implementación facturación electrónica en la ferretería la
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Implementación Facturación Electrónica En La Ferretería La Universal
Natalia Patiño Ramírez
Universidad Cooperativa de Colombia
Junio de 2020
Notas de Autor
Docente: Carlos Alberto Hernández Villanueva, Programa De Contaduría Pública, Pereira,
Risaralda
Correspondencia relacionada con este documento debe ser enviada a:
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Dedicatoria
Dedico este trabajo a mis padres quienes me apoyaron todo el tiempo con la educación y sabios
consejos. Por ese amor, trabajo y sacrificio en todos estos años, he logrado llegar hasta aquí ́y
sacar esta carrera adelante me siento orgullosa y privilegiada por tener a los mejores padres.
A mi hijo que es el motor de mi vida y me impulsa a seguir adelante cada día.
Agradezco a todos los integrantes de la empresa de la ferretería que me apoyaron e hicieron
posible que este trabajo se llevara a cabo con éxito.
iii Resumen
El presente trabajo tiene como objetivo la implementación de la facturación electrónica en la
empresa ferretería la universal, expedido en el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015
consecuencia del progreso tecnológico y evolución del sistema de facturación, en el cual se
realiza un plan de trabajo acorde a las necesidades de la empresa, el desarrollo de estas nuevas
tecnologías trae diversos beneficios para el contribuyente y las entidades, además de ser un
proceso óptimo que permite un servicio, ágil, oportuno y preciso.
iv Abstract
The objective of this work is to implement electronic invoicing in the universal hardware
company, issued in Decree 2242 of November 24, 2015 as a result of technological progress and
evolution of the billing system, in which a work plan is developed According to the needs of the
company, the development of these new technologies brings various benefits for the taxpayer
and the entities, in addition to being an optimal process that allows a service that is agile, timely
and precise.
v
Índice
1. Introducción ...........................................................................................................................8
3. Identificación del proyecto .....................................................................................................9
4. Descripción de la empresa ......................................................................................................9
5. Descripción del problema .....................................................................................................10
6. Objetivos ..............................................................................................................................12 6.1. Objetivo general ........................................................................................................................ 12 6.2. Objetivos específicos ................................................................................................................. 12
7. Propuesta de valor de la práctica y como beneficia a la empresa ........................................13 8. Cultura y teoría de la información de la empresa con la propuesta de valor de la facturación electrónica ........................................................................................................................................ 14 9. Normatividad jurídica ................................................................................................................... 16
10. Propuesta de proceso contable y procedimientos que ameriten implementar en el marco del sistema general de calidad de la facturación electrónica ...................................................18
10.1 Facturación Electrónica ......................................................................................................... 18 11. Estructura informática y software que se implementa para el desarrollo del proceso y su mejoramiento administrativo ........................................................................................................... 22
11.1. Creación de productos portada la DIAN ................................................................................ 22 11.2. Creación de los clientes ......................................................................................................... 23 11.3. Elaboración de factura, notas débito y crédito Software Webcont......................................... 24 11.4. Envío facturas electrónicas ................................................................................................... 25
12. Aportes del practicante ......................................................................................................26
13. Capacitaciones ....................................................................................................................27 13.1. Capacitación secretaria (Gloria Gómez) ................................................................................... 27
13.1.1. Fecha inicio ....................................................................................................................... 28 13.1.2. Fecha final ......................................................................................................................... 28 13.1.3 Desarrollo ........................................................................................................................... 28
13.2. Capacitación vendedores (Alba Luz Urbano-Jairo Arango Salazar)........................................... 28 13.2.1. Fecha inicio ....................................................................................................................... 28 13.2.2. Fecha final ......................................................................................................................... 28 13.2.3. Desarrollo .......................................................................................................................... 28
13.3. Capacitación área de compras (Nancy Castañeda Correa) ....................................................... 29 13.3.1. Fecha inicio ....................................................................................................................... 29 13.3.2. Fecha final ......................................................................................................................... 29 13.3.3. Desarrollo .......................................................................................................................... 29
13.4. Capacitación área contable (Rosilia Castañeda Correa) ........................................................... 29 13.4.1. Fecha inicio ....................................................................................................................... 31 13.4.2. Fecha final ......................................................................................................................... 31 13.4.3. Desarrollo .......................................................................................................................... 31
