IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION

MECI-SGC-SISTEDA

CONCEPTOS BASICOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

Versión 1 Versión 1

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPALDEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL

SANTIAGO DE CALI, 2011.SANTIAGO DE CALI, 2011.

• Todas las intervenciones son válidas e importantes.

• Todas las intervenciones serán constructivas.

• Daremos buen manejo al uso de la palabra.

• Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros, así no las compartamos.

• Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva.

• Los celulares están en silencio.

ACUERDOS Y COMPROMISOS

CONTENIDO

1. La Calidad y el Usuario

2. Ciclo PHVA - Mejora Continua

3. ¿Qué es un Proceso?

4. Metodología de procesos de la Entidad (Macroprocesos, procesos y subprocesos).

5. ¿Qué es un Procedimiento?

6. ¿Qué es un Registro?

7. Principios de los Sistemas de Gestión.

1. LA CALIDAD Y EL USUARIO

• Taller # 1

• La calidad de un producto.

• La Satisfacción del usuario.

1. LA CALIDAD Y EL USUARIO

• La calidad de un producto: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

• La Satisfacción del usuario: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

• El usuario: nuestra razón de ser.– (Principio de los Sistemas de Gestión).

2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA

• Herramienta de la mejora continua, presentada por Edward Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: – Planificar (Plan) – Hacer (Do)– Verificar (Check)– Actuar (Act)

• Aumentar eficacia, eficiencia y efectividad.• Toma de decisiones basados en hechos y datos.

• (Principios de los Sistemas de Gestión).

Taller # 2

1. Elabore un listado de “acciones” que realiza para…(aquí escoja un ejemplo cotidiano).

2. Coloque estas actividades dentro de los cuadrantes del ciclo PHVA.

2. CICLO PHVA – MEJORA CONTINUA

• PHVA puede describirse brevemente como:

PLANIFICAREstablecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados, de

acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y

las políticas de la entidad.

HACERImplementar los procesos.

VERIFICAR Realizar el seguimiento y la

medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los

resultados.

ACTUARTomar acciones para mejorar

continuamente el desempeño de los procesos.

3. ¿QUÉ ES UN PROCESO?• Definición: Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Tomado de la NTCGP1000:2009

ENTRADASACTIVIDADES DE

TRANSFORMACIÓNSALIDAS

3. ¿ QUE ES UN PROCESO?

• Aspectos más importantes de un proceso: – Objetivo– Alcance

• Actividades (que sean transformadoras, que agreguen valor y que se mantengan dentro del alcance).

• Cuando existen transformaciones intermedias de insumos, debe considerarse la existencia de subprocesos.

• La suma de subprocesos, debe lograr el objetivo único de un proceso.

3. ¿ QUE ES UN PROCESO?• Taller # 2. Escoger un procesos de la Dependencia y

analizar: objetivo, alcance y subprocesos que tenga.

• Principios de los Sistemas de Gestión, relacionados con el tema de procesos:

• Enfoque basado en procesos.

• Enfoque del sistema para la gestión (identificar, entender, mantener, mejorar procesos).

• Coordinación de un trabajo en equipo con partes interesadas. Optimizar el uso de los recursos y acciones.

• Transparencia

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• PROCESOS ESTRATÉGICOS

• PROCESOS MISIONALES

• PROCESOS DE APOYO

• PROCESOS DE EVALUACIÓN

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• Macroproceso: conjunto de procesos agrupados de acuerdo a su propósito.

• Proceso / subproceso: conjunto de actividades / resultados finales / parciales.

4. METODOLOGÍA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD(MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS)

• Macroproceso: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia.

• Proceso: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia.

• Subprocesos: Escriba aquí un ejemplo de su dependencia.

5. ¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?

• Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

6. ¿QUE ES UN REGISTRO?

• Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

• Formatos: preforma, que una vez diligenciada se convierte en un registro.

7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser.

b) Liderazgo

c) Participación activa de los servidores públicos y/o

particulares que ejercen funciones públicas.

d) Enfoque basado en procesos.

e) Enfoque del sistema para la gestión: contribuye a la

eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el

logro de sus objetivos.

7. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION

f) Mejora continua: para aumentar su eficacia, eficiencia y

efectividad.

g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de

bienes o servicios.

i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo.

j) Transparencia.

MUCHAS GRACIAS!