectoriales.

- Para suministrar la información requerida relacionada con las ventas en el mercado interno y las exportaciones de azúcar.

Clientes:- Para conocer sus necesidades y asesorarlos en sus decisiones de compra.- Para proveer información relacionada con la calidad de los productos- Para negociar precios, formas de pago y plazos de entrega- Para atender reclamos y/o sugerencias

Proveedores:- Para proveer información relacionada con los requisitos de calidad de los productos a comprar- Para solicitar información relacionada con las especificaciones de calidad de los productos o servicios ofrecidos, precios y plazos de

entrega.- Para presentar reclamos y / o sugerencias

Representantes de ventas:- Para recibir información sobre el comportamiento y necesidades del mercado en sus zonas y para coordinar la asignación de

presupuestos de ventas.

4. CUADRO DE MANDO PARA LA GESTION DEL PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

INDICADORES DE MEDICIÓN

INDICADORES DE PERFORMANCEPERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR FRECUENCIA UNIDAD DE MEDIDA META

FINANCIERA

Incremento en ventasVolumen de ventas en KG y en Pesos

Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto

Maximizar la rentabilidad por cliente Volumen de ventas por cada

cliente Semanal KG y pesos($)

Efectividad en la gestión de ventas Comportamiento histórico por

línea de producto, con referencia al año actual

Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto

CLIENTES Tener una cartera de clientes satisfechos

Días promedio de pago(rotación cartera)

Mensual No. Días <= 60 días

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Tener profesionales competentes

Ventas Representante de venta, por línea de Producto Semanal KG y pesos($) 95% Presupuesto