vi 13.5. Solución dudas e inconvenientes programa contable área de ventas (Alba Luz Urbano-Jairo Arango Salazar)................................................................................................................................. 31
13.5.1. Fecha inicio ....................................................................................................................... 32 13.5.2. Fecha final ......................................................................................................................... 32 13.5.3. Desarrollo .......................................................................................................................... 32
14. Beneficios de la facturación electrónica .............................................................................32
15. Conclusión ..........................................................................................................................34
16. Bibliografía .........................................................................................................................35
vii
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1 .............................................................................................................................. 13
Ilustración 2 .............................................................................................................................. 18 Ilustración 3 .............................................................................................................................. 19
Ilustración 4 .............................................................................................................................. 23 Ilustración 5 .............................................................................................................................. 24
Ilustración 6 .............................................................................................................................. 25 Ilustración 7 .............................................................................................................................. 26
Ilustración 8 .............................................................................................................................. 28 Ilustración 9 .............................................................................................................................. 29
Ilustración 10 ............................................................................................................................ 30 Ilustración 11 ............................................................................................................................ 30
Ilustración 12 ............................................................................................................................ 31 Ilustración 13 ............................................................................................................................ 32
8
1. Introducción
El presente trabajo corresponde a la modalidad de grado de Contaduría Pública y hace referencia
a la implementación de la facturación electrónica, que es un documento que soporta
transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las
características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 del 2015 en relación con la
expedición, recibo, rechazo y conservación.
La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a
facturar y su entrega al adquirente. Además reglamenta las condiciones de interoperabilidad de la
factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, fundamental para que los
contribuyentes, sean personas naturales o jurídicas obligadas o no obligadas a aplicarlas a su
ejercicio económico.
La facturación electrónica es una propuesta que facilita el manejo de las facturas y hacen
que sea de manera rápida y confiable dentro de una compañía puesto que por medio de ésta
tecnología pueden remitir, percibir y conservar documentos de forma digital proporcionando
nuevas condiciones de seguridad que mejoran el proceso basado en el intercambio de
documentos físicos, igualmente logrando beneficios, por eso es fundamental el conocimiento de
la norma, entender la importancia de aplicarla y de esta manera tener claro el proceso de
implementación.
9 3. Identificación del proyecto
El siguiente corresponde a la modalidad de grado de Contaduría Pública a través de la práctica
profesional, social, empresarial y solidaria, en el cual se aplican los conocimientos, las
habilidades y las destrezas aprendidas en la carrera mencionada anteriormente.
La práctica profesional fue desarrollada en la Empresa Ferretería la Universal, donde se realizó
el análisis e implementación de la facturación electrónica, la cual permitió el desarrollo de
habilidades investigativas, además de ser eficiente y eficaz al momento del manejo de la
información.
Esta práctica profesional tiene por objeto desarrollar un plan de trabajo acorde a las
necesidades de la empresa, realizando la labor de manera conjunta con los colaboradores de la
empresa, además de desarrollar un esquema de formación del personal de contabilidad, compras,
ventas para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación.
4. Descripción de la empresa
Ferretería La Universal, es un establecimiento que pertenece al sector comercial dedicado a la
venta de herramientas y materiales para el público en general.
Su actividad económica principal es el comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas
y productos de vidrio en establecimientos especializados; insumos que son utilizados para la
construcción, la carpintería, la plomería, entre otros, es una empresa que poco a poco se ha ido
posicionando en la región y está ubicada estratégicamente ofreciendo un excelente servicio, en
cuanto a la calidad de sus productos, así mismo, con el trato cordial a sus clientes; con el objeto
de lograr la satisfacción y lealtad de los mismos.
10 Ferretería La Universal, distribuye productos de alta calidad mediante el trabajo de un
equipo de profesionales competentes con una amplia experiencia, cuenta con recurso humano, de
excelente calidad y profesionalismo, el cual está integrado por 11 personas entre personal
administrativo y operativo, quienes están capacitados para prestar un servicio ágil, oportuno, de
acuerdo con los requerimientos del cliente.
Además de lo anterior, cuenta con infraestructura y organización en materia de equipos,
sistemas, y archivo que permiten un servicio, ágil, oportuno y preciso.
5. Descripción del problema
La empresa ferretería la universal hace parte del grupo de empresas que están obligadas a
implementar la facturación electrónica según los preceptuado en el Decreto 2242 en el 2015 por
el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica
con fines de masificación y control fiscal.
En dicha norma se establece la vigencia de la factura electrónica, en las fechas que se
definieron con la Reforma Tributaria, seleccionadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales -DIAN- para expedir la facturación electrónica, el cual está compilado en el Decreto
Único Reglamentario 1625 de 2016 cuyo objetivo principal es la extensión del uso de la factura
electrónica en el país, dando paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de
facturación como un mecanismo anti-evasión, en consecuencia, el incumplimiento de la
obligación puede generar sanciones que dentro del calendario de obligatoriedad no la
11 implementen o incurran en fallas que están contempladas por La Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN- y en otras normas legales.
La facturación electrónica, es un documento contable que recauda exactamente la misma
información que una factura tradicional sobre los intercambios comerciales entre dos o más
partes, por lo tanto, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, la diferencia está;
en que se expide y recibe en formato electrónico.
El Decreto 2242 en el 2015, aplica para las personas naturales o jurídicas que conforme a
las normas tributarias tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para
expedir factura electrónica, dentro de las cuales se encuentra la ferretería la universal, la cual se
encuentra obligada a establecerlo.
La facturación electrónica es obligatoria para todas aquellas empresas que cumplan con
las condiciones estipuladas en el decreto 2242 del 2015, aquel que esté obligado a expedir
factura en formato electrónico y no lo realice o que no la suministren dentro del plazo
establecido, luego de tres meses de haber sido dispuesta por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN-, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre temporal del
establecimiento de comercio, oficinas o lugares destinados donde se ejerza la actividad
comercial, profesión u oficio, conforme con lo dispuesto en el estatuto tributario nacional.
Otro hecho sancionable es aquel que esté obligado a expedir factura electrónicamente, la
remita y suministre sin la información exigida o cuyo contenido presente errores y se ejecuten
sin dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el estatuto tributario nacional, incurrirán en
una sanción del uno por ciento del valor de las operaciones facturadas por el incumplimiento de
los requisitos legales, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar,
12 quien tendrá un término de diez días para responder, que para el efecto se encuentra contemplado
en el estatuto tributario nacional.
Además, la sanción por el incumplimiento por el obligado a facturar electrónicamente
con la respectiva autorización otorgada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN-, para la numeración de las facturas, el cual es un mecanismo técnico de control sobre la
facturación, la cual tiene como finalidad evitar la doble facturación y controlar la evasión.
¿Cuál es la importancia de implementar la facturación electrónica en la ferretería la universal?
6. Objetivos
6.1. Objetivo general
Implementar la facturación electrónica en la empresa Ferretería La Universal, a partir del
Decreto 2242 en el 2015 por el cual se reglamenta las condiciones de expedición de facturación
electrónica con fines de masificación y control fiscal para la ferretería la universal.
6.2. Objetivos específicos
Desarrollar la implementación y puesta en marcha de la facturación electrónica, acorde a
las necesidades de la empresa y dando cumplimiento a los requerimientos establecidos en
el de Decreto 2242 en el 2015
Capacitar a los empleados que tienen injerencia en el proceso de facturación, al gerente,
subgerente, funcionarios del área contable de ferretería la universal.
13 Contribuir al mejoramiento de los procesos administrativos de la empresa, cumpliendo
con la normatividad vigente, con el fin de proporcionar un excelente servicio a sus
clientes.
7. Propuesta de valor de la práctica y como beneficia a la empresa
La modalidad de la factura electrónica como todo cambio, implica asumir riesgos, pero a la vez
beneficios que ayudan al crecimiento de las empresas en el ámbito económico, organizacional y
mejor servicio al cliente, para la implementación y la elaboración de esta, se recomienda usar
siempre las aplicaciones que la DIAN dispone ya que pueden existir otras aplicaciones que no
contengan y que no cumplan con lo exigido en el decreto 2242 en el 2015.
El objetivo de este trabajo es conocer de forma detallada y profunda el funcionamiento de
los procesos y actividades de la facturación electrónica que surge por la necesidad de adaptación
de las empresas a los cambios en el entorno y poder establecer la forma de actuar en ellos. Este
proceso se entiende como un enfoque sistemático, lógico y objetivo que se realiza con un equipo
de responsables de todos los cinco departamentos,
Anexo:
Ilustración 1
Organigrama Gerencia.
14
En los que la empresa está involucrada, más allá de una gestión, nos esmeramos en
ejecutar un trabajo que cumple con las expectativas, bajo la consigna de eficacia, efectividad y
responsabilidad, logrando que nuestros clientes, obtenga la respuesta, solución y resultados
gracias a esta nueva modalidad, además de identificar los procesos, tanto los principales como
los secundarios. De hecho, se suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la
organización: estratégicos, operativos y de soporte.
Uno de los principales beneficios de esta implementación es ayudar a las empresas como
la ferretería la universal, con el propósito de explorar y crear oportunidades nuevas y diferentes
además de mejora los procesos productivos de la actividad empresarial de una forma eficiente y
eficaz.
Además los registros realizados en la facturación electrónica se ha vuelto un poco más
cómodo, dado a las nuevas tecnologías, estás nos ayuda a tener mayor progreso a la hora de sacar
los datos y de evaluar información en cada actividad realizada.
8. Cultura y teoría de la información de la empresa con la propuesta de valor de la
facturación electrónica
15 Este proceso comprende los principios de ejecución de las actividades como aspectos claves de
una gestión de operación eficaz, se realiza con la autorización del representante legal de la
entidad, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, con el fin
de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos realizados correspondientes a la
implementación de la facturación electrónica, dando control y verificación de las actividades
propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información
financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad que trata el decreto 2242 de 2015.
La administración contable de las empresas no es ajena a la globalización y busca adoptar
buenas prácticas en las compañías para el avance de sus negociaciones. Es por eso que las
organizaciones se han enfocado en implementar la facturación electrónica, como una cultura
reciente que todas las empresas colombianas legalmente deben cumplir.
La implementación de la facturación electrónica ofrece una gran oportunidad para
mejorar la función financiera a través de una mayor consistencia en la información, mejorando la
eficacia y logrando beneficios potenciales de mayor transparencia.
La implementación de la facturación electrónica ha tenido gran acogida y ahora mucho
más con las nuevas tecnologías que se les siguen implementado a cada uno de estos, que con el
pasar de los años se han perfeccionado.
Este proyecto nace de la necesidad de cubrir con las expectativas establecidas por La
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- y por
consiguiente aporta a la empresa, ya que es una oportunidad de la cual se obtienen beneficios.
16 La ejecución de las operaciones incluye comprender la norma establecida en el decreto 2242 de
2015, el proceso de programación y el plan a actividades operativas. Esto incluye la aplicación
de los métodos de autorización y la gestión de recursos requeridos para lograr el cumplimiento
de los trabajos.
Todas las actividades de ejecución recaen en comprender la norma, estrategias y
objetivos a realizar y de esta manera poner en acción el plan de trabajo para obtener los
resultados establecidos en la gestión de operaciones.
Actualmente ferretería la universal cuenta con tres autorizaciones por parte de la DIAN
para facturar las cuales son: facturación por Talonario, Computador y POS, de los cuales una vez
implementada la facturación electrónica se inactivará la facturación por talonario y computador
quedando vigente POS, electrónica y contingencia. La empresa cuenta con un software contable
propio Webcont en el cual se administra inventario, clientes, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, nómina, contabilidad y facturación. El gerente desea continuar con éste y solo quiere
adquirir un software para la facturación electrónica para lo cual se hace necesario contratar una
persona que administre ambos programas, con el fin de tener conciliado el inventario y la
facturación electrónica en estos.
9. Normatividad jurídica
La implementación de la facturación electrónica se establecen en el Decreto 2242 del 2015
debido al proyecto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el cual se
reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines
de masificación y control fiscal en Colombia.
17 Desde el 2015, la factura electrónica es un tema de relevancia en la actualidad colombiana, sin
embargo, este método digital de facturación no es nuevo en el país ya que desde el año 2007 se
encuentra regulado.
Según el Decreto 2242 en el 2015 , las personas que conforme a las normas tributarias
tiene la obligación de facturar son aquellas naturales o jurídicas, también los que deben cumplir
con la responsabilidad oficial de expedir factura de venta y/o documento equivalente, todas y
cada una de las operaciones de venta realizadas de bienes y/o servicios, además están
comprendidas aquellas personas no obligadas a expedir factura de venta y/o documento
equivalente y de manera voluntaria opten por cumplir con la obligación formal, atendiendo el
sistema de facturación que le corresponda de conformidad con los términos, condiciones,
mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, y que, tratándose de la factura
electrónica, se expida generando y numerando por medio de un sistema de facturación por
computador en los términos establecidos en la normas, entregándola al adquirente y
conservándola para su posterior exhibición, otro punto importante de la ley es que las facturas
electrónicas deberán utilizar un formato XML y llevar incorporada la firma digital para
garantizar mayor seguridad establecida en los términos del presente decreto.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –
DIAN- como órgano regulador empezó a trabajar en el proyecto de masificación de la factura
electrónica, deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura
electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional,
para el funcionamiento de la misma, inspirado en el modelo de países como Chile, Brasil,
México, que están a la vanguardia de esta tecnología, este trabajo se concretó con la aprobación
18 del decreto 2242, la cual establece la obligación de expedir factura electrónica para los sujetos
mencionados anteriormente y determina un sistema técnico de control en el cual se decreta
manifiesto los requerimientos de la factura electrónica.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –
DIAN- implementó a través de 000072 del 29 de diciembre de 2017, el sistema de facturación
electrónica, la incorporación a esta tecnología se producirá de forma gradual teniendo en cuenta
los criterios establecidos, donde se estableció los parámetros y plazos para que tanto instituciones
públicas privadas y personas naturales vayan adhiriéndose a dicho sistema.
Con la masificación de esta tecnología entre los contribuyentes del país se espera reducir
las altas tasas de evasión fiscal de Colombia. Además, también se minimizarán los costos
económicos, aumentará la sostenibilidad y se incrementará la eficiencia en las empresas, del
mismo modo que ha ocurrido en países como México o Brasil.
El estatuto Tributario consagra la factura electrónica como un documento equivalente a la
factura de venta. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser
validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- o
por un proveedor autorizado por ésta.
10. Propuesta de proceso contable y procedimientos que ameriten implementar en el marco
del sistema general de calidad de la facturación electrónica
10.1 Facturación Electrónica
Anexo:
Ilustración 2
Flujograma facturación electrónica
19
Ilustración 3
Flujograma Venta
20
Los vendedores deben elaborar la factura en el sistema de información Webcont tanto
para POS como electrónica
La auxiliar contable (facturación) debe ingresar las facturas electrónicas de Webcont en
el portal de la DIAN, garantizando que todas las facturas del día queden registradas en
este.
La auxiliar contable debe generar un informe de facturación por día en el portal de la
DIAN y realizar un cruce de las facturas en Webcont con el fin de conciliar que el
número de la factura coincida, base gravable, impuesto y Nit del contribuyente al que se
21 le vendieron los productos o servicios. En caso de no coincidir debe comunicarle al
contador de la empresa con el fin de determinar si se debe anular la factura y volverla a
realizar, es de aclarar que solo el Contado autoriza este procedimiento.
La auxiliar contable debe generar un reporte diario de facturas recibidas con el fin de
conciliarlo con la persona encargada de compras y así garantizar la digitación de las
facturas de compra al día.
Los vendedores deben recepcionar la mercancía devuelta, y solicitar autorización al
gerente para aprobar la devolución, se debe registrar en el sistema de información
Webcont y luego en el portal de la DIAN. Al final del día debe generar un reporte de
notas crédito del portal de la DIAN y conciliarlo con el reporte de devoluciones de
Webcont garantizando que el número de la nota crédito coincida, base gravable, impuesto
y Nit del contribuyente al que se le acepto la devolución de los productos. En caso de no
coincidir debe comunicarle al contador de la empresa con el fin de determinar si se debe
anular la nota crédito y volverla a realizar, es de aclarar que solo el Contado autoriza este
procedimiento.
La Auxiliar contable debe reportar a las empresas tanto como las facturas como las notas
credito a través del correo electrónico registrado en la base de datos de terceros,
garantizando así la recepción y aprobación de estas así lo haga el programa de facturación
de la DIAN.
Todos los vendedores deben informar a los clientes si aceptan como factura el documento
equivalente POS, en caso de que no, se debe realizar a través de la factura electrónica
informando que la factura le será enviada al correo registrado.
22 Cuando el portal de la DIAN no esté funcionando se le informar al contador con el fin de
que este autorice el uso del talonario por contingencia y esto solo se debe de hacer si la
DIAN declara contingencia.
Solo el gerente autoriza la impresión de la factura electrónica, ya que el fin de esta es el
no uso de papel contribuyendo con el medio ambiente y agilizar los procesos de envíos
de estas.
El contador de la empresa debe de estar pendiente de la vigencia de las facturas con el fin
no incurrir en una sanción por parte de la DIAN como cierre de establecimiento por
cumplir con los requisitos del artículo 618 del ET.
11. Estructura informática y software que se implementa para el desarrollo del proceso y
su mejoramiento administrativo
La facturación electrónica se implementará en el portal gratuito de la DIAN, alternado con el
Software Webcont que tiene la empresa desde hace 5 años, donde se elaboraran estas en
Webcont y de inmediato en el portal de la DIAN, para lo cual se tiene el siguiente
procedimiento:
1. Creación de productos en le por porta del DIAN con los mismos códigos que se tienen el
Software contable propio, con la siguiente estructura, primero el nombre del producto y
luego el código de este entre paréntesis para que sea más dinámico la búsqueda de estos.
11.1. Creación de productos portada la DIAN
23 Anexo:
Ilustración 4
Creación de productos portada en la DIAN.
Fuente. https://www.dian.gov.co/
2. Creación de los clientes una vez realizada la circularización del arranque de facturación
electrónica y actualización del RUT de estos en el Software contable Webcont.
11.2. Creación de los clientes
Anexo:
24 Ilustración 5
Creación de los clientes en la DIAN.
Fuente. https://www.dian.gov.co/
3. Elaboración de la Factura, notas crédito y débito en el Software contable Webcont por
parte de los vendedores y de inmediato facturación en el portal de la DIAN donde se
garantice que en ambos sistemas quede con el mismo número de factura, cliente y valor.
11.3. Elaboración de factura, notas débito y crédito Software Webcont
Anexo:
25
Ilustración 6
Elaboración de la factura y adyacentes.
Fuente. https://www.dian.gov.co/
11.4. Envío facturas electrónicas
Anexo:
26
Ilustración 7
Envió de Facturas
Fuente. https://www.dian.gov.co/
12. Aportes del practicante
Para el proceso de implementación de la facturación electrónica es fundamental tener
conocimiento de la norma establecida en el de Decreto 2242 en el 2015, entender la importancia
de aplicarla y de esta manera poner en marcha el desarrollo de la misma, contribuyendo al
mejoramiento de los procesos administrativos de la empresa.
De acuerdo al requerimiento del gerente, de adquirir un software para realizar solo las
facturas electrónicas, le sugerí hacerlo a través del programa gratuito que tiene la DIAN,
minimizando costos y gastos en la adquisición de un programa con otra entidad.
27 Se realizó capacitación a la auxiliar encargada de realizar las facturas en el portal de la
DIAN y en el software propio WebCont, igualmente a los vendedores para lo cual se destinó un
día completo con la simulación y administración de este proceso, indicándoles que hacer en caso
de que el portal de la DIAN presentará fallas y solo si se decreta contingencia por parte de esta
entidad utilizar las facturas manuales autorizadas por la DIAN (Factura por Contingencia).
Además se realizó capacitación al resto de los empleados encargados de las diferentes
áreas como la gerencia, área de compras, área contable, sobre el manejo del portal de la
facturación electrónica. Se establecen controles que permiten la conciliación de las facturas en el
portal de la DIAN vs software propio WebCont, este control se amplió no solo para las facturas
emitidas si no para las recibidas garantizando así la conciliación contable y fiscal de la ferretería.
Se hace el acompañamiento en la prueba exigida por la DIAN en el portal gratuito de
facturación electrónica y el día de la puesta en marcha de este procedimiento elaboré las
primeras 5 facturas con el fin de reforzar la capacitación a la persona encargada para que esta
continuara con el proceso, de igual manera durante las dos semanas siguientes ingrese gran parte
de los clientes y productos en el portal por el volumen de estos, logrando tener esta información
al día para la facturación.
13. Capacitaciones
13.1. Capacitación secretaria (Gloria Gómez)
28 Ilustración 8
Control de asistencia Gloria Gómez
13.1.1. Fecha inicio: 31/01/2020
13.1.2. Fecha final: 15/02/2020
13.1.3 Desarrollo: Se capacita a la secretaria Gloria Gómez sobre el manejo del portal de la
facturación electrónica, se orienta sobre cada uno de los pasos a seguir para realizar dichas
facturas, además del uso adecuado de esta plataforma.
13.2. Capacitación vendedores (Alba Luz Urbano-Jairo Arango Salazar)
(Ver ilustración 9, 10)
13.2.1. Fecha inicio: 26/02/2020
13.2.2. Fecha final: 28/02/2020
13.2.3. Desarrollo: Se capacitan a los encargados del área de ventas sobre el manejo del
programa contable, respecto a los cambios generados con la facturación electrónica
29 13.3. Capacitación área de compras (Nancy Castañeda Correa)
Ilustración 9
Control de Asistencia Nancy Castañeda Correa
13.3.1. Fecha inicio: 09/03/2020
13.3.2. Fecha final: 09/03/2020
13.3.3. Desarrollo: Se capacita a la encargada del área de compras sobre el manejo del portal de
la facturación electrónica, se orienta sobre cada uno de los pasos a seguir para realizar dichas
facturas, además del uso adecuado de esta plataforma.
13.4. Capacitación área contable (Rosilia Castañeda Correa)
30 Ilustración 10
Control de Asistencia Rosilia Castañeda Correa
Ilustración 11
Capacitación Rosilia Castañeda Correa
31 13.4.1. Fecha inicio: 12/03/2020
13.4.2. Fecha final: 12/03/2020
13.4.3. Desarrollo: Se capacita al área contable sobre el manejo del portal de la facturación
electrónica, se orienta sobre cada uno de los pasos a seguir para realizar dichas facturas, además
del uso adecuado de esta plataforma.
13.5. Solución dudas e inconvenientes programa contable área de ventas (Alba Luz
Urbano-Jairo Arango Salazar)
Ilustración 12
Control de asistencia Jairo Arengo Salazar & Alba Luz Urbano Guarín
32 Ilustración 13
Capacitación Alba Luz Urbano Guarín
13.5.1. Fecha inicio: 16/03/2020
13.5.2. Fecha final: 18/03/2020
13.5.3. Desarrollo: Se realiza una segunda capacitación a los encargados del área de ventas sobre
el manejo del programa contable utilizado en la ferretería, respecto a los cambios de la
facturación electrónica.
14. Beneficios de la facturación electrónica
Implementar la factura electrónica trae diversos beneficios para el contribuyente y las entidades,
entre los cuales se observa la disminución del costo, respecto a los sistemas de facturación en
papel y por computador, mensajería, traslados de entrega, reducción de tiempo al momento de
33 emitir la factura y almacenamiento, ahorro de dinero en costos de papel, cuidado del medio
ambiente, al no ser utilizado el papel, elimina y minimiza errores en los documentos mejorando
la calidad de la información, logrando así una mayor eficacia y calidad en la gestión de los
procesos administrativos de la empresa, mayor control sobre la documentación emitida lo cual
permite un óptimo servicio al cliente al tener disponibilidad de la información a un solo clic y sin
necesidad de desplazarnos, mejora en gran medida la respuesta y gestión de la información,
además de esto contribuye al control fiscal.
34 15. Conclusión
Es muy gratificante el proceso realizado en la ferretería la universal respecto a la
implementación de la facturación electrónica ya que se aplicaron los conocimientos vistos
durante la carrera, el gerente de la empresa quedo muy contento con la forma como se laboró
el proceso y el cumplimiento del cronograma evitando sanciones de la por parte de la Dian,
además de las capacitaciones realizadas a cada uno de los departamentos los cuales tienen
injerencia en el proceso de facturación y de esta manera contribuir a los procesos
administrativos de la empresa, cumpliendo con la normatividad vigente, con el fin de
proporcionar un excelente servicio a sus clientes
El resultado del trabajo realizado deberá quedar debidamente documentado en un
expediente que incluya los papeles de trabajo resultantes de la aplicación de la facturación
electrónica el cual da cumplimiento a los objetivos, principios y fundamentos establecidos en
el decreto 2242 de 2015 , contribuyendo a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
35 16. Bibliografía
Cortes Ruiz L. (2018). ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente? [Mensaje en un
Blog]. Recuperado de: https://www.siigo.com/blog/empresario/quienes-estan-obligados-
facturar-electronicamente/
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https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%2
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Ministerio de Justicia. (24 de Noviembre de 2015). Decreto 2242 de 2015. [No. 49706]
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